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Administración Adminis tración financier f inanciera a del efectivo: efe ctivo: caja c aja y bancos ba ncos

Administración financiera del efectivo: caja y bancos

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2012.

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Administración Adminis tración financier f inanciera a del efectivo: efe ctivo: caja c aja y bancos ba ncos

Índice Inicio .................................................. ......................................................................... ............................................ ..................... 3 - Introducción - Antecedentes

Tema 1. Caja y bancos ........................................ ................................................................ .......................... 5 - Introducción - Objetivo - Temario - Conclusión

Tema 2. Técnicas de la administración del efectivo para la toma de decisiones .................................................................. .............................................................................. ............ 10 - Introducción - Objetivo - Temario - Conclusión

Tema 3. Estrategias financieras de caja y bancos...................... 14 - Introducción - Objetivo - Temario - Conclusión

Conclusión del curso ................................................. ................................................................... .................. 28 28


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Inicio Introducción El efectivo de una empresa es uno de los recursos más importantes para que ésta pueda llevar a cabo su función económica. El mantener recursos líquidos de manera eficiente nos ayuda a mejorar la competitividad de la empresa y nos evita problemas de inseguridad o riesgos. La administración correcta del efectivo de la caja y las cuentas de banco nos ayuda en gran medida a mejorar la administración de los recursos escasos en una compañía, ya que a través de un proceso de decisiones acertadas en el corto plazo, podemos resolver muchos de los conflictos relacionados con el manejo del dinero, lo cual representa una de las causas más importantes del cierre de organizaciones. El objetivo del presente curso es aplicar herramientas administrativas, contables y financieras, como análisis financieros y cálculos matemáticos, para analizar e interpretar información con el fin de tomar decisiones sobre el manejo acertado de los recursos relacionados con el efectivo de una organización. Cómo llevar un mejor manejo de los recursos líquidos y cómo mejorar la rentabilidad de la organización son algunos de los beneficios que podrás llegar a obtener si aplicas correctamente los contenidos de este curso.

Antecedentes La zapatería “Fenicia, S.A.” es una comercializadora de zapatos finos para dama, ubicada en el área de Polanco en la Ciudad de México. Una noche fue robada la caja fuerte de una de las sucursales. La Sra. Shwartz, dueña de la zapatería, no sabe qué hacer para evitar que este hecho se vuelva a repetir, ya que los ladrones se llevaron los sueldos de los empleados y los pagos a proveedores. Su hijo Aarón le indica que la zapatería debe contratar un seguro contra robos. Por tal motivo la Sra. Shwartz llama a la compañía “Seguros Antártico, S.A.”, la cual está especializada en asegurar empresas comerciales. La aseguradora le indica a la Sra. Shwartz que ellos pueden asegurar su tienda pero que debe administrar mejor el efectivo que se encuentra en el lugar. Ella se encuentra inquieta, ya que no sabe cómo llevar a cabo esto y se comunica con su asesor de negocios. D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2012.

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Durante el presente curso daremos solución al caso del robo de la zapatería para evitar que un riesgo similar se pueda convertir en realidad. Además sabremos qué cantidad de dinero dejar disponible sin poner en riesgo la operación del negocio o el patrimonio. Veremos qué técnicas podemos usar para tomar decisiones y controlar el efectivo.


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Tema 1- Caja y bancos Introducción La administración de efectivo en cajas y bancos nos permite conocer una de las áreas que analiza la estructura financiera de la empresa. Los negocios son la combinación de dos conceptos: ciclos de transacciones e información. Al estar en medio de dos mercados (me rcado de fuentes de financiamiento y mercado de bienes y servicios) las empresas buscan que los ciclos de transacciones que se llevan a cabo en la compra – venta de bienes y servicios sean más veloces que los ciclos de transacciones de las fuentes de financiamiento. ¿Qué significa lo anterior? Un ejemplo: ¿Has ido a un centro comercial a comprar un par de zapatos? Si tú te fijas, las ventas de los productos son casi todas de contado (algunos pagan con tarjeta de crédito o cheques, pero su realización es de muy corto plazo). Sin embargo, la tienda la paga a su proveedor (fuente de financiamiento) a 30, 45 0 90 días. El ciclo de transformación de bienes y servicios es más rápido que el de las fuentes de financiamiento. La anterior explicación tiene la finalidad de que tú como participante puedas entender a qué se refieren los conceptos de efectivo en caja y bancos para que después los puedas manejar con mayor libertad a la hora de aplicarlos en la organización.

Objetivo del tema Identificar los conceptos relacionados con la administración del efectivo en cajas y bancos.

Temario 1. La administración financiera del efectivo en caja y bancos. 2. Razones que fundamentan el mantenimiento de efectivo. 3. Ventajas del mantenimiento de saldos adecuados de efectivo e incentivos de la posición en caja y bancos.


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1. La administración financiera del efectivo en caja y bancos La aseguradora le pide a la Sra. Shwartz que le muestre cómo lleva la tesorería o administración financiera del efectivo de su negocio. Ella indica que nunca ha tenido problemas por eso. Sin embargo, no sabe muy bien de qué habla la aseguradora. La aseguradora le indica a la Sra. Shwartz que algunas características o elementos de esta administración son los siguientes: a) Es una parte de la administración financiera del capital de trabajo. b) Coordina los elementos de una empresa tales como humanos, técnicos, materiales, etc. c) Maximiza el patrimonio de la empresa. d) Reduce riesgo de una crisis de liquidez. e) Maneja de manera óptima el efectivo para el pago normal de pasivos y de gastos imprevistos. Según Weston y Brigham (pág. 483, 1994), “El efectivo, es el aceite que lubrica los engranes de los negocios. Sin el aceite adecuado, las máquinas empiezan a rechinar y finalmente se detienen, y a un negocio que tenga un nivel inadecuado de efectivo le sucederá exactamente lo mismo. Sin embargo, el mantenimiento del efectivo es costoso debido a que es un activo que no genera utilidades, una empresa que mantenga un nivel de efectivo superior a sus requerimientos mínimos estará disminuyendo sus utilidades potenciales”. Un concepto relacionado con lo anterior son los flujos de caja. Los flujos de caja se pueden describir como la utilidad después de impuestos y participación de los trabajadores en las utilidades, más costos y gastos que no implican salidas de efectivo, generalmente, depreciación y amortización de activos. O bien, como la diferencia de entradas y salidas continuas e intermitentes de efectivo, después de impuestos y participación. Tipos de flujo de caja. De acuerdo a Weston y Ramírez, los flujos de caja se pueden clasificar en: a) Flujos continuos de entradas de efectivo: Ingresos de efectivo iguales a caja y bancos en uno o más periodos en la empresa. b) Flujos intermitentes de entradas de efectivo: Ingresos de efectivo desiguales a caja y bancos en uno o más periodos en la empresa.


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c) Flujos continuos de salidas de efectivo: Desembolso y egresos de efectivo iguales a caja y bancos en uno o más periodos en la empresa. d) Flujos intermitentes de salidas de efectivo: Desembolso y egresos de efectivo desiguales a caja y bancos en uno o más periodos en la empresa. La Sra. Shwartz le indica a la aseguradora que ella sabe muy bien lo de los flujos y que en su negocio siempre hay flujos positivos. La aseguradora le replica que si consideró flujos corrientes o flujos constantes para decir eso. La Sra. Shwartz pregunta en qué se basa la diferencia de éstos flujos. Los flujos corrientes son aquellos que resultan de la diferencia de flujos de ingresos y egresos de efectivo a pesos corrientes de una empresa en uno o más periodos, sin considerar inflación. Ejemplo 1: Proyecta los flujos netos de efectivo a pesos corrientes de los tres años siguientes en la Zapatería:

Los flujos constantes son aquellos que resultan de la diferencia de flujos de ingresos y egresos de efectivo a pesos constantes de una empresa en uno o más periodos considerando la inflación. Ejemplo 2: Con base al ejercicio anterior y considerando una tasa de inflación del 10% en cada uno de los tres años siguientes, los flujos netos quedarán como se muestra:

NOTA: Los flujos netos de efectivo a pesos constantes se encuentran redondeados a decenas enteras (número cerrado más próximo en la decena) para un mejor manejo de cifras al utilizar los métodos de valor presente. D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2012.

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Ahora bien, existe el concepto de flujos netos a valor presente, los cuales son el valor actual o valor de hoy de la diferencia de flujos de ingresos y egresos de efectivo, a una tasa dada de descuento de una empresa en uno o más periodos, a pesos corrientes o constantes. Si deseamos conocer el valor presente de flujos netos de efectivo de la Zapatería, descontado a una tasa del 20% a pesos constantes y considerando una inflación del 10% anual, tendremos:

Los objetivos para que la zapatería tenga buena administración de su efectivo son: a) Le ayudará a no tener costos de oportunidad derivados de la manutención de dinero en caja. b) No tendrá exposición innecesaria a riesgos derivados de tener efectivo en caja. c) La administración tendrá más control sobre los recursos económicos. d) Las deudas de corto plazo se pueden afrontar con mayor facilidad.

2. Razones que fundamentan el mantenimiento de efectivo. Algunas razones por las cuales la zapatería debe de contar con una buena administración (aquella que logra incrementar el valor de la organización) de fondos que garantice la existencia de los mismos son: 1.

Razones operacionales: debemos tener dinero para poder realizar las operaciones normales que realizamos al comprar artículos estacionales (como para ventas de San Valentín, del día de las madres, navidad, entre otros).

2.

Razones de precaución ante imprevistos: por si ocurre una situación no esperada (como huelgas, paros, incendios, entre otros).

3.

Razones de especulación: para obtener mayores ingresos financieros, es decir, tener el efectivo para aprovechar alguna oportunidad de adquirir artículos como ofertas, descuentos, entre otros.

4.

Razones de compensación y obligatoriedad: Por razones de seguridad como es el caso de los seguros. D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2012.

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3. Ventajas del mantenimiento de saldos adecuados de efectivo e incentivos de la posición en caja y bancos. Algunas ventajas de tener saldos apropiados de efectivo según Weston, Brigham y Ramírez Padilla (pág. 486, 1994) pueden ser las siguientes: 1. Es esencial que la empresa tenga suficiente efectivo y activos análogos al efectivo para aprovechar los descuentos. Los proveedores frecuentemente ofrecen a los clientes descuentos por el pronto pago de las facturas. El costo de no tomar tales descuentos puede ser alto, por lo tanto las empresas deberían tener suficiente efectivo y suficientes activos análogos al efectivo para hacer posible el pago de las cuentas a tiempo para aprovechar los descuentos. 2. El mantenimiento de saldos acumulados de efectivo y de activos análogos al efectivo puede ayudar a la empresa a conservar su reputación de crédito, manteniendo la razón circulante y su razón de prueba ácida en línea con la de otras empresas dentro de su misma industria. Una buena reputación de crédito capacita a la empresa para comprar bienes a los proveedores con base en términos favorables y para mantener una amplia línea de crédito con su banco. 3. El efectivo y los activos análogos al efectivo son útiles para aprovechar las oportunidades favorables de negocios, tales como las ofertas especiales de los proveedores o la posibilidad de adquirir otra empresa. 4. La empresa debería tener suficiente efectivo o suficientes activos análogos al efectivo para satisfacer emergencias tales como huelgas, incendios o campañas de mercadotecnia de los competidores y para superar las recesiones estacionales o cíclicas.

Conclusión La administración del efectivo en caja y bancos forma parte fundamental de la administración efectiva del capital de trabajo de la empresa. En este tema revisamos las definiciones de dicha administración a través del cálculo de los diversos flujos de efectivo por los cuales tiene recursos una empresa. Ahora sabes: •

•

Cómo se deben de analizar diversos flujos a través del tiempo. Las razones por las cuales se debe de tener dinero en la empresa y qué ventajas conlleva.


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Tema 2. Técnicas de la administración del efectivo para la toma de decisiones Introducción Según Weston y Brigham (pág. 487, 1994), así como para Ochoa Seltzer, la administración del efectivo ha cambiado significativamente a lo largo de los últimos 20 años como resultado de dos factores: Primero: Las tasas de interés han demostrado una tendencia ascendente, lo cual ha incrementado el costo de oportunidad resultante del mantenimiento de efectivo y ha alentado a los administradores financieros a la búsqueda de formas más eficientes para adm inistrar el efectivo de la empresa. •

Segundo: Las nuevas tecnologías, particularmente los mecanismos electrónicos y computarizados para las trasferencias de fondos, han hecho posible el mejoramiento de la administración de efectivo. •

Objetivo Aplicar diversas técnicas financieras y contables para la eficiente toma de decisiones, con respecto a los recursos de efectivo que se encuentran en la caja y en los bancos de las organizaciones.

Temario 1. 2. 3. 4.

Rotación de caja. Nivel de fondos. Ciclo de caja. Punto de equilibrio.

Una eficaz administración del efectivo incluye una adecuada administración tanto de los flujos de entrada como de los flujos de salida del efectivo, lo cual implica: 1. La sincronización de los flujos de efectivo 2. El uso de la flotación 3. La aceleración de las cobranzas 4. El que se tengan fondos disponibles en el momento en que se necesiten D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2012.

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5. El control de los desembolsos El llevar a cabo una buena evaluación de las situaciones que se nos presentan, para después tomar las decisiones adecuadas, requiere de la aplicación de técnicas de evaluación. En los siguientes subtemas exploraremos juntos el desarrollo de las diversas técnicas para tomar decisiones sobre el efectivo en caja y bancos.

1 Rotación de caja Podemos decir que la rotación de caja es el número de veces que el efectivo en caja y bancos “vuelve” en un año. Rotación de caja =

Desembolsos anuales en efectivo Saldo promedio de caja

Si la Zapatería tiene desembolsos anuales por $600,000.00, y su nivel de saldo promedio anual de caja es de $200,000.00 ¿Cuál es su rotación de caja? Sustituyendo la fórmula anterior el procedimiento es el siguiente: Rotación de caja = $600,000.00 $200, 000.00 Rotación de caja = 3 veces Lo anterior indica que el efectivo de la zapatería “vuelve” al año tres veces. Esto significa que los niveles de efectivo vuelven a completarse en ese lapso. Lo que debe de hacer la empresa es tratar de que dichos ciclos sean menores, procurando tener menos desembolsos al año.

2 Nivel de fondos. Según Perdomo Moreno (pág. 248, 2002) el nivel de fondos es el mínimo de efectivo en caja y bancos, que necesita una empresa para el desarrollo normal de operaciones, más un porcentaje adicional para imprevistos denominado colchón financiero.

Nivel de fondos = Desembolsos anuales en efectivo Rotación de caja

+ Colchón financiero

Si la zapatería Fenicia tiene desembolsos anuales de $600,000.00 y su rotación de caja es de 3 veces al año, así como su colchón es de 20,000.00. ¿Cuál debería ser su nivel de fondos? Sustituyendo la fórmula anterior el procedimiento es el siguiente: D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2012.

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Nivel de fondos =

$600,000.00 + $ 20,000.00 3

Nivel de fondos = $220,000.00 Los niveles de efectivo que la zapatería debe de tener son de $220,000.00 para enfrentar sus gastos de operación. Si la zapatería desea no estar expuesta a otro robo; esta cantidad es la ideal para negociar un seguro.

3. Ciclo de caja El ciclo de caja es el tiempo que transcurre desde el desembolso para comprar la materia prima o la compra de mercancías, hasta el cobro por la venta del producto terminado.

Ciclo de caja= Días del año comercial Rotación de caja Sustituyendo la fórmula anterior el procedimiento es el siguiente: Ciclo de caja = 360 días / 3 veces al año Ciclo de caja = 120 días Por lo tanto, la zapatería Fenicia necesita 120 días desde la compra de la mercancía hasta el cobro por la venta del producto. Lo ideal es que este periodo sea lo más pequeño posible.

4 Punto de equilibrio. El punto de equilibrio de caja y bancos es el importe de ingresos en efectivo necesario para absorber los costos fijos y variables en efectivo de una empresa.

Punto de equilibrio de efectivo =

Gastos fijos en efectivo 1.00 –

Gastos variables en efectivo Ventas en efectivo

Zapatería Fenicia tiene $150,000.00 de gastos fijos en efectivo, sus gastos variables en efectivo son de $450,000.00, sus ventas de contado en efectivo son de $1’000,000.00. ¿Cuál será el punto de equilibrio de efectivo si la unidad se vende $100.00?


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Sustituyendo en la formula anterior el procedimiento es el siguiente:

Punto de equilibrio de efectivo =

$150,000.00___________ 1.00– $ 450,000.00 1’000,000.00

Punto de equilibrio de efectivo = $272,727.27 El punto de equilibrio en unidades, se obtendrá dividiendo los $ 272,727.27 entre el precio de venta unitario $ 100.00, o sea 2,727.27 El punto de equilibrio que acabamos de determinar nos sirve para saber cuántas unidades debemos de vender para poder lograr los objetivos de utilidades que deseamos. Esto nos ayuda a tomar decisiones, porque si el negocio tiene muchos costos fijos y las unidades que debemos de vender son muchas, tal vez no lleguemos a la meta y tendremos problemas de liquidez. La zapatería ha decidido poner una sucursal en un lujoso centro comercial. Si para cubrir nuestros costos fijos debe de vender 1,500 pares de zapatos al mes significa que debe de vender cerca de 50 pares diarios. Si nuestras expectativas de venta no son esas, entonces podemos considerar el poner el negocio en otro lugar.

Conclusión En este tema hemos aprendido diversas técnicas de administración financiera del efectivo que nos pueden ayudar a la toma de decisiones. Las técnicas que hemos revisado nos ayudan a conocer el estado que guarda el efectivo del negocio. La rotación de caja, el ciclo de caja y el nivel de fondos enumeran las necesidades y la naturaleza de los flujos de efectivo que entran a la organización.


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Tema 3. Estrategias financieras de caja y bancos Introducción El administrador financiero debe tomar decisiones respecto a los activos que se deben adquirir y a la forma en que deben ser financiados. Si estas responsabilidades son desarrolladas de manera óptima pueden ayudar a incrementar el valor de la empresa y el bienestar de clientes y empleados. En el tema anterior vimos técnicas que nos ayudan a la toma de decisiones sobre los flujos de caja y bancos. Hemos comprendido a través de la aplicación de estas técnicas la naturaleza que guardan dichos fondos. Ahora veremos qué estrategias debemos aplicar. Para tal efecto revisaremos con el caso de zapaterías Fenicia cómo puede tener un mejor control de su efectivo y qué niveles del mismo debe de tener para contratar el seguro que evite pérdidas por robos.

Objetivo Reconocer el papel de las estrategias del manejo de efectivo en la mejora del control de la cantidad de dinero que posee la empresa para lograr una mayor competitividad.

Temario 1. 2. 3. 4. 5.

Manejo de control de desembolsos. Administración de las demoras en pagos. Clientes y cobranza. Determinación del punto de equilibrio en caja y bancos. Nivel óptimo de efectivo.

1. Manejo de control de desembolsos Una administración eficiente del efectivo requiere que tanto los flujos de entrada como los de salida sean administrados eficientemente. La aceleración de las cobranzas representa una parte de la administración del efectivo, y el control de flujos de salida es la parte complementaria.


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Para controlar los flujos de salida de efectivo con mayor efectividad es conveniente la centralización de las cuentas por pagar. Esto permite una coordinación y vigilancia más eficiente de las cuentas por pagar y de los saldos por flotación, es decir, esto permitirá que el administrador financiero evalúe los pagos que vencerán próximamente para toda la empresa y programe la disponibilidad de los fondos que se requerirán para satisfacer estas necesidades.

Reglas de control de salidas de efectivo •

Regla 1

Pagar en las fechas pactadas, lo más tarde posible, a menos que se obtenga un descuento que produzca un rendimiento aceptable. Zapatería Fenicia debe pagar una factura de $200.00 a los 30 días sin aprovechar el descuento, o bien, pagarla a los 10 días con un descuento del 2%. ¿Cuál será el rendimiento de tomar el descuento por pronto pago, si el costo porcentual promedio del banco es del 4% anual? Importe del pago = Días de vencimiento = Días de descuento Tasa de descuento Costo porcentual promedio

A) Tasa anualizada=

$200.00 30 días = 10 días = 2% = 4%

Td * 1-Td

360 Dv-Dc

* 100

A1) Tasa anualizada de descuento= ((.02 / (1- .02)) * (360/(30 días –10 días)))*100 A2) Tasa anualizada de descuento = 36.73%

B1) Tasa de rendimiento de descuento = 36.72 % - 4% B2) Tasa de rendimiento de descuento = 32.72 %

C1) Rendimiento por tomar descuento = ($200 * (30 Días –10 D ías) * 0.3272)) / 360 C2) Rendimiento por tomar descuento = $ 3.64


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Tasa de rendimiento

= Tasa anualizada - Costo porcentual de descuento de descuento promedio

A1) Tasa anualizada de descuento= (((.02 / (1- .02)) * (360/(30 días –10 días)))*100 A2) Tasa anualizada de descuento = 36.73%


C1) Rendimiento por tomar descuento = ($200 * (30 Días –10 D ías) * 0.3272))/ 360 C2) Rendimiento por tomar descuento = $ 3.64 Rendimiento por tomar descuento = (Importe del pago* (Días de vencimiento – Días de descuento)* Tasa de rendimiento de descuento) / 360 A1) Tasa anualizada de descuento= (((.02 / (1- .02)) * (360/(30 días –10 días)))*100 A2) Tasa anualizada de descuento = 36.73%


C1) Rendimiento por tomar descuento = ($200 * (30 Días –10 Días) * 0.3272)) / 360 C2) Rendimiento por tomar descuento = $ 3.64

Regla 2a Conservar efectivos flotantes en los bancos, especialmente donde se requieren saldos compensatorios. Pero, ¿Qué es flotar fondos? Flotar fondos equivale a fondos que aparentemente permanecen en depósito bancario durante un periodo de tiempo, que transcurre entre la fecha de emisión del cheque y la fecha en que se cobra, y reduce el saldo en la limitación bancaria.


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El periodo de flotación se obtiene sumando el retraso del envío y entrega del cheque, más el retraso en el recibo para depósito del cheque por parte del acreedor, más el retraso en la fecha de cobro en el banco y la reducción del saldo en la institución bancaria. El periodo de flotación se muestra en la siguiente figura:

•

Regla 2b

Zapaterías Fenicia establece la estrategia de fondos de efectivo para obtener tres días de promedio de flotación. ¿Cuál será el rendimiento de flotación, si el saldo óptimo o promedio de efectivo es de $220,000.00 y el costo porcentual promedio es del 7% anual?

Saldo óptimo de efectivo = $220,000.00 Días promedio de flotación = 3 días Costo promedio porcentual = 7%

. Rendimiento de = flotación de fondos

Saldo óptimo de efectivo

*

Días promedio Costo promedio de flotación * porcentual 360

Rendimiento de flotación de fondos = ($220,000 * 3 días * 0.07) / 360 Rendimiento de flotación de fondos = $128.33

2 Administración de las demoras en pagos. Se puede decir que se trata de dilatar los pagos sin deterioro de la reputación crediticia de la empresa. Por ejemplo:


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La Zapaterías Fenicia tarda 45 días en pagar un saldo promedio a proveedores de $26,667.00, sin embargo, desea demorar sus pagos. Considerando que sus compras netas son de $160,000.00 ¿Qué repercusiones financieras tendrá?

Plazo medio de pagos=

Días del año comercial___________ (Compras netas / Promedio de saldos proveedores)

Sustituyendo la formula anterior el procedimiento es el siguiente: Plazo medio de pagos = 360 días / ($160,000.00 / $26,667.00) Plazo medio de pagos = 60 días Demora en pagos = 60 – 45 Demora en pagos = 15 días. Ahora bien, si suponemos que la empresa tiene un ciclo a plazo medio de caja de 120 días, con la demora de 15 días, se reducirá a 105 días, por lo tanto: La rotación será = 360 días / 105 días = 3.43 Por lo que los requerimientos del efectivo disminuirán en: $600,000.00 / 3.43 = $174,927.11 Recuerda que los desembolsos anuales de efectivo eran de $600,000 sobre la rotación de pagos mencionado anteriormente (3.43).

3. Clientes y cobranza. El nivel de competencia que hoy vivimos, así como las circunstancias económicas de nuestro entorno obligan a las empresas a vender de contado lo más posible. Sin embargo, al vender de contado dejamos a un lado aquellos buenos clientes que nos pueden pagar a crédito. El establecer un buen sistema de crédito es fundamental para lograr la competitividad de la organización y asegurar la lealtad de los clientes. ¿Cómo funciona lo anterior? Bueno, los bienes son vendidos, los inventarios se reducen y se crea una cuenta por cobrar. Finalmente, el cliente pagará la cuenta y en dicho momento: 1) la empresa recibirá efectivo y 2) el saldo de sus cuentas por cobrar disminuirá. D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2012.

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El mantener las cuentas por cobrar tiene costos tanto directos como indirectos, pero también tiene un beneficio importante, ya que la concesión de crédito incrementará las ventas. La administración de las cuentas por cobrar empieza con la decisión de si se debe o no conceder crédito. La importancia de un buen sistema de control se expresa en que si no existe, las cuentas por cobrar se acumularían hasta alcanzar niveles excesivos, los flujos de efectivo disminuirían y las cuentas malas cancelarían las utilidades sobre las ventas. Las acciones correctivas son de cuando en cuando necesarias y la única forma de saber si la situación se está volviendo difícil consistirá en instalar y seguir un buen sistema de control de las cuentas por cobrar.

4. Determinación del punto de equilibrio en caja y bancos. El punto de equilibrio en caja y bancos indica cuántos meses se necesitan, contados a partir de la primera venta, para lograr el punto de equilibrio basándose en el flujo de efectivo. Este punto de equilibrio obedece a la siguiente fórmula:

Punto de equilibrio =

Capital neto Inversión de trabajo + inicial Flujo neto por generar

+ Plazo de venta

Vamos a revisarla con el siguiente ejemplo: La Zapaterías Fenicia, considerando el nivel actual de operaciones e inversión en su capital de trabajo, desea conocer cuántos meses necesita, contados a partir de la primera venta, para lograr el punto de equilibrio basándose en el flujo de efectivo de conformidad con los siguientes datos:


Capital neto Inversión de trabajo + inicial__ Flujo neto por generar

+ Plazo de venta


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Procedimiento: 1. Primero debemos encontrar el capital de trabajo neto

Capital de Activo trabajo = circulante – neto

Pasivo circulante –

Depreciación contable

*

Plazo de venta

Sustituyendo la fórmula, anterior el procedimiento es el siguiente: Capital de trabajo neto = $ 1’600,000.00 – ($412,000.00 - (6,000.00 * 1)) Capital de trabajo neto = $ 1’194,000.00


Capital neto Inversión de trabajo + inicial____ Flujo neto por generar

+ Plazo de venta

2. Después encontramos el flujo neto por generar.

Sustituyendo la formula, anterior el procedimiento es el siguiente: Flujo neto por generar = ((($1’000,000.00 – $400,000.00) – $75,000.00) * (1-0.35)) + ($600,000.00 + ($24,000.00 - $6,000)* 1 - 0.35) Flujo neto por generar = $353,000.00 Resultado: Capital de trabajo neto = $ 1’194,000 Flujo neto por generar = $353,500


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3. Posteriormente calculamos el punto de equilibrio:


Capital neto Inversión de trabajo + inicial___ Flujo neto por generar

+ Plazo de venta

Sustituyendo la fórmula anterior, el procedimiento es el siguiente: Punto de equilibrio = (($1’194,000.00 + $1’400,000.00) / $353,550) + 1 Mes Punto de equilibrio = 8.45 Punto de equilibrio = 8 meses y casi 14 días Entonces, el punto de equilibrio en flujo de efectivo se lograría al octavo mes y pasando casi catorce días, contados a partir de la primera venta. De dicha fecha en adelante se tendrá una generación de efectivo de $353,550.00 en cada periodo mensual.

Resultados: Capital de trabajo neto = $ 1’194,000.00 Flujo neto por generar = $353,000.00 Punto de equilibrio = 8 meses y casi 14 días

5. Nivel óptimo de efectivo. El nivel óptimo de efectivo indica el mínimo de efectivo necesario en caja y bancos que necesita una empresa para el desarrollo normal y ordinario de sus operaciones, más un porcentaje adicional para imprevistos y saldos compensatorios. La diferencia entre esta métrica y el nivel de fondos es que la primera considera costos del dinero lo que la hace más exacta. El porcentaje adicional para imprevistos y saldos compensatorios recibe el nombre de reserva de fondos de efectivo.


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Para determinarlo primero aplicamos la siguiente fórmula:

El nivel de fondos de efectivo es la cantidad de dinero que deberá solicitar al banco cada vez que requiera dinero la Zapatería. Zapaterías Fenicia tiene desembolsos en efectivo de un año, los cuales son de $600,000.00 y los costos de oportunidad (el rendimiento sin riesgos al cual puede tener acceso) es del 5% al año. Si sacar dinero del banco le cuesta $20.00 por transacción ¿cuál es su nivel de fondos de efectivo? Procedimiento: Sustituyendo la fórmula de nivel de fondos de efectivo, el procedimiento es el siguiente: Nivel de fondos de efectivo =

Nivel de fondos de efectivo = $ 21,908.90 Después de esto, vamos a calcular la cantidad de dinero promedio que deberá tener en caja la Zapatería Fenicia. Fórmula: Saldo óptimo de caja = (Nivel de fondos de efectivo / 2) + Reserva Procedimiento: Suponiendo que el nivel de reserva es de $5,000.00 para imprevistos, entonces el saldo óptimo será: Sustituyendo la fórmula anterior, el procedimiento es el siguiente: Saldo óptimo en caja= ($21,908.90/2) + $5,000.00 Saldo óptimo en caja = $15,954.45


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La cantidad de $15,954.45 es el dinero que debe de tener en caja la Zapatería Fenicia y esta misma es la cantidad que habrá de asegurar la compañía de seguros. La Zapatería Fenicia deberá mantener esta cantidad de dinero. Si tiene menos, le faltará para operar. Si tiene más, estará en riesgo de un robo o imprevisto, o incurrirá en costos de oportunidad. Para saber que tantos días deberem os pedir más dinero al banco hacemos lo siguiente: Fórmula: (Saldo óptimo en caja / Desembolsos al año) * 360 Procedimiento: Sustituyendo la fórmula anterior el procedimiento es el siguiente: ($15,954.45 / $600,000.00) * 360 = 9.57 días Cada 9.57 días la Zapatería Fenicia tendrá que solicitar más dinero al banco. Resultados: Nivel de fondos de efectivo = $ 21,908.90 Saldo óptimo en caja = $15,954.45 La Zapatería Fenicia tendrá que solicitar más dinero al banco cada 9.57 días.

Conclusión En el presente curso hemos podido revisar las diversas técnicas y estrategias para un buen manejo del efectivo en caja y bancos de la organización. Como podremos recordar dicho proceso primeramente pasó por una etapa de conocer la naturaleza de los flujos de caja y bancos de la empresa. Para lo anterior revisamos la rotación de caja, el nivel de fondos y el ciclo de caja. También revisamos el punto de equilibrio en unidades, lo cual nos ayuda a saber si vamos a poder cumplir o no con nuestros compromisos (gastos o costos) fijos. Posteriormente vimos las estrategias para manejar el efectivo de la empresa. Si recuerdas, habíamos comentado que el negocio es explicado por los ciclos de transacciones y por la información. La idea de las estrategias es que la organización pueda retener lo más posible el flujo de efectivo en su poder para así lograr ganancias. En lo anterior podemos destacar el periodo de flotación que hace precisamente esas funciones. D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2012.

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Conclusiones del curso A través del presente curso hemos visto cómo la zapatería Fenicia ha aprendido a controlar su efectivo y a determinar el saldo óptimo en efectivo de la tienda. A lo largo del curso revisamos lo siguiente: 1. El concepto de administración financiera del efectivo en caja y bancos como parte de la administración del capital de trabajo de la organización. 2. Las ventajas, razones y objetivos de tener saldos de efectivo en la empresa. 3. Los diversos tipos de flujos de efectivo que existen y cómo se pueden comparar en el tiempo. 4. Técnicas para la toma de decisiones sobre los niveles de efectivo que la empresa debe de tener. Para ello revisamos ciclos, rotaciones y niveles de efectivo en la empresa. 5. El control del efectivo en el negocio. Determinamos el punto óptimo de efectivo. Todo esto nos sirve para lograr una administración eficiente del efectivo en caja y bancos y poder lograr que la organización cumpla con su misión de generar riqueza para los accionistas y su comunidad.


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