BAB XIV SIKLUS PENGGAJIAN DAN MSDM Kasus Integratif: Alpha Omega Electronics Peter Wu, wakil direktur utama bagian sumber daya manusia yang baru di AOE, ingin memperbaiki dua kelemahan dalam sistem manajemen SDM/penggajian yang ada saat ini. Pertama, biaya pemrosesan penggajian telah meningkat secara tetap untuk tahun-tahun belakangan, akan tetapi sistem yang ada sekarang tidak memberikan layanan yang mencukupi. Contohnya, para pegawai merasa kecewa karena penundaan yang lama untuk mendapatkan informasi mengenai kompensasi dan rencana pensiun mereka. Selain itu, Linda Spurgeon, ingin memberi para pegawai rencana kompensasi yang lebih fleksibel. Akan tetapi, hal ini akan makin meningkatkan permintaan atas sistem yang ada. Jadi, Peter harus menemukan cara untuk memperbaiki efisiensi dan respons sistem penggajian AOE. Kelemahan kedua dalam sistem manajemen SDM/penggajian AOE adalah ketidakmampuannya untuk menelusuri perkembangan keahlian pegawai. Akibatnya, para manajer cenderung untuk mengambil tenaga kerja dari luar untuk memenuhi kebutuhan akan pegawai, bukan mempromosikan atau memindahkan para pegawai. Praktik ini telah menurunkan moral pegawai. Hal ini juga mengganggu evaluasi efektivitas investasi AOE dalam hal pelatihan dan pendidikan berkelanjutan. Jadi, tugas lain Peter adalah menemukan cara untuk memperbaiki efektivitas sistem manajemen SDM di AOE. Saat ini, AOE, seperti juga perusahaan lainnya, memiliki sistem manajemen SDM dan penggajian yang terpisah. Sistem penggajian, yang berada di bawah kendali departemen akuntansi, membuat cek pembayaran untuk pegawai dan memelihara catatan yang berkaitan, seperti yang disyaratkan oleh peraturan pemerintah. Sistem penggajian menggunakan pemrosesan batch: Pegawai honorer (per jam) akan dibayar dua minggu sekali; pegawai tetap dan pegawai yang menerima komisi akan dibayar per bulan. Sistem manajemen SDM, yang dijalankan departemen sumber daya manusia, memelihara file-file riwayat kerja pegawai, keahlian, dan kompensasi pegawai; file-file ini diperbarui setiap minggu. Setiap sistem memelihara file-file mereka sendiri secara terpisah, terkadang menyimpan juga data-data yang sama, seperti tingkat gaji, dalam format yang berbeda. Praktik ini mempersulit para personil bagian akuntansi untuk membuat laporan yang menggabungkan data manajemen SDM dan penggajian. Peter bertemu dengan Elizabeth Venko dan Ann Brandt untuk mendiskusikan bagaimana meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem manajemen SDM/penggajian AOE. Elizabeth dan Ann menunjukkan bahwa merupakan hal yang mungkin untuk mendesain kembali berbagai aktivitas agar sistem penggajian dan manajemen SDM
1
berpadu. Ketika Anda membacabab ini, pikirkan tentang hubungan antara aktivitas manajemen SDM dan penggajian dan bagaimana database yang terpadu dapat membuat kedua fungsi tersebut lebih efisien dan efektif. PENDAHULUAN Siklus manajemen SDM/penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai. Berikut ini adalah tugas-tugas yang lebih penting: 1. Merekrut dan memperkerjakan pegawai baru 2. Melatih 3. Memberikan tugas pekerjaan 4. Memberikan kompensasi (penggajian) 5. Mengevaluasi kinerja 6. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat Sebagai tambahan, seperti yang didiskusikan dalam Bab 13, biaya penggajian juga dialokasikan ke produk dan departemen untuk digunakan dalam penetapan harga dan keputusan bauran produk. Tugas 1 dan 6 dilakukan sekali untuk setiap pegawai, sementara tugas 2 hingga 5 dilakukan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Di sebagian besar perusahaan, keenam aktivitas ini dipisahkan ke dalam dua sistem terpisah. Tugas keempat, memberikan kompensasi untuk pegawai, adalah fungsi utama sistem penggajian. Sistem manajemen SDM melakukan kelima tugas lainnya. Dalam banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dipisahkan secara organisasional: sistem manajemen SDM biasanya merupakan tanggung jawab direktur sumber daya manusia, sementara kontroler mengelola sistem penggajian. Fokus utama bab ini adalah sistem penggajian, karena sistem penggajian merupakan salah satu komponen terbesar dan terpenting dalam SIA. Sistem penggajian harus didesain untuk memenuhi peraturan pemerintah dan juga kebutuhan informasi
2
pihak manajemen. Catatan penggajian yang tidak lengkap atau salah tidak hanya mempersulit pengambilan keputusan, tetapi juga dapat mengakibatkan denda dan penahanan! Jadi, desain sistem penggajian yang efisien dan efektif adalah hal yang sangat penting. Akan tetapi, juga merupakan hal yang penting untuk memiliki sistem manajemen SDM yang didesain dengan baik. Pengetahuan dan keahlian para pegawai adalah aset vang berharga dan harus secara hati-hati dikelola, dikembangkan, dan dipelihara. Perusahaan membutuhkan sistem manajemen SDM yang efektif untuk membantu menugaskan pegawai yang tepat ke berbagai tugas dan untuk memfasilitasi pengawasan perkembangan berkelanjutan atas aset intelektual organisasi.
GAMBARAN UMUM Gambar
14-1
menyajikan
diagram
konteks
sistem
penggajian,
yang
memperlihatkan hubungannya dengan sistem manajemen SDM dan dengan bagian lain dari SIA. Gambar ini menunjukkan lima sumber utama input sistem penggajian. Departemen SDM memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan dan promosi. Para pegawai membuat perubahan dalam pengurangan diskresi (contohnya, kontribusi untuk rencana pensiun). Berbagai departemen kemudian memberikan data mengenai jam kerja pegawai yang sebenarnya. Lembaga pemerintah menyediakan tarif pajak dan instruksi untuk memenuhi persyaratan peraturan. Dalam cara yang hampir sama, perusahaan asuransi dan perusahaan lainnya memberikan instruksi untuk menghitung dan memotong berbagai pajak. Cek adalah output utama sistem penggajian. Para pegawai menerima cek gaji terpisah sebagai kompensasi atas layanan yang mereka berikan. Cek gaji dikirim ke bank untuk mentransfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening penggajian. Cek juga dibuat untuk lembaga pemerintah, perusahaan asuransi, dan 3
organisasi lainnya untuk memenuhi kewajiban perusahaan (contohnya, pajak, premi asuransi). Sebagai tambahan. sistem penggajian menghasilkan berbagai laporan, yang akan kita diskusikan kemudian untuk pemakaian internal dan eksternal. Para pegawai adalah aset organisasi yang paling berharga. Pengetahuan dan keahlian mereka mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang diberikan ke para pelanggan. Bahkan, di dalam organisasi jasa profesional, seperti kantor akuntan publik dan firma hukum, pengetahuan dan keahlian pegawai adalah komponen penting dalam produk perusahaan, dan biaya tenaga kerja mencerminkan beban utama yang terjadi untuk menghasilkan pendapatan. Bahkan di dalam perusahaan manufaktur, di mana tenaga kerja biasanya hanya mencerminkan sebagian dari total biaya langsung, para pegawai adalah penggerak biaya dalam hal kualitas kerja mereka mempengaruhi baik produktivitas keseluruhan maupun tingkat kecacatan produk. Jadi, bukanlah hal yang mengejutkan untuk menemukan bahwa beberapa analis saham meyakini bahwa sumber daya manusia perusahaan mungkin dapat bernilai beberapa kali lipat lebih besar dari nilai aset berwujudnya, seperti persediaan, properti, dan perlengkapan.
Gambar 14-1 Diagram konteks bagian penggajian dalam siklus manajemen SDM/penggajian Memang dari dulu SIA belum digunakan untuk mengukur atau melaporkan status sumber daya manusia sebuah perusahaan. Salah satu alasannya adalah aset yang
4
dilaporkan dalam laporan keuangan mencerminkan sumber daya yang dimiliki perusahaan, tetapi yang belum dikonsumsi. Namun, para pegawai tidak "dimiliki" oleh perusahaan. Akibatnya, nilai sumber daya manusia dahulu diakui ketika digunakan yang biasanya dicatat sebagai biaya gaji dan upah atau, dalam hal tenaga kerja langsung di perusahaan manufaktur, dimasukkan sebagai bagian dari biaya persediaan. Situasi ini mulai berubah. Perusahaan seperti Dow Chemical telah menciptakan posisi eksekutif baru dengan kedudukan sebagai direktur aset intelektual. Para eksekutif ini bertanggung jawab untuk mengukur dan mengembangkan sumber daya manuisia organisasi tersebut. Perusahaan lainnya, seperti Skandia Group, yang merupakan lembaga keuangan terbesar di Skandinavia, bahkan telah mulai memasukkan informasi sumber daya manusia ke dalam laporan tahunan mereka. Skandia membagi aset modal intelektual mereka ke dalam dua kategori: manusia dan struktural. Modal manusia adalah pengetahuan yang dimiliki para pegawai di Skandia, yang dapat ditingkatkan dan dikembangkan melalui pengangkatan tenaga kerja dan pelatihan. Modal intelektual struktural adalah pengetahuan yang telah didapat dan diimplementasikan dalam bentuk decision support system, expert system, atau database pengetahuan agar dapat disebarkan di seluruh organisasi. Direktur modal intelektual di Skandia yakin bahwa modal intelektual struktural bahkan lebih bernilai daripada modal intelektual manusia, karena modal intelektual struktural tidak akan berhenti atau bekerja untuk pesaing dan dapat digunakan berkali-kali. Mengakui nilai pengetahuan dan keahlian pegawai menekankan biaya sesungguhnya yang berkaitan dengan banyaknya tingkat pergantian pegawai. Para ahli memperkirakan bahwa, rata-rata, biaya yang berkaitan dengan penggantian seorang pegawai adalah 1,5 kali dari gaji tahunan pegawai tersebut. Jadi, organisasi yang mengalami tingkat pergantian pegawai di bawah rata-rata industri akan mendapat penghematan biaya yang besar jika dibandingkan dengan para pesaing yang memiliki 5
tingkat pergantian pegawai yang tinggi. Tentu saja, beberapa pergantian pegawai akan selalu terjadi dan bahkan diinginkan. Contohnya, organisasi konsultasi profesional secara tradisional mendorong pergantian pegawai pada tingkat tertentu karena mereka yakin bahwa hal tersebut akan memberikan sumber ide baru yang penting. Kuncinya adalah mengendalikan dan mengelola tingkat pergantian pegawai. Pergantian pegawai sangat penting untuk dipahami dan dikelola. Moral dan sikap pegawai dapat secara signifikan mempengaruhi kinerja keuangan organisasi. Contoh-contoh
ini
menggarisbawahi
pentingnya
mengelola
dan
mengembangkan modal intelektual serta sumber daya manusia secara efektif. Agar dapat melakukan hal ini, SIA harus didesain untuk melakukan lebih banyak hal daripada hanya mencatat data waktu dan kehadiran serta mempersiapkan cek gaji. Sebagai gantinya, sistem penggajian lurus diintegrasikan dengan sistem manajemen SDM agar pihak manajemen memiliki akses yang mudah tidak hanya ke data mengenai biaya yang berkaitan dengan pegawai, tetapi juga mengenai keahlian dan pengetahuan pegawai. Bagian selebihnya dari bab ini diatur berdasarkan tiga fungsi dasar yang diberikan oleh SIA dalam siklus manajemen SDM/penggajian: pemrosesan data transaksi mengenai aktivitas pegawai, penjagaan aset organisasi, dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan. Bab ini dimulai dengan menjelaskan aktivitas dasar dalam siklus penggajian. Kemudian, dibahas tujuan pengendalian siklus manajemen SDM/penggajian dan menjelaskan prosedur pengendalian yang dapat diaplikasikan untuk mengurangi potensi ancaman utama dalam siklus ini. Bab ini diakhiri dengan pembahasan mengenai keputusan penting dalam siklus manajemen SDM/penggajian dan mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan tersebut. Bagian ini menyajikan model data yang memenuhi kebutuhan informasi tersebut dan dengan secara efektif mengintegrasikan data penggajian dengan informasi manajemen SDM lainnya. 6
AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN Gambar 14-2 menunjukkan tujuh aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch, karena (1) cek gaji dibuat secara periodik (mingguan, dua mingguan, atau bulanan) dan (2) sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.
Gambar 14-2 DFD level 0 Siklus Penggajian Gambar 14-3 memperlihatkan sistem manajemen SDM/penggajian berorientasi batch seperti yang digunakan di AOE. Kita akan merujuk pada Gambar 14-3 ketika mendiskusikan tentang berbagai aktivitas yang diperlihatkan dalam Gambar 14-2.
7
Gambar 14-3 Bagan alir manajemen SDM/penggajian
8
Perbarui File Induk Penggajian Aktivitas pertama dalam siklus manajemen SDM/penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi (lingkaran 1.0 dalam Gambar 14-2). Departemen manajemen SDM memberikan informasi ini. Walaupun penggajian diproses dalam bentuk batch, Gambar 14-3 memperlihatkan bahwa departemen manajemen SDM memiliki akses on-line untuk membuat perubahan-perubahan ini pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat, seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian. Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya. Akan tetapi, Catatan tentang pegawai yang berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun, termasuk formulir W-2, mcmbutuhkan data mengenai semua pegawai yang pemah bekerja untuk organisast tersebut sepanjang tahun terkait.
Perbarui Tarif dan Pemotongan Pajak Aktivitas kedua dalam siklus manajemen SDM/penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnva (lingkaran 2.0 dalam Gambar 14-2). Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
9
Validasi Data Waktu dan Kehadiran Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai (lingkaran 3.0 dalam Gambar 14-2). Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
Skema pembayaran Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Kartu waktu juga mencantumkan total jam kerja yang digunakan selama suatu periode pembayaran. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 14-3, semakin banyak penggunaan mesin pencatat waktu elektronis untuk menggantikan kartu waktu dari kertas. Seperti yang dibahas dalam Bab 13, perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu waktu kerja untuk mencatat data rinci mengenai bagaimana pegawai menggunakan waktu mereka (yaitu, pekerjaan apa yang mereka lakukan). Data tersebut digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara berbagai departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi. Para profesional di dalam organisasi jasa seperti kantor akuntan, firma hukum, dan konsultan, dengan cara yang hampir sama akan menelusuri waktu yang mereka habiskan dalam melakukan berbagai tugas. Data ini digunakan untuk secara akurat membebankan tagihan ke para klien. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap (contohnya para manajer dan staf profesional), jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu. Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan mengawasi kehadiran mereka dalam suatu pekerjaan. Para pegawai bagian pemasaran dibayar baik berdasarkan komisi murni maupun dengan gaji ditambah komisi. Hal ini membutuhkan kehati-hatian para
10
pegawai tersebut untuk mencatat jumlah penjualan mereka. Sebagai tambahan, beberapa pegawai penjualan diberi bonus karena dapat melebihi target. Perusahaan di Amerika Serikat makin memperluas insentif bonus ke para pegawai selain pegawai penjualan, untuk memotivasi produktivitas yang lebih besar dan kualitas kerja yang lebih baik. Contohnya, Nucor Corporation, salah satu produsen baja terbesar di Amerika Serikat, membayar para pekerja bajanya berdasarkan tarif per jam yang ditetapkan sekitar 60 persen dari rata-rata industri, ditambah bonus berdasarkan jumlah ton baja yang mereka hasilkan dan kirimkan. Banyak perusahaan juga menawarkan kepada para pegawai non eksekutif mereka opsi saham. Dengan melakukan hal ini, perusahaan-perusahaan tersebut menyatakan bahwa para pegawai termotivasi untuk secara aktif mencari cara memperbaiki layanan dan memotong biaya agar nilai paket kompensasi mereka meningkat. Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus didesain secara baik dengan tujuan yang realistis dan dapat dicapai agar dapat secara objektif diukur. Penting untuk diingat bahwa tujuan tersebut harus sejalan dengan tujuan perusahaan dan bahwa para manajer mengawasi tujuan tersebut untuk memastikan bahwa tujuan tersebut masih sesuai. Tentu saja, skema pembayaran insentif yang didesain secara kurang baik dapat menghasilkan perilaku yang tidak diinginkan. Contohnya, Sears Automotive mengalami pengaruh negatif yang tidak diharapkan karena meng-implementasikan rencana insentif baru pada awal era 1990-an dengan membayar montir mereka berdasarkan komisi atas jumlah suku cadang yang dijual serta jumlah jam kerja yang dihabiskan. Tujuannya adalah memfokuskan perhatian pegawai atas bagaimana usaha mereka mempengaruhi laba perusahaan. Akan tetapi, hasilnya adalah skandal karena adanya tuduhan bahwa para pegawai Sears menyarankan perbaikan yang tidak perlu untuk meningkatkan bayaran mereka 11
sendiri. Tuduhan tersebut mengurangi kepercayaan publik pada Sears Automotive dan mengarah pada pendapatan yang lebih rendah. Dengan hati-hati, Sears akhirnya meninggalkan skema insentif ini.
Peluang untuk menggunakan teknologi informasi Gambar 14-3 menunjukkan bagaimana pemrosesan penggajian dapat dibuat lebih efisien dengan cara mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas. Hal ini dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan, verifikasi, dan akhirnya memasukkan data waktu serta kehadiran pegawai secara manual. Contohnya, pembaca kartu dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu kerja para pegawai bagian produksi. Data tersebut kemudian secara otomatis dimasukkan ke dalam sistem pemrosesan penggajian. Dalam cara yang hampir sama, mesin pencatat waktu elektronis dapat mengirimkan data waktu serta kehadiran langsung ke program pemrosesan penggajian.
Seperti
yang
dibahas
dalam
Bab
13,
AOE
sedang
berencana
mengimplementasikan teknik ini untuk mengotomatiskan pengumpulan data waktu dan kehadiran bagi para pekerja pabriknya. Prosedur yang hampir sama dapat digunakan untuk para pegawai jasa profesional. Contohnya, pegawai layanan internal di AT&T menggunakan telepon sentuh-bunyi untuk memasukkan waktu yang dihabiskan dalam melakukan berbagai tugas, hingga meniadakan penggunaan kartu waktu kerja dari kertas. Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk memverifikasi akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan.
12
Mempersiapkan Penggajian Langkah keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian (lingkaran 4.0 dalam Gambar 14-2). Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
Prosedur Gambar 14-3 menunjukkan langkah-langkah dalam memproses penggajian. Pertama, file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan yang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan (langkah ini tidak ditunjukkan dalam Gambar 14-3). File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam yang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran. Contohnya, para pegawai penerima gaji yang dibayar bulanan akan menerima satu-per-duabelas dari gaji tahunan mereka setiap periode pembayaran. Selanjutnya,
semua
potongan
penggajian
akan
dijumlah
dan
totalnya
dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum: potongan untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela.
13
Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pensiun; premi asuransi jiwa, kesehatan dan cacat; iuran serikat pekerja; dan kontribusi untuk berbagai amal. Pada saat gaji bersih didapat, field jumlah hingga tahun ini untuk gaji kotor, potongan dan gaji bersih di dalam catatan pegawai untuk file induk penggajian akan diperbarui. Memelihara catatan pendapatan kumulatif yang akurat adalah hal yang penting, untuk dua alasan. Pertama, pengurangan untuk pajak jaminan sosial dan potongan lainnya memiliki batas, perusahaan harus mengetahui kapan meniadakan potongan untuk setiap pegawai. Kedua, informasi ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa jumlah yang sesuai untuk pajak dan potongan lainnya, dikirim ke lembaga pemerintahan, perusahaan asuransi, dan organisasi lainnya. Informasi ini juga harus dimasukkan ke dalam berbagai laporan yang disimpan untuk lembaga-lembaga tersebut. Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Gambar 141 memberikan contoh mengenai kedua laporan ini (yang tidak perlu dicetak di kertas). Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori. Ketika setiap transaksi diproses, sistem tersebut juga mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun buku besar terkait dengan memeriksa kode dalam catatan kartu waktu kerja. Sistem tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga semua catatan penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini, bersama dengan 14
jumlah total untuk kolom di slip gaji, merupakan dasar untuk entri jurnal ringkasan, yang dimasukkan ke dalam buku besar setelah semua cek gaji dicetak. Tabel 14-1 menjelaskan beberapa laporan tambahan yang dihasilkan oleh sistem penggajian. Tabel 14-1 Contoh Laporan Siklus Manajemen SDM/Penggajian
Membayar Gaji Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai (lingkaran 5.0 dalam Gambar 14-2). Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran secara tunai, kedua metode ini memberikan cara untuk rrtendokumentasikan jumlah gaji yang dibayar.
Prosedur Gambar 14-3 menunjukkan bahwa begitu cek gaji dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian utang usaha untuk ditinjau dan disetujui. Voucher pengeluaran
15
kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik dari rekening bank reguler organisasi. Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah harus digunakan. Hal ini akan membatasi paparan kerugian perusahaan dalam jumlah kas dalam rekening penggajian yang terpisah. Voucher pengeluaran dan daftar penggajian kemudian dikirim ke kasir. Kasir akan meninjau daftar penggajian dan voucher pengeluaran, serta kemudian membuat dan menandatangani sebuah cek untuk mentransfer dana ke rekening bank untuk penggajian
perusahaan.
Kasir
tersebut
juga
meninjau, menandatangani,
dan
menyebarkan cek gaji. Jadi, tugas mensahkan dan mencatat transaksi penggajian dipisahkan dari penyebaran cek gaji yang sesungguhnva. Kasir tersebut akan segera menyimpan kembali cek gaji yang tidak diklaim ke dalam rekening bank milik perusahaan. Guna mencegah pembuatan dan penyebaran cek gaji palsu, sebuah daftar cek gaji yang tidak diklaim akan dikirim ke departemen audit internal untuk diselidiki lebih jauh. Daftar penggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian penggajian, tempat daftar tersebut dimasukkan ke dalam file berdasarkan tanggal bersama dengan kartu waktu dan kartu waktu kerja. Voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi, yang akan menggunakannya untuk memperbarui buku besar.
Peluang efisiensi: setoran langsung Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Sistem penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran 16
gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah catatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. File-file ini dikirim secara elektronis, dengan menggunakan EDI, ke setiap bank yang terlibat. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran langsung meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut. Setoran langsung memberi penghematan bagi perusahaan dengan meniadakan biaya pembelian, pemrosesan, dan penyebaran cek kertas. Hal ini juga mengurangi biaya bank dan pengiriman. Penghematan ini sebagian diimbangi dengan hilangnya pengambangan dana, yaitu penggunaan dana oleh perusahaan antara waktu cek ditarik dan ketika mereka dimasukkan ke bank untuk pembayaran. Akan tetapi, penghematan yang berhubungan dengan setoran langsung biasanya melebihi biayanya. Akibatnya, sebagian besar perusahaan kini menawarkan para pegawai mereka pilihan untuk pembayaran melalui setoran langsung dan mendorong mereka untuk memilih bentuk pembayaran ini.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung (lingkaran 6.0 dalam Gambar 14-2). Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Surat edaran E, Employer's Tax Guide, yang diterbitkan oleh IRS, memberikan instruksi terinci mengenai kewajiban perusahaan untuk menahan dan mengirimkan pajak penghasilan serta untuk mengisi berbagai laporan.
17
Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan Negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai. Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk pengobatan dan kontribusi pensiun, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan. Rencana-rencana ini kadang kala disebut sebagai rencana kompensasi gaya kafetaria karena mereka menawarkan sebuah menu pilihan. Terakhir, banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua. Menyediakan layanan dan kompensasi tambahan ini meningkatkan permintaan atas sistem manajemen SDM/penggajian perusahaan. Contohnya, pegawai MSDM sebuah perusahaan besar dengan ribuan pegawai dapat menghabiskan banyak waktu hanya untuk menjawab pertanyaan tentang rencana 401 (k). Lagipula, pegawai ingin dapat membuat perubahan dalam keputusan investasi mereka secara tepat waktu. Organisasi dapat memenuhi permintaan pegawai untuk layanan semacam ini tanpa meningkatkan
biaya,
dengan
cara
memberikan
akses
ke
informasi
penggajian/manajemen SDM dalam intranet perusahaan.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai (lingkaran 7.0 dalam
18
Gambar 14-2). Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.
Pilihan Pemrosesan: Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Tenaga Kerja Dalam usaha
untuk mengurangi biaya,
banyak
organisasi melakukan
outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja. Biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian untuk setiap klien mereka dan melakukan aktivitas pemrosesan penggajian seperti yang dijelaskan dalam bagian ini. Organisasi tenaga kerja (professional employer organization—PEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan layanan manajemen SDM, seperti desain kompensasi dan administrasi pegawai. Oleh karena mereka memberikan jasa dalam lingkup yang lebih sempit, biro jasa penggajian biasanya lebih murah daripada PEO. Ketika organisasi melakukan outsourcing untuk pemrosesan penggajian, mereka mengirim data waktu dan kehadiran ke biro jasa penggajian atau PEO, serta informasi mengenai perubahan personel, pada setiap akhir periode pembayaran. Biro jasa penggajian atau PEO kemudian menggunakan data tersebut untuk membuat cek gaji, slip gaji, dan daftar penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga secara periodik menghasilkan formulir W-2 untuk pegawai dan laporan lainnya yang berhubungan dengan pajak. Biro jasa penggajian dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil hingga menengah karena alasan-alasan berikut ini:
19
• Menurunkan biaya. Biro jasa penggajian dan PEO mendapatkan keuntungan dari economic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan. Mereka dapat membebankan tagihan yang lebih murah daripada biaya untuk melakukan penggajian sendiri. Biro jasa penggajian atau PEO juga menghemat uang karena meniadakan perlunya mengembangkan dan memelihara keahlian yang dibutuhkan untuk mematuhi aturan pajak yang terus berubah. • Kompensasi
yang
lebih
luas.
PEO
mengumpulkan
biaya
untuk
mengadministrasikan kompensasi bagi semua klien mereka. Akibatnya, PEO memungkinkan perusahaan yang lebih kecil untuk menawarkan kompensasi sama luasnya dengan yang disediakan oleh perusahaan besar pada umumnya. • Membebaskan sumber daya komputer. Biro jasa penggajian atau PEO meniadakan satu atau lebih aplikasi SIA (penggajian dan manajemen kompensasi). Sumber daya komputer yang bebas tersebut kemudian dapat digunakan untuk meningkatkan pelayanan di area lainnya, seperti entri pesanan penjualan. Oleh karena dasar keunggulan kompetitif makin bergantung pada keahlian dan pengetahuan para pegawai, pengelolaan yang efektif dan efisien atas fungsi penggajian dan manajemen SDM menjadi makin penting. Jadi, seperti yang ditunjukkan dalam Fokus 4-2, konsultasi SDM mewakili niche yang secara potensial menguntungkan untuk kantor akuntan pubik kecil dan menengah.
TUJUAN PENGENDALIAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR Fungsi utama kedua dari SIA dalam siklus manajemen SDM/penggajian adalah menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini: 1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar. 20
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid. 3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat. 4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat. 5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi. 6. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian. 7. Aktivitas siklus manajemen SDM/penggajian dilakukan secara efisien dan efektif. Berbagai dokumen dan catatan (contohnya, kartu waktu, daftar penggajian) yang dijelaskan dalam bagian sebelumnya, memainkan peranan penting dalam mencapai tujuan-tujuan ini. Dokumen sederhana yang mudah dilengkapi dengan instruksi yang jelas akan memfasilitasi pencatatan transaksi penggajian yang akurat dan efisien. Pengendalian aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan field (format), akan makin meningkatkan akurasi entri data ketika menggunakan dokumen elektronis. Memberikan ruang dalam dokumen kertas maupun elektronis untuk mencatat siapa yang melengkapi dan siapa yang meninjau formulir tersebut akan memberikan bukti bahwa transaksi tersebut telah diotorisasi dengan benar. Pemberian nomor tercetak ke semua dokumen akan memfasilitasi pemeriksaan bahwa semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses ke program yang membuat dokumen dan, jika dokumen kertas masih digunakan, ke dokumen kosong, akan mengurangi risiko transaksi yang tidak sah. Tabel 14-2 mencantumkan ancaman-ancaman utama dalam siklus manajemen SDM/penggajian dan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman-ancaman tersebut. Oleh karena setiap perusahaan, apa pun lini bisnisnya, menghadapi ancaman-ancaman ini, merupakan hal yang penting untuk memahami cara bagaimana SIA dapat didesain sebaik mungkin agar dapat mengatasi ancamanancaman tersebut. 21
Tabel 14-2 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Penggajian/Manajemen SDM Proses/ Aktivitas Pengontrakan atau perekrutan karyawan
Pemrosesan penggajian
Umum
Ancaman
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
1.
Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk
2.
Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
3.
Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi.
4.
Data waktu yang tidak akurat
5.
Pemrosesan penggajian yang tidak akurat
6.
Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
7.
Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
8.
Kinerja yang kurang baik
22
Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi, dan riwayat hidup. Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan; pelatihan perkembangan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan Pemisahan tugas: data SDM vs penggajian dan distribusi cek gaji; pengendalian akses; tinjauan atas semua perubahan. Otomatisasi pengumpulan data; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data waktu kerja Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya; rekening kliring penggajian; tinjauan peraturan IRS. Setoran langsung; distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji yang tidak diklaim; akses terbatas ke cek gaji kosong; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji; penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian, yang dipelihara sebagai dana tetap. Prosedur pembuatan cadangan; rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis; enkripsi data Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat
Ancaman 1: Mempekerjakan Pegawai yang Tidak Berkualifikasi atau Penipu Mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki kualifikasi dapat meningkatkan beban produksi dan mempekerjakan pegawai penipu dapat mengakibatkan pencurian aset. Kedua masalah tersebut paling baik diatasi melalui prosedur mempekerjakan pegawai yang memadai. Kualifikasi keahlian untuk setiap posisi yang lowong harus dinyatakan dengan jelas dalam laporan pengendalian posisi. Para kandidat harus diminta untuk menandatangani sebuah pernyataan di formulir lamaran 'pekerjaan yang mengkonfirmasikan akurasi informasi yang diserahkan dan memberikan persetujuan mereka untuk pemeriksaan latar belakang yang menyeluruh atas data dan riwayat pekerjaan mereka. Merupakan hal yang sangat penting untuk memverifikasi keahlian dan referensi pelamar pekerjaan, termasuk gelar sarjana yang diraih, karena penelitian menunjukkan bahwa hampir 30 persen resume berisi informasi palsu atau yang dilebih-lebihkan. Merupakan hal yang juga penting untuk memverifikasi posisi pekerjaan dari orang-orang yang terdaftar sebagai referensi. Terakhir, ketika akan mempekerjakan tenaga kerja untuk posisi yang melibatkan akses ke data keuangan dan aset, mungkin akan lebih baik untuk mengontrak perusahaan yang dapat melakukan pemeriksaan latar belakang secara menyeluruh untuk memverifikasi bahwa pelamar tersebut tidak memiliki catatan kriminal sebelumnya. Akan tetapi, sebelum melakukan pemeriksaan latar belakang, biasanya perlu mendapatkan izin tertulis dari pelamar untuk melakukan hal tersebut.
Ancaman 2: Pelanggaran Hukum Ketenagakerjaan Pemerintah menjatuhkan penalti yang berat bagi perusahaan yang melanggar ketetapan dalam hukum ketenagakerjaan. Sebagai tambahan, organisasi juga dapat menjadi objek tuntutan sipil oleh korban tuduhan akibat diskriminasi dalam pekerjaan. Dalam kasus ini, prosedur pengendalian yang terbaik adalah secara hati-hati
23
mendokumentasikan semua tindakan untuk beriklan, melakukan perekrutan, dan mempekerjakan pegawai baru, untuk menunjukkan kesesuaian dengan peraturan pemerintah yang berlaku. Pelatihan berkelanjutan untuk tetap mengikuti hukum ketenagakerjaan yang terbaru juga merupakan hal yang penting.
Ancaman 3: Perubahan Tanpa Otorisasi atas File Induk Penggajian Perubahan tanpa otorisasi atas file induk penggajian dapat mengakibatkan kenaikan biaya jika upah, gaji, komisi, atau tarif dasar lainnya yang digunakan untuk menetapkan kompensasi pegawai dipalsukan. Masalah ini dapat menghasilkan laporan yang tidak akurat atas biaya tenaga kerja yang kemudian akan mengarah pada keputusan yang salah. Pemisahan tugas yang tepat adalah prosedur pengendalian utama untuk mengatasi ancaman ini. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 14-3, hanva departemen
MSDM
yang
dapat
memperbarui file
induk
penggajian
untuk
pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, peningkatan gaji, dan promosi. Para pegawai departemen MSDM sebaliknya tidak terlibat secara langsung dalam pemrosesan penggajian atau distribusi cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang memiliki akses ke cek gaji, membuat pegawai fiktif atau mengubah tingkat gaji, dan kemudian mengambil cek palsu tersebut. Sebagai tambahan, semua perubahan dalam file induk penggajian harus ditinjau dan disetujui oleh orang lain selain
dari
pegawai
yang
merekomendasikan
perubahan
tersebut.
Biasanya,
persetujuan semacam ini melibatkan pembacaan dan penandatanganan dokumen transaksi. Bagi perubahan yang diproses melalui terminal on-line, sistem tersebut harus didesain untuk memverifikasi identitas dan otoritas orang yang melakukan serta menyetujui permintaan. Laporan yang mendokumentasikan perubahan ini harus dikirim ke setiap supervisor departemen untuk ditinjau.
24
Mengendalikan akses ke sistem penggajian juga merupakan hal yang penting. Bahkan, di dalam lingkungan database, pengendalian akses merupakan hal mendasar karena banyak fungsi yang sebelumnya terpisah kini dilakukan hanya oleh sistem tersebut. Sistem tersebut harus diprogram untuk membandingkan ID dan password pemakai, dengan matriks pengendalian akses yang (1) menetapkan tindakan apa yang dapat dilakukan oleh pegawai, dan (2) mengkonfirmasikan file apa yang dapat diakses pegawai. Contohnya, staf administrasi bagian penggajian tidak boleh mendapat izin untuk mengubah tingkat gaji pegawai.
Ancaman 4: Data Waktu yang Tidak Akurat Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran dapat menghasilkan peningkatan biaya tenaga kerja dan laporan biaya tenaga kerja yang salah. Lagipula, ketidakakuratan dapat merusak moral pegawai (apabila cek gaji salah atau hilang) atau mengakibatkan pembayaran untuk layanan tenaga kerja yang tidak dilakukan. Otomatisasi dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang tidak disengaja dalam data waktu. Pembaca kartu dan pemindai kode garis dapat digunakan untuk mengumpulkan data mengenai waktu dan kehadiran pegawai dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. Apabila pemakaian mereka tidak mungkin dilakukan, terminal on-line harus digunakan. Program entri data harus meliputi pemeriksaan edit berikut ini: • Pemeriksaan field untuk data numeris dalam field nomor pegawai dan jam kerja yang digunakan • Pemeriksaan batas atas field jam kerja yang digunakan • Pemeriksaan atas nomor pegawai Pemisahan tugas yang tepat dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang disengaja. Seperti yang dijelaskan sebelumnva, hanya seseorang yang tidak secara
25
langsung terlibat dalam pemrosesan penggajian dapat membuat perubahan atas file induk penggajian. Selanjutnya, supervisor terkait harus menyetujui semua perubahan semacam ini. Data mesin pencatat waktu, digunakan untuk menghitung penggajian, serta juga digunakan untuk merekonsiliasi data kartu waktu kerja, yang digunakan untuk perhitungan biaya dan tujuan manajerial, oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut. Total waktu yang dihabiskan untuk semua tugas, seperti yang dicatat dalam kartu waktu kerja, seharusnva tidak melebihi waktu kehadiran yang ditunjukkan dalam kartu waktu pegawai. Sebaliknva, semua waktu yang digunakan untuk bekerja seharusnva dimasukkan ke dalam kartu waktu kerja. Guna memastikan validitas data tersebut, supervisor pegawai harus menyetujui kartu waktu dan kartu waktu kerja.
Ancaman 5: Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat Kompleksitas pemrosesan penggajian, terutama berbagai syarat peraturan perpajakan, memperbesar kemungkinan orang melakukan kesalahan. Kesalahan tentu saja dapat merusak moral pegawai, terutama apabila cek gaji terlambat. Selain timbulnya catatan dan laporan biaya penggajian yang salah, kesalahan pemrosesan dapat mengarah pada penalti apabila kesalahan tersebut mengakibatkan kegagalan untuk mengirimkan jumlah pajak penghasilan yang harus dibayar ke pemerintah. Begitu pula kegagalan untuk secara akurat menilai potongan atas upah pegawai dan mengirimkan dana tersebut ke pihak terkait juga dapat mengarah pada penalti keuangan. Tiga jenis prosedur pengendalian berikut ini dapat digunakan untuk mengatasi ancaman kesalahan penggajian:
26
1. Total batch. Bahkan sistem manajemen SDM/penggajian canggih sekalipun akan tetap menggunakan pemrosesan batch untuk penggajian. Akibatnya, total batch harus dihitung pada saat entri data dan kemudian diperiksa ulang dengan jumlah total yang dihitung selama tiap tahap pemrosesan. Total lain-lain atas nomor pegawai, contohnva, sangatlah berguna. Apabila total lain-lain yang asli dan total dalam proses selanjutnya sesuai, berarti (1) semua catatan penggajian telah diproses, (2) input data akurat, dan (3) tidak ada kartu waktu palsu yang dimasukkan selama pemrosesan. 2. Pemeriksaan silang atas daftar penggajian. Total pada kolom gaji bersih harus sama dengan total gaji kotor dikurangi total potongan. 3. Rekening kliring penggajian. Rekening kliring penggajian adalah akun buku besar yang digunakan dalam proses dua tahap untuk memeriksa akurasi dan kelengkapan biaya gaji dan alokasi mereka wing selanjutnya ke pusat biaya yang terkait. Pertama, akun pengendali penggajian didebit sejumlah gaji kotor; kas dikredit sejumlah gaji bersih, dan berbagai pengurangan dikredit ke akun kewajiban terpisah. Kedua, proses akuntansi biaya mendistribusikan biaya tenaga kerja ke berbagai kategori biaya dan mengkredit akun pengendali penggajian sejumlah total alokasi tersebut. Jumlah yang dikredit dari akun pengendali penggajian harus sama dengan jumlah yang sebelumnya didebit ketika gaji bersih dan berbagai pengurangan dicatat. Pemeriksaan internal khusus ini disebut sebagai pemeriksaan saldo nol, karena akun. pengendali penggajian harus sama dengan nol ketika kedua ayat dimasukkan. Status pajak pekerja harus diklasifikasi dengan tepat sebagai pegawai atau kontraktor independen, karena kesalahan klasifikasi dapat mengakibatkan perusahaan berutang pajak, bunga, dan bahkan penalti. Isu ini sering kali muncul ketika para manajer departemen mencoba mengakali penghentian kontrak tenaga kerja umum dengan menggunakan kontraktor independen. Departemen MSDM harus selalu 27
meninjau keputusan apa pun untukmengontrak tenaga kerja sementara atau bantuan dari luar. IRS memberikan daftar pertanyaan yang dapat digunakan untuk menetapkan apakah seorang pekerja harus diklasifikasikan sebagai pegawai atau sebagai kontraktor independen.
Ancaman 6: Pencurian atau Distribusi Cek Gaji Palsu Ancaman utama lainnya adalah pencurian cek gaji atau penerbitan cek gaji ke pega fiktif atau yang telah diberhentikan. Hal ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya dan hilangnya kas. Pemisahan tugas yang tepat berkaitan dengan pembuatan dan distribusi cek gaji dapat mengurangi risiko ancaman ini.
Pengendalian penulisan cek penggajian Pengendalian yang berhubungan dengan pengeluaran kas lainnya, seperti yang didiskusikan dalam Bab 12, juga dapat diterapkanke penggajian: •
Akses ke cek penggajian kosong dan mesin penandatangan cek harus dibatasi.
•
Semua cek penggajian harus diurutkan dengan nomor tercetak dan secara periodik dihitung.
•
Kasir harus menandatangani semua cek penggajian jika dilengkapi dengan dokumen yang tepat (daftar penggajian dan voucher pengeluaran).
•
Orang yang independen dari proses penggajian harus merekonsiliasi rekening bank untuk penggajian. Dengan membatasi jumlah total kas yang berisiko, rekening bank penggajian
terpisah memberikan perlindungan tambahan atas pemalsuan atau perubahan. Rekening ini harus dioperasikan sebagai dana tetap; yaitu jumlah cek vang ditulis untuk mengisi kembali dana tersebut, harus sama dengan jumlah gaji bersih untuk periode tersebut. Jadi, ketika semua cek gaji telah diuangkan, rekening penggajian
28
harus memiliki saldo nol. Rekening giro penggajian terpisah juga mempermudah untuk mendeteksi cek palsu ketika rekening tersebut direkonsiliasi.
Pengendalian distribusi cek gaji Seseorang
vang
tidak
mengotorisasi
atau
mencatat
penggajian
harus
mendistribusikan semua cek gaji. Guna melihat mengapa pemisahan tugas begitu penting, anggaplah bahwa orang tersebut bertanggung jawab untuk mempekerjakan dan memberhentikan pegawai, serta juga mendistribusikan cek gaji. Kombinasi tugas ini akan memungkinkan orang tersebut untuk tanpa merasa bersalah lupa melaporkan pemberhentian pegawai dan selanjutnva mengambil cek gaji pegawai tersebut di masa mendatang. Mensyaratkan agar orang yang mendistribusikan cek gaji secara meyakinkan mengidentifikasi setiap orang yang mengambil cek gaji tersebut, memberikan pengendalian tambahan atas distribusi cek gaji. Selain itu, departemen audit internal harus mengamati, secara periodik, proses distribusi cek gaji. Prosedur khusus harus digunakan untuk menangani cek gaji yang tidak diklaim karena cek tersebut menunjukkan kemungkinan adanya masalah, seperti pegawai fiktif atau yang telah diberhentikan. Cek gaji yang tidak diklaim harus dikembalikan ke kasir agar dapat segera disimpan kembali. Cek tersebut harus ditelusuri kembali ke catatan waktu dan dicocokkan dengan file induk pegawai untuk memverifikasi bahwa cek tersebut benar-benar sah.
Ancaman 7: Kehilangan atau Pengungkapan Data Tanpa Otorisasi Database manajemen SDM/penggajian adalah sumber daya berharga yang harus dijaga dari kehilangan atau kehancuran. Melindungi privasi data pegawai juga merupakan hal yang penting. Contohnya, moral bisa rusak jika pegawai mengetahui
29
gaji pegawai lainnya. Selanjutnya, pengungkapan tanpa otorisasi atas data evaluasi kinerja dapat mengakibatkan organisasi tersebut dituntut. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan tanpa otorisasi data penggajian adalah menggunakan password dan pengendalian keamanan fisik untuk membatasi akses hanya ke orang-orang yang berhak. Enkripsi memberikan pengendalian tambahan dengan membuat informasi manajemen SDM/penggajian tidak dapat diamati oleh seseorang yang berhasil mendapatkan akses tidak sah ke file induk penggajian. Biro layanan penggajian atau PEO juga dapat mengurangi ancaman ini. Prosedur pembuatan cadangan dan pemulihan dari bencana memberikan pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko hilangnva data penggajian. Baik label file internal maupun ekstemal harus digunakan untuk memastikan bahwa database tersebut tidak dengan sengaja dihapus atau diproses oleh program yang salah. Dua kopi cadangan atas file induk penggajian dan file transaksi terakhir harus dibuat; satu harus disimpan di lokasi, sedangkan yang lainnya di luar lokasi kantor.
Ancaman 8: Kinerja yang Kurang Baik Ancaman umum dalam proses penggajian/manajemen SDM adalah kineija pegawai yang tidak efisien dan efektif. Membuat dan meninjau laporan kinerja adalah cara yang efektif untuk menangani ancaman ini, terutama bagi para pegawai yang bekerja di rumah. Pengawasan hati-hati atas produktivitas para pegawai ini penting untuk memastikan bahwa mereka benar-benar menggunakan jam yang dibayar untuk bekerja dan bahwa mereka tidak sambil menjalankan bisnis pribadi, dengan menggunakan aset yang disediakan perusahaan. Pengawasan semacam ini juga penting untuk memastikan bahwa para pegawai yang bekerja di rumah tidak menggunakan sumber daya komputer yang disediakan perusahaan dengan tidak benar (contohnva,
30
membuat Web site pornografi, mengirim atau meneruskan e-mail yang tidak benar, atau menyimpan serta menggunakan salinan software bajakan). Pelatihan adalah hal vang penting untuk memastikan bahwa para pegawai bagian penggajian dan manajemen SDM tetap mengetahui perkembangan terakhir atas hukum ketenagakerjaan dan pajak. Fungsi manajemen SDM harus mengawasi pelatihan semua pegawai untuk membanfu organisasi memaksimalkan efisiensi dan efektivitas semua proses bisnisnya. Menelusuri pengetahuan dan keahlian pegawai serta mendapatkan pengetahuan tersebut agar dapat dibagi di seluruh perusahaan juga dapat memberikan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Akan tetapi, sifat model data yang menyimpan dan memelihara data penggajian dan manajemen SDM menetapkan seberapa mudah untuk mencapai manajemen pengetahuan semacam ini.
KEPUTUSAN-KEPUTUSAN PENTING, KEBUTUHAN INFORMASI, DAN MODEL DATA Telah dibahas bagaimana SIA dapat memenuhi fungsi-fungsi pemrosesan transaksi penggajian dan memberikan pengendalian untuk menjaga aset. Fungsi ketiga dari SIA dalam siklus penggajian/manajemen SDM adalah memberikan informasi untuk mengelola aktivitas bisnis. Sistem penggajian tradisional didesain terutama untuk memenuhi kebutuhan pembuat keputusan eksternal. Investor, kreditor, dan berbagai lembaga pemerintahan, biasanya puas dengan informasi mengenai biaya gaji periodik perusahaan. Akan tetapi, mendesain sistem penggajian untuk memenuhi kebutuhan pemakai eksternal tidak menjamin dihasilkannya semua informasi yang dibutuhkan pihak manajemen untuk menggunakan dan mengembangkan sumber daya manusia perusahaan. Sebagai gantinya, sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnva agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini:
31
•
Kebutuhan pegawai di masa mendatang. Berapa banyak pegawai yang dibutuhkan lima tahun mendatang agar dapat mencapai rencana strategis perusahaan? Keahlian apa sajakah yang kurang? Keahlian apa sajakah yang terlalu banyak? Seberapa efektif pelatihan program saat ini dalam memelihara dan memperbaiki tingkat keahlian pegawai?
•
Kinerja pegawai. Pegawai manakah yang harus dipromosikan atau menerima kenaikan gaji? Siapa yang harus diberhentikan? Apakah kinerja keseluruhan meningkat atau menurun? Apakah terlalu banyak pergantian pegawai? Apakah keterlambatan atau ketidakhadiran menjadi masalah?
•
Moral pegawai. Berapakah tingkat keseluruhan moral pegawai dan kepuasan bekerja? Bagaimana skema kompensasi dapat digunakan untuk memperbaiki moral, kepuasan, dan kinerja? Kompensasi tambahan apakah, jika ada, yang harus ditawarkan?
•
Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian. Seberapa sering pegawai dibayar? Apakah biaya tenaga kerja secara akurat dialokasikan ke produk dan pusat biaya lainnya? Apakah semua persyaratan pelaporan pajak yang berlaku telah dipenuhi? Seberapa mudah permintaan pegawai atas informasi dapat dijawab? Biasanya, sistem penggajian memberikan beberapa informasi yang dibutuhkan
untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, seperti data mengenai biaya tenaga kerja. Sistem manajemen SDM biasanya memberikan informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai. Akan tetapi informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem penggajian maupun manajemen SDM. Ingatlah bahwa informasi yang dihasilkan secara eksternal seperti data mengenai tarif pajak dan rata-rata pergantian pegawai serta ketidakhadiran, juga dibutuhkan untuk membuat keputusan-keputusan ini. Bagian ini menjelaskan bagaimana model data vang didesain dengan baik dapat memfasilitasi integrasi yang efektif atas semua informasi ini. 32
Model Data: Penggajian dan Akuntansi Biaya Gambar 14-5 menyajikan sebagian model data RE A untuk pemrosesan penggajian dan akuntansi biaya. Apabila model data yang diperlihatkan dalam gambar tersebut diimplementasikan dalam database relasional, maka akan ada tabel untuk setiap entitas (persegi empat) dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banvak. Isi dari sebagian besar entitas diperlihatkan dalam Gambar 14-5, dan kardinalitas hubungan antar entitas tersebut, harus dapat dibaca dengan mudah. Mari kita diskusikan sejenak beberapa poin penting.
Gambar 14-5 Sebagian Diagram REA untuk Penggajian dan Akuntansi Biaya Pertukaran ekonomi dasar yang dimodelkan dalam Gambar 14-5 berisi penggunaan waktu dan keahlian pegawai dan akhirnya membayar pegawai. Kegiatan mendapatkan layanan pegawai biasanya menyimpan data yang terdapat dalam kartu
33
waktu dan digunakan untuk memproses penggajian. Setiap baris dalam tabel mendapatkan data mengenai jam yang digunakan pegawai untuk bekerja dalam sehari. Tabel pegawai yang dibayar menyimpan data mengenai cek gaji yang dikeluarkan untuk para pegawai. Setiap baris dalam tabel tersebut mewakili sebuah cek gaji. Para pegawai dibayar secara periodik; oleh karenanya/kardinalitasnya menunjukkan bahwa satu cek gaji dapat dihubungkan ke banyak baris (kartu waktu harian) dalam tabel mendapatkan
layanan
pegawai.
Oleh
karena
para
pegawai
biasanya
tidak
mendapatkan gaji secara cicilan, maka setiap kartu waktu dihubungkan dengan hanya satu cek gaji. Entitas layanan pegawai mewakili sumber daya yang didapat: penggunaan waktu dan keahlian setiap pegawai. Sumber daya ini tidak dapat diinventarisir. Akan tetapi, organisasi dapat menelusuri dan meringkas seberapa banyak dari sumber daya ini yang mereka dapatkan dan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dalam sebuah periode pembayaran tertentu. Kegiatan penggunaan layanan pegawai menyimpan data mengenai tugas tertentu yang dilakukan pegawai yang secara tradisional dimasukkan ke dalam kartu waktu kerja. Bahkan, di dalam siklus produksi, kegiatan ini biasanya disebut operasi pekerjaan (lihat Gambar 13-8). Setiap baris dalam tabel ini menjelaskan jenis tugas tertentu yang dilakukan untuk periode tertentu. Contohnya, dapat saja ada sebuah baris untuk rak persediaan, sebuah baris untuk menjalankan mesin kas, dan sebuah baris untuk membongkar kiriman. Tujuannya adalah untuk menelusuri seberapa banyak waktu yang dihabiskan pegawai untuk melakukan berbagai tugas yang berbeda. Akan tetapi, seperti yang diperlihatkan dalam diagram REA dalam bab-bab sebelumnya, data mengenai kinerja setiap kegiatan individual juga dimasukkan (contohnya, setiap penjualan yang berlanjut ke mesin kas akan dicatat sebagai sebuah baris dalam tabel penjualan). Akibatnya, seperti yang diperlihatkan dalam bagian
34
bawah Gambar 14-5, setiap baris dalam tabel penggunaan layanan pegawai dapat dihubungkan ke banyak baris di sebuah tabel kegiatan tertentu. Akan tetapi, setiap kegiatan tertentu, dihubungkan hanya ke satu baris dalam tabel penggunaan layanan pegawai. Tabel tersebut menggunakan layanan pegawai untuk memberikan informasi tambahan yang tidak tersedia di berbagai diagram REA yang disajikan dalam bab-bab sebelumnya. Contohnya, diagram REA siklus pendapatan yang disajikan dalam Gambar 11-3 dapat diminta untuk menjawab pertanyaan seperti "Berapakah jumlah penjualan yang dihasilkan tenaga penjual tertentu?" atau "Bagaimana banyak penjualan yang dihasilkan oleh setiap tenaga penjual?" Akan tetapi, diagram tersebut tidak berisi data yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan seperti "Berapaj am yangdihabiskan tenaga penjual di mesin kas, jika dibandingkan dengan tugas mengisi kembali rak?" Data yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan tersebut disimpan dalam tabel menggunakan layanan pegawai. Tidak setiap organisasi mengumpulkan data terinci mengenai penggunaan waktu para pegawainva. Biasanva, perusahaan manufaktur mengumpulkan data mengenai pegawai yang terlibat dalam proses produksi untuk tujuan perhitungan biaya produk. Begitu pula perusahaan jasa profesional akan mengumpulkan data semacam ini untuk membebankan tagihan pada para klien mereka atas jasa yang diberikan. Akan tetapi, banyak organisasi ritel dan jasa yang tidak
mengumpulkan
data
terinci
semacam
ini.
Apabila
organisasi
tidak
mengumpulkan data terinci mengenai waktu yang dihabiskan pegawai untuk melakukan
berbagai
tugas,
maka
biasanya
organisasi
tersebut
tidak
mengimplementasikan penggunaan tabel kegiatan menggunakan layanan pegawai atau tabel sumber daya layanan pegawai.
35
Model Data: Mengintegrasikan Data Penggajian dengan Manajemen SDM Gambar 14-6 menyajikan diagram REA yang mengintegrasikan data penggajian dan manajemen SDM. Perhatikan bahwa entitas pegawai dihubungkan ke hampir semua entitas lainnya dalam diagram tersebut, hingga mencerminkan pentingnya pegawai bagi organisasi. Entitas kegiatan perekrutan menyimpan data mengenai berbagai aktivitas vang dilakukan untuk memberitahukan mengenai pembukaan lowongan pekerjaan. Data yang dicatat dalam entitas ini berguna untuk mendokumentasikan kesesuaian dengan hukum ketenagakerjaan dan juga untuk mengevaluasi efektivitas berbagai metode yang digunakan untuk mengumumkan peluang kerja. Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu, mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk sebuah keahlian tertenlu. Hubungan antara kegiatan perekrutan dengan lamaran kerja dimodelkan sebagai hubungan banyak-ke-banyak karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan, tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan. Selain itu, lebih dari satu pegawai dapat berpartisipasi dalam setiap kegiatan perekrutan, dan dengan berjalannya waktu seorang pegawai dapat saja berpartisipasi dalam banyak kegiatan semacam itu. Kegiatan wawancara menyimpan data terinci mengenai setiap wawancara pekerjaan. Wawancara ini dihubungkan dengan kegiatan mempekerjakan pegawai dalam sebuah hubungan banyak-ke-satu. Hal ini mencerminkan fakta bahwa kegiatan mempekerjakan hanya terjadi sekali, tetapi dapat merupakan hasil dari satu atau serangkaian wawancara sebelumnya. Entitas pegawai menyimpan banyak data yang umum ditemukan dalam file induk pegawai (penggajian). Entitas keahlian berisi data mengenai berbagai keahlian
36
kerja berbeda yang menarik bagi perusahaan. Hubungan antara keahlian dan pegawai dimodelkan sebagai hubungan banyak-ke-banyak karena seorang pegawai dapat saja memproses sejumlah keahlian kerja dan sebaliknya, beberapa pegawai dapat saja memiliki keahlian yang sama. Kegiatan pelatihan mewakili berbagai lokakarya, program pelatihan, dan peluang lainnya yang diberikan untuk pegawai agar dapat mengembangkan dan memelihara keahlian mereka. Jadi, entitas ini menyimpan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi efektivitas dan biaya pelatihan serta usaha pengembangan. Hubungan antara entitas pegawai dan pelatihan adalah banyak-ke-banyak, karena seorang pegawai seiring dengan berjalannya waktu, akan menghadiri sejumlah pelatihan, dan sebaliknya, sejmlah pegawai akan menghadiri pelatihan tertentu. Hubungan antara entitas keahlian dengan pelatihan adalah satu-ke-banyak, karena setiap pelatihan didesain untuk mengembangkan keahlian tertentu tetapi beberapa pelatihan yang berbeda dapat mengembangkan serta meningkatkan sebuah keahlian tertentu.
Manfaat Model Data Apabila model data yang ditunjukkan dalam Gambar 14-6 diimplementasikan dalam sebuah database relasional, para manajer dapat menggunakan bahasa permintaan untuk dengan mudah menarik data yang mereka butuhkan agar dapat mengelola pegawai mereka. Contohnya, Peter Wu dapat menulis sebuah permintaan untuk mengidentifikasi pegawai mana di AOE yang memiliki keahlian tertentu, seperti pengetahuan atas SQL. Dia dapat menggunakan jenis permintaan ini untuk memenuhi kebutuhan pegawai proyek khusus atau untuk membentuk pasokan tenaga kerja. Informasi yang ditarik melalu permintan semacam ini juga dapat digabungkan dengan proyeksi kebutuhan keahlian di masa mendatang untk merencanakan strategi
37
pengangkatan tenaga kerja, dan untuk membentuk jadwal pelatihan di masa mendatang. Membuat model data untuk siklus manajemen SDM/penggajian seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 14-6 juga dapat memberikan organisasi manfaat strategis. Pertama, karena model data tersebut membuat intormasi leblh mudah diakses oleh para manajer, maka model data tersebut seharusnya mendorong keputusan yang lebih baik mengenai bagaimana sumber daya manusia digunakan dan dikembangkan. Contohnya, perusahaan jasa profesional memiliki database tentang keahlian pegawai. Dengan menggunakan database ini, pegawai profesional dapat dengan cepat diidentifikasi dan bisa mendapatkan saran dari para kolega yang memiliki pengalaman terdahulu dalam menangani suatu masalah tertentu. Hal ini menghemat banyak waktu pegawai dalam mengembangkan solusi atas masalah klien dan memungkinkan pegawai berjarak jauh untuk saling belajar dari satu sama lain. Database yang didesain dengan baik dan mudah diakses adalah faktor utama dalam pembagian serta pengembangan pengetahuan. Database yang terintegrasi seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 14-6 juga mempermudah perusahaan untuk mengawasi bahwa para pegawai
memang
benar-benar
menghadiri
kelas
pelatihan
yang
tepat
dan
meningkatkan keahlian mereka. Manfaat strategis kedua dari model data manajemen SDM/penggajian yang terintegrasi adalah para pegawai dapat melakukan banyak aktivitas manajemen SDM secara lebih efisien, hingga dapat mengurangi biaya. Contohnya, perhatikan bahwa Gambar 14-6 memasukkan informasi mengenai pelamar pekerjaan. Database resume on-line kini tersedia untuk banyak lapangan pekerjaan. Informasi tersebut dapat didownload dan secara otomatis disimpan dalam entitas pelamar pekerjaan, hingga menghemat banyak waktu serta biaya jika dibandingkan dengan pengumpulan dan entri data secara manual seperti dahulu. Lagipula, begitu berada di dalam sistem, informasi tersebut dapat dengan cepat didistribusikan. Contohnya," Federal Express 38
kini memindai semua resume dan menyimpannya ke dalam database pemroses gambar. Sistem ini memungkinkan para manajer yang membuat keputusan untuk mempekerjakan pegawai mendapat akses serta tercetak resume yang dibutuhkan dengan cepat, daripada harus menunggu berhari-hari untuk menerima dokumen kertas.
Gambar 14-6 Diagram REA Terintegrasi untuk Siklus MSDM/Penggajian
Pertimbangan Pengendalian Diskusi mengenai berbagai ancaman yang dicantumkan dalam Tabel 14-2 menekankan pentingnya pemisahan tugas yang tidak dapat disatukan secara memadai. Diagram REA sangatlah berguna untuk menilai pengendalian-pengendalian ini karena menunjukkan pelaku internal mana yang terlibat dalam setiap kegiatan. Sebagai tambahan, apabila model REA diimplementasikan dalam sebuah DBMS, komputer
39
dapat diprogram untuk mcndorong pemisahan tugas dengan cara mencegah seseorang untuk melakukan fungsi yang tidak dapat disatukan. Sebaliknya, sistem tersebut dapat juga diprogram untuk mencantumkan semua kasus dari seorang pegawai vang melakukan beberapa peran, agar para auditor dapat menyelidiki apakah terdapat pengendalian pengimbang yang memadai. DBMS juga meningkatkan pentingnya pengendalian akses yang efektif. Sebagian besar DBMS memberikan cara untuk mengendalikan akses dengan hanya mengizinkan pemakai melihat sebagian tampilan dari database (disebut tampilan). Contohnya, tampilan yang ditetapkan untuk staf administrasi bagian penggajian, tidak akan mencakup akses ke data yang berhubungan dengan kegiatan pengangkatan tenaga kerja atau evaluasi kinerja. Sebagai tambahan, mereka akan memiliki akses baca ke data tingkat gaji dalam tabel pegawai. Pembatasan ini akan memungkinkan mereka mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat penggajian tetapi akan mencegah mereka melakukan perubahan tanpa otorisasi atas data tersebut. Dengan DBMS, pembuatan cadangan yang memadai dan prosedur pemulihan dari bencana juga menjadi hal yang sangat penting. Sebagai tambahan, akurasi data adalah hal mendasar ketika menggunakan DBMS. Untungnya, model data relasional memberikan pengendalian otomatis untuk memastikan akurasi data dan konsistensinya. Salah satu dari pengendalian vang lebih penting adalah didukungnya penggunaan kunci luar dan integritas referensial. Hal ini, contohnva, memastikan ketika sebuah baris ditambahkan dalam tabel bayar pegawai, sistem akan memverifikasi bahwa nomor pegawai (yang muncul sebagai kunci luar dalam tabel tersebut) benar-benar ada sebagai kunci utama dalam tabel pegawai (dengan kata lain, memang pegawai tersebut benar-benar ada).
RlNGKASAN DAN KESIMPULAN KASUS Sistern informasi manajemen SDM/penggajian terdiri dari dua subsistem yang berhubungan, tetapi terpisah, subsistem manajemen SDM dan penggajian. Sistem 40
manajemen SDM mencatat dan memproses data mengenai aktivitas perekrutan, pengangkatan tenaga kerja, pelatihan, penugasan, kompensasi, evaluasi, dan pemberhentian pegawai. Sistem penggajian mencatat dan memproses data yang digunakan untuk membayar pegawai atas layanan yang mereka berikan. Sistem manajemen SDM/penggajian harus didesain agar sesuai dengan berbagai peraturan pemerintah yang berhubungan dengan pajak dan praktik ketenagakerjaan. Sebagai tambahan, pengendalian yang memadai harus ada untuk mencegah (1) kelebihan membayar pegawai akibat data waktu dan kehadiran yang kelebihan dan (2) mengeluarkan cek gaji ke pegawai fiktif. Kedua ancaman ini dapat diminimalkan dengan pemisahan tugas, terutama dengan menugaskan fungsi-fimgsi berikut ini untuk dilakukan oleh orang yang berbeda: 1.
Otorisasi dan melakukan perubahan atas file induk penggajian untuk kegiatan seperti pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan kenaikan pembayaran
2.
Mencatat dan memverifikasi waktu yang digunakan oleh pegawai untuk bekerja
3.
Membuat cek gaji
4.
Mendistribusikan cek gaji Walaupun sistem manajemen SDM dan penggajian secara tradisional telah
terpisah, banyak perusahaan, termasuk AOE, mencoba untuk mengintegrasikan keduanya agar dapat mengelola sumber daya mereka lebih efektif dan untuk memberi pegawai kompensasi serta layanan vang lebih baik. Elizabeth Venko dan Ann Brandt menjelaskan pada Peter Wu bahwa proses ini membutuhkan desain database penggajian agar dapat dengan mudah dihubungkan ke data di luar penggajian, seperti database keahlian pegawai, vang dipelihara dalam sistem manajemen SDM. Dengan bekerja bersama, Elizabeth, Ann, dan Peter mengembangkan model data untuk AOE hampir sama dengan vang diperlihatkan dalam Gambar 14-6. Peter terkesan dengan kemudahan yang didapatnya untuk menarik data mengenai keahlian dan kehadiran pegawai pada waktu kelas pelatihan database ini. Dia setuju bahwa hal ini akan 41
memenuhi kebutuhan para manajer departemen untuk dengan cepat dan mudah mengakses informasi semacam ini. Peter juga menyadari bahwa pegawai MSDM dapat dengan cara yang hampir sama menggunakan kemampuan mengajukan permintaan ini untuk memberikan jawaban yang cepat atas permintaan informasi mengenai kompensasi dari para pegawai. Dia bahkan semakin terkesan ketika Elizabeth dan Ann menjelaskan bahwa sistem baru tersebut juga akan memungkinkan para pegawai membuat perubahan langsung atas alokasi dana pensiun, pilihan rencana pengobatan, dan pilihan kompensasi mereka. Membebaskan pegawai MSDM dari tugas administrasi rutin ini akan memungkinkan pegawainya untuk mengabdikan waktu mereka ke aktivitas strategis seperti perencanaan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang, konseling karier, dan pengembangan pegawai. Elizabeth menjelaskan bahwa pemrosesan penggajian itu sendiri dapat terus dilakukan dalam bentuk batch, karena tidak perlu melakukan pemrosesan on-line pegawai akan terus dibayar hanya dalam interval periodik). Akan tetapi, laporan seperti daftar penggajian, akan didistribusikan secara elektronis untuk meningkatkan efisiensi. Elizabeth juga ingin mendorong lebih banyak pegawai bergabung dalam metode setoran langsung untuk cek gaji mereka, hingga mengurangi jumlah cek yang perlu dicetak. Elizabeth dan Ann menjelaskan bahwa sebuah matriks pengendalian akses akan dibuat untuk mempertahankan pemisahan tugas yang memadai dalam sistem baru tersebut dan untuk melindungi integritas database manajemen SDM/penggajian. Contohnya, hanya para pegawai manajemen SDM yang dapat menambah pegawai baru, dari terminal-terminal yang berlokasi di departemen MSDM. Linda Spurgeon sangat senang dengan hasil kerja Elizabeth dan Ann dalam meningkatkan sistem manajemen SDM/penggajian perusahaan. Dia mengatakan bahwa tugas mereka yang berikutnya adalah bekerja bersama Stephanie Cromwell, chief financial officer di AOE, untuk meningkatkan proses penutupan keuangan dan untuk 42
membantu mengembangkan laporan yang akan memberikan pandangan ke dalam yang lebih baik tentang kinerja AOE.
43
