1. Apa yang dimaksud dengan audit fungsi pengadaan ? apa tujuan dan manfaatnya ?
Audit fungsi pengadaan adalah penilaian atas perusahaan yang menjalankan fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktifitasnya, perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan saat diterima. Tujuan dan manfaat fungsi pengadaan : 1. Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi misi. 2. Menilai ekonomisasi, efesiensi ,dan efektivitas pengadaan. 3. Mengembangkan dan memelihara manajemen informasi pengadaan yang dapat diandalkan dan akuntabilitas. 4. Memastikan aktifitas pengadaan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.
2. Apa yang melatarbelakangi diperlukan audit fungsi pengadaan ?
Karena fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuan ekonomisasi suatu organisasi. Ekonomisasi dalam perolehan input merupakan bagiandari strategi keunggulan bersaing perusahaan. Kemampuan memperoleh unit dengan pengorbanan terkecil dari berbagai alternatif yang ada tanpa mengabaikan standar kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan inovasi perusahaan dalam proses pengadaan. Input yang diperoleh dengan pengorbanan terkecil, didukung dengan metode produksi/operasi yang efesien, memun gkinkan harga pokok peroduksi atas pengolahan input tersebut menjadi lebih kecil dari pesaing.
3. Sebut dan jelaskan ruang lingkup audit fungsi pengadaan ?
Secara terinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi: 1. Organisasi pengadaan 2. Proses pengadaan yang terdiri atas : a) Perencanaan pengadaan Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa(input) dalam operasional perusahaan baik tingkat kualitas, kuantitas dan penentuan waktu kapan barang/jasa tersebut harus tersedia. b) Pelaksanaan pengadaan Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan, jenis barang atau jasa yang akan dibeli dibeli dan besar nya anggaran yang terlibat dalam pengadaan tersebut. c) Pembayaran dan pelaporan
Pembayaran adalah bagian akhir dari proses pengadaan. Pembayaran baru bisa dilakukan jika serah terima atas barang atau jasa tersebut telah dinyatakan tidak mengandung masalah (clear) dan telah disahkan oleh pihak pihak berwenang. 4. Dalam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang harus diperhatikan auditor untuk menilai bahwa rencana pengadaan telah memenuhi prinsip-prinsip dalam tata kelola pengadaan yang baik?
Apakah perusahaan telah memiliki daftar kebutuhan rencana yang terdokumentasi? Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan efesiensi dalam pengadaan? Apakah rencana pengadaan tersebut telah memuat tentang : - Spesifikasi yang dibutuhkan - Kuantitas yang dibutuhkan
5. Sebut dan jelaskan proses pengadaan barang dan jasa! Proses pengadaan adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan pengadaan, berkaitan dengan penentuan kebutuhan atas bar ang dan jasa dalam operasional perusahaan, baik ditingkat kualitas, kuantitas, penentuan waktu tersedianya produk. 2. Pelaksanaan pengadaan , berkaitan dengan pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktifitas yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan jenis barang dan jasa yang dibeli dan besarnya anggaran dalam pengadaan tersebut. 3. Pelaksanaan kontrak penyerahan barang, berkaitan dengan pertanggung jawaban panitia atas penerimaan barang dan jasa yang sesuai dengan kontrak yang ditentukan. 4. Pembayaran dan pelaporan , merupakan bagian terakhir dalam proses pengadaan, dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam pedoman pengadaan. 6. Bagaimana menilai ketepatan penempatan organisasi pengadaan pada struktur organisasi perusahaan? Auditor menekankan penilaiannya terhadap ketepatan hubungan antara rencana pembelian dengan rencana penggunaan barang atau jasa pada masing-masing unit 7. Dengan fungsi-fungsi apa saja fungsi pengadaan harus dipisahkan, mengapa ? Fungsi pengadaan tenaga kerja meliputi kegiatan penentuan kebutuhan tenaga kerja (baik mengenai mutu maupun jumlahnya), mencari sumber-sumber tenaga kerja secara efektif dan efisien, mengadakan seleksi terhadap para pelamar, ,
menempatkan tenaga kerja sesuai dengan posisi y ang sesuai, dan memberikan pendidikan serta latihan yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas bagi para tenaga kerja baru. Fungsi pengembangan tenaga kerja, meliputi kegiatan pendidikan dan latihan bagi para pekerja agar mereka dapat mengikuti perubahan-perubahan yang terjadi dalam organisasi. Tujuan dari pengembangan tenaga kerja ini adalah peningkatan mutu atau keterampilan dan pengetahuan pekerja agar selalu mampu mengikuti perkembangan yang ada dalam organisasi. Fungsi pemberian kompensasi, meliputi kegiatan pemberian balas jasa kepada para karyawan. Kegiatan disini meliputi penentuan sistem kompensasi yang mampu mendorong prestasai karyawan, dan juga menentukan besarnya kompensasi yang akan diterima oleh masing-masing pekerja secara adil . Fungsi integritas merupakan kegiatan untuk menyelaraskan tujuan organisasi dengan tujuan individu pekerja. Apabila tujuan-tujuan ini sudah sinkron, maka akan tergalang kekompakan dalam irama kerja organisasi dengan irama kerja para individu karyawan, sehingga akan menghasilkan tingkat produktivitas yang tinggi dalam pencapaian tujuan. Fungsi pemeliharaan tenaga kerja, mencakup pelaksanaan program-program ekonomis maupun non-ekonomis, yang diharapkan dapat memberikan ketentraman kerja bagi pekerja, sehingga mereka dapat bekerja dengan tenang dan penuh konsentrasi guna menghasilkan prestasi kerja yang diharapkan oleh organisasi. ,
8. Apa elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender? Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan ender adalah kerahasiaan informasi tender. Panitia harus mampu menjaga rahasia informasi dan memastikan informasi tersebut tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi untuk kepentingan peserta tender tertentu 9. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa yang baik! Prinsip-prinsip pengadaan adalah sebagai berikut 1. Nilai uang, pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi dengan harga terendah. 2. Kejujuran dan keadilan , panitia pengadaaan harus jujur dan adil kepada pemasok yang memenuhi syarat untuk berkompetisi dalam pengadaan. 3. Akuntabel dan transparan , seluruh proses dalam tahapan pengadaan harus dilengkapi dengan catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai pertanggung jawaban. 4. Efesiensi, proses pengadaan harus berjalan secara efesien(optimalisasi penggunaan sumber daya) 5. Kompetensi dan integritas, panitia pengadaan harus berkompeten dana berintegritas tinggi dalam menjalankan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
10. Dokumen apa yang harus dilengkapi pemasok sebagai das ar pembayaran oleh pihak pembeli ? 1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakanuntuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut: 1. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. 2. Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelia n ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaann sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. 3. Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. 4. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebaggi dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. 5. Arsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok sebagi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. 6. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan ini dblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
7. Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi pembelian. 11. Bagaimana audit fungsi pengadaan dapat membantu meningkatkan efesiensi dalam perusahaan ? Pengendalian terhadap perencanaan pengadaan memastikan bahwa barang/jasa yang akan diperoleh (dibeli) adalah barang/jasa yang benar-benar dibutuhkan dalam operasional unit pengguna, jenis, spesifikasi, dan kuantitasnya. Di samping itu, penilaian tahap ini juga berkaitan dengan apakah kebutuhan ini telah tertuang dalam rencana induk perusahaan dan didukung sumber daya yang memadai untuk mendapatkan barang/jasa yang dibutuhkan. Pada tahap proses pengadaan, pengendalian berfungsi untuk memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa tersebut telah berjalan dengan transparan, tidak diskriminatif, adil, dan akuntabel. 12. Bagaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa? Mengimplementasikan pengadaan barang dan jasa yang tepat, memindahkan resiko kepada pihak lain yaitu dengan meminta penjelasan tertulis untuk permasalahan permasalahan yang tidak jelas, atau dengan mengurangi resiko yaitu dengan melibatkan tenaga ahli sebagai penerimaan barang, melibatkan konsultan hukum dalam merancang kontrak, memperkuat sistem pengawasan internal dari KPA atau PPK.
13. Apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan ?
Pada audit ini, auditor menilai ketepatan : 1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi pengadaan 2. Wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barnag dan jasa secara efektif dan efesien 3. Kompetensi personil yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan 4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu prose dan tata kelola pengadaan yang baik
