APOSTILA_Primavera_JCB_KB-AVANCADO-30-10-2009[1]

PRIMAVERA - Avançado João Carlos Boyadjian e Kricor Boyadjian

Copyright • CPLAN • 2009

1

2

Agenda Básico •Dia 1 •Introdução .......................................................................5 • Processos de Iniciação …………………………………10 • Conceitos de Planejamento ........................................12 • Iniciando com o Primavera .........................................34 • Visão Geral das telas, menus e ícones ......................35 • Criando a Estrutura Organizacional “OBS” ..............42 • Hierarquia de Projetos “EPS”......................................44 • Inserindo Projeto ..........................................................47 • Configurações do Projeto.....................................49 • Planejando o Projeto •WBS ou EAP............................................................57 • Como criar .....................................................58 • Como organizar .............................................59 •Calendário...............................................................61 •Calendário de Projeto / Recurso....................61 •Recursos • O que são .......................................................65 • Como criar .....................................................66 • Trabalhando com Recursos..........................71

3

Agenda Básico • Dia 1 • Planejando o Projeto.......................................................72 •Atividades..................................................................72 • Tipos de Atividades...........................................72 • Inserindo Atividades .........................................73 •Inserindo Ligações entre atividades ...............78 •Analisando dados do projeto • Formatando Layouts p/análise de dados........85 • Códigos de Projeto / Atividades.......................88 • Para que servem ........................................88 • Como criar...................................................89 • Utilizando os Códigos................................91 • Curva de Avanço “Curva S” ....................................92 • Nivelando Recursos .................................................98 • Calculando um Projeto ...........................................101 • Monitorando e Controlando o Projeto...........................102 • Linha de Base (Baseline) ........................................103 •Atualizando Atividades ............................................109 • Analise do Projeto Check list..................................111 4

Introdução

O que é um Projeto? “Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”

Guia PMBOK

5

Introdução

Trabalho ou Serviço que produz um resultado

TEMPORÁRIA

ÚNICA

PROGRESSIVA

6

Introdução

Para que gerenciar um projeto? Quando se faz um projeto, você necessita ter um maior controle do que está sendo executado. Para que isso ocorra, todo projeto tem que ser previamente bem planejado, garantindo assim maior performance em sua execução. Crie regras de gerenciamento para iniciar, planejar, executar, monitorar e controlar o projeto, bem como encerrá-lo.

7

Introdução - Processos

Gerenciar Projetos é uma ciência da administração 8

Ciclo de Vida de Projetos Treinamento LúdicoIndustriais

Fase 1

Fase 3

Fase 2

Eng.. E Suprimentos Processo Contratações Fabricação

Fase 4

Produção e preparar p/ instalação

Fase 5 Testes e Aceitação

Montagem

M-4 M-3

M-5

M-2

M-6 M-1

9

Processo de Iniciação Treinamento Lúdico

PEDIDO

ESTUDO APROVAÇÃO

10

1-Processo Iniciação - Lúdico Desenvolver o Project Charter Treinamento

Project Charter – Documento de Autorização do Projeto • Título do Projeto

• Descrição de alto nível do Projeto (Trabalho a ser realizado) • Objetivos mensuráveis do Projeto e critérios de sucesso • Requisitos de alto nível • Riscos Iniciais ( Riscos de alto nível) • Programação dos principais Marcos • Orçamento sumariado • Critérios de Aprovação e quem assina o Aceite Final do Projeto • Gerente do Projeto com suas responsabilidades e nível de autoridade • Nome e autoridade do Sponsor (Autorização do Project Charter) 11

Contexto do Planejamento Treinamento Lúdico

• Gido e Clements (2007– pag.97) • O Planejamento determina o que precisa ser feito, quem vai fazê-lo, quanto tempo vai levar e quanto vai custar. Despender um pouco de tempo para desenvolver um plano bem concebido é fundamental para a realização bem sucedida do objetivo do projeto.

12

Processo de Planejamento Treinamento Lúdico do Escopo

ESCOPO

13

Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS) Treinamento Lúdico

14

Treinamento Lúdico Processo de Planejamento de Tempo

TEMPO

ESCOPO

15

Sequenciamento Atividades TreinamentodeLúdico

PDM 2 A

1

2

3

4

1 B

TI ou FS = Término/Início ou Finish to Start Utilizado quando a regra de precedência é mandatória, ou seja, precisamos terminar uma atividade para iniciar outra. Exemplo: Atividade A = Elaborar tela 1 da web Atividade B = Testar tela 1 da web Ou seja, existe uma obrigatoriedade para antes de testar terminar a elaboração da tela no computador. 16

Sequenciamento Atividades TreinamentodeLúdico

PDM -1 2 A

1

2

3

1 B

IT ou SF – Inicio para término ou Start to Finish Ocorre raramente, mas quando ocorre é para dizermos que o término de B Ocorre quando A se inicia. Exemplo Atividade A – Início operacional Atividade B – Término da Operação Assistida O término do apoio do pessoal que dá assistência técnica ao pessoal operacional ocorre quando a operação, ou seja o uso do software torna-se operacional 17

Sequenciamento Atividades Treinamento de Lúdico

PDM 1

2

3

4

2 A

1 B

II ou SS - Início/Início ou Start to Start Quando precisamos seqüenciar atividades que podem caminhar juntas, no Entanto existe uma certa obrigatoriedade de iniciarmos uma para começarmos Outra. Exemplo: Atividade A = Elaborar software Atividade B – Comprar computador Assim que começamos a desenvolver um software liberamos o início da compra Do hardware. 18

Sequenciamento atividades TreinamentodeLúdico

PDM 1

2

3

4

2 A

1 B

TT ou FF- Término Término ou Finish to Finish Esta relação de precedência serve para quando precisamos programar que Uma atividade para terminar depende do término de outra. Exemplo Atividade A – Término do software Atividade B – Elaborar manual do software Quando o software terminar de ser elaborado, o pessoal que desenvolve o Manual deverá estar com ele concluído 19

TreinamentodeLúdico Sequenciamento atividades • Lead e Lag Time – Quando a lógica pede um certo retardo (LAG) ou um certo adiantamento (LEAD) em relação a programação das atividades. Podemos utilizar este recurso de programação para todos os tipos de seqüenciamento. Tudo vai depender da necessidade. 2

1

A

1

2

3

4

1 B

II ou SS - Início/Início ou Start to Start Exemplo: Atividade A = Elaborar software Atividade B – Comprar computador Assim que começamos a desenvolver um software, 2 unidades de tempo depois liberamos o início da compra do hardware. 20

Cálculo das Datas cedo Exercício 1 Treinamento Lúdico

DATA CEDO = Data Início cedo (DIC) + Duração (DUR) = Data Término Cedo (DTC)

0

11

1

1

A

FL DIT

A

6

6

B

1 DIC DUR DTC

5

9

15

C

7 E

8

8

7 F

15 5

20

D

15

20 5

25

G

FT DTT

Legenda-D-Data-I-Inicio-C-Cedo-T-Término-TT-Tarde-F-Folga-T-Total-L-Livre 21

Cálculo das Datas Tarde Exercício 1 Treinamento Lúdico

DATA TARDE = Data Tarde término(DTT) - Duração (DUR) = Data Início Tarde (DIT)

0

11

1

1

A

0

1

DIT

FT

6

7

6

6

8

8

E

6

9

15

15 5

C

1

DIC DUR DTC A

6

B

1 FL

5

D

15

7

20

15

15

20

20 5

F

13

13

25

G

20

20

25

DTT


Treinamento Cálculo da Folga do Lúdico Projeto – Exercício

FOLGA TOTAL(FT) = Data Tarde término(DTT) – Data Término Cedo (DTC)

0

11 A

0

1 0 1

1

B

1

1

DIT

A

FT

7 E

DIC DUR DTC FL

5

6

6 0 6

8 5 13

6

9 C

6

8

7 F

13

15 0 15

15 5 20

15 5 D

15

20 0 20

20 5 G

20

25 0 25

DTT


Treinamento Lúdico Cálculo da Folga Livre - Exercício

FOLGA LIVRE(FL) = Data Início Cedo Suces (DIC) – Data Término Cedo (DTC)

0 0 0

DIC DUR DTC FL DIT

A

FT

11 A

1 0 1

1 0 1

1 0 6

5 B

7 E

6 0 6

6 0 6

9

8 5 13

8 7 5 F 13

C

15 0 15

15 5 20

15 5 0 D 15

20 0 20

20 5 0 G 20

25 0 25

DTT


Treinamento Lúdico de Custo Processo de Planejamento

TEMPO

ESCOPO

CUSTO 25

Plano de Contas – CBS – Cost Breakdown Structure

Plano de Contas CBS

3100

3200

3300

Gerenciamento

Aquisições

Operações

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Treinamento Planilha de Lúdico Custos

TIPOS CUSTOS

DE ATIVIDADES

1. ProjetoTorre ` 1.1 Fabricação 1.1.1 Fabr Hastes Principais 1.1.2 Fabr Hastes Secundárias 1.1.3 Fabr Suporte MÃO DE OBRA 1.2 Montagem 1.2.1 Mont Hastes Principais 1.2.2 Mont Hastes Secundárias 1.2.3 Mont Suporte 1.3 Testes SERVIÇOS 1.3.1 Teste Peso 1.3.2 Teste Vento e Dimessional Durex (metros) MATERIAIS Jornal 10 Folhas CUSTO TOTAL ACUMULADO

QUANTIDADE DURAÇÃO TAXA DE DA RECURSOS ATIVIDADE

CUSTO TOTAL TOTAIS GERAIS

3 3 2

5 3 3

R$ 1,00 R$ 1,00 R$ 1,00

3 2 1

3 3 4

R$ 1,00 R$ 1,00 R$ 1,00

R$ 15,00 R$ 9,00 R$ 6,00 R$ 0,00 R$ 9,00 R$ 6,00 R$ 4,00

R$ 5,00 R$ 5,00 R$ 1,00 R$ 10,00

R$ 5,00 R$ 5,00 R$ 3,00 R$ 30,00

1 1 3 3

R$ 49,00

R$ 10,00 R$ 33,00 R$ 92,00

27

Horas

30/4/2008 13:00:00

30/4/2008 09:00:00

30/4/2008 05:00:00

30/4/2008 01:00:00

29/4/2008 21:00:00

29/4/2008 17:00:00

29/4/2008 13:00:00

5/1/2008 13:00

5/1/2008 09:00

5/1/2008 05:00

5/1/2008 01:00

30/4/2008 21:00:00

30/4/2008 17:00:00

Total Custo acumulado

29/4/2008 09:00:00

Custo

Cronograma de Lúdico Desembolso – Curva “S” Treinamento Projeto_Exemplo_Torre_horas

R$ 100,00 R$ 90,00 R$ 80,00

R$ 70,00 R$ 60,00

R$ 50,00

R$ 40,00

R$ 30,00

R$ 20,00

R$ 10,00

R$ 0,00

28

PLANO DE GER. DOS RECURSOS HUMANOS Treinamento Lúdico

29

Organograma do Projeto (OBS) Treinamento Lúdico

Gerente de Projeto

G. Técnico

G. Qualidade

G.Desenvolvimento

Planejamento Físico E Financeiro

30

Integração

EAP-Estrutura Analítica do Projeto – WBS-Work B reakdown Structure

O QUE ?

Plano de Contras ou – CBS– Cost Breakdown Strucutre

WP

Como ? Quando ?

PDM-Rede de Precedência

Gantt ou Cronograma

Histograma de Recursos Curva S de Custo

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EPS-Enterprise Project Structure Portfolio Management (estratégico)

ESTRATÉGICO

PROGRAMA 11 PROGRAMA

PROGRAMA 22 PROGRAMA

PROJETO PROJETO 11

SUB PROJETO 1

FASE 1

ATIVIDADE 1

PROGRAMA PROGRAMA3 3

PROJETO PROJETO22

SUB PROJETO 2

Program Management (tático)

Project Management (operacional)

FASE 2

ATIVIDADE 2

TAREFA 1

TAREFA 2

OPERAÇÃO 1

OPERAÇÃO 2

32

Conceitos do Primavera

Qual o Conceito do Primavera Assim como qualquer software de Gerenciamento de Projetos, o Primavera visa agregar todas os processos de um projeto facilitando o planejamento, execução e controle através de cálculos rápidos de tempo, recursos e custos de um projeto.

33

Iniciando com o Primavera

*****

34

Visão Geral

35

Visão Geral Conhecendo os Menus (superior)

File: New, Open, Print Setup, Print Preview, Import/Export, Check in/out, etc; Edit: Cut, Paste, Delete, Add, Fill Down, Find, Replace, User Preferences, etc; View: Toolbars, back, forward, home, etc;

Project: Activities, WBS, Assign Baselines, Maintain Baseline, Issues, etc; Enterprise: Projects, EPS, Project Portfolios, Resources, Activity Codes, Calendars, etc; Tools: Schedule, Level Resources, Summarize, Reports, etc; Admin: Users, Security Profiles, Admin Preferences, Currencies, etc; Help: Contents, About Primavera, Suggestion Box; 36

Visão Geral Conhecendo os Menus (barra de atividades)

Exibe ou não a barra inferior de detalhes Exibe a seqüência lógica das atividades Analise da quantidade ou custo utilizado pelos recursos Tabela de uso dos recursos atribuídos a atividade Gráfico de custo ou quantidade (recursos) das atividades de acordo com a escala de tempo Informações tabeladas do Baseline, custo, execução, etc Exibe a Janela de Detalhes da Atividade Exibe as atividades no modo Rede Exibe as Linhas de Relacionamento no Diagrama de Gantt Exibe o Diagrama de Gantt (alternar) Exibe a Tabela de Atividades (alternar) 37

Visão Geral Conhecendo os Menus (barra de atividades)

Zoom Ajustável Zoom menos Zoom Mais Destaca as atividades com progresso (marca texto) Nivelamento de Recursos Cálculo do Projeto Organização das Atividades Filtro Configurações da Escala de Tempo Adicionar ou Remover Colunas (dados tabulares) Configurações das Barras no Diagrama de Gantt 38

Visão Geral Conhecendo os Menus (lateral esquerda)

Projetos: Abre a lista de Projetos Informações relativas a Empresa

Recursos: Abre a lista de Recursos Relatórios: Abre a lista de Relatórios Monitoramento: dos projetos WBS: Work Breakdown Structure

Informações relativas ao Projeto

Atividades: Lista de Atividades do Projeto Atribuições: Custo dos recursos por período Produtos de Trabalho e Documentos: Lista de Documentos do Projeto Despesas: Lista de Despesas do Projeto Limiares: Parâmetros/Limites (folga, dias, etc) Problemas: Lista de “problemas” que mereçam atenção Riscos: Lista de Riscos do Projeto 39

Visão Geral Conhecendo os Menus (lateral direita)

Adicionar Atividade / WBS / Recurso, etc Excluir Atividade / WBS / Recurso, etc

Recortar Atividade / WBS / Recurso, etc Copiar Atividade / WBS / Recurso, etc Colar Atividade / WBS / Recurso, etc Atribuir Recurso Atribuir Recurso por especialidade Atribuir Especialidades Atribuir Códigos de Atividade

Predecessores Sucessores Procedimentos para Atividade 40

Visão Geral

Janela de Detalhes 41

Estrutura Organizacional OBS (Organization Breakdonw Structure) Estrutura hierárquica da empresa a nível gerencial.

Alfa Tecnologia e Design S/A

Depto. Compras

Depto. Criação

Depto. Desenv.

42

Estrutura Organizacional Criando a OBS.

Menu Enterprise  OBS – Enterprise Breakdown Structure

Cada nível da OBS é associado a um ou mais níveis da EPS. 43

Hierarquia de Projetos Criado a OBS, vamos criar a EPS.

Menu Enterprise  EPS – Enterprise Project Structure 44

Hierarquia de Projetos A hierarquia do Projeto depende de como a empresa está estruturada. Alfa Tecnologia e Design S/A

Depto. Compras

Depto. Criação

Depto. Desenvolvimento

Projeto de Aquisição de Suprimentos básicos

Projeto de Criação de Novo Produto X

Projeto de Desenvolvimento de Análise Laboratorial

Projeto de Contratação de Serviços

Projeto de Criação de Novo Produto Y

Projeto de Manutenção

Projeto de Criação de Novo Produto Z

Projeto de Comercialização dos produtos 45

Hierarquia de Projetos

EPS – Enterprise Project Structure

46

Inserindo Projeto Acesse o menu de projetos  Escolha em qual EPS deseja criar seu projeto  clique em File  New ou clique no botão ADD na barra lateral direita.

EPS selecionada

47

Inserindo Projeto Assistente de novo projeto

48

Inserindo Projeto Configurações do Projeto 1. General/Gerais •Define as opções gerais, datas (planejadas, cálculo, fim), anotações, orçamento, plano de despesas, sumário do orçamento, financiamento, códigos, padrões, recursos, configurações e métodos de cálculo.

49

Inserindo Projeto Configurações do Projeto 2. Dates/Datas: • Início Planejado - definido na criação do projeto; • Data do Cálculo - data em que o cronograma foi calculado; • Deve terminar em - Restrição - data estimada para o término do projeto; • Fim - data do fim cedo (early finish) do projeto; • Início Atual - data que o projeto iniciou; • Fim Atual - data que o projeto terminou; • Datas Antecipadas: Quando um projeto não tiver atividades ou as atividades não tiverem sido iniciadas, as datas de Inicio e Fim (nas colunas) serão iguais as datas antecipadas. Uma vez que o projeto seja calculado, as datas antecipadas serão sobrescritas.

50

Inserindo Projeto Configurações do Projeto 3. Budget Log/Registro de Orçamento: • Define e controle o orçamento proposto ao projeto. • Orçamento Original: Montante proposto inicialmente para execução do projeto. • Orçamento Corrente: Montante atualizado após solicitações de novos valores. • Orçamento Proposto: Informa o orçamento proposto de acordo com as solicitações.

51

Inserindo Projeto Configurações do Projeto 4. Spending Plan/Plano de despesas: • Distribuição dos valores mensais a serem utilizados no projeto. Inclui o plano de despesas e o plano de benefícios.

52

Inserindo Projeto Configurações do Projeto 5. Default/Padrões • Tipo de Duração – Selecione o tipo de duração baseado no que é mais importante ao seu projeto: Recurso, cálculo ou custo. Os tipos são: (ver pag.51)

53

Inserindo Projeto Configurações do Projeto

IMPORTANTE

5. Default/Padrões • Tipo de Duração • •

•

•

Unidade Fixa - O volume total de trabalho é fixo (dobra a duração e reduz o recurso pela metade) - Se alterar o volume de trabalho, ele altera a duração e mantém a quantidade de recursos fixas; Duração Fixa e Unidade/Tempo - Para indicar que a duração das atividades não é sujeito a mudanças, independente do número de recursos atribuídos na atividade. Selecione essa opção quando o cálculo é um fator limitante. Você deve entrar com a duração original para cada atividade, em vez de planejar unidades trabalhadas (recurso “labor”). Ao dobrar a quantidade de horas, dobra a quantidade de recursos, mantém primeiro a duração e depois o trabalho fixo; Unidade Fixa/Tempo - Indica que a atividade foi fixada na disponibilidade do recurso. Selecione essa opção quando seu planejamento for baseado nos recursos atribuídos e a disponibilidade do recurso for um fator limitado. Obs. Se alterar a qtd. de recursos ele fixa a duração (tem prioridade no desempate com o número de recursos); Duração e Unidade Fixa - Permitem que as unidades de recursos por tempo sejam recalculadas. Fixa a duração e as unidades e altera a quantidade de recurso;

54

Inserindo Projeto Configurações do Projeto

IMPORTANTE

5. Default / Padrões • Tipo de Percentual Completo – O Primavera pode calcular o percentual de avanço de acordo com os tipos abaixo: • Duração – Especifica que o percentual completado pode ser calculado a partir das durações Atuais e Remanescentes; • Unidade – Especifica que o percentual completado pode ser calculado a partir das unidades Atuais e Remanescentes; • Físico – Especifica que o percentual completado é calculado a partir da informação que o usuário digitou na atividade; •Tipo de Atividade – Tarefa dependente, recurso dependente, resumo, marcos e sumario WBS • Centro de Custo – Informa em qual conta será custeado o projeto • Calendário – Tipo de calendário a ser usado como padrão no projeto. • Prefixo da Atividade – Identificador (geralmente letra) A1000 • Sufixo da Atividade – Seqüência da atividade A1010 A1020 Incremento – Diferença de números entre atividades

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Inserindo Projeto Configurações do Projeto 6. Cálculo: Restaurar a duração original e as unidades para o remanescente – Caso tenha havido um engano ao informar que uma atividade foi informado o início real e estiver com recurso não trabalhado (non-labor); o projeto ter sido calculado; o cálculo deverá voltar a duração original e as unidades ao remanescente quando o status de início real da atividade for desmarcado. Quando atualizar as unidades realizadas ou custo: - Adicionar “realizado” ao remanescente - Subtrair “realizado” do “a completar”

56

WBS ou EAP WBS ou EAP (Work Breakdown Structure ou Estrutura Analítica do Projeto) nada mais é do que a decomposição das atividades do projeto em grupos de trabalho. É uma forma também apresentável de mostrar a organização do projeto.

Menu Project  WBS – Work Breakdown Structure ou WBS (na barra lateral esquerda) 57

WBS ou EAP Como Criar O processo para criar uma WBS, é semelhante ao processo para criar um projeto ou uma atividade. Após criada a WBS, é possível através das setas (menu lateral direita), criar uma hierarquia de WBS.

58

WBS ou EAP Como Organizar Para organizar as atividades dentro de uma WBS, acesse o atalho de atividades, clicando no botão atividades na barra lateral direita.

59

WBS ou EAP Como Organizar Acesse a aba Geral da atividade. No campo WBS, clique no botão “...”.

Clique nos sinais de “+” para expandir a lista de itens da WBS. Escolha em qual item deseja atribuir sua atividade e clique no botão de adicionar.

60

Calendário Determina o período de trabalho e os dias de folga do projeto, atividades, recursos ou global. É necessário associar o calendário ao projeto.

Adicionar um Calendário

Menu Enterprise  Calendars...

61

Calendário Adicionando um calendário “Global”

62

Calendário Modificando um calendário “Global”

63

Calendário Modificando um calendário “Global”

64

Recursos O que são Todo e qualquer tipo de material, pessoa, máquinas ou equipamentos que forem necessários ao projeto e transformam as atividades do projeto. Existem dois tipos de recursos: Os recursos materiais e os recursos de trabalho. Utilize os recursos quando quiser indicar quem ou o que será necessário pela conclusão das atividades no escopo do projeto (WBS). Pode-se configurar recursos em seu projeto e atribuí-los às tarefas. Utilize recursos em seu projeto quando sua finalidade for: • Controlar a quantidade de trabalho feito pelas pessoas e equipamentos ou a quantidade de material utilizadas na conclusão das tarefas. • Garantir um alto nível de responsabilidade e compreensão do projeto. • Quando as responsabilidades estiverem claras, o risco das mesmas não serem supervisionadas será bem menor. • Para ser mais conciso ao agendar o tempo necessário para as tarefas e as datas de sua aceitável conclusão. • Monitorar os recursos aos quais tenham sido aplicados, muito ou pouco trabalho.

65

Recursos Como criar Você pode acessar a lista de recursos via menu ou via barra lateral esquerda. Os recursos funcionam como a WBS .

Menu Enterprise  Resources

66

Recursos Como criar • Geral – Algumas informações como Id, nome e telefone. • Código – Atribua códigos ao seu recurso com intuito de facilitar a organização. • Detalhes – Informe o tipo de recurso (trabalhado, não trabalhado ou material), moeda e calendário. • Unidades e Preço – Data de efetivação do recurso, unidades de trabalho e custo.

• Roles/Envolvimento – Especialidades do Recurso. • Notas – Campo livre para descrição do recurso. • Planilha de Tempo – Informe o login de usuário do recurso e seu aprovador.

67

Recursos Como criar • Detalhes – Pode-se configurar o recurso criado, informando se é um recurso: • Labor (trabalhado) – Ex. pintor, mecânico, etc; • Non-labor (não trabalhado) – Ex. máquinas, guindastes, computador, etc; • Material – Tinta, óleo, fitas, etc. Especifique também a unidade de medida a ser utilizada. • Determine o calendário de trabalho do recurso, e a unidade padrão por tempo a ser utilizada no projeto. Caso seu projeto também gerencie custo, informe a moeda a ser paga para o recurso e se permite hora extra, qual o seu fator de multiplicação.

68

Recursos Como criar • Computar automaticamente o físico – Marque essa opção para calcular automaticamente a quantidade de trabalho real do recurso selecionado de acordo com o plano do projeto, ao invés das horas relatadas na planilha de tempo. Desmarque se você estiver trabalhando com o módulo de aprovação da planilha para atualizar o progresso físico. • Calcular custo para unidades – Marque para indicar que todas as novas atribuições para o recurso criado terão os custos recalculados sempre que ocorrerem mudanças nas quantidades, como a alteração para a estimativa para completar uma atividade.

69

Recursos Como criar • Unidades e Preços – Informe o período de trabalho do seu recurso e o máximo de unidades por tempo que ele pode trabalhar. Informe também o preço por unidade. • Calendário “Shift”- Calendário de período de trabalho do recurso.

70

Recursos Trabalhando com Recursos • Para atribuir o recurso à uma atividade, entre nos detalhes da atividade e na guia de recursos, clique em “Add Resource”. Escolha o recurso a ser atribuído e adicione-o clicando no botão “Add”.

71

Planejando o Projeto Tipos de Atividade

IMPORTANTE

• Selecione o tipo segundo a função da atividade e o calendário a ser usado durante o cálculo. Os tipos são: • Atividade Dependente – Para indicar que o recurso das atividades serão calculados de acordo com o calendário da atividade; • Recurso Dependente – Para indicar que cada recurso das atividades serão calculados de acordo com o calendário do recurso; • Resumo – LOE – Level of Effort ou hammok – Para indicar que a duração das atividades é dependente da predecessora ou sucessora. Esse tipo de atividade não tem restrições e são consideradas “cursadas”; • Marcos – ou Milestones são atividades que marcam o início ou fim de um estágio (do projeto). Esse tipo de atividade não tem duração, custo ou recurso atribuído. • Resumo WBS – Não tem duração. Serve apenas para indicar a quantidade de horas já executas ou quantas horas faltam para terminar o grupo de atividades que compõe a WBS. Útil somente quando o layout do seu projeto não contempla níveis de WBS.

72

Atividades Inserindo Atividades O processo de inserir atividades é muito semelhante ao processo de inserir projetos, porém ao invés de utilizar o menu File, utiliza-se o menu Edit  Add (ou a tecla de atalho Insert) ou então o botão Add localizado no menu lateral direito.

Obs. Caso já tenha estruturado a WBS e deseja que a nova atividade esteja dentro do grupo da WBS, basta selecionar a WBS antes de criar a atividade. 73

Atividades

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Atividades Configurando informações das Atividades Define as opções gerais, status (durações, datas, folgas), recursos, relacionamentos, códigos, anotações, procedimentos, retorno, documentos, finanças, resumo.

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Atividades Configurando informações das Atividades • Na guia Status, informações como Duração Original, Duração Remanescente, e A Completar podem ser modificadas. • Nesta guia, após o cálculo e a rede de precedentes, as caixas de Folga Total e Folga Livre são preenchidas. •Aqui pode-se definir o início real da atividade (marcando a caixa Started) e o fim real da atividade (marcando na caixa Finished). • Outras opções também estão disponíveis nessa guia, como unidades de recursos, restrições e percentual de avanço.

76

Atividades Configurando informações das Atividades Na guia Recursos, são listados os recursos atribuídos a uma atividade. Maiores detalhes serão discutidos após a criação do recurso.

77

Atividades Inserindo ligações entre atividades • Relacionamentos – Nesta guia deve-se informar de precendências entre as atividades, informando assim suas predecessoras e sucessoras. • Pode-se também, configurar o tipo de ligação e o retardo positiva ou negativa (lag/lead). • Para atribuir uma atividade predecessora ou sucessora, clicar no botão Assign. A lista de atividades cadastradas será mostrada, selecione a atividade e clique no botão ADD.

78

Atividades Inserindo ligações entre atividades Os tipos de ligações servem para especificar a seqüência lógica de seu cronograma. • II ou SS – Início/Início ou Start/Start Atividades que começam juntas, no entanto existe uma certa obrigatoriedade da atividade 1 começar para depois a atividade 2 começar.

Ligar Esteira

Começar a Correr

79

Atividades Inserindo ligações entre atividades • TT ou FF – Término/Término ou Finish/Finish Atividades que terminam juntas, no entanto existe uma certa obrigatoriedade da atividade 1 terminar para depois a atividade 2 terminar.

Parar o Carro

Puxar freio de mão

80

Atividades Inserindo ligações entre atividades TI ou FS – Término/Início ou Finish to Start Atividades dependentes, ou seja, Atividade 2 depende exclusivamente do término da Atividade 1.

Lixar Parede Obs. Este tipo de ligação é o mais usual.

Pintar Parede

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Atividades Inserindo ligações entre atividades IT ou SF – Início p/ Término ou Start to Finish Raramente ocorre, porém quando acontece informa que o término da Atividade 2 ocorre quando a Atividade A começa. Funciona de forma inversa à relação término para início. Essa relação é utilizada, normalmente, para atividades relativas a substituições de equipamentos.

Início da Cirurgia

Término da Assistência

Ex. O término do apoio do pessoal que dá assistência médica ao pessoal cirúrgico ocorre quando a operação, ou seja o uso dos procedimentos médicos tornam-se operacionais.

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Atividades Inserindo ligações entre atividades

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Atividades Configurando informações das Atividades Códigos – Atribua códigos (Activity Codes) com finalidade de filtrar as atividades ou de organizá-las. Maiores detalhes serão discutidos após a criação dos Activity Codes.

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Formatando layouts Para se analisar dados calculados ou efetuar-se um estudo do projeto, o Primavera contem uma série de layouts internamente gravados que podem ser customizados.

Menu View  Columns

Menu View  Bars

Menu View  Timescale 85

Formatando layouts Método para customizar colunas, cores e visualizações de dados. Quase todas as opções de layout encontram-se no menu “View”.

Menu View  Group and Sort

Menu View  Table, Font and Row 86

Formatando layouts

IMPORTANTE: NO PRIMAVERA, AS INFORMAÇÕES NÃO SÃO SALVAS EM ARQUIVOS. PORTANTO AO SAIR DE UM PROJETO OU AO MUDAR O LAYOUT, UMA TELA APARECERÁ PERGUNTANDO SE VOCÊ DESEJA SALVAR O LAYOUT E NÃO O PROJETO. 87

Códigos de Atividade Para que servem Representa uma vasta categoria de funcionalidades. Você pode atribuir códigos para facilitar as pesquisas, mudar layouts, definir valores para relatórios, entre outros. Os códigos de atividade podem ser globais (para qualquer projeto), para a EPS ou para um projeto específico.

Menu Enterprise  Activity Codes 88

Códigos de Atividade Como Criar Clique em “Modificar” para criar as Definições do Código da Atividade. Adicione o novo código, informe um título e o tamanho máximo.


Códigos de Atividade Como Criar Adicione o novo código e crie sua hierarquia. Você pode criar quantos códigos desejar.


Códigos de Atividade Utilizando os Códigos Para atribuir o código criado à uma atividade, entre nos detalhes da atividade e na guia de códigos, clique em “Assign”. Escolha o código a ser atribuído e adicione-o clicando no botão “Add”.

Obs. Somente um código por nó (pai) é permitido.

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Curva S • Para que possamos visualizar o montante Percentual (%) a ser realizado no prazo previsto do projeto pode-se trabalhar com o conceito de curva “S”. • Para criar a curva pode-se utilizar o conceito de atribuir a todas as tarefas do projeto alguns recursos, criado no cadastro de recursos do projeto. • Clique em Activity Usage Profile.

Menu View  Show on bottom  Activity Usage Profile 92

Curva S • No canto inferior esquerdo, selecione “All activities”

• No canto direito inferior, clique com o botão direito do mouse e selecione Activity Usage Profile Options.

93

Curva S

Desmarcar opção 94

Curva S • Arraste a barra de rolagem do Gráfico de Gantt até o fim da página.

Duplo clique nesta área.

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Curva S • Repita os passos do slide 93 e altere as opções abaixo.

habilitar

Informe a duração total do projeto dividindo por 100. Ex. Duração 160.00 horas 160.00 / 100 = 1.6 Informe a unidade de medida “%” 96

Curva S • Para visualizar a curvaS. • Menu, File / Page Setup

Marque a opção Profile, e desmarque as demais.

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Nivelando os recursos Quando um recurso é superalocado, faz-se necessário o nivelamento de recursos. Ver exemplo abaixo no dia 2 e 3 há uma superalocação de dois recursos quando se tem disponível apenas 1. O Primavera permite a distribuição dos recursos ao longo da escala de tempo, definido por um critério de prioridade, fazendo assim que haja uma redistribuição conforme as disponibilidades existentes. Como fazer o nivelamento de recursos do projeto quando preciso de 2 técnicos e só tenho 1 disponível?

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Nivelando os recursos - configuração • Nivelar os recursos automaticamente quando o projeto for calculado. • Considerar as atribuições feitas em outros projetos com a prioridade igual ou maior que: • Preservar as datas cedo durante o cálculo • Recalcular o custo das atribuições durante o nivelamento • Nivelar todos os recursos

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Nivelando os recursos Antes do nivelamento

Depois do nivelamento

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Calculando o Projeto – configuração O cálculo do projeto efetua a distribuição das atividades no tempo conforme as restrições e as retardos definidos, distribuir os recursos, calcular custos, entre outros.

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Monitorando e Controlando o projeto O Processo de monitoramento e controle é fundamental na vida do gestor do projeto. Neste processo é necessário comparar o previsto versus o realizado do projeto. Assim, o PRIMAVERA permite efetuar o congelamento das datas, custos, recursos, durações, entre outros. O Plano original congelado é denominado de LINHA DE BASE OU BASELINE PLAN do projeto. O Primavera efetua uma cópia inicial do projeto para comparar o cronograma planejado X o cronograma corrente. Antes criar uma linha de base, certifique-se de que seu projeto não terá mais modificações no planejamento. Caso contrário, uma nova linha de base deverá ser criada. Para criar uma linha de base, o projeto deve ser calculado e nivelado. Para calcular o projeto pressione F9 ou acesse a opção cálculo no menu superior.

Obs. Para o exemplo, não nivelaremos os recursos. 102

Linha de Base No exemplo, o cálculo será realizado com as opções padrões do software. Escolha a data e hora de início do seu projeto no calendário. Clique em “Schedule”.

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Linha de Base Repare como ficou o gráfico de Gantt após o cálculo.

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Linha de Base Existem alguns passos para criar a linha de base... Clique em “adicionar”. - Salvar uma cópia do projeto corrente como nova linha de base - Converter um projeto já existente como uma nova linha de base ao projeto corrente. Clique em “OK”

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Linha de Base Existem alguns passos para criar a linha de base... Repare que a janela de linha de base agora tem um projeto. Você pode informar o nome da linha de base e o tipo (dados informativos).

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Linha de Base Existem alguns passos para criar a linha de base... Não basta apenas criar a linha de base, você tem que vinculá-la ao seu projeto.

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Linha de Base Existem alguns passos para criar a linha de base... Repare que no Gantt agora aparece uma linha abaixo da atividade.

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Atualizando Atividades IMPORTANTE Para informar o avanço da atividade, é importante marcar a caixa ao lado do campo Started, e em seguida digitar a data de início real. O mesmo procedimento ocorre para o fim real. Após marcar o Início Real, a caixa de percentual está liberada para inserção de dados.

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Atualizando Atividades IMPORTANTE

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Análise do Projeto – Check list IMPORTANTE

Caminho Crítico

• Verifique a nova data e caminho crítico do projeto. Pesquise o layout de caminho crítico no software, verifique as folgas totais e livres do projeto

Compare os desvios

• Verifique os desvios ocorridos no prazo, custo, recursos, durações. Pesquise o melhor layout.

Analise a evolução do Projeto

• Solicite a curva “S” e verifique o avanço físico do projeto e emita uma curva comparativa do previsto x realizado.

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Agenda Avançado •Dia 2

•Visão Geral do Gerenciamento de Projetos...................5 • Menus Avançados..........................................................35 • Ícones Avançados ..........................................................35 • Criando projeto na forma expert ..............................114 • Como criar e configurar a metodologia..............114 • Como importar para o Primavera......................118 • Exemplo.................................................................122 • Gerenciando Recursos • Como criar.............................................................123 • Super-alocação de recursos..................................124 • Gerenciando o Projeto • Atualizando os dados por projeto........................126 • Caminho crítico.....................................................129 • Earned value..........................................................131 • Custo previsto X custo realizado..................132 • Configuração..................................................134 112

Agenda Avançado •Dia 2

•Criação de padrões de relatórios • Como criar e executar.............................................137 • Interligando Projetos/Subprojetos...............................144 • Interligando outros softwares • Criando a conexão...................................................146 • Acessando dados......................................................150 • Trabalhando com WEB..................................................161 • Exemplo....................................................................167 • Importação / Exportação • Como executar..........................................................171 • Macros • Como criar................................................................177 • Como executar..........................................................179 • Customização telas..........................................................180 • Segurança dos dados • Perfis de segurança..................................................183 • Usuários....................................................................184 113

Criando projetos na forma expert Para criar uma base de modelos, utiliza-se o Methodology Management. Para tal, repita os passos para exportação de projetos. Uma vez exportado o arquivo XER, inicie o Methodology Management.

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Criando projetos na forma expert Como criar e configurar

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Criando projetos na forma expert Importando o projeto para a Metodologia criada.

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Criando projetos na forma expert

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Criando projetos na forma expert Como Importar

Menu File  Project Architect 118


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Criando projetos na forma expert Exemplo

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Gerenciando recursos Como criar Você pode acessar a lista de recursos via menu ou via barra lateral esquerda.

Menu Enterprise  Resources 123

Gerenciando recursos Super-Alocação de recursos Quando um recurso é super-alocado, faz-se necessário o nivelamento de recursos. No exemplo abaixo há uma super-alocação recursos. O Primavera permite a distribuição dos recursos ao longo da escala de tempo, definido por um critério de prioridade, fazendo assim que haja uma redistribuição conforme as disponibilidades existentes.

SuperAlocação Limite

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Gerenciando recursos Super-Alocação de recursos É possível evitar a super-alocação de diversas formas: • Removendo o recurso atribuído a atividade; • Substituindo o recurso por outro que seja menos utilizado; • Aumentando a quantidade de recursos disponíveis; • Utilizando o lag/lead da atividade com recurso super-alocado; • Ou nivelando automaticamente os recursos.

Antes

Depois

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Gerenciando o projeto Atualizando os dados (por projeto)

Menu Tools  Apply Actuals... 126

Gerenciando o projeto Atualizando os dados (por projeto) Para informar o % de avanço de acordo com o previsto até a data do cálculo, utiliza-se a ferramenta Apply Actuals.

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Gerenciando o projeto Atualizando os dados (por projeto)

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Gerenciando o projeto Caminho crítico É caminho na rede de programação formado por atividades críticas. Podem existir inúmeros caminhos críticos em uma rede de programação. É o caminho com a menor estrutura de folga total. No primavera, é possível definir como o caminho será traçado: Folga total menor ou igual a um determinado número de horas ou através do caminho mais longo.

Guia de configurações do projeto 129

Gerenciando o projeto Caminho crítico

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EVM – Earned Value Management Treinamento Lúdico Gerenciamento do Valor do Trabalho Realizado ou Valor Agregado

BCWS/PV Custo Plan 100 200 100 400

Atividade A B C Total SV CV SPI CPI

ACWP/AC % Work Compl BCWP/EV Custo Real (CR) % Real VTR 80 100 100 100 10 20 150 100 100 330 220

220 - 400= -180 Schedule Variance (Variaçao da Programação) 220 - 330= -110 Cost Variance (Variação do custo) 220 400 220 330

= 55% Schedule Performance Index (Valor do Trabalho Realizado) = 66% Cost Performance Índex - (Indice de acerto do custo)

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Gerenciando o projeto Custo previsto X Custo realizado O custo pode ser lançado ao projeto de diversas formas, tal como através do uso de recursos, materiais ou despesas.

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Gerenciando o projeto Custo previsto X Custo realizado

ANTES

DEPOIS

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Gerenciando o projeto Earned Value

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Gerenciando o projeto

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Gerenciando o projeto Earned Value

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Relatórios Como criar / Executar

Menu Tools  Reports  Reports (ou Reports Wizard para criar) 137

Relatórios Como criar

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Interligando Projetos e Subprojetos Define o tipo de ligação entre uma atividade do projeto principal com uma atividade de outro projeto. Este conceito permite criar um projeto contendo apenas os marcos principais para visualização, sem a necessidade de abrir o projeto principal.

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Interligando Projetos e Subprojetos

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Interligando outros softwares Criando uma conexão para ferramentas “front end”

Menu Iniciar  Painel de Controle  Ferramentas Administrativas  Fontes de Dados (ODBC) 146







Interligando outros softwares Acessando dados com outros softwares (Excel)

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privuser

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Interligando outros softwares Acessando dados com outros softwares (Access)

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privuser

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Tabelas vinculada

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Trabalhando com WEB Exporta seu projeto para visualização em uma Intranet

Menu Tools  Publish  Project Web Site 161

Trabalhando com WEB 1. Guia General: Configurações gerais; • Web Site Name – nome do site; • Web Site Description – breve descrição do que se trata do projeto; • Publish Directory – diretório para publicação; • Last Publish Date – data da última publicação; • Scheme/Edit Scheme – Define cores, fontes, imagens, etc;

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Trabalhando com WEB 2. Guia Topics: Seleciona os itens (quando houver) para publicação; • Detailed Activity Information – Informações das atividades; • Assigned Resources – recursos atribuídos; • Assigned Roles – recursos por especialidade; • Assigned WPs and Documents – documentos ligados ao projeto; • Issues – Pendências não resolvidas do projeto; • Risks – Riscos do projeto; • Activity Codes– Códigos de atividades; • Project Financial Data– Dados financeiros, como orçamento, variações, etc;

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Trabalhando com WEB 3. Guia Graphics: Inclui no website os tipos de layouts existentes; • Activity Layouts – layout relativo a atividades (menu view  layout); • Tracking Layouts – layout de monitoramento do projeto;

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Trabalhando com WEB 4. Guia Reports: Inclui no website os relatórios existentes;

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Trabalhando com WEB 4. Guia Reports: Inclui no website os relatórios existentes;

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Trabalhando com WEB 5. Exemplos da publicação...

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Exportar Como Executar

Menu File  Export 171


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Importar Como Executar

Menu File  Import 174


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Macros (Global Change) • Utilizado para realizar substituições em larga escala em diversos itens do projeto de uma única vez.

Menu Tools  Global Change 177

Macros (Global Change) Como criar


Macros (Global Change) Como executar


Customizando telas

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Customizando telas

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Customizando telas

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Segurança dos dados Perfis de Segurança: Determina o tipo de acesso aos recursos do software e por Projeto; • Global – Refere-se a segurança dos itens relativos a organização; • Projeto – Atribui privilégios à itens relativos aos projetos;

Menu Admin  Security Profiles 183

Segurança dos dados • • •

Global Security Profile – Determina qual o perfil utilizado para acesso aos dados da empresa; Acesso aos recursos – Qual o nível de recurso permitido para o novo usuário; User Interface Views – Definido no P6 Web Access e controla o acesso de cada usuário ( o que pode ou não acessar) dentro do Web Access

Menu Admin  Users 184

Segurança dos dados • •

Responsible Manager – Define o responsável pela EPS e/ou Projeto; Security Profile – Tipo de acesso permitido ao projeto para a OBS selecionada;

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João Carlos Boyadjian, MSc,MBA, PMP Diretor [email protected] Kricor Boyadjian Consultor [email protected]

CPLAN Consultoria e Planejamento Ltda. R. do Rócio, 423 – Vila Olímpia - São Paulo Fone 3045-1336 Fax 3045-2036

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APOSTILA_Primavera_JCB_KB-AVANCADO-30-10-2009[1]

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