DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001
INFORME N°2
PRESENTADO POR: FERNANDO MIGUEL MANJARRES RUIZ
22 DE ABRIL DE 2019
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Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”
.Recuerde que éste va dirigido diri gido a personal person al con nivel de d e estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación. SOLUCION 1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. registros. La La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de pren prenda dass de vest vestirir con el el fin de tene tenerr la docu documen mentaci tación ón actua actualiza lizada da y disponible para su uso por parte de todos los usuarios .
Apliica 2. ALCANCE: Apl
para tod todos los docu docum mento entoss (Man Manuales les, procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finalización con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este
procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión. 3.1 Coordinador Coordinador Trabajo:
As Asesor sora a los líde íderes de los pro procesos sos para la gestión ión, con contro trol y administración del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio. 3.2 Asistente – Practicante Profesional:
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Ap Apoya a los líder ídere es de los los pro proceso cesoss para garantiza tizarr que: -Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente. -Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos. -Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la intranet. -Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. -Se socialicen los documentos. -Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. -El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la información. -Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento. -Se mantenga Actualizados los listados maestros. 3.3Líderes de Procesos:
Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos. 4. PRECISIONES 4.1ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES
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DOCUMENTO Política Ma a de roce roceso soss Procedimientos - instructivos Manuales - Matrices Protoc Protocolo oloss - Pro Pro ramas ramas Formatos – Fichas Guías FIGURA 1. ESQUEMA DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE LA EMPRESA CONFECCIONES S.A.
4.2 DISPOSICIONES FORMATOS
SOBRE
REPRODUCCION
DE
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de gestión de publicaciones, para su correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias. 4.3
REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
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Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al proceso correspondiente.
No
están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios. La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital. Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo. Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc. 4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Lo registros apropiados deben garantizar que sean:
Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
Exactos: debe ser verificado.
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Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo.
Claros: debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, eetc. tc.
Legible.
No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
Completo:
no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena. 4.3.2 USO DE LOS REGISTROS
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de los procedimientos. Algunos ejemplos ejemplos de sus usos usos son:
Toma de muestras Procesamiento y análisis de información Almacenamiento y distribución Exámenes realizados Calibración de equipos Abastecimiento y vigencia de los insumos Control de calidad No conformidades Acciones correctivas
5. DESCRIPCION DEL PROCESO
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5.1
FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS RESPONSABLE
NO ACTIVIDAD
OBSERVACIONES
INICIO
1 Identifica necesidad de creación o mejora de documento.
2
3
Revisa la adecuación de la documentación
SI La documentació n requiere a ustes?
Modifica y envía nuevamente al corrector
Líder proceso
del Elaborar borrador del documento y enviar por correo a la Directora del Departamento de biblioteca con copia al Profesional de Apoyo de corrección de estilo par su respectiva revisión.
Corrector estilo
de Las correcciones de ortografía y sintaxis se hacen de manera directa en la documentación en los casos problemáticos para la interpretación del sentido el corrector enviara sugerencias y comentarios al líder del proceso para que intervenga en el texto antes de su envió como versión final l Sistema de Gestión de la Calidad. De cualquier manera el corrector hará llegar al líder del proceso la documentación revisada. del En caso de requerir ajustes en partes problemáticas para la interpretación el líder del proceso hara las modificaciones en las partes indicadas por el corrector y le enviara nuevamente el documento modificado al corrector de estilo.
Líder proceso
NO
4
Solicita y justifica creación, mejora o anulación de
F-SO-OH-12 SOLICITUD DE CREACION Y MEJORA O
Líder proceso
del Enviar por correo al Coordinador de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a la profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato solicitud de
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6
NO Aprobada
Informa al líder del proceso
SI 3
7 Registra Aprobación En La Solitud De Creación, Mejora O Anulación De Documentos
8 Codifica y/o actualiza la versión
Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina. Cuando se considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su aprobación final. Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o anulación. Auxiliar del Se diligencia la parte 2 del registro SG-QGHSE Solicitud de Creación, Mejora o Anulación del Documento F-SO-OH-12, marcando la casilla de aprobado, Diligenciando la fecha de implementación del cambio. Profesional de Para el caso de creación de documentos Apoyo SG- se realiza la respectiva codificación y QHSE para mejora se actualiza la versión. Auxiliar del SG-QHSE
9 Emite y Aprueba documento
Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Al editar los documentos se deben registrar las firmas de elaboro, reviso y aprobó, si aplica. El Coordinador del Área de Salud Ocupacional informa al líder sobre la aprobación del documento.
Una vez firmados los documentos se Profesional de identifican con Copia No Controlada, se Apoyo SG- graban en PDF (No Aplica para formatos) QHSE. y se adaptan en el aplicativo disponible. Auxiliar del SG-QHSE
10
Profesional de Se publican los nuevos documentos en
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11
12
Actualiza Listado Maestro Control de Documentos
Listado Maestro de Control de Documentos
2 2
Profesional de Actualizar Listado Maestro Control De Apoyo SG- Documentos F-SO-OH-13 QHSE. Auxiliar del SG-QHSE
Coordinador Se comunica al líder que el documento del Área de se encuentra liberado y se autoriza su Salud, uso. Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizo solicitud.
Líder Proceso
13 Aplica documento en el proceso correspondiente
del Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso. Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
3 FIN
5.2 NO 1
2
FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS RESPONSABLE
ACTIVIDAD
OBSERVACIONES
INICIO
Coordinador
de Los lidere de proceso con apoyo
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4
Revisar solicitudes o necesid necesidade adess de re istros istros
5 Aprobación de solicitud o necesidad de registros
Informa al líder del proceso
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo. Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear, modificar o anular el documento. Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina. Cuando se considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su aprobación final. Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, Mejora o anulación.
6
7
Se autoriza y controla los registros
1
Establecer criterios de control de registro
8
Actualización del Listado Maestro
Listado Maestro de Control de Documentos
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
El Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza los registros que se generaron cambios o nuevos documentos relacionados con la estructura de los documentos del SG-QHSE.
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo establece criterios sobre los registros del SG.QHSE.
Coordinador de Actualizar Listado Maestro Gestión en Salud, Control de Documentos F-SOSeguridad e OH-13 Higiene en el Trabajo.
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10
Líder del proceso
1
Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso. Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
Aplica documento en el proceso correspondiente
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA CODIGO
NOMBRE
F-SO-OH-012
SOLICITUD DE CREACION, MEJORA O ANULACIONNDE DOCUMENTOS
F-SO-OH-013
RESPONSABLE DILIGENCIARLO
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo/ Líder del Proceso. LISTADO Coordinador de MAESTRO Gestión en Salud, CONTROL DE Seguridad e Higiene DOCUMENTOS en el Trabajo/ Profesional de Apoyo.
DISPONIBLE
Intranet/Proceso Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo del Sistema. Intranet/Proceso Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo del Sistema.
