Administración Administración documental - 249708 Wendy Cuadro Fuentes Actividad Semana 3– Generalidades del Documento
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
Administración documental - 249708 Wendy Cuadro Fuentes Actividad Semana 3– Generalidades del Documento
DOCUMENTO Generalidades de los Documentos Actividad de Aprendizaje
Analiza el documento anterior y responde: 1. Es documento de archivo Si – No - ¿por qué? Si es documento de archivo, porque es el registro de una información producida por una entidad privada en razón de su actividad o función, que para el caso deja evidencia de la realización de un evento de graduación. Que debe ser archivado para comprobar en un momento dado su legalidad.
2.
Los caracteres internos del documento son: ➢ Entidad Productora: Universidad de San Buenaventura ➢
Orígenes Funcionales: Fray Héctor Eduardo Lugo García, Rector Luis Alberto Rada Campo, Decano Silvia Elena Vélez Peláez, Secretaria
➢
Fecha y Lugar de Producción: 21 de Marzo de 1998, Medellín
Contenido Sustantivo: Acta de Graduación de la Facultad de Educación de la Universidad San Buenaventura del programa Licenciatura en docencia para tecnólogos y profesionales. Los caracteres externos del documento son: ➢ Clase: la información se trasmite en forma textual. ➢
3.
Tipo: Se identifica de acuerdo a la estructura: carta telegrama, cheques, oficios, memorias, informes, recibos, etcétera. Este es un Acta de graduación. ➢
Formato: Corresponde a las características físicas del documento, independientemente del soporte en que éste se encuentre (tamaño carta, oficio, esquela; disquete, CD). Este se encuentra en tamaño oficio. ➢
Cantidad, equivale a la unidad de medida bajo la que el documento se encuentra (carpeta, legajo, volumen, foja, hoja). Este documento es una hoja. ➢
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
Administración documental - 249708 Wendy Cuadro Fuentes Actividad Semana 3– Generalidades del Documento
Forma: Se refiere a la autenticidad del documento, si está en original, copia o reproducción (microfilmación, digitalización). Este documento es digitalizado. ➢
4. Los elementos que lo componen son: Los elementos que caracterizan el documento en general son: ➢ El soporte: el material sobre el que se plasma el texto (sea escrito o utilice cualquier otro medio de expresión). Entonces el soporte del Acta es escrito. ➢ El contenido: la información que recoge. La información que recoge el Acta está relacionada con la ceremonia de graduación efectuada el 21 de marzo de 1998. ➢Técnica: Escritura ➢ Estructura: Encabezado, corresponde al logo de la entidad, programa y número de acta Fecha y motivo de reunión Personal Asistente Resolución Firmas 5. Sus características son:
Carácter Seriado: 495-98 ➢ Carácter de Unicidad: Acta Individual de Graduación ➢ Carácter de Objetividad: Registra el acta de graduación el día 21 de marzo de 1998 en la Universidad San Buenaventura. ➢
Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.
