1.0
PENGENALAN KOKURIKULUM DI SEKOLAH
Berdasarkan takrifan yang diberikan oleh Tam Yeow Kwai (2010) dalam bukunya yang berjudul Pengurusan Kokurikulum, Kokurikulum , aktiviti kokurikulum merupakan kegiatan
yang
dirancang
atas
lanjutan
daripada
proses
pengajaran
dan
pembelajaran dalam bilik darjah dan memberi murid peluang untuk menambah, mengukuh dan mengamalkan pengetahuan, kemahiran dan nilai yang telah dipelajari dalam darjah. Md. Aris Mansor (1985) pula mentakrifkan kokurikulum sebagai satu bidang pembelajaran yang berasaskan kepelbagaian gerak kerja terancang dan perlu dilakukan dalam masa persekolahan. Gerak kerja kokurikulum berasaskan mata pelajaran akademik dan bukan berasaskan mata pelajaran akademik. Walau bagaimanapun, sebahagian besar gerak kerja kokurikulum merangkum pembelajaran yang bukan berasaskan mata pelajaran akademik. Hal ini bermakna, bidang kurikulum dan kokurikulum adalah saling melengkapi bagi menghasilkan insan yang seimbang dalam aspek jasmani, emosi, rohani dan intelek signifikan dengan matlamat Falsafah Pendidikan Kebangsaan (FPK). Secara amnya, kokurikulum merujuk kepada aktiviti dan pengalaman pendidikan yang dilaksanakan di luar bilik darjah (Ab. Halim Abdul Rahim, 2004). Aktiviti kokurikulum lebih banyak dilaksanakan dilaksanakan secara tidak langsung atau tidak formal. Aktiviti kokurikulum lebih memberi penekanan terhadap nilai, bakat, peranan, kepimpinan, sosial dan sebagainya. Aktiviti ini juga turut dikenali dikenali sebagai kurikulum tersembunyi. Kegiatan kokurikulum adalah sebahagian daripada kurikulum sekolah dan setiap murid harus melibatkan diri. Aktiviti ini boleh dijalankan di dalam dan di luar bilik darjah mengikut kesesuaian sesuatu aktiviti. Sekiranya murid-murid tidak mendapat pengalaman tertentu di bilik darjah, maka aktiviti kokurikulum dapat menyediakan pelbagai pengetahuan dan pengalaman untuk perkembangan mental, minat, bakat dan jasmani, rohani dan pembentukan nilai-nilai nilai-nilai estetika serta sosial yang positif. Matlamat utama aktiviti kokurikulum dilaksankan pada peringkat adalah untuk merealisasikan FPK. Antara matlamat yang hendak dicapai ialah menyemai kesedaran murid-murid terhadap agama dan kepercayaan kepada tuhan, menyeimbangkan antara perkembangan mental dengan perkembangan rohani, jasmani dan emosi murid-murid, mengukuhkan perhubungan dan pergaulan dalam kalangan murid dalam sekolah, membina dan meningkatkan minat dan bakat-bakat murid dalam aktiviti yang diceburi, membina dan meningkatkan disiplin murid,
mewujudkan budaya sekolah yang menarik dan menggembirakan, membina dan meningkatkan kerjasama dan sumbangan hubungan dua hala antara sekolah dan masyarakat
serta
mewujudkan
sekolah
berwatak
(Kementerian
Pendidikan
Malaysia, 1990). Terdapat beberapa strategi yang dilaksanakan untuk mencapai matlamat tersebut. Antaranya, memberi wajaran yang sesuai kepada aktiviti kokurikulum supaya kurikulum dan kokurikulum boleh saling melengkapi dalam proses pendidikan di sekolah. Menambahkan bilangan kom unit beruniform, kelab dan persatuan, sukan dan permainan. Aktiviti-aktiviti kokurikulum juga diperbanyakkan bagi memberikan peluang kepada semua murid melibatkan diri dengan aktif secara individu atau berkumpulan serta melibatkan murid pelbagai kaum dalam semua aktiviti kokurikulum yang sesuai untuk tujuan pemupukan perpaduan. Seterusnya, melibatkan murid dan pihak sekolah dalam aktiviti khidmat masyarakat serta melibatkan Jawatankuasa Bimbingan Pelajar Sekolah (JBPS), Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG), guru-guru dan murid-murid dalam perancangan dan pelaksanaan aktiviti kokurikulum. Merancang dengan teliti aktiviti kokurikulum bagi mencapai matlamat yang dikehendaki juga merupakan salah salu strategi yang dimaksudkan. Akhir sekali, menganjur dan mengelolakan pertandingan yang melibatkan semua murid dan menyelia dan menilai aktiviti secara sistematik dan berterusan. Memberi penghargaan dan pengiktirafan kepada semua pihak, dari semasa ke semasa (Kementerian Pendidikan Malaysia, 1990). Secara ringkasnya, aktiviti kokurikulum merupakan satu aktiviti yang perlu dalam merealisasikan hasrat FPK ke arah melahirkan individu yang seimbang dalam aspek jasmani, emosi, rohani dan intelek. Penglibatan murid dalam aktiviti kokurikulum adalah penting. Hal ini demikian kerana, aktiviti kokurikulum mampu memberi pengalaman berkaitan dengan aspek kepimpinan, kemahiran komunikasi dan semangat kerjasama yang tidak diperolehi ketika proses pengajaran dan pembelajaran di bilik darjah.
1.1
Komponen dan Bidang Gerak Kerja Kokurikulum Ab. Alim Abdul Rahim (2004) menyatakan bahawa gerak kerja kokurikulum
(GERKO) terbahagi kepada tiga bidang aktiviti yang besar iaitu unit beruniform, kelab dan persatuan serta sukan dan permainan. Setiap murid digalakkan melibatkan diri dalam ketiga-tiga bidang kokurikulum tesebut di sekolah kerana setiap bidang diberi penilaian atau markah untuk permohonan Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) dan Institut Pendidikan Guru (IPG).
Gerak Kerja Kokurikulum
Unit Beruniform
Kelab dan Persatuan
Sukan dan Permainan
Rajah 1
1.1.1
Unit Beruniform Sekolah rendah dan menengah boleh menubuhkan unit beruniform tetapi
penubuhan ini perlulah mengikut keperluan setempat atau sekolah, kemudahan peralatan, tenaga ppengajar atau jurulatih dan kemudahan yang disediakan di sekolah. Antara pasukan unit beruniform yang boleh ditubuhkan di sekolah termasuklah Pengakap, Pandu Puteri, Bulan Sabit Merah Malaysia (BSMM), St. John Ambulan, Kadet Remaja Sekolah dan Persatuan Puteri Islam bagi sekolah rendah. Manakala bagi sekolah menengah pula, aktiviti unit beruniform ini ditambah dengan Wataniah, Kadet Bomba, Kadet Polis dan Band Ranjer. 1.1.2
Kelab dan Persatuan Kelab dan persatuan yang ditubuhkan di sekolah terdapat dua jenis iaitu
berbentuk akademik dan mengikut minat, kecenderungan, hobi atau perkhidmatan.
Kelab dan Persatuan
Berasaskan Akademik
Minat, Kecenderungan, Kecenderungan, Hobi dan Perkhidmatan
Rajah 2
(i)
Kelab dan Persatuan Berasaskan Akademik Penubuhan kelab dan persatuan yang berasaskan akademik adalah
bertujuan untuk menambahkan minat dan kemahiran murid dalam bidang akademik. Antara kelab dan persatuan yang boleh ditubuhkan ialah Persatuan Bahasa, Sains dan Matematik, Seni Lukis, Muzik, Komputer, Geografi, Sejarah, Perdagangan dan Ekonomi. (ii)
Kelab dan Persatuan Berasaskan Minat, Perkhidmatan dan Hobi Penubuhan kelab dan persatuan berasaskan minat, perkhidmatan dan hobi
bertujuan untuk menarik minat dan ilmu pengetahuan pelajar terhadap bidang yang mereka minat. Persatuan seperti ini yang boleh ditubuhkan di sekolah ialah Persatuan Perpustakaan, Kelab Koir, Kelab Keusahawanan, Kelab Pencinta Alam dan sebagainya.
1.1.3
Sukan dan Permainan Sukan dan permainan boleh dibahagikan kepada dua iaitu sukan air dan
olahraga. Sukan air pula dapat dibahagikan kepada sukan air di kolam renang dan sukan air laut. Olahraga pula dapat dibahagikan kepada kepada aktiviti di dalam stadium atau padang dan aktiviti di luar stadium atau padang. Sukan Air Kolam Sukan Air Sukan Air Laut Sukan dan Permainan Aktiviti Dalam Stadium Olahraga Aktiviti Luar Stadium
Rajah 3
(i)
Sukan / Olahraga Sukan di sekolah rendah merupakan aktiviti olahraga padang dan balapan
yang dilaksanakan setiap tahun. Aktiviti olahraga dan balapan di sekolah rendah ternasuk acara 100 meter, 200 meter, 400 meter, 4x100 meter dan 4x400 meter. Semasa sekolah menengah pula ditambah 800 meter, 1500 meter, 3000meter dan 110 meter berpagar. Aktiviti olahraga padang pula termasuk lompat tinggi, lompat jauh dan lontar cakera. Aktiviti sekolah menengah pula ditambah dengan lompat kijang, lontar peluru, merejam lembing dan lompat bergalah. (ii)
Permainan Antarabangsa dan Tradisonal Permainan antarabangsa dan tradisional iaitu berasaskan permainan
antarabangsa seperti bola sepak, badminton dan sebagainya. Permainan yang berbentuk tradisional pula termasuk wau, gasing dan sebagainya. Aktiviti permainan yang terdapat di sekolah rendah ialah bola sepak, bola jarring, ping pong, bola keranjang, sepak takraw dan badminton. Semasa di sekolah menengah, aktiviti permainan di tambah dengan hoki, bola tampar, silat, gimnastik, kriket, memanah dan sebagainya mengikut kemudahan sekolah.
1.2
Pengurusan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Dalam menggerakkan aktiviti kokurikulum di sekolah, Pengetua/Guru Besar
sebagai Penolong Pendaftar hendaklah menubuhkan Organisasi pengurusan kokurikulum Sekolah bagi membantu mereka memantau, menilai, memperbaiki dan meningkatkan mutu aktiviti kokurikulum sekolah. Berdasarkan carta organisasi Gerak Kerja Kokurikulum, beberapa perkara perlu di ambil kira semasa membentuk organisasi kokurikulum sekolah iaitu fungsi dan tanggungjawab setiap ahli, kekerapan mengadkaan mesyuarat, pembentukan ahli jawatankuasa kecil serta laporan aktiviti dan dokumentasi. Beberapa perbincangan, kajian dan tinjauan telah dilaksanakan oleh pihak tertentu bagi mengetahui keberkesanan dan masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan dan pengurusan kokurikulum di sekolah. Antara perbincangan dan kajian yang dilakukan oleh Jawatankuasa Mengkaji Dasar Pelajaran 1979, Asiah Abu Samah (1985), Haji Hussin Mahmood (1985), Haji Razali Ismail (1992), Annamalai (1994) sertaAbd. Halim Abdul Rahim (1988 dan 2000) ialah:
i.
Penglibatan pelajar aktif dalam gerak kerja kokurikulum hanya tertumpu pada bidang tertentu sahaja. Ramai pelajar yang hanya melibatkan diri secara aktif dalam bidang kelab dan persatuan.
ii.
Penyertaan pelajar dalam gerak kerja kokurikulum bergantung pada peraturan sekolah yang dikenakan ke atas mereka. Kebanyakan sekolah telah mewajibkan setiap pelajar menyertai gerak kerja kokurikulum.
Di samping itu, terdapat beberapa faktor lain yang
menentukan penyertaan pelajar seperti: a. minat pelajar; b. guru yang terlatih dalam gerak kerja kokurikulum; c. galakan dan dorongan daripada pihak sekolah; d. kejayaan pelajar terdahulu dalam gerak kerja kokurikulum; e. penglibatan aktif guru dalam gerak kerja kokurikulum; f.
kemudahan fizikal dan kewangan sekolah; dan
g. sikap dan sokongan ibu bapa. iii.
Kebanyakan pelajar menyatakan bahawa ibu bapa dan penjaga mengalakkan mereka menyertai gerak kerja kokurikulum dengan alasan bahawa anak mereka dapat bergaul dengan pelajar lain dan dapat menambahkan pengetahuan serta pengalaman dan mengisi masa lapang dengan aktiviti yang berfaedah.
iv.
Sebahagian besar pelajar menyatakan bahawa penyertaan mereka dalam gerak kerja kokurikulum tidak mengganggu atau menjejaskan pencapaian mereka dalam bidang akadmeik
v.
Kebanyakan sekolah melaksanakan gerak kerja kokurikulum pada semester pertama persekolahan. Pada semester kedua, tumpuan diberikan kepada peperiksaan.
1.3
Carta Organisasi Kokurikulum di Sekolah Ab. Alim Abdul Rahim (2004) menyatakan bahawa setiap sekolah rendah
dan
menengah
perlu
mewujudkan
dua
jawatankuasa,
iaitu
Jawatankuasa
Kokurikulum Sekolah dan Jawatankuasa Pelaksanaan Kokurikulum. Kedua-dua jawatankuasa tersebut mempunyai perbezaan. Jawatankuasa Kokurikulum Sekolah lebih
berfungsi
menyediakan
polisi,
manakala
Jawatankuasa
Pelaksanaan
Kokurikulum lebih ke arah melaksanakan polisi yang telah ditetapkan. Berikut adalah carta organisasi Jawatankuasa Kokurikulum Sekolah dan Jawatankuasa Pelaksanaan Kokurikulum:
Pengerusi (Pengetua/Guru Besar)
Setiausaha (Penolong Kanan Kokurikulum)
Jawatankuasa
Penyelaras Unit Beruniform
Penyelaras Kelab dan Persatuan
Penyelaras Sukan dan Permainan
Rajah 4: Carta Organisasi Jawatankuasa Kokurikulum Sekolah
Penaung (Guru Besar)
Pengerusi (Penolong Kanan Kokurikulum)
Setiausaha Kokurikulum (Guru)
Jawantankuasa
Penyelaras Unit Beruniform
Penyelaras Kelab dan Persatuan
Penyelaras Sukan dan Permainan
Guru Penasihat
Guru Penasihat
Guru Penasihat
Rajah 5: Carta Organisasi Jawatankuasa Pelaksanaan Kokurikulum
2.0
PENUBUHAN UNIT-UNIT KOKURIKULUM
Secara amnya, hampir semua sekolah di negara ini telah menubuhkan unit beruniform, kelab dan persatuan serta sukan dan permainan (Ab. Alim Abdul Rahim, 2004). Namun demikian, bilangan persatuan yang ditubuhkan di sesebuah sekolah adalah berbeza antara satu dengan yang lain. Hal ini demikian kerana, penubuhan unit-unit kokurikulum di sesebuah sekolah mengambil kira beberapa keperluan setempat dan faedah yang boleh didapati daripada unit kokurikulum yang ditubuhkan. Setiap persatuan di luar institusi pendidikan diwajibkan mendaftar. Terdapat dua kategori pendaftaran penubuhan persatuan di luar institusi pendidikan. Antaranya ialah didatar mengikut Akta Pendaftaran Pertubuhan. Sebahagian besar pertubuhan di negara ini didaftar mengikut akta tersebut. Persatuan tersebut termasuklah parti-parti politik, pertubuhan belia dan badan kebajikan. Kategori kedua ialah persatuan yang didaftar di bawah Akta Parlimen. Hanya terdapat empat persatuan sahaja yang didaftar di bawah Akta Parlimen iaitu Persatuan Pengakap Malaysia, Persatuan Pandu Puteri, Persatuan Bulan Sabit Merah dan Persatuan St. John Ambulan. Pendaftaran persatuan di institusi pendidikan tidak perlu didaftar di bawah Akta Pendaftaran Pertubuhan atau Akta Parlimen. Pengetua atau guru besar sekolah mempunyai kuasa untuk menentukan penubuhan persatuan di sesebuah sekolah termasuklah persatuan dalam bidang unit beruniform, kelab dan persatuan serta sukan dan permainan. Pada asasnya, pihak pengurusan akan menetapkan seseorang guru untuk menjadi pemimpin atau jurulatih atau penasihat keada setiap persatuan yang ditubuhkan di sekolah. Tugas menjadi pemimpin atau jurulatih atau penasihat bagi persatuan merupakan tugas rasmi seorang guru. Tugas tersebut dicatat dalam senarai tugas tahunan yang dikeluarkan oleh pihak pengurusan sekolah. Pengagihan tugas ini diadakan melalui perundingan dengan guru atau ditentukan oleh pihak pentadbir sekolah. Namun, penubuhan persatuan yang belum ditubuhkan di sesebuah sekolah boleh diuruskan oleh seseorang guru yang berminat dengan persetujuan pihak pengetua atau guru besar. Langkah awal yang boleh dilakukan oleh guru berkenaan ialah memberi cadangan dan berunding dengan pihak pengetua atau guru besar sekolah masing-masing mengikut prosedur tertentu. Prosedur bagi
menubuhkan persatuan terbahagi kepada dua kategori iaitu persatuan yang mempunyai badan induk di luar institusi pendidikan
dan persatuan yang tidak
mempunyai badan induk di luar institusi pendidikan seperti yang ditunjukkan oleh rajah di bawah:
Penubuhan Unit-unit Kokurikulum
Persatuan yang Mempunyai Badan Induk
Persatuan yang Tidak Mempunyai Badan Induk.
Rajah 6
2.1
Penubuhan Unit yang Mempunyai Badan Induk Semua unit atau persatuan dalam bidang unit beruniform yang terdapat
dalam negara mempunyai badan induk yang membuat penyelarasan di peringkat daerah. Badan induk persatuan berkenaan akan menyelaras, mentadbir dan mendaftar keahlian setiap persatuan yang ditubuhkan pada peringkat sekolah rendah, sekolah menengah, maktab atau universiti. Setiap sekolah yang ingin menubuhkan persatuan atau unit dalam bidang unit beruniform perlu terlebih dahulu berunding dengan badan induk persatuan berkenaan. Sesetengah persatuan dalam bidang unit beruniform mempunyai prosedur penubuhnannya yang rumit dan perlu mengikut peraturan tertentu yang telah ditetapkan oleh kementerian yang berkaitan. Antara persatuan yang perlu mengikuti peraturan yang berkaitan dengan kementerian lain ialah Kadet Bersatu, Kadet Polis dan Kadet Bomba. Kadet Bersatu terletak di bawah Kementerian Pertahanan, Kadet Polis terletak di bawah Kementerian Dalam Negeri, manakala Kadet Bomba terletak di bawah Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan. Persatuan ini tidak ditubuhkan pada peringkat sekolah rendah. Antara prosedur am bagi menubuhkan persatuan dalam bidang unit beruniform yang belum pernah mendaftar dengan badan induk adalah seperti yag berikut:
i.
Pengetua atau guru besar atau guru yang terlibat perlu mengadakan perbincangan awal dengan wakil badan induk persatuan berkenaan yang berkaitan dengan prosedur penubuhan persatuan di sekolah. Beberapa maklumat perlu diperoleh seperti cara pengisian boring, kertas kerja, syarat tertentu dan sebagainya.
ii.
Mengisi boring permohonan penubuhan yang dikeluarkan oleh badan induk dan menyediakan beberapa maklumat yang diperlukan mengikut peraturan badan
induk
persatuan
berkenaan.
Maklumat
lain
adalah
seperti
permohonan tauliah pemimpin atau jurulatih dan sebagainya. iii.
Menghantar boring berkenaan kepaa setiausaha atau pesuruhjaya daerah atau pengawai penjaga di daerah atau negeri untuk diproses.
iv.
Pengumuman pendaftaran ahli boleh dibuat sementara mendapat kelulusan daripada ibu pejabat badan induk. Sesetengah persatuan dalam bidang unit beruniform memerlukan senarai nama ahli semasa membuat permohonan penubuhan.
Sekiranya
senarai
nama
diperlukan,
pemimpin
perlu
menyenaraikan nama pelajar semasa membuat permohonan. v.
Mendapatkan kelulusan atau sijil pendaftaran daripada badan induk.
vi.
Melaksana dan menjalankan aktiviti persatuan.
2.2
Penubuhan Unit yang Tidak Mempunyai Badan Induk Kebanyakan persatuan yang ditubuhkan di sekollah rendah dan menengah
di negara adalah tergolong dalam unit yang tidak mempunyai badan induk. Persatuan tersebut hanya ditubuhkan pada peringkat sekolah sahaja. Oleh yang demikian, tiada badan induk yang membuat penyelarasan aktiviti dan pentadbiran secara rasmi. Kesemua persatuan dalam bidang kelab dan persatuan serta bidang sukan dan permainan tidak mempunyai badan induk yang mengawasi dan menyelia aktiviti serta perjalanannya. Walau bagaimanapun, persatuan di peringkat sekolah dalam bidang sukan dan permainan mempunyai persamaan pada peringkat negeri atau kebangsaan. Sebagai contoh, bola sepak pada peringkat sekolah tidak perlu mendaftar secara rasmi dengan persatuan bola sepak pada peringkat negeri atau kebangsaan. Namun demikian, secara amnya, sesebuah sekolah perlu terlibat dengan Majlis Sukan Sekolah-sekolah Daerah (MSSD) atau Majlis Sukan Sekolah-sekolah Negeri (MSSN) atau kebangsaan.
Begitu juga persatuan-persatuan dalam bidang kelab dan persatuan pada peringkat sekolah tidak perlu mendaftar secara rasmi dengan persatuan di peringkat negeri atau kebangsaan. Contohna, Persatuan Persuratan pada peringkat
sekolah
tidak
wajib
mendaftar
secara
rasmi
dengan
Persatuan
Persuratan pada peringkat negeri atau kebangsaan. Penubuhan
sesebuah
persatuan
di
peringkat
sekolah
rendah
dan
menengah di dalam negara dapat dilakukan melalui perundingan dengan pengetua atau guru besar dengan guru yang terlibat sebagai jurulatih atau penasihat. Antara langkah am yang perlu dilaksanakan bagi menubuhkan persatuan tersebut ialah: i.
Perundingan antara pengetua atau guru besar dengan guru yang terlibat.
ii.
Memaklumkan kepada Pejabat Pendidikan Daerah (jika perlu)
iii.
Menyediakan draf perlembagaan dan undang-undang.
iv.
Menyediakan borang keahlian dan pengambilan ahli.
v.
Mendaftar keahlian.
vi.
Mengadakan mesyuarat agung dan pemilihan Jawatankuasa Kerja.
vii.
Merancang dan melaksanakan aktiviti.
viii.
Membuat pelaporan aktiviti kepada pentadbiran sekolah.
2.3
Perlembangaan dan Undang-undang Setiap persatuan yang ditubuhkan di sekolah rendah, menengah atau di
Institut Pendidikan Guru seharusnya mempunyai perlembangaan dan undangundang tubuh yang tersendiri, terutamanya persatuan yang tidak mempunyai badan induk. Kesemua persatuan dalam bidang unit beruniform yang ditubuhkan di sekolah mempunyai perlembangaan dan undang-undang yang telah ditetapkan oleh badan induk berkenaan. Oleh yang demikian, persatuan dalam bidang ini boleh membuat rujukan kepada perlembangaan atau undang-undang badan induk persatuan berkenaan. Fungsi perlembagaan dan undang-undang ini adalah untuk: i.
Panduan dan pedoman untuk menggerakkan persatuan berkenaan.
ii.
Melicinkan perjalanan persatuan.
iii.
Menetapkan bidang tugas atau tanggungjawab setiap jawatankuasa.
iv.
Rujukan
apabila
timbul
perbalahan,
krisis atau
perjalananan dan aktiviti persatuan berkenaan.
masalah
mengenai
Secara amnya, perlembagaan dan undang-undang persatuan mengandungi beberapa perkara. Antarnya ialah: i.
Nama dan alamat persatuan.
ii.
Matlamat.
iii.
Keahlian.
iv.
Yuran.
v.
Jawatankuasa persatuan (nama jawatan, tugasan dan sebagainya).
vi.
Kewangan persatuan.
vii.
Pembatalan dan pembubaran persatuan.
viii.
Pindaan perlembagaan dan undang-undang persatuan.
ix.
Mesyuarat-mesyuarat persatuan (mesyuarat jawatankuasa, mesyuarat agung, mesyuarat tergempar) Sesetengah
persatuan
menambahkan
beberapa
perkara
ke
dalam
perlembagaan supaya sesuai dengan matlamat dan tujuan persatuan berkenaan. Antara perkara yang boleh ditambahkan ke dalam perlambagaan persatuan adalah seperti yang berikut: i.
Lencana atau logo persatuan.
ii.
Cogan kata atu moto persatuan.
iii.
Visi dan misi.
iv.
Tugas persatuan pada peringkat sekolah, cawangan, daerah, negeri dan kebangsaan.
v.
Harta dan tanggungan.
vi.
Jawatankuasa
vii.
Disiplin dan tatatertib persatuan.
viii.
Larangan dalam persatuan.
Perlembangaan ini perlu dikemas kini dan diubah suai agar selaras dengan keperluan persatuan berkenaan dari semasa ke semasa.
2.4
Bidang Tugas Jawatankuasa Setiap persatuan yang ditubuhkan di sekolah rendah atau menengah dan di
luar
institusi
pendidikan
seharusnya
mempunyai
struktur
organisasi.
Carta
organisasi ini secara langsung dapat menyatakan bidang tugas dan peranan setiap ahli jawatankuasa. Terdapat dua jenis carta organisasi bagi persatuan yang terdapat di sekolah rendah atau menengah seperti yang ditunjukkan oleh rajah 1.7 dan rajah 1.8.
Penaung (Pengetua/Guru Besar) Penasihat (Penolong Kanan Kokurikulum)
Guru Penasihat
Pengerusi (Ketua bagi Pelajar)
Naib Pengerusi
Setiausaha
Jawatankuasa
Bendahari
Jawatankuasa Kecil
Rajah 7: Contoh Carta Organisasi persatuan dan kelab
Penaung (Pengetua/Guru Besar) Penasihat (Penolong Kanan Kokurikulum)
Pemimpin Kumpulan
Pemimpinan Unit (Guru Penasihat)
Ketua Kumpulan (Ketua bagi Pelajar)
Penolong Ketua Kumpulan
Setiausaha
Quarter Master Kumpulan
Bendahari
Ketua Patrol
Penolong Ketua Patrol
Quarter Master Patrol
Ahli-ahli
Rajah 8: Contoh carta organisasi kumpulan Pengakap/ Pandu Puteri Sekolah
Bidang tugas sesebuah organisasi persatuan ditubuhkan di sekolah rendah dan menengah hampir mempunyai persamaan dengan bidang tugas persatuan di luar institusi pendidikan. Persatuan yang ditubuhkan di sekolah rendah dan menengah mempunyai beberapa jawatan di peringkat pentadbiran seperti penaung, penasihat dan jurulatih atau pemimpin dan seterusnya jawatankuasa di peringkat pelajar. Bagi setiap jawatan dalam organisasi persatuan di peringkat sekolah menengah atau rendah, masing-masing mempunyai tugas tersendiri. a) Penaung 1. Jawatan ini disandang oleh pengetua sekolah atau guru besar sekolah rendah. 2. Membuat pemantauan secara holistik tentang pelaksanaan aktiviti dan pengurusan sesebuah persatuan agar selari dengan peraturan persatuan dan undang-undang yang telah ditetapkan oleh pihak Kementerian Pendidikan.
b) Penasihat 1. Kebiasaannya, jawatan ini disandang oleh Penolong Kanan Kokurikulum sekolah menengah atau sekolah rendah. 2.
Penasihat
juga
berperanan
sama
seperti
penaung
iaitu
membuat
pemantauan secara keseluruhan mengenai pelaksanaan aktiviti dan pengurusan persatuan supaya selari dengan peraturan persatuan dan undang-undang Kementerian Pendidikan.
c) Jurulatih/ Guru Penasihat/ Pemimpin 1. Jurulatih/ guru penasihat/ pemimpin bagi sesebuah persatuan di sekolah dilantik dalam kalangan guru sekolah atau kakitangan sekolah atau orang perseorangan. 2. Lazimnya, badan induk persatuan unit beruniform akan mengeluarkan tauliah kepada jurulatih, guru penasihat atau pemimpin bagi mengendalikan persatuan
di
peringkat
sekolah.
Terdapat
beberapa
peranan
dan
tanggungjawab jurulatih/ guru penasihat/ pemimpin antaranya termasuklah membuat
perancangan
dan
memberi
latihan
kepada
ahli-ahli,
melaksanakan pentadbiran di peringkat sekolah dan menjadi penghubung antara badan induk dengan pentadbiran sekolah atau pentadbir sekolah dengan persatuan. d) Pengerusi/ Presiden/ Ketua Kumpulan
1. Jawatan ini dilantik dalam kalangan pelajar yang mana akan mengetuai persatuan mengikut perlembagaan. 2. Pengerusi/ presiden/ ketua kumpulan berperanan mengurus dan mentadbir persatuan atau melaksanakan keputusan mesyuarat jawatankuasa kerja atau mesyuarat agung. 3. Mengetuai proses perancangan, pelaksanaan dan penyeliaan aktiviti persatuan. 4. Mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa kerja. 5. Menjalankan tugas seperti ketetapan yang telah dinyatakan dalam perlembagaan persatuan.
e) Naib Pengerusi/ Naib Presiden/ Penolong Ketua Kumpulan 1. Jawatan ini dilantik dalam kalangan pelajar. Naib pengerusi/ naib presiden/ penolong ketua kumpulan boleh dilantik seorang atau lebih mengikut perlembagaan persatuan. 2. Jawatan ini bertanggungjawab membantu pengerusi/ presiden/ ketua kumpulan dalam pengurusan pentadbiran persatuan. 3. Menjadi pengerusi mesyuarat dan menjalankan tugas pengerusi sekiranya pengerusi tiada. 4. Menjalankan tugas seperti ketetapan yang telah diperuntukkan dalam perlembagaan persatuan.
f) Setiausaha 1. Jawatan ini dilantik dalam kalangan pelajar. 2. Berperanan untuk menyimpan pendaftaran keahlian. 3. Bertanggungjawab untuk menguruskan hal berkaitan surat-menyurat yang melibatkan badan luar, pentadbiran sekolah, dan ahli-ahli persatuan. 4. Bertanggungjawab untuk menjemput dan mengedarkan surat panggilan semua jenis mesyuarat bagi persatuan. 5. Menjalankan
tugas
seperti
perlembagaan persatuan.
mana
yang
telah
digariskan
dalam
g) Penolong Setiausaha 1. Penolong setiausaha dilantik dalam kalangan pelajar. 2. Jawatan ini berperanan untuk membantu setiausaha dalam mentadbir dan menguruskan persatuan. 3. Menjalankan tugas dan tanggungjawab sebagaimana yang telah ditetapkan dalam perlembagaan persatuan.
h) Bendahari 1. Bendahari dilantik dalam kalangan murid. 2. Menyimpan rekod dan stok harta persatuan. 3. Menyiapkan dan menyimpan penyata kira-kira persatuan. 4. Mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan persatuan. 5. Menjalankan
tugas
mengikut
ketetapan
yang
digariskan
dalam
perlembagaan persatuan.
i)
Quarter Master Kumpulan (Bagi Pengakap Dan Pandu Puteri) 1. Jawatan ini dilantik dalam kalangan pelajar. 2. Berperanan untuk menyimpan rekod-rekod harta atau peralatan kumpulan seperti khemah, periuk, parang dan pisau. 3. Mengemas kini dan mengawal pergerakan keluar masuk harta atau peralatan kumpulan. 4.
Menjalankan
tugas
mengikut
ketetapan
yang
diperuntukkan
dalam
perlembagaan persatuan.
j)
Ketua Patrol/ Ketua Biro/ Ketua Platun 1. Jawatan ini dilantik dalam kalangan pelajar. 2. Berperanan
untuk
mengetuai
sebuah
kumpulan
kecil
ahli
bagi
melaksanakan sesuatu tugas yang ditetapkan. 3. Membantu pengerusi atau setiausaha melaksanakan tugas yang telah ditetapkan mengikut perlembagaan persatuan. 4. Menjalankan tugas seperti yang telah ditetapkan dalam perlembagaan persatuan.
k) Penolong Ketua Patrol Atau Penolong Ketua Platun 1. Jawatan ini dilantik dalam kalangan pelajar. 2. Bertanggungjawab sebagai penolong bagi sebuah kumpulan kecil ahli bagi melaksanakan sesuatu tugas yang ditetapkan. 3. Membantu ketua patrol atau ketua platun melaksanakan tugas yang telah ditetapkan mengikut perlembagaan persatuan.
l)
Quarter Master Patrol (QM Patrol) 1. Bertanggungjawab untuk meminjam dan memulangkan peralatan kegunaan patrol daripada Quarter Master kumpulan semasa perkhemahan atau aktiviti. Perlatan tersebut seperti khemah, periuk, parang dan pisau. 2. Memastikan peralatan patrol tidak tertinggal di kawasan perkhemahan sewaktu sesuatu aktiviti itu dijalankan. 3. Mengambil bekalan makanan semasa aktiviti perkhemahan dijalankan. 4. Menjalankan tugas mengikut ketetapan yang telah diperuntukkan dalam perlembagaan persatuan.
2.5
Peranan Guru Penasihat Abd. Alim Abdul Rahim (2004) berpendapat bahawa setiap guru perlu
melibatkan diri dengan kegiatan kokurikulum. Mereka akan diberikan tugas untuk menjadi guru penasihat atau jurulatih sesebuah persatuan. Tugas guru berkenaan merupakan tugas rasmi dan wajib untuk dilaksanakan. Tugas guru dalam kegiatan kokurikulum dicatat dalam senarai tugas yang dikeluarkan oleh pentadbir sekolah. Dalam konteks ini, tanggungjawab dan peranan guru adalah mengikut keperluan. Terdapat beberapa peranan guru penasihat antaranya termasuklah: i.
Menentukan dan menetapkan objektif-objektif persatuan serta menentukan bahawa objektif-objektif tersebut dicapai;
ii.
Memastikan persatuan, unit beruniform atau kelab mempunyai perlembagaan;
iii.
Bertanggungjawab untuk menasihati, membimbing dan mengawal susunan dan perjalanan persatuan-persatuan yang berkenaan supaya benar-benar teratur dan bergerak;
iv.
Membuat rancangan atau takwim tahunan, satu aktiviti rutin dan satu aktiviti pembangunan dan menyerahkan satu salinan takwim, aktiviti rutin dan pembangunan tersebut kepada penolong kanan kokurikulum;
v.
Mengawal dan menentukan setiap perjumpaan atau kegiatan itu sihat dan tidak menyalahi undang-undang;
vi.
Menyelia latihan atau perjumpaan pada hari yang ditetapkan oleh pihak sekolah dan mengambil berat terhadap kehadiran ahli;
vii.
Menyimpan laporan-laporan setiap mesyuarat/ kegiatan/ laporan tahunan, senarai nama ahli persatuan, kedatangan ahli dalam buku pengurusan kokurikulum dan menyerahkan buku tersebut kepada penolong kanan kokurikulum untuk disemak pada akhir setiap bulan;
viii.
Memastikan
ada akaun kewangan
sekiranya pengurusan
persatuan
melibatkan wang serta menyerahkan akaun kewangan kepada penolong kanan kokurikulum untuk disemak pada ahir setiap bulan; ix.
Menguruskan segala urusan surat menyurat melalui pengetua jika melibatkan kerja luar sekolah seperti mengadakan rombongan atau lawatan sambil belajar;
x.
Mendapatkan kebenaran daripada ibu bapa atau penjaga untuk sesuatu aktiviti di luar sekolah;
xi.
Mengadakan mesyuarat agung setahun sekali pada tarikh yang diselaraskan oleh sekolah dan menghantar satu salinan ahli jawatankuasa (AJK) baru kepada penolong kanan kokurikulum;
xii.
Menentukan papan-papan kenyataan persatuan digunakan sepenuhnya dan dikemaskinikan;
xiii.
Bekerjasama dengan badan-badan lain sama ada di dalam atau luar sekolah dengan menyertai kegiatan atau pertandingan yang sihat;
xiv.
Menghadiri mesyuarat, taklimat atau kursus jika dikehendaki;
xv.
Menjadi jurulatih unit beruniform semaksimum yang boleh. Guru penasihat hendaklah mendapat persetujuan guru besar sekiranya memerlukan jurulatih luar atau jurulatih luar yang memerlukan bayaran.
xvi.
Menyelenggarakan rekod simpanan peralatan yang dikehendaki; dan
xvii.
Menjalankan tugas-tugas lain yang berkaitan yang diarahkan oleh guru besar dari semasa-semasa.
3.0
SISTEM FAIL Berdasarkan takrifan yang diberikanTam Yeow Kwai (2010) menyatakan
bahawa fail merupakan folder atau beg untuk menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen yang penting. Fail ini perlu diberi nama atau tajuk dan kadang kala diberi nombor panggilan supaya mudah disusun atau dirujuk kemudian hari. Seorang setiausaha atau pengurus harus mahir dalam susunan fail pejabat mereka dan setiap penerimaan atau keluar sepucuk surat dari pejabat mesti ada satu salinan tersimpan dalam fail. Objektif failing ialah memperkenalkan prinsip-prinsip, teknik moden dan tatacara yang sewajarnya dalam pengurusan fail dan rekod organisasi bagi meningkatkan produktiviti dan menjadikan pengurusan sistem fail dan rekod lebih efektif dan efisien. Sistem fail dapat didefinisikan sebagai proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selanjutnya atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama (Ab. Alim Abdul Rahim, 2004). Manakala Tam Yeow Kwai (2010) pula menyatakan bahawa sistem fail merupakan satu proses klasifikasi, penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod supaya lebih mudah diperolehi bila diperlukan. Sistem fail yang sistematik mampu untuk menambahkan kecekapan pentadbiran dan pengurusan sesebuah persatuan dan dapat membuat rujukan apabila diperlukan. Secara umumnya, terdapat perbezaan yang ketara dalam sesebuah sistem fail antara satu agensi dengan agensi yang lain atau sebuah sekolah dengan sekolah yang lain. Hal ini kerana setiap agensi, sekolah atau persatuan menggunakan sistem fail yang berbeza. Terdapat empat sistem fail utama yang digunakan oleh agensi, sekolah dan persatuan, iaitu:
Pengelasan fail mengikut abjad
Pengelasan fail mengikut perkara
Pengelasan fail mengikut angka
Pengelasan fail mengikut tempat atau kawasan
3.1
Jenis Sistem Fail Jenis fail atau tahap fail biasanya dapat dikenal pasti mengikut warna fail itu.
Satu warna fail membawa jenis dan kepentingan isi kandungan sesuatu fail seperti yang ditunjukkan oleh rajah berikut.
Putih: Terbuka dan terhad;
Hijau: SULIT untuk fail individu (guru);
Merah jambu: Rahsia (maruah negara); dan
Kuning: Rahsia besar. Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi kes-kes ISA.
Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika fail sebenar tidak dapat dikesan. Setelah fail tersebut ditemui, ia akan dimasukkan sebagai satu kandungan dan direkod pada kertas minit.
Jenis fail dan warnanya adalah tertakluk kepada peraturan kerajaan seperti jadual berikut. Peraturan Kerajaan Perkara 53 (c): Fail terhad-putih Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan. Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/ negeri… dan dimaksudka n bagi makluman orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan. Perkara 53 (a): Rahsia besar Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia/ negeri… dan dimaksudkan bagi makluman… sendiri dan lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandungannya dalam
masa
menjalankan
tugas-tugas
rasmi
mereka.
Maklumat
yang
terkandung dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan.
Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b) dan (c) Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya kepada Pejabat Daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan Tentera untuk dihantar ke Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan berserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan tiada kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi, 1972. Jadual 1
4.0
SURAT MENYURAT Surat merupakan sejenis alat komunikasi bertulis (nonverbal) secara sehala
bagi menyampaikan suatu pesanan atau maklumat dari satu pihak kepada pihak yang lain (Tam Yeow Kwai, 2010). Surat juga merupakan satu rekod dan bukti sesuatu komunikasi yang sudah disampaikan kepada pihak lain. Surat menyurat yang dilaksanakan dalam persatuan merupakan surat rasmi. Surat menyurat bertujuan untuk memberi kefahaman dan menambah pengetahuan mengenai peraturan membuat surat, mengirim surat dan menerima surat. Semua surat yang sampai ke pejabat adalah penting dan bersifat sulit. Pengurusan surat di pejabat melalui rekod bertulis dan surat menyurat merupakan salah satu aspek yang paling penting. Dalam penulisan surat rasmi kerajaan, terdapat beberapa tatacara yang harus dipatuhi. Antaranya ialah isi yang hendak disampaikan harus jelas, iaitu tidak mengelirukan sesiapa yang membacanya. Surat tersebut hendaklah ditulis atas kertas rasmi yang dicetak nama dan alamat organisasi tersebut (kepala surat) atau alamat dan nama penulis. Surat rasmi kerajaan harus dimulakan dengan ungkapan yang berkaitan dengan tujuan surat tersebut ditulis. Disarankan surat rasmi kerajaan bermula dengan ungakapan “… Saya dengan hormatnya merujuk perkara di atas. Berhubung dengan perkara di atas, saya…” Penulisan jenis surat ini hendaklah dimulakan dengan kata-kata hormat seperti ‘Tuan/ Puan’ dan diakhiri dengan ‘saya yang menurut perintah’ . Seandainya pegawai yang menandatangani surat itu bukan ketua jabatan, maka harus dinyatakan “b/p Jawatan Terkanan di Organisasi”.
4.1
Prosedur Penulisan Surat Rasmi Surat rasmi merupakan suatu alat perhubungan dan komunikasi antara
manusia. Isi kandungan dan gaya menulis surat itu menentukan sama ada surat itu bersifat rasmi atau tidak rasmi. Surat tidak rasmi merupakan surat yang ditulis kepada ibu bapa, saudara mara dan rakan-rakan secara tidak formal.
Gaya
penulisan surat tidak rasmi adalah bebas dan tidak banyak peraturan. Perkara yang penting dalam penulisan surat tidak formal ialah isi kandungan atau apa yang ingin dikatakan itu dapat disampaikan serta difahami oleh penerima surat itu. Surat kiriman rasmi pula bersifat formal dan penulis harus mematuhi format yang telah digariskan.
Terdapat beberapa jenis surat rasmi yang harus diketahui oleh seseorang pemimpin sesebuah persatuan atau guru penasihat persatuan di peringkat sekolah (Tam Yeow Kwai, 2010). Jenis surat rasmi tersebut ialah seperti berikut: i.
Surat panggilan mesyuarat (Mesyuarat Agung/ Jawatankuasa/ tergempar)
ii.
Surat perhubungan atau pemberitahuan
iii.
Surat permohonan mengadakan lawatan
iv.
Surat memanggil penceramah
v.
Surat memohon kerja
Untuk surat memanggil mesyuarat, penulis perlu menggunakan bahasa yang tepat, padat serta ejaan dan tanda baca yang tepat. Penulis tidak digalakkan sama sekali menggunakan bahasa kiasan atau peribahasa dalam tulisan jenis ini.
4.2 (i)
Format Umum dan Perkara asas dalam Surat Rasmi Kepala Surat Bercetak Kepala surat bercetak ini hendaklah terdiri daripada logo, nama dan alamat
sekolah dan hanya pada helaian pertama surat. Muka surat kedua ialah kertas A4 biasa. Jika tiada kepala surat bercetak, maka penulis hanya perlu menulis nama dan alamat penulis. Sekiranya pertubuhan tersebut telah didaftarkan khususnya syarikat, maka nombor pendaftaran syarikat atau pertubuhan perlu ditulis di tepi nama pertubuhan. (ii)
Nombor Rujukan Nombor rujukan fail sendiri (rujukan kami). Jika menjawab surat, nombor
rujukan pengirim (rujukan tuan) dicatat di bahagian atas rujukan kami. (iii)
Tarikh Tidak perlu dicatat hari bulan di hadapan angka, sebagai tamsilan 7 JULAI
2015 . Dua cara menulis hari bulan iaitu: i.
Semua huruf besar. Contohnya: SEPTEMBER (Lembaga Peperiksaan)
ii.
Huruf besar pada huruf pertama. Contohnya: September (INTAN)
(iv)
Alamat Penerima Perkataan “kepada” tidak perlu ditulis, hanya nama atau jawatan penerima
surat sahaja. Sekiranya surat itu hanya mengggunakan jawatan, maka boleh ditaip (‘up……..) untuk tindakan pegawai tertentu dalam jabatan itu. Semua baris bermula dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan idensi. (v)
Perkataan ‘Melalui’ Perkataan “melalui pengetua, guru besar” jika surat itu keluar daripada
persatuan sekolah kepada agensi luar. Tepi kanan ini akan ditandatangan oleh guru besar atau pengetua sekolah. Perkataan ‘melalui’ ditulis bawah alamat penerima. (vi)
Mengadap atau Pembukaan Surat Perkataan penghormatan atau seperti Tuan/ Puan, Yang Berbahagia, Dato’
dan Yang Berhormat . Jarak di antara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan (spacing ). (vii)
Tajuk Surat Jarak di antara tajuk surat ialah dua barisan di bawah mengadap atau
pembukaan surat. Perkataan “PER” atau “PERKARA” tidak perlu ditulis, cukup dengan menggariskan di bawah tajuk atau perkara. Tajuk surat tidak perlu ditaip dengan huruf besar bagi semua huruf dalam ayat, hanya huruf pertama bagi setiap perkataan sahaja. (viii)
Pembukaan dan Kandungan Surat
Jarak di antara pembuka surat dengan tajuk ialah dua barisan. Pembukaan surat dan perenggan pertama tidak perlu ditulis menggunakan nombor. Penulisannya bermula dari tepi sebelah kiri surat. Perenggan kedua, ketiga dan seterusnya perlu ditulis menggunakan nombor seperti 2, 3 dan seterusnya. Jarak di antara perenggan ialah dua barisan. Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat pecahan, pemberian nombor menggunakan peringkat pecahan pertama seperti 2.1, 2.2, 2.3 dan seterusnya. Huruf abjab atau huruf roman juga boleh digunakan. Pecahan perenggan dalam satu surat tidak boleh melebihi dua peringkat pecahan. Penggunaan ayat yang panjang, berbunga-bunga dan meleret harus dielakkan. Perlu ditaip tiga titik di tepi sebelah
kiri, jika ada lampiran bertentangan dengan perkataan “bersama-sama ini dilampirkan”. (ix)
Cogan Kata
Cogan kata menggunakan semua huruf besar. Tamsilannya, “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”. Baris seterusnya ditulis dengan perkataan “yang menjalankan tugas” dan sebagainya. Jarak dua barisan dan t idak menggunakan indensi. (x)
Tandatangan, Nama dan Gelaran Jawatan Jaraknya ialah empat barisan di bawah cogan kata. Nama pengirim ditulis
dengan huruf besar dan dalam kurungan. Contohnya (AB. ALIM BIN ABDUL RAHIM). (xi)
Salinan Ditaip dengan perkataan “s.k.”. Tidak perlu menggunakan indensi. Apabila
salinan surat lebih daripada satu, nombor urutan 1, 2, 3 tidak perlu ditulis. Contohnya: Pesuruhjaya Daerah Guru Besar PK. Kokurikulum (xii)
Kependekan (initial ) Nama Penulis dan Jurutaip Bagi akauntabiliti atas surat rasmi yang dikeluarkan, maka INTIAL penulis
dan jurutaip perlu dinyatakan di hujung kertas surat itu. Huruf ringkas bagi nama penulis dtaip dengan menggunakan huruf besar dan jurutaip dengan huruf kecil. Contohnya, AA/ na. Initial ini ditaip pada bahagian paling bawh di sudut kiri surat.
4.3
Komunikasi Rasmi Melalui Media Elektronik Berdasarkan pernyataan yang diberikan oleh Ab. Alim Abdul Rahim (2004),
internet telah mencetuskan satu fenomena baharu dalam
dunia perkomputeran
dan komunikasi. Sebelum wujudnya internet, komunikasi dilaksanakan dengan menggunakan telegram, telefon, radio, surat dan bersemuka. Penggunaan internet dalam
komunikasi
elektronik
mempunyai
banyak
kemaslahatan
berbanding
komunikasi seperti telegram, telefon dan radio. Hal ini demikian kerana, jaringan internet mempunyai kemampuan penyiaran ke seluruh dunia tanpa batasan dan sempadan. Internet merupakan sebuah infrastruktur informasi global.
4.3.1
E-mel
Perkembangan internet yang paling ketara ialah penggunaan mel elektronik atau lebih dikenali sebagai e-mel. Pada era ini, e-mel menggantikan tempat alat komunikasi
yang
lama
seperti
telefon,
faks,
telegram
dan
radio
secara
berperingkat-peringkat. Pada awalnya, e-mel digunakan oleh tentera untuk berkomunikasi dan berkongsi maklumat antara satu sama lain (Ab. Alim Abdul Rahim, 2004). Penggunaan e-mel dalam komunikasi seharian mempunyai banyak kelebihan berbanding komunikasi yang lama. Antaranya ialah: i.
E-mel sangat mudah untuk digunakan berbanding medium komunikasi yang lain dan cepat sampai.
ii. iii.
E-mel juga tidak memerlukan respons spontan seperti telefon. Penerima e-mel boleh melakukan tugas-tugas biasa tanpa diganggu oleh e-mel.
iv.
Membolehkan komunikasi secara bertulis dilakukan.
v.
E-mel boleh dihantar kepada banyak penerima.
vi.
Bentuk komunikasi yang lebih jelas dan mengurangkan beberapa halangan komunikasi.
(i)
Alamat E-mel E-mel dihantar kepada penerima adalah berdasarkan nama pengguna dalam
suatu domain bagi suatu institusi yang spesifik. Alamat internet dapat dibahagikan kepada tiga bentuk iaitu hos, Subdomain dan domain. Nama hos bukan suatu kemestian untuk dimasukkan. Bagi mengirim e-mail kepada penerima, alamat emel berfungsi seperti alamat surat menyurat. Jika alamat e-mel yang dimasukkan salah, maka e-mel yang dihantar tidak akan sampai kepada penerima. Berikut ialah contoh beberapa alamat e-mel yang biasa digunakan: 1.
[email protected] 2.
[email protected] Hos ialah nama spesifik bagi suatu mesin dalam domain yang lebih besar atau subdomain.
Domain dan subdomain bermaksud cara bagi menyusun alamat internet. Domain dihasilkan kepada kegunaannya seperti com bagi komersil dan edu bagi pendidikan. Subdomain bermakna pembahagian yang lebih khusus, contohnya mmu.edu, havard.edu dan sebagainya.
(ii)
Penggunaan E-mel Melalui e-mel, pengguna dapat menghantar beberapa salinan e-mel kepada
satu penerima atau satu salinan e-mel kepada beberapa penerima. Apabila mengirim e-mel kepada satu atau lebih penerima, masukkan kesemua alamat emel dalam kotak To: dengan menggunakan tanda koma ( , ) atau koma bertitik ( ; ) bagi memisahkan satu alamat e-mel dengan alamat e-mel yang lain. Selain itu, masukkan alamat e-mel tambahan dalam kotak Ce:. Berikut merupakan ringkasan bagi sesi penggunaan e-mel. 1.
Melancarkan perisian e-mel. Jika terdapat e-mel terbaharu, ia akan memaklumkan kepada pengguna.
2.
Pilih e-mel yang hendak dibaca dan baca e-mel dalam peti e-mel.
3.
Balas kepada penghantar atau kirim mesej orang lain.
4.
Simpan mesej untuk kegunaan pada masa hadapan.
5.
Karang e-mel baharu ( ini tindakan yang pertama boleh dilakukan)
6.
Kirim e-mel.
7.
Hapuskan e-mel yang lama.
8.
Tamat perisian e-mel.
5.0
PENGELOLAAN AKTIVITI
Pada era ini, pelaksanaan aktiviti di sekolah rendah atau sekolah menengah bergantung kepada kemudahan, minat, komitmen dan kesungguhan guru penasihat atau jurulatih serta pemantauan yang dilaksanakan oleh pentadbiran sesebuah sekolah.
Menurut Ab. Alim Abdul Rahim (2004), Aktiviti sesetengah persatuan
tidak dijalankan langsung sepanjang tahun apabila persatuan tersebut mendapat guru penasihat atau jurulatih yang tidak berminat dan tidak komited. Sebaliknya, persatuan yang mendapat guru yang inovatif, berminat, dan komited pula melaksanakan banyak aktiviti persatuannya sepanjang tahun. Terdapat banyak aktiviti yang boleh dilakukan di sekolah rendah atau menengah oleh sesebuah persatuan. Aktiviti ini boleh dilaksanakan sama ada di dalam atau di luar kawasan sekolah. Selain itu, aktiviti ini boleh diatur secara mingguan, bulanan, semester atau penggal dan tahunan. Kebanyakan sekolah rendah, menengah dan institusi pengajian lain menetapkan hari tertentu, sama ada hari persekolahan atau hujung minggu bagi melaksanakan aktiviti kokurikulum yang telah dirancang dan ditetapkan dalam kalendar aktiviti untuk tahun berkenaan. Persatuan dalam unit beruniform paling banyak boleh melaksanakan aktiviti sama ada aktiviti berlandaskan skim lencana yang tersedia atau aktiviti tambahan. Berikut ialah contoh aktiviti yang boleh dilaksanakan oleh persatuan yang berasaskan unit beruniform di sekolah rendah dan menengah. Contoh Aktiviti Persatuan Beruniform di Sekolah Rendah Unit
Skim Lencana
Aktiviti Sampingan
Pengakap
Lencana Keahlian
Kanak-
Lencana Wajib
Pertandingan Kawad
kanak
Lencana Keris Gangsa
Nyayian/ lakonan
Lencana Keris Perak
Permainan Kim
Lencana Keris Emas
Lencana-lencana Kepandaian
Tunas
Ujian pelantikan
Pandu
Kelas Dua
Pertandingan Kawad
Puteri
Tingkatan Tengah
Nyanyian/ lakonan
Kelas Satu
Permainan Kim
Pengembaraan
Perkhemahan Lawatan Bertema
Pengembaraan
Lencana-lencana Kepandaian
Lawatan Bertema
Jadual 1: Aktiviti Sepanjang Tahun
5.1
Jenis-jenis Aktiviti
Aktiviti yang dijalankan secara berperingkat-peringkat atau bermusim adalah seperti olahraga tahunan, lawatan luar sekolah, perkhemahan, rekreasi, seminar, forum, sesi dialog, persidangan, kawad kaki, pesta kebudayaan, pameran dan banyak lagi aktiviti yang dikendalikan oleh persatuan dan kelab. 5.1.1
Perkhemahan Hampir semua aktiviti yang dilaksanakan di sekolah rendah dan menengah
seperti
program
motivasi,
kursus
kepimpinan,
perkhemahan
tahunan
unit
beruniform dan pertandingan lain yang melibatkan aktiviti perkhemahan. Aktiviti perkhemahan ini sama ada dilaksanakan 100% pelajar tidur dalam khemah atau dalam calet atau hotel dan sebagainya. Kebanyakkan pelajar sangat berminat menyertai perkhemahan aktiviti perkhemahan. Pergerakan Pengakap mula-mula mempelopori aktiviti perkhemahan pada tahun 1907 di Pulau Brownsea, England. Perkhemahan sedunia pengakap lebih dikenali dengan nama Jambori. Jambori diadakan sama ada di peringkat serantau seperti Asia Pasifik atau antarabangsa. Kini, hampir semua unit beruniform mengadakan perkhemahan (Tam Yeow Kwai, 2010).
5.1.2
Kejohanan Olahraga Ab. Alim Abdul Rahim (2004) menyatakan bahawa hampir semua sekolah
rendah dan menengah mengadakan kejohanan olahraga tahunan. Kejohanan olahraga diadakan di peringkat daerah, negeri dan negara. Pelbagai jenis permainan yang dipertandingkan dalam kejohanan tersebut. Secara umumnya, terdapat tiga kategori permainan yang dipertandingkan di peringkat sekolah rendah dan menengah, iaitu: i.
Sukaneka (terutama dilaksanakan di sekolah rendah bagi pelajar tahap satuaktiviti seperti lari dalam guni, bawa pundi kacang, pecah belon dan sebagainya)
ii.
Acara balapan- permainannya seperti 100 meter, 200 meter, 400 meter, 800 meter, 1500 meter, 4x 100 meter, 4x 400 meter, 110 meter berpagar dan acara jemputan.
iii.
Acara padang- permainannya seperti lempar cakera, lontar peluru, merejam lembing, lontar tukul besi, lompat jauh, lompat tinggi dan lompat kijang.
5.1.3
Lawatan Bertema Sesebuah sekolah boleh mengadakan lawatan sambil belajar ke tempat-
tempat tertentu seperti tempat bersejarah, tepi pantai, kilang perusahaan, institusi pendidikan, tempat rekreasi dan sebagainya. Lawatan merupakan satu kaedah pengajaran dan pembelajaran yang sangat berfaedah kepada pelajar-pelajar. Melalui aktiviti ini, pelajar dapat memperoleh banyak ilmu pengetahua dan dapat merasakan sendiri pengalaman tersebut dengan pancaindera mereka. Sebelum membuat sesuatu lawatan, seseorang guru perlu perlu membuat beberapa prosedur. Antara prosedur tersebut adalah seperti berikut: i.
Mendapatkan kebenaran permohonan guru besar atau pengetua sekolah.
ii.
Mengisi borang permohonan lawatan dan mengajukan kepada JPN.
iii.
Mendapatkan kebenaran daripada pihak yang berkenaan yang bakal dilawati.
iv.
Menguruskan pengangkutan dan penginapan peserta.
v. vi.
Mendapatkan kebenaran daripada ibu bapa peserta. Mengadakan sesi taklimat dan mengagihkan tugasan kepada peserta dan guru-guru pengiring lawatan.
5.1.4
Rekreasi Sekolah juga boleh mengadakan aktiviti rekreasi seperti melawat tempat
rekreasi empat musim di Sham Alam, Genting Highland, Cameron Highland, Pulau Pangkor, Pulau Tioman, Taman Negara, Gua Niah di Sarawak dan banyak lagi. Rekreasi merupakan satu kaedah pengajaran dan pembelajaran yang sangat bermanfaat kepada para pelajar. Hal ini demikian kerana, pelajar dapat memperoleh ilmu pengetahuan secara tidak langsung di samping dapat menikmati pemandangan yang indah. Dalam konteks ini, guru perlu membuat beberapa prosedur. Antara prosedur tersebut adalah seperti berikut:
i.
Mendapatkan kebenaran permohonan guru besar atau pengetua sekolah.
ii.
Mengisi borang permohonan lawatan dan mengajukan kepada JPN.
iii.
Mendapatkan kebenaran daripada pihak yang berkenaan yang bakal dilawati.
iv.
Menguruskan pengangkutan dan penginapan peserta.
v.
Mendapatkan kebenaran daripada ibu bapa peserta.
vi.
Mengadakan sesi taklimat dan mengagihkan tugasan kepada peserta dan guru-guru pengiring lawatan. Menyediakan
vii.
tugasan
yang
perlu
dilaksanakan
oleh
pelajar
semasa
menjalankan aktiviti rekreasi itu. viii.
Alat perubatan yang perlu dibawa sama.
5.2
Prosedur Pengendalian Aktiviti Perancangan dan pengendalian sesuatu aktiviti sangat penting bagi
mencapai matlamat sesebuah persatuan. Kejayaan sesuatu aktiviti bergantung pada perancangan, pelaksanaan, pengendalian dan penilaian aktiviti. Perancangan aktiviti bermaksud menyediakan peralatan, merangka program, menyusun aktiviti dan menyelaras tugas yang telah dirancangkan. Mengendalikan aktiviti bermakna mentadbir, mengurus dan mengawal atau melaksanakan sesuatu aktiviti yang telah dirancangkan. Sebelum sesuatu aktiviti dilaksanakan, sebuah jawatankuasa kerja perlu dibentuk dan membuat perancangan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Antara tujuan mengadakan perancangan ini adalah supaya aktiviti yang dirancang lebih menarik, mendatangkan manfaat dan menghasilkan kejayaan yang selaras dengan
matlamat
penubuhan
persatuan
berkenaan.
Antara
langkah
bagi
merancang program dan aktiviti ialah membuat kertas kerja, mengadakan mesyuarat penyelarasan, tindakan susulan persiapan awal dan pengagihan tugas, mengadakan mesyuarat susulan dan mengendalikan semua surat-menyurat aktiviti.
5.2.1
Menyediakan Kertas Kerja Kertas
kerja
merupakan
cadangan
perancangan
dan
anggaran
perbelanjaan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Sebarang kebenaran atau kelulusan aktiviti sekolah oleh pihak atasan banyak bergantung kepada perincian dan penerangan dalam kertas kerja. Jawatankuasa kerja yang bertanggungjawab perlu menyediakan kertas kerja ini dengan lengkap dan jelas khususnya dalam
aspek sewaan dan belian. Beberapa perkara perlu dibincangkan dalam sesuatu kertas kerja yang berkaitan dengan aktiviti kokurikulum adalah seperti berikut: i.
Pendahuluan
ii.
Objektif dan matlamat
iii.
Tema, tarikh, tempat dan tempoh pelaksanaan
iv.
Dif perasmian dan bilangan penyertaan dan kategori
v.
Aturcara program atau jadual kursus
vi.
Bayaran dan syarat-syarat penyertaan
vii.
Jawatankuasa kerja dan jawatankuasa kecil pelaksanaan
viii.
Perbelanjaan dan pendapatan
ix.
5.3
Penutup dan lampiran
Pengendalian Surat-Menyurat Surat menyurat amat penting bagi pelaksanaan kokurikulum sekolah
khususnya aktiviti luar sekolah. Seorang guru penasihat atau jurulatih sesebuah persatuan sentiasa mengutus surat-surat rasmi kepada pengetua atau guru besar, persatuan induk, agensi-agensi dan sebagainya. Antara surat-menyurat yang dilaksanakan oleh persatuan adalah seperti berikut: i.
Surat pembaharuan pendaftaran pertubuhan tahunan
ii.
Surat rasmi kepada Jabatan Pelajaran Negeri dan Badan Induk
iii.
Surat kebenaran daripada ibu bapa
iv.
Surat derma kewangan kepada pihak berkuasa atau swasta
v.
Surat memohon kebenaran daripada pihak polis, penghulu dan lainlain
vi.
Jabatan Pengangkutan Jalanraya
vii.
Peraturan keselamatan
Sebelum guru membawa pelajar keluar dari kawasan sekolah, pihak sekolah khususnya guru pengiring perlu mendapatkan surat kebenaran daripada ibu bapa terlebih dahulu. Hal ini boleh dilakukan dengan menyediakan borang surat kebenaran dan meminta pelajar yang ingin menyertai aktiviti itu membawanya pulang untuk mendapatkan tandatangan daripada ibu bapa mereka.
6.4
Peraturan dan Langkah-langkah Pengelolaan Sebelum melaksanakan sesuatu aktiviti dalam kokurikulum, terdapat
beberapa perkara yang berkaitan dengan peraturan dan langkah-langkah perlu difikirkan oleh urusetia, pentadbir atau jawatankuasa pengelola bagi menentukan kejayaan sesuatu aktiviti. Semua peraturan dan langkah pengelolaan tersebut harus meliputi tiga peringkat, iaitu: i.
Sebelum aktiviti dilaksanakan.
ii.
Semasa aktiviti dilaksanakan.
iii.
selepas aktiviti dilaksanakan.
6.4.1 Sebelum Aktiviti Dilaksanakan Beberapa tindakan perlu dilaksanakan oleh urusetia atau jawatankuasa pengelolaan sebelum sesuatu aktiviti itu dilaksanakan. Antaranya ialah: i.
Senarai semak berlandaskan aktiviti yang dilaksanakan, contohnya sukan tahunan sekolah. Senarai semak bagi sesuatu aktiviti sangat penting bagi menentukan tindakan yang dijalankan mengikut perancangan. Dengan cara ini, pihak sekolah dan jawatankuasa dapat mengesan masalah-masalah yang timbul dan tindakan yang belum dilaksanakan. Seterusnya, langkahlangkah untuk mengatasinya dapat diambil dengan segera.
ii.
Taklimat kepada peserta, tamsilannya dalam aktiviti perkhemahan: a) Perkara yang perlu dibawa; b) Tingkah laku semasa aktiviti; c) Pakaian; d) Surat kebenaran ibu bapa; e) Pengangkutan; f)
Masa berlepas dan dijangka tiba; dan
g) Keadaan tempat berkhemah/ berkelah/ melawat dan sebagainya. iii.
Menyenaraikan
bidang
tugas
bagi
perkhemahan unit beruniform sekolah.
setiap
jawatankuasa,
contohnya
6.4.2
Semasa Aktiviti Dilaksanakan Dalam setiap aktiviti atau pertandingan, pihak urusetia atau Komandan Kem
hendaklah memastikan beberapa langkah keselamatan. Antaranya ialah: i.
Memastikan tempat dan peralatan aktiviti atau pertandingan selamat digunakan oleh peserta dan pegawai.
ii.
Memastikan
pegawai/
pengadil/
hakim
sentiasa
berada
di
tempat
pertandingan. iii.
Mengedarkan borang pemarkahan kepada pengadil atau hakim.
iv.
Memastikan semua peserta melapor diri kepada pengurus peserta.
v.
Menyediakan peralatan pertandingan, aktiviti yang secukupnya bagi setiap acara atau aktiviti.
vi.
Mengawasi dan memantau pelaksanaan aktiviti atau pertandingan.
vii.
Memastikan langkah-langkah keselamatan telah diambil bagi setiap aktiviti atau pertandingan.
viii.
Memberi taklimat kepada peserta mengenai acara, syarat pertandingan atau aktiviti dan langkah-langkah keselamatan yang perlu diambil tindakan oleh setiap peserta.
6.4.3
Selepas Aktiviti Dilaksanakan Selepas
aktiviti
dilaksanakan,
penganjur,
urusetia
atau
pengerusi
jawantankuasa pengelola perlu memastikan beberapa perkara diselesaikan. Fungsi jawatankuasa pengelola akan berakhir selepas laporan penilaian dan laporanlaporan berkenaan yang lain diserahkan kepada guru besar atau pengetua. Terdapat beberapa perkara yang perlu diselesaikan selepas sesuatu aktiviti dilaksanakan. Antaranya ialah: i.
Membersihkan kawasan yang digunakan.
ii.
Membayar semua bil dan perbelanjaan.
iii.
Memastikan barang-barang atau peralatan yang dibawa cukup.
iv.
Memastikan semua peralatan yang dipinjam dipulangkan.
v.
Memastikan semua peralatan dan barang disimpan di tempat yang asal.
vi.
Memastikan semua peralatan tidak tercicir di tempat aktiviti.
vii.
Menyampaikan hadiah, cenderahati dan sijil kepada peserta.
viii.
Membuat laporan aktiviti, penyertaan, kewangan dan laporan-laporan lain yang difikirkan perlu.
ix.
Menghantar surat penghargaan kepada mereka yang telah memberi sumbangan dan kerjasama seperti penceramah, jurulatih, penaja dan sebagainya.
6.5
Penilaian dan Pelaporan Setelah sesuatu aktiviti dilaksanakan, setiausaha jawatankuasa perlu
membuat mesyuarat post-mortem bagi membincangkan aktiviti yang dilaksanakan. Semua maklum balas yang diberikan itu dapat digunakan sebagai sempadan dan panduan bagi melaksanakan aktiviti seterusnya. Vasudevan (1987) menyatakan bahawa penilaian bagi pentadbir mempunyai tujuan tersendiri. Antara tujuan tersebut adalah seperti berikut: i.
Menentukan sejauh mana objektif dan matlamat aktiviti tercapai.
ii.
Memberi bukti tentang nilai dan sumbangan kepada aktiviti atau program.
iii.
Mengetahui keberkesanan pelaksanaan dan tugas setiap jawatankuasa.
iv.
Menentukan jumlah program atau aktiviti yang dijalankan berbanding jumlah yang disarankan.
v.
Menggalakkan jawatankuasa untuk menyesuaikan dan memperbaiki proses serta langkah-langkah melaksanakan tugas.
vi.
Menentukan sama ada semua operasi dijalankan mengikut rancangan yang telah diatur supaya dapat membaiki kelemahan dan kegiatan yang tidak sepadan.
vii.
Menyemak pencapaian pentadbiran.
Penilaian sesuatu program atau aktiviti boleh dilaksanakan secara formal tidak formal. Penilaian secara formal dilaksanakan dengan menggunakan borang soal selidik yang telah disediakan dan diedarkan kepada peserta untuk mendapat maklum balas. Penilaian secara tidak formal pula boleh dilakukan secara perbualan yang tidak distruktur dan tidak dirancang sama ada dilakukan semasa atau selepas aktiviti dilaksanakan.
6.5.1
Mesyuarat Setiap
Pos t-Mortem
jawatankuasa
kecil
perlu
mengadakan
mesyuarat
bagi
membincangkan isu yang berkaitan dengan peranan dan tugas jawatankuasa mereka. Kadangkala mesyuarat post-mortem ini dilaksanakan secara tidak formal, terutamanya apabila membabitkan aktiviti-aktiviti persatuan yang kecil. Antara
perkara yang boleh dibincangkan dalam mesyuarat ini adalah sama
ada
tanggungjawab jawatankuasa kecil tersebut dapat dilaksanakan dengan lancar atau sebaliknya, pelaksanaan aktiviti, kekangan-kekangan yang dihadapi dan cara mengatasinya, pendapat umum serta beberapa isu lain yang berkaitan dengan aktiviti yang dijalankan. Keputusan mesyuarat dan laporan bertulis perlu dihantar kepada setiausaha untuk laporan keseluruhan aktiviti. Di samping itu, setiausaha boleh memanggil semua jawatankuasa untuk mesyuarat post-mortem secara serentak bagi membincangkan perkara-perkara tertentu. Setiausaha akan mencatat pandangan, kritikan, cadangan dan sebagainya daripada jawatankuasa yang hadir mengenai aktiviti yang telah dilaksanakan. Setelah itu, setiausaha akan membuat laporan aktiviti untuk dibentangkan dalam mesyuarat jawatankuasa kerja persatuan. Walaupun begitu, kebanyakan persatuan khususnya di sekolah rendah dan menengah tidak mengadakan mesyuarat postmortem selepas sesuatu aktiviti dilaksanakan. Hal ini tidak sepatutnya diamalkan oleh persatuan. Apabila mesyuarat post-mortem dilakukan, pandangan daripada ahli dapat diketengahkan. Segala kekurangan dapat diatasi dan diambil kira, sebaliknya kekuatan akan diteruskan untuk aktiviti yang seterusnya.
6.6
Menyediakan Laporan Aktiviti Apabila mendapat maklum balas sama ada secara formal atau tidak formal
mengenai pelaksanaan aktiviti, pengerusi atau setiausaha setiap jawatankuasa kecil perlu membuat laporan bertulis kepada setiausaha. Seterusnya, setiausaha perlu membuat laporan keseluruhan aktiviti yang telah dilaksanakan. Antara perkara yang perlu dimasukkan ke dalam laporan aktiviti ini adalah seperti berikut: i.
Pendahuluan
ii.
Tarikh dan masa
iii.
Tempat
iv.
Bilangan penyertaan (peserta/ jurulatih/ pegawai/ pembantu)
v.
Dif yang hadir (VIP)
vi.
Dif yang merasmikan (VVIP)
vii.
Jawatankuasa kerja dan jawatankuasa kecil
viii.
Laporan atur cara dan aktiviti yang telah dilaksanakan
ix.
Laporan kewangan
x.
Laporan jawatankuasa kecil
xi.
Penilaian keseluruhan
xii.
Masalah yang timbul
xiii.
Pandangan dan cadangan untuk memperbaiki dan mengatasinya
xiv.
Penutup Laporan ini akan dibentangkan dalam mesyuarat jawatankuasa aktiviti.
Mesyuarat ini merupakan tugas yang terakhir bagi jawatankuasa berkenaan sebelum dibubarkan.
7.0
PENGURUSAN MESYUARAT Ab. Halim Abdul Rahim (2004) mentakrifkan mesyuarat sebagai suatu
aktiviti perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea atau pepnyatuan fikiran bagi mendapat keputusan. Bentuk dan proses mesyuarat tersebut boleh dilaksanakan secara informal atau formal. Contoh mesyuarat informal ialah perbincangan untuk mengadakan sesuatu kenduri kahwin dalam masyarakat Melayu tradisional. Perbincangan tersebut diadakan berkaitan dengan besar kecilnya kenduri berkenaan, jemputan dan agihan tugas. Perbincangan tersebut diadakan beberapa kali sebelum tempoh sebenar kenduri berkenaan dilaksanakan. Mengendalikan mesyuarat merupakan suatu perkara yang amat penting dalam pentadbiran dan pengurusan sesebuah orgnanisasi atau persatuan. Setiap ahli
dan pemimpin sesebuah organisasi perlu mengetahui matlamat sesuatu
mesyuarat diadakan. Hal ini kerana, setiap ahli dan pemimpin sesebuah organisasi mempunyai peranan masing-masing untuk mencapai matlamat mesyuarat tersebut. Ahli-ahli dan pemimpin dapat memainkan peranan sama ada sebagai jawatankuasa atau ahli biasa sesebuah organisasi atau persatuan. Sesuatu mesyuarat diadakan dengan tujuan tertentu. Antara tujuan tersebut adalah seperti yang berikut: i.
Mesyuarat merupakan satu cara yang paling berkesan untuk menyelesai tugas dan masalah berkaitan dengan organisasi atau persatuan. Sebagai contoh, mesyuarat diadakan untuk membincangkan cara menambah punca kewangan organisasi atau persatuan.
ii.
Mesyuarat diakan untuk mewujudkan perhubungan dan pperbincangan dalam kumpulan untuk mendapat kata sepakat dan kerjasama bagi melicinkan aktiviti yang dirancang.
iii.
Mesyuarat dapat menilai dan mengawal aktiviti serta kewangan organisasi atau persatuan dari semasa ke semasa. Contohnya, diadakan agenda mesyuarat yang khusus mengenai laporan aktiviti, maklum balas selepas diadakan sesuatu aktiviti dan laporan kewangan.
iv.
Mesyuarat diadakan bagi menyelaras dan membincangkan bidang tugas jawatankuasa atau pegawai dan kegiatan organisasi atau persatuan seperti yang telah dirancang supaya dapat dilaksanakan dengan berkesan dan lancar. Contohnya bagi mengadakan aktiviti perkhemahan perlu diadakan mesyuarat jawatankuasa sebanyak dua atau tiga kali.
v.
Mensyuarat diadakan dengan tujuan untuk menyebarkan maklumat dan rancangan baharu kepada masyarakat atau ahli secara khususnya.
vi.
Mesyuarat diadakan bagi mengetahui sokongan, kerjasama, tindak balas dan sambutan terhadap sesuatu isu, persoalan atau aktiviti yang timbul dalam sesebuah persatuan.
vii.
Mesyuarat perlu diadakan bagi membuat sesuatu keputusan atau mandat penting yang berkaitan dengan organisasi atau persatuan mengikut perlembagaan dan undang-undang persatuan berkenaan. Sebagai contoh, keputusan ahli diperlukan untuk mengubah sesuatu perlembagaan dan undang-undang yang telah digubal sebelumnya.
viii.
Mesyuarat juga diadakan bagi merancang sesuatu strategi dan program atau untuk mendapatkan idea-idea baharu bagi melaksanakan sebarang aktiviti.
7.1
Jenis-jenis Mesyuarat Beberapa jenis mesyuarat yang biasa diadakan oleh unit beruniform, kelab
dan persatuan serta sukan dan permainan yang terdapat dalam institusi pendidikan. Setiap mesyuarat tersebut mempunyai beberapa prosedur, proses dan tujuannya yang tersendiri. Antara jenis mesyuarat t ersebut ialah: i.
Mesyuarat Agung Tahunan
ii.
Mesyuarat Agung Tergempar
iii.
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
iv.
Mesyuarat Jawatankuasa Kecil
7.1.1
Mesyuarat Agung Tahunan Setiap persatuan perlu mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan. Mesyuarat
Agung Tahunan perlu diadakan mengikut undang-undang negara, iaitu di bawah Akta Pendaftar Pertubuhan bagi persatuan yang ditubuhkan di luar institusi pendidikan. Menurut perlembagaan dan undang-undang, sesuatu pertubuhan yang ditubuhkan di dalam atau di luar institusi pendidikan perlu mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan. Mesyuarat tersebut dihadiri oleh semua ahli persatuan berkenaan. Mesyuarat agung membincangkan mengenai persatuan secara secara menyeluruh dan melaksanakan pemilihan Ahli Jawatankuasa Kerja yang baharu. Sesetengah persatuan mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan dua tahun sekali yang dikenali sebagai
Mesyuarat
Agung
Dwitahunan.
Sesetengah
persatuan
yang
lain
mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan setahun sekali, tetapi pemilihan Jawatankuasa Kerja diadakan dua tahun sekali. Beberapa agenda perlu dimasukkan semasa Mesyuarat Agung Tahunan atau Mesyuarat Agung Dwitahunan iaitu: i.
Ucapan pengerusi.
ii.
Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lepas.
iii.
Membentang dan menerima aktiviti tahunan bagi tahun lalu.
iv.
Membentang dan mengesahkan penyata kewangan pada tahun lalu.
v.
Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu (jika tahun pilihan).
vi.
Membincangkan dan meluluskan usul atau cadangan.
vii.
Ucapan penangguhan.
Notis Mesyuarat Agung Tahunan atau Mesyuarat Agung Dwitahunan perlu diedarkan dalam tempoh 14 hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha. Korum bagi sesuatu Mesyuarat Agung ditentukan oleh perlembagaan dan undang-undang atau peraturan persatuan. Terdapat dua cara bagi kebanyakan persatuan menetapkan korum sesuatu mesyuarat, iaitu: i.
Berpandukan pecahan atau peraturan keahlian seperti separuh atau semua ahli.
ii.
Menetapkan bilangan seperti sekurang-kurangnya 40 orang, 20 orang dan sebagainya.
7.1.2
Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar Mesyuarat Agung Luar Biasa merupakan satu mesyuarat yang dihadiri oleh
semua ahli persatuan bagi membincangkan sesuatu isu atau perkara penting. Mesyuarat Agung Luar Biasa juga dikenali sebagai Mesyuarat Agung Tergempar atau Mesyuarat Agung Khas. Mesyuarat Agung Luar Biasa boleh diadakan mengikut
kehendak
sebahagian
ahli
atau
Jawatankuasa
Kerja
mengikut
perlembagaan persatuan berkenaan. Sebagai contoh, perlembagaan sesebuah persatuan menyatakan bahawa Mesyuarat Agung Tergempar atau Luar Biasa perlu diadakan apabila: i.
Pengerusi memikirkan bahawa perlunya diadakan mesyuarat tersebut.
ii.
Permintaan
bertulis
oleh
tidak
kurang daripada lapan
orang
ahli
Jawatankuasa Kerja. iii.
Permintaan secara bertullis oleh 2/3 ahli. Notis untuk mengandakan Mesyuarat Agung Luar Biasa bergantung pada
perlembagaan persatuan, misalnya 14 hari dari tarikh surat notis. Jumlah ahli yang mencadangkan bagi Mesyuarat Agung Luar Biasa adalah berbeza antara persatuan. Antara agenda yang dibincangkan ialah: i.
Penerangan atau taklimat ketua atau setiausaha mengenai latar belakang isu yang dibincangkan.
ii.
7.1.3
Perbincangan mengenai isu berkenaan dan membuat keputusan.
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Mesyuarat Jawatankuasa Kerja merupakan mesyuarat yang biasa diadakan
oleh sesebuah persatuan bagi menggerakkan persatuan berkenaan. Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli Jawatankuasa Kerja yang dilantik dalam sesuatu Mesyuarat Agung Tahunan. Agenda mesyuarat ini adalah berkenaan dengan aktiviti, perlembagaan, pengurusan dan pentadbiran persatuan berkenaan. Agenda tersebut ditentukan oleh pengerusi melalui perbincangan dengan setiausaha dan jawatankuasa yang lain. Mesyuarat ini boleh dilaksanakan beberapa kali dalam setahun dan sesetengah persatuan menetapkan bilangan mesyuarat ini. Namun demikian, semakin kerap diadakan Mesyuarat Jawatankuasa maka semakin baik pentadbiran persatuan. Notis mesyuarat ini boleh dikeluarkan oleh setiausaha dan masanya mengikut ketentuan sesuatu persatuan. Kadangkala notisnya dikeluarkan dua atau tiga hari bagi persatuan yang ditubuhkan di sekolah kerana masalah penyampaian notis ini tidak timbul. Korum mesyuarat ini juga bergantung pada ketentuan persatuan sama ada dalam bentuk pecahan atau bilangan yang nyata.
7.1.4
Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Mesyuarat Jawankuasa Kecil merupakan mesyuarat biro yang biasanya
membincangkan tanggungjawab dan tugas Jawatankuasa tersebut bagi sesuatu aktiviti persatuan. Mesyuarat ini dihadiri oleh ahli-ahli persatuan yang dipilih oleh Ketua Jawatankuasa Kerja atau Biro itu. Agenda mesyuarat ini berkaitan dengan
tugas-tugas dan fungsi biro tersebut dalam aktiviti ppersatuan. Mesyuarat ini boleh dilaksanakan beberapa kali sehingga tugas itu selesai dan dilaksanakan dalam hari aktiviti itu. Notis mesyuarat ini dikeluarkan oleh Ketua Biro dan masanya mengikut kesesuaian ahli-ahli dalam Jawatankuasa Kecil itu. Kadangkala Jawatankuasa Kecil ini dibubarkan selepas tamatnya aktiviti. Korum mesyuarat tidak ditetapkan dan boleh ditambah pada bila-bila masa.
8.0
KEWANGAN Setiap persatuan yang ditubuhkan di sekolah rendah dan menengah
seharusnya dapat mengendali dan menguruskan kewangannya dengan cekap, teliti dan mengikut peraturan yang telah ditentukan. Kewangan merupakan satu faktor dan pemangkin bagi menggerakkan sesebuah persatuan dengan lebih aktif dan berkesan. Setiap aktiviti yang dilaksanakan oleh persatuan memerlukan kewangan. Sumber kewangan bagi mengendalikan aktiviti tersebut boleh diperoleh daripada pelbagai sumber seperti Wang SUWA, derma, tajaan dan sebagainya. Sesebuah persatuan perlu menguruskan kewangan dengan betul dan cekap, terutamanya bagi persatuan yang tidak mempunyai sumber kewangan. Pengurusan kewangan bermaksud membuat penyata kewangan dengan rapi, betul, sistematik dan teratur. Bendahari persatuan merupakan individu yang dipertanggungjawabkan dalam pengendalian dan pengurusan sumber kewangan persatuan.
Bendahari
persatuan
bertanggungjawab
menyediakan
dan
mengemaskinikan penyata kewangan dari semasa ke semasa. Pembentangan kewangan perlu dilakukan dalam mesyuarat Jawatankuasa Kerja Persatuan. Setiap persatuan seharusnya mempunyai satu rekod penyata dan kewangan yang sistematik. Antara penyata kewangan yang perlu dicatat dalam buku dan stok persatuan ialah: i.
Kenyataan yuran keahlian.
ii.
Kenyataan wang keluar masuk.
iii.
Resit-resit perbelanjaan.
iv.
Resit-resit terima wang.
v.
Alat tulis dan sebagainya. Pengursan kewangan sangat terhad bagi persatuan yang ditubuhkan di sekolah
rendah dan menengah. Keadaan ini berlaku kerana jumlah kewangan yang disimpan atau dikumpulkan oleh bendahari persatuan adalah sangat sedikit, bahkan kadangkala langsung tiada. Sesetegah persatuan memungut yura sebanyak RM 1.00 atau RM 2.00 bagi
setahun. Kebanyakan persatuan yang
ditubuhkandi sekolah rendah dan menengah akan memungut wang semasa melaksanakan sesuatu aktiviti sahaja. Namun, rekod kutipan dan perbelanjaan bagi setiap aktiviti perlu disimpan dalam buku khas.
8.1
Sumber Kewangan Di sekolah rendah dan menengah, terdapat pelbagai sumber kewangan
yang boleh diperoleh bagi melaksanakan sesuatu aktiviti kokurikulum. Tanpa kewangan yang mencukupi, sesuatu aktiviti kokurikulum tidak dapat dilaksanakan. Sehubungan dengan itu, seorang guru atau penasihat perlu mengenal pasti sumber kewangan sebelum melaksanakan sesuatu aktiviti kokurikulum sama ada daripada satu sumber atau pelbagai sumber. Sumber kewangan ini boleh dicatat dalam kertas kerja pada bahagian pendapatan. Antara sumber kewangan yang boleh diperoleh bagi melaksanakan sesuatu aktiviti kokurikulum ialah i.
Akaun wang SUWA.
ii.
Tajaan.
iii.
Kutipan derma dan sumbangan pihak luar.
iv.
Usaha Ahli.
v.
Yuran keahlian/bayaran peserta.
8.1.1
Akaun Wang SUWA Di sekolah rendah dan menengah, terdapat satu sumber kewangan yang
dikenali sebagai Akaun Sumbangan Wang Asing atau lebih dikenali sebagai Akaun Wang SUWA. Akaun Wang SUWA ini bukanlah peruntukan kewangan daripada pihak Kementerian Pendidikan atau Jabatan Pendidikan. Akaun Wang SUWA ini di bawah satu akaun yang berasingan dengan peruntukan kewangan daripada Kementerian Pendidikan atau Jabatan Pendidikan. Antara punca Akaun Wang SUWA adalah seperti yang berikut: i.
Pajakan kantin sekolah.
ii.
Derma-derma seperti derma daripada orang perseorangan dan swasta.
iii.
Yuran
Tahunan
Pelajar
seperti
perpustakaan,
kokurikulum,
sukan,
peperiksaan dan keagamaan. iv.
Sumbangan lain yang diberikan oleh orang perseorangan dan pihak swasta. Wang SUWA ini boleh digunakan untuk perbelanjaan bagi aktiviti kokurikulum
dalam kadar yang tertentu. Kadar tersebut bergantung pada pentadbiran sesebuah sekolah. Akaun Wang SUWA ini juga akan di audit oleh Kementerian Pendidikan Malaysia seperti akaun peruntukan daripada kerajaan.
8.1.2
Tajaan Banyak pertandingan dan aktiviti kokurikulum, terutamanya dalam bidang
sukan dan permainan yang dilaksanakan pada peringkat negeri atau kebangsaan menerima tajaan daripada syarikat swasta yang terkemuka. Aktiviti-aktiviti kokurikulum pada peringkat sekolah juga boleh mendapat tajaan hadiah dan sumber
kewangan
daripada
penaja.
Jawatankuasa
atau
urusetia
perlu
menyenaraikan penaja dan seterusnya menghantar surat kepada penaja-penaja untuk mendapatkan tajaan yang berupa kewangan atau barangan. Aktiviti kokurikulum tersebut boleh ditaja sepenuhnya oleh sesebuah syarikat penaja atau beberapa penaja lain.
8.1.3
Kutipan Derma dan Sumbangan Pihak Luar Persatuan pada peringkat sekolah juga boleh mendapatkan sumber
kewangan, hamper, hadiah dan sebagainya melalui kutipan derma dan sumbangan pihak di luar institusi pendidikan. Antara sumber atau badan yang boleh dihubungi adalah seperti yang berikut: i.
Badan-badan NGO NGO (PIBG, Majlis Belia Jajahan, Aids Malaysia dan sebagainya).
ii.
Syarikat-syarikat swasta atau perseorangan. perseorangan.
iii.
Kerajaan (BTN), Kerajaan Negeri, Jabatan Belia dan Sukan, Jabatan Perpaduan Negara dan sebagainya). Sesebuah persatuan boleh mendapatkan sumbangan tersebut dengan pelbagai
kaedah seperti yang berikut: i.
Surat rayuan/kutipan derma.
ii.
Jogathon.
iii.
Iklan melalui cenderamata. cenderamata.
iv.
Papan atau kain iklan.
8.1.4
Usaha Ahli Ahli
persatuan
boleh
berusaha
mencari
sumber
kewangan
bagi
melaksanakan aktiviti kokurikulum. Antara punca kewangan yang boleh diperoleh daripada usaha ahli adalah seperti yang berikut: i.
Minggu kerja (bagi pergerakan pengakap)
ii.
Mengumpul dan menjual surat khabar lama, baju terpakai, perabot lama dan sebagainya.
iii.
Menjual makanan dan sebagainya. sebagainya.
iv.
Pestaria/pasaria.
v.
Kad derma.
vi.
Lain-lain yang difikirkan sesuai oleh persatuan berpandukan masyarakat setempat.
8.1.5
Yuran Keahlian/Bayaran Keahlian/Bayaran Peserta Sumber kewangan bagi melaksanakan aktiviti kokurikulum boleh juga
diperoleh
daripada
sumber
yuran
keahlian
atau
bayaran
peserta.
Pada
kebiasaannya, pembiayaan kewangan aktiviti kokurikulum adalah daripada bayaran yang dikenakan kepada ahli atau para peserta dan sumber-sumber lain seperti daripada penaja dan pihak lain.
8.2
Peraturan Mengutip Wang Setiap persatuan sama ada dalam bidang unit beruniform, kelab dan
persatuan serta sukan dan permainan perlu mengutip wang daripada ahli-ahlinya dari semasa ke semasa. Wang tersebut sama ada wang yuran tahunan, yuran bulanan atau yuran khas bagi sesuatu aktiviti. Walau bagaimanapun, ahli jawatankuasa terutamanya terutamanya bendahari perlu mematuhi beberapa peraturan semasa mengutip wang daripada ahli-ahli. Antaranya ialah: i.
Kadar bayaran yuran tahunan, yuran bulanan atau yuran khas yang bakal dikutip telah ditentukan dalam perlembagaan persatuan berkenaan atau keputusan
mesyuarat
Jawatankuasa
melaksanakan sesuatu aktiviti.
Kerja
persatuan
semasa
ii.
Semua pungutan kewangan dilakukan oleh bendahari persatuan. Namun demikian, Jawatankuasa Kerja persatuan atau bendahari persatuan boleh melantik wakil sesuatu tingkatan untuk memungut wang. Kemudian, wakilini akan menyerahkan keseluruhan wang yang dikutip kepada bendahari persatuan.
iii.
Semua kutipan yuran perlu dicatat dalam ruangan Penyata Kutipan Yuran persatuan. Bendahari perlu mencatatkan jumlah pungutan dan tarikh kutipan. Buku tersebut disimpan oleh bendahari persatuan. Penyata Kutipan Yuran Bil
Nama
Kelas
Yuran Keahlian RM
Tarikh
Yuran Februari RM
Tarikh
1 2 3
iv.
Semasa
mesyuarat
jawatankuasa
persatuan,
bendahari
boleh
mengemukakan maklumat kutipan yuran berdasarkan buku tersebut. Pada akhir tahun atau sebelum Mesyuarat Agung Tahunan persatuan, bendahari perlu membuat penyata kira-kira dan perlu memasukkan penyata kutipan yuran tersebut. v.
Sesebuah
persatuan
juga
boleh
mengutip
derma
daripada
orang
perseorangan, syarikat atau pihak tertentu. Apabila mengutip derma daripada syarikat atau pihak tertentu bagi melaksanakan sesuatu aktiviti khas, persetujuan pengetua atau guru besar perlu diperoleh terlebih dahulu. Selepas itu, surat permohonan berkenaan perlu dihantar kepada pihak tersebut. vi.
Apabila ingin mengadakan kutipan wang yang melibatkan melibatka n orang ramai, kebenaran daripada pengetua atau guru besar perlu diperoleh. Kemudian kertas kerja disediakan dan permohonan yang lengkap (disertakan dalam kertas kerja) dihantar kepada pihak polis daerah untuk mengadakan pungutan derma. Setiap derma atau kutipan perlu dieluarkan resit rasmi.
8.3
Penyata Kira-kira Penyata kira-kira atau kunci kira-kira agak berbeza sedikit dengan penyata
pendapatan dan perbelanjaan. Penyata atau kunci kira-kira bermaksud penyata kewangan yang menunjukkan kedudukan sebenar kewangan sesebuah persatuan. Penyata ini menunjukkan semua harta dan hutang yang dimiliki oleh sesebuah persatuan atau organisasi dalam satu jangka masa tertentu. Penyata ini juga dapat menyatakan jumlah hutang yang masih ditanggung oleh persatuan berkenaan. Perkara tersebut turut dikenali sebagai liabiliti atau tanggungan. Tanggungan atau liabiliti boleh dibahagikan kepada dua jenis, liabiliti jangka panjang atau liabiliti jangka semasa. Liabiiti jangka panjang biasanya dalam tempoh setahun atau lebih. Manakala liabiliti jangka semasa ialah liabiliti jangka pendek dan tidak tetap seperti overdraf bank dan pemiutang. Mohd Ismail Zamzam (1993) menyatakan bahawa hutang atau tanggungan diertikan sebagai sesuatu yang perlu dilunas atau diselesaikan pembayarannya oleh persatuan. Selain berbentuk wang pinjaman daripada individu yang lain, hutang boleh wujud sekiranya persatuan membeli barang secara kredit. Begitu juga dengan menggunakan perkhidmatan individu lain seperti memberi upah, elaun atau saguhati.
Contohnya, persatuan ingin membeli satu set komputer secara kredit
daripada sesebuah kedai. Selagi harga keseluruhan komputer itu tidak dijelaskan, baki pembayaran tersebut merupakan hutang atau tanggungan persatuan. Manakala, harta atau aset bermaksud semua barang kepunyaan persatuan yang mempunyai nilai seperti wang tunai, perabot dan sebagainya. Harta atau aset tersebut boleh dibahagi kepada dua kategori, iaitu aset tetap seperti perabot, bangunan dan sebagainya, dan aset semasa seperti stok, penghutang dan tunai. Harta atau aset tersebut dinilai dalam bentuk wang ringgit, contohnya komputer yang berharga RM1 200. Namun, apa yangberlaku pada peringkat sekolah rendah dan menengah ialah aset ini sangat berkurangan atau tiada aset langsung. Antara tujuan perlu disediakan penyata kira-kira adalah untuk menunjukkan kedudukan kewangan sesebuah persatuan, iaitu: i.
Jumlah modal pemilik (persatuan).
ii.
Jumlah nilai harta (aset) yang dipunyai oleh persatuan.
iii.
Jumlah nilai tanggungan (liabiliti)
Semasa menyediakan penyata kira-kira, terdapat dua bahagian utama, iaitu bahagian harta atau aset dan bahagian tanggungan (liabiliti). Penyata kira-kira tersebut perlu dibentangkan mengikut susunan seperti yang berikut: TANGGUNGAN (LIABILITI)
HARTA (ASET)
Ekuiti Pemilik
Harta Tetap
Modal
Bangunan
(+) Untung Bersih
Kenderaan Perabot
(-) Ambilan
Peralatan
Liabiliti Semasa
Harta Semasa
Overdraf Bank
Tunai
Pemiutang
Bank Stok Penghutang
8.0
MAJLIS RASMI
8.1
Konsep Protokol dan Etiket Sosial Sejak dahulu lagi, manusia telah mengamalkan sistem protokol dan etika
sosial. Amalan ini telah dilaksanakan oleh bangsa dan negara bertamadun yang terawal seperti Mesir Purba, Yunani, India dan China. Wujudnya beberapa tatacara dan amalan sosial yang perlu dipatuhi oleh setiap lapisan masyarakat bermula daripada rakyat sehinggalah kepada pemerintah. Beberapa tatacara dan amalan sosial termasuk larangan dan sekatan yang dikenakan ke atas golongan tertentu. Contoh yang lebih jelas ialah kewujudan beberapa kasta dalam masyarakat India kuno dan terdahulu. Setiap kasta mempunyai amalan sosial yang perlu dipatuhi apabila berhubung dengan ahli kasta yang lain. Begitu juga amalan ini telah dilaksanakan
oleh
bangsa
atau
puak
yang
kurang
bertamadun.
Amalan
menghormati ketua dilaksanakan oleh bangsa atau puak yang kurang bertamadun. Pengikut kaum tersebut akan melaksanakan amalan sosial atau tatacara tertentu bagi sesuatu acara seperti semasa menyambut ketua mereka dan merayakan sesuatu perayaan. Rakyat jelata tidak boleh secara terus berjumpa dengan pemerintah. Beberapa sekatan dan tatacara perlu diikuti. Hal tersebut jelas menunjukkan bahawa bahawa protokol telah wujud dalam masyarakat dan negara terdahulu. Perkataan protokol berasal daripada perkataan Yunani, iaitu protos yang bermaksud yang pertama dan kolla yang bermaksud pelekat . Perkara tersebut merujuk kepada sehelai kertas yang ditampalkan kepada satu dokumen undangundang untuk memperlihatkan kesahihannya. Berdasarkan takrifan yang diberikan Kamus Dewan (2005), protokol bermaksud surat-surat rasmi berkenaan keputusan perundingan (persetujuan) dan sebagainya. Istilah tersebut juga dirujuk kepada peraturan-peraturan dalam istiadat rasmi. Protokol juga dirujuk ketika etika sosial yang merangkumi peraturan tingkah laku yang betul, menyebut sesuatu yang betul pada tempat dan masanya. Secara umumnya, istilah protokol bermaksud peraturan-peraturan yang diterima oleh semua pihak sama ada dalam perhubungan seharian dalam masyarakat atau dalam pelbagai adat istiadat atau majlis rasmi dan tidak rasmi. Protokol mempunyai tiga komponen penting iaitu: i.
Susunan keutamaan.
ii.
Anugerah darjah kebesaran.
iii.
Susunan tempat duduk.
8.2
Pengendalian Majlis Rasmi Majlis rasmi bermaksud sesuatu majlis formal yang mengandungi tatacara
dan protokol tertentu yang perlu diikuti. Beberapa majlis rasmi akan diadakan dari semasa ke semasa oleh pihak sekolah pada setiap tahun. Majlis-majlis rasmi tersebut diadakan sama ada berkaitan dengan gerak kerja kokurikulum, kurikulum dan PIBG. Antara majlis tersebut ialah Sukan Tahunan, Perkhemahan Unit Beruniform, Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah dan sebagainya. Antara tetamu kehormat yang dijemput bagi memeriahkan majlis tersebut ialah menteri, wakil rakyat, pegawai kerajaan daripada Kementerian Pendidikan dan sebagainya. Majlis rasmi yang diadakan perlu diurus dan dikelolakan secara profesional oleh individu yang mempunyai kemahiran dalam mengendalikan majlis rasmi. Perkara tersebut bertujuan untuk mengelakkan berlakunya ketidaksempurnaan sesuatu majlis rasmi. Kepincangan sesuatu majlis secara langsung menjejaskan imej dan reputasi sesebuah sekolah atau pihak penganjur. Ketidaksempurnaan tersebut juga memberi kesan negatif terhadap pihak penganjur.
8.2.1
Penyediaan Senarai Jemputan Banyak majlis rasmi yang dilaksanakan di sesebuah sekolah rendah,
sekolah menengah dan institut pengajian tinggi. Pengalaman dan kemahiran Pengerusi Jawatankuasa Pengelola dan jawatankuasa sangat penting supaya majlis rasmi yang dirancang dan dilaksanakan dapat berjalan dengan teratur dan lancar. Bagi setiap majlis rasmi yang diadakan, Pengerusi Jawatankuasa Pengelola dan Jawankuasa Jemputan serta Jawatankuasa Sambutan hendaklah mengenal pasti dan menyenaraikan tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) yang dijemput menghadiri majlis tersebut. Seterusnya, perbincangan perlu diadakan antara Jawatankuasa Urusetia, Jawatankuasa Jemputan, Sambutan dan Protokol, Jawatankuasa
Perasmian,
Jawatankuasa
Persiapan
Tempat
dan
juruacara
mengenai tetamu tersebut. Penyelarasan ini adalah penting agar tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) yang hadir dalam majlis tersebut disambut oleh Jawatankuasa Sambutan dan Protokol, kemudian ditunjukkan tempat yang telah ditentukan dalam majlistersebut. Jawatankuasa Jemputan dan Urusetia perlu menyelaraskan
dan
memaklumkan
kepada
Jawatankuasa
Perasmian
Juruacara tentang maklumat tetamu jemputan dan tetamu kehormat.
dan
Lazimnya, dalam sesuatu majlis rasmi di sesebuah sekolah rendah, sekolah menengah dan institusi pengajian tinggi, Jawatankuasa Jemputan dan Urusetia hendaklah mengenal pasti para jemputan dan menyediakan empat jenis senarai jemputan. Empat senarai tersebut ialah ringkasan senarai jemputan, senarai nama, senarai keutamaan dan senarai kehadiran.
(i)
Ringkasan Senarai Jemputan Pada kebiasaannya, ringkasan senarai jemputan ini dicatat dalam kertas
kerja perancangan dan merupakan senarai yang pertama. Ringkasan jemputan ini menyatakan kategori tetamu dan bilangannya. Senarai ringkas disediakan untuk mengetahui secara kasar kategori tetamu dan bilangannya. Berikut adalah contoh ringkasan senarai jemputan bagi majis rasmi Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah sekolah. Senarai Jemputan 1. Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri dan PPD
2 orang
2. Guru besar atau pengetua sekolah berhampiran
14 orang
3. Jawatankuasa PIBG
20 orang
4. Ketua-ketua Jabatan
5 orang
5. Jawatankuasa Pembimbing Pelajar
15 orang
6. Ibu bapa
700 orang
Jumlah
(ii)
Senarai Nama Jawatankuasa Jemputan perlu menyenaraikan nama tetamu dan tetamu
kehormat mengikut kategori. Sekiranya dalam kategori guru besar sekolah berhampiran terdapat 14 orang, maka 14 orang guru besar yang dijemput hendaklah dicatatkan satu demi satu, begitu juga seterusnya bagi kategori ketua jabatan dan sebagainya. Senarai tersebut mengandungi maklumat-maklumat seperti yang berikut: i.
Nama dan penuh dengan gelaran serta pingat (jika ada).
ii.
Jawatan dan pangkat.
iii.
Alamat pejabat dan telefon.
iv.
Alamat rumah dan telefon (jika perlu).
v.
Nama setiausaha sulit PA serta telefon (jika ada).
(iii)
Senarai Keutamaan Senarai yang ketiga ialah senarai keutamaan tetamu jemputan dan tetamu
kehormat. Senarai ini diambil daripada senarai nama (senarai kedua) dan disusun mengikut keutamaan. Jawatankuasa Jemputan, Jawatankuasa Urusetia serta Jawatankuasa Sambutan dan Protokol perlu menyediakan panduan susunan keutamaan pegawai persekutuan atau negeri yang terkini. Senarai nama keutamaan ini tidak perlu dicatat secara terperinci maklumat tetamu jemputan dan tetamu kehormat. Senarai ini memadai dengan mencatat nama tertentu dan jawatannya sahaja seperti contoh yang berikut: Senarai Keutamaan 1. YB. Tan Sri Musa Mohamad
-
Menteri Pendidikan Malaysia
2. Haji Razali Ismail
-
Pengarah BPG
3. Ybhg. Dato Shafie Ismail
-
Pengarah
Jabatan
Pendidikan
Kelantan
(iv)
Senarai Kehadiran Senarai perlu kehadiran sama dengan senarai keutamaan, satu ruangan
perlu dicatat dihujung nama tersebut perkataan hadir atau tidak hadir . Ruangan tersebut merupakan senarai semak jawapan kehadiran bagi setiap jemputan yang menghantar jawapan kehadiran kepada urus setia. Cara ini membolehkan Jawatankuasa Jemputan dan Urusetia mengenal pasti tetamu yang sudah memberi jawapan kehadiran atau sebaliknya. Senarai ini juga akan digunakan oleh Jawatankuasa Sambutan dan Protokol, Jawatankuasa Persiapan Tempat serta juruacara dalam melaksanakan tugas dengan sempurna. Kebiasaannya, dalam majlis rasmi yang besar, nombor kerusi tetamu dicatat dan ditentukan bagi setiap tetamu yang memberi jawapan untuk hadir.
8.2.2
Senarai Keutamaan Urusetia Jawatankuasa Pengelola dan Pengerusi Jawatankuasa Sambutan
dan Protokol seharusnya mengetahui senarai semua tetamu jemputan dan tetamu kehormat yang hadir. Jawatankuasa Sambutan dan Protokol perlu mendapatkan maklumat terperinci tetamu jemputan yang akan hadir daripada Urusetia atau Jawatankuasa Jemputan. Urusetia Jawatankuasa Sambutan dan Protokol perlu menyenaraikan susunan keutamaan bagi tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) dalam majlis rasmi. Pengerusi Jawatankuasa Sambutan dan Protokol perlu berbincangan dengan Juruacara Majlis dan Jawatankuasa Persiapan Tempat mengenai susuan keutamaan ini. Kelima-lima jawatankuasa, iaitu Jawatankuasa Jemputan, Urusetia, Jawatankuasa Sambutan dan Protokol, Juruacara Majlis dan Jawatankuasa Persiapan Tempat perlu bekerjasama dan berbincang mengenai senarai keutamaan tetamu yang akan hadir. Susunan keutamaan
tetamu
kehormat
mesti
mematuhi
susunan
keutamaan
yang
diwartakan. Contohnya, jika sesebuah majlis diadakan di sesebuah negeri dan tetamunya terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri, maka satu persetujuan hendaklah dicapai oleh kedua-dua pihak mengikut prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Susunan keutamaan bagi tetamu kehormat dan tetamu jemputan perlu ditentukan dengan dua tujuan, iaitu: i.
Jawatankuasa Persiapan Tempat perlu menyediakan tempat duduk tetamu dalam majlis tersebut mengikut sasaran keutamaan.
ii.
Pengerusi majlis akan membaca nama, pangkat dan jawatan tetamu kehormat dan tetamu jemputan mengikut susunan keutamaan. Pada asasnya, apa yang berlaku dalam majlis rasmi pada peringkat sekolah
rendah dan sekolah menengah serta insitut pengajian tinggi hanya seorang tetamu kehormat (VVIP) dan beberapa orang tetamu jemputan (VIP) yang hadir. Jemputan tetamu ini ditentukan oleh Jawatankuasa Pengelola bagi mengendalikan majlis tersebut. Contonhya, Pengarah Bahagian Pendidikan Guru (VVIP) dijemput untuk merasmikan pertandingan syarahan dan pengarah-pengarah maktab perguruan sebagai tetamu jemputan (VIP). Susunan keutamaan di sini ialah Pengarah Bahagian Pendidikan Guru dan diikuti oleh pengarah maktab perguruan berkenaan dan pengarah maktab-maktab perguruan yang lain, timbalan pengarah maktab berkenaan, timbalan pengarah maktab-maktab yang lain, ketua-ketua jabatan dan seterusnya.
8.2.3
Susunan Tempat Duduk Pada kebiasaannya, majlis rasmi pada peringkat sekolah atau maktab
diadakan di dua tempat, iaitu di dalam dewan atau di padang permainan. Penentuan tempat bagi mengadakan sesuatu majlis bergantung pada jenis majlis yang hendak diadakan. Penentuan tempat dilakukan semasa penyediaan kertas kerja atau mesyuarat pertama Jawatankuasa Pengelola bagi membicangkan majlis tersebut. Beberapa perkara perlu diambil kira semasa pemilihan sesuatu tempat bagi mengadakan majlis rasmi. Antaranya adalah seperti yang berikut: i.
Jenis majlis seperti Sukan Tahunan, Majlis Ucapan dan Penyampaian Hadiah, Perkhemahan Unit Beruniform dan sebagainya.
ii.
Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi.
iii.
Sesuai dan berdekatan dengan majlis yang akan diadakan, contohnya Majlis Ucapan dan Penyampaian Hadiah dilaksanakan dalam dewan.
iv.
Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi seperti elektrik, kerusi meja, tandas, tempat dif dan sebagainya.
v.
Mempunyai bilik atau tempat rehat tetamu kehormat.
Setelah
kata
putus
dicapai
bagi
menentukan
susunan
keutamaan,
Jawatankuasa Persiapan Tempatperlu menyusun kerusi bagi tetamu kehormat, tetamu jemputan dan sebagainya berdasarka sesunan keutamaan tersebut. Dalam sesuatu majlis rasmi, kecuali majlis jamuan makan dan majlis penyampaian sijil, tetamu yang duduk di atas pentas adalah antara dua sehingga lima orang sahaja. Susunan tempat duduk adalah seperti yang berikut: i.
Kekanan bagi dua orang.
1
ii.
Kekanan bagi tiga orang.
2
iii.
2
Kekanan bagi empat orang.
1
3
3
iv.
2
1
3
4
Kekanan bagi lima orang
4
8.2.4
1
2
5
Tertib di Meja Makan Cara beradab di meja makan dapat mencerminkan keperibadian seseorang.
Antara peribadi tersebut ialah gelojoh yang menunjukkan bahawa seseorang itu tidak pernah menghadiri sesuatu majlis makan atau sebaliknya, iaitu bersopan santun dan berbudi bahasa. Beberapa tatacara perlu diketahui semasa berada di meja makan. Antaranya ialah: i.
Duduk di ruangan atau kerusi dengan tertib dan memakai napkin.
ii.
Memastikan dan mengetahui cara menghidang makanan sama ada masakan Barat, masakan tradisional, masakan Cina dan sebagainya. Hal ini demikian kerana, cara menghidang adalah berbeza mengikut jenis masakan dan magkuk yang digunakan.
iii.
Sesetengah sajian Cina menggunakan beberapa jenis mangkuk dan sudu. Pastikan mangkuk dan sudu yang disediakan tidak digunakan secara salah. Contohnya, mangkuk nasi digunakan untuk menghidangkan sup.
iv.
Mengetahui susunan gelas, sudu dan garfu. Misalnya, bagi sajian cara Barat, gelas dan cawan diletakkan di sebelah kanan pinggan makan. Setiap orang perlu mengambil gelas dan cawan di sebelah kanan mereka.
v.
Mengambil sayur-sayuran atau lauk yang berada di hadapan. Tunggu giliran dengan sabar. Ambil sayur-sayuran atau lauk
dengan kadar yang sedikit sahaja supaya semua orang dapat menikmatinya. vi.
Pastikan sudu dan garfu tidak berlaga atau mengeluarkan bunyi ketukan dengan pinggan nasi atau mangkuk.
vii.
Kunyah makanan dengan perlahan-lahan. Jangan bercakap semasa makanan masih banyak di dalam mulut.
viii.
Jika nasi perlu ditambah, telentangkan sudu dan sebaliknya jika selesai telengkupkan sudu.
ix.
Angkat tangan jika perlu bantuan dan tunggu sehingga pelayan sampai.
8.2.5
Susunan Bendera Susunan bendera yang dikibarkan dalam majlis rasmi mempunyai tatacara
tertentu mengikut peraturan sesuatu majlis. Susunan bendera berbeza antara satu majlis dengan majlis yang lain. Terdapat tiga peraturan susunan bendera dilaksanakan berpandukan sesuatu majlis. Susunan bendera tersebut dilaksanakan mengikut
peraturan
seperti
dikibarkan
pada
tiang,
dalam
perarakan
dan
dibentangkan di belakang pentas. (i)
Tatacara Mengibarkan Bendera pada Tiang Bendera-bendera yang dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang
diadakan dalam negeri, maka susunannya adalah seperti yang berikut: a. Sekiranya dua bendera dikibarkan pada tiang dalam sesuatu majlis peringkat persekutuan yang diadakan di negeri, maka susunannya adalah seperti yang berikut:
b. Sekiranya dua bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri diadakan dalam negeri berkenaan, maka susunannya adalah seperti yang berikut:
c. Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri, contohnya bendera Malaysia, bendera negeri dan bendera badan, syarikat atau lain-lain, maka susunannya adlaah seperti yang berikut:
d. Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri, contohnya bendera persekutuan, bendera negeri dan badan atau lain-lain, maka susunannya adalah seperti yang berikut:
e. Jika semua bendera negeri dan persekutuan dikibarkan dalam sesuatu majlis rasmi, tatacara susunannya hendaklah disemak dengan Jabatan Penerangan kerana kekanan DYMM/TYT adalah berbeza dari semasa ke semasa. Penyusunan tersebut bergantung pada kekanan DYMM/TYT.
(ii)
Membawa Bendera dalam Perbarisan Bendera boleh dibawa dalam sesuatu perarakan seperti perarakan
perasmian sukan tahunan, perarakan lintas hormat dan sebagainya. Terdapat beberapa tatacara membawa bendera dalam sesuatu perarakan dalam majlis rasmi. Antaranya adalah seperti yang berikut: a. Apabila perarakan diadakan secara sebaris ke hadapan, bendera Malaysia mesti mendahului bendera-bendera lain yang terdapat dalam perarakan tersebut seperti rajah yang berikut.
b. Jika perarakan itu diadakan secara sederet berhadapan, bendera Malaysia hendaklah diletakkan di tengah-tengah antara bendera yang lain seperti rajah yang berikut.
c. Jika bendera dibawa secara terbentang, bahagian kepada bendera hendaklah diusung mendahului perarakan sama seperti jika bendera tersebut dibawa dengan tiang bendera.
(iii)
Membentang Bendera di Belakang Pentas Kadangkala bendera juga dibentangkan di belakang pentas dalam sesuatu
majlis rasmi. Apabila dua bendera dibentangkan di bahagian belakang pentas atau dalam sesuatu majlis anjuran persatuan atau badan tertentu, bendera Malaysia hendaklah diletakkan di sebelah kiri dan bendera persatuan atau badan berkenaan di sebelah kanan pentas.
8.3
Peranan Pengerusi Majlis Menurut Ab. Alim Abdul Rahim (2004), pengerusi majlis memainkan
peranan yang penting ketika majlis rasmi berlangsung. Berikut adalah peranan pengerusi majlis: i.
Berbahasa dengan lancar, teratur dan sebutan yang jelas.
ii.
Pengerusi majlis tidak perlu mengulas isi-isi ucapan yang disampaikan oleh tetamu kehormat. Kadangkala didapati pengerusi mengulas isi-isi ucapan yang disampaikan sehingga mengambil masa yang lama bagi mengalasnya.
iii.
Berani dan tegas.
iv.
Bersedia menerima teguran dan pandangan orang lain.
8.4
Penyediaan Teks Ucapan Juruacara sesuatu majlis hendaklah dipilih dalam kalangan mereka yang
berkebolehan dalam bidang pengacaraan. Kejayaan dan kepincangan sesuatu majlis bergantung pada juruacara atau pengerusi majlis, selain beberapa faktor yang lain. Juruacara atau pengerusi majlis memainkan peranan yang penting dalam menjayakan sesuatu majlis. Apabila mengadakan majlis rasmi yang melibatkan tetamu kehormat (VVIP), juruacara atau pengerusi majlis mestilah terdiri daripada individu yang berpengalaman dan mempunyai kemahiran mengendalikan majlis. Fungsi utama juruacara adalah untuk memaklumkan kepada para hadirin apa yang akan berlaku seterusnya dalam majlis tersebut mengikut urutan yang
telah ditetapkan. Juruacara dan jawatankuasa hendaklah merancang dan mengadakan teks juruacara dan teks ucapan tetamu kehormat. Oleh sebab aktiviti sekolah banyak melibatkan majlis-majlis rasmi, teks juruacara hendaklah disemak oleh guru besar atau pengetua. Teks juruacara mengandungi semua maklumat mengenai majlis tersebut. Teks juruacara hendaklah ditaip menggunakan kertas bersaiz A4 dibahagi dua atau sebarang kad yang sesuai. Saiz huruf ialah 15 atau 16 poin. Hanya satu pengumuman sahaja ditaip pada setiap helaian kertas juruacara. Pengumuman berikutnya ditaip pada helaian kertas yang lain. Setiap helaian teks juruacara mengandungi perkara berikut: i.
Nombor muka surat 1, 2, 3 dan berikutnya.
ii.
Masa.
iii.
Cue (bermaksud peristiwa yang berlaku sebagai panduan kepada juruacara untuk bercakap).
Berikut adalah contoh helaian teks juruacara bagi sesuatu majlis perasmian: (2) Masa
:
09:10 pagi
Cue
:
Tetamu kehormat
Pengumuman
:
Syukur kita kepada Allah SWT kerana dengan limpah dan kurnianya kita dapat bersama-sama dalam majlis yang bersejarah ini, iaitu Majlis Konvokesyen ke-46. Untuk memulakan majlis yang bersejarah ini, saya mempersilakan al-Fadhil Ustaz Zaki Husin untuk memimpin bacaan doa. Majlis dengan segala hormatnya mempersilakan.
8.4.1
Majlis Perasmian/Penutup Kebanyakan majlis rasmi adalah tertumpu kepada majlis perasmian dan
majlis penutupan untuk sesuatu majlis aktiviti. Maka, pengacaraan majlis rasmi atau penutupan ini mestilah dirancang dan dijalankan dengan lancar dan sempurna. Program majlis perasmian dan penutupan untuk sesuatu majlis rasmi perlu dibentangkan dalam kertas kerja atau dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengelola yang pertama. Dalam pembentangan ini, perincian untuk majlis perasmian atau penutupan perlu dicatat secara khusus dalam kertas kerja. Pada kebiasaannya, masa bagi majlis ini perlu diadakan selama satu hingga dua jam. Di samping itu,
disebabkan oleh kebimbangan ucapan yang terlalu panjang atau ucapan yang memakan masa yang terlalu banyak akan menyebabkan hadirin berasa jemu, maka,tetamu kehormat yang dijemput hadir ke majlis ini adalah dicadangkan tidak melebihi tiga orang. Dua perkara yang perlu diambil kira semasa menentukan masa bermulanya majlis perasmian atau majlis penutup ialah masa dan hari. Apabila majlis perasmian atau penutupan diadakan pada waktu pagi hari-hari biasa (kecuali hari Jumaat), majlis hendaklah dimulai pada pukul 9.00 pagi. Jika majlis diadakan pada waktu petang hari-hari biasa (kecuali hari Jumaat), majlis ini hendaklah dimulai pada pukul 3.00 petang dan tamat lebih kurang pukul 6.00 petang. Bagi majlis rasmi yang diadakan pada hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum jam 12.15 tengah hari atau selewat-lewatnya 12.30 tengah hari. Majlis yang diadakan pada sebelah malamhendaklah bermula selepas jam 9.00 malam dan ditamatkan sebelum jam 12.00 malam. Atur cara bagi majlis perasmian dan penutupan perlulah dirancang dan disusun secara teliti dengan mengikuti susunan yang betul. Masa untuk setiap acaraatau aktiviti bagi majlis perlu dirancang dan disusun serta dicetak secara husus dalam buku cenderahati. Yang berikut merupakan satu contoh atur cara majlis perasmian dan penutup Kursus Kepimpinan Pelajar Peringkat Daerah. ATUR CARA MAJLIS PERASMIAN
3:00 ptg
:
Pelajar berada dalam barisan
3:15 ptg
:
Ketibaan pengetua-pengetua
3:20 ptg
:
Ketibaan Pegawai Pendidikan Daerah
3:25 ptg
:
Majlis perasmian dimulakan
3:30 ptg
:
Bacaan doa oleh Ustaz Mohamed Ismail
3:35 ptg
:
Ucapan wakil pelajar
3:50 ptg
:
Ucapan Pengerusi Jawatankuasa Pengelola
4:10 ptg
:
Ucapan Perasmian oleh Pegawai Pendidikan Daerah
4:30 ptg
:
Upacara Penyampaian Hadiah dan Cenderamata
4:50 ptg
:
Miinuman ringan dan bersurai
8.4.2
Majlis Perpisahan Sesebuah sekolah akan menghadapi masalah pertukaran guru ke sekolah
lain atau majlis persaraan seseorang guru pada setiap tahun. Kebanyak sekolah akan mengadakan majlis perpisahan pada akhir tahun ataupun sebelum guru yang berkenaan bertukar ke tempat lain. Kebiasaannya, jika guru yang bertukar itu ditempatkan dalam daerah yang sama, majlis tersebut boleh diadakan pada akhir tahun. Sebaliknya, majlis perpisahan perlu diadakan sebelum guru berkenaan bertukar atau bersara, apabila melibatkan pertukaran guru ke negeri lain atau bersara. Peringatan-peringatan yang perlu diambil kira semasa pengendalian majlis perpisahan adalah seperti berikut:
i.
Jawatankuasa Pengelola yang berperanan penting hendaklah dibentukbagi membincangkan perkara-perkara penting seperti pemilihan tempat, menu, atur
cara
majlis,
penubuhan
Jawatankuasa
Kecil
(jamuan,
hadiah,
juruacara, jemputan, sambutan, persiapan tempat) dan sebagainya. ii.
Jamuan perpisahan boleh diadakan di hotel, restoran tertentu, di sekolah dan sebagainya yang sesuai dengan majlis, bilangan penyertaan, kewangan dan masa. Kebiasaannya, jamuan nasi diadakan dalam majlis ini selain ucapan.
iii.
Kad atau surat jemputan perlu diedarkan kepada mereka yang bertukar atau bersara. Dalam surat ini adalah perlu menyatakan sama ada suami atau isteri mereka dijemput ke majlis tersbut atau tidak.
iv.
Urusetia perlu menetapkan jenis pakaian semasa mengedar surat atau kad jemputan. Pada kebiasaannya, makan malam bagi majlis perpisahan, lelaki adalah dikehendaki memakai pakaian batik.
v.
Jika terdapat beberapa orang guru yang bertukar atau bersara dan majlis perpisahan akan diadakan bagi meraikan mereka, adalah perlu juruacara berbincang dengan pengetua / guru besar sama ada semua guru perlu dijemput memberi ucapan ataupun menghantar seorang wakil sahaja untuk memberi ucapan.
vi.
Juruacara hendaklah memaklumkan terlebih dahulu pihak yang akan berucap dalam majlis tersebut seawal mungkin. Peringatan ini supaya mereka dapat bersedia bagi merangka teks / isi ucapan dalam majlis tersebut dan membuat persediaan mental.
vii.
Antara tetamu dalam majlis perpisahan ini ialah guru-guru yang bertukar atau bersara. Mereka yang bertukar seharusnya duduk semeja bersamasama dengan tetamu kehormat (jika ada), pengetua / guru besar dan penolong kanan.
8.4.3
Majlis Keraian Majlis keraian yang diadakan bagi sesebuah sekolah adalah bertujuan
menyambut pengetua / guru besar yang baharu bertukar, kenaikan pangkat staf dansebagainya. Majlis keraian ini diadakan bagi meraikan mereka yang berjaya dalam sesuatu bidang dan sebagai mengucapkan terima kasih dan penghargaan. Pada kebiasaannya, majlis keraian ini diadakan jamuan nasi atau jamuan separuh berat serta ucapan. Beberapa peringatan yang perlu difikirkan untuk mengadakan majlis keraian ini, iaitu: i.
Penubuhan Jawatankuasa Pengelola bagi mengendalikan majlis ini seperti pemilihan tempat, pengisisan program/atur cara majlis, jamuan dan sebagainya.
ii.
Jawatankuasa mengambil kira perbelanjaan dan sumber kewangan.
iii.
Jawatankuasa Pengelola menyenaraikan tetamu jemputan dan kehormat yang perlu dijemput dalam majlis tersebut.
iv.
Menentukan mereka yang berucap (sebaik-baiknya antara dua atau tiga orang sahaja yang berucap).
v.
Juruacara hendaklah memberitahu kepada mereka yang akan berucap terlebih dahulu sebelum majlis bermula supaya mereka bersedia dengan teks/isi penting ucapan.
vi.
Juruacara juga boleh mengambil biodata individu yang diraikan dan membacanya dalam majlis tersebut (jika perlu)
REFLEKSI
RUJUKAN
