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La gran cosa La sorprendente verdad tras un resultado extraordinario Gary Keller y Jay Papasan
RESUMEN EJECUTIVO La clave para lograr más en nuestra carrera profesional y en nuestra vida personal es estrechar nuestro enfoque y concentrarnos en "la gran cosa" que nos brindará un mayor valor. Cuando nos enfocamos, obtenemos grandes resultados. Aunque parezca contraintuitivo, la clave para lograr más es tratar deliberadamente de hacer menos, no más. Pero es importante que aquello que hagamos sea precisamente lo que producirá el mayor valor. Para lograr más debemos pensar en grande, pero actuar en pequeño. Debemos identificar "la gran cosa" que nos dará más por nuestro dinero y hacer únicamente eso. Menos es realmente más cuando se trata de obtener resultados.
Las seis mentiras sobre la productividad Estos mitos son muy comunes pero no bien comprendidos cuando se piensa en ser más productivo. Ha y que conocer estas mentiras y buscar el camino correcto:
1. Todo importa por igual
como “el principio 80/20” y confirmó que a menos esfuerzo mayores resultados. Para contrarrestar el mito de que todo importa, no hay que enfocarse en estar ocupado sino en ser productivo. Hay que preguntarse constantemente sobre lo que de verdad importa hasta llegar a una solo cosa que se convierte en la actividad principal durante todo el día. En otras palabras: para lograr más hay que andar por lo bajo. Entender qué actividad genera mayores resultados y maximizar el tiempo que se le dedica aun cuando haya que decir “no” a muchas otras cosas. El éxito viene de hacer lo que más importa.
2. La multitarea es buena Nass, de la universidad de Stanford, estableció cómo funciona la multitarea. Estudió a 262 personas que eran eficientes haciendo varias cosas a la vez y se quedó asombrado porque obtenían los peores resultados. Concluyó que la multitarea es una mentira y una manera ineficiente de realizar las cosas. ¿Por qué? Hay varias razones: - Cuando se interrumpe el flujo de trabajo, cuesta retomarlo, sea la interrupción larga o corta. El cambio de tarea siempre tiene un costo en términos de efectividad.
La idea de la igualdad de los logros es una mentira pura y simple. Cuando todo parece igualmente importante, uno se ocupa mucho; pero si no se es cuidadoso, el esfuerzo en un área puede opacar lo que se obtiene en otra área.
- Cuando se cambia de tarea, hay el peligro intrínseco de no poder volver a la tarea inicial. La multitarea aumenta el riesgo de irse por las ramas.
La verdad es que la actividad usualmente no se relaciona con la productividad. Tener una lista impresionante de cosas por hacer es agradable, pero si esa lista está llena de cosas poco importantes, no se llega a nada significativo aun cuando se concluyan todas las actividades.
- Es más fácil cometer errores cuando se hacen muchas tareas simultáneas, pues no se presta atención a lo que importa de verdad.
Los triunfadores no tratan de hacer todo lo que piensan. Ellos siguen otra estrategia. Tienen un sentido claro de la prioridad y de la meta que persiguen. En vez de tener una larga lista de actividades, se limitan a una lista corta donde deben obtener el éxito. Esto es mucho más productivo. En el siglo XIX, el economista italiano Vilfredo Pareto explicó su famoso principio del 80/20. La conclusión inicial fue que el 80% de la tierra en Italia estaba en manos del 20% de la población. En 1930, Joseph Juran, ejecutivo de General Motors describió este principio como la idea de “pocas cosas vitales y muchas cosas triviales”. Arthur Richard Koch clasificó la idea Resumido.com selecciona,
- La multitarea toma más tiempo, no menos. Es ineficiente.
- La multitarea aumenta los niveles de estrés. - Las personas multitarea le dan más importancia a la información nueva que a la antigua, aun cuando no tenga valor. La verdad es que cuando las distracciones son naturales y se esperan, la multitarea no funciona, no ayuda al desempeño. De hecho, la multitarea introduce más distracciones que disminuyen los resultados. Si se compra el mito de que se pueden hacer más de una o dos cosas a la vez, se tiene problemas.
3. Hay que ser disciplinado En la sociedad existe la idea de que para ser exitoso se debe llevar una vida disciplinada. Por tanto, si alguien no es exitoso, no es disciplinado y necesita serlo. Pero esto es falso.
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La gran cosa 2 En vez de tratar de ser una persona disciplinada, se deben desarrollar hábitos productivos que conduzcan en una dirección. Los científicos sociales dicen que se necesitan 66 días en promedio para formar hábitos y hacerlos permanentes en la propia vida. Las personas altamente exitosas nos son actores de clase mundial en todo, pero son selectivos con los hábitos que cultivan. Para estar entre estas personas, hay que hacer lo mismo. La característica principal del hábito es que toma más cultivarlo que energía para mantenerlo. Una vez que alguien asume el éxito como patrón, este se convierte en hábito, parece una segunda naturaleza. Esto simplifica la vida. Cuando se tienen hábitos productivos como una rutina diaria, la vida se hace menos complicada y se ve mejor el camino.
4. La fuerza de voluntad está siempre a la orden Este es otro mito social que dice que la fuerza de voluntad siempre está lista para ser incluida en lo que uno necesite. Este enfoque clásico de “donde existe el deseo está el camino”, sugiere que si uno desea algo muy grande debe desearlo ardientemente, más que cualquier cosa. Desafortunadamente, la fuerza de voluntad fluctúa en las personas todo el tiempo. A veces se tiene mucha y otras veces hay escasez. Para la mayoría de las personas la fuerza de voluntad sale con fuerza al comenzar el día pero se va acabando gradualmente. Las pausas de la mañana, el mediodía y la tarde dan fuerza de voluntad durante el día, pero esta dura poco, tiene una vida corta. Es limitada pero renovable. Para poner la fuerza de voluntad se debe: - Respetar el nivel de la fuerza de voluntad en todo momento y estar preparado a atraparla cuantas veces se presente. No hay que tomarla como algo seguro. - Establecer el momento de la tarea prioritaria cuando la fuerza de voluntad está más alta, lo cual sucede en la mañana para la mayoría de las personas o después de las pausas. - Alimentar el cerebro con la comida adecuada para que tenga suficiente energía. El cerebro es el 2% de la masa del cuerpo, pero consume 20% de las calorías que se queman para tener energía. Si se debe tomar una decisión importante hay que ingerir comida de calidad para subir los niveles de energía.
5. Una vida balanceada Todos hablan de llevar una vida balanceada, pero nadie lo logra. Es un mito. Si se va a lograr algo en cualquier área, hay que enfocarse todo el tiempo en eso, lo que significa que automáticamente queda menos tiempo para lo demás. Este tipo de enfoque intenso hace imposible alcanzar el balance. En lugar de un balance, hay que lograr un balance dinámico:
- Separar la vida en dos tobos: vida personal y trabajo. - Llenar el tobo del trabajo con astucia, dándole mucho tiempo a “la gran cosa”. Dedicar casi todo el tiempo de trabajo a lo que uno hace muy bien y más nada.
- Contrabalancear la vida personal en el otro tobo, dándole atención apasionada a otras áreas de la vida cuando no se está trabajando. El mantra debe ser: se trabajará mucho y se jugará mucho. Se deben balancear constantemente ambos tobos, pero se le da el mayor esfuerzo al tobo que se está llenando en el momento. Es el mejor balance que se puede hacer.
6. Lo grande es malo y se le debe temer Muchas personas no siguen sus sueños porque han caído en el mito de que “grande es malo”. La realidad es que si se teme ser muy exitoso y se prefiere aceptar menos, uno se está escatimando. Se debe tener el hábito de pensar en grande y establecer metas audaces e inspiradoras. Si se piensa en grande se actúa diferente y se toman caminos diferentes. Cuando se va tras un gran resultado, las acciones difieren de las que se toman cuando se va tras uno pequeño. Las personas inteligentes utilizan lo que han adquirido como plataforma en la cual pueden construir el futuro, en vez de un techo de vidrio para lo que podrían adquirir en el futuro. La claves para pensar en grande son:
- Pensar diferente: no ordenar del menú sino imaginar un potencial resultado que nadie haya visto todavía. - Actuar con valentía: buscar los sistemas, modelos, hábitos o relaciones que han utilizado quienes tienen grandes logros y utilizarlos. - Ver el fracaso como parte integral del viaje: como un problema temporal dentro de los resultados excepcionales. Estar preparado para fracasar en el camino hacia el éxito significa aprender de los errores y continuar avanzando.
El sistema para hacer más Para obtener resultados extraordinarios hay que enfocarse en una pregunta y tres conceptos:
1. Una cosa siempre importa ¿Qué cosa puedo realizar ahora mismo y que hará que todo lo demás resulte más fácil o i nnecesario? Esta simple pregunta, aunque engañosa, funciona porque combina la perspectiva de “gran película” y de “pequeño foco” que parece un láser. Si se hace esta pregunta a diario y se dedica a trabajar en cualquier actividad que genere valor, se logrará el mayor progreso posible en el trabajo más importante.
2. El éxito es secuencial Nadie obtiene un gran éxito en una sola entrada. Ser exitoso es más bien un juego de dominó: se comienza tumbando un dominó que a su vez tumba uno más grande hasta que al final se tumba un dominó que representa un gran éxito. Para lograr resultados excepcionales, se comienza en pequeño, se desarrolla un impulso y se crece. Se debe hacer que la pregunta de enfoque sea parte de la rutina
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La gran cosa 3 diaria para que funcione la magia. Los pasos para engranar como hábitos las preguntas que permiten enfocarnos son:
ficará lo mejor para mí y para el mundo, de tal manera que haciéndolo todo resulte más fácil o innecesario?
- Ser tenaz: hay que recordar que toma 66 días para que la pregunta se convierta en hábito, así que hay que preguntar hasta que llegue a ser una segunda naturaleza. Hay que ser serio para obtener resultados extraordinarios.
Si no se puede descifrar la causa por la cual uno se levanta por la mañana, por lo menos hay que escribir algo grande e impresionante que le gustaría alcanzar. Luego, hay que diseñar cómo obtenerlo. Se escoge la dirección hacia donde moverse y se camina con la convicción de que uno será feliz.
- Establecer recordatorios: poner avisos en el trabajo que digan: “Hasta que no haga una sola cosa, todo lo demás es distracción”. Usar notas, protectores de pantalla y calendarios para dar claves. Otro recordatorio puede decir: “Una sola cosa = Resultado extraordinario”.
2. Vivir por prioridades
3. El éxito siempre deja claves
Cuando se vive con propósito, se sabe para dónde se va. Si se vive según las prioridades, uno sabe lo que necesita para lograrlo. Establecer las metas del momento lleva a las metas a largo plazo y las conecta a lo que se necesita hacer para progresar. Se piensa en grande pero se va por lo bajo y lo específico. Las acciones de hoy se están conectando a todo el mañana y al visualizarlas se logran las metas. Se puede pensar estratégicamente porque se tiene un mapa del camino.
A medida que se hace la pregunta persistentemente, la clave es encontrar y luego actuar sobre las grandes preguntas que surgirán. Se debe investigar, modelar e integrar dentro de las acciones las preguntas que son grandes y específicas.
Se debe estar seguro de escribir las respuestas a las preguntas. Las investigaciones dicen que escribir las metas ayuda en un 40% para alcanzarlas. Escribir las metas y colocarlas en algún lugar donde se vean con frecuencia.
Para ilustrar, supongamos que se decide cuál es esa cosa necesaria para incrementar las ventas. Esto lleva a preguntas que pueden ser expresadas de manera diferente:
3. Vivir para la productividad
- Buscar apoyo: forme un grupo de apoyo para el éxito. - Utilizar esto en todas las áreas de la vida y en la carrera: entender qué es lo más importante en las diferentes áreas de la vida y dedicarse con pasión.
- Un enfoque pequeño y específico: ¿Qué puedo hace para aumentar mis ventas en un 5% el próximo año? - Un enfoque pequeño pero amplio: ¿Qué puedo hacer el próximo año para incrementar mis ventas? - Un enfoque grande y amplio: ¿Qué puedo hacer el próximo año para duplicar mis ventas? - Un enfoque grande y específico: ¿Qué puedo hacer ahora para duplicar mis ventas en seis meses? La pregunta grande y específica es una “gran pregunta”. En términos prácticos, cuando se hace una pregunta grande se apunta hacia una meta grande. Las preguntas grandes y específicas usualmente llevan a respuestas grandes y específicas que hacen avanzar. Una vez que se tiene una gran pregunta delimitada, se puede integrar dentro de la pregunta enfocada: ¿Qué puedo hacer hoy para duplicar las ventas en seis meses, de tal manera que todo lo demás resulte fácil o innecesario?
¿Cómo obtener resultados extraordinarios? Se necesita un proceso de seis etapas:
1. Vivir con un propósito Todo el mundo naturalmente desea ser feliz, pero si se busca la felicidad directamente todo lo que se obtendrá serán tonterías y no lo verdadero. Para ser feliz hay que dedicar tanto la vida como la carrera a obtener algo mayor y más difícil de alcanzar. Hay que preguntarse: ¿Qué puedo hacer en mi vida que signi-
Para alcanzar resultados extraordinarios, se deben reservar tres cosas en el calendario, en este orden:
- Tiempo libre: se es más productivo si uno está relajado y la clave es tener tiempo libre de calidad. Recargar baterías y saber cuándo. - Tiempo de “la gran cosa” para enfocarse en lo que es más productivo: planificar por lo menos cuatro horas al día para hacer “la gran cosa” y defender ese tiempo con furia. Programar temprano en la mañana cuando la fuerza de voluntad está en el máximo. - Tiempo para planificar: por lo menos una hora a la semana para revisar las metas anuales y mensuales, además de revisar el progreso. En cada reunión hay que preguntarse: ¿Qué necesito hacer esta semana para estar en línea con mis metas mensuales y estas con mis met as anuales? Una vez que se han reservado estos momentos, es importante protegerlos con vigor. Hay que informar a los demás cuando se está disponible y cuando no, para que el ajuste sea rápido. Si alguien trata de robar el tiempo destinado a “la gran cosa”, se debe declinar con educación o dar alternativas. Si esto no funciona, las cuatro estrategias que se pueden usar son: - Construir un búnker donde se tenga todo lo necesario para ser productivo: tal vez acondicionar una sala de conferencias o algo similar. - Almacenar provisiones en el búnker: suministros, material, refrigerios, bebidas - todo a la mano para no distraerse. - Proteger el búnker de las minas: apagar el teléfono, el email, salir del navegador de la portátil. Estar preparado para darle el 100 por ciento de atención a “la gran cosa”.
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La gran cosa 4 - Buscar apoyo: explicarles a los que puedan distraer lo que pasa y cuándo se está disponible. Ellos se adaptarán cuando vean el panorama en general.
4. Hacer tres compromisos Para obtener resultados, debemos hacer tres compromisos:
- Seguir el camino hacia la perfección: mantenerse activa y agresivamente buscando la manera de hacerlo todo mejor. Se sabe que hay que acumular 10.000 horas de práctica para convertirse en un artista de élite en cualquier campo. Si se trabajan 4 horas al día durante 250 días al año, se llegará a formar parte del grupo. - Buscar continuamente la mejor manera de hacer las cosas: pasar de ser un emprendedor a tener un propósito. Los emprendedores tienen mucha energía y motivación pero a veces carecen de habilidades cuando están aprendiendo cómo se mueven los hilos. Pasar de lo que viene naturalmente hacia enfocar y tener un propósito. Recordar que para alcanzar algo diferente hay que hacer algo diferente que pase sobre cualquier otra actuación y se convierta en un propósito. Buscar modelos y sistemas que puedan abrir el potencial. - Estar contento de ser el responsable de hacerlo todo por alcanzar “la gran cosa”: ser dueño de los resultados. Absorber los fracasos y mantenerse orientado hacia los resultados. Continuar avanzando aun cuando todo alrededor tenga el potencial de desviar las cosas. Buscar y reconocer la realidad, encontrar soluciones trabajables y seguir con ellas. Si es posible, tener alguien a quien informar: un entrenador, un maestro, un mentor o un amigo que se respete. Permanecer en la silla del chofer. Ser dueño de lo que se produce. 5. Vigilar los cuatro ladrones Los cuatro ladrones de la productividad de los que debemos
cuidarnos celosamente son: - La incapacidad de decir “no”: es decir, se dice "sí" a muchos proyectos y se va en la dirección equivocada. Se debe comenzar diciendo “no” o, por lo menos, “no por ahora”, a las distracciones, para tener más tiempo para “la gran cosa”. Decir “no” es liberador. - Miedo al caos, lo cual no ayuda: cuando nos enfocamos en “la gran cosa”, se mueven otras cosas que algunas veces crean una sensación de caos. Debemos hacer las paces con esos sentimientos, ya que son naturales y muestran que se está en el camino de dominar “la gran cosa”. - Malos hábitos de salud: es decir, no estamos manejando bien la energía. No se debe sacrificar la salud haciendo más de lo que se puede. Hay que manejar los niveles de energía a través de dietas correctas, ejercicio regular y buenos hábitos para dedicarle la mayor energía a “la gran cosa”.
- Tener un ambiente de trabajo que no apoya las metas: esto evita que la persona avance en la dirección correcta. Ser proactivo. Crear un ambiente físico que esté acorde con donde se desea llegar. Estar con las personas que apoyan el esfuerzo para ser productivo. Tener un ambiente de trabajo permita ir de un lado a otro. 6. ¡Comience ya! Para lograr resultados extraordinarios, hay que pensar en grande pero hacer las cosas por lo bajo. Descifrar la responsabilidad que significa “la gran cosa” y trabajar para maximizar el tiempo que se dedica a ella. En vez de llenar la vida con notas promisorias (haré, podré, podría), hay que vivir sin arrepentimientos. El éxito siempre es un trabajo interno. Entrar en acción empujando la primera ficha de dominó que lleva a “la gran cosa” y que iniciará una gran reacción en cadena.
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Título original: The One Thing Editorial: John Murray P ublishers Publicado en: Julio de 2013
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