Anexo 2
PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE FUNCIONARIOS Y SERVIDORES QUE LABORAN EN EL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES DE LA ENTIDAD
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ÍNDICE Pag. 1.- ¿Por qué es importante la Certificación?....................................................................................... 2.-
¿Cuál es la Normativa que rige este Procedimiento?
3.- ¿Quiénes deben certificarse? ……………………………………………………………………………………………..…… 4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.-
Si presto servicios profesionales temporales (asesor, consultor, entre otros) al Órgano Encargado de las Contrataciones de una Entidad, ¿debo certificarme?....................................... ¿Es obligatorio que me certifique? …………………………………………………………………………………………… ¿Qué beneficio obtengo al certificarme? …………………………………………………………………………………. ¿El Procedimiento es gratuito o implica un costo? …………………………………………………………………… ¿Cuáles son los requisitos que debo cumplir para Certificarme?................................................... ¿Cómo debo sustentar estos requisitos? …………………………………………………………………………….……. ¿Dónde debo rendir el examen de verificación de conocimientos? …………………………………………… ¿Cómo accedo al Sistema de Certificación?.................................................................................. ¿Cuáles son los pasos para registrarme para el Sistema de Certificación? ……………………………….. ¿Qué debo hacer para rendir el examen de verificación de conocimientos? …………………………….. ¿Qué sucede si desapruebo el examen? …………………………………………………………………………………… ¿Qué sucede si no rindo el examen en la fecha y horario programado? …………………………………… ¿Desde qué momento quedo certificado? ……………………………..…………………………………………………. ¿Cuáles son los plazos para la entrega de la documentación?
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18.- ¿Donde y como se remite la documentación declarada en la Ficha de Datos?
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¿En qué casos no procede la Certificación de funcionarios y servidores que laboran en el 19.órgano encargado de las contrataciones de la Entidad? ……………………………..…………………………… 20.- ¿Qué sucede si la Ficha de Datos presentara datos incompletos? …………………………………………….
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21.22.23.24.25.26.27.-
¿Cómo acredito ante las Entidades Públicas y al público en general que me encuentro Certificado? ……………………………..……………………………..……………………..……………………………….. ¿Puedo recuperar mi clave? ……………………………..……………………………..………………………………………. ¿Qué sucede si no puedo recuperar mi clave? ……………………………..……………………………..…………… ¿Puedo cambiar mi clave? ……………………………..……………………………..………………………………………… ¿Puedo cambiar mi correo electrónico? ……………………………..……………………………..…………………….. ¿Puedo actualizar mis datos? ……………………………..……………………………..……………………………………. ¿Se verificará la veracidad de la información consignada en la Ficha de Datos? ………………………
28.- Si he perdido el acceso al correo, ¿ya no puedo continuar con el proceso? ……………………………....
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29.- No puedo guardar temporalmente ni puedo enviar mi ficha de de Datos ¿qué puedo hacer?.....
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30.-
Si identifico que mi número de Documento de Identidad ya se encuentra registrado o está asociado a un funcionario o servidor certificado ¿qué puedo hacer? ………………………………………..
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Puedo considerar como experiencia laboral las prácticas pre-profesionales
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32.- Tengo problemas con mi examen, ¿qué debo hacer? ……………………………..……………………………….. 33 ¿Todas las capacitaciones son validas para efectos de certificación?
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¿Como puedo conocer quienes son los Aliados del OSCE? ¿Cómo puedo verificar si un curso o diplomado es válido para la certificación?
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¿Debo solicitar alguna información en mi Entidad? …………………………………………………………………. 10 Si es que tuviera una consulta o duda, ¿qué puedo hacer? ……………………………..………………………. 11
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PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE FUNCIONARIOS Y SERVIDORES QUE LABORAN EN EL ÓRGANO ENCARGADO DE LAS CONTRATACIONES DE LA ENTIDAD 1.- ¿Por qué es importante la Certificación? Es importante ya que contribuye a que las entidades del Estado cuenten con recursos humanos con experiencia laboral y académica mínima, lo que contribuirá a que estas cumplan con sus objetivos institucionales y de esta manera, lograr la satisfacción de la sociedad. 2.- ¿Cuál es la Normativa que rige este Procedimiento? La Ley de Contrataciones del Estado aprobado mediante el Decreto Legislativo N° 1017, y posteriormente modificado por D.L. N° 29873 ; el Reglamento de Contrataciones del Estado aprobado con D.S. N° 184-2008-EF y modificado por DS N° 138-2012-EF y la Directiva 021-2012-OSCE/CD que regula el procedimiento de certificación que entro en vigencia el 28 de diciembre de 2012. 3.- ¿Quiénes deben certificarse? Todos aquellos funcionarios y servidores que laboren en el órgano encargado de contrataciones (OEC) de las Entidades Públicas sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado y que en razón de sus funciones, intervienen directamente en alguna de las siguientes actividades, referidas a las tres fases de la contratación: Elaboración del plan anual de contrataciones Elaboración del expediente de contratación Conducción del proceso de selección Apoyo al Comité Especial Control y/o supervisión de la ejecución del contrato Cabe resaltar que no es determinante el vínculo laboral o contractual que el funcionario o servidor mantenga con la respectiva entidad. 4.- Si presto servicios profesionales temporales (asesor, consultor, entre otros) al OEC, ¿debo certificarme? Sí, el profesional que asesora al OEC deberá certificarse. 5.- ¿Es obligatorio que me certifique? De acuerdo a lo establecido en el Artículo 5º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, los funcionarios y servidores del OEC de la Entidad que en razón de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de contratación, deberán ser profesionales y/o técnicos debidamente certificados. 6.- ¿Qué beneficio obtengo al certificarme? Puede participar prioritariamente en las diferentes capacitaciones brindadas por el OSCE, incorporarse en la base de datos de funcionarios y servidores certificados entre otros. 7.- ¿El Procedimiento es gratuito o implica un costo?
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Todas las etapas que comprenden el procedimiento de certificación, como son: el registro, la rendición del examen de verificación de conocimientos y la certificación misma (emisión de constancia, etc.) son totalmente gratuitas. 8.- ¿Cuáles son los requisitos que debo cumplir para certificarme? Los requisitos mínimos, establecidos en el Artículo 5º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado son: 1. Capacitación técnica en contrataciones públicas o gestión logística en general, no menor a 80 horas lectivas, con una antigüedad no mayor a 5 años. 2. Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) años; 3. Experiencia laboral en materia de contrataciones públicas o en logística privada, no menor de un (1) año. Además, deberá rendir un examen de verificación de conocimientos y obtener como nota mínima catorce (14) o más. 9.- ¿Cómo debo sustentar estos requisitos? Toda la información que permita sustentar que usted cuenta con los tres requisitos establecidos en la Normativa así como la información referente a los datos personales del postulante, será ingresada al Sistema de Certificación mediante el llenado de una ficha de datos electrónica. 10.- ¿Dónde debo rendir el examen de verificación de conocimientos? El examen de verificación de conocimientos puede ser rendido desde cualquier ubicación geográfica, debido a que este es virtual. Por tal motivo, usted tiene que asegurarse de tener una conexión a Internet rápida y segura. La rendición del examen de verificación de conocimientos se realiza todos los días del año a excepción de los sábados, domingos y feriados nacionales o regionales. 11.-¿Cómo accedo al Sistema de Certificación? Puede ingresar desde: a) www.osce.gob.pe “Desarrollo de Capacidades” “Certificación” b) www.seace.gob.pe “Procedimiento de certificación” c) http://certificacion.osce.gob.pe
“Ingresar”
12.- ¿Cuáles son los pasos para iniciar el procedimiento de certificación de funcionarios y servidores del OEC en el sistema de certificación? Si usted está interesado en registrarse, deberá seguir los siguientes pasos: Paso N° 1 (clave de acceso) Acceda al Sistema de Certificación ingresando al Portal de Certificación: http://certificacion.osce.gob.pe y seleccione la opción “Inicie el procedimiento de Certificación”. Luego, ingrese a la opción “Asignación de Clave” y llene los siguientes campos obligatorios: Tipo de documento Nº de Documento de Identidad Correo electrónico principal. Página 4 de 11
Correo electrónico secundario (opcional). Ingresados los datos, el sistema de certificación le enviará al correo electrónico principal consignado la clave para poder acceder al llenado de su “Ficha de Datos”. Nota.- Recibida su clave, usted dispone de siete (07) días calendario como máximo para cambiarla. En caso no realice dicho cambio dentro del plazo establecido, el sistema de certificación destruirá la clave asignada. Le recomendamos que la nueva clave sea fácil de recordar. Paso Nº 2 (ficha de datos) Acceda al Sistema de certificación ingresando al portal de certificación: http://certificacion.osce.gob.pe, y seleccione la opción “Inicie el procedimiento de Certificación” y llene los siguientes campos: Tipo de documento Nº de Documento de Identidad Correo electrónico principal. Clave Luego, clic en “Ingresar al Sistema” Ingresados los datos, el sistema de certificación le solicitará cambio de clave. Digite su nueva clave y confírmela. A continuación, el sistema de certificación le mostrará la ventana “Ficha de Datos”, donde se encuentran las siguientes secciones: 1. Información personal. 2. Información académica y laboral: Capacitación técnica en Contratación Pública y/o Gestión Logística en general con una antigüedad no mayor a 5 años (mínimo 80 horas lectivas). Experiencia laboral general (No menor a 03 años). Experiencia laboral en Contrataciones Públicas o Logística Privada (No menor a 01 año). Nota.- En caso no tenga toda la información solicitada a la mano, puede “Guardar temporalmente” su Ficha de Datos. Cuando vuelva a ingresar al Sistema de certificación, sus datos se encontrarán almacenados en la Ficha de Datos. Paso N° 3 (examen). Una vez llenada la “Ficha de Datos” y enviada con éxito, el sistema genera la fecha de examen de verificación de conocimientos, la misma que es enviada al correo principal y es en general a los 5 días hábiles. 13.- ¿Qué debo hacer para rendir el examen de verificación de conocimientos? En la fecha de rendición de examen asignada, usted deberá acceder al Sistema de certificación ingresando al portal de Certificación: http://certificacion.osce.gob.pe y seleccionar la opción “Inicie el procedimiento de Certificación”. Luego, ingrese a la opción “Ingresar al Sistema de Certificación” y llene los siguientes campos obligatorios: Página 5 de 11
Tipo de documento Nº de Documento de Identidad Correo electrónico principal. Clave
Ingresados los datos, usted deberá acceder a la opción “Rendición del Examen”, en la que se mostrará en una sola ventana, las treinta (30) preguntas referentes a las fases de la Contratación Pública. Al terminar de resolver las preguntas o al acabar los sesenta (60) minutos para rendir el examen, el Sistema de Certificación calificará su examen automáticamente. Si obtiene 14 o más se calificará como APROBADO y si obtiene menos de 14 estará DESAPROBADO. Si está aprobado, tendrá la condición de “Certificación en Proceso”, que tiene una vigencia en esta primera etapa hasta el 31 de diciembre de 2013. Así también, se le generará una Constancia de certificación, la que contiene un Código de certificación. 14.- ¿Qué sucede si desapruebo el examen? Si usted ha DESAPROBADO el examen, el Sistema de certificación le asignará una nueva fecha y horario para que rinda el examen de verificación de conocimientos ya sea a los diez (10), quince (15) o veinte (20) días hábiles, según corresponda. 15.- ¿Qué sucede si no rindo el examen en la fecha y horario programado? En caso no rinda el examen en la fecha y horario programado, el Sistema de Certificación lo calificará como NO SE PRESENTÓ (NSP) y le programará una nueva fecha y horario de examen. Es importante señalar que, en caso acumulara tres NSP, usted deberá iniciar nuevamente el registro para el examen. 16.- ¿Desde qué momento quedo certificado? Usted obtiene la condición de Profesional o Servidor Certificado desde que entrega la documentación completa que sustenta lo declarado en la ficha de dato; recibiendo la notificación correspondiente así como su Constancia de certificación en el correo electrónico principal consignado. 17.- ¿Cuáles son los plazos para la entrega de la documentación? Una vez aprobado el examen se cuenta con 20 días hábiles (estado de la certificación en “Proceso”), luego tendrá 10 días hábiles (al finalizar este plazo su estado es “Suspendido”) y finalmente 30 días hábiles ( al finalizar este plazo su estado será “Eliminado”) 18.- ¿Donde y como se remite la documentación declarada en la Ficha de Datos? La documentación se presenta en cualquier oficina zonal del OSCE a nivel nacional y en Lima en mesa de partes de la sede central.. Tal como figura en el correo que recibe el usuario luego de aprobar el examen, el orden establecido es: Página 6 de 11
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Copia de su DNI Capacitación Técnica en Contratación Pública y/o Gestión Logística en general. Experiencia laboral General ( No menor a 03 años) Experiencia Laboral en contrataciones Públicas o Logística Privada. Un (CD-R) conteniendo la documentación escaneada.
19.- ¿En qué casos no procede la Certificación de funcionarios y servidores que laboran en el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad? Los casos en los cuales no procede la certificación de funcionarios y servidores que laboran en el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad son: 1. No cumplir con uno de los requisitos establecidos en el Artículo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.. 20.- ¿Qué sucede si la Ficha de Datos presentara datos incompletos? Si el Sistema de certificación detectara que la Ficha de Datos presenta información incompleta, le mostrará qué información falta consignar. Además no será posible asignarle fecha para la rendición de examen. 21.- ¿Cómo acredito ante las Entidades Públicas y al público en general que me encuentro certificado? Usted podrá acreditar ante las Entidades Públicas que se encuentra certificado con la presentación de su Constancia de certificación. Cabe mencionar que toda Entidad u Organismo Público tiene la responsabilidad y obligación de validar la certificación ingresando al Portal de Certificación: http://certificacion.osce.gob.pe-Sección “Infórmese sobre el procedimiento de certificación”, ingresando al módulo de consulta denominado “Funcionarios o Servidores Certificados”. Puede realizar la búsqueda: a) Por datos personales: Ingresando uno o todos los datos de DNI, Código de certificación y apellido paterno. b) Listado por departamento y/o nivel de gobierno: ingresando departamento y/o nivel de gobierno. 22.- ¿Puedo recuperar mi clave? Sí. Para realizar la recuperación de clave usted deberá realizar lo siguiente: Acceda al Sistema de Certificación ingresando al Portal de Certificación: http://certificacion.osce.gob.pe, y seleccione la opción “Inicie el procedimiento de Certificación”. Luego, ingrese a la opción “¿Olvidó su clave?” y llene los siguientes campos: Tipo de Documento Nº de Documento de Identidad Correo electrónico principal. Ingresados los datos, una nueva clave será enviada a su correo electrónico principal. 23.- ¿Qué sucede si no puedo recuperar mi clave? Página 7 de 11
Una de las razones por la cual no puede recuperar su clave es porque no la cambió en el plazo máximo de siete (07) días calendario. Ante ello, deberá realizar lo siguiente: Acceda al Sistema de Certificación ingresando al Portal de Certificación: http://certificacion.osce.gob.pe, y seleccione la opción “Inicie el procedimiento de Certificación”. Luego, ingrese a la opción “Asignación de Clave” y llene los siguientes campos:
Tipo de Documento Nº de Documento de Identidad Correo electrónico principal.
Ingresados los datos, el Sistema de Certificación le enviará a su correo electrónico la clave para poder acceder al llenado de su “Ficha de Datos”. Recuerde en cambiarla en los siguientes siete (07) días calendario. 24.- ¿Puedo cambiar mi clave? Sí. Para realizar el cambio de clave usted deberá realizar lo siguiente: Acceda al Sistema de Certificación ingresando al Portal de Certificación: http://certificacion.osce.gob.pe y seleccione la opción “Inicie el procedimiento de Certificación”.Luego, ingrese a la opción “Ingresar al Sistema de Certificación” y llene los siguientes campos obligatorios: Tipo de Documento Nº de Documento de Identidad Correo electrónico. Clave Ingrese a la opción “Cambiar Clave”, digite su clave actual, su nueva clave y la confirmación de su nueva clave. Ingresados los datos, su clave de acceso será reemplazada por la nueva clave consignada. 25.- ¿Puedo cambiar mi correo electrónico? Sí. Para realizar el cambio de correo electrónico usted deberá realizar lo siguiente: Acceda al Sistema de Certificación ingresando al Portal de Certificación: http://certificacion.osce.gob.pe y seleccione la opción “Inicie el procedimiento de Certificación”. Luego, ingrese a la opción “Ingresar al Sistema de Certificación” y llene los siguientes campos obligatorios: Tipo de documento Nº de Documento de Identidad Correo electrónico. Clave Ingrese a la opción “Cambiar Correo”, digite su clave actual, su correo actual, su nuevo correo y la confirmación de su nuevo correo. Ingresados los datos, su correo electrónico será reemplazado por el nuevo correo consignado. 26.- ¿Puedo actualizar mis datos? NO, en el caso que requiera modificar un dato anteriormente registrado.
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SI, Para adicionar datos. Para lo cual usted deberá realizar lo siguiente: Acceda al Sistema de Certificación ingresando al Portal de Certificación: http://certificacion.osce.gob.pe y seleccione la opción “Inicie el procedimiento de Certificación”. Luego, ingrese a la opción “Ingresar al Sistema de Certificación” y llene los siguientes campos obligatorios: Tipo de documento Nº de Documento de Identidad Correo electrónico. Clave Ingrese a la opción “Actualizar datos”, adicione algún dato. Ingresados los datos, seleccione “Actualizar” y los datos serán actualizados en el Sistema de Certificación. Nota.- Es importante precisar información no modificable es: N° de Documento de Identidad, capacitación técnica, experiencia laboral en general, experiencia laboral en materia de contrataciones públicas o en logística privada, datos del Jefe de Administración de Entidad ingresada previamente. 27.- ¿Se verificará la veracidad de la información consignada en la Ficha de Datos? Sí. Toda la información declarada en la Ficha de Datos tiene carácter de Declaración Jurada, por tanto, será sometida a un procedimiento de fiscalización posterior, según lo establecido por la Ley Nº27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 28.- Si he perdido el acceso al correo ¿ya no puedo continuar con el proceso? Puede continuar con el proceso de certificación solicitando el cambio de correo telefónicamente al 613-5500 anexo 121. 29.- No puedo guardar temporalmente ni puedo enviar mi “Ficha de de Datos”, ¿qué puedo hacer? Debe tener las siguientes consideraciones de conexión para el envío de la ficha electrónica y para el examen:
Emplear el navegador Internet Explorer versión 6.0 SP1 o superior, así como contar con una resolución mínima de pantalla de 1024x768 para una óptima visualización. En la parte superior ubique herramientas y seleccione: Bloqueador de elementos emergentes (Pop Ups) de su navegador de Internet se encuentre deshabilitado. Hacer clic En vista de compatibilidad.
Comprobar la correcta funcionalidad y continuidad de su conexión a Internet. Evitar el uso de otros aplicativos mientras rinde su Examen Virtual de Certificación.
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Evitar que su navegador tenga barras de herramientas adicionales a las propias del Internet Explorer. Evitar periodos de inactividad mayores a cinco minutos al momento de llenar la Ficha de Datos; así como, a la hora de rendir el examen.
30.- Si identifico que mi número de Documento de Identidad ya se encuentra registrado o está asociado a un funcionario o servidor certificado ¿qué puedo hacer? En caso tome conocimiento que su número de Documento de Identidad se encuentra registrado o está asociado a un funcionario o servidor certificado (SUPLANTACION), usted deberá acercarse al OSCE (Sede Central u Oficinas Desconcentradas) y presentar en Trámite Documentario el formulario “Solicitud de Anulación del Registro por suplantación”- Anexo Nº02 debidamente llenado, adjuntando la Copia de su Documento de Identidad. Para descargar dicho formulario deberá ingresar al portal de Certificación: http://certificacion.osce.gob.pe - Sección “Inicie el procedimiento de Certificación” y escoger la opción “Descargar documentos” y finalmente “Preguntas Frecuentes”.
31.- Puedo considerar como experiencia laboral las prácticas pre-profesionales No se considera como experiencia laboral las prácticas pre-profesionales ni las prácticas profesionales. 32.- Tengo problemas con mi examen, ¿qué debo hacer? Antes de dar el examen, verificar la conexión, y de ser posible prever el uso de otra PC. En el caso que el problema persista envié pantallazos o capturas de la pantalla a
[email protected], explicando el problema presentado indicando su DNI y teléfono de contacto. 33.- ¿Todas las capacitaciones son validas para efectos de certificación? NO, a partir del 28 de diciembre del 2012 solo son validas las capacitaciones realizadas por los Aliados del OSCE. 34.- ¿Como puedo conocer quienes son los Aliados del OSCE? Ingresa al portal del OSCE (www.osce.gob.pe), “Desarrollo de Capacidades” y finalmente “Aliados”. Se mostrará el listado actualizado de instituciones Aliadas del OSCE. 35.- ¿Cómo puedo verificar si un curso o diplomado es válido para la certificación? No basta con verificar que la institución sea un Aliado del OSCE, se debe tambien verificar que el curso o diplomado se encuentre en www.osce.gob.pe, “Desarrollo de Capacidades” y finalmente “Capacitación”. En esta página se muestra el listado de cursos o diplomados por mes. 36.- ¿Debo solicitar alguna información en mi Entidad? Si. A fin de demostrar lo declarado en su ficha de datos. 37.- Si es que tuviera una consulta o duda, ¿qué puedo hacer? Página 10 de 11
Si es que quisiera realizar una consulta adicional, usted dispone de las siguientes opciones: Guía rápida sobre el Procedimiento de certificación en el portal de Certificación: http://certificacion.osce.gob.pe –Sección “Infórmese sobre el Procedimiento de Certificación”. Call center del OSCE: 6143636 Video tutorial accesible en el portal de Certificación, sección “Infórmese sobre el Procedimiento de Certificación”. Teléfonos: 613-5500 Anexo 121, 462-8286 Acercándose a la Subdirección de Desarrollo de Capacidades del OSCE.
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