Pengertian SOP
1. Suatu standar/pedoman tertulis tertulis yang dipergunakan dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. 2. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Tujuan SOP 1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja. 2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi 3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait. 4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya. 5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi Fungsi : 1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja. 2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. 3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak. 4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja. 5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin. Kapan SOP diperlukan 1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan 2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak 3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja. Keuntungan adanya SOP 1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan 3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai. Dalam menjalankan operasional perusahaan , peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh u ntuk menjadi sumber daya manusia yang pro fesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.
Kerangka SOP yang saya buat diperusahaan adalah I. Standar Operasi Prosedur isinya adalah sbb: 1. Pendahaluan 2. Maksud & Tujuan 3. Definisi 4. Prosedur (Prosedur Utama) 5. Lampiran II. Proses Diagram Alur (berbentuk flowchart) III. Standar Dokumen (Formulir2 yang digunaka n) IV. Petunjuk Teknis Pengisian Dokumen Standar
Keteraturan dalam suatu perusahaan, tidak lepas dari keteraturan system yang ada. System yang baik, mengacu pada penaataan prosedur yang teratur, konsisten, berkelanjutan dan mudah diterapkan baik oleh orang dalam maupun pemain baru dalam perusahaan. SOP merupakan perangkat yang mendokumentasikan system dalam tahapan-tahapan dari aktivitas yang terjadi dalam suatu perusahaan. Definisi SOP Standard Operating Procedure (SOP) SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja ( flow chart ). SOP sering juga disebut sebagai manual SOP yang digunakan sebagai pedoman untuk mengarahkan dan mengevaluasi suatu pekerjaan (Aries, 2007) . Implementasi SOP yang baik, akan menunjukkan konsistensi hasil kinerja, hasil produk dan proses pelayanan yang kesemuanya mengacu pada kemudahan karyawan dan kepuasan pelanggan.
Tujuan dari Penerapan SOP SOP banyak diimplementasikan terutama di perusahaan, lembaga atau organisasi yang memerlukan kualitas pekerjaan sehingga dapat menghasilkan produk yang berkualitas. Selain itu SOP dapat juga digunakan sebagai standar kualitas untuk menuju ke standar internasional (ISO). Penulisan dokumen dalam SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem kualitas dan teknis yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan dan untuk mendukung kualitas data informasi pada perusahaan. Penerapan SOP ini akan membantu perusahaan untuk mempertahankan kualiats control dan kualitas proses sehingga membawa perusahaan untuk tetap bertahan di persaingan dunia bisnis. Keteraturan dan kesistematisan dari prosedur ini, akan memudahkan antar satuan kerja yang ada dalam melaksanakan tanggung jawab dan tugasnya. hubungan timbal balik yang lancar akan mewujudkan keseimbangan kerja yang baik bagi karyawan dan mewujudkan performansi yang handal. Konsistensi terhadap system dapat terjamin meskipun kunci utama pemegang kerja resign maupun digantikan dengan orang lain. Peraturan tertulis SOP memudahkan seseorang melakukan suatu kerja dengan selamat tanpa adanya masalah terhadap keselamatan diri atau pun pada peralatan yang di gunakan tanpa bantuan o rang lain. Tujuan utama dari penerapan SOP adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pengerjaan suatu proses kerja yang dirancang dari SOP. Dari setiap teori telah dikemukakan, diketahui bahwa tujuan dari SOP adalah untuk memudahkan dan menyamakan persepsi semua orang yang memanfaatkannya dan untuk lebih memahami setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakannya (digilib.petra.ac.id). Adapun tujuan ± tujuan dari Standard Operating Procedure antara lain sebagai berikut : 1. Agar pekerja dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja. 2. Agar pekerja dapat mengetahui dengan jelas peran dan posisi mereka dalam perusahaan. 3. Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses kerja, tanggung jawab, dan staff terkait dalam proses tersebut. 4. Memberikan keterangan tentang dokumen ± dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja. 5. Memepermudah perusahaan dalam mengetahui terjadinya inefisiensi proses dalam suatu prosedur kerja. Manfaat SOP Jika SOP dijalankan dengan benar maka perusahaan akan mendapat banyak manfaat dari penerapan SOP tersebut, adapun manfaat dari SOP ada lah sebagai berikut : 1. Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan terinci dengan jelas dan sebagai dokumentasi aktivitas proses bisnis perusahaan. 2. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suat u prosedur operasional kerja.
3. Memepermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program training karyawan. 4. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak. 5. Membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses operasional dalam perusahaan. 6. Membantu mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan kebijakan. 7. Mempertahankan kualitas perusahaan melalui konsistensi kerja karena perusahaan telah memilki sistem kerja yang sudah jelas dan t erstruktur secara sistematis. Cara Pembuatan SOP Kesalahan pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan menjadi tidak maksimal. pembuatan SOP harus mengikuti prosedur dan langkah-langkah yang sudah teruji dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: (www.epa.gov) 1. SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah, fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah 2. Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya 3. Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: µ K irim spesifikasi ke vendor ¶ bukan µSpesifikasi dikirim ke vendor ¶. 4. Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: µLengkapi lembar kerja buku dan kembalikan ke pengadaan¶ bukan µ Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi¶. 5. Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat. Contoh: µ K irim buku ke Bagian Pengolahan¶ 6. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan dan harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan 7. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu 8. Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan 9. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan 10. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum
SOP dibuat untuk lingkungan kerja tertentu tergantung pada kondisi dan prosedur kerja yang sedang berlangsung. SOP sebaiknya tidak dibuat oleh satu orang tapi sekelompok orang (tim) yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang cukup dalam bidang pekerjaan di lingkungannya. Pembuatan SOP ini melibatkan beberapa pihak diantaranya sebagai berikut: 1. Pengurus Operasi (Operation Manager) Pengurus Operasi akan mengarahkan seseorang penulis SOP untuk membuat SOP dengan menyediakan garis panduan. Pengurus operasi juga mengkaji semua prosedur yang digunakan sekurang-kurangnya sekali setahun bergantung kepada keadaan. 2. Penulis SOP (Procedure Writer) Procedure Writer akan membuat SOP tersebut. 3. Manajer Kualitas (Quality Manager) Manajer Kualitas akan memahami dan merupakan orang yang bertanggungjawab meluluskan prosedur tersebut. 4. Pengguna/pekerja (User) Pengguna akan melaksanakan prosedur tersebut. Tahap penting dalam penyusunan standar operasional prosedur adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja. (www.akademik.unsri.ac.id) 1. Analisis sistem dan prosedur kerja Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi ± fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang o leh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu. 2. Analisis Tugas Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu :
a. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus. b. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari ana lisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu. c. Spesifikasi tugas, berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik d. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan. Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis. 3. Analisis prosedur kerja Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah ±langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting. Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart ) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedur ± prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu d ikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi. Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya
tetap dan biaya tambahan; dan membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Perubahan SOP dapat dilakukan apabila terjadi perubahan kebijakan Pemerintah atau SOP dipandang sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan masyarakat dan sudah tidak dapat mewakili kondisi di lapangan maka perlu dilakukan revisi atau perbaikan SOP yaitu dengan perubahan atau hanya penyesuaian. Perubahan SOP dilakukan melalui proses penyusunan SOP baru sesuai tata cara yang telah dikemukakan. Untuk itu, penggunaan SOP perlu ditinjau ulang dan dikuatkan oleh manajemen, khususnya oleh supervisor langsung. Pelaksanaan dan Pengembangan SOP Terdapat tujuh langkah untuk mendeskripsikan suatu metode agar dapat membuat suatu bentuk SOP yang baik dan benar, sehingga mudah untuk dipahami oleh pengguna SOP tersebut. Berikut adalah tujuh langkah untuk membuat SOP yang baik dan benar (digilib.petra.ac.id). 1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak manajemen dapat menysusun langkah ± langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, serta dapat mengetahui dan mengevaluasi keberhasilan dari penerapan SOP tersebut. 2. Perancangan awal Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple steps, hierarchical steps atau graphic format , maka langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang ada dan yang harus dijalankan. Jika bentuk SOP yanga akan digunakan adalah flowchart, maka langkah awal yang haruss dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan diselesaikan. 3. Evaluasi Internal Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut dievaluasi oleh seluruh anggota perusahaan yang terlibat sehingga dapat diketahui kekurangan serta kesalahan yang terdapat pada rancangan awal tersebut dan kemudian meminta saran, kritik dan usulan yang membangun. Dengan melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam SOP tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan berjalan dengan lebih mudah. 4. Evaluasi Eksternal Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang berasal dari luar perusahaan untuk menilai rancangan yang telah dibuat dan memberikan saran, kritik dan usulan yang dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal dari perusahaan tentu dapat menilai rancangan dengan lebih objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam proses penerapan SOP. 5. Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui SOP yang dibuat telah seusai dengan standard yang ditetapkan oleh pihak manajemen dan kemudian hasil pengujian dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan. 6. Perbaikan Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan dan kesalahan dalam SOP yang telah dibuat dan kemudian dapat segera dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat berjalan dengan lebih maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakukan pelatihan bagi para pekerja agar dapat memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk memepermudah mereka dalam menjalankan pekerjaan. 7. Pengaplikasian Setelah SOP telah selesai dibuat dan sesuai dengan standar yang telah ditentukan, kemudian dilakukan pengaplikasian di seluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal. Implementasi SOP Proses implemenatsi SOP termasuk setiap langkah yang dibutuhkan untuk memeprkenalkan SOP kepada setiap orang yang terlibat dalam SOP tersebut dan menjadikan SOP sebagai bagian penting dalam setiap operasi rutin. Proses implementasi harus dirancang sedemikian rupa untuk memastikan bahwa : 1. Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan mengenai SOP yang telah diperbaiki ataupun SOP yang baru. 2. Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota perusahaan, terutama yang terlibat langsung dalam SOP tersebut. 3. Setiap personil dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar dan efektif termasuk pemahaman mengenai konsekuensi jika terjadi kesalahan dalam penerapan SOP t ersebut. 4. Terdapat personil yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses, mengidentifikasi permasalahan ± permasalahan yang mungkin terjadi dan memberikan dukungan dalam proses implementasi SOP tersebut.
TEKNIK PEMBUATAN SOP - 1 Written by Juliansyah, Mpd SOP atau Standard Operating Procedure adalah segala aturan atau prosedur tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas di suatu perusahaan, dimana semua aturan atau prosedur tersebut bersifat standar atau baku sehingga bersifat mengikat atau harus dipatuhi oleh seluruh karyawan atau pimpinan perusahaan sehingga pelaksanaan tugas (operasionalisasi) berjalan sesuai ketentuan atau harapan dan pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan 3 Kata-kata Penting terkait SOP :
1. Prosedur 2. Operasional 3. Standar Pengertian Prosedur 1. Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah-langkah, biasanya terkait dengan suatu proses kerja 2. Contoh prosedur, antara lain: Prosedur Pencatatan Surat Keluar, Prosedur Pembelian Barang, Prosedur Perekrutan Karyawan, dan lain-lain 3. Prosedur dapat bersifat baku (tertulis) dan tidak baku; na mun sebaiknya baku atau standar 4. Prosedur dapat diuraikan dalam bentuk deskripsi ataupun gambar Pengertian Operasional 1. Operasional adalah istilah yang merujuk pada kegiatan atau kerja, biasanya merupakan hal yang terjadi di suatu perusahaan. 2. Operasional atau kegiatan/kerja bisa bersifat rutin dan non rutin. 3. Setiap operasional/kegiatan juga biasanya memiliki prosedur yang dapat bersifat baku (tertulis) maupun tidak baku (tidak tertulis) Contoh Operasional Kegiatan dalam Suatu Perusahaan : 1. 2. 3. 4. 5.
Operasionalisasi kendaraan dinas Operasionalisasi surat Operasionalisasi pengajuan cuti Operasionalisasi kenaikan pangkat Dll.
Standar berarti ketentuan atau keadaan yang menjadi acuan, harus diikuti dan tidak boleh menyimpang. Ketentuan atau keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak.
SOP berfungsi sebagai: 1. 2. 3. 4.
Pedoman karyawan dan atau pimpinan mengerjakan suatu tugas Pedoman pimpinan melakukan pengawasan Pembanding untuk perubahan yang lebih baik Dasar hukum yang dapat digunakan untuk kebaikan semua pihak
Fungsi (Manfaat) Lain dari SOP: 1. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar dan semua personil mengenal proses tersebut 2. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada 3. SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro Konsultan atau sponsor tidak akan menghasilkan penemuan yang merugikan perusahaan, dan juga dapat memberi perusahaan suatu perlindungan yang legal 4. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan kendala dalam efesiensi produksi dan pengontrolan kualitas 5. SOP dapat membantu dalam pelatihan personil baru sebagai sumber referensi bagi pelat ih personil 6. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang, dimana pelatihan silang melatih personil dalam melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain di luar departemen asalnya 7. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performansi personil dan proses yang dilakukan
Teknik Pembuatan SOP ± 2 Written by Juliansyah, Mpd Peran SOP
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pedoman Kebijakan Pedoman Kegiatan Pedoman Birokrasi Pedoman Administrasi Pedoman Evaluasi Pedoman Integrasi
Tujuan SOP 1. Memberikan arahan kepada karyawan dan atau pimpinan untuk dapat mengerjakan tugasnya dengan baik, sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat, dan dapat diukur keberhasilannya 2. Memberikan arahan kepada pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan kepada para karyawan saat mereka melakukan tugas-tugasnya, sehingga pimpinan dapat memberikan
penilaian dan sekaligus pengarahan untuk pencapaian kua litas hasil pekerjaan Isi SOP secara umum adalah: 1. Pengesahan SOP; biasanya secara tegas memuat penandatangan dari SOP yang menyatakan SOP secara sah disahkan penggunaannya 2. Data tentang SOP; biasanya berisikan judul, kode, tujuan, dasar hukum, pengertian pengertian, dan referensi 3. Isi SOP berupa prosedure ± prosedure sesuai dengan judul SOP UNSUR UNSUR SOP: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
TUJUAN YANG JELAS KEBIJAKAN YANG TEPAT PETUNJUK OPERASIONAL PIHAK YANG TERLIBAT FORMULIR INPUT PROCESS OUTPUT/ LAPORAN/REPORT VALIDASI
Tim Penyusun SOP 1. Agar SOP memuat hal-hal penting secara tepat, akurat, dan sesuai kebutuhan perusahaan, maka perusahaan hendaknya membentuk suatu tim yang disebut Tim Penyusun SOP. 2. Tim Penyusun SOP yang lengkap biasanya terdiri dari: a. Manajemen b. Pegawai 1. Ahli atau orang yang berpengalaman dalam penyusunan SOP Kualifikasi Tim Penyusun SOP Tim Penyusun SOP yang terdiri atas manajemen, karyawan, dan ahli hendaknya memiliki minimal kualifikasi sebagai berikut: 1. Pengetahuan prosedur kerja, baik yang bersifat khusus divisi tertentu ataupun umum di luar suatu divisi 2. Pengetahuan tentang visi dan misi, struktur organisasi, corporate culture, bidang usaha, jenis pelanggan, dan pengetahuan manajemen 3. Kemampuan komunikasi, baik lisan dan tulisan yang sangat penting dibutuhkan saat menguraikan dan menjelaskan suatu prosedur 4. Kemampuan berpikir logis dan sistematis Sifat kreatif, semangat kerjasama, dan
berwawasan luas Struktur Organisasi dan SOP 1. Struktur Organisasi adalah bagan yang memuat urutan kedudukan/jabatan dan para personilnya, serta gambaran hubungan dari masing-masing kedudukan/jabatan sehingga dapat diketahui tugas dan tanggung jawab para pemegang kedudukan/jabatan 2. Dengan mengetahui struktur organisasi perusahaaan, maka Tim Penyusun SOP dapat menyesuaikan dan menetapkan prosedur kerja secara proporsional sesuai dengan urutan kedudukan/jabatan yang ada 3. Tim Penyusun SOP juga dapat memanfaatkan struktur organisasi sebagai alat untuk menetapkan pembagian tugas atau job description dari suatu jabatan, walaupun mungkin tidak harus dimuat dalam SOP Pelanggan sebagai Fokus Utama dalam SOP 1. Pelanggan didefinisikan sebagai semua orang yang secara tetap dan aktif menjadi pengguna produk dari perusahaan 2. Perusahaan wajib menjaga hubungan dengan pelanggan dalam berbagai upaya karena pelanggan memberi keuntungan buat perusahaan 3. Teknis atau cara menjaga hubungan dengan pelanggan hendaknya tercermin dalam isi SOP, terutama dalam prosedur kerja yang langsung berkaitan dengan pelanggan 4. Intinya, isi SOP harus mencerminkan pentingnya kedudukan pelanggan dan upaya memberikan pelayanan yang terbaik buat pelanggan
