Existen diversos formatos para documentar los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo. Independientemente del método utilizado, el objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un responsable inequívoco y de que todos los miembros del equipo comprendan claramente sus roles y responsabilidades.
Una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) se utiliza para ilustrar las relaciones entre las actividades o los paquetes de trabajo y los miembros del equipo del proyecto. El formato matricial muestra todas las actividades asociadas con una persona y todas las personas asociadas con una actividad. Esto asegura que haya una sola persona encargada de rendir cuentas por una tarea determinada a fin de evitar confusiones.
Un ejemplo de RAM es un matriz RACI. RACI proviene de una sigla en inglés:
R
Responsible ( Responsable )
A
Accountable (Aprobador)
C
Consulted (Consultado)
I
Informed (Informado)
Las matrices RACI tienen sobre todo sentido si múltiples roles asumen diferentes niveles de responsabilidad en varios procesos. Ayudan como simple instrumento a comunicar responsabilidades de forma inteligible y contribuyen a evitar conflictos de competencias.
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Responsible: Se refiere a aquellos recursos que hacen el trabajo para lograr la tarea. Normalmente solo existe un rol con el tipo de participación de responsable, aunque otros pueden asumir el mismo al ser delegada dicha responsabilidad para ayudar en el trabajo requerido.
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MATRIZ RACI 2014 •
Accountable: Alguien que asume la responsabilidad conjunta final por la correcta y completa ejecución de un proceso y que recibe las informaciones de los responsables de la ejecución del proceso. Normalmente, el Responsable de Proceso asume la responsabilidad conjunta de un proceso y para cada proceso existe un Responsable de Proceso.
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Consulted: Aquellos que no estando directamente implicados en el desarrollo de las actividades, se les solicita opiniones, y con quien exista una comunicación bidireccional.
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Informed: indica que una persona o área debe ser informada respecto de la realización de una tarea. Se refiere a aquellos que se mantienen al día sobre los progresos, a menudo solo cuando la tarea se termina o es entregada.
Para aplicar una matriz RACI, se deben tomar en consideración los siguientes aspectos:
1. Identificar las actividades de algún proceso 2. Identificar y definir los principales roles funcionales 3. Asignar los códigos “RACI” a cada tarea 4. Identificar ambigüedades o problemas, como solapamientos de funciones, y trabajar para solucionarlos. 5. Distribuir la matriz 6. Comunicarla de modo efectivo a todos los involucrados en el proceso. 7. Asegurar que se haga una actualización periódica de la matriz.
Una matriz de asignación de responsabilidades, busca clarificar los roles que tienen las personas en los procesos de negocios, así como sus responsabilidades. Si bien en proyectos simples esto puede ser bastante obvio, se hace necesario por ejemplo en casos donde diferentes departamentos de una misma empresa participan, o se entremezclan funciones, lo que puede generar cierta confusión al momento de determinar responsabilidades a cada elemento de uno de estos procesos.
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MATRIZ RACI 2014 Un ejemplo de matriz RACI de un negocio de Venta de Flores: Por lo general este tipo de diagramas muestran el trabajo que debe realizarse en la columna izquierda como “actividades”. Los recursos asignados pueden representarse como personas o grupos y se representan en las columnas.
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