Analisis ABC, VEN dan PUT 1.1 Analisis Analisis ABC ABC
Metode ABC atau Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yangdisebut kelompok A (Always), B (Better) dan C (Control). elompok A biasanya sejumlah !"#$"% dari total item dan merepresentasikan &"# '"%
total
nilai.
elompok
B
berjumlah
$"%
dari
total
item
dan
merepresentasikan $"% total nilai. elompok C biasanya berjumlah "#&"% dari total item dan merepresentasikan !"#$"% total nilai. elompok A merupakan kelompok obat yang paling epat laku dan dalam beberapa kasus merupakan obat yang sangat mahal. elompok A merupakan kelompok mayoritas obat di apotek, oleh karena itu kelompok A seharusnya di monitoring dengan sangat ketat, agar tidak mudah diuri orang. *bat seharusnya dikalkulasi ulang paling sedikit bulan. elompok B merupakan obat yang penjualannya agak lambat dan dalam beberapa kasus obat yang lebih murah dibandingkan kelompok A. elompok ini uku ukup p di kend kendal alik ikan an deng dengan an meng menggu guna naka kan n kart kartu u stok stok saja saja,, tida tidak k perl perlu u dimonitoring seketat kelompok A. elompok elompok C adalah kelompok kelompok obat yang penjualanny penjualannyaa paling lambat dan dala dalam m bebe bebera rapa pa kasu kasuss meru merupa paka kan n obat obat yang yang pali paling ng murah urah diba diband ndin ingk gkan an kelompok kelompok A dan B. elompok elompok ini tidak perlu dimonitor dimonitor terlalu ketat. Apoteker Apoteker seharusnya seara periodik memonitoring kelompok C untuk menentukan apakah obat tersebut semestinya disingkirkan dari persediaan. Menyingkirkan kelompok C yang lambat lakunya merupakan metode praktis mengurangi jumlah obat dan in+estasi persediaan. a. Pros Prosed edur ur anal analis isis is ABC ABC Prin rinsip sip
utama tama
anal analis isis is
ABC
adal adalah ah
den dengan gan
menem enempa patk tkan an
jeni jenis# s#je jen nis
perbekalanarmasi ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaran terbanyak. -rutan langkah sebagai berikut !. ump umpul ulka kan n kebu kebutu tuha han n perb perbek ekala alan n arm armasi asi yang yang dipe dipero role leh h dari dari salah salah satume satumetod todee peren perenanaa anaan, n, datar datar harga harga perbek perbekala alan n armasi armasi,, dan biaya biaya
yangdiperlukan untuk tiap nama dagang. elompokkan ke dalam jenis# jenis/katagori, dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan armasi. $. 0umlahkan anggaran total, hitung masing#masing prosentase jenis perbekalanarmasi terhadap anggaran total. 3. -rutkan kembali perbekalan armasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak. 1. 2itung prosentase kumulati, dimuali dengan urutan ! dan seterusnya. . 4dentiikasi perbekalan armasi yang menyerap 5 &"% anggaran perbekalan total. . Perbekalan armasi katagori A menyerap anggaran &"% &. Perbekalan armasi katagori B menyerap anggaran $"% '. Perbekalan armasi katagori C menyerap anggaran !"% b. 6ahapan#tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Mirosote7el adalah sebagai berikut !. Buat datar list semua item dan antumkan harganya $. Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu. 3. alikan harga dan jumlah kebutuhan. 1. 2itung persentase harga dari masing#masing item. . Atur datar list seara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas. . 2itung persentase kumulati dari masing#masing item terhadap total harga. &. 6entukan klasiikasinya A, B atau C . Manaat Analisa ABC !.
Membantu manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang eisien
$.
Memberikan
perhatian
pada
jenis
persediaan
memberikan cost benefit yang besar bagi perusahaan
utama
yang
dapat
3.
8apat memanaatkan modal kerja (workingcapital ) sebaik#baiknya sehingga dapat memau pertumbuhan perusahaan
1.
9umber#sumber daya produksi dapat dimanaatkan seara eisien yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktiitas dan eisiensi ungsi#ungsi produksi
1.2 Analisa VEN Metode :;< merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak
tiap jenis obat terhadap kesehatan. 9emua jenis obat yang direnanakan dikelompokan kedalam tiga kategori yakni a. elompok : (:ital) adalah obat#obatan yang harus ada dan diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan (life saving drug ) dan bila tidak tersedia akan meningkatkan risiko kematian. b. elompok ; (;sensial) adalah obat#obatan yang terbukti eekti untuk menyembuhkan penyakit atau mengurangi kesakitan pasien dimana obat golongan ini bekerja seara kausal (bekerja pada sumber penyebab penyakit). . elompok < (
ringan dan
biasa
dipergunakan untuk
menimbulkan
kenyamanan atau mengatasi keluhan ringan. Penggolongan *bat 9istem :;< dapat digunakan untuk penyesuaian renana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia. 8alam penyusunan renana kebutuhan obat yang masuk kelompok +ital agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat. -ntuk menyusun datar :;< perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria penentuan :;<. 8lm penentuan kriteria perlu mempertimbangkan kebutuhan masing#masing spesialisasi. =angkah#langkah menentukan :;< yaitu menyusun kriteria menentukan :;<, menyediakan data pola penyakit, standar pengobatan
1.3 Analisa PUT
Metode ini menggabungkan hasil dari metode ABC dan :;<
a. elompok P adalah obat#obatan yang menjadi prioritas pengadaan, sama dengan : pada metode :en b. elompok - adalah obat#obatan yang menjadi utama pengadaan, sama dengan ; pada metode :;< . elompok 6 adalah obat#obatan yang hanya menjadi tambahan dalam pengadaan, sama dengan < pada metode :;< 2. Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Proses pengelolaan perbekalan armasi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi, prourement, distribution dan penggunaan obat. 8einisi dari keempat proses tersebut yaitu a. Selection 9eleksi adalah suatu kegiatan yang meliputi penyusunan datar kebutuhan obat yang berpedoman dan atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam menapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. 9eleksi terdiri dari perkiraan kebutuhan, pemilihan jenis obat menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk menapai tujuan. Perenanaan dilakukan seara optimal sehingga perbekalan armasi dapat digunakan seara eekti dan eisien. Beberapa tujuan perenanaan dalam armasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk menegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan armasi serta meningkatkan penggunaan persediaan armasi seara eekti dan eisien. b. Procurement Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibituhkan yang diperoleh dari eksternal melalui pembelian dari manuaktur, distributor, atau pedagang besar armasi. Pada siklus pengadaan terakup pada keputusan# keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat#obat yang diterima. 9iklus pengadaan obat meakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan inormasi penggunaan obat. Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang ukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. c. Distribution 8istribusi merupakan suatu proses penyebaran obat seara merata yang teratur kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan. 8istribusi merupakan suatu proses yang dimulai dari penerimaan barang, kontrol persediaan, penyimpanan sampai pengeluaran obat dari gudang untuk didistribusikan ke depo# depo. Pemilihan sistem distribusi yang tepat memegang peranan penting agar perbekalan armasi dapat diterima dengan jenis dan jumlah yang tepat pada saat dibutuhkan. Mutu pelayanan armasi terermin dalam pelayanan bagian distribusi karena berhadapan langsung dengan pasien. 9istem distribusi diranang untuk memberikan kemudahan bagi pasien dengan mempertimbangan eisiensi dan eekti+itas sumber daya yang ada. d. Penggunaan Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan inormasi berdasarkan resep. 2.1 Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Apotek Contoh
>/ Piro7iam !" mg
/ :itamin B Comple7 /Captopril !$, mg
a. Selection/ Perenanaan 8alam seleksi obat yang akan disediakan dapat berpedoman pada dasar#dasar berikut # 8ipilih obat yang seara ilmiah menunjukan eek terpetik lebih besar # #
dibandingakan resiko ;9*. 0angan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi, hindari duplikasi -ntuk obat baru harus berdasarkan bukti ilmiah bahwa lebih baik
#
dibandingkan obat pendahulu 9ediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih baik dari sediaan
# #
tunggal. 0ika alternati+e pilihan obat banyak. 8ipilih 8*C dari penyakitnya Pertimbangkan administrasi dan biaya yang dibutuhkan
# ontraindikasi, peringatan, ;9* harus dipertimbangkan # 8ipilih obat yang standar mutunya tinggi. 8alam sistem pengadaan obat dapat menggunakan metode analisa ABC, :;< atau gabungan dari kedua metode tersebut. Pada perenanaan obat di Apotek dilihat dari ontoh resep tersedbut langkah awal yang dilakuka adalah melihat pada datar obat apotek. 9elanjutnya dilakukan langkah#langkah sebagai berikut. # Menari nama generik dari obat tersebut Piro7iam Piro7iam :itamin B Comple7 Biome7 (@enerik :itamin B!, B, B!$) Captopril Captopril # Menari inormasi tentang Produsen yang memproduksi obat tersebut Piro7iam 9ampharindo :itamin B Comple7 Alpharma Captopril 2e7pharm # Menari inormasi tentang 8istributor 9hamparindo 9hamparindo Alpharma Alpharma/
b. Pengadaan/ Procurement # Pengadaan barang baik obat#obatan dan perbekalan armasi lainnya dilakukan oleh karyawan dibidang perenanaan dan pengadaan dalam hal ini dilakukan oleh asisten apoteker yang bertanggung jawab kepada Apoteker Pengelola Apotek. Pengadaan barang dilakukan berdasarkan data yang teratat pada buku deekta dan perkiraan kebutuhan konsumen dengan arahan dan kendali APA. #
ebutuhan barang tersebut dimasukkan pada surat pemesanan barang. 9etelah barang datang maka dilakukan penerimaan dan pemeriksaan barang. Petugas kemudian menookkan barang dengan surat pesanan, apabila sesuai dengan surat pesanan, maka surat tanda penerimaan barang di tanda tangani oleh petugas apotek, untuk pembayaran itu tergantung kesepakatan antara PB dan pihak pembelian di apotek, bisa seara tunai, kredit, atau konsinyasi dan lain lain.
#
Penyimpanan obat atau pembekalan armasi dilakukan oleh Asisten Apoteker. 9etiap pemasukan dan penggunaan obat atau barang diinput ke dalam sistem komputer dan diatat pada kartu stok yang meliputi tanggal penambahan atau pengurangan, nomor dokumennya, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa barang dan para petugas yang melakukan penambahan atau pengurangan barang. artu stok ini diletakan di masing#masing obat atau barang. 9etiap Asisten Apoteker bertanggung jawab terhadap stok barang yang ada di lemari. Penyimpanan barang disusun berdasarkan jenis sediaan, bentuk sediaan dan alabetis untuk obat#obat ethical , serta berdasarkan armakologi untuk obat# obat *6C (Over The Counter ) Penyimpanan obat atau barang disusun sebagai berikut !. =emari penyimpanan obat ethical atau prescription drugs. $.=emari penyimpanan obat narkotik dan psikotropik dengan pintu rangkap dua dan terkuni. 3. =emari penyimpanan sediaan sirup, suspensi dan drops. 1. =emari penyimpanan obat tetes mata dan salep mata. . =emari penyimpanan salep kulit. . =emari es untuk penyimpanan obat yang termolabil seperti suppositoria,
# #
insulin dan lain D lain. &. =emari penyimpanan obat bebas, obat bebas terbatas dan alat kesehatan. 9elanjutnya dilakukan penulisan kartu stok untuk barang datang Pengarsipan terhadap aktur
c. Distribution Pendistribusian obat di Apotek bisa dialurkan dari Pabrik sebagai Produksi kemudian PB sebagai Penyalur lalu Apotek sebagai Pelayanan dan Pasien sebagai onsumen. Pelayanan dibagi menjadi pelayanan obat bebas dan obat bebas terbatas serta >esep dokter, baik seara tunai maupun non tunai. d. Penggunaan Agar obat digunakan dengan benar oleh pasien sehingga tujuan terapi diapai maka pada proses penyerahan obat perlu dilakukan 4; kepada pasien Penggunaan obat yang rasional merupakan prinsip pengobatan dimana pasien mendapatkan obat sesuai dengan indikasinya, dosis dan bentuk sediaan yang tepat, jagkan waktu terapi yang adekuat dan dengan harga yang terjangkau.
2.2 Pengelolaan Perbekalan Farmasi i !"ma# $akit Contoh >/ Piro7iam !" mg / :itamin B Comple7 /Captopril !$, mg
menyusun suatu datar obat dan alat kesehatan yang akan digunakan di rumah sakit sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit. 9etelah dilakukan seleksi, maka pengadaan obat dimulai dengan perenanaan obat. Pedoman perenanaan obat untuk rumah sakit yaitu 8*;<, ormularium >9, 9tandar 6erapi >9, data atatan medis, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, siklus penyakit, sisa persediaan, data pemakaian periode yang lalu, atau dari renana pengembangan. -ntuk resep diatas, terlebih dahulu diek ketersediaan obat pada ormularium >9, apabila obat terantum dalam ormularium maka proses dapat dilanjutkan, apabila tidak maka hubungi dokter penulis resep agar meresepkan obat yang ada pada ormularium >9. Metode yang digunakan dalam melakukan perenanaan suatu obat atau sedian armasi lainnya dapat dilakukan dengan ara Metode morbiditas, dasar perhitungan adalah jumlah kebutuhan obat yang • •
digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load ) yang harus dilayani. Metode konsumsi adalah perhitungan kebutuhan didasarkan pada data riil konsumsi obat periode yang lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan
•
pada penggunaan obat periode sebelumnya. Metode gabungan adalah penggabungan kedua metode untuk menutupi
•
kelemahan kedua metode sebelumnya (morbiditas dan konsumsi). Metode ust in time. Perenanaan dilakukan saat obat dibutuhkan dan obat yang ada di apotek dalam jumlah terbatas. Perenanaan ini untuk obat#obat yang jarang dipakai atau diresepkan dan harganya mahal serta memiliki waktu kadaluarsa yang pendek.
Pada perenanaan obat di Apotek dilihat dari ontoh resep tersedbut langkah awal yang dilakuka adalah melihat pada datar obat apotek. 9elanjutnya dilakukan langkah#langkah sebagai berikut. # Menari nama generik dari obat tersebut Piro7iam Piro7iam :itamin B Comple7 Biome7 (@enerik :itamin B!, B, B!$) Captopril Captopril # Menari inormasi tentang Produsen yang memproduksi obat tersebut Piro7iam 9ampharindo :itamin B Comple7 Alpharma Captopril 2e7pharm # Menari inormasi tentang 8istributor 9hamparindo 9hamparindo Alpharma Alpharma/
eadaan isik barang, Catat
bentuk
sediaan
dan
jenisnya,
8ibedakan
menurut
suhunya,
kestabilannya, Mudah tidaknya meledak/terbakar, 6ahan tidaknya terhadap ahaya
. Distribution 8istribusi obat di >9 dibagi menjadi distribusi untuk pasien rawat inap dan distribusi untuk pasien rawat jalan. Pada pasien rawat inap sistem penyediaan obat terdiri dari !. >esep atau pesanan obat seara idi+idu Pada sistem ini diberikan pelayanan pada perorangan, semua pesanan obat lagsung diberikan oleh armasi, ada interaksi antara armasi, dokter, peraat, pengawasan obat lebih teliti $. 9istem loor 9tok lengkap 2ampir semua obat#obatan disediakan pada pos perawata keuali stok obat yang mahal dan jarang digunakan. Periksa keamanan mekanisme kuni, penerangan lemari, wadah obat, persediaan obat. 3. 9istem distribusi dosis -nit *bat dipesan, dikerjakan atau disiapkan, diberikan dan dibayar dalam bentuk satuan dosis unit yang terdiri dari obat dalam jumlah telah ditentukan atau penyediaan yang eekti untuk satu kali penggunaan 1. Perpaduan antara resep dan loorstok lengkap >umah sakit menggunakan sistem penulisan resep sebagai sarana utama untuk penjualan obat dan memanaatkan loor stok terbatas. 8alam pegiriman obat dari armasi dan pos perawatan ke tempat pasien diperlukan pemantauan sistem trasnportasi yang adekuat. -ntuk pasien rawat jalan dilakukan dengan pelayanan resep. Prosedur penyiapan berurut atau proses dan berjalan. 9eseorang menerima resep, sta lain mengintepretasikan dan mengkaji resep, lalu meulis etiket, menyerahkan resep dan etiket ke sta lain yang memproses resep da sta lain menyerahkan obat ke pasien. 9etiap pendistribuasian dilakukan, diatat pada buku stok. d.Penggunaan
Agar obat digunakan dengan benar oleh pasien sehingga tujuan terapi diapai maka pada proses penyerahan obat perlu dilakukan 4; kepada pasien Penggunaan obat yang rasional merupakan prinsip pengobatan dimana pasien mendapatkan obat sesuai dengan indikasinya, dosis dan bentuk sediaan yang tepat, jagkan waktu terapi yang adekuat dan dengan harga yang terjangkau. 2.3 Pengelolaan Perbekalan Farmasi i P"skesmas
Contoh >/ Piro7iam !" mg / :itamin B Comple7 /Captopril !$, mg
6ahap pemilihan obat, dimana pemilihan obat didasarkan pada *bat @enerik terutama yang terantum dalam 8atar *bat ;sensial
#
Penggunaan obat dalam pelayanan harian diatat dalam Buku Pemakaian *bat 2arian. Buku ini menakup inormasi tentang item obat dan jumlah obat yang digunakan
setiap harinya.
0umlah
pemakaian
obat
harian kemudian
diakumulasikan dalam Buku >egister *bat. Buku ini berisi inormasi tentang item dan jumlah obat yang dipakai tiap bulan. 0umlah obat yang terpakai tiap bulan kemudian di rekapitulasi dalam artu 9tok tiap item obat. 8ari pengisian artu 9tok akan didapatkan inormasi tentang item obat, jumlah obat yang
terpakai, dan sisa obat yang ada di gudang Puskesmas. 2asil pengisian artu 9tok merupakan dasar untuk perenanaan pengadaan menggunakan =P=P*. 8ari inormasi yang ada pada artu 9tok tiap#tiap item obat dapat diketahui ketersediaan obat di Puskesmas, dan jumlah pemakaiannya tiap bulan, sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk permintaan akan item obat beserta jumlah yang diminta. # #
Pengiriman =P=P* dari sub unit ke puskesmas pusat Pada puskesmas pusat, =P=P* dari sub unit dirangkap oleh penanggung
jawab. =P=P* dibuat sebanyak 3 rangkap. # 8ari puskesmas pusat, =P=P* diserahkan oleh kepala puskesmas kepada kepala dinas kesehatan kabupaten/kota sebanyak 3 rangkap untuk ditandatangi oleh epala 8inas esehatan ab/ota. 9atu rangkap untuk kepala dinas kesehatan, satu rangkap untuk 4nstalasi armasi kab/kota dan satu rangkap dikembalikan ke puskesmas. =P=P* sudah harus diterima oleh 4nstalasi armasi ab/kota paling lambat tgl !" tiap bulannya.
b. Procurement /Pengadaan 9etelah mendapat persetujuan dari epala 8inas kesehatan ab/kota, selanjutnya 4nstalasi armasi ab/kota akan menyerahka obat ke puskesmas. 9aat
penerimaan
obat
dilakukan
pengeekan
terhadap
obat
yang
diserahterimakan, meliputi kemasan, jenis dan jumlah obat, bentuk sediaan obat sesuai dengan isi dokumen (=P=P*), dan ditandatangi oleh petugas penerima serta diketahui oleh epala Puskesmas. *bat yang diterima disimpan pada tempat yang sesuai. *bat disusun seara alabetis untuk setiap jenis sediaan, obat dirotasi dengan sistem ;* dan 4*, *bat disimpan pada rak, obat yang disimpan pada lantai harus diletakkan di atas palet. 6umpukan dus sebaiknya harus sesuai dengan petunjuk. 9ediaan obat airan dipisahkan dari padatan. -ntuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan kondisi penyimpanan yang dikontrol kelembaban, sinar matahari, temperatur/panas. Pada saat penerimaan obat ditulis di buku datar stok obat yang datang. . 8istribusi 8istribusi atau penyaluran adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat seara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan baik di dalam gedung
puskesmas atau diluar gedung puskesmas. 8istribusi dai dalam gedung puskesmas meliputi gudang puskesmas, kamar obat, kamar suntik, -@8 puskesmas, poli. 8i luar gedung puskesmas meliputi sub#sub unit pelayanan kesehatan antara lain sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan puskesmas, puskesmas pembantu, puskesmas keliling, posyandu, polindes. 8alam proses distribusi ditentukan rukuensi distribusinya, jumlah dan jenis obat yang diberikan sesuai dengan =P=P* yang diajukan oleh sub unit. 9elama pendistribusian diperhatikan wadah yang digunakan dan kondisi lingkungan agar mempertahankan produk tetap pada standar yang ditetapkan. -ntuk setiap obat yang dikeluarkan diatat pada kartu stok. d. Penggunaan *bat Agar obat digunakan dengan benar oleh pasien sehingga tujuan terapi diapai maka pada proses penyerahan obat perlu dilakukan 4; kepada pasien Penggunaan obat yang rasional merupakan prinsip pengobatan dimana pasien mendapatkan obat sesuai dengan indikasinya, dosis dan bentuk sediaan yang tepat, jagkan waktu terapi yang adekuat dan dengan harga yang terjangkau.
