ANGGARAN BIAYA UMUM DAN ADMINISTRASI Biaya-biaya yang dikategorikan sebagai biaya administrasi adalah semua biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam kegiatannya, selain biaya-biaya pabrik dan biaya distribusi. Pada perusahaan-perusahaan yang relatif besar, biaya administrasi timbul pada bagian-bagian : administrasi, pembukuan, perbekalan, dan bagian staf. Sehingga Anggaran Biaya Administrasi secara keseluruhan, mencakup: 1) Biaya untuk Direksi dan stafnya, termasuk gaji, bonus tahunan, biaya perjalanan, biaya representasi, dan administrasi kantor Direksi. 2) Biaya Departemen Keuangan yang meliputi gaji dan dana kesejahteraan, biaya perjalanan dan biaya administrasi departemen, biaya penyusutan aktiva tetap. 3) Biaya Departemen Umum dan Administrasi yang meliputi gaji dan dana kesejahteraan, biaya perjalanan, biaya komunikasi (telepon, telegram, telex), asuransi pegawai, penyusutan macam-macam aktiva tetap, listrik dan air.
PERENCANAAN BIAYA ADMINISTRATIF Biaya-biaya administrasi mencakup biaya-biaya diluar biaya produksi dan biaya distribusi. Biaya-biaya ini timbul pada pusat-pusat tanggung jawab Biaya-biaya ini timbul pada pusat-pusat tanggung jawab yang menyediakan pengawasan dan jasa kepada semua fungsi yang ada dalam perusahaan, dan bukan pada biaya-biaya ini satu fungsi saja. Karena sebagian besar biaya administrasi merupakan biaya tetap maka sudah pasti tidak dapat dikendalikan. Selain gaji manajemen puncak, sebagian besar biaya administrasi ditentukan oleh keputusan manajemen. Umumnya biaya administrasi “sangat besar” jika dihitung berdasarkan volume bisnis yang sudah dikerjakan. Sebagian peneliti telah menyatakan opini bahwa ciri-ciri yang berkembang pada industri umumnya adalah tingginya biaya administrasi. Biaya-biaya ini bersama dengan biaya buruh, telah seringkali mempersulit pembentukan harga barang yang bersaing dalam pasar internasional. Biaya administrasi umum sangat dekat dengan manajemen puncak, karena itu ada kecenderungan yang kuat untuk tidak memperhatikan jumlah biaya tersebut, dengan hal ini mempengaruhi laba. Setiap biaya administrasi adminis trasi harus diidentifikasikan secara langsung tanggung ta nggung jawab atas perencanaan dan pengendalian biaya tersebut. Pengendalian biaya yang sangat mendasar sangat penting bagi biaya administrasi karena seringkali ada kegagalan dalam menunjuk siapa yang bertanggung jawab atas biaya-biaya tersebut. Untuk sebab ini dan lainnya, banyak perusahaan merasa dibantu jika menggunakan konsep biaya tetap-variabel pada biaya
administrasi. Pada kasus ini biaya variabel biasanya dikaitkan dengan nilai penjualan total. Pendekatan ini cenderung untuk menekankan bahwa jika volume menurun beberapa dari biaya ini harus menurun pula atau laba potensial akan menurun. Administrasi pusat di setiap perusahaan, selain perusahaan yang sangat kecil melaksanakan beberapa pusat tanggung jawab khusus seperti administrasi pusat, departemen pengawas, departemen keuangan, departemen personalia, dan staf pusat. Karena itu keseluruhan anggaran biaya administrasi mencakup beberapa anggaran departemen. Manajer dari setiap pusat tanggung jawab harus diberi tanggung jawab utama untuk merencanakan dan mengendalikan operasi, termasuk biaya-biaya yang diperlukan sebagai subyek untuk dikendalikan. Anggaran biaya administrasi untuk setiap pusat tanggung jawab setelah dipersiapkan oleh masing-masing manajer harus disetujui oleh manajemen yang lebih tinggi dalam bidang yang sama. Untuk mendasarkan anggaran biaya administrasi pada rencana dan program yang khusus. Pengalaman, yang disesuaikan untuk perubahan-perubahan yang diantisipasi dalam kebijakan manajemen dan kondisi ekonomi yang umum adalah sangat menolong. Karena sebagian besar biaya administrasi bersifat tetap, analisis terhadap catatan masa lalu akan sering menyediakan dasar yang diperlukan untuk membuat bia ya.
Contoh Anggaran Biaya Umum dan Administrasi : Pada PT KENCANA MURNI terdapat 2 bagian yang diperhitungkan dalam penyusunan anggaran biaya administrasi, yakni bagian administrasi, dan bagian pembukuan. Anggaran Biaya Administrasi secara total adalah sebagai berikut :
PT. KENCANA MURNI Anggaran Biaya Umum dan Administrasi Tahun 1984 Keterangan
Januari
Februari
Maret
Kuartal II
Kuartal III
Kuartal IV
Jumlah
500.000 75.000 75.000 5.000 2.000 2.000 1.000
500.000 75.000 83.900 5.000 2.000 2.000 1.1 00
500.000 75.000 83.900 5.000 2.000 2.000 1.200
1.500.000 225.000 236.400 15.000 6.000 6.000 3.200
1.500.000 184.500 252.300 15.000 6.000 6.000 3.400
1.500.000 225.000 252.300 15.000 6.000 6.000 3.400
6.000.000 900.000 911.400 60.000 24.000 24.000 12.700
Biaya Administrasi Gaji Biaya perjalanan Telepon Penyusutan Asuransi Pajak Peralatan Kantor
Jumlah
660.000
664.000
669.100
1.991.600
1.938.300
2.007.7000
7.931.600
Bagian Pembukuan Gaji Biaya perjalanan Telepon Penyusutan Asuransi Pajak Peralatan Kantor
400.000 10.000 10.000 20.000 2.000 3.000 5.000
400.000 10.000 10.400 20.000 2.000 3.000 5.400
400.000 10.000 10.700 20.000 2.000 3.000 5.700
1.200.000 30.000 31.000 66.000 6.000 9.000 16.000
1.200.000 30.000 26.600 60.000 6.000 9.000 11. 600
1.200.000 30.000 32.300 60.000 6.000 9.000 17.300
4.800.000 120.000 121.000 240.000 24.000 36.000 61.000
Jumlah
450.000
450.800
451.400
1.352.000
1.343.200
1.354.600
5.402.000
1.110.000
1.115.700
1.120.500
Jumlah (1 tahun)
3.343.600
3.281.500
3.362.500
13.333.6000
