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Procrastinar a propósito 5 permisos para multiplicar su tiempo Rory Vaden
RESUMEN EJECUTIVO
Bien sea que tengamos exceso de trabajo, nos cueste organizarnos o tengamos un problema de motivación que nos está limitando, millones de personas luchan cada día por llevar a cabo sus tareas. La mayoría de las personas tratan de pasar las 168 horas de la semana de manera eficiente, pero solo logran terminar una parte de todo lo que tienen que hacer. En cambio, los “multiplicadores” invierten en sí mismos. Crean sistemas que se ocupan hoy de las tareas para obtener tiempo libre mañana. El autor del libro, Rory Vaden presenta los cinco permisos que se debe dar cualquier persona para hacer su mejor traba jo: a tiempo, sin malgastar energía energía y sin ansiedad. Evitar la "dilución de la prioridad"
El ejecutivo promedio recibe 116 correos electrónicos cada día de trabajo. Además, esa misma persona tiene que lidiar todos los días con varias llamadas, reuniones y actualizaciones de redes sociales (distracciones que le pueden tomar tres horas del día, antes de que este se pueda encargar del trabajo real). Muchos empresarios son víctimas de dicha dilución de la prioridad y posponen sus tareas más importantes con el fin de hacer el trabajo menos urgente. A pesar de trabajar muy duro, se quedan atrás. Los "multiplicadores" del tiempo exitosos piensan de manera diferente acerca de cómo usar usar las horas del día. Ellos no dicen que están "demasiado ocupados", no evitan el trabajo para dedicarse al ocio, no se esfuerzan por conseguir un equilibrio perfecto entre la vida personal y la laboral, ni buscan mayor eficiencia. Los multiplicadores disfrutan de su trabajo. Aunque la jubilación es el objetivo final para muchas personas, los multiplicadores ven su trabajo como parte de la vida y consideran que puede ser una fuente de orgullo y satisfacción. El equilibrio entre la vida personal y el trabajo es una idea muy popular, pero tiene poca aplicación en la vida. Por definición, este equilibrio significa la atracción de "fuerzas iguales en direcciones opuestas", lo que implica que debemos pasar la misma cantidad de tiempo en casa y en el trabajo. En realidad, ocurre lo contrario: Concentramos nuestro tiempo, energía y dinero en una dirección durante un corto período de tiempo para lograr resultados rápidos y luego nos volvemos a concenResumido.com selecciona,
trar en la otra dirección. Por ejemplo, si tenemos una gran deuda, no llegamos muy lejos si pagamos US$ 10 al mes sobre el balance mínimo Por el contrario, hacemos sacrificios financieros en otras áreas de la vida para pagar la deuda. La mayoría de los expertos en gestión del tiempo le dan primacía a la eficiencia. Ser eficiente significa ser capaz de actuar sin perder tiempo ni esfuerzo. Ser eficiente significa ser productivo y hacer un buen trabajo. En cambio, los multiplicadores ejercen un "enfoque implacable en los resultados". Quieren ser compensados por lo que logran, no por su tiempo. Replantear la gestión del tiempo
No podemos controlar el tiempo. Este continúa sin importar lo que hagamos. Si tratamos de "gestionar" el tiempo, quedaremos atrapados en una rueda de hámster. Pero podemos dar prioridad al tiempo con buenos resultados. El best-seller Stephen Covey, Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva , ofrece una "Matriz de gestión del tiempo" que muestra cómo clasificar una tarea en "importante y urgente, importante pero no urgente, no es importante sino urgente y ni importante ni urgente". El segundo cuadrante (importante pero no urgente) es donde debemos centrar nuestros esfuerzos al desarrollar relaciones, crear estrategias y buscar nuevas oportunidades. Hay demasiados ejecutivos que le prestan atención a los cantos de sirena del primer cuadrante (importante y urgente) y así pierden el foco. Cuando priorizamos nuestro tiempo, ponemos algunas actividades sobre otras. Imaginemos que las 168 horas de una semana son una jarra de agua. Luego dividimos nuestro tiempo en seis vasos: - fe - familia - deporte - diversión - trabajo - finanzas Dependiendo de lo que nos importa más esta semana, algunos vasos estarán más llenos que otros. Podemos cambiar las prioridades y verter agua de un lado a otro, según sea necesario. Mientras que ciertas personas piensan en dos dimensiones en cuanto a "importancia y urgencia", es mejor pensar en tres
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Procrastinar a propósito 2 dimensiones y atribuirle "significancia" a la mezcla. La significancia representa "el tiempo que algo importa" en lugar de "cuánta" (importancia) o "rapidez" (urgencia) se busca. Por ejemplo, digamos que podemos 1) crear un programa de formación de servicio al cliente para el equipo o 2) pasarnos el tiempo ofreciendo personalmente un gran servicio al cliente. Si se tiene en cuenta solo la significancia, tenemos que escoger la opción uno. Si pensamos solamente en la urgencia, escogeremos la opción dos. Si entrenamos el equipo para proporcionar un gran servicio y también proporcionamos un gran servicio nosotros mismos, estaremos pensando más a largo plazo. Eso es lo que hacen los multiplicadores. Debemos multiplicar el tiempo. Y esto se logra haciendo cosas hoy que nos darán más tiempo mañana. Pete Wilson, pastor de la Iglesia Cross Point, lidia con muchas personas que le sugieren enfáticamente cómo debe invertir su tiempo. Inicialmente, le costó mucho. "Me pasaba el tiempo haciendo lo que todo el mundo quería que hiciera, y mi horario y mi vida estaban fuera de control", dice. Wilson definió lo que significa el éxito para él de modo que pudiera bloquear su tiempo. Recibe muchas solicitudes de asesoramiento pero solo puede ver seis personas a la semana cara a cara. Además, reserva tiempo para tres reuniones de almuerzo a la semana con otros líderes. Lo que no termina durante una semana determinada rueda a la siguiente. Este "bloqueo" de su horario le funciona mejor que quedar encerrado en citas específicas por hora una tras la otra. Es importante que determinemos qué nos funciona y no dejarnos llevar por la idea de que estar ocupado es lo común en los negocios. Esta es una mentalidad que lleva a la gente a confundir "ocupado" con "éxito". Los cinco permisos
Los multiplicadores se permiten usar cinco estrategias o permisos de gestión del tiempo: 1. Eliminar
Dejar tareas de hoy para crear más tiempo mañana. En una encuesta de Salary.com, el 47% de los encuestados dijo que "las reuniones eran su mayor pérdida de tiempo en la oficina". Tomemos por caso el multiplicador Ron Cordero, presidente de Reynolds y Reynolds, compañía de software para concesionarios de automóviles en todo el mundo, que eliminó las reuniones innecesarias. Si comunicamos lo correcto a las personas adecuadas, señala Cordero, podemos cambiar las reuniones semanales por reuniones mensuales. Esto aumenta la productividad en 36 horas al año por persona. Además de las reuniones, también podemos eliminar los correos electrónicos largos o de confrontación, ver televisión, hacer cambios innecesarios o constantes en los productos, el chisme, dar consejos u opiniones no solicitadas, lidiar con gente negativa, revisar dos y tres veces y hacer demasiado trabajo
voluntario. Los multiplicadores reconocen el valor de decir "no". Cuando eligen una actividad, rechazan todas las demás. 2. Automatizar
Las personas exitosas se dan cuenta del valor del tiempo y del dinero, e invierten en automatización para ahorrar ambos recursos, como lo hacen aquellos que reconocen a menudo que su tiempo es más valioso que el dinero. Podemos automatizar actividades de manera sencilla. Cada trabajo que automatizamos nos ahorra tiempo que podemos invertir en tareas más importantes e inmediatas. Tomemos en cuenta estos ejemplos de automatización: - Configure sus cuentas con el servicio automatizado de su banco - Establezca sistemas de copias de seguridad automáticas de datos - Escanear los recibos es un tipo de automatización que ahorra papel. - Automatizar nuestras respuestas en los medios sociales con programas como Hootsuite o SocialOomph. - Crear vídeos de formación que los empleados pueden ver cuando quieran. - Externalizar los programas de satisfacción al cliente. 3. Delegar
La mayoría de las personas cree que hacer algo por sí mismas es la manera más rápida de lograr algo. No quieren tomarse el tiempo de entrenar a los demás. Pero hacerlo uno mismo es más rápido solo una vez. Las personas no delegan por "perfeccionismo", que no surge de la lógica, sino de la emoción. El costo es otra objeción común; las personas creen que no pueden permitirse el lujo de delegar. Los multiplicadores entienden el valor monetario del tiempo (MVOT). Para determinar el valor financiero de nuestro tiempo en términos de nuestra tasa de pago por hora, debemos dividir nuestros ingresos anuales por el número de horas que trabajamos cada año. Alguien que gana US$ 40,000 al año y trabaja 50 horas a la semana tiene un MVOT de US$ 16.67. Alguien que gana US$ 100.000 por el mismo número de horas, gana US$ 41.66 por hora. Todo tiene un costo: esperar en la cola del supermercado, doblar la ropa, etc. Dado que la paga está generalmente ligada a los resultados, delegar ahorra tiempo. Si ganamos un salario anual de US$ 100.000 y gastamos 20 minutos esperando en la cola para el café, estaremos sacrificando unos US$ 13 en MVOT. El tiempo cuesta dinero, sea que le pagamos a otra persona por hacer una tarea, sea que la hagamos nosotros mismos. Delegar es una opción financieramente sólida si logramos contratar a alguien por menos de nuestro MVOT. Podemos externalizar tareas mediante la contratación de un asistente, un contador, un planificador financiero, un abogado, un diseñador gráfico, una mucama, una niñera y un jardinero, entre otros.
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Procrastinar a propósito 3 4. Procrastinar
5. Concentrarse
Para usar la procrastinación de manera productiva, debemos tener la paciencia para entender la diferencia entre esperar a propósito el momento adecuado para hacer una tarea y simplemente aplazarla o postergarla.
Quizá los agricultores son quienes ejemplifican mejor este permiso final. Durante la temporada de cosecha, los agricultores suelen trabajar 18 horas al día. No tienen el lujo de enfermarse o de pensar en otras tareas. Su supervivencia el resto del año depende del rendimiento de los cultivos de cada temporada.
Los multiplicadores esperan a menudo a que la fecha límite se acerque para realizar la tarea o toman una decisión porque saben que las circunstancias pueden cambiar. Así pues, el "último minuto" significa esperar el período de tiempo en el que todavía se pueden hacer cambios sin sacrificios. A veces, trabajar de antemano puede ser perjudicial. Digamos que un cliente ordena 1000 unidades de un producto. Empaquetamos la orden dos semanas antes del envío, pero luego recibimos una llamada para aumentar la orden. Por tanto, ahora tenemos más trabajo. A veces el último minuto "es justo a tiempo". Michael Book encabeza The Book Agency y dirige un equipo de 130 agentes de seguros que recientemente vendieron US$ 4000 millones de un nuevo seguro de vida en el curso de un año. Durante todo el día, Book lidia con personas que quieren fijar citas con él. Su objetivo es asegurarse de que sus gerentes tengan los recursos que necesitan para hacer su trabajo. Él explica que "la gran mayoría de las presiones que sientes en la vida no provienen de emergencias sino de otras personas que nos están transfiriendo la urgencia". Sin embargo, el sentido de "urgencia" de otra persona no tiene por qué ser urgente para nosotros. Por lo general, se debe simplemente a que un empleado está buscando la satisfacción inmediata de una respuesta instantánea o completar algo por el bien de completarlo. Podemos reconocer una emergencia porque el costo de lidiar con la misma más adelante es mucho mayor que el costo de resolverla de inmediato.
Al igual que los agricultores durante la temporada de cosecha, los multiplicadores se concentran. Identifican su única prioridad. Realmente no se puede tener múltiples prioridades. Nuestra prioridad es la tarea que viene "delante de todas las demás. Nuestro vaso (familia, ejercicio, diversión, fe, trabajo o finanzas) prioritario es el que estamos haciendo en este momento. Al cambiar a una categoría diferente, esta se vuelve nuestra prioridad. Todo lo que no es una prioridad es una distracción. Debemos darnos permiso para concentrarnos en nuestras propias prioridades por simple autoprotección. No quiere decir que seamos egoístas o que no nos importan los demás. Debemos ponernos de primero para concentrarnos en lo que debemos hacer y en lo que esto significa para nosotros. De acuerdo con los resultados de una encuesta realizada a 10.000 empleados, el común de las personas admite que pierde 2,09 horas en tareas no relacionadas con el trabajo todos los días de una semana de trabajo de 40 horas. Tomando como base un salario promedio de US$ 39,795 al año o US$ 19.13 por hora, este nivel de procrastinación les costó a los empleadores US$ 10.396 al año por empleado. La procrastinación, la rotación de personal, las políticas de la oficina y otros hábitos ineficientes les cuestan miles de dólares al año a los empleadores. Sin embargo, muchas empresas se centran en el ahorro de dinero, no de tiempo. Podemos ahorrar ambos recursos si nos comportamos como multiplicadores y hacemos el mejor uso de los recursos de la empresa, nuestro tiempo y nuestro dinero.
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Título original: Procrastinate On Purpose Editorial: Perigee Books Publicado en: Enero de 2015
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