CHAPTER 12: INTRODUCTION TO THE ENGAGEMENT PROCESS (PENGANTAR PROSES PENUGASAN)
A. TYPES
OF
INTERNAL
AUDIT
ENGAGEME EMENTS
(TIPE (TIPE
PENUGA PENUGASAN SAN
INTERNAL AUDIT) Seca Secara ra umum umum,, audi audito torr inte intern rnal al meny menyed edia iaka kan n dua dua jeni jenis s laya layana nan n : jasa jasa assurance dan jasa jasa consulting, consulting, baik yang berbentuk control-focused maupun yang sifatnya performance-focused sifatnya performance-focused.. Proses Proses penugasan (engagements (engagements)) kedua jenis layanan tersebut terdiri dari 3 taha tahap p
utam utama a
yait yaitu u
(1) (1) Peren erenca canaa naan n
(!) (!)
Pelaks elaksan anaa aan n
(3) (3)
"omuni omunika kasi si
(pelaporan).
B. GAMBAR GAMBARAN AN UMUM UMUM PROSE PROSES S ASSURANCE ASSURANCE ENGAGEMENTS Perencanaan
Pela!anaan
# $enent $enentuka ukan n tujuan tujuan dan # $ela $elaku kuka kan n penguj pengujian ian lingkup engagement # $emaham hami auditee, auditee, termasuk tujuan dan asersi auditee # $eng $engid iden enti ti%k %kas asii dan mengukur risiko # $eng $engid iden enti ti%k %kas asii pengendalian kunci (key control) # $eng $enge& e&al alua uasi si kecukupan kecukupan desain pengendalian # $eny $enyus usun un renc rencan ana a pengujian # $eng $engem emba bang ngka kan n
untuk mengumpulkan bukti # $eng $enge& e&al alua uasi si b buk ukti ti yang diperoleh dan menyimpulkan # $eng $engem emba bang ngka kan n obser&asi dan menyusun rekomendasi
Pela"#ran # $ela $elaku kuka kan n e&alu e&aluas asii obser&asi dan proses eskalasi # $ela $elak kukan ukan engagement pendahuluan dan interim # $eng $engem emba bang ngka kan n komunikasi engagement %nal # $end $endis istr trib ibus usik ikan an komunikasi %nal formal dan informal - $elakukan prosedur monitoring dan tindak lanjut
Program "erja - $engalokasikan sumber daya pada engagement $eskipun gambaran di atas menunjukkan tiga tahap dari engagement sebagai sebagai langka langkah h yang yang terpis terpisah ah dan menunj menunjukk ukkan an urutan urutan,, sebena sebenarn rnya ya praktik praktik yang yang dilakukan tidak sepenuhnya seperti gambaran di atas. 'idak terdapat garis tegas hubungan antara perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan.
1. A$%& A$%&%$a %$a! ! Peren Perencan canaan aan Assurance Assurance Engagements Engagements 1
'erdapat sebuah ungkapan P : “Proper Prior Planning Prevents Poor Performance” dan ungkapan lain “Failing to plan means planning to fail” menunjukkan
betapa
pentingnya
perencanaan.
alam
assurance
engagement, tahapan yang dilalui antara lain: a. Menen$'an $''an an l%n*'" engagement Pertimbangan penting 1) "ategori
tujuan bisnis
(strategis,
operasional, pelaporan
dan
kepatuhan) apakah fokusnya pada efekti&itas operasi dan e%siensi auditee, aspek pelaporan keuangan auditee, atau keduanya. !) *asil yang diharapkan dari 'im +udit nternal diharapkan dapat membatasi fokusnya 'im
untuk
mengkomunikasikan obser&asi atas pengendalian selama proses engagements, atau diharapkan untuk menyampaikan opini keseluruhan atas area khusus yang ditanyakan 3) -atasan engagements ari Prosessubproses bisnis mana dimulaidiakhiri, unit mana yg dikunjungi, dsb. +. Me,aa,% auditee $er,a!' $''an an a!er!% auditee apakah yang ingin dicapai auditee 'ujuan -isnis Auditee +sersi Auditee "ern/a$aan tentang 0a"a /an* $ela %ca"a% c. Men*%en$%a!% an ,en*''r r%!%#
'im
audit
internal
harus
mem#bobot
le&el
risiko
yang
diukur
dibandingkan dengan batas toleransi risiko manajemen yang dapat diterima. Pilihanrespon risiko
menerima (accept), menghindari (avoid) dan
membagi (sharing) risiko. . Men*%en$%a!% "en*enal%an 'nc% (e! c"ntr"# ) 'im audit internal juga harus mengidenti%kasi pengendalian mana yang paling kritis untuk mengurangi risiko bisnis ke le&el yang dapat diterima serta menyediakan jaminan bah/a tujuan yang ditetapkan akan tercapai.
e. Men*e&al'a!% ec''"an e!a%n "en*enal%an 'im audit internal harus memutuskan apakah pengendalian kunci yang teridenti%kasi diidenti%kasi secara memadai untuk mengurangi risiko, baik secara indi&idual maupun kolektif ke le&el yang dapat diterima 0 diasumsikan bah/a pengendalian telah dijalankan sesuai rencana.
3. Me,+'a$ "en*'%an "erencanaan $embuat pengujian perencanaan terdiri dari menentukan sifat, /aktu, dan perluasan prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan bukti !
audit.
Pengujian
perencanaan
berupa
pengujian
langsung
atas
pengendalian dan atau test kinerja untuk menghasilkan bukti tak langsung berkaitan dengan efekti&itas pengendalian.
*. Men*e,+an*an "r#*ra, era Selama proses penugasan, internal auditor menandai prosedur dalam audit program yang menandakan pekerjaan telah selesai dilaksanakan. Super&isor harus mere&iu pekerjaan tim audit atas pekerjaan yang telah dilaksanakan dan pekerjaan yang belum selesai atau yang masih harus dikerjakan, yang bisa saja diluar dari program kerja. . Al#a!% !',+er a/a 'n$' "en'*a!an angkah terakhir dalam perencanaan penugasan, menentukan
keahlian
audit
yang
diperlukan,
antara
estimasi
lain
/aktu,
menugaskan internal auditor, dan membuat skedul pekerjaan supaya dapat dikontrol realisasi tepat /aktu.
2. A$%&%$a! Pela!anaan Pen'*a!an A!!'rance Assurance
Engagement
Performance
Activities.
'ahapan
pekerjaan
lapangan kegiatan assurance sebagai berikut:
a. Mela'an $e!$ 'n$' ,en*',"'lan +'$% Pertama, melakukan prosedur untuk mengumpulkan bukti, misalnya making in2uiry, obser&ing operations, inspecting document, dan analying
reasonableness
of
information.
"emudian
mendokumentasikan prosedur yang telah dikerjakan beserta hasilnya. +. E&al'a!% +'$% a'%$ /an* %',"'lan an ,e,+'a$
e!%,"'lan. 4&aluasi bukti
misalnya
untuk
menentukan
apakah
kegiatan
pengendalian telah didesain memadai dan efekti&itas operasi telah tercapai.
nternal
berdasarkan bukti. c. Men*e,+an*an
auditor
harus
membuat
"$ser%ati"ns (a$a'
kesimpulan
logis
&ndings4$e,'an) an
,er','!an re#,ena!%. 'emuan yang baik memuat empat elemen : kriteria (what should be), kondisi (what is), akibat (eect ), dan sebab (reason the gap). 5ekomendasi berdasarkan temuan dan kesimpulan internal auditor, untuk menutup gap antara kriteria dan kondisi, kontennya perbaikan atas masalah utama (root cause not s!mpton) berupa solusi yang jangka panjang dan secara ekonomi dapat dikerjakan.
5. A$%&%$a! 6#,'n%a!% Pen'*a!an A!!'rance
3
Proses komunikasi hasil adalah komponen kritis dalam semua kegiatan internal audit, komunikasi hasil internal audit harus 6 accurate, ob"ective, clear, concise, constructive, complete, and timel! 7 (+ Standard !8!9 : uality
of
;ommunications).
'ahapan kegiatan komunikasi kegiatan
assurance sebagai berikut: a. Mela'an "r#!e! e&al'a!% an e!ala!% ( esca#ati"n 'r"cess)
a$a! $e,'an. 'emuan harus di assess melalui proses e&aluasi dan eskalasi, selanjutnya menentukan implikasi temuan dalam komunikasi hasil pada area yang dire&iu. +. Mela'an #,'n%a!% %n$er%, an a7al "en'*a!an. "omunikasi oleh internal audit terjadi selama proses penugasan dan tidak hanya terjadi di akhir. "omunikasi di a/al atas permasalahan yang muncul memperkenankan manajemen untuk menyelesaikan masalah
secepatnya
sebelum
penugasan
selesai,
yang
akan
mempengaruhi ruang lingkup dan progress. "omunikasi memberikan manajemen
kesempatan
untuk
melakukan
klari%kasi
dan
menyampaikan pemikiran dari sudut pandangnya atas kesimpulan dan rekomendasi tim audit. "omunikasi juga untuk menghindari multi tafsir karena kata yang tertulis kadang berbeda dengan yang diucapkan. c. Men*e,+an*an #,'n%a!% "en'*a!an a%r nternal auditor telah siap untuk mengkonsolidasi dan mensintesis semua bukti yang dikumpulkan selama penugasan. Pengembangan komunikasi akhir termasuk: $embuat list dan prioritas pengendalian atas temuan dengan •
•
mempertimbangkan efekti&itas pengendalian auditee $embuat kesimpulan jaminan negatif (negative assurance#limited assurance). auditor internal mengungkapkan keyakinan negatif ketika mereka menyimpulkan bah/a tidak ada yang menjadi perhatian mereka yang menunjukkan bah/a kontrol auditee yang dirancang tidak memadai atau tidak efektif
•
beroperasi $embuat
kesimpulan
assurance#reasonable
jaminan assurance).
positif nternal
( positive auditor
mengungkapkan keyakinan positif ketika mereka menyimpulkan dalam
opininya
bah/a
pengendalian
auditee
dirancang
memadai dan beroperasi efektif . D%!$r%+'!% #,'n%a!% a%r 3#r,al an %n3#r,al
8
"omunikasi penugasan %nal mengandung tanggapan auditee terhadap kesimpulan, pendapat, dan rekomendasi tim audit internal. 'emuan yang harus dimasukkan dalam formal, komunikasi penugasan akhir adalah apa#apa yang harus dilaporkan untuk mendukung, atau mencegah kesalahpahaman, atas kesimpulan tim audit internal dan rekomendasi. 'emuan kurang signi%kan dapat disampaikan secara informal.
5ekomendasi,
yang
didasarkan
pada
temuan
dan
kesimpulan, adalah tindakan yang diajukan untuk memperbaiki kondisi yang ada atau meningkatkan operasi yang diusulkan. e. Mela'an ,#n%$#r%n* an "r#!e'r $%na lan'$ (("##") u'). + Standard !<99: $onioring Progress menyatakan bah/a ="epala •
eksekutif +udit harus membangun dan memelihara sistem untuk memonitor •
>huruf
miring
ditambahkan?
disposisi
hasil
dikomunikasikan kepada manajemen.= Standar !<99.+1 melanjutkan dengan mengatakan bah/a ="epala eksekutif +udit harus menetapkan proses tinda$ lan"ut >huruf miring ditambahkan? untuk memantau dan memastikan bah/a tindakan manajemen telah dilaksanakan secara efektif atau bah/a manajemen
senior
telah
menerima
risiko
tidak
mengambil
tindakan.= +udit internal charter harus mende%nisikan tanggung ja/ab fungsi audit internal untuk tindak lanjut, dan ;+4 harus menentukan sifat, saat, dan lingkup prosedur tindak lanjut yang tepat untuk penugasan tertentu.
C. THE CONSULTING ENGAGEMENT PROCESS Penugasan consulting internal audit berbeda dengan penugasan assurance yaitu: •
@ika sifat dan ruang lingkup penugasan assurance ditentukan berdasarkan fungsi dari internal audit, maka sifat dan ruang lingkup penugasan
•
consulting berdasarkan persetujuan dengan pengguna layanan (customer) Penugasan consulting dalam sifatnya lebih bersifat discretionar! (bebas dalam memilih jenis jasa) dibandingkan penugasan assurance. @asa consulting termasuk 6consul, advise, facilitation, and training7
Proses dan tahapan penugasan consulting sama dengan assurance, yang membedakan adalah tidak semua tahapan assurance diperlukan, dan tahapan dalam consulting dilakukan secara berbeda dikarenakan tergantung <
dari sifat penugasannya (consul, advise, facilitation, and training) . 'iga fase utama penugasan yang diatur dalam Standar (nternal +udit) sebagai berikut:
*+ P#anning + Standard !!99 4ngagement Planning : “%nternal auditors must •
develop and document a plan for each (consulting) engagement, including the engagement&s ob"ective, scope, timing, and resource •
allocation” + Standard understanding
!!91.;1 with
:
“%nternal
consulting
auditor
engagement
must
establish
(customer)
an
about
ob"ective, scope, respective, responsibilies, and other (customer) •
e'pectation” + Standard !!!9.;1 : “%nternal auditor must ensure that the scope of
•
engagement is sucien to address the agreed-upon ob"ectives” + Standard !!89.;1 : “or$ program for consulting engagement ma! var! in form and content depending upon the nature of the
engagement” ,+ Per("rming + Standard !399 Performing 'he 4ngagement : 6nternal auditor must •
identify, analye, e&aluate, and document suAcient information to achie&e the (consulting) engagementBs objecti&e7 -+ C"mmunicating + Standard !899 ;ommunicating 5esult : 6nternal +uditor must •
•
communicate the result of (consulting) engegement7 + Standard !819 ;riteria for ;ommunicating : 6;ommunications must include the engagementBs objecti&e and scope as /ell as applicable
•
conclusion, recommendations, and action plans7 + Standard !819.;1 : 6;ommunication of the progress and result of consulting engagement /ill &ary in form and content depending upon the nature of the engagement and the needs of the (customer)7
C
