Adobe Acrobat Técnicas Esenciales

ADOBE ACROBAT 9 TÉCNICAS ESENCIALES

DONNA L. BAKER

TRADUCCIÓN

ANA MARÍA PÉREZ FERREIRA ADOBE CERTIFIED INSTRUCTOR

REVISIÓN TÉCNICA

BELATRIX ADOBE AUTHORIZED TRAINING CENTER

MÉXICO • BOGOTÁ • BUENOS AIRES • CARACAS • GUATEMALA • MADRID • NUEVA YORK SAN JUAN • SANTIAGO • AUCKLAND • LONDRES • MILÁN • MONTREAL NUEVA DELHI • SAN FRANCISCO • SINGAPUR • ST. LOUIS • SIDNEY • TORONTO

Director editorial: Fernando Castellanos Rodríguez Editor: Miguel Ángel Luna Ponce Supervisor de producción: Marco Antonio Gómez Ortiz

ADOBE ACROBAT 9 Técnicas Esenciales Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio, sin la autorización escrita del editor.

DERECHOS RESERVADOS © 2009 respecto a la primera edición en español por McGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. A Subsidiary of The McGraw-Hill Companies, Inc. Corporativo Punta Santa Fe Prolongación Paseo de la Reforma 1015 Torre A Piso 17, Colonia Desarrollo Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón C.P. 01376, México, D. F. Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Núm. 736 ISBN: 978-607-15-0213-1 Authorized translation from the English language edition, entitled ADOBE ACROBAT HOWTOS: 125 ESSENTIAL TECHNIQUES, 1st Edition, 0321552946 by BAKER, DONNA, published by Pearson Education, Inc, publishing as Adobe Press, Copyright © 2009 by Donna Baker.

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Impreso en México

Printed in Mexico

Dedicatoria Para Pippi

Agradecimientos Gracias a la gente en Adobe. Ha sido fabuloso trabajar con Acrobat todos estos años y verlo convertirse en una pieza de software robusta y, me atrevo a decir, genial. Gracias a la gente en Peachpit, especialmente a mi esmerada editora, Valerie Witte, y a laque-todo-lo-ve y todo-lo-sabe, Becky Morgan. Gracias a la familia en casa, que me ofreció apoyo y café: a mi querido esposo, Terry; mis hijas Erin y Deena; y a mis perros goofy. Finalmente, como siempre, gracias a Tom Waits por traer la música.

Contenido Capítulo Uno: Inicio y organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 #1:

Moverse alrededor de la interfaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

#2:

Ayudándote a ti mismo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

#3:

Personalizar lo que ves en pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

#4:

¿Qué prefieres?

#5:

Organizarse

10

#6:

Realizar búsquedas

12

#7:

Buscar específicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

#8:

Construir y aplicar un Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

7

Capítulo Dos: Crear archivos PDF afuera de Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 #9:

Imprimir con la impresora Adobe PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

#10:

Usar el PDF Maker en Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

#11:

Fusionar archivos de Word a PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

#12:

Producir archivos PDF en Excel, Access y Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

#13:

Generar documentos PDF en PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

#14:

Agregar contenido de medios especializados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

#15:

Crear documentos PDF a partir de páginas Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

#16:

Archivar mensajes de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Capítulo Tres: Crear archivos PDF en Distiller y en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 #17:

Trabajar con Acrobat Distiller y ajustes preestablecidos . . . . . . . . . . . . 44

#18:

Carpetas controladas a través de Distiller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

#19:

Iniciar un archivo PDF a partir de una página en blanco . . . . . . . . . . . . 50

#20:

Fusionar múltiples archivos en un solo documento PDF . . . . . . . . . . . 52

#21:

Crear un PDF desde páginas Web en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

#22:

Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat . . . . . . . . . . . . 56

#23:

Crear un PDF desde una imagen del portapapeles . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

#24:

Adjuntar archivos fuente a un PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Capítulo Cuatro: Producir una cartera PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 #25:

Creación de carteras PDF 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

#26:

Personalizar la apariencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

#27:

Personalizar carteras PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

#28:

Organizar y modificar contenidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

#29:

Aplicar comandos de Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

#30:

Administrar y distribuir una cartera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Capítulo Cinco: Crear salida: Guardar, exportar e imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 #31:

Encontrar información acerca del documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

#32:

Usar el proceso de examinar PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

#33:

Optimizar un documento PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

#34:

Exportar documentos PDF a otros formatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

#35:

Guardar archivos PDF de imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

#36:

Seleccionar ajustes para impresión básica y producción . . . . . . . . . . . 93

#37:

Seleccionar y usar fuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

#38:

Solución de problemas de impresión 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Capítulo Seis: Cumplir con estándares PDF y de accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . 101 #39:

Probar y arreglar documentos con comprobaciones . . . . . . . . . . . . . . 102

#40:

Asegurar cumplimiento de estándares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

#41:

Arreglar problemas de impresión y archivos automáticamente . . . 106

#42:

Hacer que las comprobaciones trabajen para ti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

#43:

Crear y usar un droplet de impresión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

#44:

Examinar la salida de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

#45:

Navegar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

#46:

Especificar requerimientos de accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

#47:

Etiquetación básica de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

#48:

Reportar sobre y reparar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

#49:

Mejorar la accesibilidad de un PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Capítulo Siete: Transformar páginas de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 #50:

Cambiar páginas y sus contenidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

#51:

Reencuadrar y rotar páginas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

#52:

Aplicar numeración Bates y de página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

#53:

Insertar encabezado y pies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

#54:

Agregar marcas de agua y fondos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

#55:

Tareas por lotes para ahorrar tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Capítulo Ocho: Retocar y modificar un documento PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 #56:

Seleccionar y editar texto en un PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

#57:

Editar texto y modificar atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

#58:

Retoque de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

#59:

Reutilizar imágenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

#60:

Editar imágenes round-trip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

#61:

Extraer texto activo de una imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

#62:

Redactar contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Capítulo Nueve: Generar contenido con Adobe Presenter . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 #63:

Crear una publicación de Presenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

#64:

Especificar un tema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

#65:

Grabar y utilizar audio y video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

#66:

Incluir adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

#67:

Trabajar en el administrador pruebas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

#68:

Escribir una prueba . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

#69:

Previsualizar y publicar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Capítulo Diez: Comentar en un documento PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 #70:

Agregar notas y resaltar comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

#71:

Ajustar preferencias de comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

#72:

Trabajar con comentarios de edición de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

#73:

Usar y administrar herramientas de sello . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

#74:

Formas de Dibujo y marcas en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

#75:

Trabajar con la lista de comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

#76:

Exportar comentarios a un documento de Word (Windows) . . . . . . 200

#77:

Ajustar el estado de los comentarios y crear resúmenes . . . . . . . . . . . 204

Capítulo Once: Revisión en tiempo real y colaboración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 #78:

Colaborar en tiempo real en Acrobat.com . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

#79:

Iniciar una revisión compartida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

#80:

Usar una revisión por correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

#81:

Participar en línea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

#82:

Moverse a una sala de reunión de ConnectNow . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

#83:

Trabajar en Buzzword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

#84:

Comparar documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

#85:

Rastrear una revisión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Capítulo Doce: Crear y manejar formas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 #86:

Permitir que el asistente de formularios te guíe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

#87:

Trabajar en modo edición de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

#88:

Dibujar y personalizar campos de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

#89:

Agregar cálculos y comportamientos de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

#90:

Organizar y ordenar formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

#91:

Simplificar un formulario visualmente complejo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

#92:

Distribuir formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

#93:

Rastrear formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

#94:

Manejar formularios regresados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Capítulo Trece: Usar video Flash y medios 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259 #95:

Insertar medios de Flash en un archivo PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

#96:

Insertar SWF en un archivo PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

#97:

Insertar videos y versiones heredadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

#98:

Trabajar con contenido 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

#99:

Editar en el presentador Adobe 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

#100:

Medir objetos 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

#101:

Insertar comentarios multimedia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

#102:

Utilizar acciones para mostrar vistas multimedia . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Capítulo Catorce: Usar dibujos, mapas y capas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 #103:

Convertir documentos de Visio, InDesign e Illustrator . . . . . . . . . . . . . 280

#104:

Trabajar con documentos en capas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

#105:

Agregar nuevas capas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

#106:

Usar datos incrustados en un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

#107:

Aplicar características de posicionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

#108:

Medir objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

#109:

Comentar y medir en un mapa PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

#110:

Crear marcas de libro para dibujos, mapas o capas . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Capítulo Quince: Controlar acción e interacción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 #111:

Vincular contenido en un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

#112:

Crear marcas de libro en un documento fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

#113:

Agregar marcas de libro en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

#114:

Nombrar destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

#115:

Dibujar un botón simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

#116:

Construir un lote de botones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

#117:

Configurar un botón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

#118:

Editar acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Capítulo Dieciséis: Hacer tus documentos seguros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 #119:

Utilizar niveles de seguridad y contraseñas para un documento . . 318

#120:

Crear un perfil de ID digital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

#121:

Firmar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

#122:

Rastrear cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

#123:

Crear y administrar políticas de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

#124:

Administrar multimedia y confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

#125:

Utilizar ePaper seguros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Índice

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

CAPÍTULO UNO INICIO Y ORGANIZACIÓN

Cuando piensas en una pieza de software Microsoft Word, Adobe Photoshop, Firefox— generalmente es fácil entender qué hacer con ella. Sin embargo, Adobe Acrobat es único al tener muchas áreas funcionales utilizadas por un diverso rango de usuarios. Un diseñador de impresos usa Acrobat para desplegar pruebas de página y ejecutar comprobaciones; un ingeniero o arquitecto utiliza Acrobat para mantener y organizar modelos, así como documentación de productos y proyectos; un dentista utiliza Acrobat para almacenar expedientes de pacientes y radiografías digitales. El alcance y profundidad de Acrobat es sorprendente, pero se reduce al hecho de que fundamentalmente estás manejando información. Si tratas con información de manera cotidiana, Acrobat puede asistirte con su amplio rango de herramientas. En lugar de tratar de calificar el programa en una sola palabra, consideremos los modos en que Acrobat funciona. Acrobat fue diseñado para crear contenido PDF usando material de una gran variedad de fuentes; combinar contenido de archivos de origen o segmentos seleccionados de archivos PDF; colaborar con otros usando comentarios y revisiones; agregar contenido interactivo y multimedia usando Flash y mucho más. En este libro he recopilado técnicas con las que experimento y uso de manera cotidiana. Mi meta es mostrarte qué es lo que Acrobat puede hacer y cómo encontrar herramientas y usar procesos que te permitan trabajar de manera más rápida e inteligente. En este primer capítulo verás de qué se construye la interfaz del programa, aprenderás a mirar tu documento y descubrirás maneras de organizar tus archivos PDF y sus contenidos.

2

#

1

Mira antes de tocar Puedes modificar el despliegue en pantalla: de las barras de herramientas, las fichas de los paneles de navegación y más. Pero antes de hacerlo familiarízate con los contenidos. Por ejemplo, haz clic en las flechas hacia abajo para ver el contenido de un menú desplegable. Haz clic en un ícono en el panel de navegación para ver su contenido. Haz clic en su menú de opciones para aprender qué es lo que puedes hacer en el panel. Revisar las ofertas predeterminadas de Acrobat puede ayudarte a aprender cómo trabajar con el programa.

CAPÍTULO UNO

Moverse alrededor de la interfaz

Cuando abres Acrobat 9 Pro, el programa predeterminado incluye varios elementos (figura 1). Puedes configurar el diseño de Acrobat de varias formas ajustando los grupos de paneles y parámetros:

•

Elementos de menú. El menú principal en la parte superior del programa contiene elementos comunes de menú como File (Archivo) y Edit (Edición), así como elementos de Acrobat 9 Pro como Advanced (Avanzados) y Document (Documento).

•

Toolbars (Barras de herramientas). Acrobat contiene una variedad de barras de herramientas; muchos de los elementos encontrados en ellas también están disponibles como comandos de menús.

•

Task buttons (Botones de tareas). Puedes acceder a una gran diversidad de tareas y funciones para un tipo de trabajo específico, como crear un PDF o firmar un documento, usando los botones de tareas.

• Document message bar (Barra de mensajes del documento). Busca debajo de las barras de herramientas una barra de mensajes que te permitirá saber si el documento incluye cierto tipo de contenido, como campos de formularios o firmas.

•

Navigation pane (Panel de navegación). Los íconos a lo largo del lado izquierdo de la ventana del programa conforman el panel Navigation (Navegación). Las funciones disponibles en el panel de navegación te permiten administrar y controlar el contenido de tu documento PDF.

•

Document pane (Ventana del documento). Un documento PDF abierto se despliega en la ventana del documento. El tamaño de la página del documento y las barras de desplazamiento en marcan el lateral derecho e inferior de la ventana del documento.

Cuando piensas en una pieza de software

3

Navigation Pane (Panel de navegación)

Elementos de menú

Task Buttons (Botones de tareas)

¿No hay Panel? No hay problema

Toolbars (Barras de herramientas)

Barra de mensajes del documento

Document Pane (Ventana del documento)

Navigation Pane (Panel de navegación)

Figura 1 La interfaz de Acrobat 9 Pro está hecha de varios componentes.

Nota A través de este libro se mencionan primero los comandos de Windows seguidos por los de Mac entre paréntesis.

#1: Moverse alrededor de la interfaz

Si abres varios documentos en Acrobat, cada uno lo hace en su propia ventana del programa. Verás que cada instancia del programa está completa con su propio menú y barras de herramientas pero sin paneles de navegación. Para mostrarlos haz clic con el botón derecho (Controlclic) en cualquier parte a la izquierda de la ventana para desplegar el menú de atajos y selecciona Show Navigation Panes (Mostrar paneles de navegación). Una vez que se desplieguen los paneles, puedes elegir y seleccionar cuáles quieres ver.

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Moverse alrededor A diferencia de los sistemas de ayuda en los “viejos” días, no encontrarás botones de impresión o navegación. El sistema de ayuda de Acrobat 9 utiliza las herramientas del navegador para funciones comunes como impresión y navegación, dejando así una interfaz de ayuda mínima y racionalizada.

La ayuda está a la mano Algunas veces necesitas referirte a una página del archivo de ayuda repetidamente. En lugar de cerrar la ventana y volverla a abrir y buscar la página nuevamente, crea un favorito para la página y después agrégala a los favoritos de tu navegador.

Ayudándote a ti mismo

Acrobat 9 ofrece un sistema de ayuda basado en Web. Además de los tipos de información que esperas encontrar en un archivo de ayuda, tales como el uso de las características del programa y dónde encontrar atajos de teclado, el sistema de ayuda incluye vínculos a recursos en línea como Adobe Video Workshop, donde puedes ver videos de Acrobat y otros programas de Adobe. Para una información más profunda, usa la característica principal de ayuda:

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Selecciona Help > Adobe Acrobat 9 Pro Extended (Ayuda > Ayuda de Acrobat 9 Pro Extended) o presiona la tecla F1. El visualizador de ayuda de Adobe abre en una ventana del navegador.

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Usa el menú de navegación en el panel a la izquierda para moverte entre los archivos. Puedes elegir entre dos tipos de opciones de búsqueda: Contents (Contenidos) o Search (Búsqueda), dependiendo de lo que estés buscando y de tu método preferido de trabajo.

El visualizador de ayuda de Adobe muestra el menú Contents (Contenidos) (figura 2) cuando se abre. El contenido se organiza en una jerarquía. Cada símbolo de más (+) junto a un tema significa que hay subtemas disponibles: haz clic en + para abrir una lista de elementos anidados. Si el nombre de algún tema muestra un símbolo de menos (−), tiene contenido anidado ya desplegado. Haz clic en un elemento para desplegar su contenido en el marco principal de la ventana del navegador.

Ayuda usando Ayuda Pon atención a la forma en la que trabajas. Si eres una persona sistemática, el menú Contents (Contenido) en el visualizador de ayuda de Adobe te guiará desde temas generales a específicos. Usa el menú Search (Búsqueda) si estás familiarizado con el programa y quieres localizar un tema específico.

CAPÍTULO UNO

Figura 2 Haz clic en uno de los temas principales en el panel para abrir una lista de temas.


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Personalizar lo que ves en pantalla

Una de las mejores formas de ahorrar espacio y tu vista es controlar qué herramientas se despliegan en pantalla. Es posible abrir suficientes cajas de herramientas para llenar una buena porción de la pantalla, dejando muy poco espacio para el documento abierto. Estas técnicas te ayudarán a reordenar la pantalla.

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Si has abierto varias barras de herramientas y quieres restablecer al conjunto preestablecido, selecciona View > Toolbars > Reset Toolbars (Ver > Barras de Herramientas > Restablecer Barras de Herramientas). Acrobat cerrará los extras y el diseño restaurará las barras de herramientas predeterminadas en su posición predeterminada.

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Aun utilizando solamente las barras de herramientas predeterminadas y los botones de tareas, puede ser que encuentres confuso comprender con qué tienes que trabajar. Mueve el puntero sobre la línea vertical sombreada en el borde izquierdo de la barra de herramientas para desplegar el nombre de la barra; mueve el puntero sobre una herramienta para ver su nombre y una descripción de cómo usarla en un consejo de herramientas (figura 3a).

Regresar a los ajustes predeterminados Si regresas a los ajustes predeterminados de la barra de herramientas, cualquier herramienta que hayas agregado o eliminado de la barra de he-rramientas predeterminada se regresará a su posición original. A diferencia de otros programas de las Adobe Creative Suites, Acrobat 9 no tiene la habilidad de guardar un espacio de trabajo, incluyendo barras de herramientas personalizadas y disposiciones.

Bloquear barras de herramientas Figura 3a Despliega la descripción y el nombre del botón en un consejo de herramientas.

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Mueve el puntero sobre la línea sombreada vertical y arrastra para desacoplar la barra de herramientas de su posición. Cuando sueltas el ratón, la barra de herramientas está flotando en la pantalla. Arrastra la barra de herramientas de regreso al área de barras de herramientas y suelta el ratón para acoplarla nuevamente.

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Puedes mejorar el control que usas del estado real de la pantalla ajustando cómo se despliegan las etiquetas. Selecciona View > Toolbars > Show Button Labels (Ver > Barras de herramientas > Etiquetas de botones) y después selecciona la opción Default (Rótulos predeterminados), All (Todos los rótulos) o No button (Sin rótulos).

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Los botones de tareas funcionan un poco diferente. No puedes arrastrar un botón individual de tareas fuera de la barra de tareas (como puedes con herramientas individuales en las barras de herramientas); si lo intentas removerás la barra de tareas completa. Al igual que con otras barras de tareas, agrega y remueve botones en la caja de diálogo More Tools (Más herramientas).

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En lugar de usar el menú principal, ahorra un paso al cambiar las barras de herramientas. Haz clic con el botón derecho (Control-clic) en la barra de herramientas para desplegar las mismas opciones disponibles desde los menús. (continúa en la siguiente página) #3: Personalizar lo que ves en pantalla

Cuando cierras y reabres un programa, la disposición de barras de herramientas y botones de tareas se mantiene. Si te gusta una organización en particular de barras de herramientas, puedes bloquearlo. Cuando llegues al punto donde eres “uno con el programa”, selecciona herramientas y sigue trabajando sin tener que buscar una herramienta. Selecciona View > Toolbars > Lock Toolbars (Ver > Barras de herramientas > Bloquear barras de herramien-tas). Las barras separadoras entre las barras de herra-mientas desaparecen. Las barras de herramientas flotantes no se bloquean, ni pueden agruparse con una barra de herramientas bloqueada.

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Haz clic con el botón derecho (Control-clic) en la barra de herramientas y selecciona More Tools (Más herramientas) para abrir su caja de diálogo (figura 3b).

Figura 3b Selecciona herramientas para desplegar u ocultar en la caja de diálogo More Tools (Más herramientas).

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¿Qué prefieres?

Puedes definir un número de preferencias que te ayudarán a trabajar más rápido. Algunas preferencias te introducen al programa más rápido; otras te muestran con más agilidad lo que estás trabajando. Selecciona Edit > Preferences o Acrobat > Preferences (Edición > Preferencias o Acrobat > Preferencias) para abrir la caja de diálogo Preferences (Preferencias). Verás una larga lista de Categories (Categorías) en el panel izquierdo de la caja de diálogo; hacer clic en una opción despliega un rango de parámetros en el panel derecho de la caja de diálogo. Haz clic en Documents (Documentos) en la lista Categories (Categorías) para desplegar las opciones de arranque en el panel derecho de la caja de diálogo (figura 4a).

Más y más ventanas Acrobat 9 es diferente a versiones anteriores ya que ha sido regenerado para cumplir con asuntos de Windows Vista. Cada archivo PDF abierto —ya sea a través de Acrobat o una ventana del navegador— abre una nueva instancia de Acrobat. Afortunadamente, cada instancia comparte memoria y recursos, así que no es como ejecutar copias completas del programa. Por otro lado, puedes acceder siempre a cada PDF que tengas abierto sin tener que seleccionarlo de una lista, y puedes forzar el cierre de un archivo sin tener que forzar el cierre de todo el programa y perder tu trabajo.

Parámetros para todas las estaciones

Figura 4a Configura los parámetros que te ayuden a entrar más rápido al documento.

Las preferencias Open Settings (Configuración de apertura) se enlistan en la parte superior de la ventana, seguidas por Save Settings (Guardar ajustes), PDF/A View Mode (Modo de visualización de PDF/A) y preferencias Examine Document (Examinar documento). Aquí hay algunos consejos para seleccionar opciones:

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¿Te gustaría ver lo mismo cada vez que abres un archivo? Selecciona la casilla de verificación de los parámetros “Restore last view settings when reopening documents” (“Restaurar última configuración de vista al volver a abrir documentos”).

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Si trabajas con más de cinco documentos de manera cotidiana, cambia el valor predeterminado mostrado en la lista “Documents in recently used list” (“Documentos en la lista de archivos recientes”) que es de 5. Haz clic en el menú File (Archivo) para ver la lista al final del menú y rápidamente seleccionar el documento que quieres abrir. (continúa en la siguiente página) #4: ¿Qué prefieres?

Los parámetros que hayas seleccionado no son específicos para un documento particular sino que se aplican a todo el programa en general. Cada vez que abras Acrobat 9, el programa utilizará las preferencias hasta que las cambies nuevamente.

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Configura tu guardado automático Configura un tiempo para guardar automáticamente en el campo “Automatically save document changes to temporary file” (“Guardar automáticamente los cambios del documento en un archivo temporal cada”). De manera predeterminada Acrobat guarda los cambios en los documentos cada 5 minutos. Si estás trabajando en un documento grande, la opción de guardado automático puede tomar algo de tiempo de tu trabajo; es posible que quieras aumentar la duración entre los guardados automáticos.

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Si el flujo de trabajo involucra preparar documentos para archivar, selecciona el modo Only for PDF/A (Sólo para documentos PDF/A) del menú desplegable “View documents in PDF/A Mode” (Modo de visualización de PDF/A). Tus archivos se evaluarán y probarán de manera automática.

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Si el flujo de trabajo involucra material sensible como documentos legales, selecciona las opciones Examine Document (Examinar Documento) para evaluar el contenido de un archivo con respecto a material oculto o sensible antes de cerrar o antes de enviar documentos por correo electrónico.

Haz clic en Page Display (Presentación de Página) en las opciones enlistadas a la izquierda del panel de la caja de diálogo Preferences (Preferencias). Puedes ajustar algunas preferencias de página para empezar a trabajar más rápido:

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Deja la casilla de verificación “Use page cache” (“Usar caché de página”) seleccionada (figura 4b). La caché de página es un área de memoria. Si aplicas la caché a las páginas, mientras despliegas una página, la siguiente en el documento es leída y colocada en un área de memoria hasta que estés listo para visualizarla. Las páginas cargan más rápido, y esta rapidez es particularmente notable si estás trabajando con documentos interactivos o que contengan muchas imágenes.

¿Qué tan suave es suave? Experimenta con varias opciones de interpretación en las preferencias Page Display (Presentación de página) para diferentes presentaciones. Haz clic en la flecha para desplegar el menú Smooth Text (Suavizar texto) y especifica Laptop/ LCD (Para pantallas de equipo portátil/LCD) o Monitor (Para monitor). Por ejemplo, si trabajas con una computadora portátil y otra de escritorio, puede ser que encuentres las opciones de suavizado necesarias para una visualización clara en un monitor y no las necesites en el otro.

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Figura 4b Acelera la presentación de páginas seleccionando los ajustes que dibujan contenido y presentan páginas más rápido.

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Deselecciona la opción “Show Large images” (“Mostrar imágenes grandes”) si tu computadora tiene una velocidad baja de redibujado. En computadoras antiguas, les toma una cantidad de tiempo a las imágenes dibujarse en pantalla. Cada vez que mueves una imagen significa más tiempo de espera para que ésta se redibuje nuevamente.


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Deselecciona las preferencias en Rendering (Representación) —texto, arte lineal e imágenes— si tu computadora es particularmente lenta. Deseleccionar el suavizado puede ahorrar tiempo al presentar tus documentos, aunque sacrificas algo de claridad y nitidez del contenido por velocidad de despliegue.

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Si trabajas con diferentes tamaños de páginas de manera cotidiana y necesitas saber el tamaño de las páginas, selecciona “Always show document page size” (“Mostrar siempre el tamaño de página del documento”) en los ajustes Page Content and Information (Contenido e información de la página).

Cuando hayas completado los ajustes y cambios de preferencias, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo (Preferences) Preferencias.

#4: ¿Qué prefieres?

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Repetir la historia Ten cuidado al borrar el historial. Si seleccionas un ajuste de History (Historial) como Last 12 Months (Últimos 12 meses) o Last Week (Semana pasada), todos los listados del historial de una menor duración, como Today (Hoy) o Yesterday (Ayer), también se borrarán.

Organizarse

Acrobat 9 contiene una característica ingeniosa llamada Organizer (Organizador). Utiliza el Organizer (Organizador) para —lo adivinaste— organizar tus archivos PDF. Haz clic en el botón Organizer (Organizador) en la barra de herramientas File (Archivo) o selecciona File > Organizer > Open Organizer (Archivo > Organizer > Abrir Organizador). El Organizer (Organizador) se abre en una ventana por separado y muestra tres paneles (figura 5). Puedes arrastrar las barras de separación entre los paneles para redimensionar cada uno mientras trabajas. Haz clic en una de las opciones en el panel de categorías para desplegar su lista de archivos PDF en el panel Files (Archivos); haz clic en un archivo en el panel Files (Archivos) para desplegar su contenido en el panel Pages (Páginas). Figura 5 Organiza y controla tus archivos PDF en el Organizer (Organizador). Panel Files (Archivos)

Panel Categories (Categorías)

Panel Pages (Páginas)

Cosas que hacer en el Organizador Sobre el panel Pages (Páginas) hay varios comandos en la barra de herramientas que puedes usar para trabajar con el o los archivos seleccionados. Por ejemplo, puedes abrir, imprimir, enviar correo electrónico, iniciar un documento que contenga múltiples archivos PDF, o incluso iniciar un ciclo de revisión directamente desde el Organizer (Organizador).

El panel de Categories (Categorías) usa una jerarquía de carpetas. Hay tres tipos de categorías: History (Historial), las carpetas de tu computadora (a las que puedes agregar favoritos) y Collections (Colecciones).

• History (Historial) trabaja como la función de historia en un navegador Web. Selecciona un tiempo de las listas de la historia para mostrar los archivos PDF que hayas abierto durante ese tiempo en el panel Files (Archivos). Para borrar el historial, selecciona el elemento en la lista de la historia y haz clic en el botón Clear History (Borrar historial) en la parte inferior del panel Files (Archivos).

• Para agregar un Favorite Place (Lugar favorito), haz clic en Add a Favorite Place (Agregar un lugar favorito) en la parte inferior de la ventana del Organizer (Organizador). Localiza la carpeta que quieras agregar en la caja de diálogo resultante y haz clic en OK (Aceptar).

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• Para agregar una colección, haz clic con el botón derecho (Control-clic) a la etiqueta Collections (Colecciones) y selecciona opciones para nombrar la colección y agregar archivos. Haz clic con el botón derecho (Control-clic) en una colección existente para agregar o borrar archivos. En el panel Files (Archivos), la información desplegada acerca de cada documento enlistado incluye detalles básicos. Un documento sin protección muestra una miniatura; un documento que contenga seguridad o uno abierto desde un navegador Web solamente muestra un ícono de documento PDF. La lista predeterminada está por nombre de archivo; puedes hacer clic en el menú desplegable Sort by (Ordenar por) para seleccionar otras opciones de acomodo, como palabras clave, el título del documento o el autor.

• El archivo seleccionado en el panel Files (Archivos) se muestra en el panel Pages (Páginas). Usa los botones – y + para cambiar la magnificación de la vista, o arrastra el deslizador para mostrar el contenido del archivo.

• Nombra tu colección para seguir la pista de tu trabajo y borrar una colección cuando hayas terminado con el proyecto.

• Selecciona File > Organizer > Collections (Archivo > Organizador > Colecciones) para acceder al contenido de tus colecciones desde el menú principal del programa.

• Los contenidos de History (Historial) también están disponibles en el menú File (Archivo). Selecciona File > History (Archivo > Historial) y una de las opciones de fecha. El comando History (Historial) está convenientemente enlistado sobre los últimos documentos abiertos en el menú File (Archivo).

#5: Organizarse

Coleccionar lógicamente Utiliza las colecciones para organizar tu contenido de maneras que te sean lógicas. Por ejemplo, si estás trabajando con un conjunto de archivos que se convertirán en un solo PDF en algún punto del flujo de trabajo, agrégalos a una colección. Haz clic derecho (Controlclic) a la etiqueta Collection (Colección) en el Organizer (Organizador) y selecciona Add Files (Agregar archivos). Localiza y selecciona los archivos que quieres agregar a la caja de diálogo Browse for Folder (Buscar carpeta) y haz clic en OK (Aceptar). Haz clic en el nombre de la colección para ver tus archivos de trabajo.

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Encontrar palabras Aquí hay algunos consejos para usar la barra de herramientas Find (Buscar):

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El clic en Return (Intro) incluye términos con guiones, como “book-mark” o “bookmark”.

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Haz clic en el campo Find (Buscar) para abrir el menú y selecciona parámetros de búsqueda, como Whole Words Only (Palabras completas) o Case Sensitive (Coinc. mayús/minúsc).

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Haz clic para seleccionar cualquier combinación de criterios de búsqueda del menú desplegable.

Realizar búsquedas

Una característica que todos utilizamos en un momento u otro es la confiable función Search (Búsqueda(Avanzada)). Acrobat 9 ofrece diferentes métodos de búsqueda, incluyendo la barra de herramientas Find (Buscar) o la ventana Search (Buscar).* Utiliza la barra de herramientas Find (Buscar) para indagar rápidamente en un documento abierto. Para acceder a la barra de herramientas, usa el método abreviado del teclado Ctrl+F (Comando+F), o haz clic con el botón derecho (Control-clic) en la barra de herramientas y selecciona Find. Escribe la palabra o frase en el campo. Para personalizar el término de búsqueda, haz clic en el menú desplegable y selecciona una o más opciones de la lista (figura 6a). Después, presiona Intro (Retorno) para mostrar la primera coincidencia en la página visible. Haz clic en Find Next (Buscar siguiente) para resaltar la siguiente coincidencia; haz clic en Find Previous (Buscar anterior) para regresar al resultado anterior.

Puesta a cero de tus búsquedas Usa las opciones de personalización para disminuir el número de resultados de búsqueda. Las opciones Case Sensitive (Coinc. mayús/minúsc) se pueden usar con una cadena de texto. Por ejemplo, “Dirt and Mud” regresará sólo archivos que contengan las palabras exactas en la misma secuencia con el mismo uso de mayúsculas. Buscar “mud” regresa el texto, pero también puede regresar resultados para “smudge”. Sólo una advertencia: hacer una búsqueda para “Dirt And Mud” (con una A mayúscula en “And”) no proporciona ningún resultado si el documento usa minúscula en “and”. CAPÍTULO UNO

Figura 6a La barra de herramientas Find (Buscar) es una manera conveniente de indagar en un archivo abierto.

* Nota del revisor técnico: si bien el nombre de la ventana Search y Find es el mismo en español (Buscar), como comando se invocan desde el menú Edición como Búsqueda (simple) y Búsqueda (avanzada) de esta manera se distinguen los dos tipos de búsquedas (Find y Search).


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Si necesitas rastrear el contenido en varias carpetas o se hace una búsqueda de una frase en particular o grupo de palabras para redacción (descrito en #62 “Redactar contenido”), utiliza la función Search (Búsqueda (Avanzada)). Selecciona Edit (Search) (Edición > Búsqueda (Avanzada)) o utiliza el atajo de teclado Shift+Ctrl+F (Shift+Comando+F) para abrir la ventana (Search) Buscar (figura 6b).

Figura 6b La ventana Search (Buscar) ofrece varias maneras para ubicar el contenido.

Consejo Haz clic en Arrange Windows (Organizar ventanas) en la parte superior de la ventana Search (Buscar) para fijar las ventanas Search (Buscar) y Acrobat en su lugar. Sigue estos pasos para realizar una búsqueda: 1. Escribe la(s) palabra(s) que quieras encontrar en el primer campo. No puedes buscar usando comodines como (*) o (?). 2. Selecciona el archivo o carpeta que quieras buscar haciendo clic en el botón de radio apropiado. Selecciona desde el documento activo o seleccionado, o de todos los archivos en una carpeta específica. 3. Selecciona las opciones de búsqueda seleccionando las casillas de verificación. Puedes seleccionar palabras completas, requerir resultados de coincidencia de mayúsculas y minúsculas e incluir marcadores y comentarios.

#6: Realizar búsquedas

Tomando un atajo Los métodos abreviados del teclado te permiten trabajar rápidamente a través de una larga lista de resultados de búsqueda en la ventana de Search (Búsqueda (Avanzada)). En Windows, abre el primer documento y presiona F3 para saltar al siguiente y subsecuentes resultados. Presiona Ctrl+] para ir al siguiente documento; presiona Ctrl+[ para ir al documento anterior. En un documento, presiona Ctrl+G para ir al siguiente resultado; presiona Ctrl+Shift+G para ir al resultado anterior.

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Ahorra tiempo de búsqueda usando preferencias

4. Haz clic en Search (Buscar). Cuando la búsqueda ha finalizado, los resultados y sus ubicaciones aparecen por nombre de archivo en el área de resultados de la ventana (figura 6c).

Ahórrate tiempo y dolores de cabeza ajustando preferencias de búsqueda:

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Si tus documentos contienen signos diacríticos o acentos, asegúrate de seleccionar la opción Ignore Diacritics and Accents (Ignorar signos diacríticos y acentos). De esta manera, si tu trabajo incluye “premiere” y “première” por ejemplo, puedes encontrar ambos términos. Selecciona la opción “Always use advanced search” (“Usar siempre opciones de búsqueda avanzada”) si sueles realizar sólo búsquedas complejas. De esta manera, la ventana Search (Buscar) se abre automáticamente en el modo de Advanced Search (Búsqueda avanzada) en lugar del modo de búsqueda básica. Usa la preferencia Fast Find (Activar búsqueda rápida) para generar una memoria de caché de los resultados de tus búsquedas cuando reutilizas archivos, como archivos de programas de ayuda. Puedes especificar el tamaño de la memoria caché, cuyo valor predeterminado está a un tamaño máximo de 100 MB. Asegúrate de limpiarla cuando hayas terminado un proyecto grande para ahorrar tiempo de proceso.

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Figura 6c Los resultados son clasificados por relevancia y enlistados en el área Results (Resultados) de la ventana.

Puedes ver el número de instancias de la palabra que aparecen en el conjunto de archivos donde buscaste, junto con el número de documentos que contienen la palabra. Haz clic en la caja a la izquierda de la ruta del archivo para abrir una lista de resultados, ubicaciones, y después pasa el ratón por encima del listado de resultados para desplegar el número de página del documento. Haz clic en un resultado en el área Results (Resultados). Acrobat carga diligentemente el documento seleccionado (si no está ya desplegado en el panel del documento) y resalta el término en el documento. Ordenar por nombre de archivo no es la única manera de ver los resultados. Para reordenar los resultados, selecciona un método desde el menú desplegable Sort by (Ordenar por). Puedes elegir entre Modification Date (Fecha de modificación), Location (Ubicación) y Relevance Ranking (Clasificación por relevancia).


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Buscar datos específicos

Puedes refinar una búsqueda utilizando las opciones Advanced Search (Búsqueda Avanzada) o buscar contenidos como palabras clave o metadatos. Haz clic en el vínculo Use Advanced Search (Usar opciones de búsqueda avanzada) en la parte inferior de la ventana básica Search (Buscar) para desplegar parámetros adicionales de búsqueda. Para buscar en el texto de un documento, escribe la palabra o palabras en el campo ¿Qué palabra o frase desea buscar? Busca usando cualquier combinación de palabras o frases, o puedes usar una consulta booleana. Busca usando otro contenido diferente del texto del documento, incluyendo marcadores, adjuntos e índices. (Referirse a #8, “Construir y aplicar un Índice”, para ver cómo se usan los índices). Una búsqueda se puede realizar en una carpeta, una cartera PDF o inclusive en adjuntos de carteras PDF (revisa el capítulo 4 para aprender acerca de creación de carteras).

La figura 7a muestra la ventana Search (Buscar) para una búsqueda basada en palabras clave en lugar de texto en el documento. Puedes usar hasta tres parámetros de búsqueda adicionales.

Figura 7a En lugar de usar palabras o frases simples, busca archivos usando combinaciones de criterios como palabras clave o fechas.

Utiliza los menús desplegables en la parte inferior de la etiqueta “Use these additional criteria” (“Usar estos criterios adicionales”). Haz clic en el menú desplegable a la izquierda para desplegar una lista de opciones, como se muestra en la figura. Selecciona la opción de búsqueda que deseas, haz clic en el menú desplegable a la derecha y selecciona un modificador. Finalmente, escribe el término a buscar en el campo, como la palabra clave que quieres localizar. Una marca de verificación verde se despliega en la casilla de verificación a la izquierda de los campos de criterios.

#7: Buscar datos específicos

Buscando en el vecindario Utiliza búsquedas de proximidad junto con las opciones “Match Exact word or phrase” (“Buscar palabras o frases exactas”) en la ventana Advanced Search (Búsqueda avanzada) para encontrar instancias de los términos buscados dentro de 900 palabras de una u otra. Incrementa o disminuye el rango de palabras para búsqueda en las preferencias de Search (Búsqueda).

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Desarrolla un sistema Si trabajas con cientos de documentos o imágenes PDF, desarrollar un sistema antes de embarcarte en la aventura de las propiedades del documento es lo más inteligente que puedes hacer. Decide si un término es usado como tema o palabra clave, no ambos. Si buscas un término como tema y lo has usado como palabra clave en algunos documentos, los resultados de la búsqueda serán limitados. Si quieres usar el nombre de un autor, decide con anticipación si se utilizará el primer nombre, primer nombre e inicial o el nombre completo del autor. De esta manera cualquiera que trabaje con los archivos comprenderá tu sistema de propiedades. A menos que crees un sistema de nombre y descripción que sea comprensible para todos los que usan el documento, es una pérdida de tiempo hacer el esfuerzo de incluir descripciones adicionales.

Haz clic en el botón Search (Buscar) para buscar las propiedades del documento de los archivos en la carpeta seleccionada. Acrobat regresa resultados que contienen todos los criterios de búsqueda solamente. Puedes quitar criterios haciendo clic en la marca de verificación verde para deseleccionarla. Cuando creas un PDF, los datos técnicos que son parte del documento de origen se convierten junto con el texto e imágenes que ves en la página. Puedes agregar más tipos de datos desde Acrobat modificando las propiedades del documento. Abre el documento que quieras alterar y selecciona File > Properties (Archivo > Propiedades), o utiliza el método abreviado de teclado Ctrl+D (Comando+D) (figura 7b).

Figura 7b Agrega términos de búsqueda y categorías en la caja de diálogo Properties (Propiedades).

Ingresa la información adicional que quieres usar para la búsqueda y organización en los campos apropiados. Si trabajas con imágenes, haciendo clic en el botón Additional Metadata (Metadatos adicionales) se abre la caja de diálogo Document Metadata (Metadatos del documento) para [nombre de archivo], para agregar más información acerca de la imagen. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo Properties (Propiedades). Después, guarda el documento para guardar la información que agregaste en la caja de diálogos.

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Construir y aplicar un Índice

En un conjunto grande de documentos, ahorra tiempo de búsqueda construyendo un índice y adjuntándolo a los archivos. Una vez que tus archivos se reúnan en una sola ubicación, sigue estos pasos:

1. Selecciona Advanced > Document Processing > Full Text Index with Catalog (Avanzadas > Proceso de documentos > Índice completo de texto con catálogo) para abrir la caja de diálogo Catalog (Catálogo) y haz clic en New Index (Nuevo índice). La caja de diálogo Index Definition (Nueva definición de índice) se abre (figura 8a).

Reparar índices Necesitas ejecutar nuevamente el proceso de Catalog (Catálogo) si haces cambios al contenido de los documentos dentro del índice o mueves o renombras los documentos. En lugar de construir desde cero, selecciona Advanced > Full Text Index with Catalog (Avanzadas > Índice completo de texto con catálogo) y haz clic en Open Index (Abrir índice) en la caja de diálogo Catalog (Catálogo). Localiza y selecciona el índice que quieres modificar y haz clic en Open (Abrir) para cargar el archivo en la caja de diálogo Index Definition (Nueva definición de índice) (mostrada en la figura 8a). Haz clic en Rebuild (Volver a generar) para reparar y reconfigurar el índice. Si quieres borrar el índice, haz clic en Purge (Depurar).

Figura 8a Configura el contenido del índice.

2. Agrega información a la caja de diálogo para nombrar y describir el índice y especifica las carpetas que quieres incluir.

#8: Construir y aplicar un Índice

Poder de indexación Ahorra tiempo ajustando preferencias de indexación. Selecciona Edit > Preferences > o Acrobat > Preferences (Edición > Preferencias o Acrobat > Preferencias) y haz clic en Catalog (Catálogo) en la columna izquierda. En las preferencias Catalog (Catálogo), selecciona las mismas opciones que las mostradas en la figura 8b en la caja de diálogo Options (Opciones) y haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo Preferences (Preferencias). La siguiente vez que construyas un índice, cualquier opción que selecciones en las preferencias, como Stop Words (Palabras vacías), se aplica automáticamente al índice.

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3. Haz clic en Options (Opciones) para desplegar los modos de agregar o eliminar

contenido del índice en la caja de diálogo Options (Opciones) (figura 8b). Selecciona no incluir números, agrega propiedades personalizadas, usa palabras vacías o especifica las etiquetas a incluir, descritas en la caja lateral “Getting Ready for Indexing” (“Preparándose para la indexación”).

Figura 8b Especifica las opciones que quieres incluir —o excluir— en el índice.

4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo Options (Opciones) y después en el botón Build (Generar) en la parte inferior de la caja de diálogo Index Definition (Definición de nuevo índice). La colección se procesa y los resultados se despliegan en la caja de diálogo Build (Generar). Haz clic en Close (Cerrar) para cerrar la caja de diálogo Build (Generar).

Nota Se agregan varios archivos a la carpeta de índices, incluyendo un archivo de registro y el archivo index.pdx, que es el documento de datos del índice. También existe una carpeta que contiene dos o más archivos de indexación. No borres ni muevas cualquiera de las carpetas o documentos de indexación, o corromperás el índice.

CAPÍTULO UNO


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Para ver el índice en acción, sigue estos pasos: 1. Selecciona Edit > Search (Edición > Buscar) para abrir la ventana Search (Buscar) y haz clic en Use Advanced Search Options (Usar opciones avanzadas de búsqueda). 2. Elige Select Index (Seleccionar índice) del menú desplegable Look in (Buscar en). La caja de diálogo de selección de Índice se abre. 3. Haz clic en Add (Agregar) para localizar y seleccionar índices en tu computadora. Selecciona el índice que quieras adjuntar de la lista. 4. Haz clic en OK (Aceptar) para adjuntar el índice o índices a los PDF.

Preparándose para la indexación Aquí hay algunos consejos para hacer la indexación más ligera:

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Mueve o copia los archivos que quieres usar a una carpeta separada. Acrobat agrega indexación a archivos y carpetas. Mantener todo en un solo lugar evita errores de indexación.

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Separa un documento grande en partes. Por ejemplo, crea archivos PDF de capítulos individuales de un manual. Las búsquedas indexadas serán más rápidas.

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Asegúrate de que toda la información requerida en los documentos individuales esté completa, incluyendo marcadores, vínculos, palabras clave, etcétera. La información agregada después de haber generado el índice no se incluye.

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Si tus documentos están etiquetados, puedes especificar el contenido a incluir en el índice enlistando las etiquetas apropiadas, mostradas en la figura 8b.

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Considera usar palabras vacías —palabras que se excluyen del índice, como “y”, “o”, “si”, etcétera, haciendo clic en Stop Words (Palabras vacías) en la caja de diálogo Options (Opciones) para abrir la caja de diálogo Stop Words (Palabras vacías), también mostrada en la figura 8b. Es posible excluir hasta 500 palabras distinguiendo mayúsculas y minúsculas, lo que puede dar resultados de búsqueda más rápidos.

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Si estás diseñando un índice con palabras vacías, incluye un archivo de texto “Léeme” para que los usuarios entiendan qué es lo que pueden buscar y cómo usar el índice.

#8: Construir y aplicar un Índice

CAPÍTULO DOS

Crear archivos PDF afuera de Acrobat Acrobat te permite escoger entre varias maneras de crear un archivo PDF desde otras aplicaciones, y estas capacidades se expanden con cada revisión de Acrobat. Después de instalar Acrobat, encontrarás nuevos menús y barras de herramientas en la mayoría de los programas de Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Estos menús y barras de herramientas construyen el PDFMaker 9, que puedes utilizar para configurar ajustes y crear contenido PDF directamente desde tu programa de Office. Acrobat también instala el controlador de la impresora Adobe PDF, que te permite imprimir documentos PDF desde muchos programas, así como Adobe Distiller, un programa que convierte archivos PostScript o PostScript Encapsulado (EPS), como los creados en Adobe Illustrator, a formato PDF. Lee acerca de la creación de archivos PDF con Distiller en el capítulo 3, “Crear archivos PDF en Distiller y en Acrobat”.

Nota En Acrobat 9, la característica del PDFMaker ya no está incluida en sistemas Mac. Por las diferencias en la arquitectura de los sistemas, el PDFMaker de Mac no tiene la funcionalidad del PDFMaker de Windows; convertir a PDF en Mac se puede hacer usando herramientas del sistema. También, Acrobat ya no soporta el PDFMaker en Office 2000 o anteriores. Las conversiones se pueden controlar por los ajustes del PDFMaker, por Acrobat Distiller, y por programas de origen que exportan directamente archivos con formato PDF. Configura los ajustes de conversión de acuerdo con el material con el que estés trabajando —y de acuerdo con lo que intentes hacer con él. Preparar información para impresión, por ejemplo, es diferente a preparar información para uso en línea. ¡Tienes muchas opciones!

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# Más ajustes de impresión

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Imprimir con la impresora Adobe PDF

Puedes modificar preferencias y ajustes para el controlador de la impresora PDF. En la caja de diálogo Print (Imprimir), haz clic en Properties (Propiedades) para abrir la caja de diálogo Document Properties (Propiedades de Documento de Adobe PDF). Revisa las casillas de verificación en la parte inferior de esta caja de diálogo Propiedades de documentos Adobe PDF:

Si puedes imprimir un archivo en un programa, usualmente puedes generar un archivo PDF. La clave es el controlador de la impresora Adobe PDF incluido como parte del proceso de instalación de Acrobat 9. Por conveniencia, la impresora Adobe PDF se incluye en la lista de impresoras del sistema y está disponible a través de la caja de diálogo Print (Imprimir). Para crear un archivo PDF desde un programa de origen en Windows, sigue estos pasos:

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3. Selecciona de un número de opciones para imprimir usando los botones de radio de impresión en la esquina inferior izquierda de la caja de diálogo. Las opciones de impresión incluyen todo el documento, o puedes especificar componentes basados en el tipo de documento que estás convirtiendo.

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Si estás imprimiendo para guardar el documento para un uso futuro, deselecciona “View Adobe PDF results” (“Ver el resultado de Adobe PDF”) para evitar que el archivo se abra en Acrobat. Deja la opción “Add document information” (“Agregar información de documento”) seleccionada; la información se puede usar posteriormente en Acrobat para búsquedas, indexación e identifi-cación. Deselecciona la opción “Rely on system fonts only; do not use document fonts” (“Utilizar sólo fuentes del sistema; no utilizar fuentes de documento”) si planeas usar el documento posteriormente en Acrobat o Acrobat Distiller. Distiller requiere que las fuentes estén incrustadas, y frecuentemente utilizarás la incrustación de fuentes para preparar documentos para distribución.

1. Abre el programa y el documento que quieres convertir a PDF. Selecciona File > Print (Archivo > Imprimir) para abrir la caja de diálogo Print (Imprimir). 2. Selecciona Adobe PDF desde el menú Printer Name (Impresora).

4. Haz clic en Options (Opciones) en la parte inferior izquierda de la caja de diálogo Print (Imprimir) para abrir una lista de diferentes opciones de impresión (como códigos de campo, XML, y propiedades de documentos) que varía de acuerdo con el tipo de archivo que estás convirtiendo. Una vez que seleccionaste, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo y regresar a la caja de diálogo principal Print (Imprimir). 5. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar el archivo, selecciona un nombre y ubicación de almacenamiento dependiendo de los procesos del comando de impresión del programa y haz clic en Save (Guardar). El archivo se guarda como un PDF, en lugar de salir a la impresora, y tienes una versión PDF del archivo de origen.

(continúa en la siguiente página)

CAPÍTULO DOS

Crear archivos PDF afuera de Acrobat

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6. Haz clic en Properties (Propiedades) en la caja de diálogo Print (Imprimir) para abrir la caja de diálogo Document Properties (Propiedades de Documento de Adobe PDF), que despliega de manera predeterminada la ficha Adobe PDF Settings (Configuración de Adobe PDF). Aquí puedes seleccionar opciones adicionales de impresión que varían de acuerdo con el tipo de archivo que estés convirtiendo (figura 9):

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Deja la opción “Delete log files for succesful jobs” (“Eliminar los archivos de registro para los trabajos correctos”) seleccionada. No necesitas solucionar problemas de un documento que se convirtió de manera correcta.

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La opción “Ask to replace existing PDF file” (“Preguntar si se desea reemplazar archivo PDF existente”) está deseleccionada de forma predeterminada. Si de verdad estás reemplazando un archivo existente, la caja de diálogo Save As (Guardar como) te pregunta acerca del reemplazo, así que no tendrás que duplicar la función.

Figura 9 Selecciona de un número de opciones para configurar el controlador de la impresora y la salida PDF.

• •

•

Usa los cuatro ajustes en la parte superior de la caja de diálogo para ahorrar tiempo. Si siempre produces conversiones básicas de PDF, deja la Configuración de Adobe PDF predeterminada en Standard (Estándar), o selecciona una alternativa de la lista del menú desplegable. Adjunta automáticamente protección de contraseña a todos los archivos al momento de la conversión usando una opción de la lista del menú desplegable Adobe PDF Security (Seguridad de PDF). Selecciona ya sea “Reconfirm Security for each job” (“Volver a confirmar la seguridad de cada trabajo”) o “Use the last known settings” (“Usar última configuración de seguridad conocida”). Haz clic en Browse (Examinar) y localiza una carpeta consistente de salida, desplegada en el ajuste Adobe PDF Output Folder (Carp. salida de Adobe PDF). Esto es un gran ahorrador de tiempo si de manera rutinaria conviertes archivos y los dejas en un área de preproducción antes de trabajar. (continúa en la siguiente página)

#9: Imprimir con la impresora Adobe PDF

Convertir un grupo de documentos Si estás convirtiendo un número grande de documentos, convierte uno y revisa que cumpla con tus necesidades antes de convertir los demás. Esto te ahorrará tiempo muy valioso en la revisión de errores.

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Nombrar archivos de manera conveniente Hazte el hábito de crear un sistema de nombres de archivos cuando estás convirtiendo documentos de un formato a otro. Al imprimir o generar un PDF usando el controlador de la impresora Adobe PDF u otro método de conversión PDF, de manera predeterminada la carpeta que contiene el archivo de origen se abre y al archivo se le asigna el nombre del documento de origen y la extensión .pdf. Usar la misma estructura de nombres ahorra tiempo y puedes rastrear de manera más fácil qué archivos se han convertido a PDF.

CAPÍTULO DOS

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Selecciona un tamaño de página alterna desde la lista del menú desplegable Adobe PDF Page Size (Tamaño pág. de PDF) si tu trabajo lo requiere. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo secundaria y regresar a la caja de diálogo Print (Imprimir).

Preparar para conversiones Antes de que conviertas un documento a formato PDF, asegúrate de completar estos pasos:

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Revisa la ortografía y gramática y asegúrate de que el contenido final es como quieres que aparezca en el formato PDF. Es más fácil asegurarte de que el documento original está completo que editarlo en Acrobat.

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Decide cómo se usará el documento. Por ejemplo, selecciona diferentes parámetros de conversión para un documento en línea, que para uno destinado a la impresión de alta calidad.

• •

Revisa los vínculos y otros contenidos como comentarios si planeas convertirlos para uso PDF. Revisa los parámetros de las opciones de conversión. Por ejemplo, puedes seleccionar una opción de conversión estándar pero requerir cambios en los parámetros de conversión de gráficos.


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Usar el PDFMarker en Microsoft Word

Uno de los programas más comúnmente utilizados con Acrobat es Microsoft Word. Puedes usar el PDFMaker que Acrobat instala de manera automática dentro de Word en Windows para generar de manera rápida una versión PDF del documento. Si el flujo de trabajo incluye combinar documentos de manera regular, prueba la característica Mail Merge to Adobe PDF (Combinar correspondencia en el archivo Adobe PDF), que no solamente combina el contenido de la base de datos con un archivo de Word sino que también convierte los archivos combinados a PDF. La configuración de conversión Standard (Estándar), predeterminada en el PDFMaker, produce un archivo PDF que es apropiado para impresión y lo suficientemente pequeño para una distribución sencilla. Una vez que hayas especificado la configuración, se mantiene hasta que la cambies nuevamente. Convertir un documento de Word a PDF es un proceso de un clic. Cuando el documento está listo para conversión, guárdalo y después haz clic en Convert to PDF (Convertir a PDF) en la barra de herramientas PDFMaker 9.0 en Windows o selecciona Adobe PDF > Convert to Adobe PDF (Adobe PDF > Convertir a Adobe PDF). Al usar los ajustes predeterminados del PDFMaker, se abre una caja de diálogo Save As (Guardar como) desplegando el mismo nombre que el documento de Word; cambia el nombre del archivo y, de ser necesario, la ubicación y haz clic en Save (Guardar) para cerrar la caja de diálogo y convertir el archivo. Para ver los ajustes, selecciona Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuración de conversión) para abrir la caja de diálogo (figura 10a).

Figura 10a La caja de diálogo Acrobat PDFMaker contiene diferentes números de fichas dependiendo del programa, pero siempre incluye las fichas de Settings (Configuración) y Security (Seguridad).

#10: Usar el PDFMarker en Microsoft Word

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Ajustes sencillos Aquí hay unos consejos para trabajar con las opciones básicas de Settings (Configuración):

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Deselecciona “View Adobe PDF result” (“Ver el resultado de Adobe PDF”) si quieres convertir el archivo pero no necesitas trabajar con él en Acrobat inmediatamente. De manera predeterminada, un documento convertido es desplegado automáticamente en Acrobat. Si estás convirtiendo un documento muy grande o usas una computadora lenta, deseleccionar esta opción puede evitar algunos errores de proceso.

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Si de manera consistente conviertes documentos usando el mismo nombre del documento de origen de Word, deselecciona la opción “Prompt for Adobe PDF file name” (“Solicitar nombre de archivo Adobe PDF”). Deseleccionar esta opción te ahorra un paso.

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Deja la opción Convert Document Information (Convertir datos del documento) seleccionada, ya que puedes necesitar usar la información en Acrobat. No afecta el tiempo de proceso o el tamaño del archivo de manera apreciable y puede ahorrarte tiempo después.

La caja de diálogo despliega cinco fichas: Settings (Configuración), Security (Seguridad), Word, Bookmarks (Marcadores) y Video (lee acerca de insertar video y 3D en #14, “Agregar contenido de medios especializados”). Selecciona un grupo de ajustes alterno desde el menú desplegable Conversion Settings (Configuración de conversión). Sin importar los ajustes de conversión que elijas, las selecciones en la ficha de Settings (Configuración) permanecen casi igual. La mayor parte de los ajustes del PDFMaker son comunes a todos los PDFMakers (ver cuadro lateral “Ajustes sencillos”); Application Settings (Configuración de la aplicación) varía entre programas, como se describe en el cuadro lateral “Ajustes de aplicación para conversiones”. Cada PDFMaker instalado dentro de los programas de Microsoft Office en Windows incluye parámetros específicos del programa, ya sea en fichas separadas o como opciones en la ficha de Settings (Configuración). En Word, puedes convertir contenido como marcadores y comentarios, así como texto. Selecciona la ficha de Word para desplegar opciones específicas de Word:

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Para conservar comentarios en los documentos de Word convertidos, selecciona “Convert displayed comments to notes in Adobe PDF” (“Convertir comentarios mostrados en notas en el archivo Adobe PDF”). (Ver capítulo 10“, Comentar en un documento PDF”, para aprender acerca del uso de comentarios.) Los comentarios en el documento de origen están enlistados en la ficha Word (figura 10b). Usa las opciones para configurar la apariencia de los comentarios.

Figura 10b Selecciona opciones para convertir contenido específico de Word como notas al pie y comentarios.

(continúa en la siguiente página) CAPÍTULO DOS


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Preserva referencias del trabajo que hayas hecho, como referencias cruzadas, una tabla de contenido, notas al pie y notas finales, seleccionando una de las opciones de conversión. Haz clic en “Enable advanced tagging” (“Activar etiquetado avanzado”) para integrar las etiquetas de características seleccionadas dentro del archivo PDF convertido. Lee acerca del uso de etiquetas en #47, “Etiquetado básico de documento”.

El PDFMaker de Word en Windows te da tres opciones para generar marcadores, dependiendo de la estructura del documento. Los marcadores se crean a partir de estilos del documento o a partir de encabezados que selecciones de la plantilla predeterminada. Si has agregado marcadores al documento, puedes usarlas automáticamente en el documento PDF. Abre la caja de diálogo Conversion Settings (Configuración de conversión) y selecciona la ficha Bookmarks (Marcadores) (figura 10c).

Figura 10c Especifica los estilos o encabezados que se usarán como marcadores.

Las opciones en esta ficha te permiten hacer lo siguiente:

• • •

Convertir marcadores creados en Word a marcadores PDF. Convertir encabezados de Word seleccionando/deseleccionando niveles de encabezados de la lista. Convertir estilos específicos seleccionándolos de la lista.

#10: Usar el PDFMarker en Microsoft Word

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Si haces cambios en los ajustes del PDFMaker y quieres revertirlos, haz clic en Restore Defaults (Restaurar predeterminados) en la esquina inferior izquierda de la caja de diálogo.

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La opción “Create PDF/A-1a: 2005 compliant file” (“Crear archivo compatible con PDF/A-1:2005”) no se encuentra en todos los PDFMakers de los programas, y no es necesario excepto en los casos en los que quieres producir un archivo para almacenamiento a largo plazo

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Configuración de la aplicación para conversiones La parte inferior de la caja de diálogo varía de acuerdo con el PDFMaker; la mayoría de los programas incluyen las siguientes opciones para ajustes de la aplicación:

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Selecciona “Attach source file” (“Adjuntar archivo de origen”) para adjuntar el archivo de origen de manera automática al documento PDF convertido. La opción Create Bookmarks (Crear marcadores) convierte elementos a marcadores PDF, como encabezados en Word, nombres de hojas de trabajo en Excel y títulos de diapositivas en Power-Point. Agregar vínculos convierte vínculos activos e hipertexto en el documento a vínculos PDF. La opción de “Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF” (“Activar accesibilidad y reflujo con archivo Adobe PDF etiquetado”) incrusta etiquetas especializadas en el archivo que se usan en dispositivos como lectores de pantalla para controlar cómo es descrito y leído el documento. (Lee acerca de documentos PDF accesibles en #48, “Cumplir con estándares de accesibilidad”.)

CAPÍTULO DOS

Si utilizas estilos o encabezados, es más rápido desplazarse a través de la lista para desactivar estilos específicos o encabezados que quieras convertir, en lugar de seleccionar una casilla de verificación en la parte superior de la caja de diálogo y después deseleccionar los elementos que quieres excluir.

Nota Si haces asignaciones de marcadores personalizados en la ficha Bookmarks (Marcadores) de la caja de diálogo Conversion Settings (Configuración de conversión), tus ajustes se sobrescriben si seleccionas Add Bookmarks to Adobe PDF (Crear marcadores) en la ficha Settings (Configuraciones).

Elige lo que quieras Todos los PDFMakers de Office en Windows ahora ofrecen una opción para crear un PDF desde subconjuntos del archivo, así como también desde el documento entero. Si quieres compartir información en una tabla particular en una página de tu reporte anual, por ejemplo, selecciona el contenido en la página y sigue estos pasos: 1. Selecciona Adobe PDF > Convert to Adobe PDF (Adobe PDF > Convertir a Adobe PDF) para abrir la caja de diálogo Save PDF File As (Guardar archivo PDF como). 2. Nombra el archivo y haz clic en Options (Opciones) para desplegar una caja de diálogo donde seleccionas el contenido para conversión, incluyendo la selección, un rango de páginas, o el documento entero. 3. Selecciona las características de página desde las opciones disponibles. Las opciones dependen del contenido que estés convirtiendo. Por ejemplo, no puedes usar marcadores si estás convirtiendo una selección. 4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo; después haz clic en Save (Guardar) para convertir y guardar el contenido PDF.

¿Qué hay acerca de la seguridad? La caja de diálogo del PDFMaker contiene la ficha Security (Seguridad), usada para agregar protección con contraseña al archivo. Si el documento se está convirtiendo para su uso posterior en Acrobat, no agregues seguridad hasta este punto. Espera a que el documento sea pro-cesado en Acrobat y después aplica ajustes de seguridad. De otra manera cada vez que abras el documento PDF convertido tendrás que ingresar la contraseña. En el capítulo 16 se estudia el uso de contraseñas y otras formas de seguridad.


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Combinar archivos de Word a PDF

El PDFMaker de Word en Windows también produce documentos combinados. Esta característica, presentada por primera vez en Acrobat 8, puede adjuntar los archivos PDF combinados a mensajes de correo. Asegúrate de que los datos originales y el documento combinado que contiene los campos combinados estén listos (figura 11a). Cuando estés listo, prueba el combinado primero antes de correr el proceso del PDFMaker. Si no tienes los archivos de origen de Word apropiadamente preparados, verás un mensaje del PDFMaker de Acrobat indicando el error, y el combinado no procederá.

Tómate el tiempo para ahorrar tiempo Asegúrate de probar la apariencia de la combinación en Word antes de empezar el proceso de conversión del PDF Maker. No querrás ejecutar un proceso en lote de cientos de documentos para encontrar que hay un espacio vacío entre campos combinados. Aunque el PDFMaker de Acrobat muestra un mensaje si los componentes del correo combinado no están configurados apropiadamente, la revisión ortográfica, la puntuación y el gusto no son parte de su función.

Figura 11a Asegúrate de probar las funciones de combinar antes de empezar.

Mantener los nombres en orden Cuando usas el PDFMaker para producir documentos combinados, el archivo PDF es nombrado usando el texto que escribes en el campo “Specify PDF file name” (“Especificar nombre del archivo PDF”) (“PDFMailer” es usado en el ejemplo). Los documentos combinados son nombrados usando el texto, un guión bajo y un sufijo numérico de siete dígitos en el orden en el que los archivos son convertidos. En el ejemplo, los archivos son nombrados PDFMailer_0000101.pdf, PDFMailer_0000102.PDF, y así sucesivamente.

#11: Combinar archivos de Word a PDF

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Una vez que los documentos estén listos y hayas probado la combinación, sigue estos pasos: 1. Selecciona Adobe PDF > Mail Merge To Adobe PDF (Adobe PDF > Combinar correspondencia en el archivo Adobe PDF) para abrir su caja de diálogo (figura 11b).

Figura 11b Selecciona los ajustes para el proceso de la combinación de correspondencia, y selecciona los ajustes de correo si lo deseas.

2. Selecciona los registros para usar en la combinación, así como un nombre en el campo “Specify PDF file name” (“Especificar nombre del archivo PDF”). 3. Para crear archivos PDF combinados y adjuntarlos a mensajes de correo, selecciona “Automatically send Adobe PDF files by Email” (“Enviar automáticamente archivos Adobe PDF por correo”) para activar los campos restantes en la caja de diálogo y especificar las opciones de correo electrónico. 4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo. Los datos son procesados y una caja de diálogo de Browse For Folder (Buscar carpeta) se abre. Ubica y selecciona la carpeta en donde quieres guardar los archivos terminados, y haz clic en aceptar para cerrar la caja de diálogo. 5. Cuando los archivos se procesan, la caja de diálogo Choose Profile (Seleccionar perfil) se abre. Selecciona el perfil de correo electrónico y haz clic en OK (Aceptar). La caja de diálogo se cierra y los mensajes de correo se crean y se envían. Al terminar, se abre una caja de diálogo con un mensaje, explicando que el proceso fue exitoso. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo ¡El trabajo está listo! CAPÍTULO DOS


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Producir archivos PDF en Excel, Access y Project

Los programas orientados a datos en Microsoft Office en Windows, incluyendo Excel, Access y Project, ofrecen sólo las fichas Settings (Configuración) y Security (Seguridad) en la caja de diálogo Acrobat PDFMaker. Selecciona Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuración de conversión) en Excel para abrir su caja de diálogo. La ficha Settings (Configuración) incluye las opciones descritas en el cuadro lateral “Ajustes sencillos” en el consejo #10. La figura 12 muestra los ajustes de la aplicación en la ficha Settings (Configuración) de la caja de diálogo Conversion Settings (Configuración de conversión) de Excel. Selecciona la opción Fit Worksheet to a single page (Ajustar hoja de trabajo en una sola página) para escalar de nuevo el contenido de tu hoja de trabajo a una página. También puedes convertir comentarios y agregar vínculos si seleccionas esas opciones.

Elige un reporte En Access, selecciona Adobe PDF > Convert Multiple Reports to Single Adobe PDF (Adobe PDF > Convertir varios informes en un único archivo Adobe PDF) para abrir las listas de informes en la caja de diálogo Acrobat PDFMaker. Selecciona los informes en Access que quieres convertir y haz clic en Add Reports (Agregar informe(s)). Cuando todos los informes que desees convertir estén incluidos en la lista Reports in Adobe PDF (Informes en Adobe PDF), haz clic en Convert to start creating the PDF (Convertir para iniciar la creación del PDF).

Organizar tus hojas de trabajo Figura 12 Especifica opciones como ajustar contenido a páginas o elegir hojas de trabajo seleccionadas.

Nota El PDFMaker de Excel en Windows también te permite insertar un modelo 3D dentro de una hoja de trabajo. Lee acerca de usar modelos 3D en programas de Office en el consejo #14, “Agregar contenido de medios especializados”.

#12: Producir archivos PDF en Excel, Access y Project

El PDFMaker de Acrobat 9 para Excel te permite especificar la organización de las hojas de trabajo en el documento PDF. Si quieres elegir un grupo de hojas de trabajo en un orden personalizado, selecciona “Prompt for selecting Excel Sheets” (“Solicitar la selección de hojas de Excel”) en la caja de diálogo mostrada en la figura 12. Mientras el documento es convertido, se te preguntará acerca de cada hoja de trabajo.

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En Access, las opciones de conversión dependen de si el archivo está en formato Access 2002-2003 o en formato de archivo Access 2000:

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En Access 2002, 2003 o archivos más nuevos, selecciona los informes, tablas, consultas o formas para conversión, y después selecciona un comando del menú Adobe PDF. Los archivos Access 2000 sólo convierten informes a PDF.

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Los Bookmarks (Marcadores) se pueden crear a partir de títulos de informes. Selecciona Add Bookmarks to Adobe PDF (Agregar marcadores al archivo Adobe PDF) en la ficha Settings (Configuración) de la caja de diálogo Acrobat PDFMaker.

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El menú Adobe PDF en Access incluye una opción de informe usada para combinar una selección de informes dentro de un único documento PDF automáticamente (lee más en el cuadro lateral “Elige un informe”).

El menú Adobe PDF en Microsoft Project en Windows incluye las tres opciones de conversión básicas disponibles en Windows: convertir a PDF, convertir y enviar por correo electrónico, y convertir y enviar para revisión. En la caja de diálogo Conversion Settings (Configuración de conversión), los ajustes de Application (Aplicación) incluyen una opción para adjuntar el archivo de origen al PDF.

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Generar documentos PDF en PowerPoint

¿Te gustaría distribuir una exposición de diapositivas de PowerPoint —completa con transiciones de diapositivas y animación— sin tener que empaquetar los archivos y un reproductor? El PDFMaker de PowerPoint en Word tiene varias opciones que puedes configurar para convertir una presentación a un documento PDF (figura 13).

Llévalo al siguiente nivel Junto con el orden “tradicional” de las presentaciones de PowerPoint que puedes crear y convertir a PDF, Acrobat 9 Pro incluye una nueva característica llamada Adobe Presenter. Presenter se instala dentro de PowerPoint como un menú separado, y es usado para producir salidas sofisticadas. Con Presenter, puedes grabar y editar audio y video, diseñar y administrar exámenes que cumplen con estándares internacionales, y exportar una presentación como película de Flash incrustada en un PDF o con todos los archivos para hacer un CD autoejecutable. Lee todo acerca de esto en el capítulo 9, “Construir contenido para Adobe Presenter”.

Figura 13 El PDFMaker de PowerPoint incluye un número de opciones para convertir medios y animaciones agregadas a las diapositivas.

Al igual que un documento de Word, un documento de PowerPoint permite comentarios, etiquetas y conversiones de marcadores. Estas opciones incluyen lo siguiente:

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Convert Multimedia (Convertir Multimedia) agrega cualquier archivo de audio o video vinculado al archivo PDF. Lee acerca de utilizar diferentes medios en Acrobat en el capítulo 13 y ve cómo usar video en PowerPoint en el consejo #14.

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Preserve Animation (Conservar animación) convierte animaciones en la presentación para animaciones PDF. La configuración permite montar formas y gráficos, botones de acción y ajustes de acción unos sobre otros.

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Preserve Slide Transitions (Conservar transiciones de diapositivas) convierte efectos de transiciones de PowerPoint a efectos de transiciones de PDF.

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Convert hidden slides to PDF pages (Convertir diapositivas ocultas en páginas PDF) convierte cualquier diapositiva designada como oculta (no se reproducen en la presentación regular) en páginas de un archivo PDF. (continúa en la siguiente página)

#13: Generar documentos PDF en PowerPoint

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Usar ajustes de impresión Si quieres que las diapositivas sean incluidas como parte de un archivo PDF mayor que utiliza tamaños de página estándar, usa el diseño basado en ajustes de impresión de PowerPoint en Application Settings (Configuración de la aplicación) de la caja de diálogo Settings (Configuración) del PDFMaker. El diseño predeterminado de una presentación utiliza orientación horizontal y a menudo un fondo a todo color; imprimir una presentación como parte de un documento mayor puede tomar mucho tiempo y consumir mucha tinta si simplemente conviertes la presentación misma. Por supuesto, usar la opción de los ajustes de impresión depende del contenido de la presentación. Por ejemplo, las listas con viñetas se desplegarán de manera correcta en una orientación vertical; imágenes y gráficos puede que no.

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Convert Speaker Notes (Convertir notas del orador) convierte las notas agregadas a las diapositivas en comentarios de notas de texto en el PDF. Lee acerca de notas de texto y otros tipos de comentarios en el capítulo 10.

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Use PowerPoint printer settings (Usar configuración de impresión de PowerPoint) utiliza la misma configuración de impresión en el documento PDF que en el archivo original. Lee más acerca de parámetros de impresión en el cuadro lateral “Usar ajustes de impresión”.

Diapositivas: sin los fondos Si no recuerdas usar algún ajuste de impresión para convertir la presentación PowerPoint a PDF, no te preocupes. No estás atorado con rehacerlo para eliminar los fondos. Acrobat 9 ofrece una nueva característica que te permite remover el fondo sólo de las diapositivas convertidas. Lee acerca de usar y modificar fondos en el consejo #54, “Agregar Marcas de agua y Fondos”.

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14

Agregar contenido de medios especializados

La habilidad de usar y manipular medios se incrementa con cada nueva versión de Acrobat, y Acrobat 9 por supuesto que no es la excepción. Si estás trabajando con Acrobat 9 Pro Extended en Windows, los PDFMakers en Word y PowerPoint contienen nuevos comandos que te permiten incrustar una película de Flash en formato FLV (Flash Video). Como parte de la instalación, Acrobat también instala controles ActiveX 3D en Word, PowerPoint y Excel que te permiten insertar un modelo 3D en tu archivo de origen. Para incrustar una película en un documento de origen de Office, sigue estos pasos: 1. Despliega la página o diapositiva donde quieres incrustar la película. 2. Selecciona Adobe PDF > Embed Video and Convert to Flash (Adobe PDF > Incrustar video y convertir a formato Flash), o haz clic en Video to Flash (Video a Flash) en la barra de herramientas de Acrobat PDFMaker para desplegar la caja de diálogo Insert Video (Insertar video). 3. Haz clic en Browse (Examinar) para localizar y seleccionar el video que quieres usar. Verás el video en el área de previsualización (figura 14a).

Figura 14a Especifica la apariencia y función del video incrustado. (continúa en la siguiente página)

#14: Agregar contenido de medios especializados

Especificar ajustes de video Los ajustes utilizados para incrustar el archivo especifican cómo el contenido es desplegado en la página. Selecciona Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuración de conversión) y haz clic en la ficha Video para definir cómo la película de Flash es usada en el archivo PDF:

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Define una ubicación para almacenamiento o deja la predeterminada, que es la misma ubicación que la carpeta del documento de origen.

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Selecciona una de las cinco calidades de video, o deja la predeterminada, que es Good (Buena) de 400kbps.

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Selecciona Encode Audio (Codificar Audio) y selecciona un valor de Data Range (Velocidad de datos). Puedes escoger uno de los cinco rangos de la lista del menú desplegable o usa el valor predeterminado, Good (Buena) de @ 160kbps.

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4. Selecciona ajustes para el reproductor de la película que incluye lo siguiente: Tiempo de actualizar Si distribuyes un archivo PDF que contenga una película FLV incrustada, el usuario que abra el archivo con una versión anterior a la versión 9 de Acrobat o de Adobe Reader verá únicamente la imagen de póster y no podrá reproducir la película. Acrobat o Adobe Reader mostrarán una alerta explicando que se requiere de una actualización para reproducir el contenido.

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Establece una imagen de póster, que es el que se muestra en la página cuando la película no se está reproduciendo. Para seleccionar, arrastra el deslizador debajo de la previsualización hasta que veas el cuadro deseado a desplegar, y después haz clic en Set Poster Image from Current Frame (Definir imagen de póster desde fotograma actual).

•

Haz clic en la flecha del menú desplegable Skin (Máscara) y selecciona una opción de la lista. La lista ofrece diferentes conjuntos de herramientas de reproducción que se muestran en el documento PDF terminado.

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Para restablecer el tamaño de la película, haz clic en Resize Video (Cambiar tamaño del video) para activar los ajustes, y hacer cambios en el ancho y alto ya sea por porcentaje o valores de pixeles.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo. Verás el objeto de video en la página o diapositiva. 6. Convierte el archivo a PDF para ver la página (figura 14b).

Figura 14b El video autoajusta su tamaño adecuadamente en la diapositiva con un controlador superpuesto.

CAPÍTULO DOS


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Nota Adicionalmente al nuevo menú y comandos de la barra de herramientas, ambos PDF Makers Word y PowerPoint ahora incluyen una ficha separada en la caja de diálogo de configuración de Acrobat PDFMaker que usas para ajustar los parámetros del video. Lee acerca de los ajustes en el cuadro lateral “Especificar ajustes de video”. Para insertar un modelo 3D, haz clic en Insert Acrobat 3D Model (Insertar modelo 3D de Acrobat) o selecciona Adobe PDF > Insert Acrobat 3D Model (Adobe PDF > Insertar modelo 3D de Acrobat) para abrir la caja de diálogo. Haz clic en Browse for Model (Buscar modelo) para localizar un archivo 3D (elige desde los formatos más importantes de CAD); haz clic en Browse for Script (Buscar una secuencia de comandos) para ubicar un JavaScript para el modelo si se requiere, y haz clic en OK (Aceptar) para colocar el modelo en la página (figura 14c). Cuando conviertes el documento a PDF, el PDFMaker usa tus ajustes para generar un documento 3D PDF.

Figura 14c Inserta un modelo 3D en un archivo, como una hoja de trabajo.

Los modelos 3D y el video de Flash (insertado como formato FLV) se pueden agregar en el archivo de origen o después de que el archivo se ha convertido a PDF. Hay muchas más opciones de configuración en Acrobat —revísalas en el capítulo 13, “Usar video de Flash y medios 3D”.

#14: Agregar contenido de medios especializados

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Conversiones rápidas Si conviertes un número de páginas Web a documentos PDF, ahórrate tiempo y algunos clics del ratón con sencillos cambios de las preferencias. Haz clic en la barra de herramientas Adobe PDF y selecciona Preferences (Preferencias) para abrir una pequeña caja de diálogo. Selecciona o deselecciona las opciones mostradas en la caja de diálogo:

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Selecciona un tipo de archivo, ya sea HTML o texto, y haz clic en Settings (Configuración) para seleccionar opciones de configuración de la caja de diálogo, como tamaños de página, codificación, colores y fuentes.

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Selecciona ajustes de PDF, incluyendo marcadores, etiquetas, encabezados y pies.

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Define el tamaño de página, márgenes, orientación y escala de página.

CAPÍTULO DOS

Crear documentos PDF a partir de páginas Web

Un PDFMaker se instala en Internet Explorer cuando instalas Acrobat 9 en Windows. Para crear un archivo desde una página Web desplegada en Internet Explorer, haz clic en la flecha hacia abajo en la barra de herramientas Adobe PDF para desplegar el menú y seleccionar Convert Web Page to PDF (Convertir página Web a PDF) (figura 15a). Si la página incluye marcos, todo el contenido es aplanado en un documento PDF de una página.

Figura 15a El PDFMaker de Internet Explorer incluye varias formas para crear archivos PDF.

Para adjuntar la página Web desplegada a un documento PDF, haz clic en Add Web Page to Existing PDF (Agregar página Web a PDF existente). Se abre un diálogo que permite seleccionar el documento a usar en la página adjunta. Haz clic en Save (Guardar) para convertir la página Web y abrirla al final del documento seleccionado. También puedes hacer clic con el botón derecho (Control-clic) en la página para desplegar el menú de atajo, que incluye los comandos Convert to PDF (Convertir a PDF) y Add to Existing PDF (Agregar a PDF existente). ¿Alguna vez has pasado tiempo convirtiendo páginas Web a PDF y luego utilizado más tiempo en Acrobat seleccionando objetos como botones de navegación y anuncios para removerlos? Bueno, espera a ver el nuevo PDFMaker para Internet Explorer. Haz clic en Select Object (Seleccionar) en la barra de herramientas PDFMaker y después haz clic


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para seleccionar todos los elementos que quieres convertir (figura 15b). Cada elemento al que le des clic se enmarca en azul; el área activa debajo de la herramienta es resaltada con una caja roja. Cuando ya realizaste tus selecciones, haz clic con el botón derecho (Control-clic) y selecciona las opciones ya sea Convert to PDF (Convertir a PDF) o Add to Existing PDF (Agregar a PDF existente). ¡Muy ingenioso!

Mal comportamiento de los navegadores Así que has seleccionado bits de varias páginas Web y has construido tus archivos PDF, y ahora encuentras que no puedes trabajar en el navegador de manera correcta. No hay misterio: revisa para asegurarte de que has deseleccionado la herramienta Select Object (Seleccionar) en el PDFMaker. Ahora intenta de nuevo.

Figura 15b Selecciona sólo los objetos que quieres en la página para convertir a PDF.

#15: Crear documentos PDF a partir de páginas Web

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Traerlo al frente Si tienes archivos PDF “antiguos” archivados en Acrobat 7 o anterior (que fueron construidos en los días anteriores al Paquete/Cartera PDF), selecciona Adobe PDF > Upgrade Acrobat 7 PDF Archive (Adobe PDF > Actualizar archivo de almacenamiento PDF de Acrobat 7) para abrir la caja de diálogo. Localiza y selecciona el o los archivos y haz clic en Open (Abrir). Los archivos son procesados y reconfigurados como PDF Portfolio (Cartera PDF).

Conversiones automáticas de correo de Lotus Notes Acrobat instala una barra de herramientas de Acrobat PDFMaker en Lotus Notes, que comparte la mayoría de las características del PDFMaker de Outlook, incluyendo almacenamiento automático. El contenido se puede convertir a PDF como un único mensaje o carpetas, así como capturar campos de correo adicionales.

CAPÍTULO DOS

Archivar mensajes de correo electrónico

Acrobat 9 Pro te permite archivar tus mensajes de correo electrónico de Outlook, que después puedes indexar, buscar o agregar a otros documentos PDF. Hay varias maneras de archivar tus mensajes de correo de manera manual:

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Puedes seleccionar correos individuales en Outlook y después dar clic en “Create Adobe PDF From selected messages” (“Crear archivo Adobe PDF a partir de los mensajes seleccionados”). La caja de diálogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo Adobe PDF como) se abre. Busca la ubicación donde quieres guardar el archivo. Escribe el nombre para el archivo y haz clic en Save (Guardar).

•

Para convertir todos los mensajes de correo en una carpeta al mismo tiempo, selecciona la carpeta en Outlook y haz clic en “Create Adobe PDF from folders” (“Crear Adobe PDF a partir de carpetas”). Nombra el archivo, especifica la ubicación de almacenamiento en la caja de diálogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo PDF como) y haz clic en Save (Guardar) para guardar el archivo.

•

Puedes agregar archivos a archivos existentes seleccionando el que quieres agregar de los mensajes de Outlook, seleccionando Adobe PDF > Convert and Append to Existing PDF Messages (Adobe PDF > Convertir y anexar a mensajes PDF existentes), y seleccionando ya sea Selected Messages (Mensajes seleccionados) o Selected Folders (Carpetas seleccionadas). Nuevamente la caja de diálogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo PDF como) se abre. Selecciona el archivo al que quieres agregar el documento adicional. Haz clic en Save (Guardar) para procesar los archivos. Acrobat 9 ofrece un proceso automático para archivar que automáticamente convierte mensajes de correo a PDF en el fondo, permitiéndote continuar con tu trabajo. Puedes elegir datos específicos como direcciones de correo reales desde datos de mailto; información de encabezados incrustados como metadatos; campos incluidos como To, CC y BBC, o inclusive descargar imágenes a través del PDFMaker y ocultarlas en Outlook. Para configurar los archivos, sigue estos pasos: 1. Selecciona Adobe PDF > Setup Automatic Archival (Adobe PDF > Configurar almacenamiento automático) para abrir la caja de diálogo Acrobat PDFMaker con la ficha de Automatic Archival (Almacenamiento automático activo. 2. Selecciona los ajustes para tus requerimientos:

•

Selecciona activar almacenamiento automático para activar las opciones; especifica la frecuencia, el tiempo y un archivo de registro y si se incrustará un índice.

•

Haz clic en Add (Agregar) para abrir una caja de diálogo que enliste las carpetas de Outlook y selecciona la carpeta o carpetas para incluir en un archivo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo y abrir la caja de diálogo Save PDF Archive As (Guardar archivo de almacenamiento de PDF como).


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• •

Especifica un nombre y ubicación para el almacenamiento y haz clic en Open (Abrir) para cerrar la caja de diálogo y regresar al Acrobat PDFMaker. Verás la carpeta de Outlook así como el archivo de almacenamiento PDF enlistado en la caja de diálogo (figura 16a). Continúa agregando carpetas y archivos como se requiera; si quieres crear archivos inmediatamente, haz clic en Run Archival Now (Ejecutar almacenamiento ahora). De otra manera, haz clic en Ok (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo y el PDFMaker procesará los archivos de acuerdo con el horario programado.

Figura 16a Especifica las condiciones para el almacenamiento de mensajes de correo y carpetas.

#16: Archivar mensajes de correo electrónico

Adjuntos automáticos, ¿alguien quiere? He aquí un ingenioso ahorrador de tiempo para aquellos a quienes les gusta enviar PDF adjuntos con los mensajes de correo electrónico, pero que no les gusta tomarse el tiempo para convertir primero los archivos. Selecciona Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuración de conversión) para abrir la caja de diálogo del Acrobat PDFMaker y busca esta opción en la parte inferior de la caja de diálogo: Show “Attach as PDF” button (Mostrar botones “Adjuntar como PDF”). Selecciona la casilla de verificación y haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo. Cuando inicies un nuevo mensaje de correo, observa que hay dos íconos de adjuntar en la barra de herramientas —el regular, y el nuevo Attach as Adobe PDF (Adjuntar como Adobe PDF).

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Planear nombres para almacenamiento Algunas organizaciones como gobiernos requieren que todos los correos sean guardados. Almacenar correos usando PDF es una forma fantástica para organizar material de almacenamiento. Sin importar por qué necesitas archivar correos, vale la pena tomar unos minutos para organizar un método para nombrar archivos. Para un diseñador gráfico, consultor o ingeniero, puede ser útil almacenar de acuerdo al nombre del proyecto, por ejemplo. En otras circunstancias, puede ser útil almacenar por el nombre del remitente; puede ser que desees seleccionar archivos y rastrear correspondencia relacionada a compras por nombre de producto si estás involucrado en negocios de venta.

CAPÍTULO DOS

Ya sea que almacenes mensajes de correo de manera manual o uses el almacenamiento automático, los archivos se combinan dentro de una cartera PDF, con el nombre de la carpeta (figura 16b). Puedes localizar el contenido de los archivos basándote en ubicación de carpetas para los archivos de origen, remitente, fecha, asunto y si hay archivos adjuntos. Lee acerca de construir un PDF Portfolio (Cartera PDF) en el capítulo 4, “Producir una cartera PDF”.

Figura 16b Los mensajes de correo se combinan en una cartera PDF.


CAPÍTULO TRES

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat Sólo un número limitado de programas tiene un PDFMaker instalado con Acrobat 9 y no todos los programas tienen opciones internas de generación de PDF para exportar. En muchas aplicaciones —de ilustración, por ejemplo— puedes generar otros formatos de archivo que pueden ser procesados usando Acrobat Distiller 9. Distiller es un programa separado instalado durante el proceso de instalación de Acrobat 9 y se utiliza para convertir EPS (PostScript Encapsulado), PS (PostScript) y un formato especializado de Windows llamado PRN al formato PDF. Puedes usar tanto PS como PRN en Distiller. El formato de archivo PS usa el lenguaje PostScript. Algunos programas producen archivos PRN en lugar de PS; otros programas generan archivos PRN si eliges Print to File (Imprimir a archivo) como opción de impresión. Ambos formatos de archivo se basan en los controladores de la impresora instalada en tu computadora. La mayoría de los programas permiten la impresión y si puedes imprimir un archivo, puedes crear un PDF usando la impresora Adobe PDF (lee cómo en el #9, “Imprimir con la impresora Adobe PDF). Además de los archivos que puedes tener a la mano en tu disco duro, Acrobat convierte contenido de otras fuentes, incluyendo archivos digitalizados, páginas Web y el portapapeles de tu sistema, o inicia desde una página en blanco. Muchos tipos comunes de archivo pueden convertirse a PDF dentro de Acrobat. En Acrobat 9 puedes combinar archivos de diferentes tipos, convertirlos a PDF y mezclarlos en un solo archivo PDF o producir un PDF Portfolio (Cartera PDF), que reúne los contenidos y los combina como subconjuntos de una nueva interfaz de documento (lee acerca de los PDF Portfolios (Carteras PDF) en el capítulo 4, “Producir una Cartera PDF”).

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#

17

¿Qué prefieres? Elige File > Preferences (Archivo > Preferencias) para abrir un diálogo. Si estás trabajando en una Mac, elige Distiller > Preferences (Distiller > Preferencias). Tienes varias opciones, tales como ver los archivos generados en Acrobat y manejar los archivos de registro.

Trabajar con Acrobat Distiller y Ajustes de configuración

Acrobat Distiller está instalado como un programa separado al que accedes desde el escritorio o en Acrobat 9 Professional eligiendo Advanced > Print Production > Acrobat Distiller (Avanzadas > Producción de impresión > Acrobat Distiller). Para destilar un archivo, elige File > Open (Archivo > Abrir). En el diálogo Open (Abrir), ubica el archivo que quieres convertir, selecciónalo y haz clic en Open (Abrir). El archivo se abre y es procesado. En el archivo de registro de la parte inferior del diálogo se muestra información sobre los archivos procesados, como el número de páginas, largo del trabajo y si fue un proceso exitoso (figura 17a).

Controlar los archivos Joboptions Puedes crear un número de archivos personalizados joboptions en el tiempo. Para mantener el seguimiento de su uso o propósito, nómbralos de acuerdo con el nombre del cliente, proyecto u otra cosa que tenga significado. Por ejemplo, altacalidad(1). joboptions no significa tanto como herramientas_bigdog. joboptions. Puedes compartir los archivos de configuración con otros. Envía por correo electrónico el archivo joboptions como lo harías con cualquier otro tipo de archivo. Tus destinatarios agregan el archivo a la carpeta de almacenamiento. La próxima vez que Acrobat o Distiller accedan al diálogo de ajustes personalizados desde un PDFMaker, los ajustes compartidos estarán listos para usarse

CAPÍTULO TRES

Figura 17a Acrobat Distiller despliega un log (archivo de registro) de actividad mostrando detalles sobre los archivos procesados

En el ejemplo de la figura, el segundo archivo muestra un ícono diferente de los dos primeros, indicando que el archivo no fue procesado y el archivo PDF no fue generado. El segundo archivo es una hoja de cálculo de Excel, no uno de los formatos de procesamiento de Distiller. Puedes manejar los archivos en tu sesión de Distiller desde el diálogo del programa. Haz clic con el botón derecho (Control-clic) en un archivo destilado de la lista para desplegar el menú de atajo (también mostrado en la figura 17a) y elige de las opciones de la lista. La historia se mantiene para cada sesión de Distiller; cuando cierras y reabres el programa nuevamente, la lista se limpia. Al convertir archivos a PDF, Acrobat usa varios ajustes conocidos como joboptions (ajustes de configuración). Puedes crear ajustes personalizados de conversión para tu propio trabajo modificando una de las opciones preestablecidas o puedes iniciar desde cero. Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

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En Distiller, elige Settings > Edit Adobe PDF Settings (Configuración > Editar configuración de Adobe PDF) para abrir el diálogo Adobe PDF Settings (Configuración de Adobe PDF) (figura 17b). El diálogo muestra una lista de títulos para cada archivo joboptions. Selecciona una opción de conversión, como Standard (Estándar) para desplegar una lista de seis categorías (cada archivo de configuración contiene las mismas seis categorías). Haz clic en un título, por ejemplo, Standard (Estándar) para abrir su conjunto de categorías y luego haz clic en una categoría para desplegar los ajustes en el panel derecho del diálogo. Por defecto, los ajustes mostrados en el diálogo son los mismos que los que están disponibles desde cualquier categoría general de un archivo joboptions.

FALTA TRADUCCION

Ten en cuenta unos pocos ajustes avanzados A menos que estés familiarizado con Document Structuring Conventions (Convenciones de estructura de documentos) y cosas similares, no tienes que cambiar muchas opciones en el diálogo Advanced (Avanzadas). Los ajustes en este diálogo describen cómo se realiza la conversión desde PostScript a PDF. Veamos tres opciones preestablecidas:

•

La opción “Convert gradients to smooth shades” (“Convertir degradados en sombras suaves”) convierte degradados desde un rango de programas incluyendo Adobe FreeHand, QuarkXPress, Adobe Illustrator y Microsoft PowerPoint. Esta opción produce un tamaño de archivo PDF pequeño y a menudo da como resultado una salida mejorada.

•

La opción “Save Adobe PDF settings inside PDF File” (“Guardar información de Adobe PDF en archivo PDF”) incrusta una copia del archivo joboptions como un adjunto, incluso si el archivo está accesible y estás trabajando en un proyecto remoto y quieres enviar los archivos PDF y ajustes a tu colega.

•

La otra opción “Save original JPEG images in PDF if possible” (“Guardar las imágenes JPEG originales en PDF si es posible”), procesa imágenes JPEG (que han sido comprimidas) sin comprimirlas nuevamente, dando como resultado un procesamiento de archivo más rápido.

FALTA TRADUCCION

FALTA TRAUCCION

FALTA TRADUCCION

Figura 17b Cada carpeta enlistada de una configuración en la columna izquierda despliega un conjunto de opciones a la derecha del diálogo.

En el diálogo por defecto, mostrado cuando la configuración se abre (y cuando le haces clic al título General de un joboption en la columna de la izquierda), están varios ajustes que puedes querer modificar (ver las columnas laterales en esta técnica para la descripción de opciones adicionales):

•

•

Compatibility (Compatibilidad). La opción predefinida es Acrobat 6.0 (PDF 1.5). Dependiendo de las necesidades del usuario, puedes elegir una opción hasta Acrobat 4. Las versiones anteriores del programa tienen menos opciones para características como la transparencia e inclusión de fuentes. Object Level Compression (Compresión de nivel de objetos). Elige Off (Desactivada) o Tags (Sólo etiquetas). La compresión de los objetos combina objetos pequeños, (continúa en la siguiente página) #17: Trabajar con Acrobat Distiller y Ajustes de configuración

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como marcadores, en contenido comprimido. Off (Desactivada) deja la estructura del documento como está; la opción Tags Only (Sólo etiquetas) comprime la información de estructura en el documento PDF. La información comprimida se puede ver sólo en Acrobat 6 y posterior; dejar la opción en Off (Desactivada) permite que la estructura e información etiquetada sea utilizable también en Acrobat 5.

No uses rangos de página La ficha General incluye una opción para seleccionar un rango específico de páginas. No habilites esta opción, a menos que estés seguro de que los ajustes personalizados son para usarlos una sola vez. Si especificas un rango de páginas cuando creas la configuración y luego reutilizas los ajustes, conviertes sólo esas páginas especificadas en la ficha General. Esto puede conducir a problemas que consumen tiempo cuando usas tus ajustes personalizados y no puedes entender ¡a donde fueron tus páginas!

CAPÍTULO TRES

•

Resolution (Resolución). Puedes ajustar esta opción para emular la resolución de una impresora para archivos PostScript. Una resolución mayor usualmente produce archivos de la más alta calidad pero más grandes.

•

Embed thumbnails (Incrustar miniaturas). Las previsualizaciones de las miniaturas se usan para navegación y han sido creadas dinámicamente desde Acrobat 5. No habilites esta opción a menos que estés utilizando versiones muy antiguas de Acrobat; aumenta tamaño de archivo innecesariamente.

En el diálogo Images (Imágenes), puedes necesitar ajustar y probar los cambios de ajustes varias veces para convertir archivos con imágenes complejas. Considera estas opciones:

•

Downsample (Disminuir). Los pixeles en las imágenes con una resolución por encima de una cantidad especificada se combinan para reducir la resolución. Puedes querer aumentar o disminuir el nivel de remuestreo. Para imágenes como mapas (en donde el usuario aumenta a un gran nivel de ampliación) una resolución alta es más legible.

•

Compression/Image Quality (Compresión/Calidad de imagen). Selecciona las opciones dependiendo de los archivos de color o si tienes imágenes en escala de grises o monocromáticas.

•

Anti-aliasing (Suavizar a gris). Suaviza los bordes irregulares en las imágenes monocromáticas activando el suavizado.

•

Botón Policy (Normativa). Haz clic en este botón para especificar cómo procesar las imágenes cuando estén debajo de la resolución que hayas definido. Puedes especificar si quieres ignorar, dar una alerta o cancelar un trabajo con base en la resolución de las imágenes a color, escala de grises y monocromas. Configurar normativas puede ahorrarte tiempo de proceso y reproceso en caso de que las imágenes en un archivo no usen las resoluciones correctas.

Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

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En el diálogo Fonts (Fuentes), especifica si quieres incrustar fuentes o crear un subconjunto de fuentes incrustadas cuando el porcentaje de caracteres usados cae debajo de un valor que escribes. Si estás utilizando fuentes inusuales, o tu diseño es altamente dependiente de las fuentes, asegúrate de incrustarlas. Elige la opción Subset (Subconjunto) cuando quieras incrustar una porción de los caracteres de una fuente. No uses un valor bajo si esperas cambiar algunos caracteres en la página. Lee acerca del uso de las fuentes en el capítulo 5, “Crear salida: guardar, exportar e imprimir”. En el diálogo Color, elige ajustes que correspondan a archivos utilizados en tus aplicaciones de origen, como Adobe Photoshop o Illustrator. Las opciones disponibles dependen de los ajustes de color que selecciones. Si estás enviando archivos a impresión, a menudo recibes ajustes del buró de impresión. Lee más sobre imprimir en el capítulo 5. En el diálogo Standards (Estándares), puedes incluir un estándar compatible con Acrobat 5.0 para las joboptions High Quality Print (Impresión de alta calidad) y Press Quality (Calidad de prensa). Lee más en la columna lateral “Encontrar los estándares”. Cuando hayas terminado de diseñar tus ajustes personalizados, elige Save As (Guardar como) para abrir el diálogo Save Adobe PDF Settings (Guardar configuración de Adobe PDF). Nombra el archivo y haz clic en Save (Guardar). El archivo de configuración de conversión personalizada se guarda con la extensión .joboptions.

#17: Trabajar con Acrobat Distiller y Ajustes de configuración

Encontrar los estándares Los ajustes preestablecidos Stan-dard (Estándar), Oversized Pages (Páginas extragrandes) y Smallest File Size (Tamaño de archivo más pequeño) no incluyen opciones para seleccionar una opción en el diálogo Standards (Estándares). En estos casos, no hay suficiente información almacenada en el archivo para cumplir con los requerimientos de los estándares. Si estás construyendo ajustes que cumplan con los estándares puedes elegir opciones en el diálogo Standards (Estándares) que chequeen el contenido del documento contra los estándares antes de crear el documento PDF. Las opciones desplegadas en la ficha varían de acuerdo con el estándar que selecciones desde el menú Compliance Standard (Estándar de compatibilidad). Lee más sobre los estándares en el capítulo 6, “Cumplir con estándares PDF y accesibilidad”.

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18

No es de buena educación compartir Puedes usar hasta un máximo de 100 carpetas controladas. Pero no las configures de manera que actúen como un servicio para otros usuarios en tu sistema. Todo el que cree documentos PDF necesita una licencia de Acrobat.

Controlar carpetas a través de Distiller

Otra manera de sacar ventaja de los muchos perfiles y herramientas a tu disposición es usar el sistema de carpeta controlada en Acrobat Distiller 9. Distiller puede programarse automáticamente para buscar archivos PostScript en una carpeta, convertirlos a PDF de acuerdo con ajustes específicos y enviar los documentos terminados a una carpeta de salida (Out). En algunos flujos de trabajo, un proceso automatizado como éste podría ahorrarte un montón de tiempo. Agrega una carpeta que quieras usar como carpeta controlada a tu disco duro. Luego abre Distiller y sigue estos pasos para ajustar carpetas controladas: 1. En Distiller, elige Settings > Watched Folders (Configuración > Carpetas controladas); se abre el diálogo Watched Folders (Carpetas controladas) (figura 18).

Desarrolla un sistema En lugar de generar archivos PDF uno a uno –que consume mucho tiempo cuando trabajas con un gran número de archivos– define una carpeta para cada archivo joboptions que necesites usar. Cuando termines de trabajar con un archivo, suéltalo en la carpeta controlada apropiada. Distiller revisa la carpeta y pro-cesa los archivos de acuerdo con tus ajustes. Usa nombres lógicos de carpeta; en lugar de watched_5, nómbrala Menú comida para llevar Bob si usas la carpeta para procesar documentos para el Emporio de la Pizza Bob.

Figura 18 Configura las carpetas controladas en Distiller y agrega ajustes de conversión y seguridad si se requiere.

2. Haz clic en Add Folder (Agregar carpeta), ubica y selecciona la carpeta que quieres usar (no puedes crear una carpeta nueva con este diálogo). Distiller agrega subdirectorios de entrada (In) y salida (Out) automáticamente. 3. Puedes agregar seguridad, ajustes personalizados o ambos a una carpeta. Distiller agrega un ícono a la izquierda de las carpetas que has personalizado, como se muestra en la figura 18. Afortunadamente, una llave en la parte inferior derecha del diálogo identifica los íconos usados para las carpetas. Si quieres cambiar ajustes, primero selecciona una carpeta y luego haz lo siguiente:

CAPÍTULO TRES


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• Haz clic en Edit Settings (Editar configuración) o Load Settings (Cargar configuración) para abrir el diálogo de configuración. Modifica el rango preestablecido de ajustes de conversión si lo deseas y haz clic en OK (ACEPTAR). El archivo se guarda en la carpeta individual como folder.joboptions.

• De regreso en el diálogo Watched Folders (Carpetas controladas), haz clic en Edit Security (Editar seguridad) para agregar protección de contraseña a la carpeta; si cambias de idea, haz clic en Clear Security (Borrar seguridad).

• Haz clic en Load Settings (Cargar configuración) para ubicar y adjuntar archivos joboptions desde tu sistema. 4. Elige opciones para manejar tu conjunto de carpetas controladas:

• Especifica qué tan seguido se chequean las carpetas en segundos. Puedes chequear cada segundo desde 1 a 9 999; 1 hora es 3 600 segundos.

• Especifica qué hacer con el archivo original PostScript. Puede moverse a la carpeta de salida (Out) junto con el documento PDF o puede ser borrado. Los archivos de registro se copian a la carpeta de salida (Out).

¿Cuál es más seguro? Sé consciente de los ajustes aplicados a una carpeta y usados en Distiller. Si especificas seguridad en los ajustes de Distiller, éstos pueden o no ser los mismos después de que el archivo es procesado. De hecho, el archivo puede no procesarse. Si un archivo joboptions de una carpeta es de sólo lectura, Distiller no convertirá el archivo. Si los ajustes de Distiller incluyen opciones de seguridad y la carpeta controlada no, el archivo se procesa y los ajustes de seguridad se aplican.

• Especifica cuántos días (hasta 999) hay para guardar los documentos PDF en la carpeta. Puedes también especificar que se borren los archivos PostScript y de registro.

Cuando los archivos se pierden Puedes borrar una carpeta de la lista de Watched Folders (Carpetas controladas) haciendo clic en Delete (Eliminar) en el diálogo de las carpetas controladas. Borrar una carpeta controlada no borra las carpetas de entrada (In) y salida (Out), los contenidos o los archivos joboptions de las carpetas de la computadora; necesitarás borrarlos manualmente. Si borras o mueves una carpeta que habías designado en Distiller como controlada de tu computadora, la próxima vez que abras el diálogo te encontrarás con un ícono de alerta a la izquierda del nombre de la carpeta.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo.

#18: Controlar carpetas a través de Distiller

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Usa lo que gustes No estás restringido a usar texto escrito en la nueva página de documento. Con excepción de la característica de bloqueo y su propia barra de herramientas, el archivo PDF es como cualquier otro al que le puedes agregar imágenes, medios, campos de forma, acciones, etcétera.

Iniciar un archivo PDF a partir de una página en blanco

Antes de la salida de Acrobat 8, la única manera de empezar con un documento PDF en blanco era indirecta, guardando un documento en blanco como página PDF o agregando una página en blanco a un archivo existente antes de convertirlo a PDF. Finalmente podías iniciar con un nuevo archivo PDF dentro de Acrobat. A diferencia de los otros tipos de creación de archivo, no encuentras el comando en el menú del botón de tarea Create PDF (Crear PDF). En lugar de eso, sigue estos pasos para empezar un nuevo archivo PDF: 1. Elige File > Create PDF > From Blank Page (Archivo > Crear PDF > Desde una página en blanco). El editor de documento nuevo se inicializa, carga una página en blanco en el panel del documento y abre una nueva barra de herramientas (figura 19a).

•

Nota que hay líneas de guía identificando los márgenes y un cursor parpadeante se despliega en la esquina superior izquierda de la página.

Figura 19a Una página en blanco y la barra de herramientas New Document (Documento nuevo) se despliegan para que escribas contenido en el PDF.

2. Escribe el contenido que desees agregar a la página. Hay grupos de herramientas en la barra de herramientas que ofrecen ajustes de configuración, incluyendo el color de texto, alineamiento, fuente, tamaño y estilos, como negrita, itálica e índice.

CAPÍTULO TRES


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3. Haz clic en Page Setup (Configuración de página) para ajustar la apariencia de la página. Define los márgenes, tamaño de página y orientación en su diálogo (figura 19b) y haz clic en OK (Aceptar).

Figura 19b Define en el diálogo los márgenes y disposición para un nuevo archivo PDF.

4. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y guarda el archivo. La próxima vez que lo abras elige Document > Resume Editing (Documento > Reanudar edición). Se despliegan la barra de herramientas New Document (Nuevo documento) y los márgenes de página. 5. Para evitar hacer cambios al texto, elige Document > Prevent Further Edits (Impedir futuras ediciones). Un diálogo se abre preguntando si estás seguro y plantea que el documento guardado no tendrá texto editable. Haz clic en Prevent Further Edits (Impedir futuras ediciones) y guarda el archivo. O haz clic en Keep Text Editable (Conservar texto editable) para permitir los cambios. Las características especializadas del editor de nuevo documento, incluyendo la barra de herramientas, las guías de margen de página y los comandos en el menú Document (Documento), están disponibles sólo cuando el documento que es creado con el comando New Document (Nuevo document) no está bloqueado para la edición.

#19: Iniciar un archivo PDF a partir de una página en blanco

Escoge lo que prefieras En lugar de usar los ajustes predeterminados del programa para páginas nuevas, elige uno propio. Si por ejemplo, tienes una fuente que utilizas para tus comunicaciones de negocios, asegúrate de que las páginas nuevas usan tus fuentes automáticamente ajustando la preferencia. Elige Edit o Acrobat > Preferences > New Document (Edición o Acrobat > Preferencias > Nuevo documento) en el panel izquierdo para desplegar los ajustes. Puedes elegir las siguientes preferencias:

•

Fuente y tamaño. Lo preestablecido es Arial en 12 pt.

•

Márgenes. Lo preestablecido es 1.5 pulgadas a la izquierda y derecha y 1 pulgada en los márgenes superior e inferior.

•

Tipo de página. Lo preestablecido es páginas de tamaño carta con una orientación vertical. Elige un tamaño y especifica Portrait (Vertical) o Landscape (Horizontal) como orientación predeterminada.

Hazlo incluso más rápido: la próxima vez que elijas ajustes manualmente, selecciona “Always use these settings” (“Usar siempre estos parámetros”) en el diálogo Page Setup (Ajustar página)(figura 19b). Los ajustes se convertirán en predeterminados.

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Convertir desde el interior No todos los archivos pueden convertirse a PDF dentro de Acrobat. Los formatos que puedes usar incluyen los siguientes: AutoDesk AutoCAD, AutoDesk Inventor, BMP, GIF, HTML, Adobe InDesign, JDF Job Definition, JPEG 2000, Microsoft Access, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, RTF (Rich Text Format), Microsoft Project, Microsoft Publisher, Microsoft Visio, PCX, PNG, PostScript, EPS, Text y TIFF.

Mezclar varios archivos en un solo documento PDF

No te molestes en abrir programas y convertir varios tipos de archivos en PDF para luego combinar laboriosamente el contenido en Acrobat. En lugar de eso, en Acrobat 9 reúne todo el contenido y deja al programa hacer las conversiones y crear el documento PDF por ti. ¡En verdad ahorra mucho tiempo! Crear un archivo combinado funciona tanto en Acrobat 9 Standard como en Pro; sin embargo, Standard no puede convertir archivos de Visio, Project o AutoCAD. 1. Haz clic en el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) para desplegar el menú de opciones. Luego haz clic en Merge Files into a Single PDF (Combinar archivos en un solo PDF) para abrir el diálogo Combine Files (Combinar archivos) (figura 20a). Nota que la opción Single PDF (PDF individual) está seleccionada en la parte superior derecha del diálogo.

Plantea tus opciones Hay varias opciones que Acrobat puede aplicar automáticamente al PDF que creas en el asistente Combine Files (Combinar archivos). Éstas incluyen lo siguiente:

•

Agregar etiquetas para accesibilidad y reflujo

• •

Agregar marcadores

•

Convertir todos los archivos a PDF

Continuar el proceso o no si hay errores

Todas las opciones están predeterminadas, excepto la de agregar etiquetas.

Figura 20a Especifica los archivos a usar para combinar en el diálogo.

Nota Un archivo PDF combinado es diferente de un PDF Portfolio (Cartera PDF), lee sobre la creación y uso de carteras en el capítulo 4, “Producir una Cartera PDF”. 2. Haz clic en Add Files (Agregar archivos) para abrir una lista desplegable y elegir una opción para ubicar tu contenido. Usa estas características para obtener los archivos que quieres en el orden que deseas:

• Haz clic en Add Files (Agregar archivos) para desplegar su diálogo y ubicar el primer archivo que quieres agregar al asistente (puedes seleccionar varios archivos desde la misma carpeta), y luego haz clic en Add (Agregar).

• Haz clic en Add Folders (Agregar carpetas). Ubica y selecciona la carpeta que quieres incluir en el diálogo Browse for Folders (Buscar carpeta) y haz clic en OK (Aceptar).

CAPÍTULO TRES


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•

Si hay archivos abiertos en Acrobat, haz clic en Add Open Files (Agregar archivos abiertos) para incluir los archivos en la lista.

• Para reorganizar los archivos que agregas en el diálogo, selecciona un archivo en la lista y luego haz clic en los botones de flecha en la parte inferior de la ventana para mover un archivo hacia arriba o hacia abajo en el orden de apilamiento. Puedes también hacer clic en Delete (Borrar) para borrar un archivo de la colección.

• Si quieres incluir parte de un archivo, selecciona el archivo en la lista y haz clic en Choose Pages (Elegir páginas) para abrir el diálogo Preview and Select Page Range (Vista previa y selección de rango de páginas) (figura 20b). El nombre del diálogo varía de acuerdo con el tipo de archivo que estés viendo. Previsualiza seleccionando las páginas o diapositivas en el diálogo. Escribe los números como rangos o números individuales y haz clic en OK (Aceptar).

Figura 20b Previsualiza y selecciona páginas de un documento en este diálogo.

3. Cuando tus archivos estén ensamblados, haz clic en el botón apropiado de File Size (Tamaño de archivo) en la parte inferior derecha del diálogo Combine Files (Combinar archivos). Selecciona el botón más pequeño para un tamaño de menor calidad/ tamaño de archivo más pequeño, el botón central para el ajuste predeterminado de calidad media y el botón derecho para una mejor calidad/tamaño de archivo más grande. 4. Haz clic en Combine Files (Combinar archivos) para empezar el procesamiento de la lista de elementos. Cada archivo se procesa por separado y cualquier archivo en la lista que no es PDF es convertido. 5. Cuando la conversión esté completa, se abre el diálogo Save As (Guardar como), mostrando el nombre como Binder1.pdf por defecto. Escribe un nombre de archivo, elige una ubicación y luego haz clic en Save (Guardar). Tu archivo combinado está completo. #20: Mezclar varios archivos en un solo documento PDF

Pistas para la conversión ¿Deberías convertir un documento en el programa de origen o en Acrobat? La respuesta corta es: depende. Si estás trabajando en un programa y sabes que necesitas una versión de PDF de un archivo, genéralo. Si estás trabajando en Acrobat y te das cuenta de que necesitas otro archivo, genera el archivo desde Acrobat. Incluso si estás trabajando en Acrobat y planeas generar archivos desde programas gobernados por el PDFMaker y no puedes recordar los ajustes que dejaste en el PDFMaker o sabes que necesitas cambiarlos, deberías trabajar en el programa en lugar de Acrobat. Este enfoque es preferible a generar un archivo que es convertido con los ajustes incorrectos y entonces se tiene que rehacer.

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Como gustes Haz clic en Settings (Configuración) en el diálogo Create PDF from Web Page (Crear PDF desde página Web) para abrir el diálogo Web Page Conversion Settings (Configuración de conversión de página Web). En la ficha General, elige el tipo de archivo y opciones de PDF, como la inclusión de marcadores, encabezados y pies, etiquetas PDF y guardar la información de refrescado. Especifica formatos de archivo, fuentes y codificación para los formatos HTML y Plain Text. La segunda ficha del diálogo contiene opciones de diseño de página, orientación y márgenes. Cambia los ajustes de página para coincidir con otros documentos que podrías usar después en un paquete PDF o documentos combinados para proporcionar consistencia a través del documento. Haz clic en OK (Aceptar) y regresa al diálogo Create PDF from Web Page (Crear PDF desde página Web) y haz clic en Create (Crear) para procesar la página Web y crear el documento PDF.

CAPÍTULO TRES

Crear un PDF desde páginas Web en Acrobat

Aunque puedes descargar fácilmente una página desde un sitio Web usando el PDFMaker que se instala en Microsoft Internet Explorer, puedes también descargar un sitio desde Acrobat y controlar su contenido tanto como es desplegado en el PDF resultante. Haz clic en el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) y haz clic en PDF from Web Page (PDF desde página Web) para abrir su diálogo (figura 21a). Haz clic en Capture Multiple Levels (Capturar varios niveles) para desplegar más ajustes en el diálogo; puedes, entonces, especificar el número de niveles a descargar y otros criterios como la ruta o servidor.

Figura 21a Especifica la ubicación y define los ajustes para convertir una página Web a PDF en Acrobat.

Accede al archivo que quieres convertir en una de tres formas, dependiendo de la ubicación y tipo de archivo. Puedes escribir la URL del archivo si está en internet, haz clic en la flecha de la derecha del campo URL para trabajar con archivos Web que han sido abiertos previamente en Acrobat o haz clic en Browse (Examinar) para abrir el diálogo Select File to Open (Seleccionar archivo para abrir) para ubicar un archivo que está en un disco local. Haz clic en Create (Crear) para iniciar el proceso de conversión. El diálogo Download Status (Estado de descarga) te muestra el número de conexiones activas en el material descargado, así como los nombres, tamaños y ubicaciones de los archivos. Cuando la descarga esté completa, Acrobat despliega el nuevo archivo PDF en el panel del documento y agrega una estructura de documento a la ficha Bookmarks (Marcadores). Elige File > Save (Archivo > Guardar) para guardar las páginas Web convertidas.


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A medida que desplazas el documento, nota que se han agregado tanto encabezados como pies a las páginas (figura 21b). El encabezado es el nombre de la página Web; el pie contiene la dirección URL de la página, el número de páginas y la fecha y hora de la descarga.

Figura 21b Los encabezados y pies se agregan a las páginas automáticamente al ser convertidas.

Acrobat captura páginas Web usando ajustes por defecto para los formatos de archivo y diseños de página. Puedes configurar algunos formatos y modificar la página de acuerdo con tus requerimientos (ver la columna lateral “Como gustes”).

Agregando Aunque es más simple y seguro dejar el ajuste level 1 (nivel 1), ¿qué hacer si importas la página y te das cuenta de que necesitas páginas adicionales? Afortunadamente, puedes agregar más con facilidad. Elige Advanced > Web Capture > Create PDF From/ Append Web Page (Avanzadas > Captura de Web > Crear PDF desde/Adjuntar página Web) para abrir el diálogo Add to PDF from Web Page (Agregar a PDF desde página Web), idéntico al diálogo original Create PDF from Web Page (Crear PDF desde página Web). Selecciona otro nivel y las páginas adicionales se agregan a aquellas ya existentes en el documento.

Demasiadas páginas, poco tiempo En el diálogo Create PDF from Web Page (Crear PDF desde página Web), puedes especificar cuántos niveles del sitio Web quieres descargar. El nivel por defecto es 1. No cambies este número sin pensarlo cuidadosamente. El nivel 1 se refiere al primer conjunto de páginas de un sitio, las páginas que actualmente ves si escribes la dirección URL en un navegador. Los niveles adicionales adjuntan más conjuntos de páginas. Si eliges Get Entire Site (Cargar todo el sitio), descargarás el sitio entero ya sea que consista en 10 páginas o 1 000. #21: Crear un PDF desde páginas Web en Acrobat

56 El arte de escanear Acrobat ofrece varios filtros de optimización para ajustar o corregir tus resultados de digitalización:

•

Deskew (Corregir sesgo) rota una página distorsionada para que esté vertical. El ajuste predeterminado es Automatic (Automático).

•

La eliminación del fondo se utiliza con páginas en escala de grises y color para hacer que las áreas cercanas a blanco sean blancas, dando como resultado escaneos más claros. La opción predeterminada es Low (Baja); puedes también elegir opciones Medium (Mediana) y High (Alta).

•

Edge shadow removal (Eliminación de sombreado de borde) se deshace de los bordes negros que se pueden ver algunas veces en las páginas escaneadas. El método predeterminado es Cautious (Cauto); también está disponible una opción agresiva.

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Despeckle (Quitar manchas) remueve las manchas negras de la página. Low (Baja) es predeterminada; puedes también elegir Medium (Mediana) y High (Alta). Descreen (Retramar) elimina los puntos de mediotono como aquellos de papel de periódico escaneado. Está predeterminada la opción Automatic (Automático): Acrobat aplica el filtro automáticamente a imágenes en escala de grises y RGB de 300 ppi o más.

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Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat

Usa tu escáner para capturar una copia digital de un documento o imagen. No sólo puedes escanear directamente en Acrobat 9, sino también puedes especificar el tipo de documento escaneado que quieres, así como configurar los parámetros para una mejor digitalización. Haz clic en el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) y selecciona From Scanner (PDF desde escáner) para abrir el diálogo Configure Presets (Configurar valores preestablecidos)(figura 22a). Si estás trabajando en Windows, puedes hacer clic en el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) y elige From Scanner (Desde escáner) y uno de varios ajustes preestablecidos de texto o imagen. Tu selección se refleja en el diálogo una vez que se abre.

Figura 22a Elige opciones de valores preestablecidos para escanear un documento directamente en Acrobat.

Tienes cuatro opciones de decisión de configuración que realizar antes de escanear: 1. Selecciona tu escáner y un ajuste preestablecido. Si haces algún cambio en el diálogo, verás activo el botón Save (Guardar) al lado de los Presets (Valores preestablecidos) y haz clic para guardar tu configuración usando el nombre del Preset (Valor preestablecido). Haz clic en Options (Opciones) al lado de Scanner (Escáner) para elegir un método de transferencia de información y especifica si quieres ver o no la interfaz de tu escáner. 2. Los ajustes de configuración que aparecen dependen de tu escáner. En la sección Input (Entrada) del diálogo, especifica si quieres escanear el frente o ambos lados del documento. Elige características de escaneo, incluyendo el modo de color, resolución y tamaño de papel. Si quieres escanear varios archivos y necesitas cambiar ajustes durante el proceso, selecciona Prompt for scanning more pages (Solicitar digitalización de más páginas).

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Halo Removal (Eliminación de halo) elimina los bordes de alto contraste en las color. C Apáginas P Í T U La O T RElEajuste S predeterminado es On (Activado).


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3. Para optimizar el contenido del documento, particularmente las imágenes, arrastra el deslizador Optimization (Optimización) a la izquierda (para disminuir) o derecha (para aumentar) el tamaño del archivo y la calidad. Haz clic en Options (Opciones) y ajusta la compresión y los parámetros de filtro en el diálogo Optimization Options (Opciones de optimización)(figura 22b). Haz clic en Custom Settings (Configuración personalizada) para activar los parámetros Compression (Compresión) y Filtering (Filtrado), define los ajustes deseados y haz clic en OK (Aceptar) para descartar el diálogo y regresar a Configure Presets (Configurar valores preestablecidos). Puedes leer más sobre los filtros en la columna lateral “El arte de escanear”.)

Figura 22b Define diferentes maneras de mejorar la apariencia de una página o imagen escaneada.

4. Finalmente, elige opciones en la sección Text Recognition and Metadata (Reconocimiento de texto y metadatos). La opción predeterminada es crear un documento susceptible de búsqueda, lo que significa que los contenidos del documento son convertidos en palabras e imágenes. Por otro lado, los ajustes preestablecidos de imagen no utilizan ninguna sección predeterminada. Haz clic en Options (Opciones) y cambia las opciones de conversión. (Ver #61, “Extraer texto activo de una imagen” para aprender cómo se hace.) Cuando hayas terminado, haz clic en OK (Aceptar) y Acrobat inicia automáticamente el escaneo. La página digitalizada abre como un archivo PDF en Acrobat. Selecciona el comando nuevamente para escanear la siguiente imagen, etcétera.

#22: Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat

Verificar tus resultados de digitalización Muchos de los archivos que conviertes a PDF se componen de texto e imágenes que puedes manipular usando una variedad de herramientas. Los archivos PDF creados por escáneres con versiones anteriores de Acrobat o desde algunos programas como Photoshop son solamente imagen; no puedes hacer cambios a los contenidos del archivo. Aquí hay una manera rápida de notar la diferencia. Haz clic en la herramienta Select (Selección) en la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/ Reducir). Luego haz clic en un área de texto en el documento. Si ves el punto de inserción parpadeante, sabes que la página contiene texto. Si haces clic en un área de texto en el documento y la página entera se selecciona, tienes una imagen PDF.

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Construir mis ajustes (Windows) Acrobat ofrece una oportunidad de crear ajustes predeterminados de digitalización. Haz clic en el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) y elige PDF from Scanner > Custom Scan (PDF desde escáner > Digitalización personalizada) para abrir un diálogo que contiene los ajustes mostrados en la figura 22a, así como las opciones de la figura 22b. Para un ajuste personalizado de digitalización, junto con la elección de los ajustes de configuración para el escaneo actual, especifica un destino para la página escaneada, ya sea hacia un nuevo archivo o agregándose al documento activo desplegado en la ventana de progreso. Si prefieres, haz clic en Browse (Examinar) para abrir un diálogo Select File (Seleccionar archivo) y ubicar y seleccionar un archivo al que le quieres adjuntar el escaneo. Al igual que con los ajustes predeterminados estándar elige opciones de configuración y de documento como Add Metadata (Agregar metadatos) y Make Searcheable (Hacer susceptible de búsquedas).

Empezar y detener Cuando has configurado o elegido un ajuste de escaneo en Acrobat, los parámetros permanecen hasta que los cambies nuevamente. No sólo eso, sino también una vez hecho un ajuste preestablecido, la próxima vez que inicies un escaneo –ya sea que estés en tu actual sesión de Acrobat o hayas reabierto el programa– todo lo que tienes que hacer es elegir el comando desde el menú desplegable Create (Crear) y el escaneo se inicia automáticamente.

CAPÍTULO TRES


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Crear un PDF desde una imagen del Portapapeles

El sistema operativo de tu computadora mantiene un área de almacenamiento llamada clipboard (portapapeles). El contenido que selecciones y copies o cortes de un documento se coloca en el portapapeles y puedes pegarlo en otra ubicación u otro documento. Tienes dos maneras de usar los contenidos del portapapeles en Acrobat: crear un archivo nuevo o agregarlos a un archivo existente. Crear un nuevo documento es un proceso simple. Selecciona y copia la imagen o texto que quieres usar en un documento PDF en tu programa de origen. En Acrobat, haz clic en el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) y elige PDF from Clipboard (PDF desde Portapapeles) desde el menú. La imagen se convierte a PDF y se abre en Acrobat. Puedes usar la imagen en un documento PDF existente como un sello de imagen en lugar de hacer un archivo separado. Copia la imagen al portapapeles de tu sistema y sigue estos pasos: 1. Abre el documento PDF con el que quieres trabajar en Acrobat y luego elige Tools > Comment & Markup > Paste Clipboard Image as Stamp Tool (Herramientas > Comentario y marca > Pegar imagen del portapapeles como sello). 2. Mueve tu ratón sobre el documento. Verás que el puntero cambia a un puntero de sello. . Haz clic en la página en la parte que te gustaría insertar la imagen y ésta se pega en la página. La ubicación en la página donde haces clic determina la posición central de la imagen pegada. 3. El puntero de sello cambia a la herramienta Hand (Mano). Si quieres hacer ajustes, mueve el puntero sobre el sello y haz clic en la imagen en la página para seleccionarla (figura 23). Puedes arrastrar la imagen para moverla o un manejador de redimensionamiento para cambiar el tamaño de la imagen. Guarda el archivo con la imagen agregada.

Figura 23 Redimensiona o mueve a tu gusto la imagen pegada en la página.

#23: Crear un PDF desde una imagen del Portapapeles

Ten cuidado con las capas de Photoshop Si estás usando una imagen en capas de Photoshop, sólo la capa seleccionada se pega al portapapeles; tienes que acoplar la imagen antes de copiarla al portapapeles. En lugar de usar una imagen en capas de Photoshop, es más simple trabajar en Photoshop y usar el comando File > Export (Archivo > Exportar).

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Hazlo fácil Acrobat incluye la herramienta Snapshot (Instantánea) que te permite capturar algo del contenido de la página para reutilizar. Elige Tools > Select & Zoom > Snapshot (Herramientas > Seleccionar y Ampliar/Reducir > Instantánea) o elige la herramienta desde la barra de herramienta Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir).

Puedes copiar y pegar el contenido, así como las imágenes dentro de un documento PDF: ve cómo está realizado en el capítulo 8, “Retocar y modificar un documento PDF”. Si tienes el contenido en un documento PDF que te gustaría usar nuevamente (y no quieres que te lleve tiempo exportar el archivo o sus elementos), usa la herramienta Snapshot (Instantánea). Lee acerca del uso de las instantáneas en la barra lateral “Hazlo fácil”.

Modifica el tamaño de la página, el panel del documento o la ventana del programa para que te muestre qué quieres capturar y haz clic en cualquier parte en el panel del documento para capturar todo lo que esté visible. Arrastra un marco de selección con la herramienta Snapshot (Instantánea) para capturar el contenido dentro del marco. Puedes ver los colores invertidos cuando capturas el contenido que se copia al portapapeles y está listo para usarse en otro archivo PDF u otra aplicación. A propósito, cualquier cosa que capturas en la página se utiliza como una imagen sin importar si empezó como texto o como imagen.

CAPÍTULO TRES


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Adjuntar archivos de origen a un PDF

Acrobat 9 proporciona una característica para adjuntar archivos de origen a un documento convertido (excepto archivos abiertos) y ofrece un panel para manejar los adjuntos. Si estás trabajando en un programa de origen que contiene un PDFMaker (como Word en Windows), elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuración de conversión) para abrir el diálogo Acrobat PDFMaker. Haz clic en Attach source file to Adobe PDF (Adjuntar archivo de origen) en el área de Application Settings (Configuración de la aplicación) de la ficha Settings (Configuración), mostrada en la figura 10a en #10 “Usar PDFMaker en Microsoft Word”. Luego haz clic en OK (Aceptar). Puedes adjuntar cualquier tipo de archivo dentro de Acrobat y usar un ícono en cualquier parte de tu página para que tus usuarios hagan clic y vean el adjunto. 1. Elige Comments > Comment & Markup Tools > Attach a File as a Comment (Comentarios > Herramientas Comentario y marca > Adjuntar un archivo como un comentario). 2. Mueve el puntero, que se parece a una chinche, sobre el documento en donde quieras desplegar el ícono y haz clic para ubicarlo. 3. Ubica y selecciona el archivo en el diálogo Browse for Attachment (Agregar archivo adjunto) y haz clic en Select (Seleccionar). 4. Elige un ícono, color u opacidad alternativa en el diálogo File Attachment Properties (Propiedades del archivo adjunto)(figura 24a). Selecciona la ficha General para desplegar los campos en donde puedes modificar tu nombre, el nombre y descripción del adjunto. Haz clic en Close (Cerrar).

Figura 24a Puedes personalizar la apariencia del ícono en el diálogo.

#24: Adjuntar archivos de origen a un PDF

Herramientas, herramientas y más herramientas Las herramientas para adjuntar un archivo a un documento no se muestran en las barras de herramientas predeterminadas en Acrobat 9. Puedes agregarlas si tienes la intención de trabajar con archivos adjuntos durante una sesión. No vale la pena el tiempo de ubicar y adjuntar herramientas ¡para adjuntar! Lo más probable es que restablezcas el menú. En lugar de eso, utiliza el comando desde el menú.

Haz clic en el botón derecho (Control-clic) en la barra de herramientas y elige More Tools (Más herramientas). Puedes seleccionar la herramienta Attach a File (Adjuntar un archivo) desde la lista de la barra de herramientas File (Archivo) o la herramienta Attach a File as a Commment (Adjuntar un archivo como un comentario) desde la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca) en el diálogo More Tools (Más herramientas).

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¡Caray! El ícono de adjunto se despliega en donde antes le hiciste clic y si mueves el puntero sobre el ícono puedes ver información del adjunto en forma de un consejo de herramientas así como en el panel Attachments (Archivos adjuntos) (figura 24b).

Figura 24b Mueve el puntero sobre el ícono para ver información sobre el adjunto o leer información básica sobre el elemento en el panel Attachments (Archivos adjuntos).

5. Guarda el documento. Los archivos adjuntos usando la herramienta Attach a File as a Comment (Adjuntar un archivo como un comentario) se enlistan tanto en los paneles Attachments (Archivos adjuntos) como Comments (Comentarios), ver el capítulo 10, “Comentar en un documento PDF” para más información sobre agregar comentarios y #75, “Trabajar con la lista de comentarios” para trabajar con el panel Comments (Comentarios).

Manejar archivos adjuntos Si adjuntas un documento desde PDFMaker o lo incrustas dentro de Acrobat con la herramienta Attach File as a Comment (Adjuntar un archivo como un comentario), puedes manejar los adjuntos en el panel Attachments (Archivos adjuntos). Haz clic en el ícono Attachments (Archivos adjuntos) en el panel de navegación a la izquierda en la ventana del programa para desplegar el panel horizontal debajo del panel de documento (mostrado en la figura 24b). Aquí hay algunas formas de manejar adjuntos y adjuntar archivos a documentos PDF:

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CAPÍTULO TRES

Puedes agregar etiquetas descriptivas a cualquiera de las listas en el panel. Selecciona el listado, haz clic en el menú Options (Opciones) para abrirlo y elige Edit Description (Editar descripción). Escribe una descripción y haz clic en OK (Aceptar) para agregar la información a la columna Description (Descripción) del adjunto.


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Para abrir un archivo adjunto, haz doble clic en un listado en el panel Attachments (Archivos adjuntos) y haz clic en Open (Abrir) en la barra de herramientas del panel o elige el comando desde el menú Options (Opciones). Si el adjunto es un documento PDF, se abre automáticamente. Si es otro formato de archivo, verás un diálogo de advertencia que describe los riesgos de abrir documentos que pueden contener macros, virus, etcétera. Haz clic en Open (Abrir) o clic en Do Not Open (No abrir) para detener el proceso.

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Puedes guardar un archivo independientemente del documento PDF al que está adjuntado. Selecciona el adjunto y haz clic en Save (Guardar) en el panel Attachment (Archivos adjuntos) o selecciona el comando Save (Guardar) desde el menú Options (Opciones). En el diálogo Save Attachment (Guardar adjunto) elige la ubicación para almacenar el archivo y nómbralo si es necesario –usa el nombre mostrado en el panel Attachments (Archivos adjuntos) y haz clic en Save (Guardar).

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Puedes agregar otro adjunto al documento haciendo clic en el botón Attach File (Adjuntar archivo) en la barra de herramientas File (Archivo), haciendo clic en Add (Agregar archivos) en la barra de herramientas del panel Attachments (Archivos adjuntos) o seleccionando Add (Agregar) desde el menú Options (Opciones). Ubica el archivo que quieres adjuntar en el diálogo Add Attachment (Agregar archivos) y luego en Attach (Abrir).

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Haz clic en Delete para borrar un adjunto.

¿Por qué tomarse la molestia con Adjuntos? Considera tu flujo de trabajo al decidirte si es necesario usar adjuntos:

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Si mueves el documento PDF en tu disco duro, los archivos adjuntos o páginas se mueven automáticamente con él, ahorrándote tiempo en desplazar los documentos.

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Puedes adjuntar más información sobre el contenido en tu PDF sin tener que convertir el documento entero. Por ejemplo, crear un resumen ejecutivo y adjuntar documentos detallados, hojas de cálculo, etcétera.

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Puedes buscar archivos adjuntos con la función Search (Búsqueda) de Acrobat, un ahorrador de tiempo significativo cuando estás tratando de ubicar información en un proyecto grande.

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Puedes adjuntar una gran cantidad de material accesorio a un documento PDF, muy bueno para grandes proyectos con múltiples fuentes de información.

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Puedes ver rápidamente información sobre el adjunto en el panel Attachments (Archivos adjuntos).

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Puedes proteger información adjunta cuando se envía por correo electrónico con un Security Envelope (Sobre de seguridad)(ver #125, “Usando papel electrónico seguro”, para aprender a usar este tipo especial de seguridad).

#24: Adjuntar archivos de origen a un PDF

Por favor, lee los adjuntos No dejes los adjuntos a la suerte. Antes de guardar el archivo, cambia la forma en que Acrobat y Adobe Reader abre para desplegar los adjuntos.

En el panel Attachments (Archivos adjuntos), elige “Show Attachments by default” (“Mostrar archivos adjuntos de forma predeterminada”) desde el menú Options (Opciones). Guarda el archivo. Cuando se abra, el documento se despliega en el panel Document (Documento) y los adjuntos se muestran en el panel en la parte inferior de la ventana del programa.

C A P Í T U L O C U AT R O

Producir una Cartera PDF ¿Has tenido que reunir la correspondencia para un contrato? ¿O quizás has necesitado juntar el material para hacerle una presentación a un cliente potencial? Una cartera Acrobat puede ser perfecta para eso. Acrobat 9 toma la idea de los paquetes –el método usado para juntar múltiples archivos PDF dentro de un archivo matriz en Acrobat 8– en una nueva característica alimentada por Flash llamada Portfolio (Cartera). En el Portfolio (Cartera) de Acrobat 9, disponible en Acrobat 9 Standard y superior, no sólo puedes reunir varios archivos en un archivo principal, sino también puedes configurar la interfaz utilizada para presentar tus archivos y explorar otras características nuevas. Por ejemplo, puedes establecer una jerarquía de carpetas, buscar en la cartera completa y usar tanto archivos PDF como no PDF en la cartera. Cada archivo retiene sus características originales y elementos, como la paginación, seguridad, formularios, firma digital y diferentes vistas. Ya que Portfolio (Cartera) es una forma de reunir contenido de diversas fuentes, y luego manejar y editar las partes componentes en muchas formas, este capítulo incluye docenas de referencias a tópicos específicos mencionados en otras partes del libro.

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La vista es la cosa Construir una cartera puede ser confuso, ya que hay un número de modos diferentes de visualizar. Aquí hay una lista de las vistas, sus botones correspondientes y ¡cómo llegar ahí!

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Haz clic en Home (Inicio) para regresar al modo default Home (Inicio) ajustado en el panel Choose a Layout (Elija una presentación) (Paso 3 de esta técnica). Haz clic en List (Lista) para desplegar los contenidos de la cartera en modo Details (Detalles). Los archivos se enlistan en filas, mostrando miniaturas e información sobre cada uno.

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Para ver un archivo componente, haz clic en su fila en el modo Details (Detalles) o en su miniatura en el modo Home (Inicio) y haz clic en Preview (Previsualizar) para abrir el archivo en modo de previsualización en la ventana de la cartera.

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Haz clic en Open the Welcome Page (Abrir la página de bienvenida) para desplegar la página de entrada de la cartera –si no incluyes una página de bienvenida, la opción no está disponible.

Construcción 101 de Carteras PDF

Acrobat 9 ofrece dos métodos para combinar varios archivos. En lugar de mezclar el contenido de un número de archivos en un solo PDF (descrito en el #20, “Mezclar varios archivos en un solo documento PDF”), puedes usar el diálogo Combine Files (Combinar archivos) para construir una cartera PDF. Una cartera es una gran forma de juntar todo el material para un proyecto o tarea, manteniendo las características de los archivos componentes e incluyendo controles de navegación. Sigue estos pasos para compilar una cartera básica: 1. Haz clic en el botón de tarea Combine (Combinar) y elige Assemble PDF Portfolio (Ensamblar cartera de PDF), o sea, ensamblar archivos dentro de una cartera. Tu ventana de Acrobat se renombra como Portfolio[#].pdf. 2. Haz clic en Add Files (Agregar archivos) en la parte inferior izquierda de la ventana para desplegar el diálogo Add Files (Agregar archivos). Ubica y selecciona los archivos que quieres usar y haz clic en Open (Abrir).

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El diálogo se cierra y los archivos seleccionados se enlistan a la izquierda de la ventana Edit (Edición) (figura 25).

Vista predeterminada de retícula de miniaturas Los botones de la barra de herramientas se activan Ventana Edit (Editar) Haz clic para cerrar cuando el contenido es creado o seleccionado

Los archivos se despliegan aquí

Haz clic en la barra para desplegar paneles

Figura 25 Los archivos seleccionados se enlistan en la ventana Edit (Editar) del Portfolio (Cartera).

3. Selecciona apariencia y opciones de despliegue:


Producir una Cartera PDF

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Selecciona un diseño desde las opciones del panel Choose a Layout (Elija una presentación) a la derecha de la ventana. La opción predeterminada usa una retícula de miniatura básica (lee sobre las otras opciones en el #26 “Personalizar la apariencia”).

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Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para desplegar los paneles Welcome Page (Página de bienvenida) y Header (Encabezado). (Para más información sobre el diseño de la página de bienvenida, adelántate al #27, “Personalizar una Cartera PDF”.)

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Haz clic en la barra Select a Color Scheme (Seleccionar combinación de colores) para mostrar opciones de esquemas de color o diseña uno propio (ve cómo lo hicimos en el #26, “Personalizar la apariencia”).

4. Haz clic en la barra Specify Details (Especificar detalles de archivo) para desplegar los archivos en una vista de lista; configura las columnas de la lista en modo Details (Detalles) usando las opciones del panel Specify File Details (Especificar detalles de archivo) (lee más en el #28, “Organizar y modificar contenidos”). 5. Haz clic en Home (Inicio) de diseño.

en la barra de herramientas para regresar al modo original

6. Haz clic en la barra Publish (Publicar) para desplegar opciones de manejo de la cartera PDF. Puedes guardar, enviar por correo electrónico o compartir la cartera (ve el capítulo 11, “Revisar y colaborar”, para más información sobre compartir una cartera en Acrobat.com). 7. Elige File > Save (Archivo > Guardar) o File > Save Portfolio (Archivo > Guardar cartera) desde el menú de Acrobat y guarda el archivo cartera. 8. Para cerrar la cartera y regresar a Acrobat, haz clic en la “X” en la esquina superior derecha de la barra de menú en la ventana de la cartera. El paquete terminado proporciona su propia interfaz para controlar la vista del paquete y sus contenidos. Lee sobre las diferentes vistas en la columna lateral “La vista es la cosa”.

Empaqueta tu cartera ¿No estás seguro de en qué puedes querer usar una cartera? Aquí hay algunas ideas:

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Reúne información para mantener un conjunto de archivos juntos para referencia futura. Por ejemplo, durante las conversaciones con un nuevo cliente, archiva la información para retenerla para futuras negociaciones.

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En lugar de enviar un archivo zip conteniendo diferentes tipos de archivos, junto con un correo explicando los archivos en el zip, combínalos dentro de una cartera y agrega descripciones a las páginas de los archivos.

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Presentaciones de todos los tipos se ven profesionales cuando son distribuidas como cartera. Podrías usar una presentación de cartera para realizar una propuesta, distribuir documento de un producto o enviar materiales a eventuales clientes.

#25: Construcción 101 de Carteras PDF

Chequéalo Si no estás muy seguro de si tienes el archivo correcto en tu colección de cartera, haz clic en un archivo PDF para ver una previsualización del archivo. Lo mismo va para un archivo no PDF en una cartera PDF, con una advertencia –el programa de origen que creó el archivo no PDF debe estar instalado. Los archivos de Microsoft Office pueden previsualizarse sólo en sistemas Windows con Office 2007 y/o Windows Vista; en la Mac tienes que usar Quick Look (Vista rápida).

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Elige una imagen Una de las opciones de diseño ofrece un fondo de imagen. Una vez que tu cartera es iniciada, sigue estos pasos para usar una imagen:

1. Selecciona On an Image

Personalizar la apariencia

La interfaz de la cartera usa una plantilla SWF, llamada Navigator (Navegador). Usa la característica Navigator (Navegador) para mejorar la apariencia de la cartera y su funcionalidad. Puedes personalizar la apariencia de una cartera configurando el diseño y el color. Inicia una cartera como se describe en la técnica previa y selecciona y agrega archivos o carpetas que quieras usar. Elige una presentación. Selecciona una de estas opciones:

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Basic Grid (Cuadrícula básica) es la vista predeterminada (mostrada en la figura 25) que organiza el contenido de acuerdo con una cuadrícula de miniatura.

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La opción On an Image (Sobre una imagen) despliega el contenido de tu cartera con una imagen como fondo. Haz clic en las miniaturas ubicadas sobre la imagen de fondo para desplegar sus contenidos. Para detalles en la construcción de este diseño, ve la columna lateral “Escoge una imagen”.

2. Haz clic en Pick an Image

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(Seleccionar una imagen) para ubicar y seleccionar la imagen de fondo que puede ser un archivo JPEG, GIF o PNG.

Revolve (Rotar) presenta el contenido como una secuencia en donde un archivo se pone en foco por vez, lo que es genial para desplegar imágenes u otro contenido altamente visual. Puedes incluir una descripción en las páginas; haz clic en los íconos de la página para navegar.

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Sliding Row (Fila deslizante) presenta el contenido en un deslizador horizontal con los tres archivos centrales en foco, ideal para desplegar secuencias visuales de imágenes y contenido que necesitan descripciones. Haz clic en los íconos de página debajo del deslizador para navegar.

(Sobre una imagen) desde el panel Choose a Layout (Elige una presentación). Los archivos seleccionados para la cartera se mueven a la parte inferior del área de previsualización como miniaturas.

3. Una vez que la imagen carga dentro de la cartera, arrastra las miniaturas desde la previsualización a cualquier ubicación que te guste sobre la imagen de fondo.

Como ves en la figura 26a, los diseños son significativamente diferentes.

Figura 26a Escoge un diseño que se adapte a tu contenido, como el de la imagen de fondo (izquierda), diseño Revolve (Rotar) o Sliding Row (Fila deslizante) (derecha).



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Selecciona una combinación de color. Haz clic en la barra Select a Color Scheme (Seleccionar combinación de color) para desplegar los esquemas de color predeterminados. Haz clic en Customize Color Scheme (Personalizar combinación de color) para abrir una lista de colores utilizados en una combinación. Haz clic en un elemento, como Background Color (Color de fondo) o Primary Text Color (Color de texto principal) para abrir un selector de color que te permite escoger un color personalizado (figura 26b).

Figura 26b Elige una combinación de color alternativa o personaliza los colores utilizados para editar la cartera terminada.

Una imagen vale por mil palabras Si lo planeas con cuidado, el fondo de imagen puede elevar muchísimo tu cartera. Por ejemplo:

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Muestra un paisaje como el fondo de imagen en una cartera que describe las sedes turísticas o de congreso en esa ubicación panorámica.

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Si usas un conjunto de materiales de negocio, combina la cartera con tus otras piezas usando una imagen de fondo que utilices para las presentaciones de PowerPoint.

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Para las partes educativas, usa una imagen del tema de estudio —por decir algo, un molino de viento— y coloca los archivos correspondientes a las discusiones sobre las hojas, piedras, etcétera, en los lugares adecuados sobre la imagen.

#26: Personalizar la apariencia

Trae tus colores Puedes personalizar el color de la cartera que usas con tus colores de equipo o corporativos. Desafortunadamente, Acrobat 9 no ofrece un método para importar muestras de color de otros programas como Photoshop e Illustrator. Sin embargo, puedes hacer una lista de los valores hexadecimales de los colores que quieres usar en la cartera y luego escribirlos en los campos de despliegue de elementos adecuados en la lista Custom Color Scheme (Personalizar combinación de colores).

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Personalizar una Cartera PDF

Una cartera PDF ofrece numerosas formas para personalizar el despliegue de acuerdo con tus requerimientos corporativos o de negocios. Puedes construir una página de bienvenida usando diferentes tipos de contenido e insertar un encabezado que ofrezca diferentes opciones de texto e imagen. Si la marca es vital, utiliza tanto una página de bienvenida (como introducción inicial) y un encabezado (para mantener tu identidad mientras el usuario navega por la cartera).

Consejo Para mantener más la identidad, agrega un fondo/marca de agua o encabezado/pie de página a tus archivos PDF componentes usando el menú de Acrobat. Lee sobre cómo usar comandos del programa en una cartera en el #29, “Aplicar comandos de Acrobat”; revisa el #53, “Insertar Encabezados y Pies de página”, y #54, “Agregar Marcas de agua y Fondos”, para más detalles en el uso de características de documento. Una página de bienvenida presenta tu cartera. En algunos casos, no hay necesidad de incluir una introducción. Sin embargo, si estás diseñando un folleto en PDF para tu hotel en la montaña o quieres incluir una lista de instrucciones para los participantes en una cartera compartida, recurre a una página de bienvenida. Con tu cartera en marcha, sigue estos pasos: 1. Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para desplegar el panel. Haz clic en Welcome Page (Página de bienvenida) para abrir una lista de opciones, incluyendo Text Only (Sólo Texto), Image Only (Sólo imagen), Image & Text (Imagen y Texto) o contenido Flash Movie (Video Flash). 2. Elige una opción para desplegar los marcos apropiados de texto o gráficos en el área de previsualización y redimensiónalo lo que necesites. 3. Inserta texto o una imagen en los marcos correspondientes:


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Para insertar una imagen, haz clic en el marco de imagen para abrir el diálogo Browse for Image (Buscar imagen). Ubica y selecciona la imagen a desplegar y haz clic en Open (Abrir). La imagen se inserta, el diálogo se cierra y la barra de herramientas de imagen está activa. En la barra de herramientas selecciona un color de fondo y ajusta los valores Scale (Escala) y Opacity (Opacidad) arrastrando los deslizadores.

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Haz clic en el campo Texto (Texto) y escribe tu texto. Cuando escribes, la barra de herramientas de texto —que te permite especificar tamaño de fuente, color, alineamiento y color de fondo— se despliega. Si quieres usar diferentes estilos, como el subrayado mostrado en la figura 27a, primero selecciona el texto en el marco.


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Figura 27a Selecciona opciones y configura el texto y una imagen para la página de bienvenida.

Consejo Aunque puedes redimensionar el marco, no puedes arrastrarlo a otra posición en la página. Lo que puedes hacer es cambiar el tamaño de los marcos de imagen o texto para reconfigurarlos sobre el diseño de la página, “redimensionarlos” desde un área de la página a otra. Mantén tu identidad usando un encabezado que se despliegue en la parte superior de tu cartera siguiendo estos pasos: 1. Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para desplegar el panel. Haz clic en Header (Encabezado) para abrir una lista de opciones, incluyendo opciones de texto e imagen. 2. Selecciona la opción para el texto que quieres, como dirección de correo o URL. (continúa en la siguiente página)

#27: Personalizar una Cartera PDF

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Más personalización Las características disponibles en el navegador son simples. Esto es, estás limitado en el número de imágenes que puedes usar, el despliegue de texto y las opciones de fondo.

3. Inserta una imagen si seleccionaste la opción de una imagen; inserta y configura texto en los campos insertados en la página. 4. Haz clic en Home (Inicio) para regresar al modo predeterminado, en donde puedes ver tu encabezado desplegándose sobre el contenido de la presentación (figura 27b).

Planea de antemano: si quieres personalizar la interfaz de la cartera de manera más extendida de lo que está permitido por el programa, compón una imagen personalizada conteniendo las fuentes, colores, logo y otras características para el diseño deseado y agrégala como una sola imagen a la página de bienvenida.

Figura 27b Usa combinaciones de despliegues de texto e imagen para el encabezado de la cartera.

El mismo consejo de planeación se aplica para el despliegue del encabezado.

Hay diferencias Aunque una cartera puede diseñarse en todas las versiones de Acrobat 9, no todas ofrecen las mismas personalizaciones:

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Acrobat 9 Standard incluye un Navigator (Navegador) predeterminado, mientras que Acrobat 9 Pro ofrece 5 Navigators (Navegadores).

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Acrobat 9 Standard no incluye combinaciones de color múltiples o personalizadas.

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Adobe Reader 9 puede ver todos los Navigators (Navegadores).



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Organizar y modificar contenidos

Una característica importante de Portfolio (Cartera) es la capacidad de organizar los archivos en formas lógicas y con significado. Puedes coordinar los archivos de la cartera usando una carpeta del sistema, organizar y ordenar los detalles de archivo y ver un archivo individual para manejar su contenido. Aquí hay algunos consejos para organizar los archivos componentes de tu cartera:

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Si importas una carpeta, sus contenidos —incluyendo cualquier subdirectorio— son preservados en la cartera.

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No puedes seleccionar más de una carpeta a la vez desde el diálogo Browse for Folder (Buscar carpeta) para agregarlas a la cartera. Ubica y selecciona la carpeta principal (y entonces borra cualquier subdirectorio que no quieres mantener) o repite el proceso de Browse for Folder (Buscar carpeta) hasta que tengas todas las que quieres.

•

Agrega tus propias columnas Si necesitas dar seguimiento a otra información que la que se ofrece en la lista predeterminada en el modo Details (Detalles), agrega tu propia columna. Aquí hay algunos consejos para trabajar con columnas personalizadas:

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Para agregar otra columna, escribe la etiqueta en el campo “Add a column” (Agregar una columna), elige Text/Date/ Number (Texto/Fecha/ Número) desde el menú desplegable y haz clic en Add para mover la nueva columna a la lista.

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Haz doble clic en el nombre de una columna agregada para activar el texto y cambiarlo; los nombres predeterminados no se pueden renombrar.

•

Al igual que las columnas predeterminadas, deselecciona la casilla de verificación para esconder tu columna personalizada en modo Details (Detalles).

La jerarquía de carpetas en una cartera se muestra como un menú con rastro de migas (figura 28a). En el ejemplo mostrado en la figura, hay tres niveles anidados de carpetas desde el modo Home (Inicio).

Figura 28a Usa el menú para moverte a través de los niveles de carpeta.

#28: Organizar y modificar contenidos

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Haz tus propias carpetas Para agregar una carpeta a tu cartera, haz clic en Create New Folder (Crear carpeta nueva) en el modo Edit Portfolio (Editar cartera) para desplegar un campo desplegable. Escribe un nombre para la carpeta en el campo y haz clic en OK (Aceptar). Una vez que la carpeta se agrega a la interfaz, puedes arrastrar y soltar archivos y otras carpetas en ella.

La cartera de Acrobat te permite manejar información existente sobre cada componente de la cartera y agregar información personalizada. Para chequear detalles, haz clic en la barra Specify File Details (Especificar detalles de archivo) en el panel Edit (Editar). Verás los ajustes Columns to Display (Columnas a mostrar) en el panel Edit (Editar) y las carpetas enlistadas en modo Details (Detalles) (figura 28b). Arrastrar para reordenar

Ordenar por columna

Agregar columnas personalizadas

Hazlo manualmente ¿Seleccionar archivos y carpetas una y otra vez te cansa? No hay problema. Abre una ventana Browse (Buscar) y ubica los archivos y carpetas que quieres usar en la car-tera. Simplemente selecciona y arrastra los trabajos enteros a la ventana Portfolio (Car-tera). Tu contenido se agrega y cualquier carpeta o estructura preexistente se mantiene.


Arrastrar o usar flechas para reordenar

Ordenar por columna

Figura 28b Editar el contenido usando modo Details (Detalles).

Ten en mente estas ideas mientras organizas, ordenas y reacomodas columnas e información:

•

Puedes elegir los ajustes en el panel Edit (Editar) o directamente en la lista en modo Details (Detalles). Los cambios hechos en un área automáticamente se despliegan en la otra.

•

Arrastra el separador vertical entre las columnas en el modo Details (Detalles) para cambiar el ancho de una columna.

•

Para ordenar los contenidos, elige un nombre de columna desde el menú desplegable Initial Sort (Orden inicial). Puedes ordenar cualquiera de las columnas activas en orden Ascending (Ascendente) o Descending (Descendente) .

•

Para agregar contenido o valores de cambio como nombre de archivo, haz clic en la etiqueta en modo Details (Detalles) y escribe el nuevo valor cuando el texto se active.

•

Selecciona las casillas de verificación para cada columna que quieras desplegar –deselecciona aquellas que no quieres usar.

•

Las columnas personalizadas pueden configurarse y usarse de la misma manera que las columnas predeterminadas; lee cómo en la columna lateral “Agregar tus propias columnas”.


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29

Aplicar comandos de Acrobat

Los archivos agregados a una cartera no son estáticos. Esto es, puedes abrir un archivo desde la cartera, hacer cambios (como habilitar el archivo para Reader o agregar una firma digital) y guardar el archivo revisado. Algunos comandos pueden aplicarse directamente en la ventana Portfolio (Cartera). Abrir archivos para editar. Aunque no todos los tipos de archivo pueden editarse dentro de tu cartera, una gran mayoría sí. Revisa la columna lateral “Actualizar esos archivos . . .” para una lista de formatos. Sigue estos pasos para editar un PDF: 1. Selecciona el archivo con el que vas a trabajar desde el modo Home (Inicio) o List (Lista) y luego haz clic en Preview (Previsualizar) en la barra de herramientas de la cartera para desplegar los archivos en la ventana de previsualización (figura 29).

Escanear dentro de una Cartera No puedes agregar un PDF escaneado a un archivo existente en tu cartera. En lugar de eso, el archivo escaneado se agrega como nuevo PDF.

Actualiza esos archivos... No todos los archivos de cada programa se pueden actualizar desde la cartera, pero la lista de formatos de programas que lo permiten es impresionante:

•

Microsoft Office XP, 2003, 2007, 2008

•

Formatos de Adobe CS2 y CS3

•

Otros formatos de Adobe como aquellos generados por Adobe Flash, Adobe Premiere, Adobe Fireworks y Adobe FrameMaker

• •

AutoCAD 2007 y 2008

Figura 29 Selecciona y revisa los archivos componentes en la previsualización.

2. Haz clic en Open (Abrir) para el archivo en Acrobat. Puedes acceder a todos los menús y herramientas de Acrobat. 3. Haz los cambios que sean necesarios y guarda; el archivo cartera se actualiza automáticamente.

Nota El mismo proceso aplica a archivos no PDF, aunque los archivos abren en sus programas nativos. Editar en la cartera. Algunos comandos pueden aplicarse directamente en la ventana Portfolio (Cartera) a un o unos archivos seleccionados como Reduce File Size (Reducir tamaño de archivo), ejecutar el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) y otros. Selecciona el o los archivos en modo Home (Inicio) o List (Lista) y elige el elemento del menú. Una muestra de los comandos que puedes usar en Portfolio (Cartera) se lista en la columna lateral “Comanda tu cartera”. #29: Aplicar comandos de Acrobat

Archivos generados por aplicaciones del sistema operativo, como Word Pad, Notepad, etcétera

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Comanda tu Cartera PDF Portfolio (Cartera PDF) incluye un número de comandos a los que puedes acceder dentro de la ventana Portfolio (Cartera). Muchos de estos comandos se aplican a archivos individuales así como a la cartera completa. Aquí hay una lista de algunos comandos y de dónde buscar las técnicas y laterales en todo el libro:

•

Convertir varios archivos seleccionados no PDF a PDF en un solo paso (#20, “Mezclar varios archivos en un solo documento PDF”)

• • • • • • • • •

Reducir el tamaño de archivo y Optimizador de PDF (#33, “Optimizar un documento PDF”) Imprimir (#36, “Elegir una configuración para impresión básica y de producción”) Numeración Bates (#52, “Aplicar numeración de página y Bates”) Insertar Encabezado/Pie (#53, “Insertar Encabezados y Pies de página”) Aplicar Marca de agua/Fondo (#54, “Agregar Marcas de agua y fondos”) Proceso por lotes (#55, Tareas por lotes para ahorrar tiempo”) OCR (#61, “Extraer texto activo de una imagen”) Extender características a Adobe Reader (#79, “Iniciar una revisión compartida”) Colocar seguridad en la Cartera (#119, “Usar niveles de seguridad y contraseñas en un documento”)

Controlar la acción con botones Puedes ensamblar todo el contenido de tu cartera y luego agregar botones de acciones, como abrir un archivo de una lista de documentos auxiliares en un reporte anual. Para hacerlo, selecciona el archivo haz clic en Open (Abrir) en la barra de herramientas de la cartera para abrir el archivo en una ventana normal de Acrobat. Una vez que el archivo se abre, puedes acceder a todas las herramientas habituales y menús. (Lee sobre el uso de botones en el capítulo 15, “Controlar la acción y la interacción”.)

Vincular archivos de la Cartera Aquí hay un punto interesante: las relaciones de vinculación no se mantienen cuando los archivos están agregados a una cartera, sino que pueden crearse dentro de la cartera. Para agregar un vínculo, haz doble clic en un archivo en modo Home (Inicio) o Details (Detalles) para abrirlo en modo Preview (Previsualizar). Elige Tools > Advanced Editing > Link tool (Herramientas > Edición avanzada > Herramienta vínculo) y define el vínculo. Asegúrate de usar la acción “Go to a page view” (Ir a la vista de página”) para desplegar otra página en la cartera, en lugar de la acción “Open a file” (Abrir un archivo) que usarías cuando vinculas dos documentos (para más información sobre vínculos, ver el #111, “Vincular contenido en un documento”).



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30

Manejar y distribuir una Cartera

La cartera es un archivo PDF y Acrobat ofrece algunos comandos específicos de la cartera. Aquí hay algunos:

•

Desde el modo Home (Inicio), haz clic en Modify (Modificar) en la barra de herramientas de la cartera y elige Secure Portfolio (Asegurar cartera) desde el menú desplegable –o elige File > Modify PDF Portfolio > Secure Portfolio (Archivo > Modificar cartera PDF > Asegurar cartera) en el menú del programa– para especificar restricciones y colocar una contraseña (ver el #119 para más información).

•

Desde el modo Home (Inicio), elige File > Export > Export Multiple Files (Archivo > Exportar > Exportar varios archivos) para extraer los archivos componentes de tu cartera en un formato de archivo seleccionado. En el diálogo Export Multiple Files (Exportar varios archivos, haz clic en Add Files > Add Open Files (Agregar archivos > Agregar archivos abiertos) para especificar la cartera y haz clic en OK (Aceptar). En el diálogo Output Options (Opciones de salida), selecciona una carpeta de destino, especifica un sistema de nombres y elige un formato de exportación. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar los archivos (ver el #34, “Exportar documentos PDF a otros formatos”).

•

Desde cualquier modo de visualización, elige File > Portfolio Properties (Propiedades de cartera) para abrir su diálogo, en donde puedes agregar descripciones, especificar seguridad, etcétera (ver el #31, “Buscar información de tu documento”).

•

Desde cualquier modo de visualización, selecciona un archivo de película importada y elige Modify > Convert to Flash Movie (Modificar > Convertir a video Flash) para cambiar el formato del archivo (ver el #96, “Insertar SWF en un archivo PDF”).

Algunas veces una cartera puede hacerse muy grande y no siempre es fácil mantener el seguimiento de tu contenido. Afortunadamente, Acrobat ofrece una característica de búsqueda personalizada para Portfolio (Cartera) que te permite buscar todo en tu cartera, incluyendo la información enlistada en el modo Details (Detalles) y en archivos no PDF. Para buscar los archivos en una cartera, sigue estos pasos: 1. Escribe los términos en el campo Search (Buscar) y haz clic en Search (Buscar)

•

.

Puedes colocar algunos criterios desde el menú desplegable, incluyendo Whole Words Only (Sólo palabras completas) y Case Sensitive (Distinguir mayúsculas/ minúsculas). La opción Search Entire Portfolio (Buscar en toda la cartera) está seleccionada por defecto y no puede deseleccionarse.

#30: Manejar y distribuir una Cartera

Manejar formularios con una cartera Una característica superior en Acrobat 9 es la capacidad de usar una cartera para manejar formularios. Una vez que un formulario está diseñado y distribuido, los resultados pueden compilarse y almacenarse en una cartera. Ver el #94, “Manejar devoluciones de formulario”. Agregar la información de formulario se puede manejar en las versiones de Acrobat 9 Standard y Pro.

Cómo actúa el Reader Puedes actualizar los archivos en una cartera PDF usando Adobe Reader si el archivo está habilitado para él. En una cartera, cada archivo debe estar habilitado por separado –no hay un comando de sobreescritura para aplicarlo a los contenidos de la cartera. Ver el #79 para detalles sobre archivos habilitados.

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2. Revisa los resultados mostrados en el diálogo Search Results (Resultados de búsqueda) (figura 30).

Figura 30 Los resultados de la búsqueda son enlistados y resaltados en los archivos de la cartera.

3. Haz clic en un resultado para leer los detalles del archivo. Si estás en modo Details (Detalles), el archivo se resalta en la lista; si estás en modo Preview (Previsualizar), el resultado se resalta en la página, como se ve en la figura 30. 4. Haz clic en Previous (Buscar anterior) resultados.

o Next (Buscar siguiente)

para revisar los

5. Cierra el panel Show Results (Resultados de búsqueda) cuando hayas terminado.



CAPÍTULO CINCO

Crear salida: guardar, exportar e imprimir Sabes que puedes imprimir cualquier documento PDF y retiene la integridad de su documento original –después de todo, ésa es una de las grandes atracciones del Formato de Documento Portátil. Sin embargo, además de proporcionar una variedad de métodos y opciones de impresión, Acrobat 9 Pro incluye un conjunto de herramientas de comprobaciones, que se usan para evaluar y preparar documentos. Las comprobaciones han sido utilizadas para probar la conformidad de los archivos con ciertas impresoras o estándares. En Acrobat 9, la comprobación profesional va más allá de lo que nunca antes, ofreciendo un amplio rango de correcciones y chequeos para toda clase de estándares y características.

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# Elaborar la experiencia visual de tus lectores Parte 1: Navegación Para ofrecer a los espectadores pistas de la navegación incluida en tu documento, elige File > Properties (Archivo > Propiedades) y selecciona la ficha Initial View (Vista inicial) para desplegar los ajustes de visualización del documento. Elige una opción en Navigation Tab (Ficha de Navegación) de acuerdo con los contenidos del documento y con cómo el usuario lo lee:

•

En un documento largo, a menudo usas una estructura de marcador como forma de vincular el contenido a varias ubicaciones. Para tales documentos, elige la vista Bookmarks Panel and Page (Página y panel de marcadores).

•

En un documento basado en imagen, como una presentación de diapositivas, usa la vista Pages Panel and Page (Página y panel de páginas). De esa forma, tu lector puede navegar fácilmente en el documento usando las vistas de miniaturas de las páginas.

•

En un documento corto con varios adjuntos, elige la vista Attachments Panel and Page (Panel y página de Archivos adjuntos).

•

En un documento con capas elige la vista Layers Panel and Page (Página y panel de capas); tus lectores pueden abrirse camino a través de las capas en el documento.

CAPÍTULO CINCO

31

Encontrar información sobre tu documento

Hay mucho más sobre tu documento de lo que puedes ver en la pantalla o página impresa. Usa el diálogo Document Properties (Propiedades del documento) cuando quieras encontrar o modificar información sobre tus documentos. Elige File > Properties (Archivo > Propiedades), o presiona Ctrl+D (Comando+D) para abrir este diálogo. Se abre la ficha Description (Descripción) por defecto. Si has modificado ajustes en el diálogo, la última ficha en que trabajaste será la que se despliegue. El diálogo contiene seis fichas:

•

La ficha Description (Descripción) contiene información sobre un documento (figura 31): cuánta información depende del programa de origen que creó el documento original. Usa esta ficha para agregar palabras clave para la búsqueda. Haz clic para activar un campo y agrega contenido a cualquier elemento de la descripción.

Figura 31 Agrega información sobre el documento, como autor y palabras clave, en la ficha Description (Descripción).

•

La ficha Security (Seguridad) describe qué nivel de seguridad ha sido agregado al documento y enlista los permisos otorgados a los usuarios del documento. Si eres el autor, usa la contraseña de documento o certificado de seguridad para cambiar los ajustes, dependiendo de cómo son aplicados. Puedes leer más sobre seguridad en el capítulo 16, “Hacer tus documentos seguros”.

Crear salida: guardar, exportar e imprimir

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•

La ficha Fonts (Fuentes) enlista las fuentes, tipos e información de codificación usada en el documento original. Tener esta información a mano puede ser un verdadero ahorro de tiempo. Lee sobre fuentes en el #37, “Elegir y usar fuentes”.

•

Haz clic en Initial View (Vista inicial) para desplegar información que defina cómo se verá el documento PDF cuando sea abierto. Un rango de opciones relacionadas con el documento, interfaz y ventana está disponible:

•

•

Ver la columna lateral “Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 1: Navegación” para información sobre el control de los paneles visibles.

•

Para información sobre elegir una opción de ampliación, ver la columna lateral “Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 2: Ampliación”.

•

La columna lateral “Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 3: Despliegues de ventana” describe cuándo usar las diferentes opciones de ventana.

Elaborar la experiencia visual de tus lectores Parte 3: Despliegues de ventana Haz az coincidir los ajustes Window Options (Opciones de ventana) con tu documento:

•

Si estás usando un diseño de página completa, haz clic en la opción “Resize window to initial page” (Ajustar ventana a página inicial) para mostrar la página entera con la ventana del documento ajustada a su alrededor. Esto produce diseños de apariencia más profesional.

•

Elige “Center window on screen” (Centrar ventana en la pantalla) para contenido de tipos especiales, como películas en donde el tamaño de la ventana y el de la película coinciden.

•

Elige “Open in Full Screen mode” (Abrir en modo Pantalla completa) si estás reproduciendo una presentación de diapositivas.

La ficha Custom (Personalizar) te permite agregar propiedades y valores que identifican el contenido en el documento de acuerdo con tus propios criterios, tales como palabras clave corporativas o de gobierno o estructuras de nomenclatura.

Elaborar la experiencia visual de tus lectores Parte 2: Ampliación Junto con la elección del panel de navegación que mejor se adapte a la presentación de tu documento, no olvides la ampliación de la página. Elige File > Properties > Initial View (Archivo > Propiedades > Vista inicial) y selecciona una opción desde el menú desplegable Magnification (Ampliación). Ten en cuenta estas ideas:

•

Al igual que con los diseños de página, el lector puede controlar la ampliación en el documento usando los controles de la barra de herramientas Page Display (Despliegue de página).

•

Elige una opción de ampliación dependiendo del contenido del documento. Fit Width (Ajustar ancho) es común para documentos de texto, por ejemplo, los lectores ven el ancho total del documento y pueden desplazarse verticalmente para ver el resto.

•

Usa las ampliaciones con cuidado. Una imagen grande con frecuencia es mejor presentada a tamaño completo y los lectores pueden ampliar para acercarse.

#31: Encontrar información sobre tu documento

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•

La ficha Advanced (Avanzadas) muestra ajustes de PDF y opciones de lectura. Normalmente, no querrás cambiar esta información, aparte de adjuntar un índice a un documento. Haz clic en Browse (Examinar) para abrir un diálogo Attach Index (Adjuntar índice) y ubica un índice en tu disco duro. Haz clic en Open (Abrir) y adjunta el índice seleccionado al documento.

Cuando hayas terminado de hacer cambios a las propiedades del documento haz clic en OK (Aceptar). Guarda el archivo para aplicar las propiedades modificadas.

Información de fuente al rescate En situaciones en las que, por ejemplo, se necesita expandir un trabajo original pero no se tiene una plantilla, puedes chequear rápidamente el PDF generado y ver las fuentes en la ficha Fonts (Fuentes) del diálogo Document Properties (Propiedades de documento). Haz clic en el signo de más (+) a la izquierda del nombre de la fuente para abrir una lista con más información. Para cada fuente, verás el nombre y tipo de fuente utilizada en el documento original; la lista despliega la fuente, tipo y codificación usada para desplegar el documento en Acrobat.

CAPÍTULO CINCO


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#

32

Usar el proceso de examinar un PDF

Acrobat 8 introdujo la oportunidad de examinar los contenidos de un documento y eliminar características como texto oculto o metadatos basándose en la idea de que el material sensible en un PDF puede no estar adaptado para compartirse con los lectores, o puede ser innecesario para guardar el archivo a largo plazo. Acrobat 9 lleva el proceso de examinar el PDF un paso más allá, buscando más tipos de contenido, desplegando los resultados en un panel de navegación y enlistando los números de elementos encontrados. Sigue estos pasos para evaluar y cambiar un documento: 1. Elige Document > Examine Document (Documento > Examinar documento). El archivo es evaluado y se abre el panel de navegación Examine Document (Examinar documento). Los elementos identificados se indican con marcas de verificación; el número de cada elemento encontrado se muestra en corchetes rectos seguidos por el nombre. Haz clic en Expand (Expandir) para mostrar los valores y opciones de previsualización de la lista; haz clic en Collapse (Contraer) para regresar la lista a su vista predeterminada (figura 32a).

Figura 32a Asegúrate de que las casillas de verificación están seleccionadas sólo para los elementos que quieres eliminar del documento.

#32: Usar el proceso de examinar un PDF

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¡Ten cuidado cuando borres! Otros elementos del programa se eliminan automáticamente cuando borras contenido usando el proceso de Examine Document (Examinar documento). Las firmas digitales, por ejemplo, son un tipo de lógica de formulario. ¿Después del proceso de eliminación? Eliminadas. ¿La información del documento de otras aplicaciones y filtros? También. ¿Los archivos habilitados para que los usuarios de Adobe Reader puedan revisar, firmar y llenar formularios? Eliminados.

2. Revisa en las características identificadas. Si quieres ver la lista entera de elementos que busca Examine Document (Examinar documento) (mostradas en gris claro en la figura 32a), haz clic en Options (Opciones) y selecciona Show All items (Mostrar todos los elementos). Para seleccionar elementos que quieres eliminar del documento puedes hacer algo de lo siguiente:

•

Haz clic en Info para abrir un diálogo de metadatos enlistando los tipos y valores de metadatos incluidos en el archivo.

•

Haz clic en Preview (Vista previa) para desplegar el contenido enlistado. Acrobat abre paneles de navegación como Comments (Comentarios) o Bookmarks (Marcadores) o un diálogo Hidden Text (Texto oculto), dependiendo del elemento que estés evaluando.

•

Haz clic para seleccionar o deseleccionar elementos Examine Document (Examinar documento).

chequeados en el panel

3. Haz clic en Remove (Quitar) para procesar el archivo, después de leer y descartar un diálogo de información que explica cómo afecta a tu documento el contenido que se elimina. Después de que el archivo es procesado, una lista de elementos eliminados se despliega en el panel (figura 32b).

Autoexamen Algunos flujos de trabajo incluyen examinar cada PDF en busca de contenido oculto antes de enviarlos por correo electrónico o rellenarlos. No tienes que probar manualmente o recordar hacerlo si ajustas una preferencia del programa. Elige Edit > Preferences > Documents (Edición o Acrobat > Preferencias > Documentos). Selecciona “Examine document when closing document” (“Examinar documento al cerrar documento”) y/o “Examine document when sending document by email” (“Examinar documento al enviarlo por correo electrónico”).

CAPÍTULO CINCO

Figura 32b Los elementos eliminados del documento se enlistan en el panel Examine Document (Examinar documento).

4. Guarda el documento para preservar los cambios; si necesitas guardar el formato original, asegúrate de guardar el archivo con otro nombre. Crear salida: guardar, exportar e imprimir

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33

Optimizar un documento PDF

Algunos proyectos son bastante complicados y los documentos terminados reflejan esa complejidad. Puede haber todo tipo de contenido no optimizado, como imágenes con demasiada resolución, interpretaciones multimedia agregadas y borradas, o páginas insertadas y removidas. Acrobat Professional ha incluido el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) en las últimas versiones; Acrobat 9 Pro incluye nuevas mejoras. Para eliminar tipos “comunes” de contenido adicional, como comentarios y texto oculto, ejecuta el proceso Examine Document (Examinar documento), descrito en el #32, “Usar el proceso de examinar un documento”. Para hacer que un documento sea más eficiente sin sacrificar su calidad, activa el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) en Acrobat 9 Pro. Elige Advanced > PDF Optimizer (Avanzadas > Optimizador de PDF). El primer paso es analizar el documento para ver su contenido. Haz clic en “Audit space usage” (“Auditar uso de espacio”) en la esquina superior derecha del diálogo. Acrobat examina el documento y despliega un informe (figura 33a).

Tomar un atajo de optimización Si guardas un documento y decides al último minuto que debería estar optimizado, no cierres el diálogo Save As (Guardar como). En lugar de eso, haz clic en la flecha hacia abajo del nombre del archivo y elige Adobe PDF Files, Optimized (Archivos Adobe PDF, Optimizados). Haz clic en Settings (Configuración) a la derecha del diálogo y se abre automáticamente el PDF Optimizer (Optimizador de PDF). Cuando hayas hecho cambios, haz clic en Save (Guardar) y continúa.

Reducir el tamaño del archivo Una de las otras opciones de optimizaciones que puedes intentar es disminuir el tamaño de un documento.

Figura 33a Puedes ver lo que está contenido dentro de un documento antes de decidir cómo optimizarlo.

Dependiendo del contenido del documento verás listados para tales elementos como fuentes, comentarios e imágenes; cada uno está definido en porcentajes del tamaño del documento completo y en bytes. Haz clic en OK (Aceptar). Los ajustes predeterminados en el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) son los mismos que los del documento. Si seleccionas otra versión del programa desde el menú “Make

#33: Optimizar un documento PDF

Elige Document > Reduce File Size (Documento > Reducir tamaño de archivo). Selecciona una opción desde el menú Make (Hacer compatible con) en el diálogo Reduce File Size (Reducir tamaño de archivo); Retain existing (Conservar existente) es la opción predeterminada. Nombra el archivo en el diálogo Save As (Guardar como) y haz clic en Save (Guardar). Cuánto más nueva sea la versión de Acrobat, más características estarán disponibles y más pequeño será el tamaño final del archivo.

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Optimización fácil ¿Necesitas aplicar los mismos ajustes de optimización a un número de archivos? ¿Una sola vez o regularmente? ¿Tienes un número de archivos que necesitan optimización ahora mismo? Personaliza un conjunto de ajustes en el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) y haz clic en Save (Guardar) en el diálogo para nombrar y guardar los ajustes. La próxima vez que necesites optimizar un archivo con los mismos ajustes, encontrarás que la configuración personalizada está incluida en el menú Preset (Configuración) para que la selecciones. Asimismo, puedes eliminar tus parámetros personalizados. Simplemente, selecciona el nombre de los ajustes desde el menú Preset (Configuración) y haz clic en Delete (Eliminar). Si encuentras que estás optimizando archivos regularmente, incluye opciones de salida en una secuencia por lotes. Lee sobre las secuencias por lotes en el #55, “Tareas por lotes para ahorrar tiempo”.

CAPÍTULO CINCO

compatible with” (Hacer compatible con), el nombre de los ajustes en la esquina superior izquierda del diálogo cambian de Standard (Estándar) a Custom (Personalizar). Las opciones disponibles en los diferentes paneles del diálogo varían de acuerdo con la versión del programa seleccionada. Haz clic en una etiqueta en la columna izquierda del diálogo para desplegar ajustes (figura 33b).

Figura 33b Puedes personalizar docenas de ajustes en el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) para equilibrar con precisión la calidad del documento contra el tamaño del archivo.

Al pasar por la lista, deselecciona elementos que no quieres optimizar; busca optimizar en estas áreas:

•

Imágenes. Define ajustes para imágenes a color, escala de grises y monocromáticas. Elige tipos de compresión, calidad y valores de remuestreo. Selecciona “Optimize images only if there is a reduction in size” (“Optimizar imágenes sólo si hay una reducción de tamaño”).

•

Fuentes. Las fuentes en el documento se enlistan en el diálogo y las fuentes incrustadas por completo son subincluidas por defecto. Puedes desincrustar aquellas que no necesites, como las fuentes del sistema o fuentes comunes. Si, por ejemplo, un documento está planeado para una circulación departamental y sabes que todo el que lo verá usa el mismo conjunto de fuentes, puedes borrar ésas de la lista.


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•

Transparencia. Elige acoplado de transparencia y ajustes como resoluciones para el texto, gráficos lineales y degradados.

•

Descartar objetos. Decide qué objetos eliminar, como campos de formulario, imágenes alternativas y búsqueda de índices. Algunas opciones de este panel son las mismas que las que están disponibles en el diálogo Examine Document (Examinar documento), descrito en el #32.

•

Descartar información de usuario. Elige otros detalles de limpieza, como la remoción de vínculos o marcadores no válidos, opciones de codificación y un método de compresión de la estructura del documento.

Haz clic en Save (Guardar) para nombrar y guardar la configuración si planeas reutilizarla posteriormente. Si la optimización es para una sola cosa, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo. Haz clic en Save (Guardar) en el diálogo Save Optimized (Guardar optimizado como) para sobreescribir el archivo original. Sin embargo, para estar en el lado seguro, guarda el documento con otro nombre y después de que estás satisfecho con los resultados, borra el original.

#33: Optimizar un documento PDF

Guárdalo otra vez Una de las maneras más simples de reducir el tamaño de un archivo es guardarlo sobre sí mismo. Si has estado trabajando con un documento, por ejemplo, agregando y eliminando páginas, una iteración se guarda cada vez que lo guardas. Estas iteraciones pueden en realidad contribuir a un tamaño de archivo enorme. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como). En el diálogo, deja el nombre como está y haz clic en Save (Guardar). Una ventana te pregunta si quieres sobreescribir el archivo; haz clic en Yes (Sí). El archivo se vuelve a guardar y el contenido se consolida. ¡Puedes sorprenderte de cuánto disminuye!

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Escoge un formato, cualquier formato ¿Cómo sabes qué formato usar para exportar desde PDF? Aquí hay algunos consejos:

•

Acrobat te permite guardar un archivo PDF en dos formatos para usar en Word u otro programa procesador de palabras. Si el documento contiene una cantidad de elementos estructurales, como columnas, usa el formato DOC. Para contenido más simple, pensado para Word u otros procesadores de texto, usa RTF.

•

Si quieres usar un documento PDF como página Web, usa uno de los dos formatos HTML.

•

Si quieres utilizar la información, usa los formatos XPDF o XML. Convertir tu información del documento a XML o XPDF reduce la complejidad y crea información que puede leerse en muchos tipos de aplicaciones. Usa el formato XML cuando quieras exportar un documento para intercambio de información, como para el uso en hojas de cálculo o bases de datos. Usa XPDF cuando quieras usar la información para intercambio en una variedad de formatos PDF, como formularios y documentos. (continúa en la siguiente página)

CAPÍTULO CINCO

Exportar documentos PDF a otros formatos

Puedes usar un documento PDF para muchos propósitos y pasarlo por varios programas. Por ejemplo, puedes crear un documento en Microsoft Word, convertirlo a PDF usando PDFMaker y luego exportarlo desde Acrobat a una página Web HTML que incluya imágenes PNG, o como PDF conforme a otro estándar. Para guardar un documento PDF a otro formato de archivo (en este caso, Word): 1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como). Selecciona un formato en el menú desplegable “Save as type” (Guardar como tipo) (figura 34a). Como alternativa, elige File > Export (Archivo > Exportar) y selecciona el formato para abrir el diálogo Save As (Guardar como). La extensión del formato de archivo se agrega al nombre y el botón Settings (Configuración) se activa.

Figura 34a Elige desde varias opciones de exportación, desde formatos optimizados y estándares PDF hasta formatos de imagen y Web.

2. Haz clic en Settings (Configuración). Las opciones disponibles en el diálogo Settings son específicas al formato de archivo que elijas y aparece como parte del nombre del diálogo. Chequea un panorama de los ajustes de exportación de Word en la columna lateral “¿Cuál es la buena palabra?” 3. Ajusta la configuración en el diálogo y haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo Save As (Guardar como). 4. Haz clic en Save (Guardar). Acrobat exporta tu archivo en el formato elegido.


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Nota Puedes elegir entre un número de formatos similares para exportar desde Acrobat. Muchos están compuestos de documento, texto y formatos de código para usar en Word, procesos de documento, Web y aplicaciones de intercambio de información –lee sobre ellos en la columna lateral “Escoge un formato, cualquier formato”. Acrobat 9 Pro incluye opciones para guardar un archivo PDF común de acuerdo con un estándar específico. Es correcto –¡no tienes que ejecutar Preflight (Comprobaciones) en el archivo primero!– Aquí está cómo funciona: 1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y también un formato estándar (PDF/A, PDF/E o PDF/X) desde la lista “Save as type” (Guardar como tipo). Haz clic en Settings (Configuración) para abrir el diálogo Preflight: Convert to PDF/[Standard](Comprobaciones: Convertir a PDF/[estándar]). El nombre del diálogo varía de acuerdo con el estándar seleccionado (figura 34b).

Figura 34b Los ajustes de exportación varían de acuerdo con el tipo de archivo que estás produciendo; el ejemplo es para exportar un archivo DOC de Word.

2. Si hay varias elecciones estándar, elige una desde las opciones. Por ejemplo, PDF/A puede ser PDF/A-1 o PDF/A-1b, mientras que PDF/E no tiene condiciones opcionales; PDF/X tiene cuatro opciones. 3. Para asegurar que tu documento está dentro de los estándares, selecciona “Create PDF/[standard] according to the following PDF/[standard] conversion profile” (“Crear PDF/ [estándar] de acuerdo con el siguiente perfil de conversión PDF/[estándar]”). En el caso de conversiones a PDF/X, puedes también elegir desde múltiples perfiles de conversión. 4. Elige una condición de visualización o impresión desde la lista desplegable o deja la predeterminada. (continúa en la siguiente página)

#34: Exportar documentos PDF a otros formatos

•

Elige la opción de texto accesible o normal para la salida cuando no quieres estilos aplicados o formateo.

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5. Haz clic en Overview (Panorama) para abrir un pequeño diálogo (también mostrado en la figura 34b) que enlista los arreglos y correcciones que Acrobat incluye en el perfil de conversión; haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y regresar al diálogo principal Preflight: Convert to PDF/[standard] (Comprobaciones: Convertir a PDF/[estándar]), (lee sobre arreglos en el capítulo 6, “Cumplir con los estándares PDF y accesibilidad”). 6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo de configuración y regresar al diálogo Save As (Guardar como) y luego haz clic en Save (Guardar) para convertir el archivo. Acrobat empieza a procesar, arreglar y evaluar el archivo de acuerdo con el estándar. Si hay errores que no pueden corregirse, verás una notificación de que el archivo necesita ser evaluado usando Preflight (Comprobaciones). Puedes leer sobre Preflight (Comprobaciones) y estándares en el capítulo 6.

¿Cuál es la buena palabra? Aquí hay algunas pistas para exportar un archivo PDF a un documento de Word:

CAPÍTULO CINCO

•

Para especificar una opción de diseño que puede ayudar a mantener un documento complejo (con imágenes, flujo de texto, columnas, etcétera), elige Retain Flowing Text (Conservar texto de flujo) o Retain Page Layout (Conservar presentación de página).

•

Include Comments (Incluir comentarios) está seleccionado por defecto; deselecciónalo si no necesitas comentarios en el documento exportado.

•

No exportes las imágenes si no las necesitas. Aumentan el tamaño del archivo y el tiempo de proceso.

•

Si quieres exportar imágenes y tu archivo PDF contiene imágenes a color y en escala de grises, elige Determine Automatically (Determinar automáticamente) desde el menú desplegable Use Colorspace (Usar espacio de color).

•

Si no necesitas que las imágenes estén en color, selecciona la opción Grayscale (Escala de grises) ya que los archivos se procesan más rápido y son más pequeños en tamaño.

•

Para ahorrar tamaño de archivo, puedes hacer clic en Change Resolution (Cambiar resolución) y elegir una opción para disminuir las imágenes.


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#

35

Guardar archivos PDF de imagen

Imagina que no quieres guardar un archivo en alguna variación de formato de texto, pero te gustaría guardarlo como un conjunto de páginas de imagen o exportar las imágenes para usarlas en otras partes. Para guardar un PDF como una imagen, haz lo siguiente: 1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y selecciona una opción de exportación de imagen desde el menú desplegable de formato. 2. Haz clic en Settings (Configuración) para abrir el diálogo. Modifica las opciones en el diálogo Save As [type] (Guardar como [tipo]) de acuerdo con tus requerimientos, los cuales varían dependiendo del formato de archivo que seleccionaste. 3. Haz clic en OK (Aceptar) y regresa al diálogo Save As (Guardar como). Haz clic Save (Guardar) para convertir el archivo. Acrobat convierte cada página de tu documento en una imagen: la imagen será del mismo tamaño que la página del documento. También puedes exportar las imágenes solas y especificar el tamaño de la extracción y otros detalles. Sigue estos pasos: 1. Elige Advanced > Document Processing > Export All Images (Avanzadas > Proceso de documento > Exportar todas las imágenes). Navega a la carpeta que quieres usar para almacenar las imágenes en el diálogo Export All Images (Exportar todas las imágenes). 2. Elige un formato de imagen desde la lista en la parte inferior del diálogo. Tus opciones incluyen JPG, TIF, PNG y JPEG2000. (continúa en la siguiente página)

#35: Guardar archivos PDF de imagen

Muéstrales a los lectores Una imagen de un documento crea un vínculo muy bonito a otro documento. Cuando estás construyendo un gran proyecto incorporando varios tipos de material, típicamente vinculas los documentos. En vez de usar texto para vincular, usa una imagen en miniatura de la primera página de los documentos vinculados, como ejemplos de imagen o presentaciones. Asegúrate de que el resultado vale el esfuerzo –no uses una imagen de una página con puro texto, por ejemplo.

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Es buen momento de usar formatos de imagen cuando...

3. Haz clic en Settings (Configuración). En la figura 35, el diálogo resultante muestra los ajustes Export All Images As TIFF (Exportar todas las imágenes como TIFF). El diálogo es similar a los utilizados para configurar ajustes de exportación para cualquier formato que permite la exportación de imágenes.

Acrobat ofrece formas de trabajar en formatos de imagen, que podrías querer para los siguientes casos:

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Para usar el contenido como parte de otro proyecto o proceso.

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Para crear imágenes de miniaturas de páginas para usar en otros documentos.

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Para proteger el contenido en una página. Exportar como imagen con seguridad evita cambios en el texto y otro contenido.

CAPÍTULO CINCO

Figura 35 Determina cómo exportar una secuencia de imágenes en un documento.

4. Haz clic en Save (Guardar) para exportar las imágenes a la carpeta y guardarlas usando el nombre del archivo y un número incremental.


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Elegir una configuración para impresión básica y de producción

Acrobat 9 Pro incluye un conjunto de herramientas Print Production (Producción de impresión) que puedes usar para evaluar y preparar documentos para impresión profesional. Elige Advanced > Print Production (Avanzadas > Producción de impresión) o View > Toolbars (Ver > Barras de herramientas) y selecciona la barra de herramientas Print Production (Producción de impresión) del listado de barras de herramientas. Aunque las herramientas están previstas para la impresión de alta resolución, varias de ellas pueden ser útiles en muchas situaciones de producción en los negocios:

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Haz clic en Output Preview (Previsualización de salida) para abrir su diálogo. Desde el menú Simulation Profile (Perfil de simulación), elige opciones que muestran cómo se vería tu documento usando diferentes tipos de papel, diferentes monitores, perfiles de color, etcétera (figura 36a). Lee más en la columna lateral “Pruebas suaves”.

Figura 36a Output Preview (Previsualización de salida) te da una buena idea de cómo se verá un documento impreso en diferentes tipos de papel.

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Para abrir el diálogo Crop Pages (Recortar páginas), haz clic en la herramienta Crop (Recortar) . Usa los ajustes para recortar áreas no deseadas de la página o para aumentar su tamaño. Lee más sobre la herramienta Crop (Recortar) en el #51, “Recortar y rotar páginas”.

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Haz clic en la herramienta PDF Optimizer (Optimizador de PDF) para abrir su diálogo, que te permite elegir ajustes para comprimir o eliminar contenido y disminuir el tamaño de los archivos. El PDF Optimizer (Optimizador de PDF) es discutido en el #33, “Optimizar un documento PDF”. (continúa en la siguiente página)

#36: Elegir una configuración para impresión básica y de producción

Pruebas suaves Usa las características del diálogo Output Preview (Previsualización de salida) para simular diferentes condiciones del documento. En Acrobat, no tienes que imprimir una copia para previsualizar los colores. En lugar de eso, las pruebas suaves te muestran cómo lucirá un documento en la impresión. Selecciona la casilla de verificación Simulate Black Ink (Simular tinta negra) para previsualizar cómo se vería la tinta negra en el documento impreso. Selecciona Simulate Paper Color (Simular papel color) para previsualizar cómo se vería tu documento impreso en el color del papel de acuerdo con el perfil de simulación1. Selecciona Set Page Background Color (Establecer color de fondo de página) y elige un color desde la paleta de color para ver cómo tu documento luciría contra un fondo de papel de color.

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Manejar pruebas Tradicionalmente las pruebas se imprimen y luego la prueba y el original se comparan lado a lado. En lugar de imprimir pruebas en papel, usa la característica de resumir comentarios para producir un único documento que muestre el comentario en el resumen con una línea de conexión hacia la corrección o comentario agregado al documento. Elige dividir la vista con páginas de documento y comentarios separados, o colocar los comentarios y página del documento en la misma página. Lee más sobre resumir comentarios en el #77, “Ajustar el estado de los comentarios y crear resúmenes”.

•

Haz clic en la herramienta Fix Hairlines (Corregir líneas) para abrir un diálogo que te permite definir un rango de páginas, el tamaño de la línea objetivo y el ancho del reemplazo. Aumentar el ancho de líneas muy finas hace que sea más fácil verlas en la pantalla.

Imprimir desde Acrobat puede ser mucho más complejo que hacer clic al botón de Print (Imprimir): puedes controlar lo que imprimes así como dónde y cómo es impreso un documento. Además, Acrobat te permite imprimir a una impresora o a un archivo, definir una porción de tu documento para imprimir o crear un archivo PostScript. Elige File > Print (Archivo > Imprimir). En el diálogo Print (Imprimir) (figura 36b), puedes elegir características de impresión específicas, como imprimir el intervalo y número de copias.

Evitar parches blancos Haz clic en la herramienta Transparency Flattening (Acoplador de transparencia) para abrir el diálogo Flattener Preview (Previsualización de acoplado). En donde tengas imágenes en capas en tus documentos, a menos que las capas sean acopladas antes de imprimir, las áreas transparentes imprimen como blancas –no es lo que usualmente quieres ver en tu obra maestra. Elige los ajustes deseados y haz clic en Apply (Aplicar).

CAPÍTULO CINCO

Figura 36b El diálogo Print (Imprimir) ofrece muchas formas de configurar y preparar un documento o sus componentes.

Demos un vistazo a las opciones del diálogo Print (Imprimir):

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Selecciona una impresora desde el menú desplegable Name (Nombre) en el área de Printer (Impresora) del diálogo; en Mac OS, elige una opción desde el menú desplegable Presets (Ajustes preestablecidos). Tu impresora y controladores de impresora del sistema operativo, así como tu configuración de red determinan los ajustes preestablecidos y la lista de impresoras.

•

En Windows, selecciona la casilla de verificación “Print to file” (Imprimir a archivo) para crear un archivo PostScript.


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•

Especifica opciones Print Range (Intervalo de páginas) y Page Handling (Administración de páginas). Selecciona una opción Page Scaling (Escala de página) como None (Ninguno), que es la predeterminada, reducir o imprimir en mosaico, imprimir muchas páginas por hoja o usar impresión de folletos. Para algunas selecciones, se despliegan opciones adicionales, como usar Labels (Etiquetas) o CutMarks (Marcas de corte) con las páginas en mosaico.

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Elige Document (Documento) —el ajuste predeterminado— Document and Markups (Documento y marcas), Document and Stamps (Documento y sellos) o Form Fields Only (Sólo campos de formulario) desde los menús desplegables Comments y Forms (Comentarios y formularios).

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Haz clic en Summarize Comments (Resumir comentarios) para abrir la opción Summarize Options (Resumir opciones), y elige ajustes para imprimir los comentarios en el documento. Ver el #77, “Ajustar el estado de los comentarios y crear resúmenes”, para más información sobre impresión de comentarios.

•

Haz clic en Advanced Print (Avanzadas) para abrir Advanced Print Setup (Configuración avanzada de impresora). En este diálogo selecciona ajustes para características precisas de impresión, incluyendo Output (Salida), Marks and Bleeds (Marcas y sangrados), Color Management (Administración de color) y PostScript Options (Opciones de PostScript).

Más opciones de impresión Busca estas otras opciones en el diálogo Print (Imprimir):

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Si estás trabajando en Windows y usas un dibujo que contiene líneas coloreadas como una ilustración de arquitectura, haz clic en Print Color As Black (Imprimir color como negro) para forzar a todo color que no sea blanco a imprimir como negro. Esto permite que las líneas sean legiblemente visibles en una página impresa a blanco y negro.

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Puedes cambiar rápidamente el tamaño de un documento impreso. Elige Shrink to Printable Area (Reducir a área de impresión) o Fit to Printable Area (Ajustar a área de impresión) desde el menú desplegable Page Scaling (Escala de página). Tu documento se restablece al tamaño de página seleccionado en las propiedades de impresora.

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Elige Booklet Printing (Impresión de folletos) para imprimir un documento listo para recopilarse, plegarse y engraparse. Cuando el papel esté plegado, las páginas estarán en el orden correcto. La primera y última páginas están emparejadas, etcétera. Tu impresora debe estar capacitada para hacer impresión dúplex, que es imprimir por ambas caras del papel.

Antes de imprimir, previsualiza la página en el área de previsualización del diálogo. Si gustas, arrastra el deslizador debajo del área de previsualización para mostrar las otras páginas del documento. Haz clic en OK (Aceptar) para iniciar el trabajo de impresión.

Imprime lo que ves Supón que quieres imprimir una porción de una imagen que muestra el logo de tu nueva compañía o la cara de tu perro. Cambia el tamaño de la ventana del programa para mostrar sólo el contenido que quieres imprimir; usa las barras de desplazamiento y herramientas de ampliación para obtener la ubicación correcta. Luego elige File > Print (Archivo > Imprimir) y haz clic en la vista Current (Vista actual) en los ajustes Print Range (Intervalo de impresión) del diálogo Print (Imprimir). El área desplegada en la ventana del programa se muestra en el área de previsualización. Selecciona otros ajustes de impresión y haz clic en OK (Aceptar) para imprimir.

#36: Elegir una configuración para impresión básica y de producción

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No puedes romper el bloqueo Un símbolo de candado a la izquierda del nombre de la fuente en el diálogo de ajustes de fuentes indica que la fuente está bloqueada. Si seleccionas esa fuente, Acrobat despliega un mensaje debajo del menú Font Source (Origen de fuente) que dice que la licencia de la fuente no permite la incrustación. En este caso, tienes dos opciones: puedes comprar la fuente para cada persona que use el documento o deberías cambiar a una fuente que pueda ser incrustada.

Elegir y usar fuentes

Antes de convertir un documento a PDF, asegúrate de que tus fuentes pueden ser usadas y vistas por otros. Accede a los ajustes desde un PDFMaker, Distiller o desde el controlador de la impresora Adobe PDF. Aquí hay un ejemplo usando Word: 1. En Word, elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe > PDF > Cambiar configuración de conversión). Haz clic en el botón Advanced Settings (Configuración avanzada) para abrir el diálogo Adobe PDF Settings (Configuración de Adobe PDF); luego haz clic en la carpeta Fonts (Fuentes) en la columna izquierda para desplegar los ajustes de fuentes (figura 37a).

Figura 37a Selecciona las opciones de incrustar y subconjuntos para la conversión de tu archivo.

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Dependiendo de los ajustes de conversión que estés usando, puedes encontrar las casillas de verificación “Embed all fonts” (“Incrustar todas las fuentes”), “Embed Open Type fonts” (“Incrustar fuentes Open Type”) o “Subset embedded fonts” (“Crear subconjunto de fuentes incrustadas”) en la parte superior del panel ya seleccionado.

2. En la porción inferior de la ventana, selecciona de la lista en la izquierda la fuente que quieres incrustar y haz clic en Add (Agregar). La fuente se agrega a la lista de la derecha Always Embed (Incrustar siempre), si es que puede ser incrustada. Una fuente bloqueada, mostrando un ícono de candado a la izquierda de su nombre, no puede incrustarse (ver la columna lateral “No puedes romper el bloqueo”). 3. Haz clic en OK (Aceptar) y nombra al archivo joboptions en el diálogo que se abre. De regreso al programa de origen, convierte el documento a PDF. Un error común es previsualizar un documento sólo en tu computadora usando tus fuentes instaladas, que no es cómo las otras computadoras desplegarán tu archivo a menos que la fuente esté incrustada. La figura 37b muestra el texto en el ejemplo del título superior, usando las fuentes instaladas en mi computadora. Para previsualizar el archivo sin fuentes locales, elige Edit > Preferences o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) y elige Page Display (Presentación de página) en la columna izquierda. Quita la marca en la casilla de verificación “Use local fonts” (“Usar fuentes locales”) y haz clic en OK

CAPÍTULO CINCO


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(Aceptar). El mismo documento, sin el beneficio de las fuentes locales, se muestra en la parte inferior del ejemplo de la figura 37b.

Figura 37b A menos que tengas permiso, una fuente bloqueada (el título superior) es reemplazada por una fuente predeterminada (el título inferior) ¡el vikingo es meramente decorativo!

La diferencia es clara. La fuente usada –Everyday Formula– es una fuente bloqueada y no puede incrustarse. Si envío a alguien este documento, mis fantásticos títulos serán reemplazados por algo bien insulso. Puedes chequear las Document Properties (Propiedades del documento) para confirmar. Elige File > Document Properties (Archivo > Propiedades) y selecciona la ficha Fonts (Fuentes) para ver la información de fuente (figura 37c). La información para la fuente Everyday Formula es lo que esperarías: el diálogo plantea que la fuente actualmente utilizada es Adobe SansMM.

Figura 37c El diálogo Document Properties (Propiedades del documento) enlista información para las fuentes incrustadas, en subconjunto o sustituidas.

#37: Elegir y usar fuentes

Incrustar y crear subconjuntos Embedding (Incrustar) significa que la información sobre todos los caracteres en las fuentes se adjunta automáticamente para usarse después de que el documento es convertido a PDF. Subsetting (Crear subconjuntos) se refiere a un porcentaje de la información de las fuentes basado en el número de caracteres usados en el documento. Cuando incrustas una fuente, el texto en el documento que usa esa fuente se despliega correctamente. Preserva el contenido con precisión usando subconjuntos. Es una buena idea crear un subconjunto de 100%: la diferencia en el tamaño del archivo es apenas perceptible. Si usas la mitad de los caracteres posibles de una fuente y el subconjunto está ajustado a 100%, toda tu información es utilizada. Si usas la mitad de los posibles caracteres en una fuente y tienes un subconjunto de 25%, otros caracteres pueden sustituirse. Crear subconjuntos es importante para documentos enviados a burós de impresión. Cuando el documento se imprime, usa la información en tu documento, no la versión de la fuente de la impresora, asegurando resultados precisos.

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No imprimas todo Si fuera necesario, puedes probar imprimir el archivo en secciones. Tal vez encuentres que el problema viene de un objeto en una página y que ese único error impide que el documento se imprima. Una vez que aísles el problema, podrías recrear la página, lo cual es mucho más sencillo que empezar todo de nuevo.

Escoger páginas Puedes usar el panel Pages (Páginas) para seleccionar porciones de un documento a imprimir –excelente para intentar solucionar un tema de impresión:

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Para seleccionar un grupo de páginas, haz clic en la primera página para seleccionarla, presiona la tecla Shift y haz clic en la última página para seleccionarla. Acrobat selecciona todas las páginas en medio. Para seleccionar páginas no contiguas, haz clic en la primera página para seleccionarla, presiona Ctrl (Comando) y haz clic en las otras páginas que quieras imprimir.

CAPÍTULO CINCO

Solución a problemas de impresión 101

Aquí hay algunos consejos básicos y pistas que puedes encontrar útiles en tiempos de estrés (¡usualmente un minuto antes de una entrega!). Si estás teniendo problemas para imprimir un PDF, prueba lo siguiente:

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Reescribe el archivo. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y vuelve a guardar el archivo sobre sí mismo (no cambies el nombre). Haz clic en OK (Aceptar) cuando se te inste a sobreescribir el archivo existente y evita almacenar varias copias del mismo archivo. Cuando eliges Save As (Guardar como) y lo vuelves a guardar como PDF, Acrobat sobrescribe todas las versiones almacenadas que se crearon cada vez que guardas el archivo, algunas veces eliminando un problema de almacenamiento.

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Prueba usar el proceso Examine Document (Examinar documento) para eliminar elementos del archivo. El problema puede resolverse eliminando contenido como metadatos e información de otras aplicaciones. (Ver el #32, “Usar el proceso de examinar un PDF”, para información en el uso del proceso Examine Document (Examinar documento.)

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Recrea el archivo PDF con un método diferente; por ejemplo, si originalmente convertiste el archivo con PDFMaker, prueba nuevamente usando Acrobat Distiller.

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Si estás usando un archivo Web, descarga el PDF nuevamente y prueba imprimir una vez más.

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Intenta exportar el archivo como uno de imagen e imprime las páginas de imagen exportadas (referirse al #35, “Guardar archivos PDF de imagen”, para información sobre exportaciones de imagen). Aunque no resolverás el problema, tendrás tu salida impresa.

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Imprime el archivo como imagen. Algunas veces un documento no imprime por errores de interpretación del texto o información de fuente —ninguna de las dos es requerida cuando se imprime una imagen de una página. Haz clic en el botón Advanced (Avanzadas) en la parte inferior izquierda del diálogo Print (Imprimir) (mostrado en la figura 36b) para abrir el diálogo Advanced Print Setup (Configuración avanzada de impresora) y luego selecciona la casilla de verificación Print As Image (Imprimir como imagen)


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(figura 38). Como resultado, la opción de ajustes cambia de Acrobat Default (Valor predeterminado de Acrobat) a Custom (Personalizar). Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y luego haz clic en OK (Aceptar) para intentar imprimir nuevamente.

Figura 38 Imprime el documento como un archivo de imagen usando el diálogo Advanced Print Setup (Configuración avanzada de impresora).

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En un documento en capas, mezcla o acopla las capas del archivo PDF para determinar si una capa es la causante del problema de impresión. Para preservar tu original, guarda el documento con otro nombre luego de acoplar las capas.

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Si estás usando una impresora PostScript, ajusta la impresora para que despliegue errores de impresión. Chequea que el archivo PostScript Printer Description (PPD) esté actualizado y que estés usando el recomendado por el fabricante de la impresora.

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Si el documento que estás intentando imprimir tiene separaciones en color, imprime una composición del documento para ver si una plancha de color es la causante del problema.

#38: Solución a problemas de impresión 101

¡Ayuda! Si te topas con problemas de impresión, haz clic en Printing Tips (Consejos de impresión) en la parte inferior izquierda del diálogo Print (Imprimir) para abrir el sitio de solución de problemas de Adobe –una excelente y extensa base de conocimientos que seguro te ofrece alguna idea sobre tu problema.

CAPÍTULO SEIS

Cumplir con estándares PDF y de accesibilidad Tradicionalmente, el proceso de preflight (comprobación) prueba los archivos para que cumplan con ciertos estándares o impresoras. El concepto de comprobación ha cambiado desde ser una herramienta de prueba hasta una de las características más potentes en Acrobat. Junto con la evaluación, también puedes emplear reparaciones que modifiquen tu documento, desde acoplar campos de formulario hasta mover comentarios fuera del área de impresión. Acrobat 9 Pro lleva al proceso de evaluar y arreglar más allá de lo que nunca antes, dejándote especificar un área particular o vista para evaluar o reparar, o incluso crear capas para separar los objetos de tu documento. Así como podrías certificar un documento con una firma digital en forma automática para indicar que eres el autor o aprobar el contenido, Acrobat 9 incluye una pista de auditoría de comprobación, agregando una firma digital automáticamente, para certificar a tu documento en el cumplimiento de los estándares. Si encuentras que abrir diálogos y ejecutar perfiles de comprobación es repetitivo, haz tú mismo un programa que ejecute las características automáticamente desde el escritorio. Los estándares de salida también se aplican a características de accesibilidad. Acrobat 9 ofrece un rango de características que permiten a los usuarios con discapacidad visual o motriz trabajar con documentos PDF. Encontrarás opciones de prueba para establecer si un documento cumple con diferentes estándares de accesibilidad y reportes de evaluación que te ayuden a corregir asuntos de accesibilidad. Las etiquetas son un elemento clave al hacer documentos accesibles. Acrobat contiene varias formas en las que puedes aplicar etiquetas a un documento, evaluar su estado y usarlas para manipular el documento y sus contenidos.

102 Categorías de Perfil de Comprobaciones Hay varias categorías básicas de perfiles de comprobaciones:

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Create PDF layers (Crear capas PDF), usada para dividir el contenido en un archivo de acuerdo con el tipo de objeto.

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Digital printing and online publishing (Impresión digital y edición en línea), utilizada para impresión básica y uso en línea (optimizada para calidad o tamaño).

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PDF analysis (Análisis de PDF), que evalúa en los archivos componentes como líneas delgadas, color o tipos de objetos.

•

PDF fixups (Reparaciones de PDF), usada para marcar cambios específicos, como convertir el espacio de color, disminuir la resolución de la imagen o manejar la transparencia.

•

PDF/A compliance (Compatibilidad con PDF/A), utilizada para evaluar un documento de acuerdo con la compatibilidad con el estándar Archival (Archivo) y para hacer reparaciones.

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PDF/E compliance (Compatibilidad con PDF/E), utilizada para evaluar un documento de acuerdo con la compatibilidad con el estándar Engineering (Ingeniería) y para corregir errores de cumplimiento.

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PDF/X compliance (Compatibilidad con PDF/X), utilizada para evaluar un documento de acuerdo con la compatibilidad con los estándares de impresión y para hacer reparaciones.

CAPÍTULO SEIS

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Probar y reparar un documento con Comprobaciones

Preparar un trabajo de impresión, ya sea para preprensa o para el reporte anual de tu compañía, puede ser un proceso laborioso y consumidor de tiempo. Acrobat 9 Pro incluye un conjunto de herramientas de comprobación que puedes usar para evaluar tus archivos por problemas, cumplimiento de los estándares y análisis de objetos como texto oculto y transparencia. El diálogo Preflight (Comprobaciones) incluye perfiles de comprobación (grupo de ajustes) así como chequeos y arreglos individuales. Para probar un documento compatible con un perfil, sigue estos pasos: 1. Elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones) o haz clic en el botón Preflight (Comprobaciones) en la barra de herramientas Print Production (Producción de impresión) para abrir el diálogo Preflight (Comprobaciones) y cargar los perfiles. 2. Haz clic en Select Profiles (Seleccionar perfiles) en la barra de herramientas Preflight (Comprobaciones) para cargar los perfiles existentes. Haz clic en Show All (Mostrar todo) y elige una opción desde el menú desplegable –ve una lista de categorías de comprobaciones en la columna lateral “Categorías de Perfil de Comprobaciones”. 3. Haz clic en la flecha al lado de la etiqueta de categoría para ver la lista de perfil y selecciona el que quieras aplicar (figura 39a). Verás información sobre el despliegue del perfil en el diálogo.

Figura 39a Selecciona el perfil que quieres ejecutar desde la lista en el diálogo.

Cumplir con estándares PDF y de accesibilidad

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4. Haz clic en Analyze (Analizar) si elegiste un perfil que verifica o evalúa algún aspecto del archivo; haz clic en Analyze and Fix (Analizar y Reparar) si eliges un perfil que prueba y realiza cambios. Acrobat evalúa y aplica los cambios requeridos. 5. La ficha Results (Resultados) despliega los resultados. Como puedes ver en la figura 39b, hay algunos errores y el archivo original, aunque es un archivo RGB, no se convierte exitosamente a un documento compatible con PDF/E.

Figura 39b Evalúa los resultados de tu perfil.

6. Haz clic en el signo de más (+) a la izquierda de cualquier mensaje de error para desplegar información detallada.

#39: Probar y reparar un documento con Comprobaciones

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Asegurar el cumplimiento de los estándares

Cada versión de Acrobat introduce más estándares, así como métodos para evaluar un documento de acuerdo con esos estándares. Acrobat 9 no es la excepción, como lo puedes ver en la columna lateral “Variaciones sobre un tema”. Para probar la compatibilidad de un documento con un perfil, sigue los pasos detallados en el #39, “Probar y reparar un documento con Comprobaciones”. En el caso de los estándares PDF, usualmente encontrarás perfiles que te permiten convertir al estándar, verificar que el archivo cumple con él o eliminar la información del estándar (figura 40a).

Figura 40a Elige un perfil de compatibilidad con estándares de una de las categorías como el PDF/E-1 utilizado en el ejemplo.

Una vez que el archivo se guarda, tu destinatario puede garantizar su conformidad con el estándar viendo la información en el panel Standards (Estándares), nuevo en Acrobat 9. Una vez que abres un archivo PDF que cumple con un estándar, el panel Standards (Estándares) se abre automáticamente (figura 40b).

Figura 40b Información sobre el documento y su estándar aplicado aparece en el panel Standards (Estándares).

CAPÍTULO SEIS


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En el panel Standards (Estándares), puedes hacer lo siguiente:

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Dar clic en Verify Conformance (Verificar conformidad) para evaluar el archivo. Si el Status (Estado) se enlista como “verification succeeded” (“verificación correcta”), sabes que el archivo cumple con el estándar y el OuputIntent (Calidades de salida) enlistado.

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Dar clic en Check Profile Fingerprint (Comprobar huella digital de perfil) para asegurarte de que la pista de auditoría coincide con el perfil enlistado.

•

Dar clic en Remove Preflight Audit Trail (Quitar pista de auditoría de comprobaciones) para borrar el contenido, algo que puedes querer hacer si eres el destinatario final de un archivo.

Variaciones sobre un tema Puedes elegir desde un número de estándares de impresión PDF. El que selecciones depende del proceso final del documento:

• • • • • • •

Todos los estándares PDF/X están diseñados para intercambio gráfico. Los archivos deben contener un contenido específico de página y recursos. Todas las opciones de compatibilidad contienen un OutputIntent (Calidad de salida) y perfil de impresión. Un documento destinado para impresión digital utiliza un estándar PDF/X-1a; este estándar tiene versiones para 2001 y 2003. Elige estándares PDF/X-3 que son compatibles 2002 o 2003; el estándar PDF/X-3 incluye opciones de uso del color –sólo colores CMYK y directos o color calibrado. Los estándares PDF/X-4 de información de preprensa digital están basados en PDF 1.6 así como en un intercambio completo de la información de impresión (PDF/X-4) o un intercambio parcial con una referencia externa al perfil (PDF/X-4p). PDF/X-5, también basado en el PDF 1.6, ofrece tres niveles basados en el contenido gráfico y perfiles ICC. Estándares específicamente nombrados como Sheetfed Offset (CMYK) están basados en los lineamientos de mejores prácticas recomendadas por asociaciones de la industria.

Usa el estándar PDF/A para documentos que tienen la intención de almacenarse a largo plazo en formato PDF. El archivo no puede incluir reproductores externos, vínculos externos o protección para asegurar la visualización e impresión a largo plazo. El estándar PDF/A tiene dos variaciones: 1a y 1b. El estándar PDF/E está diseñado para intercambio de documentos PDF para ingeniería. Los archivos PDF/E pueden contener modelos 3D y anotaciones. Sin embargo, el contenido y los recursos deben incrustarse en el archivo para garantizar una confiable visualización e impresión.

#40: Asegurar el cumplimiento de los estándares

Las manzanas y las naranjas son diferentes No esperes poder convertir cualquier archivo a uno compatible con los estándares, simplemente porque puedes elegir un perfil que lo convertirá. Algunas veces no hay suficientes piezas de información de documento o metadatos para permitir la conversión. Por ejemplo, si tienes un archivo convertido desde un documento de Word que utilizó ajustes en línea, no podrás convertirlo sin problemas a un archivo PDF/X compatible con los estándares de impresión. ¿La solución? Si es posible, regresa al programa de origen y reproduce el archivo PDF utilizando ese estándar que necesitas. Si no tienes el archivo de origen, puedes obtener el resultado que quieres utilizando un par de perfiles.

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Lo mismo, pero diferente Los procesos Edit Profile (Editar perfil), Edit Check (Editar comprobación) y Edit Fix (Editar reparación) ofrecen varios diálogos y opciones para trabajar:

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Cuando editas un perfil puedes desbloquear los existentes y agregar o eliminar elementos. El enfoque más simple (y seguro) es seleccionar un perfil existente, duplicarlo y renombrarlo.

•

Cuando seleccionas una comprobación o una reparación en el diálogo principal Preflight (Comprobaciones) y haces clic en Edit (Editar), busca un ícono de candado en la parte inferior izquierda del diálogo Preflight: Create Check (Comprobaciones: Editar comprobación) o Preflight: Create Fix (Comprobaciones: Editar reparación). Si ves un candado no puedes modificar sus propiedades. Haz clic en Usage (Uso) para abrir un diálogo enlistando los perfiles existentes que usan la comprobación o reparación. Usa los pasos detallados en esta técnica para crear una nueva comprobación o reparación sin restricciones.

Reparar problemas de impresión y de archivos automáticamente

Junto con la prueba de la compatibilidad de un archivo con diferentes estándares o el análisis del contenido de un archivo, puedes reparar problemas que impiden a un archivo alcanzar tus metas de archivo PDF. Haz clic en “Select single checks” (“Seleccionar comprobaciones individuales”) o “Select single fixups” (“Seleccionar reparaciones individuales”) en la barra de herramientas del diálogo Preflight (Comprobaciones) y sigue los pasos enlistados en el #39, “Probar y reparar un documento con Comprobaciones”. No tienes que usar uno de los perfiles provistos por el programa para realizar reparaciones. En lugar de eso, crea uno desde cero como en este ejemplo de reparación, siguiendo estos pasos: 1. Haz clic en uno de los botones de perfil en el diálogo Preflight (Comprobaciones) y haz clic en el menú Options (Opciones). Las selecciones en el menú dependen de dónde le hiciste clic: “Select single checks” (“Seleccionar comprobaciones individuales”) o “Select single fixups” (“Seleccionar reparaciones individuales”). Lee sobre cuál opción usar en la columna lateral “¿Cuál elegir?”. 2. Elige Create New Preflight Profile (Crear nuevo perfil de comprobaciones) para abrir el diálogo Preflight: Edit Profile (Comprobaciones: Editar perfil) (figura 41).

Figura 41

Consejo Si el perfil está bloqueado, selecciona Unlock (Desbloqueado) desde el menú desplegable Locked (Bloqueado) en la parte superior izquierda del diálogo para permitirte hacer cambios. 3. Escribe un nombre para tu nuevo perfil; el predeterminado es New Profile 1 (Nuevo Perfil 1). El ejemplo se nombró Moving docs online.

CAPÍTULO SEIS


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4. Haz clic en el ícono a la izquierda de la categoría del perfil en la columna izquierda del diálogo para abrir la lista anidada de componentes. 5. Selecciona Fixups (Reparaciones) desde los elementos debajo del perfil para desplegar las listas “Fixups in this profile” (“Reparaciones de este perfil”) y “All available fixups” (“Todas las reparaciones disponibles”) a la derecha del diálogo. Selecciona una reparación desde la columna “All available fixups” (“Todas las reparaciones disponibles”) para mover la reparación a la columna de la izquierda, como se muestra en la figura 41. Puedes leer información sobre la reparación seleccionada en cada lista.

¿Cuál elegir? ¿Cómo sabes si quieres editar un proceso, duplicarlo o iniciar uno nuevo? ¿Quieres un nuevo perfil? ¿O una nueva comprobación o reparación?

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Comienza con un duplicado de un perfil existente si quieres hacer algunos cambios a componentes específicos (como resoluciones de imagen), pero necesitas el perfil en general.

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Inicia con un nuevo perfil si quieres combinar algunos elementos especiales que no es probable que tengan que estar en un perfil existente, como acoplar comentarios y campos de formulario y recortar las páginas (el ejemplo utilizado aquí).

•

Empieza desde una comprobación o reparación existente si quieres cambiar parámetros y la comprobación o reparación permiten la modificación.

•

Para cambiar parámetros de una comprobación o reparación bloqueada, empieza desde un duplicado. El elemento se llama (Copy 1) (Copia 1) de manera predeterminada; por lo tanto, no sobrescribirás el original.

Consejo En lugar de desplazarte entre docenas de reparaciones, escribe un término en el campo de búsqueda para filtrar las opciones. 6. Continúa agregando reparaciones si lo requieres. 7. Haz clic en Save (Guardar) para almacenar tu nuevo perfil y continúa trabajando en el diálogo; haz clic en OK (Aceptar) para guardar tu nuevo perfil y cerrar el diálogo. 8. Haz clic en OK (Aceptar). Tu nuevo perfil se agrega a la lista alfabéticamente.

#41: Reparar problemas de impresión y de archivos automáticamente

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Toma un atajo En lugar de abrir un archivo, abrir Preflight (Comprobaciones), buscar un perfil y luego ejecutarlo, simplemente exporta tu archivo. Elige File > Export (Archivo > Exportar) y selecciona PDF/E, PDF/X o PDF/A desde el submenú. Acrobat examina el archivo, aplica comandos de comprobación automáticamente y guarda el archivo por ti.

Las comprobaciones son no sólo una de las características más poderosas en Acrobat 9, sino tambén las más incomprendidas o subutilizadas. Para ayudar a que las comprobaciones trabajen para ti, aquí hay algunas ideas para tener en mente:

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CAPÍTULO SEIS

Filtra la lista de perfiles para disminuir la confusión. Hay, literalmente, cientos de perfiles, comprobaciones y reparaciones. Para iniciar, haz clic en Select Profiles (Seleccionar perfiles), luego clic en el botón “Select single checks” (“Seleccionar comprobaciones individuales), o “Select single fixups” (“Seleccionar reparaciones individuales”) en la barra de herramientas Preflight (Comprobaciones) para elegir el área en la que quieres trabajar. Luego, haz clic en el botón Show All (Mostrar todo) y selecciona una categoría.

Consejo

Compartir o algo similar Para usar un perfil proporcionado por tu impresor, elige Import Preflight Profile (Importar perfil de comprobaciones) desde el menú desplegable Options (Opciones) en el diálogo Preflight (Comprobaciones). En el diálogo resultante, ubica el archivo y haz clic en Open (Abrir) para agregarlo a la lista de perfiles del diálogo. Para compartir perfiles, selecciona Export Preflight Profile (Exportar perfil de comprobaciones) desde el menú Options (Opciones). Nombra el archivo y encuentra la carpeta de almacenamiento. Luego haz clic en Save (Guardar) para guardar el perfil usando una extensión .kfp. Si tienes abierto el diálogo Preflight: Edit Profile (Comprobaciones: Editar perfil), usa los botones en la parte inferior de la lista de perfiles, haz clic en Import Preflight Profile (Importar perfil de comprobaciones) para encontrar un nuevo archivo o clic en Export Preflight Profile (Exportar perfil de para comprobaciones) exportar uno existente.

Hacer que las Comprobaciones trabajen para ti

En el diálogo Preflight (Comprobaciones), los botones Select Profiles (Seleccionar perfiles), “Select single checks” (Seleccionar comprobaciones individuales”) y “Select single fixups” (“Seleccionar reparaciones individuales”) están referidos como perfiles de comprobación, incluso aquellos que se dedican a un solo tema.

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Si necesitas reutilizar un perfil que aplicaste la semana pasada, haz clic en Show All (Mostrar todo) y elige “Most recently used” (“Más recientes”); para un perfil que utilizas regularmente, elige “Most frecuently used” (“Más utilizados”).

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Designa perfiles como favoritos. Ubica el perfil que quieres usar como favorito y haz clic en su listado. Verás una descripción de la acción del perfil y un ícono de bandera a la derecha del listado. Haz clic en la bandera para designarlo como un favorito (figura 42a). La próxima vez que estés buscando perfiles, simplemente elige Favorites (Favoritos) desde el menú Show All (Mostrar todo).

Figura 42a Designa un perfil como favorito para hacer más fácil su búsqueda.

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Especifica un subconjunto de un documento para comprobar. En el diálogo Preflight (Comprobaciones), haz clic en Further Options (Opciones adicionales) y elige “Run Preflight checks for visible layers only” (“Ejecutar comprobaciones sólo para capas visibles”) en un archivo en capas o selecciona un intervalo de páginas en un documento multipágina.

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Para algunos elementos, como imágenes, puedes seleccionar el objeto en la lista Results (Resultados) y haz clic en Show in Snap (Mostrar en Vista de ajuste) para ver un acercamiento del error. La vista de ajuste es útil si tienes un montón de gráficos muy próximos unos de otros.


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Acrobat 9 ofrece un nuevo método para dar seguimiento a la integridad de un documento. Haz clic en Embed Audit Trail (Incrustar pista de auditoría) en la parte inferior de la ficha Results (Resultados) para incrustar información sobre el perfil de comprobación y los resultados y luego agregar una firma digital invisible que confirma el estado del documento al momento en que ejecutaste el perfil de comprobación. Haz clic en OK (Aceptar) en el diálogo de información y guarda el archivo firmado.

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Haz clic en Create Report (Crear informe) para abrir un diálogo Save As (Guardar como) en donde el archivo se renombra como [filename]_report.pdf ([nombredearchivo]_ informe.pdf). Elige opciones de informe PDF, como resaltar los detalles de error y haz clic en Save (Guardar).

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Si creas el informe después de incrustar una pista de auditoría, el informe resultante define la firma digital de la pista como no válida. En el panel Signatures (Firmas), verás la página adicional en el reporte, así como los comentarios identificando los errores del archivo (figura 42b). A propósito, nota que el documento fue firmado por el Preflight (Comprobaciones) de Adobe Acrobat 9, no usando una firma personal.

Divúlgalo Para compartir información sobre el estado de un documento con tu grupo de trabajo, haz clic en Options > Insert Preflight Results as Comments (Opciones > Insertar resultados de las comprobaciones como comentarios) para transferir la información de error desde la ficha Results (Resultados) en el diálogo Preflight (Comprobaciones) al documento mismo. Acrobat dibuja una caja de comentarios en el área apropiada del documento y agrega una nota de comentario a la lista de Comments (Comentarios). Puedes también generar un informe del estado de tu documento. Haz clic en Report (Informe) en el diálogo Preflight (Comprobaciones); se abre un diálogo Save As (Guardar como). El archivo usa el nombre del documento y agrega _report (_informe) al nombre. Haz clic en Save (Guardar) para guardar el documento.

Figura 42b Una firma de pista de auditoría se invalida si creas un Preflight Report (Informe de comprobación) después de incrustar la firma.

#42: Hacer que las Comprobaciones trabajen para ti

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43

Llueven Gotas Si tu especialidad es la producción de impresión, a menudo encontrarás que tienes una serie de pruebas de comprobación que ejecutar, dependiendo de tu cliente. Toma unos minutos para construir gotas y carpetas de almacenamiento para cada uno de tus trabajos habituales. Puedes almacenar las gotas en el escritorio o en cualquier carpeta de tu disco duro. ¿Por qué no una carpeta de fácil acceso en el escritorio? ¿Necesitas revisar un archivo de tu Cliente A? Abre una carpeta y arrastra el archivo a la gota adecuada. Acrobat abre y ejecuta el proceso de comprobación, almacenando el documento e informes de acuerdo con los ajustes de la gota. En Windows, puedes agregar la gota directo al menú Start (Inicio) si está en tu escritorio. Haz clic con el botón derecho en la gota para abrir el menú de atajo y elige “Pin to Start menu” (“Anclar al menú Inicio”). Luego arrastra tu documento para comprobación al botón Start (Inicio) y mantenlo presionado por un segundo o dos hasta que el menú Start (Inicio) se abre. Luego, simplemente suelta el archivo sobre el elemento gota.

CAPÍTULO SEIS

Crear y utilizar una Gota de comprobación

Un droplet (gota de comprobación) es una aplicación especial que construyes para modificar o evaluar documentos. Con una gota en tu escritorio, ¡no tienes que abrir diálogos de Acrobat para procesar un archivo! Además de usar gotas para evaluar archivos, puedes usarlas para separarlos por sus resultados y crear informes automáticamente. Construye la gota en Acrobat en el diálogo Preflight (Comprobaciones).

Nota Si pretendes crear carpetas para almacenar tanto los archivos que han sido procesados exitosamente como los que generan errores, agrega y nombra las carpetas antes de construir la gota para ahorrar tiempo. Sigue estos pasos para construir la gota: 1. En Acrobat, elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones). Cuando los perfiles se carguen selecciona el perfil que quieres convertir en gota. 2. Haz clic en Options (Opciones) en el diálogo Preflight (Comprobaciones) y elige Create Preflight Droplet (Crear gota de comprobaciones). Se abre el diálogo Preflight: Droplet Setup (Comprobaciones: Configuración de gota) (figura 43a).

Figura 43a Especifica características y ubicaciones de almacenamiento para la gota de comprobación.

3. Elige opciones para una prueba que sea exitosa. Puedes mover, copiar o crear un alias del documento en una carpeta especificada. Haz clic en el botón de la carpeta Success (Carpeta de éxitos) para elegir una carpeta en la cual guardes los archivos correctamente procesados.


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4. Selecciona la casilla de verificación “Create report and save in success folder” (“Crear informe y guardar en la carpeta de éxitos”) y luego haz clic en Settings (Configuración) para abrir el diálogo Preflight: Report Settings (Comprobaciones: Configuración de informe):

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Especifica el tipo de informe: PDF, XML o texto. Incluye un panorama de detalles. Para un informe detallado, selecciona un método de resaltado de problemas utilizando una máscara, un comentario o capas.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo de configuración de la gota. La configuración del informe aparece ahora en el diálogo. 6. Elige opciones para una prueba que genere errores. Tus opciones son duplicados de las que ofreciste para una prueba exitosa. 7. Haz clic en Save (Guardar); se abre el diálogo “Save droplet as” (“Guardar gota como”). Elige una ubicación para almacenar la gota y haz clic en Save (Guardar) para crearla. Cuando quieras probar un archivo, ubica y selecciona el archivo en tu computadora. Luego arrástralo hacia el ícono Droplet (Gota). Acrobat se inicia y prueba el archivo. Dependiendo del resultado y de tu configuración, el archivo se procesa, se guarda y los informes se generan (figura 43b). Comandos ejecutados

Tipo de perfil

Los resultados muestran tres capas

Modificar Gotas Algunas veces tus requerimientos cambian y necesitas realizar un cambio a una gota. Es fácil: en el diálogo Preflight (Comprobaciones), haz clic en Options (Opciones) para abrir su menú y elige Edit Preflight Droplet (Editar Gota de comprobación). Encuentra y selecciona el archivo EXE que quieres cambiar para abrir el diálogo de edición de la gota, en donde encontrarás los mismos ajustes que los que se muestran en la figura 43a, con un agregado. Si te gustaría guardar la gota dentro de tus perfiles de comprobación, haz clic en Capture (Capturar), selecciona el Group (Grupo) desde el menú desplegable y luego haz clic en OK (Aceptar). Cuando hayas terminado de editar la gota haz clic en Save (Guardar) para actualizarla.

Compartir o algo similar

Información sobre el archivo procesado

Capa nueva de texto desactivada

Texto oculto

Figura 43b La gota de comprobación evaluó el archivo y agregó las reparaciones, en este caso, agregando capas separadas para diferentes tipos de objetos.

#43: Crear y utilizar una Gota de comprobación

Si estás involucrado en un proyecto de grupo, usar los mismos criterios para procesar archivos puede, ciertamente, ahorrar tiempo y disminuir los errores. Una gota de comprobación es un archivo ejecutable independiente que realiza una tarea de comprobación, que puedes mandar por correo electrónico o distribuir como quieras.

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44

Simulaciones en blanco y negro Usa las características del diálogo Output Preview (Previsualización de salida) para simular diferentes condiciones del documento. En Acrobat, no tienes que imprimir una copia para previsualizar los colores. En lugar de eso, las pruebas en pantalla te muestran cómo se verá un documento impreso. Selecciona la casilla de verificación Simulate Ink Black (Simular tinta negra) para previsualizar en el monitor el color de la tinta negra de acuerdo con el perfil de simulación. Selecciona la casilla de verificación Simulate Paper Color (Simular papel a color) para previsualizar cómo se verá el documento impreso en el color del papel de acuerdo con el perfil de simulación. Ten en cuenta que no todos los perfiles en Acrobat soportarán estas dos opciones de pruebas en pantalla.

Examinar la salida de un documento

Una de las herramientas del Preflight (Comprobaciones) de Acrobat que puedes no haber usado antes (pero deberías sacarle provecho) es Output Preview (Previsualización de salida). Haz clic en la herramienta Output Preview (Previsualización de salida) para abrir su diálogo. Desde el menú Simulation Profile (Perfil de simulación), elige opciones para mostrar cómo se verá tu documento usando diferentes tipos de papel, monitores o perfiles de color, etcétera (figura 44a).

Figura 44a Selecciona un tipo de objeto o perfil de color para ver diferentes condiciones de documento.

Si no estás seguro de algunos aspectos de tu documento –sea una imagen, la fuente utilizada o por qué una imagen no imprime correctamente– descubre lo que está sucediendo en tu documento con el Object Inspector (Inspector de objetos), una nueva característica en Acrobat 9 Pro. Aquí está cómo funciona: 1. Elige Advanced > Print Production > Output Preview (Avanzadas > Producción de impresión > Previsualización de salida) o haz clic en Output Preview (Previsualización de salida) en la barra de herramientas Print Production (Producción de impresión) para abrir el diálogo. 2. Haz clic en Object Inspector (Inspector de objetos) en la lista Preview (Previsualizar). 3. Haz clic en un objeto de la página que te gustaría examinar. Los contenidos del objeto se enlistan en el diálogo. 4. Verifica los resultados (figura 44b). El Object Inspector (Inspector de objetos) describe lo siguiente:

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CAPÍTULO SEIS

El orden de apilamiento de los objetos debajo del cursor; los objetos están enlistados desde el fondo hacia la capa superior.


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• • • •

Información de relleno y línea, así como detalles de espacio de color, sobreimpresión, etcétera. Información de imagen, incluyendo resolución, formato y tamaño. Información de objeto de texto que incluye el espacio y valor de color, nombre de fuente, tamaño, etcétera. Ajustes de transparencia, tipos de modos de mezcla y otros ajustes de manipulación de imagen aplicados.

5. Cierra el diálogo cuando hayas terminado de examinar el archivo.

Marco gráfico Imagen de fondo

Título de texto

Click Object

Figura 44b El Object Inspector (Inspector de objetos) muestra detalles sobre los contenidos de la página en la ubicación del cursor.

#44: Examinar la salida de un documento

El platillo de la Sobreimpresión Un término que puedes haber oído y no entendido es overprinting (sobreimpresión). Puesto simplemente, la sobreimpresión mezcla el color de un objeto (como algo de texto) con el color de un objeto debajo. Por ejemplo, si un fondo es 100% cian (azul) y el texto es 100% magenta, las áreas que se solapan se ven violetas. En Acrobat 9, la simulación de la sobreimpresión está activa por defecto. Para un documento individual, puedes deseleccionar la casilla de verificación Simulate Overprinting (Simular sobreimpresión) en el diálogo Output Preview (Previsualización de salida). Por cierto, el opuesto de la sobreimpresión es knockout, en donde el color del objeto de arriba es opaco.

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45

Léelo a tu manera Para personalizar las preferencias de lectura en voz alta, elige Edit > Preferences (Edición > Preferencias) o Acrobat > Preferences (Acrobat > Preferencias) y elige el título Reading (Lectura) en la lista Categories (Categorías). Busca estas opciones:

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Elige una opción para Reading Order (Orden de lectura), el método en el que Acrobat se mueve automáticamente por el documento. La opción predeterminada y recomendada es “Infer reading order from document” (“Deducir el orden de lectura del documento”).

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Define si quieres que el lector de pantalla lea sólo las páginas actualmente visibles, el documento completo o las páginas actualmente visibles en un documento grande. El tamaño predeterminado para definir un documento como “grande” es de 50 páginas; escribe un número diferente para cambiar esta definición.

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En la sección Read Out Loud Options (Opciones de lectura en voz alta), ajusta un volumen y elige una voz, tono y velocidad. Tanto Windows como Mac ofrecen varias opciones: ¡en la Mac algunas de ellas no son siquiera humanas!

Navegar un documento

Usar un ratón no es la única forma de moverse en una página. Acrobat también puede ampliar/reducir y reorganizar documentos, desplazar automáticamente, leer la página en voz alta o habilitar el uso de atajos de teclado. Ampliación o reducción y reorganizado. Para algunos, es importante hacer un aumento muy grande de la visualización para leer la pantalla. Acrobat ofrece reorganización, que pasa las líneas de texto al otro renglón automáticamente sin importar ampliación. La reorganización es genial si estás leyendo una sola columna en una página. Para diseños complejos, necesitas definir artículos, que crean una ruta de lectura a través del documento. Lee sobre reorganización en la columna lateral “Adaptar el texto con Reorganización”; lee sobre artículos en la columna lateral “Organizar la lectura con artículos”. Desplazamiento automático. Usa desplazamiento cuando estés mirando un elemento en particular como una imagen. Elige View > Automatic Scroll (Ver > Desplazamiento automático) o presiona Ctrl+Shift+H (Comando+ Shift+H). El desplazamiento se inicia en la ubicación actual en el documento y se detiene cuando alcanza el final. El desplazamiento automático usa el diseño de página Continuous (Continuo). Para cambiar la velocidad presiona la flecha hacia arriba o flecha hacia abajo para disminuir o puedes escribir un número entre 0 y 9 –el número más alto es una velocidad más rápida. ¿Quieres revertir? Presiona la tecla menos (–) del teclado normal o numérico; presiona Esc para detener el desplazamiento.

Consejo Ya que Acrobat pausa el desplazamiento y aplica la herramienta seleccionada si usas el ratón, asegúrate de que la herramienta Hand (Mano) esté seleccionada. De esa forma, no estarás agregando pasos adicionales para deseleccionar una herramienta. Leer en voz alta. Acrobat puede usar recursos del sistema para leer un documento en voz alta –increíble cuando tu meta es hacer más accesibles tus documentos ya que Acrobat simula algunas características de un verdadero programa lector de pantalla.

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Elige View > Read Out Loud > Activate Read Out Loud (Ver > Leer en voz alta > Activar lectura en voz alta) para iniciar y elige View > Read Out Loud > Deactivate Read Out Loud (Ver > Leer en voz alta > Desactivar lectura en voz alta) para detener.

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Ubica la página que quieres leer y luego elige View > Read Out Loud > Read This Page Only (Ver > Leer en voz alta > Leer sólo esta página) o elige View > Read Out Loud > Read To End Of Document (Ver > Leer en voz alta > Leer hasta el final del documento).

Consejo Puedes tener también la voz leyendo un objeto seleccionado. Haz clic en un párrafo de la página con la herramienta Hand (Mano) y se lee en voz alta.

(continúa en la página siguiente) CAPÍTULO SEIS


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Puedes personalizar algunas características en el diálogo Preferences (Preferencias) (figura 45). Lee sobre las personalizaciones en la columna lateral “Léelo a tu manera”.

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Selecciona la casilla de verificación “Read form fields” (“Leer campos de formulario”) para leer en voz alta campos de texto, casillas de verificación y botones de opción en formas para rellenar.

Adaptar el texto con Reorganizar

Figura 45 Personaliza la forma en que Acrobat te lee en el diálogo Preferences (Preferencias)

Atajos de teclado. Acrobat ofrece acceso completo de teclas para navegación y elementos del programa. A diferencia de otros programas de Adobe, como Photoshop e InDesign, Acrobat no hace que definas los atajos tú mismo. Elige Help > Adobe Acrobat 9 Pro Extended Help (Ayuda > Ayuda de Adobe Acrobat 9 Pro Extended) para abrir el visor Adobe Help (Ayuda de Adobe). Desplaza hacia abajo en la lista de atajos de teclado en el marco izquierdo de la ventana: encontrarás listas de atajos para áreas de trabajo, moverse en el programa y usar herramientas. (Para una lista corta de atajos utilizados para activar características como Read Aloud (Leer en voz alta), revisa la tabla 49.1 en el #49, “Mejorar la accesibilidad PDF”.)

#45: Navegar un documento

Los lectores que usan dispositivos de asistencia o pantallas muy pequeñas como asistentes digitales personales (PDAs) a menudo experimentan un problema llamado reflow (reoganizar). Cuando te acercas mucho a una página ¿qué sucede? Ves unas pocas palabras y quizás una imagen. No sólo tienes que desplazarte atrás y adelante para ver la línea entera, sino también es difícil o imposible comprender en dónde estás en el documento en un momento dado. Elige View > Zoom > Reflow (Ver > Ampliación/Reducción > Reorganizar) para adaptar el contenido de la página sin importar el nivel de la ampliación o reducción. Ten en cuenta que la reorganización no es un formato permanente: siempre que restablezcas el aumento, la reorganización se desactiva.

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Organizar la lectura con artículos Hay dos opciones para hacer que una página fluya apropiadamente sin importar la ampliación o reducción: puedes modificar el diseño para que tenga una sola columna o puedes usar artículos para definir una ruta de lectura en la página. Los artículos te permiten diseñar un documento tanto para apariencia visual como para facilidad de lectura usando vistas de ampliación. Sigue estos pasos para controlar una ruta de lectura a través de un documento usando artículos: 1. Elige Tools > Advanced Editing > Article Tool (Herramientas > Edición avanzada > Herramienta Artículo) o haz clic en la herramienta Article (Artículo) para seleccionarla si has abierto la barra de herramientas Advanced Editing (Edición Avanzada). 2. Haz clic y arrastra para crear una marca rectangular en tu documento. Cuando sueltas el ratón, Acrobat dibuja la primera caja del artículo, numerada 1-1. La herramienta Article (Artículo) dibuja una forma en la página, independientemente de los contenidos. Todo dentro de los márgenes de la caja se vuelve parte del artículo. 3. Continúa agregando cajas de artículo; mientras dibujas cajas alrededor de partes del texto o imágenes, Acrobat numera los artículos consecutivamente. La secuencia de cajas que usan el mismo número de artículo se llama hilo de artículo. 4. Presiona Esc (o Retorno) o selecciona otra herramienta para detener el dibujo de artículos y abrir el diálogo Article Properties (Propiedades de artículo). Como mínimo, necesitas nombrar el artículo. 5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo.

Para editar artículos, como borrar o agregar cajas o combinar artículos, selecciona el hilo en el que quieres trabajar y elige los comandos desde el menú de atajo.

CAPÍTULO SEIS


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46

Especificar requerimientos de accesibilidad

Tanto Acrobat 9 como Adobe Reader 9 ofrecen un asistente para configurar los programas y optimizar el despliegue e interacción para dispositivos de asistencia. Para ejecutar el asistente, elige Advanced > Accessibility > Setup Assistant (Avanzadas > Accesibilidad > Ayudante de configuración) para abrir el asistente de cinco pantallas. Haz clic en Next (Siguiente) para moverte a cada pantalla y haz clic en Done (Hecho) cuando hayas realizado selecciones en todas las pantallas.

Nota El asistente es el mismo en Acrobat y en Adobe Reader, aparte de las referencias a los nombres de los programas. En Adobe Reader, elige Document > Accessibility Setup Assistant (Documento > Asistente de configuración de accesibilidad).

Ajústalo aquí, ajústalo allá El Accessibility Setup Assistant (Ayudante de configuración de accesibilidad) trae ajustes desde un número de paneles en el diálogo Preferences (Preferencias):

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Las opciones para el orden de lectura y lectura de pantalla están disponibles en la sección Reading Order Options (Opciones de orden de lectura) de Preferences (Preferencias).

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La opción “Confirm before tagging documents” (“Confirmar antes de etiquetar un documento”) está también en las preferencias Reading (Lectura) en la sección Screen Reader Options (Opciones de lectura de pantalla) en Preferences (Preferencias).

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Las opciones de colores del documento están en las preferencias Accessibility (Accesibilidad).

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Las opciones de color de campo de formulario están en las preferencias Form (Formularios).

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Encuentra otros ajustes de color en las preferencias Full Screen (Pantalla completa), Measuring (Medición), Spelling (Ortografía) y Units & Guides (Unidades y guías).

Busca estas características en cada pantalla:

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Pantalla 1. Elige el dispositivo con el que estás trabajando: un lector de pantalla, un ampliador de pantalla o todas las opciones. Puedes también hacer clic en el botón “Use recommended settings and skip setup” (“Usar los parámetros recomendados y omitir la configuración”) para cerrar el asistente y aplicar los parámetros previamente programados. Pantalla 2. En esta pantalla elige una combinación de color de alto contraste y colores para campos, produciendo una página como se muestra en el ejemplo de la figura 46. Elige la opción de deshabilitar el suavizado de texto (produciendo texto más nítido). Ya que algunos dispositivos de asistencia pueden tener problemas con el uso de Acrobat de diferentes cursores para herramientas diferentes, puedes seleccionar “Always display the keyboard selection cursor” (“Mostrar siempre el cursor de selección de teclado”).

Figura 46 Sé cuidadoso cuando diseñes documentos que pueden ser vistos usando una combinación de color de alto contraste. En este ejemplo, aunque es fácil leer el ejemplo izquierdo, usar una combinación de color de alto contraste puede hacer algún texto apenas legible, como en el ejemplo de la derecha. (continúa en la siguiente página)

#46: Especificar requerimientos de accesibilidad

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Colores a evitar Si sabes que usuarios con problemas de visión estarán viendo tus documentos, sé cuidadoso con los colores a elegir. Uno de los problemas más grandes son los fondos de color claro. Aunque un fondo claro detrás de un título se ve atractivo sobre un fondo blanco, si usas una combinación de color de alto contraste, el texto se volverá prácticamente ilegible. El fondo y el texto claros utilizados para las combinaciones de alto contraste son demasiado similares en color, haciendo que sea difícil leer el texto como en el ejemplo de la figura 46.

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Pantalla 3. Elige opciones de etiquetado. Puedes elegir dejarle a Acrobat deducir el orden de lectura o especificar una preferencia. También en este panel, elige sobrescribir el orden de lectura en un documento etiquetado o confirmar el etiquetado en un documento sin etiquetar.

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Pantalla 4. Selecciona una opción para ver documentos grandes. Puedes elegir entregar las páginas visibles o el documento completo, o puedes dejar que Acrobat decida. Si prefieres, puedes tener todas las páginas en un documento pequeño. Haz clic en el campo Maximum number of pages in a small document (Número mínimo de páginas en un documento grande) y escribe un número. El predeterminado es 50 páginas. Elige una opción para que Acrobat sobrescriba el estilo de diseño de página y usa la página sola predeterminada, que es mejor para muchos de los lectores de pantalla. Finalmente, define un valor predeterminado de ampliación/reducción del documento.

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Pantalla 5. La pantalla quinta y final te da una opción de deshabilitar el guardado automático del documento, que cuando está habilitado puede ocasionar que el documento se vuelva a cargar y comience la lectura desde el inicio. Puedes elegir reabrir el documento desde la última página vista, que es estupendo cuando estás trabajando con documentos largos. Finalmente, puedes también elegir abrir un documento PDF en Acrobat o en un navegador; abrir un documento en Acrobat es menos confuso para algunos dispositivos de asistencia.

Planear documentos para la accesibilidad PDF La clave de un etiquetado exitoso de documento así como hacerlo más cómodo para un usuario que trabaja con un lector de pantalla es usar las características de tu programa de origen eficientemente. Planea de antemano:

CAPÍTULO SEIS

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Configura correctamente las páginas del documento. Por ejemplo, no agregues líneas en blanco que hagan más espacio.

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Revisa los estilos adjuntados al material insertado como imágenes y gráficas. Agrupa tablas y gráficas o conviértelas a imagen para evitar que se creen etiquetas individuales para cada línea y segmento de palabra.


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47

Etiquetado básico de documento

Algunas características del programa que se usan para mejorar la accesibilidad no funcionan de manera adecuada o predecible a menos que un documento esté etiquetado, lo que significa que tiene una estructura lógica definida. Las etiquetas son una parte de la información del documento que define las relaciones entre los elementos, incluyendo tablas, listas, imágenes y texto. El etiquetado se puede hacer en el documento de origen (si estás usando un PDFMaker) o en Acrobat. Para etiquetar un documento con PDFMaker, elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuración de conversión). En la ficha Settings (Configuración), selecciona “Enable accessibility and reflow with Tagged PDF” (“Activar accesibilidad y reflujo con archivo Adobe PDF etiquetado”) y luego haz clic en OK (Aceptar). Las etiquetas se crean cuando el archivo PDF es generado. Abre el documento en Acrobat y elige View > Navigation Panels > Tags (Ver > Paneles de navegación > Etiquetas). Haz clic en el ícono Tags (Etiquetas) para desplegar las etiquetas del documento en una jerarquía (figura 47). La figura muestra una sección del panel Tags (Etiquetas) para una hoja de cálculo de Excel. La etiqueta principal contiene que contiene , que contiene etiquetas para las filas de la tabla , que a su vez contiene etiquetas para las celdas de la tabla , automáticamente selecciona las etiquetas hijas
objetos de texto en las celdas . Contenido resaltado

Etiqueta seleccionada

Figura 47 Las etiquetas en un documento se enlistan en una jerarquía.

En la figura, nota que la fila superior de texto está resaltada —un útil comportamiento para ubicar rápidamente contenido en la página. Elige Highlight Content (Resaltar contenido) desde el menú Options (Opciones). Seleccionar una etiqueta padre, como la etiqueta
. #47: Etiquetado básico de documento

Chequear etiquetas Chequea las etiquetas preexistentes eligiendo Advanced > Accessibility > Quick Check (Avanzadas > Accesibilidad > Comprobación rápida). Esto busca estructura de documento (etiquetas). Un documento sin etiquetar despliega un mensaje que declara que la falta de estructura puede causar problemas con el orden de lectura.

Estructura y Etiquetas no son lo mismo Algunos programas crean un documento estructurado que a menudo está bien para lectura en Acrobat. Por ejemplo, crear un documento de Word usando estilos en una jerarquía de títulos es un ejemplo de estructura. Una estructura no proporciona algunas de las características en un documento accesible como espaciado de palabras; debes etiquetar un documento para hacerlo compatible con los estándares de accesibilidad.

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Retocar propiedades Cuando se corrige el estado de accesibilidad de un documento, puedes modificar las propiedades de etiquetas individuales. Selecciona la etiqueta en el panel Tags (Etiquetas) y elige Properties (Propiedades) desde el menú Options (Opciones) o desde el atajo del menú. El diálogo TouchUp Properties (Propiedades de Retocar) se abre; realiza cambios a las propiedades, como el tipo o el texto alternativo, y luego haz clic en Close (Cerrar).

CAPÍTULO SEIS

Muchos programas de creación de documento no ofrecen opciones de etiquetado. Puedes fácilmente agregar etiquetas dentro de Acrobat: 1. Elige Advanced > Accessibility > Add Tags to Document (Avanzadas > Accesibilidad > Agregar etiquetas al documento). Acrobat procesa el documento y agrega etiquetas. Un Accessibility Report (Informe de accesibilidad) se despliega en el área a la derecha del panel del documento en la ventana del programa. Referirse al #48, “Generar informes y reparar un documento”, para información sobre cómo trabajar con etiquetas e informes. 2. Inspecciona el documento nuevamente seleccionando Advanced > Accessibility > Quick Check (Avanzadas > Accesibilidad > Comprobación rápida). El nuevo mensaje declarará que no hay problemas de accesibilidad con el documento, lo que significa que está etiquetado. 3. Elige File > Save (Archivo > Guardar) para guardar el documento con su estructura etiquetada.


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48

Generar informes y reparar un documento

Además de etiquetar tu documento, Acrobat puede evaluar el nivel de accesibilidad y generar un informe con pistas de reparación. Usa estos métodos avanzados de evaluación si estás preparando documentos que deben cumplir con estándares de gobierno o regulatorios. Antes de empezar, asegúrate de que el documento está etiquetado (referirse al #47, “Etiquetado básico de documento”, para instrucciones). 1. Elige Advanced > Accessibility > Full Check (Avanzadas > Accesibilidad > Comprobación completa) para abrir su diálogo (figura 48a).

Evaluar contra los estándares Antes de Acrobat 8 Professional, los formularios eran comprobados sólo de acuerdo con la accesibilidad de Adobe PDF. Ahora, prueba un documento contra estos estándares seleccionados en el diálogo Accessibility Full Check (Comprobación completa de accesibilidad):

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Adobe PDF (Estándares Adobe PDF). Éstos son los estándares predeterminados y consideran características como descripciones alternativas, codificación de carácter, orden de tabulación y estructura de lista y tabla.

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Section 508: Web-based intranet and Internet information and applications (1194.22) (Sección 508: información y aplicaciones basadas en Web de Intranet e Internet (1194.22)). Éstos son estándares del gobierno de Estados Unidos de Norteamérica siguientes a la Rehabilitation Act. Como puedes ver en la figura 48b, los estándares están numerados. Haz clic en “Browse Section 508.gov” (“Examinar Section507.gov) para información de los estándares.

•

W3C® Web Content Accessibility Guidelines 1.0 (Pautas de Accesibilidad al Contenido en la Web 1.0 de la W3C®). Estos estándares incluyen opciones definidas en tres categorías de prioridad,

Figura 48a Elige un estándar y especifica características en este diálogo.

2. Selecciona desde las opciones de acuerdo con tus requerimientos:

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Report and Comment Options (Opciones de informes y comentarios). En esta área, puedes seleccionar si creas o no el informe y puedes definir una ubicación de almacenamiento para el mismo (que se nombra automáticamente con el nombre del documento PDF). La opción “Include repair hints in Accessibility Report” (Incluir sugerencias de reparación en el informe de accesibilidad”) está seleccionada por defecto —deja la opción seleccionada para ahorrar tiempo al reparar tu documento—. Si eres del tipo de persona a la que le gusta ver qué es qué de cerca, selecciona la casilla de verificación “Create comments in document” (“Crear comentarios en el documento”) para mostrar en los comentarios los errores encontrados e irregularidades.

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Page Range (Rango de páginas). Aquí puedes elegir la página visible, un rango específico o el documento completo.

•

Checking Options (Opciones de comprobación). En el menú desplegable Name (Nombre), puedes elegir una opción de comprobación de acuerdo con un conjunto de estándares (ver la columna lateral “Evaluar contra los Estándares” para más detalles). (continúa en la siguiente página) #48: Generar informes y reparar un documento


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con los estándares Priority 1 (Prioridad 1) requeridos para uso accesible y estándares Priority 3 (Prioridad 3) útiles para uso accesible. Haz clic en “Browse WCAG Guidelines” (“Examinar directrices WCAG”) para más información.

•

W3C® Web Content Accessibility Guidelines 2.0 (Working Draft 27 April 2006) (Pautas de Accesibilidad al Contenido en la Web 2.0 de la W3C® (borrador de trabajo del 27 de abril de 2006). Éste es el sucesor a los lineamientos originales, dispuesto en tres niveles. Haz clic en “Browse WCAG Guidelines” (Examinar directrices WCAG) para más información.

•

Puedes ir más lejos especificando opciones de acuerdo con el formato que selecciones. La opción predeterminada es comprobar todas las opciones para el cumplimiento. Puedes comprobar opciones como descripciones alternativas, lenguajes, estructuras de objeto, etcétera. Deselecciona los elementos que no están en tu documento para un procesamiento más rápido. Por ejemplo, si tu documento no contiene JavaScript, deselecciona (l) Scripts (Secuencias de comandos) desde los lineamientos de la Sección 508 o si no tienes un formulario, deselecciona “All form fields have descriptions” (“Todos los campos de formulario tienen descripciones”) en los lineamientos de Adobe PDF.

3. Haz clic en el botón Start Checking (Iniciar la comprobación) para empezar la evaluación. Cuando la comprobación esté completa, un resumen de resultados se despliega; haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el resumen y abrir el informe. 4. El Accessibility Report (Informe de accesibilidad) se abre en el panel de navegación a la izquierda de la ventana del programa (figura 48b). El informe es un documento HTML y contiene vínculos en él que te ayudan a identificar y corregir errores. Si la opción de incluir sugerencias de reparación estuvo activa cuando el informe se generó, verás información de cómo reparar tu documento. Haz clic en Collapse (Contraer) para cerrar el Accessibility Report (Informe de accesibilidad) cuando hayas terminado.

Propiedades de Retocar Cuando se corrige el estado de accesibilidad de un documento, puedes modificar las propiedades de etiquetas individuales. Selecciona la etiqueta en el panel Tags (Etiquetas) y elige Properties (Propiedades) desde el menú Options (Opciones) o desde el menú de atajo. El diálogo TouchUp Properties (Propiedades de retocar) se abre; realiza cambios a las propiedades, como el tipo o texto alternativo y luego haz clic en Close (Cerrar). CAPÍTULO SEIS

Figura 48b El informe muestra errores y ofrece vínculos a sugerencias de reparación.


123

#

49

Mejorar la Accesibilidad PDF

Hay varias condiciones a considerar cuando se hace accesible un documento PDF. Los formularios, por ejemplo, ofrecen desafíos específicos en su diseño como su orden de tabulación, que es la manera en que el usuario se mueve a través de la forma usando el teclado. Para cualquier documento, examina el orden de lectura, que define cómo se lee un documento. Formularios. Los formularios se manejan de una forma diferente que los documentos comunes considerando la accesibilidad. Los campos de formulario tienen que estar configurados correctamente para que el lector de pantalla u otro dispositivo pueda reconocerlos (figura 49a). Cuando se diseña un formulario, asegúrate de hacer lo siguiente:

• • • • •

Etiqueta cada campo del formulario.

Ordenar el orden de lectura Aquí hay algunas ideas para ayudarte a organizar y trabajar más rápido con la herramienta TouchUp Reading Order (Retocar orden de lectura) y con el ordenamiento en general:

•

Decide cómo manejar imágenes y leyendas. Un lector de pantalla define una leyenda dentro de una etiqueta de figura como parte de la imagen y no es leída. Por otro lado, usando la etiqueta figura/ leyenda separa la leyenda del cuerpo de texto.

•

Si necesitas marcadores, etiqueta selecciones como títulos y luego conviértelos a marcadores (ver capítulo 15, “Controlar la acción e interacción”, para aprender a trabajar con marcadores en Acrobat).

•

Espacios adicionales y tabuladores se identifican en orden de lectura. Borra el objeto o defínelo como un elemento de fondo o artefacto.

Dibuja campos de texto y líneas con herramientas gráficas; escribir caracteres, como una cadena de guiones bajos, confunde la estructura del campo y su contenido. Incluye instrucciones o descripciones como sea necesario. Incluye texto alternativo para campos de formulario. Agrega etiquetas a los campos ya sea en el programa de origen o en Acrobat.

Orden de tabulación. Asegúrate de que el usuario puede moverse lógicamente a través de un formulario usando el teclado. Puedes probar el orden de tabulación en Acrobat 9 Pro siguiendo estos pasos: 1. Haz clic en el ícono Pages (Páginas) en el panel de navegación para desplegar el panel Pages (Páginas) y selecciona la miniatura del formulario. 2. Elige Options > Page Properties (Opciones > Propiedades de página) para abrir su diálogo. 3. Elige una opción que sea lógica para tu formulario:

• • •

Usa Row Order (Orden de filas) para moverse de izquierda a derecha en la página. Usa Column Order (Orden de columnas) para moverse a través de las columnas de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Usa Document Structure (Estructura de documento) para mover el tabulador en el orden especificado en el documento. (continúa en la siguiente página)

#49: Mejorar la Accesibilidad PDF


124

•

Si hay demasiadas correcciones que hacer, puede ser más fácil empezar de nuevo. Haz clic en Clear Structure (Borrar estructura) y luego reconstruye la estructura de la página.

•

Usa los listados en el panel Order (Orden) para cambiar el orden de lectura. Arrastra el ícono a la izquierda del objeto que quieres reordenar hasta que la barra indicadora horizontal esté en la ubicación correcta. Luego, suelta el ratón para cambiar el orden.

Tabular Prueba el orden de tabulación y la función de campo del formulario; como sigue:

•

Presiona la tecla Tab para mover el foco al campo siguiente.

•

Presiona Shift+Tab para mover el foco al campo anterior.

•

Presiona la barra espaciadora para moverte en las opciones de un campo.

•

Presiona las teclas de flecha para seleccionar elementos de lista, casillas de verificación y botones de opción.

CAPÍTULO SEIS

Figura 49a Elige una ruta para que el usuario tabule en el documento.

4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y probar el orden de tabulación. Revisa la columna lateral “Tabular” para una lista de comandos de teclado para usar en la comprobación. Orden de lectura. La ruta que se lleva en el documento se llama su orden de lectura. Acrobat ofrece la herramienta TouchUp Reading Order (Retocar orden de lectura) para definir y ordenar elementos individuales contenidos en una página. Selecciona la herramienta TouchUp Reading Order (Retocar orden de lectura) en la barra de herramientas Alternativamente, puedes elegir Tools > Advanced Editing > TouchUp Reading Order Tool Haz clic en la página del PDF con la herramienta. El diálogo TouchUp Reading Order (Retocar orden de lectura) se abre y el contenido de la página se muestra en bloques separados, numerados y grises. Los números identifican la secuencia de lectura del documento


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(figura 49b). Lee algunos consejos para usar la herramienta y el proceso de retocar en la columna lateral “Ordenar el orden de lectura”.

Figura 49b Despliega y modifica el orden de lectura en un documento.

Al igual que con otras características y procesos en Acrobat, puedes usar atajos de teclado para activar herramientas de accesibilidad y comandos (tabla 49.1). Tabla 49.1 Atajos de teclado de accesibilidad Acción

Windows

Mac OS

Cambiar la configuración de lectura para el documento actual

Shift+Ctrl+5

Shift+Comando+5

Herramienta Quick Check (Comprobación rápida)

Shift+Ctrl+6

Shift+Comando+6

Reorganizar un PDF etiquetado y regresar a una vista sin reordenamiento

Ctrl+4

Comando+4

Activar y desactivar Read Out Loud

Shift+Ctrl+Y

Shift+Comando+Y

Pausar la lectura en voz alta

Shift+Ctrl+C

Shift+Comando+C

Leer en voz alta sólo la página actual

Shift+Ctrl+V

Shift+Comando+V

Leer en voz alta desde la página actual hasta el final del documento

Shift+Ctrl+B

Shift+Comando+B

Detener la lectura en voz alta

Shift+Ctrl+E

Shift+Comando+E

(Lectura en voz alta)

#49: Mejorar la Accesibilidad PDF

CAPÍTULO SIETE

Transformar páginas de documento Acrobat ofrece varias herramientas que puedes usar para manipular el contenido de un documento. Las técnicas descritas en los capítulos 2 y 3 muestran cómo combinar elementos desde varios documentos y diferentes fuentes, como archivos escaneados y páginas Web. Los documentos combinados o mezclados pueden incluir todas las páginas o las seleccionadas desde un documento, pero ¿qué pasa si no estás seguro de lo que necesitas usar en un proyecto? ¿O si cambias de opinión mientras estás trabajando? En este capítulo, descubrirás métodos para combinar y manipular los contenidos de los documentos, sustituyendo páginas en uno por las de otro. Una vez que un documento está completo, puedes mejorarlo más agregando estructura. En este capítulo, también aprenderás a balancear los tamaños de página recortando y a agregar números de página en el documento usando numeración estándar o Bates. Verás cómo agregar características que dan un toque de cohesión, incluyendo encabezados y pies de página, marcas de agua y fondos. Finalmente, aprenderás a ahorrar tiempo usando características de automatización que ajustarás como secuencias en lote. Este capítulo te muestra cómo construir el contenido manualmente –revisa la nueva característica basada en Flash, Portfolio (Cartera) de Acrobat 9 en el capítulo 4 para ver cómo usar el contenido desde varias fuentes y presentarlo automáticamente.

128

#

50

Administrar contenido visualmente Aquí hay un proceso que ahorra tiempo y es genial para personas visuales. En lugar de extraer, combinar y borrar contenido a través de diálogos, puedes hacerlo visualmente usando el panel Pages (Páginas). Aquí está cómo hacerlo con dos documentos, pero podrías usar tantos documentos como puedas administrar:

Cambiar páginas y sus contenidos

Acrobat 9 ofrece algunas formas para manejar los contenidos del documento. En esta técnica, revisa ejemplos de cuándo usar cada tipo de acción, seleccionando comandos desde el menú de opciones del panel Pages (Páginas). Por cierto, la mayoría de las acciones pueden realizarse desde este panel o a través de comandos del menú Document (Documento). Borrar e insertar páginas: Algunas veces cuando combinas archivos, tienes páginas adicionales que no necesitas. Para borrar páginas, abre el documento y haz clic en el ícono Pages (Páginas) a la izquierda de la ventana del programa para abrir el panel Pages (Páginas) (figura 50a). Haz clic en la o las miniaturas del contenido que quieres borrar y arrástralas al ícono de bote. Haz clic en OK (Aceptar) en el diálogo de confirmación y Acrobat elimina las páginas.

1. Empieza con dos documentos: uno al que le quieras agregar páginas (el receptor) y el otro de donde quieres tomar las páginas (el donante). 2. Haz clic en el ícono Pages (Páginas) en cada documento para mostrar las miniaturas. 3. Selecciona las miniaturas de la página desde el panel Pages (Páginas) del documento donante y arrástralas al panel Pages (Páginas) del documento receptor. 4. Una línea vertical negra indica el lugar en donde el contenido se dejará –suelta el ratón cuando estés en el punto correcto y el trabajo está realizado.

CAPÍTULO SIETE

Figura 50a Selecciona miniaturas de páginas que quieres eliminar en el panel Pages (Páginas).

Supongamos que quieres agregar páginas que contienen tablas de un archivo al final de otro archivo PDF. Abre el documento PDF y el panel Pages (Páginas) y luego haz clic en la miniatura anterior a la ubicación en donde quieres insertar las páginas adicionales. Luego elige Options > Insert Pages (Opciones > Insertar páginas) para desplegar el diálogo Select File To Insert (Seleccionar archivo a insertar). Ubica el archivo que quieres usar y haz clic en Select (Seleccionar) para cerrar ese diálogo y abrir el diálogo Insert Pages (Insertar páginas). Debido a que seleccionaste previamente la ubicación en tu archivo abierto, lo verás enlistado en el diálogo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y agregar el nuevo contenido. Extraer Páginas: digamos que tienes un documento multipágina y quieres enviar parte de él a varios colegas. Puedes extraer las páginas (una sola o un grupo) desde el panel Pages (Páginas). Selecciona las miniaturas y elige Options > Extract Pages (Opciones > Extraer páginas) para desplegar su diálogo (figura 50b). Realiza tu elección: Transformar páginas de documento

129

Haz las divisiones Aquí hay un bonito consejo para usar si tienes varios documentos que te gustaría dividir más equitativamente. No tienes que abrir un documento en Acrobat para dividirlo, tampoco tienes que dividir un documento. Figura 50b Elige una opción para las páginas extraídas de tu documento.

•

Haz clic en Delete Pages After Extracting (Eliminar páginas tras extracción) para separar el contenido del original. Click en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo; el contenido es procesado y se abre en Acrobat como un documento independiente usando el prefijo “Pages from” (“Páginas desde”) en el nombre del archivo.

•

Haz clic en Extract Pages As Separate Files (Extraer páginas como archivos independientes) si quieres crear documentos PDF individuales de cada página que seleccionas en el diálogo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo; elige un lugar de almacenamiento para el contenido extraído en el diálogo posterior Browse for Folder (Buscar carpeta) y haz clic en OK (Aceptar). Las páginas se extraen y se guardan con el número de página agregado al nombre del archivo –por ejemplo, MyBigFile 22.

•

Deselecciona ambas casillas de verificación si quieres mantener intacto el original y extraer las páginas a un solo documento.

Reemplazar páginas: Imagina que tienes un documento PDF que necesita algo de edición que es mucho más sencillo hacer en el programa de origen. Sin embargo, has agregado varios vínculos y algunos comentarios que se perderán si simplemente borras las páginas; entonces, ¿qué haces? Fácil: simplemente reemplaza las páginas. El contenido nuevo se coloca en el lugar en tu documento, dejando intacto todo el trabajo hecho en Acrobat. En tu programa de origen, abre el archivo y realiza los cambios. Cuando vuelvas a convertir el archivo a PDF, puedes convertir sólo las páginas a reemplazar (encuentra cómo en la columna lateral “Escoge lo que quieras” en el #10, “Usar PDFMaker en Microsoft Word”).

#50: Cambiar páginas y sus contenidos

Empieza eligiendo Document > Split Document (Documento > Dividir documento) para abrir su diálogo. Haz clic en Apply to Multiple (Aplicar a varios) para abrir un diálogo secundario, en donde enlistarás los archivos a dividir. Elige Add Files (Agregar archivos) o Add Folders (Agregar carpetas) desde el menú desplegable Add Files (Agregar archivos). Selecciona los archivos o carpetas con las que quieres trabajar para incluirlas en el diálogo de la lista. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo. El diálogo normal Split Document (Dividir documento) se abre –continúa con los pasos mencionados en la técnica.

130

Agregar páginas al documento Si eliges un documento PDF, las páginas se agregan inmediatamente. Si eliges otro tipo de archivo, el documento se convierte a PDF antes de que la página se inserte a tu documento. Esto ahorra mucho tiempo, ya que no tienes que reabrir el programa de origen del documento y el archivo, convertirlo a PDF y luego regresar a Acrobat.

De regreso en Acrobat, abre el documento en donde quieres reemplazar páginas, selecciona las miniaturas en el panel Pages (Páginas) y elige Options > Replace Pages (Opciones > Reemplazar páginas). En el diálogo que se abre, ubica y selecciona tu archivo de reemplazo. Haz clic en Select (Seleccionar) para cerrar el diálogo y abrir el diálogo Replace Pages (Reemplazar páginas). Como ya seleccionaste miniaturas, se muestran en el diálogo. Haz clic en OK (Aceptar) y luego clic en Yes (Sí) en el diálogo de confirmación que seguidamente se abre. El diálogo se cierra y tus páginas son reemplazadas. Dividir documento: en el pasado teníamos que realizar repetidas extracciones para separar un documento en varias partes componentes, pero ya no más. Acrobat 9 ahora ofrece una característica para dividir archivos PDF en varios, basándose en diferentes criterios.

Nota Cualquier adjunto en tu documento no es copiado a los archivos componentes divididos. 1. Desde el menú principal, elige Document > Split Document (Documento > Dividir documento) para desplegar su diálogo.

• Borrado de poder En vez de usar comandos para borrar varias páginas, usa las miniaturas y teclas. Haz clic en la miniatura de la página que quieres borrar, presiona la tecla Shift y haz clic en páginas adicionales para seleccionarlas y luego presiona Delete (Borrar) en el teclado. El diálogo de confirmación se abre preguntando si realmente quieres borrar las páginas. Haz clic en OK (Aceptar) y las páginas se van.

Elige una opción para dividir: “Number of pages” (“Número de páginas”) y especifica Max pages (Número máximo de páginas), “File size” (“Tamaño de archivo”) y especifica el Max MB (Número máximo de MB) o “Top-level bookmarks” (“Marcadores de nivel superior”).

2. Haz clic en Output Options (Opciones de salida) para abrir un diálogo en donde puedes seleccionar una carpeta para almacenar los archivos divididos, así como un método para nombrarlos (figura 50c).

Figura 50c Especifica cómo almacenar y guardar los componentes de tu documento dividido.

3. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y procesar tu documento. CAPÍTULO SIETE

Transformar páginas de documento

131

¿Borrar e insertar o reemplazar? ¿Cuál es la diferencia? Depende de qué más esté en la página. Por ejemplo, puedes tener una página con un gran número de comentarios, vínculos o campos de forma. Si simplemente insertaste una versión editada de la página y borraste la que querías, perdiste todos los comentarios y vínculos. Cuando usas el comando Replace (Reemplazar), Acrobat reemplaza la página de abajo, manteniendo sin tocar el contenido superior (como comentarios, vínculos o campos de formulario).

#50: Cambiar páginas y sus contenidos

Insertar páginas al frente Algunas veces necesitas insertar una página nueva antes de una página existente en tu documento. Por ejemplo, puedes necesitar agregar una página de portada para un catálogo o folleto comercial. En el diálogo Insert Pages (Insertar páginas), simplemente haz clic en el menú desplegable Location (Ubicación) y elige Before (Antes). Haz clic en OK (Aceptar) y Acrobat agrega la página a tu documento precisamente en donde quieres.

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# Dale vuelta Cambia la orientación de un documento para que no tengas que torcer tu cuello para leer una página rotada. Selecciona la página en el panel Pages (Páginas) y elige Options > Rotate (Opciones > Rotar) o Document > Rotate Pages (Rotar páginas) para abrir el diálogo Rotate Pages (Rotar páginas). Elige una dirección desde el menú desplegable Direction (Dirección). Selecciona una opción Page Range (Rango de páginas), elige páginas pares o impares y especifica una orientación vertical u horizontal. Haz clic en OK (Aceptar) y las páginas se rotan.

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Recortar y rotar páginas

Si combinas varios documentos de diferentes fuentes, puedes encontrar discrepancias en los tamaños de página y orientaciones. Usa las características de recortar y rotar en Acrobat para darles una apariencia cohesiva a las páginas. Lee sobre rotación en la columna lateral “Dale vuelta”. Si estás recortando una sola página, despliégala en el panel Document (Documento); si estás trabajando con más de una imagen, selecciona las miniaturas en el panel Pages (Páginas). 1. Si tienes la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) abierta, haz clic en la herramienta Crop (Recortar) para seleccionarla. Luego haz clic y arrastra sobre la página para dibujar un marco del tamaño del área que quieres recortar. 2. Haz doble clic dentro del área recortada para abrir el diálogo Crop Pages (Recortar páginas). El área que dibujaste en la página del documento se muestra en la previsualización, como la caja que rodea al pájaro en la figura 51. Los ajustes para los márgenes ya están introducidos, basándose en la selección previa.

Verifica tus márgenes Si te está llevando tiempo definir un margen preciso, arrastra el diálogo Crop Pages (Recortar páginas) fuera del foco y puedes ver tenues líneas punteadas superpuestas a la página del documento en donde están colocados los márgenes de corte.

Recortes especiales Además de recortar el contenido de una página completa, puedes especificar tipos especiales de recorte. En el diálogo Crop Pages (Recortar páginas), haz clic en un botón de opción para seleccionar trim, bleed o art. Cada opción despliega un borde alrededor de la miniatura de la página en el diálogo. Procede con el resto del recorte como se describió en esta técnica. CAPÍTULO SIETE

Figura 51a Un área seleccionada con la herramienta Crop (Recortar) aparece automáticamente en la zona de previsualización del diálogo.

Consejo Puedes también seleccionar la miniatura en el panel Pages (Páginas) y elegir Options > Crop Pages (Opciones > Recortar páginas) desde el menú del panel o elegir Document > Crop Pages (Documento > Recortar páginas). No hay marcas en la previsualización cuando abres el diálogo.


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3. La página aparece como una miniatura en la parte superior derecha del diálogo Crop Pages (Recortar páginas) y la casilla de verificación Show All Boxes (Mostrar todos los cuadros) está seleccionada por defecto en el área Crop Margins (Márgenes de recorte) del diálogo. Cambia la medida utilizada en el recorte en el menú desplegable Units (Unidades). 4. Ajusta los parámetros de recorte usando los cuatro campos de márgenes en el área Margin Controls (Controles de margen), descrito en la columna lateral “Especificar márgenes”. 5. Cambia el tamaño de página a uno mayor. Usa un tamaño fijo seleccionando una opción desde el menú desplegable Page Sizes (Tamaños de página) o haz clic en Custom (Personalizar) y escribe valores personalizados.

•

Por defecto, el contenido existente se centra en la página expandida. Si redimensionas la página, puedes también especificar una ubicación para el contenido escribiendo valores XOffset (Desplazamiento X) e YOffset (Desplazamiento Y) (figura 51b). Haz clic en Center (Centrar) para recentrar el contenido.

Recortar varias páginas Puedes recortar varias páginas a la vez. Selecciona las miniaturas de las páginas en el panel Pages (Páginas) (las páginas pueden ser continuas o estar dispersas en el documento). Una vez en el diálogo Crop Pages (Recortar páginas), puedes ver las páginas seleccionadas enlistadas en la parte inferior de la sección Page Range (Rango de páginas). Si haces esto, asegúrate de que el contenido de la página está dispuesto igual.

Especificar márgenes A medida que cambias los valores, la línea de recorte en la imagen de previsualización cambia para reflejar los valores nuevos. Figura 51b Escribe ubicaciones para las coordenadas X e Y –ya sea valores positivos o negativos– para colocar el contenido en la página.

6. Finalmente, especifica el rango de páginas que deseas recortar. Si previamente seleccionaste páginas desde el panel Pages (Páginas), estarán identificadas en los campos. Puedes también especificar si quieres recortar todas las páginas, sólo las páginas impares o sólo las pares eligiendo una opción desde el menú desplegable Apply (Aplicar). 7. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y Acrobat redimensiona la página. Puedes ver los efectos del recorte en el panel del documento, así como en las miniaturas del panel Pages (Páginas).

Nota No puedes deshacer un recorte eligiendo Edit > Undo (Edición > Deshacer) o con el atajo Ctrl+Z (Comando+Z). Si cambias de opinión después de recortar, elige File > Revert (Archivo > Recuperar) para regresar a la versión del documento sin recortar.

#51: Recortar y rotar páginas

•

Escribe valores en los campos o usa las flechas para ajustar los parámetros.

•

Selecciona Constrain Proportions (Restringir proporciones) para recortar la página proporcionalmente en los cuatro lados.

•

Mueve el cuadro en el panel del documento para ajustar los controles de margen automáticamente.

•

Haz clic en Remove White Margins (Eliminar márgenes blancos) para que Acrobat ajuste automáticamente los márgenes al documento.

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#

52

Numerar pepitas Ten en mente estas cosas cuando numeres tu obra cumbre:

•

Siempre que sea posible, elimina los números de página visibles desde el material de origen antes de convertirlo a PDF. Usar la numeración de página basada en Acrobat es más fácil cuando las páginas no contienen números que hagan conflicto con los desplegados en la barra de estado o en el panel Pages (Páginas).

•

Considera el uso del documento. Muchos documentos necesitan una numeración sencilla de página. Sin embargo, si estás ensamblando un manual técnico, lo más probable es que uses prefijos que identifiquen el contenido de acuerdo con los capítulos, sistemas, etcétera.

•

Si estás construyendo la estructura de un libro, considera cómo se verá el libro cuando esté impreso. Los libros usan preliminares como tabla de contenidos y otros materiales introductorios que están numerados de forma diferente desde el contenido del capítulo. (continúa en la siguiente página)

CAPÍTULO SIETE

Aplicar numeración de página y Bates

Acrobat y Adobe Reader muestran los números de página en la barra de herramientas Page Navigation (Navegación de página) en un orden lógico, esto es, la primera página es la 1, la segunda página es la 2, etcétera. Acrobat ofrece varias formas de numerar páginas. Puedes numerarlas manualmente, usar un sistema de numeración llamado Bates o insertar números de página como parte de un pie de página, descrito en la siguiente técnica. En un documento de ejemplo, tengo dos secciones para numerar independientemente; cada sección empezará con texto (como Contenidos); la segunda incluye un número con el texto seguido por números de página. Suena complicado ¿verdad? Acrobat puede manejarlo. Aquí está lo que debes hacer: 1. En el panel Pages (Páginas), selecciona las páginas para la primera sección (estoy usando las páginas 1-5 en mi ejemplo). Elige Options > Number Pages (Opciones > Numerar páginas) para abrir el diálogo Page Numbering (Numeración de página). La opción Selected (Seleccionadas) está ya activa porque seleccioné las páginas en el panel Pages (Páginas) (figura 52a).

Figura 52a Puedes usar numeración personalizada para diferentes secciones de un documento.

2. Deja la opción “Begin new section” (“Comenzar nueva sección”) seleccionada en la sección Numbering (Numeración) del diálogo. Luego elige un formato de página desde el menú desplegable Style (Estilo). Como se muestra en la figura 52a, nuestro ejemplo usa números para la renumeración de página. 3. Escribe un valor en el campo Prefix (Prefijo), así como una puntuación si se desea, como Contents_ en el ejemplo. La numeración empieza en “1” por defecto, como se muestra en el campo Start (Inicio). Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo. Acrobat modifica los números de página; como muestra la figura 52b, ahora tenemos páginas Contents_1 hasta Contents_5. Las páginas restantes en el documento también


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están renumeradas. La segunda sección está hecha de la misma forma, pero esta vez el prefijo es Chapter01:. En la barra de herramientas Page Navigation (Navegación de página), el número de página refleja tanto el conteo de página como la numeración que agregaste.

Figura 52b Los números personalizados usados para diferenciar secciones en un documento se muestran en la barra de herramientas Page Navigation (Navegación de página).

Numeración Bates. La comunidad legal usa un tipo especializado de numeración de página para identificar páginas de contenido con números únicos. Acrobat 9 te permite numerar páginas en un conjunto de archivos. Ve la columna lateral “¿Quién es el señor Bates?” para una descripción del sistema de numeración Bates. 1. Elige Advanced > Document Processing > Bates Numering > Add (Avanzadas > Proceso de documentos > Numeración Bates > Agregar) para abrir el diálogo Bates Numbering (Numeración Bates). 2. Haz clic en el botón Add Files (Agregar archivos) y elige Add Files (Agregar archivos) o Add Folders (Agregar carpetas) para abrir un diálogo Browse (Buscar). Ubica y selecciona los archivos que quieres incluir y luego haz clic en Add Files (Agregar archivos) para cerrar el diálogo y enlistar los archivos en el diálogo.

Consejo


Haz clic en Output Options (Opciones de salida) en la parte inferior del diálogo para abrir otro diálogo. Aquí puedes especificar cómo nombrar los archivos: mantén el nombre original, agrega un prefijo o sufijo, reemplaza nombres de archivo sólo con números Bates o sobrescribe los existentes. Si quieres dar seguimiento al proceso, selecciona “Create log file” (“Crear archivo de registro”) y especifica un lugar de almacenamiento. Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo Bates Numbering (Numeración Bates). #52: Aplicar numeración de página y Bates

•

Si tienes que agregar más material a una sección de tu proyecto, selecciona las miniaturas de página, elige Options > Number Pages (Opciones > Numerar páginas) para abrir su diálogo y verifica que los ajustes son correctos para la sección que estás numerando. Luego haz clic en “Extend numbering used in preceding section to selected pages” (“Extender la numeración utilizada en la sección anterior a las páginas seleccionadas”).

¿Quién es el señor Bates? La numeración Bates se utiliza en el sistema legal para identificar documentos. El sistema toma el nombre de la máquina de numeración automática Bates, en donde un único número identificador arbitrario, numérico o alfanumérico es generado para cada página de cada documento que se utiliza en un caso legal. El número es único para los documentos revelados o producidos en un caso, pero no hay un algoritmo estandarizado para determinar el número.

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Numerar estrategias El diálogo Bates Numbering Options (Opciones de numeración Bates) ofrece varias maneras de personalizar la numeración para tu proyecto, incluyendo:

•

Number of Digits (Número de dígitos). El número mínimo permitido de dígitos es 6.

•

Start Number (Número inicial). Define el número con el que deseas empezar.

•

Prefix and Suffix (Prefijo y Sufijo). Agrega nombres si se requiere; el ejemplo usa “Help” en el campo Prefix (Prefijo) y “summer08” en el campo Suffix (Sufijo).

¿No hay PDF? No hay problema Cuando ensamblas los archivos para tu proyecto de numeración Bates, no importa si los archivos son PDFs; inclúyelos en la lista y Acrobat los convertirá a PDF como parte del proceso.

3. Ordena los archivos en la lista como desees —selecciona un archivo y haz clic en Move Up (Subir) o Move Down (Bajar). Cuando la lista esté en orden, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar este diálogo. Se abre el diálogo Add Header and Footer (Agregar encabezado y pie de página). 4. Haz clic en Insert Bates Number (Insertar Numeración Bates) para abrir el diálogo Bates Numbering Options (Opciones de numeración Bates) (figura 52c) y elige opciones de acuerdo con tus requerimientos. Lee sobre las diferentes opciones en la columna lateral “Numerar estrategias”.

Figura 52c Los ajustes de numeración Bates se muestran como una fórmula en el área de encabezado y en la previsualización.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y generar los números. En el diálogo Add Header and Footer (Agregar encabezado y pie de página), el número se muestra en su posición predeterminada en la izquierda del encabezado. En el campo Left Header Text (Texto de encabezado izquierdo), la fórmula automática de numeración es escrita como <>. 6. Revisa el área de previsualización; el encabezado es escrito como Help000001summer08. 7. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar los archivos; el diálogo Add Header and Footer (Agregar encabezado y pie de página) se cierra automáticamente. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo de confirmación cuando la numeración esté completa.

CAPÍTULO SIETE


137

#

53

Insertar Encabezados y Pies de página

En lugar de agregar paginación a tu documento para propósitos de navegación, puedes agregar encabezados y pies precisos a las páginas. Aquí está cómo agregar un pie de página, incluyendo texto personalizado, a un documento de ejemplo. 1. Desde el menú principal del programa, elige Document > Header & Footer > Add (Documento > Encabezado y pie de página > Agregar) para abrir su diálogo.

Detalles de aspecto Selecciona la casilla de verificación Appearance Options (Opciones de aspecto) en la parte superior izquierda del diálogo. Hay dos opciones prolijas:

•

Haz clic en “Shrink document to avoid overwriting the document’s text and graphics” (“Reducir documento para evitar sobrescribir su texto y gráficos”) para disminuir el tamaño del contenido en la página y permitir que el encabezado o pie se vea claramente.

•

Haz clic en “Keep position and size of header/footer text constant when printing on different page sizes” (“Mantener constantes la posición y el tamaño del texto del encabezado o pie de página al imprimir en páginas de distintos tamaños”) para mostrar una ubicación uniforme en todo el documento.

2. Elige el nombre de fuente y tamaño desde el menú desplegable en la parte superior del diálogo.

Consejo Lee cómo alterar el diseño de la página en la columna “Detalles de aspecto”. 3. Realiza entradas en los campos como lo desees (figura 53). Hay tres campos de entrada de texto para el contenido de encabezado y pie de página —justificado a la izquierda, centrado o justificado a la derecha en la página del documento. El ejemplo usa una fecha (mostrada como <>), texto personalizado y numeración de página. Antes de agregar una entrada automática o texto personalizado, haz clic en el cuadro de entrada de texto en el que quieres agregar el contenido en el diálogo:

Guardar configuraciones

Figura 53 Define el contenido para el texto de encabezado o pie en el diálogo y revisa la previsualización antes de agregarlo al documento.

•

Para insertar los números de fecha o página automáticamente, haz clic en el botón Insert Page Number (Insertar número de página) o Insert Date (Insertar fecha). (continúa en la siguiente página)

#53: Insertar Encabezados y Pies de página

Guarda tus encabezados o pies de página personalizados en Acrobat 9 y reutilízalos posteriormente. Configura tu diseño ideal en el diálogo Add Header & Footer (Agregar encabezado y pie de página) y luego haz clic en Save Settings (Guardar configuración) en la parte superior del diálogo. Escribe un nombre en el diálogo que se abre y haz clic en Save (Guardar) para almacenar el archivo con los otros ajustes del programa. Cuando quieras volver a usarlos, selecciona tu configuración personalizada en el menú desplegable Saved Settings (Configuración guardada).

138

Modificar encabezados y pies de página Para modificar encabezados y pies después de que los aplicaste al documento, elige Document > Header & Footer > Update (Documento > Encabezado y pie de página > Actualizar). Un diálogo te pregunta si quieres editar el contenido del encabezado y el pie; haz clic en Yes (Sí) para abrir el diálogo Update Header and Footer (Actualizar encabezado y pie de página) —idéntico al diálogo de agregar. Si quieres eliminarlos, elige Document > Header & Footer > Remove (Documento > Encabezado y pie de página > Quitar).

•

Para personalizar la apariencia del número de página o fecha, haz clic en el vínculo Page Number and Date Format (Formato de número de página y de fecha) y luego elige un formato en el diálogo resultante (también mostrado en la figura 53). Haz clic en OK (Aceptar); las opciones son usadas como predeterminadas hasta que elijas nuevamente.

•

Para agregar texto personalizado, escribe dentro del cuadro de entrada de texto donde quieras agregarlo (izquierdo, centrado o derecho).

•

Para eliminar texto, selecciónalo en el cuadro de texto y presiona Delete (Borrar).

4. Ajusta los márgenes en los campos de margen en la parte superior derecha del diálogo (no mostrado en la figura 53). 5. En el área Preview (Previsualizar) del diálogo, haz clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo para ver previsualizaciones de los bordes superior e inferior de las páginas. Realiza ajustes a los márgenes y apariencia, si es necesario. 6. Haz clic en OK (Aceptar) y aplica el encabezado y pie de página. El contenido y la numeración se aplican a la página en el área especificada.

Escoge una página, cualquier página No tienes que aplicar tus encabezados y pies a cada página. Haz clic en el vínculo Page Range Options (Opciones de rango de páginas) en el área Preview (Previsualizar) —oculto debajo del diálogo Page Number and Date Format (Formato de número de página y de fecha) en la figura 53— para abrir el diálogo Page Range Options (Opciones de rango de páginas). Selecciona las páginas que tienen aplicados los encabezados o pies de página. Lo predeterminado es All Pages (Todas las páginas) o elige otra opción:

•

Haz clic en el botón Pages from (Páginas desde) y escribe los números de página en los campos Pages from (Páginas desde) y Pages to (Páginas hasta).

•

Elige “Odd pages only, Even pages only” (“Sólo pares, sólo impares) desde el menú desplegable Subset o deja el predeterminado como “All pages in range” (“Todas las páginas del intervalo”).

Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo principal Add Header and Footer (Agregar encabezado y pie de página).

CAPÍTULO SIETE


139

#

54

Agregar Marcas de agua y Fondos

Una buena forma de crear un documento con apariencia cohesiva que has estructurado de múltiples documentos de origen es usar una marca de agua o fondo. Las marcas de agua se superponen al contenido de la página; los fondos están detrás del contenido. En esta técnica, verás cómo aplicar y configurar fondos gráficos. Las marcas de agua y fondos tienen comandos independientes y abren diálogos independientes. El contenido en ambos diálogos es idéntico, con la excepción de las opciones de inserción de texto, disponibles sólo para marcas de agua. Lee cómo usar texto al final de esta técnica.

Nota Al igual que con encabezados y pies de página, puedes guardar y volver a usar la configuración personalizada para marcas de agua y fondos. Refiérase a la columna “Guardar configuraciones” en el #53, “Insertar Encabezados y Pies de página”, para más detalles. Nuestro documento de ejemplo tiene cuatro páginas, cada una contiene una imagen grande.

Escoger características de Marca de agua y Fondo Para especificar cómo se muestran en la página las marcas de agua y fondos, haz clic en el link Appearance Options (Opciones aspecto) en la parte inferior de la sección Appearance (Aspecto). En el diálogo resultante, elige una de estas opciones:

•

“Show when printing” (“Mostrar al imprimir”); usa esta opción cuando quieras circular un documento que tiene un estado específico, como Draft (Borrador) para evitar que los lectores asuman que es su versión final, o Confidential (Confidencial) para mantener la integridad del documento.

•

“Show when displaying on screen” (“Mostrar al ver en pantalla”); si te propones circular un documento sólo para revisión o colaboración en línea, asegúrate de que los destinatarios pueden ver una marca de agua cuando revisan el archivo. Es importante para los participantes entender un estado especial, ver fechas y otra información del documento, o ver un fondo que hayas insertado.

1. Elige Document > Background > Add/Replace (Documento > Fondo > Agregar/reemplazar) para abrir el diálogo mostrado en la figura 54.

Figura 54 Configura en el diálogo los parámetros para el fondo.

2. Haz clic en el área Source (Origen) del diálogo y también en Browse (Examinar) para seleccionar un documento de origen a usar de fondo. Si el documento de origen tiene más de una página, selecciona la página que quieras usar como ejemplo. (continúa en la siguiente página)

#54: Agregar Marcas de agua y Fondos


140

•

Keep the watermark’s appearance constant regardless of the page size” (“Mantener constantes la posición y el tamaño del texto de la marca de agua al imprimir en páginas de distintos tamaños”); ubicar la marca de agua en lugares consistentes ahorra tiempo cuando se procesa un documento para impresión si tus páginas son de diferentes tamaños; esta opción no se aplica a los fondos.

3. Modifica como quieras la posición, apariencia y tamaño del contenido de fondo. Luego ajusta el alineamiento vertical y horizontal y la rotación. Ajusta la opacidad usando el deslizador. 4. Para aplicar el fondo a un subconjunto del documento, haz clic en Page Range Options (Opciones de rango de páginas) en la parte superior derecha del diálogo y elige las páginas específicas que quieras que reciban el fondo. 5. Chequea tus ajustes en área Preview (Previsualizar) y haz clic en las flechas para moverte en las previsualizaciones de las diferentes páginas. Cuando estés satisfecho con los resultados, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y aplicar el fondo. En lugar de usar un fondo gráfico de imagen, agrega texto como marca de agua siguiendo estos pasos: 1. Elige Document > Watermark > Add (Documento > Marca de agua > Agregar) para abrir su diálogo. 2. Haz clic en el botón de opción Texto (Texto) en el área Source (Origen) del diálogo. 3. Escribe el texto a usar por la marca de agua en el campo de texto. 4. Elige características de fuente y color y ajusta la ubicación del texto como lo requieras.

Protección de imagen ¿Necesitas distribuir una cantidad de imágenes? ¿Y pierdes un montón de tiempo agregando marcas de agua a las imágenes? Ahórrate un tiempo considerable combinando el contenido en un documento PDF y agregando una marca de agua en Acrobat. Agrega texto o usa tu imagen de marca de agua y ajusta la transparencia.

CAPÍTULO SIETE

5. Cuando el texto esté correcto, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y aplicar la marca de agua.

Planificar de antemano un proyecto Es importante planificar con anticipación. Antes de empezar, crea el contenido del fondo o marca de agua y guárdalo como un archivo PDF si te propones usar una imagen; si estás usando texto, puedes crearlo directo en el diálogo. Saber que puedes agregar contenido distintivo en Acrobat ahorra tiempo al encontrar y organizar el material de origen, aplicar un fondo o marca de agua y luego crear la versión PDF.


141

#

55

Tareas por lotes para ahorrar tiempo

Supongamos que tu flujo de trabajo habitual conlleva repetir las mismas tareas, documento tras documento. ¿No sería bueno hacerle clic a un par de botones y hacer que Acrobat trabaje para ti? Bien, puedes quitar el tedio usando la característica de secuencia por lotes de Acrobat 9. Acrobat incluye ocho procesos por lote predeterminados y puedes escribir fácilmente tu propia secuencia personalizada. Trabajar con secuencias por lotes o guiones de programación no es algo que muchos usuarios de Acrobat hacen día a día. Para hacer más simples las secuencias por lotes, Acrobat 9 trae la idea de completar tareas por lotes en el frente. En algunas áreas del programa cuando es probable que hagas la misma tarea una y otra vez, como exportar archivos, agregar fondos o marcas de agua o reconocer texto usando OCR, verás un nuevo comando que incluye las palabras multiple files (varios archivos). Haz clic para abrir un diálogo y seleccionar archivos para procesar y tu minilote se aplica. Para esas veces que quieres que el programa haga un número de tareas en secuencia, construye una secuencia por lotes personalizada. En este ejemplo, verás cómo construir un proceso por lotes que borra comentarios, agrega marcas de agua y luego guarda el archivo con otro nombre. Sigue estos pasos: 1. Elige Advanced > Document Processing > Batch Processing (Avanzadas > Proceso de documentos > Proceso por lotes). Haz clic en New Sequence (Nueva secuencia) en el diálogo Batch Sequences (Secuencias por lotes). 2. Un pequeño diálogo se abre, permitiéndote nombrar la secuencia. Escribe un nombre y luego OK (Aceptar) —asegúrate de que sea un nombre con significado para la secuencia. El diálogo Edit Batch Sequence [name] (Editar secuencias por lotes [nombre])se abre. 3. Haz clic en Select Commands (Seleccionar comandos). En el diálogo Edit Sequence (Editar secuencia) (figura 55a) selecciona una categoría de acción, como Document (Documento) o Page (Página) en la columna a la izquierda. Selecciona una acción y luego haz clic en Add (Agregar) para mover la acción a la lista de la derecha. 4. Agrega otras acciones para tu secuencia. Puedes reordenarlas haciendo clic en los botones Move Up (Subir) y Move Down (Bajar); haz clic en Remove (Eliminar) para borrar una acción si cambias de opinión. (continúa en la siguiente página)

#55: Tareas por lotes para ahorrar tiempo

Hazlo a tu forma Las acciones que muestra un ícono de cuadro en su diálogo Edit Sequence (Editar secuencia) ofrecen ajustes de configuración. Si quieres aplicar una acción configurable como usar marcas de agua con la misma apariencia todas las veces, haz doble clic en el nombre del comando—el diálogo para abrir el diálogo adecuado— en este caso Add Watermark (Agregar marca de agua). Configura los ajustes y haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo. Cuando la secuencia se ejecute, Acrobat no parará cuando alcance el comando Add Watermark (Agregar marca de agua), pero aplicará lo que hayas configurado. Si quieres realizar cambios cada vez que la secuencia se ejecute, haz clic en el ícono de cuadro a la izquierda del comando para conmutar al Interactive Mode (Modo interactivo) . Cuando el guión de programación por lotes se ejecute, Acrobat se detendrá al alcanzar el comando interactivo y abrirá el diálogo correspondiente para que puedas elegir parámetros. Cuando esté terminado haz clic en OK (Aceptar) y la secuencia por lotes continúa.

142

Planea con anticipación Para entrar en la perspectiva de la secuencia por lotes, aquí hay algunas cosas a considerar:

•

Planea de antemano. Cuando empieces un proyecto, considera qué tareas repetitivas deberías manejar en una secuencia por lotes.

•

Pon los archivos que planeas trabajar en lotes en una carpeta separada. Es más fácil darle seguimiento a dónde estás en tu flujo de trabajo. Puedes incluir archivos que no sean PDF en tu secuencia por lotes.

•

Configura y altera un ejemplo de muestra. Cuando estés satisfecho con la apariencia, estás listo para construir y usar una secuencia por lotes en el resto.

•

Escribe y prueba tu secuencia por lotes en cualquier momento. No necesitas estar trabajando en los archivos de un proyecto para escribir la secuencia.

•

Considera escribir un grupo de secuencias por lotes.

•

Presta atención a cómo te gusta trabajar. Cuando construyes una secuencia por lotes, puedes admitir los mensajes que te permiten chequear documentos.

CAPÍTULO SIETE

Figura 55a Elige desde una larga lista de acciones para incluir en la secuencia por lotes.

5. Configura los parámetros o asigna un modo interactivo a las acciones que quieres controlar manualmente. En el ejemplo mostrado en la figura 55a, la acción para borrar comentarios no tiene ícono a la izquierda del nombre del comando: los comentarios se borran o no. La acción Add Watermark (Agregar marca de agua) tiene un ícono a su izquierda, queriendo decir que puede ser interactiva, pero no hay un comando interactivo en el ejemplo. Lee más en la columna “Hazlo a tu manera”. 6. Cuando hayas terminado de agregar comandos, haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo Edit Batch Sequence [name] (Editar secuencia por lotes [nombre]). Los comandos se enlistan en el diálogo (figura 55b).

Figura 55b Define los ajustes para ejecutar tu secuencia por lotes personalizada en el diálogo.


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7. Elige una opción desde el menú desplegable “Run commands” (“Ejecutar comandos”) basándote en los requerimientos de tu proyecto (ver columna “Todo en su lugar”). 8. Elige una opción desde el menú desplegable “Select output location” (“Seleccionar ubicación de salida”) de acuerdo con las necesidades de tu proyecto. Si piensas que podrías usar la secuencia repetidamente, elige Ask When Sequence is Run (Preguntar al ejecutar la secuencia). Si los archivos están pensados para la misma carpeta de salida, elige Specific Folder (Carpeta específica) y selecciónala. 9. Haz clic en Output Options para que puedas configurar más los archivos procesados en el diálogo (figura 55c).

Todo en su lugar Si estás construyendo una secuencia para un proyecto específico y tienes guardados los archivos en una carpeta, elige esa opción. Si tienes los archivos en varias carpetas, elige Selected Files (Archivos seleccionados). La opción que elijas determina las otras selecciones que están disponibles. Por ejemplo, si eliges Files Open in Acrobat (Archivos abiertos en Acrobat), el resto del diálogo se inhibe.

Opciones de archivo

Figura 55c Especifica un nombre de archivo y opciones de formato para la secuencia por lotes.

10. Selecciona opciones personalizadas para tu proyecto. Por ejemplo, puedes hacer lo siguiente:

•

Agregar caracteres a los nombres de archivo originales y especificar si quieres o no sobreescribir los nombres originales.

•

Elige un formato de salida desde el menú, como páginas Web, documentos de Word, texto, etcétera.

•

Selecciona Fast Web View (Vista rápida de Web) para minimizar el tamaño del archivo.

•

Ejecuta opciones de PDF Optimizer (Optimizador de PDF) (lee sobre PDF Optimizer (Optimizador PDF) en el #33, “Optimizar un documento PDF”).

•

Exporta los archivos procesados en uno de los formatos de exportación de Acrobat (aprende más sobre exportar en el #34, “Exportar documentos PDF a otros formatos”).

#55: Tareas por lotes para ahorrar tiempo

En el diálogo Edit Sequence (Editar secuencia) si eliges una carpeta específica sobre la que ejecutar los comandos, aparece un botón Source File Options (Opciones de archivo de origen). Haz clic en el botón para abrir una lista de formatos de archivo: cualquier tipo de archivo que se convierta a PDF puede incluirse.

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El 1-2-3 de secuencias por lotes ¿Qué usar, por qué preocuparse y dónde poner las cosas? Para simplificar y hacer fáciles de responder estas preguntas, simplemente decide estos cuatro factores y estarás en forma para las secuencias por lotes exitosas: 1. Decide cuáles comandos quieres ejecutar.

11. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Output Options (Opciones de salida) y haz clic en OK (Aceptar) nuevamente para cerrar el diálogo Edit Batch Sequence [name] (Editar secuencia por lotes [nombre]), regresándote al diálogo original Batch Sequences (Secuencias por lotes). Tu nueva secuencia se incluye en la lista del diálogo. 12. Si estás listo para usar el proceso (ya sea una secuencia personalizada o una de las predeterminadas), haz clic en Run Sequence (Ejecutar secuencia). Puedes también renombrarla, editarla y borrarla haciendo clic en los botones adecuados. Cuando el proceso se aplica, puedes ver diálogos, dependiendo de los comandos que agregaste a tu secuencia y si especificaste o no el modo interactivo.

2. Decide las características de los archivos que intentas procesar: ¿están los archivos usualmente en una carpeta en particular o dispersos por toda la computadora? 3. ¿Quieres almacenar los archivos terminados en una ubicación regular o es más probable que los necesites guardados en todas partes del disco duro? 4. ¿Qué formato de archivo necesitas para los documentos terminados?

CAPÍTULO SIETE


CAPÍTULO OCHO

Retocar y modificar un documento PDF Son las 16:50. Tu cliente quiere el borrador de una propuesta al final del día de trabajo. Tienes diez minutos y el jefe decide que una imagen debería ser reemplazada aquí y un título cambiado allá. Si tus ajustes de seguridad permiten cambios, usa esos diez minutos cruciales para hacer esas modificaciones y salvar el día. ¿Por qué? Porque trabajas en Acrobat. Acrobat ofrece varias herramientas de retoque que puedes usar para correcciones simples. Puedes ajustar texto, imágenes y objetos directamente en Acrobat. Si tienes un documento escaneado como imagen, Acrobat puede convertirlo a texto editable. Usa las herramientas Redaction (Censura) para bloquear contenido sensible, incluyendo metadatos.

146

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56

Seleccionar y editar texto en un PDF

Supongamos que quieres combinar un par de páginas de un documento, una tabla de otro y un bloque de texto de otro. Podrías ir a los documentos y programas de origen y reconstruir el contenido, importar diferentes formatos de un documento a otro y exportar un archivo PDF. O podrías intentar combinar el contenido en Acrobat, que con frecuencia es el enfoque más eficiente. Usa la herramienta Select (Seleccionar), ubica la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir), para seleccionar texto, imágenes y tablas, y realiza acciones específicas de objeto disponibles desde el menú desplegable de opciones de las herramientas. Select (Seleccionar) es una herramienta inteligente que se comporta diferente dependiendo de lo que estés seleccionando en el documento.

Nota No confundas la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) con la herramienta Select Object (Seleccionar objeto) ubicada en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada). La herramienta Select Object (Seleccionar objeto) selecciona elementos como vínculos y campos de formulario. Aquí están tus opciones:

• Haz clic en la herramienta Select (Seleccionar)

en la barra Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) y luego haz clic y arrastra sobre el texto que quieres seleccionar; el texto se resalta en el documento (figura 56).

Figura 56 Selecciona texto en el documento con la herramienta Select (Seleccionar) y elige comandos específicos del contenido.

CAPÍTULO OCHO

Retocar y modificar un documento PDF

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• Presiona el puntero sobre el texto seleccionado por un par de segundos hasta que el ícono de texto seleccionado se despliegue . Haz clic con el botón derecho (Controlclic) para desplegar las opciones enlistadas del menú que puedes elegir dependiendo del contenido seleccionado, también mostrado en la figura 56.

• Como con otras herramientas de selección, si pasas el puntero sobre la tabla, se despliega el ícono Select Text (Texto seleccionado). Haz clic con el botón derecho (Control–clic) para abrir el menú de atajo. Las opciones específicas de tabla, mostradas en la figura 56, incluyen lo siguiente:

• Copy As Table (Copiar como tabla). Como su nombre lo indica, esta opción te permite copiar la tabla al portapapeles. Abre el documento en el que quieres pegar la tabla y elige Edit > Paste (Edición > Pegar).

• Save As Table (Guardar como tabla). Nombra la tabla en el diálogo Save As (Guardar como) que aparece cuando esta opción está seleccionada y elige un formato.

• Open Table in Spreadsheet (Abrir tabla en hoja de cálculo). Cuando está seleccionada, tu aplicación de hoja de cálculo, como Excel, se abre y despliega la tabla importada en una nueva hoja de cálculo.

Etiquétalo Si tu documento está etiquetado y simplemente quieres copiar y pegar una tabla, no pierdas tiempo seleccionando herramientas, texto o comandos. En lugar de eso, abre el panel Tags (Etiquetas) y haz clic en la etiqueta de la tabla. Elige Options > Copy Contents to Clipboard (Opciones > Copiar contenido en el Portapapeles). Luego abre el documento en el que quieres usar la tabla y pégala. La tabla se pega e incluye su información así como formateo del tipo de bordes, fuentes, etcétera. Qué bonito.

Tanto en Word como en Excel, las tablas tomadas del documento PDF son editables y están listas para usarse.

Agregar más y más Cuanto más haces clic, más seleccionas:

#56: Seleccionar y editar texto en un PDF

•

Haz doble clic en una palabra para seleccionarla.

•

Da triple clic para seleccionar una línea de texto.

•

Haz cuádruple clic para seleccionar todo el texto en una página.

•

Presiona Shift y la tecla izquierda o derecha para agregar texto una letra por vez.

•

Presiona Shift+Ctrl (Shift+Comando) y la tecla de flecha a la derecha para agregar una palabra a la vez.

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57

Consejos para alteraciones tranquilas de texto Ten estas ideas en mente cuando retocas texto:

• •

•

Si necesitas seleccionar un párrafo completo, usa las teclas de atajo Ctrl+A (Comando+A). Para agregar texto nuevo, con la herramienta TouchUp Text (Retocar texto) activa, haz Ctrl+clic (Option+clic) dentro del documento en donde quieres agregar el texto. El diálogo New Text Font (Fuente del texto nuevo) se abre con las opciones predeterminadas: texto Arial y modo de escritura horizontal. Selecciona la fuente y modo de escritura (horizontal o vertical) y haz clic en OK (Aceptar). El texto predeterminado “New Text” (“Nuevo texto”) se despliega en la página. Selecciónalo y luego escribe el texto nuevo. Haz clic fuera de la nueva línea de texto para terminar el proceso. Sólo fuentes con un modo de escritura vertical se escribirán verticalmente. Un mensaje de error significa que has seleccionado sólo una fuente horizontal. (continúa en la siguiente página)

CAPÍTULO OCHO

Editar texto y modificar atributos

Para retocar una palabra o línea de texto, simplemente usa la herramienta TouchUp Text (Retocar texto) en Acrobat. Aquí está cómo: 1. Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el blanco de la barra de herramientas y elige Advanced Editing (Edición avanzada) para abrir su barra de herramientas. 2. Selecciona la herramienta TouchUp Text (Retocar texto) desde la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) y haz clic en la herramienta dentro del texto que quieres editar. El párrafo se rodea de un cuadro delimitador. 3. Arrastra el puntero en forma de I para seleccionar todo o parte del párrafo o ubicar el cursor dentro del texto que quieres editar (figura 57a).

Figura 57a Usa la herramienta TouchUp Text (Retocar texto) para realizar cambios simples al contenido de una página o agregar texto nuevo.

4. Escribe el texto de reemplazo o agrega texto nuevo en la posición del cursor. Haz clic fuera del área resaltada para deseleccionar el texto. Puedes modificar propiedades del texto nuevo así como texto ya en el documento, incluyendo lo siguiente:

• • • • •

Fuente y tamaño de fuente Opciones de línea y relleno Incrustación o subconjunto de fuentes Espaciado entre palabras y caracteres Ajustes de la línea base


149

1. Con la herramienta TouchUp (Retocar texto), primero haz clic en la fila de texto o selecciona las palabras o caracteres que quieres editar.

•

Si el texto no se está comportando como tal, puede no serlo. El texto escaneado que no ha sido capturado se comporta como una imagen: ver el #61, “Extraer texto activo desde una imagen”.

•

Si agregas texto y no pasa a la siguiente línea, elige Edit > Preferences > TouchUp (Edición o Acrobat > Preferencias > Retocar) y selecciona la casilla de verificación Enable Text Word Wrapping (Activar ajuste de texto).

2. Haz clic en el botón derecho (Control–clic) en el texto para abrir el menú de atajo y elegir propiedades. El diálogo TouchUp Text Properties (Propiedades de retocar texto) se abre (figura 57b).

¡Dame un “break”!

Figura 57b Ajusta las características de texto en un documento modificando sus propiedades.

3. Elige una fuente desde el menú desplegable Font (Fuente). Ajusta otros atributos de texto como lo desees y lo que permitan los atributos de fuente, mostrados en la figura. Al realizar ajustes, los cambios se previsualizan automáticamente en el texto seleccionado. Haz clic en Close (Cerrar) para aplicar los ajustes.

#57: Editar texto y modificar atributos

Además de agregar texto, puedes agregar line breaks (cortes de línea). Haz clic en la ubicación del bloque de texto en donde quieres cortar y luego haz clic en el botón derecho (Control–clic) para abrir el menú de atajo. Luego presiona Enter (Retorno) para ajustar el texto a la siguiente línea. Puedes usar el mismo método para insertar otros elementos, incluyendo guiones blandos, espacios que no se rompen y guiones eme.

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Copia eso

¡Ten cuidado con los farsantes!

Cuanto mejor entiendas algunas de las complejidades de la selección de texto, más rápido podrás terminar tu trabajo.

Algunas veces los resultados del retoque no son lo que esperas —a menudo relacionados con las fuentes utilizadas en el programa de origen. Por ejemplo, muchos documentos de Word parecen usar texto en negrita o itálicas. En realidad, es probablemente sólo una apariencia de texto en negrita o itálicas. A menos que estés usando una fuente con nombre, como Arial Bold o Arial Italic, cuando intentes retocar el texto en Acrobat no tendrás una coincidencia exacta para la fuente de reemplazo, ya que Acrobat no simula una apariencia negrita o itálica.

Aquí hay algunas sugerencias:

•

Elige Edit > Preferences > General o Acrobat > Preferences > General (Edición o Acrobat > Preferencias > General) y haz clic en “Make Hand tool select text and images” (“Hacer que la herramienta Mano seleccione texto e imágenes”). De esta manera, cuando presiones el puntero sobre el texto en un documento, automáticamente funcionará como la herramienta Select (Seleccionar).

•

Si estás copiando y pegando texto e intentas enviarlo a otros, ten en cuenta de que a menos que la computadora del destinatario tenga la misma fuente, no podrá ser preservada. Acrobat reemplaza esa fuente con la coincidencia más cercana.

•

Cuando un documento está etiquetado, puedes usar la opción Copy with Formatting (Copiar con formato). Esta opción es especialmente útil si tu documento contiene columnas.

•

Si no puedes copiar texto, revisa para ver si el documento tiene ajustes de seguridad. El autor puede haber restringido la copia.

CAPÍTULO OCHO


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58

Retoques de objeto

La herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) es útil para organizar el contenido de una página importada como parte del documento, como texto, imágenes y objetos multimedia. Por ejemplo, si has agregado texto adicional a una página y necesitas arrastrar la ubicación de un fondo de color, usa la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) para seleccionar el objeto de fondo y arrástralo a una nueva ubicación (figura 58).

Figura 58 Usa la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) para mover contenido en una página.

¿Qué más hace? Además de las opciones de cortar, copiar, pegar y mover, puedes usar la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) para hacer otros tipos de ediciones en tu documento. Selecciona uno o unos objetos y desde el menú de atajo escoge algo de lo siguiente:

•

Haz clic en Delete Clip (Eliminar recorte) para borrar cualquier objeto que esté recortando al objeto seleccionado.

•

Haz clic en Create Artifact (Crear artefacto) para eliminar el objeto del orden de lectura para que no sea identificado por la característica Read Out Loud (Leer en voz alta) o un programa lector de pantalla (lee sobre lectores de pantalla y otras características de accesibilidad en el capítulo 6, “Cumplir con estándares PDF y Accesibilidad”).

•

Haz clic en Edit Image (Editar imagen) para editar un mapa de bits o Edit Object para editar un objeto vectorial. Los comandos cambian de acuerdo con el tipo de objeto; especifica el programa a usar en la edición en el diálogo Preferences (Preferencias).

•

Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en un objeto con la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) y elige Properties (Propiedades). En el diálogo TouchUp Object Properties (Propiedades de retocar objeto) puedes editar el contenido del objeto, etiqueta, color e información de texto.

• Puedes cortar, copiar y pegar objetos. • Aunque no puedes seleccionar un objeto en una página y arrastrarlo a otra, puedes cortar un objeto de una página y pegarlo en la otra.

• Puedes seleccionar más de un tipo de objeto a la vez. • Si haces clic y arrastras la herramienta sobre objetos en la página, seleccionarás los objetos dentro del marco. Haz Ctrl+clic (Option + clic) en un objeto para agregarlo a la selección.

• Si haces clic para seleccionar un objeto, puedes entonces hacer clic en el botón derecho (Control+clic) para desplegar el menú de atajo. Desde aquí, elige Select All (Seleccionar todo) y todos los objetos en la página se seleccionan.

#58: Retoques de objeto

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Fuera del camino, por favor Si estás intentando seleccionar una imagen en un documento que tiene texto superpuesto, podrías estar a punto de tener algunas frustraciones serias, a menos que cambies una de las preferencias. Elige Edit > Preferences > General o Acrobat > Preferences > General (Edición o Acrobat > Preferencias > General) y selecciona la casilla de verificación “Make Select tool select images before text” (“Hacer que la herramienta Seleccionar seleccione las imágenes antes que el texto”) desde el menú Basic Tools (Herramientas básicas).

Reutilizar y reciclar Una vez que tienes una imagen o segmento de imagen copiado, puedes reutilizarlo. Puedes también guardar la imagen como archivo. Selecciona la imagen en el documento y luego haz clic en el botón derecho (Control+clic) para abrir el menú de atajo. Elige Save Image As (Guardar imagen como), nombra la imagen y especifica la ubicación.

Toma un atajo Para aquellos que prefieren trabajar con el ratón y teclas de atajo, haz clic en el primer objeto con la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) y luego presiona Ctrl+A (Comando+A) para seleccionar los objetos de la página o el documento.

Por defecto, las preferencias generales incluyen una configuración para seleccionar texto antes que las imágenes.

CAPÍTULO OCHO


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59

Reutilizar imágenes

Puedes manejar imágenes en un documento en tres formas: reutilizándolas, “sacando” partes de ellas o insertando otras imágenes. A menos que un documento esté protegido contra uso de imagen, puedes reutilizar imágenes individuales en el documento. 1. Haz clic en la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir). La herramienta Select (Seleccionar) automáticamente cambia a una flecha cuando el puntero hace clic sobre una imagen; la imagen seleccionada se indica con un resaltado.

• Si quieres sólo una porción de la imagen copiada, arrastra un marco sobre la imagen con la herramienta Select (Seleccionar). 2. Espera un segundo o dos y el ícono Select Image (Seleccionar imagen) se despliega sobre la imagen seleccionada (figura 59a).

Figura 59a Una imagen seleccionada muestra un ícono diferente cuando el puntero pasa por encima del objeto.

3. Haz clic en el botón derecho (Control+clic) para abrir el menú de atajo. Puedes elegir uno o dos comandos de imagen: copiar la imagen para reusarla en otra aplicación o documento o elegir Save Image As (Guardar imagen como) para guardar una copia de la imagen como un archivo diferenciado.

Nota Si prefieres, puedes usar la imagen seleccionada como un elemento de navegación creando un marcador con la imagen o usándola como imagen para un vínculo. (Lee sobre marcadores y vínculos en el capítulo 15, “Controlar la acción e interacción”.) 4. Haz clic fuera de la imagen seleccionada o haz clic en otra herramienta para deseleccionar la imagen.

#59: Reutilizar imágenes

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Información sobrecargada Muchos comandos muestran diálogos de información: algo que realmente no necesitas ver más de una vez. Afortunadamente, los diálogos incluyen una casilla de verificación a la que puedes hacerle clic para esconder el mensaje. Adelante. Hazle clic.

Si quieres reutilizar algún contenido de la página que contenga tanto texto como gráficos, no te tomes la molestia de copiar y pegar cada elemento. En lugar de eso, usa la elegante herramienta Snapshot (Instantánea). 1. Agrega la herramienta a la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) haciendo clic en el botón derecho (Control+clic) en el blanco de la barra, elige More Tools (Más herramientas) y luego selecciona la herramienta Snapshot (Instantánea) desde el diálogo More Tools (Más herramientas). O, si estás sacando una instantánea como una actividad de una sola vez, elige Tools > Select & Zoom > Snapshot Tool (Herramientas > Seleccionar y Ampliar/Reducir > Herramienta Instantánea) . 2. Selecciona el contenido de la página:

• Haz clic en cualquier parte del documento para capturar el contenido visible en el panel Document (Documento).

• Arrastra un marco alrededor de la porción de la página o alrededor de una parte de Arrastrar la instantánea

una imagen en la página (figura 59b).

No tienes que desordenarte al copiar y pegar cuando estás moviendo las imágenes. Abre el documento receptor junto con el documento con la imagen y acomoda los documentos en la pantalla. Luego, selecciona la imagen en el documento PDF y arrástrala al otro documento.

Figura 59b Especifica una porción del contenido de la página (izquierda) para capturar como imagen de portapapeles (derecha).

3. Verás un destello en donde los colores de la imagen son invertidos dentro del marco y el contenido es capturado. El área seleccionada es resaltada hasta que deselecciones la herramienta o selecciones otra. Un diálogo de información aparece, diciéndote que el contenido ha sido copiado al portapapeles. Haz clic en OK (Aceptar). 4. Pega el contenido del portapapeles en donde necesites o úsalo para crear un nuevo documento PDF; refiérete al #22, “Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat”, para ver cómo se hace. CAPÍTULO OCHO


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60

Viaje redondo en edición de una imagen

Refina imágenes a último minuto y aún llega a la entrega. La edición de viaje redondo te permite trabajar desde Acrobat, hacer cambios al contenido en otro programa y luego integrar esos cambios automáticamente en el documento PDF. Usas la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) y un programa de edición designado como Photoshop o Fireworks para realizar cambios que luego se regresan al documento PDF: edición de viaje redondo en su mejor desempeño. Incluso puedes seleccionar varias imágenes y cambiarlas a la vez. Sigue estos pasos para cambiar el contenido de imagen: 1. Selecciona la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) y haz clic con el botón derecho (Control+clic) en la o las imágenes que quieres editar para abrir el menú de atajo.

Los ¡uf! de la edición de imagen Ten cuidado con algunas cosas que pueden hacer tu experiencia en edición mucho menos que milagrosa:

•

La ubicación de una imagen redimensionada a menudo necesita modificación en Acrobat. Usa la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) para reorganizar el contenido si se requiere.

•

La transparencia es preservada sólo para máscaras especificadas como valores indexados en una imagen que usa color indexado.

•

Cuando cambias los modos de imagen, como de RGB a escala de grises, tu imagen puede no guardarse automáticamente; en lugar de eso Photoshop abre un diálogo Save (Guardar) y guardará la imagen como Photoshop PDF independiente de tu documento PDF original.

•

No puede ser leída cada imagen. Si ves un tablero de ajedrez en lugar de tu imagen, no puedes editarla usando el método de viaje redondo. Chequea tu configuración de Photoshop.

•

Si la imagen se ve un poco extraña cuando se abre en Photoshop, revisa la proporción del pixel. Acrobat instruye a Photoshop para que use corrección de proporción de pixel al previsualizar.

2. Elige Edit Image (Editar imagen). Tu editor de imagen especificado se abre y despliega la o las imágenes. 3. Realiza tus cambios. Si tienes capas agregadas, elige Layer > Flatten Image (Capa > Acoplar imagen) para acoplar las capas. 4. Elige File > Save (Archivo > Guardar). La imagen se guarda, se cierra y se reemplaza en Acrobat (figura 60).

Figura 60 Realiza cambios a las imágenes, como la imagen “anterior” en la parte superior dentro de Acrobat. La imagen “posterior” en la parte inferior tiene el fondo desvanecido y un desenfoque radial aplicado.

#60: Viaje redondo en edición de una imagen

156

Elegir un programa de edición Define los programas que deseas usar para editar imágenes y texto en el diálogo Preferences (Preferencias). Elige Edit > Preferences o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) y elige TouchUp (Retocar) desde el menú Categories (Categorías). Haz clic en Choose Image Editor (Seleccionar editor de imágenes) o Choose Page/Object Editor (Seleccionar editor de páginas/objetos) para abrir un diálogo de buscar. Ubica el programa que quieres usar y selecciónalo. Haz clic en Open (Abrir) para cerrar el diálogo y asignar el programa a la función. Luego, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y ajustar las preferencias.

Mantener la conexión La conexión con la imagen existe sólo mientras el objeto está seleccionado en Acrobat. Si estás trabajando con una imagen en Photoshop y luego deseleccionas el objeto en Acrobat, tienes que empezar de nuevo.

CAPÍTULO OCHO


157

#

61

Extraer texto activo de una imagen

Una página escaneada en versiones anteriores de Acrobat o una creada desde una foto o dibujo es sólo una imagen de una página y no puedes manipular su contenido extrayendo imágenes o modificando el texto. Sin embargo, Acrobat puede convertir la imagen del documento en texto o agregar una capa de texto al documento utilizando reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Asegúrate de evaluar el documento capturado cuando el proceso OCR esté completo para asegurarte de que Acrobat interpretó el contenido correctamente. Por ejemplo, es fácil confundir un mapa de bits que puede ser la letra l con el número 1. Para capturar el contenido de un documento de imagen, haz lo siguiente: 1. Elige Document > OCR Text Recognition > Recognize Text Using OCR (Documento > Reconocimiento de texto OCR > Reconocer texto usando OCR). El diálogo Recognize Text (Reconocer texto) se abre. Especifica si quieres capturar la página actual, un documento completo o páginas definidas en un documento multipágina. 2. Haz clic en el botón Edit (Editar) para abrir el diálogo Recognize Text – Settings (Reconocer texto – Configuración). Elige una de tres opciones en el menú desplegable PDF Output Style (Estilo de salida PDF):

•

Searchable Image (Imagen para búsquedas) comprime el frente y coloca el texto para búsquedas detrás de la imagen. La compresión afecta la calidad de la imagen.

Redada de sospechosos Convertir un mapa de bits de letras y números a letras y números puede dar como resultado elementos que no pueden identificarse indudablemente, conocidas como sospechosos. Aquí está cómo repararlo. Selecciona Document > Recognize Text Using OCR > Find First OCR Suspect (Documento > > Reconocer texto usando OCR > Buscar el primer OCR sospechoso) para abrir el diálogo en donde Acrobat identifica caracteres sospechosos por confirmar. Trabaja con los sospechosos usando varias opciones:

•

Selecciona el texto en el campo Suspect (Sospechoso) y escribe las letras correctas.

•

Haz clic en Not Text (No es texto) cuando el sospechoso no es en absoluto una palabra.

•

Haz clic en Find Next (Buscar siguiente) para ir al siguiente sospechoso.

•

Haz clic en Accept and Find (Aceptar y buscar) para confirmar la interpretación e ir al siguiente sospechoso.

•

Haz clic en Close (Cerrar) para terminar el proceso.

• Searchable Image (Exact) (Imagen para búsquedas (Exacta)) mantiene el frente de la página intacto y coloca el texto para búsquedas detrás de la imagen.

• ClearScan reconstruye la página, convirtiendo el contenido en texto, fuentes y gráficos.

• Si seleccionas las opciones OCR Searchable Image (Imagen para búsquedas) o ClearScan, puedes elegir una de cuatro opciones desde el menú desplegable Downsample Images (Disminuir resolución de imágenes): entre 600 y 72 dpi. Disminuir la resolución reduce el tamaño del archivo, pero también puede dar como resultado imágenes no utilizables. Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo Recognize Text (Reconocer texto). (continúa en la siguiente página)

Dependiendo de las características del texto del documento, puedes tener que modificar algunos resultados de conversión, como la tipografía o espacio entre caracteres, usando la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto). #61: Extraer texto activo de una imagen

158

¿Tienes que convertir una página? La respuesta es: depende. ¿Por qué estás escaneando la página en Acrobat, en primer lugar? ¿Necesitas una imagen de un documento para almacenarla o para usarla como parte del paquete de información de servicio al cliente? Para cualquiera de estos propósitos, probablemente no tienes que convertir el contenido. Aquí hay algunas razones para necesitar convertir el contenido de una imagen PDF a texto e imágenes:

•

Necesitas poder buscar en el texto, así como dentro de un conjunto de documentos.

•

Quieres hacer disponible el contenido a personas que usan un lector de pantalla u otro dispositivo de asistencia.

•

Quieres reproponer el contenido para una salida diferente, como una página Web o un documento de texto.

•

Quieres reusar o cambiar el contenido moviendo párrafos, haciendo correcciones o extrayendo tablas.

CAPÍTULO OCHO

3. Haz clic en OK (Aceptar) para iniciar el proceso de captura. Sé paciente. Dependiendo del tamaño y complejidad del documento, el proceso puede llevar un minuto o dos. Cuando esté completo, el diálogo se cierra y los resultados de la conversión se muestran en el documento (figura 61a).

Figura 61a Una imagen póster se convierte con todo el contenido visible usando Exact Image OCR (Imagen exacta OCR) (izquierda); usar ClearScan convierte sólo el contenido que no se superpone con las partes densas de la imagen póster (derecha).

El punto del OCR es producir texto para búsquedas en tu documento. OCR no es a prueba de tontos y vas a tener algunos errores, incluso aunque Acrobat no los reconozca como tal. (Ver la columna lateral “Redada de sospechosos” para aprender a manejar contenido sospechoso.) El ejemplo mostrado en la figura 61b es un caso. En la parte superior de la figura, el título de #60 fue restablecido usando una fuente compleja. Luego, el primer párrafo de #60 fue capturado como una imagen de captura de pantalla y el texto


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reconocido usando OCR en Acrobat. En la parte inferior de la figura, nota cuántos errores hay en el texto capturado.

Escanear y convertir Si estás escaneando un documento en Acrobat 9, crear texto para búsquedas es una parte predeterminada del proceso de digitalización. Ver el #21, “Crear un PDF desde páginas Web en Acrobat”, para más detalles.

Figura 61b Acrobat intenta interpretar tanto como sea posible el contenido de la página como texto, pero no reconocerá texto sobre un fondo de color oscuro.

Nota Si te estás preguntando de dónde vino el texto capturado, es simple: todo lo que hice fue seleccionar y copiar el párrafo en el archivo PDF y luego pegarlo dentro de un documento de Word. Los resaltados fueron agregados en Word para ilustrar.

#61: Extraer texto activo de una imagen

160 Tener tu estilo Personaliza la apariencia de las marcas de censura usando colores, texto o código. Haz clic en Redaction Properties (Propiedaen la barra des de censura) de herramientas Redaction (Censura). Los ajustes predeterminados en el diálogo especifican un relleno sólido negro para las marcas de redacción. Selecciona opciones para el texto incluyendo un Redacted Area Fill Color (Color de relleno de la zona censurada) si te gustaría que las áreas estén rellenas de otro color diferente del negro. Selecciona Use Overlay Text (Usar texto superpuesto) para activar las opciones de texto. Elige la fuente y tamaño (o usa tamaño automático) y elige el color de la fuente, ubicación del texto, texto personalizado o código de censura. Si tu trabajo requiere regulaciones o legislaciones de gobierno, puedes especificar un código identificando la razón para la censura en lugar de usar texto sobre un bloque sólido de color. En el diálogo Redaction Tool Properties (Propiedades de la herramienta Censura), haz clic en Redaction Code (Código de censura) para activar las opciones de código. Selecciona un Code Set (Conjuntos de código) y un Code Entry (Entradas de código). Para agregar, modificar, exportar e importar código, haz clic en Edit Codes (Editar códigos). Haz clic en OK (Aceptar) y regresa a Redaction Tool Properties (Propiedades de la herramienta Censura) y luego haz clic en OK (Aceptar) para regresar al documento. La próxima vez que uses la herramienta Apply Redaction (Aplicar censura), el código personalizado se insertará en la página. CAPÍTULO OCHO

#

62

Censurar contenido

Las herramientas Commenting & Markup (Comentario y Marca), como las herramientas Rectangle (Rectángulo) o Highlighting (Resaltar), pueden aparecer para cubrir imágenes o texto. En una página PDF impresa el contenido de abajo está oculto, lo que no es así en el caso de un archivo digital –el contenido de abajo es simplemente cubierto (figura 62a).

Figura 62a Cubrir el texto con un rectángulo negro está bien para la impresión. En un documento, todo lo que tienes que hacer es mover el cuadro fuera del lugar.

Eliminar contenido en forma permanente y reemplazarlo con un contenedor de algún tipo, como una caja coloreada, texto predeterminado o código, o espacio en blanco se llama redaction (censura). Acrobat 8 introdujo un conjunto de herramientas de censura que están mejoradas en Acrobat 9 Pro. Para usar la censura, tu archivo PDF debe hacer lo siguiente:

• Contener texto para búsquedas, descrito en la técnica #61. • No estar encriptado. Lee sobre encriptación en el capítulo 16, “Hacer que tus documentos sean seguros”. 1. Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en un blanco de la barra de herramientas y elige Redaction (Censura) desde el menú de atajo para abrir la barra de herramientas. 2. Haz clic en la herramienta Mark for Redaction (Marcar para censura) . Un diálogo de información se abre explicando que puedes usar la herramienta para especificar contenido para eliminar y luego usar la herramienta Apply Redaction (Aplicar censuras) con el fin de completar la tarea. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo. 3. Mueve el puntero sobre la página y arrastra para seleccionar el contenido para censurar. Puedes seleccionar palabras simples o múltiples, párrafos enteros o imágenes. Cada elemento seleccionado despliega un cuadro delimitador (figura 62b).


161

Preservar tus archivos es preservar tu salud En muchos flujos de trabajo es importante tener versiones completas y censuradas de un documento. Una vez que el archivo censurado se guarda, el contenido original no puede restaurarse. Si aplicas censura y cambias de idea, elige File > Revert (Archivo > Recuperar) para regresar al estado del archivo anterior a la censura.

Figura 62b Selecciona y previsualiza contenido para censurar en la página.

4. Mueve el puntero sobre un objeto seleccionado en la página para ver cómo lucirá después de la censura, como en el párrafo inferior en la figura 62b. 5. Cuando hayas terminado tus selecciones, haz clic en Apply Redactions (Aplicar censuras) . Un diálogo de confirmación se abre; haz clic en OK (Aceptar) para aplicar las censuras al archivo.

Nota Un segundo diálogo de información se abre preguntándote si te gustaría examinar el documento por otro contenido que pueda ser eliminado. Haz clic en Yes (Sí) para proceder con el examen del documento como se describió en el #31, “Encontrar información sobre tu documento”. Si necesitas revisar los archivos censurados por otro contenido regularmente, selecciona “Always perform the selected action” (“Realizar siempre la acción seleccionada”) para ahorrar un clic de ratón en el futuro. Imagina que tienes que ubicar muchos elementos similares en un documento muy largo ¡qué tedioso! —Acrobat 9 ofrece una nueva herramienta Search (Buscar) que te permite localizar palabras, frases o patrones. Lee sobre buscar contenido usando frases en la columna lateral “La frase correcta es...” Haz clic en la herramienta Search and Redact (Buscar y censurar) en la barra de herramientas Redaction (Censura) para abrir la ventana Search (Buscar) y sigue estos pasos para buscar un patrón: 1. Especifica las ubicaciones de búsqueda desde las opciones “Where would you like to search?” “¿Dónde desea realizar la búsqueda?”. 2. Haz clic en Patterns (Patrones) para activar un campo y elige una opción desde el menú desplegable, como Dates (Fecha).

#62: Censurar contenido

162

La frase correcta es... Otra forma de buscar contenido para censurar es usar frases. Haz clic en la herramienta Search and Redact (Buscar y censurar) en la barra de herramienta Redaction (Censura) para abrir la ventana Search (Buscar). Elige la ubicación de búsqueda, y selecciona “Multiple words or phrases” (“Varias palabras o una frase”) para activar el botón Select Words (Seleccionar palabras) al que le haces clic para desplegar el diálogo Words and Phrases to Search and Redact (Palabras y frases para buscar y censurar). Escribe una palabra o frase y haz clic en Add (Agregar) y repite. Cuando hayas terminado de agregar términos, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y procesar el archivo. Una vez que las coincidencias están realizadas, verás los contenidos identificados en tu documento. Haz clic en Apply Redactions (Aplicar censuras) para completar el proceso. Pero aquí está la mejor parte: puedes importar y exportar listas de palabras y frases para volver a usar lo que sea necesario. No deberás olvidar qué tienes que ubicar y censurar, tampoco tendrás que transcribir una lista de términos cada vez que necesites censurar otro documento.

CAPÍTULO OCHO

• Puedes buscar por números de teléfono, dirección de correo electrónico, direccion Web, números de seguridad social, números de empleado, números de tarjeta de crédito y fechas. Verás ejemplos de cada patrón en la ventana Search (Buscar) cuando hagas la selección (figura 62c).

Figura 62c Busca en un documento patrones, como fechas. En los Search Returns (Resultados de búsqueda) (mostrados a la derecha), selecciona los resultados que quieras censurar.

3. Haz clic en Search and Redact (Buscar y censurar) para empezar. El documento se procesa y los resultados de búsqueda se despliegan como se muestra a la derecha de la figura 62c. 4. Haz clic en los resultados de búsqueda que quieras censurar; haz clic en Check All (Marcar todos) para seleccionar el conjunto completo de resultados. 5. Haz clic en Mark Checked Results for Redaction (Señalar resultados marcados para censura) para completar el proceso.


CAPÍTULO NUEVE

Construir contenido con Adobe Presenter Acrobat 9 incluye una nueva y elegante herramienta integrada a PowerPoint llamada Adobe Presenter. No tienes que ser un mago de Flash para usar Presenter y producir presentaciones multimedia, materiales de aprendizaje e incluso exámenes y evaluaciones compatibles con los estándares. Una vez realizado, el mismo proyecto puede usarse como archivo PDF, en una página Web, independiente en formato SWF o puede publicarse a tu servidor de Acrobat Connect. Presenter ofrece su propio ícono de programa y elemento de menú en los listados de tu aplicación, pero no es un programa independiente. En su lugar, es instalado como un menú en PowerPoint, como el PDFMaker instalado en programas de Office (Windows). Un flujo de trabajo de Presenter requiere varios componentes, incluyendo los siguientes:

• •

Construir la presentación de PowerPoint de base usada por el proyecto de Presenter

• • •

Definir la interfaz del visor para la presentación a través de su tema y el texto

Especificar cómo funciona la presentación, con opciones como la reproducción e interacciones con la evaluación

Agregar características de Presenter como narración de audio y video a las diapositivas Probar y publicar el proyecto como PDF, SWF o para uso en Acrobat Connect Pro

Presenter no está instalado o activado con los componentes de Acrobat 9 Pro Extended como LiveCycle Designer o Acrobat Distiller. En lugar de eso, tiene su propia opción de instalación en la pantalla de instalación de Acrobat 9 Pro Extended. Haz clic Install Adobe Presenter (Instalar Adobe Presenter) y sigue las sugerencias. La primera vez que lo abres, tienes que registrar el producto. Si no lo registras, Presenter se ejecuta en modo de prueba de 30 días.

164

#

63

Precargar o no precargar: ésa es la cuestión Adobe Presenter te da dos opciones para manejar la precarga de una película Flash. Elige Download Slides Completely Before Playback (Descargar diapositivas completamente antes de iniciar la reproducción) si lo más probable es que tus usuarios usen velocidades de descarga bajas para ver la presentación. Les llevará un ratito descargar todos los contenidos de la diapositiva y retrasa el comienzo de la presentación, pero no habrá interrupciones durante la misma. Si tienes varias películas de Flash en tu presentación (y dos o más están en diapositivas consecutivas), elige Disable Preloading of Embedded Flash Movies (Desactivar la precarga de contenido Flash incrustado). De esta forma, la primera película debe terminar de ejecutarse antes de que la segunda pueda empezar.

CAPÍTULO NUEVE

Crear una publicación de Presenter

Puedes construir la presentación de Presenter sobre tu publicación de PowerPoint en cualquier etapa del desarrollo— ya sea que inicies una nueva desde cero o abras una existente.

Consejo Para ahorrar tiempo en la configuración de Presenter, es más rápido tener un conjunto de diapositivas creadas y la titulación básica terminada. De esa forma, cuando selecciones algunas opciones de la configuración, no tienes que adivinar en los ajustes. Para ponerte en marcha, abre tu presentación en PowerPoint y luego elige Adobe > Adobe Presenter > Presentation Settings (Adobe > Adobe Presenter > Configuración de la presentación) para abrir el diálogo de cuatro fichas (figura 63).

Figura 63 Especifica opciones para Adobe Presenter en este diálogo.

Usa los ajustes en el diálogo para configurar las características de la presentación: 1. En la etiqueta Appearance (Apariencia), cambia la apariencia de la publicación:

•

Escribe un título para tu presentación si no quieres usar el título por defecto, que es el nombre del archivo de PowerPoint.

•

Escribe un resumen para la presentación que describa su propósito y contenidos. Si usas tu presentación sobre Acrobat Connect Pro, el resumen se muestra con otra información de la presentación; en un PDF o presentación local, el resumen no se utiliza.

Construir contenido con Adobe Presenter

165

•

Para configurar la apariencia y función de la interfaz SWF, selecciona y edita un tema. Lee sobre el uso de temas en el #64, “Especificar un tema”.

2. En la ficha Playback (Reproducción), elige ajustes para reproducir la presentación:

•

Selecciona “Auto play on start” (Reproducción automática al inicio”) para que la presentación empiece inmediatamente después de cargar. De otra manera el usuario tiene que hacer clic en el botón Play (Reproducir) en la interfaz de la presentación para iniciarla.

•

Presenter reproduce la presentación una vez y luego se detiene por defecto; si quieres que haga un ciclo —como las presentaciones usadas en un quiosco o de despliegue público— selecciona Loop presentation (Repetir presentación).

•

Selecciona “Include slide numbers in outline” (“Incluir números de diapositivas en contorno”) si quieres incluir números de diapositiva en el panel Outline (Contorno) de la presentación (una práctica opción para diferentes presentadores con niveles variables de familiaridad con el contenido).

•

Si quieres que la presentación se detenga después de que una animación de diapositiva esté completa, elige “Pause after each animation” (“Pausa después de cada animación”). De esa forma, el espectador tiene tiempo de tomar notas o revisar la diapositiva terminada antes de continuar.

•

Las diapositivas se despliegan de acuerdo con la duración de su audio o video; para diapositivas sin medios, especifica un despliegue de tiempo en segundos. La opción predeterminada es de 5 segundos.

3. En la ficha Quality (Calidad), elige calidades de imagen y audio basándote en cómo pretendes usar la presentación.

•

Haz clic en el menú de flecha desplegable Publish For (Publicar para) y elige desde My Computer (Mi PC), Adobe Connect Pro o Adobe PDF para optimizar automáticamente los niveles o seleccionar las opciones manualmente.

•

Selecciona la casilla de verificación Control Preloading (Controlar precarga) y elige “Download slides completely before playback” (“Descargar diapositivas completamente antes de iniciar la reproducción”) o “Disable preloading of embedded Flash content” (“Desactivar la precarga de contenido Flash incrustado”), de acuerdo con las características de tu presentación. Lee sobre las diferencias en la columna “Precargar o no precargar: ésa es la cuestión”.

•

Ahorra algo de tiempo configurando proyectos futuros al seleccionar la casilla de verificación “Use these settings for new presentations” (“Utilizar esta configuración para nuevas presentaciones”). (continúa en la siguiente página)

#63: Crear una publicación de Presenter

Excepciones a las reglas Para la mayoría, las opciones predeterminadas de Presenter en calidad de imagen están bien —con unas pocas excepciones. Para evitar que el contenido se difumine, asegúrate de ajustar la calidad de imagen a alta en tu presentación si incluye gráficas, Smart Art, Word Art, Quick Styles o formas que usan efectos 3D, como las sombras. Puedes visualizar presentaciones en dispositivos móviles como teléfonos celulares y PDAs que usen Flash Lite 3. Si te propones dar salida para dispositivos móviles, usa el ajuste de calidad baja para imágenes y audio para reducir el tamaño del archivo terminado.

¿Qué tal si reproducimos Flash? No tienes que preocuparte de instalar Flash Player o si tienes la versión correcta. La última versión del Flash Player (la 9) se instala cuando instalas Presenter.

166

Hacerlo móvil La salida de Presenter puede usarse en dispositivos móviles que ejecutan Flash Lite 3. Muchas características son soportadas, incluyendo animaciones de diapositiva y fondos, audio y archivos incrustados SWF y FLV. Algún contenido de Presenter no es soportado en Flash Lite 3, incluyendo el panel de diapositivas, pruebas, temas y la barra de ejecución.

CAPÍTULO NUEVE

4. En la ficha Attachments (Adjuntos), selecciona y agrega archivos para adjuntar en la presentación. Haz clic en Add (Agregar) para abrir el diálogo Add Attachment (Agregar adjunto) en donde puedes ubicar contenido como hojas de cálculo o gráficas que quieras proporcionar con la presentación. Un adjunto puede ser un archivo o un vínculo; para descubrir cómo usar vínculos y adjuntos, revisa el #66, “Incluir adjuntos”. 5. Una vez que terminaste de modificar la configuración, haz clic en OK para cerrar el diálogo. Crear títulos de diapositiva da a los usuarios un acceso fácil a cualquiera de ellas. Revisa que los títulos aparezcan en el contorno de PowerPoint antes de publicar tu presentación, para todas las diapositivas, incluyendo las que son sólo gráficas.


167

#

64

Especificar un tema

Las publicaciones de Presenter muestran una presentación ejecutándose dentro de una interfaz personalizable llamada tema. Puedes personalizar características como color, despliegue de ficha, gráficos, fuentes y funcionalidad de la interfaz. Una vez que has elegido, personalizado o creado el tema, guárdalo para volverlo a usar. Adobe Presenter usa un tema de presentación predeterminado de color verde llamado Sage, pero puedes alterarlo. 1. Abre tu presentación en PowerPoint para el diálogo mostrado en la figura 64a.

Figura 64a Selecciona detalles para personalizar la apariencia del tema de acuerdo con tu compañía, marca o colores del club.

2. Elige un tema para empezar a personalizar desde el menú desplegable Theme (Tema). El tema nuevo aparece en la ventana de previsualización. 3. Cambia las opciones de Appearance (Apariencia) como lo desees:

•

Haz clic en la muestra de color para diferentes elementos de la interfaz para abrir selectores de color y elegir colores personalizados o de la marca.

•

Haz clic en Modify Text Labels (Modificar etiquetas de texto) para cambiar el texto en áreas diferentes del tema, como los nombres de campo en la ficha Search (Buscar) o la etiqueta asignada a un resultado de la prueba. No puedes cambiar los títulos de columna “Slide Title” (“Título de la diapositiva”) y “Duration” (“Duración”) del panel Outline (“Contorno”). (continúa en la siguiente página)

#64: Especificar un tema

Hablar en tu idioma ¿Planeas distribuir tu presentación a colegas en Alemania? ¿O Japón? No hay problema. Las etiquetas de texto en la presentación se desplegarán automáticamente en alemán, francés, japonés o coreano si el sistema operativo del espectador está ajustado para alguno de esos idiomas. Puedes elegir desde varios idiomas, incluidos chino o alemán, en el diálogo Player Text Labels (Etiquetas de texto del reproductor) que se despliega cuando le haces clic al botón Modify Text Labels (Modificar etiquetas de texto) en la ventana Theme Editor (Editor de temas).

Si tu tema guardado no está muy bien... No te preocupes. Pon atención a cómo personalizaste las características en el Theme Editor (Editor de temas). Si realizaste cambios al tema predeterminado, lo guardaste y luego hiciste más cambios, las modificaciones sin guardar no están incluidas en el tema. ¿Cómo distinguir si tienes ajustes no guardados? Revisa la etiqueta en la parte superior del Theme Editor (Editor de temas). Si ves un asterisco después de la etiqueta, significa que hay ajustes sin guardar. Haz clic en Save As (Guardar como) nuevamente, (continúa en la siguiente página)

168

reescribe el nombre de tu tema y haz clic en Save (Guardar). Te pregunta si quieres sobrescribir el tema existente —que es lo que haces, por supuesto.

•

Haz clic en Background Image > Change (Imagen de fondo > Cambiar) para abrir un diálogo en donde puedes ubicar y seleccionar una imagen JPEG para usar como fondo detrás de diapositivas, barra de ejecución y barra de herramientas.

•

Elige una fuente y tamaño desde los menús desplegables Notes Pane Font (Fuente del panel de notas).

4. Para seleccionar opciones Customize (Personalizar) haz una de las siguientes cosas:

•

Haz clic en la casilla de verificación Enable Mode Switching (Activar cambio de modo) y selecciona Default (Por defecto) o Fullscreen (Pantalla completa) desde el menú desplegable Display (Mostrar) para ofrecer a los usuarios tamaños opcionales de presentación.

Por defecto, Presenter despliega una pantalla que dice “Adobe Presenter” mientras tu presentación se está cargando.

•

Especifica una ubicación para la barra lateral. Haz clic en el menú Location (Ubicación) y elige Right (Derecha) o Left (Izquierda).

•

Para personalizar el contenido mostrado en la parte superior derecha de la barra lateral, selecciona y deselecciona las casillas de verificación Presenter Info (Información del presentador).

En lugar de eso, personaliza la presentación con el nombre de tu negocio u otro texto en la pantalla de carga.

•

Selecciona y deselecciona los paneles que quieres mostrar en la presentación; elige un panel a desplegar como el predeterminado desde el menú Default (Por defecto).

Personalizar el texto de carga

Abre una presentación en PowerPoint, guarda y publica la presentación a tu computadora para copiar los archivos localmente.

5. Cuando hayas terminado, haz clic en Save As (Guardar como) y escribe un nombre para tu tema personalizado en el diálogo que se despliega. Haz clic en OK para guardar el tema e incluirlo en la lista de temas para uso futuro (figura 64b).

Para cambiar el texto de una presentación, sigue estos pasos: 1. En Windows Explorer, ubica esta carpeta: c:\Documents and Settings\[user name]\ My Documents\My Adobe Presentations\ [PresentationName]\data. (continúa en la siguiente página)

Figura 64b El tema personalizado se muestra como tema predeterminado.

6. Haz clic en OK para cerrar el Theme Editor (Editor de temas) y regresar al diálogo Presentation Settings (Configuración de la presentación). Nota cómo el tema que has personalizado ahora se muestra en el área Themes (Temas) del diálogo, y la etiqueta se despliega como “My Current Theme” (“Mi tema actual”). Haz clic en OK para dejar salir el diálogo y regresar a tu proyecto. Para ver los cambios que has hecho al tema, tienes que publicar la presentación. Ve cómo en el #69, “Previsualizar y publicar”.

CAPÍTULO NUEVE


169

Nota Si tienes demasiados temas personalizados, selecciona los nombres en el menú desplegable Theme Name (Nombre del tema), haz clic en Delete (Borrar), en Yes (Sí) para confirmar y haz clic en OK para eliminarlo. No puedes borrar los temas predeterminados.

Cámbialo una vez: úsalo siempre En lugar de dejar que Adobe Presenter precargue el texto por defecto o personalizar el texto para cada presentación, puedes modificar un archivo del programa para cambiar el texto en todas tus presentaciones. Aquí está cómo:

1. Ubica la carpeta Themes (Temas) en tu disco duro:

•

En Windows XP, en Windows Explorer, ubica C:\Documents and Settings\[user name]\Local Settings\Application Data\Adobe\Adobe Presenter\Themes (Temas).

•

En Windows Vista, desde el escritorio haz clic en Start > Run y escribe %LOCALAPPDATA%\ Adobe\Adobe Presenter. Haz clic en OK para cerrar el diálogo Run y abre las carpetas; haz doble clic en la carpeta Themes (Temas).

2. Haz clic con el botón derecho en el archivo language.xml y ábrelo usando un editor XML o Notepad (Bloc de notas).

3. Busca la sección cercana al inicio del archivo y escribe este código, insertando tu texto personalizado como valor:

4. Guarda y cierra el archivo language.xml. 5. De regreso en PowerPoint, guarda y publica la presentación en tu computadora, seleccionando la opción View output (Ver salida después de la publicación).

6. Haz clic en el logo para probar el nuevo contenido.

#64: Especificar un tema

2. Abre el archivo vconfig. xml en un editor XML o Notepad (Bloc de notas). 3. Desplaza hacia abajo aproximadamente media página a la sección y escribe este código en una línea en blanco, insertando tu texto personalizado como valor: 4. Guarda y cierra el archivo vconfig.xml. 5. Abre la página Web index. htm que sostiene la presentación y se ubica en c:\Documents and Settings\[user name]\ My Documents\My Adobe Presentations\ [PresentationName]. Cuando la página se abra, observa tu texto personalizado mientras la presentación carga.

170

#

65

La primicia de usar archivos de Flash Ten en mente estos consejos de estructura para integrar contenido Flash mientras desarrollas tus presentaciones:

•

Crea tu contenido a 30 fotogramas por segundo (fps) para que coincida con la velocidad de cuadro de 30fps de Presenter.

•

Desarrolla el contenido en un papel no mayor a 720 x 540 pixeles para que se ajuste a los parámetros de Presenter.

Grabar y usar audio y video

Además de agregar archivos de audio existentes, puedes grabar tus propios archivos de audio para usar en las presentaciones de Presenter. Los archivos grabados se guardan en formato MP3. Para grabar audio, elige Adobe Presenter > Record Audio (Adobe Presenter > Grabar sonido) y lee el mensaje de prueba. Cuando Input Level (Nivel de audio) se muestra en OK, haz clic en él para abrir el diálogo Record Audio (Grabar sonido) (figura 65a). Usando los controles en el diálogo, agrega y revisa el sonido a usar para tu presentación.

Botón Play (Reproducir) Botón Record (Grabar)

También conserva estos tips de programación en mente:

• •

No puedes usar variables externas, incluyendo _level#, _global, o stage.

Figura 65a Graba y revisa el audio a agregar en tu presentación.

Usa rutas relativas para hacer referencia a los clips de película, no rutas _root.

•

Especifica la calidad de grabación del audio. Elige Adobe Presenter > Presentation Settings > Quality (Adobe Presenter > Configuración de la presentación > Calidad). Selecciona desde CD Quality (Calidad CD) que es la más alta o Low Bandwidth (Ancho de banda bajo) que es la más baja. Equilibra la calidad requerida contra el tamaño del archivo; la calidad más alta proporciona el tamaño de archivo más grande.

•

Previsualiza el audio mientras grabas en el Audio Editor (Editor de audio). Puedes también previsualizar después en la ventana de PowerPoint. Elige Adobe Presenter > Edit Audio > View > Slide Show (Adobe Presenter > Editar sonido > Ver > Presentación de diapositivas) para desplegar la ventana Edit Audio (Editar sonido) superpuesta a las diapositivas de la presentación.

Considera estos consejos para asegurar que estás grabando el mejor audio posible:

Usa video que importas de otros lugares o grábalo y personalízalo directamente con Adobe Presenter: perfecto para agregar esas características parlantes a tu presentación:

•

CAPÍTULO NUEVE

Elige Adobe Presenter > Capture Video (Adobe Presenter > Capturar video) para abrir su diálogo. Elige la diapositiva a vincular, selecciona tu dispositivo y calidad y haz clic en Record (Grabar). Haz clic en Stop (Detener) para parar y revisa haciendo clic en Play (Reproducir). Cuando hayas terminado, haz clic en Save (Guardar) para abrir un diálogo en donde nombres el archivo y elijas un lugar de almacenamiento.


171

•

Selecciona la diapositiva en donde quieres agregar el video y elige Adobe Presenter > Import Video (Adobe Presentar > Importar video) para abrir un diálogo. Selecciona el video a importar y haz clic en Open (Abrir); espera mientras el archivo se procesa. Verás un cuadro blanco superpuesto a la diapositiva sobre la que el video se coloca.

Sin importar el método que uses para traer el video a la presentación, puedes editarlo a través de Adobe Presenter. Aquí está cómo: 1. Selecciona Adobe Presenter > Edit Video (Adobe Presenter > Edit video) para abrir el diálogo (figura 65b).

Revisa tus activos y da a los usuarios control de reproducción Si quieres examinar el inventario de archivos Flash en tu presentación, elige Adobe Presenter > Manage Flash (Adobe Presenter > Gestionar Flash) para abrir un diálogo que enlista los archivos de acuerdo con el número de diapositiva. Los listados incluyen los nombres del archivo SWF. Los archivos SWF en tu presentación son controlados por los controles de reproducción en la barra de ejecución de Presenter o usando la barra de reproducción original del archivo SWF. La opción predeterminada utiliza la reproducción de Presenter.

Figura 65b Edita características del video que importas o grabas.

2. Para previsualizar el clip, haz clic en Play (Reproducir) ner/Pausar) para detener la previsualización.

; haz clic en Stop/Pause (Dete-

3. Ajusta el largo del clip arrastrando los marcadores de inicio y final desde los bordes de la barra de ejecución, si lo deseas. 4. Especifica otras características para el video:

• • •

Elige cómo reproducir el video seleccionando la opción de diapositiva o barra lateral. Elige una opción Fade (Atenuar) o Speed (Velocidad) desde el menú desplegable Effects. Elige cuándo reproducir el video, seleccionando una opción desde el menú Start After (Iniciar después de). Puedes indicar un tiempo de demora, o especificar que la película empiece después de la animación de diapositiva o el audio. (continúa en la siguiente página) #65: Grabar y usar audio y video

Para cambiar este parámetro, selecciona la casilla de verificación Controlled By Presentation Playbar (Controlado por la barra de reproducción de la presentación) para cualquier archivo que quieras controlar desde su barra de reproducción original.

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Estampa tu propia marca

5. Para editar otro video de diapositiva, elige el nombre de la diapositiva desde la lista desplegable Edit On (Editar en) (figura 65c).

Otra ubicación para usar un archivo SWF es en el proyecto terminado. Reemplaza el logo de Adobe en la esquina inferior izquierda sobre la interfaz publicada con tu propio logo o información de marca. Diseña o cambia el tamaño de una copia de tu logo a 47 × 27 pixeles y guárdalo como logo.swf en la carpeta de plantillas de Presenter. Republica tu presentación para ver la plantilla personalizada. Lee sobre publicar un proyecto de Presenter en el #69.

Figura 65c Selecciona una diapositiva de la lista para editar su video.

6. Continúa hasta que hayas terminado tus ediciones y luego haz clic en OK para cerrar el diálogo. 7. Guarda el archivo. Para ver el video, puedes generar el proyecto o elegir View > Slideshow (Ver > Presentación con diapositivas) desde el menú de PowerPoint. Por último —pero no menos importante— agrega SWF y FLV de Flash a tu presentación para agregar interés y emoción adicionales, siguiendo estos pasos: 1. Selecciona Adobe Presenter > Insert Flash (Adobe Presenter > Insertar Flash). Ubica y selecciona el archivo SWF. 2. En las Import Options (Opciones de importación), elige una diapositiva desde el menú desplegable Import On (Importar en) y especifica si quieres agregar el contenido a una animación de diapositiva o de barra lateral. 3. Haz clic en Open (Abrir) para salir del diálogo Insert Flash (Insertar Flash) y agregar tu SWF a la diapositiva, ubicada al centro. Haz clic y arrastra para reubicar el archivo, si quieres. 4. Repite el proceso para insertar otro contenido en otras diapositivas.

Consejo Si quieres previsualizar el contenido SWF, elige View > Slideshow (Ver > Presentación con diapositivas) desde el menú de PowerPoint.

CAPÍTULO NUEVE


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#

66

Incluir adjuntos

Así como puedes adjuntar todo tipo de archivos a un documento PDF (revisa el #24, “Adjuntar archivos de origen a un PDF” para más detalles) puedes adjuntar archivos PDF, documentos, hojas de cálculo, otras presentaciones, archivos de Flash, etcétera, a tu presentación. Sigue estos pasos para agregar adjuntos: 1. Elige Adobe Presenter > Presentation Settings > Attachments (Adobe Presenter > Configuración de la presentación > Archivos adjuntos) y haz clic en Add (Añadir) para abrir el diálogo Add Attachment (Añadir archivo adjunto) (figura 66a).

Figura 66a Define características de adjuntos o vínculos.

2. Agrega una descripción para el adjunto. 3. En el menú desplegable Type (Tipo), selecciona File (Archivo) o Link (Enlace) —haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar un archivo para adjuntar, o escribe la URL en el cuadro de texto para adjuntar un vínculo. 4. Haz clic en OK para cerrar el diálogo y enlistar el adjunto en el diálogo. 5. Haz clic en Add (Añadir) nuevamente y adjunta otros archivos si se requiere. Cuando la presentación sea generada, haz clic en Attachments (Archivos adjuntos) en el diálogo Add Attachment (Añadir archivo adjunto) para ver la lista del contenido adjunto o vinculado a la presentación (figura 66b).

#66: Incluir adjuntos

Probando, probando, 1-2-3 Los vínculos o enlaces rotos son, sin duda, una de las grandes molestias de la vida digital. Asegúrate de que no suceda en tus publicaciones de Presenter. Una vez que agregaste tus vínculos, guarda la presentación y luego publícala (aprende cómo en el #69, “Previsualizar y publicar”). Cuando la presentación se despliega en tu navegador Web, Acrobat 9 o Adobe Reader 9, empiezan a chequear vínculos. Afortunadamente, si hay vínculos rotos, es sencillo repararlos. Si ves un mensaje que empieza con “Cannot find “file://c:\Documents and Settings...\resources\[filename]”, abre la ruta en Internet Explorer y busca tu archivo perdido. Copia o mueve el archivo dentro de un subdirectorio. Vuelve a publicar y prueba de nuevo.

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Vincular a mano Los vínculos desde una presentación hacia los archivos necesitan configurarse a mano debido a la manera en que PowerPoint maneja los vínculos. Lleva unos pocos minutos, pero vale la pena. Sigue estos pasos: 1. Abre la carpeta en donde tienes almacenado el archivo PPT o PPTX y crea y nombra un subdirectorio. El nombre no es importante —usualmente lo llamo “Links” (¡por obvias razones!). 2. Mueve o copia los archivos que intentas vincular a la carpeta Links (Vínculos). 3. En PowerPoint crea los vínculos a los archivos desde las diapositivas de la presentación. 4. Publica la presentación en tu computadora. 5. Ubica y abre la carpeta del proyecto publicado; copia tu carpeta Links a la carpeta Data\Resources.

Figura 66b Ve la lista de contenido adjuntado desde la barra de reproducción.

En lugar de adjuntar archivos, puedes agregar vínculos a recursos en línea o lugares de almacenamiento de Connect Pro Server. Adobe Presenter trata a los hipervínculos adjuntados al texto en las diapositivas como un tipo de adjunto. Por ejemplo, podrá crear un vínculo desde texto en una diapositiva a una hoja de cálculo, si sigues estos pasos: 1. Despliega la diapositiva en donde quieres agregar el vínculo y selecciona el texto de vínculo. 2. Haz clic con el botón derecho y elige Hyperlink (Hipervínculo) desde el menú de atajo para abrir el diálogo Insert Hyperlink (Insertar hipervínculo). 3. Especifica los ajustes para el hipervínculo, incluyendo la ubicación del archivo, un consejo de herramienta, etcétera. Haz clic en OK para cerrar el diálogo y regresar a la diapositiva. 4. El texto ahora muestra un hipervínculo así como un consejo de herramienta, si especificaste uno en el diálogo (figura 66c). Haciendo clic en el enlace abre el documento vinculado en otra ventana.

¿Parece mucho trabajo? Puedes usar adjuntos en lugar de vínculos. Los archivos adjuntos se incluyen como parte de los recursos del proyecto cuando lo publiques. Figura 66c Inserta un hipervínculo al contenido almacenado en otras partes de tu sistema o servidor.

En caso de problemas de vínculo, asegúrate de leer la columna “Probando, probando, 1-2-3”.

CAPÍTULO NUEVE


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No dejes que Internet Explorer le dé vueltas a tu presentación Internet Explorer puede no permitir que se desplieguen adecuadamente los adjuntos a las presentaciones cuando los publicas localmente, esto es, a un archivo zip o formateado para CD, por dos razones:

•

Los ajustes de seguridad en Internet Explorer impiden el acceso y ejecución de una página de Internet en un sistema local. Mientras que esta característica es genial para proteger tu sistema, le agrega un toque irritante a tu proceso de desarrollo.

•

Una publicación de Adobe Presenter se ejecuta localmente en tu Flash Player e Internet Explorer estima que los archivos descargados a través del Flash Player son inse-guros. Otro toque de irritación.

¿Qué hacer? Aquí hay algunas opciones. La mejor depende de cómo necesites usar el contenido:

• •

Crear una salida PDF (la solución más simple: lee sobre ella en el #69).

•

Publica la presentación a un depósito de almacenamiento LMS en línea, como Connect Pro Server.

Almacena los archivos adjuntos en un servidor Web o disco en red y haz hipervínculos en PowerPoint en lugar de Adobe Presenter.

#66: Incluir adjuntos

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#

67

Los Learning Management Systems (LMS) Una prueba de Presenter se integra fácilmente con Connect Pro Server LMS y crea los archivos manifiestos requeridos para otros sistemas de gestión del aprendizaje. El archivo manifiesto XML incluye un identificador, título e información que cumple con los estándares internacionales para capacitación basada en Web, publicados por la Aviation Industry Computer-Based Training Committee (AICC).

Trabajar con el Gestor de pruebas

Usa el Quiz Manager (Gestor de pruebas) –lo adivinaste– para administrar pruebas en una publicación de Presenter. Puedes agregar una o más pruebas, cada una con muchas preguntas, sin escribir una sola línea de JavaScript. La estructura de una prueba es compleja y está basada en una jerarquía de relaciones y valores que construyen un Learning Management System (Sistema de Administración de Aprendizaje) (LMS). Ya sea que estés escribiendo contenido para una experiencia formal de aprendizaje en línea o recopilando opiniones de los miembros del club de amigos del jardín, el Quiz Manager (Gestor de pruebas) se ocupa en forma invisible de las relaciones. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar los tipos de pregunta, su contenido y sus resultados. Antes de echarte un clavado en la construcción de pruebas, toma unos minutos para procesar algunos términos y conceptos clave para usar efectivamente el Quiz Manager (Gestor de pruebas).

•

Límites del Quiz (Prueba). El Quiz Manager (Gestor de pruebas) encierra todas las diapositivas de una prueba dentro de un borde invisible. El ejemplo mostrado en la figura 67 incluye cinco diapositivas en la prueba, aunque hay sólo tres preguntas –los límites de la evaluación incluyen la diapositiva instruccional y la de agradecimiento. Pregunta

Ve los archivos de ayuda de Presenter para detalles en la construcción de archivos manifiestos de Sharable Content Object Reference Model (SCORM) para integrar con un LMS de terceras partes. Aprende sobre AICC en línea en www.aicc.org. Encuentra más sobre SCORM en www. adlnet.gov/scorm/.

Respuesta

Respuesta Prueba

Marco delimitador de la prueba

Figura 67 El Quiz Manager (Gestor de pruebas) controla varios aspectos de una presentación de prueba.

•

CAPÍTULO NUEVE

Quiz (Prueba). Una presentación puede tener una o más pruebas. Cada una es un contenedor con nombre que contiene las preguntas individuales. El Quiz Manager (Gestor de pruebas) puede asignar un Objective ID (ID de objetivo) a una prueba para coordinar con un objetivo en tu sistema de administración del aprendizaje.


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•

Preguntas. Las interacciones actuales que tus espectadores realizan. A cada pregunta se le da un Interaction ID (ID de interacción).

•

Respuestas. La selección de posibles respuestas para una pregunta. Cada una puede tener asignado un valor y las respuestas correctas pueden variar.

Otras características no identificadas en la figura 67, pero importantes en muchos tipos de pruebas, incluyen lo siguiente:

•

Grupo de preguntas. A menudo, una prueba despliega diferentes preguntas en órdenes distintos de usuarios diversos. En Presenter, todas tus preguntas construyen un grupo de preguntas; tú decides cuántas se utilizan en la prueba presentada para tu usuario. Por ejemplo, puedes tener un grupo que contenga 30 preguntas y especificar un subconjunto de 20 para la prueba actual.

•

Informe y retroalimentación. Dar seguimiento a las respuestas, que se llama informar, te permite seguir el número de intentos, si las respuestas fueron correctas o no y si los resultados son aprobados o reprobados. Puedes especificar la retroalimentación dada a los examinados basándote en sus respuestas. Si estás involucrado en un sistema formal de educación, el reporte de la información puede enviarse a Connect Pro Server u otro LMS.

Para personalizar más el contenido y hacer que tu educación en línea sea más específica, ramificarte te permite especificar qué sucede cuando un usuario responde a una pregunta. Por ejemplo, si un usuario responde a una incorrectamente, puedes tener la devolución de la presentación en una diapositiva de revisión seguida por una prueba de revisión y luego regresar a la prueba principal; una respuesta correcta mueve al usuario a la próxima pregunta en la prueba principal.

Quedarte dentro de los límites Presenter usa bordes de prueba para ajustar límites de varias formas (un concepto que todos entendemos):

•

Determina que Presenter despliegue un mensaje si el usuario intenta dejar el marco delimitador de la prueba sin responder las preguntas requeridas.

•

Usa el Quiz Pane (Panel de pruebas), uno de los paneles opcionales que seleccionas al diseñar tu tema. Cuando el usuario está dentro del marco delimitador de la prueba, el panel Quiz (Prueba) está visible; cuando el usuario se mueve fuera de él, el panel desaparece.

#67: Trabajar con el Gestor de pruebas

Ponerse al orden El Quiz Manager (Gestor de pruebas) actúa como un controlador para tus esfuerzos de construcción de pruebas. Dale seguimiento a tu prueba y disminuye la frustración teniendo en cuenta estas ideas:

•

Como cada diapositiva / pregunta de la prueba tiene un único ID de interacción, no copies y pegues una diapositiva para crear otra. El Quiz Manager (Gestor de pruebas) no puede cambiar automáticamente el ID de interacción lo que ocasiona un problema con el LMS.

•

Si haces cambios a una pregunta en la diapositiva —en lugar de en el Quiz Manager (Gestor de pruebas)— vuelve a abrir el gestor antes de publicar tu presentación. De esa manera, el contenido de la prueba se actualiza y valida.

•

Si quieres realizar un cambio a algún aspecto de la apariencia de la prueba, como la fuente o color de texto, hazlo antes de publicar pero después de cerrar el Quiz Manager (Gestor de pruebas). De otra manera, si haces cambios y luego abres el Quiz Manager (Gestor de pruebas), las preguntas se generan nuevamente y tu nuevo formato podría perderse.

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#

68

La pregunta es... Adobe Presenter ofrece seis tipos de preguntas que puedes usar en el diseño de tu prueba. Aquí están sus botones y una corta descripción:

•

Multiple choice (Opción múltiple): los usuarios eligen una o más respuestas correctas de una lista.

•

True/False (Verdadero/Falso): los usuarios eligen entre dos opciones.

•

Fill-in-the-blanks (Rellenar espacios en blanco): los usuarios completan una declaración escribiendo una respuesta o eligiéndola desde una lista.

•

Short answer (Respuesta corta): los usuarios escriben una respuesta para una pregunta abierta como “¿Cuál es tu aspecto favorito de la motoneta híbrida Zoom5000?”.

•

Matching (Coincidencia): los usuarios hacen coincidir el contenido entre los elementos de una lista.

•

Likert (Escala de clasificación): los usuarios están de acuerdo o no con declaraciones en una escala móvil, el tipo de pregunta que a menudo ves en encuestas al consumidor.

CAPÍTULO NUEVE

Escribir una prueba

No tienes que organizar la presentación para incluir diapositivas para la prueba. Una nueva diapositiva se agrega automáticamente para cada nueva pregunta que construyes en el Quiz Manager (Gestor de pruebas) usando la plantilla maestra de diapositiva de PowerPoint para configurar su apariencia. Escribir tu prueba conlleva dos partes: configurar la forma en que funciona la prueba y agregar las preguntas. Para obtener un ajuste de prueba usando la prueba predeterminada que se incluye en Presenter, sigue estos pasos: 1. Abre la presentación (o crea y guarda una) en PowerPoint. 2. Elige Adobe Presenter > Quiz Manager (Gestor de pruebas) para abrir el diálogo que enlista un prueba predeterminada de nombre “Quiz” (“Prueba”). Haz clic en Edit (Editar) para abrir el diálogo Quiz Settings (Configuración de la prueba). (figura 68a).

Figura 68a Diseña las preguntas para tu prueba.

3. Cambia el nombre de la prueba como gustes y selecciona una opción desde el menú desplegable Required (Necesario) para definir el nivel de interacción del usuario (ve la columna “¿Cuál es la regla?” para información sobre las opciones). 4. Selecciona las características funcionales de la prueba, tales como si los usuarios pueden regresar en la prueba, si pueden revisarla, si pueden ver su resultado, etcétera. Elige


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opciones para barajar el contenido en las preguntas y respuestas y para desplegar el nombre de la diapositiva de pregunta en el contorno de Presenter o en una etiqueta sencilla de la prueba.

Consejo Si la prueba es autoadministrada, ofrece a los usuarios la opción de revisar y mostrar los resultados. Haz clic en los botones Question Review Messages (Mensajes de revisión de la prueba) )y Quick Result Messages (Mensajes de resultado de la prueba) para abrir diálogos en donde puedes agregar texto a desplegar cuando los usuarios chequeen sus respuestas.

5. Haz clic en la ficha Pass or Fail Options (Opciones de aprobado o reprobado) y elige opciones de dos criterios:

•

Elige cómo mostrar el resultado de aprobación, como un porcentaje o número correcto en el área de resultados Pass/Fail (Aprobado/Suspenso).

•

Elige acciones para la presentación que ocurren en respuesta a ambos grados, aprobación o suspenso. Por ejemplo, cuando los usuarios aprueban, dales la opción de moverse a la diapositiva siguiente para continuar con la presentación. Especifica criterios para reprobar (como el número de intentos) y cómo continúa la presentación. Por ejemplo, elige una acción para ir a una diapositiva que permita a los usuarios ampliarse en lecciones de recuperación.

Haz clic en OK para cerrar el diálogo Quiz (Prueba) y regresa al diálogo principal Quiz Manager (Gestor de pruebas). ¡Ahora estás listo para agregar algunas preguntas! 1. Haz clic en Add Question (Añadir pregunta) para abrir el diálogo Question Types (Tipos de preguntas) y elegir un tipo a desplegar en el diálogo New [question type] (Nueva pregunta [tipo de pregunta]). Lee sobre los diferentes tipos de preguntas en la columna “La pregunta es . . . ”.

Modificar y reorganizar Cuando hayas terminado de construir tu evaluación, puedes moverte a las diapositivas de prueba en tu presentación general con dos precauciones: todas las preguntas de prueba deben moverse como bloque y no puedes mover una pregunta de una evaluación a otra.

Más opciones de configuración Como puedes haber adivinado, la capacidad de personalizar la estructura de la prueba y los contenidos es, virtualmente, ilimitada. El Quiz Manager (Gestor de pruebas) ofrece varias fichas más en las que puedes hacer estos tipos de cambios:

•

Ouput Options (Opciones de salida). Elige ajustes para mostrar las preguntas, resultados, consejos de herramienta y otras características de respuesta de la prueba.

•

Reporting (Informes). Especifica en dónde y cómo dar el reporte de los resultados de la prueba, como un LMS, Adobe Connect Pro, tipos de informes, etcétera

2. En el panel Question (Pregunta) del diálogo, escribe un nombre y el contenido de la pregunta en los campos adecuados en la parte superior del diálogo. 3. Haz clic en Add (Añadir) para activar un campo de respuesta y escribe una que se incluya en el diálogo de la sección Answers (Respuestas). Dependiendo del tipo de pregunta, (continúa en la siguiente página)

(continúa en la siguinete página)

#68: Escribir una prueba

180

•

Default Labels (Etiquetas por defecto). Especifica el texto mostrado en los botones Submit (Enviar) y Clear (Borrar) así como la manera en que se muestran los mensajes de retroalimentación.

•

Appearance (Apariencia). Elige fuentes para elementos de pregunta, en dónde están ubicados los botones, y si guardas y reutilizas los perfiles de formato.

Escoge un punto

continúa escribiendo respuestas y agregándolas a la lista de Answers (Respuestas) (figura 68b).

Figura 68b Personaliza el contenido para las preguntas y respuestas.

Aquí hay un método de ubicación que usa el Presenter para incluir una prueba en una presentación:

4. Selecciona la ficha Options (Opciones) y define si las respuestas se califican o no, así como las acciones para las respuestas correctas y equivocadas (como moverse a otra diapositiva, abrir una url o reproducir un clip de audio).

•

En Microsoft Office XP, la prueba empieza después de la primera diapositiva en la presentación.

5. Selecciona la ficha Reporting (Informes) y especifica si se va a hacer un informe de la respuesta. En esta ficha, verás números ID asignados por Presenter a la prueba y a la pregunta.

•

En otras versiones de Microsoft Office, selecciona una diapositiva en la presentación para que se despliegue antes de la primera diapositiva de la prueba.

•

Sin importar tu versión de PowerPoint, si agregas una segunda prueba, empieza inmediatamente después de la primera.

6. Continúa agregando preguntas a tu prueba como requieras. Cuando hayas terminado las verás enlistadas en el Quiz Manager (Gestor de pruebas) (figura 68c).

Figura 68c Revisa las preguntas terminadas en el Quiz Manager (Gestor de pruebas).

CAPÍTULO NUEVE


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7. Haz clic en OK para cerrar el diálogo y regresar a la presentación. Las preguntas de la prueba se configuran y agregan automáticamente. Guarda la presentación para almacenar tu prueba.

¿Cuál es la regla? Cuando ajustes la prueba determina cómo los usuarios están requeridos a interactuar con ella, basándote en tus metas generales de la presentación. Por ejemplo:

•

Elige Optional (Opcional) si la prueba es de intereses propios o basada en información rudimentaria. Los usuarios pueden decidir si vale la pena el tiempo de acuerdo con el nivel de interés y conocimiento del material.

•

Elige Required (Necesario) si el usuario debe intentar la prueba. Un intento significa responder una pregunta y hacer clic en Submit (Enviar) —la presentación no se moverá más allá de las preguntas de la prueba, aunque el usuario pueda navegar entre preguntas.

•

Elige Pass Required (Es necesario aprobar) si el usuario está participando en una situación activa de aprendizaje en donde un nivel específico de comprensión (basado en la puntuación) debe ser demostrado. Si eliges esta opción, la presentación incluye una diapositiva de resultados explicando los temas.

•

Elige Answer All (Responder todas) si necesitas una respuesta para cada pregunta, como un módulo de un curso de retroalimentación o encuesta. El usuario no puede saltarse preguntas o moverse entre las diapositivas sin responder.

#68: Escribir una prueba

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#

69

Revisa tu información Sin importar el formato de publicación, puedes elegir características comunes desde el diálogo Publish Presentation (Publicar presentación). Haz clic en cualquier parte en los vínculos azules en el área Project Information (Información del proyecto) para abrir el panel correspondiente en el diálogo Presentation Settings (Configuración de la presentación):

•

Haz clic en el vínculo Title (Título) para abrir la ficha Appearance (Apariencia) en donde puedes cambiar el título del proyecto.

•

Haz clic en el vínculo Theme (Tema) para abrir la ficha Appearance (Apariencia) para que puedas seleccionar o ajustar el tema.

•

Haz clic en el vínculo Audio (Sonido) para abrir la ficha Quality (Calidad) y ajustar la configuración del audio.

•

Haz clic en el vínculo Images (Imágenes) para abrir la ficha Quality (Calidad) y ajustar la calidad de la imagen. Si no estás seguro de qué quieres cambiar, haz clic en Settings (Config) para abrir el diálogo y ajustar lo que quieras. Por supuesto, puedes realizar cualquier cambio a cualquier ajuste una vez que el diálogo se abre. Haz clic en Slide Manager (Gestor de diapositivas) para revisar las características de las diapositivas y activos (mostrados en la figura 69a).

CAPÍTULO NUEVE

Previsualizar y publicar

Has ensamblado, configurado, coloreado, preguntado, organizado, registrado, animado y, sí, verificado la ortografía. Antes de publicar tu obra cumbre, toma unos pocos minutos y revisa el flujo de tu presentación. Elige Adobe Presenter > Slide Manager (Adobe Presenter > Gestor de diapositivas) para abrir su diálogo (figura 69a).

Figura 69a Elabora una revisión rápida de las diapositivas y sus contenidos en el Slide Manager (Gestor de diapositivas).

En el Slide Manager (Gestor de diapositivas), revisa características que has puesto en diapositivas individuales en PowerPoint, así como ajustes elegidos en el diálogo Presenter Settings (Configuración de la presentación), descritos en la columna “Revisa tu información”. Puedes hacer modificaciones individuales, o seleccionar varias diapositivas para cambiar propiedades rápidamente en un grupo de ellas. Cuando hayas terminado de chequear, haz clic en OK para cerrar el Slide Manager (Gestor de diapositivas).

Consejo En lugar de abrir el Slide Manager (Gestor de diapositivas) desde el menú de Adobe Presenter, puedes hacer clic en el botón Slide Manager (Gestor de diapositivas) en el diálogo Publish Presentation (Publicar presentación), mostrado en la figura 69b. Decide cómo quieres distribuir tu trabajo. Presenter ofrece varias opciones de publicación, incluyendo las siguientes:

•

My Computer (Mi PC), para generar el proyecto y almacenarlo en una ubicación que especificas en tu disco duro. Elige desde un paquete zip o de CD:

•

Usa el paquete zip para comprimir todos los archivos de la presentación en un archivo zip que puedes enviar a un colega para revisión. Tienes que ubicar manualmente los archivos en tu disco duro para previsualizar la presentación.


183

•

Usa el conjunto de CD para producir archivos que puedas quemar en un CD. Los archivos incluyen una característica autoejecutable que inicia la presentación automáticamente.

•

Adobe Connect Pro, para generar el proyecto y almacenarlo en una ubicación específica del servidor. También puedes seleccionar si quieres cargar la presentación de origen y sus componentes, como el sonido, el video y los adjuntos.

•

Adobe PDF para generar el proyecto como un archivo SWF incrustado en un documento PDF. Aquí está cómo publicar tu presentación como un documento PDF:

1. Abre tu presentación en PowerPoint y elige Adobe Presenter > Publish (Adobe Presenter > Publicar) para desplegar el diálogo Publish Presentation (Publicar presentación) (figura 69b).

Figura 69b Elige una configuración de salida y publica la presentación terminada.

2. Haz click en Adobe PDF a la izquierda del dialogo para desplegar las configuraciones. 3. Haz clic en Choose (Elegir) para abrir un diálogo de búsqueda y seleccionar la ubicación en donde quieres almacenar la publicación. Escribe un nombre para el archivo y haz clic en Save (Guardar) para cerrar el diálogo y regresar al diálogo Publish Presentation (Publicar presentación). (continúa en la siguiente página)

#69: Previsualizar y publicar

Realiza una previsualización rápida No tienes que esperar hasta que hayas terminado tu presentación para revisar cómo se ve. Haz clic en el botón View Show (Ver presentación) en los botones de visualización en la parte inferior de la ventana de PowerPoint para ejecutar tu presentación. Para evaluar la presentación dentro de su interfaz SWF, elige una de las opciones My Computer (Mi PC) o Adobe PDF en el diálogo Publish Presentation (Publicar presentación). Haz clic en View output (Ver salida después de publicar) para abrir automáticamente el proyecto en un navegador Web si eliges la opción My Computer (Mi PC) o CD package (Conjunto de CD) o en Acrobat 9 y Adobe Reader 9 (si eliges la opción Adobe PDF).

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4. Selecciona “View output after publishing” (“Ver salida después de la publicación”) para abrir el PDF después de que es procesado. 5. Haz clic en Publish (Publicar). El contenido se procesa, se genera como SWF y se incrusta en un archivo PDF. 6. Ve e interactúa con la presentación terminada. La publicación PDF requiere Adobe Reader 9 o Acrobat 9 para verse.

CAPÍTULO NUEVE


CAPÍTULO DIEZ

Comentar en un documento PDF Acrobat 9 te permite agregar una amplia variedad de comentarios a documentos PDF y luego compartirlos con tu grupo de trabajo. A diferencia de los comentarios manuales basados en papel, las herramientas de Acrobat incluyen muchos tipos de herramientas de comentarios de texto y edición; puedes adjuntar otros documentos y archivos de sonido, agregar un comentario a un fotograma específico de una animación o película e incluso integrar tus comentarios directamente a sus documentos de origen en algunos programas. La meta de las técnicas en este capítulo es ayudar a simplificar tu trabajo —con tantas herramientas a tu disposición, es importante entender las razones de una herramienta sobre otra y cómo puedes maximizar tu uso eficiente de ellas. Puedes también ver cómo administrar comentarios; revisar flujos de trabajo y presentar el nuevo sitio acrobat.com es el tema del capítulo 11, “Revisión y colaboración en tiempo real”. Puedes acceder a todos los tipos de comentarios y herramientas eligiendo Comments > Comment & Markup Tools (Comentarios > Herramientas Comentario y marca) y seleccionando una herramienta desde el menú principal del programa. O toma un atajo: haz clic con el botón derecho o Control+clic en las barras verticales a la izquierda de la barra de herramientas para abrir un menú de atajo. Puedes elegir herramientas individuales o hacer clic en Show All Tools (Mostrar todas las herramientas) para desplegar el conjunto completo de herramientas. En todas estas técnicas, me he referido a trabajar desde la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Puedes leer sobre tipos específicos de comentarios en otros capítulos. Aprende sobre el uso de una imagen del portapapeles como sello en el #23, “Crear un PDF desde una imagen del Portapapeles” o adjuntar archivos como comentarios en el #24, “Adjuntar archivos de origen a un PDF”. Descubrir cómo insertar comentarios dentro de contenido multimedia (Flash o 3D) en el #102, “Insertar comentarios multimedia”, y cómo usar comentarios en mapas geoespaciales en el #109, “Comentar y medir en un mapa PDF”.

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#

70

El asunto al alcance No es necesario agregar un asunto a los comentarios, pero es una buena práctica a desarrollar. Por ejemplo, podrías tener dos o tres personas revisando un documento. Si usan el mismo asunto, es fácil entender de qué grupo de trabajo o departamento vienen los comentarios. El autor de un comentario y su tipo construyen la lista de Comments (Comentarios); si agregas un asunto, aparece debajo del nombre del autor.

Agregar comentarios de Nota adhesiva y Resaltador

De todas las herramientas de comentarios, probablemente usarás con más frecuencia la Sticky Note (Nota adhesiva) . Primero selecciona la herramienta en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Luego haz clic en el documento en donde quieres ubicar la nota, o arrastra para dibujar un marco. Se abre una ventana mostrando el puntero activo. Escribe el texto para tu nota; y si escribes más texto de lo que puede entrar en el tamaño del cuadro emergente, el texto se desliza. Cuando tienes la barra Properties (Propiedades) abierta, puedes seleccionar el texto en la nota y personalizar su color, fuente, etcétera, directamente desde la barra de herramientas (figura 70a).

Figura 70a Agrega notas adhesivas al documento para apuntar o describir problemas en la página.

Usar la barra de Propiedades para modificar comentarios Para acceder a la barra Properties (Propiedades), haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el hueco en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana del programa. La lista de barras de herramientas aparece; elige Properties Bar (Barra de propiedades). Si estás trabajando con un número de comentarios que usan varios íconos, colores, texto, etcétera, te puede resultar más fácil usar la barra Properties (Propiedades) que el diálogo de propiedades de los comentarios. Haz clic en el ícono de la nota para desplegar el diálogo Note Properties (Propiedades de nota adhesiva); haz clic dentro del texto para desplegar sus opciones. CAPÍTULO DIEZ

Para limpiar la página, haz clic en la esquina superior derecha de la ventana desplegable. Aún puedes leer el contenido de tu nota; sólo mueve el puntero sobre el ícono de la nota en la página y Acrobat despliega sus contenidos en un consejo de herramienta. Haz doble clic en un ícono de nota para abrir el cuadro de texto. Si quieres borrar una nota, selecciónala en la página y presiona Delete (Borrar) en tu teclado. Para cambiar la apariencia y características de un comentario, haz clic en Options (Opciones) en el cuadro de la nota para abrir el diálogo Note Properties (Propiedades de nota adhesiva) o haz clic en el botón derecho (Control+clic) para abrir el menú de atajo y elige Properties (Propiedades). Haz cambios al comentario, como los siguientes:

• En la ficha Appearance (Aspecto), elige un ícono para la nota, así como el color y opacidad.

• En la ficha General, especifica un nombre para el autor del comentario y un asunto. • En la ficha Review History (Historial de revisión), ve información sobre el comentario, tal como si es un comentario nativo o ha sido migrado de otro archivo.

Comentar en un documento PDF

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Usa las tres herramientas resaltadoras para subrayar, resaltar o tachar el contenido. Haz clic en la herramienta Highlight Text (Resaltar texto) en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Elige las otras dos herramientas desde el menú de atajo, accesible desde la barra de herramientas misma, o elige el menú Comments > Comment & Markup (Comentarios > Comentario y marca) y selecciona la herramienta. Arrastra a través del texto que quieres identificar con la herramienta. Al igual que con la herramienta Note (Nota), puedes modificar la apariencia de las herramientas resaltadoras en la barra Properties (Propiedades) o seleccionando Properties (Propiedades) desde el menú de atajo. Además de identificar el contenido en la página con la herramienta, haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el resaltado y elige Open Popup Note (Abrir nota emergente) para desplegar un cuadro de nota. Escribe tus comentarios. Verás un pequeño ícono en la parte superior izquierda del área de resaltado indicando que hay una nota de texto adjunta al resaltado (figura 70b).

Bloquea tus notas Algunas veces necesitas que tu comentario se quede en el lugar y no quieres tomar riesgos de que otro revisor entre y lo cambie. Haz clic en la opción Locked (Bloqueado) en la parte inferior izquierda del diálogo Note Properties (Propiedades de nota adhesiva) para evitar que el comentario sea modificado o borrado.

Lo mismo, pero diferente Figura 70b Usa una de las tres herramientas de resaltado de texto en un documento para enfatizar y agrega una nota explicatoria si gustas.

#70: Agregar comentarios de Nota adhesiva y Resaltador

Las herramientas de resaltado se utilizan para conseguir la atención sobre el contenido en tu documento. Hay también tres herramientas de edición que parecen hacer lo mismo. Sin embargo, las herramientas de resaltado se usan sólo dentro de Acrobat, a diferencia de sus contrapartidas de edición de texto, que pueden exportarse desde el documento a un documento de origen de Microsoft Word o AutoCAD (Windows). Lee sobre exportar a Word en el #78, “Colaborar en tiempo real en Acrobat.com”.

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#

71

Preferencias personales Algunas veces es buena idea modificar las preferencias Commenting (Comentario), ya sean las tuyas o las de un grupo más grande:

•

Coloca un código por color a miembros de un grupo de trabajo que usan comentarios con regularidad, para cada persona o departamento.

•

Muestra líneas que conecten comentarios de marca con sus cuadros emergentes al pasar por encima con el ratón.

•

En la revisión de un diseño gráfico (por ejemplo, una revista) disminuye la opacidad de los comentarios. De esa forma, los otros miembros en el grupo pueden leer los comentarios en el lugar de la página y aún ven los contenidos gráficos debajo.

•

Aumenta el tamaño de fuente si estás trabajando con alguien que lee comentarios en la página. De esa forma, los contenidos de los comentarios son fáciles de ver sin tener que abrirse.

Ajustar preferencias de comentarios

Una vez que has estado trabajando con comentarios en Acrobat por un tiempo, deberías evaluar cómo los usas y cómo los modificas. Pregúntate:

• •

¿Cambio el nombre en la caja del comentario o la fuente, o el tamaño de texto?

•

¿Encuentro difícil dar seguimiento a cuál cuadro de comentario pertenece qué comentario?

¿Arrastro los comentarios lejos de otros contenidos de la página y los alineo en los márgenes?

Si encuentras que realizas las mismas modificaciones repetidamente, es una buena idea modificar las preferencias. Empieza eligiendo Edit o Acrobat > Preferences > Commenting (Edición o Acrobat > Preferencias > Comentario) para desplegar el diálogo de preferencias de comentarios (figura 71).

Figura 71 Ajusta las preferencias de comentarios de acuerdo a cómo usas las herramientas.

• Viewing Comments (Ver comentarios). Elige opciones en esta sección para especificar cómo aparecen los comentarios en el documento. Elige otra fuente en el menú emergente Font (Fuente), escribe un tamaño diferente y elige el porcentaje de opacidad para el cuadro desplegable del comentario. También en esta sección del diálogo puedes elegir mostrar líneas de conexión desde el cuadro de comentario hacia el lugar del comentario, para mostrar indicadores de texto y consejos de herramientas y si se imprimen o no las notas y desplegables.

CAPÍTULO DIEZ


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• Pop-Up Open Behavior (Comportamiento de apertura de ventanas emergentes). Elige opciones para definir cómo se despliegan los comentarios en respuesta a las acciones, como pasar con el ratón por encima. El ajuste predefinido para el comportamiento de apertura de ventanas emergentes es esconderlas cuando la Comment List (Lista de comentarios) está abierta. Deja el ajuste seleccionado si estás trabajando en documentos desde el panel del documento. Si prefieres ver la ventana o cuadro completo en lugar del consejo de herramienta, elige la opción “Automatically open pop-ups on mouse rollover” (“Abrir automáticamente ventanas emergentes al pasar el ratón por encima”).

• Realizar comentarios. Elige opciones para aplicar tu proceso de comentario de manera consistente, como su alineamiento en la página o el nombre desplegado en la parte superior de la ventana emergente. La primera opción, “Always use Login Name for Author name” (“Usar siempre el nombre de inicio de sesión como nombre de autor”) está seleccionada por defecto. Si el único nombre con el que trabajas es el nombre de inicio de sesión de tu computadora, deja la opción seleccionada. Si usas otro nombre o usas diferentes nombres dependiendo del trabajo o del grupo de trabajo con el que estás involucrado, deselecciónala. Deja la opción predeterminada “Create new pop-ups aligned to the edge of the document” (“Crear ventanas emergentes alineadas al borde del documento”) si la pulcritud es tu pasión. Haz clic en las opciones finales para copiar el contenido del texto seleccionado en ventanas emergentes de comentario cuando encierras en un círculo el texto con una herramienta de dibujo y para comentarios de resaltado, tachado y subrayado.

#71: Ajustar preferencias de comentarios

Páginas tras página Si seleccionas la opción “Ensure that pop-ups are visible as the document is scrolled” (“Garantizar que las ventanas emergentes son visibles al desplazarse por el documento”) en la sección Viewing Comments (Ver comentarios) del diálogo, los comentarios se arrastran cuando te mueves en el documento. Algunos pueden encontrarlo molesto y otros extremadamente útil. Afortunadamente, Acrobat le da cabida a ambos tipos de personas.

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¿Preocupado al hacer un comentario? El conjunto de herramientas Text Edits (Ediciones del texto) se muestra en la figura 72a. Aquí está cómo y cuándo usarlas:

•

Herramienta Text Edits (Ediciones del texto). Selecciona el texto en la página o indica el punto de inserción.

•

Herramienta Replace Selected Text (Sustituir el texto seleccionado). Reemplaza el texto seleccionado con el texto que escribes; el texto se despliega en una ventana emergente de comentario.

•

Herramienta Highlight Selected (Resaltar el texto seleccionado). Resalta el texto seleccionado.

•

Herramienta Add Note to Selected Text (Agregar nota al texto seleccionado). Escribe notas sobre el texto seleccionado en la ventana emergente de comentario que aparece (ver un ejemplo en la figura 72a).

•

•

•

Herramienta Insert Text At Cursor (Insertar texto en la posición del cursor). Escribe para insertar texto nuevo en la posición del cursor en la página. Herramienta Underline Selected (Subrayar el texto seleccionado). Subraya el texto seleccionado.

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72

Trabajar con comentarios de edición del texto

Usas herramientas Text Edits (Ediciones del texto) para editar un PDF de la misma forma en que lo harías con una página impresa y lápiz rojo, pero con más eficiencia. Encontrarás las herramientas en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Haz clic en la flecha Text Edits (Ediciones del texto) para abrir una lista desplegable de herramientas (figura 72a). Si tienes texto seleccionado en la página, las herramientas están activas, como se muestra en la figura. Si no tienes ningún texto seleccionado, haz clic en la herramienta Text Edits (Ediciones de texto) y arrastra para seleccionar texto en la página. Usa esta opción si necesitas insertar, borrar o reemplazar texto.

Figura 72a Usa las herramientas Text Edits (Ediciones del texto) para marcar contenido para edición al igual que usas un lápiz rojo en una página impresa.

Aquí está cómo trabajas con la herramienta Text Select (Seleccionar texto) y el teclado, evitando entrar en los comandos del menú desplegable:

• Para insertar texto, haz clic en el texto del documento y escribe. En el documento, ves un ícono de acento circunflejo de inserción y el texto aparece en un cuadro emergente de comentario.

• Para eliminar el texto, selecciónalo para borrar usando la herramienta y presiona Delete (Borrar) o Backspace (Retroceso) en tu teclado. El texto se tacha en el documento.

Herramienta Cross Out Text for Deletion (Tachar texto para eliminarlo). Agrega una línea de tachado al texto seleccionado; no aparece texto de reemplazo.

CAPÍTULO DIEZ


191

•

Para reemplazar contenido en el documento, selecciona el texto y escribe uno nuevo. El texto de reemplazo se agrega a la ventana emergente del comentario Replacement Text (Texto de sustitución); el texto despliega una línea de tachado y al final de la cadena de texto que seleccionaste con la herramienta se muestra un ícono de acento circunflejo (figura 72b).

Figura 72b El acento circunflejo de inserción en la página se muestra en la ubicación de la edición del texto. Escribe el texto de reemplazo en la caja de comentario.

¿Cuál método es mejor? Puedes encontrar algunas o todas las opciones de la herramienta comentario usando tres o cuatro métodos diferentes. Por ejemplo, si quieres insertar texto, puedes hacer algo de lo siguiente:

•

Selecciona la herramienta Text Edits (Ediciones del texto) desde la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca), haz clic en el documento con la herramienta y luego usa el teclado.

•

Selecciona el texto con la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select & Zoom (Seccionar y Ampliar/Reducir), y luego elige otra herramienta desde el menú desplegable Text Edits (Ediciones del texto).

•

Selecciona el texto con la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramienta Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/ Reducir), y luego haz clic con el botón derecho para abrir el menú de atajo y elige una herramienta.

Si desearas usar las herramientas, selecciona el texto con la herramienta Text Edits (Ediciones del texto) y luego elige cualquiera de las opciones de edición desde el menú desplegable; las herramientas están descritas en la columna “¿Preocupado al hacer un comentario?”

¿Cuál es mejor? Depende de cómo gustes trabajar. Prueba todos, seguro encuentras un método favorito.

#72: Trabajar con comentarios de edición del texto

192 Construye tu colección de sellos Si puedes imaginarlo, puedes usarlo como sello. Puedes fácilmente agregar un sello personalizado a Acrobat, siguiendo estos pasos: 1. Elige Create Custom Stamp (Crear sello personalizado) desde el menú desplegable de la herramienta Stamp (Sellos). El diálogo Select Image for Custom Stamp (Seleccionar imagen para sello personalizado) se abre. 2. Haz clic en Browse (Examinar) para encontrar el gráfico, PDF o archivo de Word para usar como sello. El diálogo Select (Abrir) se abre y despliega el archivo elegido. Haz clic en OK (Seleccionar) y regresa al diálogo Select Image for Custom Stamp (Seleccionar imagen para sello personalizado) que muestra una previsualización del sello elegido. Haz clic en OK (Aceptar); el diálogo Create Custom Stamp (Crear sello personalizado) se abre. 3. Haz clic en el campo Category (Categoría) y escribe un nombre para la nueva categoría del sello o elige una de las existentes; luego escribe un nombre para el sello. Haz clic en OK (Aceptar). 4. Para usar tu sello nuevo, primero abre el menú desplegable Stamp (Sellos). Los contenidos de tu categoría de sello personalizado despliegan miniaturas, al igual que las colecciones de sellos del programa. (continúa en la siguiente página) CAPÍTULO DIEZ

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73

Usar y administrar herramientas de sello

Las herramientas de sello son como los antiguos sellos de tinta que aplicas a un documento (como Borrador, Aprobado o Confidencial). A diferencia de los sellos de tinta, algunos de los de Acrobat son dinámicos ya que automáticamente agregan la fecha y hora cuando los aplicas. Puedes, incluso, crear tus propios sellos personalizados. Usa la herramienta Snapshot (Instantánea) y el portapapeles para capturar cualquier cosa en una página PDF de Acrobat para usar como sello. O aprovecha la nueva característica en Acrobat 9 que te permite usar cualquier elemento del portapapeles como un PDF y copiar un objeto desde otro programa —como un logo en Illustrator o una imagen en Photoshop— para crear un sello nuevo en Acrobat. Lee el #23, “Crear un PDF desde una imagen del Portapapeles”, y #59, “Reutilizar imágenes” para ver cómo se hace. Las herramientas Stamp (Sellos) están ubicadas en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). 1. Para ubicar un sello, en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca) haz clic en la flecha de la herramienta Stamp (Sellos) para abrir el menú mostrado en la figura 73a.

Figura 73a Los sellos están dispuestos en una serie de submenús.

2. Haz clic en un sello para seleccionarlo. El puntero cambia para parecerse al ícono de comentario. 3. Haz clic en el documento en donde quieras, para aplicar el sello. Un diálogo Identity Setup (Configuración de identidad) se abre cuando intentas usar un sello la primera vez y no has especificado una identidad como parte del ajuste de comentarios, revisión o firma digital. Agrega información de identidad y haz clic en Complete Comentar en un documento PDF

193

(Finalizada) para cerrar el diálogo y aplicar el sello. Lee sobre cambiar información en la columna “¿Quién eres?”. Si mueves tu puntero sobre la herramienta Stamp (Sellos) en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca) (no sobre la flecha hacia abajo), el último sello que seleccionaste en una sesión se despliega. Haz clic en la herramienta Stamp (Sellos) y el sello desplegado se activa. Las categorías personalizadas de sellos incluyen lo siguiente:

•

Sellos Dynamic (Dinámico) que despliegan el nombre del usuario, la fecha y la hora en la que fue aplicado el sello.

•

Sellos Sign Here (Firma) que son formatos específicos comúnmente usados en las comunicaciones.

•

Sellos Standard Business (Negocio estándar) que son un conjunto de etiquetas que usas comúnmente para indicar el estado de un documento, como confidencial o preliminar, en lugar de agregar comentarios de nota o marca de agua.

•

Favorites (Favoritos) que pueden incluir cualquier sello de cualquiera de las categorías predeterminadas así como los personalizados que quieras. Mantén los favoritos cerca para seleccionar rápido.

•

Custom (Personalizado) es una categoría que contiene tus propios sellos y que puedes renombrar; en la figura 73b, la categoría Custom (Personalizado) ha sido renombrada como work; si no has diseñado ningún sello personalizado, la categoría Custom (Personalizado) no se enlista.

Figura 73b Agrega categorías o cambia nombres de categorías a medida que expandes tu colección de sellos.

#73: Usar y administrar herramientas de sello

5. Haz clic en el sello en el menú para seleccionarlo y luego en la página del documento para aplicar el sello. Haz doble clic en el sello para agregar un comentario.

¿Quién eres? El diálogo Identity Setup (Configuración de identidad) no te permite cambiar el nombre de inicio de sesión usado para los sellos u otros tipos de comentarios. Para modificar el nombre, haz lo siguiente: 1. Elige Edit o Acrobat > Preferences > Commenting (Edición o > Acrobat > Preferencias > Comentario) y dese-lecciona la opción “Always use Log-in Name for Author name” (“Usar siempre el nombre de inicio de sesión como nombre de autor”) en la sección Marking Commments (Realizar comentarios) del diálogo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar las preferencias. 2. Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en un comentario del documento para abrir el menú de atajo y elige Properties (Propiedades) para abrir su diálogo. Selecciona la ficha General, escribe un nombre nuevo en el campo Author (Autor) y elige Make Current Properties Default (Convertir propiedades en predeterminadas). Haz clic en Close (Cerrar) para salir del diálogo.

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Tenerlos juntos

Usa un sello personalizado cuando . . .

Usa la paleta Stamps (Sellos) para mantener ordenados tus sellos. Elige Show Stamps Palette (Mostrar paleta de sellos) en el menú desplegable de la herramienta Stamp (sellos) para desplegar su diálogo:

Aquí hay algunas circunstancias en las que tiene sentido tomarse unos pocos minutos para construir un sello personalizado:

•

Elige una categoría de sellos para desplegar las colecciones como miniaturas.

•

Para los sellos del programa, haz clic en el botón derecho (Control+clic) en un sello para abrir un menú de atajo; hazlo sello personalizado o agrégalo a tus favoritos.

•

Para un sello personalizado, haz clic con el botón derecho (Control+clic) en un sello para abrir un menú de atajo y convertirlo en el sello actual o eliminarlo de la lista de favoritos.

CAPÍTULO DIEZ

•

Escribes el mismo comentario reiteradamente. Puedes ser el jefe de un departamento que necesita un sello de fecha y hora, así como un sello de información del departamento. Construye un sello que solicite la información; ahora puedes usar un sello dinámico de fecha/hora y tu nuevo sello personalizado.

•

Tu trabajo incluye diferentes roles. Puedes ser a la vez un diseñador y un supervisor. Puedes construir sellos independientes definiendo tu rol en diferentes situaciones.

•

Tu trabajo incluye el mismo rol y diferentes modos. Usa tu imaginación y crea un conjunto de sellos expresivos. Una cara sonriente puede valer por mil palabras —y también puede ser un rayo de luz.


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Dibujar y marcar formas en Acrobat

Digamos que eres una de esas personas que simplemente necesita garabatear en papel. ¿Qué sucede si alguien se lleva tu papel? Bien, sólo agarra un ratón y abre un documento PDF, porque puedes dibujar toda clase de objetos, incluyendo el mencionado garabato, con las herramientas Drawing (Dibujo). La mayoría de las herramientas se muestra en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Las restantes, incluyendo dos herramientas de dibujo Polygon (Polígono) y Pencil Eraser (Borrador de lápiz), están disponibles desde el menú de atajo que se abre cuando haces clic con el botón derecho (Control+clic) en las barras del borde izquierdo de la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Las marcas de dibujo son una forma de comentarios. Para usar una herramienta, haz clic para seleccionarla en la barra de herramientas y luego dibuja puntos, haz clic y arrastra, o garabatea con las herramientas Pencil (Lápiz) o Pencil Eraser (Borrador de lápiz). Para formas como polígonos o nube, haz clic en el punto de inicio para cerrar la forma. Cuando termines el dibujo puedes hacer doble clic para abrir una nota y escribir información sobre tu garabato (figura 74a).

Agregar comentarios a tus garabatos ¿Necesitas explicar por qué borraste un párrafo específico del documento o sólo quieres dejar una nota para verificar que tus cambios son correctos? Acrobat lo hace fácil. Una vez que agregaste una marca con cualquiera de las herramientas de dibujo, simplemente haz doble clic en la forma para abrir una caja y luego escribe tu comentario, como en el ejemplo de la figura 76a.

Enciérralo en un círculo

Figura 74a Agrega información sobre el garabato en una nota.

Si quieres mostrar algún texto en el documento dentro de una caja de texto, usa la herramienta Text Box (Cuadro de texto) . Encuentra la herramienta en la caja de herramientas, hazle clic y luego arrastra para dibujar un marco en la página. Una caja de texto amarilla del tamaño del marco se agrega al documento; haz clic en la caja y escribe tu mensaje.

#74: Dibujar y marcar formas en Acrobat

Si eres del tipo de persona que utiliza comentarios de dibujo para garabatear en un documento, hay una opción para ti. Elige Edit o Acrobat > Preferences > Commenting (Edición o Acrobat > Preferencias > Comentario) y activa la opción “Copy encircled text into Drawing comment popups” (“Copiar el texto dentro de un círculo en las ventanas emergentes de comentarios de dibujos”). De esta forma, mientras dibujas puedes agregar el texto desde el documento hacia la ventana emergente del comentario sin tener que seleccionar otra herramienta.

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El sonido de tu voz Si prefieres hablar en lugar de escribir, hay un comentario hecho para ti. Elige Comments > Comment & Markup toolbar > Record Audio Comment Tool (Comentarios > Herramientas comentario y marca > Grabar comentario de sonido) . Haz clic en la página del documento en donde quieres desplegar el ícono del comentario; se abre una Sound Recorder (Grabadora de sonidos). Haz clic en Browse (Examinar) para ubicar un archivo de sonido y seleccionarlo. Puedes previsualizarlo en el diálogo de la grabadora de sonidos o haciendo clic en el ícono de comentarios en la página. De qué manera grabas los archivos de sonido depende de tu sistema operativo y su configuración.

CAPÍTULO DIEZ

Una llamada es una marca de dibujo para apuntar a una ubicación específica en un dibujo (figura 74b). Haz clic en el documento con la herramienta Callout (Llamadas) y aparece un cuadro de nota adjuntado a una línea con una punta de flecha. Escribe tu nota y luego haz clic en cualquier parte de la página fuera de la caja de la nota. Puedes arrastrar la caja alrededor de la página y reubicar el punto de la flecha arrastrándolo también.

Figura 74b Identifica una ubicación específica en la página usando una llamada.


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Trabajar con la Lista de comentarios

Cada comentario agregado a un documento se almacena en la Comments List (Lista de comentarios), que es uno de los paneles desplegados en Acrobat 9 por defecto. Haz clic en el ícono Comments (Comentarios) en el panel de navegación de la ventana del programa para abrirlo. A diferencia de la mayoría de los otros paneles que se abren a la izquierda del panel del documento, la Comments List (Lista de comentarios) se despliega horizontalmente debajo del documento (figura 75). Abrir comentarios para la página

Elige un filtro

Comentario agrupado

Abrir los contenidos de un comentario

Administrar los comentarios con marcas de verificación

Opciones de orden

Tipo de comentario y autor

Figura 75 La Comments List (Lista de comentarios) se despliega horizontalmente debajo del panel del documento.

El signo de más (+) a la izquierda del número de página indica que la página contiene comentarios. Haz clic en un comentario de la lista. Si está ubicado en la porción del documento que se despliega en el panel del documento, se resalta. Los comentarios están organizados en niveles dentro de su lista. Aquí hay algunos consejos para visualizarlos:

• Un documento multipágina enlista los comentarios basándose en el número de página. Haz clic en un signo de más de la página para abrirla y desplegar los comentarios. (continúa en la siguiente página) #75: Trabajar con la Lista de comentarios

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Tenerlos juntos Si tienes un gran número de comentarios diciendo lo mismo, puedes reunirlos en un comentario agrupado. Cuando eliges comentarios para agrupar, sólo el texto del primer comentario seleccionado se muestra en la lista de comentarios, y el texto de los comentarios restantes está oculto. Selecciona primero el comentario más importante y representativo; por ejemplo, si un Revisor A agrega un comentario describiendo un cambio que debería hacerse y luego los Revisores B y C están de acuerdo, selecciona primero el comentario del Revisor A para que puedas ver el contenido del mismo en la lista luego de agrupar. Para agrupar comentarios, sigue estos pasos: 1. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) y la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) y haz clic en el primer comentario. Haz Ctrl+clic (Control+clic) para seleccionar los otros que quieres incluir en el grupo. Selecciona los comentarios de la lista o directamente de la página del documento.

• El tipo de comentario se muestra como un ícono en la lista de comentarios. • Haz clic en el signo de más a la izquierda de un comentario para abrir sus contenidos. Lee detalles aplicados como el tipo de comentario, autor y fecha.

• Hacer clic en los signos de más puede ser tedioso. Para abrir rápidamente todas las páginas de todos los comentarios, haz clic en Expand All (Expandir todo) o en la barra de herramientas de la Comments List (Lista de comentarios). Haz clic en Collapse all (Contraer todo) en la barra de herramientas para cerrarlos nuevamente.

• Usa las flechas Next (Siguiente) en la barra de herramientas de la lista para mostrar los comentarios previos o siguientes (haz clic en los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo respectivamente). Trabajar en un documento largo puede involucrar docenas o incluso cientos de comentarios. Hay una cantidad de información a la que dar seguimiento. Aquí hay unas pocas sugerencias para trabajar con comentarios:

• Contesta un comentario en lugar de agregar otro, como los comentarios Skippy y MsD en la figura. Primero, haz clic en el comentario para seleccionarlo en su lista y luego haz clic en el botón Reply (Responder) en la barra de herramientas. Escribe la respuesta en el campo de texto. Acrobat coloca el ícono de respuesta antes que el texto.

• Borra los comentarios que no quieres mantener. Haz clic en el comentario para seleccionarlo y luego haz clic en el botón Delete (Eliminar) en la barra de herramientas de la lista de comentarios.

• Haz doble clic en un comentario en la lista de comentarios para abrir su despliegue en el panel del documento, como el comentario Oval (Óvalo) mostrado en la figura 75. Se ven los detalles del comentario original, así como cualquier respuesta que se superpone al cuadro de nota del comentario.

2. Haz clic con el botón derecho en los comentarios seleccionados de la página del documento (continúa en la siguiente página)

CAPÍTULO DIEZ


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El Zen de la organización de comentarios Puedes organizar los comentarios de tu documento en varias formas. Por defecto, los comentarios están enlistados como aparecen en el documento de inicio a fin. Aquí hay algunos consejos:

•

Si estás trabajando en un documento grande o si quieres revisar qué has agregado a un documento, ordena los comentarios seleccionándolos desde el menú desplegable Sort By (Ordenar por). Por ejemplo, haz clic en Type (Tipo) para reorganizar los comentarios en la lista de acuerdo con el tipo de comentarios utilizados en el documento. Ordenar comentarios hace más sencillo ubicar aquellos agregados por un autor específico o un tipo de comentario.

•

Si quieres ver algunos de los comentarios, puedes filtrarlos. Selecciona una opción de filtrado desde el menú desplegable Show (Mostrar) y luego especifica un tipo de filtro. Por ejemplo, si eliges Show by Reviewer (Mostrar por revisor), se abre un submenú enlistando los revisores.

•

Cuando aplicas un filtro, la lista de comentarios muestra el mensaje “Comments are hidden because a filter is active in the Show menu” (“Los comentarios están ocultos porque hay un filtro activo en el menú Mostrar”). El mensaje es un buen recordatorio para ti para chequear si has direccionado todos los comentarios del documento o si un cierto revisor ha visto y comentado el documento.

•

En la lista de comentarios, agrega marcas de verificación para identificarlos. Las marcas de verificación se usan para cualquier propósito que quieras, como hacer una lista para-hacer y no se ven por nadie más en la revisión. Ordenar de acuerdo con el Checkmark Status (Estado de la marca de verificación) reduce la lista a dos categorías: Marked (Marcada) y Unmarked (Sin marcar). Las categorías están cerradas de inicio; expande una categoría para revelar sus contenidos.

#75: Trabajar con la Lista de comentarios

y elige Group (Agrupar). No intentes hacer clic con el botón derecho en la lista de comentarios; el atajo de menú no contiene el comando Group (Agrupar). 3. El comentario despliega el ícono agrupado en la Comments List (Lista de comentarios) .

Encuentra esa palabra Haz clic en Search (Buscar) en la barra de herramientas de la lista de comentarios para abrir la ventana de búsqueda a la izquierda de la pantalla. Luego escribe el término a buscar, especifica mayúsculas/minúsculas y palabras enteras y haz clic en Search Comments (Buscar en los comentarios). Una vez que Acrobat procesa la búsqueda, despliega el resultado en una lista en el panel Search (Buscar). Haz clic en un resultado para resaltar el comentario en la lista y en la página del documento.

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76

Trasladar ubicaciones de comentarios Lo que ves cuando integras los comentarios depende de algunos factores. Acrobat usa estos conceptos para colocar los comentarios en un documento revisado:

•

Los comentarios de texto que se aplican a palabras seleccionadas se despliegan dentro de las mismas palabras si existen en el documento revisado.

•

Sellos, notas y marcas de dibujo se colocan de acuerdo con la estructura del documento original (por ejemplo la flecha en el documento de ejemplo descrito en esta técnica).

•

Si borras las palabras o etiquetas en donde un comentario fue colocado originalmente, se ubica en la primera o última página del documento.

•

Si borras el texto que originalmente tenía ediciones, éstas se convierten a una nota.

•

Las marcas de dibujo o sellos se colocan en la misma página en el documento original sin importar la posición —a menos que la página se borre y en tal caso el comentario se coloca en la última página del documento revisado.

CAPÍTULO DIEZ

Exportar comentarios a un documento de Word (Windows)

Si estás trabajando con una versión de PDF etiquetada de un documento de Microsoft word generado con PDFMaker, puedes tener tus comentarios exportados directamente desde el PDF en el documento original y realizar las ediciones automáticamente. Puedes trabajar desde Acrobat y exportar los comentarios usando los comandos del menú Comments (Comentarios) o puedes trabajar desde Word e importar los comentarios usando los comandos del menú Comments (Comentarios) de Acrobat. Tu elección depende de dónde estás en un flujo de trabajo en particular. Si has terminado de trabajar con un grupo de comentarios, trabaja dentro de Acrobat; si tienes el documento de origen abierto en Word, trabaja dentro de Word. Para exportar los comentarios a un documento de Word desde Acrobat 9: 1. En la barra de herramienta de la Comments List (Lista de comentarios) , haz clic en el botón Options (Opciones) y elige Export Comments to Word (Exportar comentarios a Word). Word se abre y un diálogo describe el proceso. 2. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo de descripción y comienza el proceso de importación. Se abre el diálogo Import Comments from Adobe Acrobat (Importar comentarios desde Adobe Acrobat). Especifica los documentos PDF y Word en el diálogo y selecciona las opciones de importación (lee sobre tus opciones en la columna “Elegir qué comentarios exportar”). 3. Haz clic en Continue (Continuar). Acrobat procesa los comentarios, los agrega al documento de Word y despliega el diálogo Succesful Import (Importación correcta) (figura 76a). El diálogo resume la actividad y describe cómo pueden integrarse las ediciones de texto. Haz clic en Integrate Text Edits (Integrar ediciones de texto) para iniciar el proceso. 4. Se abre el diálogo Adobe Acrobat Comments (Comentarios de Adobe Acrobat), desplegando el número de comentarios disponibles para convertir. El diálogo identifica el primer comentario en el documento y despliega la acción. Haz clic en Apply (Aplicar) para hacer la edición. El texto se modifica en el documento de Word (usando texto coloreado o subrayado si los cambios están siendo seguidos).


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Figura 76a Acrobat te dice cuándo has terminado de importar los comentarios en el documento.

5. Haz clic en Next (Siguiente) en el diálogo Adobe Acrobat Comments (Comentarios de Adobe Acrobat) para continuar con la próxima edición —haz clic en “Automatically go to next” (“Automáticamente ir a siguiente”) para ahorrar clics de ratón). Continúa hasta que hayas visto y aplicado todas las ediciones. Si no quieres usar la edición, haz clic en Discard (Descartar) (figura 76b).

Figura 76b Evalúa cada comentario y cambia antes de aplicar o rechazar en el proceso de integración. (continúa en la siguiente página) #76: Exportar comentarios a un documento de Word (Windows)

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Elegir qué comentarios exportar Puedes elegir ciertos grupos de comentarios para exportar en el diálogo Import Comments from Acrobat (Importar comentarios desde Acrobat). Primero decide cuánto quieres editar del documento de Word y luego elige un tipo de exportación de acuerdo a eso.

•

Si has ajustado un sistema personal de comentarios usando marcas de verificación y quieres importar sólo aquellos comentarios indicados con marcas, puedes seleccionar la opción All Comments with Checkmarks (Todos los comentarios con marcas de verificación) debajo de Select Comment Types to Import (Seleccionar tipos de comentarios para importar).

•

Si estás editando el contenido del documento con las herramientas de edición de texto, selecciona la opción Text Edits only: Insertion, Deletions and Replaces (Ediciones de texto únicamente: inserciones, eliminaciones y sustituciones). De esa forma, sólo los comentarios pertenecientes al contenido y estructura del documento son transferidos.

•

Haz clic en la opción Turn Track Changes On Before Importing Comments (Activar control de cambios antes de importar los comentarios) si estás involucrado en un proceso de edición o revisión.

CAPÍTULO DIEZ

Nota Si te quedas sin tiempo en medio de un trabajo grande, haz clic en Stop (Detener). Se abre un diálogo explicando que puedes reiniciar en cualquier momento eligiendo Acrobat Comments > Continue Integration Process in Word (Comentarios de Acrobat > Continuar proceso de integración). 6. Verás el diálogo Text Integration Summary (Resumen de integración de texto) cuando todos los comentarios están procesados. Después de haber revisado el resumen, haz clic en Done (Hecho). Dependiendo de las opciones que selecciones en el diálogo Import Comments from Adobe Acrobat (Importar comentarios desde Adobe Acrobat), descrito en el paso 2, puedes tener instrucciones para limpiar el documento, como la aceptación de cambios, si tienes la característica activa de seguimiento o borrar las burbujas de comentarios. 7. Revisa el documento. Verás que las ediciones están aplicadas y que los comentarios básicos de nota están adjuntos al documento. Guarda el documento de Word corregido.


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¿ Está eso confirmado?

• A menudo desarrollas sis-

Algunas veces la ubicación de los comentarios de edición de texto no pueden confirmarse en un documento de origen de Word; esto ocurre cuando Acrobat no puede descifrar con precisión la estructura de las etiquetas del documento de origen. Las ubicaciones sin confirmar están disponibles en una lista en el diálogo Succesful Import (Importación correcta). Haz clic en el botón View List (Ver lista) para ver una lista de los comentarios que tienen lugares sin confirmar. En el documento ves los comentarios agregados en donde Acrobat piensa que pertenecen. Puedes transferir la información de esos comentarios al documento y borrar los comentarios de Word.

Si los pájaros migran, ¿por qué no los comentarios? Imagina que has creado un documento y luego agregaste comentarios en él. Entonces, supón que exportaste ediciones de texto y otros comentarios desde Acrobat y los integraste al documento de Word de origen, o revisado el documento de origen y luego generado un nuevo documento PDF. Acrobat 9 te permite agregar comentarios a una versión revisada de un documento, mientras el documento es etiquetado (lee sobre etiquetar un documento en el capítulo 6, “Cumplir con estándares PDF y de Accesibilidad”). Abre los dos documentos en Acrobat y luego realiza estos pasos: 1. Con el documento en el que quieres agregar los comentarios para activar, elige Comments > Migrate (Comentarios > Migrar comentarios) para abrir el diálogo correspondiente. 2. En el menú desplegable From (De), elige el archivo que contiene los comentarios. La casilla de verificación “Review migrated comments in the Comments List” (“Revisar comentarios migrados en la lista de comentarios”) está seleccionada por defecto; deja este ajuste como está. 3. Haz clic en OK (Aceptar). Los comentarios se importan al documento PDF y se ubican en el mismo lugar que aquellos en el documento del que estás exportando. Los comentarios pueden aparecer o no en la misma ubicación en ambos documentos, dependiendo de los contenidos de los archivos respectivos. Por ejemplo, un comentario migrado de texto tachado no se mostrará en un archivo en donde el texto ha sido borrado. Una vez que los comentarios han sido migrados a un documento, se incluyen en la lista de comentarios usando las opciones de migración por defecto.

#76: Exportar comentarios a un documento de Word (Windows)

temas de comentarios, particularmente en grandes organizaciones. Acrobat te permite diseñar un conjunto personalizado de opciones de conversión de comentarios. Elige el conjunto personalizado y luego filtra los comentarios que quieres exportar a Word. El filtro puede basarse en el autor, estado o marca de verificación.

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Imprime una copia Si quieres imprimir la información de comentarios de un documento, haz clic en el botón Print (Imprimir) o en la lista de comentarios y elige Print Comments Summary (Imprimir resumen de comentarios) o Create PDF of Comments Summary (Crear resumen de comentarios de PDF), que a su vez abren el diálogo cubierto en estos pasos.

Ajustar el estado de los comentarios y crear resúmenes

Una vez que el documento ha atravesado un ciclo de revisión o dos (lee sobre los ciclos de revisión en el capítulo #11), es hora de cuidar algunos asuntos de último minuto. Éstos incluyen la definición de un estado para los comentarios (los generados por revisores tanto como los migrados), crear resúmenes e imprimir comentarios y resúmenes para referencia o archivo. Primero selecciona un comentario en la Comments List (Lista de comentarios). Luego haz clic con el botón derecho (Control + clic) en un comentario de la lista o haz clic en Set Status (Establecer estado) en la barra de herramientas de la lista de comentarios y selecciona Review (Revisión) para desplegar una lista de opciones. Puedes especificar un comentario como Accepted (Aceptado), Rejected (Rechazado), Completed (Completado) o Cancelled (Cancelado). A diferencia de la marca de verificación, que es utilizada sólo en tu copia del documento, puedes ajustar un estado para un comentario que puede ser compartido con otros revisores. Cuando estás recopilando la retroalimentación de los revisores o cuando un proyecto está terminando, es buena idea crear un resumen de comentarios –de esa manera, todos los comentarios están organizados y reunidos en un lugar práctico para fácil referencia. Sigue estos pasos: 1. En el menú desplegable Options (Opciones) en la barra de herramientas Comments List (Lista de comentarios), elige Summarize Comments (Resumir comentarios) para abrir un diálogo (figura 77a).

Figura 77a Especifica las características del resumen de este diálogo.

2. Elige opciones de diseño (ve la columna “Elegir un diseño para el resumen de comentarios”), tamaño de papel, una opción de ordenar, cuáles comentarios incluir y un tamaño de fuente.

CAPÍTULO DIEZ


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3. Haz clic en Create PDF Comment Summary (Crear resumen de comentarios de PDF) para generar el resumen. 4. Acrobat abre el resumen como un archivo PDF nombrado como Summary of Comments (Resumen de comentarios) [nombre de archivo] y enlista toda la información de comentarios, ordenada de acuerdo con la opción que elegiste (figura 77b). Guarda este archivo para referencia.

Figura 77b El documento de resumen se crea usando los ajustes que seleccionaste.

Elegir un diseño para el resumen de documentos Puedes generar un resumen de comentarios en una de varias formas usando el diálogo Summarize Options (Opciones de resumen). Elige una opción dependiendo de las características del documento y sus comentarios, cómo te gusta trabajar y qué te propones hacer con el resumen:

•

Elegir la opción “Document and comments with connector lines on separate pages” (“Documento y comentarios con líneas de conexión en páginas separadas”) es buena cuando tienes comentarios largos, aunque con una copia impresa tienes que seguir las líneas a través de las páginas.

•

En un documento corto o con comentarios cortos, usa la opción “Document and comments with connector lines on single pages” (“Documento y comentarios con líneas de conexión en páginas sueltas”).

•

Usa la opción Comments only (Sólo comentarios) para imprimir únicamente los comentarios agregados al documento. Si eres el creador de un documento y lo has hecho circular en un grupo para retroalimentación, tener una lista impresa de los comentarios puede servir como una lista de cosas para hacer.

•

Si has terminado un proyecto y quieres una copia en papel para archivar o quieres trabajarlo lejos de tu computadora, elige la opción “Documents and comments with sequence numbers on separate pages” (“Documento y comentarios con números de secuencia en páginas separadas”).

#77: Ajustar el estado de los comentarios y crear resúmenes

CAPÍTULO ONCE

Revisión en tiempo real y colaboración Muchos flujos de trabajo habituales dependen de la comunicación que rodea a un producto en común, ya sea un manual, un documento de mercadotecnia o un capítulo de un libro como el que estás leyendo. Una de las características más fuertes en Acrobat –entre una gran cantidad de características fuertes– es la capacidad, para un grupo de usuarios, de colaborar y comunicarse intercambiando ideas y contenido de una manera que puede ser evaluada y rastreada. El proceso de colaboración y revisión ha sido desarrollado en las últimas versiones de Acrobat, desde compartir comentarios e incorporarlos a un documento de origen en Acrobat 5 hasta la capacidad revolucionaria de habilitar documentos para comentar en Acrobat 7 Professional. Bien, es hora de otra revolución: Acrobat 9 ofrece una nueva forma de comunicar y administrar revisiones en línea. Acrobat.com es un nuevo servicio que ofrece un espléndido lugar de reunión para la colaboración en línea en tiempo real y es gratuito. Puedes trabajar en línea en Acrobat.com para compartir una revisión y luego llevarla a una sala de reunión en ConnectNow (para un número limitado de participantes) o incluso trabajar en un documento compartido en Buzzword, que es el procesador de palabras en línea de Adobe. Por supuesto, necesitarás herramientas para empezar, seguir y administrar las revisiones y Acrobat 9 ha mejorado el proceso encontrado en versiones anteriores del programa.

208

#

78

Administrar preferencias de Acrobat.com Modifica los ajustes del programa para mejorar tu trabajo con colaboración en directo. En las preferencias de Acrobat. com busca estos parámetros:

•

Escribe tu dirección de correo electrónico (Adobe ID) y contraseña en los campos.

•

Haz clic en Manage Account para abrir el área Account Settings de Acrobat.com en tu navegador e ingresa en tu cuenta. Aquí puedes cambiar tu contraseña, dirección de correo electrónico y Meeting URL (para ConnectNow). Haz clic en OK para aceptar cualquier cambio que hayas hecho.

•

Haz clic en Change Password para modificar tu registro de usuario. Primero ves un diálogo de información que explica el cambio de contraseña en Acrobat.com y te informa que ha sido borrada en las preferencias. Haz clic en Yes. En la ventana resultante del navegador, escribe tu información de registro y sigue los mensajes para cambiar la contraseña. (continúa en la siguiente página)

CAPÍTULO ONCE

Colaborar en tiempo real en Acrobat.com

El reino de la comunicación y colaboración en Acrobat 9 se centra en Acrobat.com, aunque aún es posible realizar una revisión al “viejo modo” por correo electrónico e integración manual de comentarios. Acrobat.com es una Rich Internet Application (RIA) construida sobre Adobe Flash y Adobe Air. Puedes acceder a Acrobat.com a través de tu navegador o programas de comandos, utilizando ajustes que configuras en las preferencias de Acrobat 9 y Adobe Reader 9. En Acrobat 9 (o en Adobe Reader 9), haz clic en el botón de tarea Collaborate (Colaborar) y elige un comando (figura 78a).

Figura 78a Elige una opción de colaboración.

Para ver la interfaz de la aplicación principal, entra a www.acrobat.com; verás un despliegue de servicios accesibles a través de un simple registro de usuario (figura 78b).

Figura 78b Selecciona un servicio desde la interfaz de Acrobat.com.

Revisión en tiempo real y colaboración

209

Los servicios para colaborar y compartir en Acrobat.com incluyen lo siguiente: Adobe® Buzzword®. Usa Buzzword para escribir y colaborar en documentos. El programa incluye muchas características comunes en procesamiento de texto (lee más en el #83, “Trabajar en Buzzword”). Adobe® ConnectNow. Puedes encontrarte con uno o dos colegas para usar una pantalla compartida en una colaboración activa (ve el #82, “Moverse a una sala de reunión de ConnectNow). Create PDF. Puedes probar el convertidor en línea PDF –lee más en la columna “Crear un archivo PDF en línea”. Share. Usa el servicio Share para almacenar tus archivos y enviar a tus colegas un vínculo al documento en lugar de enviar o distribuir archivos por correo electrónico (para más información, pasa al #79, “Iniciar una revisión compartida”). My Files. Usa el depósito en línea para almacenar y organizar hasta 5GB de archivos (lee sobre el uso de archivos en el #81, “Participar en línea”). Para iniciar por medio de tu navegador, sigue estos pasos: 1. En tu navegador, abre el sitio www.acrobat.com. Verás un conjunto de cinco vínculos visuales en la página que acceden a las diferentes características de Acrobat.com (mostradas en la figura 78b). 2. Haz clic en cualquiera de los vínculos para desplegar un diálogo que identifica el servicio; haz clic en Begin para reemplazar el diálogo de información con una pantalla de inicio de sesión. 3. Escribe tu dirección de correo electrónico y contraseña —acelera inicios de sesiones futuras seleccionando la casilla de verificación Remember me. (Recuérdame).

#78: Colaborar en tiempo real en Acrobat.com

•

Para ahorrar tiempo en el inicio de sesión de tu cuenta Acrobat.com, selecciona la casilla de verificación “Always connect when opening documents enabled for live collaboration”.

•

Si estás trabajando en Acrobat (no en Adobe Reader), selecciona la casilla de verificación “Copy me when I send an e-mail invitation using Acrobat. com”, para dar seguimiento a tus actividades en línea.

210

Crear un PDF en línea El servicio Acrobat.com incluye cinco conversiones gratuitas a archivo PDF. Más allá del número, puedes suscribirte al servicio Create Adobe PDF Online (o convertir archivos tú mismo en Acrobat).

Si no tienes un ID de Adobe, haz clic en Sign Up! y sigue las indicaciones. Desde Acrobat o Adobe Reader, puedes ajustar los controles de acceso de Acrobat. com en las preferencias del programa. Elige Edit o Acrobat > Preferences > Adobe Reader (Edición o Acrobat > Preferencias > Adobe Reader) y elige Acrobat.com de la lista para desplegar los ajustes (figura 78c). Con las preferencias, puedes administrar tu cuenta Acrobat.com, así como determinar cómo administrar invitaciones y archivos habilitados para colaboración en línea en tiempo real. (Lee más en la columna “Administrar preferencias de Acrobat.com”.)

Un archivo puede tener hasta 200 MB de tamaño. El servicio puede convertir varios tipos de archivos a PDF, incluyendo los siguientes:

• •

Texto como TXT, PS o RTF.

•

Archivos de Microsoft Office en formatos DOC, XLS, PPT y PRJ.

•

Archivos de Open Office en formatos ODT, ODP, ODS, ODG y ODF.

•

Archivos de Star Office en formatos SWX, SXI, SXC, SXD y STW.

•

Archivos WPD de WordPerfect.

Archivos de imagen en formatos BMP, GIF, JPEG, TIFF y PNG.

CAPÍTULO ONCE

Figura 78c Define tus ajustes para Acrobat.com en las preferencias del programa.


211

#

79

Iniciar una revisión compartida

En Acrobat 8, el proceso de revisión compartida se simplificó, permitiendo al iniciador ajustar una carpeta en red sin necesitar asistencia de IT. Con Acrobat 9 y Acrobat.com, el proceso es incluso más simple. Iniciar una revisión de un documento compartido es similar al proceso utilizado para distribuir un formulario. Sin embargo, mientras que Adobe Reader 7 u 8 pueden usarse para un formulario, sólo los usuarios de Acrobat o Adobe Reader 9 pueden participar en una revisión compartida usando Acrobat.com. Sigue estos pasos para enviar la revisión: 1. Haz clic en el botón de tarea Comment (Comentario) y elige Send for Shared Review (Enviar para revisión compartida) para abrir el asistente. 2. Pasa por el asistente:

• En la primera pantalla, haz clic en Browse (Examinar) para abrir un diálogo para ubicar y seleccionar el archivo a compartir. Haz clic en Next (Siguiente).

• En la siguiente pantalla, haz clic en el menú desplegable “How do you want to collect comments from your reviewers?” (“¿Cómo desea recopilar los comentarios de los revisores?”) y elige si quieres usar Acrobat.com o tu propio servidor. La opción predeterminada es “Automatically download & track comments with Acrobat.com” (“Descargar y rastrear comentarios automáticamente con Acrobat.com”) (figura 79a). Haz clic en Next (Siguiente).

Revisar comentarios Si estás usando una o más revisiones compartidas, especifica algunas preferencias para mantener el seguimiento del proceso. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias), y elige Tracker (Rastreador) de la lista de categoría a la izquierda en el diálogo. Shared Review y Form Data Collection (Revisión compartida y Recopilación de datos de formulario) comparten ajustes:

•

Busca nuevos comentarios e información de formulario en un tiempo especificado desde cada hora a nunca.

•

Especifica un momento para suspender la búsqueda de los comentarios e información de formulario, desde un mes a nunca.

•

Selecciona las notificaciones que quieres ver: en la bandeja del sistema, dentro de Acrobat, o ambas. A propósito, las opciones de notificación se muestran también en la ventana del Tracker (Rastreador).

Elige cualquiera de los intervalos, arrastrando los deslizadores. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Preferences (Preferencias). Figura 79a Lee sobre las opciones de administración de comentarios en este diálogo. (continúa en la siguiente página) #79: Iniciar una revisión compartida

212

¡Es una cita! No te preocupes demasiado si no estás seguro de cuándo necesites finalizar una revisión. La fecha predeterminada en Acrobat dentro de tus invitaciones de correo electrónico es de dos semanas. Puedes cambiar la fecha en la invitación (como se describió en el paso 3 de esta técnica) o incluso borrar la fecha totalmente. Una vez que el archivo se distribuye, si quieres cambiar la fecha, simplemente haz clic en el vínculo Review Deadline (Fecha límite de tiempo) en el Tracker (Rastreador) para cambiar o borrar la fecha.

• En la siguiente pantalla, escribe o revisa la información de inicio de sesión de Acrobat. com y haz clic en Sign In (Iniciar sesión). 3. Una vez que Acrobat.com carga, una ventana de correo electrónico se abre para que especifiques los detalles de la revisión compartida, en donde puedes hacer lo siguiente:

• Escribe las direcciones de correo electrónico de tus revisores en el campo To (Para) y agrega direcciones CC, si gustas.

• Revisa el texto predeterminado para Subject (Asunto) y Message (Mensaje), que puedes modificar como desees.

• Haz clic en la flecha desplegable Access Level (Nivel de acceso) para desplegar tus opciones. Puedes permitir el acceso a todos o restringirlo a aquellos que invites a la revisión.

• Haz clic en el vínculo Review Deadline (Fecha límite de revisión); haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y realizar el cambio.

Habilitar archivos Antes de empezar, habilita el archivo para comentarios si tus destinatarios están usando Adobe Reader 7 u 8. Abre el archivo de revisión y elige Advanced > Extend Features in Adobe Reader (Avanzadas > Funciones ampliadas en Adobe Reader). Haz clic en Save Now (Guardar ahora) en el diálogo resultante para guardar y almacenar una copia habilitada del archivo. El permiso está limitado a 500 copias del documento.

• Selecciona la casilla de verificación “Allow page view sharing and chat collaboration in this document” (“Permitir compartir vistas de página y colaboración mediante conversación en este documento”) para permitir a los usuarios trabajar con el archivo en línea (lee sobre la colaboración en línea en el #81, “Participar en línea”). 4. Haz clic en Finish (Enviar) para completar el proceso de revisión. Acrobat crea la revisión y agrega una copia del archivo renombrado agregando “_review” al nombre original en Acrobat.com. 5. Las invitaciones se distribuyen entre la lista de revisores. La invitación de correo electrónico incluye información sobre el proceso, además de vínculos al archivo en línea (figura 79b).

Cuando habilitas un archivo extendiendo las características a usuarios de Reader, se incluyen éstas:

•

Guardar información de formulario desde una forma para llenar en PDF (continúa en la siguiente página)

CAPÍTULO ONCE


213

•

Usar comentarios y marcas de dibujo

•

Firmar en un campo existente de firma

•

Firmar digitalmente en cualquier parte del documento (sólo para usuarios de Adobe Reader 8 o 9).

Colocar las revisiones compartidas en línea

Figura 79b Se invita a los revisores por correo electrónico.

Nota Cuando usas Acrobat.com en revisiones compartidas, puedes también permitir a los revisores abrir y comparar el PDF en una sesión de conversión en tiempo real. Lee cómo hacerlo en el #81.

Una revisión compartida puede usarse en línea además de trabajarse en Acrobat o Adobe Reader. Los comentarios se sincronizan con el servidor, incluso cuando Acrobat está cerrado, por lo que cualquiera en una revisión que inicia sesión puede ponerse al día en los comentarios. Cuando abres una revisión compartida, la pantalla Welcome Back te proporciona actualizaciones desde la última vez que viste el archivo, como el número de revisores y comentarios nuevos.

#79: Iniciar una revisión compartida

214

#

80

Mantener seguros tus materiales de origen Es una buena idea guardar una copia del documento antes de incorporar comentarios de revisión. Edita el documento usando la copia para preservar el diseño y estructura. De esta forma, los comentarios importados están en las ubicaciones correctas en el documento. Si quieres distribuir el documento y sus comentarios, elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y guárdalo con otro nombre. El archivo recientemente nombrado es ahora el archivo PDF rastreado y la versión más vieja, completa con sus comentarios, se convierte en una copia archivada.

Usar una revisión por correo electrónico

Algunas veces la revisión por correo electrónico es más sencilla cuando envías un documento a una sola persona o cuando no es importante compartir comentarios entre revisores. Un ciclo de revisión por correo electrónico tiene tres partes: se inicia la revisión, el destinatario agrega comentarios y los devuelve por correo electrónico y, finalmente, el iniciador integra los comentarios en un archivo PDF maestro. Sigue estos pasos para configurar una revisión por correo electrónico dentro de Acrobat: 1. Elige Comments > Attach for E-mail Review (Comentarios > Adjuntar para revisión por correo electrónico) para abrir el asistente Send by E-mail for Review (Enviar para revisión por correo electrónico). O elige el comando desde el menú del botón de tarea Comment (Comentario).

Nota Como alternativa, en cualquier programa que contiene un PDFMaker (Windows) puedes elegir Adobe PDF > Convert to Adobe PDF and Send for Review (Adobe PDF > Convertir a Adobe PDF y enviar para revisión) o haz clic en el botón de la barra de herramientas del PDFMaker. 2. Navega por las ventanas del asistente:

• En la primera pantalla, elige un documento abierto o haz clic en Browse (Examinar) y ubica el documento que quieres enviar. Haz clic en Next (Siguiente).

• En la siguiente pantalla, haz clic en la lista de direcciones y escríbelas o haz clic en Address Book (Libreta de direcciones) para abrir tu agenda de Outlook y seleccionar las direcciones de correo electrónico (si Outlook es tu programa de correo electrónico). Haz clic en Next (Siguiente).

• En la tercera pantalla, previsualiza los contenidos de la invitación y entonces haz clic en Send Invitation (Enviar invitación). 3. Un diálogo de información Outgoing Message Notification (Notificación de mensaje saliente) se abre, explicando qué sucede luego. Dependiendo de tu configuración de seguridad, el correo electrónico puede ser enviado automáticamente o puedes necesitar moverte entre diálogos aprobando el proceso de correo. Haz clic en OK (Aceptar) para quitar el diálogo. Los participantes que usan Acrobat 6 o superior, o Adobe Reader 7 en adelante, pueden revisar el archivo. Una vez que el archivo llega al buzón de correo, abre el mensaje de correo electrónico y haz doble clic en el adjunto para abrirlo en Acrobat o Adobe Reader. Realiza comentarios como lo desees, y haz clic en Send Comments (Enviar comentarios) en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca) cuando termines. Un diálogo se abre explicando que los comentarios serán enviados al iniciador y muestra la dirección de correo electrónico especificada por el creador de la revisión. Puedes escribir una dirección diferente o elegir una desde la Address Book (Libreta de direcciones) de Outlook, como cuando diseñas la revisión. Haz clic en Send (Enviar) para cerrar el diálogo y enviar los comentarios de regreso al iniciador. CAPÍTULO ONCE


215

Una vez que los comentarios regresan a ti (el iniciador), se integran al PDF. Cuando le haces doble clic a un adjunto de correo electrónico para abrir el documento en Acrobat, ¿se despliega el diálogo Merge Comments? (¿Combinar comentarios?). Puedes elegir abrir la copia del documento o mezclar los comentarios dentro del archivo PDF rastreado (figura 80a). Haz clic en Yes (Sí) para incorporar los comentarios y cerrar el diálogo.

Figura 80a El diálogo te pregunta cómo quieres manejar los comentarios.

Puedes entonces revisar los contenidos de la Comments List (Lista de comentarios) y terminar el proceso del documento (figura 80b). Lee sobre usar características y herramientas de comentarios en el capítulo 10, “Comentar en un documento PDF”.

Figura 80b Los comentarios por correo electrónico de varios revisores se incorporan al documento PDF maestro.

#80: Usar una revisión por correo electrónico

Cuando el correo no funciona El diálogo Send by E-mail for Review (Enviar para revisión por correo electrónico) usa un filtro específico en el nombre de correo que escribes. Si tu dirección de correo electrónico no usa un sufijo de tres letras —por ejemplo, .com, .net, etcétera— puedes recibir un error. En lugar de eso, en el panel Identity (Identidad) en el diálogo Preferences (Preferencias), escribe tu dirección de correo electrónico en el campo correspondiente y haz clic en OK (Aceptar).

216

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81

Ponerse en directo, en línea En lugar de iniciar una revisión en Acrobat, comparte un documento directamente desde MyFiles en Acrobat. com. Aunque no tienes un asistente en Acrobat.com, el proceso es similar, con estas excepciones:

•

•

•

Para iniciar, haz clic en Share en una de las pantallas de la aplicación para mostrar los campos Share. Por defecto, los campos Share se agregan a la ventana MyFiles, sobre la lista de archivo. Para identificar los archivos para compartir, arrastra un archivo desde el área MyFiles en la ventana hacia la lista “Choose files to share”. Haz clic en Browse, ubica y selecciona un archivo desde tu computadora y haz clic en Upload para agregar archivos adicionales para compartir. El archivo se agrega a la lista compartida y se incluye en la lista MyFiles. Haz clic en Share With para abrir una lista de direcciones de correo electrónico; la lista incluye sólo aquellas direcciones que se usaron en Acrobat.com.

“Iniciar una revisión compartida”, para más información”.

Participar en línea

Usa la característica MyFiles en Acrobat.com como un depósito en línea para almacenar tus archivos. Dependiendo de tu flujo de trabajo, puedes querer almacenar los archivos para distribuirlos a otros para revisión o colaboración en ConnectNow. O puedes querer almacenar los archivos para tener acceso a ellos desde tu computadora portátil durante tus vacaciones en el lago. Abre MyFiles en línea usando uno de varios comandos en Acrobat 9, Adobe Reader 9 o a través de Acrobat.com (lee sobre tus opciones en el cuadro “Encontrar tus archivos”). Una vez que la aplicación se inicia, ves los archivos que has subido dispuestos en la última opción de ordenamiento usada en tu sesión anterior de Acrobat.com (figura 81a).

Subir más archivos

Elegir opciones de ordenamiento

Iniciar una invitación a compartir

Desplegar como lista (mostrada) o cuadrícula

Moverse a un encuentro de ConnectNow

Abrir el menú de atajo para la imagen seleccionada

Conmutar archivos MyFiles y Buzzword

Figura 81a Ver, organizar y administrar tu conjunto de documentos en línea.

Inicia una colaboración en tiempo real en un documento desde tu escritorio o en línea (lee cómo trabajar desde Acrobat.com en la columna “Ponerse en directo, en línea”). Para iniciar una sesión desde Acrobat Pro o Acrobat Pro Extended sigue estos pasos: 1. Elige Send & Collaborate Live (Enviar y colaborar en directo) desde el menú del botón de tarea Collaborate (Colaborar) –lee sobre trabajar desde Acrobat o Adobe Reader en el #79, “Iniciar una revisión compartida”. 2. Sigue los mensajes para elegir una lista de destinatarios, ingresa en Acrobat.com y llena la invitación de correo electrónico. Tu archivo se habilita para la colaboración, se guarda con un _collab agregado al nombre y se sube a Acrobat.com. Una invitación se envía a tu lista de destinatarios. 3. Una vez que tus colegas reciben su correo y lo descargan, cuando abren el archivo en Acrobat o Adobe Reader 9, el documento se despliega, junto con el panel de navega-

CAPÍTULO ONCE


217

ción Collaborate Live en su escritorio. El usuario puede firmarse como un invitado o usar el Adobe ID. 4. De regreso contigo, en Acrobat, verás la lista de Current Viewers (Usuarios actuales) y se muestra el Document Chat (Conversación sobre documentos) en el panel de navegación Collaborate Live (Colaborar en directo) junto con el documento para discusión (figura 81b).

Figura 81b Colabora en tiempo real desde un documento en tu escritorio.

Encontrar tus archivos Como todas las características de Acrobat.com, a My Files puede accederse de varias formas. La mayoría de los comandos en el menú de los botones de tarea Collaborate (Colaborar) de Acrobat 9 o Adobe Reader 9 inician MyFiles ya sea como una aplicación a pantalla completa o una asociada con otra interfaz. Por ejemplo, Send & Collaborate Live (Enviar y colaborar en directo) muestra la característica MyFiles en la parte inferior de la pantalla. Una vez en línea, puedes conmutar entre tus archivos generales de Acrobat.com y archivos Buzzword Docs (ver la barra de herramientas mostrada en la figura 81a).

Consejo Current Viewers (Usuarios actuales) y Document Chat (Conversación sobre documentos) se explican solos. Haz clic en Start Page Sharing (Iniciar el uso compartido de páginas) para desplegar automáticamente la misma página y vista que estás mirando en las pantallas de los usuarios actuales; haz clic en Stop Page Sharing (Detener el uso compartido de páginas) cuando hayas terminado. Aquí están las reglas para una colaboración en tiempo real:

• Los usuarios pueden ver una lista de participantes y conversar con otros en la ventana del documento.

• Las acciones y características del documento, incluyendo el puntero del ratón, vista de

Compartir los archivos aún más Puedes usar tus archivos almacenados en Acrobat.com en otros materiales en línea, como páginas Web. En MyFiles, haz clic en un archivo de la lista y luego haz clic en la flecha para desplegar el menú desplegable:

•

Elige Embed Code para copiar el código al portapapeles; puedes usar esto para incrustar el código en una página Web.

•

Elige Copy Link para guardar el vínculo del archivo en el portapapeles. Pega el vínculo en un correo, página Web o mensaje de conversación para compartir el archivo.

pantalla, ampliación/reducción y vistas 3D pueden sincronizarse.

• Los cambios se transmiten al instante a las vistas de los otros participantes.

#81: Participar en línea

218

• Para lanzar una sesión de pantalla compartida desde dentro de tu documento de revisión, elige Share My Screen (Compartir mi pantalla) desde el menú Options (Opciones) del panel de navegación Collaborate Live (Colaborar en directo) (lee más en el #82, “Moverse a una sala de reunión de ConnectNow”).

Requerimientos de sistema Tu computadora tiene que cumplir con los requerimientos mínimos para usar Acrobat.com. Dependiendo de tu sistema operativo, necesitas lo siguiente:

CAPÍTULO ONCE

•

Microsoft Windows Vista y XP requieren de navegadores Internet Explorer 7, Internet Explorer 6.x o Firefox 2.x y Flash Player versión 9.0.47 o superior.

•

Mac OSX v10.5 requiere los navegadores Safari 3.x o Firefox 2.x y Flash Player versión 9.0.47 o superior (9.0.115 en Mac OSX v10.5).

•

Mac OSX v10.4 requiere los navegadores Safari 3.x, Safari 2.x, o Firefox 2.x y Flash Player versión 9.0.47 o superior.


219

#

82

Moverse a una sala de reunión de ConnectNow

Una de las características más geniales de Acrobat.com es Adobe ConnectNow, que te permite configurar reuniones en directo en tu escritorio utilizando una sala personal de reunión y conferencia Web. Tu sala personal de reunión tiene una URL permanente que es fácil de recordar, así que siempre sabrás en dónde reunirte en línea. En estas reuniones, te comunicas con uno o dos colegas usando conversación en directo, compartes pizarrones en línea y diferentes audios y videos (lee tus opciones en el cuadro “Hablar en voz alta”). ConnectNow también te permite compartir tu escritorio y tomar acceso a control remoto del escritorio de un participante. Sigue estos pasos para iniciar una reunión: 1. Abre Adobe ConnectNow haciendo lo siguiente:

• Escribe tu dirección URL única de sala de encuentro en la ventana de un navegador. • O, en Acrobat, elige Share My Screen (Compartir mi pantalla) desde el menú del botón de tarea Collaborate (Colaborar). Si estás en una sesión de colaboración en directo, elige Share My Screen (Compartir mi pantalla desde el menú Options (Opciones) del panel de navegación Collaborate Live (Colaborar en directo).

Qué decirle a tus invitados Tus invitados pueden no ser unos conocedores de computadoras o de ConnectNow como tú. Dales algo de información sobre el servicio que los deje tranquilos:

•

Un invitado no necesita una cuenta de Acrobat. com pero puede quedarse simplemente, como invitado.

•

Los invitados no tienen que descargar ningún programa. La aplicación ConnectNow se ejecuta a través del Flash Player, que es lo que necesitarán tener instalado en su navegador. El único programa que podrían requerir es el plugin de ConnectNow si quieres participar en pantalla compartida.

•

Los invitados no tienen que realizar cambios a sus firewalls (cortafuegos) para participar ya que ConnectNow se comunica a través de puertos http estándar y Secure Socket Layer (SSL).

Consejo ConnectNow se lanza en su propia ventana de aplicación —una vez que está ejecutándose, puedes cerrar la ventana original del navegador. 2. Cuando ConnectNow se abre, selecciona Invite Others para enviar mensajes de correo electrónico e invitar participantes. Si estás colaborando en directo, tus colaboradores ven un mensaje de invitación y simplemente tienen que hacer clic en View Screen para unirse a la reunión. 3. Los asistentes se unen a la reunión iniciando sesión en tu espacio de reunión desde sus computadoras. Cuando una solicitud emergente de un espectador aparece en la ventana, haz clic en Accept para incluir al participante en la sesión. La sala de reunión de ConnectNow está hecha de varios componentes (figura 82a).

Nota Si eres el anfitrión de la reunión y estás compartiendo tu pantalla, puedes acceder a todas las características; sin embargo, tus participantes no pueden restablecer el diseño de los pods, por ejemplo, o invitar a otra persona.

#82: Moverse a una sala de reunión de ConnectNow

220

Habla en voz alta

Organizar y arreglar pods como se desee

Los participantes pueden acceder y configurar herramientas

Conversación en tiempo real

ConnectNow ofrece diferentes características de audio: algunas son gratuitas, mientras que otras pueden incluir cargos de larga distancia. Aquí están tus opciones desde la barra de herramientas de Adobe ConnectNow:

•

Haz clic en el ícono Phone y elige Adobe Conference Number para desplegar una caja de texto mostrando números de llamada y el número ID de la reunión. El servicio es gratuito, pero se aplican cargos de teléfono de larga distancia.

•

Haz clic en el ícono Microphone y activa el micrófono de tu sistema para hablar con otros asistentes a la reunión usando Voice over Internet Protocol (VoIP).

•

Haz clic en el ícono Webcam para activar tu cámara Web y usarla con sonido para agregar video junto con el audio.

Controlar y administrar participantes

Exportar el pizarrón como imagen

Exportar notas como archivo

Figura 82a Conduce reuniones interactivas a tiempo real en tu sala de reunión privada.

Busca estas características y herramientas:

• Las áreas de interacción son llamadas pods y están accesibles desde el menú desplegable Pods. Además de las que se muestran en la figura, puedes también abrir pods Files y Webcam.

• Selecciona comandos administrativos, como ajustar las preferencias de la reunión o probar tu micrófono desde el menú emergente Meeting.

• Encuentra ayuda para resolver problemas de Adobe Flash y configurar cuentas en el menú desplegable Help (Ayuda), junto con la ayuda ConnectNow, por supuesto.

• Usa las herramientas en la parte superior derecha de la ventana para administrar tu reunión. Por ejemplo, haz clic en Invite Participants para agregar otro miembro a tu sesión, haz clic en Share My Computer Screen para invocar la pantalla compartida para tu grupo o haz clic en Upload a File para ubicar y compartir un archivo desde tu computadora.

CAPÍTULO ONCE


221

• Usa y administra características visuales y de audio, seleccionando los comandos en la barra de herramienta de Adobe Acrobat Connect (lee más en la columna “Habla en voz alta”).

• Conduce una conversación en directo con uno o dos de tus participantes con el pod Chat.

• Escribe notas de tu reunión que pueden guardarse como archivo DOC. • Usa herramientas sencillas de dibujo en el pod Whiteboard. Agrega formas, personaliza su apariencia o agrega texto. Puedes guardar el pizarrón como un archivo PNG. Junto con los elementos interactivos enlistados, ConnectNow le permite a un participante tomar control del escritorio de otro participante. Usar el control remoto para mostrar un proceso específico o instrucción significa que no tienes que perder tiempo explicando un entorno: tú estás allí. Para asignar el control remoto, haz clic en el nombre de un participante para mostrar el menú desplegable y elige “Ask this user to share their screen” (figura 82b). Como alternativa, puedes elegir Share My Computer Screen desde el menú desplegable Meeting y la pantalla es compartida por un participante seleccionado.

Figura 82b Selecciona un participante para compartir la pantalla.

Para regresar a la interfaz normal de la reunión, haz clic en la X en la parte superior derecha del pod Screen Sharing.

#82: Moverse a una sala de reunión de ConnectNow

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#

83

¿Quién es quién? Buzzword ofrece cuatro maneras de interactuar con los documentos:

•

• •

•

El Author es el creador y propietario del archivo y puede borrarlo de Buzzword. Asimismo, puede escribir, editar y agregar comentarios hechos por otros participantes. Un Author puede invitar colaboradores, cambiar sus roles y removerlos del archivo. Un Co-author tiene los mismos derechos que el Author, excepto el borrado de un documento. Un Reviewer puede agregar comentarios a un documento, pero no los puede agregar a otros comentarios o compartir el documento. Un Reader tiene acceso al archivo como de sólo lectura, pero no puede comentar o compartir el archivo.

No tienes que quedarte en un estado en particular. Si guardas una copia de un archivo con otro nombre, por ejemplo, te conviertes en Author. Aunque la copia nueva incluirá cualquier comentario que fuera agregado, tienes que agregar tú mismo los colaboradores ya que la lista de colaboradores del original no es transferida a tu copia.

CAPÍTULO ONCE

Trabajar en Buzzword

Buzzword es la aplicación de procesamiento de documentos en línea de Acrobat.com. Además de escribir documentos, también puedes usar herramientas de comentarios directamente en el programa y compartir el archivo desde la interfaz de Buzzword. Editar, comentar y revisar puede hacerse en equipo. Buzzword almacena tus archivos y los ejecuta desde los servidores seguros de Adobe, para que estén siempre disponibles en la Web. Abre Buzzword desde la interfaz de Acrobat.com o desde Acrobat eligiendo Create Buzzword Document crear un documento Buzz-Word desde el menú del botón de tarea Collaborate (Colaborar). Una vez en Buzzword, puedes invitar a otros a colaborar en el documento usando la característica Share en la parte inferior izquierda de la ventana de la aplicación. Los invitados pueden colocarse en una de varias categorías, de acuerdo con los privilegios que se les otorga —lee sobre las diferentes opciones en la columna “¿Quién es quién?”. Una vez que la aplicación se lanza, puedes hacer lo siguiente:

• Haz clic en New

en la parte superior derecha de la ventana del navegador para iniciar un archivo nuevo.

• Haz clic en Docs

en la parte superior derecha de la ventana del navegador para desplegar el Document Organizer, descrito en el #81, “Participar en línea” y selecciona un archivo para trabajar.

• Para importar un archivo de tu computadora, elige Document > Import desde el menú Buzzword, ubica y selecciona un archivo en tu computadora y haz clic en Open. Ya sea que empieces desde cero o importes un documento, trabajas en Buzzword como lo harías en cualquier aplicación de escritorio. Puedes notar que la interfaz trabaja un poco diferente de lo que usualmente ves en tu escritorio. Debido a que Buzzword está escrita en Flash, la mayoría de los elementos de menú se deslizan dentro y fuera del campo de visión (lee más en la columna “Estar en la onda”). Accedes a los paneles y menús desde la interfaz principal de Buzzword (figura 83).


223

Iniciar una sesión de colaboración Iniciar un nuevo archivo

Abrir una lista de documentos Buzzword Hacer clic para desplegar un panel de ajustes

Estar en la onda Algunas de las características basadas en Flash agregadas a Buzzword hacen más sencillo el trabajo en la interfaz sin tener que elegir elementos de menú, como lo harías cuando trabajas en una aplicación común. Aquí hay algunas:

•

Las guías visuales aparecen sobre los elementos en la página cuando seleccionas diferentes objetos. Por ejemplo, si arrastras una columna sobre una tabla, los controles muestran la cantidad de sangría; si agregas una imagen, los controles para redimensionar se despliegan y muestran las dimensiones a medida que cambias el tamaño de la imagen.

•

Activar diferentes elementos en una página despliega botones de flecha. Haz clic en una flecha para abrir un menú contextual para ese elemento. Por ejemplo, si haces clic en una columna de una tabla, haz clic en el botón de flecha para mostrar comandos y cortar/copiar/pegar la columna o insertar más.

•

Un ícono apenas visible de comentario se mueve junto con tu puntero en el lado derecho de la página. Haz clic en el ícono para abrir un cuadro de comentario, que está asociado con el contenido de esa línea.

Insertar un comentario en la línea activa

Compartir el archivo

Insertar y redimensionar imágenes

Ver el historial Conteo de palabras, palabras con banderas y ampliación

El sincronizador guarda el archivo y actualiza el servidor

Figura 83 Usa las características en la aplicación Buzzword para escribir, configurar y compartir un documento en línea.

El menú de la aplicación contiene los tipos de comandos que esperarías, como los siguientes:

• Document. Haz clic en el menú Document para desplegar comandos para administrar documentos. También encontrarás comandos para configurar la página, impresión y compartir.

• Edit. En el menú Edit busca comandos comunes de edición, incluyendo Check Spelling, que identifica potencialmente palabras mal deletreadas con una línea subrayada dentada.

• Insert. Puedes insertar un rango de características en un documento Buzzword, como tablas o imágenes, encabezados o pies de página, cortes de línea o página e inclusive caracteres especiales y un limitado número de campos.

• Help. Usa comandos en el menú Help para ver archivos de ayuda y vincularte a sitios de soporte de Buzzword.

#83: Trabajar en Buzzword

224

Consejo Haz clic en el logo de Adobe Buzzword para abrir otro menú, en donde puedes leer sobre el programa y normas de usuario, salir de Buzzword o elegir Settings & Preferences para abrir un diálogo. Aquí encontrarás información sobre la cuenta Adobe ID, así como preferencias de Buzzword que te permiten definir la unidad de medida desplegada en la aplicación –pulgadas es la predeterminada. Puedes también elegir si quieres marcar errores de deletreo y puedes construir una lista de palabras. Una lista de paneles de configuración y sus opciones se enlistan en la tabla 11.1.

Tabla 11.1 Opciones de paneles y configuración de Buzzword Nombre del panel

CAPÍTULO ONCE

Ícono

Busca estos ajustes

Font

Elige un nombre de fuente, tamaño, estilo y color.

Paragraph

Elige alineamiento, espaciado y sangrías.

List

Elige tipo de lista, el ícono, el nivel de esquema y loscomandos para saltar contenido insertado entre elementos de la lista.

Image

Selecciona una imagen para colocar y luego elige una opción de contorno de texto y valor de desplazamiento.

Tabla

Inserta una tabla y configura filas, columnas, color de cuadrícula y color de fondo.

Comment

Agrega un comentario nuevo o muestra los existentes.


225

#

84

Comparar documentos

La característica de comparación en Acrobat 9 ha recorrido un largo camino desde sus versiones anteriores. En Acrobat 9, las diferencias entre dos versiones de un documento se resaltan y comentan. Compare (Comparar) muestra las diferencias en el texto e imágenes basándose en tres estructuras de documento diferentes, programadas dentro de la característica. Para hacer una comparación sigue estos pasos: 1. Elige Document > Compare Documents (Documento > Comparar documentos) para abrir el diálogo del mismo nombre. 2. Haz clic en Choose (Seleccionar) para los campos Compare (older document) (Comparar (documento anterior)) y To (new document) (Con (documento más reciente)), ubica y selecciona los archivos que quieres usar. Haz clic en el menú desplegable Document (Documento) para elegir cualquier archivo abierto para cada opción de documento.

Coincidir en las descripciones Eliges una de tres opciones cuando configuras un proceso de comparación de documentos. Las elecciones están basadas en tipos generales de características encontradas en los tipos de documentos nombrados. Por ejemplo:

•

Reports, spreadsheets, magazine layouts (Informes, hojas de cálculo, formato de publicaciones). En estos tipos de documentos, el texto usualmente fluye de una página a otra así; la característica busca movimientos entre las páginas.

•

Presentation decks, drawings, or illustrations (Cubiertas de presentación, dibujos o ilustraciones). Cada página es tratada como un documento independiente y la función Compare (Comparar) busca cambios en orden, como usualmente encontrarías en un conjunto de diapositivas de PowerPoint.

•

Scanned documents (Documentos digitalizados). Acrobat crea imágenes temporales de cada documento que luego son comparados como imágenes.

3. Para ambos documentos, escribe un número de página en los campos First page (Primera página) y Last page (Última página) para cambiar las comparaciones si es necesario. Los campos enlistan automáticamente los números de página para las primeras y últimas páginas de los documentos. 4. Selecciona una opción Document Description (Descripción del documento) –lee sobre las opciones en la columna “Coincidir en las descripciones”. 5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y comparar los archivos. Acrobat procesa los archivos y genera los cambios. Los contenidos se despliegan en el panel de navegación Compare (Comparar), nuevo en Acrobat 9 (figura 84a).

#84: Comparar documentos

226

Claro, pero comparar no es revisar ¿No es así? Si comparas dos documentos, aunque no estés insertando comentarios y marcas manualmente, Acrobat los agrega por ti. Una vez que una comparación ha sido hecha, usa la página de resultados, o una copia del documento comparado con los comentarios insertados y envíalo para posterior revisión con tu grupo de trabajo.

Figura 84a Administra las vistas y despliegues de los documentos comparados en el panel Compare (Comparar).

Hay varias tareas que puedes adoptar en la característica Compare (Comparar):

• Se agrega otra página antes de las páginas del documento que enlista los nombres de los archivos, si se encontraron diferencias y una clave al reporte. Puedes hacer clic en los vínculos de la página Summary para ver el documento reciente o el antiguo, así como el primer cambio en el informe.

• Haz clic en una miniatura de página para mostrar esa página en el panel del documento (figura 84b).

• Elige Show Color Legend (Mostrar leyenda de colores) para desplegar los colores utilizados por diferentes tipos de comparaciones como un superpuesto en el panel del documento.

• Para mostrar cada documento en su propia ventana, elige Show Documents Tiled (Mostrar documentos en mosaico) o Show Documents Side By Side (Mostrar documentos contiguos) desde el menú Options (Opciones).

• Para sincronizar las páginas mientras se muestran ambos documentos en sus propias ventanas, elige Synchronize Pages (Sincronizar páginas) desde el menú Options (Opciones).

• Para cambiar el tamaño de las miniaturas de página, desde el menú Options (Opciones) elige Thumbnail Size (Tamaño de miniatura) y la opción.

CAPÍTULO ONCE


227

• Arrastra la barra divisoria en la parte inferior del panel Compare (Comparar) hasta mostrar las miniaturas de las páginas del documento antiguo. Haz clic en una miniatura para abrir la página en una nueva ventana. Haz clic para conmutar configuraciones de color y elementos evaluados

Haz clic para desplegar en el panel del documento

Agregar tus propios comentarios

Identificar tipos de cambios por color

Arrastra para mostrar páginas en el documento antiguo

Cada cambio se enlista como comentario

Haz clic en un elemento para ver una comparación

Figura 84b Evalúa y examina los cambios en los archivos comparados.

Manzanas y naranjas Las nuevas herramientas Compare (Comparar) en Acrobat 9 ofrecen un montón de personalización. Si quieres personalizar el diseño, aquí hay algunas cosas para intentar: Haz clic en Show Options (Mostrar opciones) en el panel Compare (Comparar) para conmutar las elecciones. En las opciones, puedes hacer lo siguiente:

•

Especifica qué tipos de cambios mostrar, tales como texto, imágenes, formato y fondos.

•

Elige una combinación de color para usar en el despliegue del informe.

•

Arrastra un deslizador Opacity (Opacidad) para configurar cuán transparente u opaco es el despliegue de los comentarios superpuestos.

Una vez que hayas realizado tus elecciones, haz clic en Hide Options (Ocultar opciones) para ocultar tus opciones conmutadas. Tus elecciones pueden verse en el menú Options (Opciones) del panel Compare (Comparar).

Guarda el archivo para referencia futura.

#84: Comparar documentos

228

#

85

Organízate Supón que estás involucrado en un proyecto grande en un grupo y en otro proyecto con otro grupo. En el curso de tu jornada laboral habitual, participas en un par de revisiones para cada proyecto. Cada revisión agrega otra línea a la lista en el panel izquierdo del Tracker (Rastreador). Para permanecer organizado, sigue estos pasos:

Rastrear una revisión

Iniciar y rastrear varias revisiones, participar en otras y tratar de mantener todo correcto no es sencillo. Afortunadamente, Acrobat ofrece el Tracker (Rastreador) para ayudarte a controlar el proceso. En Adobe Reader 9, elige View > Tracker (Ver > Rastreador). En Acrobat 9, elige Track Reviews (Rastrear las revisiones) desde el menú desplegable del botón de tarea Comment (Comentario). Todas tus actuales revisiones —las iniciadas y aquellas en las que estás participando— junto con cualquier servidor en el que estés trabajando se enlistan en la columna izquierda de la ventana (figura 85). Abre o contrae las categorías en el Tracker (Rastreador) haciendo clic en los íconos correspondientes a la izquierda del nombre de la categoría.

1. Haz clic con el botón derecho (Control + clic) en las etiquetas Sent (Enviadas) o Joined (Incorporadas) en la sección Reviews (Revisiones) del Tracker (Rastreador) y elige Create New Folder (Crear nueva carpeta). En el diálogo que se abre, nombra la carpeta y haz clic en OK (Aceptar). 2. Haz clic con el botón derecho o Control + clic en el nombre de un revisor para abrir el menú de atajo, elige Send To Folder (Enviar a carpeta) y selecciona la nueva carpeta que agregaste. El revisor se agrega a la carpeta. 3. Repite como sea necesario hasta que la estructura de tu Tracker (Rastreador) esté organizada y simplificada.

Figura 85 Usa el Tracker (Rastreador) para dar seguimiento a tus revisiones en curso.

El rango de actividades y verificaciones que puedes realizar en el Tracker (Rastreador) incluye lo siguiente: Actualizaciones. Haz clic en Latest Updates (Últimas actualizaciones) para desplegar información sobre tus revisiones. Puedes también tener acceso a vínculos para administrar y crear más revisiones. Si el nombre de una revisión se muestra en negrita en el panel izquierdo, la revisión ha sido actualizada de alguna forma (se agregaron nuevos revisores o comentarios, o la fecha límite ha sido actualizada). Si gustas, activa las notificaciones que despliegan íconos y ventanas emergentes cuando ocurre una actualización.

Nota Lee sobre la configuración de tiempos de actualización y preferencias en la columna “Revisar comentarios” en el #79, “Iniciar una revisión compartida”, al inicio de este capítulo.

CAPÍTULO ONCE


229

Ver los detalles de una revisión. Haz clic en el nombre de una revisión en el panel izquierdo para mostrar los detalles de la revisión, incluyendo una lista de participantes y la fecha y hora en la que fue iniciada la revisión. Desde la vista de detalles de la revisión, haz clic en View Comments (Ver comentarios) para abrir el archivo rastreado en Acrobat. Haz clic en el vínculo File Location (Ubicación del archivo) en el panel derecho para abrir el documento ya sea en Acrobat o Adobe Reader 9, dependiendo de en cuál programa estés trabajando. Lee cómo convertir los contenidos del diálogo Tracker (Rastreador) en un PDF, en la columna “Rastrear lo que estás rastreando”. Comunicaciones. Selecciona una revisión de la lista en el panel izquierdo y haz clic en Email All Reviewers (Enviar por correo electrónico a todos los revisores) o Add Reviewers (Agregar revisores) para abrir los diálogos correspondientes.

Nota El Tracker (Rastreador) en Adobe Reader sólo puede ver revisiones entrantes; no puedes iniciar una nueva revisión, mandar correos electrónicos a los revisores, agregar más revisores o enviarles un recordatorio. Servidores. Puedes chequear en los servidores que estás usando para revisar. A menos que hayas configurado un sistema de servidor interno, verás Acrobat.com enlistado como el único servidor. Haz clic en el nombre del servidor en el panel izquierdo para mostrar los detalles en el panel derecho, incluyendo los nombres de los archivos servidos desde esa ubicación y el estado del flujo de trabajo. Si ves una marca de verificación verde, el servidor está funcionando adecuadamente. Finalizar una revisión. Cuando inicias una revisión, puedes especificar una fecha de conclusión (descrito en la técnica #79 “Iniciar una revisión compartida”). Haz clic en la fecha que se encuentra en los detalles de revisión en el Tracker (Rastreador) y selecciona una fecha de conclusión diferente o bórrala. Una vez que una revisión ha concluido, se deshabilitan las herramientas para comentar y tus revisores no pueden comentar en el documento. Limpieza. Puedes usar las carpetas para organizar las revisiones en las que estás involucrado, descritas en el cuadro “Organízate”. Si eres el iniciador de una revisión, selecciona su nombre en la lista y borra (haz clic en ) para eliminar una revisión del listado del Tracker (Rastreador ). No borras el archivo en sí de tu disco duro, pero eliminas los archivos de revisión y los comentarios del servidor Acrobat.com. Suscripciones RSS. Agrega, organiza y ve suscripciones RSS. Lee más en la columna “RSS, ¿alguien más?”.

#85: Rastrear una revisión

Rastrear lo que estás rastreando Una gran revisión, digamos una con docenas de participantes, puede ser tediosa de navegar, incluso usando la ingeniosa interfaz del Tracker (Rastreador). Para guardar una instantánea de una revisión, haz clic con el botón derecho (Control + clic) en el nombre de una revisión en el panel izquierdo del Tracker (Rastreador) y elige Create PDF From Tracker Details (Crear PDF a partir de los detalles del rastreador) desde el menú de atajo. Todo el contenido que revisas en el panel derecho del Tracker (Rastreador) se convierte a PDF.

RSS, ¿alguien más? En versiones anteriores de Acrobat, las suscripciones de transmisión Web o canales RSS (Really Simple Syndication) se mostraban en el Tracker (Rastreador). No las encontrarás en el rastreador de Acrobat 9, pero no se han ido. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) y elige Tracker (Rastreador) desde la lista de categoría a la izquierda del diálogo. Selecciona la casilla de verificación “Enable RSS feeds in Tracker” (“Activar canales RSS en el rastreador”) y haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo. En el rastreador, puedes suscribirte o desuscribirte, administrar y leer tus canales RSS.

CAPÍTULO DOCE

Crear y manejar formularios Acrobat 9 (tanto Standard como Pro) ofrece una nueva forma de trabajar con formularios. Acrobat 8 introdujo una interfaz para crear campos de formulario que cambiaba un diseño a una vista activa para la construcción y prueba de un formulario. En Acrobat 9, la interfaz es aún más sistematizada. Como parte de un enfoque modificado del diseño de formularios, Acrobat 9 ofrece un modo Form Edit (Edición de formulario) que se abre en una ventana separada en donde construyes, previsualizas y distribuyes formularios de Acrobat. Tanto para Windows como Mac, puedes construir formularios usando las herramientas de formularios de Acrobat. Tienes la misma flexibilidad en el diseño de formularios en Acrobat que en la creación y diseño de documentos PDF de otros tipos. Puedes diseñar un formulario de varias formas y en diferentes programas. Y al igual que con otros documentos PDF, puedes tomar ventaja de Acrobat.com para la distribución de archivos y el PDF Portfolio (Cartera PDF) para recopilar resultados de formulario. Si estás trabajando con Windows, tienes acceso al programa Adobe LiveCycle Designer, un programa independiente de diseño de formularios integrado en Acrobat 9 Pro.

232

#

86

Simplifica tu construcción de formulario, simplifica tu vida Considera estas ideas mientras construyes un formulario:

•

Asegúrate de que el diseño del documento puede acomodarse al tamaño de los campos que intentas usar.

•

Ajusta opciones que son comunes a todos los campos, como la fuente y la apariencia, cuando construyes el primer campo.

•

Desarrolla un sistema para agregar y nombrar campos adicionales.

•

•

Cuando quieras cambiar una propiedad de varios campos, como el alineamiento, no cambies cada campo individualmente. Haz Shift+clic para seleccionar los campos y luego abre el diálogo Properties (Propiedades) usando el menú de atajo. Cuando cambies el alineamiento, el cambio se aplica a todos los campos seleccionados. El código JavaScript se escribe para cada campo por separado; los cálculos no se permiten para un número de campos seleccionados.

CAPÍTULO DOCE

Dejar que el Asistente de formularios te guíe

Acrobat 9 Standard y Pro ofrecen un asistente para poner en marcha tu aventura de construir formularios. El asistente te guía a través de varias opciones de creación de formularios, como el uso de documentos existentes o contenido digitalizado. Puedes empezar desde el botón de tarea Forms (Formularios) o desde comandos del menú del programa. Hay varias maneras de empezar un formulario —en el ejemplo, estoy usando una portada de fax con formulario desde un archivo de InDesign. Sigue estos pasos para construir el formulario: 1. En Acrobat 9 Standard o Pro, elige Forms > Start Form Wizard (Formularios > Iniciar Asistente de formularios) para abrir el diálogo Create (Crear) o Edit form (Editar formulario): 2. Elige una de tres opciones (Windows), incluyendo “An existing electronic document” (“Un documento electrónico existente”) como en el ejemplo, “A paper form to be scanned” (“Un formulario impreso” o “No existing form” (“No existe un formulario”), utilizando ya sea una página en blanco o una plantilla para empezar desde cero. En la Mac, tienes dos opciones, que incluyen “Start with a PDF document” (“Iniciar con un documento PDF”) o “A paper form” (“Un formulario impreso”). Haz clic en Next (Siguiente).

Nota Si eliges la opción “No existing form” (“No existe un formulario”), disponible sólo en Windows, se inicia LiveCycle Designer y despliega el New Form Assistant (Asistente de nuevo formulario). 3. Especifica el documento a usar por el formulario. Elige “Use the current document” (“Usar el documento actual”) si ya tienes tu archivo de origen abierto en Acrobat o elige “Import a file from file system” (“Importar un archivo del sistema de archivos”) y haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar el archivo para el formulario. Haz clic en Next (Siguiente). 4. El documento es procesado y aparecen automáticamente campos en la página utilizando la característica de inteligencia artificial en Acrobat. 5. Un diálogo de información se abre explicando que estás en el modo Form Edit (Edición de formulario) y que los campos se han agregado al formulario (figura 86a). También ves un ejemplo de un campo y sus componentes. Una vez que has leído el diálogo haz clic en “Don’t show again” (“No volver a mostrar”) para ahorrar un clic de ratón en el futuro. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo.

Crear y manejar formularios

233

Formularios de Acrobat vs. formularios de LiveCycle Designer

Figura 86a El diálogo de información explica cómo funciona el proceso automático y muestra una clave en los campos agregados.

Consejo Si estás abriendo un formulario existente, no verás el diálogo de información. 6. Los campos se muestran en el formulario y se enlistan en el panel Fields (Campos) (figura 86b). Completa la estructura y diseño del formulario y guárdalo. (Lee cómo trabajar con los campos en el #87, “Trabajar en el modo Edición de formulario”, y el #88, “Dibujar y personalizar campos de formulario”.)

Las herramientas y métodos de formularios de Acrobat están disponibles directamente dentro de las versiones de Acrobat Standard y Pro. Los formularios de LiveCycle Designer están disponibles en un programa independiente accesible a través del diálogo Create or Edit Form (Crear o editar formulario) cuando eliges la opción “No existing form” (“No existe un formulario”). Un formulario construido en LiveCycle Designer no puede modificarse en Acrobat, aunque un formulario creado en Acrobat puede ser modificado en LiveCycle Designer. La gran diferencia está relacionada con los tipos de archivo. Un formulario de Acrobat usa un archivo PDF e información FDF (File Data Format). Sin embargo, aunque un formulario de LiveCycle Designer es un archivo PDF, su información es almacenada en el formato XML, que no es configurable en Acrobat.

Figura 86b El modo Form Edit (Edición de formulario) muestra los campos agregados automáticamente al formulario.

#86 : Dejar que el Asistente de formularios te guíe

234

#

87

Por qué sucedieron los cambios Aquí hay una sencilla explicación de por qué el proceso de formularios en Acrobat es más simple y autocontenido y por qué no encuentras las herramientas en las barras. Acrobat 9 es la primera versión del programa en donde no tienes una opción para abrir varios archivos en la misma ventana del programa. En lugar de eso, de acuerdo con la arquitectura de Windows Vista (que influenció el diseño de Acrobat 9), cada archivo se abre en su propia ventana del programa y ofrece su propio menú especializado. Como resultado, cuando eliges uno de los comandos de formularios en Acrobat, la interfaz especial de los formularios reemplaza a la vista predeterminada ya que es el único documento en esa ventana del programa. El principio de un archivo por ventana es también la razón de la ausencia de herramientas y barras de herramientas —a menos que estés eligiendo un comando que inicia un proceso de formulario, no necesitas esas herramientas. Por cierto, el mismo principio de diseño y programación es también la razón por la que los PDF Portfolios (Carteras PDF) funcionan en su propio diseño de ventana especializada. Lee sobre recopilar información de formularios en una cartera PDF en el #94 ,“Manejar resultados de formulario”. CAPÍTULO DOCE

Trabajar en el modo Edición de formulario

Acrobat 9 ofrece el mismo conjunto de herramientas de campo de formulario que en versiones anteriores, pero la forma en la que ves los campos es más sencilla. Si has trabajado en Acrobat antes, estarás sorprendido de que no puedes encontrar una barra de herramientas Forms (Formularios) o elegir herramientas de formularios desde el menú Tools (Herramientas) a menos que de hecho estés trabajando en un formulario. Cuando inicias un proyecto de formularios de Acrobat, la ventana principal del programa cambia al modo Form Edit (Edición de formulario), que ofrece las herramientas de campos y varios otros comandos para trabajar con el formulario. Además, los menús del programa se despliegan, pero los comandos disponibles están limitados a aquellos aplicables a la construcción y trabajo con un formulario. ¡Muy útil! Para editar el formulario, sigue estos pasos: 1. Revisa los campos agregados para determinar si son necesarios. Empieza a realizar correcciones en el formulario (mira cómo se hace en el #88, “Dibujar y personalizar campos de formulario”). Puedes hacer lo siguiente:

• Selecciona un campo y presiona Delete (Borrar) para eliminarlo. Puedes hacer clic en el campo del formulario o seleccionarlo en el panel Fields (Campos) (figura 87a).

• Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en un campo en el panel y elige Properties (Propiedades) desde el menú de atajo para abrir su diálogo de propiedades y personalizar la configuración.

• Agrega tantos campos como sea necesario en tu proyecto. Ajustar la vista de la página y ampliación/ reducción

Herramientas de campos de formulario

Visualizar el formulario

Contraer herramientas

Compartir el formulario Cerrar el modo de edición de formulario

Campos enlistados en orden de tabulación

Campos seleccionados

Campos seleccionados

Campo no capturado

Nuevos campos de texto

Figura 87a El modo Form Edit (Edición de formulario) muestra los campos agregados automáticamente al formulario. Crear y manejar formularios

235

Consejo Puedes hacer Shift+clic o Ctrl+clic (Comando+clic) para seleccionar varios campos a la vez, en el formulario o el panel Fields (Campos), como en la figura. 2. Si tienes una cantidad de trabajo para hacer con el formulario usando diferentes herramientas, haz clic en Add New Field (Agregar nuevo campo) para desplegar la lista de herramientas de formulario y elige Show Tools on Toolbar (Mostrar herramientas de la barra de herramientas). Verás la lista de herramientas de formulario en la barra como en la figura 87a. Para contraer la barra, haz clic en Hide (Ocultar) . Refiérete a la tabla 12.1 para descripciones de las herramientas. 3. Cuando hayas terminado, haz clic en Preview (Vista previa) en el modo Form Edit (Edición de formulario) para mostrar el formulario como le aparece a un destinatario, incluyendo instrucciones y acciones en la Document Message Bar (Barra de mensajes del documento) (figura 87b).

Figura 87b Preview (Vista previa) muestra el formulario como le aparece a un usuario, incluyendo campos activos de formulario.

4. En la vista previa, haz clic y escribe para probar los campos. Cuando hayas terminado de probar, elige Forms > Clear (Formularios > Borrar formulario) para eliminar el contenido agregado. Para mostrar un fondo que identifique los campos activos del formulario, haz clic en Highlight Fields (Resaltar campos). 5. Haz clic en Edit Layout (Editar presentación) para restaurar el modo Form Edit (Edición de formulario) si necesitas realizar más cambios y ajustes. 5. Cuando hayas terminado con el formulario, asegúrate de guardarlo. Haz clic en Close Form Editing (Cerrar edición de formulario) para regresar a la ventana básica de Acrobat. #87: Trabajar en el modo Edición de formulario

Izquierda o derecha Usualmente un campo está asociado a una etiqueta en su lado izquierdo. El proceso de conversión no reconoce de forma inherente cuando una etiqueta le sigue a un campo de formulario, ubicada a su derecha.

236

Si sales del modo Edit Form (Editar formulario), puedes regresar fácilmente para realizar más cambios. Elige Forms > Add or Edit Fields (Formularios > (Agregar o editar campos) para reabrir el modo Form Edit (Edición de formularios). Si el archivo no está guardado, serás incitado a guardarlo antes de regresar al modo Form Edit (Edición de formulario).

Tabla 12.1 Las herramientas encontradas en la barra de herramientas de edición de formulario y sus usos comunes Ícono

Nombre de la herramienta Herramienta Text Field (Campo de texto) Herramienta Check Box (Casilla de verificación)

Herramienta Radio Button (Botón de radio)

Herramienta List Box (Cuadro de lista)

Herramienta Combo Box (Cuadro combinado)

Herramienta Button (Botón)

Herramienta Digital Signature (Firma digital)

Herramienta Barcode (Código de barras)

CAPÍTULO DOCE


Usos comunes Usa esta herramienta para crear un campo en el que los usuarios escriben texto, como nombres, direcciones o colores favoritos. En donde tu usuario puede elegir una o más opciones, usa una casilla de verificación. Por ejemplo, si tu formulario incluye una lista de destinos favoritos de vacaciones, tu usuario podría especificar las tres opciones de Hawai, Jamaica y Tahití. Agrega botones de radio cuando quieras que el usuario realice una única opción entre dos o más elementos. Un ejemplo es un formulario de servicio al cliente que le permite al usuario elegir entre un grupo de respuestas, desde “increíble” hasta “espantoso”. Crea una lista de elementos de los cuales el usuario puede seleccionar; usualmente los cuadros de lista están diseñados para permitir selecciones múltiples. Por ejemplo, cuando construyes el carro de tus sueños en un sitio en línea, puedes elegir cualquier o todos los elementos desde una lista de accesorios. Puedes ofrecer una lista de elementos en un menú desplegable o permitirle al usuario escribir un valor personalizado. Por ejemplo, tu formulario puede incluir varias opciones de países a los que envías comúnmente tus productos, así como una opción para que los clientes escriban el nombre de su país. Usa un botón para iniciar cualquier acción desde imprimir un documento a enviar un formulario. La herramienta Button (Botón) también se incluye en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) –aprende más en el capítulo 15, “Controlar la acción e interacción”. Usa esta herramienta para agregar un tipo especial de campo para aplicar una firma digital al documento. Aprende más sobre firmas digitales en el capítulo 16, “Proteger tus documentos”. Usa esta herramienta para agregar códigos especializados utilizados por lectores de aplicaciones y dispositivos.

237

#

88

Dibujar y personalizar campos de formulario

Agrega más campos y cambia los existentes en el modo Form Edit (Edición de formulario) durante el proceso de creación de formulario o eligiendo Forms > Add and Edit Fields (Formularios > Agregar y editar campos). En Acrobat 8 tenías que configurar un campo de formulario usando su diálogo multificha Properties (Propiedades). Ahora, en Acrobat 9 Extended y Extended Pro, los campos se colocan casi como un sello en la página y puedes hacer la mayor parte de la configuración directo en la página en el pequeño diálogo emergente que se despliega cuando agregas campos. En este ejemplo, ve cómo un conjunto de botones de radio se agrega a un archivo de muestra. Sigue estos pasos para agregar y configurar un campo nuevo: 1. En la barra de herramientas Form Edit (Edición de formulario) , haz clic en Radio Button (Botón de radio) y mueve el puntero sobre la página. Verás líneas que se cruzan y un contorno del campo. 2. Haz clic cuando el contorno del campo esté en la ubicación correcta para colocarlo en la página. En el ejemplo, el campo se superpone a la primera imagen de botón de radio incluida en el formulario. 3. En el diálogo emergente que se abre cuando colocas el campo en la página, haz clic para seleccionar el nombre predeterminado “radio” en el campo Radio Group Name (Nombre del grupo de radio) y escribe uno nuevo para el grupo —“priority” se utilizó en el ejemplo (figura 88a).

Figura 88a Nombra el grupo de botón de radio y especifica los valores.

4. Escribe un nuevo valor en el campo Button Value (Valor del botón) en el diálogo emergente, como “urgent” en el ejemplo. El valor predeterminado es “yes” (sí). (continúa en la siguiente página) #88: Dibujar y personalizar campos de formulario

Procesar en lotes un cambio No tienes que seleccionar y cambiar propiedades para un campo a la vez. Para realizar algunos cambios a un conjunto, selecciona los campos en el panel Fields (Campos) o en el formulario y luego abre el diálogo Properties (Propiedades). No podrás hacer algunas tareas como asignar acciones, pero puedes realizar cambios como la modificación de la apariencia o formatear selecciones que estén aplicadas a todos.

238

Considerar la accesibilidad En muchas situaciones necesitas hacer tus formularios compatibles con los estándares de accesibilidad. Una de las características clave de la accesibilidad es la comunicación adecuada con lectores de pantalla y otros dispositivos. Abre el diálogo Properties (Propiedades) del campo del formulario y en el campo Tooltip (Consejo de herramientas) en la ficha General, escribe una instrucción corta como “Tu mes de cumpleaños”. Sin un consejo de herramientas, el lector de pantalla nombra el tipo de campo y el usuario no tiene una manera de entender su propósito. Lee más sobre accesibilidad revisando el #48, “Informar y reparar un documento” y más sobre el uso de descripciones de campos de formulario en el #49, “Mejorar la accesibilidad PDF”.

5. Haz clic en “Add another button to group” (“Agregar otro botón al grupo”) en la parte inferior del diálogo emergente para reactivar la herramienta Radio Button (Botón de radio) y colocarla en la ubicación para el siguiente botón. Puedes usar las líneas de guía punteadas para alinear el botón en el formulario. Nuevamente, se despliega el diálogo emergente de propiedades. Escribe una nueva entrada en el campo Button Value (Valor del botón) y repite agregando y configurando los botones hasta que el conjunto esté terminado (figura 88b). Haz clic en cualquier parte en el formulario para deseleccionar la herramienta Radio Button (Botón de radio).

Figura 88b El grupo de botón de radio está completado.

Consejo Si estás construyendo varios campos del mismo tipo puedes hacer clic en “Keep tool selected” (“Mantener la herramienta seleccionada”) en la barra de herramientas Form Edit (Edición de formulario) para colocar todos los campos sin reseleccionar la herramienta. No tendrás el despliegue del diálogo emergente de propiedades y tendrás que configurar las opciones en el diálogo Radio Button Properties (Propiedades de botón de radio). Los campos de formulario comparten muchas características sin importar el tipo de herramienta de formulario que uses, aunque algunas opciones de configuración se usan sólo para ciertos tipos de campos. En lugar de usar el diálogo emergente que se despliega cuando agregas un campo, puedes realizar las elecciones en el diálogo Properties (Propiedades) que es nombrado de acuerdo con el tipo de campo que estés configurando. Para abrir el diálogo Properties (Propiedades) de un campo, elige Properties (Propiedades) desde el menú de atajo de un campo.

CAPÍTULO DOCE


239

Aquí hay un breve resumen de las fichas de configuración que puedes usar con campos de formulario en Acrobat 9 y cómo usa el ejemplo estas características:

•

Ficha General. Esta pestaña es común a todos los tipos. Agrega un nombre y un consejo de herramientas en esta ficha del diálogo, así como define si el campo es visible o invisible. Además, especifica si un campo es requerido (una entrada es obligatoria) o si el campo es de sólo lectura. Por ejemplo, puedes querer hacer obligatorio el campo de nombre del usuario, o define campos de texto de cálculo como de sólo lectura. En el ejemplo mostrado en la figura 88b, cada botón es visible y tiene su propio consejo de herramientas.

•

Ficha Appearance (Aspecto). Esta ficha es común a todos los tipos de campos de formulario. Configuras el color del borde, el relleno y características como el texto. En el ejemplo, el formulario contiene ya una imagen para cada botón, por lo que los botones de radio deberían ser invisibles. Para hacer esto, haz clic en Border Color (Color de borde) y elige No Color (Sin color); haz clic en Fill Color (Color de relleno) y elige No Color (Sin color) (figura 88c).

Figura 88c Configura los colores utilizados para el botón de radio en esta ficha.

• Opciones. Todos los campos de formulario tienen una ficha Options (Opciones); los contenidos varían de acuerdo con el tipo de campo. Los botones, por ejemplo, contienen opciones para elegir etiquetas e imágenes para su despliegue (ve cómo se hace en el capítulo 15, “Controlar la acción e interacción”); un campo Check Box (Casilla de verificación) te permite elegir la apariencia del objeto, como una marca de verifica(continúa en la siguiente página) #88: Dibujar y personalizar campos de formulario

Enviar tu formulario En el pasado, tenías que incluir un botón Submit (Enviar) en un formulario, o confiar en que tus destinatarios se tomarían el tiempo de enviarte un correo electrónico con su formulario adjunto. En Acrobat 9, debido a los cambios en el Form Tracker (Rastreador de formulario), recibir los resultados de un formulario es mucho más sencillo. Cuando abres el formulario para completarlo, ves que la barra de mensajes del documento incluye un botón Submit (Enviar), que utiliza tu información de rastreo del archivo en Acrobat.com para enviar el formulario por ti. ¡Qué práctico!

240

ción o estrella; los campos Combo Box (Cuadro combinado) y List Box (Cuadro de lista) incluyen áreas en donde puedes insertar listas de elementos, y un campo Radio Button (Botón de radio) ofrece un estilo de botón y elecciones de estados de selección en la ficha Options (Opciones).

• Actions (Acciones). Todos los campos de formulario tienen esta ficha y se ve y funciona de la misma manera en todos los tipos. Las acciones son actividades que Acrobat realiza en respuesta a algún tipo de interacción, como escribir un número en un campo de formulario que luego muestra un cálculo en otro campo. Las acciones se describen en el capítulo 15. El ejemplo no usa una acción asociada con la elección del botón de radio.

Nota Cuatro fichas adicionales se despliegan de acuerdo con el tipo de campo de formulario seleccionado. Por ejemplo, el diálogo ListBox Properties (Propiedades de cuadro de lista) incluye la ficha Selection Change (Cambio de selección), que te permite ajustar el comportamiento que ocurre cuando el elemento seleccionado en el cuadro de lista cambia. Lee más sobre los otros tipos en la siguiente técnica.

CAPÍTULO DOCE


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#

89

Agregar cálculos y comportamientos de campo

Todo el mundo utiliza formularios y los de Acrobat hacen más sencilla que nunca la creación, distribución y administración de formularios. Al lado del tipo de información habitual, como asistencias, encuestas, etcétera, un gran número de formularios de uso común tienen algún tipo de cálculo. Los cálculos básicos que usan campos de formulario no son difíciles, una vez que sabes el truco. Antes de empezar, evalúa los nombres de los campos que Acrobat agrega automáticamente y cámbialos como sea necesario, siguiendo los pasos descritos en el #87, “Trabajar en el modo Edición de formulario”. Revisa los nombres y renombra si es necesario (mira la columna “¿Qué hay en un nombre?” para algunos consejos). Hay varias situaciones que comúnmente encontrarás cuando construyes un formulario. En todos los casos, asumimos que los campos están agregados, nombrados y que estás trabajando en el modo Form Edit (Edición de formulario): Usar un formato especial. Quieres que tu información de formulario aparezca en el formato correcto y usando el rango adecuado de valores, como el campo de código postal. En el diálogo Text Field Properties (Propiedades de campo de texto), haz clic en Format (Formato). El formateo puede variar desde números, a moneda y fechas. Desde el menú emergente “Select format category” (“Seleccionar categoría de formato”), elige Special (Especial) para desplegar una lista de máscaras (campos de entrada estructurados con una disposición de caracteres y espaciado preconfigurados) y haz clic en Zip Code (Código Postal). En el formulario, si un usuario intenta tabular fuera de un campo sin agregar el número correcto de dígitos, se despliega una alerta de JavaScript (figura 89a).

Figura 89a Usa un formato especial para disminuir errores en el formulario.

Validar el contenido agregado. Puedes restringir lo que el usuario escribe en un campo, como un número o caracteres agregados en los campos Text Box (Cuadro de texto). En muchos campos, necesitas realizar selecciones en más de un tabulador para poder validar los contenidos del campo. Un número ID de impuesto en una factura es un buen ejemplo. Supongamos que en tu área los números ID son de cinco caracteres, sobre 30 000 y debajo

#89: Agregar cálculos y comportamientos de campo

¿Qué hay en un nombre? Cuando viene de campos de formulario, la respuesta es “Muchos”. Si estás usando un formulario sencillo, no hay mucho problema en referenciar los campos visualmente y asociarlos con sus etiquetas y propósitos. En contraste, un conjunto pobremente nombrado de 200 campos es una migraña por suceder. Decide la estructura de nombres basándote en el propósito del formulario. Por ejemplo, si estás construyendo una orden de pedido, cada fila del formulario usualmente se relaciona con el elemento a ordenar. Por lo tanto, deberías usar item01 en la fila01 para identificar el producto, item02 en la fila02 para el segundo producto, etcétera. El color del primer elemento debería ser color01 y su tamaño size01, etcétera. De manera similar, busca totales que tengan sentido. Usando el mismo ejemplo, si hay precios diferentes para el item01 de acuerdo con las personalizaciones ofrecidas, la columna Total puede contener item01-total como precio del primer elemento y adicionales.

242

Haz tu tarea Antes de empezar una secuencia de códigos de cálculo en un formulario, haz tu tarea. La manera más simple de dar seguimiento a lo que quieres hacer, es imprimir una copia de tu formulario y luego escribit tu código y cálculos directo en él. De esa forma, cuando estés en el medio de los cálculos, podrás mantenerte otientado.

de 90 000. Para asegurarte de que el usuario escribe el intervalo adecuado de números dentro del rango propio, tienes que elegir varios ajustes en el diálogo Text Field Properties (Propiedades de campo de texto):

• En la ficha Options (Opciones), escribe 5 en el campo “Limit of [n] characters” (“Límite de [n] caracteres”).

• En la ficha Format (Formato), selecciona Number (Numérica) desde el menú emergente “Select format category” (“Seleccionar categoría de formato”) y define los lugares decimales en 0.

• En la ficha Validate (Validar), haz clic en “Field value is in range” (“El valor del campo se encuentra en el intervalo”) y escribe 30000 y 90000 en los campos From (De) y To (A) respectivamente. Cuando pruebes el formulario, recibirás diferentes alertas JavaScript, dependiendo de qué error se encuentre. Cálculos. Muchos formularios incluyen cálculos. Afortunadamente, la mayoría de los cálculos sencillos pueden hacerse usando el diálogo Text Field Properties (Propiedades de campo de texto). En mi factura de ejemplo, hay varios campos requeridos para calcular los costos de cada elemento: Cantidad de un elemento (Q1) x precio unitario (P1) = total para ese elemento (T1) Para configurar los campos que hagan el cálculo del precio total, necesito hacer lo siguiente: Q1: Elige el formato Number (Numérica) desde el menú emergente “Select format category” (“Seleccionar categoría de formato”) en el campo Format (Formato). P1: En el campo Format (Formato), elige el formato Number (Numérica) desde el menú emergente “Select format category” (“Seleccionar categoría de formato”) y deja los lugares decimales en 2. T1: Repite las mismas opciones de formato que en el campo P1. En la ficha Calculate (Cálculo), sigue estos pasos: 1. Haz clic en “Value is the [n] of the following fields” (“El valor es el/la [n] de estos campos”) y selecciona “product (x)” (“multiplicación (x)”) desde el menú emergente. 2. Haz clic en Pick (Escoger) para abrir una lista de los campos en el formulario. Selecciona los campos que quieras calcular, en este caso Q1 y P1, y haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo. Los campos seleccionados se muestran en el diálogo (figura 89b).

CAPÍTULO DOCE


243

Figura 89b Determina los campos y el operador para el cálculo.

3. Haz clic en Close (Cerrar) en el diálogo Text Field Properties (Propiedades de campo de texto) para regresar al formulario. Cuando salgas del modo Form Edit (Edición de formulario) y pruebes los campos, verás el cálculo funcionando.

#89: Agregar cálculos y comportamientos de campo

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90

Alterar los campos Puedes seleccionar un grupo de campos y luego usar comandos desde el menú de atajo para organizar su diseño. Para alinear, distribuir y dimensionar campos, mueve tu puntero sobre el campo que muestra la configuración correcta antes de abrir el menú de atajo (como el campo Phone Number en la figura 90a) y luego haz lo siguiente:

•

Usa opciones Align (Alinear) para alinear objetos seleccionados de acuerdo con cierta característica, como la parte superior o inferior.

•

Usa opciones Distribute (Distribuir) para espaciar los objetos uniformemente, horizontal o verticalmente.

•

Usa opciones Center (Centrar) para mover los campos seleccionados al centro de la página horizontal y/o verticalmente.

Organizar y ordenar un formulario

Agregar y probar campos de formulario es sólo la primera parte del proceso. Por su naturaleza, un formulario es una estructura organizada —los campos para acumular información se colocan en el formulario junto con sus etiquetas de identificación; los campos y etiquetas están con frecuencia organizados en la página en algún tipo de patrón de cuadrícula–. Nuestro enfoque con los formularios es también generalmente sistemático; usualmente empezamos por llenar un formulario desde la parte superior izquierda y nos desplazamos hasta que terminamos en la parte inferior derecha. Para alcanzar estas respetables metas, Acrobat 9 ofrece herramientas y características diseñadas para mejorar los aspectos visuales, organizativos y funcionales de un formulario.

Nota Puedes seleccionar campos con los cuales trabajar en la página del documento o en el panel Fields (Campos), que es a menudo más fácil de hacer. Sin embargo, los elementos en el menú de atajo difieren dependiendo de si haces clic con el botón derecho (Control+clic) en la selección en el panel Fields (Campos) o en la página. Aspectos visuales. Un gran número de los mismos tipos de campos en disposiciones similares es común en los formularios. Acrobat ofrece un método para espaciar y darle un tamaño a los campos en tu formulario. Selecciona los campos con los que quieres trabajar en el formulario o en el panel Fields (Campos) y haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el documento para abrir el menú de atajo. Selecciona Align, Distribute or Center (Alinear, distribuir o centrar) y luego una opción desde el submenú. Para darle un tamaño a un grupo de campos, elige Set Fields to Same Size (Definir campos al mismo tamaño) y luego elige Height (Alto) y/o Width (Ancho) desde el submenú (figura 90a).

Figura 90a El diseño de los campos necesita mejoras (arriba), luego de redimensionar (centro) y finalmente después de alinear y distribuir (abajo).

CAPÍTULO DOCE


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Aspectos organizativos. En el modo Form Edit (Edición de formulario), los campos agregados a tu formulario se muestran en el panel Fields (Campos) organizados por su orden de tabulación. En formularios que contienen docenas o cientos de campos, con frecuencia es más fácil ubicar un grupo de campos que quieras cambiar ordenándolos alfabéticamente. Para hacerlo, haz clic en Sort (Ordenar) en el panel Fields (Campos) y elige Alphabetic Order (Orden alfabético). Muchos formularios completos, como de recursos humanos, financieros o de ingeniería, contienen campos numerados, que son también ordenados secuencialmente cuando usas la opción Alphabetic Order (Orden alfabético). Lee sobre ejemplo de campos numerados en el #116 “Construir un lote de botones” y en el cuadro “Duplicar botones”, también en el #116. Aspectos funcionales. Es de conocimiento común que puedes presionar la tecla Tab (Tabulador) para moverte entre campos de un formulario. Esta secuencia, llamada tab order (orden de tabulación), puede modificarse en el panel Fields (Campos) si tienes seleccionada la opción Tab Sort (Orden de fichas). Hay varias maneras de ajustar el orden de tabulación:

• La opción Default Tab Order (Orden de fichas predeterminado) está elegida por defecto, y es asignada a tu formulario cuando Acrobat define los campos.

• Order Tabs by Row (Ordenar fichas por fila) es comúnmente usada por formularios que recopilan cientos de piezas de información. Tabular por filas le permite al usuario ir de izquierda a derecha.

• Order Tabs by Column (Ordenar fichas por columna) se utiliza comúnmente cuando estás ensamblando información para comparar. Por ejemplo, un formulario enlista cantidades de ventas o elementos diferentes (valores agregados en filas) de acuerdo con un vendedor en particular (definido por columna).

• Elige Order Tabs Manually (Ordenar fichas manualmente) si quieres redefinir el orden tú mismo. Arrastra una etiqueta de campo en el panel Fields (Campos) hacia arriba o hacia abajo para cambiar su orden. Puedes necesitar ordenar los campos manualmente cuando estás tratando con campos calculados. (continúa en la siguiente página)

Hacer los campos de formulario más visibles Puede ser difícil visualizar los campos en un formulario con estilos si no están colorizados o identificados de algún modo. Afortunadamente, Acrobat ofrece preferencias para ajustar la visibilidad de los campos. En un formulario distribuido, tus usuarios pueden conmutar la caja de verificación Show Highlight (Mostrar resaltado) en la barra de mensajes del documento para mostrar o esconder colores resaltados o mostrar un borde cuando el ratón pasa sobre un campo, con o sin resaltar los campos del formulario: 1. Elige Edit o Acrobat > Preferences > Forms (Edición o Acrobat > Preferencias > Formularios). 2. Haz clic en “Show border hover color for fields” (“Mostrar el color del borde para los campos”) si quieres mostrar un borde alrededor de un campo cuando pasas el ratón sobre su ubicación en la página. 3. Haz clic en la muestra de color “Fields highlight color” (“Color de resaltado de campos”) para elegir un color personalizado cuando tienes la opción “Highlight fields” (“Resaltar campos”) seleccionada en la barra de mensajes del documento. 4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Preferences (Preferencias) (continúa en la siguiente página)

#90: Organizar y ordenar un formulario

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(continuación) Los campos de formulario en el documento están ahora identificados por el color de fondo seleccionado cuando la opción Highlight Fields (Resaltar campos) está seleccionada en la barra de mensajes del documento, y muestra un borde cuando el ratón se mueve sobre un campo.

•

Elige Show Tab Numbers (Mostrar números de tabulaciones) para ver el orden de tabulación en tu formulario. Si borras campos superfluos, el orden de tabulación permanece intacto, pero verás que los campos restantes no se renumeran (figura 90b).

Campos originales borrados

Conjunto de botones de radio contados como un campo

Figura 90b El orden de tabulación para los campos es numerado, excluyendo aquellos que fueron borrados del formulario.

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91

Simplificar un formulario visualmente complejo

Algunos formularios son elaborados, punto. Hay una pequeña posibilidad de que Acrobat 9, a pesar de su nivel de inteligencia, pueda identificar y construir campos de formulario en una página que use una enorme cantidad de contenido gráfico o en una en la que es difícil distinguir cuáles serían los campos. Los formularios visualmente complejos están generalmente hechos en un programa de diseño o imagen, pero no tienes que empezar de cero o agregar los campos manualmente. Aquí está cómo usar un interesante formulario construido en InDesign en combinación con el poder del proceso de reconocimiento de campo de formulario en Acrobat, para agregar campos. 1. En tu programa de origen, configura las capas para que las etiquetas de campo y sus estructuras estén en una sola capa, y exporta dos versiones del formulario:

• Exporta la capa de formulario como PDF para usarla al colocar campos. • Exporta la publicación completa como PDF para reemplazar el formulario de una sola capa después de que los campos se agreguen. 2. En Acrobat, elige Forms > Start Form Wizard (Iniciar asistente de formulario) para abrir el diálogo Create or Edit Form (Crear o editar formulario). Deja la selección predeterminada “An existing electronic document” (“Un documento electrónico existente”) en Windows o “Start with a PDF Document” (“Iniciar con un documento PDF”) en Mac y haz clic en Next (Siguiente). 3. Ubica y selecciona el PDF que contiene la capa de formulario y luego haz clic en Next (Siguiente). Acrobat procesa el archivo y los resultados se muestran en el modo Edit Form (Editar formulario). Como puedes ver, todos los campos de texto han sido insertados automáticamente (figura 91a).

Figura 91a La capa de campo de formulario contiene casi todos los campos requeridos. (continúa en la siguiente página) #91: Simplificar un formulario visualmente complejo

¿Vale la pena el esfuerzo? Buena pregunta. Algunos factores están involucrados, pero como principio general: sí. Si usas dos versiones del formulario debe estar basado en su complejidad general. A menos que confíes en la apariencia de las formas, causará estragos en el proceso de reconocimiento. Puede no valer la pena el tiempo invertido en exportar dos versiones desde tu programa de origen. En el ejemplo, Acrobat asignó alrededor de una docena de campos al diseño del formulario completo, sólo dos de los cuales son, de hecho, los campos correctos en las ubicaciones correctas. Tu elección está también basada en cuán rápido eres. Si eres muy veloz en tu programa de origen y no tanto en Acrobat, realizar la versión adicional puede llevarte menos tiempo que arreglar los campos. El escenario inverso también se aplica.

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LiveCycle Designer en Mac Aunque no encontrarás LCD disponible para Mac en Acrobat 9, aquí hay una solución alternativa: usa VMware FusionTM en una Mac Intel e instala Acrobat sobre sistemas operativos XP o Vista. ¡Es lo mejor de ambos mundos!

4. Modifica los campos como sea necesario. En el ejemplo, que usa cinco campos de texto y uno de casilla de verificación, sólo ésta fue insertada manualmente. 5. Guarda el archivo y cierra la ventana en el modo de edición de formulario. 6. Elige Document > Replace Pages (Documento > Reemplazar páginas) para abrir el diálogo Select File With New Pages (Seleccionar archivo con nuevas páginas). Ubica y selecciona la versión completa del formulario. Haz clic en OK (Aceptar); en el subsiguiente diálogo Replace Pages (Reemplazar páginas) haz clic en OK (Aceptar). La estructura completa del formulario reemplaza a la estructura simplificada sin afectar los campos (figura 91b). Lee sobre reemplazar páginas en el #50, “Cambiar páginas y sus contenidos”.

Figura 91b El formulario revisado muestra contenido diferente pero la misma estructura de campos.

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92

Distribuir formularios

Una vez que has terminado de construir y probar tu formulario, tienes que entregarlo a tus encuestados. Acrobat 9 ofrece tres métodos para distribución. Puedes usar un proceso de distribución por correo electrónico, el cual ha sido extendido a los usuarios de Acrobat 9 Standard. Como con otros esfuerzos colaborativos, puedes almacenar y administrar el proceso de tu formulario en Acrobat.com. Puedes también usar tu propia intranet para servir los formularios y recopilar la información.

Nota Si es necesario, cerciórate de agregar seguridad o información de firma digital al formulario antes de distribuirlo. Para detalles en la configuración de permisos usando campos de formulario, ve el #119, “Usar niveles de seguridad y contraseñas en un documento”; lee sobre usar firmas en el #121, “Firmar un documento”. En esta técnica, lee cómo distribuir un formulario usando correo electrónico y Acrobat. com. Si estás distribuyendo y recopilando formularios por correo e intentas incluir encuestados con versiones antiguas de Adobe Reader, elige Advanced > Extend Features in Adobe Reader (Avanzadas > Funciones ampliadas en Reader). Lee más sobre habilitar un documento para uso en Adobe Reader en la columna “Incluir a los usuarios de Adobe Reader”. Sin embargo, si estás trabajando con un método de distribución de Acrobat.com, sólo los usuarios de Adobe Reader 9 pueden acceder al archivo, por lo que no necesitas habilitar el formulario manualmente. Sin importar el método de distribución, inicias el proceso de la misma forma. Elige Forms > Distribute Form (Formularios > Distribuir formulario) desde el menú o botón de tarea Forms (Formularios). Si tienes un archivo de formulario abierto, haz clic en Distribute (Distribuir) en la barra de mensajes del documento para abrir el asistente Distribute Form (Distribuir formulario). Para preparar un formulario para distribución de correo, sigue estos pasos: 1. En el asistente Distribute Form (Distribuir formulario), elige “Manually collect responses in my email inbox” (Recibir respuestas manualmente en la bandeja de entrada de correo) desde el menú desplegable. La pantalla muestra una representación gráfica del proceso (figura 92a). Si habitualmente usas el mismo método de distribución, selecciona la casilla de verificación “Remember my choice” (“Recordar mi selección”) en la parte inferior de la pantalla. Haz clic en Next (Siguiente). (continúa en la siguiente página)

Almacenamiento automático de devoluciones Cuando Acrobat prepara un archivo para distribuir, parte del proceso está creando una cartera PDF para administrar las devoluciones. Por defecto, el archivo de devoluciones se almacena en la misma carpeta que tu formulario, y usa el nombre del formulario con “_responses” agregado al nombre.

Preferencias para completar más fácilmente el formulario Prueba alguna de estas preferencias –puedes encontrar que aumentan la velocidad de procesamiento del formulario y hacen más sencillo el trabajo con él. Elige Edit o Acrobat > Preferences > Forms (Edición o Acrobat > Preferencias > Formularios) y busca estas opciones:

•

“Automatically calculate field values” (“Calcular automáticamente los valores del campo”) te permite calcular el contenido de campos numéricos cuando entras la información. A menudo esta característica se programa en el formulario (ver algunos cálculos sencillos en el #89, “Agregar cálculos y comportamientos de campo”). (continúa en la siguiente página)

#92: Distribuir formularios

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•

“Show focus rectangle” (“Mostrar rectángulo de enfoque”) muestra cuál campo del formulario está activo actualmente (o tiene foco). Ésta es una preferencia útil en los formularios con un gran número de campos en una sola página.

•

“Show text field overflow indicator”(“Mostrar indicador de desbordamiento del campo de texto”) despliega un signo cuando intentas escribir demasiado en un campo de texto. El número de caracteres permitidos en un campo está definido por el diseñador del formulario.

•

Cuando está seleccionado “Show field preview when creating or editing form fields” (“Mostrar vista previa del campo al crear o editar campos de formulario”), ves el campo resaltado debajo del nombre del campo en el modo Form Edit (Edición de formulario).

Figura 92a El asistente te muestra un resumen del proceso de distribución.

2. Elige una opción para distribuir el formulario, ya sea “Send it automatically using Adobe Acrobat” (“Enviar automáticamente utilizando Adobe Acrobat”) o “Save a local copy and manually send it later” (“Guarde una copia local y envíela manualmente más tarde”). Si eliges guardar el formulario localmente, haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar una ubicación de almacenamiento. Haz clic en Next (Siguiente).

Consejo Elige la opción automática si tienes un cliente de correo configurado para trabajar con Acrobat y sigue las ventanas del asistente para seleccionar destinatarios y revisar el texto predeterminado que se agrega al mensaje de correo saliente. Si usas un cliente de correo en línea, guarda una copia local que adjuntas a un correo y envías según tu conveniencia. 3. En la tercera y últimal pantalla del asistente, tu método de entrega se enlista en la parte superior de la ventana como un vínculo activo. Si quieres revisar los parámetros, haz clic en el vínculo para regresar al inicio del asistente. También, selecciona la casilla de verificación “Collect name & email from recipients to provide optimal tracking” (“Recopilar nombre y correo electrónico de los destinatarios para proporcionar un rastreo óptimo”) al final de la pantalla para ayudarte a rastrear formularios 4. Haz clic en Finish (Finalizar) para cerrar el asistente y guardar el archivo (si envías el archivo manualmente), o Send (Enviar) (si mandas el archivo automáticamente) para pasarle el archivo a tu cliente de correo, dependiendo de tu selección en el paso 2.

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Usa el mismo asistente para cargar un formulario a Acrobat.com para distribuir. De nuevo, abre el asistente y luego sigue estos pasos: 1. En la primera pantalla del asistente, elige “Automatically download & organize responses with Acrobat.com” (“Descargar y organizar respuestas automáticamente con Acrobat.com”) y haz clic en Next (Siguiente). 2. Escribe tu ID de Adobe y contraseña en los campos apropiados de la pantalla y haz clic en Sign In (Iniciar sesión) para autenticar tu ID de Adobe. 3. El diálogo Distribute Form (Distribuir formulario) se abre. En este diálogo, configura la invitación para tu lista de distribución.

• Para desplegar la agenda de Outlook haz clic en To (Para) o escribe las direcciones en el campo.

• Deja el asunto y mensaje predeterminados o escribe los tuyos. El mensaje te invita a completar el formulario y hacer clic en Submit (Enviar) para regresarlo al remitente.

• Elige un Access Level (Nivel de acceso) desde el menú desplegable. La opción es “Open access: Anyone who knows the URL can fill out and submit the form” (“Acceso abierto: cualquier persona que conozca la URL puede rellenar y enviar el formulario”). Para restringir los destinatarios, elige “Limited access: Only my specific recipients can fill out and complete the form” (“Acceso limitado: sólo los destinatarios especificados pueden rellenar y completar el formulario”).

• Selecciona la casilla de verificación “Collect name & email from recipients to provide optimal tracking” (“Recopilar nombre y correo electrónico de los destinatarios para proporcionar un rastreo óptimo”) para mantener los registros actualizados en tu ciclo del formulario. 4. Haz clic en Send (Enviar). Acrobat procesa el formulario. Primero, se crea un archivo cartera PDF en la carpeta del formulario para guardar los resultados; luego el formulario se prepara y se envía. 5. El formulario se cierra en Acrobat y el Tracker (Rastreador) se abre. (Revisa el Tracker (Rastreador) en el #93, “Rastrear formularios”.) (continúa en la siguiente página)

#92: Distribuir formularios

Incluir a los usuarios de Adobe Reader Un formulario puede distribuirse para completarse por aquellos que trabajan con Adobe Reader si habilitas los derechos de uso. Al igual que en el proceso de comentar y revisar, especifica los derechos que se dan a los usuarios para trabajar en Adobe Reader. Elige Advanced > Extend Features (Avanzadas > Funciones ampliadas en Adobe Reader). Los derechos de uso incluyen lo siguiente:

•

Guardar información de formulario desde una forma PDF para llenar.

•

Usar comentarios y marcas de dibujo.

•

Firmar un campo existente de firma.

•

Firmar digitalmente en cualquier parte de un documento (sólo para usuarios de Adobe Reader 8 o 9).

Haz clic en Save Now (Guardar ahora) para volver a guardar el archivo. La habilitación de los derechos en un formulario para llenar está limitado a 500 copias del archivo. Por cierto, no puedes habilitar características si estás en el modo Form Edit (Edición de formulario).

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Cuando un destinatario recibe el correo electrónico, la información proporcionada se incluye, junto con vínculos hacia el archivo, en Acrobat.com (figura 92b). El vínculo abre una imagen de Flash del formulario en Acrobat.com —no una copia interactiva del formulario mismo. Haz clic en el botón Download sobre el formulario para descargar una copia al disco duro para completar.

Instrucción para el proceso de distribución

Vínculo al archivo en Acrobat.com

Miniatura del formulario

Notificación re: creador del formulario

Figura 92b Los invitados reciben un correo electrónico y vínculos al archivo en línea.

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93

Rastrear formularios

Sigue el proceso de distribución de un formulario y ciclo de recolección usando el Form Tracker (Rastreador de formularios). Elige Forms > Track Forms (Formularios > Rastrear formularios), o haz clic en el botón de tarea Forms (Formularios) y elige Track Forms (Rastrear formularios) para abrir el Tracker (Rastreador). Verás las secciones Review (Revisiones) y Form (Formularios) a la izquierda del diálogo (figura 93).

Quedarse en un bucle Si estás esperando devoluciones de formulario, no tienes que mantener abierto el Tracker (Rastreador) para esperar que aparezcan. En lugar de eso, haz clic en Latest Updates (Últimas actualizaciones) en el rastreador y elige “Turn on notification icon in system tray” (“Activar el ícono de notificación en la bandeja del sistema”). Verás el ícono del Tracker (Rastreador) en la barra de tarea y un mensaje emergente te notifica cuando es recibido un nuevo formulario.

Coordinar con QuickBooks

Figura 93 Usa la información en el Tracker (Rastreador) para ver qué está sucediendo con tus formularios.

El Tracker (Rastreador) es un diálogo altamente interactivo, en donde puedes hacer lo siguiente:

• Haz clic en Distributed (Distribuidos) o Received (Recibidos) en el listado Forms (Formularios) a la izquierda, para ver una lista de los formularios en los que estás trabajando.

Acrobat 9 ofrece nuevas características Acrobat > Quick Books. Ahora puedes hacer lo siguiente:

•

Recopilar información de formulario usando tus plantillas QuickBooks.

• Cambia la ubicación del archivo de respuestas. • Haz clic en Stop Collecting Data (Detener la recopilación de información) para terminar

•

Usar una de siete plantillas nuevas de QuickBooks en Acrobat.

el proceso del formulario, algo que puedes hacer cuando alcances la capacidad para realizar algún evento o encuesta.

•

Usar un asistente para dejar lista tu plantilla para la distribución.

•

Exportar información de formularios a QuickBooks.

• Haz clic en View Responses (Ver respuestas) para abrir la cartera PDF generada cuando iniciaste la distribución del formulario.

• Haz clic en Open Original Form (Abrir formulario original) para el formulario utilizado en la revisión. Cuando recibas las respuestas, puedes hacer lo siguiente:

• Rastrear la información de respuesta, incluyendo las nuevas y aquellas que no han sido respondidas. (continúa en la siguiente página) #93: Rastrear formularios

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• Enviar correo electrónico a todos tus encuestados o sólo a aquellos que no han respondido el formulario.

• Agregar destinatarios para abrir la invitación del formulario y distribuirla como se describe en la técnica anterior.

• Dar clic en el vínculo Recipient Name (Nombre del destinatario) para ver su información en las Responses PDF (Respuestas PDF) –(lee más sobre respuestas automáticas en el #94, “Manejar devoluciones de formulario”).

CAPÍTULO DOCE


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94

Manejar devoluciones de formulario

Si distribuyes tu formulario desde Acrobat, la información de tus formularios devueltos se compila en una cartera PDF, creada como parte del proceso de distribución (lee sobre distribución en el #92, “Distribuir formularios”). A medida que la información empiece a fluir, usa la característica PDF Portfolio (Cartera PDF) para ordenar o filtrar las devoluciones, editar información en la línea y agregar más información a medida que las devoluciones adicionales se reciben. Para abrir tu archivo de devoluciones puedes hacer lo siguiente:

• Elegir Track Forms (Rastrear formularios) desde el menú del botón de tarea Forms (Formularios).

• Elige File > Open (Archivo > Abrir) para ubicar y seleccionar el archivo PDF de retorno. • Haz clic en View Responses (Ver respuestas) en el Tracker (Rastreador) (mostrado en la figura 93). La cartera PDF de respuestas se abre con una página de bienvenida, explicando las tareas que puedes completar en el archivo. Haz clic en Get Started (Puesta en marcha) para cerrar la ventana de bienvenida y abre la cartera PDF, mostrada en la vista del modo Home (Inicio) como una tabla que enlista los campos de tu formulario y respuestas devueltas (figura 94a).

Figura 94a Las devoluciones se enlistan en el PDF Portfolio (Cartera PDF).

Puedes hacer varias tareas de mantenimiento y administración con las devoluciones de formulario: Actualizar devoluciones. Haz clic en Update (Actualizar) para hacer que Acrobat busque nuevas respuestas en línea y las incluya en la cartera de devoluciones o muestre un mensaje diciendo que no hay nuevas respuestas. #94: Manejar devoluciones de formulario

¿Quién necesita un archivero? Podrías querer usar un documento archivado si usas el mismo formulario regularmente, como con los de experiencia del cliente. Crea un nuevo archivo de respuesta, filtra los resultados (basándote en el intervalo de fechas, por ejemplo) y envíalos a la carpeta Archive (Archivar) para guardarlo en un lugar seguro. De esa forma, tu cartera muestra sólo las últimas devoluciones y hace más fácil encontrar una respuesta particular o rango de respuestas.

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Agregar devoluciones de correo electrónico Algunas veces un destinatario de tu formulario puede adjuntarlo a un correo electrónico para regresártelo. Puedes fácilmente agregar esas devoluciones a las otras en tu cartera PDF usando comandos del programa. Sigue estos pasos:

Filtrar las devoluciones. Haz clic en Filter (Filtrar) para ver una lista de los nombres de los campos del formulario. Haz clic en el nombre del campo que quieres usar para filtrar, como Radio Button 1 (usado en el formulario de ejemplo para que los destinatarios declaren si asistieron a un evento). Elige una condición desde un menú emergente, como si contiene (en el ejemplo), no contiene, está en blanco, etcétera. Finalmente, escribe la condición en el campo, por ejemplo, No. Las devoluciones se filtran y tus resultados se despliegan, como se muestra en el ejemplo de la figura 94b. Cuando esté hecho, haz clic en Clear All (Limpiar todo) para eliminar el filtro; haz clic en Done (Hecho) para regresar a la vista completa del modo Home (Inicio).

1. Elige Forms > Compile Returned Forms (Formularios > Compilar formularios devueltos) para abrir un diálogo. Haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar el archivo de respuestas. 2. Haz clic en Add File (Agregar archivo). 3. Repite hasta que hayas seleccionado todas las devoluciones. 4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y agrega la información de devolución a tu cartera PDF.

CAPÍTULO DOCE

Figura 94b Filtra las devoluciones basándote en tus criterios.

Archivar respuestas. Haz clic en Archive (Archivar) para mover respuestas a un lugar de archivo. Puedes seleccionar filas en las respuestas y elegir Archive selected (Archivar seleccionados) desde el menú desplegable Archive (Archivar) o archivar todas tus respuestas (lee más en la columna “¿Quién necesita un archivero?”). Agregar devoluciones adicionales. Haz clic en Add (Agregar) para abrir el diálogo Add Returned Forms (Agregar formularios devueltos), en donde puedes manualmente ubicar y seleccionar archivos a agregar en la lista de devoluciones de la cartera PDF. Una vez que ubicaste y seleccionaste las devoluciones, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo e incluir las nuevas devoluciones. Exportar resultados. Haz clic en Export (Exportar) para exportar los resultados en formato CSV (valor separado por coma) para usar en una hoja de cálculo. Puedes seleccionar filas en las respuestas y elegir Export selected (Exportar seleccionados) desde el menú desplegable Export (Exportar) o exportar todas tus respuestas. Se abre el diálogo Select Folder to Save File (Seleccionar la carpeta para guardar el archivo). Ubica y selecciona la carpeta y luego elige el formato de exportación, ya sea XML o CSV. Haz clic en Save (Guardar) para exportar la información y cerrar el diálogo. El archivo está ahora apto para usar en una hoja de cálculo o base de datos (figura 94c).


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Figura 94c Exporta la información a una hoja de cálculo para usar con cálculos como el número de asistentes.

Borrar resultados. Si tienes un plan de procesamiento de resultados en curso, como reenviar los comentarios al vendedor, puedes borrar los resultados cuando hayas terminado con ellos, de nuevo, para disminuir el volumen de devoluciones que tienes que administrar.

#94: Manejar devoluciones de formulario

CAPÍTULO TRECE

Usar video Flash y medios 3D Acrobat 9 Pro te permite incorporar medios en documentos PDF para darles vida. Puedes usar diferentes tipos de medios, como archivos de sonido y película, películas de Flash, modelos 3D y animaciones. Diseña tus proyectos para las opciones de reproducción de tus usuarios, proporcionando diferentes interpretaciones de una película que sea compatible con diversos reproductores. Todas las versiones de Acrobat 9 y Adobe Reader son capaces de reproducir contenido de Flash sin un reproductor independiente, ya que hay uno incrustado en los programas Acrobat y Adobe Reader. Sin embargo, sólo Acrobat 9 Pro Extended (Windows) puede formatear e incrustar un archivo SWF como un archivo de video Flash. Flash se utiliza e integra con Acrobat de otras formas. Las carteras PDF usan una interfaz de navegación de Flash (lee sobre carteras en el capítulo 4, “Producir una Cartera PDF”). También, Adobe Presenter, un plugin de PowerPoint para Acrobat 9 Pro Extended, usa una interfaz de Flash para desplegar contenido y configurar pruebas (lee cómo en el capítulo 9, “Construir contenido con Adobe Presenter”). Acrobat.com, presentado en el capítulo 11, “Revisión en tiempo real y colaboración”, usa Adobe Air y Flash para construir aplicaciones ricas de internet (RIA). La multimedia en general requiere configurar algunos parámetros de confianza y seguridad –lee sobre tus opciones en el #124, “Administrar multimedia y confianzas”.

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95

La “X” marca el punto La aceleración del equipo en Windows está basada en el controlador DirectX. Para probar este controlador en tu computadora, puedes ejecutar DirectX Diagnostic Tool. Su ubicación en tu disco duro varía según el sistema operativo instalado, service packs, etcétera. Para encontrarlo, haz clic en Start > Search (Inicio > Buscar) y escribe DxDiag.exe. Haz doble clic en el nombre en la lista de resultados para abrir la herramienta, la cual te guía a través de varias páginas de prueba.

Insertar medios de Flash en un archivo PDF

Puedes incrustar archivos de medios directamente en documentos PDF dentro de Acrobat, o puedes agregarlos a un documento de origen —como un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel— y luego convertir el archivo (Windows). Lee cómo en el #14, “Agregar contenido de medios especializados”. En Acrobat 9 Pro y Pro Extended, agrega una película a un documento PDF incrustándola o vinculándola. Una película incrustada se integra al documento PDF mismo, mientras que una película vinculada simplemente tiene un enlace programado desde el documento PDF a la película original, almacenada en su ubicación original.

Consejo Elige la opción vinculada si tienes la intención de usar el archivo PDF en línea y almacenar el archivo FLV en línea para transmitirlo en tiempo real y desplegarlo más rápido. Para incluir un archivo de película en tu documento PDF –sin importar su formato– Acrobat usa automáticamente el diálogo Insert Video (Insertar video), ya sea que empieces con las herramientas de Flash o Movie (Video). Para insertar un archivo de película FLV (Flash video), sigue estos pasos: 1. Abre el archivo PDF que quieres usar y elige Tools > Multimedia > Show Multimedia Toolbar (Mostrar barra de herramientas Multimedia). 2. Selecciona la herramienta Flash en la barra de herramientas Multimedia y dibuja un marco o haz doble clic en la página para abrir el diálogo Insert Flash (Insertar Flash). 3. Haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar el archivo que quieres usar (mostrado en el campo File (Archivo)). Si usas la herramienta Flash y seleccionas un archivo de película FLV (Flash Video), el diálogo cambia automáticamente al diálogo Insert Video (Insertar video), aunque algunos de sus ajustes son específicos para el Flash video, más que para otros tipos de película.

Nota Cuando seleccionas el archivo, nota que la casilla de verificación “Snap to content proportions” (“Ajustar a proporciones del contenido”) aparece en el diálogo y se selecciona por defecto, manteniendo el ancho/alto del archivo de película en la página. 4. Selecciona la casilla de verificación Show Advanced Options (Mostrar opciones avanzadas) para desplegar tres fichas de ajustes adicionales.

CAPÍTULO TRECE

Usar video Flash y medios 3D

261

5. En la ficha Launch Settings (Configuración de inicio), elige una de estas opciones:

• Activation Settings (Configuración de activación) para iniciar y detener la película, y la ubicación de reproducción –ya sea en un lugar fijo en la página o en una ventana flotante

• Ajustes de Appearance (Aspecto) para elegir un ancho de borde y color • Poster Image (Imagen de póster) –desde un fotograma de la película o un archivo independiente 6. En la ficha Controls (Controles), define los controles de reproducción desde estas opciones:

• Selecciona una Skin (Máscara) que proporciona un conjunto de controles que van desde ninguno hasta el conjunto completo (figura 95a).

• Elige un color y opacidad para la máscara. • Deja la casilla de verificación de controles Auto-hide (Ocultar automáticamente) seleccionada para esconder los controles cuando tu ratón se mueve fuera del área de la película o deselecciona la casilla de verificación para que los controles se desplieguen todas las veces.

Preferencias de multimedia Para configurar las preferencias multimedia, elige Edit > Preferences (Edición > Preferencias) y haz clic en Multimedia en la columna izquierda. Desde el menú Player Options (Opciones del reproductor) en la sección superior del diálogo, elige una opción de reproducción. Las preferencias no identifican las versiones de los reproductores elegidos. Por ejemplo, la última versión del Flash Player es la 9; si los usuarios eligen Flash como su opción de reproducción pero tienen instalada la versión en sus computadoras, no podrán ver tu trabajo, a menos que sea reproducible en un reproductor versión 6. En la porción inferior del diálogo están las Accessibility Options (Opciones de accesibilidad). Si usas dispositivos de asistencia, habilita las opciones apropiadas.

Figura 95a Configura la apariencia y comportamiento del video en el diálogo.

7. En la ficha Video (Video), selecciona un fotograma para usar como imagen póster (como se mencionó en el paso 5) y cortar los puntos de entrada y salida del video. También en esta ficha, puedes agregar y configurar puntos de capítulo, descritos en la columna “Crea tu punto”. (continúa en la siguiente página) #95 : Insertar medios de Flash en un archivo PDF

262

Crea tu punto

8. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo e insertar el video en la página (figura 95b).

Un punto de capítulo es un marcador agregado a un video que define un marco en donde puedes lanzar una acción. Por ejemplo, en un video de viajes, podrías usar un punto de capítulo para agregar un vínculo a la reservación en línea, información y sitios de turismo, o incluso disparar un formulario que solicite retroalimentación. Arrastra el deslizador debajo de la previsualización del video hacia el fotograma en donde quieres agregar el punto de capítulo. Haz clic en el signo de más en Chapter Points (Puntos de capítulo) para agregar la notación. Luego, selecciona la notación y haz clic en Actions (Acciones). Para más información sobre acciones, revisa el capítulo 15, “Controlar la acción en interacción”.

Figura 95b La película Flash insertada muestra una imagen póster e incluye un conjunto completo de controles de reproducción en un color que coordina con el contenido de la película (mostrado como un superpuesto en la figura).

9. Si quieres realizar ajustes, haz clic en la película con la herramienta Select Object (Seleccionar objeto) para activar el marco; arrastra la película para reubicarla en la página o arrastra desde un manejador para redimensionar el área de reproducción.

Nota Los ajustes se aplican a SWF, FLV, otras películas y archivos de sonido.

Flotar Puedes hacer que un archivo multimedia insertado en tu PDF flote en una ventana. La ventana puede ubicarse en cualquier parte y no está atada a una página en particular. Podrías querer usar una ventana flotante para contener información de contacto o una película con vínculos a otros recursos, etcétera.

CAPÍTULO TRECE


263

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96

Insertar SWF en un archivo PDF

Insertar un archivo SWF en un documento PDF empieza de la misma manera que insertar una película Flash, pero ofrece diferentes opciones de configuración para sacar provecho de la potencial programación en el archivo SWF. Sigue estos pasos para insertar y configurar un archivo SWF: 1. Selecciona la herramienta Flash en la barra de herramientas Multimedia y haz doble clic en la página para activar la herramienta y abrir el diálogo Insert Flash (Insertar Flash). 2. Selecciona Show Advanced Options (Mostrar opciones avanzadas) para desplegar tres fichas adicionales en el diálogo. 3. En la ficha Launch Settings (Configuración de inicio), elige desde las mismas características para configurar películas –esto es, las opciones Activation Settings (Configuración de activación), Appearance (Aspecto) y Poster Image (Imagen de póster). 4. Haz clic en la ficha Flash y desplegar ajustes para usar el contenido desde el archivo SWF:

• Selecciona la casilla de verificación“Pass context menu click to Flash movie” (“Transferir clic de menú contextual a película Flash”) para reemplazar el menú de atajo predeterminado de Acrobat con el menú de atajo del archivo SWF (figura 96a).

• Inserta variables de ActionScript para el archivo en el campo Flash Vars.

¡Arréglalo! Ya sea que agregues un archivo de Flash u otra película en Acrobat o en un documento de Office antes de la conversión a PDF, puedes realizar cambios a tus ajustes de la misma forma. Sigue estos pasos: 1. Haz clic en la herramienta Select Object (Seleccionar objeto) en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) y haz clic con el botón derecho (Control+clic) en la película para abrir el menú de atajo. 2. Elige Properties (Propiedades) para reabrir el diálogo Edit Movie (Editar película). Encontrarás los mismos ajustes y opciones, con la exclusión del campo de selección de archivo en la parte superior del diálogo. 3. Realiza los cambios como sea necesario y haz clic en OK (Aceptar) para cerrarlo.

Figura 96a Usa el menú de atajo del archivo SWF en lugar de los elementos del menú contextual predeterminado de Acrobat, como el comando Show Redraw Regions (Mostrar opciones de redibujo). (continúa en la siguiente página)

#96: Insertar SWF en un archivo PDF

264

Reproducir para tu audiencia Cuando trabajas con multimedia en un proyecto, tienes que considerar tu audiencia. Si tu destino es la gente que diseña con tecnología de punta, puedes trabajar sin peligro con lo último y más grandioso en términos de formatos de medios. Es probable que este grupo tenga la versión más reciente de Acrobat y una conexión a Internet de alto ancho de banda. Sin embargo, si estás diseñando para una audiencia mucho más genérica, no deberías asumir que tienen, por ejemplo, el último reproductor de Flash e incluye versiones heredadas de tus medios.

5. Haz clic en la ficha Resources (Recursos) para incluir archivos accesorios requeridos por el archivo SWF. Haz clic en Add (Agregar) o Add Directory (Agregar directorio) para ubicar e incluir archivos externos en el PDF. Para revisar tus archivos de recurso, haz clic en el nombre en la lista de la parte superior del diálogo y revisa la ruta en el campo Name (Nombre). 6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y reproduce tu contenido SWF (figura 96b).

Figura 96b El contenido insertado SWF retiene sus características interactivas.

Puedes usar un número de versiones de la película para permitirles a los usuarios trabajar con versiones anteriores de Acrobat y Adobe Reader para ver tu contenido. Lee sobre incluir otras versiones de película, llamadas renditions (representaciones), en el #97, “Insertar películas y versiones heredadas”.

Sonido inactivo Agregar un archivo de sonido a la película es un proceso similar al de agregar películas o Flash. Elige la herramienta Sound (Sonido) desde la barra de herramientas Multimedia y haz clic en el documento en donde quieres colocar el archivo. La mayoría de las veces dejas invisible el archivo de sonido, a menos que quieras usar un póster para identificar un botón de sonido. El diálogo Add Sound (Insertar sonido) se abre y ofrece las mismas opciones que aquellas del diálogo Add Movie (Agregar película), con la excepción del ajuste “Snap to content proportions” (“Ajustar a proporciones del contenido”), que no se aplica al archivo de sonido. Elige tus parámetros; luego haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo.

CAPÍTULO TRECE


265

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97

Insertar películas y versiones heredadas

Antes de Acrobat 9, las películas se incrustaban en diferentes tipos de archivo de película, como formatos MOV y AVI. En Acrobat 9, las películas se almacenan generalmente como película FLV, desde que Acrobat 9 y Adobe Reader 9 incluyen un reproductor de Flash integrado. Sigue estos pasos para agregar una película a un archivo PDF: 1. Haz clic en la herramienta Video (Video) en la barra de herramientas Multimedia y haz doble clic en la página para abrir el diálogo Insert Video (Insertar video). 2. Haz clic en Choose (Elegir) para ubicar y seleccionar el archivo de película. Se carga una previsualización en el diálogo (figura 97a).

Figura 97a Selecciona un archivo de película para convertir a FLV e incrustar en tu documento.

3. Arrastra los puntos finales en el deslizador debajo de la previsualización para establecer una duración. Despliega el fotograma que quieres usar como póster para la película y haz clic en Set Poster Image from Current Frame (Definir imagen de póster desde fotograma actual). 4. Haz clic en la casilla de verificación Show Advanced Options (Mostrar opciones avanzadas) para desplegar un conjunto de cuatro fichas en el diálogo y realizar tus elecciones desde las opciones Launch Settings (Configuración de inicio), Controls (Controles) y Video (Video), descritas en las dos técnicas anteriores. Insertar una película también incluye una ficha Quality (Calidad), en donde puedes especificar la calidad del video y del audio así como opciones de redimensionamiento. 5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo. La película se convierte al formato FLV y se incrusta en el documento.

Usar varias versiones de la película Sigue estos pasos para agregar varias representaciones de película a tu documento: 1. Haz doble clic en la película con la herramienta Video (Video) para abrir el diálogo Multimedia Properties (Propiedades multimedia), desplegando la ficha Settings (Configuración). 2. Verás el Annotation Title (Título de anotación), un nombre asignado por Acrobat para identificar el objeto; para propósitos de accesibilidad, escribe una descripción para una etiqueta de texto alternativo. 3. Selecciona una acción desde el menú desplegable List Renditions for Event (Lista de representaciones por evento) o deja la acción predeterminada Mouse Up (Ratón soltado). 4. Haz clic en Add Rendition (Agregar representación) y luego selecciona una ubicación:

•

Using a File (Usar un archivo) para ubicar y seleccionar otra versión de la película.

•

Using a URL (Usar una URL), y luego escribir la URL en el campo resultante.

•

By Copying An Existing Rendition (Copiando una representación existente), para seleccionar la representación que quieres copiar (continúa en la siguiente página)

#97 Insertar películas y versiones heredadas

266

5. Selecciona una interpretación de la lista y haz clic en Edit Rendition (descrito en el cuadro “Tócala otra vez, Sam”). 6. Agrega y edita tantas interpretaciones como sea necesario. 7. Usa las teclas de flecha en el lado derecho del menú desplegable para ordenar las interpretaciones apropiadamente. Éstas se reproducen en el orden enlistado.

Para agregar archivos de medios heredados que no quieres convertir al formato FLV, sigue los pasos 1-3 del conjunto previo de pasos y luego haz lo siguiente: 1. Haz clic en el vínculo “Create legacy multimedia content” (“Crear contenido multimedia heredado”) en la esquina inferior derecha del diálogo Insert Video (Insertar Video) para abrir el diálogo Add Movie (Agregar película). 2. Elige Acrobat 6 (and Later) Compatible Media (Multimedia compatible con Acrobat 6 (y versiones posteriores)) o Acrobat 5 (and Earlier) Compatible Media (Multimedia compatible con Acrobat 5 (y versiones anteriores)). Seleccionar la versión de Acrobat 6 ofrece más opciones de configuración; seleccionar la versión de Acrobat 6 funciona sólo con medios que se ejecutan en el reproductor Quick-Time (figura 97b).

8. Cuando termines de agregar y editar interpretaciones, haz clic en Close (Cerrar).

Considerar la accesibilidad Una de las piedras angulares del diseño de contenido accesible es la inclusión de versiones alternativas del contenido visual. Para usuarios que trabajan con lectores de pantalla u otros dispositivos de asistencia, tienes que proporcionar el texto equivalente de tu contenido visual y subtítulos (si se requiere). Los medios que estás usando determinan tu capacidad de incrustar texto, comentarios verbales y subtítulos y no puedes controlar esta capacidad dentro de Acrobat.

Figura 97b Configura un archivo de película para agregar al documento en varios formatos.

3. Para compatible Media en Acrobat 6 (y posterior) tienes opciones adicionales:

• Especifica un formato desde el menú desplegable Content Type (Tipo de contenido).

• Usa o deselecciona las casillas de verificación “Snap to content proportions” (“Ajustar a proporciones del contenido”) y “Embed content in document” (“Incrustar contenido en el documento”).

• Elige una configuración de póster. 4. Haz clic OK (Aceptar) para cerrar el diálogo e insertar la película.

CAPÍTULO TRECE


267

Después de que agregues el video al PDF, puedes configurar propiedades adicionales que determinen cómo aparece y se reproduce el clip –lee más en la columna “Usar varias versiones de la película”.

Tócala otra vez, Sam Puedes modificar las características de cualquiera de las interpretaciones que agregas a una película. Haz clic en una interpretación en el diálogo Multimedia Properties (Propiedades multimedia) y luego en Edit Rendition (Editar interpretación) para abrir el diálogo Rendition Settings (Configuración de interpretación). Usa este diálogo de cinco fichas para cambiar tus películas como sea necesario:

•

En la ficha Media Settings (Conf. multim.), haz accesible una interpretación para Java Script, eligiendo opciones similares a aquellas en el diálogo básico Add Movie (Agregar película).

•

En la ficha Playback Settings (Conf. reproducción), define el ciclo, especifica los reproductores y cuánto tiempo durará abierto el reproductor y agrega controles.

•

En la ficha Playback Location (Ubicación reprod.), elige reproducir tu película en una ventana flotante o pantalla completa.

•

En la ficha Systems Requirements (Requisitos de sistema), define idiomas y requeri-mientos de reproducción como la resolución de pantalla y subtítulos.

•

En la ficha Playback Requirements (Requisitos reprod.), revisa los ajustes elegidos en las otras fichas.

#97 Insertar películas y versiones heredadas

268

#

98

Ajustar la apariencia del modelo Hay varias formas de cambiar la apariencia de tu modelo en Acrobat usando las herramientas en la barra de herramientas 3D:

• •

Especifica el tipo de proyección –ortográfica o perspectiva– para ver el modelo. Elige un Render Mode (Modo de procesamiento) desde el menú desplegable Model Render Mode (Modo de procesamiento modelo); el modelo en la figura se muestra en modo Shaded Illustration (Ilustración sombreada).

•

Desde el menú desplegable Enable Extra Lighting (Activar iluminación adicional), elige iluminación adicional para el modelo que va desde luces nocturnas hasta luz de faro; el modelo en la figura usa Bright Lights (Luces brillantes).

•

Selecciona un color de fondo para el modelo desde las muestras de color.

•

Muestra o esconde secciones cruzadas.

Trabajar con contenido 3D

En Acrobat 9 Pro Extended, puedes usar contenido 3D exportado desde varios programas de modelado tridimensional en varios formatos comunes 3D, en un archivo PDF o en un archivo de origen de Microsoft Word. Incrustas un modelo 3D de la misma forma que incrustas películas o sonidos. Sigue estos pasos para incrustar un modelo 3D en un documento de Word: 1. Haz clic en 3D Tool (Herramienta 3D) en la barra de herramientas del Acrobat PDFMaker para abrir el diálogo Add 3D Data (Agregar datos 3D). Un marco se coloca automáticamente en la página. 2. Selecciona el archivo del modelo y secuencias de comandos. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo e insertar el modelo. 3. Ubica el marco del modelo en la página. Guarda el archivo y convierte a PDF. 4. En Acrobat, haz clic sobre el modelo en la página con la herramienta Hand (Mano) para desplegar la barra de herramientas y ejecutar algunas animaciones asociadas al archivo (figura 98). Mueve la herramienta Hand (Mano) fuera de la ubicación del modelo para esconder la barra de herramientas. Comentarios 3D Medidas 3D Propiedades de cámara Herramientas de navegación 3D

Vistas

Controles de animación

Opciones de vista del modelo

Despliegue de ejes

98 Mover la herramienta Hand (Mano) sobre el modelo activa automáticamente la barra de herramientas.

Varias categorías de herramientas están disponibles para trabajar con un modelo 3D:

• CAPÍTULO TRECE

Herramientas de navegación 3D. Con estas herramientas puedes rotar y girar, moverte en panorámica, ampliar/reducir y volar para ver la imagen. Desde el menú de atajo,


269

agrega una herramienta Walk (Caminar) para caminar dentro de un modelo. Al mover el modelo con las herramientas nota que los ejes tridimensionales, desplegados en la parte inferior izquierda de la ventana, también se mueven.

• 3D Measurement tool (Herramienta de medición 3D). Esta herramienta mide objetos y distancias en el modelo (lee sobre mediciones 3D en el #100, “Medir objetos 3D”).

• Controles de vista de la barra de herramientas. Ve o esconde objetos diferentes en el modelo; regresa a la vista Home (Vista predeterminada), la vista ajustada por defecto para el modelo.

• Ver el árbol modelo. Conmuta para desplegar el panel Model Tree (Árbol modelo), que enlista los objetos en el modelo.

• Controles de animación. Reproduce o pausa la animación (el ejemplo no es un modelo animado).

• Ver el modelo. Elige desde un conjunto de opciones el tipo de proyección, color y otras características (lee más en la columna “Ajustar la apariencia del modelo”).

Crear una plantilla PDF para archivos 3D Para asignar una presentación y estructura coherente a los documentos PDFs 3D, crea una plantilla PDF que tenga un marcador de posición para un modelo 3D. Crea la plantilla en cualquier aplicación de Microsoft Office en la que el PDFMaker esté disponible. Después de crearla, selecciónala en el diálogo Acrobat Pro Extended Conversion (Conversión a Acrobat Pro Extended) siempre que conviertas un archivo 3D a PDF. 1. En un documento de Office 2003, haz clic en el botón Insert Acrobat 3D Model (Insertar modelo 3D) en la barra de herramientas PDF. En un documento Office 2007, haz clic en Embed 3D (Incrustar 3D) en la cinta de Acrobat. 2. En el diálogo Add 3D Data (Agregar datos 3D), haz clic en OK (Aceptar) sin seleccionar un modelo 3D para crear un marcador de posición para tu conversión 3D. 3. Mueve y ajusta el tamaño del marcador de posición 3D para alojar tus modelos. 4. Agrega cualquier información que desees y guarda el archivo. 5. Selecciona el botón Convert To Adobe PDF (Convertir a Adobe PDF) de la barra de herramientas PDF (Office 2003) o selecciona Create PDF (Crear PDF) en la cinta de Acrobat (2007). Luego guarda el archivo como PDF. Para utilizar esta plantilla al convertir un archivo, haz clic en la ficha Document (Documento) en el diálogo Acrobat 3D Conversion (Conversión a Acrobat 3D). Si el nombre de la plantilla no se muestra en la sección Template PDF (Plantilla PDF), haz clic en Browse (Examinar) para encontrarla y abrirla.

#98: Trabajar con contenido 3D

Editar e incrustar un modelo 3D Si te gustaría editar el modelo una vez incrustado en un PDF, haz clic derecho (Control-click) en el modelo 3D y selecciona Enable Content (Habilitar contenido). Vuelve a dar clic derecho (Controlclick) en el modelo y selecciona Edit In 3D Reviewer (Editar en 3D Reviewer). Si el archivo tiene protección contra cambios, no lo podrás editar.

270

#

99

¿Qué es Universal 3D? El formato soporta animación y es editable en Adobe 3D Reviewer. U3D te permite el uso de modelos CAD (Computeraided-design) con detalle progresivo, permitiendo a los espectadores ver la estructura subyacente del diseño así como el producto terminado. Los parámetros U3D son para la mayoría de los archivos CAD generados en aplicaciones de creación de contenido digital y creados en aplicaciones de ingeniería mecánica. El 3D Industry Forum desarrolló el formato Universal 3D (U3D) para servir como un formato abierto, de visualización 3D extendida y reproposición. El 3D Industry Forum tiene varios miembros industriales, incluyendo Hewlett-Packard, NVIDIA, Intel y Adobe.

Editar en Adobe 3D Reviewer

Adobe 3D Reviewer es una aplicación independiente que se instala con Acrobat Pro Extended. Para abrir 3D Reviewer fuera de Acrobat Pro Extended elige Start > Programs > Adobe 3D Reviewer (Inicio > Programas > Adobe 3D Reviewer). Si estás trabajando con un modelo en Acrobat Pro Extended, puedes hacer clic con el botón derecho en el modelo y elegir Edit in 3D Reviewer (Editar en 3D Reviewer). Puedes usar Adobe 3D Reviewer para trabajar con archivos 3D de diversas formas:

• Combinar archivos CAD. • Comparar y medir geometría exacta. • Calcular propiedades físicas y de cuadro delimitador. • Mover y eliminar partes. • Agregar animaciones. • Crear vistas explotadas y listas de materiales. • Exportar a formatos comunes 3D como Universal 3D (U3D) y archivos 2D de vectores y rasterizados. En el ejemplo mostrado en la figura 99, el modelo está siendo animado, usando una de las rutinas de animación predeterminadas del Adobe 3D Reviewer. Menú

Árbol modelo

Barras de herramientas

Ventana del documento

Figura 99 Usa las características en Adobe 3D Reviewer para modificar un modelo existente, como agregar una animación.

CAPÍTULO TRECE


271

Haz tu camino A primera vista (¡y en una segunda y tercera!) Adobe 3D Reviewer puede parecer más bien desalentador. Afortunadamente, el programa ofrece un número de espacios de trabajo diseñados para diferentes tipos de flujos. Para seleccionar uno, elige Workspace > Toolbar Presets (Espacio de trabajo > Valores preestablecidos de barras de herramientas) y luego selecciona una opción. Elige de estos diseños:

•

Visualization (Visualización). Éste es el conjunto predeterminado de barras de herra-mientas, que incluye algunas utilizadas para ver ensamblados 3D y partes. Esta configuración muestra las barras de herramientas Standard (Estándar), 3D Controls (Controles 3D), Default Views (Vistas predeterminadas), Display Mode (Modo de visualización), Selection Filters (Filtros de selección), Hide/Show (Mostrar/ocultar) y View/Configuration (Vista/configuración).

•

Design Review (Revisión de diseño). Esta presentación contiene herramientas utilizadas para revisar los proyectos de diseño, como cuadros delimitadores, marcas y he-rramientas de dimensionamiento. Esta configuración muestra las barras de herramientas Analysis Tools (Análisis Herramientas), Positioning (Posicionamiento) y Axis (Eje).

•

Technical Documentation (Documentación técnica). Esta presentación se utiliza principalmente por escritores técnicos para construir ilustraciones y animaciones para manuales y guías. Se despliegan las herramientas Play Animation (Reproducir animación) y Snapshot (Instantánea).

#99: Editar en Adobe 3D Reviewer

272

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100

Cuéntame más No tienes que dejar la medición predeterminada como está. También puedes agregar una etiqueta de texto. Con la medición aún seleccionada, haz clic con el botón derecho en cualquier parte del fondo del modelo y elige Change Markup Label (Cambiar etiqueta de marca). En el campo desplegable que aparece, escribe el texto que quieres mostrar y haz clic en OK (Aceptar). El campo se cierra y tu etiqueta incluye el texto y la medición.

Medir objetos 3D

Usa la 3D Measurement Tool (Herramienta de Medición 3D) para medir modelos tridimensionales. Puedes crear mediciones entre combinaciones de puntos o bordes, moviendo el puntero sobre el modelo 3D o resaltando puntos y bordes específicos. La 3D Measurement Tool (Herramienta de medición 3D) admite cuatro tipos de mediciones: la distancia perpendicular entre dos bordes rectos, la distancia lineal entre dos puntos, el radio de bordes circulares y el ángulo entre dos bordes (o tres puntos). Puedes asociar medidas 3D con vistas específicas. Si la vista predeterminada está activa cuando se agrega una medida, se creará una nueva vista de medida y se agregará a la jerarquía de vistas en el Model Tree (Árbol modelo). La medida sólo está asociada con esa vista y aparece como un elemento secundario de la vista. También puedes mostrar comentarios mientras tomas medidas. Estos comentarios (también llamados marcas de medida) se conservan al cerrar el documento. Sigue estos pasos para medir y anotar un objeto en tu modelo 3D: 1. Haz clic en el modelo en la página para activarlo y mostrar la barra de herramientas 3D. 2. Haz clic en la 3D Measurement Tool (Herramienta de medición 3D) en la barra de herramientas. Verás que se abre otra paleta de herramientas en el panel del documento que ofrece una variedad de opciones de ajuste y medición (figura100).

Moverte y medir

Haz clic para agregar puntos finales para medición

A menudo necesitas moverte alrededor del modelo mientras mides. Mantén estos atajos de teclado en mente:

•

Presiona Alt para rotar la vista.

•

Presiona Shift para desplazar la vista.

•

Presiona Alt+Shift para ampliar y reducir la vista.

•

Presiona Ctrl para desactivar la característica de ajuste.

Incluye etiquetas personalizadas

Arrastra para colocar la marca

Elige una opción de ajuste y tipo de medición

Ve la ubicación sobre el modelo

Figura 100 Elige desde un amplio rango de opciones de medición.

CAPÍTULO TRECE


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3. Agrega mediciones al modelo. Para moverte alrededor del modelo mientras mides, revisa los atajos de teclado en la columna “Moverte y medir”. Para medir distancia, haz clic para establecer un punto de origen, mueve el puntero a un borde de otra área del modelo y haz clic nuevamente para medir la distancia.

Consejo Si quieres detener un proceso de medición, haz clic con el botón derecho y elige Cancel Measurement (Cancelar medición) o presiona Esc. Si terminas una marca y quieres eliminarla, haz clic con la 3D Measurement Tool (Herramienta de medición 3D) y presiona Delete (Borrar). 4. Después que hayas colocado el punto final para la medición, haz clic otra vez y arrastra para colocar la ubicación de la etiqueta de medición. Lee cómo personalizar la etiqueta de medición en la columna “Cuéntame más”.

Medidas temporales Si quieres revisar algunas dimensiones de la característica, desactiva la marca de medición. De esa forma, la medición es visible sólo mientras está activa. Si cambias a otra herramienta o haces otra medición, la marca temporal desaparece.

Convertir las mediciones 3D a comentarios A diferencia de otros tipos de comentarios, conviertes las mediciones a comentarios en el panel Model Tree (Árbol modelo). Haz clic con el botón derecho en el signo de más para la vista de medición en la que quieres trabajar para abrir su lista de mediciones. Haz clic con el botón derecho en la medición para mostrar el menú de atajo y elige Convert to Comment (Convertir a comentario). Lee más en el #101, “Insertar comentarios multimedia”. Si decides convertir la medición a un comentario mientras estás midiendo tu ilustración, selecciona la herramienta Hand (Mano), haz clic con el botón derecho en la medición y elige Convert to Comment (Convertir a comentario) desde el menú de atajo.

#100: Medir objetos 3D

274

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101

Mantenlo en la vista Si borras una de las vistas automáticamente generadas, insertadas cuando colocas un comentario sobre un modelo, los comentarios asociados aún están disponibles. Puedes verlos y seleccionarlos en el panel Comments (Comentarios) o en el Model Tree (Árbol modelo), enlistados debajo de las vistas. Seleccionar un comentario cambia el modelo 3D a la misma configuración de visualización que tenía cuando se agregó el comentario.

Insertar comentarios multimedia

Intentar identificar una ubicación específica en un modelo o película al escribir puede ser difícil, sin mencionar el consumo de tiempo. Con Acrobat 9, esos días se han ido. Ahora, puedes agregar comentarios a fotogramas individuales de video o a una vista particular de un objeto 3D. Los usuarios de Adobe Reader pueden agregar comentarios a un PDF si el documento está habilitado para comentar. Agregar comentarios a vistas de un modelo 3D requiere la versión 7.07 o posterior de Acrobat o Reader.

Nota Para un panorama general del trabajo con comentarios, revisa el capítulo 10, “Comentar en un documento PDF”. Para agregar un comentario a un video, usa las herramientas de la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Reproduce el video y pausa la reproducción en donde quieras comentar. Agrega el comentario al fotograma. Los comentarios se muestran en la Comments List (Lista de comentarios) como los de cualquier otro tipo. Selecciónalo en la lista de comentarios para mostrarlo automáticamente en el fotograma de video (figura 101a).

Los comentarios 3D se comportan de diversas formas, dependiendo de cómo los agregaste y en dónde:

•

Los comentarios agregados con la herramienta 3D Comment (Comentario 3D) están asociados con la vista desplegada cuando agregas los comentarios. Si la vista se cambia, los comentarios ya no estarán visibles.

•

Si no quieres que un comentario esté asociado con una vista 3D, agrega el comentario fuera del área del objeto 3D.

•

Una vista nueva se agrega al Model Tree (Árbol modelo) cuando agregas comentarios 3D a la vista predeterminada de un modelo, llamada 3D commentView. (continúa en la siguiente página)

CAPÍTULO TRECE

Figura 101a Acrobat muestra el fotograma de video automáticamente cuando eliges el comentario.

Agregar comentarios a un modelo 3D es un poco más complicado que comentar en un video o película. En lugar de agregar un comentario a un fotograma como en una película, coordinas la información en el modelo con parámetros en el panel Model Tree (Árbol modelo). Lee sobre los cambios hechos en el Model Tree (Árbol Modelo) cuando agregas comentarios en la columna “Mantenlo en la vista”.


275275

Puedes crear vistas para comentarios o asociarlos con vistas que configuras en el Model Tree (Árbol modelo) o haciendo clic en el menú desplegable Views (Vistas) en la barra de herramientas 3D y eligiendo Manage Views (Administrar vistas). Sigue estos pasos para asociar acciones con vistas nombradas en el Model Tree (Árbol modelo):

•

Cuando agregas comentarios usando herramientas de la barra Comment & Markup (Comentario y marca), se crea una nueva vista en el Model Tree (Árbol modelo) llamada CommentView.

•

Los comentarios 3D agregados a otras vistas se enlistan como componentes de esa vista en el Model Tree (Árbol modelo) como los ejemplos mostrados en la figura 101b.

1. Usando las herramientas de navegación 3D, coloca la vista del modelo. 2. En el Model Tree (Árbol modelo) una vista nueva.

, haz clic en Create View (Crear vista) para agregar

3. Selecciona la etiqueta predeterminada NewView# (NuevaVista#) y escribe un nombre diferente para la vista.

Nota Revisa el #102, “Usando acciones para mostrar vistas multimedia”, para ver cómo se usa una vista nombrada en una acción de botón. Agregas un comentario en una de tres formas:

• Si quieres agregar un comentario a una parte específica de un modelo, usa la 3D Comment Tool (Herramienta de comentario 3D) en la barra de herramientas 3D.

• Si quieres agregar comentarios básicos sobre el modelo en general, usa las herramientas de la barra Comment & Markup (Comentario y marca).

•

Si has hecho mediciones sobre un modelo, puedes convertir las mediciones a comentarios.

3D Comment Tool (Herramienta comentario 3D). Esta herramienta agrega comentarios asociados con la geometría del modelo, como mediciones. Para agregar un comentario sigue estos pasos: 1. Haz clic en la herramienta Add Multimedia/3D Comment en la barra de herramientas 3D. 2. Despliega la parte del modelo a la que quieres agregar el comentario. (continúa en la siguiente página)

#101: Insertar comentarios multimedia

Dónde agregar más comentarios Para agregar otro comentario en una vista, selecciona la vista de comentarios en el Model Tree (Árbol modelo) y luego haz clic dentro del área del objeto 3D. Si quieres agregar un comentario en una vista nueva de comentarios, revisa que no haya vistas de comentarios seleccionadas en el Model Tree (Árbol modelo). Haz clic dentro del objeto 3D y agrega tu comentario.

276

3. Escribe los comentarios en el diálogo Enter Comment String (Introducir cadena de comentarios) (figura 101b).

Figura 101b Agrega un comentario a una parte en particular o vista de un modelo.

Nota En la figura 101b, el diálogo superpuesto a la ventana de Acrobat es un duplicado del comentario agregado –el comentario se muestra en la Comments List (Lista de comentarios) y en el Model Tree (Árbol modelo). Herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Elige una herramienta desde la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca) y haz clic dentro del área 3D. Agrega tu comentario.

CAPÍTULO TRECE


277

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102

Usar acciones para mostrar vistas multimedia

En lugar de asumir que tus espectadores pueden comprender y manipular la Comments List (Lista de comentarios) o el Model Tree (Árbol modelo) para ver tus comentarios o características especiales en una película o modelo 3D, ofréceles algunos botones. Todos saben que un botón en una página está hecho para hacerle clic, lo que quita mucho del misterio de la interacción con tu PDF. En este ejemplo, date cuenta cómo los botones se construyen para permitirle al usuario ver con facilidad un acercamiento de un área de una pintura y luego regresar a la vista predeterminada (puedes ver los botones en el lugar de la página en la figura 101b). Sigue estos pasos para asociar un botón con una vista 3D:

Acción multimedia Hay tres acciones específicas de multimedia en Acrobat:

•

Play a Sound (Reproducir un sonido) reproduce un archivo específico de sonido. El sonido se incrusta al documento PDF en un formato de plataforma cruzada que se reproduce en Microsoft Windows y Mac OS.

•

Play Media (Acrobat 5 Compatible) (Reproducir multimedia (compatible con Acrobat 5)) reproduce una película específica Quick Time o Avi que hayas creado como compatible con Acrobat 5.

•

Play Media (Acrobat 6 and Later Compatible) (Reproducir multimedia (compatible con Acrobat 6 y versiones posteriores)) reproduce una película especificada que hayas creado como compatible con Acrobat 6 y Acrobat 7. De nuevo, un objeto de medios debe ya estar incrustado en el documento PDF para poder seleccionarlo.

1. Agrega y nombra las vistas en las que quieres trabajar, siguiendo los pasos descritos en el #101, “Insertar comentarios multimedia”. 2. Selecciona la herramienta Button (Botón) en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) y haz clic en la página en donde quieres colocar el botón. En el diálogo Field Name (Nombre del campo) que se despliega, haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el diálogo Button Properties (Propiedades de botón). 3. Configura el botón:

• Nombra el botón en la ficha General. • Especifica el color del botón y del texto en la ficha Appearance (Aspecto). • Elige características de diseño del botón en la ficha Options (Opciones). Consejo Lee sobre configurar opciones y trabajar con botones en detalle en el capítulo 15, “Controlar la acción e interacción”. 4. En la ficha Actions (Acciones), selecciona “Go to a 3D/Multimedia View” (“Ir a una vista 3D/Multimedia”) desde el menú desplegable Select Action (Seleccionar acción) y haz clic en Add (Agregar) para abrir el diálogo Select a 3D View (Seleccionar una vista 3D). 5. Haz clic en la vista Named (Nombrada) para activar la lista de vistas agregadas al modelo y luego haz clic para seleccionar una de las vistas, como start, mostrada en la figura 102a. (continúa en la siguiente página)

#102: Usar acciones para mostrar vistas multimedia

278

Figura 102a Elige una de las vistas agregadas al modelo.

6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y regresar al diálogo Button Properties (Propiedades del botón). 7. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Button Properties (Propiedades del botón) y regresar al documento. 8. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) y luego haz clic en tu botón para mostrar la vista que configuraste anteriormente. Agrega otros botones como se necesite (figura 102b).

Figura 102b Agrega botones para enseñar diferentes vistas de tu modelo. En la izquierda se muestra el acercamiento de la pareja; la derecha muestra la vista predeterminada del modelo.

CAPÍTULO TRECE


C A P Í T U L O C AT O R C E

Usar dibujos, mapas y capas En los últimos años, Acrobat ha dado zancadas en el terreno de la arquitectura/ingeniería/ construcción (AEC (por sus siglas en inglés)). Muchas características de Acrobat están perfectamente adecuadas para funciones AEC. Por ejemplo, los cientos de dibujos y especificaciones necesarias para un proyecto se reúnen con facilidad en una cartera PDF, en donde pueden buscarse, organizarse y presentarse (lee sobre la característica cartera PDF en el capítulo 4, “Producir una Cartera PDF”. Los dibujos individuales producidos en programas CAD/CAM ofrecen capas utilizables cuando se importan en Acrobat. Las características AEC disponibles en Acrobat no son sólo para ingenieros o arquitectos. Por ejemplo, las herramientas de medición, funcionan igualmente bien para medir el ancho de una caja de texto en una página de InDesign como para medir el ancho de un estacionamiento. Un archivo en capas, ya sea un esquema o un folleto, pueden importarse dentro de Acrobat, en donde puedes continuar trabajando con las capas. En Acrobat 9 incluso puedes agregar más capas, y usar algunos perfiles nuevos de comprobación que dividen los objetos en una página dentro de diferentes capas. Acrobat 9 Pro ofrece herramientas y procesos diseñados para trabajar con documentos especializados. La nueva barra de herramientas Analysis (Análisis) reúne las herramientas de medición e información de objeto anteriores y agrega nuevas herramientas de mapas en Acrobat Pro Extended.

280

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103

Usar el PDFMaker de AutoCAD Acrobat 9 Pro incluye un PDFMaker sólo para Windows para AutoCAD. Aquí hay algunos consejos para trabajar con él:

•

El tamaño de página e información de trazado se transfiere desde AutoCAD hacia el PDFMaker automáticamente para determinar el tamaño de página correcto.

•

Haz clic en PDF Layer Settings (Configuración de capas PDF) para abrir un menú con listado de ajustes previamente creados y guardados. Elige la configuración que desees usar y haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo Acrobat PDFMaker, en donde se muestra la configuración seleccionada.

•

Después de convertir un dibujo de AutoCAD a PDF, tienes que reguardar el dibujo de AutoCAD nuevamente para que guardes, de hecho, los ajustes PDF.

•

Usa las opciones de filtros de capa nombrados en el diálogo Acrobat PDFMaker para seleccionar un filtro que se ajuste con criterios específicos. Si quieres usar todas las capas excepto aquellas filtradas en tus criterios nombrados, haz clic en la opción Invert (Invertir)

Microsoft Visio, Adobe InDesign e Illustrator son programas de origen populares para producir archivos PDF en capas. Visio te da el poder de usar una estructura de documento y poner en capas la información y datos como sea necesario. InDesign e Illustrator ofrecen un conjunto de ajustes preestablecidos PDF para exportar y puedes especificar capas separadas en la mayoría de esos ajustes.

Nota Acrobat 9 Pro también instala un PDFMaker en AutoCAD. Lee algunas pistas para su uso en la columna “Usar el PDFMaker de AutoCAD”. Archivos de Visio en capas. Las capas se convierten con los ajustes que eliges en el diálogo de propiedades de capa de Visio, como visibilidad, bloqueo y nombres. En el menú del programa Adobe PDF, elige Adobe PDF > Convert all Pages in Drawing (Convertir todas las páginas del dibujo) para incluir todas las capas, incluso el fondo. Selecciona opciones básicas de conversión como con los otros PDFMakers. Los ajustes del PDFMaker de Visio incluyen opciones para incrustar información. Elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuración de conversión) para desplegar el diálogo Acrobat PDFMaker. En el área de Application Settings (Configuración de la aplicación) de la ficha General, busca las opciones que incluyan propiedades de Visio, así como administrar objetos sin propiedades personalizadas (figura 103a).

Figura 103a Define cómo manejar los objetos y su información en el diálogo.



Convertir documentos de Visio, InDesign e Illustrator

Usar dibujos, mapas y capas

281

El proceso de conversión en Visio utiliza un PDFMaker multipágina. A medida que pasas a través del PDFMaker, asegúrate de identificar cómo quieres administrar las capas exportadas. Para facilidad de uso en el PDF exportado, considera agrupar capas en grupos de capas (puedes ver un ejemplo de grupos de capas en el #104, “Trabajar con un documento en capas”). Documentos de InDesign en capas. Puedes exportar documentos desde InDesign (CS y posterior) con capas retenidas que se muestren como capas PDF en Acrobat. Elige File > Export (Archivo > Exportar) y selecciona un PDF desde la lista desplegable “Save as type” (“Tipo”) en el diálogo Export (Exportar). El diálogo Export Adobe PDF (Exportar como Adobe PDF) se abre automáticamente (figura 103b).

•

Haz clic en Create Layer Set (Crear conjunto de capa) para agregar una carpeta a la lista Layers in PDF (Capas en PDF) y luego agrega capas a la carpeta. Después de convertir el documento a PDF, cuando lo abras en Acrobat, verás las capas del dibujo original de AutoCAD organizadas en conjuntos de capa, lo que hace mucho más sencillo para los usuarios ver partes específicas de un dibujo.

¿Por qué molestarse con las capas?

Figura 103b Definir configuración de capa al exportar un PDF desde InDesign.

Ten estas ideas en mente cuando prepares una exportación a PDF:

• La compatibilidad debe ajustarse a Acrobat 6.0 (PDF 1.5) o superior para soportar capas.

• Asegúrate de que la opción Create Acrobat Layers (Crear capas de Acrobat) está seleccionada en el diálogo Export Adobe PDF (Exportar a Adobe PDF).

• Selecciona las opciones de capa desde el menú desplegable Export Layers (Exportar capas): elige desde las opciones Visible, Printable (Imprimible) y Visible & Printable (Visible e imprimible).

#103: Convertir documentos de Visio, InDesign e Illustrator

En algunos casos, deberías acoplar un documento como un dibujo certificado por un ingeniero, para preservar su integridad. En otros casos, siéntete libre de colocar en capas. Un documento en capas PDF puede ser una estupenda herramienta de publicidad. En lugar de mostrarle a tu cliente una imagen del producto y algunas muestras de color, pon los colores alternativos en diferentes capas y deja que tu cliente haga clic en las capas marcadas, viendo el producto en sus variantes de color.

282

Acoplar capas Si trabajas con dibujos de Visio que están convertidos a PDF regularmente y no necesitas preservar las capas, selecciona “Always flatten layers en don’t show this dialog again” (“Acoplar siempre las capas y no mostrar este diálogo otra vez”) en el segundo panel del diálogo PDFMaker. La opción predeterminada es acoplar el dibujo; eligiendo la opción “Always flatten layers” (“Acoplar siempre las capas”) te ahorras un paso en tus conversiones.

Documentos de Illustrator en capas. Como en InDesign, eliges un ajuste preestablecido para convertir a PDF; a diferencia de InDesign, no exportas el archivo sino que simplemente eliges el comando File > Save As (Archivo > Guardar como). El ajuste preestablecido Adobe PDF de Illustrator incluye capas exportables (figura 103c).

Nota Ya que el formato AI es un derivado del PDF, estás cambiando características del formato en lugar de convertir a un tipo diferente.

Figura 103c Elige opciones de capas en un archivo PDF guardado de Illustrator.



283

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104

Trabajar con un documento en capas

En Acrobat 9 puedes trabajar con documentos en capas creados en varios programas, incluyendo InDesign, Visio y AutoCAD. Acrobat no soporta capas creadas en Photoshop. Manipula capas en Acrobat para diferentes propósitos, como esconder el contenido en diferentes idiomas, o mostrar información corporativa en una capa de impresión. El ícono Layers (Capas) se despliega en el panel Navigation (Navegación) cuando abres un documento que contiene capas. Haz clic en el ícono Layers (Capas) en el panel de navegación para abrir el panel Layers (Capas) (figura 104a).

Capa de referencia

Bloqueada

Escondida Visible

Tomar acción con las capas Acrobat no te permite crear capas que cambian la visibilidad de acuerdo al nivel de ampliación o reducción. Sin embargo, puedes resaltar una parte de una capa que es especialmente importante creando un marcador que amplía o esconde la capa utilizando acciones de página. Puedes también agregar vínculos que les permitan a los usuarios hacerle clic a un enlace visible o invisible para navegar hacia la capa o ampliarla. Lee sobre el uso de vínculos y marcadores en el capítulo 15, “Controlar la acción e interacción”; revisa el #110, “Crear marcadores para dibujos, mapas o capas”, para más información sobre estos temas.

Estado mostrado cuando el archivo se abre

Figura 104c Ve capas y accede a sus propiedades en este panel.

El panel Layers (Capas) muestra diferentes tipos de capas y estados:

• Conmuta la visibilidad de una capa activa o inactiva haciendo clic en el ícono ojo – cuando el ojo está visible, la capa lo está.

• Bloquea una capa en el documento de origen antes de convertir a PDF o en el diálogo Layer Properties (Propiedades de capa) si los ajustes de seguridad lo permiten.

• Una capa de referencia se indica en el panel Layers (Capas) en itálica. La capa de referencia es determinada en el programa de origen o en Layer Properties (Propiedades de capa). (continúa en la siguiente página) #104: Trabajar con un documento en capas

284

Cambiar capas Como con otros documentos, puedes realizar cambios al contenido dependiendo de los derechos otorgados por el autor del documento. Si un documento en capas no contiene seguridad, puedes agregarle comentarios, imprimirlo o exportarlo en otro formato desde Acrobat.

• Para ver qué contiene una capa, haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el panel Layers (Capas) y elige Layer Properties (Propiedades de capa) para abrir el diálogo (también mostrado en la figura 104a). El diálogo enlista información sobre la capa, incluyendo su nombre original, visibilidad, estado de impresión y exportación. Los grupos de capa sostienen varias capas y pueden contraerse o expandirse en el panel Layers (Capas). Programas como Visio y AutoCAD pueden producir grupos de capas en donde un número de ellas se anidan dentro de un subtítulo (figura 104b).

Recuerda que los ajustes aplicados al documento en capas original no pueden cambiarse. Por ejemplo, si a una capa del documento se le asigna el ajuste Print When Visible (Se imprime si está visible), se imprime sólo una página en blanco a menos que el ícono de ojo de la capa esté conmutado a visible.

Mostrar el panel Capas Para determinar que el documento aparezca automáticamente con el panel Layers (Capas) y el panel Document (Documento), elige File > Properties (Archivo > Propiedades) y selecciona la ficha Initial View (Vista inicial); elige Layers Panel and Page (Página y panel de páginas) desde el menú desplegable Navigation (Ficha Navegación). Refiérete a la columna “Elaborando la experiencia visual de tus lectores” – Parte 1: Navegación” en el #31, “Encontrar información sobre tu documento”.


Figura 104b Las capas pueden organizarse en grupos antes de convertirse a PDF.

Usa los comandos en el menú Options (Opciones) para renombrar, acoplar, reorganizar, mezclar y bloquear/desbloquear capas.

Diferentes tipos de capas Lo que ves en el panel Layers (Capas) depende de cómo fue construido y convertido el documento original. En algunos casos, un documento es convertido con capas preservadas. En otros casos, las capas del documento pueden estar acopladas o bloqueadas. En un documento acoplado, puedes ver una sola capa como en un documento normal PDF. Por otro lado, un documento bloqueado despliega las capas individualmente, pero no se pueden editar de ninguna forma.


285

#

105

Agregar capas nuevas

En Acrobat 9, puedes agregar capas nuevas desde otro documento o dividir el actual archivo en capas. Agrega capas nuevas a un archivo PDF existente usando capas de otro archivo PDF o una imagen en formato BMP, GIF, JPEG, JPEG 2000, PCX, PNG o TIF. Abre tu archivo PDF de destino y sigue estos pasos para agregar una capa nueva: 1. Elige Import As Layer (Importar como capa) desde el menú Options (Opciones) del panel Layers (Capas) para abrir el diálogo Import As Layer (Importar como capa) (figura 105a). Haz clic en Browse (Examinar) para seleccionar el archivo que quieres agregar y haz clic en OK (Aceptar). El archivo se enlista en el área Source (Origen) del diálogo.

Figura 105a Especifica el archivo y su aspecto antes de agregar la capa nueva al documento.

Consejo Si el documento de origen tiene varias páginas, indica la página a importar; si tu archivo de destino contiene varias páginas, especifica el Target page number (Número de página de destino) en el área Preview (Vista previa) del diálogo. 2. Elige una opción de importación; lee sobre las opciones en la columna “Agregando a las capas”. 3. Configura los parámetros Position (Posición) y Appearance (Aspecto) lo que sea necesario. En el ejemplo, el contenido importado se escala para ajustarse a la página y su opacidad se disminuye. (continúa en la siguiente página) #105: Agregar capas nuevas

Agregando a las capas Acrobat ofrece varias formas de importar contenido para capas desde el diálogo Import as Layer (Importar como capa). Aquí están tus opciones:

•

“Create new layer” (“Crear nueva capa”) agrega una sola capa desde el documento de origen.

•

“Add to existing layer” (“Agregar a capa existente”) agrega el contenido de la capa nueva a una capa seleccionada en tu documento. Si tienes grupos existentes de capas, puedes seleccionar uno desde el menú desplegable.

•

“Copy layers from source” (“Copiar capas desde origen”) importa las capas desde el documento de origen; no podrás elegir esta opción a menos que el documento de origen seleccionado contenga capas.

286

4. Cuando estés satisfecho con la apariencia mostrada en la vista previa haz clic en OK (Aceptar). Pero ¿y si tienes un archivo PDF de una sola capa de InDesign y tu cliente quiere ver el diseño sin texto? ¿O sin gráficos? En Acrobat 9 Pro, puedes usar uno de los nuevos perfiles de manipulación Preflight (Comprobaciones) y mostrarles a los clientes lo que quieren ver. Puedes leer más sobre Preflight (Comprobaciones) en el capítulo 6, “Cumplir con los estándares PDF y de accesibilidad”. Sigue estos pasos: 1. Elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones) para abrir el diálogo Preflight (Comprobaciones). 2. Haz clic en el subtítulo Create PDF Layers (Crear capas de PDF) para desplegar la lista de perfiles y haz clic para seleccionar el perfil. Las opciones para capa de PDF están basadas en los contenidos de tu documento. 3. Haz clic en Analyze and fix (Analizar y reparar) para procesar el documento. Cierra el diálogo Preflight (Comprobaciones). 4. Guarda, cierra y reabre tu archivo para ver la estructura de capa nueva –en figura 105b el diálogo Preflight (Comprobaciones) se muestra junto con el panel Layers (Capas). La capa nueva se nombra de acuerdo al perfil de Preflight (Comprobaciones) que hayas seleccionado y aparece en el panel Layers (Capas).

Figura 105b Agrega capas nuevas a tu documento usando perfiles de Preflight (Comprobaciones).



287

#

106

Usar información incrustada en un documento

Varios programas producen archivos PDF que contienen metadatos convertidos desde información personalizada que está incrustada en los archivos de origen. Para ver los metadatos personalizados incrustados en un archivo PDF, elige Tools > Analysis > Object Data Tool (Herramientas > Análisis > Herramienta Datos de objeto) o selecciona la herramienta Object Data (Datos de objeto) en la barra de herramientas Analysis (Análisis). Mueve la herramienta Object Data (Datos de objeto) sobre la página. Cuando te coloques con el ratón sobre un objeto que contiene metadatos, el puntero cambia a una forma de cruz. Haz clic para seleccionar todos los objetos que contienen información en el dibujo; haz doble clic para seleccionar sólo el objeto que está debajo de la herramienta. El panel Model Tree (Árbol modelo) se abre una vez que la selección del objeto está completa y el contenido de la información incrustada se muestra en la sección inferior del panel (figura 106).

Más acciones de objeto Aquí hay algunas formas de trabajar con la información de un objeto en un dibujo desde el panel Model Tree (Árbol modelo):

•

Desde el menú Highlight Color (Color de resaltado), puedes abrir un selector de color y elegir otro color para resaltar o identificar un objeto seleccionado.

•

Elige Previous View (Vista anterior) desde el menú Options (Opciones) para regresar al contenido visto en la ampliación previa.

De cerca y personal Para revisar un objeto de cerca, selecciónalo desde el panel Model Tree (Árbol modelo) y elige Zoom to Selection (Ampliar/reducir una parte) desde el menú Options (Opciones). El panel del documento muestra sólo el objeto seleccionado. Figura 106 Despliega los datos de un objeto incrustados en el documento.

¿Cuántos?

Consejo Si estás usando un documento que también contiene capas, estás de suerte: abre el panel Layers (Capas) y esconde las capas con las que no necesitas trabajar en el momento. De esa forma, hay menos objetos para seleccionar con la herramienta Object Data (Datos de objeto). Desde el menú Options (Opciones) en el diálogo, puedes elegir diferentes modos de usar la información, incluyendo los siguientes:

• Exporta la información como XML desde el nodo seleccionado o desde el árbol modelo entero.

• Copia el contenido de información de un objeto al portapapeles. #106: Usar información incrustada en un documento

Elige un objeto desde la lista en la parte superior del panel Model Tree (Árbol modelo) y elige Count (Contar) desde el menú Options (Opciones). El diálogo de información resultante enlista el número de objetos que tienen las mismas asociaciones de información. Algunos objetos son únicos, mientras que otros son múltiples.

288

#

107

Mover líneas guía Para reubicar tu guía haz clic en la herramienta Select Object (Seleccionar objeto) en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) y arrastra la línea guía. Activa y desactiva las guías con el comando View > Guides (Ver > Guías). Usa la herramienta Select Object (Seleccionar objeto) y arrastra hacia arriba las guías horizontales o las guías verticales a la izquierda hacia la regla para eliminarlas.

Si has trabajado con programas de imagen, ilustración o diseño, sabes acerca de cuadrículas y guías. Acrobat 9 Standard y superior incluyen estas características prácticas junto con reglas para ayudarte a ubicar el contenido con precisión y asistir en la medición y examen de dibujos. Las cuadrículas son conjuntos de líneas verticales y horizontales que se superponen sobre un documento. Las líneas de la cuadrícula, que usan un espaciado que tú determinas, no se imprimen. Elige View > Grid (Ver > Cuadrícula) para mostrar la cuadrícula. Si quieres mover un objeto y “ajustarlo” a la cuadrícula (alinearlo automáticamente con las líneas de la cuadrícula), elige View > Snap to Grid (Ajustar a cuadrícula). Cuando arrastres un objeto o le hagas clic con una herramienta de medición, verás que salta para alinearse con las líneas de cuadrícula horizontal o verticalmente (figura 107a).

Hacer que la Cuadrícula trabaje para ti En muchos documentos, las preferencias Offset (Distancia) pueden ser el ajuste más importante. Por ejemplo, si tienes márgenes de 1 pulgada en la página y la cuadrícula está ajustada a 0.4 pulgadas verticalmente, no hay línea de cuadrícula que se alinee con tu margen izquierdo, ya que las líneas de cuadrícula se muestran a 0.4, 0.8 y 1.2 pulgadas. Si en lugar de eso, ajustas el Offset (Distancia) a 1 pulgada, las líneas de cuadrícula varían por la cantidad que especificas en las preferencias y una línea de cuadrícula alinea con tus márgenes.


Aplicar características de posición

Figura 107a Usa las líneas de cuadrícula para asistirte en la colocación del contenido para medición.

Las guías son líneas personalizadas que puedes agregar vertical u horizontalmente para ayudarte con el posicionamiento. Antes de usar las guías, activa las reglas eligiendo View > Rulers (Ver > Reglas). Haz clic en la regla horizontal en la parte superior del panel del documento con cualquier herramienta y arrastra hacia abajo para colocar una guía horizontal; arrastra desde la regla vertical hacia la izquierda del panel del documento con cualquier herramienta para colocar una guía vertical. Tanto cuadrículas como guías pueden personalizarse en el diálogo Preferences (Preferencias). Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) y luego elige la opción Unit and Guides (Unidades y guías) en la lista a la izquierda del diálogo para ver


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los ajustes de personalización (figura 107b.). Elige una opción desde el menú desplegable Units (Unidades) diferente a la predeterminada en pulgadas, si es necesario. Selecciona opciones para espaciado de cuadrícula, color y posición de la cuadrícula. Usa las flechas para cada ajuste para aumentar o disminuir los valores o puedes escribir uno en las cajas de texto.

Figura 107b Modifica la apariencia y ubicación de la cuadrícula y guías.

#107: Aplicar características de posición

Cuando los objetos se portan mal Ya sea que la cuadrícula esté desplegada o no, la característica Snap to Grid (Ajustar a cuadrícula) puede aún estar activa. Si estás moviendo contenido en tu página –imágenes, texto, campos de formulario, dibujos– y te parece que no puedes moverlos suavemente a su posición, haz clic en el menú View (Ver) y mira si está chequeada la opción Snap to Grid (Ajustar a cuadrícula). Desmarca el parámetro y puedes mover tu contenido.

290

# Hazlo más ágil La herramienta Measurement (Medir) usa diferentes métodos para alinearse al contenido de la página, ayudando a una medición correcta. Elige desde cuatro Snap Types (Tipos de ajuste), ubicados en la barra de herramientas Measurement (Medición). Con una herramienta de medición activa, cuando haces clic en el documento, el puntero se mueve automáticamente a la ubicación más cercana determinada por el tipo de ajuste activo. Aquí están tus opciones:

•

Snap to Paths (Ajustar a trazados) mueve la ubicación de tu puntero hacia el trazado más cercano de la línea dibujada.

•

Snap to Endpoints (Ajustar a puntos finales) mueve la ubicación del puntero hacia el final de la línea más cercana dibujada.

•

Snap to Midpoints (Ajustar a puntos medios) mueve la ubicación del puntero hacia el centro de la línea más cercana dibujada.

•

Snap to Intersections (Ajustar a intersecciones) mueve la ubicación del puntero hacia la intersección de la línea más cercana dibujada.

Si no quieres usar opciones de ajuste, haz clic con el botón derecho (Control+clic) con la herramienta de medición para abrir el menú de atajo y elige Don’t Snap to Page Content (No ajustar a contenido de la página). C A P Í T U L O C AT O R C E

108

Medir objetos

Acrobat 9 Pro incluye varias herramientas para medir la distancia y área de los objetos en un dibujo PDF. Usarás con más frecuencia estas herramientas con dibujos, mapas PDF o documentos que se envían a una impresora. Abre la barra de herramientas Analysis (Análisis) eligiendo Tools > Analysis > Show Analysis Toolbar (Herramientas > Análisis > Mostrar barra de herramientas Análisis). También puedes hacer clic con el botón derecho (Control+clic) en la parte vacía de la barra de herramientas en la parte superior de la ventana del programa y selecciona Analysis (Análisis). Para medir en un documento, haz clic en la herramienta Measuring (Medir) en la barra de herramientas Analysis (Análisis); se abre la barra de herramientas de medición. Elige una de cuatro formas para la herramienta Measuring (Medir) para alinear o ajustar con el contenido de la página –lee sobre los tipos de ajuste en la columna “Hazlo más ágil”. Antes de que empieces a medir, revisa la escala que usa la herramienta. La relación de escala para las herramientas de medición es 1:1 y en pulgadas –esto es, si mueves tu puntero 1 pulgada en la página equivale a 1 pulgada en el tamaño actual. Comúnmente tienes una proporción 1:1 para páginas que están destinadas a la impresión, pero no es el caso para dibujos o copias de plano.

Nota La opción predeterminada es usar la escala y unidades del documento, si están presentes. Los valores de escala y unidad están incrustados en los metadatos del archivo cuando se crea el archivo PDF en programas como Visio y AutoCAD. En mapas georregistrados, los valores de escala y unidad son tomados desde los metadatos del mapa (ve el #109, “Comentar y medir sobre un mapa PDF”). Para restablecer la proporción, sigue estos pasos: 1. Selecciona una herramienta desde la barra de herramientas Measurement (Medición) y haz clic con el botón derecho (Control+clic) en la página con la herramienta para abrir el menú de atajo. Elige Change Scale Ratio (Cambiar relación de escala) para abrir el diálogo. 2. Escribe un valor en ambos campos Scale Ratio (Relación de escala) y selecciona la unidad de medida desde el menú desplegable. Una escala común en planos de piso es 1/8 hasta 1 pulgada, mostrado en la figura 108a. Nota que 1/8 pulgadas se escribe como un valor decimal ya que el diálogo no acepta fracciones. 3. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo.

Figura 108a Ajusta la relación de acuerdo con la escala de tu proyecto.


291

Una vez que tu Scale Ratio (Relación de escala) está colocada, empieza a dibujar puntos en la página con la herramienta elegida de medición. Mientras dibujas, la información se muestra en el widget Measurement Info (Información de medida) (figura 108b). Puedes leer los valores colocados con clics del ratón, ángulos y delta (la ubicación del punto en los ejes X-Y de la página).

Moverse alrededor Puedes ajustar los trazados y puntos que dibujas para una medición. Asegúrate de que la herramienta Hand (Mano) o la misma herramienta que usaste para la medición está activa y mueve tu ratón sobre la forma medida:

•

Para mover la medición en la página, arrastra cuando veas la herramienta Move (Mover) sobre uno de los trazados de la medición.

•

Para ajustar uno de los puntos finales en la medición, arrastra para ver la herramienta Direct Select (Selección directa) sobre un punto final de la forma de la medición.

Figura 108b Lee información sobre tu medición.

Nota Para detener el proceso de dibujo antes de completar una forma, presiona Esc en tu teclado o selecciona otra herramienta desde las barras de herramientas. Para restringir los segmentos a líneas rectas mientras dibujas, presiona la tecla Shift al hacer clic y arrastrar el ratón. Cada herramienta mide de un modo diferente:

• Haz clic en Distance Tool (Herramienta Distancia)

para medir la distancia entre dos puntos. Haz clic para colocar el primer punto, arrastra hacia el segundo punto y haz clic otra vez con el ratón.

• Haz clic en Perimeter Tool (Herramienta Perímetro)

para medir la distancia entre varios puntos. Haz clic en cada punto que quieras medir y luego haz doble clic en el último punto para terminar la medición.

• Haz clic en Area Tool (Herramienta Área)

para medir el área dentro de segmentos de línea. Con la herramienta, haz clic en cada punto que quieras medir y luego haz clic en el primer punto nuevamente para completar el área de medición.

#108: Medir objetos

292

Cuando hayas terminado de dibujar la medición, el valor se muestra en el widget Measurement Info (Información de medida) y se inserta como un comentario (figura 108c). La forma puede reconfigurarse (lee cómo en la columna “Hazlo más ágil”), y los valores en el comentario y en el widget Measurement Info (Información de medida) se actualizan automáticamente.

Figura 108c La medición aparece en un comentario.



293

#

109

Comentar y medir sobre un mapa PDF

Acrobat 9 Pro Extended (Windows) ofrece dos nuevas características para tratar con mapas georreferenciados, esto es, mapas que tienen longitud, latitud, sistemas de coordenadas y otra información incrustada. Como podrás ver en esta técnica, puedes marcar ubicaciones geográficas, buscar la ubicación de un mapa y agregar marcas de medida georreferenciadas. Puedes abrir un mapa PDF en Acrobat 9 Pro Extended y agregar información de referencia geoespacial –lee cómo en la columna “Construir un mapa PDF”. Para agregar un punto de interés en un mapa georreferenciado, sigue estos pasos: 1. Selecciona la herramienta Geospatial Location (Registro geoespacial) en la barra de herramientas Analysis (Análisis) –el puntero cambia a una forma de cruz.

Consejo Si no ves un puntero en forma de cruz, el mapa que estás usando no ha sido georreferenciado y no podrás identificar o marcar ubicaciones como se describe en estos pasos. 2. Mueve el cursor sobre el mapa, usando los valores Latitude (Latitud) y Longitude (Longitud) mostrados en el widget de Info (Información) en la parte inferior de la ventana del documento, para ayudarte a localizar con exactitud un lugar. 3. Haz clic con el botón derecho en la herramienta en el punto de interés para abrir el menú de atajo y elegir Mark Location (Marcar ubicación). Un comentario de nota adhesiva se agrega a la ubicación del mapa en el que hiciste clic y los valores de latitud y longitud se agregan automáticamente al comentario (figura 109a).

Figura 109a Identifica ubicaciones geográficas que están almacenadas en un comentario. #109: Comentar y medir sobre un mapa PDF

294

Construir un mapa PDF

Consejo

Con Acrobat Pro Extended (Windows), puedes importar la imagen de un mapa y crear PDFs habilitados geoespacialmente. Puedes georregistrar un mapa usando sus coordenadas de límite y la escala de proyección sobre la que está basada el mapa. Selecciona la herramienta Geospatial Registration en (Registro geoespacial) la barra de herramientas Analysis (Análisis) y haz clic con el botón derecho en un área del mapa para iniciar el asistente de registro geoespacial. 1. Escribe un nombre para el mapa. Haz clic en Next (Siguiente).

Como con otros comentarios, puedes personalizar el contenido y apariencia. Lee sobre comentarios en el capítulo 10, “Comentar en un documento PDF”.

2. Define la demarcación (límites) para el mapa que quieres producir. Haz clic en cada una de las cuatro esquinas para agregar un indicador y continuar dibujando la forma; haz doble clic para finalizar la demarcación. Para usar la página entera, selecciona “Use page bounds as neatline” (“Usar límites de página como demarcación”). 3. La pantalla Input Registration Points (Introducir puntos de registro) del asistente se despliega automáticamente. Haz clic en un punto en tu demarcación y escribe los valores de latitud y longitud en los campos para el punto. Repite para los otros tres puntos de límite. Haz clic en OK (Aceptar).

Busca coordenadas específicas en vez de desplazarte en el mapa por un lugar, un enfoque práctico si tienes varias páginas de mapas mostrando diferentes características como la topografía y distribución de las lluvias. Para usar la búsqueda de coordenadas, necesitas un mapa georreferenciado. Haz clic con el botón derecho en la herramienta Geospatial Location (Registro geoespacial) para abrir el menú de atajo y elige Show Location Search (Buscar una ubicación). En el widget de información, escribe los valores de posición en los dos campos en blanco y haz clic en Next (Siguiente) . La ubicación se muestra en el mapa en un ícono especial (figura 109b). Si gustas, identifica la ubicación con un comentario. Continúa agregando información de referencia e identificando ubicaciones en el mapa como sea necesario. Cuando hayas terminado, elige Hide Location Search (Ocultar búsqueda de ubicación) desde el menú de atajo para cerrar el widget Search (Buscar).

Figura 109b Las ubicaciones geográficas identificadas se almacenan en un comentario.

Las herramientas de medición pueden medir distancia, área y perímetro sobre un mapa. Las herramientas miden contenido del mapa en un modo similar a otros tipos de contenido, con unas pocas excepciones –lee sobre las diferencias en la columna “Diferencias




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apreciables”. Los valores mostrados en la medición se insertan en un comentario usando la información del mapa (figura 109c). Lee instrucciones para el uso de las herramientas en el #108, “Medir objetos”.

Figura 109c Las ubicaciones en un mapa se miden usando la información del mapa como las unidades de medida.

4. Selecciona un sistema de registro desde la lista desplegable y especifica las unidades de medida predeterminadas. 5. Haz clic en OK (Aceptar) para moverte hacia el final del asistente; la herramienta Geospatial Location (Registro geoespacial) y Measurement (Medir) están ahora habilitadas para interactuar con contenido geoespacial en el documento.

Diferencias apreciables Las herramientas de medición funcionan de la misma forma en archivos que son mapas PDF como en los que no lo son, con excepciones:

#109: Comentar y medir sobre un mapa PDF

•

En un mapa PDF, el valor medido se guarda en comentarios de tipo marcas de dibujo, como una línea o polígono.

•

En un mapa PDF, el menú de atajo para los tipos de medición incluye opciones para definir unidades de distancia y área.

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110

¿Por qué usar marcadores? Acrobat te permite adjuntar marcadores a capas, lo cual puedes usar en diversos modos. Por ejemplo, puedes distribuir la misma información en diferentes idiomas sin tener que proporcionar documentos en idiomas distintos, o puedes mostrar ejemplos al cliente en distintos colores en el mismo documento. Usa marcadores en conjunción con capas para darle a los lectores control sobre lo que ven e imprimen. Usa acciones para extender la función de un marcador más allá de apuntar a una ubicación en tu documento.

Crear marcadores en dibujos, mapas o capas

Digamos que tienes un documento hecho de varias páginas, algunos conteniendo capas, algunos conteniendo mapas con ubicaciones georreferenciadas y otros con subtítulos que quieres convertir en hipervínculos con marcadores. Puedes hacer que sea más fácil trabajar en el documento navegando sólo desde un panel. El proceso de agregar un marcador a un dibujo o mapa es el mismo que el de agregar un marcador básico –esto es, añadir y nombrar el marcador, mostrar la vista correcta y colocar el destino. El proceso para marcar un documento en capas requiere más manipulación de documento.

Nota Para dar una mirada al interior del trabajo con marcadores, refiérete al capítulo 15, “Controlar la acción e interacción”. Sigue estos pasos para marcar un documento en capas: 1. Abre el panel Bookmarks (Marcadores) y agrega marcadores predeterminados correspondientes a las capas que quieres vincular (figura 110a). En este punto, si haces clic en un marcador, éste muestra la misma ubicación en la misma página.

Figura 110a Agrega el marcador utilizado para iniciar la acción.

2. Selecciona el marcador de la primera capa y nómbralo. Para reducir al mínimo la confusión, a veces es más fácil nombrar los marcadores y ordenarlos en el mismo orden que las capas enlistadas en el panel Layers (Capas). 3. En el panel Layers (Capas), desactiva la visibilidad de todas las capas menos la que está asociada con el primer marcador



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4. En el panel Bookmarks (Marcadores), haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el marcador para abrir el menú de atajo. Elige Properties (Propiedades) para abrir el diálogo Bookmark Properties (Propiedades de marcador) y luego selecciona la ficha Actions (Acciones). 5. Desde el menú desplegable Select Action (Seleccionar acción), elige “Set layer visibility” (“Definir visibilidad de capa”) (figura 110b) y luego haz clic en Add (Agregar). La acción aparece automáticamente en la sección Actions (Acciones) en la parte inferior del diálogo.

Figura 110b Especifica el vínculo del marcador hacia la capa mostrada en la ficha Actions (Acciones).

6. Aparece un diálogo de notificación para decirte que el estado de la capa de destino de las acciones seleccionadas será ajustado al estado actual. En otras palabras, ajusta la capa de destino que quieres ver como resultado de hacerle clic a un marcador y dejar el resto oculto. Haz clic en OK (Aceptar). La acción se agrega a la lista Actions (Acciones). 7. Repite estos pasos con las otras capas. Asegúrate de esconder todas las capas excepto a la que le quieres adjuntar el marcador.

#110: Crear marcadores en dibujos, mapas o capas

Lo mismo va para los vínculos No adjuntas un vínculo a una capa específica en un archivo PDF. En su lugar, el vínculo básicamente flota, quedando en la parte superior de cualquier capa o grupo de capas visible. Sin embargo, si agregas y configuras un vínculo, puedes especificar las capas que están visibles o escondidas.

CAPÍTULO QUINCE

Controlar la acción e interacción El tipo más común de campo de formulario es un botón –de hecho, tan común que en Acrobat 9, la herramienta Button (Botón) está incluida en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada). Los botones no son el único tipo de característica de acción común utilizado en archivos PDF. Los vínculos pueden colocarse usando una variedad de elementos, incluyendo texto o imágenes. Aunque los marcadores se muestran en el panel Bookmarks (Marcadores), también funcionan como un tipo de enlace ya que responden a la acción “Go to a page view” (“Ir a la vista de página”), llevándote a donde quieras ir dentro de un documento dado. Hablando de acción –ya sea que uses botones, vínculos o marcadores–, generalmente puedes realizar la misma clase de acciones. En este capítulo, aprenderás a usar estos versátiles objetos para controlar el contenido y la actividad en tus obras maestras en PDF. Y si pensabas que podías aplicar las acciones sólo a elementos específicos en un documento, piensa otra vez. Verás cómo aplicar acciones al documento por entero, proporcionando una valiosa orientación para documentos grandes y complejos.

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111

Vincular a una página PDF desde un sitio Web Puedes determinar que un hipervínculo en una página Web abra una página en particular de un archivo PDF usando un parámetro abierto junto con la URL. Por ejemplo, si quiero que un usuario vea la página 3 de mi informe, el vínculo se escribe como myreport.pdf#page=3.

Vincular contenido en un documento

La mayor conveniencia de usar vínculos en un archivo PDF es que no tienes que preparar nada con antelación, como una forma de botón o texto subrayado. En vez de eso, usa la configuración en Acrobat para hacer que un vínculo sea distintivo en una página siguiendo estos pasos: 1. Elige Tools > Advanced Editing > Show Advanced Editing Toolbar (Herramientas > Edición avanzada > Mostrar barra de herramientas Edición avanzada) para desplegar las herramientas.

Consejo Si estás trabajando con varias actividades de edición, es más fácil tener abierta la barra de herramientas. 2. Haz clic en la herramienta Link (Vínculo) y luego dibuja un marco alrededor del texto que quieres asociar con el vínculo. Se abre el diálogo Create Link (Crear vínculo) (figura 111a).

Figura 111a Indica cómo quieres que se vea y funcione el vínculo en este diálogo.

3. Elige si quieres que el vínculo esté visible o invisible y especifica las características para el marco del vínculo. Puedes dibujar un rectángulo de línea sólida o punteada alrededor del texto, como el ejemplo en la figura 111a, o subrayar el texto. 4. Elige una acción seleccionando uno de los botones de radio en la parte inferior del diálogo y haz clic en Next (Siguiente). El diálogo que aparezca depende de la opción que elijas.

CAPÍTULO QUINCE

Controlar la acción e interacción

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• “Go to a page view” (“Ir a la vista de página”) abre el diálogo Create Go to View (Crear vista Ir a) en lugar del diálogo Create Link (Crear vínculo) (figura 111b). Usa las barras de desplazamiento y herramientas de ampliación y reducción para establecer la vista. Una vez que la tienes ajustada, haz clic en Set Link (Establecer vínculo) para cerrar el diálogo y terminar el vínculo.

Figura 111b Sigue las instrucciones en el diálogo para ubicar el contenido que quieres desplegar cuando el usuario hace clic en el vínculo.

• “Open a file” (“Abrir un archivo”) abre un diálogo de búsqueda para que selecciones el archivo que quieres mostrar. Si eliges un documento PDF, el diálogo se cierra y otro se abre para que elijas una preferencia de apertura de ventana. Selecciona “Window set by user preference” (“Definición de ventana según preferencias del usuario”), New window (Nueva ventana) o Existing window (Ventana existente) y haz clic en OK (Aceptar) para terminar el vínculo. Si no estás vinculando a un archivo PDF, cuando haces clic en Select (Seleccionar), el diálogo se cierra y el vínculo se completa.

• “Open a Web page” (“Abrir una página Web”) abre el diálogo Edit URL (Editar URL). Escribe la dirección Web que quieres abrir desde el vínculo y haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y terminar el vínculo.

• “Custom link” (“Vínculo personalizado”) abre el diálogo de dos fichas Link Properties (Propiedades de vínculo) y muestra las opciones seleccionadas anteriormente en la ficha Appearance (Aspecto). Haz clic en Actions (Acciones) para mostrar la ficha y elige una opción desde el menú desplegable Select Action (Seleccionar acción). Configura la acción, que se despliega en el área inferior del diálogo. Los vínculos tienen sólo un estado –esto es, la acción ocurre cuando se le hace clic al vínculo. 5. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) en la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) para deseleccionar la herramienta Link (Vínculo) –no puedes ver tu vínculo en acción mientras la herramienta está seleccionada. Haz clic para probarlo.

#111: Vincular contenido en un documento

El vínculo perfecto Puedes aplicar la función de la herramienta Link (Vínculo) de Acrobat a una característica de otro programa que sirva como botón para producir una apariencia personalizada. Por ejemplo, puedes haber convertido un documento a PDF y querer usar el logo en tu pie de página como un vínculo en Acrobat. Dibuja la caja de vínculo sobre la imagen del logo. Desde el menú Link Type (Tipo de vínculo) en el diálogo Create Link (Crear vínculo) elige Invisible Rectangle (Rectángulo invisible). Obtienes, entonces, la acción del vínculo sin líneas o marcos que desmerezcan la belleza de tu logo.

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Una vez que agregas un vínculo (o un marcador o botón) puedes cambiar la configuración fácilmente. En un vínculo, haz doble clic en él con la herramienta Link (Vínculo) o la herramienta Select Object (Seleccionar objeto) en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) para abrir el diálogo Link Properties (Propiedades de vínculo). El diálogo contiene las fichas Appearance (Aspecto) y Actions (Acciones). Las opciones de botón de radio para acciones comunes de vínculo, mostradas en el diálogo Create Link (Crear vínculo) cuando inicias un nuevo vínculo (en figura 111a), no aparecen en la ficha Appearance (Aspecto). Puedes usar un tipo especial de vínculo o proceso de marcadores para mostrar una ubicación en particular, llamada destino, en una página numerada tanto en el mismo documento PDF como en otro. Si entonces agregas o eliminas páginas, el vínculo o marcador aún apunta a la página original, no al contenido original. Lee sobre cómo usar destinos en el #114, “Nombrar destinos”.

CAPÍTULO QUINCE


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112

Crear marcadores en un documento de origen

El PDFMaker de Windows te permite asignar marcadores en programas de Microsoft Office rápida y fácilmente si el documento de origen es construido apropiadamente con estilos o títulos. Sin embargo, si no estás tan versado en el programa de origen del documento, puedes encontrar un poco confuso el proceso de convertir títulos o estilos a marcadores –y tus resultados serán menos óptimos.

Nota En vez de usar elementos estructurales, como en esta técnica, revisa el #113 (“Agregar marcadores en Acrobat”) para aprender a agregar visualmente marcadores en Acrobat. Debes usar la técnica que aparece ahí si estás trabajando en Mac ya que Acrobat 9 no ofrece PDFMaker para Mac. Los marcadores en un documento de ejemplo convertido a Acrobat PDF se muestran en la figura 112. Puedes ver que hay muchos, muchos marcadores y su organización es bastante caótica –el ejemplo usa cada opción disponible en el PDFMaker y el documento usa demasiados estilos y títulos.

Figura 112 Elige sólo los estilos o títulos que necesites para marcadores o tus resultados pueden ser visualmente inútiles, como este conjunto de marcadores para un documento de tres páginas.

#112: Crear marcadores en un documento de origen

Marcadores saltarines Asegúrate de hacer clic en el nombre del marcador en el panel Bookmarks (Marcadores) para activarlo antes de ajustar la vista de destino. Si ubicas el documento en el lugar deseado y estableces la ampliación, en cuanto le haces clic al marcador que quieres cambiar, Acrobat salta a la vista original –lo que significa que tienes que empezar todo otra vez.

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Para convertir un documento con marcadores lógicos, ten en cuenta estos puntos:

Usar opciones de destino correctamente Como con muchos otros ajustes, una opción de ampliación o reducción se aplica hasta que la cambias. En otras palabras, cada vez que agregas un marcador nuevo, éste es inherente al destino o última ampliación aplicada. Saca provecho de la herencia cuando estés agregando un conjunto de marcadores a un documento. Pero ten cuidado si agregas marcadores durante una sesión diferente –si los ajustes que usas para algunos marcadores son diferentes de los utilizados con los otros marcadores, los lectores encontrarán el progreso a través de tu documento nervioso y distractor.

• Elige la opción que es más conveniente para tus propósitos. Si usas una plantilla, usa sus estilos.

• Si tu documento ya contiene una tabla de contenidos, simplemente selecciona la opción Convert Word Bookmarks (Convertir marcadores de Word) en la ficha Bookmarks (Marcadores) del diálogo Acrobat PDFMaker. De esta forma, el contenido que se incluye en la tabla de contenidos se refleja automáticamente en el panel Bookmarks (Marcadores) en Acrobat.

• Si no estás restringido por normas u otros temas relacionados al negocio y no eres un usuario avanzado de productos Office, usa la opción de conversión de títulos de Word. Es sencillo adjuntar un estilo Heading1 a los títulos principales del documento, un estilo Heading2 a subtítulos, un Heading3 a títulos de nivel inferior, etcétera.

• En el documento, no uses títulos o estilos para cualquier texto sino en aquel que intentas usar como marcadores. Cualquier cosa en la página que usa el estilo o título se convierte a marcador sin importar si contiene texto.

• Producirás marcadores en blanco si usas títulos para crear espacio en blanco en tu página. En vez de usar un estilo de título para mostrar el espacio en blanco, crea un estilo personalizado para tus plantillas que incluyan espacio adicional antes y después del párrafo.

Cortar y pegar Corta y pega marcadores en vez de intentar reordenarlos y anidarlos en el panel Bookmarks (Marcadores). Haz clic en el marcador que quieres eliminar y elige Cut (Cortar) desde el menú Options (Opciones) del panel Bookmarks (Marcadores). Luego haz clic en el marcador en el lugar precedente a donde quieres mover el marcador y elige Paste After Selected Bookmark (Pegar después del marcador seleccionado).

CAPÍTULO QUINCE


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113

Agregar marcadores en Acrobat

Acrobat te permite agregar marcadores nuevos a un documento con diferentes métodos. La opción que elijas depende del número necesario. Es fácil agregar dos marcadores manualmente, pero no es tan sencillo agregar 200. Elige uno de estos métodos:

•

Agrega marcadores en blanco al panel Bookmarks (Marcadores) y llénalos manualmente.

• Selecciona texto del documento para crear tus marcadores. • Basa los marcadores en la estructura del documento. Haz clic en el ícono Bookmarks (Marcadores) para mostrar el panel de marcadores. Para agregar un marcador en blanco, haz clic en el marcador existente en la lista, encima de donde quieres agregar uno nuevo. Haz clic en New bookmark (Nuevo marcador) en la barra de herramientas del panel Bookmarks (Marcadores) para agregar un marcador en blanco (figura 113a). Escribe el texto en el marcador para que reemplace la etiqueta “Untitled” (“Sin título”).

Definir tu flujo de trabajo A algunas personas les gusta completar su trabajo en un área –esto es, quieres agregar la lista de marcadores al panel Bookmarks (Marcadores) y luego agregar el texto– mientras que otras prefieren completar un marcador por vez y hacerlo así en el documento de principio a fin. Para cualquier método, necesitas iniciar con el documento y el panel Bookmarks (Marcadores) abierto en Acrobat.

Crear un marcador en una imagen

Figura 113a Agrega nuevos marcadores usando texto predeterminado o copiado del documento.

Consejo Puedes agregar un nuevo marcador usando el atajo de teclado Ctrl+B cuando el panel Bookmarks (Marcadores) está activo.

#113: Agregar marcadores en Acrobat

No tienes que quedarte con el viejo texto aburrido para definir una ubicación de marcador, también puedes usar una imagen. Haz clic en la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/ Reducir). Luego, haz clic en una imagen o dibuja un marco alrededor de una parte de una imagen en tu documento. Haz clic con el botón derecho en la imagen y elige Add Bookmark (Agregar marcador). Un nuevo marcador nombrado Untitled (Sin título) aparece en la parte inferior de la lista (o debajo de un marcador seleccionado). La etiqueta “Untitled” está activa; haz clic para borrar la etiqueta y escribir un nombre para el marcador.

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Dale un toque especial a tus marcadores Los marcadores aburridos funcionan, por supuesto, pero ¿no sería más agradable si pudieras personalizarlos, quizás para que coincidan con tus colores corporativos? Puedes. Haz Ctrl+clic (Control+clic) en los marcadores que quieres modificar y elige Properties (Propiedades) desde el menú Options (Opciones) para abrir el diálogo Bookmark Properties (Propiedades de marcador). Elige una fuente desde el menú desplegable Style (Estilo) y un color desde el seleccionador de color. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y tus marcadores tendrán una nueva apariencia por completo.

Ahorra un poco de tiempo de escritura utilizando el texto del documento. Haz clic en la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) y luego haz clic y arrastra con la herramienta para seleccionar el texto que quieres usar para la etiqueta del marcador. Luego, haz clic en New bookmark (Nuevo marcador) en la barra de herramientas del panel Bookmarks (Marcadores) para agregar un marcador con el texto seleccionado. Si estás trabajando con un documento etiquetado, usa su estructura para crear tus marcadores. Desde el menú Options (Opciones) del panel Bookmarks (Marcadores), elige New Bookmarks from Structure (Nuevos marcadores de estructura). El diálogo Structure Elements (Elementos de estructura) se abre (figura 113b). Selecciona los elementos que quieres convertir a marcadores: haz Shift+clic para seleccionar un rango; haz Control+clic para seleccionar elementos no contiguos. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y crear tus marcadores.

Figura 113b Usa la estructura de un documento etiquetado para crear rápidamente un conjunto de marcadores.

Haz clic en un marcador en el panel Bookmarks (Marcadores) para probar su acción. La parte del documento mostrada en el panel del documento es el destino, que puede ser o no lo que quieres ver. Para establecer el destino apropiado sigue estos pasos: 1. Selecciona el marcador en el panel Bookmarks (Marcadores). 2. Coloca el documento y ajusta la ampliación / reducción como te gustaría verla cuando se use el marcador. 3. Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el marcador para mostrar el menú de atajo y seleccionar Set Destination (Asignar destino). En el diálogo de confirmación resultante, haz clic en Yes (Sí) para colocar el destino y dejar salir el diálogo.

CAPÍTULO QUINCE


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114

Nombrar destinos

Hay dos partes del proceso de destino: primero, define el destino en el documento de destino y segundo, crea el vínculo desde el documento de origen. Para establecer un destino en el documento de destino, sigue estos pasos: 1. Elige View > Navigation Panels > Destinations (Ver > Paneles de navegación > Destinos) para abrir el panel Destination (Destinos). 2. Define la vista de página y ampliación como sea necesario usando cualquier combinación de barras de desplazamiento, niveles de ampliación, moviendo la página con la herramienta Hand (Mano), etcétera. 3. En el panel Destinations (Destinos), haz clic en New Destination (Nuevo destino) nombra el destino (figura 114a) Guarda el archivo.

y

Figura 114a Define un destino en un documento para mantener anclada una ubicación.

Sigue estos pasos en el documento de origen para completar el vínculo: 1. Dibujar el vínculo en la página con la herramienta Link (Vínculo); se abre el diálogo Link Properties (Propiedades de vínculo). 2. Especifica la apariencia del vínculo. Selecciona Custom link (Vínculo personalizado) en los botones Link Actions (Vincular acción) en la parte inferior del diálogo y haz clic en Next (Siguiente) para abrir el diálogo de dos fichas Link Properties (Propiedades de vínculo). 3. Haz clic en Actions (Acciones) para mostrar la ficha, elige “Go to a page view” (“Ir a la vista de página”) desde el menú desplegable Select Action (Seleccionar acción) y haz clic en Add (Agregar). Se abre el diálogo Create Go to View (Crear vista Ir a). (continúa en la siguiente página)

#114: Nombrar destinos

Todo en el lugar correcto Antes de iniciar la organización de los contenidos de tu lista de marcadores en una jerarquía, asegúrate de que los niveles de los títulos están en el orden correcto. Dependiendo de cuán metódico fuiste cuando creaste los marcadores, podrían no reflejar correctamente el orden de los contenidos. Para arreglar la secuencia, primero selecciona el marcador que quieres mover. Arrástralo hacia arriba o hacia abajo en la lista para ubicarlo en el lugar apropiado. Verás una línea indicadora punteada con una pequeña flecha negra debajo o sobre cada título mientras arrastras el marcador arriba o abajo en la lista. Coloca el marcador cuando el indicador muestre la ubicación correcta. Reordenar la lista de marcadores no cambia los niveles de título de ninguna forma.

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Manejar marcadores Construye una estructura de marcadores anidados para despejar el panel Bookmarks (Marcadores). Mientras construyes una estructura anidada, un indicador de nivel aparece a la izquierda del marcador padre. Haz clic en el signo de más para contraer el marcador.

4. Abre el panel Destinations (Destinos) del documento de destino y haz doble clic en el listado. Acrobat te lleva de regreso al diálogo Link Properties (Propiedades de destino) en donde ves que la acción enlistada contiene los nombres del documento y del destino (figura 114b).

Los marcadores anidados son dependientes de su padre. Cuando mueves el marcador padre, Acrobat incluye cualquier marcador hijo y niveles en el desplazamiento. Si borras un marcador padre, todos los niveles anidados se borran también.

Figura 114b Los detalles de la acción incluyen el nombre del destino.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Link Properties (Propiedades de vínculo), regresándote al vínculo en el documento de origen. 6. Prueba el vínculo y guarda el documento de origen.

Anidar marcadores Los marcadores forman una tabla de contenidos interactiva que permite a tus lectores ver rápidamente un esquema de los contenidos del documento. Para mover marcadores, recuerda estos puntos:

CAPÍTULO QUINCE

•

Si quieres anidar un marcador, selecciónalo y arrástralo por el ícono. De nuevo verás la línea horizontal negra. Cuando estés debajo del marcador que estás designando como padre, arrastra ligeramente hacia la derecha. Cuando veas que la línea horizontal se mueve debajo del texto del marcador padre en vez de su ícono, suelta el ratón para anidar el marcador.

•

Si quieres mover un marcador fuera de una posición anidada, arrastra el ícono del marcador a una posición debajo del marcador padre y arrastra hacia la izquierda. Cuando veas la línea negra horizontal debajo del ícono del marcador padre, suelta el ratón para promover el marcador.


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115

Dibujar un botón sencillo

Todo el mundo sabe qué son los botones –los digitales, no aquellos cosidos en tu camisa. Acrobat ofrece cuatro comportamientos diferentes de botón. El comportamiento Push (Al activar) te permite configurar diferentes estados y apariencias (ver el #117, “Configurar un botón con comportamiento Al activar”), para aprender sobre botones Push (Al activar). Sigue estos pasos para configurar el botón: 1. Selecciona la herramienta Button (botón) en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) y usa las guías de ubicación para agregar la forma de botón a la página (figura 115a). Para que aparezca en la página, suelta el ratón.

Figura 115a Usa las guías automáticas para ayudarte a colocar el botón.

2. Se abre el diálogo Field Name, nombrando al botón “Button1” (“Botón1”) por defecto; haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el diálogo Button Properties (Propiedades del botón). 3. Cambia el nombre del botón y escribe un consejo de herramientas, si gustas. 4. Selecciona la ficha Appearance (Aspecto) y define cómo lucirá el botón, eligiendo un color para fondo y texto, bordes, fuente y estilos de línea. 5. Selecciona la ficha Options (Opciones) y define cómo se verá el contenido en el botón. Tienes numerosas opciones:

• En el menú desplegable Layout (Diseño), puedes seleccionar desde una lista de opciones de diseño. Si eliges cualquier opción que incluya rótulos, el campo Label (Rótulo) se activa; si eliges cualquier opción que incluya imágenes, el campo Icon (Ícono) se activa. (continúa en la siguiente página)

#115: Dibujar un botón sencillo

Y el ganador es . . . El desencadenador más común es Mouse Up (Ratón soltado). El usuario le hace clic a un botón con el ratón y cuando suelta el botón, la acción se inicia. Es un buen protocolo de diseño usar el desencadenador Mouse Up (Ratón soltado) en lugar de Mouse Down (Ratón pulsado). Luego, si el usuario decide no seleccionar el botón, puede arrastrar el puntero fuera del botón y cancelar la acción.

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Convertir acciones de programa a acciones PDF

(Windows) Acrobat 9 en Windows te permite traer objetos y estructuras de PowerPoint –como vínculos y botones– dentro de la versión PDF de la presentación. Puedes usar formas y gráficos superpuestos, botones de acción, parámetros de acción y notas del presentador.

• Desde el menú desplegable Behavior (Comportamiento), elige una opción. None (Ninguno) no muestra cambio cuando el botón es cliqueado; los botones Push (Al activar) usan distintas apariencias en relación a la ubicación del ratón (como un aspecto más pálido cuando el ratón se mueve sobre el botón o más oscuro cuando el ratón hace clic en él); Outline (Contorno) resalta el borde del botón cuando es cliqueado; e Invert (Invertido) revierte los colores oscuros y claros en el botón cuando es cliqueado (figura 115b).

• Escribe el texto para el botón en el campo Label (Rótulo). Para agregar un ícono, que puede ser una imagen o un archivo PDF, haz clic en Choose Icon (Seleccionar ícono) para abrir un diálogo de búsqueda. Ubica el archivo y selecciónalo. Una miniatura aparece en el diálogo Button Properties (Propiedades del botón).

Antes de que realices la conversión, elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuración de conversión) para abrir el diálogo Acrobat PDFMaker. Asegúrate de que las opciones adecuadas están seleccionadas –como convertir notas, vínculos, etcétera. Luego convierte la presentación a PDF y ábrela. Si después abres un vínculo o el diálogo Button Properties (Propiedades del botón) verás incluida la acción. Si tienes otras acciones que quieres agregar una vez que el documento es convertido a PDF desde una presentación de PowerPoint, mira si puedes reutilizar las acciones que ya has importado. En el diálogo Link Properties (Propiedades de vínculo), puedes agregar, modificar, eliminar o reordenar las acciones importadas, así como aquellas que creas en Acrobat.

CAPÍTULO QUINCE

Figura 115b Determina la apariencia del botón usando imágenes, texto o ambos.

Consejo Haz clic en Advanced (Avanzadas) para elegir opciones de escalado y colocación en el diálogo Icon Placement (Colocación del ícono). 6. Selecciona la ficha Actions (Acciones) y define qué quieres que haga el botón cuando sea cliqueado. Lee sobre el uso de acciones en el #118, “Editar acciones”. 7. Haz clic en Close (Cerrar) para salir del diálogo y completar el botón. 8. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) para desactivar el modo de edición y haz clic para probar tu botón.


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116

Construir un lote de botones

Acrobat te permite agregar rápidamente varios botones a una página. Comienza por dibujar el primer botón y configurar su aspecto. Ve la columna “Acción: ahora o después” para saber cuándo agregar las acciones antes de realizar múltiplos. Una vez que el botón está listo, sigue estos pasos para agregar un lote de botones a una sola página: 1. Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el botón (nombrado Button0 en el ejemplo) y elige Place Multiple Fields (Insertar varios campos) desde el menú de atajo; se abre el diálogo Create Multiple Copies of Fields (Crear múltiples copias de campos). 2. Especifica los números de filas de botones que quieras mostrar en el documento. En el ejemplo, hay tres botones en dos filas. Puedes también redimensionar los botones en el diálogo. 3. Usa los botones de posicionamiento para desplazar el grupo de botones en la página –verás una previsualización en la página al hacer cambios. 4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo. 5. Los botones se nombran de acuerdo a sus nombres originales (figura 116). En el ejemplo, el botón original se nombró Button0 y es renombrado Button0.0.0. El botón a su lado en la fila es nombrado Button 0.0.1; la segunda fila comienza la numeración en Button0.1.0. Al agregar botones a la colección se continúa con la secuencia de numeración.

Duplicar botones ¿Quieres un botón de Regresar que aparezca en cada página de tu documento? Construye tu botón y agrega la acción adecuada. Por ejemplo, para usar un botón de Regresar aplicado a las páginas del documento, dibuja el primer botón y en el diálogo Button Properties (Propiedades del botón), coloca una acción de ir a una vista de página. Colocar la acción antes de realizar los duplicados ahorra un montón de tiempo después. Para agregar los duplicados: 1. Mueve el botón a la ubicación correcta en la página y haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el botón para abrir el menú de atajo. Elige Duplicate (Duplicar) para abrir el diálogo Duplicate Field (Duplicar campo). 2. La selección predeterminada es All pages (Todas); puedes hacer clic en From (De) y escribir el intervalo de páginas a usar, si prefieres.

Figura 116 Las series de botones se designan con el nombre original del botón y sus posiciones (arriba) y luego se renombran y reconfiguran (abajo).

6. Haz doble clic en cada botón para abrir su respectivo diálogo Button Properties (Propiedades del botón) y realiza cambios al nombre y la acción. El conjunto terminado se muestra en la parte inferior de la figura 116.

#116: Construir un lote de botones

3. Haz clic en OK (Aceptar) y los botones se agregan. Tan sólo eso. Cuando duplicas el botón, es meramente una copia del original –los nombres de los botones no se cambian.

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Acción: ahora o después Considera las acciones de los botones –en algunos casos (como en un conjunto de botones que abren una serie de documentos), es más sencillo tener la acción colocada para el primero y luego realizar modificaciones simples a los otros–. Otras veces –si las acciones son muy diferentes– crea los botones y luego agrega las acciones a cada uno. El ejemplo usado aquí ofrece diversos comandos File (Archivo), incluyendo Save File As (Guardar archivo como), Print File (Imprimir archivo), Attach to Email (Adjuntar a correo electrónico), Close File (Cerrar archivo) y Exit Program (Salir del programa). El botón final en la fila 2 se borró. Es más sencillo agregar el comando al primer botón y luego revisar los duplicados.

CAPÍTULO QUINCE

¿Y si quieres el mismo botón, como uno de Regresar o Imprimir en cada página? No hay problema. Ve cómo realizar botones duplicados en la columna “Duplicar botones”.

Esos molestos errores Supón que creas un conjunto de botones copiando y pegando. Luego haces clic en la herramienta Hand (Mano) y te das cuenta de que tu borde debería ser más fino –y el lote entero de los botones usan el aspecto incorrecto. No te preocupes. Selecciona todos los botones y luego cambia la apariencia en la barra Properties (Propiedades). Los cambios se aplican a todos los botones seleccionados. P.D. El mismo proceso aplica a los vínculos.


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117

Configurar un botón Al activar

Los botones comúnmente cambian de aspecto cuando mueves el puntero sobre ellos y luego pueden cambiar otra vez cuando les haces clic. Estos cambios son llamados estados del botón. Acrobat ofrece cuatro comportamientos distintos de botón, y un comportamiento, Push (Al activar), que te permite configurar diferentes estados para los botones. Selecciona la herramienta Button (Botón) en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) y haz clic cuando las guías muestren el botón en la ubicación correcta. Haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) en el diálogo Field Name (Nombre del campo) para abrir el diálogo Button Properties (Propiedades del botón). Una vez que estén en este diálogo, sigue las instrucciones del #115, “Dibujar un botón sencillo”, anteriormente en este capítulo para nombrar y establecer el aspecto. La acción real toma lugar en las fichas Options (Opciones) y Actions (Acciones).

• Desde el menú desplegable Layout (Diseño), puedes seleccionar desde una lista de opciones de diseño. Si eliges cualquier opción que incluya rótulos, el campo Label (Rótulo) se activa; si eliges cualquier opción que incluya imágenes, el campo Icon (Ícono) se activa.

Acciones del ratón Los botones pueden ocasionar diversas acciones dependiendo de dónde está tu puntero en relación al botón, así como la acción del ratón en sí. Estos movimientos del ratón son denominados triggers (desencadenadores). Elige desde un número de diferentes desencadenadores en el panel Options (Opciones) del diálogo Button Properties (Propiedades del botón). Elige uno de estos desencadenadores desde el menú desplegable Trigger (Desencadenador):

•

incluir Down (Esté pulsado) y Rollover (Al pasar sobre él) en el menú State (Estado) junto con Up (No esté pulsado) el único estado disponible para las otras opciones de comportamiento (figura 117a).

Mouse Down (Ratón pulsado). El botón del ratón es presionado.

•

• Haz clic en el estado apropiado en la lista a la izquierda del diálogo y escribe el texto en

Mouse Up (Ratón soltado). El botón del ratón ha sido presionado y soltado.

•

Mouse Enter (Ratón dentro). El puntero se mueve sobre el botón.

•

Mouse Exit (Ratón fuera). El puntero se mueve lejos del área del botón.

• Elige Push (Al activar) desde el menú desplegable Behavior (Comportamiento) para

el campo Label (Rótulo). Para agregar un ícono, que puede ser una imagen o un archivo PDF, haz clic en Choose Icon (Seleccionar ícono) para abrir un diálogo de examinar. Ubica el archivo y selecciónalo. Una miniatura aparece en el diálogo Button Properties (Propiedades del botón).

Consejo Haz clic en Advanced para elegir opciones de escalado y colocación en el diálogo Icon Placement (Colocación del ícono).

#117: Configurar un botón Al activar

Hay varios otros desencadenadores también utilizados específicamente para formularios y medios como los desencadenadores on Blur (Campo activado) y on Focus (Campo desactivado) para campos de formulario y Page Visible / Invisible (Página visible / invisible) para clips de medios. Refiérete al capítulo 13, “Usar video de Flash y medios 3D”, para información en el uso de multimedia.

314

Poner la Barra de herramientas de cabeza Todas las herramientas usadas para modificar barras de herramientas, botones y vínculos están en la barra de herramientas Properties (Propiedades). Haz clic con el botón derecho en la parte vacía de la barra de herramientas en la parte superior de la ventana del programa y elige Properties Bar (Barra de propiedades) o usa el atajo Ctrl+E (Comando+E). Si estás trabajando con un gran número de elementos, arrastra la barra de herramientas a la parte vacía de la barra de herramientas para acoplarla. Cuando le haces clic a un vínculo, marcador o botón, la barra de propiedades del elemento está activa –haz clic en More (Más) en la barra de herramientas para abrir el diálogo de dos fichas si quieres colocar acciones para el elemento seleccionado.

Figura 117a Determina la apariencia para cada estado del botón usando imágenes, texto o ambos.

Una vez que has establecido la apariencia para cada estado, selecciona la ficha Actions (Acciones) y especifica desencadenadores y acciones que quieras asociar con el botón. Si quieres usar acciones independientes para desencadenadores independientes, repite el proceso y elige el desencadenador apropiado desde el menú desplegable Triggers (Desencadenadores).

Consejo Los desencadenadores están descritos en la columna “Acciones del ratón. Haz clic en el diálogo cuando hayas terminado y prueba el botón (figura 117b).

Figura 117b Prueba el botón y sus estados –en la figura, la imagen izquierda es el botón estático, el botón central muestra el estado Mouse Enter (Ratón dentro) y la imagen derecha muestra el estado Mouse Down (Ratón pulsado).

CAPÍTULO QUINCE


315315

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118

Editar acciones

Usar botones y otros elementos interactivos como vínculos o marcadores es un ejercicio bastante sin sentido a menos que algo suceda cuando el usuario le hace clic al objeto. En el diálogo Button Properties (Propiedades del botón) haz clic en Actions (Acciones) para mostrar las opciones que puedes elegir y personalizar. Puedes agregar cualquier número de acciones que quieras a un vínculo, botón o marcador (figura 118a). Pero cuida de que la secuencia sea correcta –por ejemplo, probablemente no quieres una acción que abra una ventana desplegable explicando que otro documento se va a abrir después de que el archivo ya está mostrado.

Figura 118a Agrega varias acciones al mismo marcador u otro objeto interactivo como un vínculo o botón.

Una gran categoría de acciones te permite aplicar elementos de menú a tu botón interactivo, vínculo marcador desde el diálogo Properties (Propiedades). En la ficha Actions (Acciones), nota que “Execute a menu item” (“Ejecutar un elemento de menú”) es la predeterminada en la lista. Haz clic en Add (Agregar) para abrir las opciones disponibles (figura 118b).

Saltar a la acción Experimenta con las opciones disponibles en la acción “Execute a menu item” (“Ejecutar un elemento de menú”). Puedes sorprenderte de cuán interesante y funcional se convierte tu documento. Aquí hay algunas de las cosas que puedes hacer:

•

Enviar un documento por correo electrónico.

•

Guardar copias del documento.

•

Abrir otros documentos o medios digitales

•

Cambiar a varios niveles de ampliación y reducción.

•

Mostrar diferentes barras de herramientas y paneles de navegación.

Hacer que tu documento sea sensible Aplica acciones a elementos individuales de un documento o al documento entero. Puedes usar acciones aplicadas a tu documento para una variedad de propósitos –por ejemplo, para desplegar instrucciones o agradecer a los visitantes el llenado de un formulario. Para colocar acciones de documento usando Acrobat JavaScript sigue estos pasos:

Figura 118b Puedes usar muchos elementos de menú como acciones anexadas a los botones.

#118: Editar acciones


316

1. Elige Advanced > Document Processing > Set Document Actions (Avanzadas > Proceso de documentos > Definir acciones de documento). Se abre el diálogo Document Actions (Acciones de documento) mostrando una lista de acciones que se refieren a distintos estados de un documento. 2. Selecciona una acción desde la lista a la izquierda del diálogo. Luego haz clic en Edit (Editar) para abrir el diálogo JavaScript Editor (Editor JavaScript). 3. Escribe el texto para tu guión en el diálogo. 4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y enlistar el guión en el diálogo de acciones del documento –la acción seleccionada muestra un círculo verde al lado de su listado, lo que significa que tiene un guión de programación activo. 5. Click en OK (Aceptar) para cerrar el díalogo Document Actions (Accíones de documento). 6. Guarda el documento. Para probar el guión, cierra el documento o imprímelo, dependiendo de la acción elegida.

Como puedes ver, hay muchos comandos de menú que puedes adjuntar a tus botones y vínculos. Ten estos consejos en mente:

• Cuando estás editando acciones de vínculo, haz clic en la acción misma, no en los detalles (como el nombre del archivo) que se enlistan para algunas acciones.

• Si estás editando una acción de botón, haz clic en la acción en sí, no en el desencadenador o los detalles –recuerda, sólo los botones tienen desencadenadores

• No tienes que planear una secuencia de acciones por anticipado. Agrega las acciones que quieres usar y luego selecciona la que quieres reordenar, y haz clic en Up (Arriba) o Down (Abajo) para moverla en la lista de ejecución.

• Si cambias de idea sobre el uso de una acción, selecciónala en el área Actions (Acciones) del diálogo y haz clic en Delete (Eliminar).

Nota Puedes también agregar acciones al documento completo. Lee sobre acciones del documento en la columna “Hacer que tu documento sea sensible” y en el cuadro “Entrar en un estado”.

Entrar en un estado Los documentos tienen estados programables, incluyendo los siguientes:

• Document Will Close (El documento se cerrará), cuando un documento se cierra • Document Will Save (El documento se guardará), antes de que un documento se guarde • Document Did Save (El documento se guardó), después de que un documento se guarda • Document Will Print (El documento se imprimirá), antes de que un documento se imprima • Document Did Print (El documento se imprimió), después de que un documento se imprime Toma nota de los diferentes estados. Por ejemplo, una acción usada en el estado Document Will Save (El documento se guardará) toma lugar antes de que el documento se guarde, mientras que la acción Document Did Save (El documento se guardó), ocurre después de que el documento se guarda.

Asistencia en programación Hay muchos recursos disponibles para ayudarte a aprender a escribir JavaScript, incluyendo el formulario de JavaScript utilizado en Acrobat. Por ejemplo, revisa la Adobe Más JavaScript Scripting Guide disponible en http://www.adobe.com/devnet/acrobat/javascript.html.

CAPÍTULO QUINCE


CAPÍTULO DIECISÉIS

Proteger tus documentos Muchos de los archivos PDF que creas de manera habitual necesitan algún tipo de protección –para evitar el acceso no autorizado o manipulación de tus archivos–. No es necesario asegurar cada documento que generes, pero es una buena idea para aquellos que compartes o distribuyes. Acrobat 9 ofrece varios tipos de seguridad. La opción que elijas para tu documento depende del material involucrado, así como de la audiencia a la que te estás dirigiendo:

• Usa contraseñas para evitar el acceso no autorizado a los documentos. Restringe la apertura con una contraseña y limita posteriormente cualquier cambio con otra. Puedes también determinar si permites a los usuarios que copien, impriman o extraigan contenido desde un documento.

• Firma digitalmente tu documento, con lo cual defines sus contenidos a la vez que firmas y restringes la edición de los mismos. Puedes identificar la primera firma aplicada a un documento como una firma certificada.

• Envía por correo electrónico los documentos PDF y adjuntos en forma segura asociándolos a Security Envelopes (Sobres de seguridad).

• Limita el acceso a tu documento a una lista específica de usuarios, basándote en las firmas digitales y asigna diferentes derechos a usuarios distintos con las normativas de seguridad.

318

#

119

Sobre los metadatos Los metadatos son información descriptiva sobre un archivo que puede buscarse y procesarse por una computadora. El formato Extensible Metadata Platform (XMP) de Adobe te permite incrustar metadatos en un archivo para proporcionar información sobre los contenidos del documento. Las aplicaciones que soportan XMP pueden leer, editar y compartir esta información a través de bases de datos, formatos de archivo y plataformas. Si usas las opciones de compatibilidad con las versiones de Acrobat 6 a la 9, puedes elegir activar Metadata (Metadatos) en los ajustes de seguridad.

Dar tu permiso Aquí hay un resumen de los permisos que controlas usando seguridad de contraseña en el nivel de Acrobat 7 o más nuevo:

•

Deshabilita (o habilita) la impresión de baja y alta calidad.

•

Desde el menú desplegable Changes Allowed (mostrado en la figura 119a), elige un nivel de permisos para el usuario considerando campos de formulario, firmas y orientaciones de página.

La manera más sencilla de proteger tu documento es usando contraseñas, las cuales pueden ser aplicadas en cualquier versión de Acrobat 9. Acrobat ofrece dos niveles de contraseñas. Puedes usar uno o ambos tipos de contraseñas en el mismo documento. Elige desde las siguientes opciones:

• El nivel de usuario, o contraseña de apertura del documento, la cual requiere que el usuario escriba los caracteres correctos para abrir el archivo.

• La contraseña de nivel maestro o contraseña de permisos, la cual te permite configurar restricciones al documento. El ajuste preestablecido es un nivel superior de seguridad compatible con la versión de Acrobat 7 y posterior. Para cambiar a un nivel más bajo de seguridad para los lectores que utilizan versiones anteriores de Acrobat o a un nivel superior de seguridad para usar más características, tienes que restablecer el nivel Compatibility (Compatibilidad). Sigue estos pasos para aplicar una contraseña a un documento en Acrobat 9: 1. Elige File > Properties (Archivo > Propiedades) para abrir el diálogo Document Properties (Propiedades del documento); haz clic en la ficha Security (Seguridad) para mostrar los parámetros. 2. Selecciona Password Security (Seguridad mediante contraseña) desde el menú desplegable Security Method (Sistema de seguridad) para desplegar el diálogo Password Security – Settings (Seguridad mediante contraseña: configuración). 3. Selecciona una versión del programa en el menú desplegable Compatibility (Compatibilidad). El nivel que elijas define qué opciones están disponibles al configurar las contraseñas. 4. Puedes agregar una o más contraseñas:

• Selecciona la casilla de verificación “Require a password to open the document” (“Solicitar una contraseña para abrir el documento”) para activar el campo. Escribe una contraseña.

• Selecciona la casilla de verificación “Restrict editing and printing of the document” (“Restringir la edición e impresión del documento”). Luego determina las restricciones que quieres agregar al documento (figura 119a).



Usar niveles de seguridad y contraseñas en un documento

Proteger tus documentos

319

Figura 119a Elige las restricciones para aplicar al documento desde las opciones, basándote en el nivel de compatibilidad elegido previamente.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Password Security – Settings (Seguridad mediante contraseña: configuración). En el diálogo de confirmación, reescribe la contraseña y haz clic en OK (Aceptar). Haz clic en OK (Aceptar) nuevamente para salir del diálogo de información de codificación.

•

Para evitar que los usuarios accedan a los elementos de tu archivo, deselecciona la casilla de verificación “Enable copying of text, images and other content” (“Activar copiar texto, imágenes y otros contenidos”).

•

Elige “Enable text access for screen reader devices for the visually impaired” (“Activar acceso a texto de dispositivos lectores de pantalla para usuarios con problemas de visión”) para permitir la lectura del contenido de tu documento.

Eliminar la seguridad

Consejo Cuando colocas ambas contraseñas, debes confirmarlas en diálogos independientes. 6. Guarda el documento para colocar los ajustes de seguridad. Después de que conviertes el documento a un PDF, debes escribir la contraseña en un diálogo Password (Contraseña) para abrirlo en Acrobat si usaste una contraseña de apertura del documento. Cuando el documento se abre, verás un ícono de seguridad en la esquina superior izquierda del panel de navegación. Haz clic en el ícono para abrir el diálogo Security Settings (Configuración de seguridad), que explica que el documento tiene contraseñas adjuntas (figura 119b). Haz clic en Permission Details (Detalles del permiso) para abrir la ficha Security (Seguridad) del diálogo Properties (Propiedades).

Sin importar el método que uses para codificar o colocar seguridad en un documento, puedes cambiar o eliminar la protección desde Acrobat, si tienes los derechos: 1. Elige File > Properties > Security (Archivo > Propiedades > Seguridad). 2. Desde el menú desplegable Security Method (Sistema de seguridad) elige No Security (Sin seguridad) y luego haz clic en OK (Aceptar). 3. Haz clic en OK (Aceptar) para confirmar que quieres borrar la seguridad y eliminar las contraseñas del documento y cierra el diálogo.

#119: Usar niveles de seguridad y contraseñas en un documento

320

Consejos en la construcción de contraseñas Aquí hay algunas cosas para recordar sobre contraseñas de Acrobat:

•

Un archivo PDF con contraseñas de apertura del documento y permisos puede abrirse usando cualquiera de las contraseñas.

•

Las contraseñas pueden usar cualquier carácter pero son sensibles a mayúsculas y minúsculas

•

Tanto para las contraseñas de apertura del documento como de permisos.

•

Nopuedes usar los mismos caracteres


Figura 119b La información sobre restricciones de seguridad adjunta al documento se muestra en el diálogo Security Settings (Configuración de seguridad).


321

#

120

Crear un perfil ID Digital

Acrobat –junto con numerosos sistemas de administración de procesos y documentos– utiliza una firma digital (también conocida como ID digital o perfil digital) para proteger el contenido. Una firma digital, al igual que una firma manuscrita, es algo que te representa. Una firma digital tiene dos partes: una clave pública y una privada. Afortunadamente, no tienes que decidir cuál clave utilizar. Aquí está cómo funciona. Usas tu clave privada para aplicar tu firma digital a un archivo, el cual codifica la información usando la clave pública; misma que está contenida en un certificado que intercambias con tus colegas y contactos para verificar tu identidad. Otros usuarios utilizan esta clave pública para crear información codificada para compartir contigo. Este intercambio de doble vía de los certificados y claves es la base para la construcción de identidades de confianza, el tema de la columna lateral “Compartir e importar IDs digitales”. La firma visual que se aplica al documento, ya sea predeterminada o personalizada, se conoce como un aspecto. El aspecto se compone de combinaciones de campos de información (como fechas o texto), el logo de Acrobat o de gráficos importados. Puedes crear tanto firmas predeterminadas como personalizadas. Para crear una nueva firma, sigue estos pasos: 1. Elige Advanced > Security Settings (Avanzadas > Configuración de seguridad) para abrir el diálogo del mismo nombre. Haz clic en Digital IDs (ID digitales) a la izquierda del diálogo para mostrar tus archivos ID existentes en el panel superior derecho del diálogo (figura 120a).

Figura 120a Los archivos ID digitales, junto con otros tipos de servidores de seguridad e ID, se enlistan en el diálogo Security Settings (Configuración de seguridad). (continúa en la siguiente página)

#120: Crear un perfil ID Digital

322

Compartir e importar ID digitales Para abrir un documento firmado por alguien más, necesitas una copia de su certificado, llamado una trusted identity (identidad de confianza). Elige Advanced > Manage Trusted Identities (Avanzadas > Administrar identidades de confianza) para abrir el diálogo del mismo nombre. Tu lista de identidades puede mostrarse como certificados o como contactos en el diálogo. Los contactos son archivos FDF (File Data Format) intercambiados a través de una solicitud de correo electrónico, mientras que un certificado es la clave pública incluida en un documento codificado. Hay varias tareas importantes que puedes realizar en el diálogo:

•

•

•

Haz clic en Add Contacts (Agregar contacto) para abrir un diálogo en el que puedes seleccionar, buscar o examinar contactos y certificados en tu computadora. Haz clic en Request Contact (Solicitar contacto) para abrir el diálogo E-mail a request (Enviar una solicitud por correo electrónico). Coloca la dirección de la persona de la que te gustaría recibir el contacto. Haz clic en Edit Trust (Editar confianza) para abrir el diálogo Edit Certificate Trust (Editar confianza del certificado) y cambia las características de normativas asignadas a un contacto específico.

2. Para construir una nueva firma, haz clic en Add ID (Agregar un ID) en la barra de herramientas del diálogo. El diálogo Add Digital ID (Agregar un ID digital) se abre, dándote cuatro opciones. Las primeras tres tratan de los ID existentes: puedes encontrar un ID existente desde un archivo, desde un ID de itinerancia almacenado en un servidor o desde un dispositivo conectado a tu computadora (como una tarjeta inteligente). Para construir un nuevo ID, haz clic en “A new digital ID I want to create now” (“Un ID digital nuevo que deseo crear ahora”) y luego haz clic en Next (Siguiente) en la parte inferior del diálogo. En Windows, el siguiente diálogo te pregunta dónde quieres almacenar el ID digital. Tienes dos opciones: la predeterminada es crear un nuevo archivo ID digital PKCS#12 o puedes agregar el ID digital a tu Windows Certificate Store (Windows) (Almacén de certificados de Windows). Haz clic en una opción y luego en Next (Siguiente). 3. En el siguiente diálogo, agrega la información que quieres incluir en el certificado, como E-mail Address (Dirección de correo electrónico), Name (Nombre) y Organization Name (Nombre de organización). En la parte inferior del diálogo, realiza estas elecciones:

• Elige un Key Algorithm (Algoritmo de clave), que define el nivel de codificación (y la versión de Acrobat que puede abrir el archivo) –2 048 bit RSA (RSA de 2 048 bis) para Acrobat 9 o 1 024-bit RSA (RSA de 1 024 bits) para Acrobat 7 u 8.

• Desde el menú “Use digital ID for” (“Usar ID digital para”), elige Digital Signatures (Firmas digitales), Data Encryption (Codificación de datos) o Digital Signatures and Data Encryption (Firmas digitales y codificación de datos); haz clic en Next (Siguiente). 4. En el panel final del diálogo, haz clic en Browse (Examinar) para elegir una ubicación de almacenamiento para el certificado o dejar la ubicación predeterminada en el subdirectorio Security (Seguridad) de las carpetas de instalación del programa para que no pierdas el seguimiento de tus certificados. Escribe una contraseña y una confirmación de la contraseña y haz clic en Finish (Finalizar). 5. Cierra el diálogo Security Settings (Configuración de seguridad). En lugar de usar el aspecto predeterminado de la figura, dale un poco de brillo con una imagen: 1. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) para abrir el diálogo correspondiente y elige Security (Seguridad) desde el menú Categories (Categorías). Haz clic en New (Nuevo) en las preferencias Digital Signatures (Firmas digitales) para abrir el diálogo Configure Signature (Configurar aspecto de la firma).

(continúa en la siguiente página) CAPÍTULO DIECISÉIS


323

2. Escribe la información y descripción de la nueva firma (figura 120b):

Figura 120b Determina las características para el aspecto personalizado de la firma.

•

Haz clic en Export (Exportar) para abrir el asistente Data Exchange File (Archivo de intercambio de datos: Exportando la información de contacto). Pasa a través del asistente y especifica el destino (correo electrónico o exportación), agrega una firma digital opcional, elige una ubicación de almacenamiento y revisa los resultados; haz clic en Finish (Finalizar) para salir del asistente y exportar la información.

•

Haz clic en Delete (Eliminar) para eliminar un contacto seleccionado o certificado.

•

Haz clic en Show Certificate (Mostrar certificado) para mostrar los contenidos del certificado de un contacto seleccionado o nombre certificado.

• Escribe un título para el aspecto –utiliza un nombre descriptivo para poder reconocerlo más fácil.

• Selecciona la opción Configure Graphic (Configurar gráfico). Puedes elegir no usar un gráfico, usar una imagen desde un archivo o tu nombre. Para usar una imagen, haz clic en Imported graphic (Gráfico importado) y luego File (Archivo) para abrir un diálogo Select Picture (Seleccionar imagen). Ubica el archivo y haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo; haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la vista previa de la imagen.

• Especifica las opciones de texto que quieres mostrar en la sección Configure Text (Configurar texto) del diálogo. Todas las opciones están seleccionadas por defecto. Cualquier opción que deselecciones, como Reason (Motivo) o Date (Fecha), no aparecen en la firma terminada.

• Si es aplicable, selecciona una dirección del texto y dígitos (no mostrado en la figura). 3. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Configure Signature Appearance (Configurar aspecto de la firma). El nuevo aspecto de la firma es agregado a la lista Appearance (Aspecto). Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Preferences (Preferencias).

#120: Crear un perfil ID Digital

324

Escoge los predeterminados Ahorra tiempo cuando estés trabajando con documentos seguros al designar firmas predeterminadas en el diálogo Security Settings (Configuración de seguridad). Escoge una de tus firmas y haz clic en Usage Options (Opciones de uso) para abrir la lista. Selecciona la firma predeterminada para estos propósitos:

•

Firmar un documento seleccionando Use for Signing (Usar para firmar)

•

Certificar un documento al seleccionar Use for Certifying (Usar para certificar) –se despliega el mismo ícono si eliges ambas opciones: firmar y certificar

•

Codificar un archivo seleccionando Use for Encryption (Usar para codificación)

•

Adjuntar un nombre descriptivo al archivo haciendo clic en Personalize (Personalizar)


Servidores de normativas Hay tres tipos de servidores de normativas que puedes usar con Acrobat. Todos están disponibles eligiendo Advanced > Security Settings (Avanzadas > Configuración de seguridad) para abrir el diálogo correspondiente. Los ajustes y accesos a estos servidores son controlados por el administrador de tus sistemas:

•

Directory server (Servidor de directorio). El servidor Verisign Internet Directory es un sistema utilizado por firmas digitales de terceras partes y codificación. En lugar de intercambiar certificados entre individuos, tu contenido es administrado por el servidor.

•

Time Stamp server (Servidor de marca de hora). Si tu red o sistema permite un servidor de marca de hora, puedes usar las capacidades del servidor para autentificar el tiempo mostrado en las firmas de tu documento.

•

Adobe Policy server (Servidor de normativa Adobe). Estos controles de servidor hospedados por Adobe acceden a tu documento usando usuarios nombrados y pueden dar seguimiento al acceso del documento y sus versiones, colocar fechas, aplicar marcas de agua y fecha de expiración.


325

#

121

Firmar un documento

Una forma de aplicar un ID digital a un documento PDF confirmando que el archivo es legalmente un documento correcto es certificarlo. Esto afirma que el contenido es correcto y determina los tipos de cambios permitidos al documento. Por ejemplo, un formulario puede certificarse y permitir al usuario rellenar los campos; sin embargo, si el usuario intenta borrar o reemplazar páginas, el documento no estará ya certificado al nivel del documento. Aquí está lo que haces para una firma visible (lee la columna “Un clic aquí, un clic allí” para detalles sobre los diálogos no incluidos en la siguiente técnica): 1. Haz clic en el botón de tarea Sign (Firmar) para abrir su menú y elegir Certify with Visible Signature (Certificar con firma visible) o Certify Without Visible Signature (Certificar sin firma visible) para activar la herramienta Digital Signature (Firma digital). 2. Dibuja un rectángulo en el documento con la herramienta. Cuando sueltes el ratón, el ícono de firma se despliega en donde dibujaste el rectángulo y el diálogo Certify Document (Certificar documento) se abre (figura 121a).

¿Certificar o firmar? Decide cuándo necesitas certificar un documento y cuándo necesitas firmarlo. Si creas una cantidad de documentos para distribución segura, puedes querer certificar cada uno mientras los generas. Sé consciente de las restricciones agregadas a un documento cuando lo certificas. Si tienes la intención de que cualquiera de tus destinatarios realice cambios, como adiciones o eliminaciones, firma y determina una razón como “I am the author” (“Soy el autor”) en vez de certificar. Sin embargo, para especificar reglas de modificación en un flujo de trabajo de firmas múltiples, certificar es definitivamente la forma de trabajar.

La conveniencia de firmar y certificar

Figura 121a Define cómo quieres certificar el documento usando estas opciones.

3. En el diálogo Certify Document (Certificar documento), decide cómo aparecerá y trabajará la firma eligiendo opciones desde el menú desplegable:

• Selecciona el ID digital y escribe la contraseña para la firma. • Elige una de las apariencias de tu firma desde el menú desplegable Appearance (Aspecto). Si no tienes la apariencia correcta, diseña una nueva. (continúa en la siguiente página)

#121: Firmar un documento

Acrobat 9 trae algunas simplificaciones al flujo de trabajo de firmar y certificar que seguro apreciarás. En el diálogo Certify Document (Certificar documento), elige New ID (ID nuevo) desde el menú desplegable Sign As (Firmar como). ¿No tienes el aspecto correcto para la firma? No hay problema: crea uno nuevo (lee cómo en el #120, “Crear un perfil de ID Digital”). ¡Caray!

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Codificación o firma: no ambas Puedes codificar un documento que contiene firmas. Si quieres compartir un documento que ha sido firmado, usa una copia sin firmar o elimina las firmas. Para borrar las firmas, selecciona Clear All Signature Fields (Borrar todas las firmas) desde el menú Options (Opciones) en el panel Signatures (Firmas).

Un clic aquí, un clic allí La primera vez que certifiques un documento, pasarás a través de dos diálogos de información que explican cómo funciona la certificación y cómo dibujar un campo de firma. Cuando se desplieguen, léelos y selecciona “Don’t show again” (“No volver a mostrar este mensaje”) para ahorrar clics del ratón en un futuro. Por consiguiente, todo lo que haces es seleccionar uno de los comandos de certificar y la herramienta Digital Signature (Firma digital) se activa.

• Si la firma incluye la opción Reason (Motivo), determina por qué está siendo certificado el documento con las opciones desde el menú desplegable Reason (ve el #120, “Crear un perfil de ID Digital”).

• Determina los derechos que quieres otorgar al usuario desde el menú desplegable Permitted Actions After Certifying (Acciones permitidas tras certificar). Tienes tres opciones: puedes evitar la realización de cualquier cambio; permitir a los usuarios agregar comentarios, rellenar formularios y firmar el documento.

• Haz clic en Review (Revisar) para revisar el documento en temas que pueden interferir con la certificación, como una firma preexistente. 4. Para certificar el archivo, haz clic en Sign (Firmar) para abrir el diálogo Save As (Guardar como). 5. Nombra el documento y haz clic en Save (Guardar). El documento se guarda y la Document Message Bar (Barra de mensajes del documento) despliega información básica sobre la firma (figura 121b).

Figura 121b La firma terminada se dibuja en la página y la barra de mensajes del documento muestra información y contiene un vínculo a las propiedades de firma.

En lugar de agregar una sola firma de certificación, puedes agregar un campo de firma en blanco, que es un tipo especializado de campo de formulario utilizado para recopilar firmas de otros usuarios. Para agregar un campo de firma, haz lo siguiente: 1. Haz clic en el botón de tarea Sign (Firmar) para abrir su menú y elegir Sign Document (Firmar documento) para activar la herramienta Digital Signature (Firma digital). Dibuja un rectángulo para el campo en tu documento. 2. Suelta el botón del ratón para abrir el diálogo Sign Document (Firmar documento), que contiene las mismas opciones para seleccionar una firma y aspecto que el diálogo Certify Document (Certificar documento). Elige los detalles de firma y apariencia. 3. Selecciona Lock Document After Signing (Bloquear documento tras firmar) si quieres evitar cambios luego de que el documento es firmado y guardado.



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4. Haz clic en Sign (Firmar) para abrir el diálogo Save As (Guardar como). Nombra el archivo y selecciona su ubicación de almacenamiento; haz clic en Save (Guardar) para cerrar el diálogo. Verás tu firma en el campo y enlistada en el panel Signatures (Firmas), que se despliega automáticamente cuando el documento es guardado (figura 121c).

Figura 121c Lee los detalles sobre la firma en el panel Signatures (Firmas).

Previsualizar antes de firmar Acrobat ofrece un modo de vista previa del documento en donde puedes ver qué elementos (si los hay) pueden comprometer la seguridad del documento como los modelos 3D, capas o video de Flash. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) y selecciona Security (Seguridad). Haz clic en la casilla de verificación Select View Documents in Preview Document (Ver documentos en el modo de vista previa de documentos al firmar) y haz clic en OK (Aceptar).

Hazlo válido y rápido

Cuando le hagas clic a un campo de firma se abre la barra de mensajes del documento y describe el estado. Haz clic en View Report (Ver informe) para mostrar una lista de elementos que pueden afectar el estado y luego haz clic en Close (Cerrar) para dejar salir el diálogo. Haz clic en Sign Document para proceder con la firma.

Si tu trabajo incluye una cantidad de validaciones de firma, puede consumir tiempo elegir comandos reiteradamente para validar una o varias firmas en cada documento que abres. En lugar de eso, coloca una preferencia para tener validadas las firmas automáticamente cuando el documento se abre. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) y haz clic en la categoría Security (Seguridad) en la lista. Haz clic en la casilla de verificación “Verify signatures when the document is opened” (“Verificar firmas al abrir el documento”) en la parte superior del diálogo y haz clic en OK (Aceptar). La próxima vez que abras un documento que contenga firmas,éstas serán verificadas automáticamente.

Si trabajas con una cantidad de contenido dinámico y firmas, el modo de vista previa del documento probablemente no explicará nada que no sepas y simplemente agrega clics de ratón adicionales.

Para revisar la validez de una firma, selecciónala en el panel Signature (Firmas) y elige Options > Validate Signature (Opciones > Validar firma) en el panel. La firma es comprobada y Acrobat despliega los resultados en un diálogo. Haz clic en Close (Cerrar) para dejar salir el diálogo. Si tienes varias firmas para validar, haz clic en Validate All (Validar todas las firmas) en el panel Signature (Firma).

#121: Firmar un documento

328

#

122

Explora otro camino Elige Options > View Signed Version (Opciones > Ver versión firmada) desde el menú del panel Signatures (Firmas) para abrir el documento en otra ventana de Acrobat. Verás un mensaje en la barra de mensajes del documento del que estás viendo una versión firmada. Haz clic en Report (Ver informe) en la barra de mensajes del documento para abrir el PDF Signature Report (Informe de firma PDF), el cual enlista cualquier problema en el despliegue del documento, como dependencias externas o contenido dinámico, así como otros detalles.

Un flujo de trabajo de varias firmas El flujo de trabajo básico para construir y recopilar varias firmas funciona así:

•

Agrega campos para firmas usando la herramienta de formularios Digital Signature (Firma digital).

•

Firma o certifica el documento.

•

Distribuye o comparte (revisa las nuevas características de revisión en el #11, “Mezclar archivos de word en PDF”).

•

Evalúa los cambios por historias de comparación.


Rastrear cambios

Acrobat 9 Pro ofrece la capacidad de monitorizar un documento que contiene varias firmas y de ver la historia y los cambios realizados en un punto en particular del flujo de trabajo. En lugar de agregar varias firmas con la herramienta Sign (Firmar) o Certify (Certificar), trabaja con la herramienta de formularios Digital Signature (Firma digital) (lee todo sobre formularios en el capítulo 12, “Crear y administrar formularios”).

Nota Los cambios descritos en esta técnica están relacionados con las opciones permitidas por el certificador del documento, como agregar anotaciones y firmar el documento. Para leer sobre la comparación de cambios en general en los documentos (¡y puedes comparar mucho más que en las versiones anteriores de Acrobat!), revisa el #84, “Comparar documentos”. Aquí está cómo agregar campos para varias firmas y luego certificar o firmar el documento: 1. Elige Forms > Add or Edit Fields (Formularios > Agregar o editar campos). Acrobat muestra un diálogo de información, que te pregunta si quieres que se detecten automáticamente campos existentes de formulario. Haz clic en Yes (Sí) para descartar el diálogo y procesar el archivo. 2. Una vez que el archivo es procesado, otro diálogo te notifica cualquier campo encontrado; haz clic en OK (Aceptar). Otra copia de tu documento se abre en la ventana Form Editing (Edición de formulario). 3. Haz clic en Add New Field (Agregar nuevo campo) en la barra de herramientas Form Editing (Edición de formularios) y elige Digital Signature (Firma digital). 4. Mueve el puntero sobre la página y haz clic cuando el campo esté en la ubicación correcta. El bloque de firma se dibuja en la página y aparece el diálogo Field Name (Nombre del campo) (figura 122a). El campo se nombra por defecto con el tipo del campo y un número; escribe un reemplazo en el campo Field Name (Nombre del campo).


329

Lo que puede decirte una firma Asegúrate de que los miembros de un grupo de revisión tienen los mismos conjuntos de certificados; un certificado perdido da como resultado una firma desconocida. Puedes obtener la información del certificado directamente desde una firma a usar para validar esa firma.

Figura 122a Usa la herramienta Digital Signature (Firma digital) para agregar y configurar los campos en tu documento.

Nota Haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el diálogo completo Digital Signature Properties (Propiedades de la firma digital), en donde puedes incluir un consejo de herramientas, elige un aspecto para el campo y determina acciones que ocurran cuando el campo se firma. Haz clic en Close (Cerrar) para regresar al documento. Lee sobre propiedades de campo en el #87, “Trabajar en el modo Edición de formularios”. 5. Continúa agregando campos adicionales de firma como sea necesario. Haz clic en Close Form Editing (Cerrar edición de formulario) para cerrar la ventana y regresar al documento en la ventana original de Acrobat. Luego, firma y/o certifica el documento. Haz clic en el botón de tarea Sign (Firmar) para desplegar su menú y elegir Sign Document (Firmar documento) o Place Signature (Colocar firma), dependiendo de cómo quieres agregar tu firma:

• Sign Document (Firmar documento). Si eliges Sign Document (Firmar documento), un diálogo de información se abre, explicando que puedes usar un campo existente sin firmar. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo, haz clic en el campo que quieres usar y agrega tu firma.

• Place Signature (Colocar firma). Si eliges Place Signature (Colocar firma), un diálogo de información se abre, explicando cómo dibujar un nuevo campo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo, luego haz clic y arrastra para agregar el nuevo campo de firma.

#122: Rastrear cambios

Verifica que el motivo por el cual la firma no se está validando no es simplemente que el certificado está perdido. En el panel Signatures (Firmas), selecciona el listado de firmas y luego elige Options > Show Signature Properties (Opciones > Mostrar propiedades de firma) para abrir el diálogo Signature Properties (Propiedades de firma). Haz clic en Show Certificate (Mostrar certificado) a la derecha de la ficha Summary (Resumen) –mostrada por defecto cuando el diálogo se abre. Cuando el diálogo Certificate Viewer (Visor de certificados) se abre, selecciona la ficha Trust (Confianza) y luego haz clic en Import Contact (Importar contacto) para abrir el diálogo Import Contact Settings (Configuración de importación de contacto). Sigue las indicaciones para agregar el certificado a tu lista y verificar la firma.

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Continúa como se describe en el #121, “Firmar un documento”. Finalmente, después de que el proceso de revisión o distribución está completo, puedes revisar el documento en cualquier punto. Cuando abres el archivo, Acrobat valida automáticamente las firmas y despliega los resultados en la Document Message Bar (Barra de mensajes del documento). Haz clic en el panel Signature (Firmas) para abrirlo. Verás un número de elementos en.listados (figura 122b). Los comentarios agregados están enlistados como El original está certificado anotaciones

Las modificaciones incluyen cerrar o reajustar las cajas de comentario

Las firmas son válidas

Firmado en los campos

Figura 122b Rastrea los cambios en el panel Signature (Firmas) cuando un flujo de trabajo involucra varios ID digitales.

Compara la versión actual del archivo con sus contenidos al momento en que la firma fue aplicada utilizando la información histórica almacenada con las firmas. Selecciona la firma en el panel Signature (Firmas) y luego elige Options > Compare Signed Version to Current Version (Comparar versión firmada con la versión actual) para procesar el archivo.



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Las diferencias se muestran en una nueva ventana (figura 122c). Si gustas, puedes guardar el documento de resultados o cerrar la ventana del documento firmado para regresar al documento principal.

Figura 122c Visualiza las diferencias en un documento entre el momento en el que fue aplicada una firma y el estado actual del archivo.

Puedes también usar la historia para revisar una versión en particular. Lee cómo hacerlo en la columna lateral “Revisar de otra forma”.

#122: Rastrear cambios

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# Nombrar nombres Cuando estás creando normativas de certificado, decide por adelantado si quieres generar normativas para un grupo específico de personas de forma habitual o si necesitas enviar documentos a distintas personas en tiempos diferentes. Cuando creas o editas una normativa de certificados de clave pública selecciona la opción “Ask for recipients when applying this policy” (“Solicitar destinatarios al aplicar esta normativa”) en la ventana de ajustes General (Configuración general) del asistente para generar una lista diferente de destinatarios cada vez que aplicas la norma.

123

Crear y administrar normativas de seguridad

Las normativas de seguridad funcionan de una forma similar a la construcción y el uso de estilo para el texto, y puedes crear normativas para contraseñas y certificados. Si trabajas en un entorno empresarial, puedes tener un Adobe Policy Server (Servidor de normativas LiveCycle de Adobe), un producto independiente de servidor de Adobe que administra las normativas de seguridad. 1. Haz clic en el botón de tarea Secure (Proteger) y elige Manage Security Policies (Administrar normativas de seguridad) o elige Advanced > Security > Manage Security Policies (Avanzadas > Seguridad > Administrar normativas de seguridad) para abrir el diálogo del mismo nombre (figura 123).

Convertir en favorita En muchos flujos de trabajo, con frecuencia usas la misma normativa una y otra vez. En lugar de abrir los diálogos y elegirla cada vez, ahorra un par de clics del ratón y define una como favorita. En el diálogo Managing Security Policies (Administrar normativas de seguridad), haz clic en la normativa del listado en la parte superior del diálogo y luego haz clic en Favorite (Favorito) en la barra de herramientas del diálogo. Cualquier normativa que definas como Favorite (Favorito) muestra una estrella a la izquierda de su listado en el diálogo. Cuando cierras el diálogo de normativas (continúa en la siguiente página)

Figura 123 Agrega, elimina, edita y si no, administra tus normas de seguridad en este diálogo.

2. Haz clic en New (Nuevo) para abrir el asistente New Security Policy (Nueva normativa de seguridad). Los pasos involucrados en la creación de cada tipo de norma se enlistan a la izquierda de la ventana. Todos los tipos usan la misma pantalla inicial para elegir un tipo de seguridad, una pantalla de configuración general y todas tienen una pantalla Summary (Resumen) al final del asistente. 3. Sigue a través del asistente para completar la normativa. Haz clic en Cancel (Cancelar) en la parte inferior de la ventana en cualquier momento para salir del asistente. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta cuando construyes y trabajas con normativas:

• Cuando estás creando normativas de contraseña, ten en cuenta la opción de inclusión de contraseña en los ajustes General (Configuración general). Deselecciona “Save



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passwords with the policy” (“Guardar contraseñas con la normativa”) si quieres determinar una contraseña y restricciones cada vez que usas la normativa.

• Elige un método de codificación de acuerdo con tus usuarios y con lo que necesitas proteger. Por ejemplo, a menos que tus usuarios tengan Acrobat o Adobe Reader 7-9, no podrán usar la opción de codificación 128-bit AES (AES de 128 bits) que te permite proteger sólo adjuntos. Si eliges la codificación 256-bit AES (AES de 256 bits), tus usuarios necesitan Acrobat o Adobe Reader 9 para ver los contenidos.

• Desde el menú Show (Mostrar), desplegado en la figura 123, filtra la lista desplegando sólo normativas de la organización o del usuario.

•

Haz clic en una normativa de la lista en el panel superior del diálogo para ver sus detalles en el panel inferior. Haz clic en Apply to Document (Aplicar al documento) y sigue la secuencia de diálogos e indicaciones para dar seguridad al documento.

#123: Crear y administrar normativas de seguridad

la próxima vez que necesites dar seguridad a un documento, tu favorita estará enlistada en el menú del botón de tarea Secure (Proteger).

¿Quién eres hoy? Cuando estás eligiendo un ID digital para una normativa de codificación, selecciona una de estas tres opciones para especificar la persistencia del ID digital:

•

“Ask me which Digital ID to use next time” (“Preguntarme el ID digital que se utilizará la próxima vez”) es la opción predeterminada. Cuando eliges esta opción, cada vez que le haces clic a un campo de firma, se abre el diálogo Apply Digital Signature (Aplicar firma digital).

•

“Use this Digital ID until I close the application” (“Utilizar este ID digital hasta que cierre la aplicación”) es una opción útil si estás en un flujo de trabajo en donde estás revisando, comentando, modificando y firmando documentos.

•

Elige “Always use this Digital ID” (“Utilizar siempre este ID digital”) si trabajas con una firma todo el tiempo.

334

#

124

¿En quién confías? En el Trust Manager (Administrador de confianza), haz clic en Change Settings (Cambiar configuración) para abrir el diálogo Manage Internet Access (Administrar acceso a internet). Aquí especificarás cómo y cuándo pueden conectarse los archivos PDF a sitios Web para compartir y recuperar información:

•

Empieza seleccionando si vas a permitir, bloquear o especificar una lista de sitios.

•

Escribe la URL para un sitio Web y determina si vas a permitirlo o bloquearlo.

•

Define un comportamiento predeterminado para los sitios no incluidos en tu lista –siempre pregunta, siempre habilita o siempre bloquea.

Administrar multimedia y confianzas

En Acrobat hay varios tipos de seguridad y confianza que puedes acceder en distintas ubicaciones. Además de administrar tus identidades de confianza, necesitas establecer confianzas para el uso de multimedia. Una novedad en Acrobat 9 es poder elegir y exportar tus ajustes de seguridad para compartirlos con destinatarios, llevar a otra computadora, etcétera.

Nota Muchas de las preferencias están disponibles sólo para Windows, así como las características Pro Extended que no están disponibles para Mac. Multimedia Trust (legacy) (Confianza en contenido multimedia (heredado)). Necesitas determinar cómo administrar documentos multimedia y cómo el comportamiento del documento. Para empezar, elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) para abrir el diálogo Preferences (Preferencias). Haz clic en Trust Manager (Administrador de confianza) para desplegar su configuración (figura 124a).

Figura 124a Indica cómo los diferentes reproductores de medios y despliegues se utilizan en Acrobat.

En la parte superior del diálogo, selecciona la casilla de verificación “Allow multimedia operations” (“Permitir operaciones multimedia”) y luego elige una opción desde el menú desplegable “Change Permission for selected multimedia player to” (“Cambiar permisos del reproductor multimedia seleccionado”). Puedes seleccionar distintas opciones para los reproductores enlistados (ver la columna lateral “Escoge tu reproductor” para más detalles). En la parte inferior del diálogo, selecciona varias opciones de reproducción, como vistas en ventanas flotantes o a pantalla completa.



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Trusted Identities (Identidades de confianza). Los autores confiables llegan a ti a través del ID digital que sostiene una identidad. Para agregar a alguien en tu lista, abre el panel Signature (Firmas) para un documento que incluya la firma y sigue estos pasos: 1. Selecciona la firma en el panel Signature (Firmas), y elige Options > Show Signature Properties (Opciones > Mostrar propiedades de firma) para abrir el diálogo. 2. En la ficha Summary (Resumen), que se muestra por defecto, haz clic en Show Certificate (Mostrar certificado) para abrir el diálogo Certificate Viewer (Visor de certificados). 3. Haz clic en la ficha Trust (Confianza) para desplegar Trust Settings (Configuración de confianza) de los ID digitales (figura 124b). Haz clic en Add to Trusted Identities (Agregar identidades de confianza). Verás un diálogo de información que explica que tendrás que validar las firmas nuevamente si cambias los parámetros de confianza. Haz clic en OK (Aceptar).

Figura 124b Incluye un ID digital en tu lista de identidades de confianza.

4. Luego, se abre el diálogo Import Contact Settings (Importar configuración de contacto), para que puedas seleccionar o deseleccionar los elementos de confianza mostrados en la figura 124b. Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo Signature Properties (Propiedades de firma) y haz clic en Close (Cerrar) para regresar al programa. Trust Manager (Administrador de confianza). Con todos los diferentes tipos de confianzas en Acrobat, ¡hay un motivo para que allí haya un administrador de confianza! En las preferencias, haz clic en Trust Manager (Administrador de confianza) para desplegar la configuración. Define las opciones en estas tres áreas:

• Selecciona la casilla de verificación “Allow opening of non-PDF file attachments with external application” (“Permitir la apertura de archivos adjuntos no PDF con aplicaciones externas”) para ejecutar un programa de origen si quieres abrir un archivo Microsoft Word o Excel adjunto a tu documento PDF.

#124: Administrar multimedia y confianzas

Elige tu reproductor En las preferencias Multimedia Trust (legacy) (Contenido multimedia) (heredado) puedes indicar si permites que la multimedia se reproduzca en documentos de confianza. Asigna un nivel de permiso para operaciones multimedia desde estas opciones:

•

“Always” (“Siempre”) reproduce el contenido en el reproductor todas las veces.

•

“Never” (“Nunca”) evita que el reproductor se utilice.

•

“Prompt” (“Solicitar”) solicita una decisión cuando un documento no confiable que contiene medios se abre. Tú decides si agregas un documento no confiable a tu lista de documentos confiables o autores.

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Mejorar la seguridad Como si contraseña, certificado y otras formas de seguridad no fueran suficientes, Acrobat 9 incluye una característica Enhanced Security (Seguridad mejorada). En las preferencias, haz clic en Security (Enhanced) (Seguridad (Mejorada)) para desplegar los parámetros. La recomendación es mantener el nivel de seguridad y la casilla de verificación Enable Enhanced Security (Activar seguridad mejorada) seleccionada por defecto. Puedes tener problemas con un nivel alto de seguridad en algunos flujos de trabajo, que puedes especificar en el diálogo. Para definir una ubicación exenta de la característica de seguridad mejorada:

•

Haz clic en Add File (Agregar archivo) para ubicar e incluir un único archivo.

•

Haz clic en Add Folder Path (Agregar ruta de carpeta) para definir una ubicación de carpeta a exentar.

•

Haz clic en Add Host (Agregar host) para desplegar un campo en donde escribes la URL para el nombre de host a ser excluido del nivel de seguridad.


• Indica cómo acceden los archivos PDF a Internet. La opción predeterminada es “Unless explicitly permitted, PDF files cannot send information to the Internet” (“Los archivos PDF no pueden enviar información a Internet, a menos que se permita expresamente”). Lee sobre tus opciones en la columna “¿En quién confías?”

• Permite que Acrobat maneje actualizaciones automáticas para certificados raíz desde un servidor de Adobe. La acción predeterminada incluye que te pregunte antes de instalar. ¡Qué considerado! Administrar toda tu configuración de seguridad. Acrobat 9 incluye una interesante característica nueva que te permite empaquetar todos tus ajustes de seguridad en un solo paquete que puedes exportar y guardar como un archivo externo, listo para compartir con otros o moverlo a otra computadora. Sigue estos pasos: 1. Elige Advanced > Security > Export Security Settings (Avanzadas > Seguridad > Exportar configuración de seguridad) para abrir el diálogo mostrado en la figura 124c. Como puedes ver en el diálogo, la lista incluye parámetros que has reunido y creado en muchos diálogos, preferencias y tareas.

Figura 124c Elige grupos de ajustes para exportar.

2. Haz clic en OK (Aceptar) para abrir una versión expandida del diálogo en donde puedes seleccionar cada categoría de ajuste y especificar qué componentes se exportarán. 3. Haz clic en Export (Exportar) para abrir un pequeño diálogo de codificación y elegir cómo quieres proteger el archivo de parámetros. Elige una contraseña, certificado o ninguna seguridad y luego haz clic en OK (Aceptar). Procede con los siguientes diálogos de acuerdo con el tipo de seguridad seleccionada.


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4. En el diálogo final Save Security Settings (Guardar configuración de seguridad), nombra el archivo y haz clic en Save (guardar). Los ajustes se almacenarán en un archivo AXML (Adobe XML) usando el tipo de archivo .acrobatsecuritysettings. Si quieres importar ajustes de seguridad, elige Advanced > Security > Import Security Settings (Importar configuración de seguridad) y sigue las indicaciones.

Nota Exportar el conjunto de parámetros es diferente de exportar un certificado. Exportas un certificado para compartir con destinatarios que pueden validar tu firma y enviarte documentos codificados.

#124: Administrar multimedia y confianzas

338

#

125

Servir tu correspondencia Si estás trabajando con el Adobe Policy Server (Servidor de normativas de Adobe), puedes aplicar el proceso de Security Envelope (Sobre de seguridad) directamente a través de Outlook. Abre una ventana de correo electrónico y haz clic en Attach as Secured PDF (Adjuntar como archivo Adobe PDF) en la barra de herramientas Standard (Estándar). En el diálogo que se despliega, elige el archivo que quieres enviar y luego selecciona una opción de seguridad. Puedes restringir la apertura de los nombres enlistados en los campos To y CC del correo o seleccionar una norma y hacer clic en OK (Aceptar). El documento adjunto al correo electrónico se despliega como es usual pero “(Secure)” (“Protegido”) aparece en el nombre del adjunto.

Usar papel electrónico seguro

Acrobat 9 Pro ofrece un modo eficiente de asociar documentos y adjuntar archivos –PDF y de otro tipo– en un Security Envelope (Sobre de seguridad) para distribuir. ¡Los sobres de seguridad incluso se parecen a los sobres reales! Simplemente incrusta los adjuntos en un Security Envelope (Sobre de seguridad), codifícalo usando una contraseña o método de seguridad de certificado y luego envíalo por correo electrónico. Sólo la persona con derechos para abrir el sobre de seguridad puede ver los contenidos. Una vez abierto, el destinatario puede extraer los adjuntos y guardarlos, aunque no estarán más codificados. La codificación no modifica los adjuntos de ninguna manera. Aplicas un sobre de seguridad pasando a través de un asistente: 1. Elige Advanced > Security > Create Security Envelope (Avanzadas > Seguridad > Crear sobre de seguridad), o elige el comando desde el menú desplegable del botón de tarea Secure (Proteger). 2. Trabaja en los pasos del asistente:

• Selecciona documentos para adjuntar. • Elige una plantilla. La figura 125a muestra ejemplos de cada una de las plantillas predeterminadas.

Figura 125a Elige desde una de las tres plantillas provistas para usar en el Security Envelope (Sobre de seguridad) o crea la tuya.

• Elige completar el proceso manualmente o completar el sobre de seguridad y enviarlo por correo electrónico. La opción predeterminada es enviarlo por correo posteriormente, lo que es necesario cuando la plantilla contiene campos que tienes que completar.

• Configura una norma de seguridad –haz clic en Show All Policies (Mostrar todas las normativas) en esta pantalla del asistente para desplegar tu lista de opciones de certificado o contraseña.



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• Especifica información de identidad en los campos, lo cual muestra la identidad que estableces en Acrobat cuando realizas diferentes funciones como la creación de certificados, firmar, etcétera. Si lo deseas, selecciona “Do not show again” (“No volver a mostrar”) para saltar esta pantalla.

• Revisa el resumen: el archivo incluido en el sobre de seguridad, la plantilla y tu elección para distribución.

•

Clic en Finish (Terminar) para cerrar el asistente. 3. El siguiente paso depende de la normativa y las opciones de entrega que hayas seleccionado:

• Si eliges una contraseña, por ejemplo, ves el diálogo Password Security–Settings (Seguridad de contraseña: configuración) (descrito en el #119, “Usar niveles de seguridad y contraseñas para un documento”).

• Si adjuntas un certificado, el diálogo Certificate Security Settings (Configuración de certificado de seguridad) se abre para que elijas y aplique una norma.

•

Si tienes la intención de enviar el correo electrónico directamente, escribe las direcciones de tus destinatarios en el diálogo de correo electrónico que se abre y haz clic en Send (Enviar) para enviarlo.

• Si eliges “Send the envelope later” (“Enviar el sobre después) como tu método de entrega, el sobre se abre en Acrobat después de que le haces clic en Finish (Finalizar). Los archivos que incluyas en el asistente se enlistan como adjuntos al Security Envelope PDF (Sobre de seguridad PDF)(figura 125b).

Figura 125b Los archivos incluidos con el Security Envelope (Sobre de seguridad) se enlistan en el panel Attachments (Adjuntos).

#125: Usar papel electrónico seguro

Hazlo personal Puedes crear otras plantillas para usar en el sobre de seguridad. Crea y guarda un documento como PDF. Luego almacénalo en esta ubicación: Program Files/Adobe/Acrobat/DocTemplates/ENU. La próxima vez que quieras crear un sobre de seguridad, tu plantilla personalizada está incluida en la lista; selecciónala mientras trabajas con el asistente.

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Una vez que tu destinatario recibe el correo electrónico, el sobre de seguridad aparece como un adjunto. El destinatario no puede abrir el adjunto sin los permisos apropiados y debe escribir la contraseña usada para codificar el sobre.



Índice 3D 3D Reviewer, 270-271

A abrir Administrador de diapositiva, 182 cuadros desplegables de comentario, 189 menús de Buzzword, 224 ventana Búsqueda avanzada, 13 Accesibilidad acerca de, 101 considerar una película incrustada, 266 corregir un documento, 120 especificar requerimientos para, 117-118 formularios y, 238 informar sobre un documento, 121122 mejorar PDF, 123-125 planificar PDF, 118 secuencias de teclas para, 125 Acceso, 31-32 acciones configurables, 141 Acciones. Ver también marcadores; botones; vínculos agregar botones a carteras, 76 ampliar o esconder capas con, 283 asociar con vistas del Árbol modelo, 275 campo de formulario, 240 configurables, 141 convertir desde archivo de origen a PDF, 310 del ratón, 309, 313 editar, 315-316 especificar vínculo de marcador a una capa con, 297 mostrar vistas multimedia con, 277278 tipos de, 277, 299 aceleración de hardware para, 260 acerca de, 2 acoplar capas de Photoshop copiadas al portapapeles, 59 capas de Visio, 282 evitar parches en imágenes en capas, 94 solución a problemas de impresión con, 99 Acrobat PDFMaker agregar archivos de video desde, 35-37 diálogo para, 25 ficha Seguridad de, 28 mezclar y enviar por correo PDF de Word, 29-30 restaurar predeterminados para, 27 soporte del sistema operativo y aplicación para, 21 usar en Word, 25-28

Acrobat. Ver también Acrobat PDFMaker adjuntar archivos de origen a PDF, 61-63 agregar etiquetas desde, 120 asegurar el cumplimiento de los estándares, 104-105 ayuda para, 4 características QuickBooks en, 253 Comandos Portfolio en, 75-76 configuración de preferencia para, 7-9 construir y aplicar un índice, 17-20 convertir archivo desde programa de origen vs., 53 crear PDF desde fuera, 21 documentos en capas en, 283-284 Flash Player en, 259 formatos de archivo convertibles a PDF dentro de, 52 herramienta Instantánea, 60 navegar en la interfaz por, 2-3 opciones avanzadas de búsqueda en, 15-16 opciones de impresión para, 94-95 Organizador en, 10-11 páginas Web convertidas a, 38-39 personalizar el despliegue en, 5-6 servidores de normativas para, 324, 338 tipos de seguridad, 317 Acrobat.com acerca de, 207 Buzzword en, 209, 222-224 característica MyFiles, 209, 216-217 colaborar en directo en, 208-210 distribuir formularios a través de, 251-252 Integración de Air y Flash con, 259 requerimientos de sistema para, 218 reunirse con ConnectNow, 219-221 usar archivos con páginas Web, 217 activar marcadores, 303 actualizar carteras en Reader, 77 actualizar, rastrear, 228 adjuntos adjuntar archivos de origen a PDF, 61-63 agregar a películas, 264 ajustar la calidad de la presentación, 182 archivos enlistados en Sobre de seguridad como, 339 audio características ConnectNow para, 220 convertir documento a PDF, 41 enviar documentos para revisiones por correo electrónico como, 214-215 grabar, 170 mezclar archivos de Word y enviar por correo electrónico como, 29-30 no copiados a componente dividido, 130 presentación, 166, 173-175 realizar comentarios en, 196 ventajas de PDF, 63 vínculos de presentación vs., 174 Administrador de confianza, 334-336

Administrador de pruebas acerca de, 176-177 configurar la interacción del usuario para la prueba, 181 diálogo Configuración de prueba, 178 editar pruebas, 179-180 escribir pruebas, 178-181 límites de prueba, 176-177 preguntas en pruebas, 177-178 Adobe Acrobat. Ver Acrobat Adobe Air, 259 Adobe Distiller. Ver Distiller Adobe Illustrator, 282 Adobe InDesign, 281 Adobe Presenter. Ver Presenter Adobe Reader. Ver Reader Adobe 3D Reviewer, 270-271 agregar página Web a PDF, 55 agrupar comentarios, 198-199 AICC (Aviation Industry Computer Based Training Committee), 176 Air, 259 ajuste de preferencia Fast Find, 14 ajustes preestablecidos de escaneo, 58 alinear campos de formulario, 244 almacenar gotas, 110 ampliación cambiar en el panel Archivo, 11 configurar, 81 herencia de, 304 reorganización y, 114-115 Análisis, 279-280 aplicaciones. Ver también aplicaciones específicas Árbol modelo, 274-275, 287 Archivar archivos PDF, 8 correos electrónicos como PDF, 40-42 desde resultados, 255-256 opciones de PDFMaker para, 27 archivo indes.pdx, 18 archivos CAD, 270-271 archivos de origen adjuntar a PDF, 61-63 convertir acciones a PDF, 310 cumplimiento de los estándares de archivos convertidos, 105 eliminar numeración de página de, 134 importar páginas como capas, 285-286 marcar, 303-304 archivos de registro, 23 archivos EPS (Encapsulated PostScript), 43 archivos Extensible Markup Language (XML), 88, 176 archivos FDF (file data format), 322 archivos joboptions, 44- 45, 48 archivos PDF. Ver también Acrobat PDFMaker; PDFMaker accesibilidad de, 117-118, 123-125 adjuntar archivos de origen a, 61-63 agregar página Web a, 55 archivar mensajes de correo electrónico, 40-42 archivos joboption incrustados en, 45 combinar varios a archivos únicos, 52-53

342

convertir archivos de Visio, InDesign e Illustrator a archivos en capas, 280-282 crear desde imagen de portapapeles, 59-60 crear en línea, 209-210 editar texto en, 146-147 examinar documentos, 83-84 exportar en otros formatos, 88-90 formularios de acrobat vs. LiveCycle Designer, 233 generar con PDFMaker, 21 generar en PowerPoint, 33-34 imprimir desde aplicaciones de Windows, 22-24 incrustar medios especiales en, 35-37, 260-262 iniciar desde Distiller, 50-51 insertar peícula Flash en, 260-262 opciones de conversión de PDF de Excel, Access y Project, 31-32 opciones de resolución de Distiller para, 46 páginas Web convertidas a, 38-39, 54-55 películas FLV en, 36 plantillas con contenedores para modelos 3D, 269 preparar documentos para convertir a, 24 redactar contenido en, 160-162 tipos de formato de archivo para, 88-89 vincular a sitios Web, 300 archivos PRN, 43 archivos PS (PostScript), 43 archivos SWF agregar a PDF, 263-264 controlar la presentación, 171 poner la marca a PDF con, 172 presentaciones independientes como, 163 archivos TIFF, 92 archivos. Ver también películas FLV; archivos de origen; archivos SWF activar comentarios para, 212 administrar devoluciones, 249 agregar a colección, 11 archivos de Illustrator guardados en capas PDF, 282 archivos SWF Author y Co-authors de, 222 borrar de carpeta controlada, 49 comparar, 227, 331 conversión de Acrobat.com, 210 convertir a estándares compatibles, 105 destilar, 44-47 dividir en varios PDF, 129-130 editar dentro de cartera, 75 encontrado en carpeta de índice, 18 encontrar MyFiles, 217 enlistado en Sobre de seguridad, 339 evitar el acceso de usuarios a, 319 exportar para aplicar comandos de Comprobación, 108 FLV, 260-262 formato U3D, 270 formatos Acrobat convertibles a PDF, 52

ÍNDICE

formatos soportados de película, 264266 guardar archivos antiguos de Acrobat como Cartera PDF, 40 guardar imagen copiada a, 152 guardar PDF como imagen, 91-92 imprimir, 98-99 incrustar en PDF, 35-37 joboption, 44-45, 48 mezclar varios en un solo PDF, 52-53 nombrar convertido a PDF, 24 PDF guardados en otros formatos, 88-90 previsualizar sin fuentes locales, 96-97 PRN, 43 PS, 43 reducir el tamaño de, 85, 87 reemplazar nombres de archivo con números Bates, 135 tipos de formatos PDF, 88-89 vincular cartera, 76 XML manifiesto, 176 archivos XML (Extensible Markup Language), 88, 176 art crop, 132 Asistente Combinar archivos, 42 Asistente de configuración de accesibilidad, 117-118 Asistente de nuevo formulario, 232 asistente Distribuir formulario, 249-252 Asistente Enviar para revisión compartida, 211-213 Asistente Enviar por correo electrónico para revisión, 214-215 asociar botón con vista en, 277-278 trabajar con contenido en, 268-269 atajos de teclado atajos de navegación, 115 auditar pistas en perfil de comprobación, 109 AutoCAD PDFMaker, 280-281 autoguardado de documentos, 8 Aviation Industry Computer-Based Training Committee (AICC), 176 ayuda cómo usar, 4 construir archivos manifiestos SCORM, 176 visualizar impresión, 99

B barra de herramientas Análisis, 270, 290 barra de herramientas Buscar, 12 barra de herramientas Seleccionar y Ampliar/ Reducir, 191 barra de mensajes del documento, 2- 3 bloquear barras de herramientas, 5 colocación de ventas de Búsqueda avanzada y Acrobat, 13 fuentes, 96 notas, 187 borrar archivos y carpetas desde lista de Carpetas controladas, 49 campos de formulario, 326 índices, 17 metadatos desde el documento, 83-84

páginas, 128, 130-131 botón Enviar, 239 botones acciones y, 299 asociar con vista 3D, 277-278 configurar estados para pulsar, 313-314 configurar y agrupar campo de formulario, 237-238 desencadenadores de acciones del ratón, 309, 313 dibujar, 309-310 duplicar, 311 editar en lotes, 312 ensamblar en lote, 311-312 estados de botón, 313-314 mostrar/ocultar rótulos para, 5 botones de radio, 237-238 botones de tarea, 2-3 buscar archivos cartera, 77-78 comentarios, 199 comodines no disponibles para, 13 configurar preferencias para, 14 contenido redactado, 162 desde la ventana Buscar, 13-14 opciones avanzadas para, 14-16 texto extraído desde una imagen escaneada, 157-159 usar la barra de herramientas Buscar, 12 búsquedas de palabras clave, 15-16 búsquedas usando, 13 Buzzword, 209, 222-224

C cálculos, 242-243, 249 Cámaras Web, 220 campos agregar y seleccionar, 234-235 ajustar el mismo tamaño, 244 cambiar por lotes, 237 cambiar propiedades para, 232 configurar, 239-240 dibujar y personalizar, 237-240 firma, 326-329 nombrar estructura para, 241 orden de tabulación para, 245-246 campos de firma, 326-329 capas convertir de Visio, 280-281 convertir imagen de texto a texto, 157-159 editar, 284 evitar los parches blancos de, 94 exportar archivos de InDesign como PDF en capas, 281 formulario, 247-248 trabajar con documentos en capas, 283-284 usar marcadores en, 296-297 característica Ajustar a cuadrícula, 289 característica Leer en voz alta, 114-115 característica MyFiles, 209, 216-217 característica Seguridad mejorada, 336 características en línea de Acrobat.com colaboración de documento, 216-218 crear PDF en línea, 209-210

343

proceso de documentos en línea, 222-224 revisiones compartidas en línea, 213 características Quickbooks, 253 carpetas administrar gotas en, 110 agregar a cartera, 74 controladas, 48-49 índice, 18 carpetas controladas, 48-49 Cartera PDF. Ver Carteras carteras administrar archivo de devoluciones con, 249 administrar y distribuir, 77-78 aplicar comandos de Acrobat para, 75-76 buscar, 15 colocar marca o personalizar despliegue de, 70-72 definidas, 65 guardar anteriormente archivos de Acrobat como PDF, 40 incorporar formularios adjuntos de correo electrónico en, 256 organizar y modificar los contenidos de, 73-74 un archivo por ventana para, 234 ventanas de, 67 centrar campos de formulario, 244 certificados certificar documentos PDF, 325-327 nombrar normativas de administración, 332 resultados perdidos para, 329 claves privadas, 321 codificar documentos, 326, 333 colaborar colecciones, 11 color copiar vínculo de Acrobat.com a, 217 crear PDF desde, 59-60 en directo en Acrobat.com, 208-210 en línea, 216-218 iniciar una revisión compartida, 211-213 permitir compartir pantalla, 221 personalizar cartera, 69 reuniones de ConnectNow, 209, 219-222 revisar comentarios de una revisión compartida, 211 seleccionar para discapacitados visuales, 118 simular papel y tinta, 93, 112 columnas en la Cartera, 73 comando Guardar como, 87-90 Combinar correos, 30 comentarios, 185-205 acceder a herramientas para, 185 activar archivos para, 212 agregar a garabatos, 195 agregar con formas de dibujo y marcación, 195-196 agrupar, 198-199 audio, 196

chequear revisiones compartidas, 211 convertir mediciones 3D a, 273 definir estado y resumir, 204-205 enviar por correo electrónico la revisión, 214-215 exportar a Word, 200-203 filtrar, 199 formatear, 186-187 mediciones que aparecen en, 292 migrar a documentos revisados, 203 realizar, 189 comodines, 13 comparar documentos firmados, 331 documentos sin firmar, 225-227 compartir página, 217 pantalla, 221 compartir página, 217 comprobaciones acerca de, 101 asegurar el cumplimiento de los estándares, 104-105 crear informes sobre, 109 herramientas para, 79 insertar resultados como comentarios, 109 previsualizar la salida del documento, 112-113 probar y reparar documentos en, 102-103 reparar asuntos de impresión y archivo en, 106-107 usar, 108-109 confianzas, 334-337 Administrador de confianza, 334-336 identidades confiables, 322-323, 335 versiones heredadas de multimedia, 334-335 confianzas multimedia, 334-335 configuración caché de página, 8 configuración de preferencia administrar Acrobat.com, 208-209 buscar, 14 Búsqueda rápida, 14 Buzzword, 224 caché de página, 8 comentarios, 188-189 cómo ajustar, 7-9 configurar PDFMaker de Word, 26 contenido oculto, 84 Distiller, 44 interpretación, 8-9 modificar el controlador de impresora Adobe PDF, 22-23 multimedia, 261 personalizar Leer en voz alta, 114-115 configuraciones de preferencia para, 188-189 buscar, 199 edición de texto, 190-191 notas adhesivas, 186 preservar en PDFs convertidos de Word, 27 resúmenes de, 204-205 sellos en, 192

trabajar en la Lista de comentarios, 197-199 ver al desplazar páginas, 189 Connect Pro Server LMS, 176 ConnectNow, 209, 219-221 consejos de herramienta, 5 contenido. Ver también documentos; imágenes administrar desde el panel Páginas, 128 buscar marcas diacríticas en, 14 cambiar, 128-131 capturar imagen del documento, 157-159 configuración predeterminada de Presenter para, 165 configurar preferencias para contenido oculto, 84 coordenadas X/Y para colocar, 133 copiar desde el portapapeles a PDF, 59-60 crear velocidades de cuadro para Presenter, 170 editar cartera, 73-74 redactar, 160-162 reemplazar texto en cuadro de comentario, 191 trabajar con 3D, 268-269 validar formulario, 241-242 vincular en el documento, 300-302 contraseñas consejos para, 320 crear normativas de seguridad para, 332 documento, 318-320 usos para 317 contraseñas de Apertura de documento, 318-320 Contraseñas de permisos, 318, 320 control remoto, 221 Controlador de impresora Adobe PDF, 22 controlador DirectX, 260 conversión de archivo desde, 31-32, 53 conversiones de degradado, 45 coordenadas X/Y, 133 copiar. Ver también cortar, copiar y pegar botones, 311 contenido desde el portapapeles a PDF, 59-60 vínculo de Acrobat.com al portapapeles, 217 Corregir sesgo, 56 correos electrónicos. Ver también adjuntos archivar, 40-42 distribuir formularios a través de, 249-250 incorporar formularios adjuntos en cartera, 256 mezclar y adjuntar PDF a, 29-30 revisiones de, 212-215 cortar deshacer con comando Revertir, 133 páginas, 93, 132-133 cortar, copiar y pegar imágenes, 151-152 marcadores, 304

ÍNDICE

344

cortes de línea, 149 crear PDFs fuera de Acrobat, 21-42 archivar correos electrónicos como PDF, 40-42 convertir páginas Web a PDFs, 35-37 generar PDFs en PowerPoint, 33-34 opciones de conversión PDF de Excel, Access y Project, 33-34 PDFMaker para, 21 usar PDFMaker en Word, 25-28 cuadrículas, 288

D darle una identidad a las carteras, 70-72 desbloquear perfiles de comprobación existentes, 106 descargar páginas Web a PDF, 55 desencadenadores, 309-313 deshacer cortes, 133 desplazamiento automática, 114 ver comentarios al desplazar, 189 desplazamiento automático, 114 destinos activar marcadores antes de ajustar, 303 definidos, 302 herencia de, 304 nombrar, 307-308 detener la integración de comentarios, 20 diálogo Administrador de diapositiva (Presenter), 182 diálogo Administrar identidades de confianza, 322-323 diálogo Administrar normativas de seguridad, 332 diálogo Agregar adjunto (Presenter), 173 diálogo Ajustar página, 51 diálogo Auditar espacio de uso 85 diálogo Cambiar relación de escala, 290 diálogo Certificar documento, 325 diálogo Comentarios de Adobe Acrobat, 200-201 diálogo Comprobación, 102 diálogo Comprobación completa de accesibilidad, 121-122 diálogo Configuración de Adobe PDF, 45-46 diálogo Configuración de conversión, 28 diálogo Configuración de conversión de página Web, 54 diálogo Configuración de Exportar todas las imágenes como TIFF, 92 diálogo Configuración de identidad, 192-193 diálogo Configuración de presentación (Presenter), 164 diálogo Configuración de seguridad, 320 diálogo Configurar ajustes preestablecidos, 56 diálogo Configurar aspecto de firma, 323 diálogo Crear Ir a la vista de página, 301 diálogo Crear PDF desde una página Web, 54 diálogo Crear vínculo, 300 diálogo Definición de índice, 17 diálogo Editar perfil (Comprobación), 106 diálogo Editar secuencia, 143 diálogo Editar video (Presenter), 171 diálogo Estándares, 47

ÍNDICE

diálogo Estructura de elementos, 306 diálogo Firmas, 109 diálogo Flattener Preview, 94 diálogo Importación correcta, 201, 203 diálogo Importar comentarios desde Adobe Acrobat, 202 diálogo Imprimir, 94-95 diálogo Insertar video, 261 diálogo Más herramientas, 6 diálogo Mezclar comentarios, 215 diálogo Nuevo perfil de comprobación, 106 diálogo Numeración de página y formato de fecha, 137 diálogo Opciones de aspecto, 137 diálogo Opciones de Opciones de resumen, 204-205 diálogo Opciones de optimización, 57 diálogo Opciones de salida, 130, 135, 143 diálogo Previsualización de salida, 93, 112 diálogo Propiedades (Acrobat), 237-240 diálogo Propiedades de archivo adjunto, 61 diálogo Propiedades de documento de Adobe PDF, 22-24 diálogo Propiedades de página, 124 diálogo Propiedades de retocar objeto, 122 diálogo Propiedades de vínculo, 308 diálogo Propiedades del documento, 80, 97 diálogo Propiedades multimedia, 265 diálogo Publicar presentación (Presenter), 182, 183 diálogo Seguridad de contraseñas: configuración, 318-319 diálogo Seleccionar una vista 3D, 278 diapositivas configurar pruebas usando PowerPoint, 78 descargar presentaciones, 164 incluir diapositivas de PowerPoint en PDF, 34 dibujos agregar marcadores a, 296-297 botones, 309-310 campos de formulario, 237-240 diseño Adobe 3D Reviewer, 271 colocar comentarios exportados en, 200 configurar preferencias de comentario para, 188-189 diseños elegir resumen de comentario, 205 insertar páginas en, 131 personalizar el panel Comparar, 227 trabajar con capas de formulario, 247248 dispositivos móviles ejecutar Flash Lite en, 166 ver presentaciones en, 165 Distiller acerca de, 43 carpetas controladas a través, 48-49 destilar archivos con, 44-47 empezar un PDF desde una página en blanco, 50-51 ilustrado, 44 opciones de Configuración avanzada para, 45

distribución de formulario a través de Acrobat.com, 251-252 administrar devoluciones de formulario, 255-256 rastreo, 253-254 recopilar respuestas de correo electrónico desde, 249-250 distribuir campos de formulario, 244 carteras, 77-78 formularios, 249-254 dividir documentos, 129-130 documentos abrir y adjuntar un índice a, 82 accesibilidad de, 114-116, 123 agregar campos de firma a, 326-327 aplicar acciones a, 315-316 autoguardado, 8 buscar, 12-16 cambiar páginas en, 128-131 capas de, 283-284 certificar vs. firmar, 325 comparar, 225-227, 331 compartir desde MyFiles, 216 contraseñas para, 318-320 controlar la ruta de lectura a través de, 116 conversión de grupo a formato PDF, 23 convertir páginas Web a PDF, 38-39, 54-55 crear informes en estado de comprobación de, 109 dividir, 129-130 donde convertir, 53 eliminar seguridad de, 319 encabezados y pies de página en, 137138 escanear en Acrobat, 56-58 estados de programación para, 316 etiquetar, 119-120 examinar, 83-84 firmar, 325-327 guardar versiones redactadas y completas de, 161 imprimir porciones de, 98 índice para, 17-20 informar y reparar, 121-122 insertar páginas, 128, 130-131 leer en voz alta, 114-115 lista y propiedades de fuentes en, 82 marcadores de, 296-297, 303-304, 306 metadatos incrustados en, 27 mezclar y adjuntar PDF de Word, 29-30 modo PDF/A para, 8 nombrar PDF mezclado, 29 numerar páginas, 134-136 número desplegado en menú Archivo, 7 opciones de ampliación para, 81 opciones de despliegue para, 81 optimizar PDF, 85-87 preparar para conversión a PDF, 24 previsualizaciones de impresión para, 112-113 previsualizaciones de seguridad para, 327 propiedades de navegación para, 80

345

rastrear cambios a firmados, 328-333 realizar dentro de un adjunto PDF, 41 recortar y rotar páginas en, 132-133 redactar contenido en, 160-162 reemplazar páginas, 129-131 reorganizar, 114-115 usar Buzzword con, 222 ver y modificar información sobre, 80-82 duplicar. Ver copiar

E edición de ida y vuelta, 155-156 editar acciones, 315-316 archivos CAD 3D, 270-271 archivos dentro de cartera, 75 botones en lote, 312 capas, 284 contenidos de carteras, 73-74 edición de ida y vuelta de imagen, 155-156 encabezados y pies de página, 138 incrustar modelo 3D, 269 marcar color, 306 marcar comentarios en texto, 190-191 páginas y contenido, 128-131 perfiles existentes de comprobación, 107 pruebas, 179-180 texto PDF, 146-147 texto y atributos con herramienta Retocar texto, 148-150 Editor de documento nuevo, 50-51 Editor de imágenes, 156 Editor de objeto, 156 Editor de temas (Presenter), 167-169 Eliminación de sombreado de borde, 56 eliminar la seguridad de documento, 319 encabezados, 137-138 encabezados y pies de página personalizados, 137 archivos de Illustrator como PDF en capas, 282 documento completo y redactado, 161 marcas de agua y fondos, 139 normativa de seguridad como favorita, 332 PDF como archivo de imagen, 91-92 PDF en otros formatos, 88-90 errores corregir comprobación de, 103 desplegar impresión de, 98 escanear comportamiento de texto digitalizado, 149 documentos en Acrobat, 56-58 no se puede agregar archivo digitalizado en cartera, 75 razones para convertir página con, 158 esconder. Ver mostrar/ocultar escribir pruebas, estados, documento programable, 178-179,316 estados programables de documento, 316 estándares accesibilidad, 121-122

asegurar el cumplimiento PDF con, 104-105 seleccionar para perfil de comprobación, 104-105 estructura, etiquetas vs. documento, 119 etiquetas copiar tablas haciendo clic en, 147, 150 elegir un Asistente de configuración de accesibilidades, 116 marcar documentos con etiquetas, 306 revisar la preexistencia, 119 usar, 101, 119-120 etiquetas, 235 evitar el acceso al archivo, 319 examinar documentos, 83-84 Excel, 31-32 exportar ajustes de seguridad, 336-337 archivo para aplicar comandos de Comprobación, 108 archivos de InDesign, 281 capas de formulario, 247 comentarios a Word, 200-203 PDF en otros formatos, 88-90 resultados de devolución de formulario, 256-257 exportar comentarios a Word, 200-203 extensible Metadata Platform (XMP), 318 extraer páginas, 128-129

F favoritos, 332 fechas, 137 ficha Resultados (diálogo Comprobaciones), 103 ficha Seguridad (en diálogo Acrobat PDFMaker), 28 filtrar comentarios, 199 devoluciones de formulario, 256 finalizar revisiones, 212, 229 firmas digitales agregar a formularios, 249 codificación vs., 326 crear, 321-324 especificar predeterminada, 324 firmas documentos con, 325-327 no válidas, 329 rastrear cambios del documento con varias, 328-331 usar, 101, 109 usos para, 317 ver documentos con, 328 Flash. Ver también películas FLV; archivos SWF agregar archivo SWF a PDF, 263-264 agregar películas a archivos PDF, 265-267 características en Buzzword, 223 insertar película FLV en PDF, 260-262 integración con Acrobat, 259 reproductor instalado con Presenter, 165 usar contenido multimedia en presentaciones, 170-172 usar varias películas en presentaciones,

164 Flash Lite, 166 flujo de trabajo. Ver también colaborar; comentarios colaboración, 207 documentos con varias firmas, 328 examinar contenido oculto en, 84 firmar y certificar, 325 marcadores, 305 Presenter, 163 tareas por lotes para ahorrar tiempos, 141-144 fondos agregar, 139-140 configurar imagen de cartera, 68-69 eliminar al digitalizar documentos, 56 eliminar de presentaciones de PowerPoint, 34 formatear comentarios, 186-187 formato de archivo DOC, 88 formato de archivo RTF, 88 formato de archivo XPDF formato U3D, 270 formularios, 231-257. Ver también campos; distribución de formulario accesibilidad de, 123, 238 administrar devoluciones, 255-256 cálculos y comportamientos de campo, 241-243, 249 creación, 232-233 dibujar y personalizar campos para, 237-240 distribución, 249-252 formularios de Acrobat vs. LiveCycle Designer, 233 modo de Edición de formulario para, 232-256 nombrar campos de formulario, 241 opciones para configurar campos, 239-240 orden de tabulación de, 123 orden de tabulación para campos, 245-246 organizar y ordenar, 244-246 permitir a los usuarios de Reader recibir, 251 preferencias para completar más fácil, 249-250 rastrear distribución de, 253-254 simplificar visualmente complejos, 247-248 trabajar con, 231 usar con carteras, 77 Formularios de Acrobat, 233-234 formularios LiveCycle Designer, 232-233, 248 fuentes bloquear, 96 elegir, 96-97 incrustar o sustituir, 47, 96-97 opciones para subincluir, 96-97 optimizar, 86 solución a problemas de retoques para, 150 ver documentos, 82 vertical y horizontal, 148

ÍNDICE

346

Funciones AEC (arquitectura/ingeniería/ construcción), 279

G generar PDF en PowerPoint, 33-34 gotas almacenar, 110 modificar, 11 gotas de comprobación, 110-111 grabar audio, 170 guardar archivos de Acrobat como Cartera PDF, 40 imágenes copiadas, 152 guías, 288-289 guionización de texto, 149

H herramienta Adjuntar un archivo, 61 herramienta Comentario 3D, 274-276 herramienta Ediciones del texto, 190-191 herramienta Instantánea, 60 herramienta Medición 3D, 272, 273 editar archivos en adobe 3D Reviewer, 270, 271 herramienta Retocar objeto edición de imagen de ida y vuelta con, 155-156 usar, 151-152 herramienta Retocar objeto, 148-150, 152 herramienta Seleccionar, 146 herramienta Seleccionar objeto, 146 herramientas acceder a comentario, 185 colocar proporción de escala para medición, 290 Ediciones del texto, 190-191 Medición, 279, 290-291, 294-295 Mediciones 3D, 272-273 personalizar redacción, 160 Resaltar, 187 seleccionar barra de herramientas, 5-6 usadas con el modo Edición de formulario, 236 herramientas de Medición, 279, 290-291, 294-295 herramientas desde las barras de herramientas, 5-6 herramientas Sellos, 192-194 Historia, 10-11 hojas de cálculo, 256-257

I ícono de Carpeta perdida, 49 ícono Seleccionar imagen, 153 ícono símbolo de bloquear, 96 identidades de confianza, 322-323, 335 ID digitales. Ver también firmas digitales crear para normativas de codificación, 333 incluir con identidades de confianza, 335 Illustrator, 282 ilustradas, 3 bloquear, 5

ÍNDICE

encontrar desde Buscar, 12 herramientas de Medición, 290-291 regresar a configuración predeterminada, 5 seleccionar herramientas en, 5-6 Seleccionar y Ampliar/reducir, 191 imágenes ajustar la calidad de, 182 edición de viaje redondo de, 155-156 evitar parches blancos en, 94 extraer el texto activo de, 157-159 guardar PDF como, 91-92 imprimir archivo como, 98-99 marcar, 305 optimizar, 86 redactar, 160-162 rendimiento cuando se mueven, 8 reusar, 152-154 seleccionar antes del texto, 152 marcas de agua, 140 imágenes en capas acerca de, 281 acoplar, 59, 282 agregar, 285-286 ampliar o esconder, 283 imágenes vinculadas de tamaño de miniatura, 91 importar páginas de archivo de origen como capas, 285-286 revisión de comentarios, 214 impresión configurar permisos para, 318 opciones de Acrobat para, 94-95 páginas no contiguas, 98 PDFs desde aplicaciones de Windows, 22-24 porciones de los documentos, 98 solución de problemas, 98-99 texto de fondo en el documento, 139 impresoras, 108 imprimir gotas, 110-111 imprimir PDF desde aplicaciones de Windows, 22-24 iniciar formularios con, 232 imprimir PDF desde Windows, 22-24 incrustar archivos de medios en PDF, 35-37, 260-262 archivos joboptions en PDF, 45 fuentes o sustituir, 47, 96-97 metadatos en documentos, 287 pistas de auditoría en perfiles de comprobación, 109 incrustar medios especiales en PDF, 35-37 InDesign, 281 Índice índices abrir y adjuntar a un documento, 82 archivos y carpetas requeridas para, 18 consejos para, 19 construir y aplicar, 17-20 influencia de Vista en Acrobat, 234 informes Accesibilidad, 122 Administrador de prueba, 177

crear comprobación, 109 generar pistas de reparación, 121-122 resultados de prueba, 179 inicio de sesión para autor, 193 Inspector de objeto, 113 interfaz de usuario Acrobat, 2-3 tipos de interacciones de prueba, 181 vistas en Cartera, 66 Internet Explorer dificultades usando adjuntos de presentación, 175 PDFMaker para, 38 Internet rico, 259 invitados para ConnectNow, 219

J JavaScript, 316

K knockouts, 113

L learning management systems (LMS), 176 Lista de comentarios, 199 Lista de comentarios, barra de herramientas, 199 llamadas, 196 LMSs (learning management systems), 176 Lotus Notes, 40

M Mapa PDF, 293-294 mapas georreferenciados, 293-295 Mapas PDF marcar, 296-297 medir y agregar comentarios a, 293-295 mapas PDF, 293-297 marcadores acciones y, 299 agregar, 305-306 anidar marcadores, 308 archivos de acceso, 32 archivos de origen de Office, 303-304 capas, 283, 296-297 dibujos, 296-297 documentos de Word, 27-28 documentos etiquetados, 306 imágenes, 153 mapas, 296-297 nombrar destino para, 307-308 organizar marcadores, 307 páginas de Ayuda, 4 ventajas de, 296 marcadores anidados, 308 marcas de agua, 139-140 marcas de dibujo colocación de exportadas, 200 usar, 195-196 marcas de medición, 272-273 marcas diacríticas, 14 márgenes especificar, 133 revisar página, 132

347

márgenes de página, 132 máscaras, 241 medir elementos en mapas PDF, 293-294 medidas en comentarios, 292-294 objetos, 290-292 objetos 3D, 272-273 menú desplegable Seleccionar acción, 297 menús abrir Buzzword, 224 acciones ejecutando comandos en, 315-316 acerca de, 2 ilustrados, 3 metadatos examinar documentos para, 83-84 usar, 318 visualizar, 287 mezclar varios a archivos PDF, 52-53 y adjuntar PDFs de Word, 29-30 mezclar y adjuntar PDFs de Word a correos electrónicos, 29-30 micrófono, 220 Microsoft Access, 31-32 Microsoft Excel, 31-32 Microsoft Office, 303-304 Microsoft Outlook, 338 Microsoft PowerPoint. Ver PowerPoint Microsoft Project, 31-32 Microsoft Visio, 280-282 Microsoft Word. Ver Word migrar comentarios a documentos revisados, 203 modelos 3D agregar comentarios multimedia en, 274-276 crear contenedor de plantilla PDF para, 269 insertar en PDFs, 37 medir objetos en, 272-273 modificar controlador de impresora Adobe PDF, 22 gotas, 111 información de documento, 80-82 objetos con herramienta Retocar objeto, 151-152 texto con herramienta Retocar texto, 148-150 texto en PDF, 146-147 modo de vista PDF/A, 8-9 modo Detalles (Cartera), 74-75 modo Edición de formulario, 232-236 modos de color, 155 mostrar/ocultar archivos adjuntos, 63 herramientas en la barra de herramientas, 5-6 panel Navegación en varios documentos, 3 rótulos de botón, 5 mover imágenes, 8 líneas de guía, 288 multimedia, 274-276

N navegación de documento en capas, 80 navegadores problemas usando con archivos PDF, 39 usar Acrobat.com desde, 109-110 navegar desde una imagen marcada, 153 documentos con opciones de accesibilidad, 114-116 hacia el diálogo Configuración de conversión de página Web, 54 la interfaz de Acrobat, 2-3 menú rastro de migas en cartera, 73 propiedades de configuración para, 80 niveles de seguridad, 249, 318 nombrar archivos PDF archivados, 42 archivos PDF convertidos, 24 campos de formulario, 241 destinos, 307-308 documentos PDF combinados de Word, 29 normativas de certificado, 332 normativas de seguridad, 332-333 normativas de servidores, 324, 338 notas adhesivas, 186 numeración Bates, 135-136 numeración de página agregar a encabezado o pie de página, 137 usar, 134-135

O objetos medir 2D, 290-292 medir 3D, 272-273 retocar, 151-152 ubicar con guías y cuadrículas, 288289 ver metadatos para, 287 OCR (optical character recognition), 157159 Opción estándar de Adobe PDF (diálogo Comprobación completa de accesibilidad), 121 opción Mayúsculas/minúsculas (barra de herramientas Buscar), 12 Opciones avanzadas de búsqueda, 14-16 opciones de idioma para Presenter, 167 opciones desplegables de comportamiento de apertura en el diálogo Comentarios en las Preferencias, 188, 189 opciones Quitar manchas, 56 opciones Retramar, 56 optical character recognition (OCR), 157159 optimización de varios archivos, 86 Optimizador de PDF, 85-87 optimizar documentos PDF, 85-87 visualización de PDF en Web, 46 orden de lectura accesibilidad y, 123

acerca de, 124 orden de tabulación, 245-246 Organizador, 10-11 organizar campos de formulario, 245 carteras, 73-74 comentarios en documentos, 199 marcadores, 307 revisiones en Rastreador, 228 secuencias por lotes, 142-144 sellos, 194 orientación de páginas, 132

P páginas. Ver también páginas Web aplicar encabezados y pies de página a, 137-138 borrar, 128, 130-131 cambiar, 128-131 imprimir discontinuas, 98 insertar, 128, 130-131 numerar, 134-136 personalizar ajustes para, 51 recortar y rotar, 132-133 reemplazar, 129-131 ver comentarios al desplazar, 189 páginas Web agregar a PDF, 55 convertir a documentos PDF en Internet Explorer, 38-39 crear PDFs en Acrobat desde, 54-55 especificar niveles del sitio para descargar, 55 realizar conversiones de varias páginas, 38 usar archivos Acrobat.com con, 217 palabras vacías para índice, 18-19 panel Archivos (Organizador), 10 panel Capas, 283-284 panel Categorías (Organizador), 10 panel Documento, 2-3 panel Estándares, 104-105 panel Firmas, 330 panel Marcadores, 303-304, 308 panel Navegación, 2-3 panel Páginas, 10, 128 PDFMaker. Ver también Acrobat PDFMaker AutoCAD, 280-281 Internet Explorer, 38 Lotus y Outlook, 40 Visio, 280-281 Windows, 303-304 películas accesibilidad y, 266 agregar archivo de sonido de, 264 agregar varias interpretaciones de, 265 alterar las representaciones de, 267 distribuir incrustadas, 36 incluir varias presentaciones, 164 incrustadas vs. vinculadas, 260 insertar en archivo PDF, 260-262, 265 tipos de acciones multimedia para, 277 tipos de archivo usados en versiones de Acrobat, 265 usar versiones heredadas de, 26, 266 películas FLV

ÍNDICE

348

distribuir incrustadas, 36 incrustadas en PDF, 35-37, 260-262, 265 incrustadas vs. vinculadas, 260 Perfil de compatibilidad PDF/A, 102-105 Perfil de compatibilidad PDF/E, 102, 105 Perfil de compatibilidad PDF/X, 102,105 perfiles de comprobación categorías de, 102 desbloquear existentes, 106 editar, 106 editar, duplicar o crear nuevos, 107 probar la compatibilidad con, 102-103 seleccionar estándares para, 104 personalizar ajustes preestablecidos de escaneo, 58 aspecto de cartera, 68-69 campos de formulario, 237-240 el despliegue de Acrobat, 5-6 firmas digitales, 322-323 herramientas de redacción, 160 ícono adjunto, 61 numeración Bates, 136 preferencias de Leer en voz alta, 114-115 texto de precarga de Presenter, 168-169 Photoshop acoplar capas copiadas al portapapeles, 59 corregir la proporción de píxel en Photoshop, 155 corregir proporciones de píxel, 155 mantener conexiones a la imagen con, 156 pies de página, 137-138 planificar de antemano fondo o marca de agua para proyecto, 140 secuencias por lotes, 142, 144 plantillas crear con contenedor para modelos 3D, 269 Sobre de seguridad, 338-339 pods, 220 portapapeles PowerPoint configurar vínculos de presentación, 174 construir publicación de Presenter desde, 164-166 convertir presentaciones a PDF, 33-34 especificar tema desde Presenter, 167168 predeterminados contenido de Presenter, 165 especificar firma digital, 324 restaurar barras de herramientas a, 5 restaurar PDFMaker, 27 preferencias de interpretación, 8-9 preguntas en pruebas, 177-178 presentación de diapositivas navegar en, 80 previsualizar, 183 Presenter, 163-184 acerca de, 33, 163, 259 adjuntos para las presentaciones, 166, 173-175 agregar pruebas a la presentación, 176-181 capturar video, 170-172

ÍNDICE

construir publicación desde PowerPoint, 164-166 crear velocidades de fotograma para, 170 grabar audio para, 170 límites de la prueba, 176, 177 personalizar la pantalla de carga para, 168-169 previsualizar y publicar presentaciones, 182-184 probar vínculos de la presentación, 173 selecciones de tema en, 167-169 Previsualizar archivos en cartera, 67 archivos sin fuentes locales, 96-97 presentaciones, 182-183 salida del documento, 112-113 seguridad del documento, 327 Previsualizar y diálogo Seleccionar intervalo de página, 53 probar controlador DirectX, 260 documentos combinados de Word, 29 documentos con comprobación, 102-103 estados del botón, 314 vínculos de presentación, 173 procesamiento por lotes cambiar varios campos con, 237 construir botones con, 311-312 proyectos construir secuencias por lotes para, 143 incluir versiones heredadas de medios con, 264, 266 procesar todos los archivos uniformemente, 111 producir con la característica Resumir comentarios, 94 pruebas suaves, 93, 112 pruebas suaves, 93, 112 publicar presentaciones, 183-184 puntos de capítulo, 262

R Rastreador, 253-254 rastrear cambios en documentos firmados, 328-331 distribución de formularios, 253-254 revisiones, 228-229 ratón accesibilidad y, 266 desencadenando acciones de botón con, 309, 313 Reader actualizar cartera en, 77 características de seguimiento en, 228-229 distribuir formularios a los usuarios de, 251 reproductor de Flash incrustado en, 259 recorte de varias páginas, 133 redactar contenido, 160-162 reducir el tamaño del archivo, 85, 87 reemplazar nombres de archivo con numeración Bates, 135

páginas, 129-131 texto en cuadro de comentario, 191 referencias cruzadas en PDF convertidos, 26 remoción de halo representaciones de películas, 265, 267 reordenar texto, 149 reorganizar, 114-115 reparaciones para comprobaciones, 106-107 reparar documentos, 121-122 reproducir presentaciones, 164-165 requerimientos de sistemas para Acrobat. com, 218 resaltar campos de formulario, 245-246 texto, 187 resolución de PDF de Distiller, 46 respuestas archivar desde devoluciones de formulario, 255-256 manejar devoluciones de formulario, 255-257 recopilar desde distribución de formulario, 249-250 reutilizar imágenes, 152-154 revisiones agregar comentarios de documento desde Buzzword, 222 comparar vs., 226 enviar invitaciones para, 212-213 finalizar, 212, 229 iniciar compartidas, 211-213 rastrear, 228-229 revisar comentarios compartidos, 211 usar en línea, 213 ver detalles de, 228 revisiones compartidas. Ver revisiones RIAs (Rich internet applications), 259 rotar páginas, 132-133 ruta de lectura, 116

S SCORM (Sharable Content Objet Reference Model), 176 Sección 508: información y aplicaciones basadas en Web de Intranet e Internet (1194.22) del diálogo Comprobación completa de accesibilidad, 121 secuencias por lotes, 141-144 construir para un proyecto, 143 detener programación de, 141 organizar, 142, 144 planificar para, 142, 144 preparar para, 142 seguridad, 317-340 administrar seguridad y confianzas, 334-337 configuración aplicada a carpeta vs. Distiller, 49 crear y administrar normativas para, 332-333 eliminar documento, 319 exportar configuración para, 336-337 firmar documentos, 325-327 niveles de seguridad de documento y contraseñas, 318-320 perfiles ID digitales, 321-324

349

previsualizar documento, 327 rastrear cambios a documentos firmados, 328-331 restringir el acceso a la cartera, 77 Sobres de seguridad, 317, 338-340 tipos de Acrobat, 317 seleccionar aplicación para edición de objeto, 156 color para discapacitados visuales, 118 comentarios para exportar, 202 estándar para perfil de comprobación, 104 imágenes antes que el texto, 152 porciones del documento para imprimir, 98 texto, 147-148, 150 seleccionar párrafos con, 148 sellos organizar en paleta Sellos, 194 personalizados ubicación de exportados, 200 usar en comentarios, 192 sellos personalizados, 192-194 separación de color, 99 Servidor de marca de hora, 324 Servidor de normativas de Adobe, 324, 338 Sharable Content Object Reference Model (SCORM), 176 signo (–) de menos abrir Ayuda anidada con, 4 cambiar ampliación con, 11 signo de más (+) abrir elementos anidados de la Ayuda con, 4 cambiar ampliación con, 11 comentarios indicados con, 197 Símbolos + (más), signo abrir Ayuda anidada con, 4 cambiar la ampliación con, 11 comentarios indicados con, 197 – (menos), signo abrir Ayuda anidada con, 3 cambiar la ampliación con, 11 simular color de papel y tinta, 93, 112 sobreimpresión, 113 sistemas operativos. Ver sistemas operativos Mac; sistemas operativos Windows Sistemas operativos Mac convertir archivos PDF en, 21 iniciar formularios con, 232 solución alternativa para LiveCycle Designer para, 248 Sistemas operativos Windows agregar gota a menú Inicio, 110 convertir archivos PDF en, 21 sitios Web optimizar vistas PDF en, 46 vincular página PDF a, 300 sobreimpresión, 113 Sobres de seguridad, 317, 338-340 solución a problemas de impresión, 98-99 sonido. Ver audio sustituir fuentes, 47, 96-97

T tabla de contenidos, 27 tabular accesibilidad de formularios, 123 probar formularios, 124 temas ajustar, 82 seleccionar en Presenter, 167-169 temas para comentarios, 186 texto comportamiento digitalizado, 149 copiar texto en un círculo a comentario de dibujo, 195 dividir, organizar y guionizar PDF, 149 editar en PDF, 146-147 extraer desde imagen, 157-159 imágenes, 151-154 marcar la edición de comentarios en, 190-191 perfiles existentes de comprobación, 107 personalizar la pantalla de carga de Presenter, 168, 169 redactar, 160-162 reemplazar en cuadro de comentario, 191 resaltar, 187 seleccionar imágenes antes del, 152 técnicas para seleccionar, 147-148, 150 texto encerrado en un círculo a comentario de dibujo, 195 tablas, 147, 150 Tipos de ajuste para la herramienta Medición, 290 trim crop, 132

U

acciones y, 299 agregar a archivos de cartera, 76 configurar presentación, 174 especificar a capa, 297 probar presentación, 173 usar imágenes de tamaño de miniatura como, 91 vincular contenido en documento, 300-302 Visio, 280-282 visualizar comentarios, 188, 197-198 detalles de revisión, 228 documentos en modo PDF/A, 8 documentos firmados, 328 Historia, 10-11 VMware Fusion, 248

W widget Información de mediciones, 291292 Word combinar y adjuntar PDF a correos electrónicos, 29-30 consejos para exportar PDF a un nuevo formato en, 90 exportar comentarios a Windows, 200-203 incrustar modelos 3D en, 268-269 usar PDFMaker en, 25-28 XMP (Extensible Metadata Platform), 318

Z Zoom ampliar capas con, 283 reorganizar y ampliar con, 114-115

usar con modelos 3D, 272 usar PDFMaker en Word, 25-28

V Validar contenido de formulario, 241-242 firmas, 327 ventana Buscar, 13 ventanas bloquear la ubicación de Buscar y Acrobat, 13 configurar opciones de despliegue para PDF, 81 ventanas flotantes de medios, 262 VeriSign Internet Directory server, 324 versiones confianza multimedia, 334-335 medios heredados, 264, 266 Navegador, 72 versiones heredadas confianzas multimedia, 334-335 de medios, 264, 266 video. Ver también películas FLV agregar comentarios a, 274 capturar para presentaciones, 170-172 incrustar en PDF, 35-37 vínculos

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