Caracterizaciones de Procesos.
PROCESO: OBJETIVO: RESPONSABLES: PROVEEDORES DEL PROCESO: CLIENTES DEL PROCESO: PROVEEDOR.
ENTRADAS.
Proceso de Direccionamiento Gerencial Proceso de Revisión Gerencial. Clientes. Proceso de Satisf acc acción del cliente. Proceso de Acciones Correctivas y Preventivas. Proceso de Auditorías
Internas Proceso Gerencial. Proceso Gerencial.
de
Revisión
de
Revisión
INDICADORES.
de Cumplimiento Objetivos de Calidad.
Análisis Estratégico. Plan Estratégico (Misión, Visión Política de Calidad, Objetivos de calidad). Seguimiento de Revisiones Gerenciales anteriores. Necesidades de Clientes.
ACTIVIDADES.
SALIDAS.
CLIENTES.
Formulación de Plan Estratégico (Misión, Visión, Política y Objetivos de Calidad).
Plan Estratégico.
Todos los Procesos.
Planificación de la Revisión Gerencial.
Cronograma de Actividades.
Gerente y Equipo de Trabajo.
Recolección de la información.
Compilado de Información.
Gerente y Equipo de Trabajo.
Análisis de la Información.
Decisiones Gerenciales y medidas para el mejoramiento.
Todos los Procesos.
Generación de Informe de la Revisión Gerencial.
Informe de Revisión Gerencial.
Todos los Procesos.
Realizar seguimiento a Revisión Gerencial.
Decisiones Gerenciales y medidas para el mejoramiento.
Todos los Procesos.
Retroalimentación del Cliente. Estado de Acciones Correctivas y Preventivas. Informes de auditorías. Seguimiento de Revisiones Gerenciales anteriores. Compilado de Información. Decisiones Gerenciales y medidas para el mejoramiento.
Proceso de Gestión de la Calidad.
%
DIRECCIONAMIENTO GERENCIAL. (ESTRATÉGICOS) Establecer las directrices que orienten y garanticen el correcto funcionamiento de la organización, encaminados al mejoramiento continuo y la satisf acc acción de nuestros clientes. Así como también, Realizar las revisiones gerenciales que permitan evaluar la eficiencia del Sistema de Gestión de la calidad implementado. GERENTE COORDINADOR DE CALIDAD. Clientes, Competencia. Clientes, Organización.
Cambios realizados al Sistema. REQUISITOS.
de
Norma NTC ISO 9001:2008 . Numerales: 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.3, 5.4.1. 5.6, y 8.4.
Humanos:
RECURSOS. Gerente, Coordinador
de
Calidad. Físicos:
Instalaciones, equipos y Dotación
de Oficina.
DOCUMENTOS RELACIONADOS. Plan Estratégico. Informe de Revisión Gerencial. Procedimiento de Revisión Gerencial. Procedimiento de Direccionamiento Gerencial.
1
Caracterizaciones de Procesos.
PROCESO:
GESTIÓN DE LA CALIDAD. (ESTRATÉGICOS)
Controlar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad, orientados a la mejora continua de la organización y la conformidad con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables. COORDINADOR DE CALIDAD. RESPONSABLES: PROVEEDORES DEL PROCESO: Clientes, Gerente, Comité de Calidad, Auditores Internos. CLIENTES DEL PROCESO: Clientes, Gerente, Coordinador de Calidad, Organización. OBJETIVO:
PROVEEDOR.
Todos los Procesos. Procesos de Auditorías
Internas. Todos los Procesos. Proceso de Satisf acción del Cliente.
ENTRADAS.
Documentación del SGC. Informes de Auditorias. Reportes de No Conformidades detectadas. Encuestas de Satisf acción de Clientes. Reporte de Quejas y Reclamos.
Todos los Procesos.
Registros del SGC.
Todos los Procesos.
Información de estado del SGC.
Procesos de Auditorías
Internas. INDICADORES.
No. de No Conformidades No. de Quejas y Reclam os.
Informes de Auditorias. REQUISITOS.
Norma NTC-ISO 9001:2008. Numerales: 4.2.2, 4.2.3., 4.2.4, 5.3, 7.2.3, 8.2.1, 8.2.2, 8.5.2, 8.5.3.
% de Cumplimiento de las AC-AP.
Manual de Calidad.
Satisf acción del Cliente.
Política de calidad.
ACTIVIDADES.
SALIDAS.
CLIENTES.
Mantener, Actualizar y disponer de los documentos del SGC.
Documentación del SGC.
Todos los Procesos.
Procesar las No Conformidades identificadas y adoptar las AC y AP pertinentes.
Acciones Correctivas y/o Preventivas.
Todos los Procesos.
Informes.
Gerente.
Medición de Indicadores de Gestión.
Todos los Procesos.
Decisiones Gerenciales y medidas para el mejoramiento.
Todos los Procesos.
Realizar seguimiento y manejo de la información que genere el cliente respecto al cumplimiento d e sus requisitos y su nivel de satisf acción. Definir, planificar e implementar las actividades de medición y seguimiento de los procesos y su mejora. Organizar comité de calidad. Programar las auditorias. Presentar Informes de Auditorias a la Gerencia. RECURSOS. Humanos:
Coordinador
de
Calidad
y
Empleados.
Físicos: Instalaciones, equipos y
Oficina.
Dotación de
Gerente. DOCUMENTOS RELACIONADOS.
Manual de Calidad. Procedimientos de Control de Documentos y Registros., Satisf acción del Cliente, Producto No Conforme, AC-AP y Auditorías internas. 2
Caracterizaciones de Procesos.
MANTENIMIENTO. (DE APOYO) Controlar y mantener en perf ecto estado de funcionamiento, la maquinaria y los equipos requeridos para la prestación de OBJETIVO: servicios ajustados a las necesidades y requerimientos de los clientes. JEFE DE MANTENIMIENTO. RESPONSABLES: PROVEEDORES DEL PROCESO: Responsable de Almacén, Director de la Obra, Contratista del Manten imiento. CLIENTES DEL PROCESO: Usuarios de la maquinaria y equipos, Director de la Obra. PROCESO:
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDADES.
Información de la Maquinaria, Elaborar Ho ja de Vida de la Maquinaria, Ho ja de Vida de la Maquinaria, Equipos y Vehículos. Equipos y Vehículos. equipo o Vehículo diligenciada.
Proveedor.
Proceso para la realización de Mantenimientos.
Ho ja de Vida de la Maquinaria, equipo o Vehículo diligenciada. Ho ja de Vida de la maquinaria, equipo o V ehículo diligenciada. Ho ja de Vida de la maquinaria, equipo o V ehículo diligenciada. o Maquinaria, equipo Vehículo.
Proceso para la realización de Mantenimientos.
Formato de Registro mantenimiento
Proceso para la realización de Mantenimientos. Proceso para la realización de Mantenimientos.
Todos los procesos.
INDICADORES.
de
REQUISITOS.
Diligenciar el Listado Maestro de Maquinaria y Equipos.
del de de
Norma NTC-ISO 9001:2008 . Numerales: 4.2.3 y 4.2.4
Listado Maestro de Maquinaria y Equipos diligenciado.
Archivar documentos de la Maquinaria, Archivo d e Maquinaria, Equipos Equipos y Vehículos. y Vehículos.
CLIENTES.
Proceso para la realización de Mantenimientos. Proceso para la realización de Mantenimientos. Proceso para la realización de Mantenimientos.
Elaborar el Plan de Mantenimiento.
Plan de Mantenimiento.
Todos los procesos.
Ejecutar el Plan de Mantenimiento.
Maquinaria, equipo o Vehículo con Mantenimiento Realizado.
Todos los procesos.
Registrar el mantenimiento realizado a la Maquinaria, Equipos y Vehículos.
Registro del realizado.
RECURSOS. Coordinador de Calidad, Contratistas (Técnicos), Responsable de Almacén. Físicos: Instalaciones, equipos y Dotación de Oficina, Herramientas. Financieros: Lo Asignado en el presupuesto. Humanos: Gerente,
Cumplimiento Programa Mantenimiento Equipos.
SALIDAS.
mantenimiento
Proceso para la realización de Mantenimientos.
DOCUMENTOS RELACIONADOS.
Procedimiento para la Realización de Mantenimientos.
Listado Maestro de Doc. Externos. Archivo de Maquinaria y Equipos. Manuales de Operación y Especificaciones de la Maquinaria, Vehículo y/o Equipo.
4
Caracterizaciones de Procesos.
PROCESO:
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO. (DE APOYO)
Administrar adecuadamente el Recurso humano de acuerdo a las competencias establecidas y necesar ias para el cumplimiento de requisitos y especificaciones. RESPONSABLES: JEFE DE TALENTO HUMANO. PROVEEDORES DEL PROCESO: Gerente, Jef e de Talento Humano, Empleados. Clientes, Jef e de Talento Humano, Empleados. CLIENTES DEL PROCESO: OBJETIVO:
PROVEEDOR.
Todos los procesos. Proceso de Administración del Talento Humano. Proceso de Administración del Talento Humano. Proceso de Administración del Talento Humano. Todos los procesos. Proceso de Administración del Talento Humano. Todos los procesos.
ENTRADAS.
Requerimientos Personal.
ACTIVIDADES.
de
Ho jas de Vida.
Recolectar Ho jas de Vida.
Ho jas de Vida.
Entrevistar y Seleccionar personal.
Personal Selecc ionado.
Contratar Personal.
Personal contratado.
Realizar inducción.
Formato de Evaluación de desempeño.
Realizar evaluación de periodo de prueba.
Todos los procesos.
Resultados de Evaluación de desempeño. de Necesidades Capacitación. Personal.
Todos los procesos.
Personal capacitado.
Todos los procesos. Todos los procesos.
INDICADORES.
Identificar necesidad de Personal.
REQUISITOS.
Realizar evaluación de desempeño. Definir necesidades de capacitación.
Ejecutar programa de Capacitación. Realizar evaluación de las Capacitaciones realizadas. RECURSOS.
% de Cumplimiento del programa de capacitación.
Norma
NTC-ISO 9001:2000. Numerales: 4.2.3, 4.2.4 y 6.2
Talento
Humano, Empleados. Físicos: Instalaciones, equipos Dotación de Oficina. Financieros: Lo asignado en Presupuesto.
CLIENTES.
Ho jas de Vida.
Gerente.
Personal Seleccionado.
Gerente.
Contratos Personal contratado.
Gerente.
Resultados de Evaluación de desempeño.
Proceso de Administración del Talento Humano.
Gerente.
Proceso de Administración del Talento Humano. Proceso de Administración Programa de Capacitación. del Talento Humano. Personal capacitado. Todos los procesos. Resultados de Evaluación de Proceso de Administración Capacitaciones. del Talento Humano. DOCUMENTOS RELACIONADOS.
Necesidades de Capacitación.
Elaborar Programa de Capacitación.
Humanos: Gerente, Jef e de
SALIDAS. Formato de necesidad de Personal diligenciado.
y
el
Manual de Funciones. Procedimiento para la Administración del Talento Humano y anexos. Ho jas de Vida.
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Caracterizaciones de Procesos.
PROCESO:
GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA. (DE APOYO)
Mantener organizada la información contable y financiera de la empresa. CONTADOR- AUXILIAR CONTABLE. PROVEEDORES DEL PROCESO: Gerente, Empleados, Proveedores. CLIENTES DEL PROCESO: Gerente y Proveedores. OBJETIVO:
RESPONSABLES:
PROVEEDOR.
Todos los procesos. Todos los procesos. Todos los procesos.
Proceso de Gestión Contable y Financiera. Proceso de Gestión Contable y Financiera. Proceso de Gestión Contable y Financiera. Gerencia. INDICADORES.
Oportunidad en la Presentación de Informes Contables.
ENTRADAS.
de Cuentas cobros, comprobantes de egresos e ingresos. Soportes de Egresos y gastos. Información de Egresos e ingresos. Chequera e Información de Egresos e ingresos.
ACTIVIDADES.
SALIDAS.
CLIENTES.
Recibir Soportes de compras y servicios, y organizarlos.
Soportes de compras y servicios organizados.
Proceso de Gestión Contable y Financiera.
Elaborar comprobantes de Egresos (Si son soportes de Egresos y gastos). Ingresar datos de Egresos e ingresos en Plantilla de Excel. Verificar contra chequera los egresos y pagos realizados. Procesar la información financiera para Información de Egresos e obtener los asientos contables de ingresos. acuerdo al tipo de transacción realizada. Informes Contables. Informes Contables. Información del Cliente. REQUISITOS.
Norma
Revisar y ajustar Informes Contables. informes de Realizar estados Financieros. Facturar los servicios prestados. RECURSOS.
Información de Egresos e ingresos. Egresos y pagos verificados.
Proceso de Gestión Contable y Financiera. Proceso de Gestión Contable y Financiera. Proceso de Gestión Contable y Financiera.
Informes Contables.
Gerencia.
Comprobantes de Egresos.
Informes Contables revisados y Ajustados. informes de estados Financieros Factura.
Gerencia. Gerencia. Gerencia.
DOCUMENTOS RELACIONADOS.
Humanos: Contador, Auxiliar Contable.
NTC-ISO Físicos: Instalaciones, equipos y Dotación de Procedimiento para la Gestión Contable y 9001:2000. Numerales: Financiera y sus anexos. Oficina. 4.2.3 y 4.2.4. Financieros: Lo asignado en el Presupuesto.
6
Caracterizaciones de Procesos.
CONCURSOS, LICITACIONES Y PROPUESTAS. (OPERATIVOS) Participar en los concursos y licitaciones publicadas y Presentar las respectivas propuestas que conlleven a garantizar la OBJETIVO: continuidad de la actividad de la empresa. GERENTE. RESPONSABLES: PROVEEDORES DEL PROCESO: Gerente, Ingenieros, Arquitectos. Gerente, Clientes. CLIENTES DEL PROCESO: PROCESO:
PROVEEDOR.
Cliente. Cliente. Cliente. Cliente. Cliente. Cliente. Cliente. Cliente. INDICADORES.
ENTRADAS.
Información de Páginas de Internet, Diarios, Carteleras de Entidades, etc. Identificación de oportunidades. Pliego de condiciones, Especificaciones Técnicas del Cliente, Planos. Pliego de condiciones, Especificaciones Técnicas del Cliente, Planos. Pliego de condiciones, Especificaciones Técnicas del Cliente, Planos. Pliego de condiciones, Especificaciones Técnicas del Cliente, Planos. Propuesta. Propuesta. REQUISITOS.
% Ef ectividad en la presentación de propuestas.
Revisar fuentes de Información de licitaciones Obtener Pliego de condiciones. Revisar Pliego de condiciones y Requisitos del Cliente. Realizar Inscripción. Visitar lugar de la obra.
Elaborar y Presentar propuesta. Asistir a Audiencia Pública de Apertura. Ad judicación del Contrato. RECURSOS. Humanos: Gerente, Ingenieros, Arquitectos.
Norma NTC-ISO 9001:2000 . Numerales: 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 7.2 y 8.2.1. % de Crecimiento en la presentación de propuestas.
ACTIVIDADES.
Físicos:
Instalaciones, equipos y Dotación de
Oficina.
Financieros: Lo asignado en el Presupuesto.
SALIDAS.
Identificación de oportunidades. Pliego de condiciones. Identificación de Requisitos, necesidades y condiciones del cliente.
CLIENTES.
Gerente. Gerente.
Cliente.
Inscripción.
Gerente.
Constancia de Visita al lugar de la Obra.
Gerente.
Propuesta.
Cliente.
Gerente. Gerente. DOCUMENTOS RELACIONADOS. Procedimiento para la Presentación de Propuestas y Licitaciones. Ley 80 de Contratación. Decreto 2170. Pre-pliegos. Pliego de Condiciones. Planos. Normas y especificaciones. Propuesta. Cotización. Contratos. Diseños.
Licitación Ad judicada.
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Caracterizaciones de Procesos.
EJECUCIÓN DE PROYECTOS. (OPERATIVOS) OBJETIVO: Garantizar a través de la ejecución de las actividades, el cumplimiento de las especificaciones del cliente. RESPONSABLES: Gerente, Ingenieros, Arquitectos. PROVEEDORES DEL PROCESO: Cliente, Gerente, Ingenieros, Arquitectos. Gerente, Clientes. CLIENTES DEL PROCESO: PROCESO:
PROVEEDOR.
Proceso de Planeación de Proyectos.
Proceso de Ejecución de Proyectos.
Proceso de Ejecución de Proyectos. Proceso de Ejecución de Proyectos. Proceso de Ejecución de Proyectos. INDICADORES.
% de Cumplimiento.
ENTRADAS.
Registros de Planeación de Proyectos, Especificaciones Técnicas del Cliente, Planos. Instrucciones de Ejecución de actividades registradas en Bitácora de Obra, Registros de Planeac ión de Proyectos, Especificaciones Técnicas del Cliente, Planos. Registros de Planeación de Proyectos Información de Actividades ejecutadas. Registros de Seguimiento d e Proyectos - Información de Actividades ejecutadas. de Informes, Registros Seguimiento de Proyectos, Documentos provenientes del Cliente, etc.
ACTIVIDADES.
SALIDAS.
CLIENTES.
Instrucciones de Ejecución de actividades registradas en Bitácora de Obra.
Proceso de Ejecución de Proyectos.
Producto terminado.
Proceso de Ejecución de Proyectos.
Registros de Seguimiento de Proyectos.
Proceso de Ejecución de Proyectos.
Elaborar informes solicitados.
Informes.
Gerente Clientes.
Archivo de la documentación.
Archivo Proyecto.
Proceso de Gestión de la Calidad.
Iniciar ejecución del proyecto.
Realizar actividades y tareas especificadas en la programación de actividades.
Realizar seguimiento al proyecto.
REQUISITOS.
Norma NTC-ISO 9001:2000 . Numerales: 4.2.3, 4.2.4 y 7.3
RECURSOS. Humanos: Gerente, Ingenieros, Arquitectos. Físicos:
Instalac iones, equipos y Dotación de
Oficina. Financieros: Lo asignado en el Presupuesto.
DOCUMENTOS RELACIONADOS.
Registros de Planeac ión de Proyectos. Procedimiento la Ejecución de Proyectos. Plan de Calidad.
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Caracterizaciones de Procesos.
ENTREGA DEL PROYECTO. (OPERATIVOS) Hacer entrega a los clientes de los resultados de la ejecución de los proyectos contratados con la empresa. Gerente, Ingenieros, Arquitectos. RESPONSABLES: PROVEEDORES DEL PROCESO: Gerente, Ingenieros, Arquitectos. Gerente, Clientes. CLIENTES DEL PROCESO: PROCESO:
OBJETIVO:
PROVEEDOR.
ENTRADAS.
ACTIVIDADES.
Cliente.
Información de f echas, Coordinar la entrega del proyecto con la y personal horas Entidad Contratante e Interventores. designado.
Organización.
Producto del Proyecto.
Cliente.
Información de Estado d e Elaborar acta final de recibo de proyecto y los productos a entregar. acta de liquidación final del contrato.
Organización.
Producto del Proyecto.
Entregar resultado del proyecto.
Organización.
Producto del Proyecto.
Aplicación de Encuesta de Satisf acción del Cliente.
INDICADORES.
REQUISITOS.
Verificar la conformidad de los proyectos terminados.
RECURSOS.
SALIDAS.
CLIENTES.
Coordinación de detalles.
Organización.
Verificación de la conformidad del Producto. Actas de Recibo de Proyecto y Acta de Liquidación final del Contrato. Registro de Recibo a Satisf acción. Encuesta de Satisf acción del Cliente.
Cliente.
Organización.
Cliente. Cliente.
DOCUMENTOS RELACIONADOS.
Procedimiento de Entrega del Proyecto. Humanos: Gerente, Ingenieros, Arquitectos. NTC-ISO % de Cumplimiento en 9001:2000. Numerales: Físicos: Instalaciones, equipos y Dotación de la entrega del servicio. 4.2.3, 4.2.4 y 8.3 Procedimiento de Control de Producto No Oficina. Conforme. Financieros: Lo asignado en el Presupuesto.
Norma
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