Apostila Google Sheets

Google Sheets Orientações de uso e recursos

Carlos Eduardo Martinez Taka TAKATRAINING

Sumário 1

O que é o Google Sheets? ..................................................................................................... 1

2

Formatações e Funcionalidades Essenciais........................................................................... 1

3

4

5

6

2.1

Configurar o formato moeda com base na localidade.................................................. 1

2.2

Aplicar vários formatos de moedas na mesma planilha ............................................... 1

2.3

Nomear células ou conjunto de células ........................................................................ 2

2.4

Formatação Condicional para melhor visibilidade ........................................................ 3

2.5

Inserir Imagem dentro de uma célula ........................................................................... 4

2.6

Inserir indicadores (ícones) nas planilhas ..................................................................... 4

2.7

Validação ....................................................................................................................... 4

Funções Concatenadas.......................................................................................................... 5 3.1

Função IF e VLOOKUP.................................................................................................... 5

3.2

Funções INDEX e MATCH .............................................................................................. 5

Tabela Dinâmica, Gráficos e Formulário ............................................................................... 6 4.1

Gráficos ......................................................................................................................... 6

4.2

Como criar gráficos Sparklines ...................................................................................... 6

4.3

Como criar um gráfico de tendência ............................................................................. 6

4.4

Pivot Tabel Reports ....................................................................................................... 6

4.5

Criação de Formulários ................................................................................................. 8

Colaboração nas planilhas ................................................................................................... 11 5.1

Compartilhe planilhas com pessoas ............................................................................ 11

5.2

Filtros colaborativos .................................................................................................... 11

5.3

Notificações em células alteradas ............................................................................... 11

5.4

Proteja células para que outros usuários não alterem acidentalmente ..................... 12

Trabalhando com a WEB ..................................................................................................... 13 6.1

Importar dados da web ............................................................................................... 13

6.2

Inserir informação de investimentos (Bolsa, SmallCaps,...) ........................................ 13

6.3

Para obter o valor dólar do dia ................................................................................... 14

Google Sheets: Orientação de uso e recursos

1 O que é o Google Sheets? O Google Sheets é o aplicativo de planilha eletrônica da Google, que permite aos usuários c riar, editar e colaborar planilhas online pelo Google Drive. O uso de planilhas, idêntico ao seu concorrente, o Microsoft Office Excel, permite o usuário mensurar suas informações via planilha, criar relatórios inteligentes com gráficos e estruturá-los de forma dinâmica. A seguir, dicas de como trabalhar de forma produtiva com o Google Sheets.

2 Formatações e Funcionalidades Essenciais 2.1 Configurar o formato moeda com base na localidade Para sabermos e/ou configurar o formato moeda com base na nossa localidade, siga os passos apresentados: 1. 2. 3. 4.

Clique no menu File; Clique em seguida em “Spreadsheet Settings”;

Na janela que abrir, escolha o seu país e o Time Zone correspondente; Finalize com botão “Save Settings”. Veja a imagem a seguir:

Figura 1- Janela de configurações da localidade para formato moeda.

2.2 Aplicar vários formatos de moedas na mesma planilha Para aplicar dois ou mais formatos moeda na mesma planilha, execute os passos a seguir: Selecione os valores numéricos na qual deseja configurá-los para outro formato moeda; Clique no menu Format, Number, e em seguida More Formats; Clique em “More currencies”;

Escolha na janela Custom currencies o formato moeda e finalize com o botão “Apply”. Veja a imagem a seguir:

http://www.takatraining.com.br

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Figura 2 - Janela de aplicação de formato moeda.

2.3 Nomear células ou conjunto de células Ação de extrema importância e facilidade para localizar e estruturar suas fórmulas, renomear célula ou conjunto de células facilita o trabalho principalmente quando se tem uma grande quantidade de informações a serem tratadas. Para nomear uma célula, execute as seguintes ações: 1. Selecione a célula a ser renomeada; 2. No menu Data, clique em “Named ranges”; 3. No painel que surgirá à direita, dê o novo nome para a célula e verifica se é a mesma que se encontra selecionada. 4. Finalize clicando no botão “Done”. Veja a imagem a seguir:

Figura 3 - Janela para nomear um célula ou conjunto de células.


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2.4 Formatação Condicional para melhor visibilidade Formatação Condicional é uma funcionalidade que auxilia o usuário a tratar de forma gerencial suas informações via planilha, principalmente quando se tem uma grande quantidade de informações e se torna necessária visualizá-las categorizando por cores. Existem diversas formas de gerenciar seus resultados com as formatações condicionais, para isso precisa entender suas necessidades:    

Mudar a cor a partir dos resultados obtidos em comparação de dois valores; Mudar de cor a partir do resultado de uma fórmula; Mudar o resultado a partir de valores fixos; Mudar de cor a partir de datas.

Para todas essas, é possível alterar por cores específicas ou por escalas. Para executar a formatação condicional, siga os passos adiante: Posicione o cursor na célula na qual deseja criar a formatação condicional; Clique no menu Format, e em seguida “Conditional formatting”; Aplique a regra no Painel de formatação condicional e finalize com o botão “Done”. Veja a

imagem a seguir:

Figura 4 - Janela de formatação condicional.


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2.5 Inserir Imagem dentro de uma célula É comum nas planilhas que trabalhamos na companhia, inserir imagens que vão desde o logotipo da empresa a imagens de produtos. Quando executamos a ação padrão de copiar e colar, a imagem não fica vinculada a célula, então temos o problema de que sempre a imagem estará se movimentando independentemente da planilha, quando a mesma está sofrendo alterações. Para evitarmos esse desconforto, usamos a função IMAGE. Veja os passos a sequir: 1. Na célula na qual deseja inserir a imagem, digite a função IMAGE; 2. Na função IMAGE, digite a URL (endereço da web aonde se situa a imagem e defina os parâmetros da função caso necessário. a. URL: endereço web da imagem aonde. Para saber o endereço da imagem na web, basta clicar com o botão direito sobre a imagem e em seguida no comando “Copiar a URL da imagem;

b. MODE: o tamanho da imagem com relação a célula; c. HEIGHT: a “altura” da imagem em pixels. MODE deve ser definido como 4 a fim de definir uma altura personalizada. d. WIDTH: a “largura” da imagem em pixels. MODE deve ser definido como 4 a fim de definir uma altura personalizada. 3. Finalize com a tecla ENTER.

2.6 Inserir indicadores (ícones) nas planilhas Outra função que auxilia na análise das planilhas é na inserção de i ndicadores, os famosos KPIs. Por padrão, o Google Sheets não possui essa função, porém podemos customizá-la para melhor nos atender nessa funcionalidade. Veja os passos a seguir: Na planilha em que criará os indicadores, posicione o cursor na célula para iniciar a função; Digite a função SE (IF em inglês) com a estrutura como mostra abaixo: =if(B13>500;image("https://encryptedtbn1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSguRdvF6p_84nhXbgkiB1XOt7GqEeYavGpMnAmJZUpg1mSYV99";1);imag

e("https://encryptedtbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQvupsue5UrehwTG1ccwLCGdJSe7bCfvZR4gOBWXO6d5CahF6r5yQ ";1))

Com relação ao tamanho da imagem sobre a célula, veja as possíveis variações com base nos números: 1 - Redimensiona a imagem para caber dentro da célula, mantendo a proporção. 2 - Estica ou comprime a imagem para caber dentro da célula, ignorando a relação de aspecto. 3 - Deixa a imagem no tamanho original, que pode causar o corte. 4 - Permite a especificação de um tamanho personalizado.

2.7 Validação A funcionalidade Validação é muito útil quando se deseja analisar diversos resultados com base em características em comum, como por exemplo, a soma de determinados produtos, ou valor total de vendas por vendedor, filial, etc... Para criar uma validação, posicione o mouse aonde se deseja criar a validação, e em seguida clique no menu Data, comando “Validation”.


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Google Sheets: Orientação de uso e recursos Determine por exemplo uma lista na qual se tem o nome dos produtos, e finalize com o botão Save. Veja a imagem a seguir:

Figura 5 - Janela de configuração de validação.

3 Funções Concatenadas 3.1 Função IF e VLOOKUP A função IF, conhecida como função SE, trabalha com base numa condicional e duas variáveis por padrão. . Sua sintaxe é: =IF(logical_expression; value_if_true; value_if_false) A função VLOOKUP, conhecida como o nome de PROCV, é uma função de busca extremamente útil quando se trata de buscar informações que se encontram em outras planilhas, sejam essas situadas no mesmo local ou na rede. Sua sintaxe é: =VLOOKUP(search_key; range; index; [is_sorted])

3.2 Funções INDEX e MATCH A função INDEX é uma função semelhante ao VLOOKUP, porém ela tem uma ação de busca mais avançada e precisa que o VLOOKUP. Enquanto o VLOOKUP executa uma pesquisa da esquerda para a direita, e de cima para baixo, a função INDEX pode executar a mesma ação independente da direção na qual ela pesquisa, ou seja, ela trabalha em todas as direções. A função MATCH tem a ação de apresentar a posição de um determinado valor em uma região. As sintaxes dessas funções são apresentadas a seguir: =INDEX(reference; [row]; [column]) =MATCH(search_key; range; [search_type]) A Combinação dessas duas funções apresentará com precisão o valor necessário com base em sua posição vertical e horizontal.


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4 Tabela Dinâmica, Gráficos e Formulário 4.1 Gráficos A criação de gráficos no Google Sheets é prática e intuitiva. Para isso basta selecionar as informações que se deseja estar no gráfico, clique no menu Insert e então Chart. Com a janela do Chart aberta, basta definir as customização necessárias do gráfico e então finalize com o botão “Insert”. Veja a imagem a seguir:

Figura 6 - Janela de editor de gráfico.

4.2 Como criar gráficos Sparklines Gráficos Sparklines ou Mini Gráficos são práticos e eficientes para análises rápidas ou análise numa grande quantidade de informações na qual um gráfico tradicional apresentaria dificuldades pela quantidade de informação. Para criar esse tipo de gráfico, usa-se a função SPARKLINE. Veja a sintaxe a seguir: =SPARKLINE(data; [options])

4.3 Como criar um gráfico de tendência Para criar um gráfico de tendência, é necessário que o gráfico já esteja criado. 4.4 Pivot Tabel Reports A funcionalidade Pivot Table Reports, muita semelhante às Tabelas Dinâmicas do Excel, permite mensurar uma grande quantidade de informações num único ambiente prático e rápido do Google Sheets. Para isso, com um banco de dados aberto, clica-se no menu Data e em seguida Pivot Table Report. Veja a imagem a seguir:


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Figura 7 - Janela de criaçãoda Pivot Table.

Com uma área delimitada, pode-se movimentar os campos do banco de dados para se obter o dinamismo da Pivot. Imagine a Pivot como um cubo mágico e que, a cada movimento (mudança dos campos do banco de dados), obtém-se a resposta necessária para análise de do seu banco de dados. NO exemplo a seguir, estamos avaliando os nossos clientes (Campo Empresa), os produtos que eles adquiriram (Campo Produto) e o quanto eles gastaram (Campo Total). Veja a imagem a seguir:

Figura 8 - Pivot Table estruturada.

No painel à direita, é possível a qualquer momento modificar os campos, trocando-os, substituindo-os e adicionando-os para melhor análise das informações. No exemplo acima, estamos tendo uma nítida informação do total de produtos adquiridos por cada cliente, com o seu total por produto, e total por cliente. OBS: Uma vez os campos inseridos, pode-se arrastá-los no painel para modificar a visualização da análise.


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4.5 Criação de Formulários Formulários são ações que estão sempre presentes nas planilhas. Muitas vezes precisamos coletar as vendas efetuadas pelos nossos vendedores, uma pesquisa de satisfação de nossos clientes e parceiros ou até mesmo obter as respostas de uma prova enviada para um grupo específico. Para todos esses, quando se cria formulário de questionário, torna-se possível que os mesmos recebam o convite por email para responder e em seguida após respondê-lo, o mesmo será coletado em uma planilha Google Sheets para análise. Vejamos como funciona: Abra uma planilha nova. Renomeia da forma que achar necessário; Clique no menu Tools, em seguida no comando “Create forms”;

Abrirá uma nova janela na qual precisará editar o novo formulário. Veja a imagem a seguir:

Figura 9 - Janela de criaçãode formulário.

Após ser customizado o formulário, com as perguntas e temas, ela estará pronta para ser enviada aos colaboradores. Veja a imagem a seguir de um formulário pronto:


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Figura 10 - Formulário desenvolvido.

Para enviar aos colaboradores, clique no botão “ Send form”, situado no canto superior direito

da janela. Surgirá a caixa de diálogo na qual você precisará preencher os emails dos colaboradores que deverão responder o questionário. Veja a imagem a seguir:


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Figura 11 - Envio do formulário para colaboradores.

Após preencher os emails, finalize com o botão “Send”.

Para visualizar as respostas dos colaboradores, execute as seguintes ações: Com o formulário aberto, clique no botão “View responses”. Caso o formulário não esteja mais aberto, vá para o Google Drive para localizá-lo. Veja a imagem a seguir:

Figura 12 - Planilha com os resultados dos formulários enviados aos colaboradores.

OBS: Uma vez integrado o formulário criado com o Google Sheets, é possível gerar a Pivot Dinâmica para análise dos resultados.


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5 Colaboração nas planilhas 5.1 Compartilhe planilhas com pessoas Idêntico ao Google Docs, a colaboração do Google Sheets entre colaboradores acentua o aumento de produtividade e gestão mais eficiente dos dados. Para compartilhar uma planilha, siga os passos: 1. Clique no menu File e em seguida “Share”; 2. Digite os emails dos colaboradores e defina se os mesmos podem editar comentar ou visualizar.

5.2 Filtros colaborativos O Google Sheets possui também a ação de compartilhar uma pesquisa sobre uma base de dados. Com o Filter Views, é possível criar diversas visualizações de filtros que serão visualizadas por todos os colaboradores que tem acesso a planilha compartilhada. Para tal ação, execute as seguintes ações: 1. Abra o banco de dados; 2. Clique no menu Data, e em seguida clique em “Filter Views”; 3. Escolha na opção, “Create a new filter view”; Agora execute o filtro desejado. Por exemplo, use o botão de filtro para analisar as vendas em uma determinada região. 4. Nomeie o novo filtro na caixa acima da base de dados que possua a descrição “Name:” A partir de agora, você poderá criar diversos visualizações usando o filtro e consequentemente, poderá apresentar essas análise para sua equipe de colaboradores que tem acesso à planilha. Para limpar o filtro e voltar para o banco de dados, execute as seguintes ações: 1. Clique no menu Data, e em seguida clique em “Filter Views”; 2. Escolha na opção, “None”.

5.3 Notificações em células alteradas Quando se trabalha com planilhas compartilhadas, torna-se mais difícil acompanhar as alterações feitas pelos colegas sobre a planilha trabalhada. Mais complicado quando são vários usuários trabalhando na mesma planilha e ficamos sem saber quem alterou e o que. Caso você se o proprietário da planilha poderá ajustar regras para que qualquer alteração efetuada seja notificada por email. Para isso, execute os passos a seguir: 1. Clique no menu Tools; 2. Em seguida clique em Notification Rules 3. Habilite a opção “Any changes are made” e a opção “Email – daily digest” para receber a notificação diariamente a qualquer mudança feita. 4. Finalize com o botão “Save”. Veja a imagem a seguir:


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Figura 13 - Janela de notificação de alteração em células.

5.4 Proteja células para que outros usuários não alterem acidentalmente Quando se trabalha com vários usuários numa mesma planilha compartilhada, e principalmente, você sendo o proprietário da planilha, precisa-se tomar algumas ações para que não aconteçam de dados das planilhas sejam apagados acidentalmente. Para isso, execute os passos a seguir: 1. Clique no menu Tools; 2. Clique em seguida em Protect Sheet; 3. Escolha a opção em proteger somente algumas células ou a planilha. Você tem a opção em escolher qual planilha deseja proteger. 4. Em Set permissions, defina quem terá permissão para alterar as regiões ou planilha protegida. Por padrão, apenas você terá permissão em alterar as células protegidas. Caso queira adicionar outros usuários, basta escolher a opção “Custom” e adicionar o email do colaborador; 5. Finalize com o botão “Save” e em seguida “Done”. Veja a imagem a seguir:


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Figura 14 - Janela de proteção de células ou conjunto de células.

6 Trabalhando com a WEB 6.1 Importar dados da web Utilize a função IMPORTHTML quando desejar obter dados da web. É uma função utilizada quando se deseja copiar uma tabela de uma página da web para o Google Sheets. Veja um exemplo da função abaixo: Sintaxe: IMPORTHTML(url; query; index) =IMPORTHTML("https://support.google.com/docs/table/25273?hl=en";"table";1)

6.2 Inserir informação de investimentos (Bolsa, SmallCaps,...) Caso você trabalhe com informações de investimentos, pode-se usar a função GOOGLEFINANCE para buscar informações diretamente da web, sem a necessidade de conhecer a URL das empresas de investimentos. Veja o exemplo a seguir: Sintaxe: GOOGLEFINANCE(ticker; [attribute]; [start_date]; [end_date|num_days]; [interval]) =GOOGLEFINANCE("VALE3";"marketcap") A função descrita acima apresentará o valor de estoque do investimento da Vale. Veja a seguir os tipos de atributos que pode ser usado na função: 

"price" - Cotação de preços em tempo real, adiada por até 20 minutos.



"priceopen" - O preço a partir de mercado aberto.



"high" - Preço alto do dia atual.



"low" - Baixo preço do dia atual.



"volume" - Volume de negociação no dia atual.



"marketcap" - A capitalização de mercado das ações.



"tradetime" - O tempo do último trade.


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

"datadelay" - Quanto atraso o em tempo real dados é.



"volumeavg" - O volume de negócios médio diário.



"pe" - O índice preço/lucro.



"eps" - O lucro por ação.



"high52" - O preço elevado de 52 semanas.



"low52" - O baixo preço de 52 semanas.



"change" - A alteração de preço desde o dia de negociação anterior está perto.



"beta" - O valor beta.



"changepct" - A variação percentual no preço desde o dia de negociação anterior está perto.



"closeyest" - Preço de fechamento do dia anterior.



"shares" - O número de ações em circulação.



"currency" - A moeda em que a segurança tem um preço.

É possível obter, por exemplo, as informações das últimas 10 cotações de uma determinada ação. Veja o exemplo da fórmula a seguir: =GOOGLEFINANCE ("VALE3";"close";workday(Today();-10);Today())

6.3 Para obter o valor dólar do dia No caso para obter o dólar do dia, digite a seguinte função: =GOOGLEFINANCE(“USDBRL”) O símbolo “USDBRL” trará informação do dólar para Real Brasil.


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