25090_organizaçao_tecnicas_de_arquivo.pdf

Propriedade Título Coordenação Técnico - Pedagógica Coordenação do Projecto

Instituto de Emprego e Formação Profissional Organização e Técnicas de Arquivo Departamento de Formação Profissional Tecnoforma

Autor

Dra. Carla Antunes Picado

Capa

Tecnoforma

Arranjo Gráfico

Tecnoforma

Edição

1.ª Edição

Copyright, 2002 Todos os Direitos Reservados

I E F P

Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida ou transmitida, por qualquer forma ou acesso sem o consentimento prévio, por escrito, do IEFP ou da UA. Produção apoiada pelo Programa Operacional Formação Profissional e Emprego, co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu

ÍNDICE Introdução

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Objectivos

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Pré-requisitos

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Perfil do formador

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Plano de desenvolvimento das unidades temáticas

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Unidade Didáctica 1 Concepção e Utilização de Documentos

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O Documento de arquivo.

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O Valor dos documentos (valor primário e secundário)

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A idade dos documentos.

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A gestão de documentos As diferentes fases da gestão de documentos

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Síntese da Unidade Didática 1 e Auto-Avaliação

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Unidade Didáctica 2 Registo de Entrada e Saida de Documentos

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Análise produção/utilização dos documentos

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Os circuitos documentais

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Modelos de instrumentos de descrição e pesquisa .

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Síntese da Unidade Didática 2 e Auto-avaliação

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Unidade Didáctica 2 Sistemas de Classificação de Documentos

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Organização arquivística

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Eficácia e utilidade do arquivo

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Tratamento técnico documental Plano de classificação

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Codificação

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Organização e Técnicas de Arquivo

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Avaliação e selecção de documentos Critérios de avaliação

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Unidade Didáctica 4 Tipos de Arquivo

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Conceito e funções dos arquivos

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Diferenças entre arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus

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Diferentes sistemas de arquivo

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Arquivo centralizado

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Arquivo descentralizado

51

Arquivo dirigido

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Diferentes tipos de arquivo

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Unidade Didáctica 5 Ordenação

55

Ordenação

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Regras de alfabetação e cotação

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Unidade Didáctica 6 A Informação dos Arquivos

61

As tecnologias e o arquivo

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Sistemas magnéticos e ópticos

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Software para arquivo

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68

4


Unidade Didáctica 7 A Microfilmagem

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Sistemas micrográficos

71


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Unidade Didáctica 8 Aplicações Prática Pela Utilização do Softwere de Gestão de Documentação Miitscript

75

O Miitscript

77

Síntese da Unidade Didática 8 e Auto- avaliação..

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Unidade Didáctica 9 As Novas Competências dos Profissionais dos Arquivos

81

Competências dos profissionais dos arquivos

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Glossário

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Legislação, Normas e Resoluções Aplicáveis à Função Arquivo 60

93

Bibliografia

101


5

Introdução Ao pensarmos em arquivos pensamos na produção e na conservação dos documentos. E porque se produzem e se conservam estes? Em primeiro lugar para a gestão administrativa dos assuntos correntes constituindo o apoio informativo para a tomada de decisões e tomando o valor probatório que a lei lhes concede. Em segundo lugar, sobretudo no caso das instituições públicas, aparecem como recurso básico de informação para os cidadãos e como garantia de transparência administrativa imprescindível ao Estado de Direito. Em terceiro lugar, com o passar do tempo, adquirem valor histórico. É neste contexto que surge o manual para o curso de Organização e Técnicas de Arquivo, destinado a pessoal técnico-profissional e administrativo.


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Objectivos Enunciar os principais conceitos relacionados com a organização e as técnicas de arquivo; Contribuir para a aquisição de competências técnicas para enfrentar a sociedade da informação; Citar documentos legislativos relevantes relacionados com os arquivos; Adquirir competências para gerir a informação de forma sistémica e organizada; Efectuar uma abordagem e um tratamento integrado dos arquivos, desde a criação até ao destino final dos documentos, qualquer que seja o seu suporte.


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Pré-requisitos Ter experiência de informática como utilizador e alguma experiência de “navegação” na Internet.


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Perfil do formador Ter uma formação académica igual ou superior à licenciatura e, preferencialmente, possuir a pós-graduação em Ciências Documentais, na variante de Arquivo; Ter uma experiência profissional relevante e adequada à formação a dar.


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Plano de desenvolvimento das unidades didácticas Unidades Didácticas Duração 1. Concepção e utilização de documentos 4 horas 2. Registo de entrada e saída de documentos 2 horas 3. Sistemas de classificação de documentos 2 horas 4. Tipos de arquivo 2 horas 5. Os ficheiros e sua organização 3 horas 6. A informatização dos arquivos 3 horas 7. A microfilmagem 2 horas 8. Aplicação prática do MiitScript 11 horas 9. As novas competências dos profissionais dos arquivos 1 hora


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Unidade Didáctica 1 Concepção e utilização de documentos


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Concepção e utilização de documentos Os órgãos e unidades da administração desenvolvem determinadas actuações em virtude das atribuições que possuem. Estas actuações estão sujeitas a um procedimento regulamentado por norma. Estas actividades “procedimentalizadas” ou formalizadas reflectem-se nos documentos logo, os documentos não nascem duma maneira arbitrária, mas reflectem a materialização dessas actividades. Assim, na formação dos documentos, o procedimento administrativo segue cinco etapas básicas: A Iniciação em que é feita a abertura do expediente, por ofício ou a pedido de uma pessoa interessada; A Instrução em que estão incluídos todos os actos destinados a recolher a documentação que seja necessária para poder ser tomada uma decisão num sentido ou noutro. Esta etapa em que é feita a instrução despoleta a alegação, a prova, a informação e a participação aos interessados; A Finalização dá-se, por norma, com a resolução que pode ser positiva ou negativa. Noutros casos termina devido à desistência, à denúncia ou à caducidade; A Execução que consiste na aplicação da resolução; A Revisão é a etapa em que, se forem detectados erros na resolução ou na execução permite o início do processo que pode ser feito por ofício ou a pedido do interessado através do recurso e da via jurisdicional contenciosa administrativa.


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O documento de Arquivo O documento é uma unidade constituída pela informação e pelo seu suporte. Por sua vez, o arquivo está ligado à entidade produtora não sendo algo independente. Os arquivos nascem da necessidade de servir de garantia dos direitos da instituição ou da pessoa - valor primário - mas, com o decorrer do tempo transformam-se em fontes históricas da instituição ou pessoa - adquirem assim um valor secundário. São, assim, constituídos de uma forma natural. No que diz respeito aos suportes, os arquivos são bastantes diversificados possuindo no seu espólio, além dos documentos em formato papel, fotografias, CD´s, microfilmes, cassetes, entre outros. Por sua vez, estes suportes acarretam problemas diversos que dizem respeito quer ao nível de conservação quer ao nível do valor legal. O documento de arquivo é produzido para provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional e que pode ser constituído por um ou mais documentos. Ele resulta das actividades de uma instituição ou de uma pessoa não fazendo sentido fora do contexto em que está inserido e em que foi produzido. A expansão e a diversificação da entidade produtora bem como a multiplicação de documentos traz para primeiro plano o problema da avaliação e da selecção natural uma vez que não se pode conservar tudo. Todas estas características do documento de arquivo fazem com que, a nível do seu tratamento, seja muito complicado a normalização dado que cada arquivo e seus documentos é tratado de acordo com o contexto em que está inserido.

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O valor dos documentos (valor primário e secundário) É o motivo pelo qual os documentos foram criados que define o valor documental dos mesmos. O valor primário existe enquanto os documentos são motivo de utilidade à instituição que os criou ou ao seu destinatário. O valor primário define-se pelos valores documentais que lhe são intrínsecos: Valor Administrativo é detido pelos documentos que ajudam o organismo a realizar o seu trabalho diariamente, ou seja, documentos como directivas, regulamentos, ordens, pedidos, informações sobre pessoal, entre outros. O tempo de validade destes documentos depende do propósito e da finalidade que lhes deu origem. Valor legal existe nos documentos que contêm provas legais que fazem respeitar os direitos ou obrigações da administração e dos particulares, bem como as decisões que implicam acordos legais como alugueres, contratos, reclamações, títulos, provas de acções em casos particulares, certificados legais, etc. O seu tempo de conservação varia de acordo com o assunto mas em regra coincide com o valor administrativo e pode continuar uma vez este finalizado. Valor fiscal está patente em documentos que têm a função de justificar o dinheiro arrecadado, distribuído, controlado ou gasto pela administração ou seja, são documentos relacionados com trâmites financeiros como documentos justificativos de despesa, entre outros. A função de controle que possuem obriga a uma permanência de valor muito superior à do período em que se desenvolve a acção administrativa correspondente. Valor científico ou técnico aparece em documentos compostos por uma grande quantidade de dados técnicos recolhidos como resultado de investigação aplicada como, por exemplo, documentos referentes a campanhas de saúde no trabalho, entre outros. Estes documentos podem exigir um longo período de conservação porque o que se verifica muitas vezes é que os dados não são usados logo ou a investigação não é publicada. Alguns dos documentos que perdem o seu valor primário adquirem um valor secundário que se identifica com o interesse pela investigação do passado. São documentos que passam a ser conservados nos arquivos históricos para que possam ser usados pelo público e passem a fazer parte do património cultural. Assim, o valor secundário define-se pelo:


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Valor testemunhal evidente em documentos que mostram as origens do organismo, o seu desenvolvimento administrativo, a sua estrutura organizativa, as políticas seguidas e as razões da sua escolha. Constituem exemplos manuais e guias, directivas, informações e estatísticas, organogramas e directórios e legislação. Exigem conservação uma vez que se revestem de muita importância porque contêm provas, funções, políticas, decisões, entre outras actividades da organização. Em suma, retratam a história da organização. Valor informativo é o existente em documentos com dados importantes sobre pessoas (censos, estatísticas); objectos (documentos sobre edifícios, equipamentos, registo de patentes, etc.); lugares (informação cartográfica, mapas, cartas, fotografias aéreas, etc.); fenómenos (eleições, catástrofes, etc.); problemas e condições na forma de tratamento de um organismo público (livros de reclamações); entre outros. Devem ser conservados uma vez que a informação contém a função para a qual foram criados.

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A idade dos documentos Quando falamos no documento de arquivo, além do valor falamos também na idade dos documentos. Esta assim designada idade dos documentos define igualmente o tipo de arquivos existentes. Assim, consoante a sua idade, encontramos os documentos nos seguintes tipos de arquivo: Arquivo activo ou arquivo corrente - Fase activa Corresponde à primeira idade dos documentos em que os mesmos têm como principal objectivo servir de garantia ou de prova de algo e são de consulta frequente. São possuidores de valor administrativo e legal, com o máximo de valor probatório logo, possuidores de valor primário. Localizam-se perto das instituições e os seus principais utilizadores são os administrativos. Arquivo semi-activo ou arquivo intermédio - Fase semi-activa Corresponde à segunda idade dos documentos em que estes já cumpriram a finalidade para que foram criados mas são conservados para estudo ou referência de antecedentes ou por outras exigências. Têm uma utilização reduzida. Ainda possuem valor primário mas com muito menos valor probatório. A sua localização já é mais afastada dos utilizadores, normalmente numa cave ou num sótão. Arquivo inactivo ou arquivo definitivo - Fase inactiva Corresponde à terceira idade dos documentos, em que já prescreveram os direitos e as obrigações garantidos pelos documentos. Mas, se o seu valor informativo for relevante podem ser conservados como fonte histórica. Nesta fase, o documento adquire novo valor, o secundário, relacionado com a investigação de natureza científica, o valor cultural e informativo. Localizam-se longe das instituições que os produziram. Adquirem novos utilizadores como os cidadãos, os historiadores, investigadores, a administração, entre outros.


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A gestão dos documentos As diferente fases da gestão dos documentos Por uma questão de lógica explicativa optámos por, no item anterior, fazermos uma referência conjunta entre a idade dos documentos e as fases da gestão de documentos que lhes dizem respeito. Temos, assim como diferentes fases da gestão dos documentos: Fase Activa Fase Semi-activa Fase Inactiva

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Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, responder aos seguintes objectivos: Conhecer as etapas da formação dos documentos Perceber o conceito de documento de arquivo Enunciar o valor primário dos documentos Enunciar o valor secundário dos documentos Classificar os documentos de acordo com a sua idade Identificar as fases da gestão dos documentos Relacionar as fases da gestão documental com a idade dos documentos


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Unidade Didáctica 2 Registo de Entrada e Saída de Documentos


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Registo de Entrada e Saída de Documentos Análise produção/utilização de documentos Depois de se ter analisado a forma como são concebidos os documentos de arquivo é a vez de ser feita a análise à produção/utilização de documentos, ou seja, ao registo de entrada e saída de documentos.


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Os circuitos documentais O circuito documental é o percurso que os documentos fazem dentro da instituição desde a sua entrada (quando são documentos produzidos no exterior) ou desde a sua produção (quando são documentos produzidos pela própria instituição). O desenhar do circuito documental exige um conhecimento profundo da instituição porque o seu principal objectivo é racionalizar e reduzir o percurso dos documentos dentro da organização. De um modo geral o circuito documental é constituído pelas seguintes fases: abertura dos documentos e verificação do destinatário; carimbagem e registo dos documentos; identificação dos assuntos; verificação de antecedentes ou identificação como assunto novo; classificação; decisão - resposta; arquivo

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Modelos de instrumentos de descrição e pesquisa Depois de entrados no circuito documental, é fundamental a existência de instrumentos de descrição e pesquisa que deverão ser concebidos em sintonia com a classificação, de maneira a permitirem pesquisas diferenciadas e complementares umas das outras. Em arquivo corrente existem cinco tipos de instrumentos cuja principal finalidade consiste em encontrar os documentos:

Registo de documentos entrados - consiste num registo de toda a correspondência entrada;

Registo de documentos saídos - consiste num registo de toda a correspondência saída;

Registo de documentos internos - consiste no registo de todos os documentos internos como informações, memorandos, relatórios, entre outros; Registo de processos - consiste na anotação sistemática de todas a unidades arquivísticas existentes e que têm como objectivo a sua localização imediata no arquivo; Registo da circulação interna dos processos - consiste no registo dos movimentos dos processos ou ainda da circulação dos documentos simples pelos vários serviços. Nos dois primeiros instrumentos - os registos dos documentos entrados e saídos - existe outro instrumento igualmente importante e que consiste no copiador. A sua importância deve-se ao facto de toda a correspondência entrada e saída ser fotocopiada. A seguir é carimbada e numerada sequencialmente e é depois arrumada nas pastas seguindo a ordem numérica. No próprio espaço do arquivo coloca-se o número do processo em que o documento foi arquivado. Todos os anos é iniciada uma nova numeração. Normalmente só se copia a primeira folha, embora se possa registar que possui anexos. Como acontece quase sempre este sistema apresenta vantagens e desvantagens.

Assim, as suas principais vantagens consistem em: permitir a obtenção de uma cópia de um ofício extraviado.

Por outro lado, as principais desvantagens consistem em: ocupar um grande volume de espaço; só reproduzirem a primeira folha dos documentos; apresentar limitações ao nível da pesquisa, pois só permitem encontrar o Organização e Técnicas de Arquivo

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documento pretendido se soubermos o seu número de entrada/saída e se soubermos aproximadamente a sua data; não permitem encontrar os documentos pelo nome da instituição ou pessoa que escreveu a carta.

Tenta-se minorar esta limitação do copiador através de: uma ficha feita por cada ofício onde constam os seus dados iniciais como: entidade (remetente/destinatário); número (de entrada/saída); data (entrada/saída) e código de processo. Posteriormente procede-se à ordenação dessas fichas por ordem alfabética de entidade remetente ou destinatária. O registo dos documentos entrados, feito em livro ou em fichas deve apresentar os seguintes campos: número sequencial de entrada, data de entrada; remetente; assunto;

referências - data de expedição - número de expedição - código do processo (no organismo remetente); código do processo (no organismo receptor); observações.

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Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, responder aos seguintes objectivos: Apreender as diferentes fases do circuito documental Conhecer os instrumentos de descrição e pesquisa Enunciar as vantagens e desvantagens do copiador


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Unidade Didáctica 3 Sistemas de classificação de documentos


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Sistemas de classificação de documentos Quando pensamos nos sistemas de classificação de documentos pensamos em primeiro lugar na organização arquivística e, ao fazê-lo, temos que ter em conta os princípios fundamentais da organização arquivística.


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Organização arquivística São dois os princípios fundamentais da organização arquivística: Princípio da Proveniência dos Fundos - é o princípio básico da organização dos arquivos, segundo o qual deve ser respeitada a autonomia de cada fundo ou núcleo, não misturando os seus documentos com os dos outros. Todas as intervenções do arquivista (concepção do sistema, classificação, descrição, comunicação, avaliação, conservação) devem ocorrer sob o signo da proveniência. Princípio do Respeito pela Ordem Original do Fundo - é o princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.

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Eficácia e utilidade do arquivo Quando se fala em utilidade de um arquivo temos que falar dos sistemas de classificação de documentos que determinam a eficácia de um arquivo. Assim, classificar é o processo mental que consiste em aproximar o que o que é semelhante e separar o que é diferente. Deste modo, a classificação é uma técnica que consiste em agrupar e identificar a informação que tem características comuns.


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Tratamento técnico documental Plano de classificação A classificação é a operação pela qual se atribui ao documento um dado código designativo do seu assunto principal associando-o física ou intelectualmente a outros documentos. Para se operar a classificação dos documentos utiliza-se um instrumento que consiste no plano de classificação e que apresenta como principais características: permitir uma organização dos documentos e a sua recuperação através de critérios temáticos e/ou funcionais, dotando o arquivo de uma estrutura lógica e, assim, mais funcional e transparente; não dever ser encarada como uma operação que visa o controlo e a recuperação de documentos isolados, servindo fundamentalmente para recuperar conjuntos de documentos com afinidades temáticas ou funcionais; agrupam logicamente as funções, os assuntos e a documentação que lhes está associada constituindo classes significativas de acordo com um critério temático, funcional ou outro; possuem, geralmente, uma estrutura hierárquica em que as classes mais genéricas desdobram-se noutras mais específicas e, assim sucessivamente, constituindo diferentes níveis: as classes principais, as intermédias e as menores. A cada classe, sub-classe ou sub-sub-classe é atribuído um determinado código que pode ser numérico, alfabético ou alfanumérico. Para que a classificação documental funcione e seja plena de eficácia na recuperação dos documentos existe um pequeno número de regras básicas que devem ser atendidas no sentido de se manterem os documentos ordenados: os documentos devem ser classificados dentro dos dossiers e estes devem estar classificados entre si; não existem peças isoladas, todo e qualquer documento pertence a um conjunto coerente, o dossier; os dossiers comportam sempre uma ordem interna: ordem cronológica, alfabética, numérica, etc. Os dossiers de negócio ou de estudo, na sua especificidade, compõem-se de sub-dossiers que correspondem às etapas ou outros aspectos da condução do negócio ou estudo; a manutenção material do dossier necessita das seguintes precauções:

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escrever o título do dossier na lombada; manter a ordem interna porque uma peça tirada para consulta deve ser posta no seu lugar; agrafar o conjunto carta e resposta; utilizar separadores para agrupar os sub-dossiers; não tirar definitivamente as peças para abrir outros dossiers - utilizar sempre fotocópias.


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Codificação Quando se apresenta o plano de classificação junta-se sempre um índice de assuntos. O índice é um documento que regista, de acordo com uma ordenação pré-estabelecida (sequencial ou sistemática), os descritores, designações ou títulos de um documento, acompanhados das respectivas referências ou cotas. A codificação apresenta-se de grande utilidade porque a elaboração de um sistema de codificação numérico ou alfabético serve para distinguir as rubricas do plano de classificação. Assim, cada dossier deverá ter uma codificação que será a sua identificação. A Codificação escolhida deve ser sempre simples, de fácil atribuição e de fácil leitura. Existem diferentes métodos de codificação mas os principais são: códigos alfabéticos - são sistemas fechados porque têm limitações na quantidade de símbolos que podem ser usados - 26 - pelo que dificilmente se adaptam a uma estrutura hierárquica; códigos numéricos - com utilização da classificação numérico decimal em que faz corresponder aos diferentes níveis de um plano de classificação números e decimais significativos. Está limitado a um máximo de 10 divisões por nível. Ex.: Classe - 40 000 Subclasse - 41 000 Divisão - 41 200 Subdivisão - 41 230 ou com utilização da classificação numérica por blocos sequenciais que tem a vantagem de ser completamente aberto, do número 1 a infinito. Ex.: Classe - 1. Subclasse - 1.1. Divisão - 1.1.2. Subdivisão - 1.1.2.3.

códigos alfanuméricos - fazem a combinação de códigos alfabéticos e numéricos, com inúmeras variações possíveis. Ex.: Classe - HUM Subclasse - HUM - 1000 Divisão - HUM - 1200 Subdivisão - HUM - 1230

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Avaliação e selecção dos documentos Critérios de avaliação As disposições relativas aos procedimentos que legitimam a eliminação dos documentos de arquivo que deixaram de ter interesse administrativo estão fixadas por decreto-lei. Este aplica-se expressamente a: serviços da administração directa e indirecta do Estado; autarquias locais; instituições particulares de solidariedade social; pessoas colectivas de utilidade pública administrativa; outras entidades públicas ou privadas cujos arquivos sejam declarados de relevante interesse cultural.

É ao Instituto dos Arquivos Nacionais - Torre do Tombo, que compete dar parecer sobre os projectos de Portarias de gestão de documentos daquelas entidades.


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Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, conseguir responder aos seguintes objectivos: Conhecer os princípios da organização arquivística Saber as características do Plano de Classificação Enunciar as regras básicas na elaboração do Plano de Classificação Conhecer os principais métodos de Codificação Identificar os critérios de avaliação e selecção dos documentos Reconhecer o IAN-TT como órgão regulador da avaliação/selecção

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Organização do Trabalho Administrativo

Unidade Didáctica 4 Tipos de arquivo


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Tipos de arquivo Conceito e funções dos arquivos Ao definirmos arquivo não encontramos uma definição única dado que o arquivo possui mais do que uma definição. Definição esta que, de um modo geral, pode ser anexa a uma função do arquivo. De facto ele é, em primeiro lugar, o edifício ou parte do edifício onde são recebidos, conservados, organizados e comunicados os documentos de arquivo = função de Recolha Por outro lado, ele é também a instituição ou o serviço responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de arquivo quer seja ele corrente, intermédio ou definitivo = função de Conservação É ainda o conjunto orgânico de documentos, qualquer que seja a sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade e conservados a título de prova ou informação, para a pessoa ou instituições que o produz. Para os cidadãos ou para servir como fonte para a História. = função de Comunicação


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Diferenças entre arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus Quando pensamos em bibliotecas, arquivos, centros de documentação e museus pensamos em organismos com semelhanças e diferenças entre si. O principal ponto em comum é que a sua missão consiste em recolher informação contida nos documentos, organizá-la e colocá-la à disposição dos utilizadores. As diferenças significativas existentes entre si residem em factores como a origem dos documentos; a entrada dos documentos na instituição e a organização dos mesmos. Assim, os arquivos são conjuntos documentais produzidos por uma determinada instituição e resultam sempre da sua actividade enquanto as bibliotecas, os centros de documentação e museus são, regra geral, instituições coleccionadoras, em que cada documento constitui por si só uma unidade resultado de um projecto cultural do seu autor ou criador.

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Diferentes sistemas de arquivo Os arquivos são definidos em função do regime em que se enquadra o seu produtor. Assim eles dividem-se em: Arquivos Públicos - constituídos na dependência de instituições enquadradas no direito público: arquivos de organismos da administração central (Ministérios, Direcções-Gerais, Institutos), da administração local e de empresas públicas. Arquivos Privados - constituídos na dependência de instituições enquadradas no direito privado: arquivos de família, de personalidades, de colectividades, de empresas privadas, eclesiásticos. Após esta primeira diferenciação, é fundamental fazer outra que divide os sistemas de arquivo em:


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Arquivo Centralizado No tipo de arquivo centralizado os documentos são recebidos para tratamento por um único órgão especializado. Algumas vezes esse órgão faz tratamento para vários serviços. Modelo de gestão em que todas as decisões vão ao topo. Vantagens: Permite a uniformização/unificação dos sistemas de classificação e por isso reduz o equipamento e os recursos humanos. Desvantagens: Como a massa documental é muito grande o tempo de recuperação pode ser muito elevado.

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Arquivo Descentralizado Cada unidade orgânica tem o seu próprio arquivo. O arquivo é independente de cada núcleo/departamento. O modelo de gestão corresponde ao descentralizado. Há uma delegação de competências, por isso, tudo o que chega ao topo é importante. Vantagens: Se os documentos estão próximos dos funcionários há muito menos tempo de espera na recuperação da informação. Existe a supressão de alguma burocracia. Desvantagens: Podem existir múltiplos sistemas de classificação diferentes. O equipamento já não é único, está disseminado e o pessoal não é especializado (com vantagens e desvantagens).


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Arquivo Dirigido É a fusão dos dois. Existe descentralização dos serviços mas ele está sob o controle técnico de um organismo (tem o mesmo sistema de recuperação).

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Organização do Trabalho Administrativo

Diferentes tipos de arquivo Já foi falada a idade dos documentos por isso há apenas que, neste ponto, relembrar mais uma vez a Teoria das Três Idades em que: o arquivo corrente corresponde à fase activa dos documentos; o arquivo intermédio corresponde à fase semi-activa dos documentos; o arquivo definitivo corresponde à fase inactiva dos documentos.


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Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, conseguir responder aos seguintes objectivos: Relacionar o conceito com a função dos arquivos Exemplificar as principais diferenças entre os arquivos, as bibliotecas, os centros de documentação e os museus Identificar os diferentes sistemas de arquivo, bem como as suas vantagens e desvantagens Relembrar os diferentes tipos de arquivo de acordo com a Teoria das Três Idades

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Unidade Didáctica 5 Os ficheiros e a sua organização


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Os ficheiros e a sua organização Ordenação É a fase seguinte à classificação e consiste em agrupar a documentação segundo o esquema de classificação adoptado, a fim de os relacionar e colocar em determinada unidade de instalação (pastas, caixas, maços, dossiers, etc.). O que determina a ordenação interna de um fundo é, numa primeira fase, a estrutura organizacional, obedecendo a seguir à tipologia documental, aliada à função que a determina o que dá origem a diferentes sistemas de ordenação. Estes sistemas de ordenação podem ser de diferentes tipos: Alfabético: pode ser usado com nomes de pessoas físicas ou jurídicas (onomástico); nomes de localidades (geográfico) ou alfabético por assuntos. Tem a vantagem de ser simples mas, se tiver que ser aumentado sobrecarrega-se o número de separações alfabéticas podendo induzir em erro. Emprega-se o sistema alfabético onomástico para expedientes pessoais; o sistema alfabético geográfico para expediente de construção de edifícios ou cadastros e o sistema alfabético de assuntos para expedientes de assessoria jurídica. Cronológico: o elemento ordenador é a data dos documentos (séculos, anos, meses, dias, horas, se necessário). É um método semi-fechado, precisando, geralmente, do auxílio de outro método, e convém a colecções de legislação, registo de entrada e saída, actas e diários. Numérico: este sistema estabelece o encadeamento das unidades atribuíndo-lhes um número de série que os relacione. É o sistema mais fácil mas precisa de um código, lista ou guia para a busca das diversas inserções. Não permite interpolações, é o único utilizado para ordenar unidades de instalação. Pode utilizar-se em colecções pequenas. Método composto: resulta da combinatória de dois ou mais métodos simples.


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Regras de Alfabetação e Cotação É a etapa final da organização dos documentos no arquivo. A arrumação das unidades de instalação (dossiers, pastas, rolos, maços, etc.) em estantes ou outro mobiliário adequado possibilita uma conservação eficaz e a fácil identificação e recuperação das mesmas. Termina com a operação da Cotação que deve obedecer às regras de alfabetação que devem seguir as recomendações da AFNOR. Na organização dos ficheiros temos que ter em conta as Fases do Tratamento Documental em que: 1 - Registos: P De documentos isolados (registo de correspondência, de pareceres, facturas, informações). P De Processos (processo de empréstimo, de aquisição). 2 - Ficheiros auxiliares: P P P P

De Séries De Assuntos De Processos De Endereços/Proveniência 3 - Plano de Classificação

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Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, conseguir responder aos seguintes objectivos: Perceber a importância da organização dos ficheiros Conhecer a Ordenação Enunciar os diferentes sistemas de ordenação Recordar as fases do tratamento documental


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Unidade Didáctica 6 A informatização dos arquivos


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A informatização dos arquivos As Tecnologias e o Arquivo A explosão documental das últimas décadas tem levado a uma cada vez maior procura de soluções adequadas para dois grandes problemas: a escassez de espaço para armazenar tanta documentação; a necessidade cada vez maior de partilha da informação, que permita uma tomada de decisões rápidas. Nos nossos dias a evolução dos suportes de informação faz coexistir papel, filmes, suportes magnéticos, vídeo, disco, etc. É no sentido de procurar gerir a explosão documental que surge a Gestão Electrónica dos Documentos - GED que tem as seguintes funções principais: Entrada de documentos Tratamento de documentos Armazenamento de documentos Acesso aos documentos Em suma, um sistema de GED deve permitir uma boa gestão dos documentos de arquivo. A reorganização do serviço de arquivo é uma das prioridades a ter em conta, sempre que se quer adoptar uma solução de GED. Outras das prioridades a ter em conta é a formação das pessoas que vão operar com o sistema. O custo também deve ser tido em conta, não devendo também ser esquecidas as actualizações e a manutenção do mesmo. Depois de termos referido as funções de um sistema de gestão electrónica dos documentos temos que abordar as vantagens e as desvantagens que oferece um sistema de pesquisa em linha quando comparado com a pesquisa manual. Assim, como principais vantagens surgem: Acesso rápido e fácil a uma gama muito mais vasta e variada de informação; Actualização mais rápida e com maior frequência (que a correspondente versão impressão); Organização e Técnicas de Arquivo

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Maiores possibilidades de sucesso devido a maiores possibilidades de acesso (palavras-chave) - pesquisa interactiva; Possibilidade de pesquisar várias bases de dados ao mesmo tempo; Possibilidade de efectuar pesquisas de maior complexidade; Pesquisa mais rápida; Apresentação dos resultados seleccionada de acordo com as preferências do utilizador; Poupança de espaço e baixo custo de armazenamento.

Como principais desvantagens: Necessidade de grande investimento inicial; Não recuperação de informação mais antiga; Exige pessoal especializado; Dificuldades provocadas pelos sistemas de informação; Necessidade de revisão das imagens digitalizadas, de forma a evitar erros de reconhecimento de caracteres; Não existe reconhecimento jurídico do documento electrónico o que leva a que se tenha que conservar o original de todos os documentos que tenham valor de prova ou valor legal; Incerteza quanto à sua durabilidade.

Existem também algumas características que são peculiares da gestão de documentos electrónicos: Maior complexidade tipológica; Dependência de sistema intermediário; Dissociação entre conteúdo, estrutura e suporte; Potencial passível de fácil alteração; Preservação da autenticidade fortemente dependente do sistema de produção/gestão;

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Pré-determinação de elementos formais.

Com estas características, é natural que a gestão de documentos electrónicos necessite de requisitos específicos como: Implementação de migrações periódicas de aplicações e suportes para garantir acesso continuado; Adopção de aplicações e formatos normalizados para criação/transmissão e armazenamento dos documentos, para garantir maior longevidade e interoperabilidade; Adopção de suportes normalizados para armazenamento, por forma a não permitir alterações subsequentes e garantir integridade e autenticidade na preservação a longo prazo; Implementação de procedimentos de segurança - privilégios de acesso, sistemas de auditoria electrónica - para garantir a autenticidade dos documentos;

Agregação ao documento de suficiente meta-informação para garantir a preservação de: Elementos Elementos Elementos Elementos Elementos

de de de de de

conteúdo contexto segurança estrutura controlo

Antecipação de todas as opções fundamentais da criação, gestão e preservação de documentos para o momento da concepção do sistema; Imperativo multidisciplinar na concepção, implementação e manutenção de gestão de documentos electrónicos.


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Sistemas magnéticos e ópticos Outra das soluções apresentadas para a resolução deste tipo de problemas, passam também pelas novas tecnologias de miniaturização/compressão, de que são exemplo os sistemas magnéticos e ópticos. O Disco Magnético apresenta as seguintes características: Tem o aspecto de um prato metálico em geral de alumínio revestido em ambas as faces por um material magnético que permite a gravação de qualquer informação; Há vários tipos de discos: desde discos de grande capacidade (que podem armazenar 20 ou mais megabytes) a disquetes utilizadas em microcomputadores; Tem a grande vantagem de dispor de grande capacidade de armazenamento variando de 5 até 20 ou mais megabytes e os utilizadores têm acesso directo rapidamente em segundos; A desvantagem que apresenta é que é facilmente sujeito a avarias.

O Disco Óptico apresenta as seguintes características: Esta tecnologia consiste na digitalização e compressão da imagem do documento com o recurso a scanners, computadores e software apropriado sendo o seu armazenamento em disco óptico; É um suporte de armazenamento de grande versatilidade; Ao contrário do microfilme que é imagem real, embora reduzida, do documento original, a imagem armazenada em disco óptico é transformada, codificada e sujeita a compressão. Os mais vulgares são os discos WORM (write once read many) e os regraváveis ou magnético-ópticos em que os dados são inscritos de uma forma não permanente.

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Software para Arquivo Existe software vocacionado para arquivo electrónico que possibilita a gestão integrada de documentos, desde a sua criação até ao arquivo. Estas soluções são utilizadas sobretudo para arquivo corrente. Existem sistemas complementares para arquivo definitivo, geralmente combinando o arquivo electrónico e a microfilmagem. Damos alguns exemplos destes softwares: Ellenix da SMD Ofice da Papelaco Archive da Efacec


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Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, conseguir responder aos seguintes objectivos: Conhecer a Gestão Electrónica de Documentos - GED nas suas funções e características Comparar vantagens/desvantagens da gestão electrónica de documentos face à gestão manual Enunciar os requisitos específicos requeridos pelo GED

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Unidade Didáctica 7 A microfilmagem


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A microfilmagem São várias as questões que se colocam aos arquivos, resultado da hipertrofia da documentação, em suporte papel, que decorre da complexidade das administrações, e que resultam nos seguintes problemas: áreas crescentes destinadas ao arquivo; a morosidade no tratamento e na recuperação da informação; a conservação da própria documentação, uma vez que os riscos de perda da informação tendem a ser proporcionais ao volume documental. As soluções para estes problemas passam por novas técnicas, de que são exemplo:

Sistemas micrográficos possuidores de características como: O microfilme é a reprodução fotográfica que reduz significativamente as dimensões dos documentos fotografados. Trata-se de uma técnica de reprodução que não implica a alteração da imagem, apenas pressupõe uma mudança de dimensão e suporte, no caso em apreço, do papel para o microfilme. A recuperação da informação faz-se, por meio de um sistema óptico que aumenta a imagem na proporção inversa à taxa de redução.

Apresenta como principais vantagens: Segurança contra perda ou destruição de documentos; Grande economia de espaço e de equipamentos acessórios para o arquivo; Longevidade, atribuindo-se-lhe uma duração de mais de cem anos; Fácil acesso devido à redução do volume que o arquivo passa a ter; Consulta rápida pela facilidade de localização de qualquer documento; Máxima confidencialidade e controlo dos documentos; Integridade do arquivo porque cada documento tem o seu lugar próprio, salvaguardando o risco de engano ou extravio. Organização e Técnicas de Arquivo

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Existem diferentes tipos de microfilmagem: De substituição: em que se procede à destruição do original conservando apenas o microfilme; De complemento: para preservar o documento; De segurança: cria-se cópia do filme precavendo a perda do original. Também os suportes podem ser diferentes, dada a existência de diferentes suportes do microfilme: A microficha A bobine ou rolo de filme Cassetes Jackets ou carteiras de acetato transparentes Cartões de janela Se existem diferentes tipos e diferentes suportes de microfilmagem, é natural que também os métodos de microfilmagem difiram. Assim: Método simples ou standard: regista uma imagem numa face do documento; Método duplex: regista automaticamente frente e verso dos documentos; Método duo: permite registar os dois lados do filme.

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Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, conseguir responder aos seguintes objectivos: Perceber as características da microfilmagem Apreender as vantagens dos sistemas micrográficos Conhecer os diferentes tipos de microfilmagem Enunciar os diferentes suportes e métodos de microfilmagem


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Unidade Didáctica 8 Aplicação prática pela utilização do software de gestão de documentação MiitScript


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Aplicação prática pela utilização do software de gestão de documentação MiitScript O MIIT Script é o software de Gestão Documental do MIIT que consiste numa aplicação destinada a suportar a documentação emitida ou recebida, com o objectivo de sistematizar e gerir formas de documentos, numerar e catalogar a informação emitida, registar e controlar o fluxo de informação recebida até ao arquivo. Por outras palavras, permite criar, partilhar e arquivar a informação à distância através de um simples click. O MIIT Script, pelas suas características, permite um tratamento rigoroso e fluído da documentação, o que se traduz num incremento da produtividade e redução de custos. Apresenta como principais características: Gestão com pré-configuração de modelos e formatos de documentos; Organização e Controlo de fluxos e arquivo de documentos; Registo e Arquivo de documentação emitida e expedida; Gestão e Arquivo de documentação recepcionada, independentemente do suporte; Conversão digital de documentos em papel; Pesquisa diversificada e configurável; Permite a normalização da organização documental; O seu sucesso reside no facto de apresentar as seguintes vantagens: Parametrização simples e flexível; Solução de baixo custo; Pode ser apenas alugado por um período de tempo; Baseada em ferramentas de uso comum (MS Office); Robustez dos SGBds mais potentes: Oracle, MS SQL Server; Sybase...; Suporte para documentos em qualquer formato. É um software que composto por funcionalidades como: Eficácia do sistema de arquivo - através da possibilidade de ter todos os documentos arquivados por assunto, encomenda, projecto, entre outros, sem ter de passar horas a arquivar documentos manualmente. Pesquisa de informação facilitada - a procura dos documentos pode ser feita através de campos configurados pelo utilizador tais como assunto, datas, destinatário entre tantos outros. Controlo das versões e alterações dos documentos produzidos - permite saber exactamente a data em que os documentos foram alterados bem como a autoria da modificação. Reenvio em formato digital da correspondência - o que permite um tratamento mais rápido e rigoroso da informação. Organização e Técnicas de Arquivo

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Configuração de máscaras e modelos de documentos - para criar um documento novo (relatório, proposta, etc.), não é necessário copiar o último documento bastando escolher o modelo porque ao fazê-lo o texto que é comum ser utilizado aparece automaticamente.

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Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, conseguir responder aos seguintes objectivos: Conhecer o MiitScript Perceber as principais características do MiitScript Identificar as vantagens e funcionalidades do MiitScript Realizar exercícios vários utilizando o programa MiitScript


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Unidade Didáctica 9 As novas competências dos profissionais dos arquivos


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As novas competências dos profissionais dos arquivos A actual sociedade da informação gera uma notória proliferação da produção documental o que torna, hoje mais do que nunca, indispensável a necessidade de uma pronta e cuidada intervenção por parte dos profissionais dos arquivos e dos centros de documentação. Estes profissionais, decorrente em parte das novas tecnologias, são confrontados a dar respostas a uma estruturação da informação. É também neste sentido, que têm que estar atentos às mudanças e às necessidades da Administração Pública e do complexo mundo empresarial visando acompanhar a evolução da sociedade em que se inserem.


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Síntese da Unidade Didáctica e Auto-avaliação Foram apreendidos os conteúdos se, no fim desta unidade didáctica, conseguir responder aos seguintes objectivos: Perceber o novo papel dos profissionais dos arquivos

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Glossário


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GLOSSÁRIO ACESSO À INFORMAÇÃO Possibilidade de consultar e de utilizar os documentos administrativos e os arquivos. O acesso pode ser limitado em diversos casos. ACESSIBILIDADE Disponibilidade dos documentos para consulta em consequência da sua comunicabilidade e da existência de instrumentos de descrição documental. ARQUIVO Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou colectiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua actividade e conservados a título de prova ou informação. Pode significar também a instituição ou serviço responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação de documentos de arquivo. ARQUIVO CORRENTE Serviço encarregado da conservação e comunicação de documentos de arquivo, de consulta frequente pela entidade produtora, no exercício das suas actividades de gestão. ARQUIVO INTERMÉDIO Serviço encarregado da conservação e comunicação de documentos de arquivo de consulta esporádica pela entidade produtora, no exercício das suas actividades de gestão. ARQUIVO DEFINITIVO Serviço encarregado da conservação permanente e comunicação de documentos em arquivo, em princípio já não consultados pela entidade produtora, previamente seleccionados em função do seu valor secundário. O arquivo definitivo pode, no entanto, receber séries documentais cujo valor primário perdura por tempo indeterminado (por exemplo algumas séries dos arquivos notariais). AUTO DE ELIMINAÇÃO Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de eliminação, ou seja, de destruição de documentos de arquivo que, na avaliação, foram considerados sem valor secundário que justifique a sua conservação permanente. AUTO DE ENTREGA Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, que culmina o processo Organização e Técnicas de Arquivo

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de transmissão, a qualquer título, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega de material. AVALIAÇÃO Determinação dos valores primário e secundário dos documentos de um arquivo, com vista à fixação dos prazos de conservação em fase activa e semi-activa, e do destino final (conservação permanente em arquivo defintivo ou eliminação) A avaliação deve basear-se na consideração das funções dos documentos (função de prova legal, financeira e/ou administrativa, função de testemunho patrimonial) e das relações entre uns e outos. O estado de organização e conservação também deve ser considerado. CICLO VITAL Ciclo de vida dos documentos de arquivo. Evolui em três idades ou fases: fase activa, fase semi-activa e fase inactiva. CLASSIFICAÇÃO Processo intelectual que permite analisar e determinar a que actividade está ligado um documento, escolher a classe sobre a qual o classifica e atribuir o código de classificação que permitirá recuperá-lo posteriormente. CODIFICAÇÃO Procedimento que consiste em inscrever um código numérico completo num documento a fim de responder a uma necessidade de identificação sistemática. COLECÇÃO Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum. Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos do mesmo arquivo organizada para efeitos de referência. COTA Código numérico, alfabético ou alfanumérico, atribuído a uma unidade de instalação e/ou documento, para efeitos de instalação definitiva, ordenação e recuperação da informação. COTAÇÃO Operação que consiste em atribuir unidade de instalação.

uma cota a cada documento ou

DOCUMENTO DE ARQUIVO Documento produzido a fim de provar ou informar um procedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional.

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DOCUMENTO ACTIVO Documento correntemente utilizado para fins administrativos ou legais pelo que devem ser conservados junto dos utilizadores. DOCUMENTO CONFIDENCIAL Documento sujeito a restrições de comunicabilidade. DOCUMENTO INACTIVO Documento que já não é utilizado com fins administrativos ou legais: aqueles que podem ser destruídos ou conservados logo que tenham valor histórico ou de pesquisa. DOCUMENTO SEMI-ACTIVO Documento que é ocasionalmente utilizado com fins administrativos ou legais, deve ser conservado num depósito de arquivo intermédio. DOSSIER Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos coligidos com o fim de informar sobre uma decisão pontual. FASE ACTIVA Primeira fase do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento é utilizado de uma forma regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo corrente. FASE INACTIVA Terceira idade do ciclo vital do documento de arquivo. O documento deixou de ser utilizado pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação deve, por isso, ser eliminado, a menos que possua um valor secundário que justifique a sua conservação permanente. Corresponde ao arquivo histórico. FASE SEMI-ACTIVA Segunda idade do ciclo vital do documento de arquivo. Fase durante a qual o documento é ocasionalmente utilizado pela entidade produtora para fins administrativos, fiscais ou legais. Corresponde ao arquivo intermédio. FUNDO Conjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no exercício da sua actividade. É a mais ampla unidade arquivística. GUIA DE REMESSA Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser utilizada como instrumento de descrição documental. Organização e Técnicas de Arquivo

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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Documento que regista o sistema de classes concebido para a organização de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicação, nomeadamente no âmbito das classes e à ordenação das unidades abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura de um arquivo. PRAZO DE CONSERVAÇÃO Período de tempo fixado na tabela de selecção para a conservação dos documentos de arquivo em fase activa e semi-activa. PROCESSO Unidade arquivística constituída pelo conjunto dos documentos referentes a qualquer acção administrativa ou judicial sujeita a tramitação própria, normalmente regulamentada. REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO Instrumento legal regulamentador de um sistema de gestão de documentos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliação, a selecção, a eliminação, as remessas e a substituição de suporte. SÉRIE Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com o sistema de recuperação da informação. SUBSÉRIE Parte de uma série, originalmente diferenciada, correspondente às mesmas fases de processos do mesmo tipo, a subdivisões sistemáticas de um assunto, a tipologias documentais ou ainda a documentos com exigências de acondicionamento e/ou preservação próprias. TIPOLOGIA DOCUMENTAL Conjunto de elementos formais que caracterizam um documento de acordo com as funções a que se destina. UNIDADE ARQUIVÍSTICA Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (processo, colecção, dossier, série/subsérie, classe/subclasse, fundo). Estes conjuntos resultam da organização dada ao arquivo pela entidade produtora. UNIDADE DE INSTALAÇÃO Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos, pastas, disquetes, bobinas, cassetes, etc.)

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VALOR ARQUIVÍSTICO Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para efeitos de conservação permanente. Resulta do seu valor primário e/ou da relevância do seu valor secundário. VALOR PRIMÁRIO Valor primeiro e inerente aos documentos de arquivo, directamente relacionado com as razões que estiveram na origem da sua criação, cumprir funções de prova administrativa, legal ou financeira. VALOR SECUNDÁRIO Valor atribuído aos documentos de arquivo para efeitos de conservação permanente. Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins de investigação, na medida em que possam assumir funções de testemunho para a preservação da memória colectiva.


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Legislação, normas e resoluções aplicáveis à função arquivo


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Legislação, normas e resoluções aplicáveis à função arquivo Para organizar arquivos há que ter em atenção a legislação existente referente ao assunto, bem como as normas estabelecidas para o efeito. Assim sendo, segue-se um elenco onde figuram as mais importantes.

Legislação A legislação sobre os arquivos portugueses ainda se encontra dispersa por vários diplomas, dos quais salientamos aqui os principais instrumentos legais em vigor. Bases da política e do regime de protecção e valorização do património cultural Lei nº 107/2001, de 30 de Agosto de 2001, publicada no Diário da República nº 209, Série I . A, de 8 de Setembro de 2001. Estabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização do património cultural, pp.5808-5829. Para além das disposições genéricas sobre o Património Cultural Português, tem particular relevância para as áreas de arquivo o disposto no Título VII . Dos regimes especiais de protecção e valorização dos bens culturais, e em especial o Capítulo III . Do Património Arquivístico, artigos 80 a 83. Regime geral dos arquivos e do património arquivístico Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro, publicado no Diário da República nº 19, Série I . A, de 23 de Janeiro de 1993 . Estabelece o regime geral de arquivos e património arquivístico, pp.264270. Tem como objectivo disciplinar normativamente a valorização, inventariação e preservação dos bens arquivísticos considerados parte integrante da cultura portuguesa. Lei orgânica do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo Decreto-Lei nº 60/97, de 20 de Março, publicado no Diário da República nº 67, Série I, de 20 de Março de 1997 . Lei orgânica do Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, pp. 1276-1283. Define as competências do organismo coordenador da política arquivística nacional e dos vários serviços dependentes. Regime jurídico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas Públicas Decreto-Lei nº 149/83, de 5 de Abril, publicado no Diário da República nº78, Série I, de 5 de Abril de 1983 . Define o regime jurídico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas Públicas, pp.1150-1152. Regulamenta o funcionamento dos Arquivos Distritais Organização e Técnicas de Arquivo

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definindo-lhes competências próprias na área da implementação de uma política arquivística nacional. Pré-arquivagem de documentação Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de Dezembro, publicado no Diário da República nº 284, Série I, de 10 de Dezembro de 1988 . Regula a pré-arquivagem de documentação. Revoga o Decreto-Lei nº 29/72, de 24 de Janeiro, pp. 4885. Enquadramento global para a definição de políticas arquivísticas na área da avaliação, selecção e eliminação de documentos e obriga à reformulação das portarias publicas ao abrigo do Decreto-Lei nº 29/72, de 24 de Janeiro. Gestão de documentos Decreto-Lei nº 121/92, de 2 de Julho, publicado no Diário da República nº 150, Série I - A, de 2 de Julho de 1992 . Estabelece os princípios de gestão de documentos relativos a recursos humanos, recursos financeiros e recursos patrimoniais dos serviços de administração directa e indirecta do Estado, pp. 3146-3147. Lei orgânica do Conselho Superior de Arquivos Decreto-Lei nº 372/98, de 23 de Novembro, publicado no Diário da República nº 271, Série I-A, de 23 de Novembro de 1998. Aprova a Lei orgânica do Conselho Superior de Arquivos, pp. 6363-6364. Regime geral das incorporações Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março, publicado no Diário da República n.º 53, Série I-A, de 3 de Março de 2004. Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos. Portarias de gestão de documentos Lista de Portarias publicadas ao abrigo do Decreto-lei nº 447/88, de 10 de Dezembro.

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Normas Algumas das Normas Portuguesas (NPs) mais relevantes no domínio da informação e documentação, que podem ser adquiridas no Instituto Português da Qualidade. NP 5:1992 (3ª Edição) 12 p. C 70 /CT 7 Ofício ou carta Formato A4. Apresentação da primeira página. NP 24:1973 (1ª Edição) 5 p. C 60 /CT 6 Caixas, pastas e capas de arquivo NP 61:1987 (3ª Edição) 9 p. C 70 /CT 7 Documentação. Sinais de correcções dactilográficas ou tipográficas NP 113:1989 (3ª Edição) 6 p. C 70 /CT 7 Documentação. Divisões de um documento escrito. Numeração progressiva NP 138:1986 (3ª Edição) 3 p. C 70 /CT 7 Documentação. Legenda bibliográfica NP 405-1:1994 (1ª Edição) 44 p. C 70 /CT 7 Informação e documentação. Referências bibliográficas: Documentos impressos NP 405-2:1998 (1ª Edição) 27 p. C 70 /CT 7 Informação e documentação. Referências bibliográficas. Parte 2: Materiais não livro NP 417:1993 (2ª Edição) 4 p. C 70 /CT 7 Documentação. Sumário de publicações periódicas NP 418:1988 (2ª Edição) 17 p. C 70 /CT 7 Documentação. Resumos analíticos para publicações e documentação NP 419:1995 (2ª Edição) 9 p. C 70 /CT 7 Documentação. Apresentação de artigos em publicações periódicas e outras publicações em série NP 738:1986 (2ª Edição) 4 p. C 70 /CT 7 Documentação. Folha de título de publicações não periódicas NP 2021:1989 (1ª Edição) 9 p. C 70 /CT 7 Documentação. Formato de dados para permuta de informação bibliográfica em banda magnética NP 2022:1986 (1ª Edição) 5 p. Organização e Técnicas de Arquivo

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C 70 /CT 7 Documentação. Numeração internacional normalizada de livros (ISBN) NP 2023:1986 (1ª Edição) 5 p. C 70 /CT 7 Documentação Numeração internacional normalizada das publicações em série (ISSN) NP 2434:1987 (1ª Edição) 5 p. C 70 /CT 7 Documentação. Carácter tipográfico convencional ISO para ensaios de legibilidade. (Carácter ISO) NP 3003-16:1991 (1ª Edição) 18 p. C 1130/CT 113 Computadores e tratamento da informação. Vocabulário. Parte 16: Teoria da informação NP 3193:1987 (1ª Edição) 6 p. C 70 /CT 7 Documentação. Títulos de lombada de livros e outras publicações NP 3388:1993 (1ª Edição) 9 p. C 70 /CT 7 Documentação. Sumários analíticos nas publicações em série NP 3680:1989 (1ª Edição) 78 p. C 70 /CT 7 Documentação. Descrição e referências bibliográficas. Abreviaturas de palavras típicas NP 3715:1989 (1ª Edição) 10 p. C 70 /CT 7 Documentação. Método para a análise de documentos, determinação do seu conteúdo e selecção de termos de indexação NP 4036:1992 (1ª Edição) 54 p. C 70 /CT 7 Documentação. Tesauros monolingues: Directivas para a sua construção e desenvolvimento NP 4285-1:1998 (1ª Edição) 10 p. C 70 /CT 7 Informação e documentação. Vocabulário. Parte 1: Documentos audiovisuais NP 4285-2:1999 (1ª Edição) 17 p. C 70 /CT 7 Documentação e informação Vocabulário Parte 2: Documentos icónicos NP 4285-3:2000 (1ª Edição) 23 p. C 70 /CT 7 Documentação e informação Vocabulário Parte 3: Aquisição, identificação e análise de documentos e de dados NP 4285-4:2000 (1ª Edição) 20 p. C 70 /CT 7 Documentação e informação Vocabulário Parte 4: Linguagens documentais

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NP EN 28601:1996 (1ª Edição 24 p. C 70/CT 7 Dados e formatos de troca. Troca de informação. Representação de datas e horas Correspondência: EN 28601:1992 IDT NP EN 29004-2:1994 (1ª Edição) 29 p. C 800/CT 80 Gestão da qualidade e elementos do sistema de qualidade Parte 2: Linhas de orientação para serviços (ISO 9004-2:1991) Correspondência: EN 29004-2:1993 IDT NP EN ISO 9000:2000 (2ª Edição) 39 p. C 800/CT 80 Sistemas de gestão da qualidade Fundamentos e vocabulário (ISO 9000:2000) Correspondência: EN ISSO 9000:2000 IDT


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Resoluções O Conselho Superior de Arquivos (CSA) é um órgão colegial com funções consultivas, criado por Decreto-Lei nº 372/98, de 23 de Novembro, que depende directamente do Ministro da Cultura. Recomendações O CSA aprovou já as seguintes recomendações: Privatizações e Património Arquivístico Gestão de Documentos Para a Concepção e Planeamento da Rede Nacional de Arquivos A Formação Profissional dos Técnicos de Arquivo Arquivos Audiovisuais, Fonográficos e Fotográficos Diagnóstico à Situação dos Arquivos da Administração Central

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Bibliografia


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Bibliografia ALBERCH i FUGUERAS; Ramon, BOIX LLONCH, Lurdes; NAVARRO SASTRE, Natália e VELA PALOMARES, Susana. Archivos y cultura: manual de dinamización. Gijón, Trea. 2001. ALVES; Ivone [et al]. Dicionário de Terminología Arquívistica. Lisboa, Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro. 1993. CARDINAL, Louis. Les instruments de recherche pour les archives. Quebec, Documentor. 1984. CORTES ALONSO, Vicenta. Documentación y Documentos. Prólogo de Luis Sánchez Belda. Madrid, Subdirección Generalde Archivos. 1980. CRUZ MUNDET, José Rámón. Manual de Archivística. Madrid. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 2001. CUNNINGHAM, Adrian, A Alma e a Consciência do Arquivista: Reflexões sobre o Poder, a Paixão e o Positivismo de uma Profissão Missionária, in Cadernos BAD, nº2. Lisboa, 2003. GONÇALVES, Carlos César Correia. Algumas Considerações para orientar a Organização do Arquivo: o equipamento de arquivo: qualidades de um bom arquivo. Lisboa, COCITE. 1999. OROZCO, Eduardo. Estado actual dei profesional de la información (Panel), Ciencias de la Información, Cuba, 27(4), Dic. 1996. PEIXOTO, António Maranhão, Os Arquivos Municipais e a Administração: Perspectivas e desafios. Actas do IV Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, Loulé, 1997.

PENTEADO, Pedro, Serviço de Referência em Arquivos definitivos, in Cadernos BAD, nº2. Lisboa, 1995. PIAZZALI, Luis F. Manual prático sobre técnicas archivísticas. Prólogo de Pablo Agutín Mercado. Buenos Aires. Editorial Asociatión Archivística Argentina. 1982. REAL, Manuel Luís, A Rede Nacional de Arquivos: um desafio no século XXI, in Cadernos BAD, nº1. Lisboa, 2004. REVISTA de la Unesco de ciencia de la información, bilbiotecologia y archivologia. Paris. Unesco, 1978-82. Organização e Técnicas de Arquivo

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25090_organizaçao_tecnicas_de_arquivo.pdf

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