INTRODUCCIÓN En un mundo en el que las empresas son cada vez más competitivas, es necesario siempre estar a la punta del mercado. Para ello, es necesario aliarse con los componentes que permitan el liderazgo correcto. La educación es uno de los ejemplos, como también lo son los programas informáticos. Mientras más se haga por buscar el liderazgo, más beneficios se encontrarán. Una forma de lograrlo es mejorando los tiempos, para darle al empleado y al cliente más satisfacción. Eso se puede lograr con sistemas que permitan un mayor aprovechamiento de cada minuto. Dentro de las empresas que tienen esa necesidad, se inscribe Importadora de Repuestos 2003, CA, que precisa una propuesta que le ayude a mejorar los tiempos de entrega de los productos, así como mejorar el control del inventario. Si se logra esto, los empleados tendrán menos labores y el cliente podrá ser atendido a una mayor velocidad. Por esa razón, esta investigación se embarca en la creación de una propuesta que cumpla con las necesidades de la empresa, siguiendo un esquema orientado a objeto y consultando a los involucrados para que se adapte al usuario final. Para ello, la investigación se dividió en cinco capítulos, cada uno con una función específica, además de desplegar los pasos metodológicos correspondientes para conquistar el objetivo definido del trabajo especial de grado. Cada uno de ellos se describe inmediatamente: En el primer capítulo se delinea y describe el problema del presente estudio, de igual forma se establece la justificación, objetivos y, por último, se hace la operacionalización de las variables.
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El segundo capítulo presenta los antecedentes de investigación, que vienen a hacer la sustentación en el sentido metodológico. Seguidamente se encuentran las bases teóricas, otra forma de apoyo en cuanto a los distintos conceptos, definiciones y orientaciones que son sumamente necesarios para la propuesta. El Capítulo III contiene el tipo de investigación, población, los distintos tipos de instrumentos y las técnicas de análisis de datos que mejor se adapta a esta metodología de investigación El Capítulo IV cuenta con los resultados de los instrumentos aplicados y la interpretación de dichos resultados, terminando con las conclusiones y las recomendaciones respectivas. El Capítulo V sirve para la presentación de la propuesta, así como el análisis minucioso de la misma. Esto se logró con el uso de diagramas y cuadros, que permiten explicar y estudiar los procesos que se llevan a cabo dentro del programa. Por último, se presentan las referencias que se usaron durante el desarrollo de la investigación, así como los anexos necesarios que le dan el respaldo.
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CAPÍTULO I EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La administración es el uso adecuado de la información dentro de una organización. Es la manera como su procesamiento derive en una buena dirección de una organización. Su modernización y constante adaptación a la realidad de las sociedades ha generado un saludable crecimiento de la economía en todos los niveles: local, regional, nacional y mundial. Ese mismo crecimiento ha originado una competencia entre empresas de ramos similares. Cada una trata de superar a la otra, creando un liderazgo dentro del mercado, dándole más importancia al consumidor y prestándole nuevas tendencias dentro de la comercialización. Esta competencia dentro del comercio genera y activa la economía mundial. Con ella, se crean empleos, ganancias y se crea la contienda entre empresas del mismo ramo. Como consecuencia y representación de esta actividad, se crearon más compañías e industrias. Y con el tiempo, cada vez más la necesidad de crear regulaciones en la actividad, para hacerla estándar. Como parte de esa estandarización dentro de la actividad comercial, se comenzaron a generar documentos mercantiles iguales, que no solamente sirve para la regularización, sino también para el control interno de cada empresa. Este control incluye la información que se obtiene y genera tras la interacción con el público externo (clientes, proveedores, vecinos) e interno (personal) Así, se crean registros, evitando problemas futuros. Estos registros se llevan y se ejecutan en todo el globo, incluyendo a Venezuela, que tiene, por ejemplo, una manera de facturar individualizada y 3
particular. Razón por la que cada empresa debe llevar un sistema que le permita la recolección y actualización de datos. Si una compañía no tiene un sistema que haga esto, la llevaría a una realidad marcada por dos consecuencias: ilícito fiscal y desorden total en su administración. Por esto es que toda organización, desde la más grande hasta la más pequeña necesita tener un método fuerte y sostenible en el tiempo. Dentro de estas empresas, se encuentra Importadora de Repuestos 2003 CA, que se encarga de la compra y venta de repuestos de automóviles. Con un universo clientelar que necesita de repuestos automovilísticos. Dentro de ellos se cuentan talleres, mecánicos y personas de a pie. Esta empresa, como toda estructura organizativa, ha segmentado su estructura en diversos departamentos. Con esto, se logra la división del trabajo y el logro de las metas. Entre ellos, se encuentra el departamento de administración, que se encarga del trato directo con los proveedores, el manejo de la mercancía y chequear que las ventas se realicen de manera correcta. Sin embargo, su funcionamiento no es ciento por ciento correcto. Existen una serie de síntomas que obstaculizan el uso óptimo de la información. Entre ellas, el bajo control de las acciones que allí se cometan, desde el contacto con un proveedor, hasta la puesta en venta de una mercancía en específico. Así mismo, se encuentra presente un descontrol de la existencia, pues en ocasiones no se sabe la existencia de un producto en específico en stock. Al no tener consciencia del movimiento de la mercancía en tiempo real, podrían quedarse sin algún producto de manera imprevista.
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Por otra parte, no hay una estadística de las ventas que permitan crear planes de negocios. No hay un registro del comportamiento de la clientela. Sin esa información, el mercadeo correcto de la empresa se hace una tarea engorrosa. La continuidad de estas fallas genera, en principio, pérdida de posibles clientes, pues no se tiene conocimiento de qué quiere el público. Sin eso, la forma como se venda puede ser la más inadecuada y no saberlo. Además, pérdida de clientes actuales. Si no se conoce el movimiento del stock, se crean vacíos de mercancía. En caso de que un cliente no consiga lo buscado, se irá con la competencia. Y como consecuencia última, la pérdida de ganancias. La más grave de todas, pues una empresa que no genere dividendos pone en peligro su estabilidad en el futuro. Por esto, se propone la creación de un sistema administrativo como apoyo a la gestión de facturación e inventario de la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA, que les permita llevar las cosas de manera fácil, mejorando el rendimiento de la empresa y evitando cualquier mal funcionamiento que se pudiera generar en un futuro. Además, con los datos obtenidos se puede hacer una empresa que conoce a su público y sacarle provecho, para crear una mayor fidelidad. Para cumplir a cabalidad con un sistema efectivo y eficaz para la empresa, primero se deben solventar ciertas preguntas, como ¿cuál es la situación actual?, ¿cómo deberá ser el diseño del sistema administrativo más adecuado? y ¿cómo se configurará y cuáles serán los parámetros de este nuevo sistema?
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Justificación
Cada día hay más empresas en el mundo. Muchas se especializan en un área específica. Y cada vez hay más empresas con la misma especialización. Por ende, hay más competencia. La manera de resaltar en el mercado es ser mejor que el resto, atrayendo la mayor cantidad de clientes, prestándoles el mejor servicio posible y crear fidelidad en ellos. Todo de la manera más económica posible, para no generar gastos excesivos. Un sistema administrativo confiable es una pieza clave para lograr esto. Con él, no sólo se logra recortar gastos, sino también ganar tiempo, obtener una gran cantidad de datos de los públicos con los que se maneje la empresa y, como consecuencia, mayor eficiencia y mejor uso de los recursos disponibles.
Objetivos al Gener al
Desarrollar un sistema administrativo como apoyo a la gestión de facturación e inventario para la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA specíficos E sp
1.
Diagnosticar la situación actual del sistema de facturación en
Importadora de Repuestos 2003, CA 2.
Determinar las necesidades del personal para la optimización
del sistema de facturación e inventario
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3.
Analizar los requisitos del usuario con respecto al sistema
propuesto 4.
Diseñar un nuevo sistema administrativo ajustado a los
requerimientos de la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA
Alcanc es La propuesta estaría destinada principalmente a los trabajadores de la empresa, quienes serían las personas que tendrían mayor contacto con él. Para ello, deberá ser didáctico, intuitivo y fácil de manejar para el usuario común. Asimismo, se verán afectados los otros públicos que tenga relación con la empresa. En principio, los clientes, quienes con sus datos podrían generar una rica fuente de información que le permitirá a la empresa tomar decisiones administrativas. Con ellos se conocerán cuáles son las tendencias en un mercado específico. Por último, los proveedores, quienes despachan la mercancía. Aunque éstos no usarán el sistema, la relación con el empresario se verá influida por los datos arrojados.
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Cuadro 1 DEFINICIÓN OPERACIONAL DE VARIABLES Objetivo General: Desarrollar un sistema administrativo como apoyo a la gestión de facturación e inventario para la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA Objetivos Específicos
Variables
Dimensión -Sistema de
Diagnosticar la situación actual del sistema de facturación e Situación actual
inventario en Importadora de Repuestos 2003, CA
facturación e inventario
Necesidades
del sistema de facturación e inventario
-Inventario
1
-Facturación
2, 3
-Control
4
-Pedidos
5 7
-Proceso
8
-Actualización
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Dpto.
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Administración de
- Datos
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Repuestos 2003,
-Sistema de
- Procesos
12
CA
automatización
-Plataforma
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facturación e
Análisis de sistemas
Fuente
6
-Tendencias de mercado
propuesto
tems
-Eficacia
inventario
Analizar los requisitos del usuario con respecto al sistema
Instrumento
-Vinculación
-Control de
Determinar las necesidades del personal para la optimización
Indicadores
Guión de entrevista
Importadora de
Tecnológica Diseñar un nuevo sistema administrativo ajustado a los requerimientos de la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA
Programación
-Desarrollo de
-Pruebas
Infraestructura
-Adiestramiento
-Implementación
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CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Para llevar a cabo la presente investigación, es necesario tomar en cuenta algunos antecedentes que sirven como guía a la hora de cumplir con las metas. Entre ellos, se pueden citar:
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Para llevar a cabo la presente investigación, es necesario tomar en cuenta algunos antecedentes que sirven como guía a la hora de cumplir con las metas. Entre ellos, se pueden citar: Hernández, M (2006) en su Trabajo Especial de Grado para optar al título de Técnico Superior en Informática, presentado en el Instituto Universitario Tecnológico Antonio Ricaurte (IUTAR) ³Diseño de un sistema automatizado para los departamentos de ventas, producto terminado y facturación de la empresa Industrias Súper Químicas, CA´ establece la necesidad de crear un sistema que sirviera para la gerencia de diversos departamentos relacionados con las ventas de los productos del inventario de la empresa. He ahí la relación con la presente investigación: cómo generar las estructuras para que un sistema sea útil para una empresa y para su inventario. Esa investigación fue un proyecto de la modalidad factible, de tipo campo, documental y explicativo. Usó la metodología de James Martin y recolectó la información a través de encuestas y la observación directa. Por su parte, Machado, M (2006) en su trabajo ³Desarrollo de un sistema automatizado de inventario para el control de los productos de la empresa Agroleón Molinos San Felipe CA, ubicada en La Encrucijada, estado Aragua´ tenía como fin automatizar el inventario y, de esa manera, controlar la existencia de los productos de la empresa. En la presente 9
investigación se plantea algo similar: permitir que el estado del stock se pueda manejar constantemente y así llevar un control preciso del inventario. Aquella investigación se presentó en el IUTAR para optar al título de Técnico Superior en Informática. Era un proyecto factible, apoyado en una investigación de campo de tipo descriptivo, con revisión bibliográfica y documental. La metodología usada fue análisis estructurado. Asimismo, Parra, N (2006) en su trabajo para optar al título de Técnico Superior en Informática ³Diseño de un sistema automatizado de control de inventario para Industrias Ruansa de Venezuela CA, Santa Cruz, estado Aragua´ creó un sistema que solventaba los inconvenientes que existían en el almacén de esa empresa. Su similitud con la presente investigación es que ésta desea prever todos los problemas presentes y futuros que puedan ocurrir con el área donde se almacenan la mercancía. Esa investigación fue presentada en el IUTAR. Fue un proyecto factible, apoyado en una investigación de campo con nivel descriptivo. Su metodología era híbrida y la recolección de datos se realizó con la observación directa y encuestas.
BASES TEÓRICAS ist em S ist emas de información
Según Seen, J (2003) ³es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio´ (p. 62) Esto quiere decir que para que exista un sistema es necesario que sirva de ayuda en alguna empresa, entendiéndose como algo que se
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emprende. En este caso, se estaría hablando de una organización que vive de la compraventa de artículos para automóviles. Por otra parte, Montilva (2001) asevera que ³es un sistema hombremáquina que procesa datos a fin de registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren y las entidades que forman una organización y proporcionar información que facilite la ejecución de actividades, operaciones y funciones en una organización´ (p.32) La forma como los sistemas apoyan a las empresas es a través de la información que generan o procesan. Si no cumple con este requisito, el sistema no sería de utilidad. iclo de vi d C iclo da de un sist em ema
Un sistema de información al igual que los seres vivos muestra un proceso de nacimiento y muerte bien definido. En este sentido, Montilva (1999) lo describe así: ³Proceso de nacimiento y muerte de un sistema de información que muestra su evolución por medio de las etapas siguientes: Surgimiento de necesidades de información, desarrollo, operación y mantenimiento y disposición´. Es decir, éste tiene un origen o nacimiento, ocasionado por necesidades, a partir del cual se emprende el desarrollo que va desde la definición del proyecto hasta la puesta en operación, esto sería llamado crecimiento; posteriormente se inicia la etapa de operación y mantenimiento (maduración), pero luego influyen factores como la dinámica de la organización, avances tecnológicos entre otros que lo vuelven obsoleto (decaimiento), lo que origina su paralización o muerte.
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ist em os S ist emas automatizad os
Para Seen (2003) son los aquellos que son hechos por el hombre, que interactúan o son controlados por una o más computadoras (p. 70) Estos necesitan no solamente ser hechos por el hombre, sino también deben serle de utilidad. Para ellos, es necesario que cumplan con una serie de requerimientos que deben ser dictados por el usuario final.
Bases de d atos atos Son definidas por Seen (2003) como una colección integrada de datos almacenados en distintos tipos de registros, de forma que sean accesibles para múltiples aplicaciones. La interrelación de los registros se obtienen de las relaciones entre los datos, no de su lugar de almacenamiento físico (p. 59) Estas son útiles a la hora de la consulta de algún dato necesario. Por eso se usan no solamente como un depósito, sino como almacén de información que puede ser buscada cuando sea preciso. El buen funcionamiento depende de su estructuración. Se deben relacionar los datos de tal manera que su interacción sea la más óptima.
F actu actu r ra Para Finney (2002) es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, con indicación de la fecha de devengo, y que indica la cantidad a pagar como contraprestación. En ella se reflejan los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos (p. 10) 12
Es la prueba final de que se ha llevado a cabo una compra. Para los sistemas informáticos es una salida. Estos se realizan a través de reportes que son solicitados por el usuario de acuerdo a los datos que quiera recibir. Por otra parte, en Venezuela existe una estandarización de los datos de las facturas, por lo que hay una norma en cuanto a los datos de entrada solicitados en cada factura. ios Objetivo de los inv entar ios
Según Finney (2002), el fin de los inventarios es proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios para la empresa, colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos y pérdidas de los mismos. De esa manera, se puede satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto, la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada (p. 15) Los inventarios sirven para que la empresa conozca en el momento exacto cuál es la situación del almacén. Si esto no se sabe, puede caer en ausencia de existencia en stock de forma imprevista. Por eso es tan valioso que se controle y se verifique cuando sea necesario.
Administ r ración a ción Stoner (2004) define a la administración como el proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y el empleo de todos los demás recursos organizacionales para lograr objetivos organizacionales establecidos (p. 7)
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Es fundamental que una empresa planifique con la intención de liderar el mercado. Para ello, se debe valer de los recursos humanos y materiales necesarios, así como los sistemas informáticos que le sean de utilidad para lograr el objetivo.
P lan laneación y cont r rol o l Kendall
y Kendall (1997) señalan que la planeación ³incluye todas las
actividades requeridas para seleccionar un equipo para el análisis de sistemas´ (p.54). También en este periodo se produce la asignación de los miembros a los proyectos así como la estimación del tiempo necesario para realizar cada tarea y terminarla en el lapso esperado La instalación de un sistema sin la adecuada planeación puede conducir a grandes frustraciones y causar que el sistema sea subutilizado, o peor aún, deje de ser usado al no cumplir con las expectativas que le dieron origen. En cuanto al control, cabe señalar que el mismo autor considera que significa ³usar la retroalimentación para monitorear el proyecto.´ (p.55). Esto no es más que tomar las acciones necesarias para agilizar las actividades para que sean terminadas a tiempo y a la misma vez motivar a las personas del equipo de trabajo para que todo se termine adecuadamente.
BASES LEGALES C onstitución onstitución de la Re pú blica Bolivar iana iana La Constitución Nacional de 1999 en su artículo 112, bajo el título de Derechos Económicos, expresa:
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Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica de su preferencia («) El Estado promoverá la iniciativa privada, garantizando la creación y justa distribución de la riqueza, así como la producción de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo integral del país. En este artículo se explica que el desarrollo del comercio es necesario y que el mismo Estado se encargará de promoverlo, con el fin de impulsar el desarrollo económico de la sociedad. u e establ ec e el Im pu esto al V alo alor Agreg ad o Ley q u
En su artículo 1° hace una exposición de quiénes deben pagarla, dentro de quienes se encuentran las personas naturales y jurídicas y todas aquellas que realicen actividades que resulten hechos imponibles, los cuales detalla más adelante en el artículo 3, los cuales son: (a) la venta de muebles, (b) la importación de bienes, (c) la prestación de servicios, (d) la exportación de bienes, (e) la exportación de servicios. Le empresa Importadora de Repuestos 2003, CA e inscribe dentro de las dos primeras opciones, por lo tanto resulta imponible. Por esa razón debe hacer el cobro del impuesto para luego realizar su devolución al Estado. Código de Comercio Expone en su primer artículo que ³rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes´
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Dentro de esas obligaciones del comerciante, se encuentra la entrega de facturas, determinada en el artículo 147 como un derecho para el comprador. Esta debe contener los datos de la transacción comercial y del cliente. Esto da idea de lo fundamental que son estos documentos para el comercio nacional, así como los datos de entrada que necesitará el programa para elaborar los reportes.
GLOSARIO DE TÉRMINOS Almacén Local donde se guardan mercancías o se venden al por mayor. Bases de datos Conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar Beneficio Ganancia que se obtiene de una inversión. Compra Adquisición u obtención de algo a cambio de un precio. Control Regulación, manual o automática, sobre un sistema.
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Datos Son representaciones abstractas de hechos u objetos, generalmente formadas mediante combinaciones ordenadas de caracteres alfabéticamente, numéricos y especiales. Entrada Suministro o ingreso de datos o instrucciones instrucciones al sistema para ser procesados en la unidad central de procesamiento. Inventario Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. En términos generales, es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad. Proveedor Persona o empresa que abastece de algunos artículos necesarios. Proceso Son las etapas que se efectúan para llevar a cabo los objetivos de una organización. Programa Conjunto de instrucciones ordenadas que describen las acciones que deben ser ejecutadas. Salida Datos o información que resulta en un procesamiento y que se pone a disponibilidad del usuario.
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Usuario Persona o grupo de personas que hacen uso de un sistema, como un medio para la ejecución de sus actividades.
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CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO El marco metodológico es el apartado del trabajo que dará el giro a la investigación, es donde se expone la manera como se va a realizar el estudio, los pasos para realizarlo, su método. Así lo exponen Buendía, Colás y Hernández (1997, p.63) Es en este capítulo donde se hará la definición de cómo se realizó la investigación, es decir, cuáles son sus características, cuáles son los pasos a seguir, la población y muestra a tratar, además del modo como se obtendrán los resultados.
DISEÑO, TIPO, NIVEL Y MODALIDAD DE INVESTIGACIÓN Esta investigación es de diseño no experimental, experimental, debido a que no se realiza manipulación deliberada de las variables, sino la observación del fenómeno, para después analizarlo. No se construye ninguna situación sino que se observa la ya exigente, que no es provocada por los investigadores. Esto, según la definición de Hernández, Fernández y Baptista (2002, p. 58) En cuanto al tipo, Hurtado (2000) explica que ³dado por el objetivo general´ (p. 139). En tal sentido, el presente estudio se realizará bajo la modalidad de proyecto factible basado en una investigación de campo de tipo descriptiva y apoyado en una revisión bibliográfica y documental. De acuerdo con el Manual para la Presentación del Trabajo Especial de Grado de la Universidad Pedagógica Libertador, (UPEL; 1998):
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El proyecto factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades (p. 7).
En este caso, la investigación es factible porque presenta una propuesta, un sistema administrativo, para un problema representado por el sistema actual que está desfasado, además de las nuevas necesidades que la empresa tiene. Tomando en cuenta el problema planteado, la investigación es de campo, debido a que los datos se obtendrán de forma directa de la muestra. Asimismo, se realizará una revisión revisión en bibliografía, así que existirá existirá un apoyo documental. En tal sentido, el Manual de la UPEL de fine investigación de campo como:
El análisis de problemas con el propósito de describirlos, explicar sus causas y efectos, entendiendo su naturaleza y factores constituyentes o predecir su ocurrencia. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad por el propio estudiante, en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales primarios (p. 5)
Asimismo, es descriptivo debido a que su enfoque incluye la descripción exhaustiva y las circunstancias actuales de la facturación en la
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empresa Importadora de Repuestos 2003, CA. El autor Tamayo y Tamayo (1998) una investigación descriptiva es ³aquella que trabaja sobre las realidades de hechos y su característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta de los datos obtenidos´ (p. 195)
U NIDAD NIDAD U ni ni d da d
U ESTRA DE ANÁLISIS, POBLACIÓN Y M U ESTRA
de Análisis
Es el campo de discernimiento donde se ubica la propuesta; por tanto, el área será la aplicación de sistemas administrativos, específicamente en la empresa Importadora de Repuestos 203, CA
P oblación Para Tamayo y Tamayo (1998), la población es ³la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la
cual se estudia y da origen a los datos de la
investigación´ (p. 114). En el caso de esta investigación, la población es el conjunto de personas que conviven dentro de la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA y que interactúan con el sistema de facturación, así como con los proveedores e inventario. Por su parte, Hurtado (2000), hace una extensión de la definición al decir que es el ³conjunto de seres o elementos en los cuales se va a estudiar el eventos, y que además comparten, como características comunes, los criterios de inclusión; es a la población a quien están referidas las conclusiones del estudio´ (p. 152)
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Ahora, tomando en cuenta lo anterior mente citado, la población de esta investigación está conformada por los empleados y el área administrativa. Además, indirectamente, los proveedores de los productos y el público general que asiste como cliente. Más específicamente, la población está conformada por cuatro personas, las cuales se dividen de la siguiente forma: dos vendedores y dos en el área administrativa. Por último, uno de los sujetos en el área administrativa es quien maneja la caja del local.
M u ue st r ra Hernández y otros (1996) afirman que ³la muestra es, en esencia, un subgrupo de la población. Digamos que es un subconjunto definido en sus características al que llamamos población´ (p. 207) En el caso de esta investigación, la muestra sería una pequeña parte de toda la población. Sin embargo, debido al tamaño de ésta, se ha decidido tomarla por completo. En primera instancia porque es finita y además de esa forma se pueden tomar las apreciaciones de todos los involucrados. Esto es lo que se denomina muestra censal, que es explicado por Sabino (2002) de la siguiente manera: manera: ³en ocasiones es posible y práctico examinar todas las personas o miembros de la población que deseamos describir. A esto se le denomina enumeración completa o censo´ (p. 294) En la presente investigación no sólo es posible y práctico, sino conveniente. De esa manera, los resultados obtenidos al final tienen un alto grado de confiabilidad. La distribución de la muestra se presenta a continuación:
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Cuadro 2 DISTRIBUCIÓN DE LA MUESTRA Descripción del cargo
Número de personas Administrador
Caja Vendedores Total
1 1 2 4
UMENTOS ENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS TÉCNICAS E INSTR U M
Hurtado (2000) explica que la selección de técnicas e instrumentos de recolección de datos implica ³determinar por cuáles medios o procedimientos el investigador obtendrá la información necesaria para alcanzar los objetivos de la investigación planteada´ (p. 164) En cuanto a esto, una de las técnicas que se utilizarán será la entrevista. Entre las razones se encuentra el hecho de que permite respuestas más amplias. Como una técnica de apoyo en una investigación, Tamayo y Tamayo (1998) opina que:
La entrevista es la relación directa establecida entre el investigador y su objetivo de estudio a través de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales. La entrevista puede ser individual o colectiva. Por la forma en que esté estructurada, puede clasificarse en libres y dirigidas (p. 86)
Se usó la entrevista precisamente para establecer una relación más espontánea con la muestra. Se realizó asimismo de manera individual para obtener respuestas particulares y, así la muestra no fue influenciada por las respuestas de otras personas involucradas.
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En el caso de la entrevista, el instrumento de recolección de datos es el registro de la información a través de un guión previo de preguntas y su asentamiento en un cuaderno de notas.
VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE LOS INSTR U UMENTOS M ENTOS La validez es vista por Rodríguez (2002) como ³el grado con el cual un instrumento sirve al propósito para el cual está destinado´ (p. 57) La validez del instrumento de recolección de datos de la presente investigación, se realizó a través de la validez de contenido, es decir, se determinó hasta donde los ítems que contiene el instrumento fueron representativos del dominio o del universo contenido en lo que se desea medir Al respecto, Balestrini (1997) plantea:
Una vez que se ha definido y diseñado los instrumentos y procedimientos de recolección de datos, atendiendo al tipo de estudio de que se trate, antes de aplicarlos de manera definitiva en la muestra seleccionada, es conveniente someterlos a prueba, con el propósito de establecer la validez de éstos, en relación al problema investigado. (p.140)
Para llegar a la validez de los instrumentos, se sometieron a prueba, como sugiere Balestrini. Con ese propósito se contó con la asesoría de tres expertos. Entre ellos, dos especialistas en ciencias informáticas y el tercer experto con destreza en metodología. Los tres realizaron la lectura del guión de entrevista, hicieron sus acotaciones y finalmente lo validaron.
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CAPÍTULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN Una vez aplicados los instrumentos de recolección de datos, se obtuvo una información. Durante el desarrollo de este capítulo, se realizará un análisis de ella, con el fin último de obtener el conocimiento buscado a través de la la realización de la investigación.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS A continuación se analizan e interpretan los datos obtenidos a través de la aplicación de los instrumentos de recolección de datos, datos, mediante mediante el análisis cualitativo. Según Según León y Montero (2003) los análisis cualitativos cualitativos ³a diferencia de los estudios cuantitativos se busca recaudar información sobre las peculiaridades de los sujetos estudiados. Así que su manera de trabajar es en no estructurar el modo en que se recoge los datos´ (p. 65) El guión constaba de quince preguntas que cada cual respondió de acuerdo a su posición en la empresa. Como se dijo previamente, cuatro personas fueron las seleccionadas. Las preguntas se dividieron según los objetivos específicos, para darle sentido y orden a las entrevistas. Esta segmentación resultó finalmente de la siguiente manera: El objetivo específico n° 1 se presentó de las preguntas 1 a la 5. Estos ítems están encargados de diagnosticar la situación actual del sistema para facturar y hacer inventarios en la empresa. Seguidamente, el objetivo específico n° 2 se inquirió de las preguntas 6 a la 10. Éstas tenían la intención de conocer cuáles serían las características necesarias en un nuevo sistema administrativo.
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A continuación, las preguntas de la 11 a las 13 se basaron en el tercer objetivo específico. Con ellas se continúa con la intención de descubrir los requisitos que el usuario plantea a la hora de tener el sistema propuesto. El último objetivo específico, el número 4, se expuso en las dos preguntas finales. Con éstas se cerraba la entrevista, tras conocer los detalles relativos a las pruebas finales y el adiestramiento necesario. Para el análisis de los resultados se utilizó la triangulación, que ³consiste en determinar ciertas intersecciones o coincidencias a partir de varios puntos de vista del mismo fenómeno´, de acuerdo con Palella y Martins (2010, p. 184) Para el instrumento utilizado, la entrevista, es ideal la triangulación porque con ella se pueden realizar múltiples comparaciones de las respuestas dadas por la muestra ante el problema presentado. Una vez hecho esto, se pasa a la presentación de los resultados, a través de una matriz de resultados. A continuación, se presentan las matrices de cada una de las preguntas, con sus respectivos resultados:
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Cuadro 3 PROCESO ACTUAL DE VENTAS E INVENTARIO Pregunta: ¿Cómo es el proceso que emplean actualmente para controlar las ventas e inventario? Código Categoría de respuesta Frecuencia Para el proceso de ventas se usa un 1 4 sistema que permite facturar Para el inventario, se lleva una lista 2 que se comprueba con el stcok cada 4 cierto tiempo Análisis e Interpretación: Interpretación: La muestra encuestada se mostró unánime al explicar que el proceso de ventas e inventario se realiza llevando a cabo dos procesos: uno automatizado, correspondiente a la facturación y uno manual para el de inventario. Este último es un contraste entre lo que debe existir y lo que realmente hay en almacén.
Cuadro 4 FATURACIÓN Y STOCK Pregunta: ¿La facturación permite a la gerencia conocer de inmediato el stock del producto? Si la respuesta es negativa, indique por qué Código Categoría de respuesta Frecuencia No, es necesario revisar si la 1 1 mercancía está en existencia No, el sistema actual no cuenta con 2 3 esa posibilidad Análisis e Interpretación: Interpretación: El sistema con el que se trabaja actualmente no incluye de ninguna manera con la cual conocer de forma instantánea cómo está el stock del
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producto que se quiere vender. Para ello, el vendedor debe examinar en almacén si realmente se encuentra y luego ofrecerlo.
Cuadro 5 MEJORAS AL SISTEMA DE FACTURACIÓN Pregunta: ¿Cuáles mejoras propondría usted para el sistema de facturación? Código Categoría de respuesta Frecuencia 1 Facilidad de uso 2 2 Más utilidades 2 3 Más rapidez 1 4 Que sea intuitivo 1 Análisis e Interpretación: Interpretación: En cuanto a las mejoras que se podrían realizar, las más principales a considerar por los usuarios fueron la facilidad de uso y más utilidades. Esto con la intención de que haga más fácil la carga de trabajo, así como para usar menos tiempo en cada proceso. De la misma manera, se inclinaron en menor medida por la velocidad y el instinto que debe tener el sistema, que igualmente tienen como objetivo ahorrar tiempo en la realización de las tareas.
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Cuadro 6 CONTROL DEL STOCK Pregunta: ¿De qué forma se controla el stock mínimo y máximo de la empresa? Código Categoría de respuesta Frecuencia Por cada producto se tiene un 1 estimado de mercancía, que se 3 verifica cada cierto tiempo Cuando el estimado se acerca a un 2 estado bajo, se contacta al proveedor 1 indicado El máximo depende de la disponibilidad del producto por parte 3 del proveedor y de cuánto se venda 1 ese producto en un lapso de tiempo determinado Análisis e Interpretación: Interpretación: Como el inventario se maneja de manera manual, primero se coteja si el producto está en almacén, para luego contactar con el proveedor en caso de que haya bajado el nivel deseado. Este proceso se puede automatizar con un módulo apropiado en el sistema administrativo, que permita la generación de reportes pertinentes.
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Cuadro 7 PEDIDOS DE MERCANCÍA Pregunta: ¿Cómo se realizan los pedidos a los proveedores? ¿Qué herramientas utilizan? Código Categoría de respuesta Frecuencia Se verifica el estado de la mercancía y 1 3 se llama al proveedor Se contactan cuando el stock de algún 2 1 producto está bajando Análisis e Interpretación: Interpretación: El proceso de pedido de la mercancía se lleva a cabo cuando se verifica el almacén y se encuentra alguna mercancía con stock bajo. Entonces, se realiza el llamado al proveedor encargado de ese material para realizar los pasos administrativos necesarios para la compra.
Cuadro 8 EFICACIA DEL SISTEMA ACTUAL Pregunta: ¿Cuán eficaz considera usted el sistema de facturación actual? Código Categoría de respuesta Frecuencia 1 Es eficaz, pero podría ser mejor 3 Baja, hay nuevas necesidades que 2 1 deben ser incorporadas Análisis e Interpretación: Interpretación: En cuanto a la pregunta sobre la eficacia del sistema actual, hubo unanimidad al aseverar que es necesaria una mejoría. Según la muestra, el sistema que se usa es bastante útil, pero necesitaría una actualización para que se adapte a las nuevas necesidades de la empresa.
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Cuadro 9 DEFICIENCIAS DEL SISTEMA ACTUAL Pregunta: ¿Qué deficiencias considera usted que presenta el sistema actual y con qué causas lo vincularía? vincularía? Código Categoría de respuesta Frecuencia 1 No es amigable 1 2 Le faltan herramientas 1 3 El diseño 2 Análisis e Interpretación: Interpretación: Cuando se le preguntó a la muestra sobre las deficiencias del sistema actual, todos se inclinaron por el diseño del programa. Mientras la mitad habló del diseño en sí, otros dijeron que era poco amigable y que además le faltaban algunas herramientas para hace su uso mucho más fácil.
Cuadro 10 PROCESO DE INVENTARIO ACTUAL Pregunta: ¿Es el proceso de de inventario el más ideal? Explique por qué Código Categoría de respuesta Frecuencia No, se le pueden ofrecer al cliente 1 3 productos que no están en almacén No, es necesario conocer el inventario 2 1 de forma automática Análisis e Interpretación: Interpretación: Sobre cómo se lleva el proceso de inventario actualmente, al unísono expresaron que no era el más ideal. Esto se debe a que es un proceso manual, lo que puede generar que se les ofrezcan a los clientes productos que no se encuentran en almacén. Por esta razón solicitan una solución automatizada al conocimiento de almacén e inventario.
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Cuadro 11 ACTUALIZACIONES A LA PROPUESTA Pregunta: ¿Qué actualizaciones incorporaría a la propuesta para ajustarlo a su trabajo, es decir: aspectos le quitaría, cuáles le dejaría y cuántos agregaría? Código Categoría de respuesta Frecuencia 1 Le agregaría un módulo de inventario 4 Le dejaría el de facturación, pero lo 2 4 haría más agradable para el usuario Lo haría más fácil de administrar por el 3 1 usuario Análisis e Interpretación: Interpretación: En cuanto a qué piezas desearían dentro del diseño de la propuesta, hay dos corrientes bien importantes: la primera se refiere al sistema de inventario que es solicitado de forma unánime. En segundo lugar está que el módulo de facturación debería ser más agradable al usuario. Por último, hay una opción igual de válida e significativa que las demás: que sea más fácil de administrar por el usuario, para que no necesite de la asistencia de expertos continuamente.
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Cuadro 12 SISTEMA Y MERCADEO Pregunta: ¿Considera que un sistema de facturación e inventario le ayudarían a conocer las tendencias de compra de los consumidores y ayudar a la toma de decisiones en mercadeo? Código Categoría de respuesta Frecuencia Sí, eso ayudaría con algunas 1 4 decisiones Análisis e Interpretación: Interpretación: Acerca de la relación entre la toma de decisiones de mercadeo y las tendencias de compra, fue unánime respuesta: un sistema administrativo adecuado puede ayudar a conocer el comportamiento comportamiento de los clientes, si se usan de forma apropiada los datos que arrojados como una guía.
Cuadro 13 DATOS DEL SISTEMA Y SU RELACIÓN Pregunta: ¿Qué datos son primordiales en los procesos de facturación e inventario? ¿Cómo se relacionan? Código Categoría de respuesta Frecuencia Datos del cliente y de los productos. El 1 4 producto es comprado por el cliente Datos de los productos y de los 2 proveedores. Los proveedores veden 4 los productos a la empresa Análisis e Interpretación: Interpretación: Cuando se le inquirió a la muestra cuáles datos eran necesarios en los procesos que debe llevar a cabo el sistema, hubo dos explicaciones: los datos de los proveedores se usan junto a los de los productos para llenar el
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inventario. Una vez realizado este evento, se vuelven a usar los datos de los productos, junto a los del cliente para la factura.
Cuadro 14 PROCESOS MÁS EFICACES Pregunta: ¿Cómo deberían realizarse los procesos para que sean más eficaces? Código Categoría de respuesta Frecuencia 1 Realizarse más rápidamente 4 Que sean sencillos para el usuario 2 2 promedio Que se adapte a las necesidades de 3 2 la empresa Que sea fácil de actualizar y 4 1 administrar Análisis e Interpretación: Interpretación: En cuanto a cómo deberían realizarse los procesos dentro del nuevo sistema para asegurar su eficacia, expresaron varias cualidades, como: la rapidez, necesaria para tener procesos que aprovechen al máximo el tiempo; la sencillez, para que pueda ser usado por cualquiera sin un entrenamiento muy extenso; que cumpla con los requerimientos actuales de la empresa, de forma que se incluyan módulos necesarios actualmente; y fácil de administrar, que redunda en que el administrador pueda realizar la mayoría de las actividades sin necesidad de que sea un experto en ciencias informáticas.
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Cuadro 15 PLATAFORMA TECNOLÓGICA Pregunta: ¿Cuenta la empresa con la plataforma tecnológica para la implementación de un nuevo sistema de facturación e inventario? Código Categoría de respuesta Frecuencia Sí, la empresa cuenta con la 1 4 plataforma necesaria Análisis e Interpretación: Interpretación: Sobre la plataforma necesaria para que se implemente un novedoso sistema en la empresa, la respuesta fue unánime: sí se cuenta con lo necesario. En consecuencia, a bienvenida es mucho más fácil, pues no precisa la compra de equipos ni software extra para su correcto funcionamiento.
Cuadro 16 PRUEBAS Pregunta: ¿Cómo considera que deben realizarse las pruebas del nuevo sistema? Código Categoría de respuesta Frecuencia Debe planificarse en días y horas que 1 no interrumpan el funcionamiento 2 actual de la empresa Deben ser realizadas por personas 2 4 expertas en la materia Debe estar presente la población para 3 1 solventar cualquier duda Análisis e Interpretación: Interpretación: Sobre el tema de las pruebas del sistema, cuando se les inquirió cómo deberían realizarse, se consiguieron tres tipos de respuestas: la primera es
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que deberían ser hechas por expertos, para evitar daños a las máquinas o una mala instalación. En segundo lugar, debería realizarse en días que no interrumpan el trabajo en la empresa, para no causar molestias en el proceso de compraventa diario. Por último, se solicitó la presencia de todos los trabajadores para que pudieran realizar cualquier pregunta al momento y así responder a las dudas.
Cuadro 17 ADIESTRAMIENTO Pregunta: ¿Cómo deberá llevarse a cabo el adiestramiento? ¿Qué materiales necesitan y quiénes deberán participar? Código Categoría de respuesta Frecuencia Al igual que las pruebas, en días y 1 horas que no interrumpan el 2 funcionamiento de la empresa Deben estar presentes todos los 2 1 empleados de la empresa 3 Debe ser dictado por expertos 4 Deben entregarse guías de usuario 4 4 para resolver problemas sencillos Análisis e Interpretación: Interpretación: Con respecto al adiestramiento del personal, la respuesta de la muestra se divide en cuatro partes. En principio, se solicita que sea dictado por expertos, para evitar cualquier problema y encontrar las soluciones inmediatamente. Seguidamente, se encuentra la petición de materiales que les sirvan como guía al usuario final del sistema. En tercer lugar, se pidió que -como las pruebas- se realice en un horario que no obstaculice el trabajo en la empresa. En último lugar, se exhortó la presencia de todo el público interno, para que todos sean instruidos al mismo tiempo.
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CONCLU SIONES SIONES Después de aplicada la encuesta a la muestra, realizadas las matrices pertinentes y los análisis de cada una, se concluye que: -El sistema de facturación actual no les ofrece las herramientas, de acuerdo a las necesidades actuales de la empresa. -Realizar el inventario de forma manual no es la manera más ideal de llevar un almacén. Crea desinformación en el vendedor y en área administrativa. -Para resolver la situación, es necesaria la implementación de un nuevo sistema que complazca las exigencias, además de tener algunas características que lo hagan agradable, intuitivo, además de funcional. -El área administrativa se inclina por un sistema que les ayude con las tareas de inventario, así como que sea fácil de actualiza por el usuario promedio. -Un correcto uso de los datos obtenidos del sistema podrían redundar en un mejor trato con el cliente, de acuerdo al comportamiento que el mercado tenga. -Al incluir un módulo de inventario, es necesario sumar también a los proveedores de forma detallada. -Las pruebas y el adiestramiento son de gran importancia para el correcto uso del sistema. Estos deben ser realizados con la presencia de todos los involucrados y dictado por expertos para solucionar cualquier duda o problema inmediatamente. Igualmente, se debe entregar un manual para los usuarios.
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RECOMENDACIONES Al Insitituto Universitario Antonio Ricaurte: -Incluir dentro del pensum de las materias de Lenguaje y Programación los Sistemas Gerenciales -Hacer talleres para el alumnado que le permita aprender y actualizar lo aprendido en clases.
A la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA -Realizar una actualización constante de sus sistemas administrativos. -Usar la información obtenida para ser más competitivos en el mercado. -Automatizar todos los procesos que puedan, para así aprovechar al máximo el tiempo y ser más profesionales a los ojos de los clientes
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CAPÍTULO V LA PROPUESTA UESTA STA PRESENTACIÓN INTRODU CTORIA CTORIA DE LA PROP U E
El sistema propuesto se llama ProStar, una combinación del prefijo pro y la palabra inglesa
star ,
cuyo equivalente en español es estrella. El prefijo
pro es usado por su significado de continuidad, así como es también es la abreviatura de la palabra profesional. Continuando, este sistema se propone no sólo ser un simple sistema de facturación, sino uno que se adapte a las exigencias del sistema legal en Venezuela. Con esto, se hace referencia a requisitos como el Impuesto al Valor Agregado (IVA), los datos completos del cliente, entre otros. Asimismo, hay que resaltar que el sistema propuesto guarda cierta relación con el actual, que se ha quedado obsoleto con el crecimiento de la empresa y las necesidades del mercado. Por esa razón, se ha tomado lo bueno del antiguo y se ha mejorado, agregando nuevas opciones que la empresa demanda.
J U USTIFICACIÓN S TIFICACIÓN DE LA PROP U UESTA E STA
En vista de que la situación del sistema actual dentro de la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA, es necesaria el desarrollo de un nuevo software que les permita adecuarse a sus nuevas necesidades. Los resultados obtenidos después realizadas las entrevistas así lo certifican. La muestra consultada no sólo está de acuerdo con la creación de un sistema nuevo, justificando totalmente la propuesta, sino que además dio los
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detalles de cómo debe ser desarrollado, cuáles características les gustaría que fueran incluidas, modificadas o eliminadas. Por esa razón, el programa se adapta a sus requerimientos que tiene la organización.
UESTO STO OBJ ETIVOS ETIVOS DEL SISTEMA PROP U E
al Objetivo Gener al
Diseñar un sistema administrativo que permita manejar la facturación e inventario para la empresa Importadora de Repuestos 2003, CA specíficos Objetivos E sp
1. Generar un registro de los clientes que frecuentan la empresa 2. Controlar el inventario de los productos en el almacén 3. Generar reportes con fines administrativos 4. Proveer de un registro histórico de las actividades administrativas realizadas por la organización 5. Garantizar seguridad del manejo de datos a través del uso de claves y niveles de usuario para dar acceso al sistema 6. Diseñar una interfaz amigable y de fácil uso
DIAGRAMAS ORIENTADOS A OBJ ETOS ETOS ( U UML) M L) Diagrama funcional del sistema propuesto Un diagrama funcional en informática informática aquel ³que indica las funciones de las partes principales de un sistema total, y también muestra las
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relaciones importantes e interacciones entres sus partes´ según el diccionario científico en línea de Answers.com. Por la facilidad que implica la explicación de los procedimientos de forma gráfica, se ha usado un diagrama funcional para explicar cómo funcionará el sistema ProStar. Éste se encuentra a continuación.
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1. El cliente solicita un producto al vendedor
2. El vendedor verifica en sistema que el producto esté en almacén. Le solicita los datos al cliente 3. Busca el producto en almacén para entregarlo
4. El cliente paga el importe indicado
5. El sistema emite la factura con los datos de la compra
6. El cliente recibe la factura y los productos de su compra
Gráfico 1 DIAGRAMA FUNCIONAL DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE PROSTAR 42
1. El administrador solicita un reporte de la situación del almacén 2. El reporte expresa la cantidad de productos disponibles
3. Si el nivel está en el stock mínimo o cercano, se llama al proveedor
4. El proveedor hace la entrega de la mercancía, que pasan a almacén 5. Los datos son cargados al sistema, para la actualización del inventario 6. Cada compra actualiza el inventario, para que la consulta del estado sea real
Gráfico 2 DIAGRAMA FUNCIONAL DEL PROCESO DE INVENTARIO DE PROSTAR 43
Diagramas de casos de uso Según Salinas (2010), un diagrama de caso de uso representa la forma como un Cliente (Actor) opera con el sistema en desarrollo, además de la forma, tipo y orden en como los elementos interactúan (operaciones o casos de uso), de acuerdo a su definición disponible en el sitio web del Departamento de Ciencias de la Computación de la Universidad de Chile. Esta representación gráfica se arma usando una serie de elementos que se describen seguidamente:
Actor . Es un rol que un usuario juega con respecto al sistema. Es importante destacar el uso de la palabra rol, pues con esto se especifica que un Actor no necesariamente representa a una persona en particular, sino más bien la labor ue realiza realiza frente al sistema sistema Caso de uso. Es una operación/tarea específica que se realiza tras una orden de algún agente externo, sea desde una petición de un actor o bien desde la invocación desde otro caso de uso Asociación. Es el tipo de relación más básica que indica la invocación desde un actor o caso de uso a otra operación (caso de uso). Dicha relación se denota con una flecha simple Fuente: Salinas (2010) Gráfico 3 PALETA DE CASO DE USO
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Ingresa al sistema Solicita un producto
Introduce los datos de búsqueda del producto y los datos del cliente
VENDEDOR
Ubica el pedido en almacén
CLIENTE
Cancela el monto correspondiente a la compra
Recibe el dinero Entrega la factura Culmina el pedido CAJERO Recibe los productos comprados
Gráfico 4 DIAGRAMA DE CASO DE USO DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE PROSTAR 45
Obtiene una notificación el estado del producto en stock Si el estado es mínimo, contacta al proveedor
ADMINISTRADOR
Lleva la mercancía solicitada
Ingresa la nueva mercancía en el sistema, para su actualización actualización
PROVEEDOR
Realiza una compra
CLIENTE
Emite una factura que automáticamente actualiza el estado del inventario
Gráfico 5 DIAGRAMA DE CASO DE USO DEL PROCESO DE INVENTARIO DE PROSTAR 46
CAJERO
DIAGRAMA DE SEC U UENCIA E NCIA Un diagrama de secuencia es, de acuerdo al sitio oficial de Microsoft (s.f.), aquel ³que representa la secuencia de mensajes entre las instancias de clases, componentes, subsistemas o actores. El tiempo fluye hacia abajo en el diagrama y muestra el flujo de control de un participante a otro´ Continuando con los diagramas de casos de uso y los diagramas funcionales, representa gráficamente la relación entre las entidades que intervienen en los procesos de la propuesta. Un diagrama de secuencias muestra los procesos que hacen vida de forma simultánea, los mensajes que se intercambian entre ellos, en el orden en que ocurren. Esto permite la especificación de los tiempos de ejecución de los escenarios de manera gráfica. Esta representación se construye usando una serie de elementos que se detallan a continuación:
Líneas de vida. Son líneas verticales paralelas que muestran los diferentes procesos u objetos que hacen vida de manera simultánea Muestra los mensajes Flechas horizontales. intercambiados entre los procesos u objetos, en el orden en el que ocurren
Cuadrado. Objeto o actor
Fuente: Cueva (2010) Gráfico 6 PALETA DE DIAGRAMA DE SECUENCIA
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VENDEDOR
SISTEMA
CLIENTE
CAJERO
Ingresa Permite acceso Solicita producto Busca producto Recibe costo Da sus datos personales Paga el monto indicado Entrega factura Entrega producto
Gráfico 7 DIAGRAMA DE SECUENCIA DE FACTURACIÓN
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ADMINISTRADOR
SISTEMA
PROVEEDOR
Revisa mercancía mercancía Emite reporte Hace pedido Entrega mercancía Actualiza inventario Hace una venta Actualiza inventario
VENDEDOR
ADMINISTRADOR
SISTEMA
PROVEEDOR
VENDEDOR
Revisa mercancía mercancía Emite reporte Hace pedido Entrega mercancía Actualiza inventario Hace una venta Actualiza inventario
Gráfico 8 DIAGRAMA DE SECUENCIA DE INVENTARIO
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DIAGRAMA DE COLABORACIÓN Según el sitio oficial de Microsoft (ob. cit), un Diagrama de Colaboración muestra una interacción organizada basándose en los objetos que toman parte en la interacción y los enlaces entre los mismos. A diferencia de los Diagramas de Secuencia, los Diagramas de Colaboración muestran las relaciones entre los roles de los objetos. La secuencia de los mensajes y los flujos de ejecución concurrentes deben determinarse explícitamente mediante números de secuencia. Para su representación se usa un grafismo que se expone a
DIAGRAMA DE COLABORACIÓN Según el sitio oficial de Microsoft (ob. cit), un Diagrama de Colaboración muestra una interacción organizada basándose en los objetos que toman parte en la interacción y los enlaces entre los mismos. A diferencia de los Diagramas de Secuencia, los Diagramas de Colaboración muestran las relaciones entre los roles de los objetos. La secuencia de los mensajes y los flujos de ejecución concurrentes deben determinarse explícitamente mediante números de secuencia. Para su representación se usa un grafismo que se expone a continuación: Tabla u objeto de almacenamiento de datos. Puede ser el resultado de operaciones o elementos de almacenamiento estable o volátil como archivos o vectores. Acción ejecutada por el objeto. Acción ejecutada por el objeto notacional o clase. De acuerdo a su complejidad pueden ser explotadas para establecer secuencias internas. Flujo de datos intrínseco. No puede ser obviado si se ejecuta la acción. Flujo de datos opcional, puede elegirse o desecharse.
Fuente: Booch (1999) Gráfico 9 PALETA DE DIAGRAMA DE COLABORACIÓN
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Cargar
Proveedor Código del Proveedor
Introducción de Datos de Mercancía
Mercancía Todos los datos
Consultar
Gráfico 10 DIAGRAMA DE COLABORACIÓN DE DATOS DE MERCANCÍA
Proveedor
Cargar
Datos Generales
Solicitud Identificación
Compra Mercancía Código Consultar
Gráfico 11 DIAGRAMA DE COLABORACIÓN DE DATOS DE COMPRA 51
DISEÑO FÍSICO LÓGICO DE LA BASE DE DATOS El modelo lógico y físico de la base de datos es aquel que se encarga de expresar los esquemas conceptuales locales. Mientras, el objetivo del diseño lógico es obtener una representación que use, del modo más eficiente posible, los recursos que el modelo de SGBD posee para estructurar los datos y para modelar las restricciones, según García (2010) en la página especializada MailxMail.com. En este caso, se representarán los datos de entrada, que son almacenados y que finalmente son procesados. En el caso del proceso de facturación, el diseño es el siguiente:
Cuadro 18 DISEÑO FÍSICO LÓGICO. FACTURACIÓN Nombre del almacenamiento Descripción Contenido
Facturación Factura que se produce tras la venta de alguna mercancía Datos del cliente Datos de los productos Hora y Fecha Sub total a pagar Impuestos Total
Cuadro 19 DISEÑO FÍSICO LÓGICO. INVENTARIO Nombre del almacenamiento Descripción Contenido
Inventario Stock disponible de productos en almacén Datos de los productos Existencia Precio Localización Proveedor
52
los
diferentes
DICCIONARIO DE ARCHIVOS DE DATOS Según el diccionario informático Alegsa, un diccionario de datos es un listado organizado organiz ado de todos los datos que pertenecen a un sistema. El objetivo de un diccionario de datos es dar precisión sobre los datos que se manejan
en
un
sistema,
evitando
así
malas
interpretaciones
o
ambigüedades. Igualmente, define con precisión los datos de entrada, salida, componentes de almacenes, flujos, detalles de las relaciones entre almacenes, entre otros. En esta investigación, se utilizará esta herramienta para el diseño de las tablas que intervienen en la base de datos. Cada una de ellas se especificará seguidamente.
Cuadro 20 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: USUARIO Clave
Campo Nombre Clave Id Usuario
Tipo Texto Texto Texto
Tamaño 50 20 20
Nivel Comisión
Numérico Numérico
3 6
Cuadro 21 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: CLIENTE Clave
Campo Id Cliente
Tipo Texto
Tamaño 10
Razón Social Dirección Teléfono
Texto Texto Numérico
50 50 11
53
Cuadro 22 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: FACTURA Clave
Campo N° de factura Subtotal Impuestos Total Comisión por Factura Forma de pago Banco N° de documento Fecha Hora Descuento Id Cliente
Tipo Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Texto Texto Numérico Fecha Hora Numérico Texto
Tamaño 50 20 20 20 2 50 50 20 20 20 2 9
Cuadro 23 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: T ABLA: INVENTARIO Clave
Campo Id Producto
Tipo Numérico
Tamaño 50
Descripción Precio Bruto Precio Unitario Comisión por producto Id Proveedor Existencia Stock mínimo Fecha de compra Localizador
Texto Numérico Numérico Numérico Texto Numérico Numérico Fecha Texto
50 20 20 2 10 3 3 20 20
54
Cuadro 24 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: PROVEEDORES Clave
Campo Id Proveedor Razón Social Persona de Contacto Teléfono 1 Teléfono 2 Teléfono 3 Dirección Correo electrónico
Tipo Texto Texto Texto Numérico Numérico Numérico Texto Texto
Tamaño 10 50 50 11 11 11 50 50
Cuadro 25 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: DETALLE FACTURA Clave
Campo N° de factura Cantidad de artículos Id Producto Precio Unitario
Tipo Numérico Numérico Numérico Numérico
Tamaño 50 4 50 20
Cuadro 26 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: DETALLE PRESUPUESTO Clave
Campo N° de presupuesto
Tipo Numérico
Tamaño 50
Cantidad de artículos Id Producto Precio Unitario
Numérico Numérico Numérico
4 50 20
55
Cuadro 27 DICCIONARIO DE DATOS. TABLA: PRESUPUESTO Clave
Campo N° de presupuesto Subtotal Impuestos Total Fecha Hora Descuento Id Cliente
Tipo Numérico Numérico Numérico Numérico Fecha Hora Numérico Texto
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Tamaño 50 20 20 20 20 20 2 10
Gráfico 12 DIAGRAMA DEL MODELO MODELO DE ENTIDAD ENTIDAD RELACIÓN DE PROSTAR 57
CARTA ESTR U UCT C T U URADA R ADA Una carta estructurada o mapa mapa de navegación es, de acuerdo con Garrido (s.f.), ³la representación gráfica de la organización de la información. Expresa todas las relaciones de jerarquía y secuencia y permite elaborar escenarios de comportamiento de los usuarios´ Así lo expresa en su página especializada ArquitectutaDeLaInformacion.cl. Entonces, en el caso de ProStar, se estaría hablando de cómo estarían divididos los niveles de programa. Sería un grafismo que ayudaría la comprensión de cómo funcionaría, pero además donde se localizarían las
CARTA ESTR U UCT C T U URADA R ADA Una carta estructurada o mapa mapa de navegación es, de acuerdo con Garrido (s.f.), ³la representación gráfica de la organización de la información. Expresa todas las relaciones de jerarquía y secuencia y permite elaborar escenarios de comportamiento de los usuarios´ Así lo expresa en su página especializada ArquitectutaDeLaInformacion.cl. Entonces, en el caso de ProStar, se estaría hablando de cómo estarían divididos los niveles de programa. Sería un grafismo que ayudaría la comprensión de cómo funcionaría, pero además donde se localizarían las piezas. En pocas palabras, es la estructura del menú. Seguidamente se encuentra la carta estructurada de la propuesta:
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ProStar
Facturas
Presupuesto
Reportes
Generar
Generar
Por Factura
Por Proveedor
Por Vendedor
Inventario
Proveedores
Herramientas
Buscar
Calculadora
Agregar
Editar
Reimpresión
Eliminar
Agregar
Ayuda
Eliminar
Acerca de
Editar
Por Producto
Por Presupuesto
Gráfico 13 DIAGRAMA DE CARTA ESTRUCTURADA DE PROSTAR 59
Ahora, para conocer el sistema ProStar es justo definir cada uno de los procesos que dentro de él se desarrollan. A continuación, se detallan cada uno de ellos:
I ngresar d atos atos del usua l usuar io io Es el primer paso que se debe realizar. El usuario debe introducir su id y seguidamente su contraseña. Si es correcta, le dejará acceder al menú principal, desde donde podrá escoger una acción a realizar. Si por el contrario, es incorrecta, no le dejará continuar hasta que coloque unos datos válidos.
Salir
Ahora, para conocer el sistema ProStar es justo definir cada uno de los procesos que dentro de él se desarrollan. A continuación, se detallan cada uno de ellos:
I ngresar d atos atos del usua l usuar io io Es el primer paso que se debe realizar. El usuario debe introducir su id y seguidamente su contraseña. Si es correcta, le dejará acceder al menú principal, desde donde podrá escoger una acción a realizar. Si por el contrario, es incorrecta, no le dejará continuar hasta que coloque unos datos válidos.
F actu actu r ra r Durante este proceso, el vendedor debe solicitar los datos del cliente, para luego seleccionar los productos que ha de comprar. comprar. Después de esto, se ingresa la forma de pago (si es en cheque, se deben colocar los datos de éste y si el pago se realiza en plástico, debe poner los datos de la tarjeta) Seguido de esto, si hay algún tipo de descuento envuelto en la operación, se selecciona. Por último, se imprime la factura.
I ngresar información Esto se realiza con la intención de ir llenando las tablas de la base de datos del programa. De esa forma, no es necesario colocar una misma información una y otra vez. Este proceso se divide a su vez en tres subprocesos (a) ingresar clientes, (b) ingresar proveedores y (c) ingresar productos. Estos se detallan a seguidamente:
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I ngresar cli ent es Se deben ingresar aquellos datos que por ley deben ser reflejados en toda factura: nombre o razón social, cédula de identidad o RIF, dirección y teléfono. Este procedimiento lo debe realizar el vendedor al momento de realizar la transacción. pr ov ov eed I ngresar p eed ores
Se deben ingresar los datos de los proveedores para llevar un registro de productos, según su origen. De igual manera esto serviría para el control de inventario, una vez que sea necesario comprar un producto que se haya agotado. También se usaría como agenda de contacto. Este subproceso debe ser llevado a cabo por el administrador del sistema. pr od uctos uctos I ngresar p
Esto se realizaría para llenar la tabla de inventario de productos. En ella se colocarían los datos necesarios para hacer la consulta a la hora de facturar. De esta manera, se llevaría un control del inventario disponible en almacén. Este subproceso debe ser llevado a cabo, igualmente, por el administrador del sistema.
Emisión de re por t t es Esto se refiere a todos los documentos que se pueden obtener tras una consulta. El reporte más importante ±después de la factura- es el de cierre de caja, que debe realizarse de manera diaria para verificar que la cantidad dinero disponible es la misma que se encuentra en el sistema. Otros reportes son la consulta de productos o el movimiento realizado por cada vendedor, con el fin de conocer la comisión que se le deberá pagar junto al sueldo.
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labor ación ación de cotizacion es E la
Cada vez que un potencial cliente solicite un presupuesto, debe ofrecérsele un comprobante físico de la información dada. Para ello, se debe ingresar al módulo específico, ingresar los datos del cliente y los productos solicitados. Finalmente, se le entregará un documento con los precios y que indique el período de validez.
MODELOS DE INTERFACES Cuando se habla de interfaz en informática, se hace referencia a la parte de un programa que permite el flujo de información entre un usuario y la aplicación, o entre la aplicación y otros programas o periféricos. Esa parte de un programa está constituida por un conjunto de comandos y métodos que permiten estas intercomunicaciones, según la definición del diccionario en línea especializado Alegsa. Tomando en cuenta lo previamente dicho, entonces en esta propuesta serían las pantallas que el usuario tendría a su disposición para interactuar con el programa. Es lo que usará para consultar, editar y borrar información. Algunas de estas pantallas se muestran seguidamente:
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Cuadro 28 MODELO INTERFAZ: ACCESO Empresa Importadora de Repuestos 2003
PROCESO: ACCESO
Ref: 1/4
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Cuadro 29 MODELO INTERFAZ: MENÚ PRINCIPAL Empresa Importadora de Repuestos 2003
MENÚ PRINCIPAL
Ref: 12/4
Cuadro 29 MODELO INTERFAZ: MENÚ PRINCIPAL Empresa Importadora de Repuestos 2003
MENÚ PRINCIPAL
Ref: 12/4
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Cuadro 30 MODELO INTERFAZ: FACTURACIÓN Empresa Importadora de Repuestos 2003
PROCESO FACTURACIÓN
Ref: 3/4
Cuadro 30 MODELO INTERFAZ: FACTURACIÓN Empresa Importadora de Repuestos 2003
PROCESO FACTURACIÓN
Ref: 3/4
65
Cuadro 31 MODELO INTERFAZ: CALCULADORA Empresa Importadora de Repuestos 2003
HERRAMIENTA CALCULADORA
Ref: 4/4
Cuadro 31 MODELO INTERFAZ: CALCULADORA Empresa Importadora de Repuestos 2003
HERRAMIENTA CALCULADORA
Ref: 4/4
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ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia técnica como por motivación, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos presentan. Según el profesor Cleto Hernández en su taller de la relación costobeneficio ³es el proceso de colocar cifras en bolívares a los diferentes costos y beneficios de una actividad. Al utilizarlo se estima el impacto financiero acumulado de lo que se quiere lograr´
ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia técnica como por motivación, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos presentan. Según el profesor Cleto Hernández en su taller de la relación costobeneficio ³es el proceso de colocar cifras en bolívares a los diferentes costos y beneficios de una actividad. Al utilizarlo se estima el impacto financiero acumulado de lo que se quiere lograr´ Para esto, se suman los costos totales y se determinan los beneficios en bolívares, para finalmente realizar un cálculo matemático. Una vez que se realiza esta evaluación, se pueden adoptar las decisiones más pertinentes, pues ya se tendrían criterios racionales. Existen dos tipos de beneficios, los tangibles y los intangibles. Los primeros son aquellos de los que se obtiene una ganancia exacta, mientras los segundos producen ganancias estimadas, pues no ofrece una cifra exacta. En esta propuesta, los costos son mínimos, debido a que la empresa cuenta con los equipos y materiales necesarios para la implementación del sistema. Por otra parte, los beneficios son intangibles, pues hacen referencia a la satisfacción del cliente y del empleado. Todo esto se ha representado en un cuadro que se encuentra a continuación:
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Cuadro 32 RELACIÓN COSTO-BENEFICIO RELACIÓN COSTO ±BENEFICIO Actividades
Costo
-Horas extras para
Beneficios 750 -Aumento de la
el entrenamiento
satisfacción del
del personal
cliente
(aproximadamente
-Aumento de la
20)
satisfacción del
-Mantenimiento
Ganancia 500
500
300 personal
mensual
-Control de
1000
inventario
Total
1050 Total
2000
Una vez que se tienen los totales, se procede al cálculo de la reinversión. Esto se obtiene tras sustituir la siguiente ecuación: Reinversión= Beneficios Costos Reinversión=
2000 =1,90 1050
Esto quiere decir que por cada bolívar invertido, hay una reinversión de Bs. 1,90. En resumen, esta propuesta es de provecho porque obtiene un rendimiento considerable.
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REFERENCIAS
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