BAHAN AKREDITASI PUSKESMAS Pembahasan BAB 4.1 Kebutuhan Akan Upaya Kesehatan Masyarakat D Ana!ss
Pembahasan BAB 4.1 Kebutuhan Akan Upaya Kesehatan Masyarakat Di Analisis. Pada tulisan saya sebelumnya tentang cara identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat sudah membahas berbagai cara konensional terapan yang dapat digunakan untuk memenuhi elemen penilaian tersebut. !ebagai tambahan secara garis besar beberapa instrumen yang dapat di gunakan untuk identifikasi tersebut diantara nya adalah " 1. "a#an$ara. #im UKM puskesmas dapat me$a$ancari sasaran sesuai dengan kebutuhan. #entunya %uisionernya sudah di siapkan terlebih dahulu sehingga memudahkan pada saat $a$ancara. Mengingat sasaran mungkin tidak memiliki banyak $aktu. &. Pen%amatan . Mengamati apa sebetulnya kebutuhan dari masyarakat itu sendiri. 'ontoh( )am buka puskesmas pukul *"++ ,-B tetapi calon pasien sudah berkumpul pada pukul "/+ ,-B. -ni dapat di tarik kesimpulan bah$a sebetulnya masyarakat ingin puskesmas buka )am pelayanan lebih pagi. /. An%ket . Dengan menyebarkan angket dengan metode pertanyaan yang sudah dibuatkan oleh tim puskesmas. 4. &'kus (skus. Meluangkan $aktu untuk sambil berdiskusi dengan masyarakat pada acara0acara tertentu. Dengan memba$a pesan spesial tentang apa yang mereka inginkan dari puskesmas. . Pemahaman Partspat) K'n(s Pe(esaan . pendekatan dan metode yang memungkinkan masyarakat secara bersama0sama menganalisis masalah kehidupan d alam rangka merumuskan perencanaan dan kebi)akan secara nyata. 2uk 2uk kita bahas satu persatu bagaimana menyelesaikan elemen penilaian 1 3 yang ada pada Bab 4.1. *4.1.1.1 Dilakukan identifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat( kelompok masyarakat dan indiidu yang merupakan sasaran kegiatan. Berkut n $ara menye!esakannya + puskesmas melakukan berbagai kegiatan guna mengidentifikasi kebutuhan dan harapan masyarakat seperti yang sudah saya sebutkan di atas. -ngat pada telusurnya bah$a kegiatan ini harus dilakukan karena yang di nilai adalah proses melakukan identifkasinya. anti yang akan di tanya adalah kepala puskesmas( P5 UKM( tokoh
masyarakat dan masyarakat itu sendiri. D'kumen + !ebelum melakukan kegiatan identifikasi tersebut hendaknya di buatkan !6P nya dan ini yang men)adi dokumen penilaian. *4.1.1., -dentifikasi kebutuhan masyarakat dan harapan masyarakat( kelompok masyarakat dan indiidu yang merupakan sasaran kegiatan dilengkapi dengan kerangka acuan( metode dan instrumen( cara analisis yang di susun oleh P5 UKM. D'kumen + ada / dokumen yang harus disiapkan. •
Keran%ka a$uan . Buat kerangka acuan dengan format yang benar. Buat sedetail mungkin apa yang nanti akan diker)akan.
•
Met'(e. Dengan metode apa yang nanti akan diker)akan. Kalau metodenya angket maka siapkan dokumen angkatnya( bila metode $a$ancara maka siapkan dokumen $a$ancaranya.
•
Instrumen ana!ss . ini adalah cara untuk melakukan analisisnya. Dokumennya adalah hasil dari metode yang diker)akan. Bisa berupa rekapan hasil $a$ancara.
* 4.1.1.- 7asil identifikasi di catat dan di analisis sebagai masukan untuk penyusunan kegiatan. D'kumen + rekapitulasi hasil identifikasi tadi yang sudah di buatkan matrik8tabel. !aran masukan sasaran sudah di bahas satu persatu dan di label. !erta sudah ada draft rencana kegiatan UKM terkait hasil identifikasi tersebut. *4.1.1.4 kegiatan tersebut di tetapkan oleh kepala puskesmas bersama dengan P5 UKM puskesmas dengan mengacu pada pedoman hasil analisis kebutuhan dan harapan masyarakat( kelompok masyarakat dan indiidu sebagai sasaran kegiatan UKM. D'kumen + daftar kegiatan ker)a UKM puskesmas di tetapkan oleh kepala puskesmas. -ni bisa dibuat dalam bentuk matrik dan di tandatangani oleh kepala puskesmas. * 4.1.1. Kegiatan0kegiatan tersebut di komunikasikan kepada masyarakat( kelompok masyarakat maupun indiidu yang men)adi sasaran. D'kumen + kegiatan yang sudah di tetapkan tadi di informasikan kepada sasaran. Bisa melalui surat resmi ke desa atau 9!M atau sasaran : lampirkan bukti e;pedisi suratnya dan tanda terima suratnya bila dilakukan ia surat <. Bisa )uga dilakukan pada rapat0rapat tingkat desa atau kecamatan : lampirkan notulen rapat nya yang menyebutkan kalau puskesmas menyampaikan hal tersebut pada forum0forum itu <. *4.1.1./ kegiatan0kegiatan tersebut di komunikasikan dan di koordinasikan kepada lintas sektor terkait sesuai dengan pedoman pelaksanaan kegiatan UKM.
program. D'kumen + membuat SOP koordinasi dan komunikasi lintas sektor dan lintas program.
*4.1.1.0 kegiatan kegiatan tersebut disusun dalam rencan a kegiatan untuk tiap UKM puskesmas. D'kumen + penetapan oleh kepala puskesmas tentang kegiatan untuk tiap UKM puskesmas. Bisa dalam bentuk matrik dan tabel di tandatangani oleh kepala puskesmas.
- Prnsp Da!am Penyusunan D'kumen Akre(tas Puskesmas Apa itu dokumen akreditasi = adalah !emua dokumen yang harus disiapkan dalam pelaksanaan akreditasi. Dalam akreditasi puskesmas tentunya tidak terlepas dari adanya dokumen yang harus disiapkan. !ecara total terdapat 00/ e!emen pen!aan yang perlu diselesaikan baik itu dokumennya dan proses telusurnya. #anpa adanya dokumen yang disiapkan maka akreditasi puskesmas tidak dapat dinilai secara keseluruhan. Maka ada / prinsip dasar dalam penyusunan dokumen akreditasi puskemas yaitu " 1. Kerakan apa yan% ( tu!s . #ugas0tugas yang dilakukan di puskesmas tentunya harus diker)akan sepenuh hati sesuai dengan tuntutan peker)aan. Diker)akan secara maksimal dan sempurna. !ebelum menger)akan peker)aan tersebut sudah tentu ada perencanaan. ah dari apa yang di rencanakan ini hendaknya diker)akan sesuai dengan apa yang sudah di tulis dan di catat. &. Tu!s apa yan% (kerakan. !etelah menger)akan tugas0tugas tersebut hendaknya di catat( di arsipkan sehingga terdokumentasi dengan baik. !ehingga ketika di telusur bukti dokumennya terarsipkan dengan baik. /. Bsa (buktkan serta (apat (te!usur (en%an buktnya. -ni adalah kombinasi dari & poin di atas serta dapat dibuktikan sampai pada telusur paling akhir. Demikian prinsip0prinsip dasar dalam penyusunan dokumen akreditasi puskesmas.
Pan(uan 2en%kap 3ara Pembuatan SP Da!am Akre(tas Puskesmas
Dalam pelaksanaan implementasi akreditasi puskesmas kita tidak akan lepas dari yang nama nya !6P yang singkatan dari standar operasional prosedur. !6P ini men)adi panduan dalam berbagai kegiatan dalam akreditasi puskesmas. #anpa adanya !6P akreditasi puskesmas di anggap belum ber)alan sesuai dengan rel yang ada. Disamping itu adanya dokumen !6P )uga men)adi elemen penilaian untuk akreditasi puskesmas. ah di ba$ah ini saya lampirkan panduan lengkap pembuatan !6P sehingga dapat di implementasikan dalam pembuatan dokumen akreditasi puskesmas. Kita mulai dari " •
Pen%ertan SP "
1. !6P adalah !erangkaian instruksi tertulis yg dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktiitas organisasi( bagaimana dan kapan harus dilakukan dimana dan oleh siapa dilakukan . :Permenpan o. +/ tahun &+1&<. &. -stilah yg digunakan pada Pedoman Akrediatsi >K#P adalah !tandar 6perasional Prosedur :!6P< sesuai Permenpan o. / tahun &+1& •
Tuuan SP "
1. Agar proses ker)a rutin terlaksana efisien( efektif( konsisten ? aman &. Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yg berlaku. •
Man)aat "
1. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas &. Mendokumentasi langkah0langkah kegiatan /. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan peker)aannya : !6P pemberian informasi( !6P pemasangan infus( !6P pemindahan pasien( dll<
Mau Ka Ban(n% Akre(tas Puskesmas 56 Berkut Tahapannya
Mau Ka)i Banding Akreditasi Puskesmas =( Berikut #ahapannya Dalam akreditasi puskesmas kegiatan ka)i banding diperlukan sebagai kesempatan untuk bela)ar dari pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan Admen( UKM dan UKP puskesmas di puskesmas
yang lain dan dapat memberikan manfaat bagi kedua belah pihak untuk perbaikan kiner)a masing0masing puskesmas. !ebelum ka)i banding dalam akreditasi sebaiknya teman0teman menyiapkan instrumen ka)i banding puskesmas( rencana pelaksanaan ka)i banding( kerangka acuan ka)i band ing. Ada baiknya )uga dilakukan ealuasi internal sebagai acuan bagian mana sa)a yang akan diperbaiki nanti. !aya coba mendeskripsikan hal tersebut untuk memudahkan teman0teman dalam pelaksanaannya nanti. 1. Ren$ana pe!aksanaan ka ban(n% . Dalam perencanaan pelaksanaan ka)i banding puskesmas sebaiknya memperhatian beberapa hal berikut " •
#arget puskesmas kita apa dalam hasil penilaian akreditasi nanti.
•
#opografi yang mirip : misalnya dari segi budaya( demografi( $ilayah <
•
-ni berfungsi untuk mengukur berapa besar biaya nanti yang akan dikeluarkan dalam pelaksanaan kahi banding tersebut.
•
#entukan $aktu yang tepat termasuk administrasinya : surat tugas( surat permohonan ka)i banding ke puskesmas yang di tu)u( nota dinas bila perlu( stake holder terkait bila memungkinkan <. @encanakan $aktu sebaik mungkin. Bila memungkinkan semua penanggung )a$ab bab dapat ikut serta sehingga dapat mempela)ari secara menyeluruh.
&. Keran%ka a$uan ka ban(n% . Membuat kerangka acuan sesuai petun)uk yang sudah ada. /. Instrumen ka ban(n% . Adalah alat bantu yang akan di gunakan pada saat ka)i banding misalnya : ceklist $a$ancara( kamera( %uisioner( bahan persentasi( diskusi personal dan obserasi <. !etelah pelaksanaan ka)i banding dilakukan. #ugas selan)utnya adalah 1. 2ap'ran ka ban(n% . #im akreditasi membuat laporan per)alanan dinas yang isi nya memuat tentang apa sa)a yang diker)akan pada saat ka)i banding : misalnya( diskusi apa sa)a( diterima siapa( hal apa sa)a yang di dapat dan akan diterapkan di puskesmas <. &. Ren$ana perbakan . Membuat rencana dan time line pelaksanan perbaikan setelah ka)ibanding. /. 2ap'ran pe!aksanaan perbakan . !etelah implementasi perbaikan dilaksanakan. Di buatkan laporan perbaikan. Di sisi mana sa)a yang sudah di perbaiki atau diperbaharui sesuai dari hasil ka)i banding tersebut. 4. Has! e7a!uas ka ban(n% . Membuat laporan matrik hasil ealuasi ka)i banding.
. Has! e7a!uas perbakan ka ban(n% . !etiap kegiatan di ealuasi perbaikannya sehingga terukur arah perubahannya : membuat matrik ealuasi perbaikan ka)i banding dapat melibatkan tim auditor <. 18 Puskesmas yan% su(ah terakre(tas " Puskesmas ,onosobo -( Puskesmas !elomerto -( Puskesmas Mo)o #engah( Puskesmas arung( Puskesmas #amanan( Puskesmas Panarukan( Puskesmas Mangaran( Puskesmas Banyuanyar( Puskesmas 6mben dan Puskesmas ,aepana.
/ 3ara E)ekt) Menye!esakan E!emen Pen!aan Da!am Akre(tas Puskesmas
!eperti kita ketahui bah$a dalam elemen penilaian : P < akreditasi puskesmas terdapat total C P seperti terlampir diba$ah ini " ADMINISTRASI DAN MANA9EMEN
BAB I6II6III
UKM
BAB I:6:6:I
UKP 9UM2AH
BAB :II6:III6I< = BAB
18 STANDAR6 ,1, EP 11 STANDAR6 1;- EP ,1 STANDAR6 -;1 EP 4, STANDAR6 00/ EP
ah( dari C lemen penilaian yang ada tentunya tidak semuanya dapat di selesaikan dengan mudah. !etidaknya ada elemen penilaian yang membutuhkan diskusi pan)ang dalam menyelesaikannya. Diba$ah ini beberapa cara efektif dalam menyelesaikan apa yang di minta oleh lemen Penilaian . 1. Baca dahulu dengan teliti stan(ar ( krtera serta p'k'k pkran dari kriteria tersebut. &. P'k'k pkran yang tertera dalam sebuah kriteria menun)ukkan nt pen!aan dari kriteria tersebut. /. !etelah memahami pokok pikiran dari kriteria( lan)utkan ke elemen penilaian yang dipersyaratkan dalam satu kriteria. 4. #iap0tiap elemen penilaian mempunyai ('kumen telusur dan sasaran telusur yang mengacu pada pokok pikiran kriteria. . Untuk dokumen yang diminta sebaiknya disiapkan setelah proses di)alankan.
C. 2ang terpenting adalah proses nya di )alankan sehingga ketika di telusur dapat tersinergi antara dokumen dan prosesnya. Demikian mudah0mudahan dapat membantu teman 3 teman dalam menyelesaikan elemen penilaian yang ada. Bila ada hal 3 hal yang ingin di diskusikan silahkan hubungi saya di halaman kontak ini.
3ara Strate%s I(ent)kas Kebutuhan Dan Harapan Masyarakat Dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh puskesmas terutama dalam kegiatan UKM : Usaha Kesehatan Masyarakat < tentunya mengacu pada panduan atau pedoman yang sudah ada pada masing 3 masing program UKM sesuai dengan kebi)akan program tersebut. Kegiatan yang dilakukan yang ob)eknya masyarakat atau pelanggan guna memacu peran serta masyarakat. Disamping mengacu pada pedoman yang sudah ada. Puskesmas tentunya harus berinoasi untuk mendapatkan masukan yang lebih rasional untuk menciptakan kegiatan yang berorientasi pada kebutuhan masyarakat yang men)adi sasaran program 3 programnya. Pada instrumen penilaian akreditasi puskesmas hal diatas tertuang dalam BAB - standar 4.1 kriteria 4.1.1 dan elemen penilaian 1 sampai . Dalam hal menampung masukan( harapan dan kebutuhan masyarakat hendaknya puskesmas menggunakan berbagai metode aspiratif untuk mengkompilasinya. Berikut beberapa metode strategis untuk mengatasi hal tersebut " 1. Memanfaatkan rapat 3 rapat perangkat desa yang dilaksanakan pada setiap desa pada $ilayah ker)a puskesmas tersebut. &. Mengikuti rapat dengar pendapat yang biasanya dilaksanakan di tingkat kecamatan dimana setiap kepala desa berkumpul pada acara tersebut. /. Memanfaatkan temu kader kesehatan. 4. Kotak saran )uga dapat di gunakan untuk menampung aspirasi masyarakat : dengan membuat !6P <. . Melakukan surey aspirasi kebutuhan masyarakat : bisa dilakukan dengan metode terbuka atau metode tertutup dengan sudah kita siapkan pertanyaannya <. C. #emu pamong dan tokoh masyarakat dalam acara adat )uga dapat di manfaatkan dengan meminta $aktu khusus. . rup diskusi internal yang memanfaatkan komunitas 3 komunitas kecil dalam masyarakat.
7asil identifikasi tersebut di catat dan di rangkum serta di analisis sesuai dengan kapasitas dan kemampuan puskesmas. !emakin banyak puskesmas menampung aspirasi masyarakat maka semakin dapat mendekati harapan dan kebutuhan masyarakat. Puskesmas dapat mengidentifikasi secara rasional dan mengkomparasinya dengan anggaran dan pedoman yang sudah ada. #entunya tidak semua kebutuhan masyarakat dapat di penuhi oleh puskesmas( skala prioritas men)adi tolak ukur dalam memenuhi kebutuhan masyarakat tersebut. !etelah rangkuman hasil identifikasi kebutuhan masyarakat tersebut di an alisis oleh tim puskesmas dan di dapati prioritas kegiatannya selan)utnya kepala puskesmas menetapkan kegiatan tersebut dalam rencana ker)a puskesmas yang nantinya akan di sinkronkan dengan anggaran puskesmas baik itu bersumber dari APBD maupun dari sumber lain seperti B6K dan '!@. 9angkah selan)utnya adalah puskesmas menginformasikan kegiatan 3 kegiatan tersebut ke masyarakatnya berikut )ad$al kegiatan( sasaran( $aktu pelaksanaan dan implikasi dari kegiatan tersebut.
/ Ken(a!a Akre(tas Puskesmas (an s'!usnya !e)ak pertama kali di tun)uk sebagai salah satu tim pendamping : tim pendamping UKM < saya telah memikirkan beberapa kendala konensional dalam pelaksanaan akreditasi puskesmas di $ilayah ker)a saya. -ni tercermin dalam beberapa kali diskusi saya dengan teman sekantor dan beberapa orang kepala Puskesmas. Kendala yang paling dominan adalah dalam hal keuanga n. Beberapa pertanyaan sempat terlintas misalnya ( darimana anggaran perlengkapan akreditasi puskesmas = dan berapa besar anggaran tersebut = & pertanyaan di atas sepertinya selalu diutarakan teman 3 teman puskesmas dalam konteks akreditasi puskesmas. ah( di ba$ah ini ada C kendala dalam penerapan akreditasi puskesmas yang saya rangkum dalam berbagai diskusi. !ilahkan disimak. 1. Keuan%an (an an%%ran . -ni kendala yang mendasar yang selalu di utarakan oleh teman0 teman puskesmas. Misalnya( biaya A#K untuk print out !6P dan dokumen .#idak ada anggaran untuk mempercantik puskesmas :membuat bingkai !6P( membuat bingkai Motto( makan minum rapat dan lain sebagainya <. S'!us " sebagian anggaran dapat di gunakan anggaran kapitasi( anggaran B6K dan anggaran dari APBD kabupaten yang sudah di persiapkan sebelumnya. Boleh )uga menggunakan anggaran '!@ sesuai ketentuan yang berlaku.
&. Su!t men$ar t'k'h kun$ . #okoh kunci yang dimaksud adalah sebagai ketua tim mutu dan ketua masing0masing pok)a. Di beberapa puskesmas saya )umpai di pilih yang senior tetapi di tengah per)alanan beberapa darinya mengundurkan diri. 5adi sebaiknya dipilih
yang benar0benar mau beker)a dan memiliki daya pacu ker)a yang menguasai seluk beluk mana)emen puskesmas. S'!us " bisa di pilih dokter puskesmas atau tenaga kesehatan lainnya.
/. Mnm m't7as (an (ukun%an . !elayang pandang dari akreditasi puskesmas adalah menambah beban ker)a. -ni di anggap sebagai E nambah kerjaan E tetapi sebetulnya sudah $aktunya puskesmas menambah kapabilitas( profesionalisme( memiliki sistem ker)a yang baik( terukur dan dapat dipertanggung)a$abkan. ah( peran motiasi dari pimpinanlah yang mestinya memberikan dukungan moril kepada seluruh pega$ai puskesmas. #idak mesti dalam bentuk ceramah( bisa )uga dalam bentuk re$ard yang disesuaikan dengan kemampuan puskesmas. 4. Berskap apats. !ikap ini tentunya sering kita )umpai di puskesmas. !ikap acuh tak acuh saat mengalami perubahan ke arah yang lebih baik. #etapi tidak semua staf yang bersikap begini. #elaah dan saring staf0staf yang apatis terhadap perubahan. . T(ak (sp!n . -ni sepertinya sudah men)adi bagian dari karakter setiap manusia. Ada yang disiplin ada )uga yang tidak disiplin. Apalagi soal )am ker)a. !olusinya adalah melakukan perubahan terhadap sistem absensi dan penerapan buku ker)a serta membagi tugas0tugas terhadap masing0masing staf puskesmas sehingga )elas tugas dan fungsinya. C. Ma!as memba$a. Dalam konteks akreditasi( banyak membaca tentunya me)adi sarana gerbang ilmu dalam menambah $a$asan guna menyelesaikan elemen penilaian yang ada. Puskesmas dapat membuat pepustakaan mini dalam menambah $a$asan staf puskesmas dan fasilitas ,ifi.
Bukti Dokumen yang Diperlukan Pada Bab VI, Sasaran Kinerja Upaya Kesehatan Masyarakat #u)uan utama akreditasi Puskesmas adalah untuk pembinaan peningkatan mutu( kiner)a melalui perbaikan yang berkesinambungan terhadap sistem mana)emen( sistem mana)emen mutu dan sistem penyelenggaraan pelayanan dan program( serta penerapan mana)emen risiko( dan bukan sekedar penilaian untuk mendapatkan sertifikat akreditasi.
Pencapaian tu)uan tersebut diantaranya dilakukan dengan pendekatan keselamatan dan hak pasien dan keluarga( dengan tetap memperhatikan hak petugas. Prinsip ini ditegakkan sebagai upaya meningkatkan kualitas dan keselamatan pelayanan. Akreditasi Puskesmas menilai tiga kelompok pelayanan di Puskesmas( yaitu kelompok administrasi mana)emen( yang diuraikan dalam Bab -( --( dan ---( kelompok Upaya Kesehatan Masyarakat :UKM<( yang diuraikan dalam Bab -( ( dan -( dan kelompok Upaya Kesehatan Perorangan atau Pelayanan Kesehatan yang diuraikan dalam bab --( ---( dan -F. Berikut diuraikan standar akreditasi pada bab -( !asaran Kiner)a Upaya Kesehatan Masyarakat Pada Bab -( !asaran Kiner)a Upaya Kesehatan Masyarakat( terdapat 1 standar yang harus dipenuhi( yaitu " Perbaikan kiner)a masing0masing UKM Puskesmas konsisten deng an tata nilai( isi( misi dan tu)uan Puskesmas( dipahami dan dilaksanakan oleh Kepala Puskesmas( Penanggung )a$ab UKM Puskesmas dan Pelaksana yang ditun)ukkan dalam sikap kepemimpinan. #erdapat C kriteria dengan &G lemen Penilaian untuk mendukung standar tersebut. Kriteria dimaksud antara lain sebagai berikut " 1. Kepala Puskesmas, Penanggung jawab UKM Puskesmas dan Pelaksana, bertanggung jawab dalam membudayakan perbaikan kinerja secara berkesinambungan, konsisten dengan tata nilai, visi, misi, dan tujuan Puskesmas. 2. Penanggung jawab UKM Puskesmas melaksanakan perbaikan kinerja secara berkesinambungan, tercermin dalam pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan. 3. Penanggung jawab UKM Puskesmas dan Pelaksana bertanggung jawab dan menunjukkan peran serta mereka dalam memperbaiki kinerja dengan memberikan pelayanan yang lebi baik kepada sasaran. !. "da upaya memberdayakan sasaran untuk berperan serta dalam memperbaiki kinerja. #. Kegiatan perbaikan kinerja masing$masing UKM Puskesmas didokumentasikan. %. Puskesmas melakukan kaji banding &bencmarking' dengan Puskesmas lain tentang kinerja UKM Puskesmas.
Berbagai dokumen yang diperlukan untuk mendukung criteria dan elemen penilaian pada bab sasaran kiner)a UKM tersebut diantaranya adalah " 1. (anda tangan komitmen, dokumentasi 2. )K kepala Puskesmas peningkatan kinerja dan )K tata nilai
3. *okumen inovasi !. *ata asil capaian kinerja &PKP,)PM' #. Matrik +( dan asil monitoring %. *okumen pelaksanaan perbaikan kinerja -. Panduan dan instrumen survey, bukti pelaksanaan survey UKM . )K Kepala Puskesmas, )/P pendokumentasian kegiatan perbaikan kinerja. 0. *okumen asil perbaikan kinerja 1.Pertemuan sosialisasi perbaikan kinerja 11.)urat dan +encana kaji banding 12.nstrumen kaji banding. 13.aporan pelaksanaan kaji banding, 1!.asil evaluasi kegiatan kaji banding
Standar Prosedur Operasional SPO! untuk "kreditasi Puskesmas#$K%P Pengertian stila prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya4 1. )tandar /perating Procedures &)P/' adala serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerinta, &Kepmenpan 5o. 21 taun 2'. 2. nstruksi kerja adala petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci dan bersi6at instrukti6 yang dipergunakan ole pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesi7k agar dapat mencapai asil yang sesuai persyaratan yang tela ditetapkan &)usilo, 23'. angka dalam penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adala suatu proses yang melibatkan suatu bagian8unit pro6esi, sedangkan prosedur adala suatu proses yang
melibatkan lebi dari satu bagian8unit8pro6esi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adala kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak$lanjut serta dapat ditelusur asilnya. 3. )tandar Prosedur /perasional &)P/' adala suatu perangkat instruksi8langka$langka yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. stila ini digunakan di Undang$undang 5o. 20 (aun 2!, tentang Praktik Kedokteran dan Undang$undang 5o. !! taun 20 tentang +uma )akit.
9eberapa istila prosedur yang sering digunakan yaitu4 1. Prosedur yang tela ditetapkan disingkat Protap: 2. Prosedur untuk panduan kerja &Prosedur Kerja disingkat PK': 3. Prosedur untuk melakukan tindakan: !. Prosedur penatalaksanaan: #. Petunjuk pelaksanaan disingkat ;uklak: %. Petunjuk pelaksanaan secara tenis, disingkat ;uknis: -. Prosedur untuk melakukan tindakan klinis4 protokol klinis, "lgoritma8
asilitas Keseatan (ingkat Pertama didalam pembaasan ini adala ? Standar Prosedur Operasional SPO!?. )edangkan pengertian )P/ adala )uatu perangkat instruksi8langka$langka yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
%ujuan Penyusunan SPO "gar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan e7sien, e6ekti6, konsisten8seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuan standar yang berlaku.
Man&aat SPO 1. Memenui persyaratan standar pelayanan Puskesmas 2. Mendokumentasikan langka$langka kegiatan: 3. Memastikan sta6 Puskesmas memaami bagaimana melaksanakan pekerjaannya.
$ormat SPO 1. >ormat )P/ dibakukan agar tidak terjadi banyak 6ormat yang digunakan: 2. >ormat yang dibaas disini merupakan 6ormat minimal, ole karena itu 6ormat ini dapat diberi tambaan materi kolom misalnya, nama penyusun )P/, unit yang memeriksa )P/. Untuk )P/ tindakan agar memudakan didalam meliat langka$langkanya dengan bagan alir, persiapan alat dan baan dan lain$lain, namun tidak bole mengurangi ite$item yang ada di )P/. 3.
>ormat )P/ Penjelasan: Penulisan SPO yang harus tetap didalam tabel kotak adalah: nama puskesmas dan logo, judul SPO, nomor dokumen, tanggal diterbitkan, dan tandatangan kepala puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/langkah-langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/tabel.
Petunjuk Pengisian SPO 1. ogo yang dipakai adala logo Pemerinta kabupaten8kota, nama organisasi adala nama Puskesmas, atau logo dan nama dari >asilitas Keseatan (ingkat Pertama. 2. Kotak eading4 masing$masing kotak &Puskesmas, judul )P/, 5o. *okumen, 5omor +evisi, alaman )P/, (anggal (erbit, ditetapkan Kepala Puskesmas' diisi sebagai berikut4 •
•
•
•
•
•
•
•
•
eading dan kotaknya dicetak pada setiap alaman. Pada alaman pertama kotak eading arus lengkap, untuk alaman$alaman berikutnya kotak eading dapat anya memuat4 kotak nama puskesmas, judul )P/, 5o. *okumen, 5omor +evisi dan alaman. Kotak Puskesmas8Klinik diberi nama puskesmas dan ogo Pemerinta daera atau logo dan nama >asilitas Keseatan (ingkat Pertama. ;udul )P/4 diberi ;udul8nama )P/ sesuai proses kerjanya: 5o. *okumen4 diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di Puskesmas8>K(P yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman. 5o. +evisi4 diisi dengan status revisi, dapat menggunakan uru6. K(P, misalnya )P/, Prosedur, Prosedur tetap, petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya, namun didalam akreditasi Puskesmas dan >K(P memakai istila )P/. (anggal terbit4 diberi tanggal diberlakukannya )P/ tersebut.
sesuai tanggal
*itetapkan Kepala Puskesmas8>K(P4 Puskesmas8>K(P dan nama jelasnya.
Isi SPO si dari )P/ minimal adala sebagai berikut4
diberi
terbitnya atau
tandatangan
tanggal
Kepala
1. Pengertian4 yang paling awal diisi adala ;udul )P/ adala, dan berisi penjelasan dan atau de7nisi tentang istila yang mungkin sulit dipaami atau menyebabkan sala pengertian8menimbulkan multi persepsi: 2. (ujuan4 berisi tujuan pelaksanaan secara spesi7k. Kata kunci4 ? Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ....?. 3. Kebijakan4 berisi kebijakan Kepala Puskesmas8>K(P yang menjadi dasar dibuatnya )P/ tersebut. *icantumkan kebijakan yang mendasari )P/ tersebut, conto untuk )P/ imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan4 Keputusan Kepala Puskesmas 5o. #821! tentang Pelayanan munisasi. !. +e6erensi4 berisikan dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan )P/, bisa berbentuk buku, peraturan perundang$undangan, ataupun bentuk lain sebagai baan pustaka. #. angka$langka prosedur4 bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langka$langka kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu. %. Unit terkait4 berisi unit$unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. *ari keenam isi )P/ sebagaimana diuraikan diatas, dapat ditambakan antara lain4 bagan alir, dokumen terkait, dan sebagainya menyesuaikan dengan 6ormat )P/ yang ditentukan ole Pemerinta *aera, yang penting dalam satu organisasi menggunakan satu 6ormat yang seragam.
Diagram "lir#Bagan "lir $lo' (hart! *idalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langka$ langka kegiatan dilengkapi dengan diagram alir8bagan alir untuk memudakan dalam pemaaman langka$langkanya. "dapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro. •
*iagram alir makro, menunjukkan kegiatan$kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, anya mengenal satu simbol yaitu simbol blok4
)imbol 9lok
•
*iagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan$kegiatan dari tiap taapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut4
"'al kegiatan)
"wal Kegiatan
"khir kegiatan)
"kir Kegiatan
Simbol keputusan)
)imbol Keputusan
Penghubung)
)imbol Pengubung
Dokumen)
)imbol *okumen
"rsip)
)imbol "rsip
%ata*ara Pengelolaan SPO 1. "gar ditetapkan siapa yang mengelola )P/: 2. Pengelola )P/ arus mempunyai arsip seluru )P/ Puskesmas8Klinik:
3. Pengelola )P/ agar membuat tatacara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi )P/.
%ata*ara Penyusunan SPO al$al yang perlu diingat4 1. )iapa yang arus menulis atau menyusun )P/: 2. 9agaimana merencanakan dan mengembangkan )P/: 3. 9agaimana )P/ dapat dikenali: !. 9agaimana memperkenalkan )P/ kepada pelaksana dari unit terkait: #. 9agaimana pengendalian )P/4 penomoran, revisi yang berkala, dan distribusi kepada siapa.
Syarat Penyusunan SPO 1. denti7kasi kebutuan, yakni mengidenti7kasi apaka kegiatan yang dilakukan saat ini suda memiliki )P/ atau belum, dan bila suda agar diidenti7kasi apaka )P/ masi e6ekti6 atau tidak, jika belum apaka kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya. 2. Perlu ditekankan bawa )P/ arus ditulis ole mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau ole unit kerja tersebut. (im atau panitia yang ditunjuk ole kepala Puskesmas8>K(P anya untuk menanggapi dan mengoreksi )P/ tersebut. al tersebut sangatla penting, karena komitmen teradap pelaksanaan )P/ anya diperole dengan adanya keterlibatan personel8unit kerja dalam penyusunan )P/. 3. )P/ arus merupakan fow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian (im Mutu diminta memberikan tanggapan. !. *i dalam )P/ arus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa. #. )P/ jangan menggunakan kalimat majemuk. )ubjek, predikat dan ojek arus jelas. %. )P/ arus menggunakan kalimat perinta8instruksi dengan baasa yang dikenal pemakai: -. )P/ arus jelas, ringkas, dan muda dilaksanakan. Untuk )P/ pelayanan pasien maka arus memperatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk )P/ pro6esi arus mengacu kepada standar
pro6essi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan ilmu pengetauan dan teknologi &P(@K' keseatan, dan memperatikan aspek keselamatan pasien.
Proses Penyusunan SPO •
•
)P/ disusun dengan menggunakan 6ormat sesuai penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas8>K(P. Penyusunan )P/ dapat dikoordinir ole tim puskesmas8>K(P dengan mekanisme sebagai berikut4
dengan
mutu8tim
panduan
akreditasi
1. Pelaksana atau unit kerja8upaya menyusun )P/ dengan melibatkan unit terkait: 2. )P/ yang tela disusun ole pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim mutu8tim akreditasi: 3. >ungsi tim mutu8tim akreditasi Puskesmas didalam penyusunan adala4 •
•
•
•
•
Memberikan tanggapan, mengkoordinir dan memperbaiki )P/ yang tela disusun ole pelaksana atau unit kerja baik dari segi baasa maupun penulisan: Mengkoordinir proses pembuatan )P/ seingga tidak terjadi duplikasi )P/8tumpang tindi )P/ antar unit: Melakukan cek ulang teradap )P/$)P/ yang akan ditandatangani ole Kepala Puskesmas: Penyusunan )P/ dilakukan dengan mengidenti7kasi kebutuan )P/. Untuk )P/ pelayanan dan )P/ administrasi, untuk melakukan identi7kasi kebutuan )P/ bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. )edangkan untuk )P/ klinis, identi7kasi kebutuan dilakukan dengan mengetaui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. *ari identi7kasi kebutuan )P/ dapat diketaui berapa banyak dan macam )P/ yang arus dibuat8disusun. Untuk melakukan identi7kasi kebutuan )P/ dapat pula dilakukan dengan memperatikan elemen penilaian pada standar akreditasi, minimal )P/$)P/ apa saja yang arus ada. )P/ yang dipersyaratkan di elemen penilaian adala )P/ minimal yang arus ada di Puskesmas8>K(P. )edangkan identi7kasi )P/ dengan menggambarkan terlebi daulu proses bisnis di unit kerja adala seluru )P/ secara lengkap yang arus ada di unit kerja tersebut: Mengingat )P/ merupakan fow charting dari proses kegiatan maka untuk memperole pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan )P/ adala dimulai dengan membuat fow chart dari kegiatan yang dilaksanakan.
langka penting dari seluru proses. )etela dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan masing$masing kotak dan dibuat alurnya. •
•
)emua )P/ arus ditandatangani ole Kepala Puskesmas8Kepala Klinik. "gar )P/ dapat dikenali ole pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi )P/$ )P/ tersebut dan bila )P/ tersebut rumit maka untuk melaksanakan )P/ tersebut perlu dilakukan pelatian.
+al+al yang Memengaruhi Keberhasilan Penyusunan SPO •
•
•
•
•
"danya komitmen dari Kepala Puskesmas8>K(P yang terliat dengan adanya dukungan 6asilitas dan sumber daya. "danya 6asilitator8petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan untuk menyusun )P/: "danya target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati: "danya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan )P/. (atacara penomoran )P/
Penomoran )P/ maupun dokumen lainnya diatur pada kebijakan pengendalian dokumen dengan ketentuan4 1. )emua )P/ arus diberi nomor: 2. Puskesmas8>K(P agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk )P/ sesuai dengan tata naska yang dijadikan pedoman: 3. Pemberian nomor mengikuti tata naska Puskesmas8>K(P, atau ketentuan penomoran yang kusus untuk )P/ &bisa menggunakan garis miring atau dengan sistim digit'. Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat. •
Kode$Kode dapat dipergunakan untuk pemberian nomor, seperti conto berikut4
1. Kode unit kerja4 masing$masing unit kerja di Puskesmas8>K(P mempunyai kode sendiri$sendiri yang dapat berbentuk angka atau uru6. )ebagai conto pada Program 9ab A, dengan A8)P/8K"K9, dan lain sebagainya &namun tergantung didalam pedoman tata naska yang berlaku': 2. 5omor urut )P/ adala urutan nomor )P/ di dalam unit kerja upaya Puskesmas8>K(P:
3. )atu )P/ dipergunakan ole lebi dari ssatu unit yang berbeda misalnya )P/ rujukan pasien maka diberi kolom unit terkait8unit pemakai )P/.
%ata*ara Penyimpanan SPO 1. Penyimpanan adala bagaimana )P/ tersebut disimpan: 2. )P/ asli &master dokumen8)P/ yang suda dinomori dan suda ditandatangani' agar disimpan di sekretariat (im "kreditasi Puskesmas8>K(P atau 9agian (ata Usaa Puskesmas8>K(P, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam tata naska. Penyimpanan )P/ yang asli arus rapi sesuai metode pengarsipan seingga muda dicari kembali bila diperlukan. 3. )P/ 6otocopy disimpan di masing$masing unit upaya Puskesmas8>K(P dimana )P/ tersebut dipergunakan. 9ila )P/ tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan )P/ suda tidak berlaku tersebut ke sekretariat mutu atau 9agian (ata Usaa seingga di unit kerja anya ada )P/ yang berlaku saja. )ekretariat (im Mutu atau bagian (ata Usaa organisasi dapat memusnakan 6otocopy )P/ yang tidak berlaku tersebut, namun untuk )P/ yang asli agar tetap disimkpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas8>K(P: !. )P/ di unit upaya Puskesmas8>K(P arus diletakan ditempat yang muda diliat, muda diambil, dan muda dibaca ole pelaksana.
%ata*ara Pendistribusian SPO 1. *istribusi adala kegiatan atau usaa menampaikan )P/ kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan )P/ tersebut agar dapat digunakan sebagaimana panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan ole tim mutu atau bagian (ata Usaa Puskesmas8>K(P sesuai pedoman tata naska. 2. *istribusi arus memakai ekspedisi dan8atau 6ormulir tanda terima. 3. *istribusii )P/ bisa anya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluru unit kerja lainnya. !. 9agi Puskesmas8Klinik yang suda menggunakan e$7le maka distribusi )P/ bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otoritasi disetiap unit kerja, seingga unit kerja dapat mengetaui batas kewenangan dalam membuka )P/.
-.aluasi SPO -.aluasi SPO dilakukan terhadap isi maupun penerapan SPO/ 1. @valuasi penerapan8kepatuan teradap )P/ dapat dilakukan dengan menilai tingkat kepatuan teradap langka$langka dalam )P/. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan da6tar tilik8 check list . 2. *a6tar tilik adala da6tar urutan kerja &actions' yang dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan dan diberi tanda &ceck$mark'. 3. *a6tar tilik merupakan bagian dari sestem manajemen mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
mutu untuk
!. *a6tar tilik tidak dapat digunakan untuk )P/ yang kompleks: #. *a6tar tilik digunakan untuk mendukung, mempermuda pelaksanaan dan memonitor )P/ bukan untuk menggantikan )P/ itu sendiri.
0angkahlangkah Menyusun Da&tar %ilik angka awal menyusun da6tar tilik dengan melakukan identi7kasi prosedur yang membutukan da6tar tilik untuk mempermuda pelaksanaan dan monitoringnya. •
Bambaran fow-chart dari prosedur tersebut:
•
9uat da6tar kerja yang arus dilakukan:
•
)usun urutan kerja yang arus dilakukan:
•
Masukan dalam da6tar tilik sesuai dengan 6ormat tertentu:
•
akukan uji$coba:
•
akukan perbaikan da6tar tilik:
•
)tandarisasi da6tar tilik:
•
*a6tar tilik untuk mengecek kepatuan teradap )P/ dalam langka$langka kegiatan, dengan rumus sebagai berikut4
-.aluasi Isi SPO •
@valuasi )P/ dilaksanakan sesuai kebutuan dan minimal sekali dalam dua taun yang dilakukan ole masing$masing unit kerja.
•
•
asil evaluasi4 )P/ masi tetap bisa dipergunakan, atau )P/ tersebut perlu diperbaiki8direvisi. Perbaikan8+evisi isi )P/ bisa dilakukan sebagian atau selurunya. Perbaikan8revisi perlu dilakukan bila4
1. "lur )P/ suda tidak sesuai dengan keadaan yang ada: 2. "danya perkembangan lmu Pengetauan dan (eknologi &P(@K' pelayanan keseatan: 3. "danya perubaan organisasi atau kebijakan baru: !. "danya perubaan 6asilitas.
