DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 1
Struktur Organisasi Instalasi Farmasi
LAMPIRAN 2
Alur Pelayanan Perbekalan Instalasi Farmasi
LAMPIRAN 3
Alur Pelayanan Sub Instalasi Perbekalan
LAMPIRAN 4
Alur Pelayanan Sub Instalasi Administrasi
LAMPIRAN 5
Alur Pelayanan Sub Instalasi Pelayanan
LAMPIRAN 6
Mekanisme Pelayanan Resep Rawat Inap
LAMPIRAN 7
Jalur Pendistribusian Obat/Alkes Pakai Habis Instalasi Farmasi
LAMPIRAN 8
Prosedur Pelayanan Resep Apotek Poliklinik
LAMPIRAN 9
Prosedur Pelayanan Resep Apotek IRD
LAMPIRAN 10 Alur Pengadaan Barang LAMPIRAN 11 Alur Penerimaan Barang LAMPIRAN 12 Alur Penyimpanan Barang Farmasi LAMPIRAN 13 Contoh Blanko Daftar Permintaan Penggunaan Bahan Farmasi LAMPIRAN 14 Buku Penerimaan Dan Pemakaian Bahan Farmasi LAMPIRAN 15 Kartu Stok
ALUR PELAYANAN PERBEKALAN INSTALASI FARMASI
Perencanaan
Pengadaan
Penerimaan
Penyimpanan
Pendistribusian
Pelayanan
Monev
Pencatatan
Administrasi
Pelaporan
→ purchasing
Perencanaan Perencanaan meliputi kegiatan untuk menentukan jenis perbekalan farmasi dan jumlah yang diperlukan untuk periode pengadaan yang akan datang. Tujuan dari perencanaan untuk menghindari keterlambatan penyediaan
barang,
kekosongan dan kekurangan barang yang menjadi kebutuhan masing-masing ruangan, dan perbekalan farmasi yang menumpuk di gudang dapat dihindari. Perencanaan untuk periode yang akan datang dilakukan oleh Bagian perencanaan didasarkan pada data penggunaan periode sebelumnya dengan menggunakan metode kombinasi metode pareto abc dengan max min stok level. Pedoman dalam membuat perencanaan adalah Formularium Rumah Sakit, anggaran yang tersedia, data penggunaan periode lalu, rencana pengembangan, persediaan barang di gudang. Berdasarkan usulan permintaan dari masing-masing ruangan, Bagian perencanaan
membuat perencanaan tahunan tentang jumlah kebutuhan dan
perkiraan anggaran, kemudian diserahkan ke bagian pengadaan
dalam bentuk
SPB (Surat Permintaan Barang), dengan persetujuan Kepala Instalasi Farmasi RSUH. Berdasarkan persetujuan Kepala Bidang Pelayanan Penunjang RS Universitas Hasanuddin, dan mengetahui Direktur Pelayanan Penunjang diberikan persetujuan dalam bentuk DPA (Dokumen Permintaan Barang) dan dana akan dialokasikan setiap tiga bulan.
Penganggaran Penganggaran adalah seluruh kegiatan dan usaha untuk merumuskan dan menentukan secara rinci kebutuhan dalam skala standar (skala mata uang). Sumber dana yang dimiliki oleh RSUH dalam pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit, antara lain: 1. Anggaran dari Universitas Hasanuddin, digunakan untuk pengadaan perbekalan farmasi kebutuhan rutin, seperti obat dan alkes, dialokasikan triwulan. Penganggaran
dilakukan
satu
tahun
sebelumnya
berdasarkan
pemakaian/pengeluaran tahun lalu dan permintaan usulan permintaan barang baru
Bagian perencanaan membuat rincian kebutuhan barang habis pakai medik. Rincian distribusi dengan persetujuan Kepala Instalasi Farmasi RSUH diserahkan kepada panitia anggaran rumah sakit dalam bentuk RKA RS (Rencana Kegiatan Anggaran Rumah sakit) yang kemudian diserahkan kepada Universitas Hasanuddin dalam bentuk RKA (Rencana Kegiatan Anggaran) dengan persetujuan Direktur RSUH. Berdasarkan persetujuan Universitas Hasanuddin, diberikan persetujuan dalam bentuk DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran), dan dana akan dialokasikan setiap tiga bulan. Persetujuan yang diberikan dalam bentuk DPA kemudian dilakukan penyesuaian terhadap usulan permintaan. Siklus penganggaran di Unit Logistik Medik dapat dilihat pada Gambar
Rincian kebutuhan bahan habis pakai medis dan obat
DPA
Rincian distribusi
RKBU
DPA
Gambar Siklus penganggaran di Unit Logistik Medik
RKA RS
RKA
Pengadaan ( Purchasing ) Pengadaan perbekalan farmasi merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional medik yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan dan penganggaran. Kebutuhan operasional meliputi obat dan perbekalan farmasi lainnya untuk menunjang kegiatan pelayanan di rumah sakit. Tujuan dilakukannya pengadaan untuk memperoleh perbekalan farmasi dengan harga yang layak, kualitas yang baik, pengiriman barang yang terjamin dan tepat waktu, proses yang lancar, serta hemat tenaga dan waktu. Usaha dan kegiatan yang dilakukan oleh fungsi pengadaan berkaitan dengan pembelian (purchasing). DPA yang telah disetujui dijadikan RAB (Rencana Anggaran Belanja) oleh Unit Logistik Medik kemudian dikirim ke PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan) Bidang Penunjang Medik untuk diteruskan ke panitia pengadaan. Panitia pengadaan memproses pengadaan sampai keluarnya SPK. Pengadaan perbekalan farmasi meliputi obat yaitu obat lokal dan general anestesy, antiseptik dan desinfektan, obat strategic dan emergency, serta obat umum dan pelengkap, alat kesehatan meliputi alat kesehatan umum untuk keperluan operasi dan alat kesehatan keperluan pembedahan. Tahapan dalam melakukan pengadaan yaitu: RAB dikirim ke Kepala Bidang Penunjang Medik dan selanjutnya dikirim ke panitia pengadaan; kemudian panitia pengadaan melakukan pengadaan barang dengan menggunakan 3 cara yang terdiri dari: 1. Pengadaan <5 juta rupiah (pemesanan langsung) ditujukan untuk barangbarang yang kebutuhannya mendesak dan harus segera dipenuhi. Pengadaan ini dilakukan secara langsung melalui surat pesanan ke rekanan dengan waktu respon maksimal 7 hari. Dana yang digunakan untuk pengadaan secara langsung tidak boleh melebihi 20% dari total DPA. 2. Pengadaan 5-100 juta rupiah (penunjukan langsung) ditujukan untuk barang-barang yang dibutuhkan dalam waktu relatif cepat tetapi tidak mendesak, seperti alat kesehatan. Pengadaan ini dilakukan dengan sistem penunjukkan yang waktu responsnya minimal 21 hari.
3. Pengadaan di atas 500 juta rupiah (tender terbuka) ditujukan untuk barangbarang yang selalu dibutuhkan rumah sakit dan masih ada persediaan barang yang cukup sampai barang yang diadakan datang. Pengadaan ini dilakukan dengan sistem tender yang waktu responsnya minimal 48 hari.
Penerimaan Barang-barang pesanan yang diterima di Bagian Logistik Medik kemudian diperiksa bersama-sama oleh Pemeriksa Barang (PPB), Penanggungjawab Gudang Farmasi dan pihak rekanan/pengantar barang sesuai dengan Surat Pesanan (SP). Bila barang yang tercantum dalam surat pesanan (SP) atau surat perintah kerja (SPK) telah sesuai dengan spesifikasi barang (tanggal kadaluarsa, merek, macam atau jenis, jumlah dan harga) maka surat tanda terima barang (STTB) akan ditandatangani oleh PPB lalu PPB akan membuat berita acara pemeriksaan barang dan penyimpan barang medik
membuat berita acara
penerimaan perbekalan farmasi. Di samping itu pencatatan juga dilakukan pada buku penerimaan barang dan kartu barang keluar. Bukti penerimaan barang ini merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penyimpan barang.
Penyimpanan Penyimpanan perbekalan farmasi di gudang harus memenuhi beberapa kriteria, antara lain meliputi keamanan, tertib administrasi, dan memenuhi persyaratan secara farmasetis ditinjau dari sifat fisika dan sifat kimia bahan, yang harus disesuaikan dengan kondisi penyimpanan yang dibutuhkan. Penyimpanan harus disesuaikan dengan penggolongan perbekalan farmasi, tujuannya untuk memudahkan pengawasan. Penataan perbekalan farmasi di gudang farmasi disusun berdasarkan Alfabetis, sedangkan penyimpanan alat-alat kesehatan berdasarkan jenis dan alfabetis.
Penyimpanannya antara lain: 1. Perbekalan farmasi yang memerlukan penyimpanan dalam kondisi khusus diletakkan dalam ruangan yang dilengkapi dengan pengatur suhu dan kelembaban udara, yaitu di dalam lemari es dengan suhu 2-60C 2. Obat-obat yang termasuk golongan narkotik disimpan dalam lemari yang terkunci
Unit Logistik Medik mempunyai 1 gudang penyimpanan, yang menyimpan secara terpisah : obat, cairan infus, antiseptik, alat kesehatan. Tujuan penyimpanan di gudang secara terpisah adalah : 1. Mempermudah pencarian barang di gudang 2. Mempermudah menghitung jumlah persediaan 3. Mempermudah pengawasan barang 4. Mencegah kehilangan barang 5. Mengantisipasi keadaan yang berfluktuasi dan menghindari kekosongan barang, karena apabila dilakukan penyimpanan pada gudang secara terpisah maka pengawasan akan ketersediaan barang akan lebih mudah dilakukan sehingga tidak terjadi penumpukan barang digudang yang akhirnya akan menghemat biaya pemesanan barang tersebut. 6. Menjaga agar kualitas barang tetap dalam keadaan siap pakai 7. Mempercepat pendistribusian
Penyaluran Penyaluran barang yang dilakukan oleh Unit Logistik Medik dengan menggunakan prinsip First In First Out (FIFO), di mana barang yang dikeluarkan lebih dahulu adalah barang yang datang lebih dahulu. Selain prinsip ini, dapat pula dilakukan penyaluran dengan menggunakan prinsip Last In First Out (LIFO), jika barang yang terakhir masuk memiliki waktu/tanggal daluarsa yang lebih dekat; atau First Expired Date First Out (FEFO), yaitu obat dengan tanggal daluarsa lebih dekat dikeluarkan lebih awal. Mekanisme penyaluran perbekalan farmasi yang dilakukan oleh Unit Logistik Medik adalah:
Barang habis pakai Penyaluran bahan habis pakai dilakukan melalui Unit Distribusi, langsung diberikan kepada unit atau instalasi yang membutuhkan. Semua penyaluran perbekalan farmasi dilakukan menggunakan formulir permintaan yang diajukan oleh masing-masing unit sesuai dengan jenis dan jumlah yang dibutuhkan.
Pengawasan Pengawasan pengelolaan perbekalan farmasi di RSUH dilakukan oleh SPI dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan badan pemeriksa pusat di luar departemen kesehatan dan bersifat independent.
Pengendalian Pengendalian terhadap material dan personil di RSUH dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yaitu badan pemeriksa pusat di luar departemen, yang bersifat independent, dan merupakan institusi di luar badan eksekutif yang bertanggung jawab kepada Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. Pengendalian material meliputi: a. Kebenaran barang saat diterima 1) Mutu barang (sifat fisik dan waktu daluarsa) 2) Spesifikasi (bentuk sediaan, merek, potensi, dan kemasan) 3) Kuantitas atau jumlah barang 4) Harga pembelian barang b. Stock Opname Stock Opname merupakan kegiatan yang dilakukan secara rutin dan berkala dengan tujuan mencocokkan kondisi fisik barang yang ada di gudang dengan kartu stok barang dan dengan dokumen sumber (dokumen penerimaan, permintaan, pengeluaran. dan permeriksaan barang), sehingga dapat diketahui kualitas, kuantitas, serta waktu daluarsa barang-barang tersebut.
Stock opname dilakukan setiap tiga bulan, dengan pertimbangan bahwa dalam jangka waktu tiga bulan diharapkan dapat diketahui keadaan dan jumlah obat yang rusak atau telah mendekati waktu daluarsanya, sehingga dapat segera diantisipasi. Jangka waktu tiga bulan ini dianggap tidak terlalu cepat, karena untuk melakukan stock opname dibutuhkan waktu dan tenaga, apalagi jika jumlah barang banyak. Jika jangka waktu untuk melakukan stock opname lebih lama, misalnya setiap satu tahun, maka akan mempersulit pemeriksaan data, terutama jika terjadi ketidakcocokan antara barang dengan dokumen sumber, sehingga penelusurannya lebih sulit. Perbekalan farmasi dengan waktu daluarsa yang kurang dari empat bulan dilihat pada kartu stok, kemudian diperiksa keadaan barang tersebut di gudang, jika ternyata obat tersebut masih ada, maka dipisahkan dengan maksud supaya mendapatkan perhatian khusus. Tindakan yang dilakukan untuk mengantisipasi kerugian akibat obat yang daluarsa antara lain dengan membuat surat penunjang yang berisi perjanjian dengan rekanan agar dapat mengembalikan barang tiga bulan sebelum
expired
date.
Cara
lain
yang
dapat
dilakukan
adalah
menginformasikan dan menyarankan kepada dokter di poli dan di ruangan untuk melakukan peresepan yang lebih mengarah terhadap pilihan obat yang mendekati expired date tersebut, tanpa mengubah pola terapi yang akan diberikan. Perlu diingat bahwa obat-obat yang digunakan sebagai pengganti harus senilai dengan harga dasar pembelian obat yang ditawarkan tersebut. Unit Logistik Medik melaporkan jumlah perbekalan farmasi
yang
didistribusikan setiap bulan, serta membuat laporan penggunaan psikotropik dan narkotik, dan laporan stock opname. Unit Logistik Medik melakukan evaluasi perencanaan dan penerimaan, serta evaluasi permintaan dan pemberian. Parameter yang digunakan untuk mengevaluasi adalah waktu (tanggal usulan, tanggal SPK/Surat Perintah Kerja), jumlah (RAB/Rencana Anggaran Belanja dan SPJB/Surat Perjanjian Jual Beli), harga satuan, dan merek.
c. Tertib administrasi Tertib administrasi yang mencakup segala kegiatan meliputi keuangan dan pengarsipan. Tertib administrasi yang dilakukan antara lain pengarsipan dokumen dengan baik dan pencatatan kartu stok dengan baik. Dokumen yang digunakan sebagai arsip adalah dokumen permintaan, penerimaan, dan pengeluaran perbekalan farmasi. Pengendalian yang dilakukan terhadap sumber daya manusia meliputi pengendalian terhadap seluruh karyawan di lingkungan rumah sakit. Pengendalian sumber daya manusia dapat diwujudkan dengan penetapan kriteria pemilihan dan penerimaan karyawan rumah sakit yang meliputi kejujuran, tertib administrasi, dan kedisiplinan.
Pemeliharaan Kegiatan pemeliharaan meliputi pemeliharaan tempat penyimpanan dan fasilitas pendukung penyimpanan, yang disesuaikan dengan persyaratan farmasetis. Pengaturan lemari atau rak sesuai dengan alfabetis, serta dilakukan pengontrolan suhu dan kelembaban udara pada periode waktu tertentu untuk kebutuhan penyimpanan pada suhu dan kelembaban tertentu.
Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi yang dilakukan: 1. Membukukan keluar masuknya perbekalan farmasi dalam kartu induk, kartu stok gudang, buku harian barang inventaris dan barang habis pakai, serta buku penerimaan dan pengeluaran barang inventaris dan barang habis pakai. 2. Menggunakan dokumen sumber yang sah, yaitu surat pemesanan, surat perintah kerja atau kontrak, faktur pembelian atau penjualan dan bukti barang keluar. Tujuan dilakukannya pencatatan adalah untuk menjamin agar barangbarang yang ada dalam persediaan digunakan secara efisien sesuai dengan kebutuhan sehingga tidak terjadi kekurangan maupun penumpukkan. Pengerjaan pencatatan yang secara teratur dan terus menerus bertujuan untuk meningkatkan
pengawasan terhadap alur masuk dan keluar barang demi menghindari kebocoran dan kesalahan dalam penyaluran. Kegiatan pencatatan yang dilakukan secara teratur dan berkesinambungan diharapkan dapat meningkatkan pengawasan terhadap alur masuk dan keluar barang, sehingga dapat menghindari kebocoran dan kesalahan dalam penyaluran, selain itu juga dapat digunakan sebagai bahan evaluasi, apakah perbekalan farmasi yang ada dalam persediaan telah sesuai dengan kebutuhan secara proporsional dan tidak terjadi penumpukkan. Hasil dari pencatatan digunakan sebagai dokumentasi dan menjadi sumber dalam melakukan pelaporan. Pelaporan jumlah perbekalan farmasi, laporan penggunaan psikotropik dan narkotik dilakukan secara berkala setiap bulan. Laporan stock opname (tiga bulan), evaluasi perencanaan dan penerimaan serta evaluasi permintaan dan penerimaan dilakukan setiap triwulan. Parameter yang digunakan untuk evaluasi pencatatan dan pelaporan perbekalan farmasi adalah evaluasi waktu (tanggal usulan, tanggal surat perintah kerja), evaluasi jumlah (rencana anggaran belanja, surat perjanjian jual beli) dan evaluasi harga satuan dan evaluasi merk.
Penghapusan dan Pemusnahan Penghapusan barang milik negara adalah wewenang pejabat yang berwenang untuk menghapus barang milik negara dari buku inventaris barang, dengan tujuan untuk membebaskan pemegang barang atau unit pemakai barang dari pertanggungjawaban administrasi. Pemusnahan dilakukan untuk barang yang rusak dan telah kadaluarsa, penghapusan dilakukan setiap akhir tahun. Daftar barang yang rusak atau kadaluarsa diajukan ke direktur rumah sakit disertai dengan daftar harga, kemudian direktur akan memberi surat persetujuan dan kemudian dibentuk panitia kecil yang akan menentukan cara-cara penghapusan atau pemusnahan.
Pelayanan Pelayanan Farmasi di IRD Pelayanan farmasi di IRD secara garis besar terdiri dari 2 kegiatan, yaitu pengelolaan perbekalan farmasi dan kegiatan farmasi klinik. Pengelolaan
perbekalan farmasi dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penyaluran, penggunaan dan pemantauan perbekalan farmasi yang tergolong dalam “life saving”. Perbekalan farmasi yang dikelola di IRD meliputi obat, alat kesehatan habis pakai. Tugas pokok farmasi di IRD adalah menjamin kelancaran suplai perbekalan farmasi yang tepat jenis, tepat jumlah, dan tepat waktu untuk kebutuhan pelayanan di IRD serta menjamin bahwa obat yang diberikan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi pasien.
- Sistem Distribusi Obat Sistem pengelolaan perbekalan farmasi di IRD menggunakan sistem resep individu (Individual Prescribing) a. Individual Prescription System (IPS) Individual prescription system adalah tatanan kegiatan distribusi sediaan obat oleh Instalasi Farmasi Runah Sakit (IFRS) sesuai dengan yang ditulis pada resep atas nama pasien rawat IRD.
Adapun penyiapan ODD (One Daily Dose) dapat dilihat pada gambar berikut: Observasi pasien oleh dokter dan perawat Dokumen Medik Penderita (DMK) Disalin oleh AA Dokumen Farmasi Penderita (DFP) Penyiapan obat di DF
Pembuatan resep oleh dokter
Perawat
Administrasi
Pasien
Pembayaran oleh keluarga pasien
Gambar AlurPenyiapan ODD (Once Daily Dose)
Pelayanan di Ruang Bedah Pelayanan Farmasi di Ruang Bedah (RB) merupakan suatu pelayanan Farmasi yang menunjang pelayanan di kamar Operasi, Anastesi, Recovery Room. Bentuk pelayanan farmasi di Ruang Bedah (RB) dibagi menjadi 3 macam: 1. Pelayanan barang medik dasar merupakan pelayanan barang medik yang pemakaiannya termasuk dalam tarif paket dasar, disediakan di kamar operasi dan RR, pemakaiannya digunakan untuk kebutuhan semua pasien. Sumber dana barang medik dasar berasal dari dana Unhas. Contoh: kasa, kapas, perban, plester, antiseptik, dan lain-lain. 2. Pelayanan obat emergency merupakan pelayanan obat dan alat kesehatan (alkes) yang termasuk dalam kelompok obat emergency (life saving drug. Pelayanan obat emergency disediakan di semua unit pelayanan (kamar operasi,
Recovery
Room.
Obat
emergency
kit
sangat
penting
ketersediaannya (harus selalu ada) dan dipakai pada saat pasien benarbenar membutuhkan pertolongan mendadak. Jumlah dan jenis disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing unit yang terkait di ruang tersebut dan atas dasar kesepakatan bersama. Jumlah stok persediaan golongan emergency diusahakan tetap sehingga bila barang tersebut terpakai segera dilengkapi
kembali. Contoh:
lidokain,
adrenalin, dopamin, KCl,
dobutamin, kalmethason, sulfas atropin, spuit, blood set, dan lain-lain. 3. Pelayanan di luar barang paket dasar merupakan pelayanan kebutuhan barang medik di luar tarif paket dasar atau paket tindakan. Pemakaian barang medik tersebut dibebankan pada pasien sesuai dengan jenis dan jumlah yang dipakai.
Contoh : a. Obat
premedikasi
dan
narkotik:
pethidin,
diazepam,
morfin,
midazolam, fenthanyl, sulfas atropin, phenergan, dormicum, DHBP. b. Obat anestesi: enflurane, pentotal, ketamin, propofol, aether, halothane, isoflurane. c. Obat pelumpuh otot: norcuron, succinil kolin, pavulon, atrakurium. d. Obat lain: adrenalin, antibiotik, efedrin, analgesik, dan lain-lain. e. Cairan: ringer laktat, NaCl 0,9%, albumin, haes steril 6%, gelofusin, dan lain-lain. f. Alat kesehatan: benang
(vicryl, prolene, ethilon, mersilk), spuit,
steridrape, blood set, folley catheter, thorax drain, urine bag, dan lainlain. Sistem pelayanan farmasi di Ruang Bedah (RB) menggunakan sistem satu pintu dimana kebutuhan barang medik di semua unit dilayani oleh Unit Pelayanan Farmasi. Hal ini bertujuan untuk untuk mempermudah pelayanan kepada pasien, mempermudah kegiatan Drug Utilization Study (DUS), sehingga meningkatkan kepuasan pasien atau keluarga pasien terhadap pelayanan farmasi yang diberikan. Sedangkan kategori pasien yang dilayani di Ruang Bedah (RB) meliputi pasien ASKES (Asuransi Kesehatan), UMUM, Asuransi Kesehatan Inhealth, Jamsostek, Waskita, Jasindo.
Alur Pelayanan Kebutuhan Dasar
Masing-masing unit pelayanan Di GB (OK,anaesthesi,RR ICU,)
Permintaan
Pengiriman
Unit Pelayanan Farmasi RB
Pengiriman Unit Logistik Medik
Unit Distribusi Permintaan
Gambar Alur Pelayanan Kebutuhan Dasar
Kegiatan yang dilakukan oleh Pelayanan Farmasi di Ruang Bedah (RB) diantaranya: 1. Perencanaan Tujuan dilakukannya perencanaan adalah untuk mendapatkan barang dengan jumlah dan jenis yang tepat, menghindari terjadinya kekosongan barang dan meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi secara rasional dan ekonomis. 2. Penyimpanan Tujuan dilakukannya penyimpanan adalah untuk menjaga barang medik tetap dalam kondisi baik terkait dengan stabilitas, disimpan ditempat yang aman, tertutup, kalau perlu ada kuncinya. Penyimpanan obat harus dikelompokkan berdasar bentuk sediaan, sistem FIFO (First In First Out), sistem FEFO (First Expired First Out),sesuai kondisi yang dipersyaratkan, obat narkotika dan psikotropika pada lemari tersendiri.
3. Pendistribusian Pendistribusian dilakukan kepada masing-masing unit pelayanan (OK, Anaestesi, RR, ICU) berdasarkan pada lembar permintaan yang berisi kebutuhan barang medik baik kebutuhan dasar maupun kebutuhan di luar barang dasar. 4. Penggunaan dan evaluasi obat (prescripbing) 5. Pemberian dan informasi obat (dispensing) Pemberian dan informasi obat bisa dilakukan kepada dokter maupun perawat dengan tujuan untuk mengurangi tingkat accident yang mungkin saja terjadi. 6. Pemantauan Pemantauan harus dilakukan oleh farmasis untuk menjamin efektivitas, keamanan dan rasionalitas barang medik yang digunakan 7. Pengendalian dan pengawasan Pengendalian dilakukan terhadap material dan administrasi, sedangkan pengawasan dilakukan terhadap material yang meliputi mutu barang (sifat fisik dan waktu kadaluarsa), spesifikasi (bentuk sediaan, merk, potensi dan kemasan), dan kuantitas barang. Dalam melakukan pengawasan ditemukan adanya kesalahan kesesuaian barang yang tersedia dengan yang tercatat di kartu stok. Untuk mencegah terjadinya kesalahan tersebut maka perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut: a. Pencatatan kartu stok yang up to date untuk setiap pengeluaran barang. Kartu tersebut mencantumkan : nama barang, tanggal masuk barang barang, tanggal keluar barang, jumlah barang, sisa barang dan tanggal expired date. b. Pelaksanaan stok opname setiap 6 bulan sekali dan pemantauan barang yang kadaluarsa setiap 3 bulan sekali. Untuk pemantauan persediaan barang diruangan (ICU) dilakukan setiap dua hari sekali.
8. Pelaporan
Pelaporan dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap barang yang telah diminta, barang yang telah digunakan, dan seberapa besar jumlah barang yang tersisa. Dengan demikian dapat menghindarkan dari praktek-praktek penyalahgunaan barang medik. Pelaporan penggunaan obat anestesi dan bahan dasar setiap bulannya.
Pelayanan barang medik dasar meliputi: 1. Pelayanan kamar operasi (OK) Petugas OK mengajukan permintaan kebutuhan dengan mengisi form permintaan yang sudah ada tanda tangan Ka. Ruangan ke Pelayanan Farmasi , kemudian petugas Pelayanan Farmasi menyiapkan kebutuhan tersebut sesuai dengan permintaan. 2. Pelayanan anaestesi Petugas anaesthesi mengajukan permintaan dengan form permintaan ke Pelayanan Farmasi, kemudian petugas Pelayanan Farmasi akan menyiapkan kebutuhan tersebut sesuai dengan permintaan. 3. Pelayanan ICU Petugas anaesthesi mengajukan permintaan dengan form permintaan ke Unit Pelayanan Farmasi, kemudian petugas Unit Pelayanan Farmasi akan menyiapkan kebutuhan tersebut sesuai dengan permintaan.
Pelayanan Barang Medik di Luar Paket Dasar 1. Pelayanan kamar operasi (OK) a. Petugas Unit Pelayanan Farmasi menyiapkan barang medik di dalam trolly untuk OK. b. Dokter / perawat OK mengajukan permintaan barang medik sesuai jenis dan jumlah beserta kelengkapan data pasien ke petugas Unit Pelayanan Farmasi. c. Petugas Unit Pelayanan Farmasi mencatat jumlah dan jenis permintaan barang medik yg diberikan dalam form OK. Jika operasi selesai, petugas Farmasi memeriksa kembali kelengkapan data pasien dan
tanda tangan dokter / perawat termasuk jika ada pengembalian barang medik. d. Petugas Farmasi, mengambil data OK dan anaesthesi pasien yg selesai operasi, kemudian memberi harga sesuai dengan status pasien. e. Penyelesaian administrasi dilakukan di kasir. 2. Pelayanan Anestesi a. Petugas anaesthesi mengajukan permintaan obat anaesthesi dalam form anaesthesi ke Unit Pelayanan Farmasi untuk stok persediaan anaesthesi, kecuali golongan Narkotik (Morphin, Pethidin, Fentanyl) b. Petugas Unit Pelayanan Farmasi mencatat permintaan tersebut dalam kartu stok. c. Petugas anaesthesi menulis jumlah pemakaian obat anaesthesi dalam form anaesthesi (rangkap dua) untuk masing-masing pasien, sesuai dengan yang digunakan d. Petugas Farmasi mengambil data form anaesthesi yang warna putih (yang warna kuning untuk arsip anaesthesi) dan menghitung jumlah biaya pemakaiannya. e. Penyelesaian administrasi di lakukan di kasir.
ALUR PELAYANAN OK / ANESTHESI
Petugas OK/ Anesthesi
Petugas Farmasi
Unit Pelaksanaan Unit Pelayanan Farmasi
Gudang Farmasi
Nota
Keluarga pasien
Kasir
Gambar Alur Pelayanan Kamar Operasi (OK) / Anaestesi
3. Pelayanan Intensive Care a. Selesai Visite, dokter menulis resep masing-masing pasien, untuk kebutuhan sehari. b. Setelah semua resep selesai ditulis, perawat masing-masing ICU menghubungi Unit Pelayanan Farmasi. c. Petugas Unit Pelayanan Farmasi mengambil resep ke masing-masing unit pelayanan. d. Di Unit Pelayanan Farmasi dilakukan pengkajian resep mulai kelengkapan data pasien dan kebenarannya, kemudian diberi harga. e. Keluarga pasien dipanggil ke Unit Pelayanan Farmasi untuk diberi informasi tentang obat/alkes yang diberikan berikut harganya.
ALUR PELAYANAN /ICU Peresepan dokter Pengkajian resep (farmasi)
AA Unit Pelayanan Farmasi
Persiapan ulang oleh AA / farmasis
Keluarga pasien
Kasir
Pengecekan ulang oleh AA / farmasis Ruang ICU
Gambar Alur Pelayanan di ICU
Peran farmasis yang bisa dilakukan di Ruang Bedah (RB), diantaranya: 1. Pelayanan dalam hal managerial meliputi: a. Merencanakan kebutuhan barang medik dan menyalurkannya sesuai permintaan tiap unit Gedung Bedah (RR, Anestesi, OK, ICU). b. Mengatur pengadaan kebutuhan barang medik di unit Ruang Bedah (RB).
c. Melakukan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan pelayanan barang medik di unit Ruang Bedah (RB). d. Membuat laporan meliputi laporan bulanan seperti pendapatan, laporan klaim pasien Askes, Inhealth, laporan stok opname tiap 6 bulan , laporan expired date tiap 3 bulan dan laporan tahunan.
Pada aspek managerial, farmasis harus mampu melakukan perencanaan, penyimpanan, pendistribusian, penggunaan dan evaluasi obat (prescripbing), pemberian dan informasi obat (dispensing), pemantauan (efektivitas, keamanan, dan rasionalitas), pengendalian dan pengawasan, serta pelaporan. Pemilihan dan perencanaan bertujuan mendapatkan jenis dan jumlah barang yang tepat, menghindari stock out, dan meningkatkan penggunaan perbekalan kefarmasian secara rasional dan ekonomis yang didasarkan pada kebutuhan unit di RB sesuai dengan pedoman yang berlaku. Kebutuhan GB ini diadakan melalui sumber dana yakni dari sumber Unhas (untuk barang medik dasar) dan revolving fund (untuk obat dan alkes yang pemakaiannya dibebankan pada pasien sesuai dengan jumlah dan jenis yang dipakai). Penyimpanan perbekalan kefarmasian yang dilakukan harus dapat menjamin stabilitas sediaan yang ada, misalnya untuk obat-obat yang membutuhkan suhu penyimpanan tertentu (misalnya di lemari pendingin). Untuk mekanisme pendistribusian, perbekalan kefarmasian telah dijelaskan dalam bagan (flowchart) pada bab pendahuluan. Distribusi ini dilakukan dengan sistem FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Selanjutnya, farmasis bertugas dalam pengendalian dan pengawasan. Pengendalian dilakukan terhadap material dan administrasi. Material dalam hal ini meliputi mutu barang (dilihat secara fisik, stabilitas dan waktu kadaluarsa), spesifikasi (bentuk sediaan, merek, potensi, dan kemasan), serta kuantitas (jumlah barang). Pengawasan dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan, diantaranya meliputi : a. pencatatan yang up to date baik secara manual di kartu stok maupun secara on-line di komputer.
b. pengecekan melalui stok opname setiap 6 bulan sekali dan pemeriksaan insidentil (sampling) utamanya untuk obat kelompok A (yang memiliki nilai tertinggi, yakni meski jumlahnya kecil namun harganya tergolong mahal) c. pengkajian terhadap resep yang masuk, dimana pasien Umum harus mengacu pada formularium yang ada.
2. Pelayanan dalam hal farmasi klinis meliputi: a. Ikut Visite bersama dipimpin dokter koord. ICU. b. Mencatat semua terapi dan data pasien dari DMK dan lembar observasi ke dalam DFP (Dokumen Farmasi Penderita) c. Mengevaluasi
adanya
Drug Related
Problem (DRP) dengan
melakukan review terapi yang diberikan disesuaikan dengan data klinis & data laboratorium yang terbaru. d. Menyampaikan DRP yang terjadi ke dokter. e. Memberikan rekomendasi pada dokter. f. Bila ditemukan masalah mengenai terapi, komunikasikan dengan dokter jaga ICU dan disampaikan pada koordinator ICU g. Memberikan informasi kepada dokter/perawat tentang stabilitas obat setelah direkonstitusi. h. Melakukan pengkajian resep mengenai indikasi, dosis, ESO i. Memberikan informasi obat/alkes ke keluarga pasien terkait biaya, kegunaan, dan alasan pemilihan. Masalah-masalah
yang
mungkin
ditemukan
dalam
melaksanakan
pelayanan farmasi klinis diantaranya: a. Kelengkapan penulisan terapi dalam lembar observasi. b. Indikasi pemberian antibiotika c. Dosis regimen (dosis, frekuensi, rute) untuk terapi baru khususnya antibiotik d. Lama pemberian (Antibiotik, Analgesik, Stress ulcer) e. Interaksi obat (pengaturan waktu pemberian).
PELAYANAN FARMASI INSTALASI RAWAT INAP BEDAH Gambaran Umum Instalasi Rawat Inap Bedah (IRNA Bedah) merupakan instalasi rawat inap untuk pasien yang memerlukan perawatan di rumah sakit atau akan mengalami tindakan pembedahan di IRNA bedah. IRNA Bedah terbagi dalam …… ruangan, yaitu ruang bedah …..
a. Ruang IRNA Bedah Terdiri dari .... bagian, yaitu kelas I yang terdiri dari … ruangan, masingmasing ruangan terdapat satu tempat tidur dan kelas II yang terdiri dari … ruangan, yang masing-masing ruangan terdapat 2 tempat tidur. Pasien yang dirawat merupakan pasien pria dan wanita dewasa serta anak dengan kasus yang ada di IRNA Bedah yaitu, kasus bedah umum, orthopedi, neurologi saraf. IRNA Bedah ini melayani pasien dengan status ASKES PNS, pasien umum dan JAMSOSTEK.
Pelayanan Farmasi di IRNA Bedah A. Pelayanan Perbekalan Farmasi IRNA Bedah Pelayanan perbekalan farmasi di IRNA Bedah dilaksanakan melalui UPF. B. Alur Pelayanan Farmasi IRNA Bedah Pada IRNA Bedah pelayanan distribusi perbekalan farmasi dilaksanakan dengan sistem Unit Dose Dispensing (UDD), Ward Floor Stock (WFS) dan Individual Prescription. a. Unit Dose Dispensing (UDD) Sistem UDD adalah penyediaan obat dalam dosis terbagi untuk kebutuhan pasien sehari. Obat pasien di ruang IRNA Bedah disiapkan pada jam kerja (08.00-14.00) oleh Asisten Apoteker. Obat disiapkan
dalam kemasan satu kali pakai dan diberi etiket yang berbeda warnanya sesuai dengan jam pemberiannya. Etiket warna merah untuk obat yang diberikan pada pagi hari (06.00), etiket warna hijau untuk pemberian obat pada siang hari (14.00), etiket warna kuning untuk obat yang diberikan pada malam hari (22.00). Obat-obat yang diberikan di luar jam-jam tersebut diberi etiket warna putih. b. Ward Floor Stock (WFS) c. Individual Prescription Alur pengadaan perbekalan farmasi pada UPF IRNA Bedah didapat dari Apotek/gudang. Apabila terjadi kekosongan stok obat pada Apotek maka UPF langsung melayangkan surat permintaan kepada gudang farmasi. Skema alur pengadaan barang di IRNA Bedah dapat dilihat pada gambar Gudang Farmasi
Pengantaran Barang Surat Permintaan
Stok Kosong pada UPF (Apotek)
Gambar Skema Alur Pengadaan Barang di IRNA Bedah
Obat-obat yang tidak terpakai oleh pasien dapat dilakukan retur kepada instalasi farmasi rumah sakit. Jika memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan
maka pasien dapat menerima pengembalian biaya yang dikeluarkan dari obat yang tidak terpakai tersebut. UPF ruangan IRNA Bedah mempunyai alur prosedur yang menunjang pelayanan farmasi kepada pasien. Alur ini dapat ditunjukkan oleh gambar :
Alur Pelayanan Resep RR/OK
Resep AA Memeriksa kelengkapan resep
Lengkap
Tidak lengkap
Menghubungi keluarga pasien
Apoteker Mengkaji penggunaan obat
Ada DRPs
Tidak ada DRPs
Menghubungi dokter
AA Menyiapkan obat/alkes persediaan sehari
Perawat Memberi obat/alkes kepada pasien sesuai waktu pemberian
ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI PERBEKALAN
Sisa Stok Jumlah Pemakaian
Perencanaan
Pengadaan (purchasing)
Anggaran Pola Penyakit Bidang Penunjang
Bagian Pemeriksa Barang (PPB) Faktur + SP Gudang
Input Komputer Penyimpanan
Input Komputer Pendistribusian
Print out Apotek
ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI ADMINISTRASI
Pengadaan
Rekanan
Barang + Faktur Input Administrasi SP
SP
SP + Faktur
Bidang Penunjang
SP + Faktur Administrasi
SP + Faktur Rekanan
ALUR PELAYANAN SUB INSTALASI PELAYANAN
Input Order Barang
Gudang
Input BA Penyerahan Barang
Barang + Print Out
Apotek
Pemeriksaan
Penyimpanan
Pelayanan Apotek
MEKANISME PELAYANAN RESEP IRD RESEP MASUK IRD
Pembacaan Resep
R/ Umum Input SIM Askes
Pemberian Harga
Penyiapan
Pengantaran
Pasien
Administrasi Input Resep & Kwitansi
Kwitansi
Arsip
Kwitansi & Uang
Pencatatan
Penyetoran
Pelaporan
Bendahara
ALUR PENDISTRIBUSIAN BARANG FARMASI INSTALASI FARMASI
PROSEDUR PELAYANAN RESEP APOTEK
Resep masuk
Pembacaan Resep Bukan umum
Jamkesmas/ jamkesda
Askes
Umum
Penagihan
Penagihan
Penyiapan Pencatatan
Penyiapan
Pembacaan ulang
Pembacaan ulang Penyerahan
Penyerahan
PROSEDUR PELAYANAN RESEP IRD
Resep masuk
Alat pakai habis
Pembacaan Resep
Penyiapan/pengambilan alat kesehatan
Pembacaan ulang
Obat
Pembacaan Resep
Pembayaran
Penyiapan obat
Penyerahan Penyerahan Penagihan
Kasir
ALUR PENGADAAN BARANG
Sisa stok apotek
Laporan
Daftar B2 / Permintaan barang apotek
B2
B2
gudang
Laporan
Perencanaan
Daftar kebutuhan
Pengadaan
Laporan
Stok akhir
ALUR PENERIMAAN BARANG
Perencanaan
Daftar kebutuhan
Daftar kebutuhan Pengadaan / pemesanan
SP
SP Rekanan
SP + faktur + barang Panitia pemeriksa barang
Faktur + Barang
Gudang farmasi
ALUR PENYIMPANAN BARANG FARMASI
BARANG FARMASI
GUDANG FARMASI
OBAT TABLET
ALKES PAKAI HABIS
BAHAN HEMODIALISA
CAIRAN INFUS
CHEMICALIN CAIR DAN PADAT
CONTOH BLANKO DAFTAR PERMINTAAN PENGGUNAAN BAHAN FARMASI
RUMAH SAKIT FORM B2 DAFTAR PERMINTAAN & PENGGUNAAN BAHAN FARMASI Bagian : Kode Bagian Bulan :
Ruangan : :
Disetujui Oleh : Makassar,........................20.... 1. Kepala Ruangan ( 2. Kepala OPF ( 3. Seksi Pelayanan/ Penunjang Medis ( Diminta Oleh : 1. Kepala Inst. Farmasi 2. Kepala Sub Inst. Distribusi
( (
) ) )
) )
Diberikan Oleh Sun Inst. Distribusi (
)
Diterima Oleh
)
Catatan: - Sub Inst. Distribusi (putih) (Kuning) - Yang Meminta (Merah) (Hijau)
(
- Seksi Pelayanan/Penunjang Medis - Koord. Administrasi Inst. Farmasi
BUKU PENERIMAAN DAN PEMAKAIAN BAHAN FARMASI NO
NAMA STOCK MASUK JUMLAH PAKAI OBAT/ALAT AWAL BULAN
SISA
KET
KARTU STOCK
Artikel : Merek : TGL
KEPERLUAN PENERIMAAN PENGELUARAN
Satuan : SISA
KET
Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Direktur Penunjang dan Sarana Medik Kepala SMF
Kepala Instalasi Farmasi
Komite Farmasi dan Panitia lain Kepegawaian dan Diklat
Koordinasi Administrasi
Administrasi Umum dan ATK Monitoring dan Evaluasi
Koordinator Pelayanan dan Farmasi Klinik
Koordinator Pengadaan SIM Farmasi dan Keuangan
Koordinator Perbekalan
Apotek IRJ
SIM dan Pelaporan
Perencanaan
Farmasi Klinik
Keuangan
Gudang Farmasi
Distribusi
Bagian perencanaan : rahmat Astrid Bagian Penerimaan :Sri WAHYUNI Bagian penyimpanan/gudang :Nurdin Bagian Pelayanan : Farid Riska Bagian Administrasi : Mawa Nurfadilah Silvia
Askes : Rahmat Nini Astrid
Asuransi lain : Farid Mawa Nurfadila Silvia
Jadwal jaga
