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Módulo de almacenes.............................................................................................................................................................................1 1 Diagrama de bloque del funcionamiento del almacén de obra.............................................................................................................1 2 Ingreso al módulo de Almacenes..........................................................................................................................................................2 3 Ingrese al módulo de Almacenes como sa...........................................................................................................................................2 4 Registro de usuarios en el sistema.......................................................................................................................................................3 5 Ingreso al módulo de almacenes como usuario....................................................................................................................................4 6 Registro del Proyecto............................................................................................................................................................................5 7 Almacén tipo obra................................................................................................................................................................................10 8 Almacén de Activos...........................................................................................................................................................................133
Módulo de almacenes El módulo de almacenes es el encargado de administrar los recursos tipo material con los movimientos de ingresos y egresos. Los egresos de los recursos que se realizan hacia una partida de control, son tomados por el módulo de Gerencia de proyectos para los resultados operativos.
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Diagrama de bloque del funcionamiento del almacén de obra
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Ingreso al módulo de Almacenes
Del tapiz de su PC elija el botón de acceso directo
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Ingrese al módulo de Almacenes como sa
El (sa) es el administrador del sistema
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Registro de usuarios en el sistema
El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y dar acceso al módulo de almacenes, a los escenarios, catálogos y documentos. El usuario llamado Andrade Andrés, será registrado en el sistema.
4.1
Acceso al módulo de almacenes
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4.2
Acceso a los escenarios
Repita el proceso para la pestaña de catálogos y luego para los documentos.
5 4
Ingreso al módulo de almacenes como usuario S10 Almacenes
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Registro del Proyecto
Sí el proyecto ha sido registrado en el módulo de Gerencia de proyectos, ya no es necesario registrarlo. Sí el módulo de almacenes es utilizado en forma independiente, es necesario registrar el proyecto. Si el registro lo efectúa el usuario (Andrés) el sistema por defecto le proporciona los accesos al proyecto y sus almacenes.
En la ventana de Proyectos, en el árbol, Edificaciones, Obras viales corresponden a tipos de proyectos, (en caso de un nuevo tipo el usuario deber registrarlo en el árbol), en este caso elegiremos un registro existente llamado Obras viales.
El sistema muestra la ventana de registro del proyecto: Ingrese los datos solicitados:
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6.1 6.1.1
Llamadas de la ventana “Proyecto” Propietario
Se refiere a la llamada a: como al elaborar el presupuesto se registró el nombre del propietario, ahora digite el nombre para llamarlo. 6.1.2
Lugar
Se refiere a la llamada b: Ingrese el mismo lugar del presupuesto. 6.1.3
Fecha de inicio
Se refiere a la llamada c: Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es importante, ya que a partir de este el sistema genera períodos semanales y mensuales. 6.1.4
Fecha fin
Se refiere a la llamada d: Fecha fin, no ingrese este dato, el sistema lo calcula automáticamente. 6.1.5
Plazo
Se refiere a la llamada e: es el lapso de tiempo en días calendario que está previsto dure la ejecución del proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los períodos a partir de la fecha de inicio.
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6.1.6
La semana comienza el
Se refiere a la llamada f: hay muchas empresas que inician la semana para efectos del pago de planillas el día lunes, otros el miércoles, etc. 6.1.7
Moneda
Se refiere a la llamada g: elija el tipo de moneda que utilizará en sus movimientos. 6.1.8
Moneda Secundaria Almacenes
Se refiere a la llamada h: elija el tipo de moneda alterno (ejemplo, Dólares Americanos.) 6.1.9
Empresa
Se refiere a la llamada i: ingrese el nombre de su empresa. 6.1.10 Sucursal Se refiere a la llamada j: este dato es informativo. 6.1.11 Dirección Se refiere a la llamada k: este dato es informativo. 6.1.12 Teléfono Se refiere a la llamada l: este dato es informativo. 6.1.13 Fax Se refiere a la llamada m: este dato es informativo. 6.1.14 Adicionar Se refiere a la llamada n: después de registrar todos los datos use este botón para grabarlos y cerrar la ventana y el proyecto será mostrado en el catálogo de proyectos.
Después, el proyecto es mostrado en el árbol del escenario de datos generales.
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6.2
Partidas de control
Para el control económico del proyecto, las partidas del presupuesto se agrupan en partidas de control. Ejemplo todas las partidas de encofrado serán agrupadas en una sola partida que se llamará Encofrado. Es como si se “armara” otra partida con todos los análisis de precios unitarios de encofrado. 6.2.1
Acceso al escenario
6.2.2
Registro de las partidas de control
Para el ejemplo estas son las partidas de control: (Las Partidas de Control es por proyecto). Puente en carretera Costos directos Preparación de agregados Encofrado Concreto Acero Costos indirectos Gastos generales Permisos sindicales, descansos médicos Se considera como una partida de control los permisos sindicales y los descansos médicos debido a que estos costos son “cargados” al proyecto. 6.2.3
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Verificar estructura
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Luego el sistema muestra,
6.2.4
Registro
A continuación se muestra el registro concluido,
Importante: Después de que una partida de control tenga movimientos, no modifique la estructura de registro de las partidas de control.
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Almacén tipo obra
7.1
Movimientos
7.1.1
Ingresos
Todo recurso sebe ser ingresado al almacén antes de ser egresado y debe estar respaldado por un documento en el que figure la fecha, cantidad, precio unitario, unidad. 7.1.1.1
Ingreso por Fabricación [IF]
Existen algunos elementos que necesitan ser fabricados, como paneles para encofrado, escritorios, muebles de cocina, columnas o vigas prefabricas, etc., que luego serán egresados como recursos fabricados, que tiene como destino final la obra o para venta Para fabricar el recurso necesitamos: 1) Registrar el recurso PANEL PARA ENCOFRADO DE 4’ x 8’ CON TRIPLAY DE 19 mm; en el Catálogo de Recursos, luego registrar el DETALLE DEL RECURSO, que se refiere a la cantidad de recursos que se requiere para elaborar el panel para encofrado. 2) Tener con stock suficiente los recursos que forman parte del detalle del recurso para la cantidad que queremos fabricar. 3) Generar la Guía de Egreso para Fabricación de lo que deseamos fabricar 4) Generar la Guía de Ingreso del recurso fabricado. Se considera la fabricación de 75 paneles para encofrado que se muestra a continuación,
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Sólo se considera recursos, no mano de obra. El recurso PANEL PARA ENCOFRADO DE 4’ x 8’ CON TRIPLAY DE 19 mm, debe ser registrado en el catálogo de recursos como recurso principal, y los recursos que serán necesario para fabricarlo se registran dentro de detalle.
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En el escenario de egresos,
El sistema muestra la ventana de Egreso para Fabricación,
Luego, el sistema muestra el catálogo de recursos de donde se elije ESCRITORIO
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En la ventana “Ingreso para Fabricación”, indique que se fabricarán 75 PANEL PARA ENCOFRADO DE 4’ x 8’ CON TRIPLAY DE 19 mm.
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Reporte:
Comentario: Se hizo un egreso para la fabricación de 75 PANEL PARA ENCOFRADO DE 4’ x 8’ CON TRIPLAY DE 19 mm. Se inicia el proceso de fabricación, a medida que se confeccione se efectuarán ingresos parciales al almacén. En el escenario de ingresos,
Ingrese el valor del tipo de cambio solicitado. 14
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Luego ingrese la cantidad que ya fue fabricada, en este caso será 42,
A continuación se muestra el ingreso concluido,
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Reporte
7.1.1.2
Ingreso por Inventario [II]
Cuando se empieza a controlar un almacén que ya tiene recursos, todos los recursos existentes deben ser ingresados al sistema como “Ingreso por Inventario”. Sí el inventario está registrado en dos o más monedas, use un documento diferente por cada moneda (inventario, hoja de conteo, etc.) Estos son los datos que se ingresarán
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Para iniciar el registro
Ingrese el tipo de cambio, luego
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Del catálogo de recursos, elija los recursos que formarán parte del ingreso,
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Reporte
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7.1.1.3
Ingreso por Nota de Compra
[INC]
NO utilice ésta opción en caso de que su organización no trabaje con el módulo de Compras del S10, por consiguiente no tiene un centro de compras. Es requisito que tenga el módulo de Pedidos. Esta tipo de movimiento se utiliza cuando dentro del proyecto ha definido comprar algunos recursos en el lugar donde se ejecutará la obra. Para utilizar éste tipo de movimiento primero marque los recursos que se comprarán localmente, y esto lo tiene que realizar en el modulo de Pedidos.
Los recursos que se comprarán en obra deben ser marcados con un check, y es necesario que el campo o la columna que contiene la opción debe estar visible.
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Para elegir el campo,
Una vez que está visible el campo, se marca los recursos que se comprarán en obra,
A continuación efectúe o genere un pedido. Para generar un pedido S10 Almacenes
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En caso de que ingrese una cantidad mayor al saldo, se incrementará el techo.
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Luego en el módulo de Almacenes,
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7.1.1.4
Ingreso por Orden de Compra [IOC]
Las órdenes de compra generadas y aprobadas en el módulo de Compras del S10, pasan al módulo de Almacenes para ingresar todos los recursos comprados. El sistema muestra en calidad de editado todas las órdenes de compra de donde se eligen las que serán ingresas al Almacén. Esta es la orden de compra que será ingresada,
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Para iniciar el ingreso,
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Reporte
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7.1.1.5
Ingreso por Devolución de Préstamo [IDP]
Previamente ha tenido que generar movimientos de egreso por préstamo hacia el proyecto o identificador que se está tratando. Un almacén puede recibir recursos prestados de diferentes procedencias, los orígenes pueden ser: 1) De otro proyecto 2) De un identificador (Proveedor, Empleado, Obrero, etc.) Hay que tener en cuenta que si ingresan los recursos por este tipo están sujetos a ser devueltos al proyecto o identificador que los prestó, para esto el sistema lleva un control de lo que se ingresa y se devuelve. Estos son los datos que serán utilizados para el ejemplo,
Para iniciar el ingreso,
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El sistema lista a todas las personas que prestó recursos con la finalidad de elegirlo.
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Reporte
7.1.1.6
Ingreso por Préstamo IP]
Un almacén puede recibir recursos prestados de diferentes procedencias. Los orígenes pueden ser: • •
De otro Proyecto De un Identificador (Proveedor, Empleado, Obrero, etc.)
Tenga en cuenta que si ingresan los recursos por este tipo están sujetos a ser devueltos al proyecto o identificador que los prestó, para esto el sistema lleva un control de lo que se ingresa y se devuelve Datos que serán utilizados para el ejemplo
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Ubicarse en el almacén que recibe el préstamo,
Cuando se adiciona recursos por préstamo, puede ser desde dos orígenes: • •
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Recursos prestados, es cuando en una misma base de datos se esta manejando la información de varios proyectos y por lo tanto mostrará los recursos que han egresado por préstamo hacia el proyecto en que se está trabajando. Desde el catálogo general, es cuando en la base de datos que está trabajando sólo maneja información de este proyecto y llegan recursos desde otro proyecto
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Reporte
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7.1.1.7
Ingreso por Registrador de Documentos [IRD]
Permite el registro de documentos contables en el sistema, para que luego sea tomado por el sistema de contabilidad y efectúe los asientos en forma automática. Los documentos contables son facturas, boletas, etc.
Importante: Es indispensable que el S10 efectúe la interfaz para enviar la información del módulo de Almacenes del S10 al módulo de contabilidad que la empresa usuaria venga utilizando. Los tipos de documentos que se utilizarán deben ser registrados previamente en el sistema. 7.1.1.7.1
Tipo de documento de Sunat
La Sunat ha normado el uso de los documentos contables, estos deben ser registrados en el sistema, el encargado de esta labor es el administrador del sistema (sa). Para iniciar el registro,
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7.1.1.7.2
Tipo de Documento
Los documentos que acostumbra usar la empresa, deben ser registrados en el sistema y compatibilizados con los documentos normados por Sunat. Para iniciar el registro de documentos,
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A continuación se muestra algunos documentos registrados
Cierre el catalogo de documentos
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7.1.1.7.3
Registro de documentos
La factura que se muestra a continuación será utilizada para mostrar el uso de esta opción.
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Para iniciar el registro
El sistema muestra el catálogo de empresas para registrarlo y luego elegirla
Comentario: La celda Documento, mostrará todos los “Tipos documentos” que fueron vinculados a los “Documentos Sunat”, con la finalidad de elegirlo.
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Luego, elija la pestaña de Datos adicionales,
En la pestaña de Recursos,
Del catálogo de recursos se elije los recursos que forman parte de la factura,
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A cada uno de los recursos que se registren se les debe asignar una partida de control,
Ingrese las cantidades y precios de los recursos registrados.
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Llamada a:
Ingreso a almacén; al usar este botón el contenido del documento es ingresado al almacén, para visualizar el ingreso, elija el botón de acceso directo INGRESOS y el tipo INGRESO POR REGISTRADOR DE DOCUMENTOS.
Reporte
Opciones implementadas,
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7.1.1.7.4
Llamadas de la ventana “Registro de documentos”
7.1.1.7.4.1 Configuración de documentos Se refiere a la llamada a: permite configurar el número de decimales en precio, cantidad y parcial, así como pedir partida de control general. 7.1.1.7.4.2 Exportación de documentos Se refiere a la llamada b: esta opción se implementa de acuerdo al programa de contabilidad que usa el usuario. 7.1.1.7.4.3 Ayuda Se refiere a la llamada c: muestra la ayuda en línea, siempre y cuando haya sido instalado. 7.1.1.7.4.4 Adicionar Se refiere a la llamada d: permite el registro de un nuevo documento. 7.1.1.7.4.5 Modificar Se refiere a la llamada e: edita el documento elegido donde permite modificar los datos. 7.1.1.7.4.6 Eliminar Se refiere a la llamada f: elimina el registro seleccionado. 7.1.1.7.4.7 Duplicar Se refiere a la llamada g: cuando los documentos que se registran son semejantes, ingrese el primer documento y para registrar los siguientes duplique y cambie los datos que sean necesarios. 7.1.1.7.4.8 Enviar / No enviar Se refiere a la llamada h: envía los documentos registrados a un archivo que luego es tomado por el módulo de contabilidad. 7.1.1.7.4.9 Plan contable Se refiere a la llamada i: muestra el catálogo del plan contable para darle mantenimiento. 7.1.1.7.4.10 Centros de Costo Se refiere a la llamada j: muestra el catálogo de centros de costo, para darle mantenimiento. 7.1.1.7.4.11 Recursos Se refiere a la llamada k: muestra el catálogo de recursos para darle mantenimiento. 7.1.1.7.4.12 Tipos de impuestos Se refiere a la llamada l: muestra el catálogo de tipos de impuesto para darle mantenimiento. 7.1.1.7.4.13 Tipos de documentos Se refiere a la llamada m: muestra el catálogo de tipos de documentos para darle mantenimiento.
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7.1.1.8
Ingreso por Guías de Remisión [IRE]
Esta opción es utilizada para registrar el ingreso de materiales enviados por el proveedor únicamente con guía de remisión y que posteriormente serán regularizados con factura o boleta de venta. Los ingresos se realizan en dos etapas: 7.1.1.8.1
Ingreso del recurso al almacén con respaldo de una guía de remisión
Puede o no consignar los precios.
Acceso al escenario,
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7.1.1.8.2
Regularización del ingreso con factura o boleta de venta.
Las guías de remisión 1 y 2 serán regularizas con la factura 001-0000221 de fecha 08/03/2005.
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Reporte
7.1.1.8.3
Ingreso por Reingreso [IR]
Cuando se realiza un egreso de recursos hacia una partida de control, y no han sido utilizados en su totalidad, los recursos sobrantes deben ser devueltos al almacén e ingresados por la modalidad de “Ingreso por Reingreso”, con el fin de descargar los costos de la partida de control a la que fue egresado y cargado.
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Reporte
7.1.1.8.4
Ingreso por Transferencia Externa [ITE]
Permite ingresar al almacén, recursos que son enviados o transferidos desde otros proyectos, la cantidad y costo son descargados del proyecto que envía los recursos y cargados al proyecto que decepciona. Datos que se utilizarán para desarrollar el ejemplo,
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Como se podrá apreciar, existen 2 opciones para registrar un documento de Transferencia Externa [ITE]: Adicionar (Ingreso por Transferencia Externa manual): se utiliza cuando en la base de datos en la que esta trabajando no se tiene información digital de los egresos por transferencia del proyecto que le transfiere, sólo se cuenta con una guía impresa. Adicionar desde Guías de Egresos (Ingreso por Transferencia Externa automático): se activa, solo cuando en la base de datos actual existen guías de egreso por transferencia externa hacia el almacén en el que se está trabajando y que aún no han sido seleccionadas
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Reporte
7.1.1.8.5
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Ingreso por Transferencia Interna [ITI]
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Esta opción se utiliza para dar ingreso a recursos transferidos de otro almacén del mismo proyecto, la cantidad y costo serán descargados del almacén que envía los recursos y cargados al almacén que recibe. Con el S10 se pueden manejar hasta 999 almacenes para cada proyecto. Como se podrá apreciar, existen 2 opciones para registrar un documento de Transferencia Interna [I TI]: Adicionar (Ingreso por Transferencia Interna manual): se utiliza cuando en la base de datos en la que esta trabajando no se tiene información digital de los egresos por transferencia del almacén que le transfiere, sólo se cuenta con una guía impresa. Adicionar desde Guías de Egresos (Ingreso por Transferencia Interna automático): se activa, sólo cuando en la base de datos actual existen guías de egreso por transferencia interna hacia el almacén en el que se está trabajando y que aún no han sido seleccionadas Datos que serán utilizados para el ejemplo,
Acceso al escenario
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Reporte
7.1.1.8.6
Ingreso por compra [IC]
Este movimiento se efectúa cuando los recursos que ingresarán al almacén vienen respaldados por una factura, boleta de venta o ticket y cuya adquisición ha sido realizada sin un trámite previo como una Nota de Compra u Orden de Compra. Datos que serán utilizados para el ingreso por compra
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Para iniciar el ingreso por compra
Sí el sistema solicita el tipo de cambio, regístrelo;
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Luego el sistema muestra el formulario de ingreso.
De catálogo de recursos elija a los que formarán parte del ingreso,
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Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de ingreso, para el ingreso de cantidades y precios,
Con lo que concluye el ingreso. Reporte
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7.1.1.8.7
Ingreso por Ajuste de Cantidad [IAC]
Cuando existen diferencias entre los saldos que muestran el sistema informático y el stock físico de un recurso, se deben realizar las correcciones del caso para igualar las cantidades. Las diferencias pueden ser detectadas mediante opciones destinadas para este fin o al realizar inventarios con el S10. El ajuste de cantidades se realizará de manera automática. Cuando las diferencias se encuentran al hacer un conteo específico, se puede hacer un ingreso manual de ajuste, esto sucede cuando la cantidad real o física del recurso en el almacén es mayor a la indicada por el sistema. Ej.: supongamos que al hacer el conteo de ALAMBRE NEGRO # 8 se tiene como resultado 2 Kg., pero el sistema indica que deben haber 20 unidades en stock; en estos casos esta diferencia debe ser resuelta según las normas internas de cada empresa, podría ser un informe por ejemplo. La diferencia de 2 Kg. debe estar registrada en un documento. Datos que serán utilizados para el ejemplo,
Para iniciar el ingreso,
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Reporte
Antes de efectuar egresos, vaya al escenario de Stock y recostee. 7.1.2
Egresos
Desde este escenario, realice los movimientos de egreso de los recursos que se encuentran en el stock del almacén, hacia diferentes destinos. El usuario que registra los egresos debe tener atributos para hacerlo. Dependiendo del tipo de almacén en el que se encuentre trabajando, el sistema muestra diferentes tipos de Egreso y diferentes destinos para los recursos 7.1.2.1
Egreso a Partida de Control [EPC]
Este tipo de egreso se utiliza por lo general para el control económico del proyecto; los recursos son egresados obligatoriamente hacia una PC, es requisito tener en el stock del almacén los recursos que serán egresados. Dentro de una misma guía cada recurso puede ser asignado a diferentes PC. Un recurso puede estar más de una vez en el detalle de una misma guía pero con diferentes PC. Para comenzar a hacer uso de este tipo de egreso debe tener ya creadas las PC del proyecto Estos son los datos que se utilizarán en el ejemplo,
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Para iniciar el egreso,
Luego el sistema muestra el formato de egreso a partida de control,
A continuación elija los recursos que forman parte del egreso,
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Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de egreso a partida de control,
Nota: Cuando tenga varios recursos en el formulario de egreso, marque un bloque, luego haga clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija “Asignar partida de control”. También permite asignar una PC a cada uno de los recursos.
Las PC se agrupan de acuerdo a su procedencia: • Directas o propias del proyecto principal. • Las que se originan a consecuencia de un subcontrato.
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Estos son los egresos efectuados,
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Reporte
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7.1.2.2
Egreso a Partida de Control con Descarga Directa [EPCDD]
En una obra es frecuente que algunos recursos no ingresen físicamente al almacén, un ejemplo es el CONCRETO PRE MEZCLADO. Debe existir un control de estos, con fines de verificar la facturación, asignar los costos a las diferentes partidas de control del proyecto, etc. La forma natural de registrar este tipo de recursos es la siguiente: - Registrar el ingreso del material (Guía de Ingreso) - Registrar el egreso de este material a obra (Guía de Egreso) Para evitar este doble trabajo, el S10 ha diseñado la Descarga Directa y la forma de operar es como sigue: - Registrar la Guía de Ingreso, por cualquier tipo de movimiento - En la Guía de Ingreso seleccionar el botón de Descarga Directa indicando a que PC asignar el recurso y automáticamente se habrán generado los 2 documentos, el de Ingreso y el de Egreso. Este escenario es sólo de consulta, ya que los [E PCDD] son generados desde los diferentes tipos de Ingreso. 7.1.2.3
Egreso a Partida de Control con Pedido [EPCP]
Este tipo de movimiento se utiliza cuando su empresa trabaja con el módulo de Compras o Pedidos y los pedidos que genera es 'Para un destino específico', esto significa que el pedido reserva toda la cantidad solicitada o lo que hubiera del stock del almacén a través de una Nota de Egreso. Para utilizar éste tipo de movimiento primero se deben registrar los pedidos los cuales generan automáticamente la Nota de Egreso, en este caso iniciaremos mostrando el pedido generado desde el módulo de Compras.
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El mensaje que se muestra a continuación, es sólo cuando el recurso no se encuentra en la partida de control.
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Ahora en el módulo de Almacenes
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Reporte
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7.1.2.4
Egreso para Fabricación [EF]
Esta opción ha sido descrita en el ítem de ingreso para Fabricación 7.1.2.5
Egreso por Ajuste de Cantidad [EAC]
Cuando se detectan diferencias entre el stock físico de un recurso y lo que muestra el sistema informático, se deben realizar las correcciones del caso para que las cantidades sean iguales. Las diferencias pueden ser detectadas al hacer un inventario con el S10, o mediante las opciones destinadas para este fin. En este caso los egresos por ajuste de cantidad se realizarán de manera automática. Cuando las diferencias son detectadas al hacer un conteo específico, se puede realizar un egreso manual de ajuste, esto sucede cuando la cantidad real o física del recurso en el almacén es menor a la indicada por el sistema. Ej.: supongamos que al hacer el conteo de CEMENTO PÓRTLAND TIPO I (42.5 Kg.) se tiene como resultado 1661 bolsas, pero el sistema indica que deben haber 1664 bolsas en stock; en estos casos esta diferencia debe ser resuelta según las normas internas de cada empresa, podría ser un informe por ejemplo, la diferencia de 3 bolsas debe estar registrada en un documento. El recurso egresado toma el precio promedio del sistema. Generamos la Guía por la diferencia entre lo real o físico y lo que indica el sistema para ajustar la cantidad del recurso Estos son los datos que se utilizarán en el ejemplo,
Para iniciar el egreso,
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Reporte
7.1.2.6
Egreso por Bajas y Mermas [EBM]
Este tipo de movimiento se genera para controlar aquellos recursos del almacén que se han deteriorado o malogrado. El costo de estos recursos es cargado al proyecto. El recurso egresado toma el precio promedio del sistema En algunas empresas se requiere un informe y autorizaciones previas para dar de baja un recurso, para este fin el S10 tiene la opción NOTAS, las mismas que permiten vincular cualquier archivo digital. Lista los recursos que existen en stock, cualquiera de ellos puede ser dado de baja Seleccionar los recursos que va a dar de baja Datos que se utilizarán para el ejemplo,
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Para iniciar el egreso,
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Reporte
7.1.2.7
Egreso por Devolución al Proveedor [EDPD]
Este tipo de movimiento se utiliza cuando recursos adquiridos a un determinado proveedor deben ser devueltos por alguna razón como por ejemplo: que no cumplen con las especificaciones técnicas o de calidad establecidos por la empresa o simplemente se equivocaron en solicitar el recurso, etc. Para efectuar la devolución, el recurso previamente ha debido ser registrado en el almacén por algún tipo de movimiento de ingreso El recurso egresado toma el precio promedio del sistema Datos que se utilizarán en el ejemplo, 80
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Lista los proveedores que han sido registrados con algún ingreso al almacén, por Ej. De ingreso por compra
La siguiente ventana muestra los recursos que ingresaron para al proveedor elegido y las cantidades posibles a devolver
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Lo máximo que le puede devolver al Proveedor es lo que indica la columna A Devolver
Reporte
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7.1.2.8
Egreso por Devolución de Préstamo [EDP]
Este tipo de movimiento se utiliza para registrar la devolución de recursos que ingresaron al almacén con un Ingreso por Préstamo. El destino puede ser: 1) Un Proyecto (una obra) 2) Un Identificador (Un proveedor, empleado, obrero, etc.)
Acceso al escenario
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El sistema muestra todos los recursos que fueron prestados a Polo José,
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Reporte
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7.1.2.9
Egreso por Préstamo [EP]
Este tipo de movimiento se utiliza para registrar los recursos prestados El destino puede ser: 1) Un Proyecto (otra obra) 2) Un Identificador (Un proveedor, empleado, obrero, etc.) Datos que serán utilizados para el ejemplo,
Acceso al escenario
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Reporte
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7.1.2.10 Egreso por Transferencia Externa [ETE] Este tipo de movimiento se utiliza cuando se desea transferir recursos entre almacenes de diferentes proyectos sin opción a ser retornados En el almacén del proyecto origen se genera un Egreso por Transferencia Externa y si en el almacén destino tienen instalado el módulo de Almacenes se genera un Ingreso por Transferencia Externa. Los proyectos involucrados deben estar registrados en la misma base de datos. Datos que se utilizarán en el ejemplo,
Acceso al escenario
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Reporte
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7.1.2.11 Egreso por Transferencia Interna [ETI] Este tipo de movimiento se utiliza cuando se transfiere recursos entre almacenes del mismo proyecto sin opción a ser retornados. En el almacén origen se genera un Egreso por Transferencia Interna y en el almacén destino se genera un Ingreso por Transferencia Interna. Los almacenes involucrados deben estar registrados previamente Datos que se utilizarán para el ejemplo,
Ubicarse en el almacén que hará la transferencia
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Para elegir los recursos que serán transferidos
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Reporte
7.1.2.12 Egreso por Venta [EV] Este tipo de movimiento se utiliza cuando egresan recursos del almacén con fines de venta. Las ventas se le atribuyen a un identificador del sistema. Los recursos egresados toman el precio promedio del sistema. Datos que se utilizarán en el ejemplo,
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7.2
Stock
Muestra la cantidad de reservas o existencias en el almacén de un determinado recurso, en el momento de realizar una consulta. El resultado de los movimientos de ingresos y egresos, constituye el stock de un recurso. Las opciones implementadas en este escenario facilitan información importante sobre el movimiento de un almacén.
Cuando muestre el botón tome el precio promedio.
, junto al nombre de los recursos, significa que deben recostear, para que
Para recostar todos los recursos,
Durante el proceso de recosteo utiliza el factor de cambio, si el sistema le solicita debe registrarlo.
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Los reportes del escenario de Stock están orientados a proporcionar información del tipo de recurso, a una fecha determinada, este puede ser valorizado o físico (cantidades). Use el botón
, para visualizar el reporte y el sistema muestra las opciones en esta ventana,
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7.3
Kardex
Es la historia del recurso que muestra todos sus movimientos a través del tiempo, está implementado con opciones informativas que a continuación se detallan, en el árbol previamente elija el proyecto y luego el almacén.
Para analizar el recurso CEMENTO PÓRTLAND TIPO I (42.5 Kg.)
Para imprimir en pantalla el reporte del stock del recurso CEMENTO PÓRTLAND TIPO I (42.5 KG), use el botón , luego;
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Reporte
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7.4
Ubicación
Permite asignar ubicación física a cada uno de los recursos dentro del almacén. Se muestra un croquis de un almacén, el mismo que debe ser registrado en un catálogo,
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Inicialmente el catálogo de ubicación física se muestra vacía, primero se define la estructura y luego se registra la ubicación física.
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7.5
Recursos con problemas
Cuando los ingresos se hacen a una fecha y lo egresos a una fecha posterior, no existe ningún problema. El error se genera cuando la fecha del documento de egreso se modifica a una fecha anterior a la del ingreso. La forma de arreglar es la siguiente; Visualice los recursos con problemas, luego haga doble clic sobre el recurso y el sistema mostrará la guía de egreso, modifique la fecha a una posterior.
7.6
Inventario
Inventario es la verificación física de la existencia de los recursos dentro del almacén. El inventario se realiza para cada uno de los almacenes y consiste en contar uno a uno los recursos, cuyas cantidades deben coincidir con el stock del sistema. Este escenario le permite registrar para cada inventario el conteo manual de los recursos para lo cual asigna personas que desempeñan esa labor, asignándole a cada grupo diferentes recursos. 1) Armar los grupos de trabajo
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Registre a los responsables del conteo
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Muestra a las 2 personas responsables del conteo con la lista de los recursos que se encuentran en stock
2) Asignar los recursos que tendrá a su cargo cada persona
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3) Registrar las cantidades que han contado Hacer clic, botón derecho sobre cada responsable para que se active el menú y seleccionar MODO ASIGNACIÓN para poder registrar las cantidades contadas
4) El sistema verifica el stock del sistema contra lo ingresado manualmente
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Se recomienda hacer dos o tres conteos. Cuando se realiza un sólo conteo, muestra el mensaje,
5) Genera la (s) Guía (s) de Ajuste (de Ingreso o Egreso) dependiendo de las diferencias que se encuentran Nos ubicamos en 'INVENTARIO 2005' y observamos en la parte inferior que existe una diferencia de -3 bolsas para el recurso CEMENTO PÓRTLAND TIPO I (42.5 Kg.) porque al ejecutar las diferencias ha comparado lo contado (1661 bolsas) contra lo que indicaba el stock (1658 bolsas), por lo tanto hay 3 bolsas menos
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7.7
Registro de Nota de Compra
Es una orden de compra simplificada generada desde el Módulo de Pedidos del S10, tiene vigencia sólo para el caso de adquisiciones en las que no participa el módulo de compras del S10. Notas de Compra se refiere a las compras locales. NO utilice ésta opción en caso de que su organización no trabaje con el módulo de pedidos del S10. Caso a) Cuando se pone check es para que todos los recursos sean por compra local.
Caso b) Cuando se compran en obra sólo algunos recursos.
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Para efectuar un pedido,
Cuando se registra un pedido y esta activado 'Solo requisitoria de compra local' se pueden generar 2 tipos de documentos: • •
Nota de Egreso, si existe stock del recurso en el momento de generar el pedido Nota de Compra, si no existe stock del recurso en el momento de generar el pedido
Para nuestro ejemplo el pedido generará los 2 tipos de documento. Registramos el pedido:
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7.8
Guías de Remisión
Para trasladar bienes o recursos es necesario tener una guía de remisión. El usuario debe generar una guía para cada uno de los egresos. Sólo se generan guías de remisión a partir de los egresos. Para generar una guía de remisión previamente ingrese al escenario de Egresos.
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Para la impresión de reportes, exporte a Excel. La vista previa está disponible cuando la empresa tiene un formato pre-impreso.
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7.9
Auditorias
Permite realizar un control de los ingresos y egresos, para luego calificarlos. El usuario que realice la auditoria debe tener atributos para hacerlo. Procedimiento para realizar la auditoria
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7.10 Informes 7.10.1 Plan de utilización de recursos (En la guía del usuario de Gerencia de proyectos página 111, se describe la opción para el módulo de Compras. Debido que a este escenario también es compartido con el módulo de Almacenes, se muestra la utilidad desde el módulo de Compras). El plan de utilización de recursos muestra la lista de recursos que participan en la ejecución del proyecto, distribuidos en el tiempo (en períodos) y es calculado en el módulo de Gerencia de proyectos, cuando el contenido de las barras es traslado al escenario del Cronograma por períodos en cifras. Con la finalidad de explicar que los recursos que se piden deben ser entregados en obra en fechas definidas, se toma como ejemplo el pedido del recurso ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO 60. Ocurre que el acero lo compramos y usamos en varillas, por lo que es necesario transformar los 50,814.30 kilogramos en varillas, de acuerdo al siguiente detalle; (la cantidad de varillas se tomó del metrado efectuado previamente).
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Del catálogo de recursos específicos,
A continuación se muestra los recursos específicos del acero, ingrese las cantidades,
A continuación se muestra la cantidad de varillas registradas,
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7.10.2 Resultados por destino Este escenario permite obtener resultados valorizados en un determinado rango de fechas para diferentes destinos los cuales dependen del tipo de almacén donde este ubicado. Si se ubica en un almacén tipo: Material: Se basa en las guías de egreso a Partida de Control Activo: Se basa en las guías de egreso a Persona Repuestos: Se basa en las guías de egreso a Activo Economato: Se basa en las guías de egreso a Unidad Operativa Para nuestro ejemplo lo haremos en un almacén tipo Material, por lo tanto trabajaremos con las guías de egreso a Partidas de Control, involucra también a todas las guías de egreso con Partida de Control con Descarga Directa.
Elija la semana,
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Luego use el botón
para procesar, estos son los resultados,
7.10.3 Resultados por destino específico Este escenario es informativo y permite obtener resultados valorizados en un determinado rango de fechas para los destinos específicos. Esta disponible sólo para almacenes tipo MATERIAL. Siempre que nos referimos a Destinos Específicos usaremos la abreviación DE. Toma como su fuente de datos las guías de egreso a Partida de Control en las que haya asignado algún Destino Específico Para registrar el catálogo de registros específicos,
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Seleccione el rango de fechas para la cual desee obtener sus resultados. Luego pulse el icono de procesamiento para calcular los valores por DE tomando como base las guías de egreso a Partida de Control que correspondan a ese rango de fechas.
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7.10.4 Físico valorizado Este escenario permite obtener resultados físico y valorizado, lo inicial, lo ingresado, lo egresado y lo actual, en cantidades y valores, por recurso en un determinado rango de fechas
Seleccione el rango de fechas para la cual desee obtener sus resultados.
Para obtener el informe IMPRESO es obligatorio que procese previamente con el botón de fechas que desee
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para el rango
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Para visualizar en pantalla el reporte, use el botón Reporte
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7.10.5 Resumen general por tipo de movimiento Este escenario que es informativo, muestra lo valorizado por Tipo de Movimiento (ingresos y egresos) que haya efectuado en el almacén en un determinado rango de fechas
Caso a) Resumen para un rango de fechas.
Caso b) Resumen para un período fijo.
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Luego use el botón
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para procesar. Imprima el reporte.
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7.10.6 Resultado de Auditorias Este escenario permite ver las auditorias registradas a las guías de ingreso y egreso. Estando ubicado sobre una ACCIÓN se puede ver un gráfico estadístico de las acciones y resultados que se le han asignado a las guías. Estando ubicado sobre un RESULTADO se pueden ver las guías involucradas, las cuales puede filtrar por tipo de movimiento, se observa que existen 1 guía con ESCRITORIO y 2 guías con ARCHIVADO
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7.10.7 Ordenes de compra Este escenario permite ver las órdenes de compra que han sido generadas desde el módulo de Compras. Para ver el detalle de la orden de compra, haga doble clic sobre el nombre del proveedor.
7.10.8 Préstamos Este escenario muestra todos los recursos que me han prestado desde un proyecto o un identificador y también los recursos que mi proyecto ha prestado a un identificador o a otro proyecto basándose en los movimientos de ingresos y egresos por préstamos o devoluciones de préstamos. Tiene dos formas de ver este escenario: Lo que "Me prestaron" y "Lo que preste". Muestra todos los recursos que "Me prestaron" acompañados por el identificador o proyecto que lo hizo indicando la cantidad recibida, la cantidad que he devuelto y lo que me falta Por Devolver
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7.10.9 Transferencias externas Este escenario muestra todos los recursos transferidos entre proyectos basándose en los movimientos de ingresos y egresos por transferencias externas. Tiene dos formas de ver este escenario: "Lo que transferí" y "Lo que me transfirieron".
7.10.10 Cronograma de entrega por rango Lista los recursos que fueron pedidos des de “Pedidos” con las fechas de entrega en un rango de fechas.
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7.10.11 Cronograma de entregas detallado Lista los recursos que fueron pedidos des de “Pedidos” con las fechas de entrega.
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Para la fecha elegida el sistema lista los recursos que deberían ser entregados al almacén por parte del proveedor.
7.10.12 Resultados por recursos de control El recurso de control es una agrupación de recursos para el proyecto y se efectúa en el escenario de “Recursos de control” del módulo de Gerencia de proyectos, donde previamente se registra el catálogo y se asignan los recursos de la misma familia, ejemplo: en el registro clavos y alambres se asignan todos los clavos de todas las dimensiones y los alambres de todos los diámetros y materiales. Proporciona el costo del recurso de control para un período o rango de fechas.
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Luego use el botón para procesar el período elegido, a continuación se muestra el recurso de control “Clavos y alambres” valorizado del mes de julio del 2005 y en la ventana inferior lista los recursos asignados.
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7.10.13 Resultados por clasificación de recursos Es similar a lo descrito en “Recursos de control”, pero esta vez es para la base de datos, puedes ser visualizada desde cualquier proyecto. El registro de la clasificación de recursos se efectúa desde el escenario de “Clasificación de recursos” del módulo de Gerencia de proyectos.
Luego use el botón para procesar el período elegido, a continuación se muestra el recurso clasificado de “Clavos y alambres” valorizado del mes de julio del 2005 y en la ventana inferior lista los recursos asignados.
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7.10.14 Techo Este escenario es informativo, lista todos los recursos asociados a un proyecto. En la ventana superior muestra los recursos utilizados, sean estos presupuestados o no, así como las cantidades que fueron presupuestadas, pedidas, en orden de compra, y las que ingresaron al almacén, también muestra los precios en los que participó en cada uno de los procesos. Todas las diferencias que se muestran es relación al presupuestado. La ventana inferior muestra exclusivamente los recursos presupuestados. Cuando en el presupuesto se usa un recurso y en almacenes otro recurso similar o diferente, vaya al módulo de Gerencia de proyectos y en el escenario de Recursos sustitutos compatibilice. Acceso al escenario.
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La acción descrita permite visualizar el documento en el que fue pedido el recurso; al elegir la pestaña de Ordenes de compra, muestra la orden de compra en la que está involucrado el recurso; al elegir la pestaña de Almacenes, muestra el documento con el que ingresó el recurso al almacén. 7.10.15 Pedidos, órdenes de compra, guías de almacenes Este escenario es informativo, lista todos los recursos asociados a un proyecto. En la ventana superior muestra los recursos utilizados, sean estos presupuestados o no, así como las cantidades que fueron presupuestas, pedidas, en orden de compra, y las que ingresaron al almacén, también muestra los precios en los que participó en cada uno de los procesos. También son mostradas las diferencias que existen en relación a las cantidades pedidas, compradas y lo que ya ingresó al almacén con relación al presupuestado
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Almacén de Activos
Es el encargado de administrar los activos dentro del proyecto. Dentro de los activos se encuentran: Herramientas: Picos, palas, carretillas, combas, mangueras, desarmadores, alicates, etc., los movimientos de estos activos es nivel de préstamo y devolución (sin costo). Se acostumbre tener una partida “Herramientas menores” que tenga dentro del análisis de precios unitarios el recurso tipo subcontrato “SC Herramientas menores”, se registra el subcontrato en el módulo de Gerencia de proyectos, el subcontratista será la misma empresa que ejecuta; estos subcontratos se valorizan semanalmente. Equipos: Mezcladoras, vibradores, etc., los movimientos de estos activos es nivel de préstamo y devolución (sin costo) sólo con la finalidad tener registrado la persona que estará a cargo de su custodia. El costo de estos equipos será producto de los partes de equipo y cargado a la partida de control donde participó. 8.1.1
Compra de activos
Todos los activos que se compren necesariamente deben ingresados inicialmente en el almacén de materiales, luego se efectúa una transferencia interna al almacén de activos.
Luego vaya al escenario de Stock y recostee. S10 Almacenes
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Para efectuar el egreso por transferencia
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Vaya al escenario de Stock y recostee
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8.1.2
Manejo de los activos dentro del proyecto
Para el manejo de los activos dentro del proyecto, se utiliza el tipo de movimiento “EGRESO A PERSONA” luego de usar el activo la persona devuelve al almacén y se utiliza el tipo de movimiento “INGRESO POR REINGRESO”. 8.1.2.1
Egreso a Persona
Estos son los datos que se utilizarán para los egresos
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8.1.2.2
Ingreso por reingreso
Las personas que tienen a su cargo activos, después de usarlo devuelven al almacén. Datos que se utilizarán para el ingreso por reingreso,
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