SOP PELATIHAN No. Dokumen Revisi Ke / Tanggal Berlaku Tanggal
: PM-UDINUS-05 :-/: 27 Oktober 2008
1.
TUJUAN
:
Memastikan Memastikan bahwa semua personil personil mengik mengikuti uti pelatiha pelatihan n yang yang tepat tepat untuk melakukan tugas-tugas yang mempengaruhi mutu pekerjaan.
2.
RUANG LINGKUP
:
Universitas Dian Nuswantoro.
3.
TARGET MUTU
:
4.
DEFINISI
:
a.
Kegiatan pelatihan dilaksanakan sesuai dengan rencana
b.
Terjadi Terjadi peningka peningkatan tan kualita kualitass SDM SDM setelah setelah dilakuk dilakukan an pelatih pelatihan an
a.
Pelatihan Sistem Mutu diselenggarakan untuk menunjang penerapan Sistem Mutu ISO 9001 versi 2000 dan harus diikuti oleh setiap pegawai Universitas Dian Nuswantoro.
b.
Pelatihan Pengembangan Diri adalah pelatihan yang ditujukan untuk pengembangan diri personil sesuai dengan tuntutan mutu pekerjaan/pelayanan dan pengembangan karirnya.
c.
Program Pembinaan adalah kegiatan untuk memperkenalkan pegawai baru yang materinya dapat terdiri dari : a) Organisasi Universitas Dian Nuswantoro, b) Asas dan peraturan peraturan Universitas, c) Uraian Wewenang dan Tanggungjawab, d) Manajemen Perguruan Tinggi, e) Materi yang relevan dengan Wewenang dan Tanggung jawab, f) Sistem Mutu ISO 9001.
5.
REFERENSI
:
Peraturan Yayasan tentang Kepegawaian yang yang berlaku
6.
DIDISTRIBUSIKAN KEPADA
:
Semua pemegang controlled copy atau unit yang berhak memiliki dokumen sistem mutu
7.
PROSEDUR
7.1.
Umum
7.1.1
Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus menggunakan mekanisme yang diatur dalam Prosedur Pengendalian Dokumen ( PM-UDINUS-02).
7.1.2
Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur betanggung jawab untuk memastikan : a. Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini. b. semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam pedoman wewenang dan tanggungjawab.
7.2
Kegiatan Pelatihan
7.2.1
Pelatihan untuk setiap pegawai meliputi : a. Pelatihan Sistem Mutu, b. Pengembangan Diri, dan c. Program Pembinaan.
7.2.2
Kepala Kantor Penjaminan Mutu (KKPM) (KKPM) bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan yang berkaitan dengan Sistem Mutu bagi semua staff.
Revisi : 0
Halaman 1 dari 3
SOP PELATIHAN No. Dokumen Revisi Ke / Tanggal Berlaku Tanggal
: PM-UDINUS-05 :-/: 27 Oktober 2008
7.2.3
Masing-masing Kepala Biro/UPT/Pusat/Lembaga dan Dekan bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan kebutuhan Pelatihan Pengembangan Diri bagi semua personil yang dipimpinnya pada setiap awal tahun anggaran.
7.2.4
Identifikasi kebutuhan pelatihan dilakukan oleh KKPM dan PSM, serta masing-masing Kepala Biro/UPT/Pusat/Lembaga serta Dekan dengan mengisi formulir Matriks Kebutuhan Pelatihan (FM-UDINUS-SM-05-01).
7.2.5
Disamping diarsipkan oleh PSM, masing-masing Kepala Biro/UPT/Pusat/Lembaga serta Fakultas menyimpan 1 (satu) salinan formulir isian Matriks Kebutuhan Pelatihan (FM-UDINUSSM-05-01).
7.2.6
PSM melakukan koordinasi langsung dengan KKPM dan Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum untuk pelaksanaan kegiatan pelatihan pengembangan diri, program pembinaan dan pelatihan yang berkaitan dengan sistem mutu.
7.2.7
Hasil koordinasi di atas berupa Rencana Pelatihan Tahunan (FM-UDINUS-SM-05-02) dan Jadwal Pelatihan Tahunan (FM-UDINUS-SM-05-03).
7.2.8
Pelatihan yang dilakukan di luar Universitas Dian Nuswantoro (pelatihan eksternal) harus mendapat persetujuan dari Rektor.
7.2.9
Rencana Pelatihan Tahunan (FM-UDINUS-SM-05-02) dan Jadwal Pelatihan Tahunan (FMdidistribusikan oleh kepada dan UDINUS-SM-05-03) PSM KKPM Kepala Biro/UPT/Lembaga/Fakultas/ Rektorat untuk kepentingan koordinasi pelaksanaan
7.2.10
Untuk materi yang sangat spesifik, masing-masing unit dapat melaksanakan pelatihan tersendiri dibawah koordinasi PSM. Semua ketentuan penggunaan formulir yang disebutkan diatas, mengikat untuk digunakan.
7.3
EVALUASI
7.3.1
Catatan mengenai hasil pelaksanaan pelatihan dapat berupa; sertifikat pelatihan, bahan pelatihan atau daftar hadir pelatihan (bila dilakukan internal).
7.3.2
Semua catatan pelatihan seperti : presensi, evaluasi diarsipkan oleh PSM.
7.3.3
Staf yang mengikuti pelatihan (internal maupun eksternal) harus membuat evaluasi terhadap pelatihan yang telah diikutinya dengan mengisi formulir Evaluasi Hasil Pelatihan (FM-UDINUS-SM05-04). Hasil evaluasi tersebut harus diserahkan oleh setiap peserta pelatihan kepada PSM.
7.3.4
Untuk mengetahui manfaat dan pengaruh pelatihan atas kinerja personil, maka setelah 3 (tiga) bulan dari waktu pelatihan, PSM mengirimkan formulir Evaluasi Hasil Pelatihan (FM-UDINUS-SM05-04) kepada atasan langsung peserta pelatihan untuk mengisinya pada kolom-kolom yang sesuai.
7.3.5
Setelah diisi, disamping mengarsipkan salinannya, masing-masing atasan langsung pelatihan mengirimkan kembali formulir evaluasi di atas kepada PSM.
7.3.6
Khusus untuk pelatihan Sistem Mutu pengarsipan Evaluasi Hasil Pelatihan (FM-UDINUS-SM-0504) dilakukan oleh PSM, sedangkan untuk pelatihan selain Sistem mutu pengarsipan dilakukan oleh masing-masing unit.
7.3.7
Berdasarkan hasil evaluasi pelatihan Sistem Mutu, KKPM dan PSM melaporkan efektifitas pelatihan Sistem mutu dalam Rapat Tinjauan Manajemen yang terdekat waktu pelaksanaannya. Kesinambungan program pelatihan ditentukan dari evaluasi hasil pelatihan dalam Rapat Tinjauan Manajemen tersebut.
7.3.8
Berdasarkan hasil evaluasi pelatihan Pengembangan Diri, KKPM melaporkan efektifitas pelatihan Pengembangan Diri dalam Rapat Koordinasi Universitas Dian Nuswantoro. Kesinambungan program pelatihan ditentukan dari hasil evaluasi pelatihan dalam Rapat Koordinasi Univesitas tersebut.
7.3.9
Rencana Pelatihan Tahunan (FM-UDINUS-SM-05-02) disusun juga berdasar hasil evaluasi pelatihan.
Revisi : 0
peserta
Halaman 2 dari 3
SOP PELATIHAN No. Dokumen Revisi Ke / Tanggal Berlaku Tanggal
: PM-UDINUS-05 :-/: 27 Oktober 2008
7.3.10
Semua pelatihan yang telah diikuti oleh pegawai harus dicatat dalam Registrasi Pelatihan Personil (FM-UDINUS-SM-05-05) oleh masing-masing masing Kepala Biro/UPT/Pusat/Lembaga dan Fakultas terkait. Registrasi tersebut berfungsi untuk memantau terpenuhinya kebutuhan pelatihan personil yang ditentukan.
7.3.11
Bila ada staf yang mengikuti pelatihan/lokakarya/seminar di luar jadwal yang direncanakan, maka personil tersebut juga harus mengisi formulir Evaluasi Hasil Pelatihan (FM-UDINUS-SM-05-04). Formulir evaluasi yang telah diisi diserahkan kepada atasan langsung untuk ditindaklanjuti kembali seperti prosedur di atas.
7.3.12
Jadwal Pelatihan Tahunan diperbaharui setiap 6 (enam) bulan sekali dan dibagikan pada peserta Rapat Tinjauan Manajemen yang paling dekat waktu pelaksanaannya untuk pelatihan Sistem Mutu dan Rapat Kordinasi Universitas untuk Pelatihan Pengembangan Diri.
7.3.13
Pelatihan yang diadakan oleh Fakultas, semua catatan pelatihan dan koordinasi pelaksanaan evaluasi dilakukan oleh Wakil Dekan Bidang Administrasi Umum dengan tetap menggunakan semua formulir dan ketentuan yang disebutkan diatas.
7.4
Program Pembinaan
7.4.1
Atasan langsung dan Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum bertanggung jawab atas penyiapan jadwal kegiatan untuk Program Pembinaan bagi setiap personil baru. Jadwal tersebut dibuat dengan mengisi formulir Jadwal Kegiatan Program Pembinaan (FM-UDINUS-SM-05-06).
7.4.2
Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum bertanggung jawab menentukan Instruktur bagi kegiatan Program Pembinaan yang dicantumkan dalam Jadwal Kegiatan Program Pembinaan (FMUDINUS-SM-05-06).
7.4.3
Kepala Biro Administrasi Umum mengarsipkan satu salinan Jadwal Kegiatan Program Pembinaan (FM-UDINUS-SM-05-06) dan memantau pelaksanaan kegiatan program pembinaan.
7.4.4
Setelah Program Pembinaan selesai, personil baru bertugas mengisi formulir Evaluasi Hasil Pelatihan (FM-UDINUS-SM-05-04) yang telah disiapkan.
7.4.5
Setelah 3 (tiga) bulan Program Pembinaan selesai, PSM mengirimkan formulir Evaluasi Hasil Pelatihan (FM-UDINUS-SM-05-04) kepada atasan langsung dimana personil baru tersebut ditempatkan untuk mengevaluasi kinerja personil peserta Program Pembinaan.
7.4.6
Evaluasi Hasil Pelatihan (FM-UDINUS-SM-05-04) terhadap personil peserta Program Pembinaan dikirimkan kepada Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum, disamping diarsipkan 1 (satu) salinannya oleh atasan langsung personil tersebut.
7.
LAMPIRAN: a. b. c. d. e. f.
Formulir Matriks Kebutuhan Pelatihan (FM-UDINUS-SM-05-01). Rencana Pelatihan Tahunan (FM-UDINUS-SM-05-02). Jadwal Pelatihan Tahunan (FM-UDINUS-SM-05-03). Formulir Evaluasi Hasil Pelatihan (FM-UDINUS-SM-05-04). Registrasi Pelatihan Personil (FM-UDINUS-SM-05-05). Formulir Jadwal Kegiatan Program Pembinaan (FM-UDINUS-SM-05-06).
Disiapkan oleh : Pengendali Sistem Mutu
Diperiksa oleh : Kepala Kantor Penjaminan Mutu
Disahkan oleh : Rektor
Agus Prayitno, Drs, MM.
Heribertus Himawan, M. Kom.
Dr.Ir. Edi Noersasongko, M.Kom.
Revisi : 0
Halaman 3 dari 3
FM-UDINUS-SM-05-05/R0
REGISTRASI PELATIHAN PERSONIL Nama Lengkap
:
Tanggal Lahir
:
Jabatan
:
Bagian
:
Riwayat Pendidikan/ Kualifikasi:
Keanggotaan badan profesi :
Catatan pelatihan yang pernah diikuti Tanggal
Waktu
Rincian Pelatihan
Instruktur/ Institusi
Catatan : berlaku untuk semua pelatihan yang pernah diikuti oleh personil, termasuk pelatihan yang diikuti sebelum bergabung dengan UDINUS dan sebelum penerapan Sistem Mutu ISO 9001
FM-UDINUS-SM-05-04/R0
EVALUASI HASIL PELATIHAN Pelatihan
:
Tanggal
:
Instruktur/ Institusi : Topik
:
Nama Peserta : Jabatan Bagian
Penyelenggara
:
Atasan Langsung
:
Jabatan :
Tanda tangan
: : :
Evaluasi Pelatihan : 1.
Kesesuaian materi dengan pekerjaan
sesuai
cukup
kurang
2.
Bobot materi
berat
cukup
ringan
3.
Waktu penyajian materi
lama
cukup
pendek
4.
Cara penyajian materi
baik
cukup
kurang
5.
Penerapan di tempat kerja
segera
dimasa yang akan datang
6.
Penyelenggaraan secara keseluruhan (persiapan bahan, ruangan, makanan, dll)
baik
cukup
7.
Catatan/ komentar/ saran/ rekomendasi:*)
*)
Personil baru yang telah mengikuti program pembinaan, hanya mengisi bagian ini saja!
kurang
Evaluasi Atasan Langsung : 1.
Penerapan pengetahuan di tempat kerja
nyata
cukup
kurang
2.
Penyebarluasan pengetahuan
nyata
cukup
kurang
3.
Peningkatan sikap dan perilaku
nyata
cukup
kurang
4.
Peningkatan prestasi kerja
nyata
cukup
kurang
5.
Inisiatif dan kreatifitas
nyata
cukup
kurang
6.
Catatan/ komentar/ saran/ rekomendasi**)
**)
diisi oleh atasan personil baru, sebagai pengganti butir no. 2 (butir no. 2 tidak diisi) Mengetahui, PSM
Semarang, Atasan Langsung
FM-UDINUS-SM-05-06/R0
JADUAL KEGIATAN PROGRAM PEMBINAAN Bagian : ……………………………… Nama personil :
Jabatan :
Atasan Langsung :
1.
…………………………
1.
…………………………
1.
…………………………
2.
…………………………
2.
…………………………
2.
…………………………
3.
…………………………
3.
…………………………
3.
…………………………
Tanggal
Acara/Kegiatan
Pukul
Tempat
Mentor/ Instruktur
Semarang, Kepala Kantor Penjaminan Mutu
Halaman …… dari …..
FM-UDINUS-SM-05-01/R0
MATRIKS KEBUTUHAN PELATIHAN unit Kerja : Pelatihan Sistem Mutu
No.
Jabatan
Nama Pelatihan Pengembangan Diri
Program Pembinaan
Jumlah personil
Catatan : Semarang Kepala Unit/Biro/Dekan
Keterangan : Kolom nama pelatihan yang kosong dapat diisi dengan pelatihan yang dibutuhkan sesuai dengan bidang/bagian Bapak/Ibu halaman ……… dari ……..
FM-UDINUS-SM-05-02/R0
RENCANA PELATIHAN TAHUNAN Unit Kerja : Anggaran Instruktur/ No Pelatihan biaya Institusi
Nama
Tahun : Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Jabatan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Semarang Catatan :
halaman …… dari …...
FM-UDINUS-SM-05-03/R0
JADWAL PELATIHAN TAHUNAN Periode : No
Bagian
Pelatihan
Jumlah Peserta
Tahun : Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Semarang Kepala Kantor Penjaminan Mutu
Catatan :
halaman …… dari …...
