Audit Firm Report

AT401 LATIHAN INDUSTRI

01DAT12F1083

BAB 1 : PENGENALAN DAN LATAR BELAKANG ORGANISASI

1.1 Pengenalan

1.1.1. Pendahuluan

Latihan industri merupakan salah satu sistem pembelajaran yang dilaksana kan oleh politeknik Tinggi Malaysia (KPTM) ke atas setiap pelajarnya sebelum menamatkan pengajian dengan dianugerahkan sijil atau diploma.Penempatan setiap Latihan industri dilakukan di firma-firma yang berkaitan dengan k ursus yang terlibat.

1


01DAT12F1083


01DAT12F1083

Tujuan sebenar latihan industri ini adalah bagi menyediakan para graduan yang bersedia dan berkemampuan untuk menghadapi kerjaya sama ada dalam bidang akademik mahupun bukan akademik dengan semangat dan penampilan profesionalisme yang tinggi.Selain itu, member pendedahan kepada pelajar situasi sebenar dunia pekerjaan disamping membantu meningkatkan kemahiran sosial pelajar. Di sini lah pelajar akan didedahkan dengan suausana pekerjaan yang sebenar di mana ianya amat berbeza sekali daripada suasana yang terdapat di Institusi Pengajian sebalum ini. Langkah pihak pentadbiran mengadkan latihan industri adalah bertujuan untuk mendedahkan pelajar kepada alam pekerjaan dn supaya mereka akan lebih bersedia menempuh segala cabaran serta mendapat pengalaman yang baru seterusnya mengikuti akur kepada peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak pentadbiran. Latihan ini juga merupakan salah satu sumber tenaga manusia untuk perkembangan organisasi di masa akan dating serta menggunakan pengetahuan terkini para pelajar untuk feadah organisasi. Selain itu, pelajar akan mahir dengan pengetahuan teori dan amalan pengurusan perniagaan dengan mengambil kira masalah dan realiti dunia perniagaan di samping samping membentuk sikap positif terhadap bidang pekerjaan yang luasdi pasaran.

1.1.2 Objektif latihan industri

Latihan Industri adalah satu syarat yang diwajibkan kepada semua pelajr politeknik untuk mendapatkan sijil atau diploma.Ia merupakan satu bentuk pelajaran iaitu belajar sambil bekerja selama enam (6) bulan. Latihan ini boleh dijalankan sama ada di Jabatan Kerajaan atau Swasta. Setiap pelajar perlu lulus Latihan Industri ini sebelum dapat

2


01DAT12F1083


01DAT12F1083

Tujuan sebenar latihan industri ini adalah bagi menyediakan para graduan yang bersedia dan berkemampuan untuk menghadapi kerjaya sama ada dalam bidang akademik mahupun bukan akademik dengan semangat dan penampilan profesionalisme yang tinggi.Selain itu, member pendedahan kepada pelajar situasi sebenar dunia pekerjaan disamping membantu meningkatkan kemahiran sosial pelajar. Di sini lah pelajar akan didedahkan dengan suausana pekerjaan yang sebenar di mana ianya amat berbeza sekali daripada suasana yang terdapat di Institusi Pengajian sebalum ini. Langkah pihak pentadbiran mengadkan latihan industri adalah bertujuan untuk mendedahkan pelajar kepada alam pekerjaan dn supaya mereka akan lebih bersedia menempuh segala cabaran serta mendapat pengalaman yang baru seterusnya mengikuti akur kepada peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak pentadbiran. Latihan ini juga merupakan salah satu sumber tenaga manusia untuk perkembangan organisasi di masa akan dating serta menggunakan pengetahuan terkini para pelajar untuk feadah organisasi. Selain itu, pelajar akan mahir dengan pengetahuan teori dan amalan pengurusan perniagaan dengan mengambil kira masalah dan realiti dunia perniagaan di samping samping membentuk sikap positif terhadap bidang pekerjaan yang luasdi pasaran.

1.1.2 Objektif latihan industri

Latihan Industri adalah satu syarat yang diwajibkan kepada semua pelajr politeknik untuk mendapatkan sijil atau diploma.Ia merupakan satu bentuk pelajaran iaitu belajar sambil bekerja selama enam (6) bulan. Latihan ini boleh dijalankan sama ada di Jabatan Kerajaan atau Swasta. Setiap pelajar perlu lulus Latihan Industri ini sebelum dapat

2


01DAT12F1083


01DAT12F1083

meneruskan pelajaran pada semester yang berikutn ya. Objektif Latihan Industri ini adalah seperti berikut :



Mendedahkan pelajar ke alam pekerjaan

Objektif latihan ini adalah untuk mendedahkan pelajar ke dalam bidang pekerjaan. Para pelajar lebih mudah mengetahui cara sebenar alam pekerjaan apabila mengalami sendiri sewaktu tempoh Latihan Industri. Jika sebelum ini para pelajar h anya memahami dalam bentuk pembacaan, proses Latihan Industri ini ternyata lebih memberi pendekatan mengenei suasana sebenar alam pekerjaan. 

Mengaitkan teori kepada praktis atau sebaliknya

Latihan Industri ini juga bertujuan untuk memberi peluan g pelajar mengaplikasikan semua teori yang telah dipelajari pada waktu pembelajaran mahupun sebaliknya.Di kesempatan inilah, para pelajar dapat mnggunakan pengetahuan yang sedia untuk memahirkan diri pada setiap pelajar. 

Mengamalkan peraturan dalam industri

Ini juga bertujuan untuk pelajar mengamal dan mengikut undang-undang dan peraturan keselamatan pejabat yang selama ini hanya berpandukan peraturan sekolah dan pusat pengajian sahaja. 

Menanam semangat kerja berpasukan dan hubungan baik antara pekerja

Pelajar juga dapat bergaul dengan semua pekerja di syarikat yang terdiri daripada berbagai peringat umur.Di sini juga pelajar dapat menanam semangat kerja berpasukan dan perhubungan yang baik antara pekerja syarikat.Secara langsung pelajar dapat mengamalkan ini, pelajar boleh mendapatkan ilmu pengetahuan para juruteknik dan

3


01DAT12F1083


01DAT12F1083

teori dapat mempratikkan. Maka, wujudlah suatu sistem komunikasi yang baik sesame sendiri



Memupuk semangat amanah dan tanggungjawab

Selain itu, secara tidak langsung pelajar akan belajar bersifat amanah dan mewujudkan sikap bertanggungjawab dalam diri. Ia member kesedaran betapa pentingnya bersikap demikian dalam menjalankan tugas.



Membina keyakinan diri

Latihan ini turut menbantu membina keyakinan ke yakinan diri pelajar dari segi kebolehan, kesanggupan dan kerajinan di mana pelajar akan mengetahui sejauh mana kebolehannya untuk melakukan sesuatu tugas yang bertanggungjawab untuknya. Di kesempatan inilah pelajar berpeluang memantapkan lagi keyakinan diri yang telah sedia ada.



Meningkatkan daya kreativiti

Semasa menjalani latihan industry, pelajardapat menimba ilmumengenai perkembangan dunia pekerjaan terutama dalam bidang yang diceburi.Dengan mempelajari sedikit sebanyak mengenai alam pekerjaan, pelajar dapat meningkatkan daya kreativiti mereka.Contohnya, penyelesai terhadap sesuatu masalah yang timbul dapat diselesaikan sekiranya mereka mempunyai daya kreativiti yang baik.



Menjalani hubungan professional

Berpeluang menjalani hubungan baik dengan de ngan ahli professional li luar kampus serta memperkenalkan politeknik kepada organisasi. 4


01DAT12F1083


01DAT12F1083

Kesimpulanya, sebagaimana yang telah diterangkan, satu daripada tujuan Latihan Industri ialah untuk membiasakan diri pelajar kepada keadaan alam perkerjaan sebenar sama ada di Jabatan Kerajaan atau Syarikat Swasta. Oleh itu, setiap pelajar haruslah berusaha sehabis baik agar dapat membantu pelajar mendapatkan pekerjaan pada masa datang sama ada di sektor swasta atau awam.

1.1.3

Objektif laporan latihan industri

Keseluruhannya, setiap pelajar yang menjalani latihan indu stry diwajibkan menyediakan laporan bertulis semasa menjalani latihan dan laporan lengkap atau laporan rasmi setelah tamat latihan tersebut. Laporan ini terbahagi kepada dua jenis Laporan Harian dan Laporan Besar Latihan industri.



Laporan harian

Setiap pelajar dikehendaki menyediakan sebuah buku laporan industri yang mengandungi catatan kasar harian yang dilakukan pada setiap hari.Tujuan utama buku laporan harian ini dibuat adalah bagi memudahkan pelajar membuat pelajar membuat rujukan kembali gerak kerja yang dilakukan supaya dapat menyediakan laporan lengkap selepas tamat latihan.Selain itu, buku laporan harian ini juga perlu diperiksa oleh pegawai latihan firma atau penyelia pada setiap dua minggu untuk memastikan pelajar tidak menyalin hal-hal sulit firma dan tidak berkerja sambil lewa.



Laporan bes arlatihan industri

Para pelajar adalah diwajibkan menyediakan sebuah buku laporan lengkap setelah tamat tempoh latihan industri. Kandungan laporan ini berdasarkan gerak kerja yang 5


01DAT12F1083


01DAT12F1083

telah dibuat dalam Buku Laporan Harian yang catatkan secara kasar oleh pelajar itu sendiri. Tujuan buku laporan ini dibuat adalah untuk memudahkan para

pensyarah memeriksa laporan yang telah dibuat dan member penilaian yang sewajarnya terhadap latihan industri yang telah dijalani oleh p elajar. Selain itu, buku laporan lengkap ini boleh dibuat rujukan semula apabila telah tamat tempoh belajar di politeknik bagi meluaskan lagi ilmu pengetahuan pelajar.

Namun di dalam usaha untuk menerbitkan laporan ini, terdapat beberapa kelemahan yang dapat dilihat. Ini kerana ia merupakan kali pertama dikarang dan disusun oleh pelatih sendiri. Walaubagaimanapun, diharap agar pembaca dapat memahami serba sedikit segala apa yang cuba disampaikan oleh pelatih.

1.1.4

Kepentingan latihan industri kepada pelajar

Latihan Industri adalah salah satu perkara wajib yang p erlu dijalankan oleh setiap pelajar politeknik.Tambahan pula, latihan ini wajib ke atas setiap pelajar semester 3 bagi peringkat Sijil dan semester 4 bagi peringkat Diploma.Kerjayaan pelajar bagi penentuan meneruskan pengajiannya ke semester berikutnya dan memperolehi Sijil atau Diploma adalah bergantung kepada Latihan Industri yang telah dijalankan pada semester yang dinyatakan.

Pelajar dapat didedahkan kepada alam perkerjaan yang sebenarnya apabila menjalani Latihan Industri ini. Seterusnya, ia dapat memupukkan seman gat bekerja berpasukan, bertolak ansur dan tolong-menolong sekaligus membantu pelajar membina kejayaan diri apabila tamat belajar dan menempatkan diri dalam sector perkerjaan.

Selain itu, pelajar berpeluang mempraktikkan segala teori yang telah dipelajari di politeknik.Di samping dapat menambahkan lagi kemahiran yang ada, pelajar juga 6


01DAT12F1083


01DAT12F1083

dapat mempelajari sesuatu yang baru bagi menambahkan lagi ilmu pengetahuan dan boleh digunakan pada masa hadapan.

Tambahan, Latihan Industri ini membantu memberi kemahiran dalam berkomunikasi dan perhubungan dengan dunia luar.Ia akan member keyakinan diri kepada pelajar. Pelajar ternyata akan lebih berdisiplin, amanah dan bertanggungjawab dalam menghadapi tugasan yang diberikan.

Sesungguhnya, Latihan Industri ini ternyata memberi banyak peluang kepada pelajar untuk mempelajari sesuatu yang baru, mempraktikkan segala teori dan mendedahkan kepada alam pekerjaan sebenar.Oleh itu, usaha pihak politeknik untuk memajukan para pelajarnya boleh dianggap sudah berjaya.Walaubagaimanapun para pelajar haruslah bijak mencari pekerjaan yang bersesuaian dengan kursus yang diambil agar Latihan Industri tidak member sebarang masalah kepada d iri pelajar.

1.2 Latar belakang organisasi

Loh&Co merupakan sebuah firma audit yang ditubuhkan pada tahun 1986 di bawah nama Loh, Albert Khoo & Co disebabkan pengasasnya, Encik Loh Boon Eng, memulakan firma audit bersama rakan kongsi iaitu Albert Khoo. Dari situlah bermulanya langkah pertama yang telah mewujudkan firma Loh&Co yang dikenali hari ini.

Kelulusan akauntan bertauliah (Chartered accountant) yang diperolehi oleh Encik Loh Boon Eng hasil pengajiannya di Australia membolehkan beliau menubuhkan firma Loh, Albert Khoo & Co (LAK).Pada mulanya, firma audit LAK bertempat di premis yang disewa dan hanya merangkumi dua tingkat, iaitu tingkat bawah dan tingkat satu. Perkhidmatan ditawarkan adalah kesetiausahaan dan perakaunan di tingkat bawah manakala percukaian dan audit di tingkat satu. 7


01DAT12F1083


01DAT12F1083

LAK beroperasi selama lebih kurang setahun sebelum terdapat pe rkembangan positif dalam kareer Encik Loh Boon Eng, yang mendorong beliau mengembangkan potensi beliau dengan menubuhkan sebuah firma baru.

1.2.1

Sejarah penubuhan Loh&Co

Setelah mendapat permulaan yang bagus dengan menubuhkan LAK, Encik Loh Boon Eng memutuskan untuk menubuhkan firmanya sendiri di bawah nama Loh&Co pada tahun 1987. Ia juga beroperasi di premis sama dan firma baru ini diwujudkan bersama rakan kongsi beliau yang baru iaitu abangnya sendiri, Encik Loh Mun Kong.

Encik Loh Mun Kong adalah seorang setiausaha bertauliah dan beliau bertanggungjawab untuk jabatan kesetiausahaan dan akaun yang beroperasi di bawah nama Corporate and Personal Management Sdn Bhd (CPM). Encik Loh Boon Eng pula bertanggungjawab untuk mengendalikan jabatan audit dan percukaian di ba wah nama Loh&Co dan LAK.

Pendek kata, firma Loh&Co menempatkan tiga entiti berbeza di bawah satu bumbung, iaitu Loh&Co, LAK, dan CPM.Beberapa tahun selepas Loh&Co memulakan operasi, premis terpaksa dibesarkan kerana semakin banyak pelanggan dari tahun ke tahun. Tidak lama lagi, seluruh bangunan telah dibeli oleh Encik Loh dan kini firma Loh&Co merangkumi empat tingkat iaitu tingkat ba wah (Jabatan Kesetiausahaan), Tingkat satu ( Jabatan Percukaian dan Pentadbiran) , Tingkat dua (Jabatan Perakaunan) dan tingkat tiga (Jabatan Audit).

8


01DAT12F1083


1.2.2

01DAT12F1083

Perkhidmatan Firma

Firma Loh&Co menawarkan empat jenis perkhidmatan iaitu perkhidmatan mengurus akaun , kesetiausahaan, sebagai agen cukai dan perkhidmatan audit. Setiap jabatan di Loh&Co menawarkan perkhidmatan yang berbeza. jabatan Kesetiausahaan menawarkan perkhidmatan setiausaha kepada syarikatsyarikat berdaftar. Mengikut undang-undang, kesemua syarikat dan perniagaan yang didaftar di bawah Pendaftar Syarikat (Registrar of Companies, ROC), diwajibkan melantik sekurang-kurangnya seorang setiausaha bertauliah untuk merekod kesemua aktiviti syarikat tersebut setiap tahun. Perkhidmatan setiausaha termasuklah menyediakan resolusi pekeliling (Circular Resolution , CR), mencatat prosedur Mesyuarat Tahunan, melengkapkan borang-borang yang harus difailkan kepada ROC dan sebagainya.

Seterusnya, jabatan percukaian menyediakan perkhidmatan sebagai agen cukai kepada klien yang terdiri daripada syarikat dan juga seseorang individu.Mengikut undang-undang yang telah ditetapkan oleh kerajaan, setiap syarikat yang memperoleh keuntungan hasil bisnes yang dijalankan, harus membayar cukai pendapatan kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN). Begitu juga dengan orang perseorangan yang gajinya melebihi had yang ditetapkan. Tugas jabatan percukaian Loh&Co adalah menjadi wakil kepada syarikat dan klien yang perlu membayar cukai, dengan memfail borang-borang yang berkaitan kepada LHDN dan menjadi orang tengah klien dan LHDN.

Jabatan Perakaunan menyediakan perkhidmatan perakaunan kepada klien. Sesetengah klien yang rela menyerahkan akaun syarikatnya untuk dibuat oleh firma 9


01DAT12F1083


01DAT12F1083

Loh&Co akan menghantar resit-resit, baucar-baucar dan apa-apa sahaja dokumen yang berkaitan kepada Loh&Co untuk membuat akaun yang lengkap.

Akhir sekali, jabatan Audit Loh&Co pula menawarkan perkhidmatan audit untuk klien. Menurut Akta Syarikat,1965 setiap syarikat yang b erdaftar di bawah Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), diwajibkan menghantar kesemua ak aunnya kepada seorang juruaudit luar yang bertauliah dan bebas, untuk diaudit. Peranan juruaudit di jabatan audit adalah bertindak sebagai penyiasat akaun yang bebas menjalankan aktiviti siasatan audit tanpa dikongkong oleh batasan-batasan yang mungkin ditetapkan oleh klien.

1.2.3

I.

Carta Organisasi

Carta organisasi firma

Rajah 1.1. Carta Organisasi Firma Loh & Co

10


01DAT12F1083


II.

01DAT12F1083

Carta organisasi jabatan audit

Rajah 1.2 Carta Organisasi Jabatan Audit

1.2.4 Tatacara Kerja

Secara amnya, setiap jabatan mempunyai tatacara kerja yang berbeza.Namun demikian, terdapat beberapa persamaan tatacara kerja yang diamalkan oleh kesemua jabatan yang membolehkan seluruh entiti Loh & Co. berfungsi sebagai satu firma yang berjalan lancar dalam operasi sehariannya.

11


01DAT12F1083


I.

01DAT12F1083

Jabatan Kesetiausahaan Jabatan Kesetiausahaan, yang bertanggungjawab merekodkan segala perubahan

yang berlaku dalam sesebuah syarikat, akan memastikan bahawa setiap perubahan yang berlaku dalam sebuah syarikat, diberitahu kepada mereka oleh klien supaya mereka boleh memfailkan resolusi pekeliling dan borang-borang yang berkaitan yang diwajibkan oleh Pendaftar Syarikat. Setiausaha juga berperanan memfailkan borang Pulangan Tahunan (Annual Return) setiap tahun selepas Laporan Tahunan disiapkan oleh juruaudit.Borang yang difailkan kepada Pendaftar Syarikat ini beserta Laporan Tahunan, adalah borang yang amat penting kerana mencatatkan butir-butir perniagaan syarikat seperti jenis perniagaan, tempat perniagaan, alamat pejabat berdaftar, dan sebagainya.Setiausaha juga bertanggungjawab menyediakan dokumen-dokumen yang diwajibkan sekiran ya sebuah syarikat baru ingin melantik CPM sebagai agen setiausaha.

II.

Jabatan Perakaunan Jabatan Perakaunan bertanggungjawab menyediakan akaun untuk syarikat-

syarikat yang melantik Loh & Co. menjadi akauntan mereka.Lazimnya, syarikat-syarikat yang melantik Jabatan Perakaunan Loh & Co. menyediakan akaun, adalah syarikat yang bersaiz kecil dan sederhana. Kerja staf Jabatan Perakaunan bermula apabila syarikat menghantar invois, resit, dan dokumen-dokumen asas lain kepada firma untuk dibuat akaun. Staf kemudiannya akan menyediakan jurnal, yang kemudiannya akan diposkan kepada lejar am mengikut sistem debit-kredit (sistem kemasukan berganda ataupun double entry system). Setelah selesai merekodkan kesemua transaksi yang berlaku dalam tempoh perakaunan syarikat tersebut, ketepatan perekodan sistem diuji dengan penyediaan 12


01DAT12F1083


01DAT12F1083

imbangan duga bagi tempoh perakaunan tersebut.Bagi meminimumkan kesilapan yang mungin berlaku, imbangan duga disediakan menggunakan komputer. Setelah imbangan

duga disahkan imbang, barulah akaun untung rugi dan lembaran imbangan bagi syarikat tersebut disediakan.

III.

Jabatan Percukaian Jabatan Percukaian bertindak sebagai agen cukai untuk syarikat dan orang-

perseorangan, dengan menjadi perantara syarikat dengan LHDN.Tugas staf Jabatan Percukaian termasuklah memfail borang-borang yang relevan kepada LHDN, mengira cukai taksiran untuk pelanggan, menjadi penghubung bagi pihak pelanggan dengan pihak LHDN, dan membantu pelanggan menyelesaikan masalah berhubung percukaian. Tatacara Jabatan Percukaian adalah hampir sama dengan Jabatan Perakaunan, iaitu bermula dengan persetujuan Loh & Co. mewakili sesebuah syarikat atau orang perseorangan sebagai agen percukaian. Seterusnya, staf Jabatan Percukaian akan menyediakan borang-borang yang diwajibkan untuk difail kepada LHDN (Borang E, Borang EA, Borang J, dan sebagainya). Borang-borang tersebut akan difailkan mengikut peraturan yang ditetapkan. Untuk cukai pendapatan, staf Jabatan Percukaian akan mengambil Laporan Tahunan tahun tersebut sebagai asas untuk mengira cukai pendapatan. Justeru , sekiranya firma Loh & Co. turut menjadi juruaudit syarikat tersebut, maka staf Jabatan Percukaian akan mengira cukai pendapatan tahun tersebut berasaskan Laporan Tahunan yang disediakan. Jika firma lain bertindak seba gai juruaudit, maka staf Jabatan Percukaian akan menunggu sehingga Laporan Tahunan syarikat tersebut lengkap, barulah dikira cukai pendapatan.

13


01DAT12F1083


IV.

01DAT12F1083

Jabatan Audit

Tugas seorang juruaudit juga termasuk memperbetulkan kemasukan ataupun entri akaun yang tersilap oleh akauntan syarikat. Ini penting kerana Laporan Tahunan yang akan dihasilkan oleh juruaudit setelah selesai proses audit, haruslah mempersembahkan data akaun syarikat tersebut dalam satu format yang teratur, jelas, dan nyata. Laporan Tahunan tersebut seterusnya diserahkan kepada Lembaga Pengarah syarikat tersebut, pemegang saham, serta sesiapa sahaja yang mempunyai kepentingan terhadap syarikat tersebut. Dalam Jabatan Audit firma Loh & Co., pengurus audit iaitu Encik Choo Chin Ngan, akan menugaskan kes audit kepada juruaudit. Juruaudit kemudiannya akan memulakan kerja audit ke atas syarikat tersebut, dan dia harus menyiapkannya dalam tempoh masa yang ditetapkan. Setelah audit siap, hasil kerja juruaudit akan direviu oleh juruaudit yang lebih senior sebelum direviu oleh Encik Choo. Setelah reviu selesai, maka juruaudit tersebut perlu menjelaskan nota reviu yang ada, sebelum kebenaran diberi bagi mencetak Laporan Tahunan.Setelah Laporan Tahunan siap, maka dua salinan diberikan kepada setiausaha dan satu (atau dua, bergantung kepada agen cukai) lagi dihantar kepada agen cuk ai.Beberapa naskhah Laporan Tahunan juga dihantar kepada klien.

14


01DAT12F1083


01DAT12F1083

15


01DAT12F1083


01DAT12F1083

BAB 2 : RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

2.1 Pengenalan

Jadual 2.1 menunjukkan jadual latihan secara ringkas semasa saya menjalani latihan industri:

HARI

MASA KERJA

BILANGAN JAM

Isnin - Sabtu

8.30 A.M – 6 P.M

8 Jam 30 Minit

Ahad

Pelepasan Am

_

2.1 Jadual masa kerja secara ringkas

16

2.2 Aktiviti Semasa Latihan

Tempoh latihan industri saya di Klinik Kereta Tampin Sdn Bhd (Kia Service) adalah 20 minggu iaitu dari 2 Disember 2013 hingga 18 April 2014. Sa ya telah bekerja di Jabatan Perakaunan . Jadual di bawah adalah menunjukkan ringkasan aktiviti yang saya menjalani pada tempoh latihan industri:-

Tarikh

JenisKerja Yang Dilakukan

02.12.2013 -



Melapor diri di organisasi

07.12.2013



Mengadakan perjumpaan dengan Excecutive

(Minggu Pertama)

Manager organisasi iaitu Mrs Hun Siew Yin untuk mengetahui peraturan-peraturan organisasi. 

Dihantar ke Kia Service dan Admin Room



Memperkenalkan diri dengan pekerja-pekerja dan pelatih saya Ms Tan Hong See dan juga akauntan Miss Chong Siew Moi.



Diberitahu tentang prosedur secara ringkas bahawa membuka akaun,memasukkan data-data dalam sistem Workshop Management System dan UBS Accouting System.



Belajar dan mengira stok bersama Part Assistant Miss Thamarai.

09.12.2013-



14.12.2013 (Minggu Kedua)

Membuat CASTING untuk mengetahui jumlah jualan bagi Ace Auto dan Kia.



Belajar bagaimana memasukkan data „Purchase Parts‟,‟Petty Cash‟ dalam UBS



Memasukkan „Mechanic Performance‟ dalam Daily Sales Record untuk mengetahui target setiap mekanik


16.12.2013 – 21.12.2013

01DAT12F1083



Mengira dan menyusun stok of Ace dan Kia.



Membuat Casting



Menyususn data pengeluaran dan deposit wang

(Minggu Ketiga)

mengikut Statement of Maybank dan Cimb dalam Cash Flow. 

Merekod perbelanjaan dengan mengunakkan wang runcit dalam UBS.



Memasukkan „Cash Sales‟ dan cek di Maybank dan Cimb.

23.12.2013 – 28.12.2013



Membuat „Follow Up Calls‟.



Membuat Casting .



Memasukkan data – data belian alat-alat ganti

(Minggu Keempat

daripada pemuitang,perbelanjaan wang runcit dalam UBS. 

Memasukkan target mekanik dalam Daily Sales Record 2014.



Merekod penerimaan hutang daripada penghutang dan mencetak „Transaction Voucher Listing‟ dalam UBS.



Memasukkan „Cash Sales‟ daripada Ace Auto dan Klinik Kereta Tampin di Maybank dan Cimb.

30.12.2013 – 04.01.2014



Menyediakan Casting



Merekod target mekanik dalam Daily Sales Record

( Minggu Kelima)

dan meyemak semula. 

Memasukkan data – data kredit kad dalam folder Kia & Ace Credit Card.



Memasukkan invois Spanco dalam folder Ace Invoice.



Memasukan data-data belian alat-alat ganti

18


01DAT12F1083

kereta , dan perbelanjaan kecil mengunkan wang runcit dalam UBS.

06.01.2014 -



Membuat Casting.

11.01.2014



Memasukkan wang dalam akaun Ace Auto,Klinik

(Minggu

Kereta, Klinik Tayar di Maybank,Cimb dan Public

Keenam)

Bank. 

Memasukkan pembayaran kepada pemiutang,deposit wang dan cek,belian alat-alat ganti kereta dalam UBS.



Mencetak „Transaction Voucher Listing‟ daripada batch Journal.



Mengubah akaun nombor daripada „trade debtor cash‟ ke „trade debtor credit card‟ dalam Transaction File Maintenanace untuk bulan Disember.



Mengira stok









Menyediakan kertas kerja audit



Membuat audit



Menyediakan PD



Menghantar dokumen-dokumen kepada pelanggan dengan menggunakan faks mesin.



Mempelajari menerima cara menerima buku-buku untuk membuat audit.



Mengisikan „weekly time report‟, „overtime slip‟ dan baucer pembayaran



Menyediakan kertas kerja untuk membuat audit

19


01DAT12F1083



Memeriksa setiap satu perbelanjaan sesebuah syarikat dan Photostat dokumen sokongan jika perlu.



Membuat analisis bulanan untuk jualan dan belian.






Menyediakan kertas kerja



Menerima buku-buku klien dan menyediakan „incoming list‟.



Menyediakan analisis akaun-akaun seperti akaun jualan dan belian, gaji pekerja dan lain-lain.






Menyemak dan membuat pelarasan akaun-akaun.



Mengisikan „weekly time report‟, „overtime slip‟ danbaucerpembayaran



Membuat audit untuk syarikat jenis „solicitor‟.



Menyediakan kertas kerja



Menyediakan „outgoing list‟ untuk menghantar buku-buku klien kepada klien.



Mempelajari cara untuk menyediakan dan menghantar Laporan Tahunan kepada pelanggan.



Menyediakan draf awal laporan tahunan.



Fotostat dokumen-dokumen syarikat.



Menyemak penyata kewangan syarikat.









Menyediakan PD



Membaca audit statutori (indeks 31) dan cuba memahami.

20


01DAT12F1083



Menerima buku-buku klien



Memfakskan dokumen-dokumen yang diminta oleh klien.



Mengisikan „weekly time report‟, „overtime slip‟ danbaucerpembayaran



Menyediakan kertas kerja audit.



Pergi ke tempat klien dan membuat audit.



Menyediakan PD dan hantar ke klien.



Mempelajari cara menyemak Final Audit Report setelah dibuat „binding‟.



Menerima buku-buku klien.



Menyediakan surat pengeshan untuk hantar ke klien.



Photostat dokumen sokongan.



Mengisikan „weekly time report‟






Menyediakan PD



Menghantar report untuk „attestation‟ dan „binding‟.



Mempelajari mengira anggaran cukai untuk dimasukkan dalam akaun untung rugi.



Menyediakan „bank confirmations‟.



Menyemak surat pengesahan sebelum dihantar ke klien.



Menyediakan „outgoing list‟



Mengisikan „weekly time report‟ dan hantar ke senior



Menyediakan kertas kerja audit.



Menyemak senarai aset tetap.



Menyediakan PD.



Menerima buku-buku klien.

21


01DAT12F1083









Menyediakan dan menghantar Laporan Tahunan kepada pelanggan.






Menyediakan draf awal laporan tahunan.



Fotostat dokumen-dokumen syarikat.



Menyemak penyata kewangan syarikat.



Menyalin „working paper‟.






Menerima dokumen-dokumen syarikat.



Memindahkan fail audit semasa.



Menghantar draf awal laporan tahunan kepada pelanggan dengan menggunakan faks mesin.



Menyediakan „outgoing list‟.



Mengisikan „weekly time report‟.



Menyelesaikan semua kes yang telah diberikan.






Menfakskan dokumen-dokumen kepada klien.



Menyediakan PD untuk kes yang yang telah diluluskan oleh pengurus audit.



Menyediakan diluluskan oleh klien.




Jadual 2.2 Ringkasan Aktiviti Sepanjang Tempoh Latihan Industri

22


01DAT12F1083

BAB 3 : BIDANG PERAKAUANAN

23


01DAT12F1083

1.1 Pengenalan

Perakaunan merupakan satu rekod yang meliputi proses simpan kira dan penyediaan maklumat perakaunanuntuk kegunaan pemiutang, jurubank, lembaga hasil dalam negeri, pemilik syarikat, pemilik syer dan lain-lain lagi. Satu kesimpulan tentang operasi perniagaan boleh diambil dengan adanya akaun. Perakaunan adalah satu proses klasifikasi, merekod, membuat keringkasan tentang urusniaga sesebuah syarikat dan membuat pentafsiran tentang data kewangan tentang sesebuah urusniaga supaya pihak terlibat membuat keputusan. Perakaunan atau prinsip akaun merupakan pengukuran, pendedahan atau peruntukan kepastian mengenai maklumat yang membantu pengurus dan orang lain yang membuat keputusan perniagaan bagi membuat keputusan mengenai per untukan sumber. Perakaunan kewangan ialah salah satu cabang perakaunan yang asas kerana melibatkan proses-proses yang mana maklumat kewangan mengenai suatu perniagaan direkod, dikelas, dirumus, ditafsir dan dihubungkan. Kerja audit, suatu disiplin yang berkait rapat tetapi berbeza daripada perakaunan, merupakan proses yang mana seorang juruaudit bebas (tidak menyebelahi mana-mana pihak) mengkaji penyata kewangan sesebuah pertubuhan agar boleh memberi pandangan.

24


01DAT12F1083

Rajah 3.1 Proses perakaunan

3.2 Perbezaan Perakaunan Secara Manual dan Perakaunan Secara Komputer

Penyediaan dan pencatatan

Perakaunan Secara Manual Melibatkan catatan berperingkat : mulai

25

Perakaunan Secara Komputer

Pengunaan hanya perlu memasukkan maklumat ke dalam computer sahaja.


maklumat

01DAT12F1083

daripada buku catatan

Jadual 3.1 Perbezaan Perakaunan Secara Manual dan Perakaunan Secara Komputer

3.2.1 Proses perakaunan secara computer

Rajah 3.2 Proses perakaunan secara computer

3.2.2 Proses perakaunan secara manual

Kitaran akaun adalah proses merekod transaksi perniagaan.

26


01DAT12F1083

Rajah 3.3 Proses Perakaunan secara manual

I.

Dokumen Sumber

Dokumen sumber adalah bahan asas yang digunakan untuk tujuan merekod. Apabila sesuatu urusniaga dijalankan, dokumen sumber akan diciptakan.

27


Dokum en sumber Invois

01DAT12F1083

Kegunaan



igunakan untuk transaksi secara hutang. 

ikeluarkan oleh penjual Bill tunai



igunakan untuk transaksi secara tunai 

ikeluarkan oleh penjual Nota kredit



igunakan untuk memaklumkan penghutang bahawa akaunnya telah dikreditkan dengan amaun tertentu. 

okumen ini biasanya dikeluarkan apabila berlakunya pulangan masuk. Nota debit



igunakan untuk memaklumkan penghutang bahawa akaunnya telah didebitkan dengan amaun tertentu. 

okumen ini biasanya dikeluarkan apabila harga jualan telah „understated‟. Resit



ikeluarkan oleh penerima bayaran secara tunai atau cek. „cheque butts‟



ukti bahawa bayaran telah dibuat menggunakan cek.

Jadual 3.2 Dokumen sumber dan kegunaannya

28


01DAT12F1083

II.

Buku catatan pertama

Buku catatan pertama boleh dibahagikan kepada tiga jenis iaitu buku tunai dan jurnal. Segala urusniaga tunai termasuk cek akan dicatatkan di buku tunai terlebih dahulu dan kemudiannya akan diposkan ke lejar. Buku tunai merupakan sebahagian daripada lejar utama yang digunakan untuk merekod wang yang diterima, wang yang dibayar dengan tunai dan cek. Jurnal biasanya digunakan untuk merekod semua transaksi perniagaan yang tidak boleh direkodkan dalam buku tunai. Antara transaksi yang menggunakan jurnal sebagai buku catatan adalah jualan atau belian secara credit, pelarasan pengeposan , belanja tertunggak(accruals) serta terleih dahulu (prepayments), susut nilai aset tetap dan sebagainya. Di Loh & Co, buku tunai dan jurnal akan disediakan berdasarkan penyata bank, keratan buku cek, resit rasmi, bil-bil air, elektrik serta telefon, baucar gaji, penyata pembayaran perkeso, kwsp dan sebagainya. Di bahagian debit buku tunai segala rekod akan dicatatkan berdasarkan penyata bank dimana segala deposit tunai dan cek akan dicatatkan. Penerimaan tunai j uga akan dicatatkan di bahagian debit buku tunai. Di bahagian kredit pula, segala rekod akan dicatatkan berdasarkan keratan buku cek, resit dan segala perbelanjaan seperti gaji, bayaran elektrik, air dan telefon.

III.

Pengepos an ke lejar

Lejar merupakan sistem catatan bergu dimana setiap urusniaga direkodkan ke dalam dua akaun lejar yang berasingan dengan jumlah nilai yang sama. Ia bermaksud satu akaun didebitkan manakala satu akaun lagi dikreditkan.

29


01DAT12F1083

Di Loh&co pengeposan dibuat secara manual iaitu dalam buku lejar dan juga menggunakan computer. Baki awal akan direkodkan terlebih dahulu men gikut baki tahun lepas.Sebelum pengeposan, semua transaksi yang telah direkodkan di buku tunai sama ada di sebelah debit ataupun kredit akan diklasifikasikan mengikut kategori masing-masing. Kemudian semua butir yang direkodkan dalam buku tunai akan diposkan ke lejar mengikut kategori masing-masing. Sama juga untuk catatan di jurnal.

IV.

Imbangan Duga

Imbangan duga akan disediakan selepas pengeposan bagi tempoh satu tahun disediakan. Semua lejar mesti ditutup sebelum imbangan duga disediakan. Imbangan duga disediakan dengan menyenaraikan semua nama lejar dan baki akhir masingmasing sama ada di sebelah debit ataupun kredit. Baki akhir Aset dan perbelanjaan(expenses) akan disenaraikan di sebelah debit manakala „capital‟, liability dan hasil (revenue) akan disenaraikan di sebelah kredit. Jumlah amaun di sebelah debit mestilah sama dengan sebelah kredit. Ini yang dimaksudkan „imbangan duga‟.

V.

Lembaran Kerja

Lembaran kerja merupakan keraja lebar yang mengandungi banyak lejar yang digunakan untuk merancang dan menjalankan kerja permulaan s ebelum memindahkan amaun yang rasmi dan tetap ke dalam akaun penamat. Pada mulanya baki dalam imbangan duga akan dimasukkan dalam lejar imbangan duga. Kemudian pelarasan akan dibuat dalam lejar pelarasan. Pelarasan merupakan lejar yang digunakan untuk membetulkan kesilapan yang telah dibuat sewaktu membuat pengeposan.

30


01DAT12F1083

Selain itu, butir-butir yang tertinggal seperti insurans dan banyak lagi akan dimasukkan dalam lejar pelarasan untuk mendapatkan amaun yang sebenar. Selepas pelarasan, baki yang telah dibuat pelarasan akan dimasukkan ke dalam Penyata Pendapatan, Kunci Kira-Kira dan seterusnya Untung bersih akan dikira. Lembaran kerja bertujuan untuk memudahkan kerja pada akhir tempoh perakaunan kerana baki baki dalam lembaran kerja akan dipindahkan ke dalam akaun penamat. VI.

Akaun Penamat

Akaun penamat akan disediakan pada akhir tempoh perakaunan selepas lembaran kerja. Akaun penamat terdiri daripada penyata pendapatan dan Kunci kirakira.Setelah akaun akhir disediakan, hasil kerja tersebut akan diserahkan kepada pengurus Jabatan Perakaunan untuk direviu. Setelah pengurus tersebut mereviu kerja yang dibuat dan disahkan benar, hasil kerja tersebut akan dihantar pula kepada Encik Loh Mun Kong untuk reviu kali kedua. Apabila reviu kedua tersebut disahkan, barulah akaun yang dibuat benar-benar boleh dipersembahkan kepada klien. Pada tahap ini, dua perkara mungkin berlaku. Jikalau juruaudit syarikat tersebut adalah Loh & Co. juga, maka akaun yang siap disediakan oleh Jabatan Perakaunan akan dihantar pula kepada Jabatan Audit untuk diaudit. Sebaliknya, jikalau juruaudit syarikat tersebut bukan Loh & Co., maka dokumen-dokumen asas klien beserta buku-buku klien, akan dihantar semula kepada klien, bersama-sama akaun yang siap dan lengkap.

3.3

Penerang an terperinci akaun penamat

I.

Penyata pendapatan

31


01DAT12F1083

Penyata pendapatan merupakan gabungan Akaun perdagangan dan Akaun Untung Rugi. Akaun perdagangan disediakan untuk mencari untung kasar at au rugi kasar bagi sesuatu perniagaan. Berikut adalah item-item yang biasanya dinyatakan dalam akaun perdagangan serta penerangan. a)

Stok Awal (Opening Stock)

Baki awal



stok yang dibawa masuk dari tahun lepas sebagai aset semasa. Diambil



kira dalam akaun perdagangan untuk mengira kos jualan (cost of sales).

b)

Stok Akhir (Closing Stock)

Stok yang



belum dijual pada akhir tahun perakaunan. Mempuny



ai baki debit dan dikategorikan sebagai aset semasa.

c)

Belian (Purchases)

Belian



barang perdagangan secara tunai atau kredit. Jumlah



belian akan dipindah ke akaun perdagangan untuk mengira kos jualan.

d)

Kos Belian (Purchase Expenses)

32


01DAT12F1083

Segala



kos belian akan diambil kira semasa mengira kos jualan.

e)

Muatan Masuk (Freight Inwards)

Kos



pengangkutan akibat bawa masuk barang perdagangan ke premis perniagaan.

f) Hasil Hasilialahpendapatansebuahperniagaan.Hasilperniagaanutamaterdiridaripadajualanba rangatauperkhidmatan.Disampingitu, hasiljugatermasukpendapatan yang diterimasepertikomisen, sewa, faedahdan lain-lain.Hasil yang diperolehi terbahagi kepada 2 iaitu Hasilkendalianperniagaan dan Hasilbukankendalian. HasilKendalian

a) Berpuncadaripadaaktivit

HasilBukanKendalian

a) Berpuncadaripadaaktiviti-aktiviti

iperniagaan

yang tidakadakaitansecaralangsungdengana ktivitibiasaperniagaan

b) Contoh: Jualan,

Contoh: Faedah bank

b)

Bayaranperkhidmatanse

yang diterima Dividen daripada

pertikomisen

pelaburan dan keuntungan penjualan aset tetap

. Jadual 3.3 Perbezaan Hasil Kendalian dan Hasil Bukan Kendalian

g)

Jualan/ Hasil Servis (Sales/ Service Revenue)

33


01DAT12F1083

Jualan



barang perniagaan or servis secara tunai atau credit. Jumlah



jualan akan ditolakkan dari stok semasa iaitu stok awal tambah belian dan tolak pulangan keluar jika ada untuk mengira untung/rugi kasar.

h)

Pulangan Masuk

Barang



perniagaan yang dipulang balik ke pembekal (pemiutang).

i)

Pulangan Keluar

Barang



perniagaan yang telah dijual dipulangkan balik dari pelanggan (penghutang).

Selepas akaun perdagangan disediakan, akaun untung rugi akan disediakan. Akaun ini disediakan untuk mencari untung/rugi bersih bagi sesuatu perniagaan. Segala butir-butir yang berkaitan dengan perbelanjaan hasil yang ditanggung dalam membantu perniagaan harian akan dicatat dalam akaun untung rugi. Penerimaan hasil adalah seperti sewa diterima, komisen diterima, diskaun diterima dan sebagainya akan dicatat di akaun untung rugi. Perbelanjaan yang biasanya diambil kira adalah bil elektrik, bil air, bil telefon, gaji, sewa, bayaran audit/akaun/cukai/kesetiausahaan dan sebagainya. Jumlah keuntungan sector dagangan diperoleh dengan menolakkan kos jualan daripada hasil jualan.

34


01DAT12F1083

I.

Kunci kira-kira

Kunci kira-kira merupakan satu penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan sesebuah perniagaan.Ia bukan dikenali sebagai akaun. Kunci kira-kira menyenaraikan semua aset ,liabiliti dan ekuiti pemilik sesebuah perniagaan. Aset terdiri daripada aset tetap dan aset semasa.Aset tetap adalah segala harta benda yang kekal dan tahan lama serta boleh digunakan berulang kali yang dimiliki oleh sesebuah perniagaan.Aset semasa pula adalah aset yang tidak mempunyai hayat yang lama dan boleh ditukarkan dalam bentuk wang. Liabiliti juga terdiri daripada liabiliti jangka panjang dan liabiliti semasa.Liabiliti jangka panjang adalah hutang atau liabiliti yang tidak perlu dibayar balik dalam tempoh satu tahun dimana jangkanya adalah lebih daripada satu tempoh perakaunan seperti pinjaman bercagaran, debenture dan sebagainya.Liabiliti jangka pendek pula hutang yang perlu diselesaikan dalam tempoh yang singkat.Contohnya, baki pemiutang, bank overdraf, belanja terakru dan sebagainya. Ekuiti pemilik pula terdiri daripada modal untung atau rugi bersih serta ambilan tunai.Ambilan merupakan pengambilan barang atau tunai untuk kegunaan sendiri.Ia akan mengurangkan modal perniagaan.

Aset tetap



Pembelian aset tetap boleh berlaku bagi setiap tahun perakaunan. Aset tetap akan dibeli untuk kegunaan perniagaan dan menjana pendapatan dan bukan untuk jualan jangka pendek. Nilai aset tetap yang ditunjukkan dalam penyata kewangan tahun lepas akan berubah apabila aset dibeli pada tahun perakaunan semasa. Apabila aset dijual dengan harga yang lebih tinggi daripada nilai buku aset i tu, perniagaan dikatakan memperolehi keuntungan daripada jualan aset tetap.Perniagaan memperolehi kerugian apabila harga aset yang dijual adalah kurang daripada nilai

35


01DAT12F1083

buku aset. Nilai bersih buku diperolehi dengan menolak peruntukan susut nilai daripada kos aset tetap. Susut nilai merupakan kejatuhan nilai sesuatu aset te tap perniagaan.Pengiraan susut nilai terbahagi kepada dua iaitu kaedah garis lurus dan kaedah baki berkurangan.Biasanya kaedah garis lurus digunakan di Loh&co untuk mengira nilai susut nilai. Kaedah garis lurus dikira mengikut jumlah yang sama susut pada set iap tahun dimana jumlah itu dikira mengikut kos asal aset. Oleh itu, aset tetap disusutnilaikan pada kadar yang sama setiap tahun. Peruntukan susut nilai merupakan sejenis peruntukan yang mesti ditolak dari kos aset dalam kunci kira-kira untuk mendapatkan nilai buku yang bersih. Peruntukan susut nilai bukanlah sejenis liabiliti seperti yang dikatakan kerana peruntukan ini tidak dihutang kepada sesiapa.

Hasil



terdahulu dan terakru Hasil yang perlu diterima bagi suatu tempoh perakaunan tidak semestinya ia boleh diterima dalam tempoh yang ditetapkan tetapi mungkin diterima pada tempoh yang lebih cepat atau lebih lambat daripada tempoh yang ditetapkan. Hasil yang diterima lebih cepat daripada tempoh yang ditetapkan dikenali sebagai Hasil Terdahulu. Hasil terdahulu ini akan ditolak daripada jumlah hasil yang diterima. Oleh itu, hasil terdahulu ini akan didebitkan dalam akaun hasil berkenaan untuk mendapatkan jumlah hasil yang sebenar bagi tempoh masa tersebut. Jumlah hasil tersebut akan dikreditkan dalam akaun untung rugi. Jumlah hasil terdahulu ini akan direkodkan dibahagian liabiliti semasa dalam kunci kira-kira. Hasil yang belum diterima pada tempoh perakaunan yang ditetapkan dipanggil hasil terakru. Hasil terakru ini akan ditambah dengan jumlah hasil yang diterima. Oleh itu, ia akan dikreditkan dalam akaun hasil berkenaan untuk mendapatkan jumlah hasil yang sebenar pada tempoh tersebut dan jumlah itu akan dikreditkan dalam akaun

36


01DAT12F1083

untung rugi. Jumlah hasil terakru pula akan direkodkan di sebelah aset semasa kunci kira-kira.

Perbelanj



aan terdahulu dan terakru Perbelanjaan bagi sesuatu tempoh perakaunan akan diambil kira dalam rekod-rekod perakaunan tidak kira bayaran wang tunai tunai telah dibuat ataupun tidak. Belanja terdahulu terdiri daripada belanja-belanja seperti sewa, komisen, gaji dan sebagainya. Manakala belanja terakru pula merangkumi belanja-belanja seperti bil elektrik, air , telefon , caruman kwsp dan perkeso. Belanja yang telah dibayar bagi tempoh perakaunan atau tahun kewangan yang berikut dipanggil belanja terdahulu.Ia perlu ditolak daripada jumlah jumlah yang dibayar. Amaun belanja terakru ini akan dikreditkan dalam akaun belanja yang berkenaan untuk mendapatkan amaun yang sebenar pada tempoh te mpoh tersebut. Jumlah belanja yang sebenar akan didebitkan dalam akaun untung rugi. Belanja terdahulu ini akan direkodkan di bahagian aset semasa dalam kunci kira-kira. Belanja yang belum dibayar bagi suatu tempoh perakaunan tersebut dipanggil sebagai belanja terakru.Ia perlu dicampurkan dengan belanja yang telah dibayar untuk mendapatkan jumlah amaun yang sebenar bagi tempoh t ersebut. Catatannya pula amaun belanja terakru akan didebitkan dalam akaun belanja yang berkaitan. Dalam kunci kira-kira ia akan direkodkan di bahagian liabiliti semasa.

37


01DAT12F1083

BAB 4 : BIDANG PENGAUDITAN

4.1 Pengenalan

Bab ini menerangkan tentang proses pengauditan dan prosedur yang diamalkan dalam jabatan audit di firma Loh & Co. Pengauditan ditakrifkan sebagai pemeriksaan yang sistematik dan bebas daripada data, penyata, rekod, operasi dan persembahan (kewangan atau sebaliknya) sesuatu perusahaan bagi tujuan yang dinyatakan. Dalam mana-mana audit juruaudit menganggap dan mengiktiraf usul di hadapannya bagi pemeriksaan, mengumpul bukti, menilai sama dan atas dasar ini merumuskan pertimbangan yang yang disampaikan melalui laporan audit. Tujuan utama audit adalah untuk memastikan bahawa akaun yang disimpan oleh sesebuah syarikat, dapat dipersembahkan dalam format yang jelas, benar dan senang difahami oleh pihak luar/pihak ketiga.Matlamat audit adalah untuk menyatakan

38


01DAT12F1083

pendapat mengenai orang, organisasi organisasi atau sistem contoh dalam soalan, di bawah penilaian berdasarkan kerja yang dilakukan secara ujian. Disebabkan kekangan kekangan praktikal, audit bertujuan untuk memberikan memberikan jaminan yang munasabah bahawa penyata kewangan tersebut adalah bebas dari kesilapan yang material.Oleh itu, persampelan statistik sering diterima pakai dalam audit. Audit adalah sebahagian penting perakaunan.Secara tradisinya, audit telah terutamanya berkaitan dengan mendapat maklumat mengenai sistem kewangan dan rekod kewangan syarikat atau perniagaan. Walau bagaimanapun, pengauditan baru baru ini telah mula termasuk maklumat lain mengenai sistem itu, seperti maklumat mengenai prestasi alam sekitar. Hasilnya, kini terdapat profesion menjalankan audit alam sekitar.

4.2 Jenis-Jenis Audit

Audit terdiri daripada tiga jenis audit Interim, audit akhir dan audit khas.

a) Audit Interim Audit ini bertujuan untuk menentukan kawalan sistem dalam.Ia dilakukan sebelum sesuatu kerja audit akhir dijalankan.Audit ini juga bertujuan untuk mengenal syarikat terutamanya. Tentang organisasi dan sistem syarikat secara am atau sistem kawalan dalamnya. Audit interim ini terbahagi kepada empat peringkat iaitu belian dan pembayaran,jualan dan penerimaan,gaji dan upah upah serta buku dan rekod. Kerja-kerja audit interim ini bermula dengan kajian permulaan secar a am tentang sistem kawalan dalam seperti organisasi syarikat, sistem dan rekod perakaunan dan kertas kerja audit. Dua dan tiga bulan sebelum audit akhir dijalankan, beberapa kakitangan akan dihantar ke tempat pelanggan untuk membuat audit interim. Ia biasanya dilakukan bagi syarikat perkilangan yang yang besar.

39


01DAT12F1083

b) Audit Akhir Audit ini dilakukan pada tahun semsa berakhir berakhir iaitu pada 31 Disember atau atau 30 Jun waktu-waktu waktu-waktu ini dikenali sebagai “peak period”. Ia merupakan waktu dimana kerja kerja akaun dan audit perlu disiapkan sebelum tarikh tersebut untuk dihantar kepada LHDN. Dalam kerja audit akhir, kerja pengauditan dapat dilakukan dengan lancar dan teratur. Ini kerana juruaudit telah mengetahui sist em kawalan dalaman firma tersebut berikutan audit interim yang telah dijalankan.

c) Audit khas Audit ini dijalankan setelah ada permintaan dari pihak pelanggan umpamanya, pengambilalihan pelanggan ke atas sebuah firma yang lain atau bankrup.

4.3 Standard Operasi Audit Negara

Standard pengauditan terpakai apabila audit dijalankan. Berikut adalah perkara perkara utama dalam standard pengauditan : i. -

ii.

Merancang, mengawal dan merekod Juruaudit secukupnya perlu merancang, mengawal dan merekodkan kerjanya.

Sistem Perakaunan -

Juruaudit perlu memastikan sistem perusahaan rakaman dan pemprosesan urus niaga dan menilai kecukupan sebagai asas untuk penyediaan penyata kewangan.

iii. -

Bukti Audit Juruaudit perlu mendapatkan relevan dan boleh dipercayai bukti audit yang cukup untuk membolehkan beliau membuat kesimpulan yang munasabah.

40


iv.

01DAT12F1083

Kawalan Dalaman -

Jika juruaudit ingin meletakkan pergantungan ke atas kawalan dalaman, dia harus memastikan dan menilai kawalan dan melakukan ujian pematuhan operasi mereka.

v. -

Kajian Penyata Kewangan Juruaudit perlu menjalankan apa-apa kajian semula penyata kewangan adalah mencukupi, bersempena dengan kesimpulan yang diambil daripada bukti audit yang lain yang diperoleh , untuk memberi asas yang munasabah bagi pendapat mengenai penyata kewangan.

4.4Proses Pengauditan

1.Menerima buku klien/ pergi ke tempat klien

2.Penugasan

Menganalisis akaun klien

kes

Reviu oleh senior

Menjelaskan nota reviu

Reviu kedua oleh 10a. menyelesaikan 12. Memulangkan

kesilapan/masalah

buku klien

yang mungkin timbul.

senior

Reviu oleh pengurus

11.Percetakan

10. menghantar

9. mengalis baca

Menaip draf

Laporan

drafpermulaan

(proofread)

permulaan

Tahunan

Laporan

laporan

dengan

Tahunan

tahunan

keizinan klien

kepada klien.

Rajah 4.1 Carta alir proses pengauditan

41


01DAT12F1083

Proses pengauditanboleh dibahagikan kepada beberapa tahap, seperti yang ditunjukan dalam rajah 3.1. Proses-proses yang ditunjukkan dalam carta alir terse but hanyalah garis panduan umum yang harus diikuti dalam menjalankan pengauditan mana-mana kes sekalipun.

Pertama sekali, buku-buku klien akan diserahkan oleh klien kepada firma Loh&co. Berikut adalah rekod-rekod yang diperlukan dari klien untuk mengendalikan kerja audit :

I. II. III.

Imbangan Duga (Trial Balance) Kunci Kira-Kira (Balance Sheet / Statement Of Financial Position) Akaun Untung Rugi / Penyata Pendapatan ( Profit & Loss Account / Income Statement )

IV. V. VI. VII. VIII. IX.

Lejar Am (General Ledger) Buku Tunai (Cash Book) Jurnal ( Journal ) Lejar „Subsidiary‟ (Subsidiary Ledger) Penyata Penyesuaian Bank (Bank Reconciliation) Surat Pengakuan Bank ( Bank Confirmation)

X.

Penyata Bank (Bank Statement)

XI.

Stok Akhir ( Closing Inventory)

XII.

Senarai Pemiutang (List Of Creditors )

XIII.

Senarai Penghutang (List Of Debtors)

XIV.

Senarai Fixed Asset ( List Of Fixed Assets)

XV. XVI. XVII. XVIII.

Baucar Pembayaran (Payment Vouchers) Invois( Invoice) Resit rasmi ( OfficialReceipt) Keratan Cek (Cheque Butts)

42


01DAT12F1083

Alternatifnya, terdapat juga klien yang lebih rela juruaudit pergi ke t empatnya untuk menjalankan proses pengauditan. Ini terutamanya bagi klien yang operasi perniagaannya besar ataupun tempat operasi jauh daripada Loh&co. proses pengauditan bagi klien begini adalah sama dengan proses pengauditan klien yang menghantar buku-buku ke loh&co, perbezaannya hanyalah buku-buku tersebut berada di tempat klien, dan bukannya dihantar ke Loh&Co. Langkah kedua adalah penugasan kes, iaitu pengurus menugaskan kes kepada staf. Setelah menerima buku klien, pengurus akan menugaskan kes tersebut kepada salah satu atau lebih (bergantung kepada saiz perniagaan/ syarikat yang bakal diaudit) staf di Jabatan Audit. Staf tersebut akan bertanggungjawab menghabiskan audit kes tersebut sebaik-baiknya dalam tempoh masa yang ditetapkan (Budget hour). Langkah ketiga pula, staf dikehendaki untuk menganalisis akaun klien, berasaskan segala buku dan dokumen yang diserahkan oleh klien. Analisis yang dijalankan terhadap akaun klien hendaklah analisis yang terperinci kerana analisis i nilah yang akan dijadikan asas dalam menghasilkan Laporan Tahunan. Boleh dikatakan bahawa langkah ini merupakan intipati utama seluruh proses pengauditan. Pada tahap akhir analisis, satu draf laporan tahunan akan dihasilkan berdasarkan apa yang dianalisis. Langkah keempat dalam proses pengauditan adalah reviu analisi dan draf tahunan oleh senior. Analisis yang lengkap tersebut perlu diserahkan kepada senior untuk proses reviu. Reviu di sini bermaksud meneliti semula hasil kerja yang dibuat untuk mengenalpasti masalah yang timbul dan menuliskan masalah-masalah ters ebut di atas dalam sekeping kertas dipanggil nota reviu. Prosedur seterusnya adalah menjelaskan nota reviu iaitu menyelesaikan masalahmasalah yang timbul selepas analisis telah dilakukan.Nota reviu bertujuan menjadikan analisis yang dilakukan, lebih lengkap dan sempurna. Setelah nota reviu dijelaskan, analisis yang telah diperbaiki akan diserahkan semula kepada s enior yang sama untuk reviu kali kedua. Setelah senior berpuas hati bahawa tiada l agi masalah berkenaan analisis yang dijalankan, maka akan diserahkan pula kepada pengurus untuk direviu. Pengurus akan mereviu kes tersebut dan akan mengesahkan bahawa draf laporan tahunan boleh ditaip jika analisis dibuat dengan sempurna.

43


01DAT12F1083

Draf permulaan Laporan tahunan akan ditaip oleh jurutaip Loh&Co. Setelah ditaip, salinan tersebut akan dikalisbaca (proofread) dengan salinan yang dibawa untuk ditaip (draf permulaan laporan tahunan). Setelah proses kalisbaca selesai dan semua kesilapan diperbetulkan, maka salinan yang betul tersbut dihantar untuk ditaip salinan sebenar (master copy). Langkah kesepuluh adalah menyediakan draf permulaan Laporan Tahunan dan menghantar salinan kepada klien. Draf permulaan ini akan dicop „Preliminary Draft‟ pada sudut kanan sebelah atas setiap mukasurat laporan tahunan tersebut untuk menandakan bahawa ia hanya draf permulaan dan bukan laporan tahunan sebenar. Klien akan meneliti kandungan draf permulaan ini akan membandingkannya dengan akaun yang disimpan olehnya. Jika klien terdapat apa-apa keraguan tentang kesahihan draf tersebut, maka beliau akan menelefon juruaudit untuk mendapatkan penjelasan bagaimana sesuatu angka itu boleh timbul. Berserta dengan draf permulaan, dokumen-dokemen berikut juga dihantar iaitu : I. II.

„Management Representation‟ Senarai Pelarasan Dan Reklasifikasi Audit (Adjustment And Reclassification List)

III.

„First Forwarding‟

IV.

Bil Audit

V. VI. VII.

„Sign Pages‟ „Confirmation Letters‟ Enclosure Slip

Setelah klien berpuas hati, loporan tahunan yang memuatkan segala perubahan yang telah dilakukan akan dihasilkan oleh juruaudit. Biasanya, dua salinan disediakan kepada klien, satu salinan kepada agen cukai, dua salinan kepada agen kesetiausahaan dan 3 salinan untuk juruaudit.Langkah terakhir adalah memulangkan buku-buku klien beserta Laporan Tahunan yang telah disediakan. 4.5. Sistem Pengefailan Audit

44


01DAT12F1083

Terdapat tiga fail yang utama untuk setiap syarikat di bilik fail iaitu „Permanent Audit File‟, „ Current Audit File‟ dan „Correspondence File‟.

4.5.1

Fail audit tetap (Permanent Audit File)

Fail audit tetap pula memuatkan segala maklumat tentang s yarikat yang diaudit. Perkara-perkara yang terkandung dalam fail ini adalah seperti berikut :

I. Surat Pengikatan (Engagement Letter) II. Maklumat Pelanggan Dan Perniagaan ( Client And Business Information) III. Kawalan Dalaman & System Perakauanan ( Internal Control & Accounting Systems) IV. Perlembagaan (Constitution) V. Petikan Rekod Statutory ( Extracts Of Statutory Records) VI.

Dokumen Perjanjian ( Agreements & Other Documents)

VII. VIII. IX.

Ringkasan & Penganalisa ( Summaries & Analysis) Laporan Khas ( Special Reports) Maklumat Percukaian ( Tax Information)

X.

Akaun Kumpulan ( Group Accounting)

Sungguhpun kebanyakan dokemen yang terkandung dalam fail audit tetap tidak mungkin akan berubah, tetapi perhatian yang harus diberikan kepadanya setiap tahun kerana mungkin terdapat perjanjian baru ataupun perkara baru yang wajib difailkan. Mungkin juga terdapat pembatalan sesetengah perjanjian yang patut dikemaskini seperti „tenancy agreement‟ dan sebagainya.

4.5.2

Fail audit semasa (Current Audit File)

45


01DAT12F1083

Fail audit semasapula mengandungi kertas kerja pengauditan, „statutory audit‟, „minutes‟,„share capital‟, „form of annual return‟ dan dokumen sokongan audit. Fail ini merupakan komponen yang penting dalam possesi juruaudit kerana ia juga merupakan sumber rujukan juruaudit yang akan menguruskan sesuatu kes itu pada tahun-tahun akan datang. Kertas kerja yang terdapat dalam fail audit se massa disusun mengikut indeks yang dipraktis oleh firma Loh&co.

Fail audit semasa dikemaskini setiap tahun perakaunan syarikat yang diaudit dan merupakan fail yang paling dirujuk oleh juruaudit semasa menjalankan pengauditan.

4.5.3

Fail hubungan (Correspondence File)

Segala salinan surat-menyurat antara loh & co dengan syarikat pelanggan seperti dokumen yang difakskan , bil audit, „1 st forwarding‟, „2nd f orwarding‟ dan „reminders‟ akan disimpan dalamFail hubungan. Fail hubungan penting untuk dikemaskini dari semasa ke semasa untuk memastikan bahawa butir -butir syarikat seperti alamat syarikat, nombor telefon, nombor faksimili dan sebagainya diketahui sekiranya terdapat apa-apa perubahan.

4.6

Kawalan dalaman jabatan audit

Jabatan audit Loh&co mempunyai beberapa jenis kawalan dalaman yang digunakan dalam proses pengauditan. Kawalan dalaman ini penting bagi memastikan bahawa kerja-kerja audit dapat dijalankan dalam s uasana yang sistematik, teratur dan konsisten. Antaranya adalah : i.

Buku rekod masuk keluar buku klien : Ini merupakan buku yang harus direkodkan setiap kali ada klien menghantar buku-buku dan dokumen-dokumen untuk diaudit. Setelah kerja audit siap, buku-buku tersebut akan dihantar pulang ke klien dan pemulangan juga harus dicatatkan. Tujuannya untuk mengelakkan kekeliruan tentang penghantaran

46


01DAT12F1083

buku-buku klien, sebab terdapat ramai klien yang hantar buku-buku pada masa yang sama.

ii.

Dokumen masuk/keluar (Incoming/outgoing documents) Setiap kali buku klien diterima atau dipulangkan, dokumen ini harus dilengkapkan.Tujuannya adalah untuk memastikan bahawa semasa buku klien diterima dan dipulangkan, buku-buku tersebut lengkap seperti yang disediakan oleh klien. Kebiasaannya dokumen keluar buku klien akan berasaskan dokumen masuk.

iii.

Laporan masa mingguan (Weekly time report) Kertas yang harus diisi oleh setiap juruaudit set iap hari untuk menunjukkan perkembangan kes yang dikendalikan dan tugas harian yang telah dilakukan.Kertas ini harus dihantar ke supervisor setiap minggu sekali untuk menjadikan asas mengisi laporan status kerja.

iv.

Laporan status kerja (Job status report) Ini merupakan kertas yang mempunyai maklumat status semua kes yang dibuat oleh semua juruaudit. Diisikan oleh supervisor jabatan audit berasaskan Laporan masa mingguan setiap staf di jabatan audit.

47


01DAT12F1083

BAB 5 PENERANGAN TERPERINCI PROSES PENGAUDITAN

5.1 Proses sebelum memulakan proses pengauditan

5.1.1. Penganalisaan fail tahun lepas

Langkah pertama yang diambil sebelum merancang program audit bagi satu kes ialah penganalisaan fail semasa tahun lepas. Daripada kertas kerja audit tersebut, fahaman semula sistem kawalan dalaman bagi syarikat adalah lebih mudah.

Langkah-langkah pemeriksaan dan penetapan keluasan skop pemeriksaan dapat dirancang dengan mudah melalui menganalisa fail tahun lepas. Penganalisaan fail tahun lepas juga penting untuk mencatat baki akhir tahun lepas dalam kertas kerja

48


01DAT12F1083

tahun semasa. Proses ini penting untuk membuat „movement of account‟ dari tahun lepas sampai tahun semasa.

Adakalanya, maklumat-maklumat perlu fotostat sekiranya tiada perubahan untuk kewangan semasa. Contohnya jika tiada perubahan maksudnya tiada penambahan atau pelupusan dalam aset-aset tetap untuk tahun kewangan semasa, semua maklumat untuk aset tetap diikutkan sama seperti tahun lepas. Penyediakan bil audit juga perlu dirujuk kepada fail tahun lepas.

5.1.2. Menyemak angka dan tanda audit

Terdapat beberapa istilah audit yang selalu digunakan dan berkaitan dengan t ugas pemeriksaan iaitu memeriksa, menganalisa, menyemak, membandingkan, pengesahan, „footing‟, meneliti dan mengesan.

Memeriksa dalam konteks audit ialah menentukan pengesahan penyata-penyata kewangan pelanggan sehingga terjumpa penipuan. Menganalisa pula bererti memeriksa dengan cara memecah-mecahkan atau membahagi-bahagikan satu urusniaga kepada bahagian-bahagiannya. Misalnya, pelbagai belanja yang ditunjukkan dalam Akaun Untung Rugi atau Penyata Pendapatan dianalisa untuk melihat apakah jenis perbelanjaan dikelaskan dalam pelbagai belanja tersebut.

Meyemak dimaksudkan sebagai pengawasan atau menjamin ketepatan kerja penyemakan dibuktikan dengan menggunakan tanda audit.Membandingkan bermaksud memeriksa dua atau lebih data dengan memerhatikan persamaan dan perbezaannya. Pengesahan atau verifikasi pula bermaksud pemeriksaan mengenai kebenaran penghitungan seperti memeriksa dan mengesahkan proses perjumlahan.

49


01DAT12F1083

„Footing‟ ialah pemeriksaan perjumlahan atau pengurangan ke bawah. „Cross Footing‟ pula ialah pemeriksaan perjumlahan atau pengurangan secara horizontal. Meneliti ialah melihat secara kritis tanpa melakukan verifikasi yang lengkap. Mengesan bermaksud memeriksa dengan cara melihat kembali bukti-bukti asal sesuatu urusniaga dari awal hingga akhir.

5.1.3. Memo perancangan audit (audit planning memorandum)

Langkah utama yang dibuat sebelum memulakan kertas kerja audit adalah menyediakan „audit planning memorandum‟ secara bertulis. Perancangan memo dirancang selepas meneliti fail audit tahum lepas.Sebenarnya memo ini adalah penyenaraian secara terperinci kerja-kerja audit yang harus dilaksanakan bagi item-item di penyata kewangan serta masa budget bagi setiap prosedur kerj a-kerja audit. Contoh „audit planning memorandum‟ boleh dilihat pada lampiran yang disediakan.

Setiap langkah dalam kerja audit hendaklah ditulis dengan ringkas dan tepat serta disusun secara sistematik. Masa budget adalah penting bagi membolehkan wujudnya perancangan pembahagian kerja secara sistematik dan rekod bagi setiap tahap kerja audit serta masa yang telah dihabiskan. Sekiranya masa sebenarnya diambil untuk membuat kerja audit melebihi masa budget, kemungkinan banyak ralat telah dilakukan oleh pelanggan dan ujian tambahan perlu dibuat. Sebelum memulakan penyediaan program audit, tujuan mengaudit perlu ditentukan. Untuk mencapai tujuan menyeluruh, saya perlu memeriksa rekod-rekod seperti jurnal am, buku tunai, lejar, dan dokumen- dokumen lain.

Sekiranya program audit yang dijalankan adalah mengenai hutang perniagaan, salah satu prosedur adalah mengirim pengesahan baki penghutang.Jika pelanggan mempunyai lejar subsidiary, baki-baki penghutan boleh diambil dari lejar

50


01DAT12F1083

tersebut.Tanpa menentukan tujuan audit, tidak ada satu pegangan tatacara yang boleh meliputi program audit.

5.1.4. Pengauditan statutori dan percukaian

I.

Audit Statutori ( Statutory Audit)

Pengauditan Statutori bermula dengan mengenalpasti lokasi pejabat: Setiusaha syarikat, Juruaudit kemudianya akan menyediakan tiga perkara berikut sebelum bertolak ke pejabat setiusaha untuk mengekstrak informasi statutori:



Senaraisemak keperluan statutori dan daftar (indeks 27, sila rujuk Lampiran). Senarai semak ini disalin seperti tahun lepas, dan disahkan semasa pengauditan statutori dibuat.



Surat rasmi juruaudit kepada setiusaha (indeks 31, sila rujuk Lampiran). Surat ini membolehkan juruaudit mendapatkan minit-minit mesyuarat dan resolusi pekeliling. Disediakan dalam 2 salinan: sesalinan untuk juruaudit dan satu lagi untuk Setiusaha.



Borang modal saham (indeks 140, sila rujuk Lampiran). Mencatatkan saham yang dipegang individu, saham yang disahkan (authorised), saham yang diterbit (Issued), dan saham yang dibayar penuh (fully paid-up).

Semasa di pejabat setiusaha syarikat, pengauditan sta tutori akan dibuat. Pengauditan statutori melibatkan pemeriksaan terhadap 3 jenis buku utama sesebuah Syarikat, yang disimpan di pejabat setiusaha syarikat tersebut:

(a) Buku Pendaftaran Syarikat (b) Buku Minit (c) Fail ROC/Fail Setiusaha

51


01DAT12F1083

Buku Pendaftaran Syarikat mencatatkan perkara-perkara berikut:

Pertama,pendaftaran ahli-ahli (Register of Member). Pendaftaran ahli-ahli merekodkan latar belakang setiap ahli seperti nama, alamat, nombor kad pengenalan, Kewarganegaraan, pekerjaan, tarikh lahir, dan jumlah saham yang dipegang berserta tarikh mula memegang dan melepaskan saham. Juruaudit perlu memastikan bahawa jumlah saham yang diterbitkan-diterbitkan setuju (sama) dengan akaun, dan segala perubahan saham telah diluluskan oleh Lembaga Pengarah dalam Minit Mesyuarat.

Kedua, dalam Buku Pendaftaran Syarikat juga mencatatkan pertukaran pendaftaran (Register of Transfer, iaitu rekod segala pertukar saham yang siap difailkan dan menepati resolusi Lembaga Pengarah.Ketiga, Register of Chargesyang menyimpan maklumat aset yang dicagarkan (oleh bank, dan sebagainya.) Keempat, juga terdapat pendaftaran, pengarah, setiusaha dan pengururs syarikat .Ini merekodkan maklumat latar belakang pengarah, setiusaha dan pengurus syarikat.Akhir sekali, terdapat juga pendaftaran pegangan pengarah, iaitu bahagian yang merekodkan jumlah, nilai dan jenis saham yang dipegangoleh pengarah, tarikh mula memegang dan melepaskan saham.Perubahan yang berlaku mestilah mendapat kelulusan Lembaga Pengarah.

Buku Minit pula menyimpan rekod segala minit mesyuarat bagi setiap jenis mesyuarat yang dijalankan sepanjang tahun termasuk resolusi perkeliling yang dikeluarkan.

Semua resolusi perkeliling yang diisytiharkan, dan semua minit mesyuarat, haruslah diambil oleh juruaudit bagi tujuan pengauditan statutori.Lazimnya, salinan juruaudit ada disertakan bersama.Maklumat dalam resolusi perkeliling dan

52


01DAT12F1083

minit mesyuarat haruslah setuju dengan maklumat yang ada dalam Buku Pendaftaran Syarikat dan Fail ROC/Setiusaha.

Juruaudit juga perlu memfotostat sesalinan Pulangan Tahunan (AR, Annual Return) untuk difail selepas indeks 140 dalam Fail Audit Semasa.

II.

Audit Percukaian

Untuk menyediakan Laporan Tahunan yang lengkap, juruaudit perlu mengetahui cukai pendapatan yang mungkin dibayar oleh syarikat pada tahun ini. Justeru, pengiraan peruntukan cukai pendapatan (provision for taxation, indeks 120) adalah penting untuk memastikan cukai sebenar yang dibayar, tidak lari jauh dengan Peruntukan yang dikira.Disebabkan inilah, pengauditan percukaian penting kerana maklumat yang didapati, amat berguna sebagai garis panduan mengira peruntukan cukai pendapatan tahun ini.

Perkara-perkara yang diekstrak semasa pengauditan percukaian adalah: Pengiraan cukai pendapatan tahun lepas, jadual Elaun Modal (Capital Allowance), Borang J/J1 (borang bayaran ansuran cukai/cukai dilepaskan), Seksyen 108 dan Jadual Kedudukan Bayaran Cukai.

5.2 Menyediakan Kertas Kerja

International Audit Guideline 3, “Basic Principles Governing an Audit” (paragraph 11) states: “The auditor should document matters which are important in providing evidence that the audit was carriedout in accordance with the basic principles.”

Ini bermakna bahawa juruaudit perlu mendokumentasikan segala perkara yang pentingsebagaikerja audit telah dijalankan berdasarkan prinsip-prinsip am.

53


01DAT12F1083

Ini merujuk kepada analisis akaun klien yang dilakukan di atas kertas kerja .Kertas kerja boleh dikategorikan kepada dua jenis, kertas kerja utama (main working paper/schedule) dan sub-kertas kerja.Penyediaan kedua-dua jenis adalah berbeza, sungguh pun fungsi kedua-dua adalah sama, iaitu untuk mencatatkan analisis akaun klien.

5.2.1 Kertas Kerja Utama

Kertas kerja utama adalah kertas kerja yang merumuskan segala analisis akaun yang telah dilakukan dengan terperinci dalam sub-kertas kerja. Amnya, penyediaan kertas kerja utama sebelum proses analisis adalah seperti berikut:

(a)

Empat kolum wajib disediakan dalam kertas kerja single, dan setiap satu kolum perlu diisi dengan butir yang tersendiri, Kolum pertama adalah kolum baki seperti Dalam Buku ( Balance Per Book ), iaitu baki penutupan dalam buku klien pada tahun ini. Kolum kedua pula dilabel AJE/RJE, iaitu pelarasan dan reklasifikasi yang bakal dibuat semasa pengauditan dijalankan. Kolum ketiga ialah Baki Selepas Diaudit ( Balance As Per Audit ), iaitu baki selepas dibuat segala pelarasan audit. Kolum terakhir adalah kolum Baki Penutupan Tahun Lalu (Closing Balance As At Prior Year ), iaitu kolum yang memuatkan baki penutupan tahun lalu.

(b)

Untuk analisis seperti analisis perbelanjaan dan aset tetap serta analisis yang memerlukan kajian mendalam, kertas kerja yang lebih panjang dan berkolum lebih banyak digunakan, dipanggil kertas kerja double. Amnya, peraturan mewujudkan kolum dalam kertas kerja berganda ini adalah sama dengan kolum dalam kertas kerja single. Perbezaanya cuma kolum AJE dan RJ E dipisahkan untuk Nampak lebih jelas, dan mungkin kadang-kadang kolum “significant variance”(varians) ditambahkan (terutamanya analisis perbelanjaan), untuk membandingkan angka tahun ini dengan angka tahun lepas menggunakan varians.

54


01DAT12F1083

5.2.2 Sub-kertaskerja

Sub-kertas kerja merupakan kertas kerja yang memuatkan analisis se suatu akaun secara terperinci dan detail.Sub-kertas kerja menerangkan bagaimana sesuatu angka itu boleh timbul, apakah pelarasan yang telah dibuat, mengapa pelarasan dibuat, dan angka akhir yang diperoleh selepas diaudit.

Penyedian sub-kertas kerja adalah lebih bebas berbanding kertas kerja utama, kerana analisis yang terperinci bergantung kepada kemahiran juruaudit mempersembahkan data. Justeru, juruaudit boleh menggunakan apa sahaja Cara untuk menganalisis akaun klien secara terperinci dalam sub-kertas kerja, asalkan kaedah yang digunakan itu logik, boleh difahami dan menjimatkan masa.Walaubagaimanapun, masih terdapat beberapa perkara yang harus dilakukan atau dipatuhi dalam analisis sub-kertas kerja.

Pertama sekali, juruaudit perlu mendapatkan kembali angka yang ditunjukkan dalam buku klien. Bagaimana angka tersebut boleh timbul, apakah komponen-komponen yang menyebabkan angka tersebut menjadi begitu, harus ditunjukkan dalam subkertas kerja.Setelah itu juruaudit haruslah mengesahkan kewujudan transaksi yang berlaku dengan menyemak dokumen-dokumen asas. Resit, invois, cek, bil, dan apaapa sahaja yang boleh menyokong kewujudan transaksi, akan dibauchkan dan diletakkan tanda audit di dokumen itu sendiri dan dalam sub-kertas kerja.

Selepasitu, barulah pelarasan-pelarasan yang difikirkan perlu, dibuat dalam subkertas kerja.Pelarasan-pelarasan yang dibuat ditunjukkan dengan jelas, dan diringkaskan dalam AJE/RJE Journal Entries dan juga ditunjukkan dalam kertas kerja utama.Dokumen yang difotostat untuk jadikan bahan bukti sub-kertas kerja.Diletakkan selepas sub-kertas kerja tersebut, dan disilang rujuk kepada subkertas kerja.Seterusnya, sub-kertas kerja pula disila ng rujuk kepada kertas kerja utama.

55


01DAT12F1083

5.3 Peristiwa selepas tahun kewangan berakhir (subsequent event)

Peristiwa selepas tahun kewangan berakhir perlu diambil perhatian jika ia berlaku sebelum tarikh laporan juruaudit (within report date). “Subsequent event” perlu disemak untuk menentukan samada ia mempengaruhi penyata kewangan dan pelarasan perlu dibuat ataupun ia perlu dinyatakan (disclosed) dalam nota kepada akaun di Laporan Tahunan. Prosedur- prosedur untuk mengenal pasti “subsequent events” dibuat sebaik -baiknya selepas kerja-kerja pengauditan hampir siap atau telah siap.Segala soal selidik hendaklah ditunjukkan kepada pengarah ataupun pegawai esekutif yang bertanggungjawab ke atas sistem perakaunan dan kewangan syarikat.

5.3.1 Mencetak Laporan Tahunan

Setelah klien memberikan kelulusanya ke atas draf permulaan, haruslah Laporan tahunan akan dicetak dan dijual oleh juruaudit Loh & Co. Sendiri (biasanya oleh Juruaudit junior ) Bilangan Laporan Tahunan yang dijilid berbeza untuk s yarikat yang berbeza, tetapi peraturan yang biasa diikuti ialah:



2 salinan untuk setiusaha: kedua-dua salinan mengandungi cop rasmi Pesuruhjaya Sumpah, satu salinan lengkap berserta kulit depan, dan satu salinan Tanpa Akaun Untung Rugi tanpa kulit depan.



Satu atau dua salinan kepada agen cukai bergantung kepada agen cukai, sama ada satu atau dua salinan akan disediakan. Dalam mana-mana situasi sekalipun, hanya satu salinan memerlukan cop Pesuruhjaya Sumpah.



Tiga salinan untuk Loh &Co : satu salinan berkulit depan dengan cop Pesuruhjaya Sumpah yang difailkan dalam Fail Audit Tetap, satu salinan tidak berkulit depan difail Dalam Fail Audit Semasa (indeks 1), dan satu lagi

56


01DAT12F1083

salinan tidak berkulit depan dan tanpa tandatangan Pengarah dan cop Pesuruhjaya Sumpah yang difail dalam Fail Audit Semasa (indeks 24, yang akan dibuat draf Laporan Tahunan tahun yang akan datang).



Sekurang-kurangnya dua salinan untuk klien: bergantung kepada klien, sekurang- kurangnya dua salinan perlu disediakan. Salinan Laporan Tahunan yang diberi Kepada klien tidak memerlukan cop Pesuruhjaya Sumpah.

Loh & Co. mencaj RM 5 bagi setiap salinan Laporan Tahunan, dan akan dibilkan Bil audit dikira berdasarkan garis panduan yang ditentukan oleh Institut Akauntan Malaysia (MIA). Renj yuran audit yang dikenakan oleh Loh & Co. Adalah dari RM 450 (minimum, untuk syarikat kecil „dormant case‟) hingga ke RM 10000 (syarikat besar).

5.4

Format Laporan Tahunan

5.4.1

Maklumat Korporat, Mukasurat 2 hingga 5

Setiap mukasurat dalam Laporan Tahunan hendaklah mengandungi Nombor Syarikat pada sebelah kiri atas mukasurat. Mukasurat pertama dalam Laporan Tahunan adalah sentiasa sama, iaitu merupakan maklumat korporat syarikat. Maklumat yang didedahkan dalam mukasurat 1 ini adalah: Pengarah, Setiausaha, Pejabat Berdaftar, Juruaudit dan alamatnya, Alamat Perniagaan (tidak wajib), dan Banker.

Mukasurat 2 pula menunjukkan maklumat seperti: Laporan Pengarah, Aktiviti Utama Syarikat, Keputusan (untung/rugi bersih), Dividen (sama ada diisu atau sebaliknya), Rizab dan Peruntukan, dan Isu Saham Dan/Atau Debentur. Mukasurat 3 pula merupakan kenyataan yang menerangkan maklumat statutori l ain, yang kebiasaannya

57


01DAT12F1083

sama sahaja untuk semua Laporan Tahunan. Sila rujuk Lampiran 13 untuk sampel (dalam Bahasa Inggeris).

Mukasurat 4 pula berkenaan Pengarah yang Dilantik/Meletak Jawatan/Bersara, Kepentingan Pengarah, dan Faedah Pengarah. Mukasurat 5 pula adalah kenyataan juruaudit bahawa mereka ingin sama ada meletak jawatan sebagai juruaudit pada tempoh perakaunan yang akan datang, ATAU menyatakan keinginan mereka te rus menjadi juruaudit. Mukasurat ini akan ditandatangani oleh kedua-dua Pengarah yang termaktub dalam indeks 31 Fail Audit Semasa, beserta tarikh Laporan.

(Tarikh Laporan hendaklah tidak boleh melebihi 14 hari sebelum enam bulan selepas tempoh perakaunan syarikat tersebut tamat. Contoh: bagi syarikat yang tempoh perakaunannya tamat pada 31 Disember 2013, tarikh Laporan haruslah pada atau sebelum 6 bulan selepas 31 Disember 2013 = 30 Jun 2013, tetapi 14 hari sebelum 30 Jun 2013 = 16 Jun 2013)

5.4.2 Lembaran Imbangan, Penyata Pendapatan, Penyata Perubahan dalam Ekuiti, Penyata Aliran Tunai

Mukasurat 6 pula mengandungi Lembaran Imbangan bagi s yarikat. Sesetengah item dalam Lembaran Imbangan akan disilangrujuk kepada bahagian Nota Kepada Penyata Kewangan (6.3), seperti Aset Tetap, Amaun Terhutang Kepada/Dihutang Oleh Pengurus, Pemiutang Lain-lain Dan Akruan, Pemiutang Sewabeli, Pinjaman Bank, Peruntukan Cukai, Liabiliti Jangka Panjang, Modal Saham, dan sebagainya. Bagi syarikat yang besar, Lembaran Imbangan mungkin mencecah dua atau lebih mukasurat.Oleh itu, susunan mukasurat-mukasurat seterusnya, adalah bergantung.

Mukasurat seterusnya adalah Penyata Pendapatan, iaitu penyata yang menunjukkan dengan jelas pergerakan pendapatan yang diperoleh syarikat, dan bagaimana untung/rugi bersih diperoleh.Seterusnya, dihuraikan Penyata Perubahan dalam Ekuiti.Ini adalah penyata yang menunjukkan gabungan modal saham, untung/rugi

58


01DAT12F1083

bersih, dan untung tertahan/rugi terkumpul. Angka akhir yang diperoleh MESTI sama dengan angka imbangan Lembaran Imbangan.

Mukasurat seterusnya adalah Penyata Aliran Tunai, iaitu penyata yang mencirikan aliran tunai dalam syarikat. Semua item yang melibatkan sama ada pengaliran wang keluar atau masuk ke dalam syarikat, akan ditunjukkan. Contohnya, penambahan dalam penghutang perniagaan berbanding tahun lepas, akan mengakibatkan al iran tunai yang negatif kerana bermakna wang syarikat tidak akan mengalir keluar, disebabkan wang yang dihutang oleh pihak lain kepada syarikat, masih belum dikutip, malah bertambah banyak. Logik beginilah yang akan memast ikan penyata aliran tunai, imbang. Kadangkala, juruaudit yang kurang berpengalaman ti dak dapat mengimbangkan penyata aliran tunai, khususnya untuk syarikat yang banyak item.

5.4.3 Nota Kepada Penyata Kewangan

Mukasurat-mukasurat seterusnya selepas item-item yang dihuraikan di atas, adalah nota-nota kepada penyata kewangan. Sesetengah item yang penting dalam Lembaran Imbangan dan Penyata Pendapatan, akan disilangrujuk ke bahagian ini. Bahagian ini akan memperincikan butir-butir yang mendalam dan detail tentang item tersebut. Contohnya, Aset Tetap dalam Lembaran Imbangan, akan disilangrujuk ke bahagian ini dan seterusnya, bahagian ini akan membutirkan jenis aset, kos, susutnilai semasa dan terkumpul, dan nilai buku.

Antara item-item yang dihuraikan dalam bahagian ini adalah: Asas Penyediaan Penyata Kewangan, Polisi Perakaunan yang Penting, Aktiviti Utama Syarikat (sama dengan mukasurat 2), Aset Tetap, Pemiutang Sewabeli, Amaun Terhutang Kepada/Dihutang Oleh Pengarah, Pinjaman Bank, Liabiliti J angka Panjang, Modal Saham, Untung/Rugi Sebelum Dikenakan Cukai, Cukai, dan Maklumat Am. Maklumat Am menerangkan butir-butir am tentang syarikat, seperti Alamat Perniagaan Syarikat (jika disertakan dalam mukasurat 1, adalah tidak perlu lagi), bilangan pekerja, dan kos staf.

59


01DAT12F1083

5.4.4 Kenyataan Pengarah, Deklarasi Statutori, Laporan Juruaudit Kepada Ahli Syarikat

Kenyataan Pengarah dan Deklarasi Statutori terkandung dalam mukasurat seterusnya. Kedua-duanya menyatakan pendapat Pengarah bahawa pen yata kewangan yang dibentangkan pada mukasurat-mukasurat yang sebelum ini, dipersembahkan mengikut Akta Syarikat, 1965 dan memberi pandangan yang benar dan saksama.

Contoh Kenyataan Pengarah: “Pada pendapat Pengarah, penyata kewangan yang dibentangkan pada mukasurat

hingga

telah dipersembahkan mengikut peruntukan

yang termaktub dalam Akta Syarikat, 1965 dan piawaian perakaunan yang sesuai dan sah di Malaysia, untuk memberikan satu pandangan yang benar dan saksama ke atas keadaan dan status Syarikat bagi tahun berakhir [tahun berakhir], dan ini juga benar bagi keputusan penyata kewangan pada tarikh tersebut.” Pengarah (2 orang) akan menandatangani kenyataan ini.

Contoh Deklarasi Statutori: “Saya, [nama pengarah dalam HURUF BESAR], Pengarah yang bertanggungjawab utama ke atas pengurusan kewangan [na ma syarikat dalam HURUF BESAR], di sini dengan ikhlas dan jujurnya mendeklarasikan bahawa penyata kewangan yang dibentangkan pada mukasurat hingga , adalah, sebaik pengetahuan saya, benar dan saya membuat deklarasi ini dengan hati yang rela dan mempercayai bahawa ia adalah benar, dan mematuhi segala yang termaktub dalam Akta Deklarasi Statutori, 1960.” Seorang Pengarah sahaja akan menandatanganinya.

Mukasurat seterusnya ialah Laporan Juruaudit Kepada Ahli Syarikat.Ini ditandatangani oleh juruaudit berkenaan dan rakan kongsinya.Sila rujuk Lampiran untuk sampel (dalam Bahasa Inggeris).

60


01DAT12F1083

5.4.5 Akaun Untung Rugi

Seterusnya, akaun untung rugi akan dipaparkan tanpa nombor mukasurat. Ini disebabk an akaun untung rugi tidak dianggap sebagai “penyata kewangan”. Sebaliknya, akaun untung rugi dipersembahkan dalam mukasurat-mukasurat penghabisan, dan terbahagi kepada dua bahagian utama: akaun untung rugi utama, dan penyata yang menunjukkan perbelanjaan-perbelanjaan yang ditunjukkan dalam akaun untung rugi utama.

5.5

Analisis Dan Pengalaman Kerja

Sepanjang Latihan Industri, terdapat banyak kes yang telah saya kendalikan, dan kebanyakan kes yang dikendalikan adalah bersama senior , yang akan memberikan tunjuk ajar tentang perkara-perkara yang tidak saya ketahui. Terdapat juga beberapa kes yang memerlukan saya dan senior pergi ke tempat klien untuk mengaudit akaunnya. Melalui pendedahan sedemikianlah saya dapat mempelajari audit: saya akan mencuba dahulu kes yang ada di tangan. Apabila saya tidak tahu mengaudit sesuatu akaun, atau berasa ragu-ragu, maka saya akan bertanya kepada senior .

Kerja di Jabatan Audit boleh dikategorikan kepada dua jenis, iaitu kes- kes yang dikendalikan (kes yang dipertanggungjawabkan kepada saya dan senior ), dan kerjakerja sampingan. “Kerja-kerja sampingan” bermaksud kerja-kerja selain membuat kes sendiri, seperti menolong senior membuat kes, menerima buku klien, memulangkan buku klien, menjilid Laporan Tahunan, menyediakan Draf Perm ulaan, mengalisbaca, menolong senior menyalin kertas kerja, dan sebagainya.

61


5.6

01DAT12F1083

Kes-kes yang Dikendalikan Sepanjang Latihan Industri

Kes-kes yang saya kendalikan sepanjang Latihan Industri, kebanyakannya adalah kes syarikat yang kecil dan sederhana, dengan kebanyakan kes dikendalikan bersama dengan senior . Walau bagaimanapun, terdapat beberapa kes yang dikendalikan oleh saya sendiri, dan ini merupakan syarikat yang kecil(dormant case). Terdapat juga kes-kes besar yang dikendalikan bersama oleh senior , dan kes-kes besar yang mencabar inilah yang membantu saya mempelajari audit dengan lebih mendalam, sungguhpun sukar untuk dibuat analisis.

Senarai kes-kes yang dikendalikan : SL Group S/B , Isran S/B , Safsun S/B , Semangat Upaya S/B, Sakura Mutiara S/B, Peter Ling & Co , Tanah Jenang S/B , KHV Hoist & Cranes S/B , Integrated Medical Supplies S/B , Peter‟s Credit & Leasing S/B , Gunung Sentosa S/B , G&W S/B , Jian Jeng Taiwan Etp (M) S/B, Viva Makmur S/B, Sauniaga S/B , Ghazain Confectionery S/B, Kinta tin mining (gravel pump) S/B , Yuet Yow Etp S/B , IMM Grower S/B , Menang radikal S/B , Pembinaan Charean S/B , Jadeline mutual S/B, markas development S/B.

Antara kes yang paling mencabar ialah Charean Properties S/B, Kok San Ma chinery S/B dan PCO Electrical S/B.Kes tersebut telah mendedahkan sa ya kepada audit kilang, satu proses yang amat membuka mata dan minda saya.

Setiap satu kes yang saya kendalikan, pasti terdapat ite m atau perkara baru yang dipelajari, walaupun kes tersebut mungkin sebuah syarikat kecil. ContohnyaIsran S/B , Safsun S/B , Semangat Upaya S/B dan Sakura Mutiara S/B iaitu tiga s yarikat kecil yang berhubung kait dengan satu sama lain.Walaupun syarikat-syarikat tersebut kecil, namun penyimpanan akaun yang tidak teratur telah menyebabkan pengauditan syarikat-syarikat tersebut, menjadi amat sukar dan mencabar. Saya telah dapat mempelajari banyak perkara daripada pengalaman ini.

62


5.7

01DAT12F1083

Kerja-kerja Sampingan

Kerja-kerja sampingan juga dibuat sepanjang Latihan Industri.Sesetengah jenis kerja sampingan seperti kalisbaca ( proofreading ) dan menjilid Laporan Tahunan, memerlukan konsentrasi serta perhatian yang tinggi untuk mengelakkan kesilapan daripada berlaku.

Sebenarnya, pada permulaan Latihan Industri, pelatih-pelatih banyak melakukan kerja-kerja sampingan seperti menerima dan memulangkan buku, memfailkan dokumen, menyalin kertas kerja, dan menjilid Laporan Tahunan.Walau bagaimanapun, setelah lebih lama bekerja dan lebih banyak skil audit yang dipelajari, maka kerja-kerja sampingan yang dibuat pun kurang, dan pelatih lebih memfokuskan perhatian kepada membuat kes.

Menolong senior membuat kes memang merupakan satu pengalaman yang berharga, walaupun ia adalah “kerja sampingan”. Ini disebabkan, semasa menolong senior membuat kes, saya dapat mempelajari dan melihat sendiri cara beliau mengendalikan kes, dan saya akan dapat mempraktikkan cara beliau dalam kes saya sendiri. Pengalaman paling tidak dapat dilupakan adalah semasa saya berpeluang membantu Cik Wong dan Cik Naziha membuat audit untuk tiga syarikat.

63


01DAT12F1083

BAB 6 KANDUNGAN ANALISIS TERPERINCI KERTAS KERJA

6.1 Pengenalan

Kertas kerja audit merupakan bukti terhadap semua kerja audit yang dilakukan oleh juruaudit sebelum melahirkan pendapat tentang penyata kewangan. Kertas kerja audit yang disediakan haruslah dapat menyokong pendapat yang diberikan

64


01DAT12F1083

dala laporan juruaudit dan menunjukkan penemuan- penemuan serta syer-syer yang diberikan. Ia juga patut disediakan dengan lengkap supaya dapat dijadikan sebagai rujukan pada masa hadapan jika terdapat sebarang pertan yaan daripada pelanggan, kakitangan juruaudit ataupun pihak ketiga.

Firma loh&co telah menetapkan beberapa prinsip umum yang harus diambil perhatian semasa menyediakan kertas kerja audit iaitu setiap kertas kerja mesti mempunyai :







Nama syarikat pelanggan Tarikh imbangan syarikat (year ending) Nama ringkas juruaudit yang menyediakan kertas kerja (prepared by)



Tarikh kertas kerja disediakan (date)



Rujukan fail (indeks number)



Nama penyelia yang menyemak kertas kerja (reviewed by )



Baki akhir tahun lepas (last year figure)



Baki tahun semasa berdasarkan akaun klient (balance per book for current year)



Baki selepas audit (balance per adjustment)



Kesimpulan (conclusion)

Juruaudit juga haruslah mengisi butiran berikut dalam kertas kerja utama: nama klien, tempoh perakaunan, butiran akaun yang dianalisis (bahagian tepi kiri sebelah atas). Disediakan oleh dan tarikh disediakan (bahagian tepi kanan sebelah atas). Juruaudit juga perlu menulis indeks analisis akaun di sebelah kanan bawah kertas kerja berasaskan indeks yang disediakan.Contoh :indeks 50 untuk aset tetap, indeks 107 untuk pemiutang lain dan akruan (sila rujuk lampiran ).

Setelah menyalin perkara-perkara yang disebutkan di (a), (b) dan (c), maka proses analisis bermula. Analisis terperinci dilakukan dalam sub-kertas kerja, dan angka akhir yang diperoleh disalin kembali ke kertas kerja utama.Pelarasan angka yang dibuat juga disalin semula ke kertas utama.Silang rujuk (cross referencing ) juga

65


01DAT12F1083

dilakukan antara kertas kerja utama dengan sub-kertas kerja. Selepas itu, angka selepas audit dilengkapkan dalam kertas kerja utama. Tanda audit juga akan diletakkan di tepi angka-angka yang berkenaan. Akhir sekali, kesimpulan akan ditulis di bahagian bawah setiap kertas kerja utam a. Kesimpulan yang ditulis lebih kurang seperti berikut:

Conclusion : based on the work done. I am of the opinion that the above is fairly stated as at – year end-

diterjemahkan, ia berbunyi: Kesimpulan: berdasarkan kerja yang telah dilakukan, saya berpendapat bahawa apa yang tertulis di atas telah dipersembahkan dengan adil pada -tempoh perakaunan-.

I.

Semua bukti sokongan yang disertakan bersama kertas kerja audit perlulah mempunyai tujuan yang khusus.

II.

Kerja salin- menyalin harus dielakkan kerana juruaudit ditugaskan untuk mengaudit rekod dan penyata kewangan dan bukannya menyalin dokumen dan jadual.

III.

Semua item dalam penyata pendapatan dan kunci kira-kira pelanggan perlu disokong dengan bukti dan analisa pengiraan.

IV. V.

Tanda audit yang sesuai digunakan. Setiap bukti patut mempunyai rujukan silang (cross reference) dengan kertas kerja yang berkaitan.

66


01DAT12F1083

6.2 Bahagian lembaran imbangan

6.2.1

Aset tetap ( Fixed asset)

Jenis aset tetap yang selalu dimiliki oleh sesebuah syarikat adalah seperti tanah, bangunan , loji, mesin dan peralatan pejabat & elektrikal. Tujuan mengaudit aset tetap adalah untuk menentukan bahawa : 

Aset-aset tersebut memang wujud pada tarikh penyata kewangan dan menyemak hak milik.



Semua aset diambil kira.



Mengesahkan jumlah susut nilai yang dikenakan terhadap asset tetap.



Mengesahkan penambahan(addition) dan pelupusan(disposal) aset tetap pada tahun kewangan semasa.

Contoh aset tetap jenis adalah seperti belanja pra-operasi (indeks 40), kos penyelidikan dan pembangunan (indeks 41). Paten, konsesi, lesen, hakcipta, (indeks 42), dan muhibah (indeks 43). Langkah pertama adalah menyalin baki awal aset tetap and menyemak dengan baki akhir tahun lepas yang telah diaudit (last year audited figure). Selepas itu, menyalin baki seperti mana dicatatkan dalam kunci kira-kira klien. Jika terdapat perbezaan dari baki tahun lepas, kena menyemak dokumen sokongan dan dilampirkan dengan kertas kerja.Senarai aset tetap mesti dilampirkan dengan kertas kerja walaupun tiada perbezaan dalam baki aset tetap berbanding dengan baki tahun lepas. Jika ada penambahan dalam baki aset tetap, geran hak mili k , dokumen perjanjian perjualan/pembelian (sales & purchase agreement) atau dokumen perjanjian sewa beli (hirepurchase agreement) perlu diperika untuk mengesahkan kewujudan dan hak milik aset tetap. Susutnilai dikira semula mengikut peratus yang ditetapkan.Manakala jika adanya pelupusan aset tetap, untung atau rugi atas pelupusan perlu diambil kira.

6.2.2 Stok

67


01DAT12F1083

Berikut adalah dikelaskan sebagai stok : 

Barang- barang siap untuk dijual sama ada diproses ata u dibeli dan jual semula.

Stok atau inventori (indeks 70 hingga 79) merupakan barang dagangan yang dijual semula atau digunakan sebagai sebahagian daripada proses perniagaan biasa syarikat. Bagi sebuah syarikat baisa, stok biasanya merupakan jumlah aset terbesar dalam jumlah aset semasa. Tujuan mengaudit stok adalah untuk menentukkan perkara perkara berikut : 

Semua stok yang dicatat dalam „stock card‟ dan „s tock list‟ benar -benar wujud secara fizikal dan merupakan milik pelanggan.



Stok dinilai secara bersesuaian dengan prinsip perakaunan di malaysia yang diamalkan secar konsisten.



Stok yang usang, bergerak lambat dan yang luput serta rosak telah dikurangkan nilainya dalam bentuk elaun.

Terlebih dahulu, pengauditan stok memerlukan juruaudit hadir ke premis klien untuk menjalankan pemeriksaan stok (stocktake), iaitu memeriksa stok akhir s yarikat. Juruaudit akan menerima satu senarai stok yang mencatatkan jenis dan kuantiti stok yang tinggal. Jumlah benar senarai ini haruslah setuju dengan jumlah yang dicatat dalam akaun-akaun yang disediakan oleh klien.Semasa pemeriksaan stok. Jika stok terlalu banyak, maka juruaudit akan menggunakan budibicaranya dan hanya menyemak stok yang bernilai tinggi dan dalam kuantiti yang banyak. Dua senarai seterusnya akan disediakan, satu oleh juruaudit dengan bantuan klien semasa hari memeriksa stok dan satu lagi oleh pelanggan semasa menyediakan akaun akhir. Dengan membandingkan kedua – dua senarai tersebut, juruaudit akan melihat dengan jelas sekiranya terdapat penipuan atau pemalsuan stok.

6.2.3

Penghutang (Debtors)

68


01DAT12F1083

Penghutang wujud disebabkan penjualan stok secara kredit kepada pelanggan. Tujuan mengaudit penghutang adalah seperti berikut : 

Untuk menentukan bahawa para penghutang memang wujud atau „bona f ida‟



Untuk memastikan jumlah hutang memang belum dijelaskan oleh penghutang



Untuk menentukkan ketepatan persembahan dan pelarasan hutang penghutang dalam kunci kira-kira

Penghutang boleh diklasifikasikan kepada 2 jenis iaitu penghutang perniagaan(trade debtors) and penghutang lain(sundry debtors). Penghutang perniagaan (indeks 80 hingga 80g) merupakan penghutang yang berhutang secara langsung kepada s yarikat bagi penghutang perniagaan, „trade debtors circularisation‟ dijalankan. Kaedah ini dijalankan untuk memastikan jumlah hutang yang belum diterima. Langkah pertama adalah menentukan skop jumlah hutang yang hendak diambil kira.Jumlah yang diambil kira untuk „trade debtors‟ circularisation‟ mesti menyertakan lebih daripada 50% jumlah keseluruhan.Jumlah hutang perlu disenaraikan dan memastikan hutang tersebut dibayar atau tidak selepas tahun kewangan semasa.Nombor cek dan jumlah dibayar perlu dinyatakan. Salah satu prosedur yang penting untuk mengaudit penghutang adalah menghantar surat pengesahan baki penghutang( debtors confirmation letter) kepada pengarah syarikat pelanggan untuk ditandatangani dan dikembalikan kepada juruaudit. Kemudiannya, ia akan dihantarkan kepada penghutang yang terlibat. Penghutang lain-lain (other debtors, indeks 81) merupakan penghutang yang berhutang dengan syarikat, tetapi hutangnya tiada kaitan dengan aktiviti perniagaan syarikat, biasanya, penghutang lain-lain tidaklah banyak, dan prosedur mengauditnya sama dengan penghutang perniagaan, cuma tiada persampelan dilakukan. Indeks 81 juga memuatkan deposit dan prabayar, dan ini harus diaudit dengan mengesahkan (melalui apa-apa sahaja bukti sokongan yang difikirkan sesuai) bahawa deposit atau prabayar benar- benar wujud. Indeks 86 merupakan amaun yang dihutang oleh pengarah kepada syarikat. Ini bermakna pengarah menggunakan wang syarikat, dan kini menjadi penghutang syarikat.Dalam analisis ini, haruslah ditulis dengan jelas jumlah yang dihutang, dan pergerakan akaun jika ada.Pergerakan akaun merujuk

69


01DAT12F1083

kepada pertambahan dan pengurangan hutang pengarah sepanjang tahun perakaunan.Surat pengesahan dikirim.

6.2.4

Tunai dan bank ( cash and bank balance)

Tujuan mengaudit baki tunai dan bank untuk meyakinkan juruaudit bahawa baki tersebut memang wujud pada akhir tempoh kewangan sesebuah syarikat. Bagi baki tunai(indeks 91), jika ada perbezaan berbanding dengan tahun lepas, pergerakan akaun mesti ditunjukkan. Selepas menyemak semua transaksi, surat pengesahan baki tunai (cash certificate) akan dihantarkan kepada pelanggan. Tunai di bank (indeks 92) diverifikasi dengan menggunakan penyata bank yang disediakan oleh pihak bank. Selain itu, surat pengesahan baki bank dihantarkan kepada pelanggan untuk ditandatangani dan kemudiannya dihantarkan kepada bank yang berkaitan untuk mengesahkan baki yang ditunjukkan pada penyata kewangan. Pengesahan ini penting untuk mengelakkan kemungkinan terdapat kepalsuan. Permintaan untuk surat pengesahan ini dihantarkan untuk simpanan deposit tetap(fixed deposit).audit deposit tetap (indeks 93) dilakukan dengan cara yang sama dengan audit tunai di bank, iaitu mendapatkan rumusan akaun deposit tetap. Faedah yang diperoleh akan dimasukkan dalam indeks 165, iaitu pendapatan/caj lain (other income /charges) kerana merupakan sumber pendapatan lain bagi syarikat.

6.2.5

Pemiutang

Pemiutang perniagaan (indeks 100 hingga100g) diaudit dengan cara yang sama seperti penghutang perniagaan. Pemiutang wujud disebabkan pembelian barang barang secara kredit. Tujuan mengaudit hutang yang perlu dibayar kepada pemiutang adalah :

70




01DAT12F1083

Untuk mengesahkan jumlah hutang yang perlu dijela skan kepada pemiutang yang dinyatakan dalam penyata kewangan adalah benar.



Untuk memastikan jumlah hutang tahun kewangan tahun lepas telah diambil kira pada tahun kewangan semasa.

Bagi pemiutang perniagaan pula, „trade creditors circularisation‟ dijalankan. Kaedah ini dijalankan untuk memastikan jumlah hutang yang kena dibayar.Langkah pertama adalah menentukan skop jumlah hutang yang hendak diambil kira.Jumlah yang diambil kira untuk „trade creditors‟ circularisation‟ mesti menyertakan lebih daripada 50% jumlah keseluruhan.Jumlah hutang perlu disenaraikan dan me mastikan hutang tersebut dibayar oleh syarikat pelanggan atau tidak selepas t ahun kewangan semasa.Nombor cek dan jumlah dibayar perlu dinyatakan. Penghantaran surat pengesahan baki pemiutang (creditors confirmation letter) kepada pengarah syarikat pelanggan untuk ditandatangani dan dikembalikan kepada juruaudit. Kemudiannya, ia akan dihantarkan kepada pemiutang yang terlibat.

6.2.6

Cukai

Cukai (indeks 120 hingga 130) diaudit dengan tujuan utamanya untukmendapatkan angka bagi peruntukan cukai pada tahun semasa. Sebelum angkaperuntukan cukai pendapatan diperoleh, harus wujud beberapa perkara, iaitu: I. II.

Jadual elaun modal (capital allowance schedule) Pengiraan cukai pendapatan.

Elaun modal yang dikirakan dimasukkan dalam pengiraan cukai pendapatan, dan angka akhir cukai pendapatan akan dibulatkan kepada puluh yang terhampir, dan diletakkan dalam peruntukan cukai pendapatan (indeks 120). J adual elaun modal adalah jadual yang menyerupai pengiraan susutnilai terkumpul untuk aset tetap, tetapi elaun modal adalah “susut nilai terkumpul untuk percukaian” .Terdapat

71


01DAT12F1083

beberapa elemen dalam elaun modal. Pertama sekali ialah elaun permulaan (initial allowance, ia) iaitu ditetapkan pada kadar 20% bagi setiap aset tetap baru yang dibeli, ia hanya dikira sekali ke atas aset tetap, iaitu pada tahun pertama ia dibeli. Kedua, ialah elaun tahunan (annual allowance,aa) iaitu susut nilai (“elaun “ bagi takrif percukaian) yang berbeza mengikut jenis aset (mengikut peruntukan dalam belanjawan negara) dan dikira setiap tahun. Ketiga ialah kos kelayakan (qualifying cost qc) iaitu kos aset tetap yang layak diberi elaun modal (tertakluk kepada belanjawan negara juga). Qc ditolak aa dan ia akan bersamaan dengan nilai baki tertinggal (resident value,rv), iaitu nilai buku selepas penolakkan elaun modal. Jumlah rv dipanggil trv, dan akan dibawa ke tahun hadapan. Jumlah aa dan ia akan dimasukkan dalam pengiraan cukai pendapatan (indeks 121). Pengiraan cukai pendapatan hanya berlaku apabila syarikat mendapat keuntungan hasil operasi. Bagaimanapun, bagi syarikat pelaburan, akan dikenakan cukai pendapatan walaupun mengalami kerugian. Terdapat format khusus untukmengiracukaipendapatan. Dalam pengiraan ini, terkandung ia dan aa yang dikira. Angka terakhir yang diperolehi (total chargeable income, atau jumlah pendapatan yang dikenakan cukai) akan didarab dengan kadar cukai pendapatan pada tahun tersebut (tahun 2012&2013-20%) dan angka diperoleh selepas pendaraban, akan dimasukkan dalam peruntukan cukai pendapatan (indeks 120).

6.2.7

Belian

Memeriksa „vouch‟ kelengkapan belian melalui invois belian. Belian mestilah direkod dengan tepat dan sempurna. Invois belian mestilah disertakan dengan resit bayaran jika telah dibayar. Membuat pengesahan bahawa amaun belian telah diposkan dalam lejar pemiutang dan juga dalam lejar belian dengan tepat.Matlamat utama membuat pengesahan ini adalah untuk mengetahui bahawa urusniaga belian dan bayaran balik telah dijalankan oleh sesebuah syarikat itu.

72


01DAT12F1083

Salah satu cara untuk memeriksa urusniaga belian adalah, menyediakan analisa bulanan untuk belian. Seterusnya menentukan skop.Biasanya skop ditentukan berdasarkan jumlah belian keseluruhan. Jumlah belian yang diambil kira mesti meliputi lebih daripada lima puluh peratus daripada jumlah belian keseluruhan. Kemudian pilih transaksi belian yang diambil kira dalam skop dari lejar belian.Membuat pengesahan transaksi belian dengan invois belian.

6.3. Bahagian untung rugi

Dalam bahagian untung rugi, terdapat beberapa segmen yang perlu dianalisis untuk menghasilkan untungrugi yang tepat, iaitu jualan dan kos jualan, perbelanjaan, pendapatan/caj lain dan kos kewangan. Setiap elemen ini perlu diaudit secara berasingan dan digabungkan untuk menghasilkan akaun untung rugi.

6.3.1

Jualan dan kos jualan

Pada amnya transaksi jualan berlaku secara tunai dan secara kredit. I.

Jualan kredit

Bagi jualan kredit, prosedur-prosedur penyemakan ialah : 

Menentukan bahawa borang penghantaran (delivery order) telah dilulukan oleh seorang pegawai.



Menentukan barang yang dihantar telah diterima dan penerima telah mengesahkan borang penghantaran.



Menyemak borang penghantaran dengan invios jualan yang berkaitan.



Menyemak bahawa invois jualan telah diluluskan oleh seorang pegawai.

73




01DAT12F1083

Mengesan „posting‟ dalam jurnal jualan, lejar subsidiary penghutang serta akaun kawalan penghutang dan jualan di lejar am.

II.

Jualan tunai bagi jualan tunai pula, prosedur-prosedur penyemakan adalah : 

Menentukan bahawa pengeluaran(issue) bil jualan tunai telah diluluskan oleh seorang pegawai.



Menyemak „computation‟ bil jualan tunai.



Mengesan „posting‟ ke buku jurnal jualan tunai

Perkara yang perlu dianalisis adalah jualan (indeks 160) sepanjang tahun, dan diekstrak jualan bulanan yang berlaku. Setiap jualan yang berlaku pada bulan tersebut akan di jumlah kandanangka untuk setiap bulan akan ditambahkan untuk mendapatkan semula angka dalam kertas kerja utama. Kadang-kadang angka besar tidak akan sama dengan kertas kerja utama, dan jika i ni berlaku, maka juruaudit hendaklah mengenal pasti kesilapan yang berlaku dan membuat pelarasan. Setelah itu, lima atau enam bulan (bergantung kepada masa yang dipunyai oleh juruaudit) yang tertinggi jumlahnya akan pembauchan. Ini penting kerana hendak memastikan bahawa jualan benar-benar berlaku seperti yang telah dicatatkan. Satu jualan (misalnya jualan melebihi RM1000, bergantung kepada saiz syarikat) akan dipilih, dan proses pembauchan dilakukan berasakan julat tersebut. Audit kos jualan (indeks 161) mempunyai prosedur yang sama dengan audit jualan. Perlu diingatkan untuk operasi kilang, indeks 161.

6.3.2

perbelanjaan, pendapatan/caj lain, kos kewangan

74


01DAT12F1083

Analisis yang penting dalam komponen akaun untung rugi adalah anali sis perbelanjaan (indeks 164).perbelanjaan dalam konteks ini, merujuk kepada perbelanjaan pengurursanam, dan segala perbelanjaan petadbiran yang ditanggung jadual tersebut. Tujuan mengaudit belanja adalah untuk menentukan : i. ii.

Bahawa semua belanja telah dicatat Bahawa semua belanja yang dicatat adalah belanja yang berkaitan dengan urusniaga syarikat dan bukannya belanja peribadi.

iii.

Bahawa semua belanja dilampirkan dengan dokumen sokongan. Jenis

Cara analisis

Perbelanjaan

Perbelanjaan

-menganalisis apakah bentuk perbelanjaan (nature of expenses)

yang ada pada

dan membuat kajian mendalam tentangnya jika angka besar.

tahun ini, tetapi tiada pada tahun

-membuat verifikasi bahawa perbelanjaan tersebut benar-benar

lalu

wujud dengan menyertakan dokumen sokongan sebagai bukti.

Insurans dan

-insurans: mendapatkan cover note untuk memastikan bahawa

cukai jalan

amaun dibayar adalah amaun yang tercatat dalam lejar am. Juga memfotostat cover note sebagai bukti. Mencatatkan butir-butir seperti jenis insurans, apa yang diinsuranskan, jumlah yang dilindungi, tempoh perlindungan, dan sebagainya.

-cukai jalan: mendapatkan resit rasmi jpj sebagai bukti. Tidak perlu memfotostatnya, tetapi hendaklah menyatakan jenis kenderaan, plet kenderaan, dan tempoh cukai jalan.

Harus memperuntukkan prabayar atau akruan jika tempoh insurans atau cukai jalan memerlukan juruaudit berbuat

75


01DAT12F1083

demikian. Gaji, elaun dan

Memeriksa lejar am untuk gaji dan bayaran. Gaji dan bayaran

bonus pekerja,

mestilah sama dengan maklumat dalam „payroll‟. Pekerja baru

gaji dan yuran

dan pekerja yang sudah berhenti mesti diperiksa.

pengarah

„cut off‟ adalah penting untuk mengesahkan bahawa pekerja telah dibayar gaji untuk tempoh bekerja dan nama pekerja yang sudah berhenti telah dipotong dari rekod. Pengesahan pengwujudan pekerja juga mesti diambil kira. Majikan mesti mengemukakan bukti mengenai bilangan pekerja. Selain daripada gaji, bayaran epf dan socso juga perlu diambil kira dalam pengesahan. Gaji dan elaun pekerja: harus ditunjukkan nama setiap pekerja yang menerima gaji dan elaun, dan disediakan jadual terperinci mencatatkan gaji bulanan setiap pekerja dan elaun yang dibayar. Perlu dibuat pembauchan.

Gaji dan yuran pengarah: gaji pengarah dimasukkan dalam Other emoluments (lain daripada gaji pekerja). Yuran pengarah dibayar setahun sekali, dalam director’s fee.

-lebih baik jika ada borang e (penyata gaji pekerja) dan borang ea (penyata gaji pengarah) kerana boleh dibuat bukti. Derma

-derma: sahkan sama ada ia dikecualikan daripada cukai pendapatan atau sebaliknya. Jika dikecualikan, harus mengambil resit asal yang tertulis “dikecualikan daripada cukai pendapatan di bawah akta cukai pendapatan 1967” untuk dise rahkan kepada agen cukai.

Cukai tanah dan

-cukai tanah (quit rent ) dibayar setahun sekali, dan harus

taksiran

difotostat resit sebagai bukti sokongan. Begitu juga dengan taksiran (assessment ) yang dibayar dua kali setahun.

Susut nilai aset

-disilangrujuk dengan indeks 50.

tetap

76


Belanja lain-lain

01DAT12F1083

-belanja lain-lain (miscellaneous) dianalisis bagi memastikan item-item dalam akaun ini benar-benar tidak boleh dikategorikan dalam akaun lain.

Denda, penalti,

-ketiga-tiga item ini dianalisis dan difotostat bukti sokongan

kompaun

untuk tujuan percukaian.

Sewa premis

-ditulis premis disewa dan butir-butir lain yang relevan.

Pembaikan aset

-upkeep of fixed assets: dibuat pembauchan. Pastikan bahawa

tetap

memang benar kesemuanya merupakan pembaikan aset tetap, jika klien tersilap memasukkan pembelian aset tetap ke dalam akaun ini, haruslah juruaudit membetulkan dengan memasukkan item tersebut dalam aset tetap (indeks 50) dan memperuntukkan elaun modal.

Yuran

-semua jenis yuran professional harus dianalisis.

profesional

Jadual 6.1 item-item penting dalam analisis perbelanjaan

Untuk pendapatan caj lain (indeks 166), biasanya terdiri daripada faedah deposit tetap dan lain-lain punca pendapatan, dan juga faedah overdraf, dan lain-lain faedah yang menyumbangkan kepada peningkatan perbelanjaan. Item-item ini haruslah sekurang-kurangnya debauch untuk mengesahkan kebenaranya.

6.3.3

Untung rugi

Setelah analisis perkara di atas selesai, kesemuanya akan digabungkan dalam akaun untung rugi, yang akan menunjukkan untung atau rugi selepas di cukai pada angka terakhir baris terakhir indeks 150.

77


01DAT12F1083

BAB 7: KESIMPULAN

Secara keseluruhan, saya berpendapat bahawa latihan amali yang dijalani di Loh & Co selama dua puluh minggu telah mencapai matlamat menjalani latihan ama li yang diharapkan oleh Politeknik Ungku Omar. Saya telah memperolehi pengetahuan dan pengalaman yang berguna dalam bidang perakaunan, pengauditan, percukaian dan sedikit sebanyak kesetiausahawanan. Penggunaan program perakaunan UBS merupakan satu kelebihan yang telah saya mempelajari untuk membuat akaun secara sistem berkomputer. Satu lagi hakikat yang saya pelajari sepanjang Latihan Industri ini adalah a pa yang dipelajari secara teori, mungkin tidak dapat dilakukan secara praktikal. Kadangkadang, pelbagai masalah yang tidak dijangka di atas kertas, akan timbul semasa menjalankan kerja. Untuk menyelesaikan masalah ini, para pelajar harus menggunakan kreativiti dan kepandaian sendiri. Ini adalah sesuatu yang amat baik, kerana ia mengajar pelajar bagaimana menyelesaikan masalah dalam dunia sebenar.

78


01DAT12F1083

Realitinya, Latihan Industri ini amat sukar buat pelajar yang masih kurang pengetahuan dan pengalaman ketika mula-mula bekerja.Tetapi dengan bantuan staf yang sanggup menolong, berbekalkan semangat ingin belajar dan b erjaya, Latihan Industri ini boleh menjadi pemangkin dalam melahirkan pelajar yang bakal menerajui bidang yang dicebur masing-masing. Aspek yang tidak kurang pentingnya adalah pelajar dapat mengetahui cara-cara bekerjasama dengan staf lain, serta menghormati pandangan dan pendapat orang lain. Latihan Industri juga mengajar para pelajar tentang pentingnya mempunyai hubungan interpersonal yang baik, dan mengajar para pelajar supaya sentiasa mempunyai minda yang terbuka kepada semua idea dan pendapat. Sesuatu masalah itu, kadang-kadang akan ternampak penyelesaiannya jika dilihat dari sudut yang berbeza. Walaubagaimanapun sepanjang tempoh latihan amali, saya telah belajar menyesuaikan diri dalam situasi kerja.Sekarang saya berasa yakin yang saya dapat menempuhi alam pekerjaan yang sebenar dengan baik apabila tamat pengajian saya di Politeknik Ungku Omar kelak. Sebagai kesimpulan, saya ingin mengatakan bahawa latihan industri yang diwajibkan bagi semua pelajar Politeknik Ungku Omar adalah satu polisi yang baik dan harus diteruskan.

79


01DAT12F1083

BAB 8 KOMEN DAN CADANGAN

8.1 Komen

8.1.1 Kelebihan Organisasi I.

Jaringan Hubungan Yang Baik

Antara kekuatan-kekuatan yang ada dalam Loh&co ini ialah jaringan hubungan yang baik antara staf-staf Loh&co Pekerja-pekerja bawahan mematuhi dan hormat pada staf yang berjawatan tinggi/senior walaupun staf yang berjawatan tinggi lebih berumur daripada pekerja bawahan. Ini kerana, di Loh&co ,terdapat ramai pegawai yang lebih muda daripada kerani bawahan yang sudah berumur, namun mereka saling hormat-menghormati antara satu sama lain. Hormat menghormati adalah sangat penting. Jika tiada sikap hormat-menghormati, berkemungkinan akan berlakunya konflik dan mewujud persekitaran kerja yang kurang selesa. Kerja-kerja yang dilakukan juga tidak bermutu.

80


II.

01DAT12F1083

Sikap Saling Membantu

Selain sikap hormat menghormati, sikap saling membantu juga penting untuk mewujudkan persekitaran kerja yang baik. Sebagai contoh, di Loh&co jika terdapat staf yang bercuti, staf lain akan menggantikan dan membantu apa yang perlu seperti membuat tugasan bagi pekerja yang tidak hadir supaya kerja tidak tertangguh. Sepanjang tempoh enam bulan saya membuat LI di sini, saya juga turut membantu sekiranya terdapat pekerja yang bercuti seperti menjadi telefonis organisasi.

III.

Menjalankan Tugas Mengikut Arahan Ketua Dari Semasa Ke Semasa

Selain itu, pekerja-pekerja di Loh&co juga menjalankan tugas mengikut arahan ketua bahagian dari semasa ke semasa apabila diperlukan walaupun tugas tersebut tidak termasuk dalam bidang tugas dan tanggungjawab. Sebagai contoh, kerani yang melakukan tugasan surat menyurat diminta oleh pegawai atasan untuk menjadi pemandu arah bagi pegawai luar yang datang melawat pejabat Loh&co. Walaupun menjadi pemandu arah merupakan bukan tugasan beliau namun atas arahan pihak atasan, beliau perlu menjalankan tugasan tersebut.

IV.

Memberi Latihan Sebelum Tugasan

Sebagai pelajar praktikal sudah semestinya terlalu banyak perkara yang tidak kami ketahui, jadisebaik-baiknya sebelum memulakan tugasan yang diberikan, penyelia perlu memberikan latihan dan tunjuk ajar supaya tidak akan berlaku kesilapan semasa menjalankan tugasan. Sebagai contoh, penyelia iaitu Cik.Wong banyak memberikan tunjuk ajar kepada saya sepanjang saya berada di bahagian pentadbiran. Sekiranya ada sesuatu yang saya tidak faham, saya akan terus bertanyakan kepadanya. Jadi dalam masa yang sama, saya akan banyak mendapat maklumat baru dan pengalaman.

81


V.

01DAT12F1083

Pemantauan Kerja Yang Kerap

Selepas memberikan tunjuk ajar dan tugasan-tugasan tertentu, penyelia perlulah memantau setiap kerja yang dijalankan dan memastikan kerja yang diberikan akan disiapkan dalam jangka masa yang ditetapkan. Kerja yang diberikan perlulah disiapkan segera dan tidak menagguh kerja kerana ia akan menambahkan kerja kita. Selain dapat belajar perkara baru, saya juga turut diajar bersikap bertanggungjawab terhadap kerja yang diberikan.

VI.

Kemahiran Komunikasi Meningkat

Organisasi ini juga telah memberikan saya peluang untuk mempelajari kemahirankemahiran tertentu yang sangat berguna bagi saya.Sebagai contoh, komunikasi, pengurusan sesuatu kerja, disiplin dan sebagainya.Disinilah saya diberi peluang mempelajari kemahiran seperti ini kerana di politeknik hanya didedahkan kepada teori sahaja.Contohnya seperti kemahiran komunikasi.Jika terdapat sebarang kesangsian, sebagai seorang juru audit, saya kena berkomunikasi dengan klien dan mendapatkan maklumat yang diperlukan.

8.2Cadangan

8.2.1 Kepada Pihak Politeknik Ungku Omar

Pihak Politeknik Ungku Omar seharusnya memastikan supaya setiap pelajar ditempatkan di firma yang bersesuaian dengan kursus yang diikuti oleh pelajar berkenaan. Pihak Politeknik seharusnya menghubungi firma dimana pelajar menjalani Latihan Industri untuk menerangkan dengan lebih jelas lagi mengenai Projek Latihan Industri. Ini adalah kerana terdapat beberapa firma yang baru pertama

82


01DAT12F1083

kalinya menerima pelajar pelatih sedemikian dan tidak tahu apa ker ja yang harus diberikan kepada pelajar tersebut. Masalah-masalah ini boleh diatasi sekiranya setiap pelajar yang akan menjalani Latihan Industri dibekalkan dengan maklumat-maklumat mengenai Latihan Industri untuk diserahkan kepada firma. Maklumat ini boleh digunakan oleh firma sebagai garis panduan dan rujukan untuk mendapatkan gambaran jelas mengenai Latihan Industri.

8.2.2 Cadangan Kepada Firma

Firma-firma di mana pelajar menjalani Latihan Industri seharusnya terlebih dahulu memahami akan tujuan sebenar Latihan Industri ini sebelum bersetuju melatih pelajar. Firma-firma juga seharusnya sentiasa menghubungi pihak Politeknik Ungku Omar untuk berbincang mengenai Latihan Industri ini. Firma-firma mestilah memastikan bahawa pelajar-pelajar yang menjalani latihan ini mendapat pengetahuan yang sepenuhnya tentang apa yang mereka lakukan, iaitu perlu meluangkan masa untuk melatih pelajar-pelajar ini dan bukannya berharap pelajar-pelajar berkenaan boleh belajar dengan sendiri. Selain itu, Pihak Loh & Co. haruslah menyediakan program latihan kepada pelatih sebelum boleh menugaskan kes kepada mereka.Pelatih yang baru masuk menyertai Loh & Co., tidak mengetahui apa-apa tentang pekerjaan yang bakal dibuat.Tidak melampau jika dikatakan bahawa 90% daripada pelatih merupakan kali pertama bekerja. Justeru itu, pihak Loh & Co. boleh merangka program latihan yang ringkas (mungkin berlangsung seminggu) untuk mengajar dan mendedahkan para pelatih kepada metodologi dan cara pelaksanaan tugas. Sistem yang wujud sekarang agak tidak formal di mana pelatih akan bertanya pelbagai perkara kepada senior sebaik

83


01DAT12F1083

sahaja mereka menerima kes baru, kerana tidak tahu membuatnya. Dengan adanya program latihan, adalah diharapkan masalah ini dapat diatasi. Akhirnya, Jabatan Audit Loh & Co. haruslah dilengkapkan dengan sekurangkurangnya sebuah komputer. Sistem yang ada di Jabatan Audit adalah berlandaskan manual, di mana proses audit dilakukan dengan cara tradisional: menggunakan kalkulator, pensel, kertas, pemadam, dan pembaris. Segala surat atau dokumen yang patut ditaip akan diserahkan kepada jurutaip di tingkat satu. Kewujudan komputer akan dapat bukan sahaja meringankan beban jurutaip, malah juga menolong dalam proses pengauditan. Walaupun tidak dinafikan bahawa sistem manual amat berkesan dalam mendedahkah pelatih kepada intipati sebenar audit, tetapi kes-kes yang mempunyai masa yang sedikit untuk disiapkan, adalah lebih cepat dan mudah diselesaikan jika menggunakan komputer.

8.2.3 Cadangan Kepada Pelajar Tanggungjawab pelajar adalah penting dalam menja yakan projek Latihan Industri ini. Sekiranya hanya pihak Politeknik Ungku Omar dan pihak firma sahaja yang mengambil berat tetang projek ini manakala pelajar tidak menghiraukannya, maka tidak gunanya projek Latihan Industri ini diadakan di kalangan pelajar-pelajar Politeknik Ungku Omar.

84


01DAT12F1083

BAB 9 RUJUKAN

1. Internet : wikipedia 2. Buku panduan audit manual 3. Buku panduan akaun

85


01DAT12F1083

BAB 10 LAMPIRAN

86


01DAT12F1083

LAMPIRAN A

Gambar-gambar

87

Audit Firm Report

Recommend Documents