TEMA I – LA ARCHIVÍSTICA 1.
¿Qué es la Archivística? Concepto
1.1
El ámb ámbiito teóri eórico co de la la Arc Archi hiví víst stic icaa
Concepto: el trabajo surgió antes que la ciencia; los archivos han existido desde que existe la escritura ya que los hombres siempre han tenido la necesidad de documentar hechos. La teoría archivística surge para que los archiveros pudieran trabajar de una manera consensuada en cualquier territorio. La definición de Archivística según el Consejo Interno de Archivos (CIA) – órgano gubernamental que regula la materia archivística y que depende de la UNESCO – es: “El estudio técnico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos” Existe una división entre la Archivística teórica y la Archivística práctica: Archivística teórica: mediante la que se estudia la historia, el objeto, el ámbito de actuación y la
o
metodología. Archivística práctica: técnicas y procedimientos para la conservación de documentos y para la
o
difusión de la información contenida en los mismos. La Archivística francesa fue la que más avanzó en ambos aspectos durante la Ilustración, cuando se plantea que los archivos no podían estar organizados por voluntarios o políticos que tenían intereses creados. creados. Se teorizó teorizó para que los archiveros archiveros siguieran siguieran un procedimien procedimiento to establecido establecido y no dejarlo al libre albedrío de cualquier canciller, chamberlain, etc. El objetivo de la teoría archivística, archivística, es decir, lo que debe saber un archivero son unos principios científicos. Los archiveros están vinculados a las estructuras jurídico-administrativas de cada país, de su desarrollo tecnológico, del contexto social y cultural. Los archivos son un instrumento del poder. Los ámbitos de la teoría archivística según Michel Auchein: Auchein:
1. Archivos generales aplicables a todas las categorías y tipos de archivos 2. Archivos especiales aplicables a cada categoría de documento o servicio de archivos 3. Archivos nacionales dependientes de la legislación de cada país 1.2
Archi rchiví víst stic ica: a: ¿dis ¿disccipli iplina na o cie cienc ncia ia??
En los países más desarrollados, se conoce como la ciencia de Archivística; en los menos desarrollados se emplea el término Archivología, ya desfasado. Hay opiniones que difieren en cuanto a si es o no una ciencia: o o
Casanova (1928) hablaba de la ciencia de los archivos. Schellenbeg (1958) habla de la ciencia de los archivos que actúa en el ámbito de la conservación de los fondos documentales.
o
Lodolini ciencia basada en un principio básico que es el de procedencia, procedencia, que es – junto con sus cuerpos – universal con lo que se puede considerar una ciencia. El vocabulario de archivo francés
1
dice que la Archivística es una ciencia que engloba muchas técnicas relativas a la organización, legislación y gestión de los archivos. o
Batelli dice Batelli dice que es una disciplina que resuelve problemas prácticos mediante soluciones prácticas resultantes de la experiencia de los archiveros.
o
A. Tanobi opina que para que sea una ciencia es fundamental que: o
el objeto sean los archivos
o
la finalidad sea el conservar la documentación
o
exista un método de trabajo
La UNESCO se esfuerza por normalizar la metodología de trabajo de los archiveros a través de un programa que se conoce como Estudios RAMP = Records and Archives Management Programme. Archiveconomía: como construir e instalar un archivo. Dentro de esta rama se estudia como conservar los documentos. Archivonomía: clasificación de los archivos, la ordenación, descripción, los servicios, los usuarios y los aspectos legales de la documentación. El archivero trabaja siempre con originales y con documentos únicos. Según M. Cook , la Archivística está dentro de la ciencia de la documentación, en el ámbito específico de la administración de archivos y de la gestión de documentos. Requiere de otras ciencias y disciplinas como la reprografía, legislación, seguridad, soportes, conservación, etc. 1.3
Objet bjetoo, fin fin y mét métoodo de la Archi rchiví víst stic icaa
Objeto: los archivos en su totalidad (edificio, documentación y usuarios). También los archivos como medi medioo para para cons conser erva varr los docu docume ment ntos os y pres preser erva varr la info inform rmac ació iónn cont conten enid idaa en los los mism mismos os.. La Diplomática estudia el documento de forma aislada mientras que la Archivística lo hace como un todo, un fondo documental , dentro del contexto de producción. DOCU DOCUME MENT NTO O
DENT DE NTRO RO DE UN EX EXPE PEDI DIEN ENTE TE
DENTRO DE LA SECCIÓN
DENT DE NTRO RO DE LA SERI SERIE E
DENTRO DE UN FONDO DOCUMENTAL
Por ejemplo, una papeleta de examen es un documento que va dentro del expediente del alumno, forma parte de la serie de expedientes “Alumnos de F & L”, que a su vez es parte de la sección “Alumnos” del Archivo “F & L”. Finalidad es conseguir la recuperación de la información (no tanto del documento). El Archivo debe servir para la información y conservación del patrimonio documental. Método es el conjun conjunto to de princi principio pioss técnic técnicos os y prácti prácticos cos para para conseg conseguir uir esos esos obj objetiv etivos os y fines fines mencionados; para ello aplicamos un método con 4 etapas: 1. Recoger
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dice que la Archivística es una ciencia que engloba muchas técnicas relativas a la organización, legislación y gestión de los archivos. o
Batelli dice Batelli dice que es una disciplina que resuelve problemas prácticos mediante soluciones prácticas resultantes de la experiencia de los archiveros.
o
A. Tanobi opina que para que sea una ciencia es fundamental que: o
el objeto sean los archivos
o
la finalidad sea el conservar la documentación
o
exista un método de trabajo
La UNESCO se esfuerza por normalizar la metodología de trabajo de los archiveros a través de un programa que se conoce como Estudios RAMP = Records and Archives Management Programme. Archiveconomía: como construir e instalar un archivo. Dentro de esta rama se estudia como conservar los documentos. Archivonomía: clasificación de los archivos, la ordenación, descripción, los servicios, los usuarios y los aspectos legales de la documentación. El archivero trabaja siempre con originales y con documentos únicos. Según M. Cook , la Archivística está dentro de la ciencia de la documentación, en el ámbito específico de la administración de archivos y de la gestión de documentos. Requiere de otras ciencias y disciplinas como la reprografía, legislación, seguridad, soportes, conservación, etc. 1.3
Objet bjetoo, fin fin y mét métoodo de la Archi rchiví víst stic icaa
Objeto: los archivos en su totalidad (edificio, documentación y usuarios). También los archivos como medi medioo para para cons conser erva varr los docu docume ment ntos os y pres preser erva varr la info inform rmac ació iónn cont conten enid idaa en los los mism mismos os.. La Diplomática estudia el documento de forma aislada mientras que la Archivística lo hace como un todo, un fondo documental , dentro del contexto de producción. DOCU DOCUME MENT NTO O
DENT DE NTRO RO DE UN EX EXPE PEDI DIEN ENTE TE
DENTRO DE LA SECCIÓN
DENT DE NTRO RO DE LA SERI SERIE E
DENTRO DE UN FONDO DOCUMENTAL
Por ejemplo, una papeleta de examen es un documento que va dentro del expediente del alumno, forma parte de la serie de expedientes “Alumnos de F & L”, que a su vez es parte de la sección “Alumnos” del Archivo “F & L”. Finalidad es conseguir la recuperación de la información (no tanto del documento). El Archivo debe servir para la información y conservación del patrimonio documental. Método es el conjun conjunto to de princi principio pioss técnic técnicos os y prácti prácticos cos para para conseg conseguir uir esos esos obj objetiv etivos os y fines fines mencionados; para ello aplicamos un método con 4 etapas: 1. Recoger
2
2. Conservar 3. Organizar 4. Servir Principios de la Archivística o
El carácter seriado de los documentos porque no son algo aislado sino parte de un todo.
o
El principio de procedencia, también llamado del respeto al origen de los fondos. Consiste en tener agrupados y sin mezclar los documentos procedentes de una administración, un organismo o una persona.
o
Las 3 edades o ciclo vital de los documentos.
o
El principio de transferencia.
2.
Historia de la Archivística
Ya en el imperio romano existía el gran archivo llamado Tabularium. Tabularium. En 1328 el Reino de Navarra Navarra cae bajo el dominio francés y es obligado a entregar la documentación de su reino. La Constitución de Pedro I de Aragón crea el archivo más antiguo del mundo medieval. En 1588 dan instrucciones para que se forme el Archivo de Simancas. En 1841 el Jefe del Ministerio del Interior crea el Archivo policial. En 1790 se hace la ordenanza para la organización del Archivo General de Indias. Pero la etapa archivística no comienza sino en el sXIX por dos razones: o
Surge el concepto de ciudadano con la Revolución Francesa y la Ilustración
o
Surgen y adquieren importancia los archivos nacionales por la necesidad de crear historias nacionales debido a la ideología nacionalista.
Los primeros manuales de Archivística fueron: H Jenkinson (1922), (1922), anglosajón, y E. Casanova (1928), (1928), latino; ambos establecen principios pero de forma distinta para el mundo anglosajón y para el mundo latino con planteamientos distintos. Mientras que en el mundo latino se documentan todos los actos, el mundo anglosajón no lo hace, ni siquiera hoy en día; por ejemplo no existen los notarios; la Escuela de Bolonia en el sXIII recoge casi todo lo que implica la administración. En el mundo latino hay una tradición escrita y se usa el término Archivos. En el anglosajón se utilizan dos palabras: Records y/o Archives Office. El Manual de Archivística francés es básico para entender esta materia. También es importante el del argentino Schellenberg (1966). Después de la 2WW, debido al aumento en la documentación (cualquier guerra innova sistemas de reproducción de documentos, en este caso se inventan la fotocopiadora, el microfilm etc.), la destrucción de muchos archivos, la aparición de otros como los de espionaje, etc. hubo una revolución archivística.
3
A partir de los años 50 y 60 entra en la administración pública el principio de transparencia, que se aplica también a los archivos, y que consiste en el derecho de acceso a los documentos y a la información por parte de los ciudadanos. A finales del sXX empieza a aumentar la literatura profesional dedicada a la Archivística y a los archivos. El principio de las 3 edades del documento se asume plenamente a finales de los 60, cuando la Administración entiende que tiene que tener tantos tipos de archivos como edades tienen los documentos. Es en esta época también cuando el archivero va a ser considerado un técnico de la Administración. También a finales de ese siglo aparecen nuevas tecnologías que influyen de dos maneras distingas en los archivos: 1. Cambia Cambia el soporte soporte del del documen documento to al soporte soporte electró electrónico. nico. 2. Se mod modif ific icaa el mét métod odoo de tra traba bajo jo En España el derecho a acceso se recupera en la nueva Constitución y es asumido a finales de los años 80. Aparece un nuevo concepto de usuario de los archivos: cualquier persona que tengo derecho a acceder a la información (por ejemplo un ciudadano que quiera consultar sobre una parcela de tierra). Los usuarios son de tres tipos: o
Investigadores
o
Administraciones públicas
o
Ciudadanos (el nuevo concepto ya mencionado)
Se crean dos grandes instituciones: o
CIA (Consejo Internacional de Archivos)
o
UNESCO
3.
Los tr tres ca campos en en la la Arc Archhivíst ística ica mo moderna o
Conservar y custodiar los documentos y la información
o
La administración de los archivos
o
Actuación directa con la Administración y con los ciudadanos
Los archivos están relacionados con un Estado democrático, con un Estado de bienestar: “Todo exceso de información produce silencio” (Umberto Eco). 4.
Ciencias co complementarias
En el ámbito específico de la Archivística hay otras ciencias de interpretación que la complementan: “Los textos, o los documentos arqueológicos, aun los más claros en apariencia y los más complacientes, no hablan sino cuando se sabe interrogarlos” (Marc Bloch). 4.1
Paleografía
4
Es la ciencia que permite leer escrituras antiguas. Tiene un método que es la explicación gráfica en la que se estudia el origen y la evolución de la escritura. También se dedica a la historia de la escritura. El perito calígrafo se ocupa de la actualización de la escritura y es especialista en Paleografía. Esta ciencia es sobretodo un instrumento para leer, para la crítica histórica y textual. Entre los paleógrafos teóricos están Chiacarelli y Mallon.; y los españoles a destacar son Zacarías García Villasa y A. Floriano Cimbreño. Definición según Floriano: “doctrina de las antiguas escrituras cuyo fin es el estudio de su evolución histórica, estableciendo bases críticas y dando al mismo tiempo reglas para sus acertada interpretación de la Historia”. Todo Archivo debe conocer bien el sistema abreviativo. 4.2
Diplomática
Estudia el documento y la documentación en todos los tipos. Si bien la Diplomática se asocia al diploma (=documento solemne de las cancillerías), hoy en día va más allá. La Diplomacia se encarga de muchos tipos de documentos: textuales, gráficos, iconográficos y electrónicos. Permite a los archiveros analizar los elementos intrínsecos y extrínsecos de un documento; también el conocer su autenticidad. Analiza los valores del documento, tanto si es jurídico, histórico o administrativo. Es también importante para establecer las series documentales, es decir, conjuntos de documentos que son iguales diplomáticamente; por ejemplo, el conjunto de expedientes de los alumnos de F & L. 4.3
Sigilografía
El término viene de sigillum, sigilo, que significa secreto, silencio o sello. sello. El valor del sello como secreto a como validez para identificarnos sigue utilizándose hoy. El sello es útil para establecer fechaciones de documentos, así como importante por su valor val or iconográfico. 4.4
Cronología
tiempo. Para ordenar un Archivo se necesita de la Cronología para datar los documentos, Es el estudio del tiempo. lo que a veces es difícil ya que muchos no están fechados por distintas razones. Permite conocer los sistemas de medir el tiempo que han existido a lo largo de la historia, como el calendario Juliano, la Ejira, los calendarios hebreos y budistas. En el ámbito europeo se han usado también otros como el computo gregoriano y el actual calendario juliano con sus distintas aplicaciones. En 1801-2 en España se fecha como en Francia debido a la dominación napoleónica, y se utiliza la Ejira en los documentos nazaríes y/o moriscos. 4.5
Heráldica
Es complemento de la Sigilografía porque el sello tiene unos emblemas o iconografía semejante a los de la Heráldica. Es la ciencia que, valiéndose de signos, sirve para componer, interpretar y diferenciar los armerías o escudos. Es un estudio muy complejo que hoy está a cargo de la Academia de la Historia. Un escudo de armas o un sello sirven como documentos más porque hablan de una familia, municipio, e incluso para la Historia del Arte. 4.6
Genealogía
5
Ciencia que establece el parentesco entre personas, familias, líneas y linajes mediante documentos fehacientes, es decir, documentos que acreditan con certeza la línea utilizando el árbol ascendiente o descendiente. Esto se usa para la organización de fondos archivísticos, especialmente de los siglos XVI, XVII y XVIII. Va muy unida al estudio de la nobleza y de oligarquías ciudadanas. En España hoy esa documentación recoge la “limpieza de sangre”. 4.5
Numismática
Estudia las monedas y medallas. En un Archivo es menos necesaria ya que la información monetaria aparece por escrito, pero hay expedientes que incluyen monedas. Muy parecida a la Sigilografía. 4.7
Epigrafía
Estudia las fuentes documentales fijadas en forma grabada, pintada o incluso escrita en inscripciones, letreros, títulos o rótulos sobre un soporte duro. 4.8
Vexilología
Del latín vexillum = estandarte; es el estudio de las banderas. Se estudia porque a los Archivos llega ese tipo de documento y hay que describirlos mediante un sistema muy relacionado con la Heráldica por el tema de los colores. Así, es la ciencia que estudia banderas, pendones y estandartes, pero el concepto se amplía al estudio de insignias. 5.
Historiografía y fuentes documentales
5.1
Método científico: parte de una hipótesis de la que se deriva una tesis por varias vías: la recogida
y análisis de fuentes y documentos, su interpretación y los resultados de la misma. La recolección de datos tiene dos partes: la Heurística o búsqueda y reunión de fuentes documentales necesarias para la investigación histórica, y el criterio de viabilidad . La Heurística es selectiva porque interroga las fuentes para la hipótesis planteada. Los documentos deben someterse a la crítica histórica o Epistemología (=interpretación de las fuentes). El archivero debe conocer las fuentes documentales, analizarlas e interrogarlas. Es un servicio de información a investigadores y a ciudadanos. El criterio de viabilidad consiste en decidir si hay o no hay fuentes y si es posible analizarlas e investigarlas. 6.
Terminología
Como toda ciencia, la Archivística tiene términos propios contenidos en el Diccionario de Terminología Archivística, el Diccionario del CIA y el Dictionary of Archival Terminology.
6
TEMA II – ARCHIVOS. Conceptos e Historia 1.
¿Qué es un Archivo?
La ley del patrimonio histórico español (13/1985), artículo 59 define al Archivo como:”…los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la formación y la gestión administrativa. Asimismo, se entiende por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”. Conjunto orgánico de documentos: (orgánicos = en función de cómo han sido generados) quiere decir que son documentos generados por cada parte o sección de un organismo que, en conjunto, forman el Archivo. Son producto del ejercicio de las funciones de ese organismo (documentos que entran y que salen). Un expediente es un conjunto de documentos. Institución cultural: los archivos pertenecen al ámbito cultural y como tales dependen del Ministerio y Consejería de Cultura. Pero esto no es totalmente cierto porque, en primer lugar, cumplen también una función distinta a la cultural, (…la gestión administrativa, de investigación, formación…) y segundo, porque pertenecen a organismos muy diversos. Por tanto una definición contradictoria. Se conoce como archivo también al edificio donde se ejercen esas funciones. El Archivo es la unidad administrativa básica. Esta idea se define en el sXIX, lo que la aleja del concepto de cultura, y no se reconoce en muchas normas. Los archivos no fueron creados con función cultural sino administrativa; por eso es importante que el archivero tenga conocimientos de Derecho Administrativo y de Historia de las Instituciones. En el lenguaje coloquial se habla de “papel vivo” o administrativo, y “papel muerto” o histórico. Eso no es verdad porque tales términos indican que el documento histórico ha perdido algo de su carácter administrativo; esto nunca ocurre totalmente, sino que siempre conservan su valor. Tampoco se usará la expresión “bucear en los papeles”. Todos son conceptos negativos relacionados con la Archivística que ya no se aplican. 2.
Funciones
El Archivo tiene dos objetivos: o
Disponer y conservar la documentación de manera organizada.
o
Mantener la información de manera fácilmente recuperable en todo momento.
Así, es objetivo del Archivo es prestar un servicio a la sociedad, una sociedad formada por las administraciones públicas, los ciudadanos, los investigadores y la cultura. Pero hoy también debe conseguir algunas de los postulados del Estado de Derecho y del Estado de Bienestar; a este último hace especial referencia la directiva de la Unión Europea: acceso a la información, defensa de los derechos y el disfrute de la cultura. Tales objetivos se logran mediante las funciones claras de:
7
o
REUNIR
o
ORGANIZAR
o
CONSERVAR
o
DIFUNDIR
Aunque los dos últimos no sean siempre totalmente compatibles (documentos muy antiguos en mal estado de conservación no pueden ser utilizados por los usuarios; por eso se hacen reproducciones fotográficas para preservarlos. Reunir: o recibir los documentos. Esto tiene dos momentos: 1. Activo o de preparación de la documentación o o
Participación en el proceso de creación Normalizar la tipología documental
o
Expurgo programado (=en unos si y en otros no)
o
Recogida de fondos
2. Pasivo o de recepción de los documentos o
Trámites de la entrega
o
Entrega de fondos con relación
o
Comprobación de relaciones con fondos o cotejo
o
Registro de entrada de la documentación
Custodiar: o protección responsabilizada de fondos documentales. Aquí hay que hablar de:
1. Instalación: o
Participación en la planificación y distribución del edificio
o
Selección del equipo y del material
o
Conservación del edificio, instalaciones y materiales
o
Vigilancia
2. Evitar agentes destructores o
Conservación
o
Restauración
o
Reprografía
o
Servicio
Funcionamiento
Trámite
Manejo de fondos
8
Ordenar, numerar, tejuelar, sellar folios.
Servir: 1. Al organismo productor o
Trámite
o
Búsqueda
o
Entrega
o
Devolución
2. Al investigador o
Trámite
o
Información documental
o
Búsqueda, entrega y devolución
3. Al público en general o
Certificaciones
o
Publicaciones
o
Exposiciones
o
Docencia
o
Reproducciones
4. Confección de instrumentos de información o
Guías
o
Inventarios
o
Índices
o
Catálogos
o
Ediciones de fuentes
Aunque los archivos están incluidos en el ámbito cultural en España, no es una materia exclusivamente cultural sino más de administración, por su carácter de servicio público. 3. Historia de los archivos Los archivos nacen antes que los propios conceptos de Archivos y Archivística. Su historia tiene 3 períodos: la Antigüedad, la Ilustración y el sXX. Los archivos responden a la historia de las instituciones. En la Antigüedad existían los archivos de palacio que estaban vinculados con el poder; por ejemplo los palacios mesopotámicos tenían, junto a la sala del rey, los archivos en forma de tabletas y papiros. Ya en el IV milenio existían en Mesopotamia archivos económicos y diplomáticos, tablillas hechas de árboles y de hueso; tales archivos estaban a cargo de sacerdotes y escribas (=una especie de notarios vinculados al sacerdocio). En Mesopotamia estaba el importante archivo de Ugarit, con depósitos diferenciados, ie, tenían una organización: administrativos, financieros y diplomáticos (=principio de procedencia de fondos).
9
En Egipto se han encontrado muchos archivos de varias características; algunos de palacio (el dios Toth era representado como un escriba), y otros comerciales o personales. Su conservación es muy buena debido al clima seco, por ejemplo el archivo de Abusie – de la dinastía 5ª - el de Deir-el-Medina, y el de Oximinco. En Abusie se han encontrado inventarios y un informe sobre la construcción del archivo. En Deir-el-Medina en el Valle de los Reyes estaba toda la documentación sobre las obras de las tumbas; Oximinco conserva muchos papiros; la secuencia de la documentación en el archivo va desde el Bajo Imperio hasta la época copta. En Grecia y Roma existían los archivos de palacio. Se conocen mal los griegos pero conocemos su existencia por fuentes indirectas. Los romanos se conocen mejor y a varios niveles: el archivo central del imperio romano en el Tabularium del Foro Romano; los archivos municipales con sus leyes en bronce y tablillas de cera (éstas no se conservan); leyes y decretos hacen referencia a esos archivos. También se usaba el papiro que tampoco se han conservado. Los archivos romanos tenían una doble finalidad: administrativa u jurídica (=compilación de leyes), éste siendo un aspecto más nuevo. En esta época los archivos siguen siendo lugares sagrados a cargo de los lictores. Justiniano da una instrucción para que se creen los archivos provinciales; todo esto quiere decir que existían todas las categorías de archivo que existen hoy. Durante la Edad Media hay momentos en los que nos se sabe quien tenía el poder, sobre todo en la época visigoda; de ese tiempo solo conocemos archivos del tesoro real. La época carolina ve una reorganización administrativa y desde el punto de vista de la producción documental aparecen el diploma (=documento) y el códice (=registro de escrituras). Ese concepto es importante para los archivos porque se crean y se conservan los documentos de forma conjunta. El rey tiene al chanciller o archivero. La Iglesia era el único poder estructurado y el Vaticano desarrolla modelos de diplomas que copian las cancillerías civiles y que forman los archivos vaticanos constituidos pro documentos enviados por las diócesis. Los monasterios tenían la función de archivos reales o Scriptorium (=lugar donde se escribe y lugar donde se custodian los documentos). Los modelos documentales producidos en la abadía benedictina son muy amplios por tanto se difunden por toda Europa. Los archivos catedralícios son muy importantes. Los archivos señoriales contiene títulos de propiedad de la tierra y vasallos, privilegios reales, censos, y el movimiento económico de los siglos XIII y XIV. En el sXII resurge el derecho romano que reconoce el valor del documento escrito como reflejo del acto jurídico y esta tradición se mantiene hoy. Uno de los reinos peninsulares que tiene los primeros archivos fue la Corona de Aragón, aun antes que Francia, creado como tal por Pedro I. En Al Andalus no había una cultura de tradición escrita; habían archivos de tipo diplomático, archivos reales, pero más por influencia castellana que por tradición islámica. Durante el Renacimiento se van perfeccionando y reforzando los archivos privados, ej. los archivos de Leonardo.
10
En el Antiguo Régimen el archivo es un instrumento para ejercer la autoridad. Los archivos de la Inquisición son un buen ejemplo ya que se basan en la acusación. Todo esto quiere decir que a medida que se crean nuevas instituciones también surgen los archivos. Hay ciudades que conservan archivos provinciales con partes de tribunales locales de la Inquisición, pero Fernando el Católico los centraliza. La figura del archivero con ese nombre aparece durante el Antiguo Régimen; en España el primer Archivo Real de la Edad Moderna es el de Simanca, el Archivo General de la Corona de Castilla (1588), creado por instrucción de Felipe II, ya existía de alguna manera con Enrique IV, los RRCC lo centralizan, pero Felipe II lo crea como tal, y menciona la palabra “archivero” por primera vez dentro de la instrucción. Durante la Ilustración, con el concepto de ciudadano, surge su derecho de saber lo que contienen los archivos y que le concierne, y esto alienta su mejor estructuración. En los siglos XVIII y XIX, con los nacionalismos, se desarrolla la necesidad de crear historias nacionales, por tanto se crean en 1866 el Archivo Histórico Nacional, el cuerpo facultativo de archiveros en 1858, los Archivos Nacionales de Francia y todos los demás países de Europa. Durante la segunda mitad del sXX hay una explosión en la aparición de Archivos a la par de la producción de documentos, no solo públicos sino también privados. Por ejemplo, el Banco de España crea su propio archivo, el Banco de Bilbao, y otros, debido al principio de transparencia que deriva del concepto ilustrado del ciudadano. Episodios dramáticos como las guerras producen gran cantidad de documentos que se archivan para conocer los hechos y evitar que sucedan de nuevo. En la segunda mitad del sXX parece el concepto del ciclo vital de los documentos o principio de las 3 edades: o
1ª Edad – archivos de oficinas y administraciones
o
2ª Edad – archivos intermedios
o
3ª Edad – archivos históricos
Se crean archivos partiendo de ese ciclo vital, y los documentos pasan de uno a otro como se expresa en el diagrama: 4. Tipos de archivo 4.1
En función de la personalidad jurídica de la institución productora
La personalidad jurídica es una tecnología de derecho administrativo. La manera de clasificar estos archivos se deriva del artículo 49 de la Ley del patrimonio histórico español (LPHE) que estipula que: son archivos el conjunto orgánico de documentos, o varios de ellos, al servicio de la administración reunidos en el ejercicio de las funciones de una determinada institución. El archivo público es donde se reúnen y conservan los documentos producidos o recibidos en el ejercicio de las funciones de las unidades administrativas. Desde el punto de vista de la consulta están sujetos a las leyes de archivos y leyes documentales, y a las normas de procedimientos administrativos, sobre todo a la
11
ley de régimen jurídico de las administraciones públicas y de procedimiento administrativo común (Ley 30/1992). Los archivos privados tienen que seguir siendo conjuntos orgánicos de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de las funciones por personas físicas o jurídicas, y estos están sometidos a las mismas leyes de documentación patrimonial y las de derecho privado. Dentro de los archivos privados se encuentran los archivos familiares, nobiliarios, archivos de empresas y los eclesiásticos. Las leyes de patrimonio obligan a los archivos privados a la custodia, conservación e incluso a la consulta a partir de cierto tiempo. 4.2
En función del organismo productor
Es un tipo de clasificación muy antiguo en la que existe una correlación entre el archivo y el territorio que ocupan los documentos que contienen: o
Archivos generales
Archivo Histórico Nacional
Archivo de Simancas
Archivo de Indias
Archivo de la Corona de Aragón
El Archivo general de la Administración sería aquel constituido por fondos documentales producto de las actividades de instituciones de ámbitos nacionales o supranacionales, tanto vigentes como extinguidos. o
Archivo Histórico Regional : es aquel cuyos fondos son producidos o reunidos por instituciones que no superan el ámbito regional, por ejemplo:
o
los archivos del Reino de Valencia
los del Reino de Valencia
los del Reino de Galicia.
Archivo Histórico de Distrito: demarcaciones jurídicas o administrativas que se establece por una orden especial y que han servido a lo largo de la historia para hacer demarcaciones administrativas que no coincidían con la realidad administrativa:
o
Archivo de la Real Chancillería de Valladolid
Archivo de la Real Chancillería de Granada
Archivo de las Reales Universidades Literarias
Archivos de Colegios Notariales
Archivo Histórico Provincial: se crean cuando surgen las provincias en 1833; luego se crean las diputaciones provinciales. Existen en cada capital de provincia. En 1931 se decide que los documentos provinciales pasen al Archivo Histórico Provincial
o
Archivo de Corporaciones Locales: son los archivos municipales y de otras entidades locales
12
4.2
1º
Principio del ciclo vital o de las tres edades Archivos de gestión, sirven para la gestión cotidiana de quien produce o recibe los documentos.
Son las unidades básicas de la administración, y la consulta o uso de sus documentos son exclusivamente para la organización a la que pertenecen. 2º
Archivos intermedios o secundarios suelen estar donde está el organismo productor. La consulta
es menos necesaria para el organismo que los produce pero aún los necesita. Pueden ser utilizados por investigadores. 3º
Archivos históricos donde la consulta por parte del organismo que los produjo ya prácticamente
no se hace, y son casi exclusivamente para la investigación. El usuario ciudadano puede consultar los archivos en sus tres etapas pero de formas diferentes: en el primero y el segundo caso tiene que justificar su carácter de interesado, pero en el tercero ya no; hay excepciones cuando lesionan los derechos de los ciudadanos y se puede acceder a ellos aunque ya hayan caducado. Los documentos nunca pierden su carácter administrativo aun cuando ya estén en la tercera edad, ni su vigencia histórica. El artículo 137 de la Constitución española determina que los archivos son eso, con independencia de la titularidad, y por encima de esa titularidad hay una serie de normas que deben ser cumplidas por todos los titulares de archivo.
TEMA III - DOCUMENTOS 1. El concepto de documento El concepto de documento que vamos a manejar es el que establece distintas leyes en la actualidad. El documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable porque si no perdura no queda reflejado en el hecho jurídico. 1.1
Definición y características
La ley de patrimonio español define al documento en el artículo 49.1: “Se entiende por documento a los efectos de la presente ley toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los informáticos. Se incluyen ejemplares no originales de ediciones.” La ley de archivos de Andalucía 3/1984, en el artículo 1.2 dice: “se entiende por documento en los términos de la presente ley, toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogido en cualquier tipo de soporte material.” La ley 30/92, artículo 46 describe los documentos públicos administrativos como “los documentos válidamente emitidos por los órganos de las administraciones públicas. El Manual de Documentos Administrativos editado por el ministerio de las administraciones públicas da la tipología; ese manual dice que los documentos administrativos son “el soporte en el que se materializan los distintos actos de las administraciones públicas y son la forma externa de dichos actos”. Para un archivero es más importante la definición administrativa.
13
En cuanto a las características del documento:
Un soporte que le confíe corporeidad física, materialización. El soporte puede ser desde tablillas de barro hasta un disco óptico.
La información que contiene, la noticia, el negocio jurídico, el hecho administrativo se materializa por medio de escritura o imágenes.
Esa información está registrada sobre el soporte por cualquier medio, desde tintas hasta medios mecánicos.
1.2
Elaboración de documentos
la orden del 7-7-1986 regula la concepción de material impreso y establece la obligatoriedad de consignar determinados datos en las comunicaciones y escritos administrativos 1.3
Documentos de archivos
Hay que distinguir los documentos informativos que son ejemplares únicos, testimonios de las actividades de las personas físicas y jurídicas en el ejercicio de sus funciones. A estos documentos les caracteriza el hecho de que contienen derechos y obligaciones de la administración y de los ciudadanos. El documento de archivo reúne todas las características del documento diplomático y del documento jurídico.
El documento de archivo no solo forma parte de un conjunto organizado sino que tiene también un carácter seriado.
El documento surge dentro de una actividad de la administración concreta, no como un acto creativo. Todos estos documentos pretenden servir como prueba testimonial.
Unicidad o que es único y lo identifican unos elementos de validación. Puede haber un borrador (hoy casi no se hacen debido al uso de ordenadores), el original y la/s copia/s. Cuanto más cercano al original más valor tiene; la copia debe ser validada para poder ser considerada como un documento.
1.4
Documentos de apoyo informativo
Éstos no tienen porque tener que estar en archivos pero se pueden incorporar a los expedientes. A la hora de hacer la selección de los documentos, éstos son los primeros que pueden ser eliminados porque son los que sirven de apoyo a informes y a la tramitación administrativa (folletos, libros, artículos de revistas, etc) y por ello su eliminación no es perjudicial. Algunos podrían tener un valor documental como patrimonio histórico. El dossier es un conjunto de documentos ordenados pero de apoyo informativo en contraste con el expediente que es de valor administrativo. 1.5
Funciones de los documentos
Es un factor importante para valorar y seleccionar los documentos. Las funciones pueden ser:
14
o
Constancia: pervivencia de las actuaciones administrativas. Garantiza la existencia de los actos administrativos. El documento tiene un carácter probatorio. El derecho a estos documentos está garantizado al ciudadano, lo cual es un logro democrático – son garantías de derecho.
o
Comunicación: sirven para comunicar lo actos entre las administraciones públicas. Con esa función pueden ser: internos o externos.
Todas estas funciones producen siempre unos efectos frente a un tercero, o dentro de la propia organización administrativa; tales efectos son de distinta naturaleza: o
Jurídica
o
Informativa
o
Notificativa
Para que se cumplan esos efectos los documentos siempre tiene que ser validados y tener unos requisitos formales y sustanciales. 1.6
El expediente
El procedimiento administrativo es el documento por antonomasia de la administración. Es el conjunto de documentos relativos a un asunto o negocio, conjunto en el que se refleja el procedimiento administrativo que empieza con una incoación y acaba con una resolución. Hay una solicitud, informes, subsanación, comunicación y resolución; cada uno es un documento pero cada documento puede estar acompañado de otros documentos. El proceso administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se completa la actuación administrativa para la realización de un fin. El expediente está bien regulado en el real decreto RD781/1986, una disposición para el régimen local utilizado en toda la Administración. Está presente en los artículos 174 y 175, el 174 constituye un expediente o conjunto de documentos. Todo documento en la Administración tiene un valor, que nos va a servir de prueba para ordenar. El expediente se incorpora de dos maneras: o
De oficio o internamente
o
Instancia de parte
Los expedientes se suelen guardar en carpetas o carátulas, los de justicia se guardan en rollos. Documentos A. Características o
Testimonios que contienen información
o
Único e indivisible
o
Conservado en archivos
B. Todo documento escrito posee dos características o
Información que contiene, soporte, grafía, etc.
o
Deterioro o destrucción de estos soportes que supone pérdida de información
15
1.7
Tipos de documento
Hay varias tipologías. Se pueden clasificar por la manera en que trasmiten la información: o
Textuales
o
Gráficos: mapas, planos, dibujos, grabados
o
Fotos: diapositivas, postales, fotografías
o
Sonoros: discos, cintas
o
Audiovisuales: filmes, cintas de video
o
Legibles por máquinas: electrónicos o informáticos
También podemos clasificarlos según es autor del documento: o
Públicos
o
Privados
Según el productor: o
Endógeno (dentro de la administración): o
De decisión: resoluciones y acuerdos.
o
De transmisión: notificaciones, comunicaciones, publicaciones.
o
De constancia: actas, certificados y certificaciones.
o
De juicio: informes, memorias, sentencias.
o o
Exógeno (externo): documentos de ciudadanos: solicitudes, denuncias, alegaciones, recursos.
2. Caracteres de los documentos Todos los documentos tienen unas características externas e internas cuyo análisis nos permiten organizar un archivo: 2.1
Caracteres externos: se refieren a la materialidad del documento, a la estructura física. Todod documento tiene un procedimiento empleado para trasmitir la información.
2.2
Caracteres internos: relacionados con el contenido del documento el cual leemos e interpretamos. Dentro de estos lo básico es:
o
Quien produce el documento - su autor
o
Para que está hecho – su funcionalidad
o
Cuando y donde se produce el documento – fecha y localidad
o
Contenido sustantivo – asunto o tema
3. Soportes: hay tres tipos: o
En desuso como el papiro
o
Tradicionales como el papel
16
o
Nuevos como los informáticos
Hay algunos que eran tradicionales como el pergamino, las tablillas de cera y el papiro (se emplea en Egipto hasta la Edad Media) pero que hoy ya no se usan. Ocasionales como los hechos en metal, cortezas de árboles, piedra, piel, telas. Las materias escriptorias están relacionadas con el estatus social de las personas que las utilizan. La materia escriptoria es un problema para la conservación de su contenido, así como lo es los aglutinantes que llevan para la conservación del papel porque contienen componentes químicos. El pergamino se utilizó desde la época helenística hasta el sXVI; compitió con el papel para demostrar que determinados documentos reflejaban una trascendencia. El papel , originario de China, aparece en el sI aC, aunque no hecho mediante al tecnología posterior. Lo traen a Europa los árabes como botín de guerra de la batalla de Samarcanda y se difunde por el mundo islámico; es en esa expansión cuando comienza a utilizarse pero se llega a su uso frecuente en el mundo cristiano porque era un vestigio del Islam y por tanto no lo querían. La Península Ibérica y Sicilia fueron donde aparecieron las primeras fábricas de papel La fotografía tiene dos tipos de soporte: los positivos que son en papel y productos químicos, y nos negativos sobre película, desde placas de cristal hasta los acetatos que dependen del producto químico con el que se imprime la imagen. Los nuevos soportes son aquellos que utilizan productos químicos, fisicoquímicos, plásticos, vinilos, para contener la información. La variedad es amplísima – cintas magnéticas, discos, floppies, chips, diskettes, etc., pero se dañan mucho con el polvo. La alteración del campo magnético de la tierra afecta a algunos de ellos. Además para leer el contenido de ese tipo de soporte son necesarias las máquinas, y muchas de ellas dejan de producirse cuando los soportes son desfasados como por ejemplo los floppy discs Dentro del papel hay otros soportes importantes, la fotocopia y el fax, que también tiene componentes químicos y por tanto problemas de conservación e interpretación como por ejemplo la originalidad o la calidad; son muy fáciles de falsificar. Todos los archivos tienen la capacidad de dar fe pública por tanto hay una polémica en cuanto a si los jueces deben o no aceptar fotocopias. La grafía o elementos sustentados especialmente las tintas. Hay dos tipos: las estables y las inestables. Las estables son: la imprenta, las pictóricas y las inestables. Las inestables son las ferrogálicas, las de bolígrafo, tintas de tampones, sellos, rotuladores. Las tintas más comunes en los archivos son las ferrogálicas, empleadas desde el sXV hasta el sXIX; contienen hierro y colorantes (ocre, marrón, etc.). Son tintas tan fuertes que se comen el papel con el paso del tiempo; muchas de ellas necesitan mordientes o fijadores, incluso las tintas de las plumas estilográficas, y esos fijadores perjudican al soporte en el que están fijadas. Algo similar ocurre con la tinta de rotuladores.
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Los nuevos soportes o documentos electrónicos no se fijan con lo cual la preocupación en este caso es la manera de transmitir y guardar la información en ellos contenida. Hoy se usan la marca de agua y la firma electrónica (esta tiene problemas de conservación y transmisión). Todo tipo de soporte requiere una instalación específica en el archivo.
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TEMA IV – LA PROFESIÓN DE ARCHIVERO 1. ¿Qué es y qué hace un archivero? Hay que partir de la idea del ciclo vital de los documentos, y de que cuando el ciudadano nace lo primero que se hace es registrarlo en el Registro Civil; después si se bautiza se elabora otro documento, y así va participando en la sociedad; esa participación va acompañada de documentos hasta que se produce el último que es el certificado de defunción. El ciclo vital de los documentos va aparejado a la vida de cada ciudadano; el archivero controla la documentación para así poder dar información al interesado o a otra/s persona/s si fuese necesario. El archivero se implica en la gestión administrativa de todos los organismos. Los lugares donde no interesa que haya un archivero es porque se quiere ocultar algo. El Consejo Internacional de Archivos (CIA) dice que un archivero es “quien tiene que ver con el control, el cuidado, la custodia y la administración de los documentos”. El Diccionario de Terminología Archivística dice que “el archivero es un profesional con titulación universitaria superior, cuyo campo de actuación se centra en la dirección, investigación, programación y desarrollo de técnicas adecuadas para el tratamiento archivístico de los fondos documentales.” En Latinoamérica es frecuente encontrar la palabra “archivista”, aunque esta ahora en desuso, que proviene del inglés “archivist”. Hay quien habla también de archivadores. El archivero es el profesional de la información que recoge los documentos con valor jurídico y administrativos; al ser un especialista de la información tiene que dar a conocer el mensaje que está siempre presente en un documente con valor jurídico y administrativo. Por eso tiene que preguntarse durante el curso de su trabajo: ¿para que, a quien, como y cuando informar? Esas preguntas son importantes a la hora de ejercer la función de informar que incluye el CIA en la definición de lo que es el archivero. Junto a la función de informar, el archivero tiene otras dos misiones fundamentales: conservar y certificar. Conservar implica el conocer una serie de técnicas para la conservación de los soportes. Certificar es el dar fe pública; en el mundo latino la certificación se hace mediante tres cuerpos administrativos: notarios, registradores y secretarios. El archivero se incluye hoy también en ese grupo de profesionales; por ello es importante que tenga conocimientos de las ciencias que le permiten analizar el documento, comprobar si es un original o una copia, si su texto se ha alterado, si la ingenuidad documental permite hacer una copia con fe pública. También el archivero tiene que proteger la integridad de los documentos de manera que se garantice que éstos puedan seguir constituyendo un testimonio fehaciente del pasado. Debe estar preparado para poder dar el tratamiento archivístico a los documentos. Este tratamiento es el conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos documentales a lo largo del ciclo vital de los documentos y esas
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operaciones son la identificación, la valoración, la descripción y la difusión. Para ello las actuaciones propias del archivero son de dos tipos: a. Actuaciones
estructurales: preparar las instalaciones idóneas, utilizar los medios adecuados para
la conservación de los documentos, ej. la compra de armarios adecuados, fumigación, etc. b. Actuaciones
técnicas: recibir la documentación que se ingresa en el archivo, seleccionar los
documentos según criterios técnicos, organizar los documentos, describir los documentos con instrumentos adecuados, difundir los documentos y la información, aunque no siempre esto es compatible con la conservación. El CIA ha publicado recientemente un código de ética profesional que es realmente un código deontológico importante porque hace hincapié por primera vez en un documento oficial que el archivero es una pieza clave en la garantía de los derechos, del estado de bienestar, porque el bienestar se relaciona con una serie de derechos: el de acceso, el derecho al honor y a la intimidad, a la cultura y a la educación. El CIA también recomienda con respecto a los profesionales de los archivos la excelencia profesional; aquellas organizaciones en las que está implicado un archivero tienen dos preocupaciones: la de formación y la de la calidad del servicio que da ese archivero. En los 60´s se pasó de una formación profesional clásica derivada de una tradición surgida principalmente en el Renacimiento, cuando el archivero era un diplomatista, un investigador o un secretario general a ser un profesional que incluye en su formación los grandes cambios de esa época; a partir de allí el archivero comenzó a ser un especialista en la información, lo que no quiere decir que haya perdido la perspectiva histórica de su formación, sino que a esa formación tradicional se le suman las técnicas y conocimientos que los nuevos tiempos requieren. Antiguamente el archivero era siempre extraído de un cuerpo de profesionales de la Administración, y eran casi siempre eran fedatarios (escribanos, secretarios, chancilleres) y sobre todo en el ámbito privado los secretarios eran también los archiveros; en muchos casos se confundían con la figura del administrador. Es solo más tarde en el tiempo, bien entrado el sXIX cuando aparece relacionada con el archivero la misión de conservar el patrimonio histórico. Desde el principio el archivero estaba obligado a ser capaz de entender, analizar, transcribir, dar testimonio de su contenido y valorarlo. En las ordenanzas del Archivo de Simancas y en las del Archivo General de Indias se entiende la función del archivero de maneras diferentes de acuerdo a sus intereses: En Simancas, el archivero recoge las escrituras, las organiza, las repara y las conserva. En el Archivo de Indias el trabajo del archivero consistía en ordenar los documentos elaborando inventarios e índices; con tal método y distinciones que cualquiera de ellos podía ser localizado con prontitud y facilidad. El archivero de hoy tiene que combinar la formación tradicional con la innovación porque debe adaptarse a las transformaciones radicales que sufre la gestión y la administración de archivos; así, deben tener los conocimientos básicos para construir archivos, conservar nuevos soportes, interpretarlos y adaptarse a la ciencia administrativa tal y como vaya evolucionando la propia administración. Sin embargo no existe
20
como licenciatura sino que se adquieren los conocimientos con la experiencia. Hay dos tendencias: que hubiese una licenciatura con componentes de Historia o una formación en Historia o Derecho más un Master en Archivística. 2. Asociaciones profesionales El Consejo Internacional de Archivos (CIA): una asociación de Estados, pero también con comisiones y comités profesionales, es decir, que tratan temas teóricos y también profesionales; por ejemplo los archiveros de Latinoamérica o de África. Trabaja con un estructura piramidal mediante una asamblea general, un comité ejecutivo, ramas regionales y comités técnicos. El CIA es por tanto una organización profesional de la comunidad de archiveros dedicada a promover la conservación, el desarrollo y utilización del patrimonio mundial de los archivos. Sus publicaciones son: o
COMMA (=International Journal on Archives), que surge en el año 2001 mediante al
fusión de dos publicaciones ya desaparecidas, Jannus (1985-1999) y Archivum (1951-2000). o
CITRA (=Actas de la Mesa Redonda de Archivos), con una forma de trabajar más ágil
que el Consejo. Publica en su página web un boletín mensual Asociación Nacional de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos y Documentalistas ( ANABAD), creada en 1949.
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TEMA V – LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS La práctica administrativa no ha variado desde la aparición del Estado Moderno en la época de Felipe II. Las secretarías son el origen de los consejos y de estos surgen los ministerios; esa evolución es importante en la producción de documentos. A partir de los RRCC, el documento presenta en un solo soporte los títulos en la parte superior, el contenido del documento seguido por las firmas de testigos, y sellos de registros que avalan la expedición del mismo. 1.
La Administración y los ciudadanos
El Archivo conserva, pero también sirve al ciudadano y a la Administración que lo produce. La vida de una persona está vinculada a la Administración desde que nace; debe acudir a los archivos a demostrar derechos mediante documentos administrativos guardados en ellos. Por tanto, a la relación entre Archivo y ciudadano todavía no se le da al atención suficiente en la literatura de la Archivística, y pocos se ocupan de ello. Hay una falta de legislación que ampare esa realidad archivo-ciudadano, pero si hay otras leyes que implícitamente mencionan el derecho de acceso a los archivos. Existe una desorganización de la información, de la documentación, y una falta de preparación de los servidores públicos respecto a esa tarea de acceso del ciudadano a los documentos. Pero eso está cambiando y se está creando una nueva cultura administrativa. La desorganización de la información y de documentos repercute en la eficacia, la rentabilidad, el ciudadano y en el funcionario mismo. En todos los países democráticos, y desde los años 70 en España, se abre el camino de aproximar las relaciones entre la Administración y los ciudadanos a través de la información. La información es lo intangible, la documentación es le soporte físico y legal de la información. Por tanto el documento administrativo se crea a partir del sXIX como vehículo de comunicación entre el sujeto emisor y el sujeto receptor (=la Administración Pública y/o el ciudadano). La información administrativa cumple una serie de funciones en la vida individual y colectiva porque la Administración también informa sin que se plasme todo en un documento administrativo (por ejemplo la información por radio). Esa información adquiere carácter de documento cuando se pone por escrito. Hay leyes administrativas que dan forma a la información administrativa, es decir, como se ha de comunicar la información. Junto al Manual de Documentos Administrativos, esas normas pueden establecer un procedimiento que estipula como debe ser generado, que documentos son necesarios, etc. Aunque la Administración es cautelosa en definir los procedimientos y sus respectivos documentos, también puede crear mecanismos de ocultación porque el hecho de que todo esté documentado causa recelos en aquellos a quien no les conviene que la documentación revele cosas que le incumben; por ello se utilizan métodos poco ortodoxos para evitarlo (información es poder). La ley que rige el paso de la información a los documentos administrativos es la 30/1992, y dentro de ella los artículos 37, 86.1 y 86.2. La Administración genera servicios de información que forman parte de la técnica administrativa de un organismo. Estos son:
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El registro: es el asiento o apunte correlativo de un hecho jurídico reflejado en un documento. Hay varios tipos: civil, de propiedad, notarial, etc). El archivo: hoy la Ley de Procedimientos administrativos establece esa facultad y la necesidad de trasmitir información en los artículos 37 y 38, que regulan muy bien este tema, pero falla en que no cita claramente lo que es un archivo. Control interno de la documentación: cada organismo genera sus propios controles además de otros externos o generales de la propia Administración como son la inspección y la intervención; hay también órganos con esa función específica de control como es el Tribunal de la Administración Central y en Andalucía la censura de cuentas. Ambos actúan durante 5 años, lo que no quiere decir que después de ese período se destruya la documentación sino que ha terminado uno de sus usos (=el fiscal), más no el jurídico (el registro de facturas se mantiene más de 5 años). Otros elementos de control están establecidos en varias leyes, por ejemplo la electoral, y la estadística. Por otro lado los propios ciudadanos sirven como mecanismo de control porque cada día van siendo más conscientes de sus expectativas respecto a los archivos. En esta fase de control de la documentación se pretende el control de varios aspectos: o
La expedición del documento (ese control está en manos de la consejería)
o
La veracidad del documento
o
La autenticidad
o
La custodia y la conservación
El lenguaje administrativo Tiene un carácter técnico pero debe poder comunicar al ciudadano de una manera inteligible. La ley de procedimientos administrativos (LPA) rompió con un lenguaje anquilosado y, con la ley de 1992, aparece uno más simplificado. De allí surge también una nueva cultura administrativa que crea el concepto de la atención al ciudadano, el Manual de Procedimientos Administrativos, y ese nuevo lenguaje. Por ejemplo establece que el oficio es el documento que transmite información entre la administración y el ciudadano o entre una administración y otra, mientras que la instancia es el que lo hace entre el ciudadano y la administración. Otro ejemplo de estos cambios es el decreto que elimina de las instancias las siglas: Q.D.G.M.A. (que Dios guarde muchos años), y B.P.M. (beso los pies y las manos). De esos decretos individuales se pasa al Manual de Estilo del Lenguaje Administrativo. 2.
La explosión de documentos
La producción de documentos administrativos crece a la largo de la historia, especialmente porque los soportes documentales se abaratan con lo que surge una verdadera explosión, con el paso del pergamino al papel. Con el reconocimiento de los derechos del ciudadanos en la Revolución Francesa, la Independencia de América y otros movimientos similares, el individuo pasa de ser súbdito a ser ciudadano con derechos, entre ellos el de dirigirse a la Administración y a que ésta le responda.
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El que la información esté contenida dentro de un documento es garantía de transparencia y evita problemas producto de la ignorancia. En Portugal y España durante los años 60 y 70 caen las dictaduras y la naciente democracia tiene un efecto en la producción de documentos y el acceso a ellos. Otro factor es la consolidación del Derecho Administrativo que aparece entonces como disciplina. Surge el principio de conservación del documento que a su vez engloba una serie de elementos que deben ser regidos por ese Derecho tales como: la organización de los procedimientos y de la gestión de los archivos. En ese principio de conservación se incluye también que la conservación de los documentos debe ir más allá del hecho administrativo porque pasan a ser parte del patrimonio documental del Estado. El principio de la economía y la eficacia, también sujeto al Derecho Administrativo, se basa casi exclusivamente en los documentos, y se aplica en general a todas las administraciones públicas. Se difunde en el artículo 31 de la Ley de Procedimientos Administrativos. La economía se refiere a los costes, los medios materiales y los recursos humanos. 3.
Las tres edades de los documentos
Principio: es el ciclo vital de los documentos. Su definición en el Diccionario de Terminología Archivística es: “Las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión, pasan por el archivo central y/o intermedio y se eliminan, o se conservan, en el archivo histórico” Así, las edades y sus correspondientes archivos son: o
Edad administrativa
-
archivo de gestión/oficina
o
Edad intermedia
-
archivo intermedio
o
Edad histórica
-
archivo histórico
-
archivo central
Los documentos son necesarios para la administración que los produce, otras administraciones y usuarios. El ciclo vital y su definición surgen en 1976, en el 8º Congreso Internacional de Archivos. En literatura anglosajona el término archivero tiene dos acepciones: “archivist” es un archivero de la 2ª y de la 3ª edad, mientras que un “record manager” es un archivero de la 1ª edad. No hay una regla fija o norma respecto a la duración de cada edad; en general, los archivos fiscales necesitan mantenerse en el archivo de gestión al menos 6 años, en el archivo central unos 15 años, en el central entre 25 y 30 años, y 30 años en el archivo histórico. Pero cada documento tiene su vida: un protocolo notarial: 50 + 100 + 100+; un expediente judicial: hasta que concluya el caso en el primero, y unos 10 años en el resto. Cuando hay un buen archivo central se puede transferir del administrativo para evitar acumulación. Durante las dos primeras edades los documentos no sufren modificación alguna, solo varía la descripción cuando pasa al archivo histórico donde pasa de ser muy exacta y completa a más general. En el archivo intermedio los documentos son difíciles de mantener porque nadie los comprende; en los archivos
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provinciales, el archivo histórico es también intermedio porque se funden en 1931. a partir del congreso de 1976 se realizan transferencias internas de uno a otro. Los ayuntamientos pasan de los archivos de oficina directamente al histórico, por tanto muchos documentos desaparecen. Partiendo de que el archivo es la unidad administrativa básica, hay varias cuestiones: a. ¿Por qué han sido siempre englobados en la materia de Cultura? b. El archivo es un servicio público, no solo un lugar para conservar patrimonio documental; como tal es más apoyo administrativo que una actividad cultural. Por ejemplo, el servicio público de consulta es mayor que la actividad cultural debido a la demanda. c. Si el archivo es un elemento básico de la estructura administrativa, debería participar en la producción documental, es decir que el documento que ingresa en el ciclo puede procesarse de manera diferente: bien porque el administrador recoja los documentos – o porque la documentación informativa sea eliminada dentro de un plazo específico. d. El archivo como institución intermedia entre ciudadano y Administración, ya que es allí donde el ciudadano va a solicitar información y documentación. e. Muchos administradores hablan de la dimensión jurídico-administrativa de los archivos recogida en la Constitución. La Administración debe actuar con eficacia, pero es a veces imposible la coordinación. Los principios de la Constitución basados en hechos documentados son: o
Eficacia
o
Jerarquía
o
Descentralización
o
Desconcentración
o
Coordinación
Jerarquía significa una administración piramidal que es garantía de esos derechos porque hay una estructura responsable que evita la prevaricación. 4.
Distintos valores de los documentos
Son importantes para la selección. El valor de un documento no depende de para que se produjo sino de su ciclo vital, y de que se espera obtener de él, es decir, de la información que facilita. Estructura orgánica del sistema archivístico de la Administración:
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Valores primario y secundario de un documento: el valor primario del documento es en función de para que fue creado; el secundario es la utilidad informativa que pueda tener un documento, es decir que el 1º valor tendrá que tenerse en cuenta en los archivos y en el central. A partir del archivo intermedio y en el histórico habrá que considerarse el valor secundario. Valor archivístico: es el conjunto de valores administrativos, fiscales, contables, legales, probatorios, jurídicos, informativos y/o históricos que justifican la conservación permanente de los documentos; es decir, que en el valor archivístico hay que tener en cuenta todos esos aspectos para saber si el documento va a tener un carácter histórico. Valor administrativo: es el que posee el documento para la administración que lo produce o la que lo sucede; también el documento es un testimonio de los procedimientos y de las actividades de esa administración. Tiene además un valor legal porque siempre sirve como prueba. Desde un principio el documento ha de servir de prueba y garantía de la actividad administrativa pero ese uso va perdiendo valor en función del tiempo y de la resolución de los procedimientos, pero va adquiriendo otros valores; por eso hay que tener en cuenta el tiempo en la determinación del valor de los documentos. Valor histórico o permanente: es secundario porque los documentos no se producen para que pasen a la Historia. Es el valor que tiene el documento como fuente primaria para la Historia y para la actividad científica en general. La única manera de hacer un trabajo científico es yendo a esas fuentes primarias; cuando se usan fuentes primarias de oficina hay que someterlas a una mayor crítica. En este valor secundario se la diferencia entre veracidad y autenticidad. Valor contable: aquel que tienen todos los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario. Valor fiscal: el que tienen los documentos que puedan servir de testimonio del cumplimento de obligaciones tributarias. Valor informativo: puede ser primario o secundario. Por ejemplo, un informe donde el valor informativo se adquiere con el paso del tiempo es el que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración. También puede ser testimonio de la memoria colectiva. Valor jurídico: el que se deriva de los derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. A veces también a ese valor se le llama probatorio. Valor legal: el que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonios ante la ley Todos estos valores hay que tenerlos en cuenta para elaborar criterios de selección documental y para la transparencia administrativa porque concebir esos valores durante todo el ciclo vital garantiza que el ciudadano y las administraciones tienen asegurado conocer la actuación de la administración. Además protegen los derechos colectivos; por tanto, si se hacen desaparecer documentos atendiendo a su valor se incurren delitos graves. Hay un artículo de la Ley de Patrimonio Español que protege contra la acción política: los políticos no pueden alterar esos principios, porque esa ley dice expresamente que cuando un político abandona su puesto no puede llevarse ninguna documentación.
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TEMA VI – PRINCIPIOS BÁSICOS DEL TRATAMIENTO DE LOS ARCHIVOS 1. Principios básicos 1.1
Principio de procedencia
Establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros. Es uno de los principios que marca la diferencia con otras instituciones que también trabajan con información y documentos como las bibliotecas y centros de documentación. Este principio surge en 1841, cuando los archivos son entendidos como un elemento básico de la administración, y lo define el funcionario francés Wailly así: “los documentos se deben reunir por fondos, es decir según vienen de un mismo cuerpo, establecimiento u oficina”. Es el fundamento para el desarrollo de la archivística moderna y la base para la clasificación de fondos; de su aplicación se derivan tres premisas, todas relacionadas con el concepto del fondo documental. Fondo documental: es el conjunto de documentos o de series documentales generadas por cada uno de los sujetos productores y que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias. El fondo es la suma de las series documentales. Todo fondo es producto natural de esa actividad. La definición de fondo no es dada por su uso, o por el valor del documento, sino por la estructura interna que es la del ente que ha creado el documento. La organización de un fondo requiere conocer la estructura administrativa que ese órgano tiene que realizar, y la historia de la institución, aunque sea reciente. 1.2
Principio del respeto a la estructura orgánica
Establece que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la unidad productora. Deriva del principio anterior, y es la base para comprender las series documentales. La estructura orgánica es el conjunto de documentos o expedientes iguales, producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa, y regulado por la misma norma jurídica o de procedimiento. o
Serie abierta: aquellas que siguen siendo generadas por el sujeto productor.
o
Serie cerrada: la que ha dejado de producirse bien por desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa.
o
Serie facticia: la colección de documentos similares como mapas, planos, dibujos (MPD), y fotografías.
El respeto a la estructura de cómo los documentos han sido producidos implica el caráter seriado de los documentos. Modelo de niveles y ordenación de un fondo:
27
28
1.3
Principio del respeto al orden original
Establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora. Deriva del principio de procedencia, pero no siempre se respeta porque la organización protectora no le ha dado el orden correcto y hay que corregirlo de acuerdo a las normas administrativas. 2. Gestión documental O gestión de documentos, a veces también llamado tratamiento de documentos administrativos (término restrictivo). Es el conjunto de procedimientos u operaciones técnicas que – basadas en el estudio y análisis de la producción, tramitación, utilización e información contenido en los documentos – tiene como resultado el establecimiento de unas normas sobre: o
Las transferencias
o
La selección, en sus dos vertientes: eliminación y conservación permanente
o
La accesibilidad
También se conoce como Record Management en inglés o Registratur en alemán. Esta gestión supone lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de documentos por parte de la administración. Tiene que comenzar a nivel de oficina. Por la aplicación de este concepto el campo de la actuación de la Archivística se ha extendido al ámbito de la administración; aquellas instituciones que más necesitan un control de su administración son los que tienen archiveros en todas sus secciones, como los bancos. Las necesidades informativas modernas implican cada vez más el tratamiento adecuado de la documentación en los archivos de oficina porque eso se mantendrá hasta la etapa histórica. Por eso el objeto de la gestión de documentos es asegurar una documentación adecuada, editar documentos no esenciales, simplificar los sistemas de producción de documentos, y organizar eficazmente la recuperación de documentos. Así, un archivo bien organizado en la oficina permite controlar lo que se produce. En España, la gestión documental surge muy pronto por la influencia francesa, aunque con otro nombre; es uno de los primeros países que crea un archivo intermedio. 3. Identificación y valoración
3.1
Identificación: es la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en las que se sustenta la estructura de un fondo. La primera fase archivística, la metodología del trabajo, es solo de tipo intelectual, es decir, investigar quien es el sujeto productor y el tipo de documento.
El objetivo de la instigación es: o
Tener un conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento
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o
El estudio de la historia y evolución orgánica de la institución productora y de los tipos documentales que ha producido.
El resultado de la identificación es: o
La organización del fondo
o
Establecer un cuadro de clasificación
o
Ordenar las series documentales
o
Valorar los documentos del fondo
o
Elaborar la descripción del fondo
o
Ser fiel a los principios de la Archivística, especialmente el de procedencia, porque éste permite no mezclar los documentos generados por los distintos elementos del organismo y respetar la estructura interna de los documentos.
3.2
Metodología para la investigación del fondo
El estudio del sujeto productor de la documentación, no quien los remite al archivo. Para ese estudio se necesita acudir a varias fuentes de información: o
Boletines oficiales: la Gaceta de Madrid, la Gaceta del Estado, las de las comunidades autónomas y las de la comunidad europea.
o
Repertorios legislativos:
Boletines de los ministerios, que extraen del Boletín del Estado las normas que le afectan
Boletín del movimiento nacional
Actas de las Cortes: Senado y Cámara de Diputados
Diccionario del Martínez de Alcubillas (Alcubilla)
El Aranzadi
Su uso tiene problemas como por ejemplo durante momentos de hechos bélicos, cambios de gobierno, etc., cuando tienden a interrumpirse; durante la Guerra Civil se publican dos boletines oficiales: la República la Gaceta de Madrid, Franco el Boletín Oficial del Estado, pero hubo momentos cuando no se publicaba nada con lo que hay lagunas. Este estudio nos permite obtener instrumentos de información: o
Índice de organismos
o
Seguimiento de la evolución de un organismo
o
Elaboración de un repertorio de organismos
o
Un repertorio legislativo dentro del archivo
Identificación del fondo funcional: sirve para determinar procedimientos administrativos, es decir, como organizar los documentos. Esto es mucho más práctico que identificar los organigramas porque la estructura cambia con los tiempos pero la función perdura. Por ejemplo, la construcción de ferrocarriles comienza en 1855, y esa función existe desde entonces; sin embargo los organismos que llevan a cabo y
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donde va recogida esa función han cambiado a través de los años: Fomento, Obras Públicas, gobiernos civiles, Hacienda, particulares, etc. La función es el conjunto de competencias homogéneas que delimitan cada una de los grandes campos de la actuación administrativa. Hay funciones administrativas comunes, genéricas para el ejercicio básico de la administración, siendo las más importantes la de Personal y la Económica. Pero también hay otras funciones específicas que son las que constituyen la razón de ser del organismo y que lo distingue de cualquier otro, por ejemplo, Tráfico, Sanidad, etc. Identificación del tipo documental: el tipo es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una norma de procedencia; el tipo documental tiene características externas que son su formato y su soporte, por ejemplo un acta es un tipo documental pero el acta de replanteo es un tipo específico para ese procedimiento. El estudio de la tipología documental nos permite materializar el procedimiento: por ejemplo, si el organismo es el Consejo Penitenciario, cuya función es producir los expedientes de los reclusos; esos expedientes están formados por distintos tipos de documentos como el acta del juez o el atestado, la información forense, el ingreso, la sentencia, etc. Así, el expediente es un tipo documental compuesto, mientras que el acta, o el ingreso, etc. son tipos documentales simples. Delimitación del concepto de serie documental: es el conjunto de documentos generados por un mismo sujeto productor en el desarrollo de una misma función, y esa actuación ha sido plasmada en un mismo tipo documental. La serie es la suma de un sujeto productor más la función más el tipo documental. Con todos esos instrumentos podemos sacar las fichas de series. 3.3 Organización del fondo documental Una vez identificado, el fondo documental tiene tres funciones: o
Organizar: es la adaptación material o física de un fondo documental a la estructura que le corresponde, siempre que se haya realizado el proceso intelectual de la identificación.
o
Clasificación: es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional de un fondo. También es el trabajo físico ya que la documentación se coloca y se distribuye dentro de su clase. Se requiere un lugar adecuado en el edificio de archivos, y se emplea el cuadro de identificación de fondos.
o
Ordenación: se hace por series documentales. Cada serie a su vez se ordena en varios tipos de órdenes: numérico, alfabético y cronológico. El archivero no se inventa ni la clasificación ni el orden sino que van indicados por el organismo productor de los documentos. Si el orden de los documentos no responde a la norma porque ésta no ha sido respetada en el organismo productor, el archivero debe tratar de ordenar según la teoría, aunque hay que ser flexible con la realidad. Solamente en el caso de fondos totalmente desorganizados y para los que no existen
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disposiciones administrativas que dicten la norma, el archivero decide el orden, por ejemplo en el caso de los archivos privados. 3.4 Valoración Es fundamental dado el crecimiento de la Administración Pública y con ello la explosión en la producción de documentos. Ya conocido el fondo hay que valorarlo para bien ingresar o transferir documentos, para saber cuando es accesible, para conservarlo adecuadamente, y para eliminar documentos; es decir que la valoración es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales. 4. Cuadro de clasificación de fondos Es un instrumento de trabajo para el archivero y de consulta para el usuario, que refleja la organización del fondo documental, y aporta los datos esenciales de su estructura. Es un sistema de divisiones jerárquicas basadas en la identificación hecha de los fondos documentales, es decir, que no es un invento del archivero sino un reflejo de la actividad de la administración. Las características de los cuadros de clasificación son aquellas que conducen a la claridad para el trabajo interno del archivo y para el trabajo externo. Tiene que ser sistemático, lógico pero no arbitrario ni subjetivo, sencillo, flexible y abierto para poder ser modificado y completado. o
Cuadro orgánico: atiende a la estructura del organismo que produce los documentos.
o
Cuadro funcional: atiende solo a las funciones del un organismo.
o
Cuadro orgánico-funcional: combina ambos elementos (como el visto en clase).
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TEMA VII – ORGANIZACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS La organización de un fondo, tras la identificación, se hace de la siguiente manera: o
Ordenación
o
Clasificación
o
Organización
1. Tratamiento archivístico Es un conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que comprenden el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos. Comprende varias funciones: identificación, valoración, y tareas como organización y ordenación, y sigue con la descripción de la documentación y la difusión. El tratamiento archivístico también se conoce como gestión de documentos, que es un concepto más amplio porque aquí hablamos de eliminar, de tareas de conservación, y del tema de la accesibilidad (proceso técnico = tratamiento archivístico de bibliotecas y gestión de documentos). 2. Gestión de documentos Está basada en principios básicos, sobre todo en el principio de procedencia (= los documentos de un organismo o institución nunca deben ser mezclados con los de otros). 3. Organización El objeto de la organización de un fondo es dotar a un archivo de una estructura, y esa estructura tiene que reproducir el proceso de cómo un documento ha sido producido. El archivero no inventa la organización. 4. Series documentales
4.1
Definición: es el conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa, regulado por una norma jurídica o de procedimiento. o
Documentos singulares
o
Documentos compuestos (expedientes)
El sujeto productor es cada una de las unidades que conforman la estructura de un organismo de la administración; cada una de las personas físicas y jurídicas genera series documentales.
4.2
Tipos de series documentales: hay varios tipos o
Series abiertas: que aun generan documentos, cuyo sujeto productor continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas; Ej. los expedientes de la facultad de F y L.
o
Series cerradas: han dejado de producir documentos por desaparición del sujeto productor y de su función administrativa.
o
Series fácticas: aquellas inventadas, creadas exnovo, y que están más cercanas a la colección documental. En el archivo solo existen en función de la conservación.
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o
Series complementarias: responden a trámites administrativos diferentes y contribuyen todas ellas a la realización de un mismo objetivo. Por ejemplo: Serie de inspección de ascensores o
serie paralela de multas de ascensores
Series paralelas: materializan actividades comunes de las funciones administrativas.
Surgen en actividades o series comunes. Facilitan la eliminación, se guarda la más completa y se eliminan las demás. 4.3
Identificación de las series o
Institución
o
Tipos documentales: el conocimiento de los distintos tipos es de gran importancia para el
archivero. También es importante conocer la ingenuidad del documento, es decir, si es original o no ya que esto sirve para la valoración. o
Identificación del expediente: mediante el volumen o cantidad que se produce, y la
valoración, es decir, si es de tipo administrativo, legal, fiscal, informativo, histórico (valor subjetivo), en función del archivero. Para esta identificación se interrogan las series documentales. 5. Ordenación
5.1
Definición y objetivo: es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización para establecer las secuencias dentro de las categorías y grupos. Acondicionamiento de los documentos dentro de una instalación; para ello hay que ordenarlos físicamente. El objetivo es facilitar la búsqueda y el hallazgo del documento, controlarlos y conocerlos tanto por parte del archivero como del usuario. Mediante la organización se custodia y se mantiene la información.
5.2
Tipos de ordenación: dependen de la propia serie, de cómo se genera ésta. La ordenación puede ser numérica, cronológica, alfabética (onomástica, toponímica y por descriptores), y alfanumérica. o
Numérica: sigue el número que viene expresado en el expediente; no se altera nunca el orden en que se han generado la documentación lo que permite una lectura rápida. Su desventaja es que hay una serie de datos que serían más evidentes que no están y se corre el riesgo de alterar el orden inconscientemente.
o
Alfabética: hay tres tipos: la onomástica o por nombre y apellido (hay que fijar un criterio: nombre, 1º apellido y 2º apellido.). La toponímica que utiliza el nombre del lugar para el ordenamiento de las series documentales y también hay que mantener un criterio. El alfabético por descriptores (descriptor = concepto). La alfabética onomástica que emplea las letras del abecedario para ordenar por nombre y apellido: 1º apellido, 2º apellido y nombre. Cuando hay apellidos iguales se integran otros criterios para diferenciar como las fechas de nacimiento, pero
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esto debe indicarse. Las ventajas del tipo alfabético es que es de fácil localización y permite intercalar documentos en una serie abierta. Los inconvenientes es que hay sistemas que omiten la H, G y V, como es el caso del archivo militar hasta tiempos recientes, problemas de homonímia y de grafía. Alfabética toponímica: hay que hacer una jerarquización administrativa por municipios, aldeas, entidades menores. Dentro de los municipios están los pueblos, calles, nº de vivienda. La ventaja es que se pueden ordenar por grupos fácilmente, y el posible uso del nomenclador. Las desventajas son que cuando se ordena de esta manera – que también sirve para los descriptores – hay que adoptar un criterio para los distintos conjuntos de palabras. Alfabética por descriptores tiene el inconveniente de la subjetividad. Es aconsejable que los descriptores se hagan por series documentales, pero de cualquier manera los descriptores no son aconsejables para los archivos. o
Cronológico: utiliza los elementos de la fecha del documento, o del registro y combina los elementos de esa fecha: año, mes, día, y en ese orden. Si se desconoce alguno de esos elementos se deja el documento para el final y se identifican: s.a. = sin año; s.f. = sin fecha, etc. y entonces se ordenan alfabéticamente.
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TEMA VIII – DESCRIPCIÓN 1. Concepto. Metodología Deriva del término archivístico anglosajón “description”, porque en español se hablaba de información y de instrumentos de trabajo; ambas cosas requieren una descripción, dada por el DTA como: “la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales de archivo.” La descripción sirve para el conocimiento del archivo, para su consulta, y para conservar los documentos, con lo que no solo se relaciona con la información o con los usuarios (=función de servicio), sino también con el trabajo interno del archivero de conocer, conservar y custodiar los documentos, además de difundir. Los instrumentos de descripción están diseñados por tanto para satisfacer ambos propósitos. El objetivo es la necesidad de todo archivo de poseer una buena información sobre los documentos que tiene que custodiar, culminar el proceso de trabajo dentro del archivo, y poner al servicio de la sociedad la documentación del archivo. Por ello todos los instrumentos de descripción se plantean las siguientes preguntas: ¿Quiénes son los usuarios? y ¿Qué quieren saber los usuarios? y dentro de los usuarios deben incluirse los propios archiveros. Si se tienen respuestas para esas preguntas, la descripción será buena. La ley obliga a esa función de servicio, relacionada con el acceso (Constitución, art. 105b); Ley del Patrimonio Histórico Español, art. 57; Ley de Procedimientos Administrativos art. 37; Ley de Archivos de Andalucía art. 23-33). 2. La función de servir La descripción es un proceso lento y esto afecta la función de servicio; nunca la descripción es al 100% debido a la falta de recursos humanos. De la parte descrita no todo es útil para el usuario porque éste no la entiende ya que es la descripción es solo parcial. La función de servicio tiene dos vertientes: la del servicio para el que quiere consultar los documentos, y el proteger los datos de un ciudadano. 3. Tipología de los instrumentos de descripción Los instrumentos son el medio usado en los archivos para facilitar la información sobre los documentos, o sobre el propio archivo y su funcionamiento. Debe ser una herramienta de referencia y debe relacionar las unidades documentales con las unidades archivísticas y con la serie documental. Unidad documental = documento o expediente Unidad archivística = unidad para controlar el documento y se relaciona con la unidad de instalación, por ejemplo la caja archivadora, el legajo, etc. Estas deben estar relacionadas con la serie documental = varios tipos de documentos (no excluyentes).
3.1 Instrumentos de control: son los que se elaboran en las fases de identificación y de valoración, por ejemplo el fichero de organismos, los repertorios de series documentales, el cuadro de clasificación;
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también los registros topográficos que sirven para saber donde están ubicados (el depósito, la estantería, el cuerpo , la balda), Ej. Depósito 1, estantería 1-8, legajo 3000-6800. El inventario topográfico sirve de registro y de inventario (el legajo). Las relaciones de entrega son los documentos conforme el acta donde se incluye el inventario de los documentos que ingresan en un archivo. Todo archivo debe tener un registro o libro de ingresos donde se asienta lo que va llegando (libro de registro) que incluye el día, concepto, cantidad, etc. Normalmente se hacen tres originales: uno para el que hace la entrega y dos para el archivo (uno para el registro general y otro para el registro por procedencia). Calendarios de conservación: se emplea en archivos de oficina, en los centrales y en los intermedios porque es donde se fija el tiempo que un documento debe estar conservado. Calendarios de transferencia: para el paso de documentos del organismo administrativo a otro archivo administrativo. Ese paso se puede prever para preparar un calendario, pero eso casi nunca sucede. Características de los instrumentos de control: o
Permiten conservar y organizar los fondos documentales.
o
Permiten controlar los ingresos
o
Ayudan al movimiento interno de fondos documentales, por ejemplo para llevarlos al departamento de conservación.
3.2 Instrumentos de información y consulta: la consulta es el contacto directo con el documento por parte del usuario; a veces solo quiere información de su contenido, otras veces quiere el documento propiamente dicho. Esos instrumentos pueden estar en cualquier soporte: papel u ordenador, casi todos los archivos tienen el doble sistema y se utilizan uno u otro dependiendo de la consulta. Los instrumentos pueden ser editados o inéditos. Hoy los portales de archivos permiten ser editados sin su contenido; otros instrumentos son guías, inventarios, catálogos.
3.3 Instrumentos de difusión: el concepto de difusión es amplio y se refiere a la divulgación sin que esté encaminado hacia los especialistas; con ellos se pretende hacer llegar a un gran público el contenido de los archivos; un ejemplo sería los comics para niños. En España se le da varios nombres: instrumentos de trabajo como son los inventarios, guías de fuentes para el usuario, etc. 4. Instrumentos de descripción (tema IX) 5. Normalización La normalización es muy difícil de obtener en los archivos porque las materias son casi infinitas. El C.I.A. intenta hacerlo mediante dos programas: P.G.I. o Programa General de Información y R.A.M.P. o Records and Archives Management Programme; nunca es completa porque hay distintos intereses pero se ha avanzado mediante el establecimiento de normas = I.S.A.D. (G).
37
5.1 El
Consejo Nacional de Archivos: en 1992, en el 12º congreso internacional de archivos, se
propusieron los principios de descripción archivísticos, y a partir de entonces se han dio desarrollando los programas con la participación de distintos comités y técnicos de varios países. 5.2 I.S.A.D.(G)
= Internacional Standard Archival Description (Genera), cada país ha tenido que
adaptar sus normas a éstas para alcanzar una descripción multinivel, y para poder combinar la información y recogerla en 7 áreas y 26 elementos. La normalización tiene que reflejar fielmente el documento en su totalidad y en sus partes, así como la procedencia del documento. El término multinivel significa que un documento puede ser descrito de forma aislada o dentro del conjunto al que pertenece (su serie), y dentro del archivo. Las áreas son: a. Identificación: pretende conocer la unidad documental. b. Contexto: conocer donde fue producido el documento (organismo productor) y su historia. c. Contenido y estructura: pensando casi exclusivamente en el usuario porque indica la visión de conjunto del documento. d. Condiciones de acceso y utilización del documento: muy importante porque su objetivo es informar sobre la situación jurídica y de cualquier otra norma que restrinja el uso de ese documento. e. Documentación asociada: útil para el archivero y el usuario porque el documento o grupo tiene series paralelas. f. Notas: dan información que no se ha dado en ninguna de las otras áreas por parecer útil o interesante. g. Control de la descripción: indica que archivero/s lo ha/n hecho y los criterios empleados. Estas áreas se subdividen en los 26 elementos en los que no vamos a entrar. 6. La signatura El elemento de control y de identificación de los documentos y de las unidades de instalación. Nunca se pierde; es como el DNI permanente de un documento. Pueden ser numéricos (solo números), alfabéticos (solo letras) o alfanuméricos (combinación de ambos), pero nunca parlantes. Para un archivo histórico definitivo es recomendable la numérica; en archivos intermedios, centrales y de oficina la alfanumérica. La alfabética tiene los problemas ya mencionados en otras ocaciones.
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TEMA IX – INSTRUMENTOS OF DESCRIPCIÓN. TIPOLOGÍA 1.
Definición
Los instrumentos de descripción son el medio usado en los archivos para facilitar la información sobre los documentos, o sobre el propio archivo y su funcionamiento. Debe ser una herramienta de referencia y debe relacionar las unidades documentales con las unidades archivísticas y con la serie documental. 2.
Guías
2.1 Definición: Es un instrumento que describe globalmente los fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. Recoge información sobre el archivo, su historia, horario de atención al público, y todos los servicios destinados a éste.
2.2 Objetivos y funciones: no son distintos a los de otras guías (museos, turísticas, etc) la guía es una publicación de información con dos objetivos principales: o
Orientar
o
Dirigir
o
Enseñar
o
Informar
Si se quiere conocer otros aspectos sobre el archivo hay que utilizar otros instrumentos de información. La guía debe dar una información clara, concisa y panorámica del archivo, y ser elaborada con un carácter didáctico. Debe ser el primer instrumento de consulta del usuario de un archivo. 2.3 Clases de guías: hay varios tipos Guía de guías: es la que describe varios archivos, por ejemplo la guía de archivos estatales, la de los archivos históricos provinciales, la de los archivos y bibliotecas de la Iglesia española, la de Castilla y León, la de los archivos militares españoles etc. Guía de fuentes: fuentes documentales conservadas en los archivos e informa en que archivo se encuentran las fuentes solicitadas. Guías del lector de un archivo: pensadas para el que hace una consulta, es decir el usuario. Guía de un solo archivo: pueden ser extensas o breves; algunas son tan concisas que son auténticos trípticos. 2.3
Contenido de las guías: En cuanto a los contenidos de una guía no existe una normalización pero si están las recomendaciones dadas por el P.G.I. (Programa General de Información), y R.A.M.P., ambos del C.I.A. (Consejo Internacional de Archivos). Esas recomendaciones para cada parte o sección:
Primera parte: o
el archivo como institución; la información debe tener claridad y concisión. Debe contener una
estructura administrativa, organigrama de funcionalidad y la localización por escrito y/o gráficamente.
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o
La historia del archivo, su origen y normativa aplicable.
o
La historia del edificio. Gran parte de los archivos en países como Italia, España y Portugal están ubicados en edificios históricos; pero aunque el edificio sea nuevo (Málaga) hay que incluir datos sobre el mismo ya que todo edificio que alberga un archivo es un bien de interés cultural.
o
Depósitos del archivo, talleres de restauración, de reprografía, sala de conferencias, datos de la sala de consulta.
Segunda parte: o
Descripción general de los fondos documentales que se amplía con el cuadro de clasificación.
o
Explicación de fondo por fondo o sección por sección. Hay guías más amplias que incluyendo los inventarios de las distintas secciones o fondos, pero eso ocurre en archivos más pequeños.
o
Bibliografía general sobre las secciones.
Tercera parte: o
Instrumentos de descripción que posee el archivo. La guía debe decir cuantos instrumentos de descripción hay publicados e inéditos; hay que dar también la página web del archivo.
Cuarta parte: Servicios que presta el archivo: o
Horario de atención al público
o
Servicio de reprografía
o
Si se hace o no expedición de copias
o
Uno o no de ordenadores personales
o
Salas especiales de consulta: microfilm o dibujos
o
Horario en general
o
Dirección
o
Biblioteca auxiliar del archivo (secciones y volúmenes)
La guía puede contener un índice o índices, que es otro elemento de descripción. 3
Inventarios
3.1
Definición: instrumento que puede describir unidades de instalación o unidades documentales, y además puede describir una o varias series, o incluso un fondo entero. Es un instrumento de descripción polivalente, tanto de control como de información, y es la base de otros documentos de información. Originalmente era usado para el control de los fondos. El usuario no siempre lo entiende porque – por muy bien hecho que esté – nunca podrá sustituir al documento. Tiene que respetar el principio de procedencia, y ser una relación sistemática más o menos detallada de todos o cada uno de los elementos que forman un fondo.
3.2
Tipología: el inventario describe unidades de instalación o unidades documentales, pero ambos tiene que respetar la estructura del fondo o de la serie. Es polivalente (control e información).
40
Surge originalmente como instrumento de control de los fondos, como medio de fiscalización administrativa. El inventario puede ser el origen de otros instrumentos de información; siempre tiene que ser una relación sistemática más o menos detallada de cada uno de los elementos que forman un fondo, serie o archivo, y dentro de esa función tendremos distintos tipos: desde aquellos que son muy generales hasta otros muy específicos. La diversidad de los inventarios se debe a que podemos inventariar un archivo entero o una parte del mismo. ¿Cómo se escoge el tipo de inventario? En función de que tipo de archivo o de usuario. Un inventario general incluye todas las unidades de instalación; hay otros que son hechos pensando más en el usuario, por ejemplo si sabemos que una serie es consultada con frecuencia, su inventario se hace por unidades documentales. Pero cualquier tipo de inventario debe tener un número currens o correlativo que empieza con el 1 …… X; refleja el contenido de esa unidad, y las fechas extremas, por ejemplo: un inventario de unidades de instalación del archivo del gobierno civil podría ser: Caja 1 expedientes de autorización de manifestaciones 1931-1932 Caja 2 expedientes de autorización de manifestaciones 1933-1934 En el mismo archivo, un inventario de unidades documentales sería: Legajo 1
manifestaciones solicitadas por la CNT
1931-1932
signatura
Legajo 2
manifestaciones solicitadas por el FP
1931-1932
signatura
Debe ser hecho de forma sistemática sin alterar la secuencia. Es el instrumento de descripción más perfecto tanto para el archivero como para el usuario. Los inventarios se pueden publicar tanto en papel como en CD o en la página web. 3.3
Inventario topográfico: instrumento de control que indica el emplazamiento en los depósitos de las estanterías, planeros, ficheros, etc., es decir, en todo el mobiliario específico para instalar los documentos, y tiene que reflejar el nivel de ocupación de ese mobiliario. Permite, a través de la localización del mobiliario, saber que unidades documentales hay en el mismo
3.4
Inventario de ingreso: dentro del acta de ingreso se incluye un inventario (ver trabajo de clase). Se llama también inventario de transferencias y sirve tanto para controlar y dar fe de ese ingreso, como para extraer ese inventario para informar sobre los fondos del archivo.
3.5
Características básicas: son las siguientes
o
Conciso pero que refleje el contenido
o
Debe estar introducido por una explicación sobre su contenido
o
Debe tener un número currens
o
Debe tener fechas extremas y signaturas
Estos elementos pueden alterar su forma física. Hay inventarios someros o analíticos; el somero es muy breve, el analítico especifica más pormenores de cada unidad de instalación transferida. 4
Registros
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4.1
Definición: es otro instrumento de control que resulta de una acción administrativa en el que se materializa el efecto de registrar. Normalmente el registro tiene forma de volumen (libro). Contiene la inscripción numerada en orden cronológico de informaciones consideradas de interés para que sea un instrumento exacto. El registro de salida de la documentación no se hace en los archivos históricos.
5
Catálogos
5.1
Definición: No es nunca como el de las bibliotecas; en el archivo el catálogo es un instrumento de descripción que informa sobre una materia u objeto específico y describe unidades documentales que son relacionadas por el autor del catálogo en razón de una finalidad temática, cronológica, paleográfica o cualquier otro criterio establecido de antemano. El catálogo tiene como función informar, rompiendo el orden de la serie para utilizar otro criterio de relación.
5.2
Características o
Fija criterios previos
o
Se debe practicar una selección
o
Puede tener documentación de distintos archivos
o
Describe de documento a documento
5.3
Objetivo: es siempre facilitar la información precisa sobre el tema elegido. Tiene distintas estructuras internas pero siempre con un componente subjetivo. En archivos solo se hace para exposiciones, como manera de difundir los contenidos del archivo. En el catálogo el documento no debe perder la referencia del conjunto al que pertenece.
5.4
Fichas catalográficas: puede ser de tres tipos distintos de documentos: de un documento singular, de un documento compuesto o expediente, o de un documento gráfico.
La ficha de un documento singular sirve también para los corpus documentales de los libros de investigación: o
Fecha (año/mes/día), lugar y localidad (provincia).
o
Texto: resumen del documento. Tiene que ser muy sucinto, pero que recoja la mayor parte de la
Signatura
información. Se estructura así: el sujeto es el autor del documento; el verbo es el hecho jurídico. Complementos circunstanciales son qué y a quién va dirigido. Ej. expediente personal de…. Y de donde se ha extraído. o
Descripción externa (características). Primero se pone el tipo documental; la ingenuidad, el tamaño (alto x ancho), tipo de letra, sellos (si es redondo se indica el diámetro en mm.), construcción. En documentos contemporáneos no hace falta poner ni el tamaño ni el tipo de letra. Ej. carta, original, materia escriptoria, 30 x 15 cms., cortesana procesal, sello pendiente de plomo con hilo de seda, conservación buena.
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o
Observaciones: no siempre se ponen. Se suele poner cuando hay algo sobre lo que se quiere llamar la atención, Ej. si en el reverso hay un sello de lacre, o si falta algo (s. = sin d. = día f. = fecha)
o
Índices. Se sacan del texto. Los descriptores que se sacan de aquí son palabras claves para quien realiza el catálogo. Tiene que estar en relación con todo el catálogo
La ficha de un expediente es un documento compuesto porque es el reflejo de un proceso administrativo: o
Fecha (tiene que recoger todo el intervalo del expediente, Ej. 1969, abril 11 – 1986, diciembre 22; o 1969, abril – 1986, diciembre; o 1969 – 1986). Si está todo en un mismo año se pone: 1969, mayo – diciembre; el guión indica que el intervalo está completo. Si faltan meses se pone: mayo, diciembre. Si el expediente ha tenido una interrupci´n en el tiempo se pone: 1969, diciembre, 1989, marzo.
o
Texto: o registro; quién es el autor del expediente (no de todos los documentos), el asunto jurídico, a quien va dirigido, circunstancias. Ej. el gobierno civil ordena a la autoridad portuaria que todos los meses tiene que enviar los fletes porque se ha interrumpido. En los documentos personales solo hay un sujeto.
o
Características externas: tipo de expediente, nº de documentos que contiene, sellos, banderas, estado de conservación en general
o
Contenido: se listan todos los documentos. Documento 1: fecha, lugar, breve registro. Documento 2… etc.
o
6
Observaciones: Índices
Están relacionados con la ordenación. Son un instrumento de descripción formado por: un encabezamiento de tipo onomástico, toponímico y de materia extraído de la información del archivo y que sirve de referencia. Debe estar ordenado de acuerdo a ese encabezamiento. El índice por si solo no sirve para nada sino que es auxiliar de otros instrumentos de descripción, por eso no siempre tiene que tener una referencia al instrumento para el que sirva. Un mismo instrumento de descripción puede tener varios índices de los tres tipos ya mencionados, o puede haber un único índice que contenga los tres tipos, o incluso uno de un único tipo. Hay que recordar los problemas ya comentados referentes a la ordenación alfabética (homonímia, apellidos de dos formas distintas, etc.) Un archivo puede publicar un índice como instrumento de información aparte que se refiera a una signatura específica, por ejemplo, el índice de escribanos del archivo de Jaén. 7
Censos
Sirven tanto para control como para difusión de documentos. Hoy, el censo de archivos está automatizado y se puede consultar por internet. Permite conocer los archivos y fondos documentales de una demarcación administrativa o jurídica determinada. Debe ser hecho por el Ministerio de Cultura y sirve
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para que las administraciones públicas responsables de archivos y patrimonio documental puedan actuar y desarrollar sus competencias, pero también es un instrumento de difusión (para saber cuantos archivos hay, donde se encuentran, etc.)
7.1
El censo de archivos españoles lo obliga el artículo 51 de la Ley del Patrimonio Histórico Español, y debe hacerse en colaboración con las comunidades autónomas. La Iglesia es siempre reacia a colaborar y por tanto no aparece en el censo.
7.2
El censo andaluz de archivo: el ministerio de Cultura firma un convenio con la Junta de Andalucía por la elaboración del censo según el artículo 51 ya mencionado. La Junta puede tener esas competencias porque así lo dice la ley de archivos de Andalucía. La orden del 6 de marzo de 2001 aprueba el plan para la elaboración del censo de archivos andaluces y el censo de fondos y colecciones del patrimonio documental andaluz, ya que no todo el patrimonio está en los archivos. Su objetivo es crear un instrumento destinado a conocer los datos básicos de todos los archivos ubicados en Andalucía pertenecientes al sistema andaluz de archivos. El censo del patrimonio documental es un instrumento destinado a conocer los datos básicos de los fondos y colecciones del patrimonio documenta andaluz, estén o no conservados en archivos. El censo se coordina desde los archivos históricos provinciales y es elaborado por archiveros. Los formularios que se utilizan están en la página web de la Junta de Andalucía.
7.3
El censo-guía se publica también en España.
8
Guía de fuentes
Es un instrumento que describe fondos relativos a un tema concreto o a varios temas que existan en uno o varios archivos. En 1984 empiezan a hacerse guías de fuentes por parte de las administraciones. El ministerio de Cultura tiene varias guías de fuentes: para la Hª de España, para la Hª de Europa, para la guerra civil, para la Hª de la Ciencia u la Tecnología, y para la Hª de América. 9
Cuadro de clasificación
Ya lo hemos visto 10
Plan descriptivo
Se trata de establecer el plan que se va a seguir. Tiene que estar en relación con las tareas del archivo. Se tienen que plantear primero los instrumentos de control básicos y luego los instrumentos de información; hay que tener en cuenta el nivel de descripción al que se quiere llegar, es decir, si se quiere hacer un inventario sucinto o uno analítico, etc. También deben plantearse los soportes en los que se va a difundir, lo que dependerá del archivo en que se está. Se establece en función de las necesidades del centro, el tiempo, los recursos humanos y los recursos materiales.
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TEMA X – LOS INGRESOS Y LAS SALIDAS DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS 1.
Concepto de ingreso
Cuando hablamos de ingresos también tenemos que hablar de salidas porque generalmente es un acto simultáneo; incluso en un archivo definitivo también hay salidas aunque sean temporales. El ingreso es la entrada de documentos en un archivo por varias vías, siendo la forma más frecuente y usual la transferencia. Los ingresos se suelen dividir en extraordinarios y ordinarios. El ingreso ordinario sería la transferencia. Los extraordinarios serían la adquisición, la compra, el pago de impuestos, la donación, el depósito, el comodato, la incautación e incluso la expropiación forzosa. Así, el ingreso es una de las funciones del archivo. Archivos cerrados son Simancas y el Archivo de Indias. El reglamento de los archivos del Estado de 1901 dedica varios artículos a la “entrada de fondos”. De todo el articulado destacan dos: o
Artículo 68: todos los documentos que se remiten al archivo deberán enviarse con relaciones duplicadas de inventario. Esas relaciones de entrada llevarán una numeración correlativa.
o
Artículo 69: se llevará un registro general de fondos.
El reglamento del sistema andaluz de archivos (decreto 97/2006) dedica a los ingresos y salidas de documentos todo el capítulo III. En su artículo 46 define lo que es un ingreso: “se entiende por ingreso la entrada de documentos en un archivo para su custodia, control, conservación y servicio”. El artículo 47 expresa cuales son los tipos de ingreso y dice que los ingresos son regulares y extraordinarios. El artículo 48 menciona el destino de los ingresos; a cada tipo de archivo le corresponde un tipo de transferencia. Tampoco cualquier archivo puede aceptar una donación o un depósito sin autorización. El artículo 49 menciona el procedimiento y los instrumentos de control necesarios para realizar ingresos. 2.
Tipos de ingresos
2.1 La producción de la documentación: las administraciones tienen obligación de ingresar la documentación que generan en los archivos. El ámbito privado no está obligado a ingresar sus documentos salvo en los casos que indique la norma.
2.2 Las transferencias: el procedimiento habitual de ingreso de fondos de un archivo mediante el traslado de series documentales completas o fraccionadas es denominado transferencia. La transferencia se debe hacer cuando la documentación haya cumplido el plazo de permanencia establecido por la valoración fijada en el ciclo vital de los documentos. Las transferencias se pueden realizar de los archivos de oficina a los centrales; de los centrales a los intermedios y de estos a los archivos históricos. Hay transferencias ordinarias y extraordinarias. Las ordinarias son las que se deben hacer todos los años y que siguen el recorrido mencionado anteriormente. En la práctica no se hacen anualmente sino que se
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plantea un calendario. Las transferencias extraordinarias se producen cuando un organismo de la administración desaparece, cuando se integra en otro organismo o se modifica. Por ejemplo, la Tabacalera de Málaga, y la Confederación Hidrográfica del Sur.
2.3 Adquisición: es un procedimiento de ingreso mediante compra o cambio material (dinero u otra cosa) con el propósito de que la administración pública obtenga patrimonio documental privado y incluirlo en el ámbito público. La definición jurídica de este procedimiento es: “Transacción a título oneroso o lucrativo por actos intervivos o mortis causa”. Un acto intervivo sería una persona viva que venda su archivo a la administración; uno mortis causa cuando se deja en testamento para ser vendido después de la muerte. Para adquirir un patrimonio documental debe establecerse una tasación del valor pecuniario de los documentos; eso es difícil porque hay que tener en cuenta una serie de valores. Hay dos maneras de hacer una adquisición: por derecho de tanteo o por retracto en subastas. En el primer caso el estado puede participar en ellas con el conjunto de participantes; por retracto es cuando el Estado tiene derecho a ir primero. En Andalucía, el artículo 59 del reglamento de archivos lo especifica bien: las comunidades autónomas no tienen derecho al retracto, solo lo tiene el Estado español. La tasación es la acción de asignar a un documento o conjunto de documentos el valor económico que le corresponde. Es difícil porque un documento no se puede tasar por si solo sino que hay que verlo como parte de un conjunto, porque no habría sido hecho de forma aislada; además, la información puede no tener valor porque ya existe en otros sitio con lo que hay que distinguir entre valor y precio. Se valora la información, el valor diplomático, por ejemplo los originales más ceremoniosos son más valiosos que las minutas y los más sencillos; también es importante su estado de conservación. Hay disparidad en los precios de subastas privadas con las del ámbito público.
2.4 La donación: procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo público mediante el que el propietario – previa aceptación y autorización del Estado – cede la propiedad de los mismos. El archivo no los puede aceptar, lo hace el Estado, para evitar la entrada de documentos sin importancia. Cuando la donación se hace mediante testamento se le llama legado. El procedimiento es: depósito, un inventario, informe (positivo o negativo) del director del centro, y la resolución por parte del ministerio de cultura o de la Junta de Andalucía (órgano competente) en caso de ser aceptado.
2.5 El depósito: procedimiento de ingreso de documentos a un archivo público mediante la cual el archivo depositario se compromete a guardarlos, y en su caso restituirlos al propietario. Debe aparecer una cláusula donde el propietario acepta el uso de los documentos por parte del archivo en que los deposita. Hay dos tipos de depósitos: el voluntario por parte del propietario, y el obligatorio que se aplica a aquellos documentos o archivos sin las medidas mínimas de conservación, seguridad y consultabilidad (artículos 67-69 del Registro de Archivos); por eso se aplica raramente ya que la realidad es que la mayoría de los archivos no cumplen con esos requerimientos. El depósito se realiza mediante un acta que establece quienes son el depositario y el depositante, y el tiempo que ha de durar el
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depósito que debe definido. También especifica el compromiso de consulta y cualquier otro convenio. El artículo 65 del Registro de Archivos explica la formalización y la ejecución de los depósitos.
2.6 El comodato: el ingreso documental en un archivo público mediante el cual el comodante conserva la propiedad pero el archivo adquiere el uso. Está establecido en la ley de patrimonio histórico español, art. 63.1.
2.7 Expropiación forzosa: siempre se hace por interés social. Lo regulan varias leyes: la LPHE en su art. 8 explica las medidas de fomento del patrimonio histórico español, pero son de muy difícil aplicación; pero la ley de archivos de Andalucía, art. 20, lo especifica mejor. También hay una ley general de 1954 sobre ese tema que se aplica a muchas cosas.
2.8 Acciones judiciales o policiales: un ejemplo de acción judicial sería el patrimonio de Roca en Marbella, que ha sido transferido al Museo de Málaga para su evaluación. Los policiales son los que lleva a cabo el SEPRONA (servicio de la Guardia Civil que se dedica a la protección del patrimonio y del medio ambiente); los bienes son ingresados en el archivo que corresponda. El reglamento de Arqueología también puede ser aplicado para la entrada de documentos en un archivo. 3.
3.1
Transferencias Concepto: es el procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante el traslado
de series documentales o fracciones de series una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia en el archivo en el que en ese momento están conservados. Ese plazo se fija por normas establecidas en los trabajos de valoración hechos para el ciclo vital de los documentos. Es la operación más complicada en un archivo porque en ella se concitan todos los trabajos archivísticos, es decir, valoración, identificación, estudio de la legislación y de las instituciones, y tareas de descripción. La transferencia obliga a: o
la adecuada conservación y custodia de los documentos, y
o
a que éstos documentos sean usados
Una buena transferencia tiene en cuenta que primero se haya tenido que hacer una buena identificación y valoración; debe haber un calendario de transferencias para que no haya el problema de tener que hacerlas todas al mismo tiempo.
3.2
Las tres edades del documento: deben tenerse en cuenta para saber a que tipo de archivo se hacen las transferencias.
3.3
Tipos de transferencias: las regulares que son el traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro siguiendo lo estipulado por el ciclo vital de los documentos; y las extraordinarias que son las que remiten documentos a otro por circunstancias excepcionales, Ej. la desaparición de un organismo, de un archivo o la imposibilidad de custodia.
3.4
Procedimiento: consta de varios pasos
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o
Preparación del documento: partiendo del inventario general se hace el inventario de la transferencia.
o
Revisión: consiste en asegurar la estructura orgánica y funcional del organismo que produce la documentación, asegurando que no falte ninguna unidad documental ni de instalación.
o
Selección: se hace de acuerdo a la ley. Se quitan elementos que perjudiquen la conservación como clips, grapas, etc. Se separan los materiales especiales (videos, cintas, etc.).
o
Ordenamiento: por unidad de instalación. Las unidades documentales dentro de cada una deben estar también ordenadas, si es posible cada expediente con su carpeta, marcada con su signatura.
o
Entrega: la relación de entrega se hace mediante un acta, que ya hemos visto.
o
Calendario de la transferencia: tanto de lo que se ingresa como de lo que se envía, en función de la caducidad administrativa. Se hace anualmente.
o
Valoración: hay dos aspectos en la valoración de los documentos que se transfieren: la caducidad administrativa y la frecuencia de uso. Por ejemplo, si un documento tiene una caducidad de 10 años pero su uso es muy poco frecuento se puede transferir, pero si la caducidad es de 6 años pero es de uso frecuente no se transfiere. Se utilizan tablas de valoración que sirven para establecer la valoración de los documentos, y la frecuencia de consulta (= art. 54 de la LPHE).
4.
Instrumentos de control
Normativa: indicada en los artículos 65 de la LPHE, y 49 del Registro de Archivos. Acta de entrega: incorpora el inventario. Se hace por triplicado y tiene que estar firmado por los responsables del archivo que envía y del que recibe los documentos, y además por el responsable administrativo que los produce, es decir, la institución emisora. Este es el documento por antonomasia en el archivo. Registro general de entrada y registro de ingreso por procedencia: el cotejo es anterior a la firma del archivo que recibe. Si no se puede cotejar todo, o si no hay inventario debido a la cantidad de documentos, se hace notar esto en el espacio para “observaciones”. 5.
Salidas de documentos
Definitivas: son las transferencias y la eliminación. Las transferencias ya las vimos en ingresos, pero también se refieren a las salidas del organismo remitente al receptor o para sus destinatarios. Temporales: son los préstamos administrativos o para exposiciones temporales. El artículo del Reglamento de Archivos la define como “aquella salida que se realiza por un período de tiempo determinado con fines de prestamo temporal para restauración, reproducción o para uso administrativo”. Para que un documento salga del archivo temporalmente existen procedimientos e instrumentos de control. Eso establece la causa de la salida, el período incluyendo las fechas de envío y montaje, y las condiciones de salida. Los procedimientos son distintos para ambos.
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Para los préstamos para exposición según el artículo 75 del Reglamento de Archivos, debe hacerse una solicitud razonada de la exposición y sus detalles (donde, cuando, período, medidas de seguridad y conservación, etc. Este informe lo recibe el archivero y lo envía a la Dirección General que corresponde. Si son documentos de titularidad estatal debe darse una orden ministerial. Este procedimiento es equiparable con el de sacar obras de arte de un museo. Al final se hace una copia de seguridad de los documentos y antes de que salga el documento el archivo debe tener la póliza de seguro. El préstamo de documentos para exposiciones en usn forma de contribuir a la difusión. El artículo 63.2 de la LPHE también indica los procedimientos de forma más completa: (a) Revisión de la petición de préstamo y todos los elementos ya indicados (lugar, fecha, etc). (b) Información del archivero responsable de los fondos incluyendo los medios de seguridad y conservación de los fondos, la descripción y la signatura del documento. Se puede pedir que se restaure el documento como condición del préstamo. También se indica el número de catálogos para el archivo. Debe existir ya una póliza de seguros con una ficha catalográfica de los fondos con sus características internas y externas, y su tasación. (c) Informe más seguro se envían al ministerio. (d) Se hace una copia de seguridad. (e) Cuando viene el transportista a recoger los documentos se hace un acta de entrega o que el archivero lleve el documento al lugar de la exposición lo que permite controlar las condiciones de seguridad y conservación. Si el documento va fuera de España se necisita autorización de aduanas y un permiso de exportación. (f) Despue´s que termina la exposición se hace un acta de devolución que puede ser la misma que se hace para la salida, con su cotejo. En este procedimiento el archivero aplica todos sus conocimientos. Otro tipo de prestamo es el que el archivero se hace a si mismo, es decir, sacar el documento para restaurarlo. Se necesita una ordn ministerial pedida por el archivo justificando esto. La salida para reproducción ya casi no se hace porque todos los archivos tienen los medios para hacerlo ellos mismos. Prestamo administrativo: se hace porque la documentación conservada in un archivo ha sido generada por un organismo productor. Una oficina siempre puede pedir prestado cualquier documento que produjo originalmente para poder realizar alguna función administrativa relacionada con el motivo en que se produjo. El procedimiento es: •
Solo se hace en casos emprescindebles porque la administración productora del documento puede trabajar con copias o certificados. Se trata de que sea así para que no se pierdan los documentos. El Reglamento de Archivos que regula estos préstamos especifica bien esos aspectos.
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•
Definir bien quien solicita el documento y para que, el tiempo que durará el préstamo si se sabe, es decir, que se hace un registro de préstamo que debe incluir las signaturas. Lo firma el archivero que lo entrega y el que lo recibe.
•
La devolución la firma quien lo devuelve y quien lo recibe.
Instrumentos de control: las actas de entrega y recepción y el registro.
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TEMA XI– LA SELECCIÓN DOCUMENTAL Concepto: la selección implica dos actos distintos: se selecciona para conservar y para eliminar. Por eso es es la operación intelectual y material de la localización de series documentales y de documentos que van a ser eliminados o conservados en virtud de los plazos establecidos en los procesos de valoración. La palabra “expurgo” debe eliminarse del vocabulario del archiver porque implica solo eliminar. La eliminación implica la destrucción física de los documentos y esa destrucción está en relación con que esos documentos o series hayan perdido valores bien administrativo, probatorio o judicial, y que no vayan a adquirir otros: informativos o históricos. Esa destrucción además debe garantizar un método que comprueba la imposibilidad de reconstrución del documento. El proceso de eliminación debe resultar en otros elementos de control: acta de eliminación. La prescripción es el momento en que se extinguen los valores primarios del documento administrativo y esos valores son aquellos unidos a la finalidad inmediata del documento, para la que ha sido hecho. El artículo 55 de la LPHE prohibe eliminar documentos; la exclusión o eliminación de bienes patrimoniales públicos debe ser autorizada por la autoridad competente. En ningún caso se pueden destruir documentos mientras tengan valor probatorio de derechos u obligaciones de personas o entes públicos. El código penal tipifica esto como delito. El capítulo 2º del Registro de Archivos se dedica a la selección documental y el artículo 33 de ese registro esboza un prodedimiento sobre como debe hacerse la selección. La selección documental es la operación que permite determinar los documentos que han de ser eliminados o conservados de acuerdo a tablas de valoración. La responsabilidad de la eliminación recae en el archivero pero hay también comisiones superiores calificadoras de documentos administrativos, por tanto la eliminación es un acto colegiado. El primer requerimiento es conocer el uso y la caducidad de la información porque para conservar hay que tener en cuenta los valores y la frecuencia de uso. A nivel de archivos de oficina se elimina solo lo que esté duplicado y los documentos de información. En el archivo central se empieza a tomar en cuenta la frecuencia de uso. La caducidad administrativa viene establecida por las normas del procedimiento administrativo. Otro elemento a tener en cuenta son los requisitos administrativos de los propios documentos; ademas hoy existe el uso por parte del ciudadano y su conciencia del derecho que tiene a acceder a ellos si le competen. En España hay normas que indican como eliminar; la LPHE plantea por primera vez la aparición de la comisión ya mencionada; el estudio y dictamen relativos a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal corresponden a una comisión de calificación de documentos administrativos . Todos los archiveros están de acuerdo con las reglas para la selección: •
Ha de realizarse por profesionales jurídicos y administrativos de la archivística.
•
Ha de estar basada en un claro y amplio conocimiento de la documentación porque esto nos permite analizar los valores, usos, series paralelas y complementarias, etc.
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•
el ideal de la selección es lograr el máximo de la información con el mínico de los documentos.
•
Ha de estar planificada.
Esas normas se complementan con las normas oficiales establecidas en las tablas de eliminación. Otro problema recogido en el artículo 37 del Registro de Archivos son los documentos no realizados en soporte papel: “la eliminación de documentos de soporte que no es papel estará sujeta a los mismos procedimientos de eliminación que la documentación en soporte papel”. Sin embargo, esto no lo cumple nadie y se ha convertido en un problema grave. Otra cosa que no debe hacerse es eliminar los documentos que ya han sido reprografiados. El artículo 35 del Reglamento de Archivos es la norma que define la eliminación de originales: “se tiene que hacer siempre que se cuente con tablas de valoración que estén aprobadas y publicadas”. Por ello se requiere que haya una comisión claificadoa de documentos administrativos. En el acta de eliminación deben aparecer todos los datos: nombre del organismo productor, descripción de la serie a destruir, el número de documentos que van a destruirse, las fechas extremas, los testigos que se van a dejar, fecha de la autorización de la eliminación, lugar y fecha donde va a ejecutarse (si es una empresa especializada tiene que adjuntar un certificado de destrucción). El artículo 39 del Registro del Sistema Andaluz de Archivística dice que la eliminación de documentos se realizará con carácter obligatorio en el archivo a que corresponda pero, cuando no se pueda abordar el trabajo se recurrirá a una empresa. También dice que debe levantarse un acta de eliminación. El artículo 40 habla de la destrucción física de documentos en los archivos de oficina y especifica la destrucción de originales y que estén sujetos a esas tablas de valoración. El reglamento prevee que se puede eliminar documentos en instituciones sin archiveros, lo que es una contradicción porque reconoce una situación que no se contempla en el propio reglamento al decir que un archivo lo es en tanto en cuanto tenga archivero. El artículo 41 dice que ese archivo comunicará a la Dirección General ese hecho y ésta designará un archivero que elabore la propuesta de eliminación. El artículo 42 establece la eliminación de documentos en archivos históricos :”en los archivos históricos no se eliminarán documentos tras las transferencias salvo si existera una revisión de los valores de las series consideradas hasta esa fecha”. Muestreo: son las técnicas que se aplican a la eliminación, incluso en aquella documentación que ya hemos dicho que vamos a eliminar. Son técnicas de selección según criterios sistemáticos (numérico, alfabético, topográficos, etc), o según un criterio cualitativo. En cualquier caso, el muestreo garantiza la representación de documentos de un conjunto. Para poder aplicar esta técnica tenemos que considerar que aquellos documentos escogidos tienen que ser representativos del conjunto al que pertenecen. El muestreo es la extracción de un porcentaje más o menos representativo, es decir, primero se establece un criterio, después se eligen aquellos documentos más o menos representativos, y terceor el porcentaje elegido tiene que ser suficiente. La muestra seleccionada reflejará así lo esencial de los valores de los documentos del conjunto.
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Tipos de muestreo •
método del ejemplar o testigo de acuerdo al artículo 38
•
muestreo cualitativo o selectivo: es subjetivo porque se basa en una serie de criterios preconcebidos y entiende que se dejan los documentos más importantes; pero lo cualitativo puede estar muy relacionado con losubjetivo.
•
Muestreo sistemático: en el que se fija un criterio previo basado en el nº, en la cronología, en el alfabeto. Ofrece mayores garantías aunque cada serie documental require que fijemos ese criterio.
•
Muestreo aleatorio: se base en un principio estadístico, la aleatoriedad. Este principio dice que, todo expediente que forma parte de una serie documental, tiene las mismas posibilidades de representarla y por tanto no importa que le represente. También dice que cuanto mayor sea el tamaño de la muestra, mayores posibilidades de fiabilidad tendrá.
Instrumentos de Control: hay varios tipos. •
Tablas de eliminación: hay en la actualidad dos tablas, las propuestas por la comisión superiro calificatoria de documentos administrativos creada por el art. 58 de la LPHE y desarrollada por el Real Decreto 139/2000. Puede crear subcomisiones lo que es importante porque esa comisión está formada por altos funcionarios que tienen funciones decisorias pero cada una tiene sus propias subcomisiones que elaboran las propuestas de eliminación Para Andalucía, para documentos producidos por organismos andaluces o por ayuntamientos; la comisión mencionada por el art 35 del Reglamento es la comisión andaluza calificadora de documentos administrativos que está regulada por la orden del 7/7/2000 y formada por altos funcionarios. En las provincias se coordinan los Archivos Hcos. Provinciales para realizar esa labor. Estas comisiones resuelven y publican su decisión en el Boletín Oficial de Andalucía. Prevee que los ayuntamientos puedan crear subcomisiones calificadoras que luego tendrán que ser aplicadas por la comisión superior de calificación de documentos administrativos.
Elaboración del informe de propuesta de eliminación : esto conlleva un trabajo previo que es el estudio de la serie completa (todos los documentos que forman el expediente, que documentos le afecta, que decretos o leyes regulan esa documentación, si hay series complementarias o paralelas, que otros archivos conllevan documetanción semejante, etc.). Es importante algún jurista porque el archivero necesita de los conocimientos judiciales que él no posee. Casi todas las comunidades autónomas tienen estas comisiones calificadoras; la que más documentos aprueba es la de Cataluña donde se piden pocos datos para la eliminación de documentos y eso conlleva fallos pero también agiliza el trámite. El último instrumento de control es el registro General de Eliminación de cada archivo; allí se guardan las actas de eliminación.
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TEMA XII – CONSERVACIÓN Concepto: una parte de la conservación es la custodia; luego está la conservación como acción que permite que los elementos sustentados y sustentables del documento no se pierdan. El concepto general de este tipo de conservación es el conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas de documentos. La conservación también permite asegurar la restauración de los documentos cuando la alteración ya se ha producido. Conservación preventiva: son aquellas medidas encaminadas a potenciar la permanencia y la estabilidad de los documentos. Tiene que estar pensada para la totalidad de los documentos de un archivo y por eso la conservación preventiva está relacionada con el edificio de un archivo y con las instalaciones. Debería ir más allá y pensar en el sistema de creación de los soportes. Hay que tener en cuenta que los soportes informáticos sean de buena calidad. Conservación curativa o restauración: aquellas medidas destinadas a sanear el deterioro de los documentos; por eso la restauración tiene como fin recuperar la integridad física y funcional de un documento mediante la corrección de alteraciones y daños del soporte. Restaurar es volver los documentos a su estado físico anterior, no a su estado informativo. La actividad de restaurar es necesaria pero tiene una gran desventaja y es que se aplica directamente sobre el documento y eso entraña riesgos. Por ello hay que insistir en la conservación preventiva. Los soportes de la escritura y los documentos gráficos Soportes tradicionales: los tipos ya vistos son los de naturaleza protéinica y de naturaleza celulósica. En cuanto a estos últimos hay que diferenciar los de manufactura artesanal y los de tipo industrial. El papel está hecho con distitnas pastas lo que condiciona la conservación del documento. Hay pastas químicas, retilizadas, etc. Soportes modernos: la fotografía con la que hay que tener en cuenta los dos tipos de soporte, el positivo y el negativo, el cristal, la microfotografía, etc. Las fotocopias y faxes, ambos tipos tienen imprimaciones que desaparecen si no se conservan bien. Los informáticos tienen el problema de que es imposible controlar su deterioro porque son elementos magnéticos muy difíciles de dominar en un edificio; su conservación es relativamente moderna. Las tintas: también tienen problemas de conservación, tanto las caligráficas, pictóricas y las tintas de impresor. Causas de alteración de los documentos Hay varios bloques de causas de alteración y de destrucción Factores intrínsecos: el primero tiene que ver con la naturaleza del soporte y el otro con la plasmación de la información. La naturaleza del soporte depende de como está elaborado, por ejemplo los pergaminos mal curtidos se pudren. En el papel incide sobre todo el tema de la acicez de la pasta de papel. En época más reciente al papel se le da otro tratamiento químico que es el blanqueamiento. Otro problema es que la acidez se contagia.
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Los soportes negativos y positivos de la fotografía utilizan procesos químicos en su elaboración que le perjudican en su conservación. Las tintas, por su fijación, precisa de componentes químicos que dañan el documento. Factores extrínsecos: dos tipos Causas físico-mecánicas: corresponden a una acción de tipo mecánico como una deficiente instalación, elementos metálicos (grapas, clips, alfileres, etc). También influye la corrosión. Causas físico-ambientales: la humedad relativa analizada siempre por la temperatura; la temperatura; la luz, que es perniciosa para el documento tanto para el soporte como para la tintal; la humedad, que puede ser alta en medio frío que humedece al papel pero no se rompe, o la humedad alta con mucho calor que si destruye al documento. Las combinaciones de condiciones físico-ambientales tienen que estar siempre en equilibrio, la luz solar o artificial directa elimina el color; el calor que emana de esa luz también le afecta. Pero también hay un efecto beneficioso de la luz porque determinados microorganismos no aparecen con la luz; por tanto la solución es la luz tamizada. Causas químico-ambientales: los compuestos químicos que no percibimos a simple vista pero que existen como son el dióxido de carbono y el anhídrido sulforoso. Los archivos, al estar en las ciudades, se ven afectados por estos elementos. Los aerosoles llevan componentes químicos que pueden volatilizarse. El polvo que es abrasivo y crea a su vez otros problemas porque absorbe la humedad y sirve de alimento y cobijo a los insectos. Causas biológicas: los roedores, que comen celulosa. Los insectos, de varios tipos; los bibliófagos que deben prevenirse, y los xilófagos, contra los cuales es importante no utilizar madera en los archivos. Las cucarachas que comen colas y gomas de los documentos; los del grupo lepisma que viven en ambientes húmedos. Los anóbidas, que van por el aire. Insectos de todo tipo pueden venir ya con la documentación. Los microorganismos, que no son visibles, y entre los que destacan los hongos y las bacterias. Éstos se identifican por la pigmentación que dejan en el documento; algunos dejan un efecto moteado en naranjas y ocres. Causas extraordinarias o catástróficas Inundaciones: desbrodamiento de un ría como ocurre en Florencia en 1966. Como consecuencia se desarrollaron unas teoría y práctica de la restauración. Esto es una rareza pero las tuberías que se rompen son mucho más comunes. Incendios: provocados o fortuitos. Los incendios masivos como consecuencia de las guerras, ya que el primer acto en las guerras es la quema de archivos, como lo fue en Sarajevo, o el archivo nacional de Bagdad. Los incendios fortuitos como el de la abadía del Sacramento porque los depósitos eran de madera. Robos: son frecuentes para ocultar información, por coleccionistas, como prueba para algún proceso, o por el valor del propio documento.
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Manipulación del usuario: no toman precauciones cuando utilizan el documento. La conservación preventiva Métodos preventivos: son aquellos que afectan al entorno del objeto. Para protegerlo se utiliza primero la unidad de instalación: cajas archivadoras, legajos, carpetas, sobres, pero a su vez estas unidades de instalación tienen que estar pensadas para proteger cada vez mejor el documento, por ejemplo, las cajas archivadoras de cartón neutro sin pliegues interiores, con aireación, legajos con cintas de algodón blanco, etc. Esas unidades de instalación han de tener en cuenta todas las causas de alteración que afectan a los documentos, es decir, que eviten la luz, que no sean ácidas, que no sean de plástico porque condensan la humedad. Las estanterías u otro mobiliario para instalar la documentación no deberán ser de madera, cubiertas con pintura ignífuga, con tratamiento anticorrosión; deben ser seguras, sujetándolas de la pared y entre ellas, sin orillas cortantes para evitar roturas. Peden ser abiertos (tradicionales), o compactos (densa o móvil). La colocación depende de las instalaicones y hay que planificarla. La restauración Son las medidas destinadas a sanear el deterioro de los documentos. Tiene como fin recuperar la integridad física y funcional del documento pero para eso debe haber dos elementos: un espacio para taller de restauración y los profesionales restauradores de documentos. El taller requiere una gran inversión con lo que no hay suficientes y eso causa problemas. También hay que tener un proceso de restauración bien delimitado; el archiver fija los criterios de restauración pero es el restaurador quien los lleva a cabo. Esos criterios son: •
La abstención de cuantos manipulaciones impliquen la modificación real o aparente de los documentos. Hay que evitar cualquier actuación que suponga más deterioro del documento.
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La eliminación de todos los elementos ajenos al documento. Se refiere a suciedad, parches y seudo reparaciones que se hayan hecho.
•
La estabilización y consolidación de elementos degradados. Cualquier elemento no puede ser eliminado porque forma parte del documento.
•
Reincorporación de los fragmentos desprendidos solo si estamos seguros de que son de ese documento.
•
Reconstrucción de elementos perdidos; se reconstruyen soportes pero no información.
Proceso de restauración Control: el documento a restaurar tiene que haber pasad por uno de los instrumentos de control ya conocidos: un registro en el que se diga que el documento entra en una fecha al taller, cuando sale, etc. Identificación, análisis y diagnóstico: todo documento debe tener un expediente de actuación que lo identifica (ficha catalográfica); debe ser analizado en cuanto a contexto histórico, sus valores documentales, las circunstancias de conservación o ausencia de ellas. El diagnóstico por parte del restaurador de que es lo que tiene el documento y que intervención necesita.
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