23310973-I-179-Libro-de-ejercicios-de-excel

ÍNDICE Presenta resentaci ción........................................ ón................................................................................................ ......................................................................................... ................................. 1 Guía didáctica did áctica ....................................................... .............................................................................................................. ......................................................................3 ...............3 Introducción.................................................................................................................................7 Cronograma de actividades.........................................................................................................8 Cuaderno Cuaderno de trabaj trabaj o ....................................................... .............................................................................................................. .............................................................9 ......9 Recapitulación 1. Notas al margen.......................................................................................11 Práctica ráctic a 1. Notas N otas al margen........................................... margen.............................................................................................13 ..................................................13 Recapitulación 2. Inspector digital........................................................................................16 Práctica ráctic a 2. Inspector Inspector digital di gital .................................................... .............................................................................................19 .........................................19 Recapitulación 3. Filtrando bits............................................................................................21 Práctica 3. Filtrando bits..................................................................................................24 Recapitulación 4. Orden y progreso.....................................................................................28 Práctica 4. Orden y progreso...........................................................................................30 Recapi ecapitulaci tulación ón 5. Cálcu Cálculos los en la memori memoriaa ..................................................... ...........................................................................32 ......................32 Práctica 5. Cálcul Cálculos os en la memoria memoria .................................................. .................................................................................33 ...............................33 Recapitulación 6. Pastel electrónico.....................................................................................36 Práctica 6. Pastel electrónico...........................................................................................38 Recapi ecapitul tulación ación 7. 7 . Números N úmeros en el el cibere ci beresspacio.....................................................................40 pacio................... ..................................................40 Práctica 7. Números Nú meros en el ci beres berespacio....................................................................... pacio................ ...........................................................42 ....42 Recapitul ecapitulación ación 8. Super “ M.” ...................................................... ...............................................................................................44 .........................................44 Práctica 8. Super “ M.” ................................................... .....................................................................................................46 ..................................................46 Recapi ecapitul tulación ación 9. Seg Seguri uridad dad al máximo ................................................ ...............................................................................49 ...............................49 Práctica 9. Seg Seguri uridad dad al al máximo máxi mo ...................................................... .....................................................................................51 ...............................51 Recapi ecapitul tulación ación 10. Más M ás allá all á de los lo s operadore operadores.....................................................................53 s.....................................................................53 Práctica 10. Más all alláá de los l os operadore operadores...........................................................................55 s...........................................................................55

Hoja electrónica de cálcul o. Técnicas avanzadas

PRESENTACIÓN La Dirección General de Servicios de Cómputo Académico de la Universidad Nacional Autónoma de México, tiene como objetivo principal contribuir a elevar los niveles cualitativos y cuantitativos de investigación y de docencia dentro de la universidad, así como optimar los servicios de cómputo en las áreas académicas y de administración. Una de sus múltiples funciones es coadyuvar de manera permanente al desarrollo de los planes y programas que la UNAM tiene establecidos para la actualización y superación académica de su comunidad y la sociedad en el campo de la computación. Para llevar a cabo esta función la DGSCA está organizada en cuatro direcciones: Dirección de Cómputo para la Docencia, Dirección de Telecomunicaciones, Dirección de Cómputo para la Investigación y Dirección de Sistemas. La Dirección de Cómputo para la Docencia brinda a la comunidad universitaria y al público en general, capacitación, formación y actualización en cómputo y telecomunicaciones en sus modalidades presenciales y a distancia a través de su programa de educación continua. Una de las acciones instrumentadas para cumplir con esta tarea en su modalidad a distancia, es ofrecer cursos en video mediante canales de televisión y por la venta de paquetes de cursos de cómputo que incluyen: videocasetes de cada curso, texto y prácticas de apoyo, los cuales además de difundir la cultura computacional, constituyen una alternativa de aprendizaje y de acreditación en cómputo. Reconociendo el dinamismo que tiene esta modalidad y dado el nuevo concepto de aprendizaje a distancia, se dispone de asesorías de instructores vía fax, correo electrónico y página Web, con el objeto de apoyar el proceso de enseñanza-aprendizaje, el cual se explicará en la guía didáctica del curso Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas.

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Hortensia Cano Granados

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GUÍA DIDÁCTICA Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas La guía didáctica se elaboró con la finalidad de que usted conozca las diferentes partes que conforman el paquete de cómputo, así como la utilidad de cada una de éstas. El paquete de Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas consta de: •

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Cuatro videocasetes con programas de media hora cada uno. El Manual de texto de Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas de la colección Guías y Textos de Cómputo.

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Guía didáctica.

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Cuaderno de prácticas.

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Disco de prácticas

•

Ficha de registro.

Videos:

Los videos se han organizado considerando las siguientes lecciones: VIDEO

LECCIÓN

TEMÁTICA •

1. NOTAS AL MARGEN

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PRIMERO

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2. INSPECTOR DIGITAL

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•

•

3. FILTRANDO BITS

•

•

3

Conceptos: comentario, validación, rango y cuadro de texto. Importancia del comentario y validación. Cómo documentar las celdas de una hoja de cálculo. Asignar y elimi nar nombres de rango. Funciones de información. Auditoría y formato condicional. Conceptos: base de datos, campo, registro, formulario y filtro. Manejo de autofiltro, combinación con campos, suprimir un filtro. Fil tros avanzados. Manejo de base de datos en una hoja de cálculo.


VIDEO

LECCIÓN

TEMÁTICA •

4. ORDEN Y PROGRESO

•

•

•

SEGUNDO

•

5. CÁLCULOS EN LA MEMORIA

•

•

•

•

6. PASTEL ELECTRÓNICO

•

•

TERCERO

•

7. NÚMEROS EN EL CIBERESPACIO

•

•

•

•

8. SUPER “M.”

•

•

•

9. SEGURIDAD AL MÁXIMO

•

•

CUARTO

•

10. MÁS ALLÁ DE LOS OPERADORES

•

•

Ordenamiento en forma ascendente y descendente. Concepto y asistente para tablas dinámi cas. Funciones de bases de datos. Asignación de nombre a un rango. Principales herramientas de auditoría. Uso de filtros. Ordenación. Tablas dinámicas. Creación y edición de gráficos. Conceptos de objeto y vinculación. Creación y edición de dibujos. Creación de vínculos con hoj as de cálculo. Concepto de hipertexto. Generación de mapas. Importar y exportar. Concepto y características de una macro. Pasos para crear una macro. Eliminación, modificación y estructura de una macro. Conceptos y características de consolidación. Proteger y desproteger una hoja. Personalizar los botones más utilizados. Edici ón de un gráfico. Insertar objetos, vínculos y ligas automáticas. Crear macros y mapas.

Manual de texto:

El texto de “Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas ” de la colección Guías y Textos de Cómputo, tiene como finalidad apoyar al participante en los temas donde requiera profundizar, o bien facilitarle estudiar temas de interés complementarios en relación con sus necesidades de aprendizaje. Se recomienda util izar el texto como lectura complementaria al vi deo. Sus contenidos temáticos están establecidos con base en el curso de actualización que ofrece la Dirección General de Servicios de Cómputo Académico. Cuaderno de prácticas:

Está elaborado con el propósito de que usted cuente con una serie de prácticas que reafirmen cada una de las lecciones que conforman el curso de Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas

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avanzadas a distancia. Su diseño le permitirá contar con diez prácticas de los temas que se exponen en los videos; y en aquéllos donde así se requiera, se plantea una situación que conlleva al participante a resolver y ejercitar cada una de las lecciones. Le recomendamos que al término de cada práctica usted mismo se evalúe, considerando el apoyo de las lecturas que le sugerimos del manual de texto. De igual forma, le aconsejamos que de ser posible realice otros ejercicios simultáneos diseñados por usted, los cuales le serán de utilidad en el dominio de cada uno de los temas revisados. Acreditación:

La acreditación del curso de Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas se hará con base en el contenido temático y lineamientos establecidos por la Dirección General de Servicios de Cómputo Académico de la UNAM. Cuando usted decida acreditar el curso Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas deberá de registrarse, enviando por fax su ficha de registro, así como la del depósito. Una vez realizado esto, recibirá por correo exprés su clave de acceso a los servicios de apoyo que son asesoría vía fax, consulta a través de página Web y cuenta de correo electrónico. El acceso a estos servicios le permitirá consultar a los asesores quienes le ayudarán a resolver sus dudas, el temario que le servirá como guía de estudio, así como la fecha del examen e indicaciones generales que deberá considerar para resolverlo. En el caso de que usted acredite el curso, recibirá a vuelta de correo certificado un Reconocimiento, siempre y cuando haya cubierto los objetivos de acreditación del curso a distancia correspondiente. Ficha de registro:

Contiene el procedimiento que usted deberá realizar cuando desee acreditarse, además de los datos que nos proporcionará al enviarlo por fax al teléfono 5622 8016. Le solicitamos escriba claramente con letra de molde o a máquina los datos que se le indican, le recomendamos guardar una copia en blanco, esto le permitirá utilizarla las veces que sea necesario cuando solicite la acreditación del curso de Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas. Además deberá cubrir el monto por acreditación. Recomendaciones:

Al adquirir su curso de Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas por esta modalidad, usted tiene el compromiso de revisar cada una de las lecciones que conforman el curso en los

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tiempos y espacios que a usted le sean más cómodos, de ahí la necesidad de hacerle las siguientes recomendaciones. •

•

•

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•

•

•

De ser posible utilice el cronograma de actividades (incluído al final de esta guía didáctica) de cada una de las lecciones que conforman el curso. Se sugiere revisar una lección por día, realizando las prácticas correspondientes. Se recomienda leer el tema del manual alusivo a la lección del día, después de ver el video, para familiarizarse con cada uno de los conceptos y lenguaje manejados. Se aconseja revisar cada lección, haciendo las pausas necesarias que permitan el aprendizaje de los diversos temas, además de anotar las dudas que surjan. Posteriormente es recomendable revisar por segunda vez cada lección, practicando en su computadora para lograr resolver las dudas. Al finalizar la lección es importante resolver la práctica correspondiente de su cuaderno de prácticas. Trate de resolver cada una de las prácticas de manera personal. Como apoyo a su aprendizaje elabore ejercicios relacionados con su actividad actual, con objeto de que usted mismo se plantee dudas y las pueda resolver.

•

Lo recomendable es que pase a la siguiente lección cuando domine la anterior.

•

Nunca se quede con alguna duda, siempre trate de resolverla.

¡ Que tenga mucha suerte ! Con el deseo de que este curso sea de su entera satisfacción, le reiteramos el compromiso de la Universidad Nacional Autónoma de México de difundir la cultura computacional a la sociedad.

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INTRODUCCIÓN El propósito de este texto es apoyar el curso de “Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas”, permitiendo al usuario ejercitar los conocimientos que adquiera en cada lección. Se recomienda que revise la lección del video las veces que considere necesarias para asimilar la información, y posteriormente realice las prácticas de este cuaderno. El material para cada lección está compuesto de dos partes: •

Una RECAPITULACIÓN de los elementos vistos en el video, donde se resumen los conceptos, botones, teclas, comandos, procedimientos y cuadros de diálogo mostrados en la lección. Antes de iniciar la práctica lea con atención este material, identifique los elementos y relaciónelos con los mostrados en el video. Cuando considere que los conocimientos presentados han quedado claros, resuelva la práctica correspondiente.

•

Una PRÁCTICA que retoma estos elementos para dar solución a una situación planteada al i nicio. Para resolver la práctica, siga las indicaciones y compare sus resultados con los que se ilustran. Resuelva las prácticas las veces que considere necesarias y si durante el desarrollo surgen dudas, puede regresar para consultar la información de la recapitulación. En cada práctica se utilizan los elementos revisados en el video correspondiente y se retoman los de lecciones anteriores para reafirmar el aprendizaje.

En este material se han utilizado algunas convenciones con el fin de facilitar la identificación de ciertos elementos a que se hace referencia, a continuación se indican cuáles son estas convenciones. Presentación MAYÚSCULAS

MAYÚSCULAS- CURSIVAS Negritas

Empleo

Ejemplos

Se emplean cuando se menciona el uso de ARCHIVO, botones, teclas, comandos, opciones del menú, GUARDAR COMO referencias de celdas, filas o columnas. Se utilizan cuando se hace referencia a hojas de REPORTE DE GASTOS.XLS cálculo o nombres de archivo. Se usan cuando se hace referencia al texto o Fábrica de fórmulas que debe escribir el usuario. refrigeradores

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Objetivo : Organizar

sistemáticamente cada una de las lecciones, así como llevar un control de autoevaluación en el aprendizaje práctico del curso a di stancia de Hojas electrónicas de cálculo. Técnicas avanzadas. Instrucciones: Escriba

la fecha de inicio de su lección, y marque con una “X” cada vez que necesitó revisar los diferentes materiales mostrados en el cronograma, y finalmente la fecha correspondiente a DOMINIO, cuando así lo considere. Nombre:

Fecha de adquisición: LECCIÓN

FECHA DE INICIO

VIDEO

LECTURA DEL RESOLUCIÓN EJERCICIOS MANUAL DE PRÁCTICA SIMULTÁNEOS

FECHA DE DOMINIO

1. Notas al margen. 2. Inspector digital. 3. Filtrando bi ts. 4. O rden y progreso. 5. Cálculos en la memoria. 6. Pastel electrónico. 7. Números en el ciberespacio. 8. Super “M ”. 9. Seguridad al máximo. 10. Más allá de los operadores.

Fecha de acreditación:

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CUADERNO DE TRABAJO

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RECAPITULACIÓN 1 Notas al margen Antes de iniciar su práctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BÁSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CÁLCULO Acción Insertar comentarios

Procedimiento •

•

•

•

Ver comentarios Borrar comentario

•

•

•

•

Poner validación de datos

•

•

•

•

•

•

Quitar validación

•

•

•

•

Sitúe el cursor en la celda en donde desea insertar un comentario. Oprima el botón derecho del ratón y elija del menú contextual, la opción INSERTAR COMENTARIO. Escriba el texto, puede redactar varios párrafos. Para terminar, dé un clic fuera del cuadro. Sitúe el puntero del ratón sobre la celda que tiene el comentario. Ubique el puntero del ratón sobre la celda que tiene el comentario. En el menú EDICIÓN, elija la opción BORRAR. Seleccione la opción COMENTARIOS. Seleccione el bloque de celdas. En el menú elija DATOS, posteriormente la opción VALIDACIÓN. En la ficha CONFIGURACIÓN, señale las opciones de validación. En la ficha MENSAJE ENTRANTE, escriba el TÍTULO del cuadro de diálogo y el MENSAJE que se desplegará al situarse en la celda. En la ficha MENSAJE DE ERROR, elija el ESTILO del cuadro (límite, advertencia, información), escriba el TÍTULO y el MENSAJE que aparecerán cuando el dato capturado no cumpla las condiciones de validación. Para terminar, presione ACEPTAR. Seleccione la celda que tiene la validación. En el menú DATOS, elija VALIDACIÓN. En la opción PERMITIR señale CUALQUIER VALOR. Presione en ACEPTAR.

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Acción Asignar un nombre a un rango

Procedimiento •

•

•

•

Poner un cuadro de texto

•

•

•

•

•

Eli minar un cuadro de texto

•

•

Selecci one la celda o rango de éstas. Dé un clic en el CUADRO DE NOMBRES situado a la izquierda de la barra de fórmulas.

Escriba el nombre del rango. Oprima ENTER. Presione el botón CUADRO DE TEXTO ubicado en la barra de herramientas DIBUJO. Sitúe el puntero del ratón en la zona donde ubicará el cuadro de texto. Arrastre el ratón hasta que el cuadro de texto tenga el tamaño deseado. Escriba el texto. Para terminar dé un clic fuera del cuadro. Seleccione el cuadro de texto, dando un clic en éste. Oprima la tecla SUPRIMIR.

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Práctica 1 Notas al margen Situación:

Para agilizar el pago de los servicios externos, se requiere una hoja de cálculo con objeto de que un auxiliar sea el responsable del control de los pagos. Por ello, se elaborará una hoja de cálculo y se documentará de manera tal, que la persona designada para este trabajo no tenga problemas ni en el manejo de su estructura, ni al incorporar los datos que requiera capturar. Instrucciones:

1. Abra el archivo CONTROL.XLS ubicado en su DISCO DE PRÁCTICAS . La información es la siguiente:

2. Asigne a la hoja el nombre de ASESORÍAS. 3. Defina el nombre DEPARTAMENTOS para el rango I1:I7. 4. Para evitar errores en la captura de ciertos datos, se establecerán validaciones en algunos rangos:

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Departa Departame mentos ntos

Seleccione eleccione las celdas celdas que contend contendrá ránn los nombres nombres de los depar departam tamen entos tos solicitantes de la asesoría externa (celdas C5:C19). Enseguida, especifique validación de datos, presione en permitir LISTA y en el cuadro de ORIGEN, escriba el signo de igual, más el nombre del rango que contiene los nombres de los departamentos; es decir, =DEPARTAMENTOS. Por último, presio pr esione ne EN EN TER TER. Dé un clic en la celda C5 y verifique que se despliegue una lista con los nombres nomb res de los lo s departamentos departamentos.. Seleccione elecci one PLAN PLANE EACIÓN. ACIÓN .

Pago ago por hora

El pago pago por hora que otorga otorga la empre empressa está está entre $50.00 y $250. Ponga onga validación de datos, elija permitir DECIMAL y en datos ENTRE, escriba en mínimo 50 y en máxi máximo mo 250. 250. En la ficha MENSAJE DE ERROR escoja el estilo LÍMITE y escriba en el título Pago fuera del rango, mientras en el mensaje de error detalle lo siguiente: Los pagos deberán ser mayores de $50.00 y menores de $250. Pagos fuera de este rango deberán ser autorizados por escrito por la Dirección. Oprima ENTER para terminar. Dé un clic en la celda D5 y escriba 45, oprima ENTER. Verifique que se despliegue el mensaje de error que escribió. Presione en CANCELAR y escriba 55. Debe comprobar que al oprimir ENTER ya no se aparezca el mensaj mensaj e de error.

Hor Horas

Selec leccion ione el ra rango E5 E5:E19 y defina ina una valida lidación ión de de datos para que únicamente acepte la captura de datos entre 1 y 40. Escriba el siguiente mensaje mensaje entrante: Las Las horas hor as que excedan de 40 se consideran consider an horas hor as extra extr a.

5. En la l a celda F4, F4, detalle detall e un comentario con c on el si guiente texto: texto: Nota: No ta: Las horas hor as extra extr a se se pagan pagan al dobl e del pago por hora nor mal. 6. En la celda G5 teclee la fórmula para calcular el total a pagar y cópiela a las celdas G6:G19, es decir escriba en G5 =D5*E5+2*D5*F5 7. En la celda G4 escriba un comentario explicando la fórmula, puede ser algo como esto: TOTAL = Pago por hora*Horas + 2*Pago por hora*Horas extra.

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Hoj a electrónica de cálcul o. Técnicas avanzada avanzadass

8. Ubi que un cuadro de texto en la parte inferior inferio r de la l a tabl tablaa con el siguiente mensaje: mensaje: Acuerdo 25/2001: Se autoriza la contratación de un total de 15 asesorías externas por mes. Los departamentos autorizados son: Almacén, Contabilidad, Personal, Pl aneaci aneación, ón, Producci rodu cción, ón, Si stemas y Ventas V entas.. 9. Aplique formato de moneda a las celdas D5:D19 y G5:G19, posteriormente oculte la columna col umna I y guarde los cambi cambios os de su su archivo. archi vo. 10. Capture los siguientes datos: N ombr e D epar t ament o Pago por hor a Juan Pérez y Asoci ados Pl aneaci ón $ 250.00 López e hi j os Contabi l i dad $ 100.00 Consul toría Internaci onal Si stemas $ 180.00 Vi aj es económi cos Ventas $ 125.00 11. Su hoja debe tener un aspecto similar a la siguiente:

12. Guarde el archivo con el nombre CONTROL.XLS.

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H or as 40 12 35 12

H or as ext r a 8 0 0 0


RECAPITULACIÓN 2 I nspe nspector ctor dig di gi tal Antes de ini i nici ciar ar su su práctica, prácti ca, haremos haremos un repas repaso de lo l o vis vi sto en el video. vi deo. ACCIONES BÁSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CÁLCULO Acci ón Aplicar formato condicional

Pr ocedi mi ent o •

•

•

•

•

•

•

•

Quitar formato condicional

•

•

•

Buscar celdas precedentes

•

•

•

Buscar Buscar celdas c eldas dependientes dependi entes

•

•

•

Quitar las flechas de la Auditoría

•

•

Seleccione las celdas a las cuales aplicará el formato condicional. En el menú m enú FO FO RMATO, escoj escojaa FORMATO FORMATO COND CON D ICIONAL. ICION AL. Para establecer las condiciones, seleccione VALOR DE LA CELDA o FÓRMULA, de acuerdo con sus necesidades. Defina el operador que utilizará para la comparación. Escriba el valor de comparación (constante) o seleccione una celda que contenga contenga dicho valor. Dé clic en el botón FORMATO y señale los formatos que aplicará. Si desea agregar más condiciones (tres como máximo), dé cli cl i c en AGR A GRE EGAR y repita repi ta los l os pasos pasos anteri anteriores ores.. Oprima en ACEPTAR. Seleccione elecci one las l as celdas celd as que tienen ti enen este este formato. form ato. En el menú EDICIÓN, escoja BORRAR. Dé cli cl i c en FORMATO FORMATOS S. Seleccione elecci one la l a celda que contenga la fórmul a. En el menú HERRAMIENTAS, elija la opción AUDITORÍA. Especifique RASTREAR PRECEDENTES. Seleccione elecci one la l a celda. En el menú HERRAMIENTAS, presione la opción AUDITORÍA. Dé un clic en RASTREAR DEPENDIENTES. En el menú HE H ERRAMIE AM IEN N TAS, TAS, eli el i j a AUD AU D ITORÍA. D é un cli cl i c en Q U ITAR TOD TODAS AS LAS FLECHA LECHAS S.

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VALORES PARA EL PRIMER ARGUMENTO DE LA FUNCIÓN CELDA Si es

Devuelve

Dirección

Dirección de la celda.

Columna

El número de columna de la celda.

Color

1 si la celda tiene formato de color para los valores negativos; en caso contrario devuelve 0.

Contenido

El contenido de la celda.

Formato

Un valor correspondiente al formato numérico de la celda. (Ver tabla 1).

Paréntesi s

1 si la celda ti ene formato con paréntesi s para los val ores positivos o para todos los valores; de lo contrario devuelve 0.

Prefijo

Un valor que corresponde al prefijo de rótulo de la celda: •

•

•

•

•

Apóstrofo ' si la celda contiene texto alineado a la izquierda. Comillas “ si la celda tiene texto alineado a la derecha. Acento circunflejo ^ si la celda tiene texto centrado. Barra inversa \ si la celda incluye texto con alineación de relleno. Texto vacío si la celda contiene otro valor.

Proteger

0 si la celda no está bloqueada y 1 si la celda está bloqueada.

Fila

El número de fila de la celda del argumento ref.

Tipo

Un valor que corresponde al tipo de datos de la celda: •

•

•

Ancho

b si la celda está vacía. r si la celda conti ene una constante de texto. v si la celda posee otro valor.

El ancho de columna redondeado a un entero.

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VALORES QUE DEVUELVE LA FUNCIÓN CELDA TABLA 1 Si devuelve el valor:

El formato es:

Si devuelve el valor:

El formato es:

G

General

C2

0,00E+00

F0

0

G

#?/? o #??/??

.0

#.##0

D4

d/m/aa o d/m/aa h:mm o dd/mm/aa

F2

0,00

D1

d-mmm-aa o dd-mm-aa

.2

#.##0,00

D2

d-mmm

M0'

$#.##0;-$#.##0)

D3

mmm-aa

-M0

$#.##0;(rojo)-$#.##0

D5

mm/dd

M2

$#.##0,00;-$#.##0,00

D7

h:mm AM/PM

-M2

$#.##0,00;(rojo)-$#.##0,00

D6

h:mm:ss AM/PM

P0

0%

D9

h:mm

P2

0,00%

D8

h:mm:ss

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Práctica 2 Inspector digital Situación:

El departamento encargado de hacer las compras de papelería debe generar un reporte de los gastos; así cada departamento requiere elaborar su solicitud de materiales con objeto de dividir el costo de acuerdo con las cantidades solicitadas. Ahora han tenido problemas con el reporte porque los resultados son incorrectos o tienen mensajes de error. Por ello, han entregado una copia del archivo para que se les ayude a encontrar la causa de los errores. Las celdas con resultados incorrectos tienen trama de color amarillo. Instrucciones:

1. Abra el archivo REPORTE.XLS ubicado en su DISCO DE PRÁCTICAS , enseguida seleccione la Hoja 1. La información es la siguiente:

2. Se buscará el error del rango B6:B12. Al dar un clic en la celda B6, se verificará que está capturado un número, pero la presentación no es correcta. En la celda B3 escriba la fórmula =CELDA( “formato”,B6), al dar clic el resultado será D8. Si se revisa en la lista de valores que devuelve la función, se aprecia que D8 corresponde a un formato de hora. Por lo tanto, aplique el formato CONTABILIDAD para corregirlo.

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3. Sitúe el cursor en la celda C13 y active la AUDITORÍA para RASTREAR LOS PREDECENTES. Observe que en la suma se están incluyendo celdas de otras columnas, enseguida obtenga la suma únicamente del rango C6:C12 y desactive la AUDITORÍA. 4. Ubique el cursor en la celda G8 y active la AUDITORÍA para RASTREAR LOS PREDECENTES. Recuerde que el valor de error #¡VALOR! se produce cuando se ha introducido texto y la fórmula requiere un número o un valor lógico. Corrija la celda que tenga un texto en vez de un número, pues uno de los errores más comunes es teclear la letra O mayúscula en vez del número cero. 5. De la misma manera corrija la celda I12. 6. Sitúe el cursor en la celda H9 e identifique el valor que provoca la división entre cero. Realice la corrección pertinente. 7. Sitúe el cursor en la celda I8 y corri ja el error. 8. Verifique que las sumas sean correctas y quite la trama de color amarillo en las celdas corregidas. 9. Termine el reporte y aplique un formato condi cional (fuente en color fucsia y estilo negritas) a todas las cantidades del rango G6:I12 que sean mayores de $1,000.00. 10. Guarde los cambios realizados en el archivo con el nombre REPORTE.XLS.

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RECAPITULACIÓN 3 Filtrando bits Antes de iniciar su práctica, haremos un repaso de lo visto en el video. CONCEPTOS BÁSICOS DEL MANEJO DE BASES DE DATOS Elemento

Descripción

Base de datos

•

•

Campo Registro Nombre de campo Formulario personalizado

•

•

•

•

•

Formulario de datos

•

•

Plantilla

•

Es una lista de datos ordenados en filas y columnas (tabla). Estas listas contienen CAMPOS y REGISTROS, donde cada campo se identifica con un NOMBRE DE CAMPO. Las listas no deben tener líneas en blanco entre sus renglones. Son las columnas de la lista. Son las filas de la lista. Encabezado de cada columna de la lista, el nombre ocupa sólo una celda y debe estar en la primera fila de la li sta. Se puede agregar texto a la hoja de cálculo y dar el formato deseado a las celdas. También pueden añadirse validaciones y controles con objeto de automatizar la operación de rellenar un formulario, recopilar y procesar la información. Este formulario se guarda como PLANTILLA que puede servir posteriormente como base para otros formularios. Se pueden crear formularios para imprimirse o llenarse en pantalla. Es el medio que le permite introducir, presentar, borrar, modificar o buscar cada vez, un registro de una lista. El programa utiliza los encabezados de cada columna (nombres de campo) para crear de manera automática los campos en el formulario. En estos formularios, únicamente se pueden presentar 32 campos. Es un libro elaborado por el usuario, utilizado posteriormente como base para otros libros similares. El archivo tiene la extensión XLT.

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ACCIONES BÁSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CÁLCULO Acción

Procedimiento

Crear un formulario personalizado

•

Guardar un archivo como plantilla

•

•

•

•

•

Abrir un formulario de datos

•

•

•

Acciones básicas con formularios de datos

•

•

•

Abrir una plantilla

•

•

•

•

Diseñe un formato en la hoja de cálculo, para ello puede utilizar validación de datos y fórmulas; cuando termine, guarde el archivo como pl antilla. Cuando ha terminado la hoja de cálculo que quiere guardar como plantilla, seleccione del menú ARCHIVO la opción GUARDAR COMO. Escriba un NOMBRE DE ARCHIVO para su plantilla. En GUARDAR COMO TIPO, seleccione Plantilla (*.xlt). Dé clic en ACEPTAR. Cierre el archivo para su uso posterior. Sitúe el cursor en alguna celda de la lista. En el menú DATOS, elija FORMULARIO. Puede agregar, borrar, buscar o modificar registros. Para agregar un registro, dé clic en el botón NUEVO y escriba los datos. Al terminar presione en NUEVO para capturar otro registro, u oprima en CERRAR para concluir el formulario de datos. Para buscar un registro, dé clic en el botón CRITERIOS, escriba la información que desea buscar y presione en BUSCAR SIGUIENTE para localizar cada uno de los registros que cumplan los criterios que estableció. Para borrar un registro deberá buscarlo y cuando lo localice, oprimir el botón ELIMINAR, así, se desplegará un cuadro informando que el registro se eliminará de manera permanente. Enseguida presione en ACEPTAR para eliminar el registro, sino, dé un clic en CANCELAR. En el menú ARCHIVO, elija NUEVO. Escoja la plantilla deseada. Dé un clic en ACEPTAR. Para guardar el nuevo archivo, lleve a cabo el proceso normal de guardado de las hojas de cálculo.

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Acción

Procedimiento

Poner Autofiltro

•

•

•

•

Poner un fi ltro personalizado

•

•

•

•

•

•

Mostrar todos los registros de un campo

•

•

Mostrar todos los registros

•

•

Quitar Autofiltro

•

•

Hacer un filtro avanzado

•

•

•

•

•

Sitúe su cursor en alguna celda de la tabla que usará como base de datos; no debe seleccionar la tabla. En el menú DATOS, elija FILTRO y posteriormente AUTOFILTRO.

Seleccione un nombre de campo y dé un clic en la FLECHA AUTOFILTRO. Dé un clic a uno de los elementos desplegados. Presione la FLECHA AUTOFILTRO del campo. Seleccione PERSONALIZAR. Eli ja el operador (mayor que, igual, etc.). Seleccione un valor de la lista o escriba el valor que requiere. Si son dos condiciones, elija el operador lógico O para que cumpla alguna de las condiciones o el operador Y, si desea que cumpla ambas condiciones. Establezca la segunda condición y oprima en ACEPTAR. Seleccione el Nombre de campo y dé un clic en la FLECHA Autofiltro. Elija TODAS. En el menú DATOS, defina FILTRO. Dé un clic en MOSTRAR TODO. En el menú DATOS, elija FILTRO. Presione en AUTOFILTRO. Prepare las áreas de CRITERIOS y de SALIDA. Escriba los CRITERIOS. Sitúe su cursor en alguna celda de la tabla que usará como base de datos. No se requiere seleccionar la tabla. En el menú DATOS, elija FILTRO y enseguida FILTRO AVANZADO. Escriba los rangos solicitados y dé ENTER para finalizar.

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Práctica 3 Filtrando bits Situación:

El Departamento de Personal debe entregar un reporte de los empleados que se han hecho acreedores a los bonos especiales y promociones otorgadas por la empresa, considerando antigüedad, productividad y puesto desempeñado. La persona responsable quien ha elaborado una lista con todos los datos de los empleados, ahora deberá seleccionar quienes cumplen las condiciones establecidas. Para aplicar las herramientas necesarias para el manejo de listas, usted ha ofrecido su ayuda en la elaboración de los reportes. Instrucciones:

1. Abra el archivo EMPLEADO.XLS ubicado en su DISCO DE PRÁCTICAS . Se presentará una muestra de la información contenida en la hoja:

2. Se realizarán algunas tareas con un FORMULARIO DE DATOS: a) Agregue los siguiente datos: H100

Manuel

Martínez

Villa

M

28/10/1994

Ayudante general Producción

H101

Diana

Duarte

Durán

F

29/10/1994

Secretaria

b) Corrija el registro H032 con los siguientes datos: Apellido paterno: Del Valle Puesto: Auxiliar contable Departamento: Contabilidad c) Elimine el registro H013.

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Producción


3. Aplique un AUTOFILTRO a la lista de empleados y filtre los registros que cumplan con las siguientes condiciones (recuerde mostrar todos los registros después de cada filtro): a) Mujeres que sean Secretarias Ejecutivas.

b) Informáticos del D epartamento de Producción.

c) Técnicos A del Departamento de Producción con fecha de ingreso menor o igual al 09/08/1990 (utilizar filtro personalizado).

d) Las Secretarias o Auxiliares Administrativos de los Departamentos de Contabilidad o Producción.

4. Desactive el AUTOFILTRO. 5. Para el último reporte, utilizará un filtro avanzado. Prepare las áreas de CRITERIO y de SALIDA. Copie el rango F1:H1 a J1:L1 y A1:H1 a J8:Q8. El primer rango se utilizará para los criterios y el segundo en la salida de los datos. 6. Escriba los criterios para seleccionar a los Técnicos de Producción con fecha de ingreso menor que 1/1/80, a los Asistentes de la Dirección y a los Choferes de Finanzas:

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a) Seleccione el fi ltro avanzado y dé los rangos de criterios y salida.

b) El resultado será el siguiente:

7. En la hoja CAPTURA se desarrollará un formato que facilitará la captura de datos de los 50 EMPLEADOS de base de la empresa: a) En la celda A4 escriba la siguiente fórmula que permitirá generar la numeración: =CONCATENAR(“B-”,TEXTO(CELDA(“fila”,A1), “000”)) b) En la celda E4 ponga una validación de tipo LISTA utilizando como origen el rango J4:J5. c) Haga lo mismo en las celdas G4 (rango L4:L18) y H4 (rango K4:K12). d) En la celda F4 aplique una validación que sólo acepte fechas de este año, es decir mayores que el 1 de enero del año en curso.

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e) Aplique el formato necesario para que adquiera el aspecto de la muestra:

f) Guarde el archivo como plantilla con el nombre BASE.XLS.

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RECAPITULACIÓN 4 Orden y progreso Antes de iniciar su práctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES DE BASES DE DATOS Nombre(rango_de_base_de_datos,nombre_de_campo,criterios) BDCONTARA(A5:F20,”Departamento”,B1:B2)


Procedimiento

Comodines

•

•

•

En los criterios de los filtros se pueden utilizar los comodines: ? sustituye a cualquier caracter en la misma posición en la que se ubica el signo de interrogación. Por ejemplo Auxiliar ? buscará Auxiliar A, Auxiliar B, Auxiliar 1. * sustituye a cualquier número de caracteres en la misma posición del asterisco. Por ejemplo A* busca Auxiliar, Asistente, Administrativo.

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Acción Ordenar información

Procedimiento •

•

•

•

Hacer una tabla dinámica

•

•

•

•

•

•

•

Sitúe el cursor en una celda de la lista. En el menú DATOS, elija ORDENAR. Seleccione los campos a ordenar y la forma de hacerlo (ascendente o descendente). Dé un clic en ACEPTAR. En el menú DATOS elija INFORME DE TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS. Seleccione LISTA O BASE DE DATOS DE MICROSOFT EXCEL. En TIPO DE INFORME QUE DESEA CREAR, escoja TABLA DINÁMICA. Escriba o seleccione el rango de la lista que usará para crear. Especifique el sitio donde colocará la tabla dinámica: en una HOJA NUEVA, o en una HOJA DE CÁLCULO EXISTENTE. Dé un clic en el botón DISEÑO para construir la tabla, luego arrastre los botones de los campos al diagrama, en las áreas seleccionadas.

Presione el botón TERMINAR.

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Práctica 4 Orden y progreso Situación:

Con el fin de mejorar la presentación de los reportes, le han pedido que ordene la información y elabore un reporte con algunos datos solicitados. Como usted ha trabajado la información, consideran que puede hacer el reporte de una manera adecuada y darle una buena presentación. Instrucciones:

1. Abra el archivo LISTA.XLS ubicado en su DISCO DE PRÁCTICAS . 2. En el libro LISTA.XLS realice dos copias de la hoja LISTA1. 3. Lleve a cabo l as siguientes ordenaciones: a) En la primera hoja, organice por apellido paterno, materno y nombre (en forma ascendente). b) En la segunda hoja, ordene por departamento (ascendente), puesto (ascendente) y antigüedad (descendente). 4. En la tercera hoja construya una tabla dinámica que le permita conocer el total de sueldos por puesto de hombres y mujeres de cada departamento. Tome como guía la siguiente:

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5. Utilice funciones de bases de datos para obtener los siguientes datos: a) Rango de años en la empresa de los empleados del Departamento de Producción; es decir, el número mayor y menor de éstos. Defina los criterios y utilice las funciones BDMAX y BDMIN, por ejemplo, para la muestra se utilizó la fórmula: =BDMAX(A1:I100,”Antigüedad”,L1:L2) b) Emplee la función BDCONTARA para calcular el número de técnicos del Departamento de Producción. c) Utilice las funciones de bases de datos para obtener cuál es el sueldo mayor, menor y promedio de los empleados del Departamento de Producción. La muestra presenta el área de la hoja donde se pusieron los criterios y se obtuvieron los datos solicitados:

6. Guarde el archivo con el nombre LISTA2.XLS.

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RECAPITULACIÓN 5 Cálculos en la memoria Antes de iniciar su práctica, haremos un repaso de lo visto en el video. EJEMPLOS DE CRITERIOS PARA FILTROS AVANZADOS Descripción

Criterio

Los empleados que hayan trabajado HORAS EXTRA y que sean de PRODUCCIÓN. Rango del cri terio: E1: F2 Los empleados que hayan laborado HORAS EXTRA y que pertenezcan a PRODUCCIÓN o VENTAS. Rango del cri terio: E1: F3 Los que tengan menos de 12 años o 13 años y promedio de 10.

Rango del cri terio: F6: G8 Secretarias Ejecutivas, Secretarias Privadas o Secretarias Bilingües que desempeñen su trabajo en la Dirección.

Rango del cri terio: A5:B6

Secretarias Ejecutivas, Secretarias Privadas o Secretarias Bilingües que trabajen en la dirección y hayan ingresado a la empresa antes del 1 de enero de 1990.

Rango del cri terio: A5:C6

Niñas que tengan entre 10 y 15 años, con promedio de 10 y que no tengan beca. Rango del criterio: A5:E6

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Práctica 5 Cálculos en la memoria Situación:

Para controlar los datos de los proveedores, se elaboró una relación con sus datos. Esta lista se utilizará para obtener algunos reportes; sin embargo antes de entregarla, se requieren algunas correcciones. Utilice las herramientas de la hoja de cálculo para corregir la lista y desarrollar los reportes solicitados. Instrucciones:

1. Abra el archivo PROVEEDORES.XLS ubicado en su DISCO DE PRÁCTICAS ; la siguiente tabla es una muestra de lo que aparecerá:

2. Observe que el rango G5:G55 tiene una validación de lista, sin embargo sólo muestra dos departamentos; por ello debe corregir la validación de datos poniendo como origen el rango M6:M12. Copie esta validación al rango G5:G58. 3. Copie la validación de la celda D5 al rango D56:D58. 4. Defina una validación en el rango E5:E58 que acepte valores enteros entre 1 y 15, el mensaje de error será el siguiente: No se registrarán proveedores que demoren más de 15 días en entregar los productos. 5. Al final de la lista capture los datos de los proveedores listados a continuación:

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Clave

Proveedor

Inicio

Giro

Entrega Crédito Departamento

PRO-052 Luisa Vilas M.

15/01/2001

Limpieza

1

15

Personal

PRO-053 Laura Zamora

08/01/2001

Banquetes

8

1

Personal

PRO-054 Pedro Martínez

08/01/2001 Reparaciones

3

15

Contabilidad

6. Utilice un formulario de datos para modificar los datos de los siguientes proveedores: Proveedor: PRO-023

Cambiar Giro: Muebles de oficina

A: Computadoras

Proveedor: PRO-046

Cambiar Entrega: 3

A: 1

Proveedor: PRO-051

Cambiar Crédito: 60

A: 30

7. Como el proveedor de FINANZAS incorpora precios altos, utilice el formulario de datos para darlo de baja de la lista. 8. Para calcular los años que tiene el proveedor trabajando con la empresa, se especificó en la columna H una fórmula: (La fecha de HOY –la fecha de INICIO) entre el número de días que tiene el año. Sin embargo al copiarla a otras celdas envía mensaje de error. Utilice las herramientas de AUDITORÍA para corregir el error de la columna y copie la fórmula corregida al rango H5:H58. Aplique formato de NÚMERO con dos decimales. 9. Para facilitar el manejo del rango de la base de datos (A4:H58) en las fórmulas, asigne al área de la lista el nombre de rango base, pues éste reemplazará al rango en todas las fórmulas. 10. Utilice filtros para obtener la información que se le solicita. Además, aplique el formato necesario para que el reporte tenga el aspecto de la muestra. a) Proveedores que nos dan más de un día de crédito (CRÉDITO) y que entregan los productos en un día (ENTREGA). Presentar la información ordenada por GIRO, ENTREGA y CRÉDITO. Poner un formato condicional que resalte a los que otorgan 60 días de crédito.

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b) Proveedores que no dan crédito, de Abarrotes, Papelería y Limpieza. Presentar la información ordenada por la antigüedad (AÑOS) de mayor a menor.

11. Construya una tabla dinámica donde se muestre por GIRO de la empresa, los nombres de los proveedores con sus días de crédito.

12. Guarde el archivo con el nombre PRACTICA5.XLS.

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RECAPITULACIÓN 6 Pastel electrónico Antes de iniciar su práctica, haremos un repaso de lo visto en el video. CONCEPTOS BÁSICOS Concepto

Descripción

Objeto

•

Vincular un objeto

•

•

Incrustar un objeto

•

•

Puede ser texto, hojas de cálculo, gráficas, presentaciones, bases de datos, imágenes, animaciones, etcétera. El objeto que ha sido creado en un archivo (origen) es insertado en otro archivo (destino) y mantiene una conexión entre los dos. Si se actualiza el archivo origen, este cambio se reflejará en el archivo destino. El objeto no es parte del archivo destino. Cuando se INCRUSTA un objeto, la información del archivo destino no se modifica si se actualiza el archivo origen. Los objetos incrustados forman parte del archivo de destino, no así del de origen.


Procedimiento

Cambio del tipo de gráfico

•

•

•

•

•

Cambiar la ubicación de un gráfico

•

•

•

•

•

Seleccione la gráfica. En el menú GRÁFICO, elija TIPO DE GRÁFICO. Escoja el TIPO DE GRÁFICO. Especifique el SUBTIPO DE GRÁFICO. Dé un clic en ACEPTAR. Seleccione la gráfica. En el menú GRÁFICO, elija UBICACIÓN. Defina el TIPO DE GRÁFICO. Seleccione ya sea EN UNA HOJA NUEVA o COMO OBJETO EN. Presione ACEPTAR.

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Acción Edición de un elemento del gráfico

Procedimiento •

•

•

Destacar un sector de una gráfica circular

•

•

•

Insertar un objeto

•

•

•

•

•

•

Dar doble clic en el elemento del gráfico que desea modificar. Seleccione la ficha de formato necesaria, además de las opciones. Oprima ACEPTAR. Dé un clic para señalar la gráfica. Presione para seleccionar el sector, no se requiere dar doble cli c.

Arrastre el sector seleccionado hacia fuera hasta ubicarlo en la posición deseada.

En el menú INSERTAR, dé un clic en OBJETO y elija la ficha CREAR NUEVO. En el cuadro NOMBRE DE ARCHIVO, escriba el nombre del archivo y la ruta de éste o dé un clic en EXAMINAR para seleccionarlo de la lista. Si quiere crear un objeto vinculado, active la casilla de verifi cación VINCULAR AL ARCHIVO. Si quiere elaborar un objeto incrustado, NO active la casilla de verifi cación VINCULAR AL ARCHIVO. Si desea que el objeto esté representado por un ícono, active la casilla de verificación MOSTRAR COMO ÍCONO. Oprima en ACEPTAR.

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Práctica 6 Pastel electrónico Situación:

La sociedad de padres de familia de una escuela ha organizado salidas a distintos lugares durante las vacaciones. Para ello, los alumnos han aportado dinero cada mes, motivo por el cual el Comité Organizador debe rendir un informe de lo recaudado. La información fue capturada en una hoja de cálculo y se le ha dado formato a los datos; no obstante se pretende elaborar algunas gráficas para darle una adecuada presentación al informe. Por esta razón se le ha pedido ayuda para terminar el informe que se entregará a los padres de familia. Instrucciones:

1. Abra el archivo ESCUELA.XLS ubicado en su DISCO DE PRÁCTICAS .

2. Realice los siguientes cambios en la gráfica: a) Cambie la ubicación de la gráfica a una hoja nueva. b) Modifique el tamaño de los rótulos a 18 y del título a 24.

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c) Observe que la gráfica tiene rótulos distintivos de cada sector, por lo tanto, son innecesarias las leyendas, elimínelas. d) Puesto que el mayor porcentaje de gastos se destina a diversión, para resaltarlo, separe de la gráfica el sector DIVERSIONES. e) El color amarillo no se imprime bien en la impresora, entonces varíe el color del sector. 3. Sin tomar en cuenta las sumas (con color de celda amarillo), util ice los datos de la hoja para crear: a) Un gráfico CIRCULAR 3D de los ALUMNOS QUE ASISTIRÁN POR LUGAR DE DESTINO. Ubíquelo en la hoja VACACIÓN. b) Una gráfica de BARRAS con los datos de la lista de ALUMNOS POR GRADO. Colóquela en la hoja VACACIÓN. c) Elabore otro gráfico con los datos de las aportaciones por grado y ubíquelo en una HOJA NUEVA. d) Realice las modificaciones que considere necesarias. 4. Incruste la imagen IMAGENES.WMF que se encuentra en su DISCO DE PRÁCTICAS . 5. Aplique el formato necesario para que la hoja tenga el aspecto de la muestra:

6. Guarde el archivo con el nombre ESCUELA2.XLS .

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RECAPITULACIÓN 7 Números en el ciberespacio Antes de iniciar su práctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BÁSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CÁLCULO Acción Agregar una autoforma

Procedimiento •

•

•

Dar formato a una autoforma

•

•

•

•

•

Copiar una autoforma

•

•

•

Mover una autoforma

•

•

Si no está visible, active la barra de DIBUJO. Dé un clic en el botón AUTOFORMAS y elija la categoría y la autoforma. Sobre la hoja de cálculo, arrastre el ratón para dibujar la autoforma. Suelte el ratón cuando la autoforma tenga el tamaño deseado. Para dar formato, antes debe dar un clic en la autoforma para seleccionarla. Tamaño: coloque el puntero del ratón sobre alguno de los controladores correspondientes y arrastre el ratón hasta conseguir el tamaño deseado. Color de relleno: presione el botón COLOR DE RELLENO de la barra de DIBUJO y seleccione el color de su interés. Color de borde: dé un clic en el botón COLOR DE LÍNEA de la barra de DIBUJO y especifique el color deseado. Tipo de línea del borde: oprima el botón ESTILO DE LÍNEA de la barra de DIBUJO y señale el estilo que requiere. Seleccione la autoforma. Oprima la tecla CTRL y sin soltarla, arrastre con el ratón la autoforma. Suelte el ratón y después la tecla de CTRL para obtener la copia. Dé clic en la autoforma. Arrastre con el ratón la autoforma hasta la posición deseada.

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Acción

Procedimiento

Insertar un mapa

•

•

•

•

•

Seleccione los datos. Elija el botón MAPA o en el menú INSERTAR, seleccione OBJETO y posteriormente MICROSOFT MAP. Dibuje sobre la hoja de cálculo, el recuadro. Elija el mapa que desea usar y presione ACEPTAR. Para modificar el aspecto del mapa, seleccione el botón correspondiente:

AGARRADOR: posibi lita mover el mapa dentro del recuadro. RÓTULOS DE MAPAS: pone los nombres de los estados o ciudades importantes en los mapas. PORCENTAJE DE ZOOM DEL MAPA: cambia el tamaño del mapa dentro del recuadro. MOSTRAR ENTERO: reestablece el tamaño original del mapa. CENTRAR MAPA: ubica el mapa en el centro del recuadro.

Poner un hipervínculo

SELECCIONAR OBJETO: selecciona algún elemento del mapa. Dé un clic a la celda donde desea poner el hipervínculo. En el menú INSERTAR, elija HIPERVÍNCULO. Seleccione el ti po de vínculo que desea: a) ARCHIVO O PÁGINA WEB EXISTENTE. b) LUGAR DE ESTEDOCUMENTO. c) CREAR UN NUEVO DOCUMENTO. d) DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO. Escriba los datos que se le solicitan. Oprima ACEPTAR. •

•

•

•

•

41


Práctica 7 Números en el ciberespacio Situación:

Para concluir el reporte que se presentará en la próxima reunión de padres de familia, se presentará además, un reporte concentrado de los datos principales sobre lo reunido para las vacaciones de los alumnos de la escuela. Instrucciones:

1. Abra el archivo ESCUELA.XLS en la HOJA3 . La información es la siguiente:

2. Seleccione el rango B5: C11 para hacer una mapa: a) Elija el mapa de México. b) El PORCENTAJE DEL ZOOM del mapa del 150%. Si este valor no aparece en la lista, escríbalo en el cuadro y oprima ENTER. c) Seleccione el botón AGARRADOR para moverlo dentro del cuadro, de manera que se muestren los estados que se visitarán. d) Con el RÓTULO DE MAPAS, coloque los nombres de los estados que se visitarán. e) En la ventana de CONTROL DE MICROSOFT MAP, arrastre al cuadro de la derecha el botón SOMBREADO POR CATEGORÍA para ponerle color a los estados que se visitarán. f) Dé un clic fuera del mapa, para finalizar. 3. De la barra de DIBUJO, elija la AUTOFORMA ESQUINA DOBLADA como marco del mapa. Ponga el borde en color azul y el color de relleno TRANSPARENTE (sin relleno).

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4. Borre el contenido de la celda B1 y defina una autoforma como título con el texto NOS VAMOS DE VACACIONES. Elij a la autoforma y su formato. 5. En la celda B12 ponga un HIPERVÍNCULO a la celda A1 de la hoja VACACIÓN de este libro: a) Dé un clic en el botón INSERTAR HIPERVÍNCULO o acceda a éste por medio del menú (ver recapitulación 8). b) Eli ja VINCULAR A: Archivo o página Web existente. c) En el cuadro TEXTO escriba: VER EL DETALLE. d) Presione el botón ARCHIVOS RECIENTES para seleccionar el archivo de la lista que se muestra. Si el archivo ESCUELA.XLS no aparece, oprima el botón ARCHIVO y selecciónelo de la lista, por último dé un cl ic en ACEPTAR e) Para seleccionar la hoja, presione el botón MARCADOR, busque y seleccione la hoja VACACIÓN, para finalizar oprima ACEPTAR. f) La referencia será escuela.xls#vacación!A1. g) Dé un clic en ACEPTAR. 6. Pruebe el hipervínculo mediante un clic en el texto de la celda.

7. Guarde el archivo.

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RECAPITULACIÓN 8 Super M. “

”

Antes de iniciar su práctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BÁSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CÁLCULO Acción Crear una macro

Procedimiento •

•

•

•

•

•

•

•

Ejecutar una macro Editar una macro

•

•

•

•

•

•

En el menú HERRAMIENTAS, elija MACRO y la opción GRABAR NUEVA MACRO. Escriba el NOMBRE DE LA MACRO. En MÉTODO ABREVIADO escriba una letra sin acento que se utilizará para ejecutar la macro. Elija donde guardará la macro: ESTE LIBRO, LIBRO NUEVO, LIBRO DE MACROS PERSONAL. Puede escribir una breve descripción de lo que hace la macro. Presione en ACEPTAR. Realice las acciones que desea grabar. Para terminar, dé un clic en el botón DETENER GRABACIÓN. Oprima la combinación de teclas que seleccionó al inicio. En el menú HERRAMIENTAS, elija MACRO y la opción M ACROS. Señale el nombre de la macro en la lista. Dé un clic en el botón MODIFICAR . Realice las modificaciones y presione el botón GUARDAR. Para regresar a la hoja de cálculo, en el menú ARCHIVO seleccione CERRAR Y VOLVER A MICROSOFT EXCEL.

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Importar información

•

•

•

•

Exportar información

•

•

•

•

En el menú ARCHIVO, elija ABRIR. En TIPO DE ARCHIVO, dé un clic en el formato de archivo. Seleccione el archivo. Presione la flecha situada junto al botón ABRIR y elija alguna de las opciones: ABRIR, ABRIR COMO SÓLO LECTURA (con esta opción, las modificaciones que realice, no se guardarán en este archivo), ABRIR COMO COPIA (se creará copia del archivo).

En el menú ARCHIVO, seleccione GUARDAR COMO. Escriba el nombre del archivo. En GUARDAR COMO TIPO, especifique el formato con que guardará el archivo. Dé un clic en el botón GUARDAR.

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Práctica 8 Super M. “

”

Situación:

Todos los días, el Departamento de Sistemas envía un archivo con los datos que son procesados y enviados de regreso para el uso de otros departamentos. Estos datos corresponden a las ventas de cada día y deben copiarse a una hoja de cálculo con el fin de acumularlos a las ventas de días anteriores. Este reporte debe enviarse en formato de texto a otro departamento. Con el fin de optimizar esta actividad, se ha decidido crear una macro para automatizar el proceso. Instrucciones:

1. Abra el archivo SISTEMAS.XLS ubicado en su DISCO DE PRÁCTICAS . La información es la siguiente:

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2. Genere una macro con el nombre REPORTE, mediante el método abreviado CTRL+ m, elija GUARDAR MACRO en ESTE LIBRO y realice las siguientes acciones: a) Primero se copiarán los datos de la columna G para hacer el acumulado del reporte de este día: dé un clic en la celda G6 y seleccione el rango G6:G21, enseguida oprima CTRL + C. b) Debido a que este rango tiene fórmulas y lo que necesita son los valores, debe realizar un pegado especial; para ello, sitúe el cursor en la celda F6 y en el menú EDICIÓN, seleccione la opción PEGADO ESPECIAL, elija VALORES y presione ACEPTAR.

c) Importe la información del archivo, BASE1.DBF ubicado en el DISCO DE PRÁCTICAS: e n el menú ARCHIVO elija ABRIR, seleccione el TIPO DE ARCHIVO dbase(*.dbf), y en NOMBRE DE ARCHIVO escriba A:BASE1.DBF, finalmente oprima el botón ABRIR. d) Mueva la hoja BASE1 al libro SISTEMAS.XLS. En el menú EDICIÓN elija MOVER o COPIAR HOJA, mientras en la opción AL LIBRO, seleccione SISTEMA.XLS y presione ACEPTAR. e) Copie los datos de la hoja al reporte: seleccione el rango B2:D17de la hoja BASE1 y oprima CTRL + C para copiarlo. f) Seleccione la hoja REPORTE y dé un clic en la celda B6. Para evitar que al pegar la información se borre el formato, efectúe un PEGADO ESPECIAL, para ello elija del menú EDICIÓN la opción PEGADO ESPECIAL, posteriormente VALORES y presione en ACEPTAR. g) Elimine la hoja BASE1 a través de este proceso: seleccione la hoja BASE1 con un clic y en el menú EDICIÓN, elija ELIMINAR HOJA, con ello se desplegará un cuadro de mensaje; por último presione ACEPTAR. h) Guarde el archivo SISTEMAS.XLS . i) Detenga la macro. 3. Guarde el archivo. 4. Ejecute la macro y verifique que haya realizado las acciones anteriores. 5. Entre a la pantalla para modificar la macro, la información que aparecerá debe ser similar (no necesariamente igual a la siguiente): Sub reporte() ' reporte Macro ' Macro grabada el 18/01/2001 por Hortensia Cano

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' Acceso directo: CTRL+m ' Range(“G6:G21”).Select Selection.Copy Range(“F6”).Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:= _ False, Transpose:=False Workbooks.Open Fil ename:=“A:\ base1.dbf” Application.CutCopyMode = False Sheets(“base1”).Move Before:=Workbooks(“Copia de sistemas.xls”).Sheets(1) Range(“B2:D17”).Select Selection.Copy Sheets(“reporte ”).Select Range(“B6”).Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks:= _ False, Transpose:=False Sheets(“base1”).Select Application.CutCopyMode = False ActiveWindow.SelectedSheets.Delete ActiveWorkbook.Save End Sub a) Por error, se utilizó en la macro el archivo BASE1.DBF , cuando el correcto es BASE2.DBF . Busque en el códi go de la macro la siguiente línea: Workbooks.Open Fil ename:=“A:\ base1.dbf ” b) Cambie el nombre del archivo por el de BASE2.DBF, la línea debe quedar así: Workbooks.Open Fil ename:=“A:\ base2.dbf ” 6. Guarde el archivo y regrese a la hoja de cálculo. 7. Ejecute la macro. 8. El reporte debe entregarse a otro departamento que solicita la información en formato de texto; por lo tanto exporte la hoja REPORTE a un archivo de texto (delimitado con tabulaciones) con el nombre REPORTE DIARIO.TXT. 9. Guarde el archivo.

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RECAPITULACIÓN 9 Seguridad al máximo Antes de iniciar su práctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BÁSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CÁLCULO Acción Consolidar

Procedimiento •

•

•

•

•

•

•

•

Proteger una hoja de cálculo

•

•

Dé un clic en la celda que contendrá el primer dato de la consolidación:

En el menú DATOS, elija CONSOLIDAR. Seleccione alguna FUNCIÓN: Suma, Contar, Promedio, Máx, Min, Producto, Contar números, Desvest, Desvestp, Var, Varp. Escriba o seleccione el rango de una hoja y dé un clic en AGREGAR. Repita el paso anterior para cada una de las hojas a consolidar. Si en el rango incluyó los encabezados de fila o columna, entonces deberá seleccionar en USAR RÓTULOS EN los cuadros correspondientes a lo que seleccionó. Si desea que la información refleje los cambios efectuados en los datos, entonces escoja CREAR VÍNCULOS CON LOS DATOS DE ORIGEN. Presione ACEPTAR. Seleccione las celdas que SÍ podrán ser modificadas: en el menú FORMATO, elija CELDAS y defina la ficha PROTEGER. Presione la casilla de verificación BLOQUEADA y oprima ACEPTAR. En el menú HERRAMIENTAS, elija PROTEGER y la opción PROTEGER HOJA.

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Acción

Procedimiento •

•

Desproteger una hoja de cálculo

•

•

Personalizar una barra de herramientas

•

•

•

•

Desactive las opciones que no desea y si lo necesita, puede escribir una contraseña (recuerde anotarla para no olvidarla). Oprima ACEPTAR. En el menú HERRAMIENTAS, elija PROTEGER y la opción DESPROTEGER HOJA. Si definió una contraseña, deberá teclearla. En el menú VER, elija BARRAS DE HERRAMIENTAS y la opción PERSONALIZAR. En la ficha COMANDOS presione la CATEGORÍA y del cuadro de COMANDOS seleccione el comando que desea agregar. Arrastre el comando a una barra de herramientas. Cuando termine de colocar los comandos que necesita, oprima CERRAR.

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Práctica 9 Seguridad al máximo Situación:

La fábrica de hielo “Los pingüinos” ha decidido implantar un control de calidad en sus productos, por ello, debe elaborar un reporte de lo que se produce, así como de los productos defectuosos. Para desarrollar el reporte mensual, se necesita consolidar la información que le han proporcionado sus cuatro plantas. Instrucciones:

1. Abra el archivo PLANTAS.XLS ubicado en su DISCO DE PRÁCTICAS . La información es la siguiente:

2. En la hoja TOTAL (celdas B7:C18), realice la consolidación de las plantas DF, GUERRERO, COLIMA y YUCATÁN:

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a) El rango a consolidar es B7:C18 de cada hoja. No se utilizarán rótulos en filas o columnas. b) La función es SUMA. c) No se crearán vínculos con los datos de origen. 3. Algunos datos se están revisando y aún pueden ser modificados. Para evitar que las fórmulas y el formato de la hoja se cambien, proteja cada una de las hojas, pero antes, desbloquee la celda F3 y el rango B7:C18 de cada hoja, para poder realizar modificaciones a esos datos. 4. Verifique que funciona la protección tratando de modificar la celda A1. 5. El porcentaje de errores localizado en la celda F3, ha cambiado a 4%. Efectúe el cambio en cada hoja. 6. Debido a que han enviado modi ficaciones en algunos datos, realice los cambios y actuali ce la consolidación: Hoja DF Guerrero Yucatán 7. Guarde el archivo.

Celda

Dice:

Debe decir

B12 C7 C18

7800 50 25

9800 150 55

8. Para facilitar el trabajo en futuras hojas de cálculo, agregue los siguientes botones en alguna de las barras de herramientas: a) Guardar como página Web. b) Pegado especial. c) Comentarios.

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RECAPITULACIÓN 10 Más allá de los operadores Antes de iniciar su práctica, haremos un repaso de lo visto en el video. ACCIONES BÁSICAS REALIZADAS EN LA HOJA DE CÁLCULO Acción

Procedimiento

Insertar una imagen prediseñada

•

•

•

Insertar una imagen desde archivo

•

•

•

Habili tar macros

•

•

Eliminar objeto

•

•

Quitar hipervínculo

•

•

Intercambiar información otras aplicaciones

con

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En el menú INSERTAR, elija IMAGEN y presione la opción IMÁGENES PREDISEÑADAS. Seleccione la imagen deseada. Dé un clic en el botón INSERTAR. En el menú INSERTAR, escoja IMAGEN y dé un clic en DESDE ARCHIVO. Seleccione el archivo. Oprima el botón INSERTAR. Cuando se abre un archivo que contiene alguna macro, el programa envía un mensaje y ofrece las opciones de DESHABILITAR MACROS o HABILITAR MACROS. Si el archivo es de una fuente confiable, habilite las macros, en caso contrario, revise el disco con un antivirus para confirmar que esté li bre de virus. Seleccione el objeto que desea eliminar. Oprima la tecla de SUPRIMIR. Coloque el puntero del ratón sobre la celda que tiene el hipervínculo. Oprima el botón derecho de ratón y en el menú contextual seleccione HIPERVÍNCULO y la opción QUITAR HIPERVÍNCULO. Si la otra aplicación es compatible con OLE, puede utilizar COPIAR y PEGAR para transferir información: Seleccione la información. Oprima CTRL + C. Cambie a la otra aplicación. Sitúe el cursor donde desea la copia y oprima CTRL + V.

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Poner un hipervínculo a una imagen

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Hipervínculo automático

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Seleccione la imagen. En el menú INSERTAR, elija HIPERVÍNCULO. Seleccione el vínculo deseado. Escriba los datos que se le solicitan. Dé un clic en ACEPTAR. Escriba en una celda la dirección de una página Web o una de correo electrónico.

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Práctica 10 Más allá de los operadores Situación:

La agencia de viajes “En el camino andamos” debe generar un reporte de los boletos de viajes en autobús a diversos destinos del país. El archivo contiene los datos de boletos vendidos y cancelados, además de la venta total, no obstante hace falta crear algunas gráficas y mejorar su presentación. Instrucciones:

1. Abra el archivo VIAJES.XLS ubicado en su DISCO DE PRÁCTICAS. 2. Elabore una gráfica con los datos de las VENTAS, donde no se incluya el total y ubique la gráfica en una hoja nueva.

3. Inserte una autoforma en la primera fila de la hoja y escriba el nombre de la empresa: En el camino andamos. Aplique el formato que considere conveniente.

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4. Inserte la imagen IMAGENES.WMF a la derecha de la autoforma. 5. Elabore un mapa con los datos de los BOLETOS VENDIDOS, en éste no incluya el total. Por último, coloque el mapa debajo de la tabla. 6. En la celda C12 coloque un hipervínculo a un sitio Web de Guadalajara: http://vive.guadalajara.gob.mx/ 7. En la celda A18 ponga un hipervínculo con el texto: Elaborado por el Departamento de Boletería Nacional, la dirección de correo es [email protected] . Escriba como ASUNTO: Reporte de ventas de boletos. 8. Para facilitar algunas consultas relacionadas con el turismo nacional, ponga un hipervínculo a la imagen, la dirección del sitio Web es: http://207.248.159.253/mexico/owa/sectur.inicio 9. Guarde el archivo.

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23310973-I-179-Libro-de-ejercicios-de-excel

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