ANALISA JABATAN
Untuk dapat menjadi proaktif, departemen personalia memerlukan sistem informasi sumber daya manusia yang mencakup informasi mengenai : - tantangan-tantangan lingkungan - UU Ketenagake Ketenagakerjaan rjaan dan non diskriminasi - perencanaan tenaga kerja - pekerjaan-pekerjaan (jobs) dalam organisasi
Tantangan-tantangan lingkungan
UU Ketenagakerjaan non diskriminasi
Perencanaan TK
Analisa pekerjaan
Jobs openings (Lowongan kerja)
Content of the jobs
Staffing (efisien, efektif & proaktif)
Peran Analisa Jabatan
Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja
Menentukan besarnya upah / imbalan
Merancang jalur karir pegawai
Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil
Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif
ANALISA JABATAN Suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari, dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur.
URAIAN JABATAN (Job description) Suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada.
SPESIFIKASI / PERSYARATAN JABATAN Persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang akan menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugastugas yang dibebankan kepadanya dengan baik.
JOB PERFORMANCE STANDARD (standar prestasi kerja) Standar : kriteria dimana keberhasilan kerja dinilai/diukur Manfaat : - Sebagai sasaran/target bagi pelaksanaan kerja tk.
Hasil Analisa Jabatan
Uraian Jabatan (Job Description) 1. Identifikasi Jabatan (Nama / Bagian) 2. Ikhtisar Jabatan (Definisi singkat) 3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan 4. Pengawasan yang diterima / dilakukan 5. Hubungan dengan jabatan lain 6. Mesin / alat / bahan yang digunakan 7. Kondisi kerja dan risiko kecelakaan Spesifikasi / Persyaratan Jabatan (Job Spesification / Requirement) 1. Pendidikan / Latihan / Pengalaman 2. Sikap / Pengetahuan / Keterampilan 3. Fisik dan Mental 4. Umur, Jenis Kelamin dan lain-lain
feedback Job performance standard correction Actual job performance
JOB DESIGN Fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja individu atau kelompok secara organisasional Tujuan : mengatur penugasan-penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, teknologi, dan keperilakuan Beberapa pendekatan-pendekatan : - Organizational approach - Environmental approach Behavioural approach
Organizational elements Mechanistic approach :
mengidentifikasikan setiap tugas dalam setiap job sehingga tugas – tugas tersebut dapat ditata untuk meminimumkan waktu dan usaha pekerja specialization dan short job cyales Work Flow : bergantung pada sifat produk / jasa Ergonomics Work practices
Environmental
elements
- Employee abilities and availability - Social expectations Behavioural
-
elements
Outonomy Variety Task identity Task significance Feed back
Tehcniques of Job Redesign 1. Under specialization : simplifikasi pekerjaan, ada resiko pekerjaan terlalu terspesialisasi 2. Over specialization : Job enrichment (perluasan scr vertikal) Job enlargement (perluasan scr horizontal)
PERUSAHAAN “ABC”
Deskripsi Pekerjaan Nama Jabatan : Manajer Latihan & Pengembangan Kode Jabatan : Tanggal : Penyusun : Departemen : Personalia Lokasi : Kantor Pusat Fungsi : Di bawah supervisi umum Direktur Personalia, mengembangkan, menyelenggarakan dan mengevaluasi program-program latihan on-the-job dan off-the-job. Bertindak sebagai penasehat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan.
Tugas-tugas : 1. Bekerjasama dengan para anggota manajemen lainnya menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan karyawan 2. Dengan persetujuan Direktur, mengembangkan struktur program latihan 3. Melakukan riset tentang metode latihan yang paling efektif, dan seterusnya Wewenang : 1. Menentukan instruktur dan para pelaksana program latihan 2. Mengusulkan program-program latihan yang diperlukan 3. Dan seterusnya
Tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab atas kelancaran programprogram latihan 2. Bertanggung jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan Hubungan Lini : Atasan Langsung : Direktur Personalia Bawahan Langsung : Para Pelatih (Instruktur), Kabag Adm. Latihan Kondisi Kerja Waktu kerja
: nyaman : 08.00 – 16.00 Kecuali bila memberi latihan dan melakukan perjalanan
PERUSAHAAN “ABC”
Spesifikasi Pekerjaan Nama Jabatan Kode Jabatan Tanggal Penyusun Departemen Lokasi
: Kepala Bagian Riset Kimia : : : : Divisi Produk Plastik : Lab. …………………
Persyaratan-persyaratan Pekerjaan : P en d i d i k a n : Sarjana Teknik Kimia, menguasai kimia organik, Fisika dan Kimia murni, mempunyai ketrampilan dalam menggunakan komputer dan analisis statistik matematis
Pengalaman
: 5 tahun bekerja di bidang industri atau penelitian plastik Persyaratan Phisik : Kesehatan baik untuk melakukan perjalanan dan kontak dengan personalia di luar perusahaan pada berbagai seminar, tugas konsultasi dan sebagainya Persyaratan Mental : Inisiatif dan kreatip, dapat mengambil keputusan secara cepat, mampu menganalisa dan membuat sintesa berbagai informasi Supervisi : akan mengendalikan 6-10 Sarjana Teknik kimia dan lulusan sekolah kejuruan, mampu untuk berkomunikasi secara lisan dan tertulis baik secara vertikal maupun horizontal di organisasi perusahaan Kondisi Kerja : Baik, nyaman
Informasi yang Dicatat dalam Analisa Jabatan
Apa yang dilakukan oleh pekerja pada jabatan tersebut Apa wewenang dan tanggung jawabnya Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan dan bagaimana caranya Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan tugasnya Besarnya upah dan lamanya jam kerja Pendidikan, pengalaman, dan latihan yang dibutuhkan Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut Kondisi di tempat kerja Dan lain-lain
Unsur Komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya : memutar, menarik, menggosok, menekan, mengangkat, dan sebagainya.
Tugas Sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah – langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.
Kedudukan Sekumpulan tugas yang dilakukan oleh pegawai atau pekerja yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Pekerjaan Sekumpulan kedudukan yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas –tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisa jabatan, satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau oleh beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.
Jabatan Sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas – tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dimana pelaksanaanya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan, serta kemampuan yang juga sama, meskipun tersebar di beberapa tempat. Dalam klasifikasi jabatan nasional di Indonesia, setiap jabatan diberi satu kode dan nama jabatan, dengan satu definisi atau uraian tugas.
SUMBER INFORMASI
Pekerjaan itu sendiri Buku Catatan Harian Pekerja yang Bersangkutan Orang lain yang Tahu (misalnya, Mantan Pejabat Atasan Langsung
Cara Mengumpulkan Informasi
Kuesioner Wawancara Pengamatan
Klasifikasi Informasi
Nama jabatan, lokasi kerja dan range upah
Hubungan kerja / posisi dalam organisasi
Tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan
Peralatan dan Bahan yang digunakan
Kondisi tempat kerja dan risiko kerja
Persyaratan fisik, mental, dan lain-lain
Hasil Analisa Jabatan
Uraian Jabatan (Job Description) 1. Identifikasi Jabatan (Nama / Bagian) 2. Ikhtisar Jabatan (Definisi singkat) 3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan 4. Pengawasan yang diterima / dilakukan 5. Hubungan dengan jabatan lain 6. Mesin / alat / bahan yang digunakan 7. Kondisi kerja dan risiko kecelakaan Spesifikasi / Persyaratan Jabatan (Job Spesification / Requirement) 1. Pendidikan / Latihan / Pengalaman 2. Sikap / Pengetahuan / Keterampilan 3. Fisik dan Mental 4. Umur, Jenis Kelamin dan lain-lain
Teknik Wawancara dlm Analisa Jabatan
PERSIAPAN 1. Kenali Perusahaan secara umum, termasuk struktur organisasinya 2. Tentukan siapa yang akan menjadi sumber data 3. Tentukan tujuan yang ingin dicapai melalui wawancara 4. Perhitungkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan wawancara
PELAKSANAAN 1. Ciptakan “Rapport” 2. Pertanyaan yang “Tertuju” 3. Yang harus dihindarkan : A. Pertanyaan yang mengarahkan B. Pertanyaan yang mengancam C. Jangan berbicara terlalu banyak D. Perhatikan latar belakang orang yang diwawancarai E. Jangan terlalu banyak mencatat
PENUTUP 1. Ucapkan terimakasih 2. Kesediaan wawancara ulang untuk melengkapi data
Rapport : - Pewawancara menyambut sendiri (langsung) yang diwawancarai. - Pilih ruang yang “aman” - Sambutan yang hangat (verbal & non verbal) - Hindarkan : “Apakah anda pikir kualifikasi anda cocok untuk pekerjaan ini” PERTANYAAN YANG “TERTUJU” - Berkaitan dengan jabatan yg akan dianalisa - Berangkat dari daftar isisan yg sudah dipersiapkan sebelumnya. - Be a good listener
Persyaratan Job Analist
Persyaratan Kepribadian 1. Mampu bergaul 2. Mampu berbicara secara terbuka 3. Mempunyai penampilan diri yang menyenangkan 4. Berkepribadian hangat 5. Bersikap penuh pengertian dan sabar 6. Mempunyai pandangan yang obyektif
Persyaratan Kecerdasan 1. Mampu menganalisa dan menginterpretasikan data 2. Mampu mengorganisasi dan melaksanakan rencana kerja 3. Mampu memahami dan menggunakan kata-kata secara efektif 4. Mampu menulis uraian jabatan secara jelas dan tepat 5. Mampu bekerja mandiri
