VICTOR RUBIO RAGAZZONI Introducción En el año de 1955, Víctor Manuel Rubio Ragazzoni presenta en forma de guía práctic práctica a
a la Auditori Auditoria a Administ Administrat rativa, iva, la cual cual sirve para para normar normar el criterio criterio de
actuación, actuación, demostrando demostrando que dicho trabajo trabajo ha sido probado probado en el terreno terreno práctico, práctico, esta estando ndo consc conscie ient ntes es
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considera que su obra podrá ser enriquecida con los requerimientos y avances en función a las épocas actuales. El proceso de auditoría administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas: •
PLANEACION:
•
EXAMEN:
•
EVALUACION:
•
PRESENTACION
PRIMERA ETAPA Planeación Definición del estudio a desarrollar Diagnostico administrativo Elaboración del programa de diagnostico Aprobación del programa Desarrollo del diagnostico Definición del objetivo Alcance especifico de auditoria Determinación del personal necesario Programación del tiempo de estimación Definición de las técnicas y herramientas a utilizar Aprobación del programa de auditoria
SEGUNDA ETAPA Examen Entrevistar con los responsables de______________ con el objetivo de indicarles el seguimiento a la atención de las áreas de problemática más relevante Aplicación de las técnicas de auditoría administrativa Captación de la documentación necesaria (organigramas, manuales, instructivos, formatos, etc.) Revisión, complementación y depuración de la información captada Captación de opiniones y sugerencias
TERCERA ETAPA Evaluación Análisis y evaluación de la información captada Jerarquización de observaciones Planteamiento de las recomendaciones Discusión de las observaciones
CUARTA ETAPA Presentación Elaboración del informe final Presentación del informe final al director general y subdirector de auditoria Presentación del informe final a los responsables de la unidad auditada
METODOLOGÍA DE VICTOR RUBIO RAGAZZONI
“consiste en evaluar el fundamento de la administración, mediante la localización de irregularidades o anomalías, y el planteamiento, de posibles alternativas de solución” La función de la auditoría administrativa consiste en realizar el análisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten a los objetivos y políticas establecidas, así como para comprobar la utilización racional de los recursos técnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal en el desarrollo operacional, y evaluar las medidas de control que aseguran los resultados esperados. Programa de trabajo El programa de trabajo es la relación escrita que contiene ordenados lógicamente los trabajos a realizar durante un periodo determinado, así como las fechas de iniciación y terminación de cada uno. En el programa deberán quedar listos todos los trabajos que han de realizarse para lograr los objetivos propuestos, siendo de vital importancia que se incluya en el, todos los considerando posibles, a fin de que el programa se desarrolle con eficiencia La esmerada atención en la formulación de los programas de trabajo y el uso adecuado que el auditor haga de ellos, constituyen medios valiosos de control en el desarrollo de los trabajos y , además: Permiten seguir un orden en la ejecución de los trabajos Permiten conocer el trabajo realizado y el pendiente de ejecutar Permitir conocer discrepancias entre tiempo programado y el que realmente fue utilizado en cada trabajo. Permitir imponer las medidas necesarias con oportunidad, cuando existan discrepancias de consideración en los plazos fijados y volúmenes de ejecución.
Permitir apreciar que las labores encomendadas a cada persona se hayan efectuado con oportunidad y determinar en el caso contrario responsabilidades. Con el fin de lo estipulado en el programa de trabajo se desarrolle con mayores probabilidades de éxito, es aconsejable que este se formule con la participación del personal que tendrá que intervenir directa o indirectamente en su ejecución, pues de su aprobación conjunta resultara de la coordinación de trabajos y la aceptación de responsabilidades. El auditor debe tener presente que todo trabajo a desarrollar puede presentar obstáculos que impida su exacto desarrollo, muy a pesar de su previa programación. Por lo tanto deberá tener presente que todo trabajo a desarrollar puede presentar obstáculos que impidan su exacto desarrollo, muy a pesar de su previa programación. Para facilitar el manejo del programa de trabajo, es aconsejable que se formule una grafica que permita apreciar rápida y objetivamente el estado que guardan los trabajos en el momento requerido. Así mismo es aconsejable que el total de los trabajos que comprende el programa, se seccione en tantos grupos como sean necesarios, a fin de circunscribir funciones y obligaciones.
PLANEACION La planeación de la auditoria
es la función donde se define el desarrollo
secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieren, y que por ausencia de estos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados. En la planeación, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos: •
Características particulares de la empresa. A fin de que la planeación de
los trabajos
se ajusten a ella y puedan, así,
obtener resultados
satisfactorios.
•
Finalidad de los trabajos. En virtud de que esta constituye el punto básico
para desarrollar adecuadamente un plan y determine de acuerdo a las circunstancias existentes, los elementos necesarios para su desarrollo.
•
Secuencias de desarrollo. En virtud de que los trabajo por ejecutar deberán
seguir un ordenamiento que permita su desarrollo normal, dentro de los límites de tiempo fijados.
•
Estimación de tiempos, para la estimación de cada trabajo . Precisando la
fecha de iniciación y terminación de los mismos.
•
Determinación del personal que intervenga. Punto por demás importante,
pues la selección de personas apto para intervenir en los trabajos a desarrollar, es de vital importancia para la realización del trabajo de auditoría.
•
Determinación de las técnicas que se utilizaran. Las cuales se ajustaran a
las características particulares del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliará en el desarrollo de los trabajos y al límite de tiempo disponible para conocer los resultados.
•
Determinación de medios materiales . Que se requieran en el desarrollo de
las actividades que se van a llevar acabo.
•
Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará. Punto a
precisarse de común acuerdo con la empresa, en función al desarrollo que se obtendrá de parte de ella y al personal que colaborará en la coordinación de actividades . Para contar con elementos suficientes para la elaboración de los programas específicos de auditoria, es necesario, antes de iniciar la auditoria, recopilar documentación y recabar información, a fin de tener conocimiento amplio de la unidad a auditar. La información se captará
por medio de los manuales de organización
y
operación, catalogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad, etcétera. Todo esto, con el objeto de contar con elementos que, además de dar un conocimiento general de la unidad a auditar, sirvan de base para la elaboración del programa específico de revisión. Concluida la investigación preliminar en la cual se conocieron las características y condiciones de la unidad a auditar, se procederá a un análisis de la información y
documentación recabada, a fin de detectar el (las) area(s)
que pueda
(n)
representar alguna problemática y, por consecuencia, necesidad de una revisión mas detallada o de mayor profundidad.
Identificadas las “área problema”, se podrá definir la profundidad de la revisión de las mismas. El programa específico será elaborado con base en la información obtenida de los trabajos previos de la auditoria
o investigación preliminar, así como por la
determinación de las áreas que requieran de una mayor revisión más profunda. Conocidas las operaciones y objetivos de la unidad, se podrá plasma, a través de un programa, los puntos que se deberán cubrir en la revisión. En dicho programa deberán especificarse los puntos que se cubrirán, como son: que se va hacer, como se va hacer, cuando se va hacer. Los programas específicos son el resultado de la investigación preliminar, puesto que, sin una adecuada programación de los puntos esenciales que se van a estudiar, difícilmente se podrá cumplir con los objetivos que se esperan de la auditoría. Una vez conocido el origen y la magnitud del problema a estudiar, y los objetivos a cumplir, deberá elaborarse el programa específico, donde se identifiquen concretamente los puntos que se abarcarán, que se va hacer, donde , como, cuando y quienes lo harán: además, se deberá precisar el tiempo, responsables y actividades a desarrollar. Ya definidos los problemas a estudiar, y el alcance de la auditoria que se practicara se hace necesario determinar que personal se requiere para efectuar la auditoría, así como el perfil del auditor en lo relativo a conocimientos y experiencias. Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad y gran madurez en los problemas que se piensen auditar, y en caso de que surjan aspectos técnicos especializados, contar con técnicos especializados a nivel de asesoría, para comprender el problema y obtener resultados concretos.
Serán requisitos elementales, que los auditores cuenten con capacidad en:
Diseños de sistemas y procedimientos Análisis de puestos
Organización y métodos
Manejo y control
Técnicas de investigación
En la planeación de los trabajos a realizar, el auditor tomará en cuenta la colaboración personal y material que la empresa le proporcionará. Deberá fijar de común acuerdo con la empresa las fechas en que ésta ponga a su disposición tal colaboración.
Antes de iniciar la auditoría, se diseñaran los instrumentos necesarios que faciliten el desarrollo del estudio: estos pueden ser: cuestionarios, guías de entrevistas, listas checables, etcétera: además de prever que técnicas auxiliares se podrán utilizar, principalmente serán las siguientes:
Organigramas
Diagramas de proceso y flujo
Graficas de Gantt
Redes de Actividades
Estadísticas
Análisis de tiempos y movimientos
Muestreo y pruebas selectivas
Rendimiento de trabajo
Análisis Factorial
Auditoria de puestos
Papeles de trabajo
Análisis funcional
Análisis operacional
Análisis de la capacidad instalada
Análisis de la productividad del trabajo
Carpeta de papeles de trabajo
Análisis de la demanda
Análisis de las condiciones de trabajo
Cuestionario de auditoria
Técnicas de investigación
EXAMEN Prácticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditoria, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información de las áreas sujetas al estudio. El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la unidad, del personal que participara en la auditoria, planteando el objetivo y alcance del estudio. En dicha presentación, se debe hacer especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoria, indicando que el resultado que arroje la revisión, cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada. Es necesario que en esta entrevista o presentación, se pregunte al director o responsable de la unidad, si tiene interés que algún área en particular sea revisada con mayor profundidad o detalle, y el porqué. En esta etapa (examen) es donde se aplican las técnicas de investigación (encuestas de opinión, cuestionarios y observación directa), para la captación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos a saber.
TECNICAS DE INVESTIGACION
La investigación es la fase de los trabajos de auditoría que tiene por objeto encontrar los elementos precisos y necesarios para que el auditor pueda formarse juicio acerca de los problemas o situaciones referentes al caso que atiende. Su manejo consiste en aplicar las técnicas adecuadas, a fin de obtener una descripción lo más detallada y precisa posible del área a auditar. Su propósito consiste en conocer la problemática de fondo, y no captar una extensa variedad de información que desafía cualquier tipo de análisis. En esta etapa de la auditoria, el auditor debe poner toda su atención para captar la información de utilidad.
A continuación se comentan las técnicas más utilizadas y aceptadas: •
ENCUESTAS
A)-Cuestionarios B) Entrevistas
•
INTERPRETACION DE DOCUMENTOS A) Verificación B) Observación
ENCUESTA Esta técnica se aplica en forma combinada, permitiéndonos captar la información planteada de los diferentes campos a investigar, mediante los instrumentos previamente diseñados, los cuales se clasifican en dos tipos: Cuestionario y Entrevista. A).- CUESTIONARIOS:
Esta técnica tiende a obtener información mediante una serie de preguntas escritas, previamente formuladas. El empleo de esta técnica ofrece al auditor las siguientes ventajas: - Obtener la información deseada para cada caso en particular - El cuestionario previamente elaborado permite incluir en él todas aquellas preguntas de interés, cuyas respuestas lo capaciten para formular sus conclusiones; también elimina la posibilidad de omitir preguntas importantes y por ultimo le permite reflexionar sobre la forma de encauzar las preguntas. Estas deben estar ordenadas lógicamente y expuestas con claridad y precisión. El uso de cuestionarios permite al auditor ahorro de tiempo en la investigación, puesto que simultáneamente pueden ser contestados varios de ellos. Los cuestionarios, por la clase de respuestas que se desea obtener, pueden clasificarse dentro de estos tres tipos: Cuestionarios con respuestas abiertas, con respuestas cerradas y cuestionarios con respuestas colectivas. Las respuestas abiertas, son las obtenidas en función de la pregunta que deja en libertad al ser ignorado para expresar ampliamente sus apreciaciones.
Las respuestas cerradas, son las obtenidas en función de la pregunta que obliga al interrogado a contestar afirmativa o negativamente. Las respuestas selectivas, se obtienen en función de la pregunta que deja al interrogado la libertad de escoger entre varias alternativas. Este tipo de respuestas tiene por objetivo obtener apreciaciones de conformidad con los índices mayoritarios. Es aconsejable que al preparar el cuestionario, las preguntas se orienten en tal forma para que las respuestas afirmativas indiquen situaciones correctas o positivas y las negativas al contrario, lo que obviamente permite evaluar fácilmente los resultados. Las preguntas que se formulen en los cuestionarios deberán la intención para conseguir el tipo de respuesta requerida por el auditor. Los cuestionarios pueden ser los siguientes:
Cuestionario General de Auditoria
Cuestionario Funcional
Cuestionarios de Análisis de las Condiciones de Trabajo
Cuestionario de Análisis de Procedimientos
Cuestionario de Análisis de Formas.
Es importante considerar que la información que se obtenga por medio de los cuestionarios será confiable, en medida que se verifique, esta verificación se podrá efectuar por medio de comprobaciones, evidencias en los documentos que se manejan, con la aplicación de otras técnicas. B).- ENTREVISTAS: Esta técnica tiene por objeto obtener información por medio de conversaciones con aquellas personas que de alguna manera están relacionadas con el caso que se investiga. El uso de esta técnica es de gran utilidad en trabajos de investigación. Es aconsejable que el auditor, al aplicar esta técnica, se posesiones de su papel conciliador de intereses. Para lograrlo, tomara en cuenta las siguientes apreciaciones:
Su presentación debe inspirar confianza
Su actuación debe ser sencilla y sin ostentaciones.
Su conversación intencionada, encaminada a lograr la información deseada, debe ser precisa, evitando interpretaciones equivocas.
El desarrollo de su conversación estará a la altura con la importancia y cultura de la persona con quien trata.
Procurara satisfacer dudas haciendo aclaraciones respectivas. Las conversaciones deberán desarrollarse en medio de un ambiente cordial y sencillo, que permita precisar con amplitud el objetivo desarrollado.
La entrevista se puede aplicar en dos formas: en forma particular y en forma general o simultánea; ambas tienen sus ventajas y desventajas. La aplicación simultánea tiene a ventaja de la economía y de la rapidez, pero tiene como desventaja, la falta de identificación con el personal, lo que conlleva a mejores resultados; la desventaja consiste en el alto costo y tiempo, que siempre serán mayores que en la entrevista simultánea. El uso de esta técnica es la forma más productiva de obtener información. Es por esto que los resultados que se obtengan dependen en gran medida, de los conocimientos con que cuente la persona que haga uso de ella.
Existen una serie de reglas que deben ser consideradas por los auditores durante la entrevista, y que se comentan a continuación:
Elaborar por escrito los comentarios o impresiones de mayor importancia que se tengan, para cuando se integre el informe no falten aspectos que puedan ser de consideración.
Comprobar las respuestas obtenidas, ya sea con datos precisos, registros o cualquier aspecto que respalde la información asentada.
Anotar las opiniones y/o sugerencias que surjan durante la entrevista, como una respuesta a las deficiencias administrativas detectadas.
ESTILOS BASICOS PARA MANEJAR CON ÉXITO LA ENTREVISTA Dentro de nuestro papel de auditores, nos vamos a tener que enfrentar a diversos caracteres y actitudes al momento de la entrevista. Es del todo conocido, que no existe ninguna persona igual a otra; pero sin embargo a pesar de que cada persona cuenta con características propias, también cuenta con rasgos de personalidad comunes, mismos que nos permiten clasificarlos en cuatro grandes grupos de personalidad.
RASGOS DE LA PERSONALIDAD •
TIMIDO
•
EMBUSTERO
•
MANIPULADOR
•
AGRESIVO
Tomando como base estos cuatro tipos de personalidad, a los cuales nos enfrentaremos cada día, se requiere contar con los instrumentos que aseguran el éxito de la información captada durante la entrevista. Se ha preparado una series
de principios que facilitaran nuestro trabajo por lo cual se recomienda se empleen únicamente como herramientas auxiliares. Se considera que durante los 10 primeros minutos de la entrevista, es donde se debe establecer el RAPPORT para poder definir con qué tipo de personalidad cuenta el entrevistado y, por consecuencia, donde se determina que estilo de entrevista se deberá aplicar. ESTILO PARA ENTREVISTAR A UNA PERSONA TIMIDA: Seguramente la inseguridad con que cuenta en sí mismo, y la incertidumbre hacia lo desconocido, es lo que los inhibe a la recomendación practica consiste en apoyar al entrevistador con preguntas sencillas y concretas, con el fin de crearse un ambiente de seguridad, hasta que sienta confianza y se acostumbre al auditor. ESTILO PARA ENTREVISTAR A UNA PERSONA EMBUSTERA: Es posible que el nombre del estilo, resulte más de lo que realmente es. Pero la idea está implícita, puesto que es un mal que todos padecemos, tenemos tendencia a inflar los hechos, los aspectos de la vida en general un poco más de lo que realmente son. ESTILO PARA ENTREVISTAR A UN MANIPULADOR: Este tipo de personalidad es clásico, y es buen conocedor de que todas las personas son, por naturaleza vanidosa y clara su herramienta fuerte es la adulación.
INTERPRETACIÓN DE DOCUMENTOS Esta técnica consiste en estudiar los datos y cifras contenidas en documentos con el objetivo de establecer razones y valuar hechos sobre la materia que se investiga.
Para que el auditor pueda hacer uso de esta técnica, es necesario que la gerencia de la empresa le proporcione la documentación que el auditor estime necesarias o le faculte para tener acceso a las fuentes de información indispensables para satisfacer el objetivo. Tales como actas, contratos, manuales de organización, graficas, formas impresas, estados financieros, presupuestos, estadísticas, informes y otros dentro de la empresa y fuera de la, tales como boletines, revistas, publicaciones, entre otras. VERIFICACIÓN:
Tiene por objeto comprobar físicamente si se cumplen los objetivos, técnicas y procedimientos previamente establecido. OBSERVACIÓN: Esta técnica consiste en observar la forma de cómo se desarrollan manualmente las operaciones o situaciones a fin de hacer las apreciaciones pertinentes, proporcionando una idea genérica de observación.
EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y RECOMENDACIONES Terminada la investigación, el auditor procederá a formular conclusiones, atendiendo el siguiente orden. −
Concentración de los datos obtenidos en la investigación.
−
Clasificación de los datos.
−
Evaluación de resultados.
−
Determinación de la solución.
CONCENTRACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS EN LA INVESTIGACIÓN El auditor procederá a hacer una recopilación de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, así como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de estudiarlos y proceder a su clasificación.
CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS La clasificación de los tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluación de resultados, por lo que el auditor procederá a agruparlos de tal manera, que le sirvan de guía para formular sus conclusiones.
EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y COMBINACIONES Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el párrafo anterior, así como sus apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados. Requisitos que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atención para una correcta solución.
DETERMINACIÓN DE LA SOLUCIÓN La solución es la conclusión a que ha llegado el auditor, después de haber evaluado los resultados de las investigaciones que efectuó. La capacidad de experiencia del auditor son factores decisivos para la determinación de una solución correcta. La capacidad y experiencia del auditor, son factores decisivos para la determinación de una solución correcta.
Una buena solución será obtenida observando los siguientes puntos:
Utilidad que reporta al cliente
El auditor debe estar consciente de que la solución que elige, proporciona al cliente una utilidad real y efectiva.
Sujeción a los objetivos y políticas establecidos. Las soluciones y recomendaciones emitidas por el auditor, no deben desviarse de los lineamientos y alcances de los objetivos y políticas establecidos en la empresa.
Requerimiento del cliente. Las conclusiones tomadas por el auditor deberán satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente, para las cuales fueron contratados sus servicios.
Recursos disponibles. El auditor debe evaluar los recursos disponibles de la empresa, tanto económicos como materiales, a fin que sus recomendaciones estén en concordancia con el potencial de la misma.
Costo de ejecución. El costo de ejecución de los trabajos a seguir, derivados de las recomendaciones del auditor, deberán quedar justificados por los beneficios que reporten a la empresa.
Riesgos probables. El auditor, consciente de que diversos factores internos y externos pueden obstaculizar el alcance de los objetivos, tartara en sus respectivas sugestiones de prevenirlos hasta donde esto sea posible.
Posibilidad de control. Las soluciones emanadas del auditor, deberán ser sencillas, practicas y de ejecución fácil de controlar.
Tiempo de realización. El auditor tratara de que los alcances de la acción a seguir, derivada de sus opiniones, sean obtenidas en tiempos razonables, oportuno, de acuerdo con las circunstancias y magnitud de los problemas.
Desarrollo de la empresa. Las soluciones del auditor no solo deberán responder a necesidades del momento sino, además, trataran que estas se adapten, en principio, a la posible futura prosperidad de la empresa.
Condiciones legales. Los efectos que originen las recomendaciones del auditor, no deberán quebrantar las leyes, reglamentos y disposiciones gubernamentales.
Derechos humanos. Las recomendaciones y observaciones del auditor que afecten de alguna manera el elemento humano, deberán tender a proteger a este, primordial e importantísimo factor, en cuanto a trato, salario y prestaciones sociales. La evaluación es, probablemente, la etapa mas difícil e importante a realizar durante el desarrollo de la auditoria administrativa, dado que funciona, en su mayor parte, sobre aspectos cualitativos que, a diferencia, se manejan resultados totalmente cualitativos. Por lo tanto, la evaluación en la Auditoria Administrativa procurará siempre ser lo mas objetiva y concreta posible, de tal forma que las inconformidades que surjan, se respalden en evidencias que contengan la suficiente capacidad de apoyo y de convencimiento. La evaluación deberá comprender las funciones de la administración, mismas que se relacionan a continuación:
Planeación
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Objetivos y políticas
-
Planes y programas
Organización
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Estructura orgánica
-
Funciones
-
Niveles de autoridad y responsabilidad
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Manual de organización
Integración
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Elemento humano
-
Recursos materiales
-
Recursos técnicos
-
Recursos financieros
Dirección
-
Supervisión
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Comunicación y coordinación
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Delegación
Control
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Medidas de control que aseguren resultados
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Registro y control operativo
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Sistemas de procedimientos
-
Manual de operación.
Es aconsejable que las situaciones detectadas se discutan con el personal, de que alguna manera esté relacionada con las conclusiones emitidas por el auditor, a fin de conocer sus apreciaciones y posibles efectos.
INFORME
El informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtiene de un encargo. Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escritos, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo Dada la importancia que reviste un informe, puesto que en el se incluye el resultado de trabajos efectuados, requiere que su presentación causa el impacto de profesionalismo, calidad y confianza. Presentación y contenido La presentación y contenido del informe debe reunir, entre otros, los siguientes requisitos: •
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Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, motivando la acción correspondiente. Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado El informe, según el caso deberá acompañarse de todos aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos, tales como: graficas, instructivos, formas, etcétera.
Los informes en función de las necesidades se pueden clasificar en ordinarios y circunstancias Los informes ordinarios se formulan en acatamiento a lo convenido previamente con el cliente. Esto pueden ser periódicos o finales. Los primeros son aquellos que deben formularse conteniendo información sobre los trabajos desarrollados en determinado lapso. A fin de enterar a la dirección periódicamente del estado que guardan los trabajos a fecha determinada. Los informes finales son aquellos que se elaboran a la terminación de los trabajos. Esto contendrá la sugerencia de la solución del caso encomendado
Con el informe final culmina el trabajo del auditor Los informes circunstanciales se caracterizan por su condición especial que se origina por necesidad imperiosa de hacer del conocimiento de la dirección, aquellas situaciones importantes sugeridas inesperadamente durante el proceso de la investigación. Según la forma de presentación de los informes, se pueden clasificar en tres grupos: narrativo, importancia y extracto. •
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Narrativo. Es aquel que en forma detallada cita un orden cronológico el trabajo efectuado con precisión de datos y circunstancia. Importancia. Este informe se detallara, por orden de importancia, los trabajos efectuados, a fin de que la dirección quede en condiciones de interpretar fácilmente su contenido y en su caso prestar la atención requerida desde el punto de vista de importancia. Extracto. Este informe se caracteriza en que presenta, antes de desarrollar en detalle cada tema, una síntesis del contenido. Esta forma de presentar el informe tiene por objeto dar, a primera vista, una idea genérica de lo tratado, dejando al interesado en aptitud de enterarse o no de su contenido en detalle.
Informe final Esta etapa comprende la estructuración del informe final de la auditoria. Este será un documento donde se asiente, fidedignamente, todas las anomalías e irregularidades detectadas y por menores durante la práctica de la auditoria así como las recomendaciones y sugerencias de solución de la problemática. Es necesario tener presente que como auditores el profesionalismo va a ser reconocido por el resultado de la veracidad y objetividad de la información asentada en el informe El cuerpo del informe contendrá elementos que estandaricen su presentación en cuanto a su forma y diseño y no en su contenido.
Los elementos que estructuren el cuerpo del informe de la auditoria administrativa, se relacionan a continuación.
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Consideraciones generales
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Observaciones relevantes
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Observaciones detalladas
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Recomendaciones
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Comentarios
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Anexos
Consideraciones generales En este apartado se concentra el objetivo y magnitud de la auditoria practicad. En el punto relativo a magnitud, se cita los estudios específicos que se realizaron en forma adicional, y las áreas que estos hayan comprendido.
Observaciones relevantes En esta parte del informe se incluirá las observaciones más trascendentales a nivel de resultados detectados durante el transcurso de la auditoria. Al hacer la exposición de la problemática, se estipulara, jerárquicamente, de acuerdo a su importancia.
Observaciones detalladas En este punto del informe se expondrá la problemática encontrada en cada una de las áreas específicas que integran un organismo.
Recomendaciones Aquí se formulan las recomendaciones planteadas a niveles de su gerencia, como posiblemente soluciones a alas anomalías detectadas, pero sin llegar a su instrumentación, a reservar de una situación que lo amerite por la premura de solución. Se deberá considerar para hacer cualquier sugerencia o recomendación la factibilidad de su desarrollo.
Comentarios En esta parte se anotara los asuntos tratados con los responsables del organismo y de cada una de las áreas auditadas se resumirán los planteamientos expuestos por los responsables, mencionando las medidas de soluciones que se hayan para la corrección de las irregularidades. Por otra parte es importante que se incluyan sus comentarios personales sus observaciones particulares y puntos de vista.
Anexos Todo documento que sirva como evidencia para argumentar lo manifestado en el cuerpo del informe o confirmar alguna aseveración deberá ser incluido en esta parte
Conclusión La auditoria administrativa es una técnica de control preventivo que debe ejercer la dirección de una organización, pues mediante su aplicación se revisan objetico, políticas, programas de trabajo, estructuras orgánicas, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilización de recursos y aprovechamiento del personal. Así mismo se determina objetivamente posibles anomalías que limitan el funcionamiento de un organismo social que le permite de forma oportuna considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operación. El proceso de auditoría administrativa permite permitir apreciar a la organización en su conjunto partido de un análisis sistemático riguroso objetivo e integral de sus funciones administrativas para poder determinar los ajustes o reformas que deban hacerse dentro de su contexto estructural y con relación a las perspectivas de trabajo presente y futuras
BIBLIOGRAFIA Guía práctica de auditoría administrativa 4ta edición actualizada Víctor m. Rubio Ragazzoni y Jorge Hernández fuentes
