A-16
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TUGAS 11
DosenPembimbing
: Drs. Joseph Munthe, M.Si., Ak
Disusun Oleh: Nama NPM Kelas
Serly Oktaviani 115029 A-2011
: : :
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI TRIDHARMA JalanP.H.Hasan Mustafa No.33 Bandung Telp. (022) 7201613
PERTANYAAN DISKUSI 1. Bab ini mencatat banyak keuntungan yang dapat muncul dengan mengintegrasikan HRM dan basis data penggajian. Namun demikian, banyak perusahaan mengelola sistem informasi HRM dan penggajian secara terpisah. Menurut anda mengapa ini terjadi? (Petunjuk : pikirkan mengenai perbedaan dalam latar belakang karyawan dan fungsi yang ditunjukan oleh departemen HRM dan penggajian). Jawab : Dalam beberapa perusahaan, Sistem HRM dan penggajian dipisahkan karena integrasi itu umumnya tidak layak menggunakan teknologi pengolahan data awal. Selain itu, banyak perusahaan (dan karyawan mereka) menjadi terbiasa memiliki data penggajian yang diproses oleh fungsi akuntansi dan data pribadi yang diproses oleh fungsi hubungan manusia. Sekarang teknologi informasi modern tersebut membuat integrasi mejadi lebih layak, karyawan di beberapa perusahaan masih suka menolak saran untuk perubahan karena mereka nyaman dengan cara lama dalam melakukan hal ini. Sebagai tambahan, karyawan dalam fungsi akuntansi dan personalia sangat mungkin merasakan beberapa tingkat kepemilikan data mereka, dan hal ini dijauhkan ketika pengendalian data-data tersebut ditransfer ke fungsi basis data terpusat. Alasan untuk mengintegrasikan sistem HRM dan personalia mencakup hal-hal berikut ini : Integrasi akan meningkatkan pengambilan keputusan dengan menyediakan akses ke lebih banyak data yang dibutuhkan untuk mengawasi pengembangan karyawan Hal ini masuk akal, karena kedua sistem mengatur entitas yang sama yaitu karyawan Dengan mengurangi anggapan bahwa fungsi organisasi tertentu memiliki kepemilikan seperangkat data tertentu, ini harus menyediakan akses data yang lebih baik Hal ini dapat memfasilitasi perolehan dan pemanfaatan data karyawan ketika data diperlukan yang jika tidak dimiliki maka akan diperoleh dari kedua basis data tersebut Hal ini dapat memfasilitasi proses pembaruan data karyawan, karena proses pembaruan tunggal akan menggantikan dua proses pembaruan terpisah Hal ini dapat menyederhanakan perkembangan dan penerapan skema kompensasi yang lebih kompleks, seperti manfaat fleksibel atau bayaran insentif
1
Memusatkan administrasi data karyawan dibawah pengendalian software basis data manajemen seharusnya meningkatkan keamanan data Hal ini dapat meminimalisasi atau mengurangi biaya penyimpanan data identik dalam dua basis data berbeda Hal ini dapat meminimalisasi atau mengurangi kebingungan yang mungkin sebaliknya muncul ketika dua basis data yang berbeda menggunakan pengertian data yang berbeda, atau melaporkan nilai yang berbeda untuk data barang yang sama 2. Beberapa akuntan telah menganjurkan bahwa aset pekerja perusahaan harus diukur dan dilibatkan secara langsung dalam laporan keuangan. Sebagai contoh, biaya mempekerjakan dan melatih karyawan harus dicatat sebagai aset yang diamortisasi selama jangka waktu pelayanan yang diharapkan dari karyawan. Apakah anda setuju atau tidak setuju? Mengapa? Jawab : Saya setuju dengan pendapat tersebut. Dalam era informasi, nilai dasar pengetahuan karyawan perusahaan semakin penting. Namun masalahnya adalah subyektifitas dalam mengukur nilai investasi perusahaan dalam pengetahuan dan keterampikan karyawannya. Untuk mengukurnya perusahaan harus memfasilitasi manajemen sumber daya mereka secara lebih efektif dengan memfokuskan lebih banyak perhatian pada hal tersebut. 3. Anda bertanggungjawab dalam menerapkan sistem pengukuran kinerja karyawan baru yang akan menyediakan informasi secara rinci bagi pengawas pabrik mengenai setiap kinerja karyawan mereka dalam basis mingguan. Dalam perbincangan bersama beberapa pengawas, anda terkejut saat mengetahui bahwa mereka tidak percaya laporan ini akan berguna. Mereka menjelaskan bahwa mereka dapat memperoleh seluruh informasi yang mereka butuhkan untuk mengatur karyawannya secara sederhana dengan mengobservasi lantai toko. Komentari pendapat tersebut. Bagaimana bisa laporan formal melengkapi dan meningkatkan apa yang pengawas ketahui dengan melakukan observasi langsung? Jawab : Laporan lengkap kinerja karyawan tidak dimaksudkan untuk menggantikan observasi langsung, tapi untuk melengkapinya. Observasi langsung itu penting, tapi manajer tidak dapat mengobservasi seluruh karyawan sepanjang waktu. Hal ini juga sulit untuk secara akurat meringkas hasil observasi secara rinci sepanjang waktu. Laporan yang dirancang dengan baik dapat menyediakan ringkasan ukuran kuantitatif aspek kinerja karyawan yang dipercaya sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi. Pengukuran kuantitatif memfasilitasi pemantauan gambaran kinerja dari waktu ke waktu. Keuntungan ini, bagaimanapun, 2
akan sulit dimengerti oleh kebanyakan manajer hingga mereka memiliki pengalaman dalam menggunakan laporan seperti ini. Dalam hal ini permasalahan hokum juga dipertaruhkan. Apabila seorang pekerja atau mantan karyawan menggugat pemberi kerja, dokumen pendukung dapat membenarkan posisi pemberi kerja. 4. Deposit langsung dapat mengurangi biaya dan mengembangkan pengendalian melalui distribusi gaji. Apakah ini berarti bahwa perusahaan perlu membayar seluruh karyawannya melalui deposit langsung? Mengapa atau mengapa tidak? Jawab : Menurut saya ya. Karena walaupun pembayaran gaji dapat dilakukan melalui cek, tapi untuk membatasi kebebasan karyawan dalam memilih, memang lebih baik menggunakan deposit langsung dengan bekerja sama dengan bank tertentu. Selain itu, seperti yang telah dinyatakan dalam soal, deposit langsung dapat mengurangi biaya dan mengembangkan pengendalian melalui distribusi gaji. 5. Salah satu ancaman yang berkaitan dengan memiliki karyawan telecommute (karyawan yang bekerja di rumahnya dan berinteraksi dengan tempat kerja melalui telepon, fax atau internet) adalah mereka bisa jadi menggunakan sumber daya yang disediakan perusahaan (misal laptop, priter, dll) untuk keperluan selain bisnis. Apakah ancaman yang lain? Pengendalian seperti apa yang dapat mengurangi resiko ancaman-ancaman tersebut? Jawab : Ancaman lainnya adalah : Tidak bekerja atau kurang bekerja secara efektif daripada jika karyawan bekerja di tempat kerja. Resiko keamanan seperti karyawan yang tidak secara proaktif memelihara antivirus dan mengelola patch secara tepat, sebagai tambahan mereka mungkin tidak melindungi dan/atau membuat data cadangan seperti yang seharusnya. Software ada untuk memungkinkan perusahaan mengawasi karyawan, termasuk apa yang mereka lakukan di internet. Sebagai tambahan, perusahaan dapat meminta karyawan telecommuting tersebut masuk ke jaringan komputer perusahaan mereka dan menyimpan semua file yang berkaitan dengan hasil kerja di jaringan perusahaan dan tidak di mesin rumah mereka. Karyawan juga bisa diminta untuk masuk ke jaringan perusahaan sehingga mesin mereka dapat diperbarui dengan perlindungan antivirus dan patch terbaru.
3
6. Bagaimana bisa menggunakan akun pemeriksaan penggajian secara terpisah dapat mengembangkan pengendalian? Jawab : Akun penggajian terpisah membatasi pemaparan perusahaan hanya sebatas jumlah kas yang didepositkan kedalam akun penggajian. Akun terpisah juga lebih mudah untuk direkonsiliasi dan dideteksi setiap kesalahannya atau penyimpangannya. MASALAH 1. Apakah prosedur pengendalian internal yang akan paling efektif dalam mencegah kesalahan-kesalahan atau tindakan curang berikut ini? a. Kesalahan masukan data secara tidak sengaja disebabkan tingkat rasio upah karyawan melebihi tingkat rasio yang ada dalam file induk penggajian Jawab : Tingkat rasio upah karyawan harus dikelola oleh departemen personalia, dan dicocokan kembali dengan tingkat rasio pada file induk penggajian setelah pembaruan setiap file tersebut. Juga, uji kepantasan perubahan tingkat rasio upah selama masukan data dapat mendeteksi jenis kesalahan ini jika jumlah uangnya besar. b. Catatan gaji karyawan fiktif ditambahkan dalam file induk penggajian Jawab : Pengendalian akses harus digunakan untuk membatasi kemampuan menambah catatan baru ke file induk penggajian hanya pada departemen HR. Pelaporan seluruh perubahan pada file induk penggajian harus secara rutin dijalankan dan seluruh perubahan harus diverifikasi. c. Selama masukan data, jam kerja pada kartu waktu karyawan selama satu hari secara tidak sengaja dimasukan 80 jam, bukannya 8 jam Jawab : Pemeriksaan terbatas harus dilakukan selama masukan data untuk memeriksa bagian jam kerja untuk masing-masing catatan transaksi karyawan. d. Operator komputer menggunakan terminal online untuk meningkatkan gajinya Jawab : Kata sandi operator komputer harus tidak boleh mengakses file induk penggajian, dan uji kecocokkan harus dilakukan pada seluruh transaksi yang dimasukan untuk memverifikasi bahwa kode sandi operator menunjukan bahwa dia memiliki otoritas yang tepat dan modifikasi otoritas. Pengendalian cadangan total seluruh gaji yang dikumpulkan akan dikelola oleh departemen personalia dan dicocokkan sesuai dengan total terkait yang dihasilkan selama penggajian berlangsung.
4
e. Pengawas pabrik gagal memberitahukan departemen HRM bahwa seorang karyawan telah dipecat. Sehingga, slip gaji untuk karyawan tersebut tetap dikeluarkan. Pengawas mengantongi dan menguangkann slip gaji tersebut Jawab : Slip gaji harus didistribusikan oleh departemen penggajian, bukan pengawas karyawan. f. Pekerja pabrik menekankan kartu waktu temannya masuk pada jam 1 siang dan keluar pada jam 5 sore sementara temannya bermain golf pada siang itu Jawab : Data waktu kerja dipersiapkan atau disetujui oleh pengawas pabrik, atau dikelola menggunakan peralatan pengumpulan data otomatis, harus direkonsiliasi dengan kartu waktu karyawan sebelum proses penggajian. Observasi penggunaan waktu jam juga bisa mengungkap penekanan kartu orang lain. Penggunaan pengendalian biometrik untuk mencatat waktu masuk dan waktu keluar juga akan mencegah masalah seperti ini. g. Seorang programmer mendapat file induk penggajian dan meningkatkan gajinya Jawab : Dalam hal ini harus ada pengendalian akses untuk file induk penggajian dan file induk lancar lainnya, dalam bentuk fungsi perpustakaan file yang membatasi akses pada file untuk mereka yang memeang memiliki kewenangan. Seperti dalam bagian (d), pengendalian cadangan akan dapat mengumpulkan total seluruh gaji yang dikelola oleh departemen personalia dan dicocokkan sesuai dengan total terkait yang dihasilkan selama penggajian berlangsung. h. Beberapa kartu waktu hilang selama persiapan penggajian; sehingga ketika slip gaji didistribusikan, beberapa karyawan mengeluh karena tidak dibayar Jawab : Laporan perhitungan catatan kartu waktu dapat dipersiapkan sebelum laporan dikirimkan untuk pemrosesan, dan selanjutnya masukan data dibandingkan jumlah slip gaji yang disiapkan diperiksa. Sebagai tambahan, rekonsiliasi catatan waktu kerja untuk kartu waktu karyawan harus mendeteksi ini. Selain itu, laporan seperti daftar penggajian, harus dicetak bersama dengan slip gaji. Jumlah total karyawan yang didaftarkan pada daftar penggajian harus cocok dengan jumlah karyawan di file induk penggajian – setiap perbedaan harus segera diselidiki. i. File induk penggajian dalam jumlah besar rusak ketika paket disk yang berisi file tersebut digunakan sebagai file awal untuk aplikasi yang lain Jawab : Seluruh file aktif harus memiliki label file internal mengidentifikasi isinya dan tanggal berakhirnya, dan seluruh program harus memeriksa label file
5
sebelum pemrosesan. Sebagai tambahan, salinan cadangan seluruh file lancar harus dikelola. 2. Anda telah dipekerjakan untuk mengevaluasi sistem penggajian Perusahaan Manufaktur Skip-Rope. Perusahaan tersebut mengelola gajinya secara intern. Siapkan daftar pertanyaan untuk mengevaluasi struktur pengendalian internal Skip-Rope sebagaimana hal ini berkaitan dengan pengelolaan gaji bagi karyawannya. Setiap pertanyaan harus diungkapkan agar dapat dijawab dengan jawaban ya dan tidak; seluruh jawaban tidak harus menunjukan kelemahan pengendalian internal yang mungkin terjadi. Termasuk ketiga kolom daftar potensi masalah yang dapat muncul jika pengendalian tertentu tersebut tidak dijalankan. Jawab : Pertanyaan
Y/ T
Ancaman Jika Tidak Dijalankan
1. Apakah perubahan penggajian (mempekerjakan, pemisahan, perubahan gaji, lembur, bonus, promosi, dll) secara tepat diotorisasi dan disetujui?
1. Pembayaran yang tidak diotorisasi dan pembayaran karyawan fiktif.
2. Apakah kebebasan pengurangan gaji dan pemotongan gaji karyawan yang diotorisasi ditulis oleh karyawan?
2. Kesalahan; gugatan hukum oleh karyawan; hukuman jika melanggar kode pajak.
3. Apakah karyawan yang melakukan setiap fungsi penggajian berikut ini independent dari lima fungsi lain? Personalia dan persetujuan perubahan gaji Persiapan data penggajian Persetujuan penggajian Penandatanganan slip gaji Distribusi slip gaji Rekonsiliasi akun penggajian
3. Penipuan; slip gaji.
pencurian
6
4. Apakah perubahan dalam data standar dimana penggajian didasarkan (mempekerjakan, pemisahan, perubahan gaji, promosi, pengurangan dan perubahan pemotongan gaji, dll.) dengan segera dimasukkan dalam sistem untuk diproses?
4. Kesalahan dalam penggajian di masa mendatang; memungkinkan denda dan hukuman.
5. Apakah pembayaran kotor ditentuka dengan menggunakan tingkat rasio gaji yang diperbolehkan dan waktu serta catatan kehadiran?
5. Pembayaran karyawan yang melebihi atau kurang dari yang seharusnya.
6. Apakah ada bagan akun yang tepat dan/atau dijadikan patokan untuk menentukan distribusi akun gaji dan untuk mencatat kemampuan pemotongan gaji?
6. Kesalahan dalam analisis biaya; denda dan/atau hukuman jika gagal mengoreksi jumlah pemotongan gaji.
7. Apakah yang dilakukan bagian administrasi dalam memverifikasi persiapan penggajian?
7. Kesalahan terdeteksi.
tidak
8. Apakah persiapan dan pencatatan penggajian ditinjau ulang oleh pengawas atau personalia audit internal?
8. Kesalahan terdeteksi dibenarkan.
tidak dan
9. Apakah penggajian disetujui oleh pejabat yang bertanggungjawab sebelum slip gaji dikeluarkan?
9. Penipuan gaji.
10. Apakah slip gaji yang dibayarkan melalui rekening pihak terkait?
10. Resiko yang lebih besar dari slip gaji palsu; lebih sulit untuk merekonsiliasi penggajian.
pembayaran
7
11. Apakah akun bank penggajian direkonsiliasi dengan buku besar?
11. Kegagalan untuk mendeteksi kesalahan.
12. Apakah rekonsiliasi bank mengenai penggajian secara tepat disetujui dan perbedaan segera ditindaklanjuti?
12. Gagal untuk mendeteksi dan mengoreksi masalah.
13. Apakah pengawasan dan tidak lanjut atas slip gaji yang tidak diminta diberikan kepada pejabat yang bertanggungjawab?
13. Pencurian slip gaji.
14. Apakah perbedaan yang dilaporkan oleh karyawan ditindak lanjuti dengan tepat waktu oleh orang yang tidak terlibat persiapan penggajian?
14. Menutupi kecurangan.
15. Apakah terdapat prosedur (misal file pengingat) untuk meyakinkan secara tepat dan pembayaran pemotongan gaji tepat waktu untuk badan yang sesuai dan untuk file informasi yang diperlukan kembali?
15. Denda hukuman.
16. Apakah catatan kompensasi karyawan direkonsiliasi dengan akun pengendali?
16. Laporan tidak akurat; kegagalan untuk mendeteksi dan mengoreksi kesalahan.
17. Apakah akses kedalam catatan penggajian dan personalia, cek, formulir, stempel tanda tangan, dll. dibatasi?
17. Penipuan penggajian.
dan/atau
8
