ADMINISTRACION
CAPITULO I PRIMERA PARTE •
Introducción Introducción a la administración y a las organizaciones.
Quienes son los gerentes? 1. Es un em empl plea eado do que traba trabaja ja con otra otrass pers person onas as y a trav través és de ella ellass coordina actividades laborales de cada departamento compuesto por varios empleados para cumplir con las metas de la organización. organización. 2. Su traba trabajo jo es de ayuda ayudarr a los los demá demáss a hace hacerr su traba trabajo jo de ma mane nera ra correcta y enseñarles a obtener logros.
Hay manera manera de clasificar a los gerentes?
Este esquema se sigue en las organizaciones con estructuras tradicionales o mecánicas.
Algu Alguna nas s son son meno menos s rígi rígida das s u orgá orgáni nica cas s y el esqu esquem ema a pu pued ede e variar.
Como identificamos los gerentes por el título que ostentan?
Gerentes de línea: Están en el nivel inferior de la organización y dirigen el trabajo de los empleados de producción. En algunas organizaciones le llaman de otras formas.
Gerentes Medios: Dirigen el trabajo de los gerentes de línea y pueden ostentar título de gerente de planta, de división, gerente regional.
Directores: Son los responsables responsables de establecer las estrategias de la organización, determinan los planes y metas por tiempos definidos y toman decisiones importantes para la organización. organización.
A qué se le llama Administración? Consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de mane ma nera ra eficie eficient nte e y efic eficaz az con con otra otrass pers person onas as,, de dentro dentro o fuer fuera a de la organización, organización, y a través de ellas.
Porque los gerentes deben de coordinar sus actividades con eficiencia y eficacia? Porque las cosas se deben de hacer bien y completas, creando un mínimo desperdicio desperdici o de los recursos escasos. •
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EFICIENCIA.- es la capacidad de obtener los mayores resultados con la mínima inversión. EFICACIA.- Es hacer las actividades de trabajo correctamente a fin de que la organización logre sus objetivos.
Eficiencia y Eficacia en la Administración
Cuales son las funciones de los gerentes? En la primera parte del siglo XX, el industrial Henry Fayol propuso que todos los gerentes desempeñen 5 funciones:
1. Plan Planea ear: r: Aquí Aquí se defi define nen n los los obje objeti tivo vos, s, se fija fijan n las las es estr trat ateg egia iass para para alcanzar estos objetivos, y se trazan los planes para integrar y coordinar las actividades. 2. Organizar: Aquí se ordenan las las tareas que hay que hacer, hacer, quien las hace, como se agrupan, quien rinde cuentas a quien y donde o quien toma las decisiones. 3. Coor Coordi dina narr (dir (dirig igir ir): ): Aquí Aquí el gere gerent nte e infl influy uye e en los los em empl plea eado doss como como individuos o como equipos de trabajo, los motivan mientras hacen su labor, eligen el mejor canal de comunicación y se ocupan del buen comportamiento de los empleados. 4. Contr ontrol olar ar:: Después de fijar la metas, formular los planes y decidir el esquema estructural, estructural, capacitar y motivar al recurso humano, se debe de evaluar el desempeño real de los empleados con los objetivos fijados, y controlar cualquier desviación significativa. significativa. 5. Mandar
Funciones de la Administración?
Roles de los Gerentes Minzberg, dice que la El destacado investigador de la administración Henry Minzberg, mejor manera de describir lo que hacen los gerentes es observar los roles que rep repres esen enta tan n en el trabaj abajo o, es dec eciir las las ca cate teg goría oríass part articul icula ares del del comportamiento comportamiento administrativo. administrativo. Henry Minzberg, Minzberg, ha agrupado los roles en tres grandes grupos:
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Relaciones personales: Los que tienen que ver con la gente, y otros de índole protocolaria y simbólica y son: autoridad, líder y enlace. Transferencia de Información: consisten en recibir, almacenar y difundir información, incluyen los roles de: Supervisor, Difusor, Vocero. Toma de decisiones: Estos giran en torno a las decisiones, incluyen los roles de: Empresario, Manejador de Conflictos, Distribuidor de recursos, y Negociador.
Habilidades Administrativas de los Gerentes Los gerentes requieren de ciertas habilidades para desarrollar sus deberes y actividades que caracteriza su trabajo. Robert Katz, encontró que los gerentes necesitan de tres habilidades básicas. 1. Habilidades Técnicas.-son los conocimientos y competencias en un campo especializado. 2. Habilidades de Trato Personal.- Consiste en la capacidad de trabajar bien con otras personas. 3. Habilidades Conceptuales.- Son las que poseen los gerentes para pensar y conceptuar situaciones abstractas y complejas. Habilidades Requeridas en los niveles de Administración
Cambios en el trabajo del Gerente.
Qué es una organización? Es una asociación deliberada de personas para cumplir determinada finalidad. 1. Cada organización tiene una finalidad distinta. 2. Toda organización esta compuesta por personas para cumplir sus metas. 3. Todas las organizaciones crean una estructura deliberada para que los integrantes puedan trabajar.
Es decir, se refiere a una entidad que tiene una finalidad definida, personales o integrantes y alguna estructura deliberada.
Como puede ser la estructura de una organización?
Necesidad Universal de la Administración.
CAPITULO II •
La administración Ayer y Hoy
Teorías de la administración
Antecedentes históricos Primeros ejemplos de administración •
Los emprendimientos organizados y encabezados por personas responsables de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades dentro de las organizaciones han existido desde siempre.
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Las pirámides de Egipto pueden ser un ejemplo palpable, ya que para la construcción de una sola, se necesita de más de 1,000 trabajadores durante 20 años. Y eran los gerentes los que definían que hacer, quien lo va a hacer, quien va a verificar que este bien hecho.
ADAM SMITH Para el estudio de la administración, resulta particularmente significativa la aportación de Adam Smith. 1. Publicó el libro Las Riquezas de las Naciones, en el que argumento las ventajas que generaba la división del trabajo, para las organizaciones y para la sociedad en general. Que es división del trabajo? Es la descomposición de los trabajos en tareas especializadas y repetidas. Smith, concluyó que la división del trabajo aumenta la productividad porque se perfecciona la habilidad y la destreza al hacer algo especifico, se ahorra tiempo perdido en cambiar de una tarea a otra, y las organizaciones ahorran mano de obra con la invención de maquinas, herramientas y técnicas apropiadas para cada actividad. Por lo que la división del trabajo ofrece ventajas económicas.
REVOLUCION INDUSTRIAL •
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La revolución industrial sustituyo la fuerza humana por la potencia de las maquinas lo que hizo más económico manufacturar los productos para los hogares. La revolución Industrial, es la aparición de las maquinas, la producción en masa y el transporte eficiente.
ADMINISTRACION CIENTIFICA •
Frederick Taylor fue un expositor de la Administración que publicó: Los Principios de la Administración Científica. Aquí expresó la aplicación de un método científico para determinar la mejor manera de hacer un trabajo.
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El creía que si analizaba científicamente el trabajo para determinar el mínimo de movimientos en varias combinaciones de procedimientos técnicas y herramientas se alcanzarían mayores niveles de productividad. Taylor tuvo mucho éxito al colocar a la persona correcta en el puesto,
herramientas y equipo correcto; hizo que los empleados siguieran con exactitud las instrucciones y los motivó con el incentivo económico, con este procedimiento Taylor lo adapto a otros puestos y se destaco por establecer la mejor manera de desempeñarlos, logrando mejoras permanentes en la producción de más de 200%.
Como aplican los gerentes de hoy la administración científica?
1. Analizan las tareas básicas del trabajo. 2. Hacen estudios de tiempos y movimientos, para eliminar movimientos inútiles. 3. Contratan a las personas más calificadas para un puesto, y 4. Diseñan un sistema de incentivos basados en la producción.
TEORIAS GENERALES DE LA ADMINISTRACION Otros investigadores de la administración fueron Henri Fayol y Max Weber.
14 principios de la administración, reglas administrativas básicas que podrían enseñarse en las escuelas y aplicarse a Henri
Fayol Escribió
todas
las
situaciones
de
las
organizaciones.
Max Weber. Describió un tipo de organización ideal que llamo Burocracia.
Características de la burocracia •
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Orientación personal: Los gerentes son profesionales con estudio; y no son dueños de las unidades que manejan. IMPERSONALIDAD: Aplicación uniforme de reglas y control, no de acuerdo con las personalidades. DIVISION DEL TRABAJO: Los puestos son divididos en tareas simples, rutinarias y bien definidas. JERARQUIA DE AUTORIDAD: Posiciones ordenadas en una jerarquía con una línea de mando clara. SELECCIÓN FORMAL: Personas elegidas para los puestos por sus calificaciones técnicas. REGLAS Y NORMAS FORMALES: Sistemas de reglas escritas y procedimientos establecidos de operaciones.
Comportamiento organizacional (CO)
Es el campo de estudio que se ocupa de las acciones de las personas en el trabajo. Hubo muchos expositores y defensores del CO, los cuales han aportado teorías sobre motivación, liderazgo, confianza, trabajo en equipo, manejo de conflictos, entre otros. Método Sistémico
Se basa en sistemas, es decir, un conjunto de partes relacionadas e interdependientes dispuestas de tal manera que producen un todo unificado. Hay sistemas cerrados que no son influidos ni se relacionan con el entorno y Sistemas Abiertos que interactúan dinámicamente con su entorno.
El Método Sistémico y los Gerentes
Significa que los gerentes coordinan las actividades laborales de las partes de la organización y aseguran que estos elementos interdependientes estén trabajando juntos para alcanzar el logro de las metas de la empresa, además se entiende que las decisiones que se tomen en un área de la organización afectan a otras. Y viceversa. El Método de las Contingencias
También llamado Método Situacional, que plantea que como las organizaciones son diferentes y enfrentan situaciones distintas necesitan métodos diversos de administración.
El Método de las Contingencias y los gerentes
Este método es de sentido común porque las organizaciones varían en tamaño, metas, trabajo. Un método de administración depende de estos factores y de las variables que afectan la situación. Este método subraya que no hay reglas simples y/o universales que puedan seguir los gerentes. Administración de la Calidad
Es una filosofía administrativa de mejoramiento continuo y de respuesta a las necesidades y expectativas de los clientes. El objetivo es crear una organización comprometida con el mejoramiento continuo de los procesos de trabajo. La Administración de la Calidad incluye: •
Enfoque intenso en el cliente.
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Preocupación por el mejoramiento continúo.
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Enfoque en los procesos.
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Mejoramiento de la calidad en todo lo que hace la organización.
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Mediciones precisas.
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Empoderamiento a los empleados.
La Administración de la Calidad se aparta de las teorías administrativas anteriores que se basan en bajos costos, con el fin de aumentar la producción. A lo largo de este curso veremos que la calidad es más importante.
CAPITULO III CULTURA Y ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES LAS LIMITACIONES
EL GERENTE •
La idea que domina la teoría de la administración y la sociedad en general, es que los gerentes son los responsables directos del éxito o fracaso de una entidad.
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Hay dos hipótesis para tratar de aclarar cuanto crédito o culpabilidad deben de recibir los gerentes por el desempeño de su organización (Hipótesis del Gerente OMNIPOTENTE, Hipótesis del Gerente SIMBOLICO).
El Gerente: ¿omnipotente o simbólico? •
Hipótesis del Gerente OMNIPOTENTE: Supone que los gerentes son los
responsables directos del éxito o fracaso de una institución. •
Hipótesis del Gerente SIMBOLICO: Supone que los gerentes tienen un
efecto limitado en los principales resultados de la organización debido a la gran cantidad de factores que no están bajo su control.
La idea omnipotente •
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Se da por sentado que las variaciones en la eficacia y eficiencia de una organización responden a las decisiones y actos de sus gerentes. Los buenos gerentes se adelantan a los cambios, explotan las oportunidades, corrigen el mal desempeño y encauzan a las organizaciones hacia metas cambiantes. Concebir a los gerentes como omnipotentes concuerda con la imagen estereotipada del ejecutivo que se hace cargo de una empresa y es capaz de superar cualquier obstáculo por perseguir las metas de la organización.
La idea Simbólica •
Esta idea sustenta que la capacidad del gerente por influir en los resultados de la entidad depende y está limitada por factores externos.
Los resultados de la organización están determinados por factores que los gerentes no controlan, para el caso: •
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La economía, Los clientes Actividades de la competencia Condiciones de la industria Decisiones tomadas por gerentes anteriores. Con la idea simbólica los gerentes personifican el control y la influencia. Como tienen pocos efectos en los resultados, entonces las actividades de los gerentes consisten en planear, decidir y otras que se realizan para beneficio de los accionistas clientes, empleados y el público.
¿Qué es Cultura? ¿Qué es la cultura de la organización? •
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Es un sistema de significados e ideas que comparten los empleados de una organización y que determina una buena medida de cómo se comportan entre ellos y con la gente de afuera. Representa una percepción común de los miembros que influyen en su conducta, En toda organización hay valores, símbolos, ritos, mitos y usos que van evolucionando con el tiempo. Este cúmulo de factores determinan lo que perciben los empleados y cómo reaccionan cuando enfrentan dificultades. La definición de cultura implica tres características: PERCEPCION, VALORES COMPARTIDOS Y DESCRIPCION DE LA PERCEPCION.
Dimensiones de la Cultura de la Organización •
Atención a los detalles: Grado en que se espera que los empleados den muestras de exactitud, análisis y atención a los detalles.
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Orientación a los resultados: Grado en el que los gerentes se centran en los fines y no en los medios. Orientación a las personas: Grado en que las decisiones gerenciales toman en cuenta los efectos de la gente en la organización. Orientación a los equipos: Grado en que el trabajo se organiza en equipos. Energía: Grado en que los empleados son enérgicos y competidores en lugar de cooperadores. Estabilidad: Grado en que las decisiones y actividades de la organización tienden al mantenimiento del Status Quo. Innovación y riesgos: Grado en el que se alienta a los empleados a innovar y correr riesgos.
Culturas Débiles y fuertes •
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FUERTES.- Culturas en las que los valores fundamentales están muy arraigados y difundidos. Estas ejercen mayor influencia en los empleados, entre mas acepten los valores fundamentales más comprometidos están con la organización y mas fuerte es la cultura. DEBILES.- Culturas en las que los valores fundamentales no están muy arraigados y ni difundidos. Estas culturas no ejercen mucha influencia en los empleados para que acepten los valores fundamentales por lo que no se comprometen con la organización. Una característica de la cultura débil es la falta de claridad de cómo es la organización.
De que depende una Organizacion tenga Cultura Débil o fuerte. •
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Que la organización sea fuerte o débil, depende de factores como su tamaño antigüedad, rotación de empleados. Las organizaciones con culturas fuertes aprovechan las actividades de reclutamiento y socialización para fomentar la dedicación de los empleados.
De que forma favorece tener cultura fuerte •
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Tener una cultura fuerte favorece el desempeño porque los valores son claros y aceptados, los empleados saben que es lo que tienen que hacer y que se espera de ellos, por lo que pueden resolver rápidamente conflictos y con ello evitan que el desempeño disminuya. A medida que la cultura se hace fuerte tiene mayor efecto los que hacen los gerentes
Origen de la Cultura •
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El origen de la cultura de una organización se manifiesta en la misión y la visión de sus fundadores. Los fundadores establecen la primera cultura proyectando una imagen de lo que debe ser la organización.
Cómo se sostiene la Cultura de una Organización. •
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Cuando se establece una cultura, la sostienen varias practicas de la organización. Para el caso, en el momento de selección de personal los gerentes juzgan a los candidatos por los requisitos del puesto y por la capacidad de ajustarse a la organización. Los gerentes hacen preguntas como: ¿Prefiere trabajar solo o en equipo?, ¿Se siente mas cómodo en un ambiente formal o en uno informal?, ¿Preferiría archivar documento en el sótano, a ser recepcionista de un hotel? Los actos de los directores también tienen efectos importantes en la cultura de la organización, a través de lo que dicen y hacen establecen normas que se filtran a toda la organización.
Los gerentes ayudan a la Cultura de una Organización •
Algo importante es que la organización debe de ayudar a los empleados a adaptarse a su cultura mediante el proceso de socialización. Es decir el proceso de asimilar la manera que tiene la organización de hacer las cosas
Como ayuda el proceso de socializacion a la Cultura de una Organización
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El proceso de socialización reduce la posibilidad de que los empleados nuevos, que no conocen la cultura de la organización trastornen las ideas y los usos del lugar
Cómo Aprenden la Cultura los empleados. La cultura se transmite a los empleados a través: •
ANECDOTAS.- estas arraigan el presente en el pasado explican y
ejemplifican lo que es importante en una entidad. •
RITOS.- Son secuencias repetidas de actividades que expresan y
refuerzan los valores de la entidad, las metas que son importantes y que personas son importantes. •
SIMBOLOS MATERIALES.- La disposición de las instalaciones, el
atuendo de los empleados, algunos rótulos de señalización demuestran el poder de los símbolos materiales para crear la personalidad de la organización. Formal, divertida, casual, seria. •
LENGUAJE.- Algunas entidades utilizan cierto tipo de lenguaje para
identificar a los miembros de una cultura. En honduras los empleados de la música, le llaman huesos al hacer trabajos extras, los ingenieros le llaman iguanas, comer comida de perro le llaman algunas farmacéuticas a las personas que se exponen a ingerir medicamentos que se van a lanzar al Mercado.
Cómo la cultura, afecta a los gerentes •
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La cultura puede afectar a los gerentes ya que ella define lo que pueden hacer y no pueden hacer en una entidad, las limitaciones rara vez son explícitas. La cultura de una organización particularmente si es fuerte limita las opciones de toma de decisión del gerente en todas las funciones administrativas.
EN LA ORGANIZACION. •
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Cuanta autonomía debe de incorporarse en los puestos de los empleados. Que hagan las tareas individuales o en equipo. Grado en que los gerentes de los departamento tratan unos con otros
EN LA DIRECCION. •
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Grado en que los gerentes se interesan en aumentar la satisfacción de los empleados. Que estilos de liderazgo son apropiados para la organización. Habrá que suprimir todos los desacuerdos incluyendo los constructivos.
EN EL CONTROL •
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Imponer controles externos o permitir que los empleados controlen sus propias acciones. Que criterios deben de subrayarse en las evaluaciones de desempeño de los empleados. Que repercusiones traerá excederse en el presupuesto
La cultura organizacional se refuerza en un ambiente de oficinas abierto, creativo, fomentando la libertad de expresión y la ausencia de coerción y miedos. La determinación de hacer divertido el trabajo influye en la manera que laboran los empleados y la forma en que los gerentes realizan las funciones administrativas
Que podrían hacer los gerentes para no verse afectados por la cultura. •
Fomentar una cultura que apoye a la diversidad y a la pluralidad, ya que ofrece mucho beneficios. En las empresas donde predomina la diversidad no se ven los cambios como limitaciones u obstáculos, sino como oportunidades de crecimiento tanto laboral como en la vida personal de cada empleado.
Temas actuales de la cultura de la organización
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Creación de una cultura ética Creación de una cultura de innovación Creación de una cultura sensible a los clientes Espiritualidad y cultura de una organización
Creación de una cultura ética •
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El contenido y la fuerza de la cultura de una entidad influye en su ambiente ético y en el comportamiento de sus miembros. Si una cultura es fuerte defiende unas normas de ética elevadas, debe tener una influencia muy poderosa y positiva en la conducta de los empleados Una cultura que tiene más probabilidades de formar normas éticas elevadas es aquella que tolera los riesgos y se enfoca tanto en los medios como en los resultados. Se invita a los gerentes a ser innovadores y a prestar atención a como se logran las metas de la empresa.
Qué pueden hacer los gerentes para lograr una cultura ética. Como gerentes: •
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Debemos ser un ejemplo visible. Comunicar las expectativas éticas. Dar capacitación ética. Recompensar los actos morales y castigar fuertemente los inmorales. Proporcionar mecanismos de protección para que los empleados discutan las dificultades éticas y denuncien conductas inmorales sin temores.
De acuerdo al investigador Sueco Goran Ekvall se deben de considerar las siguientes características: •
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Retos y participación. Libertad
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Confianza y franqueza Tiempo para las ideas Sentido del humor Solución de conflictos. Polémicas y Riesgos.
Creación de una cultura de innovación •
Retos y participación.-Cuando participan los empleados se motivan y
se dedican a las metas a largo plazo y al éxito de la organización. •
Libertad.- Es el grado en el que los empleados definen
independientemente su trabajo. Ejercen buen juicio y toman la iniciativa en las actividades cotidianas. •
Confianza y franqueza.- Es el grado en el que los empleados se
apoyan y respetan unos a otros. •
Tiempo para las ideas.- es el tiempo con que cuentan los individuos
para reflexionar en nuevas ideas antes de actuar. •
Sentido del humor .- Es el grado espontaneidad, diversión y prontitud
hay en el centro de trabajo. •
Solución de conflictos.- Es el grado en el que los empleados toman
decisiones y resuelven problemas de su competencia para bien de la entidad y no para intereses personales. •
Polémicas.- Es cuando en una entidad se acepta que los empleados
expresen sus opiniones y propongan sus ideas para que se revisen y tomen en cuenta. •
Riesgos..- Es cuanto tolera la gerencia la incertidumbre y la
ambigüedad y cuanto se premia a los empleados por correr riesgos. Creación de una cultura sensible a los clientes Principales características: •
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La actitud sociable y cordial de los propios empleados. Las pocas normas rígidas, reglas y procedimientos a fin de satisfacer con libertad los difíciles requerimientos de servicio a clientes.
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El uso de Empoderamiento ayuda a los empleados a decidir con moderación moderación que se necesita para satisfacer a los clientes Los empleados debe de saber escuchar y comprender los mensajes que envían los clientes. La claridad de las funciones de los empleados de servicios, ya que son los enlaces entre la entidad y los clientes, y esto evita los posibles conflictos con los clientes y mejora el rendimiento del empleado.
Las culturas sensibles a los clientes concientizan a los empleados para fomentar el deseo de complacer complacer a los clientes, para que estén estén listos para tomar iniciativas que conlleven a la satisfacción de los clientes.
Espiritualidad y cultura de la organización. ¿Qué es la espiritualidad espiritualidad en el trabajo? •
Es el reconocimiento de que las personas tienen una vida interior que se alimenta con un trabajo significativo en el contexto de la comunidad.
Las empresas que promueven una cultura de espiritualidad aceptan que las personas tienen una mente y un espíritu. Que buscan un significado y una finalidad en su trabajo y que quieren tratar con otros seres humanos y ser parte de una comunidad. comunidad. Es importante la espiritualidad en el trabajo porque los empleados buscan medios para contrarrestar contrarrestar las tensiones y presiones del ritmo turbulento de la vida, las personas quieren relacionarse. Unas quieren integrar los valores de su vida personal a su carrera laboral. Otras siguen en la búsqueda de algo que sustituya la falta de Fé y que llene su vacío.
Características de las organizaciones espirituales. 1. Sentido Sentido intenso intenso de de una una finali finalidad. dad. 2. Enfoque Enfoque en el el desarrol desarrollo lo de los los individu individuos os 3. Confia Confianza nza y fran franque queza. za. 4. Otorga Otorgamie miento nto a los em emple pleado ado 5. Tole Toleranc rancia ia de de la libre libre expres expresión ión de los los empleados empleados
Entorno Es el ambiente externo, se refiere a las fuerzas e instituciones fuera de la organización que pueden influir en su desempeño. Consta de dos componentes: •
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Entorno especifico: Abarca las fuerzas externas que tienen efecto directo e inmediato en las decisiones y actos de los gerentes y que son perti ertine nent ntes es par para a la obt obten enci ción ón de met metas as de de la org organ aniz izac ació ión. n. El entorno específico de cada organización es único y cambia con las condiciones. Lo conforman: Los Clientes (Compradores que absorben los inventarios de la entidad), Los proveedores(Entidades proveedores(Entidades que suministran suministran materiales, servicios), La competencia (Las entidades rivales comerciales), comerciales), Los grupos de presión (Ecologistas, activistas de derechos humanos, los sindicatos).
Entorno general: general: Son las Condiciones externas externas generales que que pueden incidir en la organización, organización, comprende las condiciones: Económicas (Tasas de interés, inflación), políticas (Estatales y locales), Legales (flexibilidad o rigidez de la ley), Socioculturales, Demográficas Demográficas (Características (Características de la población), Tecnológicas y Mundiales (Constantes (Constantes cambios tecnológicos y la globalización). globalización).
Entorno en el ambiente externo :
Como afecta el entorno a los gerentes Por su grado de incertidumbre incertidumbre y por las relaciones entre la organización y las artes externas.
EVALUACION DE LA INCERTIDUMBRE AMBIENTAL. La incertidumbre es la medida de los cambios y la complejidad del entorno de una organización. organización. Si los componentes del ambiente de una organización organización cambian con frecuencia le llamamos un entorno dinámico, si el cambio es mínimo se dice que es estable. Un entorno estable es aquel en que no hay competencia nueva, los rivales actuales tienen pocos avances tecnológicos, tecnológicos, hay poca actividad de grupos de presión que quieran influir en la entidad. Otra dimensión de incertidumbre es el grado de complejidad ambiental se refiere al numero de componentes del entorno de la organización y el monto de los conocimientos que esta tienen de aquellos.
Matriz de incertidumbre ambiental
Incertidumbre ambiental Como la incertidumbre es una amenaza para la entidad los gerentes tratan de reducirla al mínimo y en caso de poder escoger, preferirían trabajar como los del primer cuadrante.
Relaciones con las partes interesadas. Las partes interesadas son todas las entidades del ambiente externo afectadas por las decisiones y acciones de la organización. Estos grupos tienen interés en las acciones que toma la organización e influyen en ella.
Los gerentes debe preocuparse pos las partes interesadas porque pueden traer resultados tanto positivos como negativos a la organización. Los gerentes deben tener mucha discreción al momento de planear, organizar, dirigir y controlar.
Cuestionario I PARCIAL ¿Quiénes son los gerentes, que hacen y como se clasifican? Explique. El gerente es un empleado que trabaja con otras personas y a través de ellas coordina actividades laborales de cada departamento compuesto por varios empleados para cumplir con las metas de la organización. lo que estos hacen es ayudar a los demás a hacer su trabajo de manera correcta y enseñarles a obtener logros; estos se clasifican en: Gerentes de línea: Están en el nivel inferior de la organización y dirigen el trabajo de los empleados de producción. En algunas organizaciones le llaman de otras formas. Gerentes Medios: Dirigen el trabajo de los gerentes de línea y pueden ostentar título de gerente de planta, de división, gerente regional. Directores: Son los responsables de establecer las estrategias de la organización, determinan los planes y metas por tiempos definidos y toman decisiones importantes para la organización.
¿Qué es la administración, eficiente y eficaz? Explique. es coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera efectiva cumpliendo las metas y utilizando el mínimo de los recursos
¿Cuáles son las funciones administrativas? Explique cada una de ellas. Son: •
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la planeación: Fijar metas, establecer estrategias y trazar planes especiales para coordinar las actividades. Organización: Determinar que hay que hacer, como se hace, quien lo hace, y cuando lo hace. Dirección: Dirigir y motivar al recurso humano y resolver los conflictos Control: Vigilar las actividades para asegurarse de que se realizan como se planeó
¿Cuáles son los roles del gerente? Explique cada uno de ellos Los roles de gerente según Henry Minzberg son: •
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Relaciones personales: Los que tienen que ver con la gente, y otros de índole protocolaria y simbólica y son: autoridad, líder y enlace. Transferencia de Información: consisten en recibir, almacenar y difundir información, incluyen los roles de: Supervisor, Difusor, Vocero. Toma de decisiones: Estos giran en torno a las decisiones, incluyen los roles de: Empresario, Manejador de Conflictos, Distribuidor de recursos, y Negociador.
¿Cuáles son las habilidades administrativas que deben tener los gerentes? Los gerentes requieren de ciertas habilidades para desarrollar sus deberes y actividades que caracteriza su trabajo. Robert Katz, encontró que los gerentes necesitan de tres habilidades básicas. 2. Habilidades Técnicas.-son los conocimientos y competencias en un campo especializado. 3. Habilidades de Trato Personal.- Consiste en la capacidad de trabajar bien con otras personas.
4. Habilidades Conceptuales.- Son las que poseen los gerentes para pensar y conceptuar situaciones abstractas y complejas. ¿Qué es una organización y cuáles son sus elementos? una organización es una asociación deliberada de personas para cumplir determinada finalidad; sus elementos son: 1. Cada organización tiene una finalidad distinta. 2. Toda organización esta compuesta por personas para cumplir sus metas. 3. Todas las organizaciones crean una estructura deliberada para que los integrantes puedan trabajar. Explique ¿cuál es la importancia de estudiar administración y que se entiende por universalidad de la misma? La importancia de estudiar administración es que aprendemos mejorar la forma de administrar las organizaciones; se entiende como universalidad de la administración que esta se da en todo momento sin importar el lugar.
¿Porqué es importante estudiar la historia de la administración? Es importante porque así nos vamos dando cuenta de la evolución que esta ha ido teniendo al pasar los años.
¿Qué son principios de administración? enumere los 14 principios de administración de Fayol Los principios de la administración son todas las reglas administrativas básicas que se aplican a todas las situaciones de las organizaciones. Los 14 principios de la Administración de Henri Fayol son: División Del Trabajo, Autoridad, disciplina, unidad de mando. Unidad de subdirección, subordinación, remuneración, centralización, escalafón, orden, equidad, estabilidad de la antigüedad, iniciativa y espíritu de grupo.
¿Qué es el método cuantitativo y como lo aplican los gerentes en la actualidad?
El método cuantitativo es el procedimiento utilizado para explicar eventos a través de una gran cantidad de datos, los gerentes en la actualidad lo aplican administrando las organizaciones que tienen bajo su cargo.
¿Qué es la administración científica y cuáles son sus principales precursores? Explique La administración científica es el manejo de las cosas científicamente y no empíricamente, para tener una mejor producción y colaboración de los operarios. Los precursores mas importantes son: -Frederick Winslow Taylor -Henry Lawrense Gantt -Frank y Lilly Gilbert
¿Cómo aplican los gerentes de hoy la administración científica? La aplican al momento de hacer una breve organización del trabajo; y para eso tiene que hacer un análisis del trabajo y estudio del tiempo y movimientos, estudio de la fatiga humana, una división del trabajo y especialización del obrero, un diseño de los cargos y tareas, los incentivos salariales y premios por producción, las condiciones de trabajo, la estandarización y la supervisión funcional.
¿Qué es el método sistémico y el de contingencias? explique El método sistémico es un conjunto de partes relacionadas e interdependientes dispuestas de tal manera que producen un todo unificado. El método de contingencias es el que plantea que como las organizaciones son diferentes y enfrentan situaciones distintas necesitan métodos diversos de administración, también se le llama método situacional. ¿Qué tendencias y temas actuales les interesa a las organizaciones hoy en día? Son: el servicio al cliente, la innovación, la diversidad de la fuerza del trabajo, espíritu emprendedor, administración del conocimiento y aprendizaje organizacional, administración de la calidad, la globalización, la ética y la administración en el mundo comercial electrónico.
¿Explique la importancia del correo electrónico en la administración de las organizaciones? El correo electrónico es importante en la administración de las organizaciones ya que este ayuda y agiliza la comunicación; y en la administración de toda organización tiene que haber una constante comunicación entre los gerentes con los demás gerentes, sus empleados, o entre los mismos empleados de la organización.
¿Qué es administración de la calidad y cuál es su importancia? Es una filosofía administrativa de mejoramiento continuo y de respuesta a las necesidades y expectativas de los clientes. El objetivo de esta es crear una organización comprometida con el mejoramiento continuo de los procesos de trabajo. La importancia de la administración de la calidad es que esta es más importante que la cantidad. Y que mediante administración de calidad se genera la cantidad. ¿Qué es la globalización y cuáles son las diferentes posturas que adoptan los gerentes en las organizaciones? Explique cada una de ellas. La globalización es un proceso económico, tecnológico, social y cultural a gran escala, que consiste en la creciente comunicación e interdependencia entre los distintos países del mundo unificando sus mercados, sociedades y culturas, a través de una serie de transformaciones sociales, económicas y políticas que les dan un carácter global.
¿Qué es cultura organizacional? La cultura organizacional o cultura de las organizaciones es un sistema de significados e ideas que comparten los empleados de una organización y que determina una buena medida de cómo se comportan entre ellos y con la gente de afuera.
¿Explique lo siguiente: Gerente “Omnipotente o Simbólico”? Gerente OMNIPOTENTE: los gerentes son los responsables directos del éxito o
fracaso de una institución.
Gerente SIMBOLICO: los gerentes tienen un efecto limitado en los principales
resultados de la organización debido a la gran cantidad de factores que no están bajo su control.
¿Enumere las dimensiones de la cultura de una organización? •
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Atención a los detalles: Grado en que se espera que los empleados den muestras de exactitud, análisis y atención a los detalles. Orientación a los resultados: Grado en el que los gerentes se centran en los fines y no en los medios. Orientación a las personas: Grado en que las decisiones gerenciales toman en cuenta los efectos de la gente en la organización. Orientación a los equipos: Grado en que el trabajo se organiza en equipos. Energía: Grado en que los empleados son enérgicos y competidores en lugar de cooperadores. Estabilidad: Grado en que las decisiones y actividades de la organización tienden al mantenimiento del Status Quo. Innovación y riesgos: Grado en el que se alienta a los empleados a innovar y correr riesgos.
¿Cuándo una cultura en una organización es fuerte y de que manera influye dentro de la empresa? Es fuerte cuando los valores fundamentales están muy arraigados y difundidos en los empleados. Esta tiene influencia en los empleados, entre mas acepten los valores fundamentales más comprometidos están con la organización y más fuerte es la cultura. ¿Cómo se sostiene la cultura en las organizaciones? •
Cuando se establece una cultura, la sostienen varias prácticas de la organización. Para el caso, en el momento de selección de personal los gerentes juzgan a los candidatos por los requisitos del puesto y por la capacidad de ajustarse a la organización.
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•
Los gerentes hacen preguntas como: ¿Prefiere trabajar solo o en equipo?, ¿Se siente mas cómodo en un ambiente formal o en uno informal?, ¿Preferiría archivar documento en el sótano, a ser recepcionista de un hotel? Los actos de los directores también tienen efectos importantes en la cultura de la organización, a través de lo que dicen y hacen establecen normas que se filtran a toda la organización.
¿Cómo se aprenden la cultura de las organizaciones los empleados? La aprenden por: •
ANECDOTAS.- estas arraigan el presente en el pasado explican y
ejemplifican lo que es importante en una entidad. •
RITOS.- Son secuencias repetidas de actividades que expresan y
refuerzan los valores de la entidad, las metas que son importantes y que personas son importantes. •
SIMBOLOS MATERIALES.- La disposición de las instalaciones, el
atuendo de los empleados, algunos rótulos de señalización demuestran el poder de los símbolos materiales para crear la personalidad de la organización. Formal, divertida, casual, seria. •
LENGUAJE.- Algunas entidades utilizan cierto tipo de lenguaje para
identificar a los miembros de una cultura. ¿Cuáles son los cuatro temas actuales de la cultura que deben considerar los gerentes y explique cada uno de ellos? Estos son: •
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Creación de una cultura ética: El contenido y la fuerza de la cultura de una entidad influye en su ambiente ético y en el comportamiento de sus miembros Creación de una cultura de innovación: hay Retos y participación, Libertad, Tiempo para las ideas, sentido del humor solución de conflictos, riesgos y polemices son aspectos que tiene una cultura de innovación. Creación de una cultura sensible a los clientes: La actitud sociable y cordial de los propios empleados. Las pocas normas rígidas, reglas y procedimientos a fin de satisfacer con libertad los difíciles requerimientos de servicio a clientes. El uso de Empoderamiento ayuda a los empleados a decidir con moderación que se necesita para satisfacer a los clientes. Los empleados debe de saber escuchar y
comprender los mensajes que envían los clientes. La claridad de las funciones de los empleados de servicios, ya que son los enlaces entre la entidad y los clientes, y esto evita los posibles conflictos con los clientes y mejora el rendimiento del empleado. ¿Defina que es ambiente externo, entorno específico y entorno general? •
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Se le conoce como ambiente externo a las fuerzas e instituciones fuera de la organización que pueden influir en su desempeño. Consta de dos componentes que son: el entorno específico y el entorno general. Entorno especifico: Abarca las fuerzas externas que tienen efecto directo e inmediato en las decisiones y actos de los gerentes y que son pertinentes para la obtención de metas de la organización; este es único en cada organización y cambia según las condiciones. Este se forma por: Los Clientes (Compradores que absorben los inventarios de la entidad), Los proveedores(Entidades que suministran materiales, servicios), La competencia (Las entidades rivales comerciales), Los grupos de presión (Ecologistas, activistas de derechos humanos, los sindicatos). Entorno general: Son las Condiciones externas generales que pueden incidir en la organización, comprende las condiciones: Económicas (Tasas de interés, inflación), políticas (Estatales y locales), Legales (flexibilidad o rigidez de la ley), Socioculturales, Demográficas (Características de la población), Tecnológicas y Mundiales (Constantes cambios tecnológicos y la globalización).
¿Cómo afecta el entorno a los gerentes? Lo afecta Por su grado de incertidumbre y por las relaciones entre la organización y las artes externas.
¿Defina que son partes interesadas de la organización y enumere cada una de ellas? Las partes interesadas son todas las entidades del ambiente externo afectadas por las decisiones y acciones de la organización. Estos grupos tienen interés en las acciones que toma la organización e influyen en ella. Las partes interesadas son: los Clientes, las Actividades Sociales y Políticas, la Competencia, las Acciones Comerciales e industriales, los Gobiernos, los Medios, las Comunidades, los Proveedores, los Accionistas, los Sindicatos y los Empleados.
Capitulo no.4 LA ADMINISTRACION EN UN ENTORNO GLOBAL ¿Cuál es su punto de vista Global?
Todos los gerentes de compañías exitosas enfrentan dificultades para administrar en un entorno global. Las personas con Mentalidad Estrecha no conciben que los demás tengan otras formas de vivir y de trabajar. Esta mentalidad es un enorme obstáculo de los gerentes que trabajan en un mundo empresarial globalizado. ¿Qué es Mentalidad Estrecha? Es una Visión limitada del mundo; Incapacidad de reconocer las diferencias de las personas, es decir, contemplar el mundo únicamente mediante su punto de vista. Si los gerentes caen en la trampa de ignorar los valores y los usos de los demás y aplican a las culturas extranjeras de “Lo nuestro es lo mejor” entonces adoptan posturas difíciles de competir con otros gerentes y organizaciones del mundo. Hay tres posturas básicas ante el mundo: 1. POSTURA ETNOCENTRICA
Idea limitada de que los mejores métodos y prácticas de trabajo son las del país donde está la casa matriz de la compañía. 2. POSTURA GEOCENTRICA
Es una idea cosmopolita que hay que aprovechar los mejores métodos y empleados de todo el mundo.. 3. POSTURA POLICENTRICA
Idea que los gerentes del país anfitrión conocen los mejores métodos y prácticas para dirigir sus empresas. Consideran que las operaciones extranjeras son diferentes y difíciles de entender y hasta es probable que los empleados locales determinen la mejor manera de hacer las cosas.
Informacion basica sobre las 3 posturas mundiales ETNEEEOCENTRI ETNOCENTRICA EEEA
Orientación
Patria Pat
V E N T J A S
D E S V E N T A J A S
POLICENTRICA
GEOCENTRICA
POLICENTRIC
EOCENTRICA
P País de residencia s de residencia
Mundo Mu
Estructura Simple Control más estrecho Conocimientos extensos del mercado y el trabajo de los extranjeros
Administración Ineficaz Inflexibilidad Retrocesos Sociales y Políticos.
Mas apoyo del gobierno local Gerentes locales dedicados y con moral elevada. Impone la comprensión de los problemas globales.
Duplicación del Trabajo Menor Eficiencia. Dificultad para mantener los objetivos Globales por la centralización en las tradiciones globales.
Objetivos locales y globales equilibrados. Mejores empleados y métodos de trabajo, cualquiera sea su origen. Dificultad de alcanzar la metas. Los gerentes deben de tener conocimientos locales y globales.
AREAS COMERCIALES REGIONALES: El comercio es esencial para la salud, la prosperidad y el bienestar social de los seres humanos. ahora la competencia mundial ha adoptado acuerdos comerciales regionales, como ser: UE, TLCAN, ANSA, OMC UE: Unión Europea Es una entidad unificada, económica y comercial, cuyo fin es eliminar las aduanas, los impuestos y subsidios, políticas nacionalistas e industrias protegidas, es decir, eliminar los obstáculos al empleo, las inversiones y el comercio. Su principal propósito es reafirmar su posición económica ante USA y Japón. TLCAN: Tratado de Libre Comercio con América del Norte: Lo constituyen:
Canadá, México y los Estados Unidos, para eliminar los obstáculos de aranceles, requisitos para licencias de importación, tarifas aduaneras y así fortalecer el poder económico de los tres países.. ANSA: Asociación de Naciones del Sureste Asiático Lo constituyen 10 naciones del sureste asiático es una alianza regional económica y política cuyo impacto rivalizara con el TLCAN y la UE. También existen otros acuerdos comerciales para fortalecer algunas encomias, para el caso el MERCOSUR (Mercado Común del Cono Sur), desde luego lo positivo o negativo que ocurre en un país repercute en los demás del grupo. OMC: Organización Mundial del Comercio Se requieren sistemas y mecanismos para establecer relaciones comerciales viables. Se ha creado uno de los mecanismos más importantes, siendo un sistema multilateral llamado Organización Mundial del comercio. Cuyo fin primordial es ocuparse de las reglas del comercio para las naciones.
Tipos de Organizaciones Globales: Corporaciones Multinacionales (CMN).- Son compañías que mantienen operaciones significativas en varios países pero las dirigen desde una matriz en la nación de origen. Corporaciones Transnacionales (CTN).- Son compañías que mantienen operaciones significativas en más de un país con dirección descentralizada en cada uno. Organización sin fronteras. Organización mundial en la que se suprimen las barreras geográficas artificiales. Como se vuelven Globales las Organizaciones: La organizaciones pasan por tres fases cuando se globalizan.
Como se vuelven Globales las Organizaciones : Subsidiaria Extranjera: Método de Globalización que consiste en invertir directamente, en oro país ,en una fabrica u oficina separada e independiente. Joint Ventures.- Método de Globalización que es una forma de alianza estratégica en la que los socios acceden a formar una organización independiente para algún fin particular especial. Alianzas Estratégicas.- Método de Globalización que consiste en establecer sociedades entre la organización y una compañía extranjera en la que las partes comparten recursos y conocimiento para el desarrollo de productos nuevos o construir instalaciones fabriles. Licencias: Método de Globalización de las empresas de manufactura que consiste en conceder a otras organizaciones el derecho de explotar su marca, tecnología o especificaciones de productos. Franquicias.- Método de Globalización de las organizaciones de servicios que consiste en conceder a otras el derecho de su marca, tecnología o especificaciones de producto. La administración en un Entorno Global: El entorno Legal y Político: Los gerentes de toda organización global deben mantenerse informados de las leyes pertinentes en los países donde hacen negocios. La inestabilidad política y legal puede causar incertidumbre a la inversión extranjera, Los gerentes deben de entender las restricciones en las que operan y las oportunidades que se les presentan.
El Entorno Económico.- el gerente global debe de estar al tanto de la situación económica cuando hace negocios con otros países, uno de los primeros aspectos a considerar es el Sistema Económico en el que opera el país. Los dos tipos principales son una economía de mercado y una economía controlada. Economía de Mercado: Es aquella en la que el sector privado es dueño de los recursos y los controla. Economía Controlada.- es aquella en la que el gobierno central planea todas las acciones económicas. Ninguna economía es puramente de mercado o controlada, los gerentes deben conocer de sistema económico del país donde operan porque pueden restringir sus decisiones y sus actos. Entorno Cultural: se ve afectado por la cultura nacional, es decir, por los valores y actitudes que comparten los habitantes de un país y que definen sus comportamientos y convicciones sobre lo que es importante. Cuál es la cultura que le debe de importar a un gerente: A los gerentes les debe de importar la cultura nacional, porque no pueden imponer la cultura de la organización en otro países, arbitrariamente, primero se debe de investigar cómo se manejan las costumbre y valores en cierta región mundial. Teoría de Hofstede para la evaluación de las culturas En conclusión los gerentes y los empleados difieren en cinco dimensiones: 1. 2. 3. 4. 5.
Individualismo. Colectivismo. Rechazo a la Incertidumbre. Cantidad y Calidad de vida. Orientación a corto y a largo plazo.
El esquema GLOBE para la evaluación de las culturas La actualización de las dimensiones de Hofstede se logra mediante el proyecto GLOBE: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Asertividad, Orientación al futuro, Diferenciación Sexual, Evasión a la Incertidumbre, Distancia del Poder, Colectivismo en los Grupos, Orientación al Desempeño, Orientación Humanista
CAPITULO 5
RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ÉTICA ADMINISTRATIVA ¿QUÉ ES LA RESPONSABILIDAD SOCIAL? El Enfoque El Enfoque Clásico: Idea de que la única responsabilidad social de la administración es obtener las mayores ganancias. Implica: Responsabilidad moral/sociedad, Participación en los ámbitos social, legal y político. “Hacer lo correcto” •
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Argumentos a favor y en contra de la responsabilidad social A Favor En contra Expectativas Publicas Utilidades a Largo Plazo Obligación Ética e imagen Publica Mejor Ambiente y mejor prevenir que remediar Desaliento de nuevas formas gubernamentales Equilibrio de responsabilidad y poder Intereses de los accionistas y posesión de recursos o
o o
o
o
No se respeta la búsqueda de las ganancias máximas Dilución de los fines Costos Demasiado poder Falta de capacidades Falta de responsabilidad o
o o o o o
o
o
Obligación Social: De la Obligación a la Sensibilidad y la Responsabilidad Responsabilidad social Sensibilidad social •
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¿ES RENTABLE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL? •
•
Relación positiva entre el compromiso social y el desempeño económico de las empresas. Dificultades para definir y medir la “Responsabilidad social” y el “Desempeño económico”.
ENFOQUE ECOLOGISTA DE LA ADMINISTRACIÓN •
Reconocimiento del vínculo directo entre las decisiones y actividades de la organización y su impacto en el entorno natural.
PROBLEMAS DEL ENTORNO GLOBAL QUE ENFRENTAN LOS GERENTES
Aire, agua y contaminación por desechos tóxicos
Alerta global por emisión de gases invernadero
Agotamiento de los Recursos Naturales
ADMINISTRACIÓN POR VALORES Propósitos de los valores compartidos: • • •
Sirven como guía para las decisiones gerenciales Delinean el comportamiento de los empleados Los gerentes establecen y mantienen los valores compartidos
ÉTICA ADMINISTRATIVA Son las reglas y principios que definen la conducta correcta o incorrecta.
CUATRO PERSPECTIVAS DE LA ÉTICA •
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Perspectiva utilitaria Perspectiva legal Perspectiva de la teoría de la justicia Teoría de los contratos sociales integrados
FACTORES QUE INCIDEN EN LA ÉTICA DE LOS EMPLEADOS
Nivel del desarrollo moral individual: Es una medida de independencia de las influencias del exterior. Hay 3 tipos de niveles de desarrollo moral individual y son: el preconvencional; el convencional y el de los principios.
ETAPAS DEL DESARROLLO MORAL
CARACTERÍSTICAS DE LOS INDIVIDUOS LOCUS DE CONTROL: Atributo de la personalidad que mide el grado en el que la gente cree que controla su propia vida. LOCUS EXTERNO: Creencia de que lo que nos pasa es obra de la casualidad o de la suerte. LOCUS INTERNO: Creencia de que controlamos nuestro propio destino. VARIABLES ESTRUCTURALES: •
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Son Características y Mecanismos organizacionales que guían e influyen la ética individual. Las diferencias sociales y culturales son las que determinan los comportamientos aceptables. ÉTICA EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL Las normas éticas no son universales. Prácticas de corrupción en el extranjero: •
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Hacer lo ilegal para corromper a un funcionario extranjero al pagarle un soborno, es posible cuando es una práctica aceptada en ese país. ¿CÓMO PUEDEN MEJORAR LOS GERENTES EL COMPORTAMIENTO ÉTICO EN UNA ORGANIZACIÓN?
CAPITULO 6
El proceso de toma decisiones
Los empleados, en todos los niveles y áreas de las organizaciones toman decisiones entre una gama de alternativas. ♦ Los altos ejecutivos toman decisiones sobre las metas de la organización. ♦ Los gerentes de nivel medio toman decisiones sobre los calendarios de producción semanal o mensual. ♦ Los gerentes de nivel inferior toman decisiones sobre las ventas que van a realizar durante un tiempo X y un mercado Y. La toma de decisiones es un proceso completo, no sólo el acto de escoger entre opciones. El proceso de toma de decisiones es una serie de ocho etapas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Identificación del problema. Identificación de los criterios de decisión. Asignar pesos a los criterios. Desarrollar las alternativas. Analizar las alternativas. Seleccionar una alternativa. Implementar la alternativa. Evaluar la eficacia de la decisión.
1. Identificación del problema.
El proceso de toma de decisiones comienza en la existencia de un problema, o en una discrepancia entre la situación actual y la situación deseada. No es fácil identificar problemas, para identificarlos con más facilidad, los gerentes tienen que comprender las tres características de los problemas: ♦ ♦ ♦
estar concientes de ellos Estar presionados para actuar Tener los recursos necesarios para emprender acciones.
Los gerentes se hacen concientes de un problema al comparar el estado actual de las cosas con la situación en la que deberían estar o quisieran que estuvieran. Para iniciar el proceso de toma de decisiones, el gerente debe de sentirse presionado. Y la presión puede venir de políticas de la organización, plazos de entrega, actos de la competencia, disminución inminente del desempeño de los empleados. Los gerentes, en cualquier nivel, deben estar revestidos de autoridad suficiente para que puedan actuar ante una situación problemática. Además deben de contar con la disposición de información y de recursos para actuar. 2. Identificación de los criterios de decisión.
Los gerentes deben de identificar los criterios de decisión pertinentes para tomar decisiones ante una situación. En el ejemplo se evalúan criterios de decisión como ser: Costos de inicio.
Tasa de fracasos. Potencial de crecimiento. Apoyo del dueño de la franquicia. 3. Asignar pesos a los criterios.
Por lo general, los criterios de decisión nunca tienen la mima importancia, entonces, quien toma la decisión tiene que ponderarlos en forma ordenada para asignarles la prioridad correcta en la decisión. ¿Cómo se ponderan los criterios? Un método fácil y práctico consiste en dar al criterio más importante un peso o valor de 10 y tomarlo como referencia para ponderar los otros de forma escalar. La idea es establecer una escala de valor a los criterios identificados. 4. Desarrollar las alternativas.
El gerente debe de preparar una lista de alternativas viables que resuelvan el problema, en esta etapa solamente se enumeran las alternativas. 5. Analizar las alternativas.
Después de haber enumerado las alternativas, el gerente debe analizarlas críticamente. La evaluación se debe de hacer de acuerdo a los criterios establecidos en la etapa 1 y 2 para obtener las ventajas y desventajas de cada alternativa, algunas evaluaciones se hacen objetivamente. El punto es que en la mayor parte de las decisiones de los gerentes requieren ejercer el juicio, es decir aplicar las etapas 2, 3 y 5. Es conveneniente que tanto los criterios de decisión como las alternativas se ponderen escalarmente para discriminar los de menor importancia 6 Seleccionar una alternativa.
En esta etapa se debe de elegir una alternativa entre todas las consideradas. Después de ponderar todos los criterios de decisión y analizar todas las alternativas viables escogemos aquella que generó el mayor total en la etapa 5. 7 Implementar la alternativa.
En esta etapa se pone en marcha la decisión, la cual consiste en comunicarla a los afectados y tratar de lograr que se comprometan con ella. Si las personas que deben implementar la decisión participan en el proceso, es más probable que apoyen con entusiasmo el resultado.
8. Evaluar la eficacia de la decisión.
En esta última etapa se evalúa el resultado de la decisión para saber si se resolvió el problema. ¿Qué ocurre si la evaluación muestra que el problema persiste? El gerente tiene que examinar que salió mal. ¿Definió mal el problema? ¿Cometió errores en la evaluación de las alternativas?
¿Eligió la alternativa correcta pero la implantó mal? Las respuestas llevarán al gerente de vuelta a una de las etapas anteriores para comenzar el ciclo. El gerente es quien decide Ya hemos hablado que todos los empleados, sin importar el nivel, toman decisiones; pero la toma de decisiones es particularmente importante en el trabajo de un gerente. La toma de decisiones es una parte de las cuatro funciones gerenciales, por esa razón los gerentes se definen como los que toman decisiones. Muchas decisiones de los gerentes son de rutina y no tienen que llevar este largo proceso, sin embargo, hay situaciones adversas y complejas en las cuales hay que ser más analíticos y asertivos. Ahora consideraremos tres teorías sobre la forma en que se toman decisiones: ♦ Racionalidad, ♦ Racionalidad acotada e ♦ Intuición Racionalidad. Se supone que la toma de decisiones gerenciales es racional, es decir congruentes y con el máximo valor para el contexto de sus restricciones específicas. ¿cuáles son las premisas de esa racionalidad y su validez? Si quien toma decisiones fuera perfectamente racional, seria por completo objetivo y lógico. Definiría con esmero el problema y fijaría una meta clara y especifica. Las premisas de la racionalidad se aplican a todas las decisiones, personales y gerenciales. La toma racional de decisiones presupone que las decisiones obedecen a los mejores intereses de la organización y no a los propios del gerente. Tomar decisiones llevaría siempre a elegir la alternativa que lleve al máximo la probabilidad de alcanzar la meta. Racionalidad Acotada. Los que toman buenas decisiones hacen ciertas cosas: ♦ Identifican los problemas. ♦ Consideran las alternativas. ♦ Reúnen información y actúan con energía y prudencia. Se espera que los gerentes exhiban los comportamientos correctos de la toma de decisiones. Los gerentes toman las decisiones racionalmente pero están limitados (acotados) por su capacidad de procesar información, así es que los gerentes llegan a una solución satisfactoria en vez de una optima. Es decir decisiones lo suficientemente buenas, para su capacidad de análisis de la cantidad de información. La toma de decisiones se ve influenciada de la organización, su cultura, políticas internas, consideraciones de poder y un fenómeno llamado intensificación del compromiso (aferrarse a decisiones equivocadas).
Papel de la Intuición Los gerentes, a veces siguen su intuición, la cual mejora sus decisiones. La toma de decisiones intuitiva es el proceso de tomar decisiones a partir de experiencias pasadas y el buen juicio. La intuición es un complemento de la racionalidad.
Clases de problemas y decisiones 1. Problemas estructurados y decisiones programadas. 2. Problemas sin estructurar y decisiones sin programar. Problemas estructurados y decisiones programadas. Son los problemas sencillos, donde la meta del que toma decisiones es clara, el problema es conocido y la información al respecto se define y reúne fácilmente, se le llama programado porque son decisiones que prácticamente se ejercen de rutina. Ejemplos: El mal servicio en un restaurante. En este tipo de problemas el gerente no pasa por las dificultades y esfuerzos de emprender un proceso de decisión. Por el contrario, el gerente recurre a la decisión programada, de la cual hay tres versiones: ♦ Procedimiento, ♦ Regla o ♦ Política. ♦
Procedimiento.- Conjunto de pasos sucesivos que da el gerente para responder a un problema estructurado.
♦
♦
Regla.- Es una declaración explícita de lo que pueden hacer y no hacer los gerentes. Política.- son normas definidas que sirven para tomar decisiones.
Problemas sin estructurar y decisiones sin programar (Integración). Estos son los Problemas que son nuevos e inusitados y para los cuales la información es ambigua o incompleta. Cuando los problemas no están estructurados los gerentes toman una decisión no programada para llegar a soluciones únicas. Las decisiones sin programar son únicas, no soluciones a la medida.
se repiten y requieren de
Integración.Como los gerentes de nivel inferior tienen problemas conocidos y repetidos, por lo general recurren a decisiones programadas, tales como procedimientos, reglas, y normas. Los problemas que enfrentan los gerentes se hacen menos estructurados a medida que ascienden por la jerarquía de la organización. Los gerentes de nivel superior dejan a los gerentes de nivel inferior las decisiones de rutina, para problemas estructurados y deciden sobre los problemas poco comunes y no estructurados.
Condiciones para la toma de decisiones. Los gerentes enfrentan tres condiciones al momento de tomar decisiones: 1. Certeza, 2. Riesgo e 3. Incertidumbre 1.- Certeza.Es una situación en la que el gerente puede tomar decisiones correctas porque conoce con seguridad los resultados de todas las alternativas. 2.- Riesgo.Es una situación en la cual quien toma la decisión estima la posibilidad de ciertos resultados.
La capacidad de asignar probabilidad, a través de datos históricos, a los resultados es producto de experiencias personales o de información de segunda mano. 3.- Incertidumbre.Es una situación en la cual quién decide cuenta con poca información, no tiene la certeza ni cuenta con cálculos de probabilidades. Incertidumbre.- Es esta situación ♦ el gerente optimista preferiría la opción maximax (maximizar el máximo resultado posible). ♦
el gerente pesimista preferiría la opción maximin (maximizar el mínimo resultado posible).
Estilo de toma de decisiones. Los estilos de la toma de decisiones de los gerentes varían en dos dimensiones: 1. La forma de pensar. Algunos son más racionales y lógicos. 2. La tolerancia a la ambigüedad del individuo. Necesitan que haya constancia y orden en la forma en que estructuran la información para reducir al mínimo la ambigüedad. Cuando se diagraman estas dos dimensiones se revelan cuatro estilos de toma de decisiones: 1. Estilo directivo.- toleran poco la ambigüedad y su forma de pensar es racional, son eficientes y lógicos. su eficiencia y prontitud en la toma de decisiones hacen que cumplan esta función con mínima información y que evalúen pocas alternativas. 2. Estilo Analítico.- toleran mucho más la ambigüedad y su forma de pensar es racional, son eficientes y lógicos. El estilo analítico se caracteriza por su capacidad de adaptarse o enfrentar situaciones únicas. 3. Estilo conceptual.- toleran mucho más la ambigüedad y tienen una forma intuitiva de pensar. Tienen miras muy amplias y buscan muchas alternativas, se enfocan en el largo plazo y son muy buenos para encontrar soluciones creativas a los problemas. 4. Estilo conductual.- toleran poco la ambigüedad y tienen una forma intuitiva de pensar. Los que toman decisiones bajo este estilo trabajan muy bien con los demás, se interesan en los logros de otros y aceptan sugerencias y tratan de evitar conflictos.
Prejuicios y errores en la toma de decisiones. Los gerentes no solo ejercen su estilo particular sino que también siguen reglas prácticas o métodos heurísticos para simplificar el proceso. Los métodos heurísticos son reglas prácticas con las que los gerentes simplifican la toma de decisiones
Exceso de Confianza.- Cuando los gerentes piensan que saben más de lo que
en realidad saben.
Satisfacción Inmediata.- Cuando los gerentes buscan los beneficios
instantáneos y evitan los costos inmediatos. Efecto de Ancla.- Cuando los que deciden se quedan fijados en la información inicial como punto de partida y no se adaptan a la información siguiente. Percepción Selectiva.- Cuando los gerentes organizan selectivamente e interpretan acontecimientos de acuerdo con sus impresiones tergiversadas Confirmación.- Los gerentes buscan información que confirma sus ideas preconcebidas y se muestran críticos y escépticos de la información que arroja dudas sobre esas ideas. Contextualización.- Cuando los que deciden eligen y subrayan ciertos aspectos de una situación al tiempo que excluyen otros.
Disponibilidad.- Cuando quienes deciden recuerdan acontecimientos más
recientes y hacen estimaciones y juicios distorsionados. Representación.- Cuando los que deciden evalúan la probabilidad de que ocurra un suceso de acuerdo con su semejanza con otros sucesos.
¿Qué es administración de la calidad y cuál es su importancia? Es una filosofía administrativa de mejoramiento continuo y de respuesta a las necesidades y expectativas de los clientes. El objetivo de esta es crear una organización comprometida con el mejoramiento continuo de los procesos de trabajo.
¿Qué es la globalización y cuáles son las diferentes posturas que adoptan los gerentes en las organizaciones? Explique cada una de ellas La globalización es un proceso económico, tecnológico, social y cultural a gran escala, que consiste en la creciente comunicación e interdependencia entre los distintos países del mundo unificando sus mercados, sociedades y culturas, a través de una serie de transformaciones sociales, económicas y políticas que les dan un carácter global. Hay tres posturas básicas ante el mundo: 2. POSTURA ETNOCENTRICA: Idea limitada de que los mejores métodos y prácticas de trabajo son las del país donde está la casa matriz de la compañía. 4. POSTURA GEOCENTRICA: Es una idea cosmopolita que hay que aprovechar los mejores métodos y empleados de todo el mundo..
5. POSTURA POLICENTRICA: Idea que los gerentes del país anfitrión conocen los mejores métodos y prácticas para dirigir sus empresas. Consideran que las operaciones extranjeras son diferentes y difíciles de entender y hasta es probable que los empleados locales determinen la mejor manera de hacer las cosas.
¿Cuál es el proceso a través del cual se vuelven globales las organizaciones? Explique cada uno de ellos. Como se vuelven Globales las Organizaciones : Subsidiaria Extranjera: Método de Globalización que consiste en invertir directamente, en oro país ,en una fabrica u oficina separada e independiente. Joint Ventures.- Método de Globalización que es una forma de alianza estratégica en la que los socios acceden a formar una organización independiente para algún fin particular especial. Alianzas Estratégicas.- Método de Globalización que consiste en establecer sociedades entre la organización y una compañía extranjera en la que las partes comparten recursos y conocimiento para el desarrollo de productos nuevos o construir instalaciones fabriles. Licencias: Método de Globalización de las empresas de manufactura que consiste en conceder a otras organizaciones el derecho de explotar su marca, tecnología o especificaciones de productos. Franquicias.- Método de Globalización de las organizaciones de servicios que consiste en conceder a otras el derecho de su marca, tecnología o especificaciones de producto.
¿Qué entornos deben analizar los gerentes para evaluar el entorno en forma global? Son: Aire, agua y contaminación por desechos tóxicos, la alerta global por emisión de gases invernaderos y el agotamiento de los Recursos Naturales.
Analice las dificultades de hacer negocios globales en el mundo de hoy
Explique las 8 dimensiones GLOBE para evaluar las culturas. 9. Asertividad,
10.Orientación al futuro, 11.Diferenciación Sexual, 12.Evasión a la Incertidumbre, 13.Distancia del Poder, 14.Colectivismo en los Grupos, 15.Orientación al Desempeño, 16.Orientación Humanista ¿Qué es responsabilidad social? Como el deber de una empresa, aparte de los requisitos legales y económicos, de perseguir metas de largo plazo para bien de la sociedad. ¿Cuáles son los 2 concepto de la responsabilidad social explique cada uno de ellos? concepto clásico: reza que la única responsabilidad social de la administración es obtener las mayores ganancias. Concepto socioeconómico: Es la idea de que la responsabilidad social de la administración va más allá de hacer ganancia para incluir la defensa y el mejoramiento del bienestar de la sociedad. Enumere las cuatro etapas de la progresión de las responsabilidades sociales de una empresa explique cada una. Etapa 1: El gerente se adhiere a la postura clásica de la responsabilidad social y persigue los intereses de los Accionistas al tiempo que obedecen leyes y normas. Etapa 2: Los gerentes extienden sus responsabilidades a otro grupo interesado: los empleados. Etapa 3: Los gerentes extienden sus responsabilidades a otros interesados del entorno, principalmente cliente y proveedores. Etapa 4: El mayor compromiso socioeconómico, los gerentes sienten una responsabilidad con toda la sociedad. ¿Qué es obligación social? Es el deber de una empresa de cumplir con sus responsabilidades económicas y legales. ¿Qué es sensibilidad social? Es la capacidad de una empresa de adaptarse condiciones sociales.
a los cambios de las
¿Que es el enfoque ecológico de la gerencia? Es el reconocimiento del vínculo directo entre las decisiones y actividades de la organización y sus repercusiones con la naturaleza. ¿Cuáles son los principales problemas ecológicos y causantes?
quiénes son sus
Los principales problemas son: el agotamiento de los recursos naturales, el calentamiento de la atmosfera, la contaminación y los accidentes industriales. Los causantes directos del deterioro ambiental son los seres humanos, y su indiferencia ante ellos, porque desarrolla actividades industriales sin considerar el ambiento agotando y contaminando los recursos, así como no teniendo cuidado de los desechos que genera.
¿Cuáles son las posturas ecológicas de las empresas? AZUL CLARO es una postura legal ajustando las decisiones solamente a lo que impone la ley , donde la organización muestra muy poca sensibilidad por estos temas solamente obedece reglas sin objeciones legales, tratando de sacarle ventaja .
POSTURA DE MERCADO donde la organización responde a las preferencias ambientales de su cliente, y hará lo que sus clientes le demanden en cuanto a productos seguros.
POSTURA DE LOS ACCIONISTAS la organización se esfuerza por cumplir con la demanda de los diversos interesados, ejemplo, para empleados, para proveedores, para comunidad.
POSTURA ACTIVISTA la organización busca los medios para respetar el medio ambiente se manifiesta en mayor medida su sensibilidad ambiental y es un ejemplo de ilustración y responsabilidad social.
¿Que es administración por valores? Es una metodología que viene desde la dirección, en donde los gerentes establecen y sostienen los valores que se comparten con la organización.
Cuáles son los objetivos de los valores compartidos de la organización? •
Guían las decisiones y acciones de los gerentes.
•
Definen los comportamientos de los empleados
•
Influyen las actividades del márquetin.
•
Fomentan el espíritu de grupo.
¿Qué es ética? Es la que se refiere a las reglas y principios que definen la conducta correcta e incorrecta. ¿Cuáles son las cuatro nociones de ética? Explique •
•
•
•
Noción Utilitaria: Idea ética de que las decisiones morales se toman de acuerdo con su resultado o consecuencias. Noción Legalista: Idea de la ética centrada en el respeto y la protección de las libertades y los privilegios. Noción ética de la teoría de la justicia: teoría ética según la cual los gerentes aplican las reglas de manera justa e imparcial siguiendo las normas y lineamientos legales. Teoría de los contratos sociales integrados: teoría ética que postula que las decisiones morales deben basarse en las normas éticas de las industrias y comunidades para determinar lo que constituye lo correcto y lo incorrecto.
¿Cuáles son los factores que influyen en el comportamiento moral o inmoral? •
Disyuntiva Ética
•
Etapa del desarrollo moral.
•
Variables estructurales.
•
Cultura de la organización.
•
Comportamiento moral o inmoral.
•
Intensidad del problema.
•
Características individuales.
¿Cuáles son los planos del desarrollo moral y describa cada etapa? Planos: preconvecional, convencional, De los principios. Etapas:
•
Apegarse a las reglas para evitar castigos físicos.
•
Seguir las reglas solo por el interés inmediato.
•
Estar a la altura de lo que esperan las personas cercanas.
•
•
•
Mantener el orden convencional cumpliendo con las obligaciones aceptadas. Valorar los derechos de los demás y defender valores y derechos absolutos, cualquiera que se la opinión de la mayoría. Seguir los principios éticos elegidos por uno mismo, aunque infrinjan la ley.
¿Cuáles son las características de los individuos? Explique •
•
•
Valores: Convicciones básicas sobre lo correcto y lo incorrecto. Firmeza del ego: Medida de personalidad de la fuerza de las convicciones personales. Sede de control: Atributo de la personalidad que manifiesta el grado al que el individuo cree que controla su destino.
¿Cuales son las determinantes de la intensidad de un problema ético? Son seis y se clasifican de la siguiente manera: •
Magnitud del daño
•
Probabilidad del Daño
•
Inmediatez de las consecuencias
•
Proximidad a las victimas
•
Concentracion del efecto
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Consenso del mal
¿Qué es el pacto mundial? Documento de nueve principios para hacer negocios en todo el mundo ¿Como se dividen y cuales son los nueve principios del pacto mundial? Se dividen en tres: •
Derechos humanos que contempla dos principios Principio 1: Apoyar y respetar la proteccion internaacional os dentro de su esfera de influencia
Principio 2 : Asegurarse de que las corporaciones comerciales no hacen cómplices de faltas a los derechos humanos
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Normas de Trabajo que contemplan cuatro principios Principio 3: Libertad de asociacion y reconocimiento real del derecho a la negociacion colectiva Principio 4: Supresion de todas las formas de trabajo forzado u obligado Principio 5: Ambolición efectiva del trabajo infantil Principio 6: Eliminacion de la discriminacion en el empleo y la ocupación
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Ambiente contempla tres principios Principio 7: Adoptar un método de prevención para los problemas ambientales Principio8: Emprender responsabilidad ambiental
iniciativas
que
acrediten
la
Principio 9: Alterar el desarrollo y la difusión de tecnologias inocuas para el ambiente
¿Qué es el código de Etica? Declaración formal de los principales valores y normas éticas a los que la organizacion espera que se adhiera su empleado ¿Cómo debe ser un codigo de ética y como se divide? Lo s codigos tiene que ser loo bastante especificos para mostrar a los empleados el espiritu en el que se supone que deben trabajar pero suficientemente amplios para dar lugar a la libertad de juicio. Se divide en tres •
Ser miembro confiable de la organizacion
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No hacer nada ilegal o impropio que dañe a la organizacion
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Conducirce bien con los clientes
¿Cual seria la evaluación deun desempeño fundamental de un individuo?
La evaluación se centra exclusivamente en las metas económicas, los fines van justificar los medios, una organización quiere que sus empleados osten normas éticas elevadas. ¿Cree que la presión del trabajo lo empuja a actos inmorales e ilegales en el trabajo? La presión del trabajo lo empuja a actuar inmoral mente y legalmente en sus trabajos Como: tomar el camino fácil en control de calidad, esconder incidentes, Mentir o engañar a los clientes, falsificar firmas o informes
¿Cual son las implicaciones para los gerentes? Pensamos que tiene que concentrarse entres elementos liderazgo ético, protección de los empleados que denuncias malos manejos e impacto social de la organización ¿Que pueden ser los gerentes para ejercer un liderazgo ético? Lo mejor que puede ser los gerentes es dar un buen ejemplo, Ser éticos y honestos ¿Qué es manejo de impacto social? Es la preció que ejerce las partes interesadas sobre la organización para que reacciones antes los temas sociales, se espera que lo gerente sea responsables por la manera que conduce los negocios.
Brevemente describa los pasos del proceso de toma de decisiones 9. Identificación del problema. 10.Identificación de los criterios de decisión. 11.Asignar pesos a los criterios. 12.Desarrollar las alternativas. 13.Analizar las alternativas. 14.Seleccionar una alternativa. 15.Implementar la alternativa. 16.Evaluar la eficacia de la decisión. ¿Que es la Racionalidad Acotada?
Es cuando los gerentes toman las decisiones racionalmente pero están limitados (acotados) por su capacidad de procesar información, así es que los gerentes llegan a una solución satisfactoria en vez de una optima. Es decir decisiones lo suficientemente buenas, para su capacidad de análisis de la cantidad de información. ¿Cuál es el papel de la intuición en la Toma de decisiones? Los gerentes, a veces siguen su intuición, la cual mejora sus decisiones. El papel de la intuición en la toma de decisiones es de que el gerente tome decisiones a partir de experiencias pasadas y el buen juicio. La intuición es un complemento de la racionalidad.
¿Cuál es la relación entre problemas estructurados y decisiones programadas? La relación entre estas es que al haber cierto tipo de problema ya hay ciertas decisiones ya programadas para solucionar dicho problema. ¿Cuál es la relación entre problemas sin estructurar y decisiones sin programar? La relación entre estas es que al haber cierto tipo de problema no hay decisiones programadas y los gerentes toman una decisión no programada para llegar a soluciones únicas. “ Las decisiones sin programar son únicas, no se repiten y requieren de soluciones a la medida”.
Hay tres condiciones para la toma de decisiones: Certeza, Riesgo, e Incertidumbre ¿A que refiere cada una de ellas? 1.- Certeza: Es una situación en la que el gerente puede tomar decisiones correctas porque conoce con seguridad los resultados de todas las alternativas. 2.- Riesgo: Es una situación en la cual quien toma la decisión estima la posibilidad de ciertos resultados. La capacidad de asignar probabilidad, a través de datos históricos, a los resultados es producto de experiencias personales o de información de segunda mano. 3.- Incertidumbre: Es una situación en la cual quién decide cuenta con poca información, no tiene la certeza ni cuenta con cálculos de probabilidades.
Explique cada uno de los 4 estilos de la Toma de Decisiones 5. Estilo directivo.- toleran poco la ambigüedad y su forma de pensar es racional, son eficientes y lógicos. su eficiencia y prontitud en la toma de
decisiones hacen que cumplan esta función con mínima información y que evalúen pocas alternativas. 6. Estilo Analítico.- toleran mucho más la ambigüedad y su forma de pensar es racional, son eficientes y lógicos. El estilo analítico se caracteriza por su capacidad de adaptarse o enfrentar situaciones únicas. 7. Estilo conceptual.- toleran mucho más la ambigüedad y tienen una forma intuitiva de pensar. Tienen miras muy amplias y buscan muchas alternativas, se enfocan en el largo plazo y son muy buenos para encontrar soluciones creativas a los problemas. 8. Estilo conductual.- toleran poco la ambigüedad y tienen una forma intuitiva de pensar. Los que toman decisiones bajo este estilo trabajan muy bien con los demás, se interesan en los logros de otros y aceptan sugerencias y tratan de evitar conflictos. Enumere diez errores y prejuicios comunes en la toma de decisiones
1. Exceso de Confianza 2. Satisfacción Inmediata 3. Efecto de Ancla 4. Percepción Selectiva 5. Confirmación 6. Contextualización 7. Representación 8. Disponibilidad 9. Casualidad 10.Costos Incurridos 11.Egoísmo
CAPITULO 7
Fundamentos de la planeación. QUE ES LA PLANEACION? Es definir las metas de la organización, establecer la estrategia general para trazar y alcanzar los planes con el fin de integrar y coordinar el trabajo de la organización. QUE MARCA LA PLANEACION? Marca una dirección, reduce la incertidumbre y los re-trabajos y establece criterios para controlar. Reduce el desperdicio de actividades y de recursos disponibles. CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE LA PLANEACION FORMAL E INFORMAL? • La Planeación Formal.- Es la que todos los gerentes practican y en parte ya lo hacen como habitual.
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La Planeación Informal.- es general, no traza planes definidos y le falta continuidad.
PORQUE PLANEAN LOS GERENTES La planeación establece las metas, los planes y/o los criterios de control, con el fin de comparar el desempeño con las metas. Es decir, se consideran las desviaciones importantes y se emprenden las medidas correctivas. Vale la pena Planear?: Si no hay planeación no hay control. • La planeación formal está muy relacionada con el mayor rendimiento de las utilidades, y resultados financieros positivos. • Muy probable que la calidad del proceso de la planeación y la puesta en marcha de los planes aporte más al desempeño de la organización. • Las fuerzas ambientales reducen las opciones para los gerentes, por planear y tener logros. COMO PLANEAN LOS GERENTES Sin planear los gerentes no sabrían organizar, dirigir o controlar. 1. Se definen metas y planes.- Las metas son los resultados deseados para los individuos, grupos y organizaciones enteras. Los planes son documentos en los que se explica cómo se van a alcanzar las metas, y por lo regular se delinea la asignación de recursos, calendarios, responsables de las actividades necesarias para concretar las metas. 2. Se describen las clases de metas de la organización: Podrían ser las utilidades esperadas, aumentar la participación del mercado, fomentar el entusiasmo del trabajo en sus empleados, entre otras. Las metas económicas se relacionan con el desempeño financiero de la organización, en tanto que las estratégicas atañen a otras áreas de su desempeño. 3. Qué importancia tiene la declaración de las metas en la organización: Las metas se declaran como anuncios oficiales que la organización dicta y con esto se busca que los involucrados las consideren como sus objetivos primordiales. 4. Cuáles son los tipos de planes: Los tipos de planes dependen del período en el cual se van a ejercer: • • • •
Planes específicos. Tienen objetivos definidos claramente Planes direccionales.- son flexibles y establecen lineamientos generales. Plan Único.-Satisfacen necesidades de una sola ocasión. Planes Permanentes.- encauzan las actividades que se realizan repetidamente, comprenden políticas, reglas y procedimientos.
FIJACION DE METAS Y PREPARACION DE PLANES 1. Metodología tradicional para fijar metas: se definen en la dirección de la organización y luego se dividen en metas parciales para cada nivel de la misma. Efecto cascada.
2. Que es cadena de medios y fines: Sucede cuando la jerarquía de las metas de la organización está definida claramente y se forma una red integrada de metas. 3. A que se le llama método de Administración Por Objetivos (APO): es un sistema de administración en el que los empleados y sus jefes determinan las metas concretas del desempeño, se revisa periódicamente el progreso hacia tales metas y se distribuyen las recompensas de acuerdo al progreso, La APO también sirve para motivar
a los empleados y así todos ganan; esta consta de cuatro elementos básicos que son: La Especificidad de las metas, La Toma de decisiones participativa, Un plazo explícito (definido), y La retroalimentación del desempeño. 4. a) b) c) d) e) f) 5.
Cuáles son las características de las metas bien diseñadas?: estas son: Están escritas en términos de resultados, más que en acciones. Son mesurables y cuantificables. Señalan claramente sus plazos. Son difíciles pero accesibles. Se escriben. Se comunican a todos los miembros de la organización Cuáles son las etapas de la fijación de metas: estas son: a. Revisar la visión de la organización. b. Evaluar los recursos disponibles, c. Determinar las metas individuamente o con comentarios de otros. d. Escribir las metas y comunicarlas a quienes tienen que saberlas. e. Revisar los resultados y verificar si se obtuvieron las metas 6. Cuáles son los factores de contingencia que inciden en la planeación. Estos son: a. El nivel de organización b. El grado de incertidumbre en el entorno: Cuando el entorno es muy inseguro , los planes deben de ser específicos, pero flexibles. c. La magnitud de los compromisos futuros: cuanto más afectan los planes actuales a los compromisos futuros tanto mayor es el plazo que deben destinar los gerentes.
LA PLANEACION EN LA JERARQUIA DE LAS ORGANIZACIONES (nivel de organización)
7. Describir los enfoques de la planeación. LA PLANIFICACION CONTEMPORANEA
Como los gerentes pueden planear en el ambiente dinámico actual: Los especialistas describen cuales son las principales objeciones a la planificación formal:
a) b) c) d)
La planeación produce rigidez No se pueden trazar planes en un entorno dinámico. Los planes formales no sustituyen la creatividad y la intuición. La planeación hace que los gerentes centren su atención en la competencia de hoy. e) La planeación formal refuerza el éxito .
CAPITULO 8 ADMINISTRACION ESTRATEGICA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION ESTRATEGICA Que es la administración estratégica? Es el conjunto de decisiones y acciones administrativas que determinan el desempeño de la organización a largo plazo. Esto comprende todas las funciones de la administración. Cuál es la importancia de la administración estratégica? • Una de las razones más importantes es que puede marcar la diferencia en el desempeño de la organización cuando hay una buena planificación para entornos dinámicos. • En el proceso de administración estratégica los gerentes reconocen y examinan las variables pertinentes para decidir qué hacer y cómo hacerlo. Como es la eficacia de la administración estratégica? • La planificación estratégica proporciona metas específicas y una visión unificada para la organización. • La administración estratégica no se limita a organizaciones comerciales, también a las gubernamentales y a las organizaciones sin fines de lucro. COMO ES EL PROCESO DE LA ADMINISTRACION ESTRATEGICA El proceso de administración estratégica consta de seis etapas que abarcan la planeación, implementación y evaluación estratégica. Las seis etapas del proceso de administración estratégica • Identificar: La misión, metas y estrategias actuales de la organización. • Análisis Externo: Oportunidades y Amenazas. • Análisis Interno: Fuerzas y Debilidades. • Formular estrategias. • Implementar estrategias. • Evaluar resultados.
1. IDENTIFICAR MISION, METAS Y ESTRATEGIAS: Se deben de responde a las preguntas: • Cuál es la razón por la que la empresa está en el negocio. • Que metas me voy a establecer para lograr mi razón de ser? • Que estrategias voy a definir para lograr esas metas. 2. ANALISIS EXTERNO: Analizar el entorno es importante para las acciones de los gerentes, esta es una etapa crucial en el proceso estratégico. Al analizar el entorno, los gerentes, examinan ambientes generales y particulares para determinar las tendencias y los cambios venideros. Con lo anterior, los gerentes, evalúan las oportunidades (tendencias Positivas) y amenazas (Tendencias Negativas) existentes. 3. ANALISIS INTERNO: El análisis interno debe de culminar con una evaluación clara de los recursos de la organización, y las capacidades para realizar las diferentes actividades funcionales. Debe de reconocer sus fortalezas (actividades que hace bien) y debilidades (actividades o recursos que no desempeña bien). Si los recursos y aptitudes son únicos se consideran capacidades centrales. (Competencias). 4. FORMULAR ESTRATEGIAS: Después de analizar el entorno y lo interno de la organización, los gerentes, deben de evaluar y determinar las alternativas estratégicas y enseguida elegir las que aprovechan las fortalezas de la organización y explotan las oportunidades del ambiente, también corrigen las debilidades de la organización decrementan las amenazas del entorno. 5. IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS: Después de que los gerentes formulan las estrategias, el paso siguiente es implantarlas de manera apropiada, para que tenga sentido. En algunas empresas se forman equipos de trabajo eficaces con mucho liderazgo para sobre llevar turbulencias, logrando la ejecución de la estrategia de la organización. 6. EVALUAR RESULTADOS: Al final hay que evaluar si las estrategias han sido eficaces, o si se requieren ajustes o controlar cualquier desviación significativa.
(Las seis etapas del proceso de administración estratégica)
TIPOS DE ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES Estrategias de nivel corporativo Los directores son los responsables de estas estrategias, aquí se define en que negocio se debe o quiere estar. Existen tres estrategias principales: 1. De crecimiento.- con esta se tratan de incrementar las operaciones de la organización a través del incremento y diversificación de los productos ofrecidos al mercado. Una organización puede crecer de varias formas:
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Por integración Horizontal.- Crece combinándose con otras organizaciones de la industria. Por Integración Vertical.- Por un intento de adquirir el control de los insumo productos, se convierte en su propio proveedor. Por diversificación relacionada .- la compañía se funde o compra empresas de sectores distintos pero afines. Por Diversificación no relacionada.- la compañía se funde o compra empresas de sectores distintos pero no afines.
Las estrategias de Nivel Corporativo son: 1. Estabilidad.- es una estrategia corporativa caracterizada por no haber cambio significativo en la empresa. 2. Renovación.- Esta es una estrategia destinada a resolver debilidades de la organización, tienen dos tipos de sub estrategias: a. De atrincheramiento.- es una estrategia de renovación a corto plazo, se usa cuando los problemas no son graves. b. De ajuste.- se usa en épocas de problemas de desempeño graves. Estrategias de Nivel Empresarial Los encargados de esta son los gerentes de mandos medios, se trata de determinar cómo debe competir la organización en sus negocios. Estrategias de Nivel Funcional Aquí se desempeñan los gerentes de nivel inferior o primer nivel. Se trata de ejecutar las estrategias departamentales.
Matriz de BCG (Boston Consulting Group) Es una herramienta estratégica que guía las decisiones de asignación de recursos de acuerdo con la participación en el mercado y la tasa de crecimiento de las unidades estratégicas de negocios (UEN).
VENTAJA COMPETITIVA ¿Cuál es la ventaja competitiva en las estrategias de la empresa?: Es la superioridad que distingue a la organización, puede ser calidad, diversificación, liderazgo en bajo costo, entre otras. Una ventaja competitiva se sostiene siendo preactivos en comparación con la competencia.
ADMINISTRACION ESTRATEGICA EN EL ENTORNO ACTUAL
La importancia de la regla de tres en la organización: Se le llama regla de tres a las fuerzas competitivas de una industria, cuando están libres de interferencias gubernamentales y otras circunstancias especiales, desembocaran de manera inevitable en una situación en la que tres compañías dominan cualquier mercado dado.
CAPITULO 9
HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE PLANEACIÓN TECNICAS PARA EVALUAR EL ENTORNO: Hay tres técnicas que aplican los gerentes para evaluar el entorno: Reconocimiento del entorno • Pronósticos • • Benchmarking RECONOCIMIENTO DEL ENTORNO : Es la revisión de grandes volúmenes de información para anticipar e interpretar los cambio en el ambiente. Un reconocimiento externo tal vez revele problemas y preocupaciones que incidan en las actividades actuales o planeadas de la organización. Las investigaciones han demostrado que empresas con sistemas avanzados de reconocimiento del medio han incrementado sus utilidades y ganancias. Uno de los campos de crecimiento más acelerado en el reconocimiento ambiental es la Inteligencia de la Competencia, que es la actividad de reconocimiento del entorno para detectar lo que hace la competencia, ¿Quiénes son?, ¿Qué hacen?, ¿Qué efectos tendrá en nuestra organización? ; La inteligencia de la competencia no consiste en actividades de espionaje. Muchas empresas compran productos de la competencia esta técnica se llama “Ingeniería Inversa”. PRONÓSTICOS: Los gerentes necesitan pronósticos que anticipen los acontecimientos con acierto y oportunidad. El reconocimiento del entorno establece las bases para los Pronósticos, que son predicciones de los resultados. Dentro de esta técnica pertenecen dos categorías: • Pronósticos Cuantitativos: se aplican reglas matemáticas a conjuntos de datos para predecir resultados, esta técnica es ideal cuando los gerentes tienen suficientes datos concretos.
Pronósticos Cualitativos: se basan en el buen juicio y las opiniones de conocedores para predecir resultados, esta técnica es usada cuando hay pocos datos precisos o es difícil conseguirlos. La meta de los pronósticos es dar a los gerentes información que facilite la toma de decisiones. Las técnicas de pronóstico son más exactas si el entorno no cambia rápidamente. •
TECNICAS COMUNES DE PRONÓSTICOS
BENCHMARKING Esta última técnica consiste en investigar las mejores prácticas entre competidores y no competidores para aumentar el desempeño. La idea básica de esta técnica es que los gerentes pueden mejorar el desempeño si estudian y copian los métodos de los líderes de varios campos. Pasos del benchmarking • FORMAR UN EQUIPO DE BENCHMARKING • REUNIR DATOS INTERNOS Y EXTERNOS • ANALIZAR LOS DATOS PARA IDENTIFICAR LAGUNAS EN EL DESEMPEÑO • PREPARAR Y EMPRENDER EL PLAN DE ACCIÓN • MEJORES PRACTICAS TÉCNICAS PARA ASIGNAR RECURSOS Para que los gerentes puedan organizar y dirigir para alcanzar los objetivos, deben tener recursos. LOS RECURSOS de una institución son sus activos financieros, físicos, humanos, intangibles, estructurales y culturales de la organización. Existen cuatro técnicas para que los gerentes puedan distribuir los recursos de la institución: •
Elaboración de presupuestos
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Programación
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Análisis del punto de equilibrio
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Programación lineal
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Un presupuesto es un plan numérico para distribuir recursos a actividades específicas. Los gerentes preparan presupuestos de ingresos, egresos y gastos de capital. Se hacen presupuestos diarios, semanales y mensuales. Los presupuestos son populares, porque se aplican a muchas empresas y a sus actividades laborales. Los presupuestos son una técnica de planeación que aplican todos los gerentes.
TIPOS DE PRESUPUESTOS: •
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Presupuesto de ingresos: Proyecta las ventas futuras. Presupuesto de gastos: Anota las actividades primarias y les asigna dinero. Presupuesto fijo: Asume niveles fijos de ventas o producción.
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Presupuesto variable: Toma en cuenta los costos que varían con el volumen. Presupuesto de utilidades: Combina los presupuestos de ingreso y gastos de varias unidades para determinas la contribución de cada unas de las utilidades. Presupuesto de efectivo: Pronostica el efectivo y cuando se necesitará.
PROGRAMACIÓN Acto de detallar que actividades hay que hacer, en qué orden, quién hace cada una y cuándo hay que terminarlas. Estos son algunos de los instrumentos útiles de la programación: Gráficas de Gantt, Gráficas de Cargas y el análisis de la red PERT.
Gráficas de Gantt: es una gráfica sencilla de barras, con el tiempo en el eje horizontal y las actividades que hay que programar en el eje vertical. Las barras representan la producción, tanto la planeada como lo real, con el paso del tiempo.
Gráficas de Cargas: es una modificación de la gráfica de Gantt, en vez de anotar las actividades del eje vertical, se anotan departamentos o recursos. Esta disposición permite a los gerentes planear y controlar la utilización de las capacidades, en resumen esta gráfica ilustra la capacidad por áreas laborales.
Análisis de la red PERT: es un diagrama de flujo en el que se muestra la secuencia de actividades con que se realiza un proyecto y el tiempo o costo de cada una. Para elaborar una PERT hay que conocer cuatro términos:
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Los Sucesos: son puntos finales que representan la terminación de las principales actividades en una red PERT. Las actividades: son el tiempo o los recursos necesarios para avanzar de un suceso a otro. El tiempo de inactividad: es el que se puede demorar una actividad sin atrasar todo el proyecto. La ruta crítica: es la secuencia más larga de actividades en una red PERT.
ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO Técnica para identificar el punto en el que los ingresos totales bastan para cubrir los costos totales. Es un cálculo simple, su valor radica en que señala la relación entre ingresos, costos y utilidades. Para calcular el punto de equilibrio (PE) hay que conocer el precio unitario del producto en venta (P), el costo variable por unidad (CV) y los costos fijos totales (CFT).
TÉCNICAS CONTEMPORÁNEAS DE PLANEACIÓN Dos técnicas de planeación adecuadas para este ambiente son: •
Administración de proyectos
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Planeación de escenarios.
Es importante mencionar que en las dos técnicas se subraya “Flexibilidad”, algo que es importante para que la planeación sea más eficaz y eficiente en nuestras instituciones. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Es la tarea de hacer las actividades respectivas a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con las especificaciones. Más instituciones recurren a la administración de proyectos porque el método concuerda bien con la necesidad de flexibilidad y respuesta rápida a las oportunidades percibidas del mercado. Los gerentes aplican técnicas de administración de proyectos para cumplir bien las metas. EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO •
Definir los objetivos
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Definir las actividades Y recursos
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Establecer secuencias
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Calcular el tiempo de las actividades
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Determinar la fecha de finalización
