187517116-Manual-Extra-Λογιστική-Διαχείριση

Ïäçãßåò ÷ñÞóçò

ÅÓÏÄÁ - ÅÎÏÄÁ / ÃÅÍÉÊÇ ËÏÃÉÓÔÉÊÇ ÏËÏÊËÇÑÙÌÅÍÏÓ ÔÑÏÐÏÓ ÔÇÑÇÓÇÓ ÂÉÂËÉÙÍ Á', Â' & Ã' ÊÁÔÇÃÏÑÉÁÓ

Ευχαριστούμε

που

επιλέξατε

το

πρόγραμμα

Extra

Λογιστική

Διαχείριση για

την παρακολούθηση και την τήρηση των επιχειρήσεων με βιβλία A΄, Β΄ και Γ’ κατηγορίας. Με το έντυπο αυτό σας δίνονται αναλυτικές οδηγίες για τις δυνατότητες και τη λειτουργία του προγράμματος. Αφιερώστε λίγο από τον χρόνο σας για την ανάγνωση των παρακάτω οδηγιών. Θα σας βοηθήσουν στην καλύτερη κατανόηση του προγράμματος και στην αξιοποίηση όλων των δυνατοτήτων του. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας, είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε τηλεφωνικώς με το τμήμα μηχανογραφικής υποστήριξης για οποιοδήποτε πρόβλημα ή απορία σχετικά με τη λειτουργία του προγράμματος ή με την επιστημονική ομάδα της Epsilon Net Α.Ε. για οποιαδήποτε απορία σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του προγράμματος.

Epsilon Net Α.Ε. ΑΘΗΝΑ: Λ. Συγγρού 39 Τηλ. Κέντρο: 210 9210120, Fax: 210 9210122 ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ: 17 Νοέμβρη 79 Τηλ. Κέντρο: 2310 981700, Fax: 2310 920770 e-mail: [email protected] Τηλέφωνο Τεχνικής και Φορολογικής Υποστήριξης 2310 981700

Θεσσαλονίκη 2007

-1-

Περιεχόμενα Περιεχόμενα ....................................................................................................... - 2 1. Εγκατάσταση Προγράμματος .......................................................................... - 5 1.1. Γενικά ...................................................................................................... - 5 1.2. Εγκατάσταση ............................................................................................. - 5 1.2.1. Εγκατάσταση σε Αυτόνομο Υπολογιστή .................................................... - 6 1.2.2 Εγκατάσταση σε Δίκτυο ........................................................................ - 12 1.2.2.1. Εγκατάσταση στον Server ................................................................. - 12 1.2.2.2. Εγκατάσταση στο Τερματικό .............................................................. - 12 1.2.3. Προσαρμοσμένη Εγκατάσταση .............................................................. - 13 2. Δημιουργία Εταιρίας ..................................................................................... - 14 2.1. Δημιουργία Εταιρίας με Ίδρυση................................................................... - 14 2.2. Δημιουργία Εταιρίας με Αντιγραφή (Προτείνεται) ........................................... - 22 3. Εταιρείες με Κεντρικό και Υποκατάστημα ...................................................... - 32 3.1. Δημιουργία Υποκαταστημάτων σε εταιρίες Εσόδων - Εξόδων ........................... - 32 3.2. Δημιουργία Υποκαταστημάτων σε εταιρείες Γενικής Λογιστικής......................... - 35 4. Εισαγωγή Νέου Λογαριασμού ....................................................................... - 40 5. Συναλλασσόμενοι ......................................................................................... - 47 5.1. Εισαγωγή Συναλλασσομένου ...................................................................... - 47 5.1.1. Εισαγωγή νέου συναλλασσόμενου......................................................... - 47 5.1.2. Εισαγωγή νέου συναλλασσόμενου μέσα από εγγραφή ή άρθρο .................. - 49 5.2. Εκτυπώσεις Συναλλασσομένων ................................................................... - 51 5.2.1. Καρτέλα Συναλλασσόμενου.................................................................. - 51 5.2.2. Εκτύπωση Συναλλασσομένων............................................................... - 54 6. Δημιουργία στηλών και Παραμετροποίηση βιβλίου. ...................................... - 56 7.Δημιουργία Πρότυπων εγγραφών Εσόδων – Εξόδων και Άρθρων Γενικής Λογιστικής. ....................................................................................................... - 59 7.1. Διαδικασία Δημιουργίας Πρότυπης Εγγραφής Εσόδων Εξόδων. ........................ - 59 7.2. Διαδικασία Δημιουργίας Πρότυπου Άρθρου Γενικής Λογιστικής ......................... - 63 8. Δημιουργία και παραμετροποίηση πρόχειρων βιβλίων .................................. - 67 9. Εισαγωγή Νέας εγγραφής Εσόδου Εξόδου και Άρθρου Γενικής Λογιστικής.... - 70 9.1. Διαδικασία εισαγωγής νέας Εγγραφής Εσόδων Εξόδων. .................................. - 70 9.2. Διαδικασία εισαγωγής νέου Άρθρου Γενικής Λογιστικής................................... - 82 10. Διαχείριση Υπόχρεων σε τήρηση του Βιβλίου Κοστολογίου Οικοδομών. ...... - 94 10.1. Παράμετροι............................................................................................ - 94 10.1.1. Έργα .............................................................................................. - 94 10.1.2. Κατηγορίες Ειδών Δαπάνης ...............................................................- 100 10.1.3. Είδη Δαπάνης..................................................................................- 102 10.1.4. Επιβλέποντες Μηχανικοί....................................................................- 103 10.2. Αρχεία .................................................................................................- 103 10.2.1. Διαχείριση Εγγραφών .......................................................................- 104 10.2.2. Διαχείριση Οικοδομοτεχνικών Επιχειρήσεων .........................................- 105 10.3. Εκτυπώσεις...........................................................................................- 108 10.3.1. Βιβλίο Κοστολογίου Οικοδομών..........................................................- 108 10.3.2. Πίνακας Ποσοστών...........................................................................- 110 10.3.3. Αρχικός Πίνακας 1 ...........................................................................- 111 10.3.4. Ειδικό Έντυπο Προϋπολογιστικού Κόστους Οικοδομής ..........................- 111 10.3.5. Ειδικό Έντυπο Απολογιστικού Κόστους Οικοδομής................................- 114 10.3.6. Δήλωση Μεταβίβασης Ακινήτου..........................................................- 117 10.3.7. Σύγκριση Κόστους Οικοδομής ............................................................- 123 10.3.8. Σύγκριση Κόστους Επιμέρους Ιδιοκτησίας ............................................- 125 10.3.9. Αίτηση Εξαίρεσης από Υπαγωγή σε ΦΠΑ ..............................................- 126 11. Οδηγίες λειτουργίας της δυνατότητας καταχώρησης Αποδείξεων Πετρελαίου Θέρμανσης ..................................................................................................... - 127 11.1. Παραμετροποίηση Συναλλασσόμενου ........................................................- 127 11.2. Καταχώρηση Δεδομένων Πωλήσεων Πετρελαίου .........................................- 129 11.3. Απευθείας Καταχώρηση Συγκεντρωτικών Εγγραφών Πετρελαίου ...................- 131 11.4. Δημιουργία Αρχείου ...............................................................................- 132 12. Διαχείριση Ταξιδιωτικών Πρακτορείων (ΠΟΛ.1221/1995, ΠΟΛ.1071/2002, ΠΟΛ.2859/2000) ........................................................................................... - 135 -

-2-

12.1. Εισαγωγή Ταξιδιωτικού «Πακέτου» ....................... Error! Bookmark not defined. 12.2. Διαχείριση Ταξιδιωτικού «Πακέτου» ...................... Error! Bookmark not defined. 12.4. Πρότυπες Εγγραφές / Πρότυπα Άρθρα .................. Error! Bookmark not defined. 12.5. Διαχείριση Εγγραφών στα «Έσοδα – Έξοδα» .......... Error! Bookmark not defined. 12.6. Διαχείριση Άρθρων στη Γενική Λογιστική ............... Error! Bookmark not defined. 12.7. Εκκαθάριση Έτους ............................................. Error! Bookmark not defined. 12.8. Καταχώριση ταξιδιωτικού πακέτου Β’ Κατηγορίας σε 8 βήματα.Error! Bookmark not defined. 13. Οδηγίες Εντύπων Intrastat και Ανακεφαλαιωτικών Πινάκων (Vies) .......... - 145 13.1. Διαχείριση Εταιρειών – Ενεργοποίηση Παλιού ή Νέου INTRASTAT..................- 145 13.2. Διαχείριση Εγγραφών / Άρθρων – Δημιουργία Κινήσεων INTRASTAT .............- 145 13.3. Αρχείο \ Δηλώσεις INTRASTAT................................................................- 152 13.4. Αρχείο \ Ανακεφαλαιωτικός Πίνακας .........................................................- 155 13.5. Εκτυπώσεις INTRASTAT και Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα ................................- 159 13.5.1. Εκτύπωση Intrastat..........................................................................- 160 13.5.2. Εκτύπωση Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα..................................................- 163 14. Παρακρατούμενοι Φόροι........................................................................... - 165 15. MODULE «Διαχείριση Αξιογράφων» ......................................................... - 168 15.1. Αντιγραφή παραμέτρων Αξιογράφων από τις πρότυπες εταιρείες ...................- 169 15.2. Παράμετροι – Αξιόγραφα ........................................................................- 170 15.2.1. Τράπεζες ........................................................................................- 170 15.2.2. Καταστάσεις....................................................................................- 172 15.2.3. Είδη Κίνησης...................................................................................- 173 15.2.4. Παραμετροποίηση Κατάστασης – Είδους Κίνησης ..................................- 175 15.3. Αρχείο – Αξιόγραφα ...............................................................................- 176 15.4. Σύνδεση Αξιόγραφου με Άρθρο Γενικής Λογιστικής ή εγγραφή Εσόδων - Εξόδων.- 179 15.4.1. Σύνδεση Αξιόγραφου με Άρθρο Γενικής Λογιστικής ...............................- 179 15.4.2. Σύνδεση Αξιογράφου με εγγραφή Εσόδων - Εξόδων .............................- 183 15.5. Εκτυπώσεις...........................................................................................- 184 15.5.1. Ημερολόγιο Αξιογράφων ...................................................................- 184 15.5.2. Ληξιάριο .........................................................................................- 185 15.5.3. Καρτέλα Αξιογράφων .......................................................................- 186 15.5.4. Κατάσταση Αξιογράφων ....................................................................- 188 16. Μητρώο Παγίων ........................................................................................ - 189 16.1. Διαχείριση Μητρώου Παγίων....................................................................- 189 16.2. Εκτυπώσεις Μητρώου Παγίων ..................................................................- 192 16.3. Παραδείγματα .......................................................................................- 194 16.3.1. Εισαγωγή παγίου με ημερομηνία αγοράς στην τρέχουσα χρήση ...............- 194 16.3.2. Εισαγωγή παγίου που έχει αγοραστεί σε προηγούμενη χρήση .................- 195 17. Διαχείριση Παγίου ενεργητικού................................................................. - 197 17.1. Διαχείριση Παγίου Ενεργητικού ................................................................- 197 17.2. Εκτυπώσεις Διαχείρισης Παγίου Ενεργητικού ..............................................- 204 17.2.1. Μητρώο .........................................................................................- 204 17.2.2 Κατάσταση ......................................................................................- 206 17.2.3 Πληροφοριακή Εκτύπωση ..................................................................- 207 17.2.4 Μητρώο (Καρτέλα)............................................................................- 208 17.3. Παραδείγματα .......................................................................................- 210 17.3.1. Εισαγωγή παγίου με ημερομηνία αγοράς στην τρέχουσα χρήση ...............- 210 17.3.2. Εισαγωγή παγίου που έχει αγοραστεί σε προηγούμενη χρήση .................- 211 18. Διαδικασία Υπολογισμού & Αυτόματης υποβολής Περιοδικής Δήλωσης ΦΠΑ- 214 18.1. Υπολογισμός Περιοδικής Δήλωσης Φ.Π.Α. ..................................................- 214 18.2. Αυτόματη Υποβολή Περιοδικής Δήλωσης Φ.Π.Α. .........................................- 219 18.3. Μαζικός Υπολογισμός Περιοδικών Δηλώσεων Φ.Π.Α.....................................- 220 18.4. Μαζική Εκτύπωση Περιοδικών Δηλώσεων Φ.Π.Α. ........................................- 223 18.5. Κατάσταση Υπολοίπων Φ.Π.Α...................................................................- 223 19. Προεκτύπωση εντύπων ............................................................................. - 224 20. Διαδικασία Εκτύπωσης Βιβλίου Εσόδων – Εξόδων και Μηνιαίας κατάστασης- 226 21. Διαδικασία Εξαγωγής Συγκεντρωτικής Κατάστασης Κ.Ε.Π.Υ.Ο. & Αυτόματης Υποβολής μέσω Internet ................................................................................ - 231 21.1. Οδηγίες Εξαγωγής αρχείου Συγκεντρωτικής Κατάστασης Τιμολογίων .............- 231 -

-3-

21.1.1. Διαχείριση Εταιριών – Ενεργοποίηση Υποχρέωσης Υποβολής Καταστάσεων Κ.Ε.Π.Υ.Ο..................................................................................................- 231 21.1.2. Διαχείριση Συναλλασσόμενων – Συμπεριφορά Συναλλασσομένων που συμμετέχουν στη Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιμολογίων ..................................- 231 21.2. Διαχείριση Εγγραφών / Άρθρων – Δημιουργία Κινήσεων που ενημερώνουν τη Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιμολογίων ..............................................................- 232 21.2.1. Διαχείριση Εγγραφών Εσόδων – Εξόδων .............................................- 232 21.2.2. Διαχείριση Άρθρων Γενικής Λογιστικής ................................................- 232 21.3. Απευθείας Καταχωρήσεις.........................................................................- 233 21.4. Οδηγίες Εξαγωγής του αρχείου Συγκεντρωτικής Κατάστασης Τιμολογίων........- 234 21.5. Αυτόματη Υποβολή μέσω Internet ............................................................- 238 21.5.1. Ορισμός Κωδικών Υποβολής μέσω Internet ..........................................- 238 21.5.2. Αυτόματη Υποβολή Συγκεντρωτικής μέσω Internet ...............................- 239 22. Εκτύπωση Γενικού Ημερολογίου ............................................................... - 244 23. Εκτύπωση Ισοζυγίου Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών ............................ - 247 24. Οδηγίες Αυτόματου Κλεισίματος Ισολογισμού........................................... - 250 24.1. Συγχρονισμός του λογιστικού σχεδίου με το λογιστικό σχέδιο της πρότυπης εταιρίας «Epsilon Net Γενική Λογιστική» ........................................................................- 250 24.2. Αντιγραφή Παραμέτρων Ισολογισμού........................................................- 250 24.3. Επεξεργασία Παραμέτρων Ισολογισμού .....................................................- 251 24.3.1. Πίνακας Λοιπών Εσόδων ...................................................................- 252 24.3.2. Πίνακας Αποθεμάτων Λήξης ..............................................................- 253 24.3.3. Πίνακας Λογαριασμών Διάθεσης – Διανομής Κερδών .............................- 254 24.3.4. Στήλες Φύλλου Μερισμού .................................................................- 255 24.3.5. Ομάδες Λογαριασμών Φύλλου Μερισμού .............................................- 256 24.3.6. Φύλλο Μερισμού .............................................................................- 257 24.4. Επεξεργασία Βημάτων Κλεισίματος Ισολογισμού & Διάθεσης Κερδών..............- 258 24.4.1. Βήματα Κλεισίματος Ισολογισμού .......................................................- 258 24.4.2. Βήματα Διάθεσης Κερδών .................................................................- 261 24.4.3. Εκτέλεση Βημάτων Κλεισίματος Ισολογισμού & Δημιουργίας Άρθρων Κλεισίματος Ισολογισμού ..............................................................................................- 262 24.4.4. Εκτέλεση Βημάτων Διανομής Κερδών & Δημιουργίας Άρθρων Διάθεσης Αποτελεσμάτων ..........................................................................................- 265 24.5. Εκτυπώσεις Ισολογισμού & Λοιπών Οικονομικών Καταστάσεων .....................- 267 24.5.1. Ισολογισμός....................................................................................- 268 24.5.2. Κατάσταση Λογαριασμού Αποτελεσμάτων Χρήσης .................................- 270 24.5.3. Πίνακας Διάθεσης Αποτελεσμάτων ......................................................- 272 24.5.4. Κατάσταση Γενικής Εκμετάλλευσης.....................................................- 273 24.5.5. Οικονομικές Καταστάσεις για Δημοσίευση ............................................- 275 25. Κλείσιμο Λογαριασμών ............................................................................. - 277 26. Υπολογισμός και αυτόματη υποβολή Εκκαθαριστικής................................ - 280 26.1. Υπολογισμός Εκκαθαριστικής Δήλωσης ΦΠΑ...............................................- 280 26.2. Διαδικασία μεταφοράς δεδομένων στο Tax System για την αυτόματη δημιουργία Ειδικού Σημειώματος Περαίωσης ΦΠΑ ...............................................................- 282 26.2.1. Μεταφορά Δεδομένων Εκκαθαριστικής στο Ειδικό Σημείωμα Περαίωσης Φ.Π.Α., μέσα από το έντυπο της Εκκαθαριστικής.........................................................- 283 26.2.2. Μεταφορά Δεδομένων Εκκαθαριστικής στο Ειδικό Σημείωμα Περαίωσης Φ.Π.Α., μέσα από τη Διαχείριση Εντύπων...................................................................- 285 27. Έντυπο Ε3 ................................................................................................ - 287 28. Μεταφορά Υπολοίπων προηγούμενης χρήσης ........................................... - 290 29. Εισαγωγή και εκτύπωση απογραφής ειδών. .............................................. - 292 29.1. Εισαγωγή Απογραφής.............................................................................- 292 29.2. Εκτύπωση Απογραφής ............................................................................- 294 30. Επιλογές διαμόρφωσης εγγραφών Εσόδων – Εξόδων & Άρθρων Γενικής Λογιστικής ...................................................................................................... - 295 -

-4-

1. Εγκατάσταση Προγράμματος 1.1. Γενικά Το cd Extra Λογιστική Διαχείριση που παραλάβατε περιέχει τις παρακάτω επιλογές εγκατάστασης: 1. 2. 3. 4.

Εγκατάσταση Σε Αυτόνομο Υπολογιστή Εγκατάσταση Σε Δίκτυο Προσαρμοσμένη Εγκατάσταση Οδηγίες Εγκατάστασης

1.2. Εγκατάσταση Μετά την εισαγωγή του CD στον οδηγό, εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα με τις επιλογές:

Σημείωση: Σε περίπτωση που δεν ανοίξει αυτόματα το παραπάνω παράθυρο ακολουθείτε την εξής διαδικασία: Από την επιφάνεια Εργασίας επιλέγετε και ανοίγετε με διπλό πάτημα του «ποντικιού» Ο Υπολογιστής μου (My Computer).

Ανοίγετε με διπλό αριστερό πάτημα του ποντικιού τον οδηγό του CD-ROM. Στη συνέχεια πάλι με διπλό αριστερό πάτημα επιλέγετε το αρχείο “aLauncher.exe” ή “aLauncher”

ΠΡΟΣΟΧΗ! Μέσα από το cd σε κάθε περίπτωση εμφανίζεται μήνυμα για την ύπαρξη του SQL SERVER στον υπολογιστή. Η εγκατάσταση του SQL SERVER ( MSDE ) γίνεται αυτόματα αλλά διακρίνεται στις παρακάτω περιπτώσεις.

-5-

Αν δεν υπάρχει, εγκαθίσταται αυτόματα SQL SERVER ( MSDE ) σε Instance Epsilon.

Αν υπάρχει SQL SERVER ( MSDE ) άλλου κατασκευαστή, επιλέγετε να δημιουργηθεί SQL Server σε Instance Epsilon, έτσι ώστε να έχουμε τις κατάλληλες ρυθμίσεις που απατούνται για την σωστή λειτουργία της εφαρμογής.

Αν υπάρχει SQL SERVER και SQL SERVER ( MSDE ) Instance Epsilon, τότε χρησιμοποιείτε το υπάρχον Instance ή δημιουργείτε ένα άλλο. 1.2.1. Εγκατάσταση σε Αυτόνομο Υπολογιστή Η συγκεκριμένη επιλογή αποτελεί την αυτοματοποιημένη διαδικασία εγκατάστασης σε Η/Υ που δεν βρίσκεται σε δίκτυο ή λειτουργεί αυτόνομα. Θα είναι Server-Client και θα γίνει αυτόματα η εγκατάσταση: • του SQL SERVER ( MSDE ) σε Instance Epsilon • της Βάσης της εφαρμογής • της Εφαρμογής Επιλέγετε Εγκατάσταση σε Αυτόνομο Υπολογιστή Η προετοιμασία της εγκατάστασης ξεκινά και εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο .

Σε περίπτωση που υπάρχει SQL SERVER ( MSDE ) σε Instance Epsilon γίνεται η παρακάτω ερώτηση.

Πατώντας «Ναι» η διαδικασία συνεχίζεται κανονικά και ενεργοποιείται η βάση στο υπάρχον Instance Epsilon. ΠΡΟΣΟΧΗ: Προτεινόμενη διαδικασία από την Epsilon NET είναι να επιλέξετε στην παραπάνω ερώτηση «ΝΑΙ», έτσι ώστε να συνεχιστεί η αυτόματη διαδικασία εγκατάστασης.

-6-

Πατώντας «Όχι» θα πρέπει να οριστούν τα στοιχεία στην παρακάτω οθόνη. Συγκεκριμένα, στο Instance name θα πρέπει να τοποθετηθεί το όνομα που επιθυμεί ο χρήστης. Προτείνεται στα υπόλοιπα πεδία να χρησιμοποιούνται οι προκαθορισμένες ρυθμίσεις της Epsilon.

Επιβεβαιώνετε ότι θέλετε να συνεχίσετε με την «Εγκατάσταση» της βάσης.

-7-

Πατώντας «Επόμενο»

Στη συνέχεια επιλέγοντας «Εγκατάσταση» ξεκινά η εγκατάσταση της βάσης δεδομένων.

-8-

Με την ολοκλήρωση της εγκατάστασης εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο, στο οποίο επιλέγετε «Τέλος» έχοντας προσέξει να είναι ενεργοποιημένη η επιλογή «Εγκατάσταση Βάσης Extra Λογιστικής Διαχείρισης». Επιλέγοντας Tέλος εμφανίζεται μήνυμα αναμονής, όσο η ενεργοποίηση της βάσης γίνεται αυτόματα.

Κάνετε κλικ στο «ΟK». Εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα για την εγκατάσταση της εφαρμογής, όπου επιλέγετε «Ναι», «Yes».

-9-

Επιλέγετε το πλήκτρο «Επόμενο»

στην συνέχεια επιλέγετε «Επόμενο»

- 10 -

Με την ολοκλήρωση της εγκατάστασης εμφανίζεται το παραπάνω παράθυρο, στο οποίο επιλέγετε «Τέλος». 1.2.1.1. Έναρξη της εφαρμογής: Για την έναρξη της εφαρμογής θα πρέπει να κάνετε διπλό κλικ στο εικονίδιο που έχει δημιουργηθεί στην επιφάνεια εργασίας και είναι το παρακάτω

ή να επιλέξετε «Έναρξη (Start) -> Προγράμματα (Program) -> epsilon net -> Extra Λογιστική Διαχείριση» 1.2.1.2. Έναρξη και ενεργοποίηση άδειας χρήσης της εφαρμογής: Στο παρακάτω πλαίσιο εισάγετε το σειριακό αριθμό του προγράμματος και επιλέγετε Ενεργοποίηση μέσω Internet ή εισάγετε το κλειδί ενεργοποίησης που λαμβάνετε τηλεφωνικά από το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης και πατάτε ΟK.

- 11 -

Στην παρακάτω οθόνη κάνετε διπλό κλικ στον Admin για την εισαγωγή στο πρόγραμμα.

1.2.2 Εγκατάσταση σε Δίκτυο

Η συγκεκριμένη επιλογή αποτελεί την αυτοματοποιημένη διαδικασία εγκατάστασης για Η/Υ που βρίσκονται σε δίκτυο. Στον Server θα εγκατασταθεί αυτόματα: • ο SQL SERVER ( MSDE ) σε Instance Epsilon • η Βάση της εφαρμογής • η εφαρμογή Στα τερματικά ( Clients) θα εγκατασταθεί μόνο η εφαρμογή. 1.2.2.1. Εγκατάσταση στον Server Αν βρίσκεστε στο Server κάνετε κλικ στην επιλογή για τον Server.

Ακολουθείται αυτόματα η προηγούμενη διαδικασία, ίδια με τον αυτόνομο υπολογιστή (βλέπε παραπάνω). Θα εγκατασταθεί ο SQL SERVER ( MSDE ) σε Instance Epsilon, η βάση και το πρόγραμμα. Ζητείται κανονικά σειριακός αριθμός και ενεργοποίηση προγράμματος. 1.2.2.2. Εγκατάσταση στο Τερματικό Αν βρίσκεστε σε τερματικό κάνετε κλικ στο τερματικό

- 12 -

Η συγκεκριμένη διαδικασία εγκαθιστά στο τερματικό την εφαρμογή και θα πρέπει να επαναληφθεί σε κάθε τερματικό. Μετά την ολοκλήρωση εγκατάστασης σε κάθε τερματικό θα ζητηθεί σύνδεση με τον Server. Δίνουμε τα παρακάτω. Διακομιστής: SQL User: Password:

ο διακομιστής είναι το όνομα Server:«Όνομα Server»\epsilon. sa sa

που

έχει

ο

SQL

Πατάτε «Έλεγχος» και μετά επιλέγετε Βάση Δεδομένων: sx και πατάτε «ΟΚ».

sa

1.2.3. Προσαρμοσμένη Εγκατάσταση Η συγκεκριμένη διαδικασία επιτρέπει στο χρήστη να επιλέξει ο ίδιος (χειροκίνητα) ποια από τα στάδια εγκατάστασης θέλει να εκτελέσει. Σε αυτήν την περίπτωση μπορεί να επιλέξει ένα από τα παρακάτω. 1. Εγκατάσταση του SQL SERVER ( MSDE ) σε Instance Epsilon 2. Εγκατάσταση της Βάσης extra Λογιστικής Διαχείρισης 3. Εγκατάσταση της Εφαρμογής extra Λογιστική Διαχείριση

- 13 -

2. Δημιουργία Εταιρίας Για την δημιουργία μιας νέας εταιρίας, έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε όλη την παραμετροποίηση από κάποια πρότυπη εταιρία που έχει παραμετροποιηθεί ανάλογα από την Επιστημονική Ομάδα της Εpsilon Net, ή, να επιλέξουμε Ίδρυση νέας εταιρίας, όπου στην περίπτωση αυτή θα πρέπει ο χρήστης να δημιουργήσει όλη την παραμετροποίηση σύμφωνα με τις ανάγκες του. Κατά την πρώτη εισαγωγή στο πρόγραμμα υπάρχουν ενεργές επτά εταιρίες, οι οποίες περιλαμβάνουν δύο εταιρίες Εσόδων – Εξόδων, μία με πλήρες λογιστικό σχέδιο (ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧΧΧ) και μία με απλό λογιστικό σχέδιο (ΧΧ-ΧΧΧΧ) και, δύο εταιρίες Γενικής Λογιστικής, «Εpsilon Net Γενική λογιστική» και «Εpsilon Net Γενική λογιστική Νέα Πρότυπη», καθώς και παραδείγματα εφαρμογής τους (Demo). Τις εταιρίες Epsilon Net με κωδικό 99990 και μεγαλύτερο δε μπορούμε να τις επιλέξουμε και, κατ’ επέκταση ούτε να μεταβάλουμε τα στοιχεία τους, καθώς χρησιμοποιούνται ως πρότυπες για την αντιγραφή του λογιστικού σχεδίου μετά τη δημιουργία νέας εταιρίας. Για την ίδρυση εταιρίας με Α΄, Β΄ ή ΑΒ κατηγορίας βιβλία θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε ανάλογα και με τη μορφή του λογιστικού σχεδίου που επιθυμούμε, μιας από τις εξής εταιρίες: Epsilon Net (Απλό Λογιστικό Σχέδιο) ή Epsilon Net (Πλήρες Λογιστικό Σχέδιο). Αντίστοιχα για την ίδρυση εταιρίας με Γ’ ή ΑΓ’ κατηγορίας βιβλία θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε την εταιρία Epsilon Net (Γενική Λογιστική). 2.1. Δημιουργία Εταιρίας με Ίδρυση Για να ιδρύσουμε μία νέα εταιρία επιλέγουμε «Ίδρυση» με το αντίστοιχο εικονίδιο. Εναλλακτικά, μπορούμε να πατήσουμε το πλήκτρο «F3» ή, να επιλέξουμε από το μενού «Επεξεργασία / Ίδρυση εταιρίας».

- 14 -

Αρχικά εισάγουμε τον κωδικό της εταιρίας-πελάτη. Έχουμε την δυνατότητα να κάνουμε αυτόματη εύρεση του πρώτου ελεύθερου (μη χρησιμοποιημένου) κωδικού, πατώντας το πλήκτρο με το «*», (αντί να τον εισάγουμε από το αριθμητικό πληκτρολόγιο). Ο κωδικός είναι μοναδικός για κάθε εταιρία και μπορούμε να εισάγουμε την κωδικοποίηση που επιθυμούμε. Οι κωδικοί δεν είναι υποχρεωτικό να δημιουργούνται με αύξουσα σειρά. Στην συνέχεια συμπληρώνουμε το πεδίο «ονομασία», ή εφόσον το επιθυμούμε, το αφήνουμε κενό ώστε να συμπληρωθεί αυτόματα από το πεδίο επωνυμία. Για να μεταφερθούμε από το ένα πεδίο στο άλλο μπορούμε να επιλέξουμε το πλήκτρο “Tab” ή το αριθμητικό “Enter”. 9

Υπομενού «Γενικά»

ƒ Στο υπομενού «Γενικά» παρακάμπτουμε όλα τα υπόλοιπα πεδία και εισάγουμε πρώτα το ΑΦΜ. Ο λόγος που παρακάμπτουμε τα παραπάνω πεδία είναι ότι, αν δεν είναι η πρώτη επιχείρηση που καταχωρούμε στο πρόγραμμα αλλά υπάρχουν ήδη άλλες επιχειρήσεις, τότε προφανώς υπάρχουν καταχωρημένοι διάφοροι πελάτες και προμηθευτές (συναλλασσόμενοι) για τις επιχειρήσεις αυτές. ƒ Αν λοιπόν υπάρχει το συγκεκριμένο ΑΦΜ ως πελάτης ή προμηθευτής σε κάποια επιχείρηση, τότε θα μας φέρει όλα τα στοιχεία που έχουμε καταχωρημένα ήδη στα ανάλογα πεδία. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει το συγκεκριμένο ΑΦΜ ως συναλλασσόμενος τότε επιστρέφουμε και καταχωρούμε τα υπόλοιπα στοιχεία. ƒ Την επιλογή «Υπόχρεος υποβολής καταστάσεων ΚΕΠΥΟ» την σημειώνουμε στην περίπτωση που η επιχείρηση είναι υποχρεωμένη στην υποβολή συγκεντρωτικών καταστάσεων. ƒ Στο πεδίο «Δ.Ο.Υ.» εισάγουμε κατ’ ευθείαν τον κωδικό της Δ.Ο.Υ. αν τον γνωρίζουμε, για να οπότε μας εμφανίζει την περιγραφή, ή πατάμε «F2» στο πεδίο ή πατάμε στον φακό κάνουμε αναζήτηση στο αρχείο των Δ.Ο.Υ.. Στην περίπτωση της αναζήτησης μας εμφανίζει το παρακάτω παράθυρο αναζήτησης:

Έχουμε την δυνατότητα στο σημείο αυτό να πραγματοποιήσουμε αναζήτηση της Δ.Ο.Υ, είτε με τα βελάκια στα δεξιά της οθόνης, είτε πληκτρολογώντας στο πεδίο «Ονομασία Δ.Ο.Υ.» την ονομασία ή μέρος της ονομασίας της Δ.Ο.Υ. με ΚΕΦΑΛΑΙΟΥΣ Ελληνικούς χαρακτήρες και στην συνέχεια πατάμε στο «Επιλογή» για την εισαγωγή της ΔΟΥ. Για παράδειγμα αν πληκτρολογήσουμε το γράμμα «Τ» μας εμφανίζει τον παρακάτω πίνακα.

- 15 -

Επιλέγουμε για παράδειγμα την Δ.Ο.Υ. «4226 – ΤΟΥΜΠΑΣ» και στη συνέχεια «Επιλογή». Για την εισαγωγή της ταυτότητας επιλέγουμε πρώτα τον τύπο της ταυτότητας από το μενού που μας εμφανίζει και στη συνέχεια εισαγάγουμε τα γράμματα και τον αριθμό κατά περίπτωση.

Η αμέσως επόμενη επιλογή είναι «Αρ. Φακέλου» όπου συμπληρώνοντας το συγκεκριμένο πεδίο, όταν εκτυπώνουμε Εκκαθαριστική Δήλωση ΦΠΑ θα είναι τυπωμένος ο αριθμός φακέλου στο έντυπο.

- 16 -

9

Υπομενού «Κ.Β.Σ.»

Στο συγκεκριμένο υπομενού θα πρέπει να προσέξουμε τα εξής: ƒ Για να μπορέσουμε να επιλέξουμε «Μορφή Εταιρίας» θα πρέπει στο «Είδος Εταιρίας» να έχουμε επιλέξει «Νομ. Πρόσωπο» και στην συνέχεια «Tab» ή «Αριθμητικό Enter». ƒ Στην περίπτωση που τηρούμε βιβλία ΑΒ κατηγορίας τότε επιλέγουμε το «Είδος Εταιρίας» και τσεκάρουμε το πεδίο ΑΒ στην «Κατηγορία Βιβλίων». ƒ Εάν τηρούμε και εκτυπώνουμε ξεχωριστά το βιβλίο Αγορών, τότε επιλέγουμε το πεδίο «Ξεχωριστή Τήρηση Βιβλίου Αγορών» που έχει τώρα ενεργοποιηθεί. Εάν έχουμε θεωρήσει μόνο ένα έντυπο και σε αυτό εκτυπώνουμε και τα δύο βιβλία, τότε δεν επιλέγουμε το πεδίο «Ξεχωριστή Τήρηση Βιβλίου Αγορών». ƒ Επίσης, υπάρχει το πεδίο «Ενδοκοινοτικές Συναλλαγές», όπου και το επιλέγουμε με το ποντίκι στην περίπτωση που η εταιρία που καταχωρούμε πραγματοποιεί ενδοκοινοτικές συναλλαγές και είναι υπόχρεη στην υποβολή Intrastat. ƒ Επιλέγουμε, επίσης, το καθεστώς ΦΠΑ στο πεδίο «Καθεστώς ΦΠΑ στη Λήξη της Διαχειριστικής Περιόδου» και το αμέσως επόμενο πεδίο είναι η «Υπαγωγή». Εδώ έχουμε δύο επιλογές «Υποχρεωτικά» ή «Προαιρετικά» όπου ανάλογα με την επιλογή μας, ενημερώνεται το πεδίο 044 της Εκκαθαριστικής Δήλωσης ΦΠΑ. ƒ Στον τελευταίο πίνακα με τα πεδία «Έναρξη Εργασιών», «Διακοπή Εργασιών» και «Λήξη Πρώτης Χρήσης» δίνουμε ημερομηνίες μόνο για τις εταιρίες με Γ’ Κατηγορίας βιβλία, όπου με το πρώτο και το τελευταίο ƒ πεδίο πεδία «Έναρξη Εργασιών» και «Λήξη Πρώτης Χρήσης», καθορίζουμε τη χρήση. Έτσι, ορίζουμε εάν η χρήση είναι 1/1 – 31/12, εάν είναι 1/7 – 30/6 ή υπερδωδεκάμηνη. Στις εταιρίες Α’ και Β’ κατηγορίας, δεν ορίζουμε ημερομηνία λήξης χρήσης. Παρόλα ταύτα, μπορούμε να ορίσουμε την ημερομηνία έναρξης εργασιών της επιχείρησης και να το διατηρήσουμε ως πληροφοριακό στοιχείο.

- 17 -

Ημερομηνία Διακοπής εργασιών ορίζουμε όταν θέλουμε να κάνουμε ανενεργή μια εταιρία, δηλαδή όταν αυτή πραγματοποιήσει διακοπή εργασιών, ή όταν εμείς πάψουμε τη συνεργασία μαζί της. 9

Υπομενού «Παράμετροι»

Στο υπομενού Παράμετροι εισάγουμε πληροφοριακά στοιχεία που αφορούν το λογιστικό σχέδιο και ορισμένους λογαριασμούς αυτού, τα πάγια και το intrastat. Στα πρώτα δύο πεδία δίνουμε την ανάλυση και τα μήκη βαθμών του λογιστικού σχεδίου.

Αυτό που προτείνεται από την Epsilon Net είναι ένα λογιστικό σχέδιο με τεταρτοβάθμια ανάλυση, σύμφωνο με το ΕΓΛΣ και με την παρακάτω μορφή ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ. Στην συνέχεια δηλώνουμε τα μήκη των βαθμών. Για τον υπολογισμό των μηκών υπολογίζουμε το διαχωριστικό και δηλώνουμε για κάθε βαθμό, από τον πρώτο μέχρι τον τελευταίο, στο ανάλογο πεδίο, αριθμητικά ποιο είναι το τελευταίο ψηφίο κάθε βαθμού. Για παράδειγμα, στο λογιστικό σχέδιο που έχουμε (ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ) δίνουμε τα νούμερα 2 5 8 13 τα οποία αναλύονται ως εξής: Το μήκος των χαρακτήρων για τον 1βάθμιο ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ είναι 2 χαρακτήρες. Το μήκος των χαρακτήρων για τον 2βάθμιο μαζί με τα διαχωριστικά ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ είναι 5 χαρακτήρες. Το μήκος των χαρακτήρων για τον 3βάθμιο μαζί με τα διαχωριστικά ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ είναι 8 χαρακτήρες. Το μήκος των χαρακτήρων για τον 4βάθμιο μαζί με τα διαχωριστικά ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ είναι 13 χαρακτήρες. Αντίστοιχα εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα 3βάθμιο λογιστικό σχέδιο της μορφής ΧΧΧ-ΧΧΧ-ΧΧΧΧΧ, θα πρέπει να δηλώσουμε 3-7-13 (ΧΧΧ-ΧΧΧ-ΧΧΧΧΧ 3, ΧΧΧ-ΧΧΧ-ΧΧΧΧΧ 7,

- 18 -

ΧΧΧ-ΧΧΧ-ΧΧΧΧΧ 13. Θα πρέπει να γνωρίζουμε ότι μπορούμε να αντιγράψουμε λογιστικό σχέδιο από εταιρία σε εταιρία μόνο εφόσον τα δύο λογιστικά σχέδια είναι απολύτως συμβατά μεταξύ τους ως προς την ανάλυση, το μήκος των βαθμών και το διαχωριστικό. Έτσι η επιλογή μορφής λογιστικού σχεδίου που δεν θα είναι συμβατό με τις πρότυπες εταιρίες δεν θα μας επιτρέψει αργότερα να αντιγράψουμε στην εταιρία μας, το λογιστικό σχέδιο από αυτές. ΠΡΟΣΟΧΗ: σε περίπτωση αντιγραφής εταιρίας από την αντίστοιχη πρότυπη, η καρτέλα «Παράμετροι» θα έχει όλες τις παραπάνω τιμές. Για το λόγο αυτό και προτείνεται σαν διαδικασία δημιουργίας εταιρίας. Στους Λογαριασμούς ασύνδετων συναλλασσομένων εισάγουμε τα παρακάτω στοιχεία:

Η παρουσία των λογαριασμών πελατών και προμηθευτών στα στοιχεία της εταιρίας, εξυπηρετεί τις εταιρίες εσόδων εξόδων, στη γρηγορότερη καταχώρηση των εγγραφών. Συγκεκριμένα, λόγω του ότι η καρδιά της εφαρμογής είναι το λογιστικό σχέδιο, ακόμη και στα Β’ κατηγορίας, διότι μέσα σε κάθε λογαριασμό βρίσκεται όλη η παραμετροποίηση όπως ποια πεδία των εντύπων θα ενημερώνουν με την αξία τους, ποιο λογαριασμό Φ.Π.Α. θα κινούν και με ποια αξία, ποια στήλη βιβλίου θα ενημερώνουν, ποιος Μ.Σ.Κ.Κ. θα κινείται ταυτόχρονα, κ.λ.π., πίσω από κάθε εγγραφή δημιουργείται αυτόματα ένα άρθρο. Το άρθρο αυτό για να ισοσκελιστεί, πέρα από τους λογαριασμούς των εγγραφών, θα πρέπει να έχουν και ένα λογαριασμό συναλλασσόμενου ο οποίος θα χρεώνεται ή θα πιστώνεται αντίστοιχα. Για να γίνεται, λοιπόν, αυτό αυτόματα από την εφαρμογή και να μην χρειάζεται ο χρήστης να τον αναζητά για να τον επιλέξει, τον εισάγουμε στα στοιχεία της εταιρίας. Έτσι, όταν θα καταχωρήσουμε εγγραφή εσόδου, κατά την επιλογή συναλλασσόμενου, θα έρθει αυτόματα και ο λογαριασμός 30-00-00-0000, ενώ, εάν στην εγγραφή έχουμε επιλέξει έξοδο, θα έρθει αντίστοιχα ο 50-00-00-0000. Θα πρέπει να τονίσουμε ότι οι λογαριασμοί εδώ είναι καθαρά βοηθητικοί ώστε να καλύπτουν το μεγαλύτερο όγκο εργασιών. Εάν, για παράδειγμα, μια εταιρία πραγματοποιεί μόνο λιανικές πωλήσεις, τότε στο πεδίο «Πελατών» θα εισάγουμε το λογαριασμό λογιστικής πελάτη λιανικής, δηλαδή τον 30-00-01-0000, ή εάν η εταιρία που δημιουργούμε αφορά υποκατάστημα, τότε τον 30-00-00-1000 κ.ο.κ. Η εισαγωγή του Λογαριασμού Ταμείου εξυπηρετεί μόνο στην περίπτωση που θέλουμε να παρακολουθούμε ταμειακά τις κινήσεις μας. Στην περίπτωση αυτή, ο λογαριασμός έρχεται αυτόματα στις εγγραφές και δίνουμε μόνο την αξία, γλιτώνοντας και σε αυτή την περίπτωση χρόνο. Το ίδιο συμβαίνει και με τις περιπτώσεις παραλαβής ή παράδοσης αξιογράφων.

Αμέσως μετά τη συμπλήρωση των λογαριασμών, εμφανίζονται δύο ομάδες επιλογών που αφορούν τα πάγια. Στο έτος χρήσης παγίων, πρέπει να ορίσουμε το έτος για το οποίο θα ανοίξουμε χρήση για τα πάγια, δηλαδή το έτος στο οποίο θα καταχωρήσουμε την πρώτη κίνηση

- 19 -

αγοράς ή πώλησης παγίου. Ακόμη και για τις εταιρίες που έχουν πάγια τα οποία πρέπει να μεταφέρουμε εξ απογραφής, πάλι η ημερομηνία που θα εισάγουμε εδώ θα είναι της τρέχουσας χρήσης. Παρακάτω υπάρχουν οι επιλογές «Και τα δύο», «Μητρώο Παγίων» και «Διαχείριση Παγίων Ενεργητικού». Η διαχείριση Παγίων Ενεργητικού είναι ένα module της εφαρμογής που καλύπτει μια πιο ολοκληρωμένη διαχείριση των παγίων από αυτή του Μητρώου Παγίων και περιγράφεται αναλυτικά σε άλλη ενότητα. Στην περίπτωση όπου ο χρήστης χρησιμοποιεί «Μητρώο Παγίων», θα πρέπει να τσεκάρει την ανάλογη επιλογή. Κατά τον ίδιο τρόπο θα επιλέξει Διαχείριση Παγίων Ενεργητικού στην περίπτωση που χρησιμοποιεί την «Διαχείριση Παγίου Ενεργητικού» για την παρακολούθηση των παγίων και τέλος επιλέγει «Και τα δύο» στην περίπτωση όπου χρησιμοποιεί και τις δύο επιλογές. Ακόμη και για τους χρήστες που δεν έχουν αγοράσει τη «Διαχείριση Παγίων Ενεργητικού», με την επιλογή «Και τα δύο» μπορούν να δουν και αυτό το μητρώο σε μορφή Demo. Η παρακάτω ομάδα αφορά την επιλογή της σύνδεσης της εφαρμογής extra Λογιστική Διαχείριση, με την εφαρμογή Extra CRM Λογιστών της Epsilon Net. Επιλέγοντας «Με Σύνδεση» συνδέουμε τις δύο εφαρμογές και μπορούμε να μεταφέρουμε αυτόματα δεδομένα από την εφαρμογή Extra Λογιστική Διαχείριση στην εφαρμογή Extra CRM. Στην περίπτωση που επιλέξουμε, «Χωρίς Σύνδεση» δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί η μεταφορά των δεδομένων. Τέλος, η περιοχή «Intrastat» αναφέρεται στους παλιούς χρήστες οι οποίοι δούλευαν την εφαρμογή με την παλιά διαδικασία του Intrastat και επιθυμούν να τη διατηρήσουν. Όλοι οι υπόλοιποι (καινούργιοι) χρήστες θα πρέπει να φροντίσουν στην ομάδα «INTRASTAT», να δηλώσουν την τιμή «Χρήση Νέου», η οποία έρχεται και προτεινόμενη. 9

Υπομενού «Συζύγου»

Σε περίπτωση που ο επιτηδευματίας είναι έγγαμη γυναίκα, φυσικό πρόσωπο, στο συγκεκριμένο υπομενού καταχωρούμε τα στοιχεία του συζύγου της.

Για την καταχώρηση της Δ.Ο.Υ. και της ταυτότητας ισχύει ότι και στο Υπομενού «Γενικά».

- 20 -

9

Υπομενού «Λοιπά»

Εισάγουμε κατά περίπτωση την «Χώρα», την «Πόλη» και τον «ΑΦΜ» της χώρας του εξωτερικού που αφορά τον Επιτηδευματία. Στο πεδίο «Στοιχεία Λογιστή» επιλέγουμε τον «Κωδικό» ή το «Ονοματεπώνυμο» του λογιστή της εταιρίας, από τη λίστα λογιστών που έχουμε προηγούμενα καταχωρήσει (βλέπε «Παράμετροι, Στοιχεία Λογιστών»), ώστε να τυπώνεται η σφραγίδα του λογιστή στο πεδίο «Στοιχεία Λογιστή» στα φορολογικά έντυπα. Στην συνέχεια υπάρχει το πεδίο «Εκτύπωση Σφραγίδας Υπόχρεου στα Έντυπα» όπου, εάν επιλέξουμε την τιμή «Ναι», τότε, τα στοιχεία του Δηλούντος στα έντυπα θα ενημερώνονται με τα στοιχεία της καρτέλας «Γενικά» της διαχείρισης εταιριών, δηλαδή, τη σφραγίδα της επιχείρησης. Στην αντίθετη περίπτωση δε θα τυπώνονται. Επιπλέον έχουμε την δυνατότητα από τα Στατιστικά στοιχεία να πληροφορηθούμε για τον συνολικό χρόνο διαχείρισης της συγκεκριμένης εταιρίας, καθώς επίσης και για την ημερομηνία της τελευταίας σύνδεσης. Στην περίπτωση που επιθυμούμε από το βασικό μενού «Παράμετροι» να δημιουργήσουμε κωδικούς κινήσεων για την Γενική Λογιστική, που δεν οριστικοποιούνται, θα πρέπει να τσεκάρουμε την επιλογή «Δυνατότητα δημιουργίας κωδικών κινήσεων που δεν οριστικοποιούνται» Τέλος, η περιοχή «Χρήση ΜΣΚΚ» αναφέρεται στους παλιούς χρήστες για μια αυτοματοποιημένη διαδικασία μεταβολής των συντελεστών που πραγματοποιήθηκε το Φεβρουάριο του 2007. Όλοι οι υπόλοιποι (καινούργιοι) χρήστες θα πρέπει να φροντίσουν,

- 21 -

στην ομάδα «Χρήση ΜΣΚΚ», να δηλώσουν την τιμή και «από 01/01/2005», η οποία έρχεται και προτεινόμενη. Με την επιλογή «Ok», ολοκληρώνεται η διαδικασία και, στη συνέχεια, βλέπουμε την εταιρία που δημιουργήσαμε στην αρχική οθόνη διαχείρισης εταιριών. 2.2. Δημιουργία Εταιρίας με Αντιγραφή (Προτείνεται) Από την «Διαχείριση Εταιριών» έχουμε τη δυνατότητα είτε πληκτρολογώντας «F6», είτε επιλέγοντας από το μενού Επεξεργασία «Αντιγραφή», είτε από το τρέχον παράθυρο

«Αντιγραφή» να δημιουργήσουμε μία νέα εταιρία αντιγράφοντας όλα τα στοιχεία από την εταιρία που έχουμε ενεργή (φωτισμένη) εκείνη τη στιγμή. Τα στοιχεία αυτά που περιέχονται μπορούμε στη συνέχεια να τα μεταβάλλουμε. Αρχικά εισάγουμε τον κωδικό της εταιρίας-πελάτη. Έχουμε την δυνατότητα να κάνουμε αυτόματη εύρεση του πρώτου ελεύθερου (μη χρησιμοποιημένου) κωδικού, πατώντας το πλήκτρο με το «*», (αντί να τον εισάγουμε από το αριθμητικό πληκτρολόγιο). Ο κωδικός είναι μοναδικός για κάθε εταιρία και μπορούμε να εισάγουμε την κωδικοποίηση που επιθυμούμε. Οι κωδικοί δεν είναι υποχρεωτικό να δημιουργούνται με αύξουσα σειρά. Στην συνέχεια συμπληρώνουμε το πεδίο «ονομασία», ή εφόσον το επιθυμούμε, το αφήνουμε κενό ώστε να συμπληρωθεί αυτόματα από το πεδίο επωνυμία. Για να μεταφερθούμε από το ένα πεδίο στο άλλο μπορούμε να επιλέξουμε το πλήκτρο “Tab” ή το αριθμητικό “Enter”. 9

Υπομενού «Γενικά»

ƒ Στο υπομενού «Γενικά» παρακάμπτουμε όλα τα υπόλοιπα πεδία και εισάγουμε πρώτα το ΑΦΜ. Ο λόγος που παρακάμπτουμε τα παραπάνω πεδία είναι ότι, αν δεν είναι η πρώτη επιχείρηση που καταχωρούμε στο πρόγραμμα αλλά υπάρχουν ήδη άλλες επιχειρήσεις, τότε προφανώς υπάρχουν καταχωρημένοι διάφοροι πελάτες και προμηθευτές (συναλλασσόμενοι) για τις επιχειρήσεις αυτές. ƒ Αν λοιπόν υπάρχει το συγκεκριμένο ΑΦΜ ως πελάτης ή προμηθευτής σε κάποια επιχείρηση, τότε θα μας φέρει όλα τα στοιχεία που έχουμε καταχωρημένα ήδη στα ανάλογα πεδία. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει το συγκεκριμένο ΑΦΜ ως συναλλασσόμενος τότε επιστρέφουμε και καταχωρούμε τα υπόλοιπα στοιχεία. ƒ Την επιλογή «Υπόχρεος υποβολής καταστάσεων ΚΕΠΥΟ» την σημειώνουμε στην περίπτωση που η επιχείρηση είναι υποχρεωμένη στην υποβολή συγκεντρωτικών καταστάσεων. ƒ Στο πεδίο «Δ.Ο.Υ.» εισάγουμε κατ’ ευθείαν τον κωδικό της Δ.Ο.Υ. αν τον γνωρίζουμε, οπότε μας εμφανίζει την περιγραφή, ή πατάμε «F2» στο πεδίο ή πατάμε στον φακό για να κάνουμε αναζήτηση στο αρχείο των Δ.Ο.Υ.. Στην περίπτωση της αναζήτησης μας εμφανίζει το παρακάτω παράθυρο αναζήτησης:

- 22 -

Έχουμε την δυνατότητα στο σημείο αυτό να πραγματοποιήσουμε αναζήτηση της Δ.Ο.Υ, είτε με τα βελάκια στα δεξιά της οθόνης, είτε πληκτρολογώντας στο πεδίο «Ονομασία Δ.Ο.Υ.» την ονομασία ή μέρος της ονομασίας της Δ.Ο.Υ. με ΚΕΦΑΛΑΙΟΥΣ Ελληνικούς χαρακτήρες και στην συνέχεια πατάμε στο «Επιλογή» για την εισαγωγή της ΔΟΥ. Για παράδειγμα αν πληκτρολογήσουμε το γράμμα «Τ» μας εμφανίζει τον παρακάτω πίνακα.

Επιλέγουμε για παράδειγμα την Δ.Ο.Υ. «4226 – ΤΟΥΜΠΑΣ» και στη συνέχεια «Επιλογή». Για την εισαγωγή της ταυτότητας επιλέγουμε πρώτα τον τύπο της ταυτότητας από το μενού που μας εμφανίζει και στη συνέχεια εισαγάγουμε τα γράμματα και τον αριθμό κατά περίπτωση.

Η αμέσως επόμενη επιλογή είναι «Αρ. Φακέλου» όπου συμπληρώνοντας το συγκεκριμένο πεδίο, όταν εκτυπώνουμε Εκκαθαριστική Δήλωση ΦΠΑ θα είναι τυπωμένος ο αριθμός φακέλου στο έντυπο.

- 23 -

9

Υπομενού «Κ.Β.Σ.»

Στο συγκεκριμένο υπομενού θα πρέπει να προσέξουμε τα εξής: ƒ Για να μπορέσουμε να επιλέξουμε «Μορφή Εταιρίας» θα πρέπει στο «Είδος Εταιρίας» να έχουμε επιλέξει «Νομ. Πρόσωπο» και στην συνέχεια «Tab» ή «Αριθμητικό Enter». ƒ Στην περίπτωση που τηρούμε βιβλία ΑΒ κατηγορίας τότε επιλέγουμε το «Είδος Εταιρίας» και τσεκάρουμε το πεδίο ΑΒ στην «Κατηγορία Βιβλίων». ƒ Εάν τηρούμε και εκτυπώνουμε ξεχωριστά το βιβλίο Αγορών, τότε επιλέγουμε το πεδίο «Ξεχωριστή Τήρηση Βιβλίου Αγορών» που έχει τώρα ενεργοποιηθεί. Εάν έχουμε θεωρήσει μόνο ένα έντυπο και σε αυτό εκτυπώνουμε και τα δύο βιβλία, τότε δεν επιλέγουμε το πεδίο «Ξεχωριστή Τήρηση Βιβλίου Αγορών». ƒ Επίσης, υπάρχει το πεδίο «Ενδοκοινοτικές Συναλλαγές», όπου και το επιλέγουμε με το ποντίκι στην περίπτωση που η εταιρία που καταχωρούμε πραγματοποιεί ενδοκοινοτικές συναλλαγές και είναι υπόχρεη στην υποβολή Intrastat. ƒ Επιλέγουμε, επίσης, το καθεστώς ΦΠΑ στο πεδίο «Καθεστώς ΦΠΑ στη Λήξη της Διαχειριστικής Περιόδου» και το αμέσως επόμενο πεδίο είναι η «Υπαγωγή». Εδώ έχουμε δύο επιλογές «Υποχρεωτικά» ή «Προαιρετικά» όπου ανάλογα με την επιλογή μας, ενημερώνεται το πεδίο 044 της Εκκαθαριστικής Δήλωσης ΦΠΑ. ƒ Στον τελευταίο πίνακα με τα πεδία «Έναρξη Εργασιών», «Διακοπή Εργασιών» και «Λήξη Πρώτης Χρήσης» δίνουμε ημερομηνίες μόνο για τις εταιρίες με Γ’ Κατηγορίας βιβλία, όπου με το πρώτο και το τελευταίο πεδίο πεδία «Έναρξη Εργασιών» και «Λήξη Πρώτης Χρήσης», καθορίζουμε τη χρήση. Έτσι, ορίζουμε εάν η χρήση είναι 1/1 – 31/12, εάν είναι 1/7 – 30/6 ή υπερδωδεκάμηνη. Στις εταιρίες Α’ και Β’ κατηγορίας, δεν ορίζουμε ημερομηνία λήξης χρήσης. Παρόλα ταύτα, μπορούμε να ορίσουμε την ημερομηνία έναρξης εργασιών της επιχείρησης και να το διατηρήσουμε ως πληροφοριακό στοιχείο.

- 24 -

Ημερομηνία Διακοπής εργασιών ορίζουμε όταν θέλουμε να κάνουμε ανενεργή μια εταιρία, δηλαδή όταν αυτή πραγματοποιήσει διακοπή εργασιών, ή όταν εμείς πάψουμε τη συνεργασία μαζί της. 9

Υπομενού «Παράμετροι»

Στο υπομενού Παράμετροι εισάγουμε πληροφοριακά στοιχεία που αφορούν το λογιστικό σχέδιο και ορισμένους λογαριασμούς αυτού, τα πάγια και το intrastat. Στα πρώτα δύο πεδία δίνουμε την ανάλυση και τα μήκη βαθμών του λογιστικού σχεδίου.

Αυτό που προτείνεται από την Epsilon Net είναι ένα λογιστικό σχέδιο με τεταρτοβάθμια ανάλυση, σύμφωνο με το ΕΓΛΣ και με την παρακάτω μορφή ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ. Στην συνέχεια δηλώνουμε τα μήκη των βαθμών. Για τον υπολογισμό των μηκών υπολογίζουμε το διαχωριστικό και δηλώνουμε για κάθε βαθμό, από τον πρώτο μέχρι τον τελευταίο, στο ανάλογο πεδίο, αριθμητικά ποιο είναι το τελευταίο ψηφίο κάθε βαθμού. Για παράδειγμα, στο λογιστικό σχέδιο που έχουμε (ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ) δίνουμε τα νούμερα 2 5 8 13 τα οποία αναλύονται ως εξής: Το μήκος των χαρακτήρων για τον 1βάθμιο ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ είναι 2 χαρακτήρες. Το μήκος των χαρακτήρων για τον 2βάθμιο μαζί με τα διαχωριστικά ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ είναι 5 χαρακτήρες. Το μήκος των χαρακτήρων για τον 3βάθμιο μαζί με τα διαχωριστικά ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ είναι 8 χαρακτήρες. Το μήκος των χαρακτήρων για τον 4βάθμιο μαζί με τα διαχωριστικά ΧΧ-ΧΧ-ΧΧ-ΧΧΧΧ είναι 13 χαρακτήρες.

- 25 -

Αντίστοιχα εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα 3βάθμιο λογιστικό σχέδιο της μορφής ΧΧΧ-ΧΧΧ-ΧΧΧΧΧ, θα πρέπει να δηλώσουμε 3-7-13 (ΧΧΧ-ΧΧΧ-ΧΧΧΧΧ 3, ΧΧΧ-ΧΧΧ-ΧΧΧΧΧ 7, ΧΧΧ-ΧΧΧ-ΧΧΧΧΧ 13. Θα πρέπει να γνωρίζουμε ότι μπορούμε να αντιγράψουμε λογιστικό σχέδιο από εταιρία σε εταιρία μόνο εφόσον τα δύο λογιστικά σχέδια είναι απολύτως συμβατά μεταξύ τους ως προς την ανάλυση, το μήκος των βαθμών και το διαχωριστικό. Έτσι η επιλογή μορφής λογιστικού σχεδίου που δεν θα είναι συμβατό με τις πρότυπες εταιρίες δεν θα μας επιτρέψει αργότερα να αντιγράψουμε στην εταιρία μας, το λογιστικό σχέδιο από αυτές. ΠΡΟΣΟΧΗ: σε περίπτωση αντιγραφής εταιρίας από την αντίστοιχη πρότυπη, η καρτέλα «Παράμετροι» θα έχει όλες τις παραπάνω τιμές. Για το λόγο αυτό και προτείνεται σαν διαδικασία δημιουργίας εταιρίας. Στους Λογαριασμούς ασύνδετων συναλλασσομένων εισάγουμε τα παρακάτω στοιχεία:

Η παρουσία των λογαριασμών πελατών και προμηθευτών στα στοιχεία της εταιρίας, εξυπηρετεί τις εταιρίες εσόδων εξόδων, στη γρηγορότερη καταχώρηση των εγγραφών. Συγκεκριμένα, λόγω του ότι η καρδιά της εφαρμογής είναι το λογιστικό σχέδιο, ακόμη και στα Β’ κατηγορίας, διότι μέσα σε κάθε λογαριασμό βρίσκεται όλη η παραμετροποίηση όπως ποια πεδία των εντύπων θα ενημερώνουν με την αξία τους, ποιο λογαριασμό Φ.Π.Α. θα κινούν και με ποια αξία, ποια στήλη βιβλίου θα ενημερώνουν, ποιος Μ.Σ.Κ.Κ. θα κινείται ταυτόχρονα, κ.λ.π., πίσω από κάθε εγγραφή δημιουργείται αυτόματα ένα άρθρο. Το άρθρο αυτό για να ισοσκελιστεί, πέρα από τους λογαριασμούς των εγγραφών, θα πρέπει να έχουν και ένα λογαριασμό συναλλασσόμενου ο οποίος θα χρεώνεται ή θα πιστώνεται αντίστοιχα. Για να γίνεται, λοιπόν, αυτό αυτόματα από την εφαρμογή και να μην χρειάζεται ο χρήστης να τον αναζητά για να τον επιλέξει, τον εισάγουμε στα στοιχεία της εταιρίας. Έτσι, όταν θα καταχωρήσουμε εγγραφή εσόδου, κατά την επιλογή συναλλασσόμενου, θα έρθει αυτόματα και ο λογαριασμός 30-00-00-0000, ενώ, εάν στην εγγραφή έχουμε επιλέξει έξοδο, θα έρθει αντίστοιχα ο 50-00-00-0000. Θα πρέπει να τονίσουμε ότι οι λογαριασμοί εδώ είναι καθαρά βοηθητικοί ώστε να καλύπτουν το μεγαλύτερο όγκο εργασιών. Εάν, για παράδειγμα, μια εταιρία πραγματοποιεί μόνο λιανικές πωλήσεις, τότε στο πεδίο «Πελατών» θα εισάγουμε το λογαριασμό λογιστικής πελάτη λιανικής, δηλαδή τον 30-00-01-0000, ή εάν η εταιρία που δημιουργούμε αφορά υποκατάστημα, τότε τον 30-00-00-1000 κ.ο.κ. Η εισαγωγή του Λογαριασμού Ταμείου εξυπηρετεί μόνο στην περίπτωση που θέλουμε να παρακολουθούμε ταμειακά τις κινήσεις μας. Στην περίπτωση αυτή, ο λογαριασμός έρχεται αυτόματα στις εγγραφές και δίνουμε μόνο την αξία, γλιτώνοντας και σε αυτή την περίπτωση χρόνο. Το ίδιο συμβαίνει και με τις περιπτώσεις παραλαβής ή παράδοσης αξιογράφων.

- 26 -

Αμέσως μετά τη συμπλήρωση των λογαριασμών, εμφανίζονται δύο ομάδες επιλογών που αφορούν τα πάγια. Στο έτος χρήσης παγίων, πρέπει να ορίσουμε το έτος για το οποίο θα ανοίξουμε χρήση για τα πάγια, δηλαδή το έτος στο οποίο θα καταχωρήσουμε την πρώτη κίνηση αγοράς ή πώλησης παγίου. Ακόμη και για τις εταιρίες που έχουν πάγια τα οποία πρέπει να μεταφέρουμε εξ απογραφής, πάλι η ημερομηνία που θα εισάγουμε εδώ θα είναι της τρέχουσας χρήσης. Παρακάτω υπάρχουν οι επιλογές «Και τα δύο», «Μητρώο Παγίων» και «Διαχείριση Παγίων Ενεργητικού». Η διαχείριση Παγίων Ενεργητικού είναι ένα module της εφαρμογής που καλύπτει μια πιο ολοκληρωμένη διαχείριση των παγίων από αυτή του Μητρώου Παγίων και περιγράφεται αναλυτικά σε άλλη ενότητα. Στην περίπτωση όπου ο χρήστης χρησιμοποιεί «Μητρώο Παγίων», θα πρέπει να τσεκάρει την ανάλογη επιλογή. Κατά τον ίδιο τρόπο θα επιλέξει Διαχείριση Παγίων Ενεργητικού στην περίπτωση που χρησιμοποιεί την «Διαχείριση Παγίου Ενεργητικού» για την παρακολούθηση των παγίων και τέλος επιλέγει «Και τα δύο» στην περίπτωση όπου χρησιμοποιεί και τις δύο επιλογές. Ακόμη και για τους χρήστες που δεν έχουν αγοράσει τη «Διαχείριση Παγίων Ενεργητικού», με την επιλογή «Και τα δύο» μπορούν να δουν και αυτό το μητρώο σε μορφή Demo. Η παρακάτω ομάδα αφορά την επιλογή της σύνδεσης της εφαρμογής extra Λογιστική Διαχείριση, με την εφαρμογή Extra CRM Λογιστών της Epsilon Net. Επιλέγοντας «Με Σύνδεση» συνδέουμε τις δύο εφαρμογές και μπορούμε να μεταφέρουμε αυτόματα δεδομένα από την εφαρμογή Extra Λογιστική Διαχείριση στην εφαρμογή Extra CRM. Στην περίπτωση που επιλέξουμε, «Χωρίς Σύνδεση» δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί η μεταφορά των δεδομένων. Τέλος, η περιοχή «Intrastat» αναφέρεται στους παλιούς χρήστες οι οποίοι δούλευαν την εφαρμογή με την παλιά διαδικασία του Intrastat και επιθυμούν να τη διατηρήσουν. Όλοι οι υπόλοιποι (καινούργιοι) χρήστες θα πρέπει να φροντίσουν στην ομάδα «INTRASTAT», να δηλώσουν την τιμή «Χρήση Νέου», η οποία έρχεται και προτεινόμενη. 9

Υπομενού «Συζύγου»

Σε περίπτωση που ο επιτηδευματίας είναι έγγαμη γυναίκα, φυσικό πρόσωπο, στο συγκεκριμένο υπομενού καταχωρούμε τα στοιχεία του συζύγου της.

Για την καταχώρηση της Δ.Ο.Υ. και της ταυτότητας ισχύει ότι και στο Υπομενού «Γενικά».

- 27 -

9

Υπομενού «Λοιπά»

Εισάγουμε κατά περίπτωση την «Χώρα», την «Πόλη» και τον «ΑΦΜ» της χώρας του εξωτερικού που αφορά τον Επιτηδευματία. Στο πεδίο «Στοιχεία Λογιστή» επιλέγουμε τον «Κωδικό» ή το «Ονοματεπώνυμο» του λογιστή της εταιρίας, από τη λίστα λογιστών που έχουμε προηγούμενα καταχωρήσει (βλέπε «Παράμετροι, Στοιχεία Λογιστών»), ώστε να τυπώνεται η σφραγίδα του λογιστή στο πεδίο «Στοιχεία Λογιστή» στα φορολογικά έντυπα. Στην συνέχεια υπάρχει το πεδίο «Εκτύπωση Σφραγίδας Υπόχρεου στα Έντυπα» όπου, εάν επιλέξουμε την τιμή «Ναι», τότε, τα στοιχεία του Δηλούντος στα έντυπα θα ενημερώνονται με τα στοιχεία της καρτέλας «Γενικά» της διαχείρισης εταιριών, δηλαδή, τη σφραγίδα της επιχείρησης. Στην αντίθετη περίπτωση δε θα τυπώνονται. Επιπλέον έχουμε την δυνατότητα από τα Στατιστικά στοιχεία να πληροφορηθούμε για τον συνολικό χρόνο διαχείρισης της συγκεκριμένης εταιρίας, καθώς επίσης και για την ημερομηνία της τελευταίας σύνδεσης. Στην περίπτωση που επιθυμούμε από το βασικό μενού «Παράμετροι» να δημιουργήσουμε κωδικούς κινήσεων για την Γενική Λογιστική, που δεν οριστικοποιούνται, θα πρέπει να τσεκάρουμε την επιλογή «Δυνατότητα δημιουργίας κωδικών κινήσεων που δεν οριστικοποιούνται» Τέλος, η περιοχή «Χρήση ΜΣΚΚ» αναφέρεται στους παλιούς χρήστες για μια αυτοματοποιημένη διαδικασία μεταβολής των συντελεστών που πραγματοποιήθηκε το Φεβρουάριο του 2007. Όλοι οι υπόλοιποι (καινούργιοι) χρήστες θα πρέπει να φροντίσουν,

- 28 -

στην ομάδα «Χρήση ΜΣΚΚ», να δηλώσουν την τιμή και «από 01/01/2005», η οποία έρχεται και προτεινόμενη. Για την ολοκλήρωση των καταχωρήσεων επιλέγουμε το πλήκτρο «F12» ή το κεντρικό «Enter» ή με το ποντίκι επιλέγουμε «ΟΚ». Επιλέγουμε «ΑΚΥΡΟ» για την ματαίωση των καταχωρήσεων. Στη συνέχεια, βλέπουμε την εταιρία που δημιουργήσαμε στην αρχική οθόνη διαχείρισης εταιριών. Την επιλογή «Αντιγραφή» εταιρίας την χρησιμοποιούμε για την εύκολη και γρήγορη αντιγραφή των παραμέτρων που έχουμε εισάγει σε κάποια από τις ήδη υπάρχουσες εταιρίες. 9

Αντιγραφή Λογιστικού Σχεδίου

Με όποιο τρόπο κι αν έχει δημιουργηθεί η νέα εταιρία (με ίδρυση ή με αντιγραφή), το επόμενο βήμα είναι να μεταφέρουμε το λογιστικό σχέδιο από την πρότυπη εταιρία της Epsilon Net στην νέα εταιρία. Η συγκεκριμένη διαδικασία πραγματοποιείται μέσα από την νέα εταιρία και από το βασικό μενού «Συντήρηση»Æ«Αντιγραφή από Εταιρία».

Από το παράθυρο που μας εμφανίζεται μπορούμε να αντιγράψουμε τις Πρότυπες Εγγραφές, τους Λογαριασμούς, τους Ειδικούς Λογαριασμούς Εντύπων, τους Παρακρατούμενους Φόρους. Ακόμα μπορούμε να αντιγράψουμε τις Παραμέτρους Γενικής Λογιστικής, τους Τύπους Παραστατικών και Σειρές Παραστατικών για τις περιπτώσεις που αφορούν τήρηση βιβλίων Γ΄ κατηγορίας, καθώς και τις Στήλες Βιβλίου για τις περιπτώσεις που αφορούν τήρηση βιβλίου εσόδων εξόδων ή βιβλίου αγορών. Ακόμη, μπορούμε να αντιγράψουμε και τις παραμέτρους των αξιογράφων.

- 29 -

Θα πρέπει να γνωρίζουμε, ότι μπορούμε να αντιγράψουμε παραμέτρους από μια εταιρία μόνο στην περίπτωση που έχουν την ίδια μορφή και παραμετροποίηση λογιστικού σχεδίου (βαθμοί, μήκος βαθμών, διαχωριστικό βαθμών). Επιπλέον έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε κάθε παράμετρο από διαφορετική εταιρία, πάντα όμως από εταιρείες με ανάλογη παραμετροποίηση.

- 30 -

Όσον αφορά την αντιγραφή των λογαριασμών του λογιστικού σχεδίου θα πρέπει να επιλέξουμε στο παραπάνω παράθυρο και στην συνέχεια, αφού επιλέξουμε την εταιρία από την οποία θέλουμε να αντιγράψουμε το λογιστικό σχέδιο, να επιλέξουμε «ΟΚ». Επιλέγουμε «ΝΑΙ» στο παρακάτω ερώτημα – επιβεβαίωση για να προχωρήσουμε στην αντιγραφή.

Με την ολοκλήρωση της αντιγραφής μας εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο, το οποίο επιβεβαιώνει την ολοκλήρωση της αντιγραφής.

Επιλέγουμε «ΟΚ» και επιστρέφουμε στο αρχικό περιβάλλον εργασίας. Για εταιρείες με Α’ και Β’ κατηγορίας βιβλία το πλήρες λογιστικό σχέδιο υπάρχει και μπορούμε να το αντιγράψουμε από την εταιρία «Epsilon Net (Πλήρες Λογιστικό Σχέδιο)». Ένα δεύτερο λογιστικό σχέδιο σε δευτεροβάθμια ανάλυση λογαριασμών , το οποίο περιέχει τους βασικούς λογαριασμούς για την διαχείριση των βιβλίων Α’ και Β’ κατηγορίας περιέχεται και μπορεί να αντιγραφεί από την εταιρία «Epsilon Net (Απλό Λογιστικό Σχέδιο)». Για εταιρείες με Γ’ κατηγορίας βιβλία θα πρέπει να αντιγράψουμε λογιστικό σχέδιο από την εταιρία «Epsilon Net Γενική Λογιστική». Όπως αναφέραμε και παραπάνω το πλήρες ή το απλό λογιστικό σχέδιο θα εμφανιστεί ανάλογα με την επιλογή παραμέτρων λογιστικού σχεδίου που κάναμε κατά την δημιουργία της εταιρίας ή ανάλογα από ποια εταιρία αντιγράψαμε τις παραμέτρους. Σε περίπτωση που έχουμε ήδη δημιουργήσει λογαριασμούς μέσα στην εταιρία στην οποία εργαζόμαστε τότε η εφαρμογή δεν μας επιτρέπει να αντιγράψουμε και να εισάγουμε Λογαριασμούς από μία άλλη εταιρία.

- 31 -

3. Εταιρείες με Κεντρικό και Υποκατάστημα 3.1. Δημιουργία Υποκαταστημάτων σε εταιρίες Εσόδων - Εξόδων Η παρακολούθηση των υποκαταστημάτων μέσα από την εφαρμογή Extra Λογιστική Διαχείριση, πραγματοποιείται με την δημιουργία κάθε υποκαταστήματος ως ξεχωριστή εταιρία. Η διαδικασία δημιουργίας υποκαταστήματος για Β Κατηγορίας Βιβλία και για Γ Κατηγορίας Βιβλία όπου το υποκατάστημα δεν εξάγει αυτοτελές λογιστικό αποτέλεσμα, είναι η εξής: Δημιουργούμε το υποκατάστημα ως ξεχωριστή εταιρία, όπως ακριβώς κάναμε και για το κεντρικό. Αυτό που προσέχουμε είναι να καταχωρήσουμε στα στοιχεία της εταιρίας, στην καρτέλα «ΚΒΣ», τον Κωδικό Εγκατάστασης Δ.Ο.Υ (Μητρώου) του υποκαταστήματος, δηλαδή, τον αύξων αριθμό που έχει δώσει η εφορία για κάθε υποκατάστημα, όπως φαίνεται παρακάτω: Καθώς, επίσης και τη μορφή του λογιστικού σχεδίου η οποία πρέπει να είναι ίδια με αυτή του κεντρικού.

Αφού δημιουργήσουμε το υποκατάστημα, ως ξεχωριστή εταιρία, με την ίδια ακριβώς παραμετροποίηση με αυτή του κεντρικού, θα μεταβούμε στο κεντρικό όπου θα συνδέσουμε το υποκατάστημα με το κεντρικό. Η σύνδεση γίνεται από το κεντρικό ως εξής: Πηγαίνουμε από το Βασικό μενού ΠαράμετροιÆΥποκαταστήματα

- 32 -

Δεν δημιουργούμε, δηλαδή, ένα υποκατάστημα μέσα σε μία εταιρία, αλλά πραγματοποιούμε μόνο την σύνδεση με ένα υποκατάστημα που έχουμε ήδη δημιουργήσει από την «Διαχείριση εταιριών».

Η προσθήκη ενός υποκαταστήματος πραγματοποιείται επιλέγοντας το κουμπί στο κάτω μέρος της μάσκας και πραγματοποιώντας την επιλογή μέσα από την λίστα των εταιρειών που μας εμφανίζεται. Απαραίτητη προϋπόθεση για τη σύνδεση μιας εταιρίας «Κεντρικό» με τα υποκαταστήματά της είναι αυτά να έχουν δημιουργηθεί με την ίδιας μορφής λογιστικό σχέδιο που έχει και η εταιρία «Κεντρικό».

Αφού πραγματοποιηθεί η σύνδεση του κεντρικού με το υποκατάστημα πραγματοποιείται κανονικά η εισαγωγή των δεδομένων στην κάθε εταιρία ξεχωριστά δηλαδή ο χρήστης καταχωρεί κανονικά τις κινήσεις που αφορούν το κεντρικό στην εταιρία που έχει ορίσει ως κεντρικό και αντίστοιχα στο υποκατάστημα τις κινήσεις που αφορούν το υποκατάστημα. Επόμενο βήμα αφού έχει πραγματοποιηθεί η εισαγωγή των εγγραφών στο υποκατάστημα είναι να μεταφέρουμε τα έσοδα και τα έξοδα του υποκαταστήματος στο κεντρικό

- 33 -

με συγκεντρωτικές εγγραφές, μια για τα έσοδα και μία για τα έξοδα. Τα βήματα που ακολουθούμε για την περίπτωση αυτή είναι τα εξής: Στο κεντρικό, από τη διαχείριση εγγραφών επιλέγοντας «Από Υποκατάστημα» εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα

Επιλέγουμε το είδος που θέλουμε να μεταφέρουμε, δηλαδή αν θέλουμε να μεταφέρουμε τα έσοδα ή τα έξοδα του υποκαταστήματος στο κεντρικό, ορίζουμε το χρονικό διάστημα που επιθυμούμε να πραγματοποιηθεί η μεταφορά και επιλέγουμε το υποκατάστημα από το οποίο επιθυμούμε να μεταφέρουμε τις εγγραφές των εσόδων και των εξόδων στο κεντρικό. Επιλέγοντας ως είδος Έσοδο και αφού έχουμε ορίσει το χρονικό διάστημα και το υποκατάστημα πατάμε επιλογή, οπότε εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα:

Στη συγκεκριμένη μάσκα έχουν μεταφερθεί με μία συγκεντρωτική εγγραφή όλα τα έσοδα από το υποκατάστημα στο κεντρικό για το διάστημα που είχαμε ορίσει. Θα πρέπει να προσέξουμε στη συγκεκριμένη μάσκα να ορίσουμε Λογαριασμό Πελάτη και έπειτα επιλέγοντας «Ο.Κ.» να καταχωρήσουμε την εγγραφή.

- 34 -

Ανάλογη διαδικασία χρησιμοποιούμε και για τα έξοδα. Επιλέγοντας ως είδος Έξοδο και αφού έχουμε ορίσει το χρονικό διάστημα και το υποκατάστημα πατάμε επιλογή, οπότε εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα:

Στη συγκεκριμένη μάσκα έχουν μεταφερθεί με μία συγκεντρωτική εγγραφή όλα τα έξοδα από το υποκατάστημα στο κεντρικό για το διάστημα που είχαμε ορίσει. Θα πρέπει να προσέξουμε στη συγκεκριμένη μάσκα να ορίσουμε Λογαριασμό Προμηθευτή και έπειτα επιλέγοντας «Ο.Κ.» να καταχωρήσουμε την εγγραφή. 3.2. Δημιουργία Υποκαταστημάτων σε εταιρείες Γενικής Λογιστικής Την ίδια, περίπου, διαδικασία θα πρέπει να ακολουθήσει ο χρήστης για την μεταφορά των δεδομένων από το υποκατάστημα στο Κεντρικό και για τις εταιρίες με Γ κατηγορίας βιβλία, όπου το υποκατάστημα δεν εξάγει αυτοτελές λογιστικό αποτέλεσμα. Αφού, λοιπόν, πραγματοποιηθεί η σύνδεση του κεντρικού με το υποκατάστημα, πραγματοποιείται κανονικά η εισαγωγή των δεδομένων στην κάθε εταιρία ξεχωριστά, δηλαδή ο χρήστης καταχωρεί κανονικά τις κινήσεις που αφορούν το κεντρικό στην εταιρία που έχει ορίσει ως κεντρικό και αντίστοιχα στο υποκατάστημα τις κινήσεις που αφορούν το υποκατάστημα. Επόμενο βήμα, αφού έχει πραγματοποιηθεί η εισαγωγή των άρθρων στο υποκατάστημα, είναι να μεταφέρουμε τα δεδομένα του υποκαταστήματος στο κεντρικό με συγκεντρωτικές εγγραφές. Τα βήματα που ακολουθούμε για την περίπτωση αυτή είναι τα εξής: Στο κεντρικό, από τη διαχείριση των άρθρων επιλέγοντας «Από Υποκατάστημα» εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα

- 35 -

Στο σημείο αυτό επιλέγουμε το είδος που θέλουμε να μεταφέρουμε, δηλαδή αν θέλουμε να μεταφέρουμε τις συμψηφιστικές, ταμειακές κινήσεις κτλ. του υποκαταστήματος στο κεντρικό, ορίζουμε το χρονικό διάστημα για το οποίο επιθυμούμε να πραγματοποιηθεί η μεταφορά των δεδομένων και επιλέγουμε το υποκατάστημα από το οποίο επιθυμούμε να μεταφέρουμε τις εγγραφές στο κεντρικό. Επιλέγοντας ως είδος «Συμψηφιστική» και αφού έχουμε ορίσει το χρονικό διάστημα και το υποκατάστημα που επιθυμούμε πατάμε επιλογή, οπότε εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα:

Στη συγκεκριμένη μάσκα έχουν μεταφερθεί με μία συγκεντρωτική εγγραφή όλες οι συμψηφιστικές κινήσεις από το υποκατάστημα στο κεντρικό για το διάστημα που είχαμε ορίσει και έπειτα επιλέγοντας «Ο.Κ.» για να καταχωρήσουμε το άρθρο. Η ίδια διαδικασία θα πρέπει να ακολουθηθεί και για την μεταφορά των υπολοίπων ειδών κίνησης που έχουν χρησιμοποιηθεί στο υποκατάστημα.

- 36 -

Για βιβλία Γ κατηγορίας και, στην περίπτωση που το υποκατάστημα δεν εξάγει αυτοτελές αποτέλεσμα και πρέπει να τηρεί Ημερήσιο Διπλότυπο Φύλλο Συναλλαγών, η διαδικασία δημιουργίας υποκαταστήματος είναι η εξής: Μέσα από το Κεντρικό, επιλέγοντας από το Βασικό Μενού Παράμετροι / Υποκαταστήματα και επιλέγοντας το tab «Υποκαταστήματα με τήρηση Η.Δ.Φ.Σ» και στη συνέχεια εισαγωγή εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα στην οποία καταχωρούμε τα στοιχεία του υποκαταστήματος.

Αφού καταχωρήσουμε τα στοιχεία του υποκαταστήματος, επιλέγουμε Ο.Κ. για να πραγματοποιηθεί η καταχώρηση. Στη συνέχεια, επιλέγοντας από το βασικό μενού Παράμετροι / Γενικής Λογιστικής, θα πρέπει να δημιουργήσουμε παραμέτρους Γενικής Λογιστικής τους οποίους θα συνδέσουμε με το υποκατάστημα που έχουμε δημιουργήσει.

Τα βήματα που ακολουθούμε είναι τα εξής: Επιλέγοντας την διαδρομή Παράμετροι / Γενικής Λογιστικής και «Εισαγωγή» δημιουργούμε την παράμετρο Γενικής Λογιστικής την οποία θα συνδέσουμε με το υποκατάστημα.

- 37 -

Ορίζουμε τον κωδικό αριθμό της παραμέτρου, την περιγραφή, το είδος κίνησης και στα πεδία κίνηση υποκαταστήματος, να ορίσουμε το είδος κίνησης υποκαταστήματος και το συγκεκριμένο υποκατάστημα. Στην συνέχεια, από την διαχείριση άρθρων για να εκτυπώσουμε το Η.Δ.Φ.Σ θα πρέπει να πραγματοποιήσουμε την εισαγωγή των άρθρων χρησιμοποιώντας την παράμετρο Γενικής Λογιστικής που έχουμε δημιουργήσει για τα υποκαταστήματα, όπως φαίνεται παρακάτω.

Για να εκτυπώσουμε το Η.Δ.Φ.Σ τα βήματα που ακολουθούμε είναι τα εξής: Επιλέγοντας από το Βασικό μενού Εκτυπώσεις / Εκτυπώσεις Υποκαταστήματος / Ημερήσιο Διπλότυπο Φύλλο Συναλλαγών

εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το υποκατάστημα που επιθυμούμε, να επιλέξουμε τα είδη κίνησης του υποκαταστήματος, να ορίσουμε την ημερομηνία εκτύπωσης καθώς επίσης και τον αριθμό του Η.Δ.Φ.Σ. Ακόμη, μπορούμε να ορίσουμε εάν επιθυμούμε να εμφανίζονται στην εκτύπωση τα στοιχεία του Κεντρικού, του Υποκαταστήματος, ή και των δύο.

- 38 -

Αφού λοιπόν έχει πραγματοποιηθεί όλη η παραπάνω παραμετροποίηση επιλέγοντας «Ο.Κ.» εμφανίζεται στην οθόνη το Η.Δ.Φ.Σ και στο σημείο αυτό επιλέγοντας «εκτύπωση» μπορούμε να το εκτυπώσουμε.

Μετά την έξοδό μας από την οθόνη εκτύπωσης του Ημερήσιου Διπλότυπου Φύλλου Συναλλαγών, εμφανίζεται το μήνυμα επιβεβαίωσης εάν επιθυμούμε να αποθηκεύσουμε την αρίθμηση της σελίδας ή όχι

- 39 -

4. Εισαγωγή Νέου Λογαριασμού Επιλέγοντας από το Βασικό μενού Αρχείο Λογαριασμοί εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας της διαχείρισης των Λογαριασμών μέσα από τον οποίο έχουμε την δυνατότητα να εισάγουμε έναν νέο λογαριασμό.

9 Η εισαγωγή του νέου λογαριασμού πραγματοποιείται επιλέγοντας την επιλογή «Εισαγωγή» στο κάτω μέρος του παραθύρου της «Διαχείρισης των Λογαριασμών» Αρχικά το πρόγραμμα μας ρωτάει αν θέλουμε να πραγματοποιήσουμε επαναλήψιμη εισαγωγή, έτσι ώστε να αντιγραφούν όλα τα στοιχεία από κάποιον λογαριασμό που έχουμε ήδη επιλέξει.

Επιλέγοντας «ΝΑΙ» στην φόρμα εισαγωγής που θα εμφανιστεί θα υπάρχουν συμπληρωμένα τα στοιχεία του λογαριασμού που έχουμε επιλεγμένο, με ενεργοποιημένα όλα τα πεδία του. Τα στοιχεία αυτά μπορούμε να τα μεταβάλουμε και ο λόγος που συμπληρώνονται είναι για να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε λογαριασμούς όμοιους με κάποιους άλλους καθώς και ομοειδείς λογαριασμούς διαφόρων βαθμίδων του λογιστικού σχεδίου. Στον πίνακα που εμφανίζεται εισάγουμε τα παρακάτω στοιχεία κατά περίπτωση λογαριασμού: 9 Τον κωδικό Λογαριασμού 9 Την περιγραφή του 9 Αν κινείται ή όχι Παρακάτω θα εξετάσουμε αναλυτικά τα κάθε ένα από τα πεδία.

- 40 -

9

Κωδικός

Σύμφωνα με την ανάλυση και τα μήκη βαθμών που έχουμε ορίσει κατά την ίδρυση της επιχείρησης δίνουμε και τον κωδικό του λογαριασμού. Για την δημιουργία, για παράδειγμα, ενός λογαριασμού πελάτη ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα: Ο λογαριασμός που θα δημιουργήσουμε είναι ο 30-00-00-0001. Επιλέγουμε λοιπόν «Νέος Λογαριασμός» και εισάγουμε 30-00-00-0001.Επιλέγουμε «Enter» ή «Tab» και στην περίπτωση που δεν έχουν δημιουργηθεί η ανωτεροβάθμιοι λογαριασμοί, εμφανίζεται το αντίστοιχο προειδοποιητικό μήνυμα. Θα πρέπει δηλαδή να εισάγουμε πριν τον τεταρτοβάθμιο, τους ανωτεροβάθμιους λογαριασμούς. Εισάγουμε λοιπόν τον 30 και δίνουμε περιγραφή «ΠΕΛΑΤΕΣ».

Επιλέγουμε στην συνέχεια «Enter» ή «ΟΚ» για την ολοκλήρωση της καταχώρησης. Αντίστοιχα επιλέγουμε «Νέος Λογαριασμός» και εισάγουμε στον κωδικό 30-00 και περιγραφή «ΠΕΛΑΤΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ» και τέλος εισάγουμε 30-00-00 και περιγραφή «ΠΕΛΑΤΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ».

- 41 -

Μπορούμε να κάνουμε αυτόματη εύρεση του πρώτου ελεύθερου κωδικού που υπάρχει στο λογιστικό σχέδιο χρησιμοποιώντας τον «αστερίσκο» (*). Η διαδικασία που ακολουθούμε είναι η εξής: Θέλουμε για παράδειγμα να εισάγουμε έναν λογαριασμό πελάτη και δεν γνωρίζουμε ποιος είναι ο τελευταίος λογαριασμός που έχουμε καταχωρήσει. Στο πεδίο κωδικός εισάγουμε «30-00-00» και στην συνέχεια πληκτρολογούμε «*». Αυτόματα το πεδίο «Κωδικός» φωτίζεται και αναμορφώνεται σε «30-00-00-0004». Στο συγκεκριμένο παράδειγμα υπάρχουν οι 30-00-00-0000, 30-00-00-0001, 30-00-000002 και 30-00-00-0003 άρα το αμέσως επόμενο ελεύθερο που υπάρχει είναι αυτό που μας πρότεινε. Αντίστοιχη αυτόματη εύρεση του πρώτου ελεύθερου κωδικού που υπάρχει μπορεί να γίνει σε κάθε βαθμό ανάλυσης του λογιστικού σχεδίου όπως επίσης και σε κάθε αριθμό του βαθμού. Μπορούμε να ζητήσουμε δηλαδή «30-00-00-01*» και να εμφανίσει τον πρώτο ελεύθερο κωδικό μετά το 30-00-00-0100. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει ο 30-0000-0100 και κανένας επόμενος από το 100 έως το 199 δεν θα εμφανιστεί κανένας προτεινόμενος κωδικός. 9

Περιγραφή

Καταχωρούμε την περιγραφή του λογαριασμού. Μπορούμε να καταχωρήσουμε τόσο αριθμούς όσο και γράμματα για την περιγραφή. 9

Κινούμενος Λογαριασμός

Σε περίπτωση που ο λογαριασμός που καταχωρούμε κινείται (γενικά η τελευταία ανάλυση π.χ. οι τεταρτοβάθμιοι) τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το συγκεκριμένο πεδίο:

Μετά την παραπάνω επιλογή ενεργοποιούνται οι καρτέλες με τον τίτλο «Λεπτομέρειες κινούμενου λογαριασμού» 9 Ενεργός Σε περίπτωση που ο λογαριασμός που καταχωρούμε θέλουμε να είναι ενεργός τσεκάρουμε την ώστε να εμφανίζεται κανονικά στο λογιστικό σχέδιο, ενώ αντίστοιχη επιλογή έτσι στην περίπτωση που δεν επιλέξουμε την συγκεκριμένη επιλογή ο συγκεκριμένος λογαριασμός θα εμφανίζεται στον πίνακα της διαχείρισης των λογαριασμών με κόκκινη γραμματοσειρά. 9

Λεπτομέρειες κινούμενου λογαριασμού

- 42 -

9

Είδος

Για έναν κινούμενο λογαριασμό θα πρέπει να επιλέξουμε το είδος του. Αν δηλαδή είναι λογαριασμός εσόδου ή εξόδου (αφορά τα Έσοδα - Έξοδα) , εισροής ή εκροής (αφορά την Γεν. Λογιστική) αν είναι λογαριασμός πελάτη ή προμηθευτή, αν είναι λογαριασμός Φ.Π.Α. ή άλλου τύπου. Ανάλογα με το είδος του λογαριασμού ενεργοποιούνται ορισμένα συμπληρωματικά πεδία που τον αφορούν. Φ.Π.Α. Για την ενεργοποίηση του υπομενού Φ.Π.Α. θα πρέπει να ορίσουμε ότι ο λογαριασμός είναι λογαριασμός εσόδου ή εξόδου (για τα Έσοδα - Έξοδα), εκροής ή εισροής (για τη Γεν. Λογιστική). Στο πεδίο Ποσοστό επιλέγουμε το ποσοστό του Φ.Π.Α. που αντιστοιχεί στον λογαριασμό. 9

. Στο πεδίο Λογαριασμός εισάγουμε τον λογαριασμό του Φ.Π.Α. με τον οποίο γίνεται η αντιστοίχιση. Στο συγκεκριμένο πεδίο μπορούμε να πληκτρολογήσουμε απευθείας τον λογαριασμό ή να κάνουμε αναζήτηση επιλέγοντας «F2» ή αναζήτηση με το φακό. Σύνδεση με Συναλλασσόμενο Σε περίπτωση που κάνουμε εισαγωγή λογαριασμού πελάτη ή λογαριασμού προμηθευτή μπορούμε να τον συνδέσουμε με κάποιο συναλλασσόμενο. Μετακινούμαστε στο πεδίο για την «Σύνδεση με Συναλλασσόμενο» και πληκτρολογούμε τον κωδικό του συναλλασσόμενου. Αν δεν τον θυμόμαστε, μπορούμε να πατήσουμε το 9

και να επιλέξουμε από τους συναλλασσομένους ή κάνουμε αναζήτηση πλήκτρο επιλέγοντας «F2». Η σύνδεση με κάποιον συναλλασσόμενο πραγματοποιείται από το πεδίο «Σύνδεση με Συναλλασσόμενο» είτε επιλέγοντας «F2» είτε επιλέγοντας το αντίστοιχο πλήκτρο αναζήτησης συναλλασσομένου. Μετά την παραπάνω ενέργεια εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο: Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση κάποιου συναλλασσόμενου είτε πληκτρολογώντας απευθείας την Επωνυμία του είτε πηγαίνοντας στο πεδίο του ΑΦΜ και δίνοντας το ΑΦΜ. Επιλέγουμε το κεντρικό «Enter» ή «Επιλογή» για την ολοκλήρωση της επιλογής. Μπορούμε επίσης κατά την αναζήτηση κάποιου συναλλασσόμενου να δούμε τα πλήρη στοιχεία του, όπως επίσης σε περίπτωση που δεν υπάρχει κάποιος να τον καταχωρήσουμε μέσα από την μάσκα αυτή ή και να μεταβάλουμε τα στοιχεία κάποιου συναλλασσόμενου που ήδη υπάρχει επιλέγοντας «Μεταβολή».

Για την πλήρη προβολή των στοιχείων του επιλέγουμε «Προβολή», ενώ για την δημιουργία ενός νέου συναλλασσόμενου επιλέγουμε «Νέα Εγγραφή».

- 43 -

9

Μεταφορά Κατά τη δημιουργία άρθρου / εγγραφής στο πεδίο (για Έσοδα- Έξοδα)

Καθαρή Αξία και Σύνολο, δίνει Το πεδίο αυτό με τις τιμές τη δυνατότητα στο χρήστη να επιλέξει το πεδίο στο οποίο θα μεταβεί αυτόματα ο κέρσορας για την εισαγωγή αξίας, έπειτα από την επιλογή του 9 Μεταφορά Κατά τη δημιουργία άρθρου / εγγραφής στο πεδίο (για Γενική Λογιστική)

Χρέωση και Πίστωση, δίνει τη Το πεδίο αυτό με τις τιμές δυνατότητα στο χρήστη να επιλέξει το πεδίο στο οποίο θα μεταβεί αυτόματα ο κέρσορας για την εισαγωγή αξίας, έπειτα από την επιλογή του συγκεκριμένου λογαριασμού, κατά την καταχώρηση ενός άρθρου. 9

Τύπος (για Γενική Λογιστική)

Χρεώνεται, Πιστώνεται και Το πεδίο αυτό, με τις τιμές Χρεωπιστώνεται, χαρακτηρίζει τη συμπεριφορά του λογαριασμού ως προς το πρόσημό του, δηλαδή, εάν επιτρέπεται από την εφαρμογή να καταχωρείται αξία για το λογαριασμό αυτό μόνο στη στήλη της χρέωσης, μόνο στη στήλη της πίστωσης, ή και στις δύο στήλες.

9

Έντυπα

Τo Tab των εντύπων αποτελείται από άλλα τρία επιμέρους πεδία με πρώτο το πεδίο έντυπα. Αν ο λογαριασμός μας είναι έσοδο, έξοδο, Φ.Π.Α. εσόδων ή Φ.Π.Α. εξόδων, τότε ενεργοποιείται το πεδίο έντυπα. Εκεί μπορούμε να δηλώσουμε σε ποιο πεδίο του Φ.Π.Α. θα αθροίζονται τα υπόλοιπα του συγκεκριμένου λογαριασμού (341, 641, 344 κ.τ.λ.) ώστε να εκμεταλλευτούμε τη δυνατότητα του προγράμματος να συμπληρώνει μόνο του τις δηλώσεις Φ.Π.Α., Ε3, κλπ. Αν δεν συμπληρώσουμε σωστά τα συγκεκριμένα πεδία σε ένα νέο λογαριασμό ενδέχεται την επόμενη φορά που θα ζητήσουμε αυτόματο υπολογισμό των εντύπων του Φ.Π.Α. ή του εντύπου Ε3, αυτός να μην είναι ακριβής. ΠΡΟΣΟΧΗ: Στην περίπτωση που κάποιος λογαριασμός δεν πρέπει να απεικονιστεί σε κάποιον κωδικό στο αντίστοιχο Έντυπο Περιοδικής ή Εκκαθαριστικής ΦΠΑ ή στο έντυπο Ε3, για να μας επιτρέψει το πρόγραμμα να συνεχίσουμε τον υπολογισμό του εντύπου αυτού, συμπληρώνουμε στο πεδίο την τιμή -1 και προχωράμε κανονικά στην καταχώρηση. Για παράδειγμα στο λογαριασμό 60-00-00-0000 Τακτικές Αποδοχές Έμμισθου Προσωπικού, στο πεδίο Περιοδικής ΦΠΑ βάζουμε την τιμή (-1).

Επίσης έχουμε την δυνατότητα να συνδέσουμε απευθείας τον λογαριασμό, με κάποιον ειδικό λογαριασμό. Αυτό πραγματοποιείται εισάγοντας στον υποπίνακα «Ειδικοί Λογαριασμοί

- 44 -

Εντύπων», επιλέγοντας το κουμπί της εισαγωγής το Έντυπο, τον Λογαριασμό και το Πεδίο στο οποίο θέλουμε να εμφανίζεται. Με αυτόν τον τρόπο εισάγουμε απευθείας τους ειδικούς λογαριασμούς εντύπων αντί της διαδρομής Παράμετροι Æ Εδικοί λογαριασμοί Εντύπων.

9

Ενδοκοινοτική Απόκτηση

Η επιλογή «Ενδοκοινοτική Απόκτηση» ενεργοποιείται μόνο στην περίπτωση που επιλέξουμε στο είδος του λογαριασμού «Έξοδο» (για τα Έσοδα - Έξοδα ή εισροής (για τη Γεν. Λογιστική).

Σε περίπτωση που εισάγουμε κάποιον λογαριασμό Ενδοκοινοτικής Απόκτησης, τότε και μόνο τότε θα πρέπει να ορίσουμε τον λογαριασμό τον οποίο χρεοπιστώνουμε, καθώς και το πεδίο (κωδικό) του Φ.Π.Α. που θα αθροίζεται το υπόλοιπο στο έντυπο της περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α. επίσης και τα πεδία πιστούμενος λογ. και πεδίο περ. ΦΠΑ ενεργοποιούνται εφόσον τσεκάρω το Ενδοκ. Απόκτηση. Στο πεδίο του λογαριασμού μπορούμε να πληκτρολογήσουμε απευθείας τον λογαριασμό ή να κάνουμε αναζήτηση επιλέγοντας «F2».

9

Λοιπά

Στην επιλογή «Λοιπά» συμπληρώνουμε τα πεδία που αφορούν το Μοναδικό Συντελεστή Καθαρού Κέρδους Αγορών, καταχωρούμε τον Κωδικό, την Περιγραφή και το Ποσοστό. Συμπληρώνουμε και τα πεδία αντίστοιχα για στο Μοναδικό Συντελεστή Καθαρού Κέρδους Πωλήσεων και τέλος καταχωρούμε το Σύνολο Μικτού Κέρδους. Επίσης υπάρχει το πεδίο «Στήλη Εκτύπωσης στο Βιβλίο» όπου ορίζουμε σε ποια στήλη στην εκτύπωση του βιβλίου, θα εμφανίζεται ο συγκεκριμένος λογαριασμός, καθώς επίσης και το πεδίο «Στήλες Πρόχειρων Βιβλίων», όπου ορίζουμε σε ποια στήλη στην εκτύπωση του Πρόχειρου βιβλίου θα εμφανίζεται ο συγκεκριμένος λογαριασμός. .

- 45 -

- 46 -

5. Συναλλασσόμενοι 5.1. Εισαγωγή Συναλλασσομένου Η διαχείριση αρχείου συναλλασσομένων πραγματοποιείται από το μενού «Αρχεία Æ Συναλλασσόμενοι», ή από το πρώτο εικονίδιο της βασικής γραμμής εργαλείων, στο επάνω τμήμα της οθόνης

.

Μετά την επιλογή της διαχείρισης αρχείου συναλλασσομένων από το μενού, εμφανίζεται , ή, εναλλακτικά, ο παραπάνω πίνακας, όπου με την επιλογή του εικονιδίου της εισαγωγής με το πλήκτρο F3, ανοίγει η οθόνη εισαγωγής νέου συναλλασσόμενου. Αντίστοιχα, με το εικονίδιο

, ή, εναλλακτικά, με το πλήκτρο F5, ανοίγει η καρτέλα του επιλεγμένου

συναλλασσόμενου προς επεξεργασία και μεταβολή, ενώ, με την επιλογή του εικονιδίου ή, εναλλακτικά, με το πλήκτρο F10, πραγματοποιείται η διαγραφή του επιλεγμένου συναλλασσόμενου. 5.1.1. Εισαγωγή νέου συναλλασσόμενου

- 47 -

,

Στην οθόνη που εμφανίζεται μετά την επιλογή της εισαγωγής νέου συναλλασσόμενου, μπορούμε αρχικά, να παρακάμψουμε όλα τα υπόλοιπα πεδία και να συμπληρώσουμε πρώτα τον ΑΦΜ. Ο λόγος για τον οποίο γίνεται αυτό, είναι ότι εάν το συγκεκριμένο ΑΦΜ υπάρχει ήδη καταχωρημένο στη βάση, είτε ως πελάτης είτε ως προμηθευτής, σε κάποια επιχείρηση, τότε θα μας φέρει όλα τα στοιχεία που υπάρχουν ήδη καταχωρημένα, στα ανάλογα πεδία. Στην περίπτωση αυτή, σταματάει η διαδικασία της νέας καταχώρησης και αποφεύγεται η δημιουργία παραπάνω της μιας καρτέλας ανά συναλλασσόμενο. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει το συγκεκριμένο ΑΦΜ ως συναλλασσόμενος, τότε συνεχίζουμε και καταχωρούμε τα υπόλοιπα στοιχεία. • Το πεδίο «Συσχέτιση» είναι ένα προαιρετικό πεδίο, που εξυπηρετεί μόνο στη γρήγορη αναζήτηση από την αρχική οθόνη διαχείρισης αρχείου συναλλασσομένων. Ο χρήστης το χρησιμοποιεί κατά την κρίση του. • Στα πεδία «ΑΦΜ» και «Επάγγελμα» εισάγουμε τα αντίστοιχα δεδομένα. • Την επιλογή «ΚΕΠΥΟ», την ενεργοποιούμε στις περιπτώσεις των συναλλασσομένων, οι κινήσεις των οποίων θα πρέπει να συμμετέχουν στη συγκεντρωτική κατάσταση ΚΕΠΥΟ. Η επιλογή αυτή είναι βοηθητική ώστε να εμφανιστεί αυτόματα στην κίνηση, στο αντίστοιχο πεδίο κατά την επιλογή του συγκεκριμένου συναλλασσόμενου. • Το πεδίο «Συναλλασ. εκτός Ελλάδος» το επιλέγουμε σε περιπτώσεις συναλλασσομένων που πρέπει να συμμετέχουν στην κατάσταση Intrastat. Αμέσως μετά την επιλογή του, ενεργοποιείται μια επιπλέον καρτέλα στο κάτω τμήμα της οθόνης, με την ίδια ονομασία, στο οποίο επιλέγουμε την χώρα προέλευσης του συναλλασσόμενου. Αυτομάτως εμφανίζεται το πρόθεμα της χώρας, ενώ στο πεδίο Αρ. Μητρώου ΦΠΑ, με την εισαγωγή του, ενεργοποιείται το πεδίο «Έλεγχος», το οποίο ενεργοποιεί τον έλεγχο ορθότητας του αριθμού μητρώου του συναλλασσόμενου, εφόσον η σύνδεση internet είναι ενεργή.

• •

• • •

Το πεδίο «Συναλ. Δημοσίου», το επιλέγουμε για συναλλασσόμενους οι οποίοι πρέπει να εμφανιστούν στο ανάλογο πεδίο των συγκεντρωτικών Καταστάσεων» Πελατών ή Προμηθευτών, ανάλογα με τις κινήσεις τους. Με την επιλογή του πεδίου «Αγρότης μη υπόχρεος», στις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις στη θέση του επαγγέλματος θα εμφανιστεί ο αριθμός «1» και όχι το επάγγελμα που έχει δηλωθεί αρχικά. Στο υπομενού «Γενικά» εισάγουμε τα στοιχεία της σφραγίδας του συναλλασσόμενου. Στο υπομενού «Λοιπά» εισάγουμε επιπλέον πληροφοριακά στοιχεία του συναλλασσόμενου, εάν το επιθυμούμε. Το υπομενού «Στοιχεία Εγκατάστασης» χρησιμοποιείται μόνο στις περιπτώσεις που η εταιρία είναι επιχείρηση πώλησης πετρελαίου και, κατ’ επέκταση, υπόχρεη στην υποβολή συγκεντρωτικής κατάστασης πετρελαίου με βάσει την ΠΟΛ.1132/2005 (αρχική ΠΟΛ.1121/2005). Μόνο τότε, τα στοιχεία των πελατών που αγοράζουν από την επιχείρηση πετρέλαιο θέρμανσης, diesel, ή φωτιστικό, πρέπει να καταχωρηθούν στο συγκεκριμένο υπομενού ανά εγκατάσταση. Έτσι, θα καταχωρηθούν τα απαραίτητα στοιχεία ανά πελάτη, όπως Ιδιότητα πελάτη, Στοιχεία εκπροσώπου και είδος ακινήτου.

- 48 -

 Γενική Λογιστική •

Σε εταιρία γενικής λογιστικής, η οθόνη και η διαδικασία καταχώρησης ενός καινούργιου συναλλασσόμενου είναι ακριβώς η ίδια. Το επιπλέον είναι, ότι αμέσως μετά την αποθήκευση της νέας καρτέλας, η οποία πραγματοποιείται με το πλήκτρο F12, ή το αντίστοιχο εικονίδιο , εμφανίζεται αυτομάτως ένας πίνακας, ο οποίος επιτρέπει τη σύνδεση αποθήκευσης του συναλλασσόμενου με αναλυτικό λογαριασμό λογιστικής

¾

Επιλέγουμε εάν πρόκειται για πελάτη ή προμηθευτή

¾

Και αυτομάτως ανοίγει η καρτέλα του νέου λογαριασμού, έχοντας ήδη συνδεδεμένο το συναλλασσόμενο. Ο χρήστης έχει απλά να αποθηκεύσει με το πλήκτρο «ΟΚ».

5.1.2. Εισαγωγή νέου συναλλασσόμενου μέσα από εγγραφή ή άρθρο Η δημιουργία ενός νέου συναλλασσόμενου μπορεί να πραγματοποιηθεί και κατά την εισαγωγή μιας νέας εγγραφής σε εταιρείες εσόδων – εξόδων, ή ενός νέου άρθρου σε εταιρείες γενικής λογιστικής.

- 49 -

Κατά την εισαγωγή μιας νέας εγγραφής ή ενός νέου άρθρου γενικής λογιστικής, η αναζήτηση του συναλλασσόμενου μπορεί να γίνει με την εισαγωγή του κωδικού του, του ΑΦΜ του ή της επωνυμίας του. Εάν, κατά την αναζήτηση με τον ΑΦΜ δεν εμφανιστεί συναλλασσόμενος, τότε ο συναλλασσόμενος αυτός δεν υπάρχει δημιουργημένος στη βάση και θα πρέπει να δημιουργηθεί. Αυτό πραγματοποιείται μέσα από την εγγραφή με τους εξής δύο τρόπους: α) Γράφουμε τον ΑΦΜ στο αντίστοιχο πεδίο και επιλέγουμε το πλήκτρο «Enter». Αυτομάτως ανοίγει η οθόνη καταχώρησης νέου συναλλασσόμενου, έχοντας ήδη συμπληρωμένο το ΑΦΜ του. Καταχωρούμε και τα υπόλοιπα στοιχεία και, έπειτα, τον επιλέγουμε στην εγγραφή μας.

β) Με το πλήκτρο αναζήτησης (F2) ανοίγει η φόρμα αναζήτησης, όπου στο κάτω τμήμα της υπάρχουν και οι επιλογές «Νέα Εγγραφή», «Προβολή», «Μεταβολή». Με την πρώτη επιλογή, ανοίγει νέα κενή φόρμα καταχώρησης συναλλασσόμενου, ενώ με τις επόμενες δύο μπορούμε να προβάλουμε ή να μεταβάλουμε τα στοιχεία ενός επιλεγμένου.

- 50 -

5.2. Εκτυπώσεις Συναλλασσομένων 5.2.1. Καρτέλα Συναλλασσόμενου i.

Από τη διαδρομή «Αρχεία Æ Συναλλασσόμενοι» ή εναλλακτικά από το πρώτο εικονίδιο της βασικής γραμμής εργασιών, εμφανίζεται ο πίνακας διαχείρισης συναλλασσομένων. Στο κάτω δεξί τμήμα του πίνακα υπάρχει το εικονίδιο

.

Επιλέγοντας το συναλλασσόμενο του οποίου την καρτέλα επιθυμούμε να εμφανίσουμε και, έπειτα, το συγκεκριμένο εικονίδιο ή, εναλλακτικά, το πλήκτρο F4

- 51 -

Με την επιλογή «Αναζήτηση», εμφανίζονται όλες οι κινήσεις του συγκεκριμένου συναλλασσόμενου για το ορισμένο χρονικό διάστημα, ενώ, εάν αποεπιλέξουμε το πεδίο «Μόνο της χρήσης», τότε εμφανίζονται και τα σύνολα της προηγούμενης χρήσης, διαμορφώνοντας το τελικό σύνολο

Επίσης, στο κάτω τμήμα της οθόνης εμφανίζονται οι επιλογές της προβολής και της μεταβολής, όπου, επιλέγοντας μια κίνηση και, ακολούθως, το αντίστοιχο εικονίδιο, εμφανίζεται η συγκεκριμένη κίνηση προς προβολή ή επεξεργασία. ΠΡΟΣΟΧΗ: Για τα διαστήματα που έχει πραγματοποιηθεί οριστικοποίηση εγγραφών ή άρθρων, δεν δίνεται η δυνατότητα της μεταβολής παρά μόνο της προβολής. Τέλος, εμφανίζεται η επιλογή της εκτύπωσης, από την οποία εμφανίζεται στην οθόνη η καρτέλα του συναλλασσόμενου, ώστε να προχωρήσουμε στην εκτύπωσή της

- 52 -

ii. Καρτέλα συναλλασσόμενου μπορούμε να εξάγουμε και κατά την καταχώρηση μιας εγγραφής ή ενός άρθρου

Η εκτύπωση αυτή εμφανίζεται με την επιλογή του αντίστοιχου εικονιδίου στο κάτω δεξί τμήμα της οθόνης, ή με το συνδυασμό των πλήκτρων Ctrl + F6. Αντίστοιχα, στη γενική λογιστική,

- 53 -

5.2.2. Εκτύπωση Συναλλασσομένων Από τη διαδρομή «Εκτυπώσεις Æ Συναλλασσόμενοι», μπορούμε να εμφανίσουμε την εκτύπωση των υπολοίπων των συναλλασσομένων και στις εταιρείες εσόδων – εξόδων, αλλά και στις εταιρείες γενικής λογιστικής. Συγκεκριμένα, έπειτα από την επιλογή αυτή, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας εισαγωγής κριτηρίων, ώστε να εξάγουμε τα επιθυμητά αποτελέσματα

Στο επάνω αριστερό τμήμα του πίνακα εμφανίζονται οι δύο επιλογές «Εταιρίας» και «Όλοι», οι οποίες διαφοροποιούν τη μορφή και τη χρησιμότητα της συγκεκριμένης εκτύπωσης. Με την επιλογή «Εταιρίας» και, ορίζοντας τα υπόλοιπα κριτήρια, η απεικόνιση της εκτύπωσης έχει την παρακάτω μορφή, εμφανίζοντας τα υπόλοιπα των πελατών ή των προμηθευτών, ανάλογα που την επιλογή που θα γίνει στο αντίστοιχο πεδίο

Αντίστοιχη είναι η εκτύπωση και για εταιρείες Γ’ Κατηγορίας Βιβλίων

- 54 -

Με την επιλογή «Όλοι», η εκτύπωση διαφοροποιείται και μας απεικονίζει όλους τους συναλλασσόμενους, πελάτες και προμηθευτές, με τα σταθερά τους στοιχεία, όπως διεύθυνση, τηλέφωνο, ΑΦΜ, κλπ, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω οθόνη

- 55 -

6. Δημιουργία στηλών και Παραμετροποίηση βιβλίου Διαδικασία δημιουργίας στηλών Βιβλίου. Για να δημιουργήσει ο χρήστης τις στήλες του βιβλίου πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα: 1) Πηγαίνει στην επιλογή του μενού “Παράμετροι – Στήλες βιβλίου” και ανοίγει η παρακάτω φόρμα. Οι επιλογές που δίνονται είναι η εισαγωγή και η μεταβολή των στηλών εσόδων, εξόδων ή σταθερών, ανάλογα με το τι θα επιλέξει ο χρήστης στην επιλογή “Είδος”. Έστω ότι θα δημιουργήσει μία στήλη εσόδων με τίτλο “Πωλήσεις εμπορευμάτων χονδρικά 19%”.

2) Στο “Είδος” επιλέγει εσόδων. Στη συνέχεια πατάει Εισαγωγή ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο “Εισαγωγή Στήλης Εσόδων”.

Στον κωδικό έχει τη δυνατότητα να δώσει οποιοδήποτε κωδικό τον εξυπηρετεί ή να πατήσει (*) ώστε να ενημερωθεί το πεδίο με αύξουσα αρίθμηση. Στον τίτλο ο χρήστης μπορεί να επιλέξει μία από τις διαθέσιμες λεζάντες πατώντας το βελάκι

ή να πληκτρολογήσει τον τίτλο που επιθυμεί.

- 56 -

Να επισημάνουμε σε αυτό το σημείο ότι εφόσον ο χρήστης κατά τη δημιουργία της εταιρίας επιλέξει να αντιγράψει και τις στήλες βιβλίου από κάποια πρότυπη εταιρία της Epsilon Net τότε θα έχει στη διάθεσή του έτοιμες τις πιο συνηθισμένες στήλες που θα χρειαστεί για να δουλέψει, τις οποίες μπορεί και να τις μεταβάλλει, κερδίζοντας έτσι χρόνο από το να τις δημιουργήσει. Στη συνέχεια στη Σειρά δηλώνει με ποια σειρά θα εμφανίζεται η στήλη στο βιβλίο. Έτσι αν η στήλη θέλει να εμφανίζεται πρώτη στο βιβλίο θα δηλώσει τον αριθμό 1. Στο Μήκος δηλώνει πόσους χαρακτήρες θα χωράει η στήλη. Έστω 12 χαρακτήρες. Τέλος στον Τύπο, δηλώνει αν θα ενημερώνει το βιβλίο Εσόδων – Εξόδων, το βιβλίο Αγορών ή αν θα είναι στήλη ΦΠΑ και πατάει ΟΚ. Στη συγκεκριμένη περίπτωση θα δηλώσει Βιβλίο Εσ/Εξ.

Αμέσως εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο το οποίο τον ενημερώνει ότι υπάρχει δημιουργημένη η στήλη εσόδων “ΠΩΛ.ΕΜΠ.ΧΟΝ.19%”.

3) Το τελευταίο βήμα ώστε να ολοκληρωθεί η δημιουργία της στήλης είναι να δηλώσει ο χρήστης ποιος λογαριασμός θα ενημερώνει τη στήλη που δημιούργησε. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να μαρκάρει τη στήλη και να πατήσει το κουμπί Λογαριασμοί ώστε να εμφανιστεί η παρακάτω φόρμα.

- 57 -

Ο χρήστης πρέπει να πατήσει “Εισαγωγή” και στο πεδίο “Κωδικός” να πατήσει F2 για να ανοίξει το λογιστικό σχέδιο και να επιλέξει τον λογαριασμό που επιθυμεί να ενημερώνει τη στήλη και “Έξοδος”. Φυσικά έχει τη δυνατότητα πατώντας ξανά “Εισαγωγή” να δηλώσει και άλλους λογαριασμούς που επιθυμεί να ενημερώνουν τη συγκεκριμένη στήλη.

4) Τέλος εάν ο χρήστης καταχωρήσει εγγραφή χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό που έχει συνδέσει στη στήλη, τότε θα ενημερωθεί και το βιβλίο του αντίστοιχα. 5) Σημειώνεται ότι με τον ίδιο τρόπο δημιουργούνται και οι στήλες εξόδων, ενώ οι σταθερές στήλες δεν μπορούν να διαγραφούν αλλά μόνο να μεταβληθούν ως προς το μήκος τους.

- 58 -

7.Δημιουργία Πρότυπων εγγραφών Εσόδων – Εξόδων και Άρθρων Γενικής Λογιστικής 7.1. Διαδικασία Δημιουργίας Πρότυπης Εγγραφής Εσόδων Εξόδων. Από το Βασικό Μενού «ΑρχείαÆ Πρότυπες Εγγραφές» ή, εναλλακτικά, από το τέταρτο εικονίδιο της βασικής γραμμής εργαλείων στο επάνω τμήμα της οθόνης, πραγματοποιείται η δημιουργία και η διαχείριση των πρότυπων εγγραφών εσόδων εξόδων, οι οποίες θα χρησιμοποιηθούν βοηθητικά κατά τη δημιουργία νέων εγγραφών.

Από τον παραπάνω πίνακα γίνεται η προβολή και η διαχείριση όλων των πρότυπων εγγραφών όπου έχουμε ήδη καταχωρήσει, έχοντας διαθέσιμες τις εξής επιλογές:

Εισαγωγή Μεταβολή Διαγραφή Αντιγραφή Εγγραφή Είτε τέλος με τα πλήκτρα συντόμευσης «F3» «F5»

Εισαγωγή Μεταβολή

- 59 -

«F10»

Διαγραφή

Εισαγωγή Η εισαγωγή μιας νέας πρότυπης εγγραφής, μπορεί να πραγματοποιηθεί με δύο τρόπους. Ο πρώτος είναι με το εικονίδιο της εισαγωγής, ή, εναλλακτικά με το βοηθητικό πλήκτρο F3 και, ο δεύτερος τρόπος είναι με τη διαδικασία της αντιγραφής από το αντίστοιχο εικονίδιο. Με τον πρώτο τρόπο, της «Εισαγωγής», εμφανίζεται ο παρακάνω πίνακας δημιουργίας προτύπου.

Το πρώτο πεδίο του κωδικού ενημερώνεται αυτόματα, ενώ στο πεδίο «Σειρά» ο χρήστης έχει την δυνατότητα να ορίσει την σειρά εμφάνισης της συγκεκριμένης πρότυπης εγγραφής στον αντίστοιχο πίνακα επιλογής προτύπου κατά την διαδικασία εισαγωγής νέας εγγραφής. Στο πεδίο «Περιγραφή» πρέπει να δηλωθεί η περιγραφή της πρότυπης εγγραφής. Αμέσως μετά από τον καθορισμό της περιγραφής, η ίδια περιγραφή μεταφέρεται αυτόματα και στο πεδίο «Αιτιολογία», παρακάτω στην οθόνη. Το πεδίο επιλογής «Πρώτο πεδίο μετακίνησης κέρσορα», το οποίο έχει διαθέσιμες τιμές

όλα τα πεδία της οθόνης καταχώρησης νέας εγγραφής, καθορίζει το πεδίο στο οποίο θα βρίσκεται ο κέρσορας, όταν θα ανοίξει η οθόνη καταχώρησης νέας εγγραφής με τη χρήση πρότυπης.

- 60 -

Στη συνέχεια ο χρήστης καλείται να επιλέξει αν το είδος της εγγραφής είναι έσοδο ή έξοδο, χρέωση ή πίστωση. Επίσης, εάν είναι πρότυπη εγγραφή η οποία αφορά Intrastat, Πετρέλαια ή Τουριστικά Πακέτα, τότε πρέπει να επιλέξουμε και το ανάλογο check box. Αντιστοίχως, εάν πρόκειται για εγγραφή πιστωτικού παραστατικού, θα πρέπει να επιλέξουμε και την αντιστροφή προσήμου. Στο πεδίο επιλογής «Λογαριασμός» θα επιλέξουμε το λογαριασμό λογιστικής των Πελατών ή των Προμηθευτών, ανάλογα πάντα με το είδος της εγγραφής. Συναλλασσόμενος θα επιλεγεί μόνο εφόσον για την πρότυπη εγγραφή που δημιουργούμε χρησιμοποιείται πάντα ο ίδιος συναλλασσόμενος. Μπορούμε να προεπιλέξουμε το πεδίο «ΚΕΠΥΟ» εάν η πρότυπη εγγραφή αφορά κινήσεις που πρέπει να ενημερώνουν τη συγκεντρωτική κατάσταση. Το πεδίο της αιτιολογίας θα συμπληρωθεί αυτόματα από την εφαρμογή και εμφανίζεται το λεκτικό που έχει εισαχθεί στο πεδίο της περιγραφής. Παρόλα αυτά ο χρήστης μπορεί να εισάγει την αιτιολογία που επιθυμεί και είναι ελεύθερο λεκτικό πεδίο. Σε περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης κατά την εισαγωγή της νέας εγγραφής άρθρου, στο πεδίο της «αιτιολογίας» να εμφανίζεται ο συναλλασσόμενος, τότε το πεδίο αιτιολογία θα πρέπει να παραμείνει κενό κατά την δημιουργία του πρότύπου. Παρακάτω, υπάρχει η δυνατότητα ορισμού της τιμής του πεδίου «Ημερομηνία», σε περίπτωση διαδοχικών εγγραφών, με τη χρήση πρότυπων εγγραφών. Το πεδίο αυτό μπορεί να λάβει τις εξής τιμές. • Ίδια Τιμή με την προηγούμενη εγγραφή: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να εμφανίζεται η ίδια ημερομηνία στις διαδοχικές εγγραφές του. • Τιμή προηγούμενης εγγραφής +1: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης κατά την δημιουργία διαδοχικών εγγραφών, η τιμή του πεδίου ημερομηνία να αυξάνεται αυτόματα κατά μία μέρα, σε κάθε νέα εγγραφή. • Κενή : Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να μην μεταφέρεται καμία τιμή στην περίπτωση διαδοχικών εγγραφών και, το πεδίο της ημερομηνίας να είναι κενό, έτσι ώστε να εισάγει ο χρήστης την ημερομηνία που επιθυμεί.

Τέλος υπάρχει η δυνατότητα ορισμού της τιμής του πεδίου «παραστατικό», σε περίπτωση διαδοχικών εγγραφών, με τη χρήση πρότυπων εγγραφών. • • •

Το πεδίο αυτό μπορεί να λάβει τις εξής τιμές. Ίδια Τιμή με την προηγούμενη εγγραφή: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να εμφανίζεται το ίδιο παραστατικό στις διαδοχικές εγγραφές του. Τιμή προηγούμενης εγγραφής +1: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης κατά την δημιουργία διαδοχικών εγγραφών, η τιμή του πεδίου παραστατικό να αυξάνεται αυτόματα κατά ένα, σε κάθε νέα εγγραφή. Κενή : Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να μην μεταφέρεται καμία τιμή στην περίπτωση διαδοχικών εγγραφών και το πεδίο του παραστατικού να είναι κενό, έτσι ώστε να εισάγει ο χρήστης την τιμή που επιθυμεί.

- 61 -

Τέλος, στην καρτέλα «Λογαριασμοί» ορίζουμε με εισαγωγή τον λογαριασμό ή τους λογαριασμούς που θα κινούνται στην πρότυπη εγγραφή καθώς και την Καθαρή Αξία, στην περίπτωση που το επιθυμούμε και είναι δεδομένη. Επιπλέον, στην καρτέλα «Παρακρατούμενοι φόροι», έχουμε τη δυνατότητα να συνδέσουμε κάποιον φόρο, εφόσον υπάρχει και τον έχουμε δημιουργήσει από το μενού «Παράμετροι / Παρακρατούμενοι Φόροι» και, στην καρτέλα «Παρατηρήσεις» να καταχωρήσουμε, εάν το επιθυμούμε, τυχόν παρατηρήσεις που αφορούν την πρότυπη. Στην περίπτωση που εισαχθεί κάποια παρατήρήση στην πρότυπη εγγραφή, αυτή θα εμφανίζεται σαν προειδοποιητικό μήνυμα σε κάθε νέα εγγραφή που δημιουργείται με βάση το πρότυπο αυτό.

Για να καταχώρηση της πρότυπης εγγραφής επιλέγουμε ΟΚ. Στο σημείο αυτό έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε κάποια πρότυπη εγγραφή με αντιγραφή κάποιας άλλης που έχει ήδη δημιουργηθεί, με την αντίστοιχη επιλογή στο κάτω μέρος του πίνακα. Πλέον ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να προχωρήσει άμεσα στη δημιουργία νέας εγγραφής με τη χρήση πρότυπης, επιλέγοντας την πρότυπη και το εικονίδιο της εγγραφής στο κάτω τμήμα του πίνακα.

- 62 -

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο εισαγωγής νέας εγγραφής συμπληρωμένο, εκτός από τα πεδία τα οποία δεν είχαν δεδομένα στην πρότυπη εγγραφή, όπως το παραστατικό και η καθαρή αξία.

7.2. Διαδικασία Δημιουργίας Πρότυπου Άρθρου Γενικής Λογιστικής Από το Βασικό Μενού «Αρχεία Æ Πρότυπα Άρθρα», πραγματοποιείται η δημιουργία και η διαχείριση των πρότυπων άρθρων γενικής λογιστικής, τα οποία θα χρησιμοποιηθούν βοηθητικά κατά τη δημιουργία νέων άρθρων.

- 63 -

Από τον παραπάνω πίνακα γίνεται η προβολή και η διαχείριση όλων των πρότυπων άρθρων που έχουμε ήδη καταχωρήσει, έχοντας διαθέσιμες τις εξής επιλογές:

Εισαγωγή Μεταβολή Διαγραφή Αντιγραφή Άρθρο Είτε τέλος με τα πλήκτρα συντόμευσης «F3» «F5» «F10»

Εισαγωγή Μεταβολή Διαγραφή

Εισαγωγή Η εισαγωγή ενός νέου πρότυπου άρθρου, μπορεί να πραγματοποιηθεί με δύο τρόπους. Ο πρώτος είναι με το εικονίδιο της εισαγωγής, ή, εναλλακτικά με το βοηθητικό πλήκτρο F3 και, ο δεύτερος τρόπος είναι με τη διαδικασία της αντιγραφής από το αντίστοιχο εικονίδιο. Με τον πρώτο τρόπο, της «Εισαγωγής», εμφανίζεται ο παρακάνω πίνακας δημιουργίας προτύπου.

- 64 -

Το πρώτο πεδίο του κωδικού ενημερώνεται αυτόματα, ενώ στο πεδίο «Σειρά» ο χρήστης έχει την δυνατότητα να ορίσει την σειρά εμφάνισης του συγκεκριμένου πρότυπου άρθρου στον αντίστοιχο πίνακα επιλογής προτύπου κατά την διαδικασία εισαγωγής νέου άρθρου. Στο πεδίο «Περιγραφή» πρέπει να δηλωθεί η περιγραφή του πρότυπου άρθρου. Αμέσως μετά από τον καθορισμό της περιγραφής, η ίδια περιγραφή μεταφέρεται αυτόματα και στο πεδίο «Αιτιολογία», παρακάτω στην οθόνη. Το πεδίο επιλογής «Πρώτο πεδίο μετακίνησης κέρσορα», το οποίο έχει διαθέσιμες τιμές

όλα τα πεδία της οθόνης καταχώρησης νέου άρθρου, καθορίζει το πεδίο στο οποίο θα βρίσκεται ο κέρσορας, όταν θα ανοίξει η οθόνη καταχώρησης νέου άρθρου με τη χρήση πρότυπου. Στη συνέχεια ο χρήστης καλείται να επιλέξει το είδος της κίνησης με τον κωδικό και την περιγραφή του. Εάν είναι πρότυπο το οποίο αφορά Πετρέλαια ή Τουριστικά Πακέτα, τότε πρέπει να επιλέξουμε και το ανάλογο check box. Συναλλασσόμενος θα επιλεγεί μόνο εφόσον για το πρότυπο άρθρο που δημιουργούμε χρησιμοποιείται πάντα ο ίδιος συναλλασσόμενος. Μπορούμε να προεπιλέξουμε το πεδίο «ΚΕΠΥΟ» εάν το πρότυπο άρθρο αφορά κινήσεις που πρέπει να ενημερώσουν τη συγκεντρωτική κατάσταση.

- 65 -

Το πεδίο της αιτιολογίας θα συμπληρωθεί αυτόματα από την εφαρμογή και εμφανίζεται το λεκτικό που έχει εισαχθεί στο πεδίο της περιγραφής. Παρόλα αυτά ο χρήστης μπορεί να εισάγει την αιτιολογία που επιθυμεί και είναι ελεύθερο λεκτικό πεδίο. Σε περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης κατά την εισαγωγή του νέου άρθρου, στο πεδίο της «αιτιολογίας» να εμφανίζεται ο συναλλασσόμενος, τότε το πεδίο αιτιολογία θα πρέπει να παραμείνει κενό κατά την δημιουργία του πρότύπου. Παρακάτω, υπάρχει η δυνατότητα ορισμού της τιμής του πεδίου «Ημερομηνία», σε περίπτωση διαδοχικών άρθρων, με τη χρήση πρότυπων άρθρων. Το πεδίο αυτό μπορεί να λάβει τις εξής τιμές. • Ίδια Τιμή με την προηγούμενη εγγραφή: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να εμφανίζεται η ίδια ημερομηνία στα διαδοχικά άρθρα του. • Τιμή προηγούμενης εγγραφής +1: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης κατά την δημιουργία διαδοχικών εγγραφών, η τιμή του πεδίου ημερομηνία να αυξάνεται αυτόματα κατά μία μέρα, σε κάθε νέα εγγραφή. • Κενή : Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να μην μεταφέρεται καμία τιμή στην περίπτωση διαδοχικών άρθρων και, το πεδίο της ημερομηνίας να είναι κενό, έτσι ώστε να εισάγει ο χρήστης την ημερομηνία που επιθυμεί.

Ακόμη, υπάρχει η δυνατότητα ορισμού της τιμής του πεδίου «παραστατικό», σε περίπτωση διαδοχικών άρθρων, με τη χρήση πρότυπων. • • •

Το πεδίο αυτό μπορεί να λάβει τις εξής τιμές. Ίδια Τιμή με την προηγούμενη εγγραφή: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να εμφανίζεται το ίδιο παραστατικό στις διαδοχικές εγγραφές του. Τιμή προηγούμενης εγγραφής +1: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης κατά την δημιουργία διαδοχικών εγγραφών, η τιμή του πεδίου παραστατικό να αυξάνεται αυτόματα κατά ένα, σε κάθε νέα εγγραφή. Κενή : Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να μην μεταφέρεται καμία τιμή στην περίπτωση διαδοχικών εγγραφών και το πεδίο του παραστατικού να είναι κενό, έτσι ώστε να εισάγει ο χρήστης την τιμή που επιθυμεί.

Στο παρακάτω πεδίο Ναι / Όχι «Βιβλίο Κοστολογίου Οικοδομών», το επιλέγουμε όταν το άρθρο αφορά δαπάνη έργου και πρέπει να επιμεριστεί μέσω λογιστικού σημειώματος. Τέλος, στην καρτέλα «Λογαριασμοί» ορίζουμε με εισαγωγή τον λογαριασμό ή τους λογαριασμούς που θα κινούνται στο πρότυπο άρθρο, καθώς και αξίες στη χρέωση ή την πίστωση, στις περιπτώσεις που το επιθυμούμε και είναι δεδομένες. Επιπλέον, στην καρτέλα «Παρατηρήσεις» μπορούμε να καταχωρήσουμε, εάν το επιθυμούμε, τυχόν παρατηρήσεις που αφορούν το πρότυπο. Στην περίπτωση που εισαχθεί κάποια παρατήρήση στο πρότυπο άρθρο, αυτή θα εμφανίζεται σαν προειδοποιητικό μήνυμα σε κάθε νέα άρθρο που δημιουργείται με βάση το πρότυπο αυτό. Για την καταχώρηση του πρότυπου άρθρου επιλέγουμε ΟΚ. Στην αρχική οθόνη διαχείρισης των πρότυπων άρθρων, έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε ένα νέο πρότυπο άρθρο με αντιγραφή κάποιου που ήδη υπάρχει, με την αντίστοιχη επιλογή στο κάτω μέρος του πίνακα.

- 66 -

Πλέον, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να προχωρήσει άμεσα στη δημιουργία νέου άρθρου με τη χρήση πρότυπου, επιλέγοντας το πρότυπο και το εικονίδιο του άρθρου στο κάτω τμήμα του πίνακα.

Αμέσως, εμφανίζεται το παράθυρο εισαγωγής νέου άρθρου, συμπληρωμένο με τα δεδομένα του πρότυπου.

8. Δημιουργία και παραμετροποίηση πρόχειρων βιβλίων Διαδικασία δημιουργίας στηλών Πρόχειρου Βιβλίου Πέρα από την εκτύπωση του θεωρημένου βιβλίου εσόδων εξόδων, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει πλήθος πρόχειρων βιβλίων, με μεγαλύτερη ανάλυση. Για τη δημιουργία των στηλών του πρόχειρου, πρέπει να ακολουθηθούν τα παρακάτω βήματα: 1) Από την επιλογή του μενού «Παράμετροι – Στήλες Πρόχειρου Βιβλίου» ανοίγει η παρακάτω φόρμα. Οι επιλογές που δίνονται είναι η εισαγωγή και η μεταβολή των στηλών εσόδων, εξόδων ή σταθερών, ανάλογα με το τι θα επιλέξει ο χρήστης στην επιλογή “Είδος”. Επίσης, δίνεται και η δυνατότητα αντιγραφής των στηλών που δημιουργήσαμε στο επίσημο βιβλίο εσόδων εξόδων.

- 67 -

2) Στο “Είδος” επιλέγει εσόδων. Στη συνέχεια πατάει Εισαγωγή ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο “Εισαγωγή Στήλης Εσόδων”.

Στον κωδικό έχει τη δυνατότητα να δώσει οποιοδήποτε κωδικό τον εξυπηρετεί ή να πατήσει (*) ώστε να ενημερωθεί το πεδίο με αύξουσα αρίθμηση. Στον τίτλο ο χρήστης μπορεί να επιλέξει μία από τις διαθέσιμες λεζάντες πατώντας το βελάκι

ή να πληκτρολογήσει τον τίτλο που επιθυμεί.

Να επισημάνουμε σε αυτό το σημείο ότι εφόσον ο χρήστης κατά τη δημιουργία της εταιρίας επιλέξει να αντιγράψει και τις στήλες βιβλίου από κάποια πρότυπη εταιρία της Epsilon Net τότε θα έχει στη διάθεσή του έτοιμες τις πιο συνηθισμένες στήλες που θα χρειαστεί για να δουλέψει, τις οποίες μπορεί και να τις μεταβάλλει, κερδίζοντας έτσι χρόνο από το να τις δημιουργήσει. Στη συνέχεια στη Σειρά δηλώνει με ποια σειρά θα εμφανίζεται η στήλη στο βιβλίο. Έτσι αν η στήλη θέλει να εμφανίζεται πρώτη στο βιβλίο θα δηλώσει τον αριθμό 1. Στο Μήκος δηλώνει πόσους χαρακτήρες θα χωράει η στήλη. Έστω 12 χαρακτήρες.

- 68 -

Αμέσως εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο το οποίο τον ενημερώνει ότι υπάρχει δημιουργημένη η στήλη εσόδων “ΠΩΛ.ΕΜΠ.ΧΟΝ.19%”.

3) Το τελευταίο βήμα ώστε να ολοκληρωθεί η δημιουργία της στήλης είναι να δηλώσει ο χρήστης ποιος λογαριασμός θα ενημερώνει τη στήλη που δημιούργησε. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να μαρκάρει τη στήλη και να πατήσει το κουμπί Λογαριασμοί ώστε να εμφανιστεί η παρακάτω φόρμα.

- 69 -

Ο χρήστης πρέπει να πατήσει “Εισαγωγή” και στο πεδίο “Κωδικός” να πατήσει F2 για να ανοίξει το λογιστικό σχέδιο και να επιλέξει τον λογαριασμό που επιθυμεί να ενημερώνει τη στήλη και “Έξοδος”. Φυσικά έχει τη δυνατότητα πατώντας ξανά “Εισαγωγή” να δηλώσει και άλλους λογαριασμούς που επιθυμεί να ενημερώνουν τη συγκεκριμένη στήλη.

4) Τέλος εάν ο χρήστης καταχωρήσει εγγραφή χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό που έχει συνδέσει στη στήλη, τότε θα ενημερωθεί και το βιβλίο του αντίστοιχα. 5) Σημειώνεται ότι με τον ίδιο τρόπο δημιουργούνται και οι στήλες εξόδων, ενώ οι σταθερές στήλες δεν μπορούν να διαγραφούν αλλά μόνο να μεταβληθούν ως προς το μήκος τους. Η εκτύπωση του πρόχειρου βιβλίου εσόδων εξόδων απεικονίζεται από το μενού «Εκτυπώσεις / Πρόχειρα Βιβλία Εσόδων – Εξόδων».

9. Εισαγωγή Νέας εγγραφής Εσόδου Εξόδου και Άρθρου Γενικής Λογιστικής 9.1. Διαδικασία εισαγωγής νέας Εγγραφής Εσόδων Εξόδων Επιλέγοντας από το Βασικό Μενού ΑρχείοÆ «Εγγραφές Εσόδων-Εξόδων» ή με την επιλογή «Εγγραφές Εσόδων-Εξόδων» από το μενού βασικών λειτουργιών της εφαρμογής, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας της Διαχείρισης των Εγγραφών, μέσα από το οποίο πραγματοποιείται η καταχώρηση όλων των κινήσεων.

- 70 -

Από τον παραπάνω πίνακα γίνεται η προβολή και η διαχείριση όλων των εγγραφών όπου έχουμε ήδη καταχωρήσει έχοντας διαθέσιμες τις εξής επιλογές: Εισαγωγή Μεταβολή Διαγραφή Αναζήτηση Προβολή Ακυρωτική Από Υποκατάστημα Στο σημείο αυτό έχουμε την δυνατότητα να ενεργοποιήσουμε τις παραπάνω επιλογές με τρεις τρόπους: •

Είτε επιλέγοντας τα κουμπιά που βρίσκονται κάτω από το κυρίως παράθυρο,

•

Eίτε από το κυρίως μενού της εφαρμογής και από την επιλογή «Επεξεργασία»,

- 71 -

•

Είτε τέλος με τα πλήκτρα συντόμευσης «F3» «F5» «F10» «Ctrl+F» «F7» «Ctrl+K» «Ctrl+Y»

9

Εισαγωγή Μεταβολή Διαγραφή Αναζήτηση Προβολή Εισαγωγή Ακυρωτικής Από Υποκατάστημα

Εισαγωγή

. Για την εισαγωγή μίας νέας εγγραφής επιλέγουμε «Εισαγωγή» Μπορούμε να κάνουμε εισαγωγή μιας εγγραφής με δύο τρόπους: Συγκεκριμένα έχουμε την δυνατότητα να εισάγουμε μία εγγραφή βάσει μίας πρότυπης φόρμας που έχει ήδη δημιουργηθεί ή να καταχωρήσουμε μια εγγραφή από την αρχή. Τον τρόπο χρήσης και δημιουργίας μιας πρότυπης εγγραφής θα τον δούμε παρακάτω.

Επιλέγοντας λοιπόν «Εισαγωγή» εμφανίζεται ο παραπάνω πίνακας επιλογής προτύπου.

- 72 -

Επιλέγουμε «Άνευ» ή «Esc» για να προσπεράσουμε την δυνατότητα εγγραφής από πρότυπη φόρμα και να εμφανιστεί ο βασικός πίνακας καταχώρησης μίας νέας εγγραφής. Διαφορετικά εάν κάνουμε επιλογή μιας εκ των προτεινόμενων προτύπων εγγραφών, ο βασικός πίνακας καταχώρησης θα εμφανιστεί με συμπληρωμένα τα αντίστοιχα πεδία καταχώρησης και το μόνο που θα χρειαστεί να κάνουμε είναι η εισαγωγή του αριθμού παραστατικού, της ημερομηνίας και των ποσών. Έστω ότι επιλέγουμε καταχώρηση χωρίς τη χρήση πρότυπης εγγραφής:

Αρχικά επιλέγουμε το είδος της εγγραφής που θέλουμε να καταχωρήσουμε και συγκεκριμένα εάν θέλουμε να καταχωρήσουμε εγγραφή Εσόδων, επιλέγουμε τον αριθμό “0”, εάν θέλουμε να καταχωρήσουμε εγγραφή Εξόδων επιλέγουμε τον αριθμό “1” ή τέλος εάν θέλουμε να καταχωρήσουμε εγγραφή χρέωσης ή πίστωσης κάποιου λογαριασμού, επιλέγουμε τους αριθμούς 2 και 3 αντίστοιχα. Η μετάβαση από πεδίο σε πεδίο γίνεται με το πλήκτρο «Tab» (ή το «Enter»). Για να ισχύσει η μετάβαση με το «Enter», απαραίτητη προϋπόθεση είναι να το έχουμε ορίσει αυτό, μέσα στο κεντρικό μενού «Παράμετροι», «Χρήστες», «Μεταβολή Χρήστη», «Μετακίνηση με Enter» κάνοντας «κλικ» στο συγκεκριμένο πεδίο. Επόμενη επιλογή είναι η «Αντιστροφή Προσήμου» και το «ΚΕΠΥΟ».

Επιλέγουμε «Αντιστροφή Προσήμου» στην περίπτωση που θέλουμε να εισάγουμε μία κίνηση με θετικά ποσά, αλλά η καταχώρησή της να γίνει με αντίστροφο πρόσημο. Κατά την καταχώρηση ενός πιστωτικού τιμολογίου, για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας θετικά ποσά και επιλέγοντας «Αντιστροφή Προσήμου» το τιμολόγιο θα καταχωρηθεί με αρνητικό πρόσημο. Με την επιλογή «ΚΕΠΥΟ» δηλώνουμε ότι η συγκεκριμένη κίνηση θέλουμε να συμπεριλαμβάνεται στις συγκεντρωτικές καταστάσεις που υποβάλλονται στη ΔΟΥ για διασταύρωση στοιχείων. Επίσης στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης υπάρχει το πεδίο Αξία ΚΕΠΥΟ. Σε αυτό το πεδίο έρχεται αυτόματα, μέσα από την εγγραφή η καθαρή αξία του παραστατικού, η οποία θα συμπεριληφθεί στις Συγκεντρωτικές καταστάσεις. Στην περίπτωση

- 73 -

που επιθυμούμε να συμπεριλάβουμε στις Συγκεντρωτικές καταστάσεις για οποιοδήποτε λόγο, διαφορετικό ποσό από αυτό της καθαρής αξίας, έχουμε την δυνατότητα να επέμβουμε στο πεδίο Αξία ΚΕΠΥΟ και να εισάγουμε το ποσό που θέλουμε να πάει στις Συγκεντρωτικές. Για την επιλογή του Λογαριασμού και του Συναλλασσόμενου ισχύουν τα παρακάτω:

Σε περίπτωση που υπάρχει σύνδεση των συναλλασσόμενων με συγκεκριμένους λογαριασμούς πελατών και προμηθευτών του λογιστικού σχεδίου τότε θα πρέπει να γίνεται χρήση ΜΟΝΟ του πεδίου Λογαριασμός και ΟΧΙ του πεδίου Συναλλασσόμενος για την αποφυγή λαθών. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει σύνδεση των συναλλασσόμενων με συγκεκριμένους λογαριασμούς πελατών και προμηθευτών του λογιστικού σχεδίου, τότε θα πρέπει να έχουμε ήδη ορίσει κατά την ίδρυση της εταιρίας, ή και στην συνέχεια από την μεταβολή των στοιχείων της εταιρίας, στο υπομενού «Παράμετροι» τους λογαριασμούς των ασύνδετων συναλλασσομένων. Στην περίπτωση αυτή γίνεται χρήση του πεδίου Συναλλασσόμενος και όχι του πεδίου Λογαριασμός. 9

Διαδικασία επιλογής Συναλλασσομένου

Η διαδικασία επιλογής συναλλασσομένου μέσα στην φόρμα εγγραφής εσόδων εξόδων πραγματοποιείται ως εξής: Πληκτρολογώντας τιμή σε κάποιο από τα πεδία Κωδικός ή ΑΦΜ ή Περιγραφή συναλλασσομένου ενεργοποιείται drop down λίστα στην οποία εμφανίζονται οι καταχωρημένοι συναλλασσόμενοι. Με κάθε ψηφίο που πληκτρολογείται ή διαγράφεται εντοπίζεται αυτόματα ο συναλλασσόμενος που συμφωνεί με την τιμή που έχει πληκτρολογηθεί (ανάλογα φυσικά με το πεδίο στο οποίο δίνεται κάθε φορά τιμή). Για παράδειγμα πληκτρολογώντας στο πεδίο ΑΦΜ την τιμή 0470, εντοπίζεται και είναι έτοιμος να επιλεγεί ο πρώτος συναλλασσόμενος το ΑΦΜ του οποίου ξεκινά από 0470. Συνεχίζοντας την πληκτρολόγηση και δίνοντας και το ψηφίο 8 εντοπίζεται και είναι έτοιμος να επιλεγεί ο πρώτος συναλλασσόμενος το ΑΦΜ του οποίου ξεκινά από 04708. Τέλος αν διαγραφούν τα ψηφία 8 και 0, τότε εντοπίζεται και είναι έτοιμος να επιλεγεί ο πρώτος συναλλασσόμενος το ΑΦΜ του οποίου ξεκινά από 047. Με την παραπάνω λογική λειτουργεί η αναζήτηση και ο εντοπισμός συναλλασσομένου και στα πεδία Κωδικός και Περιγραφή συναλλασσομένου. Σε περίπτωση που πληκτρολογηθεί τιμή η οποία δεν συμφωνεί με κανέναν από τους υπάρχοντες συναλλασσομένους, τότε δεν θα επιλεγεί κανένας συναλλασσόμενος και θα πρέπει να γίνει νέα αναζήτηση στο ίδιο ή σε κάποιο από τα άλλα πεδία. Ειδικά για το πεδίο ΑΦΜ πραγματοποιείται έλεγχος ορθότητας της τιμής που πληκτρολογήθηκε και εφόσον η τιμή αυτή δεν αντιστοιχεί σε σωστό ΑΦΜ τότε εμφανίζεται σχετικό προειδοποιητικό μήνυμα. Στην περίπτωση δε που η τιμή αντιστοιχεί σε σωστό ΑΦΜ αλλά δεν υπάρχει καταχωρημένος συναλλασσόμενος με αυτό, εμφανίζεται αυτόματα η φόρμα δημιουργίας νέου συναλλασσομένου Για το πεδίο της αιτιολογίας ισχύουν τα παρακάτω.

Κατά την πρώτη εισαγωγή και μόνο ενός λογαριασμού ή συναλλασσόμενου συμπληρώνεται αυτόματα και το πεδίο της «Αιτιολογίας» με το ονοματεπώνυμο του συναλλασσόμενου. Οποιαδήποτε αλλαγή του συναλλασσόμενου ή του λογαριασμού δεν επηρεάζει την καταχώρηση που έχει γίνει αυτόματα στο πεδίο της αιτιολογίας. Για να αλλάξουμε την περιγραφή στην αιτιολογία θα πρέπει να μετακινηθούμε στο παραπάνω πεδίο και να πληκτρολογήσουμε την αιτιολογία που επιθυμούμε ή να κάνουμε διπλό κλικ στο πεδίο αυτό.

- 74 -

Στα πεδία «Παραστατικό» και «Ημερομηνία» καταχωρούμε το είδος και τον αριθμό του παραστατικού καθώς και την ημερομηνία του. Σε περίπτωση επαναλαμβανόμενων κινήσεων, τα στοιχεία των δύο αυτών πεδίων παραμένουν τα ίδια με τα στοιχεία της τελευταίας καταχώρησης. Μπορούμε φυσικά να επέμβουμε και να μεταβάλλουμε όποιο από τα στοιχεία μας προτείνει. Κατά την πρώτη καταχώρηση η προτεινόμενη ημερομηνία είναι η ημερομηνία που έχουμε ορίσει στην εφαρμογή. 9

Καρτέλα 1 Ανάλυση

Στον παραπάνω πίνακα γίνεται η εισαγωγή των λογαριασμών που κινούνται στην συγκεκριμένη εγγραφή καθώς και των αριθμητικών ποσών. Έχουμε την δυνατότητα να εισάγουμε λογαριασμούς σχετικούς με το είδος της κίνησης. Αν δηλαδή έχουμε ορίσει μία κίνηση σαν έσοδο έχουμε την δυνατότητα να εισάγουμε μόνο λογαριασμούς εσόδων. Μπορούμε να κάνουμε εισαγωγή των λογαριασμών εισάγοντας κατευθείαν τον κωδικό του λογαριασμού ή να επιλέξουμε «F2» για να κάνουμε αναζήτηση μέσα από την βάση των υπαρχόντων λογαριασμών. Η αναζήτηση μπορεί να γίνει είτε με βάσει τον «Κωδικό», είτε με βάσει την «Περιγραφή», ανάλογα με το πεδίο το οποίο είναι ενεργό. Με την επιλογή της αναζήτησης μέσα από την βάση των υπαρχόντων λογαριασμών εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας:

Στην παραπάνω φόρμα είναι εξ ορισμού προεπιλεγμένη η αναζήτηση με κωδικό. Εισάγουμε απευθείας τον κωδικό ή μέρος του κωδικού του λογαριασμού που αναζητούμε και φωτίζεται με βάση τα στοιχεία της εισαγωγής ο αντίστοιχος λογαριασμός.

- 75 -

Σε περίπτωση που θέλουμε να κάνουμε αναζήτηση με βάση την περιγραφή τότε θα πρέπει να μετακινηθούμε στο πεδίο «Περιγραφή» και να εισάγουμε την περιγραφή του λογαριασμού που θέλουμε να βρούμε. Από την συγκεκριμένη φόρμα αναζήτησης έχουμε την δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν νέο λογαριασμό, να κάνουμε προβολή των στοιχείων ενός λογαριασμού καθώς επίσης και να τα μεταβάλουμε. Η «Νέα Εγγραφή», η «Προβολή» και η «Μεταβολή» πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας τα παρακάτω πλήκτρα.

Για την ολοκλήρωση της επιλογής του λογαριασμού επιλέγουμε «Επιλογή». Έχουμε την δυνατότητα να εισάγουμε περισσότερους από έναν λογαριασμούς μέσα σε κάθε κίνηση. Η μετακίνηση μέσα στην μάσκα καταχώρησης λογαριασμών «Ανάλυση» γίνεται με τα βελάκια από το πληκτρολόγιο ή με το πλήκτρο «Enter». Για την έξοδο από την συγκεκριμένη μάσκα επιλέγουμε κάποιο άλλο πεδίο στην φόρμα εγγραφής εσόδων – εξόδων ή

στο κάτω μέρος του πίνακα επιλέγουμε «ALT + Enter». Τέλος με το κουμπί έχουμε την δυνατότητα να πάρουμε καρτέλα του Λογαριασμού που έχουμε επιλέξει. Για την εισαγωγή των αριθμητικών ποσών και την σχέση που υπάρχει με την αποφορολόγηση του Φ.Π.Α. ισχύουν τα ακόλουθα. Ανάλογα με τον λογαριασμό που έχουμε επιλέξει μπορούμε να εισάγουμε την καθαρή ή την συνολική αξία. Κάθε φορά που εισάγουμε ένα ποσό συμπληρώνονται τα αντίστοιχα πεδία και γίνεται ο υπολογισμός του Φ.Π.Α. αυτόματα.

Μπορούμε να παρέμβουμε και να αλλάξουμε το ποσό του Φ.Π.Α. που αντιστοιχεί για να γίνει η συμφωνία με το παραστατικό. Σε περίπτωση που επανεισάγουμε κάποιο από τα ποσά της καθαρής αξίας ή του συνολικού ποσού τότε γίνεται αυτόματα και ο επαναυπολογισμός της αξίας του Φ.Π.Α. Επίσης σε αυτό ακριβώς το σημείο ενεργοποιείται το κουμπί «Μητρώο Παγίων»

στην περίπτωση που ο χρήστης διαχειρίζεται τα πάγια του από το Μητρώο Παγίων και επιπλέον ενεργοποιούνται και οι δύο επιλογές «Μητρώο Παγίων» και «Διαχείριση

στην περίπτωση όπου ο χρήστης έχει Πάγιου Ενεργητικού» επιπλέον το module «Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού». Υπάρχει η δυνατότητα και με τις δύο επιλογές, προσθήκης παγίου ακόμα και με ημερομηνία αγοράς προγενέστερη από τη χρήση, χωρίς να μεταφέρεται η ποσότητα. Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί το άνοιγμα της χρήσης του παγίου και ο κωδικός του παγίου. Υπάρχει αναλυτικά παρακάτω περιγραφή για το Μητρώο και την Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού. «ΟΚ».

Για την ολοκλήρωση των μεταβολών επιλέγουμε το «F12» ή με το ποντίκι επιλέγουμε

- 76 -

Επιλέγουμε «Ναι» με το ποντίκι ή «Enter» για την ολοκλήρωση της καταχώρησης της κίνησης και «Όχι» ή «Esc» για την επιστροφή στην μάσκα επιλογής προτύπου. Μετά την επιβεβαίωση της καταχώρησης εμφανίζεται η φόρμα καταχώρησης μίας κίνησης έχοντας κρατήσει, όπως είδαμε πιο πάνω, τον αριθμό του παραστατικού και την ημερομηνία. Συνεχίζουμε, εάν το επιθυμούμε, με την καταχώρηση μίας νέας κίνησης ή επιλέγουμε «Άκυρο» ή «Esc» για έξοδο από την συγκεκριμένη φόρμα και επιστροφή στην μάσκα επιλογής προτύπου. Κάθε νέα εγγραφή λογαριασμού εσόδου / εξόδου δημιουργεί αυτόματα και εγγραφή διπλογραφικού άρθρου (τύπου τρίτης κατηγορίας) και μπορεί γενικά να εμπλουτιστεί και με άλλες λειτουργίες από τις καρτέλες είσπραξη, άρθρο και φόροι. Στην περίπτωση που κάνουμε μια νέα εγγραφή (πώλησης για παράδειγμα) και όταν ολοκληρώσουμε τσεκάρουμε το πεδίο «Επαναλήψιμη εισαγωγή», και κάνουμε καταχώρηση της εγγραφής αυτής, εμφανίζεται η μάσκα της εγγραφής για την επόμενη καταχώρηση έχοντας όλα τα στοιχεία της προηγούμενης, εκτός από τα πεδία στα οποία εισάγουμε τα ποσά. Όταν καταχωρούμε ένα παραστατικό με ίδια ημερομηνία και αριθμό με κάποιο προηγούμενο, τότε το πρόγραμμα μας προειδοποιεί με μήνυμα ότι υπάρχουν εγγραφές με παραστατικό και ημερομηνία ίδια μ’ αυτήν που είχαμε καταχωρήσει και μας αφήνει να επιλέξουμε εάν θέλουμε να συνεχίσουμε ή όχι.

Τέλος έχουμε την δυνατότητα να ορίσουμε την εγγραφή όπου έχουμε κάνει εισαγωγή, ως πρότυπη έγγραφή. Η συγκεκριμένη δυνατότητα πραγματοποιείται κάνοντας κλικ στην όπου μεταφερόμαστε αυτόματα στην μάσκα επιλογή Ορισμός Πρότυπης εισαγωγής προτύπου και καταχωρούμε την συγκεκριμένη εγγραφή και ως πρότυπη. 9

Καρτέλα 2 Εξόφληση

- 77 -

Τα πεδία της «Εξόφλησης», «Μετρητά» και «Αξιόγραφα» τα χρησιμοποιούμε σε περίπτωση που θέλουμε να έχουμε και παρακολούθηση των υπολοίπων των πελατών και προμηθευτών. Για να έχουμε την δυνατότητα εισαγωγής στοιχείων στα παραπάνω πεδία θα πρέπει να έχουμε ήδη ορίσει κατά την ίδρυση της εταιρίας, ή και στην συνέχεια από την μεταβολή των στοιχείων της εταιρίας, στο υπομενού «Παράμετροι», τους λογαριασμούς ταμείου και αξιόγραφων που θα χρησιμοποιούνται. Στην καρτέλα εισάγουμε το ποσό που εισπράττουμε / πληρώνουμε σε μετρητά και το ποσό που εισπράττουμε / πληρώνουμε σε αξιόγραφα. Η παραπάνω καρτέλα μεταβάλλεται από Εξόφληση σε Είσπραξη ή Πληρωμή ανάλογα με το είδος της εγγραφής. Σε περίπτωση που δεν έχουμε ορίσει στις παραμέτρους της εταιρίας λογαριασμούς ταμείου και αξιόγραφων θα πρέπει απαραίτητα να συμπληρώσουμε και τους αντίστοιχους λογαριασμούς. Τα πεδία στο κάτω μέρος της οθόνης, μας ενημερώνουν για την συνολική αξία, το ποσό που εξοφλήθηκε και το υπόλοιπο που μένει προς πίστωση, του λογαριασμού πελάτη. 9

Καρτέλα 3 Άρθρο

Στην καρτέλα 3 μας προτείνει το πρόγραμμα, εφόσον έχουμε κάνει εισαγωγή κάποια εγγραφή (στην καρτέλα ανάλυση), το λογιστικό άρθρο σε διπλογραφική μορφή. Εάν έχουμε ενημερώσει και την καρτέλα 2 εισπράξεις, το πρόγραμμα θα ενημερώσει αυτόματα και το λογιστικό άρθρο με τον τρόπο πληρωμής. Αν κρίνουμε ότι το πρόγραμμα δεν έχει ερμηνεύσει σωστά τα δεδομένα που έχει λάβει μπορούμε να διορθώσουμε το άρθρο εισάγοντας νέους λογαριασμούς

9

Καρτέλα 4 Φόροι

Στην καρτέλα 4 εισάγουμε τους φόρους που παρακρατούνται για λογαριασμό τρίτων. (Αμοιβή ελεύθερων επαγγελματιών κλπ.) (η εισαγωγή του φόρου και ο καθορισμός της συμπεριφοράς του πραγματοποιείται επιλέγοντας από το βασικό Μενού Παράμετροι – Παρακρατούμενοι Φόροι )

- 78 -

9

Καρτέλα 5 Σχόλια – Παρατηρήσεις.

Στην συγκεκριμένη Καρτέλα έχουμε την δυνατότητα καταχώρισης σχολίων σε κάθε άρθρο γενικής λογιστικής ή εγγραφής εσόδων – εξόδων καθώς επίσης ομαδοποίησης και εκτύπωσης των καταχωρημένων άρθρων – εγγραφών, με βάση την κατηγορία του καταχωρημένου σχολίου. Η συγκεκριμένη δυνατότητα πραγματοποιείται επιλέγοντας από το Βασικό μενού εκτυπώσεις έλεγχος εγγραφών για τις εγγραφές εσόδων εξόδων και Εκτυπώσεις Γενική ΛογιστικήÆ Γενικό Ημερολόγιο για τα άρθρα Γενικής Λογιστικής. Συγκεκριμένα στον πίνακα Σχόλια - Παρατηρήσεις αρχικά θα πρέπει να δημιουργήσουμε μία κατηγορία σχολίου εισάγοντας την περιγραφή στο πεδίο «Κατηγορία». Αυτόματα εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας όπου επιλέγοντας Ο.Κ δημιουργείται η νέα κατηγορία σχολίου όπου στην συνέχεια μπορούμε να την επιλέξουμε στις επόμενες εγγραφές.

Αφού δημιουργηθεί η κατηγορία στην συνέχεια μπορούμε στον πίνακα που εμφανίζεται παρακάτω να εισαγάγουμε οποιοδήποτε σχόλιο επιθυμούμε για την συγκεκριμένη εγγραφή.

Με τον τρόπο αυτό έχουμε την δυνατότητα με κάθε προβολή της εγγραφής ή του άρθρου να βλέπουμε τα σχόλια που έχουμε εισαγάγει, καθώς επίσης να ομαδοποιήσουμε και

- 79 -

να εκτυπώσουμε τα καταχωρημένα άρθρα και εγγραφές με βάση την κατηγορία του καταχωρημένου σχολίου, όπως αναλύσαμε παραπάνω. 9

Μεταβολή

έχουμε την δυνατότητα να εμφανίσουμε στην Με την επιλογή «Μεταβολή» οθόνη μία εγγραφή και να την μεταβάλλουμε, με την προϋπόθεση ότι δεν είναι οριστική. Επιλέγουμε «Μεταβολή» και αφού ολοκληρώσουμε τις αλλαγές που θέλουμε επιλέγουμε «F12» ή με το ποντίκι «ΟΚ» για την καταχώρηση των αλλαγών. Επιλέγουμε «Ναι» με το ποντίκι ή «Enter» για την ολοκλήρωση της μεταβολής.

9

Διαγραφή

Για την διαγραφή μίας κίνησης θα πρέπει να επιλέξουμε «Διαγραφή» εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα.

και

Επιλέγουμε «Ναι» για την διαγραφή της κίνησης και «Όχι» για την ακύρωση της διαγραφής. Φυσικά δε μπορούμε να διαγράψουμε εγγραφή η οποία είναι οριστική.

9

Αναζήτηση

μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση μιας Με την επιλογή «Αναζήτηση» εγγραφής, πληκτρολογώντας τον κωδικό του λογαριασμού. Μπορεί επίσης να γίνει Αναζήτηση των εγγραφών με βάση το είδος τους, δηλαδή κατά Έσοδο, Έξοδο, Χρέωση, Πίστωση καθώς και με βάση την ημερομηνία που καταχωρήθηκαν.

- 80 -

Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε την επιλογή αυτή με τρεις τρόπους. •

Είτε επιλέγοντας το κουμπί που βρίσκεται κάτω από το κυρίως παράθυρο,

•

Είτε από το κυρίως μενού της εφαρμογής και από την επιλογή «Επεξεργασία»,

•

Είτε τέλος με το πλήκτρο συντόμευσης «Ctrl+F» - Αναζήτηση

9

Προβολή

έχουμε την δυνατότητα να ζητήσουμε και να Με την επιλογή «Προβολή» δούμε τα δεδομένα μίας ήδη καταχωρημένης κίνησης. Οι επιλογές που έχω είναι «Άκυρο» για την επιστροφή στο κεντρικό παράθυρο διαχείρισης εγγράφων, «Μητρώο Παγίων» και

για να εισάγουμε «Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού» καρτέλα νέου Παγίου αντλώντας στοιχεία από την εγγραφή αυτήν και «Ορισμός Πρότυπης» όπου μπορούμε να κάνουμε εισαγωγή Πρότυπης Εγγραφής.

- 81 -

9

Εισαγωγή Ακυρωτικής Κίνησης

Με την εισαγωγή ακυρωτικής κίνησης μπορούμε να ακυρώσουμε μία ήδη καταχωρημένη εγγραφή με πολύ εύκολο τρόπο. Αφού επιλέξουμε την κίνηση την οποία θέλουμε να ακυρώσουμε, από την οθόνη

από το κάτω δεξί διαχείρισης εγγραφών, επιλέγουμε το εικονίδιο «Ακυρωτική» τμήμα της οθόνης. Αυτομάτως, εμφανίζεται το παρακάτω πληροφοριακό μήνυμα που μας ενημερώνει ότι η αρχική εγγραφή θα μεταβληθεί ως προς το πεδίο ΚΕΠΥΟ. Με το μήνυμα αυτό επιβεβαιώνεται ότι το ακυρωτικό δεν θα συμμετάσχει στη συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων ούτε σαν ποσότητα ούτε σαν αξία και, ταυτόχρονα, θα αφαιρεθεί και το προς ακύρωση παραστατικό από τη συγκεντρωτική, εάν, κατά την αρχική του κατάσταση, ήταν καθορισμένο να την ενημερώσει.

Παρακάτω, ανοίγει η οθόνη καταχώρησης νέας εγγραφής εσόδου ή εξόδου, συμπληρωμένη με όλα τα στοιχεία που περιελάμβανε η προς ακύρωση εγγραφή, αλλά με αντίθετο πρόσημο. Μπορούμε να μεταβάλουμε το παραστατικό, την αιτιολογία ή κάποιο άλλο πεδίο, εάν το επιθυμούμε και, στη συνέχεια να αποθηκεύσουμε την ακυρωτική εγγραφή. 9.2. Διαδικασία εισαγωγής νέου Άρθρου Γενικής Λογιστικής Επιλέγοντας από το Βασικό Μενού ΑρχείοÆ Άρθρα ή με την επιλογή «Άρθρα» από το μενού βασικών λειτουργιών της εφαρμογής εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας της Διαχείρισης των Άρθρων, μέσα από το οποίο πραγματοποιείται η καταχώρηση όλων των κινήσεων.

Από τον παραπάνω πίνακα γίνεται η προβολή και η διαχείριση όλων των άρθρων.

- 82 -

Στο παραπάνω παράθυρο έχουμε τις εξής επιλογές: Εισαγωγή Μεταβολή Διαγραφή Αναζήτηση Προβολή Ακυρωτική Από Υποκατάστημα Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε τις παραπάνω επιλογές με τρεις τρόπους: •

Είτε επιλέγοντας τα κουμπιά που βρίσκονται κάτω από το κυρίως παράθυρο,

• Είτε από το μενού στο πάνω αριστερό σημείο του παραθύρου εφαρμογής με κεφαλίδα «Επεξεργασία»,

•

Είτε τέλος με τα πλήκτρα συντόμευσης «F3» «F5» «F10» «Ctrl+F» «F7» «Ctrl+Κ» «Ctrl+Y»

9

Εισαγωγή Μεταβολή Διαγραφή Αναζήτηση Προβολή Ακυρωτική Από Υποκατάστημα

Εισαγωγή

. Έχουμε στην Για την εισαγωγή ενός νέου άρθρου επιλέγουμε «Εισαγωγή» συνέχεια την δυνατότητα να κάνουμε εισαγωγή ενός άρθρου βάσει μίας πρότυπης φόρμας που έχει ήδη δημιουργηθεί ή να επιλέξουμε και να εισάγουμε ένα άρθρο από την αρχή.

- 83 -

Επιλέγοντας λοιπόν «Εισαγωγή» εμφανίζεται ο παραπάνω πίνακας επιλογής προτύπου. Επιλέγουμε «Άνευ» ή «Esc» για να προσπεράσουμε την δυνατότητα εγγραφής από πρότυπη φόρμα και να εμφανιστεί ο βασικός πίνακας καταχώρησης μίας εγγραφής. Διαφορετικά εάν κάνουμε επιλογή μιας εκ των προτεινόμενων προτύπων εγγραφών, ο βασικός πίνακας καταχώρησης θα εμφανιστεί με συμπληρωμένα τα αντίστοιχα πεδία καταχώρησης και το μόνο που θα χρειαστεί να κάνουμε είναι η εισαγωγή του αριθμού παραστατικού, της ημερομηνίας και των ποσών. Έστω ότι επιλέγουμε καταχώρηση χωρίς τη χρήση πρότυπου άρθρου:

Η πρώτη επιλογή που πραγματοποιούμε για την καταχώρηση του άρθρου, είναι να επιλέξουμε το είδος της κίνησης. Με αριστερό κλικ του ποντικιού στο πεδίο «Περιγραφή», εμφανίζονται στο επάνω αριστερό μέρος του παράθυρου όλα τα διαθέσιμα είδη κινήσεων για να επιλέξουμε αυτό που επιθυμούμε.

- 84 -

Αντίστοιχα, μπορούμε απευθείας να εισάγουμε τον χαρακτηριστικό αριθμό που έχει κάθε είδος στο πεδίο «Κωδικός» είδους.

Στην περίπτωση που θέλουμε να εισάγουμε έναν νέο κωδικό είδους, επιλέγουμε το πλήκτρο «Νέα Εγγραφή» όπου εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο.

Για να κάνουμε «Εισαγωγή Παραμέτρου», πληκτρολογούμε τον «Κωδικό» και την «Περιγραφή», ορίζουμε εάν θέλουμε τον «Αντισυμβαλλόμενο» και επιλέγουμε το «Είδος Κίνησης». Παρακάτω υπάρχει η δυνατότητα να καταχωρίσουμε κίνηση υποκαταστήματος όπου η επιλογή αυτή χρησιμοποιείται σε περίπτωση που έχουμε κίνηση υποκαταστήματος το οποίο δεν τηρεί βιβλία. Ακόμη, σ’ αυτό το σημείο εάν ορίσουμε ως είδος κίνησης «Συμψηφιστική» και στο πεδίο «Επιλογή Κωδικού για Αυτόματη Ταμειακή Κίνηση», ορίσουμε τον κωδικό που αντιστοιχεί στην παράμετρο είδος κίνησης «Ταμειακή», τότε έχουμε τη δυνατότητα να καταχωρήσουμε παράμετρο η οποία είναι «Συμψηφιστική – Ταμειακή».

- 85 -

Έπειτα στην «Εισαγωγή Νέου Άρθρου» στο πεδίο είδος της εγγραφής επιλέγουμε «Συμψηφιστική - Ταμειακή» κι αφού καταχωρήσουμε το συμψηφιστικό άρθρο, εμφανίζεται στην οθόνη μας αυτόματα και η ταμειακή κίνηση. Για να καταχωρηθεί η εγγραφή επιλέγουμε «ΟΚ». Η μετάβαση από πεδίο σε πεδίο γίνεται με το πλήκτρο «Tab» (ή το «Enter»). Επόμενη επιλογή είναι το «ΚΕΠΥΟ».

Με την επιλογή «ΚΕΠΥΟ» δηλώνουμε αν η συγκεκριμένη κίνηση θα συμπεριλαμβάνεται στις συγκεντρωτικές καταστάσεις. Ανάλογα εάν επιλέξω αγορών ή πωλήσεων η κίνηση θα συμπεριληφθεί στη λίστα του αρχείου αγορών ή πωλήσεων αντίστοιχα. Επίσης στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης υπάρχει το πεδίο Αξία ΚΕΠΥΟ . Σε αυτό το πεδίο έρχεται αυτόματα, μέσα από την εγγραφή η καθαρή αξία του παραστατικού, η οποία θα συμπεριληφθεί στις Συγκεντρωτικές καταστάσεις. Στην περίπτωση που επιθυμούμε να συμπεριλάβουμε στις Συγκεντρωτικές καταστάσεις για οποιοδήποτε λόγο, διαφορετικό ποσό από αυτό της καθαρής αξίας, έχουμε την δυνατότητα να επέμβουμε στο πεδίο Αξία ΚΕΠΥΟ και να εισάγουμε το ποσό που θέλουμε να πάει στις Συγκεντρωτικές. Στο πεδίο «Λογ. Αυτ. Ισοσκέλισης» ορίζουμε τη μάσκα λογαριασμού που επιθυμούμε ώστε επιλέγοντας στην εισαγωγή άρθρου τη συγκεκριμένη κίνηση να ισοσκελιστεί αυτόματα το άρθρο και πατάμε Οκ. Στο πεδίο «Λογ. Αυτ. Ισοσκέλισης» έχουμε τη δυνατότητα να ορίσουμε τιμή είτε σε ολόκληρη τη μάσκα, είτε σε μέρος της μάσκας.

- 86 -

Στον πίνακα «Διαχείριση Άρθρων» επιλέγουμε εισαγωγή ώστε να δημιουργήσουμε νέο άρθρο. Επιλέγουμε την κίνηση λογιστικής που έχουμε ορίσει τον λογαριασμό για την αυτόματη ισοσκέλιση του άρθρου. Επιλέγουμε συναλλασσόμενο που είναι ήδη συνδεδεμένος με το λογιστικό σχέδιο ώστε να εμφανιστεί αυτόματα ο λογαριασμός του συναλλασσόμενου. Καταχωρούμε τον κύριο λογαριασμό με το ποσό που επιθυμούμε.

Επιλέγοντας Enter συμπληρώνεται αυτόματα το πεδίο του αντισυμβαλλόμενου και ισοσκελίζεται το άρθρο.

9

Διαδικασία επιλογής Συναλλασσομένου

Η διαδικασία επιλογής συναλλασσομένου μέσα στην φόρμα εισαγωγής του νέου άρθρου πραγματοποιείται ως εξής:

- 87 -

Πληκτρολογώντας τιμή σε κάποιο από τα πεδία Κωδικός ή ΑΦΜ ή Περιγραφή συναλλασσομένου ενεργοποιείται drop down λίστα στην οποία εμφανίζονται οι καταχωρημένοι συναλλασσόμενοι. Με κάθε ψηφίο που πληκτρολογείται ή διαγράφεται εντοπίζεται αυτόματα ο συναλλασσόμενος που συμφωνεί με την τιμή που έχει πληκτρολογηθεί (ανάλογα φυσικά με το πεδίο στο οποίο δίνεται κάθε φορά τιμή). Για παράδειγμα πληκτρολογώντας στο πεδίο ΑΦΜ την τιμή 0470, εντοπίζεται και είναι έτοιμος να επιλεγεί ο πρώτος συναλλασσόμενος το ΑΦΜ του οποίου ξεκινά από 0470. Συνεχίζοντας την πληκτρολόγηση και δίνοντας και το ψηφίο 8 εντοπίζεται και είναι έτοιμος να επιλεγεί ο πρώτος συναλλασσόμενος το ΑΦΜ του οποίου ξεκινά από 04708. Τέλος αν διαγραφούν τα ψηφία 8 και 0, τότε εντοπίζεται και είναι έτοιμος να επιλεγεί ο πρώτος συναλλασσόμενος το ΑΦΜ του οποίου ξεκινά από 047. Με την παραπάνω λογική λειτουργεί η αναζήτηση και ο εντοπισμός συναλλασσομένου και στα πεδία Κωδικός και Περιγραφή συναλλασσομένου. Σε περίπτωση που πληκτρολογηθεί τιμή η οποία δεν συμφωνεί με κανέναν από τους υπάρχοντες συναλλασσομένους, τότε δεν θα επιλεγεί κανένας συναλλασσόμενος και θα πρέπει να γίνει νέα αναζήτηση στο ίδιο ή σε κάποιο από τα άλλα πεδία. Ειδικά για το πεδίο ΑΦΜ πραγματοποιείται έλεγχος ορθότητας της τιμής που πληκτρολογήθηκε και εφόσον η τιμή αυτή δεν αντιστοιχεί σε σωστό ΑΦΜ τότε εμφανίζεται σχετικό προειδοποιητικό μήνυμα. Στην περίπτωση δε που η τιμή αντιστοιχεί σε σωστό ΑΦΜ αλλά δεν υπάρχει καταχωρημένος συναλλασσόμενος με αυτό, εμφανίζεται αυτόματα η φόρμα δημιουργίας νέου συναλλασσομένου Η εισαγωγή του συναλλασσόμενου είναι υποχρεωτική μόνο όταν η κίνηση του λογαριασμού αφορά ΚΕΠΥΟ. Κατά την πρώτη εισαγωγή και μόνο ενός συναλλασσόμενου συμπληρώνεται και το πεδίο της «Αιτιολογίας» με το ονοματεπώνυμο του συναλλασσόμενου. Οποιαδήποτε αλλαγή και να γίνει στην συνέχεια στα παραπάνω πεδία δεν επηρεάζει την καταχώρηση που έχει γίνει αυτόματα στο πεδίο της αιτιολογίας. Για να αλλάξουμε την περιγραφή στην αιτιολογία θα πρέπει να μετακινηθούμε στο παραπάνω πεδίο και να πληκτρολογήσουμε την αιτιολογία που επιθυμούμε.

Στα πεδία «Παραστατικό» και «Ημερομηνία» καταχωρούμε τον αριθμό του παραστατικού και την ημερομηνία του.

Στον παρακάτω υποπίνακα «Άρθρο» γίνεται η εισαγωγή των λογαριασμών που κινούνται στην συγκεκριμένη εγγραφή καθώς και των ποσών της χρεοπίστωσης. Στην εισαγωγή λογαριασμών μεταφερόμαστε είτε με «κλικ» του ποντικιού στο λευκό κελί κάτω από την επιστηλίδα «Κωδικός», είτε με το πλήκτρο «Tab», Μπορούμε να κάνουμε την εισαγωγή των λογαριασμών εισάγοντας κατευθείαν τον κωδικό του λογαριασμού ή να επιλέξουμε «F2» για να κάνουμε αναζήτηση μέσα από την βάση των υπαρχόντων λογαριασμών. Με την επιλογή της αναζήτησης μέσα από την βάση των υπαρχόντων λογαριασμών εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας:

- 88 -

Είναι εξ ορισμού προεπιλεγμένη η αναζήτηση με κωδικό. Εισάγουμε απευθείας τον κωδικό του λογαριασμού και φωτίζεται με βάση τα στοιχεία της εισαγωγής ο αντίστοιχος λογαριασμός. Σε περίπτωση που θέλουμε να κάνουμε αναζήτηση με βάση την περιγραφή τότε θα πρέπει να μετακινηθούμε στο πεδίο «Περιγραφή» και να εισάγουμε την περιγραφή του λογαριασμού που θέλουμε να βρούμε. Από την συγκεκριμένη φόρμα αναζήτησης έχουμε την δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν νέο λογαριασμό, να κάνουμε προβολή των στοιχείων ενός λογαριασμού καθώς επίσης και να τα μεταβάλουμε. Η «Νέα Εγγραφή», η «Προβολή» και η «Μεταβολή» πραγματοποιούνται χρησιμοποιώντας τα παρακάτω πλήκτρα.

Για την ολοκλήρωση της επιλογής του λογαριασμού επιλέγουμε «Επιλογή». Επιστρέφοντας στο ΤΑΒ «Άρθρο» και συγκεκριμένα στο κάτω μέρος αυτού υπάρχουν τα πεδία «Σύνολα» και «Υπόλοιπο» στα οποία εμφανίζεται το Σύνολο και το Υπόλοιπο της χρέωσης ή της πίστωσης, όπως αυτά διαμορφώνονται από τις κινήσεις των λογαριασμών κατά την δημιουργία άρθρου. Αφού πληκτρολογήσουμε το ποσό της καθαρής αξίας ενός λογαριασμού, αν πατήσουμε το πλήκτρο F8 ή εάν κάνουμε κλικ στο κουμπί

στο συγκεκριμένο πεδίο της χρέωσης ή πίστωσης, τότε αυτόματα η εφαρμογή μας εμφανίζει το λογαριασμό του ΦΠΑ με την αξία του. Απαραίτητη προϋπόθεση να υπάρχει σύνδεση του εκάστοτε λογαριασμού με τον αντίστοιχο λογαριασμό ΦΠΑ μέσα στην καρτέλα του. Στην συνέχεια εάν έχουμε πληκτρολογήσει το ποσό ενός λογαριασμού στη χρέωση ή στην πίστωση, τότε αφού εισάγουμε τον επόμενο λογαριασμό της εγγραφής, εάν πατήσουμε το πλήκτρο F7 ή εάν κάνουμε κλικ στο κουμπί , αυτόματα το άρθρο ισοσκελίζει. Έχουμε την δυνατότητα να εισάγουμε περισσότερους από έναν λογαριασμούς μέσα σε κάθε κίνηση. Η μετακίνηση μέσα στην μάσκα καταχώρησης λογαριασμών «Ανάλυση» γίνεται με τα βελάκια από το πληκτρολόγιο ή με το πλήκτρο «Enter».

- 89 -

Με την επιλογή έχουμε την δυνατότητα αφού επιλέξουμε τον λογαριασμό που θα κινηθεί στο άρθρο, να εισαγάγουμε το συνολικό ποσό στον πίνακα που εμφανίζεται παρακάτω και αυτόματα να πραγματοποιηθεί η αποφορολόγηση του ποσού.

Με την συγκεκριμένη επιλογή εμφανίζεται αυτόματα ο λογαριασμός του Φ.Π.Α. που είναι συνδεδεμένος με τον λογαριασμό που κάναμε εισαγωγή και σύμφωνα με την συνολική αξία που έχουμε εισάγει στον πίνακα της αποφορολόγησης πραγματοποιείται η ανάλυση της καθαρής αξίας και της αξίας Φ.Π.Α.

Με την επιλογή έχουμε την δυνατότητα να μεταφερθούμε στην καρτέλα του λογαριασμού που έχουμε εισαγάγει στο άρθρο και να δούμε το υπόλοιπο του για το χρονικό διάστημα που επιθυμούμε.

έχουμε την δυνατότητα να εκτυπώσουμε το άρθρο Με την επιλογή προς καταχώριση όπως φαίνεται παρακάτω.

- 90 -

Για την ολοκλήρωση των μεταβολών επιλέγουμε το «F12» ή με το ποντίκι επιλέγουμε «ΟΚ»

Επιλέγουμε «Ναι» με το ποντίκι ή «Enter» για την ολοκλήρωση της καταχώρησης της κίνησης και «Όχι» ή «Esc» για την επιστροφή στην μάσκα εισαγωγής κίνησης. Επίσης το πρόγραμμα μας δίνει τη δυνατότητα όταν κάνουμε «Νέα εγγραφή άρθρου» να μπορούμε εάν επιθυμούμε να καταχωρίσουμε «Πάγιο» και εάν μέσα στην καρτέλα «Νέο Πάγιο» τσεκάρουμε την επιλογή «Επαναλήψιμη εισαγωγή» μπορούμε να συνεχίσουμε την καταχώρηση των παγίων. Απαραίτητη προϋπόθεση για να λειτουργήσει αυτό είναι μέσα από το μενού «Αρχείο» και την επιλογή «Μητρώο Παγίων» να έχουμε κάνει «Άνοιγμα Νέας Χρήσης». Μετά την επιβεβαίωση της καταχώρησης συνεχίζουμε, εάν το επιθυμούμε, με την καταχώρηση μίας νέας κίνησης ή επιλέγουμε «Άκυρο» ή «Esc» για έξοδο από την συγκεκριμένη φόρμα και επιστροφή στην μάσκα επιλογής προτύπου. 9

Μεταβολή

Με την επιλογή «Μεταβολή» έχουμε την δυνατότητα να εμφανίσουμε στην οθόνη ένα άρθρο και να το μεταβάλλουμε. και αφού ολοκληρώσουμε τις αλλαγές που Επιλέγουμε «Μεταβολή» θέλουμε επιλέγουμε «F12» ή με το ποντίκι «ΟΚ» για την καταχώρηση των αλλαγών. Επιλέγουμε «Ναι» με το ποντίκι ή «Enter» για την ολοκλήρωση της μεταβολής. 9

Διαγραφή Για την διαγραφή μίας κίνησης θα πρέπει να επιλέξουμε «Διαγραφή» .

- 91 -

Επιλέγουμε «Ναι» για την διαγραφή της κίνησης και «Όχι» για την ακύρωση της διαγραφής.

9

Αναζήτηση

Με την επιλογή «Αναζήτηση» μπορούμε να αναζητήσουμε μία εγγραφή, με βάση το είδος της κίνησης, κάνουμε «κλικ» πάνω σ’ αυτή η οποία αμέσως φωτίζεται, καθώς επίσης και με την ημερομηνία που καταχωρήθηκε η συγκεκριμένη κίνηση.

Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε την επιλογή αυτή με τρεις τρόπους. •

Είτε επιλέγοντας το κουμπί που βρίσκεται κάτω από το κυρίως παράθυρο,

• Είτε από το μενού στο πάνω αριστερό σημείο του παράθυρου εφαρμογής με κεφαλίδα «Επεξεργασία»,

•

Είτε τέλος με το πλήκτρο συντόμευσης «Ctrl+F» - Αναζήτηση

9

Προβολή

- 92 -

Με την επιλογή «Προβολή» έχουμε την δυνατότητα να ζητήσουμε και να δούμε τα δεδομένα μίας ήδη καταχωρημένης κίνησης. Οι επιλογές που έχουμε είναι «Άκυρο» για την επιστροφή στο κεντρικό παράθυρο διαχείρισης άρθρων και «Ορισμός Πρότυπης» όπου μπορούμε να κάνουμε εισαγωγή Πρότυπου Άρθρου. 9

Ακυρωτική

Στην περίπτωση που θέλουμε να εισάγουμε Ακυρωτική εγγραφή άρθρου, πηγαίνουμε στη «Διαχείριση Άρθρων», επιλέγουμε το συγκεκριμένο άρθρο που θέλουμε να ακυρώσουμε

στο κάτω δεξί τμήμα της οθόνης, αυτομάτως, και, με το εικονίδιο «Ακυρωτική» εμφανίζεται το παρακάτω πληροφοριακό μήνυμα που μας ενημερώνει ότι το αρχικό άρθρο θα μεταβληθεί ως προς το πεδίο ΚΕΠΥΟ. Με το μήνυμα αυτό επιβεβαιώνεται ότι το ακυρωτικό δεν θα συμμετάσχει στη συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων ούτε σαν ποσότητα ούτε σαν αξία και, ταυτόχρονα, θα αφαιρεθεί και το προς ακύρωση παραστατικό από τη συγκεντρωτική, εάν, κατά την αρχική του κατάσταση, ήταν καθορισμένο να την ενημερώσει.

Παρακάτω, ανοίγει η οθόνη καταχώρησης νέου άρθρου, συμπληρωμένη με όλα τα στοιχεία που περιελάμβανε το προς ακύρωση άρθρο, αλλά με αντίθετο πρόσημο. Μπορούμε να μεταβάλουμε το παραστατικό, την αιτιολογία ή κάποιο άλλο πεδίο, εάν το επιθυμούμε και, στη συνέχεια να αποθηκεύσουμε το ακυρωτικό άρθρο.

9

Από Υποκατάστημα

Με την επιλογή «Από Υποκατάστημα» και αφού προηγούμενα έχουμε κάνει σύνδεση του κεντρικού με το υποκατάστημα (βλέπε Παράμετροι / Υποκαταστήματα), εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας.

Εδώ επιλέγουμε το Υποκατάστημα που μας αφορά και ορίζουμε το διάστημα «Από…. Έως» έτσι ώστε να μεταφερθεί ένα συγκεντρωτικό άρθρο απ’ το υποκατάστημα στο κεντρικό, για το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα που επιλέξαμε.

- 93 -

Με το κουμπί «Επιλογή» πραγματοποιείται αυτόματα η εγγραφή άρθρου απ’ το υποκατάστημα στο κεντρικό. Επιλέγοντας «Έξοδος» ακυρώνεται η επιλογή. 9

Εκτύπωση Άρθρου.

Με την συγκεκριμένη επιλογή έχουμε την δυνατότητα να εκτυπώσουμε το άρθρο που επιθυμούμε.

10. Διαχείριση Υπόχρεων σε τήρηση του Βιβλίου Κοστολογίου Οικοδομών Το module «Διαχείριση Οικοδομοτεχνικών Επιχειρήσεων» δημιουργήθηκε για να καλύψει τις αυξημένες ανάγκες των οικοδομικών επιχειρήσεων κυρίως όσον αφορά τις υποχρεώσεις τους από 1/1/2006 για ένταξη στο κανονικό καθεστώς Φ.Π.Α. με τις διατάξεις του Νόμου 3427/27.12.2005 καθώς και τις ανάγκες σωστής παρακολούθησης των κοστών κατασκευής των οικοδομών σε σύγκριση τόσο με το προϋπολογιστικό κόστος αυτών όσο και με το ελάχιστο κόστος κατασκευής τους. Το module «Διαχείριση Οικοδομοτεχνικών Επιχειρήσεων» λειτουργεί για όλες τις οικοδομικές επιχειρήσεις, είτε αυτές τηρούν βιβλία Β κατηγορίας, είτε βιβλία Γ κατηγορίας του Κ.Β.Σ. Για την βέλτιστη χρησιμοποίηση της νέας αυτής δυνατότητας παρατίθενται πιο κάτω τα βήματα πρώτης λειτουργίας που πρέπει να κάνει ο χρήστης μέσα στην εφαρμογή Extra Λογιστική Διαχείριση. 10.1. Παράμετροι Από το μενού «Παράμετροι», βλέπουμε την επιλογή « Έργα (Οικοδομές)», η οποία έχει τις εξής υποεπιλογές: «Έργα» «Κατηγορίες Ειδών Δαπάνης» «Είδη Δαπάνης» «Επιβλέποντες Μηχανικοί» 10.1.1. Έργα Επιλέγοντας Έργα εμφανίζεται το παράθυρο «έργα (οικοδομές)». Σε αυτό θα δημιουργήσουμε πλήρες αρχείο των έργων που κατασκευάζει η εταιρία μας, καταχωρώντας σε ξεχωριστές καρτέλες τα στοιχεία του κάθε έργου και των επιμέρους ιδιοκτησιών που το απαρτίζουν. Επίσης μας δίνεται η δυνατότητα να διαχειριστούμε το κόστος του κάθε καταχωρημένου έργου. Οι επιλογές που έχουμε στην φόρμα αυτή είναι «εισαγωγή», «μεταβολή», «διαγραφή» ή «αντιγραφή» ενός έργου, καθώς και «κόστη έργου».

- 94 -

Επιλέγοντας «εισαγωγή», εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα, στην οποία ορίζουμε τα εξής δεδομένα του έργου: Στο πρώτο tab «Στοιχεία Έργου», ορίζουμε τα στοιχεία του Έργου όπως είναι τα Γενικά (περιγραφή, στοιχεία διεύθυνσης κ.λ.π.) και Λοιπά (φορολογικά και μη) στοιχεία, τα Στοιχεία Οικοδομικής Αδείας, τα Στοιχεία Ανάθεσης Οικοδομικής Αδείας, τα Στοιχεία του βιβλίου Κοστολογίου Ακινήτων και τα Στοιχεία Οικοπέδου.

Στο δεύτερο tab «Διάκριση Επιμέρους Ιδιοκτησιών», ορίζουμε τα στοιχεία των ιδιοκτησιών (διαμερισμάτων, καταστημάτων κ.λ.π.), που απαρτίζουν το έργο. Εδώ καταχωρούμε στοιχεία τα οποία προέρχονται από το έντυπο «πίνακας ποσοστών», όπως αυτό έχει συμπληρωθεί από τον αρμόδιο μηχανικό, καθώς και άλλα δεδομένα τα οποία είναι απαραίτητα για την διαχείριση του κόστους του έργου, καθώς και για την συμπλήρωση των σχετικών με το έργο και τις επιμέρους ιδιοκτησίες αυτού, εντύπων. Πιο συγκεκριμένα ορίζουμε για κάθε ιδιοκτησία (διαμέρισμα), τον Α/Α, τον όροφο, την ιδιοκτησία, τα παρακολουθήματα, την κατηγορία, το όνομα, τα μέτρα (κοινόχρηστα, καθαρά, μικτά), την αντικειμενική αξία, τα μέτρα των ημιυπαίθριων, τα μέτρα της δόμησης, τα ποσοστά συμμετοχής οικοπέδου, την πώληση και το καθεστώς παράδοσης. Από τις τιμές (σε τετραγωνικά μέτρα) που θα δοθούν στο πεδίο «δόμηση», θα προκύψει τελικά η συνολική επιφάνεια του έργου. Επίσης το ποσοστό που θα δοθεί στο πεδίο «ποσοστά συμμετοχής οικοπέδου» θα ληφθεί υπ’ όψιν για όλους τους μετέπειτα υπολογισμούς του κόστους της συγκεκριμένης ιδιοκτησίας. Είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι πάντα το σύνολο των ποσοστών όλων των ιδιοκτησιών είναι ίσο με 100. Το πεδίο «πώληση» θα πρέπει να τσεκαριστεί εφόσον η συγκεκριμένη ιδιοκτησία έχει πωληθεί, ενώ στο πεδίο «καθεστώς παράδοσης» θα πρέπει να επιλεγεί το καθεστώς το οποίο διέπει την μεταβίβαση του συγκεκριμένου διαμερίσματος/ ιδιοκτησίας. Στο Tab «Διάκριση Επιμέρους Ιδιοκτησιών» υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής, μεταβολής, διαγραφής και απόρριψης των στοιχείων ενός διαμερίσματος/ ιδιοκτησίας.

- 95 -

Επιστρέφοντας στο αρχικό παράθυρο «έργα (οικοδομές)», μπορούμε από την επιλογή «κόστη έργου», να διαχειριστούμε το Ελάχιστο και το Προϋπολογιστικό Κόστος του επιλεγμένου έργου, καθώς και να τα αντιπαραβάλουμε με το Πραγματικό του κόστος. Η σχετική φόρμα «κόστη έργου» αποτελείται από 4 επιμέρους Tab. Στο πρώτο από αυτά, με τον τίτλο «Ελάχιστο Κόστος», καταχωρούμε δεδομένα τα οποία προέρχονται από τον αρχικό πίνακα 1 (ανάλυση του κόστους κατασκευής στις επιμέρους εργασίες) του έντυπου «Έντυπο Β υπολογισμός ελαχίστου κόστους κατασκευής οικοδομής», όπως αυτό έχει συμπληρωθεί από τον αρμόδιο μηχανικό. Συγκεκριμένα ορίζουμε την Περιγραφή Εργασίας, την φάση του έργου δηλαδή, όπως την έχουμε καταχωρήσει στην επιλογή «Κατηγορίες ειδών δαπάνης» (βλ. παρακάτω) , το Ενδεικτικό Ποσοστό, την Εκτίμηση Μηχανικού (σε ποσοστό ‰) και το Κόστος Εργασίας για την κάθε φάση. Τα στοιχεία αυτά μπορούμε να τα εισάγουμε, να τα μεταβάλλουμε, να τα διαγράψουμε και να τα απορρίψουμε. Θα πρέπει στο σημείο αυτό να αναφέρουμε ότι, στη συγκεκριμένη επιλογή «Κατηγορίες ειδών δαπάνης, έχουν εισαχθεί από την Επιστημονική Ομάδα της Epsilon Net και προτείνονται οι συνηθέστερες κατηγορίες δαπανών κατασκευής, ενώ παρέχεται η δυνατότητα στον χρήστη να καταχωρήσει και όποιες άλλες επιθυμεί.

- 96 -

Επιλέγοντας το δεύτερο Tab «Προϋπολογιστικό Κόστος» ορίζουμε στο πρώτο υπομενού τις Γενικές Δαπάνες Κατασκευής, επιλέγοντας από τις καταχωρημένες στον σχετικό πίνακα «Κατηγορίες ειδών δαπάνης». Στη συγκεκριμένη επιλογή όπως προαναφέρθηκε, έχουν εισαχθεί από την Επιστημονική Ομάδα της Epsilon Net και προτείνονται οι συνηθέστερες κατηγορίες δαπανών κατασκευής, ενώ παρέχεται η δυνατότητα στον χρήστη να καταχωρήσει και όποιες άλλες επιθυμεί. (βλ. παρακάτω). Στο υπομενού αυτό, μπορούμε να εισάγουμε, να μεταβάλλουμε, να διαγράψουμε και να απορρίψουμε εγγραφές. Περαιτέρω στο δεύτερο υπό μενού «Κατασκευαστικό Κόστος» εμφανίζονται τα τ.μ. του συνόλου της οικοδομής, όπως προκύπτουν από τις καταχωρημένες ιδιοκτησίες στην διάκριση των επιμέρους ιδιοκτησιών του έργου, ενώ ο χρήστης καλείτε να καταχωρήσει την τιμή ανά τ.μ έτσι ώστε να προκύψει το σύνολο του κατασκευαστικού κόστους. Το σύνολο αυτό (σύνολο Β) σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να είναι μικρότερο του ελαχίστου κόστους κατασκευής. Τέλος μπορούμε να καταγράψουμε όποια παρατήρηση επιθυμούμε στο πεδίο «Παρατηρήσεις», ώστε να συμπεριληφθούν και αυτές στην εκτύπωση του ειδικού εντύπου προϋπολογιστικού κόστους.

- 97 -

Στο τρίτο Tab «Πραγματικό Κόστος» εμφανίζονται οι πραγματικές δαπάνες οι οποίες έχουν επιμεριστεί στο συγκεκριμένο έργο μέσω των παραστατικών επιμερισμού και έχουν απεικονιστεί στο Βιβλίο Κοστολογίου οικοδομών (βλ. παρακάτω), ομαδοποιημένες ανά φάση έργου. Τα δεδομένα που θα μεταφερθούν εδώ, αφορούν το χρονικό διάστημα που θα ορίσουμε στα πεδία «από» και «έως» και όχι κατά ανάγκη το σύνολο του πραγματικού κόστους του έργου. Επίσης εμφανίζονται σε ξεχωριστά πεδία το σύνολο των γενικών δαπανών, το σύνολο των κατασκευαστικών δαπανών, καθώς και το συνολικό πραγματικό κόστος του έργου. Σε αυτό το tab ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα επέμβασης καθώς τα δεδομένα που εμφανίζονται προέρχονται από τις επιμέρους εγγραφές που έχει καταχωρήσει για το συγκεκριμένο έργο. Από την επιλογή «εκτύπωση» μπορούμε να δούμε και να εκτυπώσουμε κατάσταση με όλες τις παραπάνω πληροφορίες.

- 98 -

Στο τέταρτο Tab «Απολογιστικό Κόστος» εμφανίζονται στον Πίνακα Α οι Γενικές Δαπάνες οι οποίες έχουν επιμεριστεί στο συγκεκριμένο έργο μέσω των παραστατικών επιμερισμού και έχουν απεικονιστεί στο Βιβλίο Κοστολογίου οικοδομών (βλ. παρακάτω). Τα δεδομένα που θα μεταφερθούν εδώ, αφορούν το χρονικό διάστημα που θα ορίσουμε στα πεδία «από» και «έως» και όχι κατά ανάγκη το σύνολο των Γενικών Δαπανών του έργου. Επίσης εμφανίζονται ο Πίνακας Β όπου αποτελείται από το Κατασκευαστικό Κόστος το οποίο έχει επιμεριστεί στο συγκεκριμένο έργο μέσω των παραστατικών επιμερισμού και έχει απεικονιστεί στο Βιβλίο Κοστολογίου οικοδομών. Ανάλογα με την παραμετροποίηση που έχει πραγματοποιηθεί από τον χρήστη στα είδη Δαπάνης ενημερώνονται αυτόματα τα πεδία Αξίας και Φ.Π.Α. για Αγορές Αγαθών, Λήψη Υπηρεσιών, Μισθοδοσία (βλ. παρακάτω). Επιπλέον υπάρχει το tab «Τύπος» όπου ο χρήστης ορίζει εάν πρόκειται για αρχικό ή τροποποιητικό και επιπλέον υπάρχει το πεδίο παρατηρήσεις όπου ο χρήστης μπορεί να εισάγει τις παρατηρήσεις που επιθυμεί έτσι ώστε στην συνέχεια να εκτυπωθούν στην σελίδα 2 του εντύπου «Απολογιστικό Κόστος». Σε αυτό το tab ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα επέμβασης καθώς τα δεδομένα που εμφανίζονται προέρχονται από τις επιμέρους εγγραφές που έχει καταχωρήσει για το συγκεκριμένο έργο.

- 99 -

10.1.2. Κατηγορίες Ειδών Δαπάνης Η δεύτερη υποεπιλογή της επιλογής έργα είναι η υποεπιλογή «Κατηγορίες Ειδών Δαπάνης». Στην σχετική φόρμα δημιουργούμε τις κατηγορίες δαπανών (φάσεις έργου), στις οποίες αργότερα θα συνδεθούν και θα ομαδοποιηθούν τα επιμέρους έξοδα – δαπάνες (είδη δαπανών) που αποτελούν το πραγματικό κόστος του κάθε έργου. Θα πρέπει βέβαια να τονίσουμε ότι, στη συγκεκριμένη επιλογή έχουν εισαχθεί από την Επιστημονική Ομάδα της Epsilon Net και προτείνονται οι συνηθέστερες κατηγορίες δαπανών κατασκευής, ενώ δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να καταχωρήσει και όποιες άλλες επιθυμεί. Θα πρέπει να σημειωθεί στο σημείο αυτό ότι δεν υπάρχει δικαίωμα μεταβολής και διαγραφής των Γενικών κατηγοριών που εμφανίζονται στα έντυπα είτε αυτές έχουν κίνηση είτε όχι.

- 100 -

- 101 -

Οι επιλογές που έχουμε στην παραπάνω φόρμα είναι να εισάγουμε, να μεταβάλλουμε ή να διαγράψουμε μια υπάρχουσα κατηγορία δαπάνης. Επιλέγοντας Εισαγωγή δημιουργούμε μία νέα κατηγορία δαπάνης (φάσης έργου δηλαδή), ορίζοντας την περιγραφή και το είδος της δαπάνης. Τα είδη από τα οποία θα πρέπει να επιλέξουμε είναι Γενική και Κατασκευαστική δαπάνη. Τις κατηγορίες δαπανών που έχουμε καταχωρήσει, θα χρησιμοποιήσουμε κατά την καταχώρηση του ελάχιστου και του προϋπολογιστικού κόστους του έργου, καθώς και για να ομαδοποιηθούν με τέτοιο τρόπο οι πραγματικές δαπάνες που βαρύνουν το έργο, ώστε να μπορούμε να προχωρήσουμε σε σύγκριση του πραγματικού κόστους με το ελάχιστο και το προϋπολογιστικό.

10.1.3. Είδη Δαπάνης Με την υποεπιλογή αυτή μπορούμε να δημιουργήσουμε τα είδη δαπανών ενός έργου, τις πραγματικές δηλαδή επιμέρους δαπάνες και έξοδα που γίνονται για την ολοκλήρωση αυτού. Από αυτά τα είδη δαπάνης που θα καταχωρηθούν εδώ, θα επιλέξουμε κατά τον επιμερισμό των παραστατικών εξόδων – δαπανών της εταιρίας στα έργα αυτής, μέσω των λογιστικών σημειωμάτων, με την διαδικασία που θα δούμε παρακάτω.

Οι επιλογές που έχουμε στην παραπάνω φόρμα είναι να εισάγουμε, να μεταβάλλουμε ή να διαγράψουμε ένα υπάρχον είδος δαπάνης. Επιλέγοντας Εισαγωγή δημιουργούμε ένα νέο είδος δαπάνης. Αρχικά ορίζουμε την Περιγραφή του είδους δαπάνης. Στην συνέχεια, υπάρχει η δυνατότητα επιλογής στο πεδίο «Διάκριση Ειδών Δαπάνης» μία από τις επιλογές Αγορές Αγαθών, Λήψη Υπηρεσιών, Μισθοδοσία – Εργοδοτικές Εισφορές, ανάλογα με την παραμετροποίηση που επιθυμεί ο χρήστης. Με την συγκεκριμένη επιλογή στην ουσία ορίζει ο χρήστης τον τρόπο με τον οποίο θα απεικονιστεί η συγκεκριμένη δαπάνη στον πίνακα Β του Απολογιστικού κόστους που αναλύσαμε παραπάνω. Εάν για παράδειγμα ο χρήστης έχει ορίσει στο Είδος Δαπάνης «Σίδερα» την επιλογή Αγορές Αγαθών και στην συνέχεια η δαπάνη αυτή επιμεριστεί στο συγκεκριμένο έργο μέσω των παραστατικών επιμερισμού συνδεόμενη με κάποια κατασκευαστική κατηγορία δαπάνης και έχει απεικονιστεί στο Βιβλίο Κοστολογίου οικοδομών, τότε η αξία της συγκεκριμένης δαπάνης θα

- 102 -

εμφανιστεί στον Πίνακα Β(Κατασκευαστικό Κόστος) του Απολογιστικού Κόστους στο πεδίο Αγορές Αγαθών.

10.1.4. Επιβλέποντες Μηχανικοί Επιλέγοντας Επιβλέποντες Μηχανικοί μπορούμε να ορίσουμε τα στοιχεία των Μηχανικών, από τους οποίους θα έχουμε την δυνατότητα να επιλέξουμε έναν στα στοιχεία του κάθε έργου.

Επιλέγοντας Εισαγωγή ορίζουμε τον κωδικό, την επωνυμία και τη διεύθυνση του Μηχανικού.

Επίσης μπορούμε να μεταβάλλουμε ή να διαγράψουμε τα στοιχεία ενός ήδη καταχωρημένου μηχανικού. 10.2. Αρχεία Στο μενού «Αρχεία», οι σχετικές με την διαχείριση των οικοδομών επιλογές είναι οι εξής:

- 103 -

10.2.1. Διαχείριση Εγγραφών Από τη στιγμή που στην εταιρία που δουλεύουμε, υπάρχουν καταχωρημένα έργα (οικοδομές) , δίνεται η δυνατότητα της διαχείρισης του κοστολογίου οικοδομών. Συγκεκριμένα εμφανίζεται στην φόρμα της εγγραφής / άρθρου, η επιλογή «εγγραφή βιβλίου κοστολογίου οικοδομών». Η επιλογή αυτή ενεργοποιείται αν υπάρχει καταχωρημένο έργο, το οποίο στα στοιχεία του έχει καταχωρημένη στο πεδίο κατάσταση έργου την επιλογή «σε εξέλιξη». Η επιλογή «εγγραφή κοστολογίου οικοδομών» ενεργοποιείται με όλα τα είδη κινήσεων, για την σύνδεση αυτών με λογιστικό σημείωμα επιμερισμού δαπανών αλλά η περίπτωση εσόδου ή εκροής αφορά τις περιπτώσεις αντιπαροχής και τον αντιλογισμό του κόστους αυτών των κτισμάτων. Όταν σε μια εγγραφή εξόδου/ δαπάνης επιλέξουμε «εγγραφή βιβλίου κοστολογίου οικοδομών», στην ουσία ορίζουμε ότι η εγγραφή αυτή αποτελεί δαπάνη η οποία θα πρέπει να συνδεθεί με κάποιο έργο (οικοδομή) ώστε να αποτελέσει μέρος του πραγματικού κόστους αυτού. Αυτό θα γίνει με την σύνδεση της συγκεκριμένης εγγραφής με παραστατικό επιμερισμού (Λογιστικό Σημείωμα), διαδικασία που θα δούμε αναλυτικά παρακάτω.

Αφού επιλέξουμε το συγκεκριμένο πεδίο, καταχωρήσουμε το παραστατικό του εξόδου – δαπάνης και πατήσουμε ΟΚ, εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα:

Αν επιλέξουμε Ναι τότε εμφανίζεται αυτόματα η φόρμα δημιουργίας του Λογιστικού Σημειώματος.

- 104 -

Λεπτομέρειες για την δημιουργία αυτού, θα δούμε αναλυτικά παρακάτω. Αν επιλέξουμε ΟΧΙ, η εγγραφή μας θα καταχωρηθεί χωρίς να εμφανιστεί η παραπάνω φόρμα. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει σε μεταγενέστερο χρόνο να δημιουργήσουμε εμείς το Λογιστικό Σημείωμα, διαδικασία που όπως προαναφέραμε θα δούμε αναλυτικά παρακάτω. 10.2.2. Διαχείριση Οικοδομοτεχνικών Επιχειρήσεων Από την επιλογή αυτή, θα προχωρήσουμε στην διαχείριση των παραστατικών επιμερισμού των εξόδων της εταιρίας, στα έργα τα οποία αυτή κατασκευάζει. Ο επιμερισμός αυτός θα γίνει με την δημιουργία λογιστικών σημειωμάτων, με τα οποία θα πρέπει να συνδεθούν όλα τα παραστατικά εξόδων – δαπανών της εταιρίας, ώστε να επιμεριστούν οι αξίες αυτών των εξόδων στα έργα που πραγματικά αφορούν. Από τα λογιστικά σημειώματα θα τροφοδοτηθεί το βιβλίο κοστολογίου οικοδομών, καθώς και οι εκτυπώσεις πραγματικού κόστους του κάθε έργου. Στην φόρμα «Διαχείριση Οικοδομοτεχνικών Επιχειρήσεων» εμφανίζονται, αρχικά στο πάνω μέρος, οι εγγραφές που αφορούν έξοδα τα οποία θα πρέπει να απεικονιστούν στο βιβλίο κοστολογίου οικοδομών. Εδώ θα πρέπει να τονίσουμε ότι στο συγκεκριμένο σημείο εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα οι εγγραφές για τις οποίες έχουν ήδη δημιουργηθεί τα Λογιστικά Σημειώματα, ενώ με μαύρο χρώμα εκκρεμής εγγραφές για τις οποίες θα πρέπει να προχωρήσουμε στην δημιουργία των αντίστοιχων Λογιστικών Σημειωμάτων. Στην συνέχεια, εμφανίζονται στο κάτω μέρος τα Λογιστικά Σημειώματα Επιμερισμού Δαπανών τα οποία έχουν ήδη δημιουργηθεί. Εδώ έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε, να μεταβάλλουμε, να διαγράψουμε και να εκτυπώσουμε ένα Λογιστικό Σημείωμα Επιμερισμού Δαπανών. Στον ίδιο πίνακα εμφανίζεται η στήλη «έργα», στην οποία εμφανίζεται η πληροφορία των έργων – οικοδομών στις οποίες έχει γίνει ο επιμερισμός στο κάθε λογιστικό σημείωμα. Επιπλέον στην στήλη «παραστατικό» εμφανίζεται η πληροφορία των παραστατικών στα οποία έχει γίνει ο επιμερισμός.

- 105 -

Για να προχωρήσουμε στην δημιουργία λογιστικού σημειώματος με το οποίο θα επιμερίζεται μία ή περισσότερες εγγραφές, είτε θα πρέπει να επιλέξουμε με Ctrl και αριστερό κλικ τις εγγραφές που επιθυμούμε να επιμερίσουμε και έπειτα να επιλέξουμε «Εισαγωγή», είτε θα πρέπει να επιλέξουμε απ΄ ευθείας «Εισαγωγή» και να επιλέξουμε τα συνδεδεμένα παραστατικά (εγγραφές) μέσα στην φόρμα δημιουργίας του λογιστικού σημειώματος. Στην φόρμα αυτή ορίζουμε τον τύπο και τον αριθμό του παραστατικού επιμερισμού (λογιστικό σημείωμα) που δημιουργούμε, καθώς και την ημερομηνία και την αιτιολογία αυτού. Στην συνέχεια στο Tab Συνδεόμενα Παραστατικά βλέπουμε τις εγγραφές τις οποίες επιλέξαμε προηγούμενα ώστε να επιμερίσουμε με το συγκεκριμένο λογιστικό σημείωμα, ενώ μπορούμε να συνδέσουμε με αυτό και άλλες εγγραφές. Αυτό θα γίνει αν κάνουμε «εισαγωγή» και επιλέξουμε στην drop down λίστα του πεδίου κωδικός, ένα από τα εκκρεμή παραστατικά εξόδων – δαπανών. Τέλος έχουμε την δυνατότητα να διαγράψουμε κάποιο από τα επιλεγμένα συνδεδεμένα παραστατικά.

Στο δεύτερο Tab Επιμερισμός, επιμερίζουμε τα ποσά των συνδεδεμένων παραστατικών σε συγκεκριμένα είδη δαπάνης και σε συγκεκριμένα έργα και επιπλέον σε αυτό το σημείο

- 106 -

πραγματοποιείται η σύνδεση κάθε είδους δαπάνης με κατηγορία δαπάνης. Αυτό το πετυχαίνουμε επιλέγοντας αρχικά το ή τα έργα στα οποία επιθυμούμε να επιμερίσουμε την αξία των συνδεδεμένων παραστατικών, το είδος της επιμεριζόμενης δαπάνης, την κατηγορία δαπάνης, όπου σε αυτό το σημείο συμπληρώνοντας την στήλη «κατηγορία δαπάνης» σε κάθε εγγραφή του grid του ΤΑΒ «επιμερισμός», πραγματοποιείται η σύνδεση κάθε είδους δαπάνης με κατηγορία δαπάνης. Με τον τρόπο αυτόν δεν είναι απαραίτητη η δημιουργία ξεχωριστής εγγραφής για ένα είδος δαπάνης, για την σύνδεσή του με περισσότερες από μία κατηγορίες δαπάνης. Για παράδειγμα το είδος δαπάνης «Άμμος» μπορεί να συνδεθεί με παραπάνω από μία κατηγορίες δαπάνης. Η σύνδεση αυτή θα πραγματοποιηθεί την στιγμή του επιμερισμού της σε μια ή περισσότερες ιδιοκτησίες, αποφεύγοντας με αυτό τον τρόπο την αναγκαστική καταχώρηση του είδους τόσες φορές όσες είναι και οι κατηγορίες δαπάνης με τις οποίες συνδέεται. Τέλος επιλέγουμε το σχετικό παραστατικό, την ποσότητα και την τιμή μονάδος. Στα πεδία καθαρή αξία, ΦΠΑ και αξία με ΦΠΑ μη εκπιπτόμενη, έχουμε την δυνατότητα να καταχωρήσουμε τις αξίες που επιθυμούμε σε κάθε είδος δαπάνης για κάθε έργο, ή να επιμερίσουμε αυτόματα την συνολική αξία των συνδεδεμένων παραστατικών, με την επιλογή «επιμερισμός». Με την παραπάνω επιλογή, το σύνολο της αξίας των συνδεδεμένων παραστατικών, θα επιμεριστεί στα επιλεγμένα έργα ανάλογα με την συνολική επιφάνεια του καθενός από αυτά. Σημαντικό είναι το σύνολο της αξίας των συνδεδεμένων παραστατικών να είναι ίσο με το σύνολο των αξιών οι οποίες έχουν καταχωρηθεί σε κάθε έργο.

Αφού καταχωρήσουμε ένα παραστατικό επιμερισμού (λογιστικό σημείωμα) υπάρχει η δυνατότητα εκτύπωσης του από την ομώνυμη επιλογή της αρχικής φόρμας της διαχείρισης κοστολογίου οικοδομών. Η εκτύπωση έχει την παρακάτω μορφή:

- 107 -

10.3. Εκτυπώσεις Από το μενού Εκτυπώσεις βλέπουμε την επιλογή «έργα (οικοδομές)» στην οποία είναι συγκεντρωμένες όλες οι σχετικές με την Διαχείριση Οικοδομοτεχνικών Επιχειρήσεων, εκτυπώσεις. Συγκεκριμένα υπάρχουν οι παρακάτω υποεπιλογές - εκτυπώσεις: 10.3.1. Βιβλίο Κοστολογίου Οικοδομών Επιλέγοντας το «Βιβλίο Κοστολογίου Οικοδομών» εμφανίζεται η φόρμα παραμετροποίησης της εκτύπωσης του θεωρημένου βιβλίου κοστολογίου οικοδομών. Σε αυτήν βλέπουμε αρχικά τα πεδία «από» και «έως» ημερομηνία, στα οποία ορίζουμε το διάστημα για το οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε βιβλίο κοστολογίου. Στο πεδίο «τίτλος εκτύπωσης» μπορούμε να ορίσουμε τον ακριβή τίτλο που θα έχει η εκτύπωση μας. Στο πίνακα «έργα» εμφανίζονται τα καταχωρημένα στην εταιρία μας έργα, τα οποία βρίσκονται σε εξέλιξη, με προτεινόμενο τον αριθμό σελίδας για εκτύπωση θεωρημένων του κάθε έργου. Η επιλογή των έργων που θέλουμε να συμμετέχουν στην εκτύπωση, γίνεται από τον πίνακα αυτόν είτε με ctrl και αριστερό κλικ, είτε με διπλό κλικ σε κάθε έργο. Φυσικά έχουμε την δυνατότητα να επιλέξουμε για εκτύπωση τόσο μόνο ένα, όσο και περισσότερα έργα κάθε φορά. Επίσης μπορούμε να ορίσουμε το αν επιθυμούμε η εκτύπωση του βιβλίου κοστολογίου μας να γίνει σε εκτυπωτή ακίδων, καθώς και το αν επιθυμούμε την εμφάνιση συνόλων εκ μεταφοράς και το αν επιθυμούμε να συμπεριληφθούν στην εκτύπωση έργα που δεν έχουν κινήσεις, μη τσεκάροντας το σχετικό πεδίο. Εάν η περιγραφή είναι μεγάλη, δίδεται η δυνατότητα αναδίπλωσής της, όπως και η εκτύπωσή της σε κάθετη μορφή. Τέλος, τσεκάρουμε το πεδίο θεωρημένο στην περίπτωση που θέλουμε να εκτυπώσουμε θεωρημένο βιβλίο, ενώ στην περίπτωση αυτή έχουμε και την δυνατότητα να ορίσουμε και το άνω περιθώριο, μετά από το οποίο επιθυμούμε να ξεκινήσει στο χαρτί η εκτύπωση μας.

- 108 -

Επιλέγοντας ΟΚ και ανάλογα με τα όσα έχουμε ορίσει στην προηγούμενη φόρμα, εμφανίζεται η εκτύπωση μας.

- 109 -

10.3.2. Πίνακας Ποσοστών Επιλέγοντας «Πίνακα Ποσοστών» εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα παραμετροποίησης της εκτύπωσης του ομώνυμου εντύπου. Αρχικά θα πρέπει να οριστεί το έργο στο οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση μας. Αυτό θα γίνει καταχωρώντας στα αντίστοιχα πεδία τον αριθμό της οικοδομικής αδείας ή τον κωδικό ή την περιγραφή του έργου. Παράλληλα υπάρχει η δυνατότητα, επιλέγοντας τον φακό, να αναζητήσουμε με διάφορα κριτήρια και να επιλέξουμε από τα αποτελέσματα της αναζήτησης αυτής, το έργο για το οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε πίνακα ποσοστών. Τέλος πρέπει να ορίσουμε και την ημερομηνία της εκτύπωσης στο ομώνυμο πεδίο.

Επιλέγοντας Εκτύπωση εμφανίζεται η παρακάτω εκτύπωση με τα στοιχεία που περιλαμβάνει ο Πίνακας Ποσοστών, όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στα στοιχεία του έργου, στο tab διάκρισης επιμέρους ιδιοκτησιών.

- 110 -

10.3.3. Αρχικός Πίνακας 1 Επιλέγοντας «Αρχικό Πίνακα 1» εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα παραμετροποίησης της εκτύπωσης του Αρχικού Πίνακα 1 (Ανάλυση κόστους κατασκευής στις επιμέρους εργασίες κτιρίων α΄ και β΄) του εντύπου «έντυπο Β – υπολογισμός ελαχίστου κόστους κατασκευής οικοδομής». Αρχικά θα πρέπει να οριστεί το έργο στο οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση μας. Αυτό θα γίνει καταχωρώντας στα αντίστοιχα πεδία τον αριθμό της οικοδομικής αδείας ή τον κωδικό ή την περιγραφή του έργου. Παράλληλα υπάρχει η δυνατότητα, επιλέγοντας τον φακό, να αναζητήσουμε με διάφορα κριτήρια και να επιλέξουμε από τα αποτελέσματα της αναζήτησης αυτής, το έργο για το οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε τον Αρχικό Πίνακα 1. Τέλος πρέπει να ορίσουμε και την ημερομηνία της εκτύπωσης στο ομώνυμο πεδίο.

Επιλέγοντας Εκτύπωση εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα με τα στοιχεία που περιλαμβάνει ο Αρχικός Πίνακας, όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στα στοιχεία του έργου, στο tab ελαχίστου κόστους.

10.3.4. Ειδικό Έντυπο Προϋπολογιστικού Κόστους Οικοδομής Επιλέγοντας το «Ειδικό Έντυπο Προϋπολογιστικού Κόστος Οικοδομής» εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα παραμετροποίησης της εκτύπωσης του ομώνυμου εντύπου. Εδώ θα πρέπει να οριστεί το έργο στο οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση μας. Αυτό θα γίνει καταχωρώντας στα αντίστοιχα πεδία τον αριθμό της οικοδομικής αδείας ή τον κωδικό ή την περιγραφή του έργου.

- 111 -

Παράλληλα υπάρχει η δυνατότητα, επιλέγοντας τον φακό, να αναζητήσουμε με διάφορα κριτήρια και να επιλέξουμε από τα αποτελέσματα της αναζήτησης αυτής, το έργο για το οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε το Ειδικό Έντυπο Προϋπολογιστικού Κόστος Οικοδομής.

Επιλέγοντας Εκτύπωση εμφανίζονται τα στοιχεία που περιλαμβάνει το Ειδικό Έντυπο Προϋπολογιστικού Κόστους Οικοδομής, όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στα στοιχεία του έργου, στο tab διάκρισης επιμέρους ιδιοκτησιών, και στο tab προϋπολογιστικού κόστους.

- 112 -

- 113 -

10.3.5. Ειδικό Έντυπο Απολογιστικού Κόστους Οικοδομής Επιλέγοντας το «Ειδικό Απολογιστικού Κόστος Οικοδομής» εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα παραμετροποίησης της εκτύπωσης του ομώνυμου εντύπου. Εδώ θα πρέπει να οριστεί το έργο στο οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση μας. Αυτό θα γίνει καταχωρώντας στα αντίστοιχα πεδία τον αριθμό της οικοδομικής αδείας ή τον κωδικό ή την περιγραφή του έργου. Παράλληλα υπάρχει η δυνατότητα, επιλέγοντας τον φακό, να αναζητήσουμε με διάφορα κριτήρια και να επιλέξουμε από τα αποτελέσματα της αναζήτησης αυτής, το έργο για το οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε το Ειδικό Έντυπο Απολογιστικού Κόστος Οικοδομής.

Επιλέγοντας Εκτύπωση στην περίπτωση όπου το έργο δεν έχει αποπερατωθεί εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα όπου μας προειδοποιεί ότι το έργο που έχει επιλεγεί δεν έχει αποπερατωθεί και η εκτύπωση του απολογιστικού κόστους μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο ως πληροφοριακή.

- 114 -

Επιλέγοντας στην συνέχεια «Ο.Κ.» εμφανίζονται τα στοιχεία που περιλαμβάνει το Ειδικό Έντυπο Απολογιστικού Κόστους Οικοδομής, όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στα στοιχεία του έργου, στο tab διάκρισης επιμέρους ιδιοκτησιών, και στο tab απολογιστικό κόστος.

- 115 -

- 116 -

10.3.6. Δήλωση Μεταβίβασης Ακινήτου Επιλέγοντας «Δήλωση Μεταβίβασης Ακινήτου» εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα παραμετροποίησης της εκτύπωσης του ομώνυμου εντύπου. Αρχικά θα πρέπει να οριστεί το έργο στο οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση μας. Αυτό θα γίνει καταχωρώντας στα αντίστοιχα πεδία τον αριθμό της οικοδομικής αδείας ή τον κωδικό ή την περιγραφή του έργου. Παράλληλα υπάρχει η δυνατότητα, επιλέγοντας τον φακό, να αναζητήσουμε με διάφορα κριτήρια και να επιλέξουμε από τα αποτελέσματα της αναζήτησης αυτής, το έργο για το οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε το εν λόγω έντυπο. Αφού επιλέξουμε έργο, θα πρέπει να επιλέξουμε στο πεδίο «μεταβιβαζόμενη ιδιοκτησία», την συγκεκριμένη ιδιοκτησία για την οποία θα συνταχθεί το έντυπο. Αυτό θα γίνει

- 117 -

από την drop down λίστα που εμφανίζεται στο πεδίο αυτό, και περιέχει όλες τις καταχωρημένες στο παραπάνω επιλεγμένο έργο, επιμέρους ιδιοκτησίες (διαμερίσματα). Τέλος πρέπει να ορίσουμε και την ημερομηνία υποβολής της εκτύπωσης στο ομώνυμο πεδίο.

Επιλέγοντας ΟΚ εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα, στην οποία εμφανίζονται χωρισμένοι σε tab οι πίνακες του εντύπου. Τα tab αυτά είναι τα εξής: «σελίδα 1», «αγοραστές - πωλητές», «σελίδα 2 - λοιπά» και «σελίδα 4». Οι επιλογές που έχουμε στην φόρμα αυτή είναι : - «ανάκτηση δεδομένων» με την οποία αντλούνται και εμφανίζονται σε διάφορα πεδία τα ανάλογα, όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στα στοιχεία του έργου, στο tab διάκρισης επιμέρους ιδιοκτησιών, και στο tab προϋπολογιστικού κόστους, καθώς και στο βιβλίο κοστολογίου του έργου. - «υπολογισμός» με την οποία εκτελούνται οι απαραίτητοι υπολογισμοί πάνω στο έντυπο, είτε αφορούν δεδομένα που ανακτήθηκαν με την προηγούμενη επιλογή, είτε αφορούν δεδομένα που καταχωρήθηκαν από τον χρήστη. - «εκτύπωση» με την οποία προχωρούμε στην εκτύπωση της Δήλωσης Μεταβίβασης Ακινήτου, όπως έχει διαμορφωθεί. - «μηδενισμός με την οποία διαγράφουμε όλα τα δεδομένα τα οποία έχουν ανακτηθεί ή έχουν καταχωρηθεί στο έντυπο. Τα σημαντικότερα στοιχεία που περιλαμβάνονται σε κάθε tab, περιγράφονται παρακάτω: α) Στο πρώτο tab «σελίδα 1», κάνοντας ανάκτηση θα εμφανιστούν τα στοιχεία του υποκείμενου (εταιρίας), τα απαραίτητα στοιχεία του μεταβιβαζόμενου ακινήτου (ΔΟΥ, υποθηκοφυλακείο, στοιχεία οικοδομικής αδείας), καθώς και το αν υποβάλλεται σαν ειδική δήλωση ΦΠΑ ή σαν δήλωση ΦΜΑ τα οποία μπορούμε να μεταβάλουμε όπως επιθυμούμε.

- 118 -

β) Στο δεύτερο tab «σελίδα 1», εφόσον έχουμε εκτελέσει προηγουμένως την ενέργεια της ανάκτησης, θα εμφανιστούν τα στοιχεία του υπόχρεου (εταιρίας) στο πεδίο με τα στοιχεία των πωλητών, και θα πρέπει να καταχωρήσουμε τα υπόλοιπα απαραίτητα στοιχεία των αγοραστών και των πωλητών.

- 119 -

γ) Στο τρίτο tab «σελίδα 2 - λοιπά», εφόσον έχουμε εκτελέσει προηγουμένως την ενέργεια της ανάκτησης, θα εμφανιστεί ανάλογα με τα δεδομένα και την κατάσταση του έργου, η αντικειμενική αξία του ακινήτου, το προϋπολογιστικό ή το απολογιστικό κόστος της μεταβιβαζόμενης ιδιοκτησίας, ενώ θα πρέπει να καταχωρήσουμε το καταβληθέν τίμημα, καθώς και το μεταβιβαζόμενο με την επεξεργαζόμενη δήλωση ποσοστό του ακινήτου. Στην συνέχεια θα πρέπει να καταχωρήσουμε και να τσεκάρουμε τις επιλογές που επιθυμούμε, ώστε να διαμορφώσουμε κατάλληλα το έντυπό μας. Επιπλέον στο πεδίο «Εικόνα Σκαριφήματος» είναι δυνατή η επιλογή αρχείου εικόνας η οποία θα εκτυπωθεί στο εκτυπωμένο έντυπο στο πεδίο περιγραφή ακινήτου- παρατηρήσεις – σκαρίφημα. Τέλος επιλέγουμε «υπολογισμός» ώστε να πραγματοποιηθούν οι σχετικές πράξεις μεταξύ των τιμών που έχουν καταχωρηθεί στον πίνακα «αξία (για ακίνητα που βρίσκονται σε περιοχές που ισχύει το μικτό σύστημα προσδιορισμού)»

- 120 -

δ) Στο τέταρτο και τελευταίο tab «σελίδα 4», εφόσον έχουμε εκτελέσει προηγουμένως την ενέργεια της ανάκτησης, θα εμφανιστεί στον πίνακα «1. πίνακας υπολογισμού ΦΠΑ», ο συνολικός φόρος εισροών του έργου, όπως αυτός προκύπτει μέχρι την ημερομηνία υποβολής του εντύπου, από το βιβλίο κοστολογίου οικοδομών. Ακόμα θα εμφανιστεί το ποσοστό συμμετοχής της μεταβιβαζόμενης ιδιοκτησίας, όπως αυτό έχει καταχωρηθεί στα στοιχεία του έργου και συγκεκριμένα στον πίνακα διάκρισης των επιμέρους ιδιοκτησιών. Από τα δύο παραπάνω δεδομένα θα προκύψει αυτόματα ο φόρος εισροών που αναλογεί στην μεταβιβαζόμενη ιδιοκτησία. Στην συνέχεια αφού έχει έρθει η αξία του ακινήτου, υπολογιζόμενη από τα πεδία «καταβληθέν τίμημα» και «μεταβιβαζόμενο ποσοστό», θα πρέπει να επιλέξουμε τον σχετικό συντελεστή ΦΠΑ. Στην περίπτωση που επεξεργαζόμαστε τροποποιητική δήλωση θα καταχωρήσουμε το ποσό του ΦΠΑ αρχικής δήλωσης. Τέλος επιλέγουμε «υπολογισμός» ώστε να πραγματοποιηθούν οι σχετικές πράξεις και να συμπληρωθούν τα πεδία του αναλογούντος φόρου και του ΦΠΑ για καταβολή. Όσον αφορά τους πίνακες 2Α και 2Β, θα πρέπει να καταχωρήσουμε τα δεδομένα που επιθυμούμε, ώστε να διαμορφώσουμε κατάλληλα την υπό επεξεργασία δήλωση.

Στις περιπτώσεις ιδιοκτησίας με καθεστώς «αυτοπαράδοση», στον υποπίνακα υπολογισμού Φ.Π.Α. βάσει δήλωσης δεν συμπληρώνεται το πεδίο «ΦΠΑ για καταβολή», ενώ παράλληλα δεν ενημερώνεται η περιοδική δήλωση ΦΠΑ, από την συγκεκριμένη δήλωση μεταβίβασης ιδιοκτησίας.

- 121 -

Αφού τελειώσουμε την επεξεργασία, επιλέγοντας «Εκτύπωση», προχωρούμε στην εκτύπωση της δήλωσης μεταβίβασης ακινήτου.

- 122 -

10.3.7. Σύγκριση Κόστους Οικοδομής Επιλέγοντας «Σύγκριση Κόστους Οικοδομής» (Ελάχιστου – προϋπολογιστικού – πραγματικού κόστους) εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα παραμετροποίησης της ομώνυμης

- 123 -

εκτύπωσης. Αρχικά θα πρέπει να ορίσουμε την ημερομηνία της εκτύπωσης στο ομώνυμο πεδίο, την ημερομηνία δηλαδή έως την οποία θέλουμε να κάνουμε την σύγκριση των διαφόρων ειδών κόστους. Έπειτα θα πρέπει να οριστεί το έργο στο οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση μας. Αυτό θα γίνει καταχωρώντας στα αντίστοιχα πεδία τον αριθμό της οικοδομικής αδείας ή τον κωδικό ή την περιγραφή του έργου. Παράλληλα υπάρχει η δυνατότητα, επιλέγοντας τον φακό, να αναζητήσουμε με διάφορα κριτήρια και να επιλέξουμε από τα αποτελέσματα της αναζήτησης αυτής, το έργο για το οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε συγκριτικό πίνακα Κόστους Οικοδομής.

Τέλος επιλέγοντας Εκτύπωση εμφανίζονται στην παρακάτω μάσκα τα στοιχεία που περιλαμβάνει η εκτύπωση Σύγκριση Κόστους Οικοδομής, όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στα στοιχεία του έργου, στο tab διάκρισης επιμέρους ιδιοκτησιών, και στο tab προϋπολογιστικού κόστους, καθώς και στο βιβλίο κοστολογίου του έργου.

- 124 -

10.3.8. Σύγκριση Κόστους Επιμέρους Ιδιοκτησίας Επιλέγοντας «Σύγκριση Κόστους Επιμέρους Ιδιοκτησίας» (Ελάχιστου – προϋπολογιστικού – πραγματικού κόστους) εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα παραμετροποίησης της ομώνυμης εκτύπωσης. Αρχικά θα πρέπει να ορίσουμε την ημερομηνία της εκτύπωσης στο ομώνυμο πεδίο, την ημερομηνία δηλαδή έως την οποία θέλουμε να κάνουμε την σύγκριση των διαφόρων ειδών κόστους. Έπειτα θα πρέπει να οριστεί το έργο στο οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση μας. Αυτό θα γίνει καταχωρώντας στα αντίστοιχα πεδία τον αριθμό της οικοδομικής αδείας ή τον κωδικό ή την περιγραφή του έργου. Παράλληλα υπάρχει η δυνατότητα, επιλέγοντας τον φακό, να αναζητήσουμε με διάφορα κριτήρια και να επιλέξουμε από τα αποτελέσματα της αναζήτησης αυτής, το έργο για το οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε συγκριτικό πίνακα Κόστους Οικοδομής. Αφού επιλέξουμε έργο, θα πρέπει να επιλέξουμε στο πεδίο «ιδιοκτησία», την συγκεκριμένη ιδιοκτησία για την οποία θέλουμε να πάρουμε εκτύπωση σύγκρισης κόστους. Αυτό θα γίνει από την drop down λίστα που εμφανίζεται στο πεδίο αυτό, και περιέχει όλες τις καταχωρημένες στο παραπάνω επιλεγμένο έργο, επιμέρους ιδιοκτησίες (διαμερίσματα).

Τέλος επιλέγοντας Εκτύπωση εμφανίζονται στην παρακάτω μάσκα τα στοιχεία που περιλαμβάνει η εκτύπωση Σύγκριση Κόστους Επιμέρους Ιδιοκτησίας, όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στα στοιχεία του έργου, στο tab διάκρισης επιμέρους ιδιοκτησιών, και στο tab προϋπολογιστικού κόστους, καθώς και στο βιβλίο κοστολογίου του έργου.

- 125 -

10.3.9. Αίτηση Εξαίρεσης από Υπαγωγή σε ΦΠΑ Επιλέγοντας «Αίτηση Εξαίρεσης από Υπαγωγή σε Φ.Π.Α.» εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα παραμετροποίησης της εκτύπωσης της αίτησης εξαίρεσης. Αρχικά θα πρέπει να οριστεί το έργο στο οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση μας. Αυτό θα γίνει καταχωρώντας στα αντίστοιχα πεδία τον αριθμό της οικοδομικής αδείας ή τον κωδικό ή την περιγραφή του έργου. Παράλληλα υπάρχει η δυνατότητα, επιλέγοντας τον φακό, να αναζητήσουμε με διάφορα κριτήρια και να επιλέξουμε από τα αποτελέσματα της αναζήτησης αυτής, το έργο για το οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε την αίτησης εξαίρεσης. Τέλος πρέπει να ορίσουμε και την ημερομηνία της εκτύπωσης στο ομώνυμο πεδίο.

Επιλέγοντας Εκτύπωση εμφανίζονται τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στην εκτύπωση «αίτηση Εξαίρεσης από Υπαγωγή σε ΦΠΑ», όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί στα στοιχεία του έργου.

- 126 -

11. Οδηγίες λειτουργίας της δυνατότητας καταχώρησης Αποδείξεων Πετρελαίου Θέρμανσης Σύμφωνα με την ερμηνευτική ΠΟΛ.1132/2005 (αρχική ΠΟΛ.1121/2005) εναρμονίστηκε στην εφαρμογή η λειτουργία καταχώρησης Αποδείξεων Πετρελαίου Θέρμανσης. Προκειμένου ο χρήστης να έχει σωστά αποτελέσματα τόσο στις καταχωρήσεις του όσο και στην Αναλυτική Κατάσταση Πετρελαίου Θέρμανσης πρέπει να ακολουθεί τα εξής βήματα: 11.1. Παραμετροποίηση Συναλλασσόμενου 1. Σε περίπτωση που ο υπόχρεος δεν έχει ΑΦΜ (πχ. αγρότης) τότε μπορούμε να καταχωρήσουμε στο πεδίο «ΑΦΜ» μηδενικά και επιλέγοντας το πεδίο «Αγρότης μη υπόχρεος» να καταχωρήσουμε την Αστυνομική Ταυτότητά του ή άλλο επίσημο έγγραφο.

- 127 -

2. Στην ίδια φόρμα καταχώρησης υπάρχει η καρτέλα με τον τίτλο «Στοιχεία Εγκατάστασης». Στη συγκεκριμένη καρτέλα ο χρήστης έχει τη δυνατότητα πολλαπλών καταχωρήσεων όσον αφορά τις Διευθύνσεις παράδοσης που σχετίζονται με ένα συναλλασσόμενο. Η καρτέλα συμπεριλαμβάνει τις κάτωθι στήλες: a. Κωδικός: αριθμητικό πεδίο (1, 2, 3, …) που βοηθά στην ταξινόμηση των εγκαταστάσεων του συναλλασσομένου. Πεδίο που καταχωρεί ο χρήστης. b. Διεύθυνση Ακινήτου: πλήρης καταχώρηση από το χρήστη των στοιχείων διεύθυνσης της εγκατάστασης (οδός, αριθμός, ΤΚ, περιοχή, πόλη, Νομός) σε μία γραμμή. c. Ιδιότητα πελάτη: αναζήτηση (και με τα πλήκτρα : alt + [κάτω βελάκι] ) και επιλογή βάσει προεπιλεγμένης λίστας της εφαρμογής, ανάλογα με την περίπτωση, της ιδιότητας του συναλλασσόμενου για την συγκεκριμένη εγκατάσταση. d. Στοιχεία εκπροσώπου: πεδίο που καταχωρεί ο χρήστης ανάλογα με την εκάστοτε περίπτωση που αντιμετωπίζει για το συγκεκριμένο συναλλασσόμενο. e. Είδος ακινήτου: αναζήτηση (και με τα πλήκτρα : alt + [κάτω βελάκι] ) και επιλογή βάση προεπιλεγμένης λίστας της εφαρμογής, του είδους της εγκατάστασης. Στην ίδια καρτέλα ο χρήστης έχει δυνατότητα της εύκολης μετακίνησης από πεδίο σε πεδίο με τη χρήση του [Tab] καθώς και το δικαίωμα της μεταβολής ή της διαγραφής μιας συγκεκριμένης εγγραφής με τη βοήθεια εικονιδίων.

- 128 -

11.2. Καταχώρηση Δεδομένων Πωλήσεων Πετρελαίου 1. Κατά την εγγραφή και καταχωρώντας το σχετικό παραστατικό στη γραμμή καταχώρησης, εφόσον ο χρήστης πληκτρολογήσει την αξία στο πεδίο «Καθ. αξία» και κινηθεί με το «Tab» ή με το «ποντίκι» στην επόμενη στήλη, πιέζοντας το συνδυασμό πλήκτρων [Ctrl+F3] εμφανίζεται πρόσθετη στήλη με τον τίτλο «Πoσ. Πετρελαίου». Στη στήλη αυτή ο χρήστης καταχωρεί συνολικά την ποσότητα λίτρων που αναγράφεται στην απόδειξη. Παράλληλα στο δεξιό μέρος της καρτέλας εμφανίζεται ένα επιπλέον group καταχώρησης με τίτλο «Στοιχεία Εγκατ.» τόπου παράδοσης όπου ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει μία εγκατάσταση από αυτές που έχουν προηγούμενα καταχωρηθεί στην καρτέλα του συναλλασσόμενου καθώς επίσης και το είδος

πετρελαίου «Πετρέλαιο Θέρμανσης» ή «Diesel Θέρμανσης» ανάλογα την περίπτωση. Αντίστοιχες κινήσεις θα ακολουθήσει και στην περίπτωση λογιστικού άρθρου. Σε περίπτωση που ο χρήστης δεν ενημερώσει το πεδίο με τα στοιχεία εγκατάστασης κατά την καταχώρηση η εφαρμογή θα τον προειδοποιήσει μέσω μηνύματος όπως αυτό φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

- 129 -

- 130 -

11.3. Απευθείας Καταχώρηση Συγκεντρωτικών Εγγραφών Πετρελαίου Εκτός από τις καταχωρήσεις παραστατικών πετρελαίου στις εγγραφές υπάρχει η δυνατότητα για απευθείας καταχωρήσεις συγκεντρωτικών εγγραφών πετρελαίου θέρμανσης, αρκεί να ακολουθήσουμε τη διαδρομή επιλογής σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα.

Εφόσον βρισκόμαστε στη συγκεκριμένη φόρμα έχουμε την δυνατότητα να καταχωρήσουμε συγκεντρωτικά αποδείξεις συναλλασσομένου ορίζοντας το εξάμηνο που

- 131 -

αφορούν ημερολογιακά, ακολουθώντας τη λειτουργία όπως αυτή ισχύει για τις απευθείας καταχωρήσεις για τις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις ΚΕΠΥΟ. Επιπλέον στο κάτω μέρος του πίνακα υπάρχουν τα πεδία «Πωλήσεις Φωτιστικού Πετρελαίου» όπου ο χρήστης εισαγάγει την συνολική αξία και «Λιανικές Πωλήσεις Πετρελαίου Θέρμανσης», όπου ο χρήστης εισάγει την συνολική Ποσότητα, το Πλήθος των Στοιχείων και την Συνολική αξία. Επίσης η εφαρμογή σε περίπτωση που ο συναλλασσόμενος που καταχωρούμε δεν υπάρχει στη βάση τότε μας ανοίγει αυτόματα το παράθυρο καταχώρησης των στοιχείων του.

11.4. Δημιουργία Αρχείου Ο χρήστης όταν θα υποχρεωθεί με βάση τις κείμενες διατάξεις να δημιουργήσει το αρχείο της Αναλυτικής Κατάστασης Πωλήσεων Πετρελαίου Θέρμανσης ή να εκτυπώσει την κατάσταση αυτή για τον έλεγχο των δεδομένων, τότε θα ακολουθήσει τα βήματα όπως φαίνονται παρακάτω.

- 132 -

Στην φόρμα παραμετροποίησης ο χρήστης έχει δικαίωμα για τρόπο ταξινόμησης κατά ΑΦΜ ή Επωνυμία συναλλασσομένου, επιλογή περιόδου που αφορά είτε αυτόματα είτε κατά ημερομηνία που επιθυμεί ο χρήστης, τύπου εγγραφών που επιθυμεί να λάβει η Αναλυτική του Κατάσταση (εγγραφές Εσόδων / Εξόδων, Άρθρα Γενικής Λογιστικής, Απευθείας Καταχωρήσεις, ή συνδυασμός αυτών). Εφόσον παραμετροποιήσει ο χρήστης τότε πιέζοντας το εικονίδιο «Εκτύπωση» λαμβάνει την εκτύπωση όπως αυτή ορίζεται σε γενικά πλαίσια από την ΠΟΛ.1121/2005 και την ερμηνευτική αυτής ΠΟΛ.1132/2005.

- 133 -

Tέλος επιλέγοντας την περίοδο που επιθυμούμε ενεργοποιείται η επιλογή αρχεία, όπου με την συγκεκριμένη επιλογή υπάρχει η δυνατότητα Αυτόματης Εξαγωγής του Αρχείου Αποδείξεων Πετρελαίου Θέρμανσης σύμφωνα με τις προδιαγραφές που δημοσιεύθηκαν από τη Γενική Γραμματεία Πληροφορικών Συστημάτων. Με τη λειτουργία αυτή ο φορολογούμενος με ασφαλή τρόπο μπορεί να ολοκληρώσει τις υποχρεώσεις του, με την αποστολή του συγκεκριμένου αρχείου της εξαμηνιαίας κατάστασης πωλήσεων πετρελαίου θέρμανσης στην υπηρεσία της ΓΓΠΣ, σύμφωνα με τα όσα ορίζει το άρθρο 3 της ΠΟΛ.1132/2005. Ο χρήστης μπορεί να εξάγει αρχείο για κεντρικό ή για κεντρικό και υποκατάστημα μαζί. Στο συγκεκριμένο αρχείο ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να συμπεριλάβει και τις «Απευθείας Καταχωρήσεις» που τυχόν έχει κάνει (menu «Αρχεία» \ «Εγγραφές Συγκεντρωτικών Καταστάσεων» \ «Κατάστασης Πετρελαίου Θέρμανσης»). Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα Αυτόματης Συμπίεσης των Εξαγόμενων Αρχείων κατ’ επιλογή του χρήστη εφόσον είναι απαραίτητο για την υποβολή τους. Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα πρέπει να ορίσουμε το φάκελο μέσα στον οποίο θα γίνει η αποθήκευση του αρχείου.

- 134 -

12. Διαχείριση Ταξιδιωτικών Πρακτορείων (ΠΟΛ.1221/1995, ΠΟΛ.1071/2002, ΠΟΛ.2859/2000) Συνεχίζοντας τη προσπάθεια εμπλουτισμού της εφαρμογής «EXTRA Λογιστική Διαχείριση» και εφαρμόζοντας πιστά τις κείμενες διατάξεις, προσθέσαμε τη λειτουργία αυτόματου υπολογισμού της Φορολογητέας Αμοιβής των Ταξιδιωτικών Πρακτορείων με αυτόματη ενημέρωση της Περιοδικής Δήλωσης ΦΠΑ. Με τον τρόπο αυτό πιστεύουμε ότι ικανοποιούμε το αίτημα πολλών χρηστών του προγράμματος για άμεση και αυτοματοποιημένη παρακολούθηση του ιδιαίτερου κλάδου των Ταξιδιωτικών Πρακτορείων. Προκειμένου ο χρήστης να λειτουργήσει την παραπάνω δυνατότητα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα : Από το βασικό menu της εφαρμογής ο χρήστης επιλέγει την παρακάτω διαδρομή για τα Έσοδα-Έξοδα:

- 135 -

και την αντίστοιχη για τη Γενική Λογιστική:

Επιλέγοντας με το ποντίκι ανοίγει το παρακάτω κοινό παράθυρο για το σύνολο της εφαρμογής «EXTRA Λογιστική Διαχείριση»:

- 136 -

Στο παραπάνω παράθυρο ο χρήστης μπορεί να κάνει τις παρακάτω κινήσεις: Εισαγωγή βασικών στοιχείων για το «πακέτο» που θέλει να παρακολουθήσει. Δυνατότητα μεταβολής των βασικών στοιχείων όπως αυτά απεικονίζονται στο παράθυρο «Ορισμός Πακέτου» Δυνατότητα διαγραφής του συγκεκριμένου «πακέτου»

Δυνατότητα καταχώρησης προϋπολογιστικών δεδομένων καθώς και διαχωρισμός Μικτής Αμοιβής σε Φορολογητέα και Απαλλασσόμενη, με ταυτόχρονη δημιουργία εγγραφής ή λογιστικού άρθρου Αυτόματος υπολογισμός των πραγματοποιηθέντων εσόδων και εξόδων του συγκεκριμένου πακέτου προκειμένου να προσδιοριστεί πιθανή διαφορά στο ΦΠΑ Η φιλοσοφία των συγκεκριμένων εικονιδίων παραμένει η ίδια γεγονός που επιτρέπει στο χρήστη τη χρησιμοποίηση των ανάλογων πλήκτρων όπως αυτά ισχύουν μέσα στην εφαρμογή. Ας δούμε όμως χωριστά κάθε λειτουργία των συγκεκριμένων εικονιδίων: 12.1. Εισαγωγή Ταξιδιωτικού «Πακέτου» Πιέζοντας το εικονίδιο

ανοίγει η παρακάτω φόρμα καταχώρησης στοιχείων:

- 137 -

Στα συγκεκριμένα πεδία ο χρήστης καταχωρεί: 1. Κωδικός Πακέτου : Ελεύθερο λεκτικό πεδίο καταχώρησης (γράμματα – αριθμοί) 2. Περιγραφή : Ονομασία – τίτλος «πακέτου» 3. Ημερομηνία Από – Έως : Πιθανή έναρξη και λήξη του συγκεκριμένου «πακέτου» 4. Λογαριασμός με ΦΠΑ : Ορίζεται ο λογαριασμός στον οποίο θα χρεωθεί η αξία της Μικτής Αμοιβής με ΦΠΑ. Σε περίπτωση που ο λογαριασμός αυτός δεν υπάρχει στη βάση επιλέγοντας το εικονίδιο

ανοίγει η φόρμα επιλογής λογαριασμού

5.

6. στην οποία ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει απευθείας λογαριασμό δίχως να φύγει από τη διαδικασία καταχώρησης «πακέτου» 7. Λογαριασμός άνευ ΦΠΑ : Ορίζεται ο λογαριασμός στον οποίο θα χρεωθεί η απαλλασσόμενη αξία της Μικτής Αμοιβής. 8. Ενεργό «πακέτο» : παρακολουθείται από το χρήστη και είναι επιλεγμένο σε περίπτωση που αναμένονται έσοδα ή έξοδα. Εάν δεν επιλεγεί το συγκεκριμένο πεδίο στη σχετική λίστα αναζήτησης μέσα στη διαχείριση εγγραφών ή άρθρων δε θα το εμφανίζει (θα το δούμε παρακάτω). Εφόσον συμπληρωθούν όλα τα πεδία στην παραπάνω φόρμα πατάμε «οκ». 12.2. Διαχείριση Ταξιδιωτικού «Πακέτου»

Πιέζοντας το εικονίδιο δεδομένων:

ανοίγει το παρακάτω παράθυρο εισαγωγής

- 138 -

Το παράθυρο περιέχει δύο (2) επιμέρους καρτέλες : α. «Προϋπολογισμός Κόστους», β. «Φορολογητέα Βάση». Στην πρώτη καρτέλα ο χρήστης καταχωρεί τα προϋπολογιστικά έξοδα του «πακέτου» που επιθυμεί να διαχειριστεί. Τα έξοδα αυτά συνήθως προέρχονται βάσει εκτίμησης και χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό των ποσοστών διαχωρισμού της Μικτής Αμοιβής σε φορολογητέα και απαλλασσόμενη. Στο τέλος της καρτέλας υπάρχουν οι εξής επιλογές: Εφόσον καταχωρηθούν τα έξοδα προϋπολογισμού του κόστους ο χρήστης αποθηκεύει τα δεδομένα προκειμένου να υπάρχουν σταθερά τα ποσοστά διαχωρισμού της Μικτής Αμοιβής Σε περίπτωση που επιθυμεί να μεταβάλει τα προϋπολογιστικά δεδομένα. Στο σημείο αυτό το πρόγραμμα προειδοποιεί το χρήστη για την αποφυγή λανθασμένου χειρισμού Μετά τη συμπλήρωση των στοιχείων κόστους και για λόγους που υπαγορεύουν οι σχετικές διατάξεις ο χρήστης μπορεί να εκτυπώσει την παραπάνω καρτέλα για το φάκελο του συγκεκριμένου «πακέτου»

- 139 -

Στη δεύτερη καρτέλα ο χρήστης μπορεί να ενημερωθεί για τα αποτελέσματα των υπολογισμών, όπως αυτά προκύπτουν από τις καταχωρήσεις εγγραφών και άρθρων, και με τη βοήθεια του δεσμού να καταχωρήσει αυτόματα τα ποσά που αφορούν την φορολογητέα αμοιβή και την απαλλασσόμενη. Επίσης μπορεί να εκτυπώσει και την συγκεκριμένη καρτέλα. Με την επιλογή της συγκεκριμένης εκτύπωσης εμφανίζεται ένα πρόσθετο παράθυρο στο οποίο ο χρήστης μπορεί να επιλέξει την εκτύπωση και των εγγραφών ή άρθρων για τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο που αφορά το «πακέτο»:

Κατά την μετάβαση στο παράθυρο Διαχείρισης εγγραφών ή άρθρων η εγγραφή έρχεται αυτόματα συμπληρωμένη και στα πεδία «Παραστατικό» και «Αιτιολογία» με τα στοιχεία του συγκεκριμένου «πακέτου». Ο χρήστης μπορεί να επηρεάσει κατά προτίμηση το πεδίο της «Ημερομηνίας» καθώς και να επιλέξει συναλλασσόμενο (δεν είναι υποχρεωτικό – απλώς για λόγους εύρυθμης παρακολούθησης). Φυσικά μπορεί να μεταβάλει και όλα τα ήδη συμπληρωμένα πεδία ή να συμπληρώσει επιπλέον λογαριασμούς στο χώρο καταχώρησής τους. Σε περίπτωση που ο χρήστης σε μεταγενέστερο χρόνο επιθυμεί να επαναπροσδιορίσει το αποτέλεσμα της Μικτής Αμοιβής είναι απαραίτητο (εφόσον δεν έχει προηγηθεί υπολογισμός και αποστολή Περιοδικής Δήλωσης ΦΠΑ ή εκτύπωση Θεωρημένων Βιβλίων) να διαγραφεί η παρούσα εγγραφή ή άρθρο.

- 140 -

- 141 -

12.3. Πρότυπες Εγγραφές / Πρότυπα Άρθρα Στις πρότυπες εγγραφές ή άρθρα έχει προστεθεί η επιλογή εμφάνισης «Τουριστικών Πακέτων»

Με την επιλογή αυτή ο χρήστης μπορεί να δημιουργεί πρότυπες εγγραφές ή άρθρα για γρήγορη καταχώρηση παραστατικών εσόδων ή εξόδων που αφορούν το συγκεκριμένο πακέτο. 12.4. Διαχείριση Εγγραφών στα «Έσοδα – Έξοδα»

Η κεντρική φόρμα καταχώρησης παραμένει η ίδια. Με τον συνδυασμό πλήκτρων (Ctrl+F4) εμφανίζεται πρόσθετο πλαίσιο με επιμέρους πεδία, όπου ο χρήστης με τη βοήθεια «λίστας» μπορεί να ορίσει το πακέτο που αφορά τη συγκεκριμένη εγγραφή (εσόδου – εξόδου). Στη λίστα των «πακέτων» εμφανίζονται όσα «πακέτα» είχαν χαρακτηριστεί ως «ενεργά». Στη συνέχεια ορίζει τον τύπο που αφορά η συγκεκριμένη εγγραφή, εάν πρόκειται δηλ, για έσοδο ή έξοδο Ευρωπαϊκής Ένωσης ή Τρίτων Χωρών προκειμένου να ληφθεί υπόψη η εγγραφή για τον υπολογισμό του συγκεκριμένου «πακέτου» στην εκκαθάριση του έτους, κατά τον επαναπροσδιορισμό των τελικών ποσοστών.

- 142 -

Η επιλογή «Μικτή Αμοιβή» χαρακτηρίζει την εγγραφή που αφορά τη φορολογητέα και απαλλασσόμενη Αμοιβή του συγκεκριμένου «πακέτου», εφόσον ο χρήστης επιθυμεί την καταχώρησή του από τη «Διαχείριση εγγραφών» και όχι με την αυτοματοποιημένη διαδικασία που περιγράφηκε παραπάνω. Σε περίπτωση που ο χρήστης διαχειρίζεται «Μικτό Πακέτο», τότε στην περίπτωση των εσόδων, θα πρέπει να καταχωρεί ξεχωριστά τα έσοδα που αφορούν την Ευρωπαϊκή Ένωση και τις Τρίτες Χώρες. 12.5. Διαχείριση Άρθρων στη Γενική Λογιστική Οι καταχωρήσεις στη Γενική Λογιστική ακολουθούν την ίδια λογική με τις εγγραφές στα «Έσοδα – Έξοδα».

12.6. Εκκαθάριση Έτους Σύμφωνα με την ΠΟΛ.1221/1995 οι συγκεκριμένες επιχειρήσεις υποχρεούνται στον επανυπολογισμό των ποσοστών διαχωρισμού της Μικτής Αμοιβής, όπως αυτή προκύπτει τελικά από το σύνολο των πραγματικών παραστατικών που καταχωρήθηκαν για κάθε «πακέτο» μέσα στη φορολογική χρήση. Η εφαρμογή αντιμετωπίζει την παραπάνω ανάγκη με την ακόλουθη διαδικασία: Από τη διαδρομή menu «Αρχείο» \ «Ταξιδιωτικά Πρακτορεία», ανοίγουμε το παράθυρο «Ορισμός Πακέτου». Στη συνέχεια επιλέγουμε όπου ανοίγει το παρακάτω παράθυρο το οποίο φέρνει αυτόματα όλα τα «πακέτα» που έχει διαχειριστεί ο χρήστης στη διάρκεια της χρήσης με τα πραγματικά ποσά καταχωρήσεων εσόδων και εξόδων. Η εφαρμογή αυτόματα υπολογίζει εκ νέου τα ποσοστά που προκύπτουν και αυτόματα προχωρά στο διαχωρισμό της νέας Μικτής Αμοιβής που προκύπτει, συγκρίνοντας παράλληλα το ποσό ΦΠΑ που αποδόθηκε στις επιμέρους φορολογικές περιόδους, με το πραγματικό που πρέπει να αποδώσει η εταιρία.. Για τον ορθότερο υπολογισμό του ΦΠΑ δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη ορισμού του ποσοστού ΦΠΑ σε συγκεκριμένο πεδίο μέσα στη φόρμα. Τη συγκεκριμένη φόρμα μπορεί ο χρήστης να την εκτυπώσει ή και να την αποθηκεύσει.

- 143 -

Προς γενικότερη διευκόλυνση του χρήστη προστέθηκαν στην εφαρμογή οι αποφάσεις και τα άρθρα Νόμων που καθορίζουν τη συμπεριφορά και φορολογική αντιμετώπιση των εν λόγω επιχειρήσεων. Οι συγκεκριμένες διατάξεις – άρθρα βρίσκονται από τη διαδρομή: (Menu) «Internet» \ «Φορολογικές Πληροφορίες»

12.7. Καταχώριση ταξιδιωτικού πακέτου Β’ Κατηγορίας σε 8 βήματα. 1. Ανοίγουμε μοναδικούς λογαριασμούς για κάθε τουριστικό πακέτο πχ 73-0100 ΠΑΚΕΤΟ 1 με 0% και 73-0177 ΠΑΚΕΤΟ 1 με 19% 2. Ανοίγουμε δύο λογαριασμούς πχ 73-0200 ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΠΑΚΕΤΟ και 64-0400 ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΠΑΚΕΤΟ και σε όλα τα πεδία των λογαριασμών βάζουμε -1 εκτός από τον 64-0400 όπου στο πεδίο εκκαθαριστικής θα βάλουμε 666. 3. Πάμε Αρχεία – Ταξιδιωτικά Πρακτορεία και πατάμε εισαγωγή Δίνουμε Κωδικό: 1, Περιγραφή : Πακέτο 1, Από – Έως Ημερομηνία και εισάγω τους λογαριασμούς με και άνευ φπα που δημιουργήσαμε προηγουμένως στο βήμα 1. Τέλος τσεκάρουμε το Ενεργό Πακέτο 4. Πηγαίνουμε Διαχείριση Πακέτου και ορίζουμε το προϋπολογιστικό κόστος. 5. Καταχωρούμε τα πραγματικά παραστατικά και κάνουμε εγγραφές για τα έσοδα με τον 73-0200 και όλα τα περνάω σε λογαριασμό άνευ φπα. (για να γίνει στο τέλος σωστά η εκκαθάριση). Πατάμε στην εγγραφή CTRL + F4 και ανοίγει ένα νέο tab «τουριστικά πακέτα». Επιλέγουμε το πακέτο που θέλουμε και στον τύπο επιλέγουμε Ευρωπαϊκή

- 144 -

Ένωση ή Τρίτες Χώρες. Αν έχουμε παραπάνω από μία περίπτωση και ο επιμερισμός γίνεται ισόποσα πατάμε επιμερισμός. Αλλιώς δίνουμε εμείς τα ποσά και ΟΚ. 6. Με τον ίδιο τρόπο κάνουμε και την εγγραφή εξόδων με τον 64-0400 που είχαμε δημιουργήσει. 7. Πηγαίνουμε αρχεία – ταξιδιωτικά πρακτορεία – επιλέγουμε το πακέτο - διαχείριση πακέτου – φορολογητέα βάση – επιλέγουμε περίοδο και φέρνει μόνη της η εφαρμογή τα έσοδα και τα έξοδα του πραγματικού παραστατικού. (έσοδα – έξοδα = μικτή αμοιβή). Έπειτα πατάμε «Δημιουργία Εγγραφής» και δημιουργείται αυτόματα η εγγραφή της μικτής αμοιβής και πατάμε ΟΚ για να καταχωρήσουμε την εγγραφή. 8. Πηγαίνουμε αρχεία - ταξιδιωτικά πρακτορεία – επιλέγουμε το πακέτο και πατάμε «εκκαθάριση χρήσης». Μας έρχονται όλα τα δεδομένα και πρέπει να εισάγουμε τον συντελεστή ΦΠΑ ώστε να γίνουν οι υπολογισμοί και να πάρουμε την εκτύπωση.

13. Οδηγίες Εντύπων Intrastat και Ανακεφαλαιωτικών Πινάκων (Vies) Η παραμετροποίηση και η διαδικασία που απαιτείται για τον υπολογισμό και την Εκτύπωση της Δήλωσης Intrastat και του ανακεφαλαιωτικού Πίνακα αναλύεται παρακάτω. 13.1. Διαχείριση Εταιρειών – Ενεργοποίηση Παλιού ή Νέου INTRASTAT Αρχικά θα πρέπει να ορίσει ο χρήστης στα στοιχεία της εταιρίας και στο TAB Παράμετροι, στο group «INTRASTAT» το αν επιθυμεί την ενεργοποίηση της παλιάς ή της νέας διαχείρισης Intrastat και του ανακεφαλαιωτικού Πίνακα, επιλέγοντας μια από τις επιλογές “Χρήση Παλιού” ή “Χρήση Νέου”.

13.2. Διαχείριση Εγγραφών / Άρθρων – Δημιουργία Κινήσεων INTRASTAT Αφού έχει ορισθεί η Επιλογή «Χρήση Νέου» στα στοιχεία της εταιρίας, ο χρήστης έχει την δυνατότητα κατά την εισαγωγή της νέας εγγραφής εσόδων εξόδων, ή νέου άρθρου Γενικής Λογιστικής να πραγματοποιήσει την εγγραφή του Intrastat. Συγκεκριμένα κατά την εισαγωγή νέας εγγραφής / άρθρου επιλέγοντας την συντόμευση Ctrl + F2 εμφανίζεται το ΤΑΒ Intrastat όπως φαίνεται παρακάτω.

- 145 -

Στο σημείο αυτό έχει την δυνατότητα ο χρήστης στο ΤΑΒ «Intrastat» επιλέγοντας «εισαγωγή» να εισάγει τα στοιχεία της εγγραφής του Ιntrastat. Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί να έχει επιλεγεί κάποιος συναλλασσόμενος ο οποίος είναι παραμετροποιημένος σαν συναλλασσόμενος με τον οποίον πραγματοποιούνται ενδοκοινοτικές συναλλαγές, να έχει ορισθεί δηλαδή στα Στοιχεία του ότι είναι Συναλλασσόμενος Εκτός Ελλάδος , καθώς επίσης και να έχουν ορισθεί η «Χώρα Συναλλαγών», το «Πρόθεμα της Χώρας», ο «Αριθμός Μητρώου του Φ.Π.Α», όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.

- 146 -

Στην περίπτωση όπου δεν έχουν ορισθεί στην Καρτέλα του Συναλλασσομένου όλα τα παραπάνω στοιχεία δεν επιτρέπεται η εισαγωγή της εγγραφής του Intrastat και εμφανίζεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα.

Αφού υπάρχουν όλες οι παραπάνω προϋποθέσεις, επιλέγοντας εισαγωγή εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

- 147 -

όπου πραγματοποιείται η εισαγωγή της εγγραφής του Intrastat στα αντίστοιχα πεδία. Τα πεδία που περιλαμβάνονται στην εγγραφής του Intrastat είναι ο «Κωδικός», ο «Αύξων Αριθμός», ο «Κωδικός Εμπορευμάτων» όπου έχει την δυνατότητα ο χρήστης να κάνει και να επιλέξει τον αντίστοιχο κωδικό εμπορεύματος αναζήτηση επιλέγοντας τον φακό από τον πίνακα που εμφανίζεται όπου υπάρχουν όλοι οι κωδικοί των εμπορευμάτων βάσει της ονοματολογίας που δίνεται από την Εθνική Στατιστική Υπηρεσία, όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.

- 148 -

Στην συνέχεια υπάρχει το πεδίο του «Συναλλασσομένου», όπου εμφανίζεται αυτόματα ο συναλλασσόμενος που έχει επιλέξει ο χρήστης στην εγγραφή εσόδων εξόδων ή άρθρου Γενικής Λογιστικής. Στο πεδίο «Φύση Συναλλαγής» ακριβώς παρακάτω έχει την δυνατότητα ο χρήστης να επιλέξει την αντίστοιχη φύση συναλλαγής από τον πίνακα που επιλέγοντας τον φακό εμφανίζεται όπου υπάρχουν όλα τα είδη συναλλαγών, βάσει της ονοματολογίας που δίνεται από την Εθνική Στατιστική Υπηρεσία, όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.

Στο πεδίο «Τρόπος Μεταφοράς» έχει την δυνατότητα ο χρήστης να επιλέξει από την λίστα που εμφανίζεται, επιλέγοντας το βελάκι στο δεξί μέρος του πεδίου τον αντίστοιχο τρόπο μεταφοράς των εμπορευμάτων της ενδοκοινοτικής συναλλαγής.

- 149 -

Στα πεδία «Καθαρή αξία», «Συμπληρωματικές Μονάδες», «Τιμολογούμενο Ποσό», «Στατιστική αξία», καταχωρεί ο χρήστης τα αντίστοιχα δεδομένα ανάλογα με τα δεδομένα της ενδοκοινοτικής Συναλλαγής, ενώ τα πεδία «Αξία Ενδοκοινοτικών Αποκτήσεων» και «Αξία Τριγωνικής Συναλλαγής» αναφέρονται στην συμπλήρωση του Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα.. Τέλος το πεδίο «Είδος Δήλωσης» συμπληρώνεται αυτόματα στην εφαρμογή Εσόδων Εξόδων ανάλογα με το είδος της Εγγραφής και συγκεκριμένα στην περίπτωση όπου ο χρήστης έχει ορίσει είδος «Έξοδο» δηλαδή πρόκειται για Ενδοκοινοτική Απόκτηση, το πεδίο αυτό ενημερώνεται αυτόματα με την επιλογή «Άφιξη» ενώ στην περίπτωση όπου ο χρήστης έχει ορίσει Είδος «Έσοδο» δηλαδή πρόκειται για ενδοκοινοτική Παράδοση το συγκεκριμένο πεδίο ενημερώνεται αυτόματα με την επιλογή «Αποστολή». Το πεδίο Είδος Δήλωσης συμπληρώνεται από τον χρήστη στην εφαρμογή της γενικής Λογιστικής ανάλογα την περίπτωση.

- 150 -

Επιπλέον έχει την δυνατότητα ο χρήστης επιλέγοντας Μεταβολή μεταβάλει κάποια εγγραφή Intrastat που έχει εισάγει

- 151 -

να

και αντίστοιχα επιλέγοντας «Διαγραφή» εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα, όπου επιλέγοντας «Ναι» πραγματοποιείται «Διαγραφή» της Εγγραφής Intrastat που έχει επιλέξει ο χρήστης.

13.3. Αρχείο \ Δηλώσεις INTRASTAT Με την επιλογή αυτή ο χρηστής μπορεί αρχικά να δει και διαχειριστεί τις κινήσεις Intrastat τις οποίες πραγματοποίησε με τον τρόπο που είδαμε παραπάνω, αλλά έχει την επιπλέον δυνατότητα να δημιουργήσει απ΄ ευθείας καταχωρίσεις εγγραφών Intrastat. Στην φόρμα αυτή υπάρχουν 2 ΤΑΒ: Συγκεκριμένα ο χρήστης έχει την δυνατότητα να πραγματοποιήσει απευθείας καταχωρίσεις για την δήλωση Intrastat, καθώς επίσης και να εμφανίσει όλες τις εγγραφές Intrastat που έχει ήδη εισαγάγει μέσα από την νέα εγγραφή Εσόδων Εξόδων ή Άρθρου Γενικής Λογιστικής, να τις Μεταβάλει ή ακόμη και να Διαγράψει αυτές που επιθυμεί. Αρχικά θα πρέπει ο χρήστης να ορίσει τα κριτήρια που επιθυμεί στα Πεδία «Είδος Δήλωσης» εάν δηλαδή πρόκειται για «Αποστολή» ή για «Άφιξη» και την Περίοδο για την οποία πρόκειται να πραγματοποιήσει απευθείας καταχωρίσεις ή να διαχειρισθεί τις εγγραφές που έχουν ήδη εισαχθεί. Συγκεκριμένα επιλέγοντας από το Βασικό Μενού Αρχείο Æ Δηλώσεις Intrastat εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

- 152 -

Στο σημείο αυτό έχει την δυνατότητα ο χρήστης στην καρτέλα Διαχείριση εγγραφών να εμφανίσει τις εγγραφές Intrastat που έχει εισάγει, ορίζοντας το «Είδος της Δήλωσης» εάν δηλαδή πρόκειται για Άφιξη ή Αποστολή καθώς επίσης και την περίοδο. Επιλέγοντας για παράδειγμα στο Είδος «Άφιξη», Έτος «2006» και Περίοδος «Σεπτέμβριος» θα εμφανισθούν στην Καρτέλα Διαχείριση Εγγραφών, όλες οι εγγραφές που έχουν εισαχθεί με τα παραπάνω δεδομένα.

εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας όπου Επιλέγοντας στην συνέχεια Μεταβολή έχει την δυνατότητα ο χρήστης να μεταβάλλει τα στοιχεία κάποια εγγραφής

- 153 -

και επιλέγοντας Διαγραφή έχει την δυνατότητα αντίστοιχα ο χρήστης να Διαγράψει τις εγγραφές που επιθυμεί. Στην Δεύτερη Καρτέλα «Απευθείας Καταχωρήσεις» έχει την δυνατότητα ο χρήστης να πραγματοποιήσει Απευθείας Καταχωρήσεις Εγγραφών Intrastat.

- 154 -

Συγκεκριμένα επιλέγοντας εισαγωγή εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας όπου έχει την δυνατότητα ο χρήστης να πραγματοποιήσει εισαγωγή Νέας Εγγραφής Intrastat με τα στοιχεία που επιθυμεί, ορίζοντας αρχικά το Είδος εάν πρόκειται για «Αποστολή» ή «Άφιξη» καθώς επίσης και την περίοδο που επιθυμεί.

Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα Διαγραφής και Μεταβολής των Απευθείας

Καταχωρήσεων, επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές

.

13.4. Αρχείο \ Ανακεφαλαιωτικός Πίνακας Με την επιλογή αυτή ο χρηστής μπορεί αρχικά να δει και διαχειριστεί τις κινήσεις Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα τις οποίες πραγματοποίησε με τον τρόπο που είδαμε παραπάνω, αλλά έχει την επιπλέον δυνατότητα να δημιουργήσει απ΄ ευθείας καταχωρίσεις εγγραφών Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα. Στην φόρμα αυτή υπάρχουν 2 ΤΑΒ: Αρχικά θα πρέπει ο χρήστης να ορίσει τα κριτήρια που επιθυμεί στα Πεδία «Είδος Δήλωσης» εάν δηλαδή πρόκειται για «Αποστολή» ή για «Άφιξη» και την Περίοδο για την οποία πρόκειται να πραγματοποιήσει απευθείας καταχωρίσεις ή να διαχειρισθεί τις εγγραφές που έχουν ήδη εισαχθεί. Συγκεκριμένα επιλέγοντας από το Βασικό Μενού Αρχείο Æ Δηλώσεις/ Ανακεφαλαιωτικοί Πίνακες εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

- 155 -

Στο σημείο αυτό έχει την δυνατότητα ο χρήστης στην καρτέλα Διαχείριση εγγραφών να εμφανίσει τις εγγραφές Intrastat που έχει εισάγει, ορίζοντας το «Είδος της Δήλωσης» εάν δηλαδή πρόκειται για Άφιξη ή Αποστολή καθώς επίσης και την περίοδο. Επιλέγοντας για παράδειγμα στο Είδος «Άφιξη», Έτος «2006» και Περίοδος «Τρίμηνο 3» θα εμφανισθούν στην Καρτέλα Διαχείριση Εγγραφών, όλες οι εγγραφές που έχουν εισαχθεί με τα παραπάνω δεδομένα. Στην περίπτωση όπου στην εγγραφή δεν έχουν συμπληρωθεί τα πεδία «Αξία Ενδοκοινοτικών Αποκτήσεων» και «Αξία Τριγωνικών συναλλαγών» η εγγραφή εμφανίζεται με κόκκινη γραμματοσειρά και έχει την δυνατότητα ο χρήστης επιλέγοντας «Μεταβολή» να μεταβάλλει την συγκεκριμένη εγγραφή και να συμπληρώσει τα δεδομένα στα παραπάνω πεδία τα οποία είναι υποχρεωτικά για την δήλωση του Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα. Επιπλέον

έχει την δυνατότητα ο χρήστης να μεταβάλει την Αξία των επιλέγοντας μεταβολή Ενδοκοινοτικών Αποκτήσεων και την Αξία των Τριγωνικών συναλλαγών και για τις υπόλοιπες εγγραφές στις οποίες έχει ήδη συμπληρώσει τα συγκεκριμένα πεδία και δεν εμφανίζονται με κόκκινη γραμματοσειρά.

- 156 -

Επιλέγοντας Διαγραφή Διαγράψει τις εγγραφές που επιθυμεί.

έχει την δυνατότητα αντίστοιχα ο χρήστης να

Στην Δεύτερη Καρτέλα «Απευθείας Καταχωρίσεις» έχει την δυνατότητα ο χρήστης να πραγματοποιήσει Μεταβολή και Διαγραφή των απευθείας καταχωρήσεων που έχουν

- 157 -

πραγματοποιηθεί επιλέγοντας από το βασικό Μενού ΑρχείοÆ Δηλώσεις Intrastat και αναλύσαμε

παραπάνω, επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές

.

Κατά τον ίδιο τρόπο και σε αυτή την Καρτέλα στην περίπτωση όπου στην απευθείας καταχώριση της εγγραφής δεν έχουν συμπληρωθεί τα πεδία «Αξία Ενδοκοινοτικών Αποκτήσεων» και «Αξία Τριγωνικών συναλλαγών» η εγγραφή εμφανίζεται με κόκκινη γραμματοσειρά και έχει την δυνατότητα ο χρήστης επιλέγοντας «Μεταβολή» να μεταβάλλει την συγκεκριμένη εγγραφή και να συμπληρώσει τα δεδομένα στα παραπάνω πεδία τα οποία είναι υποχρεωτικά για την δήλωση του Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα.

- 158 -

13.5. Εκτυπώσεις INTRASTAT και Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα Αφού έχει πραγματοποιηθεί η εισαγωγή των εγγραφών είτε μέσω των Εγγραφών Εσόδων Εξόδων / Άρθρων Γενικής Λογιστικής, είτε μέσω των απευθείας καταχωρήσεων, όπως αναλύσαμε παραπάνω έχει την δυνατότητα ο χρήστης να υπολογίσει και να εκτυπώσει την Δήλωση Intrastat και του Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα, καθώς επίσης και να αποθηκεύσει τα έντυπα στην Διαχείριση Εντύπων.

- 159 -

13.5.1. Εκτύπωση Intrastat. Συγκεκριμένα επιλέγοντας από το Βασικό Μενού ΕκτυπώσειςÆ ΈντυπαÆ Εκτύπωση Intrastat εμφανίζεται ο παραπάνω πίνακας.

- 160 -

Στο σημείο αυτό θα πρέπει ο χρήστης να ορίσει τις παραμέτρους που επιθυμεί στα αντίστοιχα πεδία για να υπολογίσει και να εκτυπώσει την δήλωση Intrastat. Όπως φαίνεται στον παραπάνω πίνακα υπάρχουν τα πεδία «Περίοδος» όπου ο χρήστης θα πρέπει να ορίσει την περίοδο για την οποία επιθυμεί να υπολογίσει και να εκτυπώσει την δήλωση Intrastat, «Λήψη Intrastat από» όπου ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει Εγγραφές / Άρθρα στην περίπτωση που επιθυμεί να πραγματοποιηθεί η λήψη των δεδομένων για τον υπολογισμό του Intrastat μόνο μέσα από τις εγγραφές Εσόδων Εξόδων ή τα άρθρα Γενικής Λογιστικής και αντίστοιχα την επιλογή «Απευθείας Καταχωρίσεις» στην περίπτωση που επιθυμεί να πραγματοποιηθεί η λήψη των δεδομένων για τον υπολογισμό του Intrastat μόνο μέσα από τις Απευθείας Καταχωρίσεις των εγγραφών Intrastat ή και τις δύο επιλογές στην περίπτωση που επιθυμεί να πραγματοποιηθεί η λήψη των δεδομένων και από τα δύο. Στην συνέχεια υπάρχουν τα πεδία «Είδος Δήλωσης» όπου ο χρήστης επιλέγει ανάλογα την περίπτωση «Αποστολή» ή «Άφιξη», «Δ.Ο.Υ.», «Αρμόδια Υ.Σ.Ν.», «Πεδίο 3», όπου ο χρήστης εισάγει τα αντίστοιχα δεδομένα. Τέλος υπάρχουν τα πεδία «Δηλών Τρίτος» και «Α.Φ.Μ.» όπου έχει την δυνατότητα ο χρήστης να εισαγάγει τα Στοιχεία Τρίτου στην περίπτωση που υφίσταται. Αφού έχει πραγματοποιηθεί η εισαγωγή των παραπάνω παραμέτρων επιλέγοντας «Υπολογισμός» πραγματοποιείται ο υπολογισμός της Δήλωσης Intrastat και εμφανίζεται ο παρακάνω πίνακας.

- 161 -

Στο σημείο αυτό έχει την δυνατότητα ο χρήστης όπως και στα υπόλοιπα έντυπα να πραγματοποιήσει Εκτύπωση, Εξαγωγή του αρχείου σε διάφορες μορφές, όπως pdf, excel, rtf (word), ή text, επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές στο πάνω μέρος της οθόνης.

Επιλέγοντας στην συνέχεια « Έξοδος» πραγματοποιείται επιστροφή στον προηγούμενο πίνακα όπου έχει πλέον ενεργοποιηθεί η επιλογή της Αποθήκευσης και έχει την δυνατότητα ο χρήστης επιλέγοντας την να αποθηκεύσει την Δήλωση Intrastat στην Διαχείριση Εντύπων. Συγκεκριμένα επιλέγοντας «Αποθήκευση» εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα

όπου επιλέγοντας «ΝΑΙ» πραγματοποιείται η αποθήκευση της Δήλωσης Intrastat στην Διαχείριση Εντύπων.

- 162 -

13.5.2. Εκτύπωση Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα. Επιλέγοντας από το Βασικό Μενού ΕκτυπώσειςÆ ΈντυπαÆ Εκτύπωση Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα εμφανίζεται ο παραπάνω πίνακας.

Στο σημείο αυτό θα πρέπει ο χρήστης να ορίσει τις παραμέτρους που επιθυμεί στα αντίστοιχα πεδία για να υπολογίσει και να εκτυπώσει την δήλωση του Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα. Όπως φαίνεται στον παραπάνω πίνακα υπάρχουν τα πεδία «Περίοδος» όπου ο χρήστης θα πρέπει να ορίσει την περίοδο για την οποία επιθυμεί να υπολογίσει και να εκτυπώσει την δήλωση Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα, «Λήψη Ανακεφαλαιωτικού από» όπου ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει Εγγραφές / Άρθρα στην περίπτωση που επιθυμεί να πραγματοποιηθεί η λήψη των δεδομένων για τον υπολογισμό του Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα μόνο μέσα από τις εγγραφές Εσόδων Εξόδων ή τα άρθρα Γενικής Λογιστικής και αντίστοιχα την επιλογή «Απευθείας

- 163 -

Καταχωρίσεις» στην περίπτωση που επιθυμεί να πραγματοποιηθεί η λήψη των δεδομένων για τον υπολογισμό του Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα μόνο μέσα από τις Απευθείας Καταχωρίσεις των εγγραφών Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα ή και τις δύο επιλογές στην περίπτωση που επιθυμεί να πραγματοποιηθεί η λήψη των δεδομένων και από τα δύο. Στην συνέχεια υπάρχουν τα πεδία «Είδος Δήλωσης» όπου ο χρήστης επιλέγει ανάλογα την περίπτωση «Αποστολή» ή «Άφιξη», «Διορθωτικός» στην περίπτωση που πρόκειται για διορθωτικό Πίνακα και «Παρατηρήσεις» όπου έχει την δυνατότητα να καταχωρήσει παρατηρήσεις στην περίπτωση που το επιθυμεί. Αφού έχει πραγματοποιηθεί η εισαγωγή των παραπάνω παραμέτρων επιλέγοντας «Υπολογισμός» πραγματοποιείται ο υπολογισμός της Δήλωσης του Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα και εμφανίζεται ο παρακάνω πίνακας.

Στο σημείο αυτό έχει την δυνατότητα ο χρήστης όπως και στα υπόλοιπα έντυπα να πραγματοποιήσει Εκτύπωση, Εξαγωγή του αρχείου σε διάφορες μορφές, όπως pdf, excel, rtf (word), ή text, επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές στο πάνω μέρος της οθόνης.

Επιλέγοντας στην συνέχεια « Έξοδος» πραγματοποιείται επιστροφή στον προηγούμενο πίνακα όπου έχει πλέον ενεργοποιηθεί η επιλογή της Αποθήκευσης και έχει την δυνατότητα ο χρήστης επιλέγοντας την να αποθηκεύσει την Δήλωση του Ανακεφαλαιωτικού Πίνακα στην Διαχείριση Εντύπων.

- 164 -

14. Παρακρατούμενοι Φόροι Δημιουργία παρακρατούμενων φόρων στα Έσοδα – Έξοδα Για να μπορέσει ο χρήστης να χρησιμοποιεί παρακρατούμενους φόρους πρέπει πρώτα να δημιουργήσει τον παρακρατούμενο φόρο και στη συνέχεια να τον επιλέξει μέσα στην εγγραφή εσόδου εξόδου. Επιπλέον έχει την δυνατότητα ο χρήστης να αντιγράψει τους παρακρατούμενους φόρους που έχει δημιουργήσει από μια εταιρία σε κάποια άλλη επιλέγοντας την αντίστοιχη επιλογή στις παραμέτρους της φόρμας αντιγραφής. Συγκεκριμένα επιλέγοντας από το βασικό μενού Συντήρηση την επιλογή Αντιγραφή από εταιρία εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας όπου έχει την δυνατότητα ο χρήστης να αντιγράψει τους παρακρατούμενους φόρους από την εταιρία που επιθυμεί.

Η δημιουργία των παρακρατούμενων φόρων πραγματοποιείται επιλέγοντας από το βασικό μενού Παράμετροι την επιλογή Παρακρατούμενοι φόροι. Στον πίνακα που εμφανίζεται έχει την δυνατότητα ο χρήστης να πραγματοποιήσει Εισαγωγή παρακρατούμενου φόρου, να μεταβάλει τα στοιχεία κάποιου παρακρατούμενου φόρου που έχει ήδη δημιουργήσει και να διαγράψει τον παρακρατούμενο φόρο που επιθυμεί επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές στο κάτω μέρος του πίνακα.

- 165 -

Επιλέγοντας λοιπόν «Εισαγωγή» εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα καταχώρισης του παρακρατούμενου φόρου.

• Στον κωδικό θα πρέπει να εισάγει ο χρήστης τον κωδικό που επιθυμεί. • Στην περιγραφή επίσης δίνει την περιγραφή που επιθυμεί. • Στο τρίτο πεδίο ορίζει το ποσοστό του φόρου. • Στον κωδικό λογαριασμού τον λογαριασμό του φόρου. Στο πεδίο αυτό υπάρχει η δυνατότητα να εμφανιστεί με F2 η φόρμα αναζήτησης λογαριασμού. (Προσοχή στην περίπτωση που ο χρήστης πρόκειται να χρησιμοποιήσει τον παρακρατούμενο φόρο σε εγγραφές εσόδων και στην συνέχεια θέλει να εμφανιστεί στο βιβλίο, θα πρέπει να έχει χαρακτηρίσει τον λογαριασμό του φόρου που έχει ορίσει στο παραπάνω πεδίο ως έσοδο και αντίστοιχα ως έξοδο στην περίπτωση που θα χρησιμοποιήσει τον λογαριασμό του φόρου σε εγγραφές εξόδων.) • Στο επόμενο πεδίο επιλέγει τον τρόπο υπολογισμού του φόρου, δηλαδή το αν αυτός θα περιέχεται ή θα υπολογίζεται πάνω στην καθαρή αξία. Τέλος ορίζεται αν ο φόρος αυτός θα εμφανίζεται στο βιβλίο ή όχι.

- 166 -

Αφού λοιπόν έχει δημιουργηθεί ο παρακρατούμενος φόρος, στην συνέχεια κατά την εισαγωγή της νέας εγγραφής εσόδου εξόδου, και, συγκεκριμένα στο tab Φόροι θα πρέπει ο χρήστης να επιλέξει τον φόρο που θα αντιστοιχήσει στην εγγραφή και ο οποίος εμφανίζεται στο drop down μενού επιλέγοντας το βελάκι, εφόσον δημιουργήθηκε με την προηγούμενη κίνηση.

Με αυτό τον τρόπο, υπολογίζεται αυτόματα το ποσό του φόρου, με βάση την παραμετροποίηση κατά τη δημιουργία του, δηλαδή εάν θα υπολογιστεί επάνω στην καθαρή αξία της εγγραφής, ή, εάν θα εμπεριέχεται στην καθαρή αξία, κατά περίπτωση.

- 167 -

Σε περίπτωση που ο χρήστης είχε επιλέξει να εμφανίζεται ο φόρος στο βιβλίο και είχε συνδέσει τον λογαριασμό του φόρου (πχ 54-5000) με στήλη βιβλίου τότε το βιβλίο εκτυπώνεται όπως στην παρακάτω εικόνα.

15. MODULE «Διαχείριση Αξιογράφων» Με την λειτουργία του module της διαχείρισης των αξιόγραφων δίνεται η δυνατότητα της πλήρης παρακολούθησης των αξιόγραφων. Με την διαδικασία που περιγράφεται παρακάτω δίνεται στον χρήστη η δυνατότητα να δημιουργήσει την παραμετροποίηση που επιθυμεί, να διαχειριστεί τα αξιόγραφα του μέσα από τις εγγραφές εσόδων εξόδων και από τα άρθρα γενικής λογιστικής ή να εισάγει τα δεδομένα των αξιόγραφων σε ξεχωριστή επιλογή και στην συνέχεια να εκτυπώσει τις πληροφοριακές εκτυπώσεις, έτσι ώστε να αντλήσει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που επιθυμεί σχετικά με την κατάσταση των αξιόγραφων που έχουν κινηθεί σε κάθε εταιρία. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να εκτελέσει ο χρήστης για την πλήρη αξιοποίηση του νέου module «Διαχείριση αξιόγραφων».

- 168 -

15.1. Αντιγραφή παραμέτρων Αξιογράφων από τις πρότυπες εταιρείες Πριν από οποιαδήποτε εργασία παραμετροποίησης και εκτέλεσης της διαδικασίας για την διαχείριση των αξιογράφων, απαραίτητο είναι να αντιγράψουμε τις παραμέτρους των αξιογράφων από τις πρότυπες εταιρείες «Epsilon Net Γενική Λογιστική» ή «Epsilon Net Γενική Λογιστική Νέα Πρότυπη» για εταιρείες με Γ κατηγορίας Βιβλία και από τις πρότυπες εταιρείες «Epsilon Net Πλήρες Λογιστικό Σχέδιο» ή «Epsilon Net Απλό Λογιστικό Σχέδιο» για εταιρείες με βιβλία Β κατηγορίας. Η συγκεκριμένη διαδικασία πραγματοποιείται επιλέγοντας από το βασικό μενού «Συντήρηση» την επιλογή «Αντιγραφή από εταιρία». Στον πίνακα που εμφανίζεται επιλέγουμε: - «Καταστάσεις Αξιογράφων» - «Είδη Κίνησης Αξιογράφων» - «Παραμετροποίηση Καταστάσεων Ειδών Κίνησης» Στην συνέχεια επιλέγουμε στο πεδίο «εταιρία» την αντίστοιχη πρότυπη εταιρία Epsilon Net που ταιριάζει με την παραμετροποίηση που έχει η εταιρία που δουλεύουμε και από την οποία είχε πραγματοποιηθεί αρχικά η αντιγραφή των υπόλοιπων παραμέτρων. Συγκεκριμένα θα πρέπει να επιλέξει ο χρήστης τις πρότυπες εταιρείες «Epsilon Net Γενική Λογιστική» ή «Epsilon Net Γενική Λογιστική Νέα Πρότυπη» για εταιρείες με Γ κατηγορίας Βιβλία και τις πρότυπες εταιρείες «Epsilon Net Πλήρες Λογιστικό Σχέδιο» ή «Epsilon Net Απλό Λογιστικό Σχέδιο» για εταιρείες με Β κατηγορίας Βιβλία και στην συνέχεια «ΟΚ» έτσι ώστε να αντιγραφή όλη η παραμετροποίηση των αξιογράφων.

- 169 -

15.2. Παράμετροι – Αξιόγραφα

Επιλέγοντας από το Βασικό Μενού Παράμετροι / Αξιόγραφα εμφανίζονται οι επιλογές: - «Τράπεζες» - «Καταστάσεις» - «Είδη Κίνησης» - «Παραμετροποίηση Κατάστασης – Είδους Κίνησης» Μέσα από τις συγκεκριμένες επιλογές ο χρήστης έχει την δυνατότητα να δημιουργήσει, πέρα από τις παραμέτρους που θα αντιγράψει από τις πρότυπες εταιρείες της Epsilon Net με την διαδικασία που περιγράφεται παραπάνω, την παραμετροποίηση της διαχείρισης των αξιογράφων που επιθυμεί. Προσοχή! Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να μεταβάλλει ή να διαγράψει μόνο τις παραμέτρους τις οποίες έχει δημιουργήσει ο ίδιος. 15.2.1. Τράπεζες Επιλέγοντας λοιπόν από το Βασικό μενού Παράμετροι / Αξιόγραφα / Τράπεζες, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

Σε αυτόν ο χρήστης έχει την δυνατότητα να εισάγει τις Τράπεζες που επιθυμεί, να μεταβάλει τα στοιχεία των τραπεζών που έχει ήδη εισάγει, καθώς επίσης και να διαγράψει τις Τράπεζες που επιθυμεί επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές στο κάτω μέρος του πίνακα. Επιλέγοντας λοιπόν «εισαγωγή» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

- 170 -

Στο σημείο αυτό θα πρέπει ο χρήστης να εισάγει την ονομασία της Τράπεζας καθώς επίσης, τα υποκαταστήματα της Τράπεζας με τα οποία πραγματοποιούνται συναλλαγές, αλλά και τους τραπεζικούς λογαριασμούς που τηρούνται σε κάθε υποκατάστημα. Επιλέγοντας λοιπόν το Tab «Υποκαταστήματα» έχει την δυνατότητα ο χρήστης να εισάγει όσα υποκαταστήματα επιθυμεί επιλέγοντας εισαγωγή στο κάτω μέρος του πίνακα. Επιλέγοντας αντίστοιχα μεταβολή υπάρχει η δυνατότητα μεταβολής των στοιχείων των υποκαταστημάτων και τέλος επιλέγοντας διαγραφή δίνεται η δυνατότητα διαγραφής των υποκαταστημάτων που έχουν εισαχθεί.

Επιλέγοντας στην συνέχεια το Τab Λογαριασμοί εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

- 171 -

όπου στο σημείο αυτό έχει την δυνατότητα ο χρήστης να εισάγει τους τραπεζικούς λογαριασμούς που τηρούνται σε κάθε υποκατάστημα καθώς επίσης και να μεταβάλει ή να διαγράψει κάποιον από τους λογαριασμούς που έχει εισαγάγει χρησιμοποιώντας τις αντίστοιχες επιλογές. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να αναφερθεί ότι το αρχείο των Τραπεζών και των υποκαταστημάτων είναι κοινό για όλες τις εταιρείες και στην περίπτωση που έχει εισάγει ο χρήστης την Τράπεζα και τα Υποκαταστήματα σε μία εταιρία, εμφανίζονται αυτόματα σε όλες τις εταιρείες, χωρίς να απαιτείται από τον χρήστη να τα εισάγει και στις υπόλοιπες εταιρείες. Στην περίπτωση αυτή θα βλέπει σε όλες τις εταιρείες τις καταχωρημένες τράπεζες και τα υποκαταστήματα αυτών και θα πρέπει να εισάγει μόνο τους λογαριασμούς που χρησιμοποιεί σε κάθε εταιρία για κάθε υποκατάστημα της Τράπεζας, επιλέγοντας το Τab Λογαριασμοί, όπως αναλύσαμε παραπάνω. 15.2.2. Καταστάσεις Επιλέγοντας από το Βασικό μενού Παράμετροι / Αξιόγραφα / Καταστάσεις, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στον οποίο περιέχονται: - οι καταστάσεις των αξιογράφων που έχουν αντιγραφεί από την Πρότυπη εταιρία «Epsilon Net» - οι καταστάσεις τις οποίες έχει δημιουργήσει ο χρήστης, ανάλογα με την παραμετροποίηση που επιθυμεί να δημιουργήσει για την παρακολούθηση των ιδιαίτερων αναγκών της κάθε εταιρίας.

- 172 -

Προσοχή! Οι καταστάσεις των αξιογράφων που έχουν ενσωματωθεί από την Επιστημονική ομάδα της Epsilon Net και αντιγράφονται από τις πρότυπες εταιρείες δεν μπορούν να μεταβληθούν ή να διαγραφούν από τον χρήστη. Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να μεταβάλλει και να διαγράψει τις καταστάσεις που έχει εισάγει ο ίδιος Επιλέγοντας λοιπόν «εισαγωγή» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

από τον οποίο ο χρήστης έχει την δυνατότητα να δημιουργήσει νέα κατάσταση αξιογράφου, εισάγοντας την Περιγραφή και τον «Τύπο» του αξιογράφου το οποίο βρίσκεται στην κατάσταση αυτή, εάν δηλαδή είναι «Εκκρεμές» ή «Κλεισμένο». Τέλος επιλέγοντας «Μεταβολή» και «Διαγραφή» ο χρήστης έχει την δυνατότητα να μεταβάλλει και να διαγράψει τις καταστάσεις αξιογράφων που έχει ο ίδιος δημιουργήσει. 15.2.3. Είδη Κίνησης Α. (αφορά εταιρείες Γενικής λογιστικής – τήρηση βιβλίων Γ κατηγορίας του Κ.Β.Σ.) Επιλέγοντας από το Βασικό μενού Παράμετροι / Αξιόγραφα / Είδη Κίνησης, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στον οποίο περιέχονται: - τα Είδη Κίνησης των Αξιογράφων που έχουν αντιγραφεί από την Πρότυπη εταιρία «Epsilon Net» - τα Είδη Κίνησης των Αξιογράφων τα οποία έχει δημιουργήσει ο χρήστης, ανάλογα με την παραμετροποίηση που επιθυμεί να δημιουργήσει για την παρακολούθηση των ιδιαίτερων αναγκών της κάθε εταιρίας.

- 173 -

Προσοχή! Τα Είδη Κίνησης των Αξιογράφων που έχουν ενσωματωθεί από την Επιστημονική ομάδα της Epsilon Net και αντιγράφονται από τις πρότυπες εταιρείες δεν μπορούν να μεταβληθούν ή να διαγραφούν από τον χρήστη. Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να μεταβάλλει και να διαγράψει τα Είδη Κίνησης που έχει εισάγει ο ίδιος. Επιλέγοντας λοιπόν «εισαγωγή» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

στον οποίο ο χρήστης έχει την δυνατότητα να δημιουργήσει νέο Είδος Κίνησης Αξιογράφου. Αρχικά εισάγουμε την Περιγραφή του νέου Είδους Κίνησης, τον Λογαριασμό ο οποίος επηρεάζεται κατά την σύνδεση του συγκεκριμένου είδους κίνησης με άρθρο της Γενικής Λογιστικής, καθώς και το πώς αυτός ο λογαριασμός επηρεάζεται ( Χρέωση Πίστωση). Στο πεδίο λογαριασμός υπάρχει η δυνατότητα να εμφανιστεί, δίνοντας F2 ή επιλέγοντας τον φακό, η φόρμα αναζήτησης λογαριασμών. Επίσης στο ίδιο πεδίο μπορεί να οριστεί τόσο κινούμενος όσο και μη κινούμενος λογαριασμός. Τέλος επιλέγοντας «Μεταβολή» και «Διαγραφή» έχει την δυνατότητα ο χρήστης να μεταβάλλει και να διαγράψει τα είδη κίνησης αξιογράφων που έχει ο ίδιος δημιουργήσει. Β. (αφορά εταιρείες Εσόδων - Εξόδων) Επιλέγοντας από το Βασικό μενού Παράμετροι / Αξιόγραφα / Είδη Κίνησης, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στον οποίο περιέχονται: - τα Είδη Κίνησης των Αξιογράφων που έχουν αντιγραφεί από την Πρότυπη εταιρία «Epsilon Net» - τα Είδη Κίνησης των Αξιογράφων τα οποία έχει δημιουργήσει ο χρήστης, ανάλογα με την παραμετροποίηση που επιθυμεί να δημιουργήσει για την παρακολούθηση των ιδιαίτερων αναγκών της κάθε εταιρίας.

- 174 -

Προσοχή! Τα Είδη Κίνησης των Αξιογράφων που έχουν ενσωματωθεί από την Επιστημονική ομάδα της Epsilon Net και αντιγράφονται από τις πρότυπες εταιρείες δεν μπορούν να μεταβληθούν ή να διαγραφούν από τον χρήστη. Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να μεταβάλλει και να διαγράψει τα Είδη Κίνησης που έχει εισάγει ο ίδιος. Επιλέγοντας λοιπόν «εισαγωγή» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

στον οποίο έχει την δυνατότητα ο χρήστης να δημιουργήσει νέο Είδος Κίνησης Αξιογράφου εισάγοντας την Περιγραφή του νέου Είδους Κίνησης. Τέλος επιλέγοντας «Μεταβολή» και «Διαγραφή» έχει την δυνατότητα ο χρήστης να μεταβάλλει και να διαγράψει τα είδη κίνησης αξιογράφων που έχει ο ίδιος δημιουργήσει. 15.2.4. Παραμετροποίηση Κατάστασης – Είδους Κίνησης Επιλέγοντας από το Βασικό μενού Παράμετροι / Αξιόγραφα / Παραμετροποίηση Κατάστασης Αξιογράφου - Είδους κίνησης Αξιογράφου, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στον οποίο παραμετροποιούνται οι καταστάσεις με τα είδη κίνησης αξιογράφων, με την δημιουργία για κάθε κατάσταση αξιογράφου αντιστοιχίσεων με είδη κίνησης αξιογράφου και τον ορισμό της νέα κατάστασης που θα προκύψει για το αξιόγραφο με την παραπάνω αντιστοίχιση. Στον πίνακα αυτόν περιέχονται - οι αντιστοιχίσεις που έχουν αντιγραφεί από την Πρότυπη εταιρία «Epsilon Net» - οι αντιστοιχίσεις τις οποίες έχει δημιουργήσει ο χρήστης, ανάλογα με την παραμετροποίηση που επιθυμεί να δημιουργήσει για την παρακολούθηση των ιδιαίτερων αναγκών της κάθε εταιρίας.

- 175 -

Προσοχή! Οι αντιστοιχίσεις που έχουν ενσωματωθεί από την Επιστημονική ομάδα της Epsilon Net και αντιγράφονται από τις πρότυπες εταιρείες δεν μπορούν να μεταβληθούν ή να διαγραφούν από τον χρήστη. Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να μεταβάλλει και να διαγράψει τις αντιστοιχίσεις που έχει εισάγει ο ίδιος. Επιλέγοντας,λοιπόν, «εισαγωγή» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

στον οποίο έχει την δυνατότητα ο χρήστης να εισάγει νέο συνδυασμό κατάστασης και είδους κίνησης Αξιογράφου. Συγκεκριμένα ο χρήστης έχει την δυνατότητα να ορίσει για κάθε κατάσταση αξιογράφου το είδος κίνησης με το οποίο μπορεί αυτό να αντιστοιχισθεί, καθώς και το ποια θα είναι η νέα κατάσταση που θα πάρει το συγκεκριμένο αξιόγραφο μετά την καταχώρηση της κίνησης αυτής. Αξίζει να σημειωθεί ότι για κάθε κατάσταση αξιογράφου μπορούν να δημιουργηθούν περισσότερες από μία αντιστοιχίσεις με διαφορετικό κάθε φορά είδος κίνησης αξιογράφου, ανάλογα με τις ανάγκες παραμετροποίησης της κάθε εταιρίας. Για παράδειγμα, εισάγοντας στην κατάσταση «Νέο αξιόγραφο», είδος κίνησης «Παραλαβή αξιογράφου» και νέα κατάσταση «Σε χαρτοφυλάκιο», όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, έχει ορισθεί ότι σε αξιόγραφο του οποίου η τρέχουσα κατάσταση είναι «Νέο αξιόγραφο», έχουμε την δυνατότητα να καταχωρήσουμε κίνηση αξιογράφου «Παραλαβή αξιογράφου» και μετά την καταχώρηση της παραπάνω κίνησης η κατάσταση αυτού του αξιόγραφου θα γίνει «Σε Χαρτοφυλάκιο». Τέλος επιλέγοντας «Μεταβολή» και «Διαγραφή» έχει την δυνατότητα ο χρήστης να μεταβάλλει και να διαγράψει τους συνδυασμούς που έχει ο ίδιος δημιουργήσει. 15.3. Αρχείο – Αξιόγραφα Επιλέγοντας από το Βασικό Μενού Αρχείο / Αξιόγραφα εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας:

- 176 -

Στο σημείο αυτό έχουμε την δυνατότητα να εισάγουμε νέο αξιόγραφο, να πραγματοποιήσουμε μεταβολή και προβολή των στοιχείων των αξιογράφων που επιθυμούμε καθώς επίσης και να διαγράψουμε κάποιο αξιόγραφο, επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές στο κάτω μέρος του πίνακα. Να σημειωθεί ακόμα ότι η εισαγωγή ενός νέου αξιόγραφου καθώς και η μεταβολή ενός ήδη υπάρχοντος μπορεί να γίνει και μέσα από την φόρμα άρθρου γενικής λογιστικής ή εγγραφής εσόδων εξόδων, διαδικασία που θα αναλυθεί παρακάτω. Επιλέγοντας λοιπόν εισαγωγή εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

όπου θα πρέπει να εισάγει ο χρήστης όλα τα στοιχεία του αξιογράφου. Τα πεδία που εμφανίζονται με έντονη γραμματοσειρά είναι υποχρεωτικά και θα πρέπει να συμπληρωθούν απαραίτητα από τον χρήστη. Ξεκινώντας στο πάνω μέρος του πίνακα θα πρέπει ο χρήστης να ορίσει το Είδος του αξιογράφου, εάν δηλαδή είναι «Εισπρακτέο» ή «Πληρωτέο». Στο πάνω δεξιό μέρος της φόρμας υπάρχουν τα πεδία «Κατάσταση» και «Τύπος» στα οποία εμφανίζονται πληροφοριακά η τρέχουσα κατάσταση και ο τρέχον τύπος του αξιογράφου. Στο group «Στοιχεία» ο χρήστης θα πρέπει αρχικά να εισάγει τον «Αριθμό» του Αξιογράφου. Στα πεδία «Εκδότης» και «Κάτοχος» ο χρήστης μπορεί είτε να καταχωρήσει ελεύθερα το όνομα που επιθυμεί, είτε επιλέγοντας τον φακό ή δίνοντας F2 να αναζητήσει και να επιλέξει από την λίστα των συναλλασσόμενων τον εκδότη και τον κάτοχο του αξιογράφου. Τέλος ο χρήστης θα πρέπει να εισάγει την «Ημερομηνία Λήξης» αλλά και το «Ποσό» του αξιογράφου.

- 177 -

Στο group «Τράπεζα» θα πρέπει ο χρήστης να ορίσει το «Όνομα» της Τράπεζα το «Υποκατάστημα» και τον «Λογαριασμό» που επιθυμεί. Αυτό μπορεί να γίνει - είτε πληκτρολογώντας στα αντίστοιχα πεδία την τράπεζα ή το υποκατάστημα ή τον αριθμό λογαριασμού - είτε επιλέγοντας από το drop down list το οποίο εμφανίζεται σε κάθε ένα από τα πεδία, τράπεζα ή υποκατάστημα ή αριθμό λογαριασμού από τα δεδομένα που είναι ήδη καταχωρημένα στο αρχείο των Τραπεζών όπως αναλύσαμε παραπάνω. Στην περίπτωση που η τράπεζα ή το υποκατάστημα ή ο αριθμός λογαριασμού δεν έχει εισαχθεί από πριν στο αρχείο των Τραπεζών, ο χρήστης έχει την δυνατότητα να εισάγει αυτό το δεδομένο και από αυτό το σημείο χωρίς να χρειάζεται να κλείσει την φόρμα εισαγωγής του αξιογράφου. Συγκεκριμένα όταν ο χρήστης δώσει F2 ή πληκτρολογήσει το δεδομένο που επιθυμεί αλλά δεν είναι ήδη καταχωρημένο στο αρχείο τραπεζών και φύγει από το πεδίο που βρίσκεται, θα ανοίξει αυτόματα φόρμα καταχώρισης των στοιχείων της Νέας τράπεζας, την οποία αναλύσαμε παραπάνω.

Επιστρέφοντας στην φόρμα του αξιογράφου, στο group «Κινήσεις» ο χρήστης θα πρέπει να εισάγει μία ή περισσότερες κινήσεις στο αξιόγραφο. Συγκεκριμένα επιλέγοντας «εισαγωγή» στο κάτω μέρος του πίνακα, θα δημιουργηθεί νέα εγγραφή στο grid, στην οποία πρέπει αρχικά να εισαχθεί η «ημερομηνία». Στην συνέχεια θα πρέπει να επιλεγεί το είδος της δημιουργούμενης κίνησης, από την λίστα των ειδών κίνησης αξιογράφων που θα εμφανιστεί και θα περιέχει κάθε φορά εκείνα τα είδη κίνησης τα οποία έχουν προηγούμενα αντιστοιχιστεί με την τρέχουσα κατάσταση του αξιογράφου στον πίνακα «Παραμετροποίηση Κατάστασης Αξιογράφου - Είδους κίνησης Αξιόγραφου». Στο σημείο αυτό ο χρήστης έχει την δυνατότητα επιλέγοντας F3, να εισάγει και μια νέα αντιστοίχιση Κατάστασης και Είδους κίνησης Αξιογράφου.

- 178 -

Τέλος θα πρέπει να εισαχθεί ο Συναλλασσόμενος με την εμφάνιση της γνωστής φόρμας αναζήτησης δίνοντας F2, καθώς και η Αιτιολογία της κίνησης. Επιλέγοντας αντίστοιχα μεταβολή, διαγραφή και απόρριψη έχει την δυνατότητα ο χρήστης να μεταβάλλει, να διαγράψει και να απορρίψει κάποια κίνηση. 15.4. Σύνδεση Αξιόγραφου με Άρθρο Γενικής Λογιστικής ή εγγραφή Εσόδων Εξόδων. Στα πλαίσια της διαχείρισης των αξιογράφων της εταιρίας δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη, να συνδέσει για πληροφοριακούς λόγους ένα ή περισσότερα αξιόγραφα με συγκεκριμένο άρθρο γενικής λογιστικής ή εγγραφή εσόδων εξόδων. 15.4.1. Σύνδεση Αξιόγραφου με Άρθρο Γενικής Λογιστικής Μετά την ενεργοποίηση του module «διαχείριση αξιογράφων», στην φόρμα εισαγωγής ή μεταβολής άρθρου έχει προστεθεί το νέο Tab «Αξιόγραφα». Σε αυτό θα πραγματοποιηθεί η σύνδεση αξιογράφου και συγκεκριμένα μιας κίνησης αυτού με το επεξεργαζόμενο άρθρο. Μάλιστα ο χρήστης έχει την δυνατότητα να επιλέξει ένα ήδη καταχωρημένο αξιόγραφό ή να δημιουργήσει από το σημείο αυτό ένα νέο, ενώ το ίδιο μπορεί να γίνει και για κίνηση του αξιογράφου που θα συνδεθεί.

Με την επιλογή «Εισαγωγή» δημιουργείται μία νέα γραμμή σύνδεσης αξιόγραφου με το άρθρο που βρισκόμαστε. Επιλέγοντας αντίστοιχα μεταβολή, διαγραφή και απόρριψη έχει την

- 179 -

δυνατότητα ο χρήστης να μεταβάλλει, να διαγράψει και να απορρίψει κάποια σύνδεση που έχει εισάγει. Στο πεδίο αριθμός θα οριστεί το συνδεόμενο αξιόγραφο. Ο πρώτος τρόπος με τον οποίον θα γίνει αυτό είναι με την επιλογή ενός αξιογράφου από την drop down λίστα των ήδη καταχωρημένων αξιογράφων, όπως φαίνεται παρακάτω.

Εναλλακτικά ο χρήστης έχει την δυνατότητα επιλέγοντας F2 να εμφανίσει την φόρμα αναζήτησης αξιογράφων, στην οποία μπορεί να επιλέξει ένα από τα ήδη καταχωρημένα αξιόγραφα, να προβάλει ή να μεταβάλει τα στοιχεία ενός από αυτά, ή ακόμα και να πραγματοποιήσει εισαγωγή ενός νέου αξιογράφου και στην συνέχεια να το συνδέσει με το άρθρο του. Συγκεκριμένα επιλέγοντας F2 εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα

από την οποία με την επιλογή «εισαγωγή» εμφανίζεται η φόρμα εισαγωγής νέου αξιογράφου, τη οποία έχουμε δει και περιγράψει παραπάνω.

- 180 -

Αφού έχει πραγματοποιηθεί η εισαγωγή των στοιχείων του νέου αξιογράφου επιλέγοντας Ο.Κ. επιστρέφουμε στην φόρμα αναζήτησης αξιογράφων από την οποία μπορούμε να επιλέξουμε το αξιόγραφο που μόλος δημιουργήσαμε ώστε να το συνδέσουμε με το επεξεργαζόμενο άρθρο. Επιλέγοντας λοιπόν το αξιόγραφο που επιθυμούμε και δίνοντας «επιλογή», επιστρέφουμε στη φόρμα του άρθρου και συγκεκριμένα στο ΤΑΒ αξιόγραφα όπου έχουν μεταφερθεί τα στοιχεία του επιλεγμένου αξιογράφου.

Στην συνέχεια θα πρέπει να ορίσουμε την συγκεκριμένη κίνηση του επιλεγμένου αξιογράφου που επιθυμούμε να συνδέσουμε με το άρθρο που βρισκόμαστε. Αυτό μπορεί να γίνει είτε επιλέγοντας κάποια κίνηση από την drop down λίστα που εμφανίζεται στα πεδία «ημερομηνία» και «είδος κίνησης» και στην οποία περιέχονται οι ήδη καταχωρημένες στο αξιόγραφό κινήσεις,

- 181 -

είτε δίνοντας F2 βρισκόμενος στα πεδία αυτά, ώστε να μεταφερθούμε αυτόματα στην φόρμα μεταβολής του επιλεγμένου αξιόγραφου όπου θα καταχωρήσουμε την νέα κίνηση που επιθυμούμε να συνδέσουμε με το άρθρο. Με την επιλογή και της κίνησης αξιογράφου ολοκληρώνεται η σύνδεση του με το επεξεργαζόμενο άρθρο. Η διαδικασία σύνδεσης μπορεί να επαναληφθεί και για περισσότερα αξιόγραφα.

Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας και κατά την αποθήκευση του άρθρου πραγματοποιείται ο παρακάτω έλεγχος. Όπως έχουμε αναλύσει προηγούμενα κατά την δημιουργία ειδών κίνησης αξιογράφων ορίζουμε τον λογαριασμό που θα επηρεάζει κάθε κίνηση και το αν θα επηρεαστεί η χρέωση ή η πίστωση αυτού του λογαρασιμού. Με βάση αυτήν την παραμετροποίηση, κατά την αποθήκευση του άρθρου ελέγχεται αν στο ΤΑΒ «άρθρο» έχει κινηθεί ανάλογα ο συγκεκριμένος λογαριασμός με το ποσό του συνδεδεμένου αξιογράφου. Για παράδειγμα αν σε ένα άρθρο έχουμε συνδέσει κίνηση αξιογράφου, η οποία έχει οριστεί ότι επηρεάζει τον λογαριασμό 33-90 στην χρέωση, ενώ το ποσό του αξιογράφου είναι

- 182 -

1.000,00, απαραίτητη προϋπόθεση για να αποθηκευτεί το άρθρο είναι να έχει κινηθεί στο ΤΑΒ «άρθρο» κάποιος κατωτερωβάθμιος λογαριασμός του 33-90 (π.χ. ο λογαριασμός 33-90-000000) με ποσό 1.000,00 στην χρέωση. Σε διαφορετική περίπτωση δεν είναι δυνατή η αποθήκευση του άρθρου και εμφανίζεται το σχετικό προειδοποιητικό μήνυμα

15.4.2. Σύνδεση Αξιογράφου με εγγραφή Εσόδων - Εξόδων Μετά την ενεργοποίηση του module «διαχείριση αξιογράφων», στην φόρμα εισαγωγής ή μεταβολής εγγραφής εσόδων εξόδων και συγκεκριμένα στο ΤΑΒ «είσπραξη»(ή «πληρωμή» ανάλογα με το είδος της εγγραφής) έχει προστεθεί νέο group «κινήσεις Αξιόγραφων».

Σε αυτό θα πραγματοποιηθεί η σύνδεση αξιογράφου και συγκεκριμένα μιας κίνησης αυτού με την επεξεργαζόμενη εγγραφή. Η διαδικασία που θα πρέπει να ακολουθηθεί για τον σκοπό αυτόν είναι παρόμοια με αυτή που περιγράψαμε παραπάνω για την σύνδεση αξιογράφου με άρθρο γενικής λογιστικής. Η διαδικασία αυτή διαφοροποιείται σε δύο σημεία. Αρχικά στην αυτόματη ενημέρωση του πεδίου «Ποσό» του group «Αξιόγραφα» με την σύνδεση αξιογράφου με την εγγραφή. Συγκεκριμένα κάθε φορά που στο νέο group «κινήσεις Αξιόγραφων» συνδέεται ένα αξιόγραφο, προστίθεται αυτόματα στην τιμή του πεδίου «Ποσό» του group «Αξιόγραφα» το ποσό του συνδεόμενου αξιογράφου. Αξίζει να σημειωθεί ότι ο χρήστης συνεχίζει να έχει δυνατότητα καταχώρησης ποσού στο πεδίο «Ποσό» του group «Αξιόγραφα», καθώς και ότι η ενημέρωση της καρτέλας του συναλλασσόμενου, συνεχίζει να γίνεται από την τιμή του πεδίου αυτού, όπως γινόταν και πριν την ενεργοποίηση του module «Διαχείριση αξιογράφων». Το δεύτερο σημείο διαφοροποίησης είναι ο έλεγχος που πραγματοποιείται κατά την αποθήκευση της εγγραφής εσόδων – εξόδων. Συγκεκριμένα κατά την αποθήκευση της εγγραφής πραγματοποιείται έλεγχος συμφωνίας της τελικής τιμής του πεδίου «Ποσό» του group «Αξιόγραφα» και του συνόλου των ποσών των συνδεδεμένων με την εγγραφή

- 183 -

αξιογράφων. Στην περίπτωση που τα δύο ποσά δεν είναι ίσα, λόγω επέμβασης από τον χρήστη στην τιμή του πεδίου ποσό του group «Αξιόγραφα», εμφανίζεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα

και δεν είναι δυνατή η ολοκλήρωση της αποθήκευσης της εγγραφής. 15.5. Εκτυπώσεις Αφού έχουν πραγματοποιηθεί οι παραπάνω διαδικασίες και έχουν εισαχθεί τα αξιόγραφα στο σύστημα, ο χρήστης έχει την δυνατότητα να εκτυπώσει «Ημερολόγιο Αξιογράφων», «Ληξιάριο Αξιογράφων», «Καρτέλα Αξιογράφου» και «Κατάσταση Αξιογράφων». 15.5.1. Ημερολόγιο Αξιογράφων Επιλέγοντας από το Βασικό μενού Εκτυπώσεις / Αξιόγραφα / Ημερολόγιο Αξιογράφων εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα από την οποία χρήστης έχει την δυνατότητα να ορίσει τις παραμέτρους με τις οποίες επιθυμεί να διαμορφώσει και να εκτυπώσει το Ημερολόγιο των αξιογράφων.

Αρχικά θα πρέπει να οριστεί το ημερολογιακό διάστημα για το οποίο θέλουμε να εκτυπωθεί Ημερολόγιο Αξιογράφων, ορίζοντας ημερομηνία στα πεδία «Από Ημερομηνία» και «Έως Ημερομηνία». Στην συνέχεια στο group «Είδος κίνησης» ο χρήστης μπορεί να επιλέξει τα Είδη Κινήσεων αξιογράφων που επιθυμεί να συμπεριληφθούν στο Ημερολόγιο Αξιογράφων. Στο group «Κωδικοί Αξιογράφων» υπάρχει η δυνατότητα περιορισμού των αξιογράφων, οι κινήσεις των οποίων θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση, με την χρησιμοποίηση των πεδίων «Από» και «Έως» Κωδικό Αξιογράφου. Σε αυτά ο χρήστης έχει την δυνατότητα να πληκτρολογήσει κάποιον αριθμό αξιόγραφου ή επιλέγοντας τον φακό να εμφανίσει την φόρμα αναζήτησης και να επιλέξει από εκεί τον αριθμό του αξιόγραφου που επιθυμεί. Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα από το πεδίο «είδος» να οριστεί το είδος των αξιογράφων, οι κινήσεις

- 184 -

των οποίων θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση, με επιλογή ανάμεσα στις τιμές «όλα» «εισπρακτέα» «πληρωτέα. Τέλος υπάρχει η δυνατότητα ταξινόμησης των δεδομένων της εκτύπωσης με την επιλογή του επιθυμητού κριτηρίου από την drop down λίστα του group ταξινόμηση.

Αφού λοιπόν έχουν ορισθεί οι παραπάνω παράμετροι της εκτύπωσης επιλέγοντας «εκτύπωση» εμφανίζεται το Ημερολόγιο των Αξιογράφων

15.5.2. Ληξιάριο Επιλέγοντας από το Βασικό μενού Εκτυπώσεις / Αξιόγραφα / Ληξιάριο εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα από την οποία χρήστης έχει τη δυνατότητα να ορίσει τις παραμέτρους με τις οποίες επιθυμεί να διαμορφώσει και να εκτυπώσει το Ληξιάριο των αξιογράφων που έχουν εισαχθεί στο σύστημα.

- 185 -

Αρχικά θα πρέπει να οριστεί το ημερολογιακό διάστημα για το οποίο θέλουμε να εκτυπωθεί Ληξιάριο Αξιογράφων, ορίζοντας ημερομηνία στα πεδία «Από Ημερομηνία» και «Έως Ημερομηνία». Στην συνέχεια στο group «Κωδικοί Αξιογράφων» υπάρχει η δυνατότητα περιορισμού των αξιογράφων που θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση με την χρησιμοποίηση των πεδίων «Από» και «Έως» Κωδικό Αξιογράφου. Σε αυτά ο χρήστης έχει την δυνατότητα να πληκτρολογήσει κάποιον αριθμό αξιόγραφου ή επιλέγοντας τον φακό να εμφανίσει την φόρμα αναζήτησης και να επιλέξει από εκεί τον αριθμό του αξιόγραφου που επιθυμεί. Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα από το πεδίο «είδος» να οριστεί το είδος των αξιογράφων που θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση, με επιλογή ανάμεσα στις τιμές «όλα» «εισπρακτέα» «πληρωτέα. Τέλος υπάρχει η δυνατότητα ομαδοποίησης των δεδομένων της εκτύπωσης με την επιλογή του επιθυμητού κριτηρίου από την drop down λίστα του group ομαδοποίηση.

Αφού λοιπόν έχουν ορισθεί οι παραπάνω παράμετροι της εκτύπωσης επιλέγοντας «εκτύπωση» εμφανίζεται το Ληξιάριο των Αξιογράφων.

15.5.3. Καρτέλα Αξιογράφων Επιλέγοντας από το Βασικό μενού Εκτυπώσεις / Αξιόγραφα / Καρτέλα, εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα από την οποία χρήστης έχει την δυνατότητα να απεικονίσει την καρτέλα συγκεκριμένου ή πολλών αξιογράφων, με βάση την ημερομηνία λήξης τους.

- 186 -

Αρχικά θα πρέπει να οριστεί το ημερολογιακό διάστημα της ημερομηνίας λήξης για το οποίο θέλουμε να εκτυπωθεί Καρτέλα Αξιογράφων, ορίζοντας ημερομηνία στα πεδία «Από Ημερομηνία» και «Έως Ημερομηνία». Στην συνέχεια, στην ομάδα «Κωδικοί Αξιογράφων» υπάρχει η δυνατότητα περιορισμού των αξιογράφων που θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση με την χρησιμοποίηση των πεδίων «Από» και «Έως» Κωδικό Αξιογράφου. Σε αυτά ο χρήστης έχει την δυνατότητα να πληκτρολογήσει κάποιον αριθμό αξιόγραφου ή επιλέγοντας τον φακό να εμφανίσει την φόρμα αναζήτησης και να επιλέξει από εκεί τον αριθμό του αξιόγραφου που επιθυμεί. Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα από το πεδίο «είδος» να οριστεί το είδος των αξιογράφων που θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση, με επιλογή ανάμεσα στις τιμές «όλα» «εισπρακτέα» «πληρωτέα. Τέλος υπάρχει η δυνατότητα επιλογής του είδους των αξιογράφων τα οποία θα απεικονιστούν στην εκτύπωση, με μία από τις τιμές της λίστας του πεδίου «Όλα, Εισπρακτέα, Πληρωτέα».

Αφού λοιπόν έχουν ορισθεί οι παραπάνω παράμετροι της εκτύπωσης επιλέγοντας «Εκτύπωση» εμφανίζεται η Καρτέλα των Αξιογράφων.

Στο επάνω τμήμα της οθόνης της εκτύπωσης, ο χρήστης έχει την δυνατότητα, όπως και στα υπόλοιπα έντυπα, να πραγματοποιήσει Εκτύπωση, Εξαγωγή του αρχείου σε διάφορες μορφές, όπως pdf, excel, rtf (word), ή text, επιλέγοντας μία από τις αντίστοιχες επιλογές.

- 187 -

15.5.4. Κατάσταση Αξιογράφων Επιλέγοντας από το Βασικό μενού Εκτυπώσεις / Αξιόγραφα / Κατάσταση, εμφανίζεται η παρακάτω φόρμα από την οποία χρήστης έχει τη δυνατότητα να ορίσει τις παραμέτρους με τις οποίες επιθυμεί να διαμορφώσει και να εκτυπώσει την κατάσταση των αξιογράφων που έχουν εισαχθεί στο σύστημα, όπως αυτή διαμορφώνεται σε συγκεκριμένη ημερομηνία.

Αρχικά θα πρέπει να οριστεί η ημερομηνία για την οποία, τα αξιόγραφα που θα απεικονιστούν είχαν την κατάσταση που θα εμφανιστεί στην εκτύπωση. Έπειτα, ορίζουμε το ημερολογιακό διάστημα της ημερομηνίας λήξης των αξιογράφων τα οποία θα απεικονιστούν στην εκτύπωση «Κατάσταση Αξιογράφων», ορίζοντας ημερομηνία στα πεδία «Λήξης Από» και «Λήξης Έως». Στην συνέχεια, στην ομάδα «Κωδικοί Αξιογράφων» υπάρχει η δυνατότητα περιορισμού των αξιογράφων που θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση με την χρησιμοποίηση των πεδίων «Από» και «Έως» Κωδικό Αξιογράφου. Σε αυτά ο χρήστης έχει την δυνατότητα να πληκτρολογήσει κάποιον αριθμό αξιόγραφου ή επιλέγοντας τον φακό να εμφανίσει την φόρμα αναζήτησης και να επιλέξει από εκεί τον αριθμό του αξιόγραφου που επιθυμεί. Επιπλέον στο πεδίο «είδος» πρέπει να ορίσουμε το είδος των αξιογράφων που θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση και τα οποία θα εμφανίσουν την κατάσταση που είχαν στην αρχική ημερομηνία, με επιλογή ανάμεσα στις τιμές «όλα» «εισπρακτέα» «πληρωτέα. Παρακάτω, υπάρχει η δυνατότητα ταξινόμησης των δεδομένων της εκτύπωσης με την επιλογή του επιθυμητού κριτηρίου από τη λίστα επιλογής της ομάδας «Ταξινόμηση». Η ταξινόμηση μπορεί να πραγματοποιηθεί με βάση το είδος των αξιογράφων, τον αριθμό τους, την ημερομηνία λήξης τους ή την κατάστασή τους.

Τέλος, με το πεδίο «Αναδίπλωση Περιγραφής», μπορεί να γίνει αναδίπλωση των περιγραφών της εκτύπωσης, όπως η επωνυμία του εκδότη ή του κατόχου, εάν έχουν μεγάλο εύρος χαρακτήρων και δεν επαρκούν οι χαρακτήρες της γραμμής.

- 188 -

Αφού λοιπόν έχουν ορισθεί οι παραπάνω παράμετροι της εκτύπωσης επιλέγοντας «εκτύπωση» εμφανίζεται η εκτύπωση της Κατάστασης Αξιογράφων.

Στο επάνω τμήμα της οθόνης της εκτύπωσης, ο χρήστης έχει την δυνατότητα, όπως και στα υπόλοιπα έντυπα, να πραγματοποιήσει Εκτύπωση, Εξαγωγή του αρχείου σε διάφορες μορφές, όπως pdf, excel, rtf (word), ή text, επιλέγοντας μία από τις αντίστοιχες επιλογές.

16. Μητρώο Παγίων 16.1. Διαχείριση Μητρώου Παγίων Με την επιλογή «Μητρώο Παγίων» μπορούμε να διαχειριστούμε τα πάγιά μας. Η συγκεκριμένη επιλογή περιλαμβάνει έξι υποεπιλογές: Μητρώο Άνοιγμα Νέας Χρήσης Υπολογισμός Οριστικοποίηση Αποριστικοποίηση Παράμετροι

Πρώτη υποεπιλογή είναι η επιλογή «Μητρώο». Πριν την ενεργοποίηση της επιλογής «Μητρώο» πρέπει να επιλέξουμε την υποεπιλογή «Παράμετροι», όπου θα ορίσουμε το έτος χρήσης των Παγίων.

- 189 -

Μητρώο: Από το μητρώο παγίων έχουμε τρεις επιλογές «Εισαγωγή», «Μεταβολή» και «Διαγραφή». Με το πλήκτρο «Εισαγωγή» ανοίγουμε τον πίνακα καταχώρησης παγίου.

Πριν ακόμα προχωρήσουμε στην Εισαγωγή Παγίου θα πρέπει να γνωρίζουμε ότι δε μπορούμε να καταχωρήσουμε αξία αποσβέσεων προηγούμενων χρήσεων μεγαλύτερη από την αξία κτήσης του παγίου, γιατί τα αποτελέσματα μας για τον υπολογισμό των αποσβέσεων θα είναι αρνητικές αποσβέσεις χρήσης. Το πρόγραμμα στην περίπτωση αυτή εμφανίζει το μήνυμα «Οι αποσβέσεις απογραφής μεγαλύτερες του επιτρεπόμενου».

- 190 -

Ο παραπάνω πίνακας, λοιπόν, είναι πλήρης πεδίων που θα μας βοηθήσουν να χειριστούμε τα πάγιά μας. Στον πίνακα «Νέο Πάγιο» βλέπουμε πρώτα τα πεδία «Κωδικός» και «Περιγραφή». Το πεδίο «Κωδικός» είναι το πεδίο που χαρακτηρίζει μοναδικά κάθε πάγιο στο πρόγραμμά μας και ένα από τα δύο πεδία σύμφωνα με τα οποία θα κάνουμε αναζητήσεις. Εάν κάνουμε κλικ στο πλήκτρο μας εμφανίζει μια λίστα των ήδη καταχωρημένων παγίων, ώστε να διευκολυνόμαστε κατά την καταχώρηση (π.χ. επιλογή επόμενου ελεύθερου κωδικού). Στο πεδίο «Περιγραφή» μπορούμε να εισάγουμε μία περιγραφή για τις ανάγκες στο μητρώο παγίων – ανεξάρτητα από τους λογαριασμούς των βιβλίων – που θα μας εξυπηρετεί και στην αναζήτηση του παγίου. Τα επόμενα πεδία αναφέρονται στην απόσβεση του παγίου. Τα πρώτα πεδία αναφέρονται στο αν είναι ενεργό ή ανενεργό το πάγιο, αν θα πραγματοποιηθεί απόσβεση ή όχι και αν αποκτήθηκε το πάγιο μέσω επενδύσεων αφορολόγητων αποθεματικών. Στο πεδίο «Κωδ. Λογιστικής» επιλέγουμε τον λογαριασμό της γενικής λογιστικής που ανήκει το πάγιο. Στα επόμενα πεδία επιλέγουμε μέθοδο και το συντελεστή απόσβεσης, καθώς και την χρονολογική περίοδο στην οποία θα υπολογιστεί η απόσβεση. Τα παρακάτω πεδία «Αποσβέσεις απογραφής» και «Αποσβέσεις Χρήσης» συμπληρώνονται αυτόματα μετά τον υπολογισμό των αποσβέσεων, με το ποσό των αποσβέσεων που πραγματοποιήθηκαν τα προηγούμενα έτη και με το ποσό των αποσβέσεων που υπολογίσθηκαν στην τρέχουσα χρήση. Θα πρέπει βέβαια να αναφερθεί εδώ ότι εάν το πάγιο προέρχεται από προηγούμενη χρήση θα πρέπει ο χρήστης να εισάγει το ποσό των αποσβέσεων απογραφής έτσι ώστε ο υπολογισμός των αποσβέσεων της τρέχουσας χρήσης να υλοποιηθεί σωστά. Τέλος στα αμέσως επόμενα πεδία έχουμε την δυνατότητα να ορίσουμε τους λογαριασμούς αποσβέσεων και αποσβεσθέντων. Επίσης, εάν επιλέξουμε την «Επαναλήψιμη εισαγωγή» και, αφού συμπληρώσουμε όσα πεδία της μάσκας επιθυμούμε για την εγγραφή του νέου παγίου, η εφαρμογή κρατάει στην μάσκα «Εισαγωγή νέου παγίου» όλα αυτά τα στοιχεία και τα ξανά προτείνει εκ νέου για καταχώρηση νέου ομοειδούς παγίου. Η δυνατότητα αυτή μας δίνεται ακόμα και όταν προχωρούμε στην εισαγωγή νέου παγίου μέσα από την μάσκα νέας εγγραφής. Στην δεξιά πλευρά του πίνακα υπάρχουν μερικά πληροφοριακά στοιχεία. Στο πρώτο συμπληρώνουμε, εάν υπάρχει, την ευεργετική διάταξη σύμφωνα με την οποία αγοράσαμε το πάγιο. Στον χώρο επιδότηση συμπληρώνουμε το ποσοστό της επιδότησης και το λογαριασμό της γενικής λογιστικής που θα καταχωρείται η επιδότηση. Στα επόμενα πεδία συμπληρώνουμε τα στοιχεία του παραστατικού αγοράς και, τέλος, εάν πωλήθηκε το πάγιο και ποια ημερομηνία. Επιλέγοντας «Μεταβολή» βλέπουμε ένα προηγουμένως καταχωρημένο πάγιο και μπορούμε να παρέμβουμε και να μεταβάλουμε τα στοιχεία του. Άνοιγμα Νέας Χρήσης: Με το άνοιγμα νέας χρήσης δίνουμε στο πρόγραμμα την δυνατότητα ανοίγματος νέας χρήσης στα πάγια για να μεταβούμε στο επόμενο έτος. Υπολογισμός: Με τον υπολογισμό το πρόγραμμα υπολογίζει αυτομάτως τις αποσβέσεις για τα πάγια που έχουμε καταχωρήσει. Το χρονικό διάστημα για το οποίο θα διενεργηθούν αποσβέσεις θα είναι υποχρεωτικά το σύνολο της χρήσης. Οριστικοποίηση: Με την οριστικοποίηση το πρόγραμμα επικυρώνει τους υπολογισμούς της απόσβεσης, ώστε να προχωρήσουμε και να δουλέψουμε στην επόμενη χρήση των παγίων. Αποοριστικοποίηση: Αν πριν επέλθει το τέλος προθεσμίας οριστικοποίησης θέλουμε να κάνουμε διόρθωση σε οριστικοποιημένες αποσβέσεις μπορούμε να τις αποοριστικοποιήσουμε. Εισαγωγή Άρθρου : Με την συγκεκριμένη επιλογή έχουμε την δυνατότητα να εισαγάγουμε απευθείας το άρθρο των αποσβέσεων για Γ’ κατηγορίας βιβλία. Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί η προηγούμενη εισαγωγή των Λογαριασμών Αποσβέσεων και αποσβεσθέντων, στον πίνακα καταχώρισης των στοιχείων του Παγίου.

- 191 -

16.2. Εκτυπώσεις Μητρώου Παγίων Η επιλογή εκτύπωσης «Μητρώο Παγίων» έχει τρεις υποεπιλογές. Η πρώτη αφορά το μητρώο παγίων, η δεύτερη την κατάσταση με όλα τα πάγια, και η τρίτη τις αποσβέσεις των παγίων για την επόμενη χρήση. 1. Με την υποεπιλογή «Μητρώο» εμφανίζεται ο πίνακας για την εισαγωγή παραμέτρων εκτύπωσης του Μητρώου Παγίων. Στην περιοχή «Ημερομηνία Κτήσης» εισάγουμε την χρονική περίοδο μέσα στην οποία αποκτήθηκαν τα πάγια τα οποία θέλουμε να εμφανιστούν. Στην περιοχή «Κωδικοί Παγίων» εισάγουμε τον μικρότερο και τον μεγαλύτερο κωδικό παγίου, μεταξύ των οποίων, όλα τα υπόλοιπα πάγια θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση και τέλος στην περίπτωση όπου θέλουμε να εκτυπώσουμε σε εκτυπωτή Ακίδων θα πρέπει να επιλέξουμε την αντίστοιχη επιλογή.

Τέλος επιλέγουμε αν τα αποτελέσματα θα εμφανιστούν στην οθόνη ή θα σταλούν στον εκτυπωτή. Στο πεδίο «Άνω Περιθώριο» δηλώνουμε πόσες κενές γραμμές θέλουμε να αφήσει ο εκτυπωτής πριν αρχίσει την εκτύπωση. Επισημαίνοντας το πεδίο «Θεωρημένο» μπορούμε να ορίσουμε και αριθμό σελίδας βιβλίου. Επιλέγοντας «ΟΚ» εμφανίζεται το Μητρώο Παγίων.

2. Με την υποεπιλογή «Κατάσταση» ανοίγει ο πίνακας «Κατάσταση Παγίων».

- 192 -

Η επιλογή αυτή εκτυπώνει μία λίστα με όλα τα πάγια που έχουμε καταχωρημένα στην επιχείρηση καθώς και την αναπόσβεστη αξία των Παγίων.

3. Με την υποεπιλογή «Πρόβλεψη Αποσβέσεων Επόμενης Χρήσης» το πρόγραμμα υπολογίζει τις αποσβέσεις για τα πάγια που θα ζητήσουμε και που αφορούν την επόμενη χρήση. Με αυτό τον τρόπο μπορούμε να υπολογίσουμε αποσβέσεις ακόμη και αν δεν έχει οριστικοποιηθεί ο υπολογισμός της προηγούμενης χρήσης. ΠΡΟΣΟΧΗ. Ο υπολογισμός που θα πραγματοποιηθεί δεν είναι οριστικός και μπορεί να μεταβληθεί εάν και εφόσον γίνουν αλλαγές στην τρέχουσα χρήση.

Εισάγοντας τα στοιχεία για τα πάγια που θέλουμε να περιλαμβάνονται στον υπολογισμό και πατώντας το πλήκτρο «ΟΚ» εμφανίζεται προεπισκόπηση του υπολογισμού των αποσβέσεων.

- 193 -

16.3. Παραδείγματα 16.3.1. Εισαγωγή παγίου με ημερομηνία αγοράς στην τρέχουσα χρήση Έστω ότι αγοράζουμε ένα πάγιο με ημερομηνία αγοράς 01/01/2007. Το πάγιο αποσβένεται με γραμμική μέθοδο (σταθερή) και συντελεστή απόσβεσης 10%. Η αξία αγοράς είναι 10.000€. Ο τρόπος καταχώρισης του παγίου είναι ο εξής. Δηλώνουμε κωδικό, περιγραφή και τσεκάρουμε ότι είναι ενεργό και ότι αποσβένεται. Δηλώνουμε τη μέθοδο απόσβεσης και τον συντελεστή. Έναρξη απόσβεσης δίνουμε την ημερομηνία αγοράς, δηλαδή 01/01/2007. Στη συνέχεια Ημερομηνία αγοράς δίνουμε πάλι 01/01/2007 και δηλώνουμε τον Αρ. Παραστατικού και τον Προμηθευτή. Επιπλέον ορίζουμε την ποσότητα και στο Ποσό την αξία αγοράς 10.000€. Τέλος πατάμε οκ για να καταχωρηθεί.

Έπειτα πηγαίνουμε αρχεία – Μητρώο Παγίων – Μητρώο και κάνουμε υπολογισμό. Το πρόγραμμα μας υπολογίζει την απόσβεση χρήσης η οποία είναι 1.000€ και η καρτέλα του παγίου διαμορφώνεται όπως παρακάτω.

- 194 -

Τέλος για να αλλάξει ο χρήστης χρήση παγίων, θα πρέπει να πάει από Αρχεία – Μητρώο Παγίων – Οριστικοποίηση για το έτος 2007 και στη συνέχεια Αρχεία – Μητρώο Παγίων – Άνοιγμα νέας χρήσης.

16.3.2. Εισαγωγή παγίου που έχει αγοραστεί σε προηγούμενη χρήση Έστω ότι καταχωρούμε πάγιο που έχει αγοραστεί στις 01/01/2005 ενώ η καταχώριση στο πρόγραμμα θα γίνει από 01/01/2007. Το πάγιο αποσβένεται με γραμμική μέθοδο (σταθερή) και συντελεστή απόσβεσης 10%. Η αξία αγοράς είναι 10.000€. Ο τρόπος καταχώρισης του παγίου είναι ο εξής. Δηλώνουμε κωδικό, περιγραφή και τσεκάρουμε ότι είναι ενεργό και ότι αποσβένεται. Δηλώνουμε τη μέθοδο απόσβεσης και τον συντελεστή. Έναρξη απόσβεσης δίνουμε την ημερομηνία καταχώρισης στο πρόγραμμα, δηλαδή 01/01/2007. Στη συνέχεια Ημερομηνία αγοράς δίνουμε την πραγματική ημερομηνία αγοράς δηλαδή 01/01/2005 και δηλώνουμε τον Αρ. Παραστατικού και τον Προμηθευτή. Επιπλέον ορίζουμε την ποσότητα και στο Ποσό την αξία αγοράς 10.000€ και στο πεδίο Αποσβέσεις Απογραφής καταχωρούμε το ποσό της απόσβεσης που ήδη έχουμε υπολογίσει από 01/01/2005-31/12/2006 (πχ 2.000€). Τέλος πατάμε οκ για να καταχωρηθεί.

- 195 -

Έπειτα πηγαίνουμε αρχεία – Μητρώο Παγίων – Μητρώο και κάνουμε υπολογισμό. Το πρόγραμμα μας υπολογίζει την απόσβεση χρήσης η οποία είναι 1.000€ και η καρτέλα του παγίου διαμορφώνεται όπως παρακάτω.

Τέλος για να αλλάξει ο χρήστης, χρήση παγίων, θα πρέπει να πάει από Αρχεία – Μητρώο Παγίων – Οριστικοποίηση για το έτος 2007 και στη συνέχεια Αρχεία – Μητρώο Παγίων – Άνοιγμα νέας χρήσης.

- 196 -

17. Διαχείριση

Παγίου ενεργητικού 17.1. Διαχείριση Παγίου Ενεργητικού

Με την επιλογή «Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού» μπορούμε να διαχειριστούμε τα πάγιά μας. Η συγκεκριμένη επιλογή περιλαμβάνει δύο υποεπιλογές: «Μητρώο» και «Μεταφορά από Μητρώο Παγίων»

Μητρώο: Από την επιλογή μητρώο έχουμε τις παρακάτω επιλογές «Εισαγωγή», «Μεταβολή», «Διαγραφή», «Προβολή», «Υπολογισμός Αποσβέσεων», «Διαγραφή Αποσβέσεων» και «Αναπροσαρμογή», επίσης επιλέγοντας το βελάκι που βρίσκεται κάτω δεξιά της συγκεκριμένης μάσκας εμφανίζονται οι επιλογές «Οριστικοποίηση», «Αποριστικοποίηση» «Εγγραφή»,«Άρθρο» και Αντιγραφή.

Με το πλήκτρο «Εισαγωγή» ανοίγουμε τον πίνακα καταχώρησης παγίου.

- 197 -

Ο παραπάνω πίνακας είναι πλήρης με τα πεδία που θα μας βοηθήσουν να χειριστούμε τα πάγιά μας. Στον πίνακα «Νέο Πάγιο» βλέπουμε πρώτα τα πεδία «Κωδικός» και «Περιγραφή». Το πεδίο «Κωδικός» χαρακτηρίζει μοναδικά κάθε πάγιο στο πρόγραμμά μας και είναι ένα από τα δύο πεδία με τα οποία θα κάνουμε αναζητήσεις. Η εισαγωγή του Νέου Παγίου στην Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού διαφοροποιείται σε σχέση με την εισαγωγή του παγίου στο Μητρώο Παγίων. Συγκεκριμένα έχουμε την δυνατότητα για την εισαγωγή του Νέου παγίου στην Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού να εισάγουμε τον πρωτοβάθμιο ο οποίος θα έχει κωδικό πχ.10 και δηλώνουμε ότι δεν κινείται. Στην συνέχεια ανοίγουμε δευτεροβάθμιο κωδικό για το πάγιο ο οποίος επίσης δεν κινείται και τέλος εισάγουμε τριτοβάθμιο κωδικό όπου και εισάγουμε όλα τα στοιχεία του Πάγιου και τσεκάρουμε την επιλογή «Κινείται». Η παραπάνω διαδικασία πραγματοποιείται στην περίπτωση όπου θέλουμε να εισάγουμε Πάγια των οποίων ο πρωτοβάθμιος κωδικός είναι κοινός. Σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση ανάλογα με τις ανάγκες του χρήστη υπάρχει η δυνατότητα καταχώρησης νέου Πάγιου με οποιαδήποτε κωδικοποίηση, τσεκάροντας την επιλογή κινείται, έτσι ώστε να υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής των δεδομένων του Πάγιου. Επιπλέον θα πρέπει να σημειώσουμε ότι η μορφή του Κωδικού των Παγίων θα πρέπει να συμπίπτει με την μορφή του Λογιστικού Σχεδίου. Στο πεδίο «Περιγραφή» μπορούμε να εισάγουμε μία περιγραφή για τις ανάγκες της Διαχείρισης Παγίων – ανεξάρτητα από τους λογαριασμούς της Λογιστικής – που θα μας εξυπηρετεί και στην αναζήτηση του παγίου. Στην συνέχεια παρακάτω υπάρχουν τέσσερις καρτέλες με διάφορες επιλογές. Γενικά : Στην συγκεκριμένη καρτέλα τσεκάρουμε τις επιλογές Ενεργό και Αποσβένεται. Στην συνέχεια εισάγουμε την μέθοδο απόσβεσης και τον Συντελεστή, καθώς επίσης και το χρονικό διάστημα σε περίπτωση αδράνειας του Παγίου.

- 198 -

Τέλος στην περίπτωση όπου το Πάγιο που εισάγουμε συσχετίζεται με κάποιο άλλο πάγιο, το ορίζουμε στο πεδίο Συσχετιζόμενο Πάγιο και έχουμε την δυνατότητα να κάνουμε αναζήτηση του παγίου επιλέγοντας τον φακό

.

Λογιστική: Η συγκεκριμένη καρτέλα έχει κάποιες διαφοροποιήσεις σε εταιρίες εσόδων εξόδων και σε εταιρίες γενικής λογιστικής. Συγκεκριμένα, σε εταιρία εσόδων εξόδων, μπορούμε να εισάγουμε τους Λογαριασμούς Αγορών – Πωλήσεων Παγίων, τον Λογαριασμό Αποσβέσεων και Αποσβεσθέντων καθώς επίσης και τον Λογαριασμό επιδότησης σύμφωνα με το Λογιστικό Σχέδιο. Τέλος σε περίπτωση επιδότησης του Πάγιου εισάγουμε το ποσοστό επιδότησης στο ανάλογο πεδίο.

Σε εταιρία γενικής λογιστικής, η ίδια οθόνη απεικονίζεται ως εξής:

Η διαφορά έγκειται στα δύο επιπλέον πεδία. Το πρώτο είναι το «Αναλογ. Στη χρήση επιδοτ.» και, το δεύτερο, το πεδίο επιλογής «Αυτόματος υπολογισμός αναλογουσών στη χρήση αποσβέσεων». Τα πεδία αυτά λειτουργούν συνδυαστικά με τα παραπάνω πεδία «Λογαριασμό επιδότησης» και «Ποσοστό Επιδότησης». Όταν το πάγιο αγοραστεί με επιδότηση, τότε, ορίζοντας τους αντίστοιχους λογαριασμούς επιδότησης καθώς και το ποσοστό και, επιλέγοντας

- 199 -

τον αυτόματο υπολογισμό αναλογουσών στη χρήση αποσβέσεων, μπορεί να δημιουργηθεί αυτόματα το άρθρο της απόσβεσης του επιδοτούμενου ποσού με βάση το ποσοστό του, κινώντας τους αντίστοιχους λογαριασμούς. Για παράδειγμα, έστω ότι αγοράζουμε ένα μηχάνημα με επιδότηση 60%. Η καρτέλα «Λογιστική», θα πρέπει να συμπληρωθεί ως εξής:

Μετά τον υπολογισμό αποσβέσεων και την οριστικοποίηση της χρήσης, μπορεί να δημιουργηθεί αυτόματα, τόσο το άρθρο των αποσβέσεων, όσο και το άρθρο των αναλογουσών στη χρήση αποσβέσεων. Η εργασία αυτή πραγματοποιείται από την αρχική οθόνη του μητρώου παγίου ενεργητικού και, συγκεκριμένα από το βελάκι που βρίσκεται στο κάτω δεξιό τμήμα της οθόνης, όπου, επιλέγοντάς το εμφανίζονται οι αντίστοιχες επιλογές

Επιλέγοντας «άρθρο αναλογ. στη χρήση επιδοτ.», αμέσως μετά τη δημιουργία του άρθρου των αποσβέσεων, μας ανοίγει την ακόλουθη οθόνη:

- 200 -

Λοιπά: Σε αυτήν την καρτέλα εισάγουμε τα παρακάτω στοιχεία για την αναπροσαρμογή των ακινήτων. Στο πεδίο Εγκατάσταση ορίζουμε τον τόπο εγκατάστασης του Παγίου καθώς και τα στοιχεία Τρίτου στην περίπτωση που υφίσταται. Στην συνέχεια υπάρχουν τα Grid «Βάρη επί του Παγίου», «Παράμετροι αναπροσαρμογής ακινήτων», «Αφορολόγητο Αποθεματικό» και «Ευεργετική Διάταξη», όπου ανάλογα την περίπτωση εισάγουμε τα αντίστοιχα δεδομένα.

Παρατηρήσεις: Επιλέγοντας την καρτέλα παρατηρήσεις εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας όπου μπορούμε να εισάγουμε παρατηρήσεις σχετικά με το Πάγιο.

Τα παρακάτω πεδία «Αποσβέσεις απογραφής», «Αναπόσβεστη Αξία», «Αξία Κτήσης», «Αξία Προσθηκών», αναφέρονται στην τρέχουσα κατάσταση του παγίου και ενημερώνονται αυτόματα μετά τον υπολογισμό των αποσβέσεων, με το ποσό των αποσβέσεων που

- 201 -

πραγματοποιήθηκαν τα προηγούμενα έτη και με το ποσό των αποσβέσεων που υπολογίσθηκαν στην τρέχουσα χρήση. Στην συνέχεια, ακριβώς παρακάτω, έχουμε την δυνατότητα να εισάγουμε αναλυτικά όλες τις κινήσεις του παγίου, επιλέγοντας το είδος της κίνησης που επιθυμούμε. Εάν για παράδειγμα πρόκειται για αγορά Παγίου, στο είδος της κίνησης επιλέγουμε «Αγορά» και συμπληρώνουμε τα υπόλοιπα στοιχεία της αγοράς. Στην περίπτωση που πρόκειται για κάποιο πάγιο το οποίο αγοράσθηκε σε προηγούμενη χρήση και έχουν υπολογισθεί αποσβέσεις, αρχικά εισάγουμε είδος κίνηση «Απογραφή κτήσης» όπου εισάγουμε τα στοιχεία της αγοράς του παγίου και στην συνέχεια εισάγουμε το είδος κίνησης «Απογραφή Απόσβεσης», δηλώνοντας το ποσό των αποσβέσεων που έχουν υπολογισθεί συνολικά. Με αυτόν τον τρόπο έχουμε την δυνατότητα να ορίσουμε τις αποσβέσεις που έχουν ήδη υπολογισθεί και να συνεχίσουμε από εδώ και στο εξής στον υπολογισμό των αποσβέσεων σύμφωνα με την αναπόσβεστη αξία του Παγίου. Επίσης υπάρχουν τα είδη κινήσεων «Πώληση», «Απόσβεση», «Προσθήκη», «Βελτίωση», «Αναπροσαρμογή», «Μεταφορά σε», «Μεταφορά από», «Έκπτωση Βελτίωσης», Έκπτωση Προσθήκης», «Έκπτωση», «Επιστροφή Βελτίωσης», «Επιστροφή Προσθήκης», «Επιστροφή», «Πώληση Βελτίωσης», και «Πώληση Προσθήκης», όπου ανάλογα την περίπτωση επιλέγουμε το αντίστοιχο είδος κίνησης.

- 202 -

Επίσης, εάν τσεκάρουμε την επιλογή «Επαναλήψιμη εισαγωγή» κι, αφού συμπληρώσουμε όσα πεδία της μάσκας επιθυμούμε και καταχωρίσουμε την εγγραφή του νέου παγίου, η εφαρμογή κρατάει στην μάσκα «Εισαγωγή νέου παγίου» όλα αυτά τα στοιχεία εμφανίζονται εκ νέου για την καταχώρηση νέου ομοειδούς παγίου. Η δυνατότητα αυτή μας δίνεται ακόμα και όταν προχωρούμε στην εισαγωγή νέου παγίου μέσα από την μάσκα νέας εγγραφής. Τέλος, με τις επιλογές «Εισαγωγή», «Μεταβολή», «Διαγραφή», «Απόρριψη», έχουμε την δυνατότητα να πραγματοποιήσουμε τις ανάλογες ενέργειες στις κινήσεις του παγίου.

Αφού ολοκληρώσαμε την αναφορά σχετικά με την εισαγωγή του Παγίου, έχουμε επιπλέον τις παρακάτω επιλογές στην αρχική φόρμα της Διαχείρισης του Παγίου.

Μεταβολή: Επιλέγοντας «Μεταβολή» βλέπουμε ένα προηγουμένως καταχωρημένο πάγιο και μπορούμε να παρέμβουμε και να μεταβάλουμε τα στοιχεία του. Διαγραφή: Επιλέγοντας «Διαγραφή», έχουμε την δυνατότητα διαγράψουμε ένα πάγιο που έχουμε ήδη εισάγει. Προβολή: Επιλέγοντας «Προβολή», έχουμε την δυνατότητα να πραγματοποιήσουμε προβολή των στοιχείων του Παγίου.

- 203 -

Υπολογισμός Αποσβέσεων: Με την συγκεκριμένη επιλογή πραγματοποιείται ο Υπολογισμός των Αποσβέσεων στο τέλος της χρήσης, για όλα τα πάγια που έχουμε εισάγει και σύμφωνα με τα στοιχεία που ορίσαμε κατά την εισαγωγή του παγίου. Επιπλέον θα πρέπει να αναφέρουμε ότι ο υπολογισμός των αποσβέσεων μπορεί να πραγματοποιηθεί, όχι μόνο στο τέλος της χρήσης, αλλά, οποιαδήποτε στιγμή επιθυμούμε και για οποιοδήποτε χρονικό διάστημα επιθυμούμε. Τέλος, έχουμε την δυνατότητα να υπολογίσουμε αποσβέσεις, όχι απαραίτητα για όλα τα πάγια, αλλά και για συγκεκριμένα πάγια που επιθυμούμε. Διαγραφή Αποσβέσεων: Με την συγκεκριμένη επιλογή, έχουμε την δυνατότητα να διαγράψουμε τις αποσβέσεις που έχουν υπολογισθεί, για τα πάγια που επιθυμούμε. Η διαγραφή των αποσβέσεων μπορεί να πραγματοποιηθεί και για συγκεκριμένα πάγια και όχι απαραίτητα για όλα τα πάγια. Οριστικοποίηση: Με την οριστικοποίηση το πρόγραμμα επικυρώνει τους υπολογισμούς της απόσβεσης και δεν μπορούμε να πραγματοποιήσουμε καμία μεταβολή. Αποριστικοποίηση: Εάν πριν επέλθει το τέλος προθεσμίας οριστικοποίησης θέλουμε να κάνουμε διόρθωση σε οριστικοποιημένες αποσβέσεις μπορούμε να τις αποριστικοποιήσουμε, να πραγματοποιήσουμε τις μεταβολές που επιθυμούμε και στην συνέχεια να οριστικοποίησουμε πάλι. Αντιγραφή: Με την συγκεκριμένη επιλογή έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε κάποιο πάγιο που έχουμε ήδη δημιουργήσει. Επιλέγοντας την συγκεκριμένη επιλογή εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στο οποίο εισάγουμε τον κωδικό και την περιγραφή του Παγίου. Στην συνέχεια επιλέγοντας Ο.Κ. εμφανίζεται η φόρμα καταχώρισης του Παγίου με τα στοιχεία που έχουν αντιγραφεί, όπου μπορούμε να μεταβάλουμε και να αποθηκεύσουμε το πάγιο.

Εγγραφή / Αρθρο: Με την συγκεκριμένη επιλογή έχουμε την δυνατότητα να εισαγάγουμε απευθείας το άρθρο ή την εγγραφή των αποσβέσεων. Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί η προηγούμενη εισαγωγή των Λογαριασμών Αποσβέσεων και αποσβεσθέντων , στον πίνακα καταχώρισης των στοιχείων του Παγίου. Επίσης εάν τσεκάρουμε την επιλογή «Επαναλήψιμη εισαγωγή» κι αφού συμπληρώσουμε όσα πεδία της μάσκας επιθυμούμε και καταχωρίσουμε την εγγραφή του νέου παγίου, η εφαρμογή κρατάει στην μάσκα «εισαγωγή νέου παγίου» όλα αυτά τα στοιχεία και τα ξαναπροτείνει εκ νέου για καταχώρηση νέου ομοειδούς παγίου. Η δυνατότητα αυτή μας δίνεται ακόμα και όταν προχωρούμε στην εισαγωγή νέου παγίου μέσα από την μάσκα νέας εγγραφής. 17.2. Εκτυπώσεις Διαχείρισης Παγίου Ενεργητικού Από τη διαδρομή «Εκτυπώσεις / Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού», συναντάμε τις ακόλουθες υποεπιλογές: το «Μητρώο Παγίων», την «Κατάσταση» των παγίων, πληροφοριακή εκτύπωση των παγίων με τη χρήση φίλτρων και μια πλήρη καρτέλα του μητρώου παγίων. 17.2.1. Μητρώο Με την υποεπιλογή «Μητρώο» εμφανίζεται ο πίνακας για την εισαγωγή παραμέτρων εκτύπωσης του Μητρώου Παγίων.

- 204 -

Στην περιοχή «Ημερομηνία Κτήσης», εισάγουμε την χρονική περίοδο μέσα στην οποία αποκτήθηκαν τα πάγια τα οποία θέλουμε να εμφανιστούν. Στην περιοχή «Κωδικοί Παγίων» εισάγουμε τον μικρότερο και τον μεγαλύτερο κωδικό παγίου, μεταξύ των οποίων, όλα τα υπόλοιπα πάγια θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση. Εάν στα πεδία «από» και «έως» δεν δώσουμε τιμές, τότε, στην επόμενη οθόνη θα εμφανιστούν όλα τα πάγια που είναι δημιουργημένα στο μητρώο παγίων και πληρούν όλα τα υπόλοιπα κριτήρια. Στο πεδίο επιλογής «Αναδίπλωση της περιγραφής του λογαριασμού», έχουμε να δυνατότητα, επιλέγοντάς το, να εμφανίσουμε την περιγραφή του παγίου σε δεύτερη γραμμή, εάν αυτή είναι μεγάλη και οι χαρακτήρες ξεπερνούν τους διαθέσιμους χαρακτήρες απεικόνισης της μίας γραμμής. Στην περιοχή «Ταξινόμηση», ορίζουμε το κριτήριο κατά το οποίο θα είναι ταξινομημένα τα αποτελέσματα της εκτύπωσης. Οι διαθέσιμες ταξινομήσεις είναι «κατά κωδικό, κατά ημερομηνία κτήσης, κατά αφορολόγητο αποθεματικό». Το πεδίο επιλογής «Εμφάνιση Συνόλων», συνδέεται με το πεδίο «Έως», όπου, εάν επιλέξουμε ότι επιθυμούμε να εμφανίσουμε σύνολα ανά κωδικό παγίου, μας δίνεται η δυνατότητα επιλογής του επιπέδου του κωδικού στο οποίο επιθυμούμε να δούμε τα σύνολα. Συγκεκριμένα, μπορούμε να εμφανίσουμε σύνολα ανά πάγιο, δηλαδή ανά λογαριασμό, ή μπορούμε να εμφανίσουμε σύνολα ανά πρωτοβάθμιο όπου θα συμπεριλαμβάνει τα σύνολα όλων των παγίων που είναι καταχωρημένα στους κατωτεροβάθμιούς του.

- 205 -

Τέλος, θα πρέπει να επιλέξουμε τις παραμέτρους εκτύπωσης. Προεπιλεγμένη επιλογή είναι ο εκτυπωτής Ακίδων, ενώ, αρχικά είναι ορισμένο, εκτύπωση να εμφανίζεται πρώτα στην οθόνη. Αντιστοίχως επιλέγουμε ή αποεπιλέγουμε τις παραμέτρους που επιθυμούμε. Έπειτα, για την εκτύπωση του θεωρημένου μητρώου παγίων, επιλέγουμε το πεδίο «Θεωρημένο» και ορίζουμε την αρίθμηση από την οποία θα ξεκινήσει η εκτύπωση του θεωρημένου μητρώου από την εφαρμογή. Με το πεδίο «Εκτύπωση» προχωράμε στην επόμενη οθόνη, που είναι η απεικόνιση του μητρώου παγίων με βάση τα κριτήρια που ορίσαμε.

17.2.2 Κατάσταση Με την υποεπιλογή «Κατάσταση» ανοίγει ο πίνακας «Κατάσταση Παγίων».

Στο πεδίο «Ημερομηνία Κτήσης» εισάγουμε την χρονική περίοδο μέσα στην οποία αποκτήθηκαν τα πάγια τα οποία θέλουμε να εμφανιστούν στην κατάσταση. Στην περιοχή «Κωδικοί Παγίων» εισάγουμε τον μικρότερο και τον μεγαλύτερο κωδικό παγίου, μεταξύ των οποίων, όλα τα υπόλοιπα πάγια θα συμπεριληφθούν στην εκτύπωση. Εάν δεν δοθούν τιμές στα πεδία αυτά, τότε θα εμφανιστούν όλα τα πάγια τα οποία βρίσκονται καταχωρημένα στο μητρώο παγίων και αποκτήθηκαν στο παραπάνω ορισμένο χρονικό διάστημα. Επιλέγοντας «ΟΚ» εμφανίζεται η παρακάτω Κατάσταση Παγίων.

Στο σημείο αυτό ο χρήστης έχει την δυνατότητα, όπως και στα υπόλοιπα έντυπα να πραγματοποιήσει Εκτύπωση, Εξαγωγή του αρχείου σε διάφορες μορφές, όπως pdf, excel, rtf (word), ή text, επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές στο πάνω μέρος της οθόνης.

- 206 -

17.2.3 Πληροφοριακή Εκτύπωση Με την επιλογή «Πληροφοριακή Εκτύπωση» δίνεται η δυνατότητα εκτύπωσης κατάστασης των παγίων, τα οποία παρακολουθούνται στην διαχείριση παγίου ενεργητικού, στην οποία μπορούν να προστεθούν, εκτός από τις πληροφορίες οι οποίες περιέχονται στην κοινή εκτύπωση Μητρώου και πλήθος άλλων στοιχείων του παγίου. Επιλέγοντας, λοιπόν, «Πληροφοριακή Εκτύπωση» στην Διαχείριση Παγίου Ενεργητικού, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας,

Στο πεδίο «Ημερομηνία Κτήσης» εισάγουμε την χρονική περίοδο μέσα στην οποία αποκτήθηκαν τα πάγια τα οποία θέλουμε να εμφανιστούν στην κατάσταση. Στην Επιλογή Στηλών, εμφανίζονται όλες οι διαθέσιμες στήλες οι οποίες μπορούν να συμπεριληφθούν στην εκτύπωση συνδυαστικά. Επιλεγμένες είναι οι στήλες που η επιστημονική ομάδα της Epsilon Net έχει ορίσει να εμφανίζονται στην πληροφοριακή εκτύπωση, ενώ, ο χρήστης, έχει τη δυνατότητα να αποεπιλέξει και να επιλέξει όποιες στήλες επιθυμεί, ώστε να απεικονίσει μια εκτύπωση, μόνο με τις πληροφορίες που χρειάζεται κάθε φορά. Επιπλέον, έχουμε τη δυνατότητα να ορίσουμε το κριτήριο κατά το οποίο επιθυμούμε να γίνει η ταξινόμηση των αποτελεσμάτων της εκτύπωσης. Οι διαθέσιμες επιλογές ταξινόμησης εμφανίζονται παρακάτω:

- 207 -

Το παρακάτω πεδίο «Φίλτρο για Εκτύπωση», εάν το επιλέξουμε και προχωρήσουμε στο πεδίο «Εκτύπωση», ακολουθεί η παρακάτω οθόνη, η οποία προηγείται της οθόνης της εκτύπωσης:

Στην οθόνη αυτή, μπορούμε να ορίσουμε διάφορα κριτήρια, με βάση τα οποία θα διαμορφωθεί το αποτέλεσμα της εκτύπωσης.

Στην επόμενη οθόνη, εμφανίζεται η πληροφορική εκτύπωση του μητρώου παγίου, με τα φίλτρα και τα κριτήρια που έχουμε ορίσει και, την οποία μπορούμε, όπως και στα υπόλοιπα έντυπα, να πραγματοποιήσουμε εκτύπωση, εξαγωγή του αρχείου σε διάφορες μορφές, όπως pdf, excel, rtf (word), ή text, επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές στο πάνω μέρος της οθόνης. 17.2.4 Μητρώο (Καρτέλα) Με την επιλογή «Καρτέλα», έχουμε την δυνατότητα να εκτυπώσουμε την πλήρη καρτέλα των παγίων τα οποία παρακολουθούμε στην διαχείριση παγίου ενεργητικού. Υπάρχει η δυνατότητα να συμπεριλάβουμε στην καρτέλα, εκτός από τα σταθερά πληροφοριακά στοιχεία του και όλες τις κινήσεις και μεταβολές που έχει υποστεί το κάθε πάγιο. Επιλέγοντας λοιπόν «Μητρώο (Καρτέλα)» στην Διαχείριση Παγίου Ενεργητικού εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας,

- 208 -

όπου ορίζοντας τις παραμέτρους που επιθυμούμε εμφανίζεται η παρακάτω πληροφοριακή εκτύπωση με τα στοιχεία των παγίων.

- 209 -

17.3. Παραδείγματα 17.3.1. Εισαγωγή παγίου με ημερομηνία αγοράς στην τρέχουσα χρήση Έστω ότι αγοράζουμε ένα πάγιο με ημερομηνία αγοράς 01/01/2007. Το πάγιο αποσβένεται με γραμμική μέθοδο (σταθερή) και συντελεστή απόσβεσης 10%. Η αξία αγοράς είναι 10.000€. Ο τρόπος καταχώρισης του παγίου είναι ο εξής. Πηγαίνουμε στην επιλογή Αρχεία – Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού και κάνουμε εισαγωγή. Δίνουμε ένα κωδικό στο πάγιο και περιγραφή και τσεκάρουμε το Κινείται. Στη συνέχεια τσεκάρουμε ότι είναι ενεργό και αποσβένεται, επιλέγουμε μέθοδο απόσβεσης και δίνουμε και τον συντελεστή απόσβεσης. Έπειτα πηγαίνουμε στις κινήσεις και κάνουμε εισαγωγή. Στο είδος επιλέγουμε Αγορά. Δηλώνουμε την ημερομηνία αγοράς, την ποσότητα και την Αξία Αγοράς. Επιπλέον καταχωρούμε το Παραστατικό και τον προμηθευτή πατώντας F2 και επιλέγοντάς τον. Τέλος πατάμε ΟΚ για να το καταχωρήσουμε και στη συνέχεια στο Μητρώο Διαχείρισης Παγίου ενεργητικού πατάμε Υπολ. Απόσβεσης.

Έτσι αν ανοίξουμε την καρτέλα του παγίου θα δούμε ότι μας εμφανίζει αυτόματα την ημερομηνία λήξης της απόσβεσης, την απόσβεση της χρήσης η οποία στη συγκεκριμένη περίπτωση είναι 1.000€ και μας φέρνει και την αναπόσβεστη αξία 9.000€ όπως φαίνεται παρακάτω.

- 210 -

Τέλος για να οριστικοποιήσει ο χρήσης τη χρήση του 2007 θα πρέπει να πάει από Αρχεία – Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού – Μητρώο και να πατήσει το κουμπί Οριστικοποίηση 17.3.2. Εισαγωγή παγίου που έχει αγοραστεί σε προηγούμενη χρήση Έστω ότι καταχωρούμε πάγιο που έχει αγοραστεί στις 01/01/2005 ενώ η καταχώριση στο πρόγραμμα θα γίνει από 01/01/2007. Το πάγιο αποσβένεται με γραμμική μέθοδο (σταθερή) και συντελεστή απόσβεσης 10%. Η αξία αγοράς είναι 10.000€. Ο τρόπος καταχώρισης του παγίου είναι ο εξής. Πηγαίνουμε Αρχεία – Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού – Μητρώο και κάνουμε εισαγωγή. Δίνουμε κωδικό και Περιγραφή και τσεκάρουμε ότι το πάγιο Κινείται. Επίσης τσεκάρουμε ότι είναι ενεργό και ότι αποσβένεται. Δηλώνουμε την μέθοδο της απόσβεσης και τον συντελεστή. Έπειτα πηγαίνουμε στις Κινήσεις και επιλέγουμε Απογραφή κτήσης. Στην ημερομηνία δηλώνουμε την πραγματική ημερομηνία αγοράς δηλαδή 01/01/2005 και την αξία αγοράς 10.000€ και το παραστατικό και τον προμηθευτή πατώντας F2 ώστε να ανοίξει το grid των συναλλασσόμενων ώστε να τον επιλέξουμε. Στην συνέχεια κάνουμε πάλι εισαγωγή και επιλέγουμε Απογραφή απόσβεσης. Δίνουμε την ημερομηνία μέχρι την οποία έχουμε υπολογίσει απόσβεση, δηλαδή 31/12/2006 και στο πεδίο Αξία δηλώνουμε το ποσό της απόσβεσης που έχουμε υπολογίσει από 01/01/2005 – 31/12/2006, δηλαδή 2.000€. Τέλος πατάμε ΟΚ

- 211 -

Έπειτα πρέπει να πατήσουμε το κουμπί από το παράθυρο Μητρώο Διαχείρισης Πάγιου Ενεργητικού. Με αυτό τον τρόπο γίνεται ο υπολογισμός της απόσβεσης και βλέποντας πάλι την καρτέλα του παγίου βλέπουμε ότι στις κινήσεις εμφανίζεται και η κίνηση Απογραφή με αξία 1.000€ ενώ εμφανίζονται αναλυτικά και οι αποσβέσεις απογραφής, αποσβέσεις χρήσης και η αναπόσβεστη αξία.

- 212 -

Τέλος για να οριστικοποιήσει ο χρήσης τη χρήση του 2007 θα πρέπει να πάει από Αρχεία – Διαχείριση Πάγιου Ενεργητικού – Μητρώο και να πατήσει το κουμπί Οριστικοποίηση

- 213 -

18. Διαδικασία Υπολογισμού & Αυτόματης υποβολής Περιοδικής Δήλωσης ΦΠΑ 18.1. Υπολογισμός Περιοδικής Δήλωσης Φ.Π.Α. Η συγκεκριμένη διαδικασία πραγματοποιείται επιλέγοντας από το Βασικό μενού ΕκτυπώσειςÆ ΈντυπαÆ Φ.Π.Α.Æ Περιοδική, όπου εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας:

9

9 9

9

9

9

Αρχικά ορίζουμε το χρονικό διάστημα για το οποίο θα υπολογίσουμε την Περιοδική Δήλωση, επιλέγοντας από το πεδίο «Περίοδος» την ανάλογη φορολογική περίοδο που θέλουμε. Αυτόματα συμπληρώνονται και τα πεδία «Από ημερομηνία» και «Έως ημερομηνία». Για ν’ αλλάξουμε ημερομηνία στο πεδίο «Περίοδος» δεν πρέπει να έχει ορισθεί κάποια επιλογή. Εισάγουμε το «Πιστωτικό Υπόλοιπο προηγούμενης φορολογικής περιόδου (401)», στην περίπτωση που αυτό υφίσταται, και το «Φ.Π.Α. έκτακτης δήλωσης (402)». Στην περίπτωση βέβαια που υπάρχει αποθηκευμένη περιοδική δήλωση στην προηγούμενη χρήση στην διαχείριση των εντύπων, το ποσό θα έρθει αυτόματα. Πληκτρολογούμε τον αριθμό που αντιστοιχεί στο πεδίο «Χρεωστικό Αρχικής Δήλωσης (403)», την «ProRata του Φ.Π.Α. εισροών (411)», το «Χρεωστικό μέχρι 3€ προηγούμενης φορολογικής περιόδου (412)», το «Προσαύξηση % εκπρόθεσμης Υποβολής (512)» και το ποσό που αντιστοιχεί στο πεδίο «Επιστροφή ποσού σε περίπτωση πιστωτικού (503)». Έχουμε την δυνατότητα στο σημείο αυτό να ορίσουμε εκτύπωση σε Σελίδα Α4, Προεκτυπωμένο Έντυπο και σε Συνεχές Μηχανογραφημένο Έντυπο ανάλογα την περίπτωση, επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές. Πατώντας το κουμπί «Υπολογισμός», εμφανίζονται στη δεξιά περιοχή του παράθυρου τα αποτελέσματα της Περιοδικής Δήλωσης Φ.Π.Α. Σε περίπτωση που θέλουμε να μεταβάλλουμε το περιεχόμενο κάποιου πεδίου, κάνουμε κλικ στο αντίστοιχο πεδίο και εισάγουμε τον αριθμό.

- 214 -

9

Στην συνέχεια, κάνοντας κλικ στο πεδίο «Εμφάνιση», εμφανίζεται το έντυπο της Περιοδικής, για τη συγκεκριμένη περίοδο (μήνα ή τρίμηνο) που έχουμε ζητήσει.

Από την παραπάνω οθόνη μπορούμε να ελέγξουμε και να εκτυπώσουμε την Περιοδική Δήλωση ΦΠΑ. 9 Στην συνέχεια, αφού κλείσουμε την προεπισκόπηση του εντύπου, ενεργοποιείται το πεδίο «Αποθήκευση» και, επιλέγοντας «Ναι» στο παρακάτω μήνυμα, πραγματοποιείται η αποθήκευση του εντύπου στην «Διαχείριση Εντύπων».

9 Την επόμενη φορά τώρα που θα χρειαστεί να κάνουμε αρχική Περιοδική Δήλωση για την επόμενη περίοδο ή «Τροποποιητική» δήλωση για την ίδια περίοδο τα πεδία (Πιστ. Υπόλοιπο προηγούμενης περιόδου, Χρεωστικό Υπόλοιπο αρχικής δήλωσης κλπ) θα είναι ήδη συμπληρωμένα αφού έχουμε αποθηκεύσει το έντυπο. 9 Στην περίπτωση που αφήσουμε κενό το πεδίο «περίοδος», μπορούμε να ορίσουμε το χρονικό διάστημα που επιθυμούμε, εισάγοντας ημερομηνίες στα πεδία «Από ημερομηνία» και «Έως ημερομηνία». Στην περίπτωση αυτή ενεργοποιείται το πεδίο «Υποκαταστήματα». Στον πίνακα αυτόν εμφανίζονται τόσο η εταιρία στην οποία δουλεύουμε εκείνη τη στιγμή, όσο και όλες οι εταιρίες οι οποίες έχουν συνδεθεί ως υποκαταστήματα με αυτήν. 9 Στο σημείο αυτό έχουμε την δυνατότητα να επιλέξουμε τις εταιρίες που επιθυμούμε και να προχωρήσουμε σε «Υπολογισμό» και «Εμφάνιση». Με αυτόν τον τρόπο μπορούμε να υπολογίσουμε και να δούμε Πρόχειρη Περιοδική Δήλωση ΦΠΑ για το διάστημα που έχουμε

- 215 -

ορίσει και για όλες τις εταιρίες τις οποίες έχουμε επιλέξει, χωρίς να είναι απαραίτητο να έχουμε κάνει τις συγκεντρωτικές εγγραφές από τα Υποκαταστήματα, στο Κεντρικό. Προσοχή: Η επιλογή αυτή ενσωματώθηκε για την διευκόλυνση του χρήστη στις περιπτώσεις που θέλουμε να έχουμε μία πρόχειρη εικόνα της περιοδικής δήλωσης. Για τον υπολογισμό και την εκτύπωση της περιοδικής δήλωσης ΦΠΑ, θα πρέπει να γίνουν πρώτα οι συγκεντρωτικές εγγραφές από τα υποκαταστήματα και στην συνέχεια ο υπολογισμός και αποθήκευση της περιοδικής. 9 Στην περίπτωση τώρα που δεν έχουμε συμπληρώσει σε κάποιον λογαριασμό τον αντίστοιχο κωδικό στο πεδίο εντύπου Περιοδικής ή Εκκαθαριστικής ΦΠΑ, τότε το πρόγραμμα εμφανίζει προειδοποιητικό μήνυμα και μας επιτρέπει να το συμπληρώσουμε εκείνη τη στιγμή. Για παράδειγμα έστω ότι παραλείψαμε να πληκτρολογήσουμε στο λογαριασμό 62-04-010000 το πεδίο Περιοδικής ΦΠΑ το μήνυμα που εμφανίζεται είναι το ακόλουθο.

9 Επιπλέον στην περίπτωση που εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα και περιλαμβάνονται λογαριασμοί οι οποίοι δεν συμμετέχουν στον υπολογισμό της περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α. θα πρέπει να ορισθεί στους συγκεκριμένους λογαριασμούς και συγκεκριμένα στο πεδίο «έντυπα» η επιλογή -1. Επομένως θα πρέπει σε όλους τους λογαριασμούς, τα δεδομένα των οποίων δεν εμφανίζονται στην περιοδική δήλωση στο αντίστοιχο πεδίο του εντύπου μέσα στα στοιχεία του λογαριασμού να ορίσουμε την επιλογή -1. Η συγκεκριμένη ενέργεια μπορεί να πραγματοποιηθεί αυτόματα και μπορεί ο χρήστης μέσα από τον παρακάτω πίνακα να ορίσει πεδίο το «-1» και να προχωρήσει κανονικά στον υπολογισμό της περιοδικής.

- 216 -

9 Εάν κάνουμε κλικ στο πεδίο «Τροποποιητική» μπορούμε να υπολογίσουμε και να αποθηκεύσουμε τροποποιητική δήλωση για κάποια περίοδο. Επίσης επιλέγοντας με το ποντίκι το πεδίο «Προεκτυπωμένο Έντυπο» και αφού τοποθετήσουμε στον εκτυπωτή μας, το έντυπο της εφορίας, έχουμε εκτυπωμένη την περιοδική σε αυτό. 9 Με την επιλογή «Εκτύπωση Πεδίων», έχουμε τη δυνατότητα να εκτυπώσουμε στην οθόνη ή σε χαρτί Α4 και να ελέγξουμε όλα τα πεδία που έχουμε συμπληρώσει, πριν εκτυπώσουμε την Περιοδική. Επίσης ο χρήστης έχει τη δυνατότητα σε κάθε πεδίο περιοδικής δήλωσης να εισάγει ή να μεταβάλλει οποιοδήποτε νούμερο ή στοιχείο της επιχείρησης επιθυμεί. Συνεπώς μπορεί να συμπληρώνει την περιοδική δήλωση Φ.Π.Α. ανεξάρτητα αν έχει συνδέσει τους λογαριασμούς με τους συγκεκριμένους κωδικούς του εντύπου. Σε αυτή την περίπτωση βέβαια δεν θα μεταφερθεί αυτόματα κανένα ποσό στο έντυπο και θα χρειαστεί ο χρήστης να καταχωρήσει όλα τα ποσά χειρόγραφα. 9 Επιπλέον εάν επιλέξουμε εταιρία με Α΄ κατηγορίας βιβλία το πρόγραμμα μας δίνει την δυνατότητα να εκτυπώσουμε το έντυπο Φ3. 9

- 217 -

9 Εάν τώρα έχουμε εταιρία που τηρεί ΑΒ κατηγορίας βιβλία επιλέγοντας από το Βασικό μενού ΕκτυπώσειςÆΈντυπα ΦΠΑ»ÆΠεριοδική Δήλωση, και επιλέγοντας «Υπολογισμό» υπολογίζονται οι πίνακες Α, Β, Γ και Β1,Β2,Γ1 όπως φαίνεται παρακάτω. 9

- 218 -

Επιλέγοντας στο σημείο αυτό «Εμφάνιση», βλέπουμε στην οθόνη το έντυπο Φ2. Ενώ εάν κάνουμε κλικ δεξιά του πίνακα στο πεδίο «Πίνακες Β1, Β2, Γ1»,

και μετά κλικ στην «Εμφάνιση» βλέπουμε τη 2η σελίδα από το έντυπο Φ3 Επιπλέον, όπως και σε κάθε έντυπο, εμφανίζονται στο επάνω τμήμα της οθόνης διάφορες επιλογές όπως «Εκτύπωση» από το αντίστοιχο εικονίδιο του εκτυπωτή, καθορισμός του εκτυπωτή καθώς και εξαγωγή του αρχείου σε διάφορες μορφές, όπως PDF, Excel, RTF (word) ή Text.

Με την επιλογή «Έξοδος», κλείνουμε το τρέχον παράθυρο και επιστρέφουμε στην αρχική οθόνη υπολογισμού της περιοδικής δήλωσης προς αποθήκευση. 18.2. Αυτόματη Υποβολή Περιοδικής Δήλωσης Φ.Π.Α. Υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης της φόρμας της περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α. στην ιστοσελίδα του TAXISNET μέσα από τα προγράμματα Extra Έσοδα Έξοδα, Γενική Λογιστική και Λογιστική Διαχείριση. Η αυτόματη συμπλήρωση αφορά τις επιχειρήσεις που τηρούν A’, AB’, Β’ και Γ’ κατηγορίας βιβλία του ΚΒΣ. Με αυτήν την δυνατότητα επιτυγχάνεται η άμεση και αυτοματοποιημένη ολοκλήρωση της υποχρέωσης για υποβολή περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α. μέσω internet. Αναλυτικά, τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για την εκτέλεση της συγκεκριμένη δυνατότητας είναι τα εξής:

- 219 -

Βήμα 1. Από το menu «Εκτυπώσεις» \ «Έντυπα» \ «Φ.Π.Α.» \ «Περιοδική» υπολογίζουμε την περιοδική Δήλωση Φ.Π.Α. της επιχείρησης για μία συγκεκριμένη χρονική περίοδο (μήνα ή τρίμηνο). Εφόσον την υπολογίσουμε στη συνέχεια την Αποθηκεύουμε. Η περιοδική Δήλωση Φ.Π.Α. που υπολογίσαμε αποθηκεύτηκε, γεγονός που μπορούμε να το επαληθεύσουμε εάν από το menu «Αρχεία» επιλέξουμε τη «Διαχείριση Εντύπων». Στο συγκεκριμένο πίνακα θα δούμε την τελευταία καθώς και όσες προηγούμενες Περιοδικές Δηλώσεις έχουμε υπολογίσει και αποθηκεύσει. Υπενθυμίζουμε ότι, για να αποφύγουμε την επανάληψη της ίδιας διαδικασίας για όλους τους υπόχρεους, μπορούμε μέσα από την εταιρία στην οποία εργαζόμαστε να κάνουμε μαζικό υπολογισμό από το menu «Αρχεία» \ «Μαζικός Υπολογισμός» \ «Περιοδικών Δηλώσεων Φ.Π.Α.» για όλες ή για όσες εταιρείες επιθυμούμε να επιλέξουμε. Στη συνέχεια υπολογίζονται αυτόματα όλες οι περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ των υπόχρεων εταιριών που επιλέξαμε ενώ δίνεται από το ίδιο σημείο και η δυνατότητα να τις αποθηκεύσουμε μαζικά. Βήμα 2. Από το menu «Παράμετροι» \ «Κωδικοί Υποβολής μέσω Internet», ορίζουμε τους κωδικούς που έχει ο συγκεκριμένος υπόχρεος για την υποβολή της περιοδικής του δήλωσης Φ.Π.Α. μέσω internet, διαδικασία που πρέπει να επαναλάβουμε ξεχωριστά για κάθε εταιρία – υπόχρεο προς αποφυγή λαθών. Η συγκεκριμένη ενέργεια γίνεται μία μόνο φορά κατά την πρώτη εισαγωγή του υπόχρεου. Βήμα 3. Στη συνέχεια μέσα από την εταιρία στην οποία εργαζόμαστε και μόνο για αυτήν από το menu «Internet» \ «Υποβολή» επιλέγουμε «Περιοδική Δήλωση ΦΠΑ». Στο σημείο αυτό η εφαρμογή διενεργεί διπλό έλεγχο: - Ελέγχει το Α.Φ.Μ. του υπόχρεου όπως έχει δηλωθεί στο μητρώο του ΤΑΧΙS με το Α.Φ.Μ. που είναι δηλωμένο στα στοιχεία της εταιρίας, καθώς και τους κωδικούς που χρησιμοποιήσαμε για να εισέλθουμε στη φόρμα καταχώρησης Περιοδικής Δήλωσης Φ.Π.Α. Με τη λειτουργία αυτή προστατεύουμε το χρήστη από τυχόν λανθασμένη καταχώρηση κωδικών πρόσβασης στην εν λόγω ιστοσελίδα. - Ελέγχει την χρονική περίοδο που είναι απαιτητή η υποβολή Περιοδικής Δήλωσης Φ.Π.Α. στο Taxis, με την περίοδο που υπολογίσαμε και αποθηκεύσαμε τη συγκεκριμένη Περιοδική Δήλωση ΦΠΑ στην εφαρμογή. Με τον τρόπο αυτό προστατεύουμε το χρήστη από τυχόν λανθασμένη υποβολή περιοδικής Δήλωσης Φ.Π.Α., άλλης περιόδου. Εφόσον ολοκληρωθούν οι συγκεκριμένοι έλεγχοι, η εφαρμογή θα συμπληρώσει αυτόματα τη φόρμα της Περιοδικής Δήλωσης του ΦΠΑ για τον συγκεκριμένο υπόχρεο, με τα δεδομένα της Περιοδικής Δήλωσης που έχουμε ήδη αποθηκεύσει στην εφαρμογή για το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Η μοναδική υποχρέωση του χρήστη (εφόσον ελέγξει τα δεδομένα του) είναι η «Αποστολή» της ήδη συμπληρωμένης Περιοδικής Δήλωσης ΦΠΑ. 18.3. Μαζικός Υπολογισμός Περιοδικών Δηλώσεων Φ.Π.Α. Πέρα από το μεμονωμένο υπολογισμό περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α. ανά εταιρία, η εφαρμογή extra λογιστική διαχείριση δίνει τη δυνατότητα του μαζικού υπολογισμού των περιοδικών δηλώσεων Φ.Π.Α. για όλες ή για επιλεγμένες από τις επιχειρήσεις που παρακολουθεί ο λογιστής, ανεξαρτήτου κατηγορίας βιβλίων. Η δυνατότητα αυτή δίνεται μέσα από οποιαδήποτε εταιρία, από τη διαδρομή Αρχεία Æ Μαζικός Υπολογισμός Æ Περιοδικών Δηλώσεων Φ.Π.Α.

- 220 -

Στον πίνακα που εμφανίζεται υπάρχουν όλες οι εταιρίες τις οποίες παρακολουθεί ο λογιστής ανεξαρτήτου κατηγορίας βιβλίων. Μπορεί να τις επιλέξει όλες από την επιλογή «Όλων» και, στη συνέχεια, να επιλέξει τρίμηνο για τις εταιρίες με κατηγορία βιβλίων Α,Β και ΑΒ, μήνα για τις εταιρίες με κατηγορία βιβλίων Γ, ΑΓ και ΒΓ και, να ζητήσει υπολογισμό. Επιπλέον, μπορούμε να επιλέξουμε μόνο τις εταιρίες με κατηγορία βιβλίων Α,Β και ΑΒ, ή μόνο τις εταιρίες με κατηγορία βιβλίων Γ, ΑΓ και ΒΓ, την αντίστοιχη περίοδο και έπειτα Υπολογισμό. Μια τρίτη δυνατότητα είναι να μην επιλέξουμε καμία από τις επιλογές «Όλων, Μόνο Α, Β, ΑΒ, Μόνο Γ, ΑΓ, ΒΓ», όμως το πλήκτρο Ctrl και την επιλογή του ποντικιού, να διαλέξουμε όποιες εταιρίες επιθυμούμε, στη συνέχεια την περίοδο και, έπειτα, υπολογισμό. Ταυτόχρονα, δίνεται και η δυνατότητα αντικατάστασης ή όχι ήδη υπαρχόντων αποθηκευμένων δηλώσεων, από το αντίστοιχο πεδίο επιλογής.

- 221 -

Έπειτα από το μαζικό υπολογισμό, θα έχει δημιουργηθεί αυτόματα η περιοδική δήλωση της επιλεγμένης περιόδου για κάθε μία από τις εταιρίες και θα βρίσκεται αποθηκευμένη σε κάθε εταιρία στη διαδρομή «Αρχεία Æ Διαχείριση Εντύπων». Ταυτόχρονα, μπορούμε να πάρουμε εκτύπωση της κατάστασης από την παραπάνω οθόνη, η οποία ενεργοποιείτε μετά το μαζικό υπολογισμό. Αμέσως μετά την ολοκλήρωση του υπολογισμού, εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη αποτελεσμάτων και, ενεργοποιείται η επιλογή εκτύπωσης κατάστασης, η οποία απεικονίζει ανά εταιρία τον επιτυχή υπολογισμό των περιοδικών δηλώσεων, ή, εάν εντοπίστηκαν τυχόν σφάλματα.

- 222 -

18.4. Μαζική Εκτύπωση Περιοδικών Δηλώσεων Φ.Π.Α. Παράλληλα με τον μαζικό υπολογισμό περιοδικής δήλωσης Φ.Π.Α. ανά εταιρία, η εφαρμογή extra λογιστική διαχείριση δίνει, επιπλέον τη δυνατότητα της μαζικής εκτύπωσης των περιοδικών δηλώσεων Φ.Π.Α. για όλες ή για επιλεγμένες από τις επιχειρήσεις που παρακολουθεί ο λογιστής, ανεξαρτήτου κατηγορίας βιβλίων, με την ίδια φιλοσοφία με αυτή του μαζικού υπολογισμού. Η δυνατότητα αυτή δίνεται μέσα από οποιαδήποτε εταιρία, από τη διαδρομή «Εκτυπώσεις Æ Έντυπα Æ ΦΠΑ Æ Μαζική Εκτύπωση».

18.5. Κατάσταση Υπολοίπων Φ.Π.Α. Στο πλαίσιο των μαζικών ενεργειών που αφορούν την Περιοδική Δήλωση ΦΠΑ, δημιουργήθηκε και η εκτύπωση της κατάστασης υπολοίπων ΦΠΑ, η οποία βρίσκεται διαθέσιμη στη διαδρομή «Εκτυπώσεις Æ Έντυπα Æ ΦΠΑ Æ Κατάσταση Υπολοίπων Φ.Π.Α.»

- 223 -

Επιλέγοντας τις εταιρίες που επιθυμούμε, καθώς και την περίοδο, έχουμε δύο επιπλέον κριτήρια απεικόνισης των αποτελεσμάτων. Το πρώτο είναι η ταξινόμηση, η οποία μπορεί να γίνει ανά κωδικό εταιρίας, ανά επωνυμία εταιρίας ή ανά Α.Φ.Μ. Το δεύτερο κριτήριο είναι εάν επιθυμούμε να εμφανίσουμε όλες τις περιοδικές, μόνο αυτές με χρεωστικό υπόλοιπο ή μόνο αυτές με πιστωτικό υπόλοιπο.

Το αποτέλεσμα της συγκεκριμένης εκτύπωσης είναι η απεικόνιση όλων των επιλεγμένων εταιριών, με τη ζητούμενη ταξινόμηση, όπου για την κάθε μια εμφανίζεται ο ΑΦΜ της, η κατηγορία βιβλίων, το τηλέφωνο για άμεση επικοινωνία, τα διάφορα σύνολα φόρων της περιόδου, το τελικό χρεωστικό ή πιστωτικό υπόλοιπο της αποθηκευμένης περιοδικής δήλωσης καθώς και λοιπές πληροφορίες. 19. Προεκτύπωση εντύπων Από τη διαδρομή «Εκτυπώσεις Æ Προεκτύπωση Εντύπων», γίνεται η προεκτύπωση των εντύπων τα οποία προορίζονται για την εφορία προς θεώρηση.

- 224 -

Στον παραπάνω πίνακα τα στοιχεία της επιχείρησης εμφανίζονται αυτόματα, ενώ ο χρήστης μπορεί να ορίσει τον τίτλο που επιθυμεί να έχει το προεκτυπωμένο έντυπο. Στα πεδία «Από Σελίδα» και «Έως Σελίδα», ορίζουμε την έναρξη και τη λήξη της αρίθμησης των σελίδων που θα προεκτυπωθούν, ενώ, παρακάτω, ορίζουμε τον τύπο του εκτυπωτή καθώς και το μέγεθος του εντύπου. Με το πεδίο «ΟΚ» εμφανίζεται η προεπισκόπιση του εντύπου, ώστε να προχωρήσουμε στην εκτύπωσή του.

- 225 -

20. Διαδικασία Εκτύπωσης Βιβλίου Εσόδων – Εξόδων και Μηνιαίας κατάστασης Επιλέγοντας από το Βασικό μενού ΕκτυπώσειςÆ«Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων», ή, , μπορούμε να εναλλακτικά, από τη βασική γραμμή εργαλείων το πέμπτο εικονίδιο εκτυπώσουμε το Βιβλίο Εσόδων – Εξόδων της επιχείρησης, τη Μηνιαία Κατάσταση ή και το Βιβλίο Αγορών.

Πέρα από το επίσημο βιβλίο, μπορούμε, από την επιλογή αυτή να εκτυπώσουμε και πληροφοριακό βιβλίο εσόδων, εξόδων ή όλων, επιλέγοντας το επιθυμητό χρονικό διάστημα. Οι ημερομηνίες που προτείνονται από την εφαρμογή είναι η 01/01/ του τρέχοντος έτους έως την τρέχουσα ημερομηνία. Σε περίπτωση που θέλουμε ν’ αλλάξουμε την ημερομηνία πατάμε το βελάκι στο τέλος του πεδίου «Από Ημερομηνία» ή «Έως Ημερομηνία» και επιλέγουμε το χρονικό διάστημα που επιθυμούμε. Για την καλύτερη απεικόνιση των αποτελεσμάτων της εκτύπωσης έχουν ενσωματωθεί δύο κριτήρια ταξινόμησης, με τιμές

- 226 -

• • • •

Ημερομηνία Παραστατικό Αριθμός Εγγραφής Αριθμός Ενημέρωσης

Στην εκτύπωση Βιβλίου, εάν εκτυπώσουμε μη Θεωρημένο Βιβλίο θα εκτυπωθούν και τα στοιχεία της επιχείρησης. Εάν έχουμε οριστικοποιήσει όλες τις εγγραφές μας και καταχωρήσουμε εγγραφή με ημερομηνία την τελευταία ημέρα της οριστικοποίησης, κατά την εκτύπωση Θεωρημένου Βιβλίου θα εμφανιστεί προειδοποιητικό μήνυμα ότι υπάρχει προσωρινή εγγραφή με ημερομηνία ίδια με την τελευταία ημερομηνία οριστικοποίησης. Εάν δεν υπάρχουν εγγραφές στο σύστημα, τότε πάλι η εφαρμογή μας προειδοποιεί με μήνυμα, κατά την εκτύπωση του Βιβλίου. Οι εκτυπώσεις από το σημείο αυτό, αφορούν την τρέχουσα χρήση και δε μεταφέρονται υπόλοιπα από προηγούμενη χρήση. Στην περίπτωση που επιθυμούμαι να μεταφέρονται τα υπόλοιπα από προηγούμενη περίοδο, επιλέγουμε το πεδίο «Εκ Μεταφοράς». Όταν έχουμε οριστικοποιημένες εγγραφές και θέλουμε να εκτυπώσουμε Θεωρημένο Βιβλίο, το πρόγραμμα δε μας επιτρέπει να δώσουμε ημερομηνία μεγαλύτερη από την τελευταία ημερομηνία οριστικοποίησης. Όπως φαίνεται στο παραπάνω παράθυρο, υπάρχουν πολλές επιλογές για την εμφάνιση των εκτυπώσεων. Προϋπόθεση για την εκτύπωση είναι να έχουν οριστεί οι στήλες εκτύπωσης. 9

Εκτύπωση: Επιλέγουμε ανάλογα βιβλίο Εσόδων, Εξόδων, Όλα ή Αγορών.

Ειδικά για το Βιβλίο Αγορών, όπως φαίνεται και στη μάσκα είναι απενεργοποιημένο. Για να το ενεργοποιήσουμε και να μπορούμε να τυπώσουμε Βιβλίο Αγορών, θα πρέπει μέσα από το μενού «Διαχείριση Εταιριών» να επιλέξουμε την εντολή «ΚΒΣ» και στο πεδίο Κατηγορία Βιβλίων να τσεκάρουμε το Α ή ΑΒ και την επιλογή «Ξεχωριστή Τήρηση Βιβλίου Αγορών». 9 Από Ημερομηνία: Στο πεδίο αυτό προτείνεται η 1/1/ κάθε έτους. Αν όμως κατά τη διάρκεια του έτους έχουμε πάρει τις εκτυπώσεις του αντίστοιχου βιβλίου σε θεωρημένο χαρτί, τότε προτείνεται η αμέσως επόμενη ημερομηνία από εκείνη που έχουμε εκτυπώσει. Δηλαδή έχουμε εκτυπώσει το βιβλίο των εσόδων από 1/1/2005 μέχρι 31/3/2005. Πηγαίνοντας κάποια άλλη ημέρα να συνεχίσουμε τις εκτυπώσεις από το βιβλίο των εσόδων, στο πεδίο από ημερομηνία μας έχει την επιλογή 1/4/2005. 9 Έως Ημερομηνία: Εισάγουμε την ημερομηνία από την οποία θα εκτυπώσουμε την τελευταία εγγραφή του βιβλίου. 9 Εκτυπωτής Ακίδων: κάνοντας κλικ σ’ αυτό το πεδίο το Βιβλίο εκτυπώνεται σε εκτυπωτή dotmatrix εάν δεν το επιλέξουμε μπορούμε να εκτυπώσουμε για παράδειγμα σε Lazer εκτυπωτή. 9 Επιλέγοντας στην Οθόνη, βλέπουμε τα αποτελέσματα της εκτύπωσης στη οθόνη. 9 Το Στενό Χαρτί αναφέρεται στο μηχανογραφικό χαρτί Α4. 9 Με τη Συμπύκνωση Γραφής, οι εγγραφές μας εκτυπώνονται συμπυκνωμένα. Η επιλογή αυτή αφορά εκτυπωτές Dot Matrix. 9 Με την επιλογή Μηνιαία Κατάσταση εκτυπώνουμε μόνο τα αθροίσματα των εγγραφών του κάθε μήνα, ακόμα και για το χρονικό διάστημα το οποίο δεν υπήρχαν εγγραφές. Όταν εκτυπώνουμε Έσοδα ο τίτλος που θα εμφανίζεται είναι «Μηνιαία Κατάσταση Εσόδων» ενώ αντίστοιχα στα Έξοδα θα εμφανίζεται «Μηνιαία Κατάσταση Εξόδων». 9 Το πεδίο «Κενές Στήλες» εάν το επιλέξουμε στην εκτύπωσή μας θα τυπωθούν και οι κενές στήλες που δεν έχουν κίνηση από την αρχή της τρέχουσας χρήσης και όχι μόνο στο χρονικό διάστημα που πραγματοποιείται η εκτύπωση. 9 Στήλη «Καθαρή Αξία», από αυτό το πεδίο εξαρτάται εάν θα εκτυπώνεται στο Βιβλίο η στήλη «Καθαρή Αξία».

- 227 -

9 Επιλέγοντας το πεδίο Εκ Μεταφοράς στην εκτύπωση θα έχουμε σύνολα από προηγούμενη χρήση καθώς και «Σύνολο περιόδου» δηλαδή σύνολο των μηνών που έχουν ζητηθεί και «Γενικό Σύνολο» δηλαδή το άθροισμα «Εκ μεταφοράς» συν «Σύνολο περιόδου». Επίσης με την επιλογή αυτήν θα έχουμε στο αναλυτικό Βιβλίο Εσόδων Εξόδων στο τέλος της κάθε σελίδας σύνολο «Σε μεταφορά», το οποίο αποτελεί το άθροισμα του μήνα, μέχρι την τελευταία εγγραφή της σελίδας, το οποίο μεταφέρεται στην αρχή της επόμενης σελίδας ως σύνολο «Από μεταφορά». 9 Το πεδίο Αρ. Σελίδας εάν δεν το τσεκάρουμε η Εκτύπωση Βιβλίου δε θα έχει αρίθμηση.

9 Στη δεξιά πλευρά του παράθυρου υπάρχουν οι επιλογές για να εκτυπώσουμε Βιβλίο Εσόδων – Εξόδων ή Βιβλίο Αγορών και στην περίπτωση που η εκτύπωση αφορά Θεωρημένο Βιβλίο πληκτρολογούμε εάν γνωρίζουμε τον Αριθμό Σελίδας Βιβλίου. 9 Με το Άνω Περιθώριο: ορίζουμε το περιθώριο που θα έχει η σελίδα σε γραμμές. Εισάγοντας τις επιθυμητές επιλογές πατάμε το πλήκτρο «ΟΚ» και πραγματοποιούμε την εκτύπωση. Για την ματαίωσή της επιλέγουμε το πλήκτρο «ΑΚΥΡΟ». Για παράδειγμα, θέλουμε να εκτυπώσουμε τα έσοδα της εταιρίας DEMO από 1/1/2007 έως 31/01/2007, οι εγγραφές μας να ξεκινούν από την 5η σειρά, να είναι συμπυκνωμένη εκτύπωση και να δούμε τα αποτελέσματα των εγγραφών στην οθόνη.

- 228 -

Τα αποτελέσματα του παραπάνω παράθυρου τα βλέπουμε και στην οθόνη.

Επιπλέον έχουμε τη δυνατότητα κατά την εκτύπωση βιβλίου εσόδων ή εξόδων, να επιλέξουμε «προεπισκόπηση» όπου μπορούμε να κάνουμε προβολή ή ακόμα και μεταβολή κάποιας συγκεκριμένης κίνησης, με ταυτόχρονη ενημέρωση της εκτύπωσης.

- 229 -

Στην περίπτωση που έχουμε πολλές στήλες, έχουμε την δυνατότητα να επιλέξουμε «Διαχωρισμό εκτύπωσης», έτσι ώστε να υπάρχει η δυνατότητα εκτύπωσης περισσότερων στηλών.

Τέλος στην εκτύπωση Μηνιαίας κατάστασης εσόδων εξόδων, υπάρχει η δυνατότητα απεικόνισης σε ξεχωριστές γραμμές των κινήσεων κεντρικού και υποκαταστημάτων και αυτό πραγματοποιείται τσεκάροντας την επιλογή «Διαχωρισμός κινήσεων υποκαταστήματος», όπως φαίνεται παρακάτω.

- 230 -

Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα εκτύπωσης Μηνιαίας κατάστασης εσόδων εξόδων σε κάθετη μορφή, δίνοντας έτσι τη δυνατότητα στον χρήστη να μπορέσει να παρακολουθεί απεριόριστες στήλες οι οποίες πλέον θα εμφανίζονται κάθετα η μία κάτω από την άλλη και πραγματοποιείται τσεκάροντας την επιλογή «Μηνιαία κατάσταση κάθετη μορφή».

21. Διαδικασία Εξαγωγής Συγκεντρωτικής Κατάστασης Κ.Ε.Π.Υ.Ο. & Αυτόματης Υποβολής μέσω Internet Επιλέγοντας από το Βασικό μενού ΕκτυπώσειςÆ«Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων», 21.1. Οδηγίες Εξαγωγής αρχείου Συγκεντρωτικής Κατάστασης Τιμολογίων Η παραμετροποίηση και η διαδικασία που απαιτείται για τον υπολογισμό και τη εξαγωγή του αρχείου της Συγκεντρωτικής Κατάστασης Τιμολογίων, αναλύεται παρακάτω. 21.1.1. Διαχείριση Εταιριών – Ενεργοποίηση Υποχρέωσης Υποβολής Καταστάσεων Κ.Ε.Π.Υ.Ο. Αρχικά, θα πρέπει να ορίσει ο χρήστης στα στοιχεία της εταιρίας και, συγκεκριμένα, στην καρτέλα «Γενικά», εάν η εταιρία είναι Υπόχρεη στην υποβολή συγκεντρωτικών καταστάσεων Κ.Ε.Π.Υ.Ο. ή όχι.

21.1.2. Διαχείριση Συναλλασσόμενων – Συμπεριφορά Συναλλασσομένων που συμμετέχουν στη Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιμολογίων Κατά τη δημιουργία νέου συναλλασσόμενου, υπάρχουν τρία πεδία στην καρτέλα του που καθορίζουν τη συμπεριφορά του κάθε συναλλασσόμενου ως προς τη συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων. Τα πεδία αυτά είναι οι επιλογές «ΚΕΠΥΟ», «Συναλ. Δημοσίου» και «Αγρότης μη υπόχρεος».

•

• •

Την επιλογή «ΚΕΠΥΟ», την ενεργοποιούμε στις περιπτώσεις των συναλλασσομένων, οι κινήσεις των οποίων θα πρέπει να συμμετέχουν στη συγκεντρωτική κατάσταση ΚΕΠΥΟ. Η επιλογή αυτή είναι βοηθητική ώστε να εμφανιστεί αυτόματα στην εγγραφή, στο αντίστοιχο πεδίο κατά την επιλογή του συγκεκριμένου συναλλασσόμενου. Το πεδίο «Συναλ. Δημοσίου», το επιλέγουμε για συναλλασσόμενους οι οποίοι πρέπει να εμφανιστούν στο ανάλογο πεδίο των συγκεντρωτικών Καταστάσεων Πελατών ή Προμηθευτών, ανάλογα με τις κινήσεις τους. Με την επιλογή του πεδίου «Αγρότης μη υπόχρεος», στις Συγκεντρωτικές Καταστάσεις στη θέση του επαγγέλματος θα εμφανιστεί ο αριθμός «1» και όχι το επάγγελμα που έχει δηλωθεί αρχικά.

- 231 -

21.2. Διαχείριση Εγγραφών / Άρθρων – Δημιουργία Κινήσεων που ενημερώνουν τη Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιμολογίων 21.2.1. Διαχείριση Εγγραφών Εσόδων – Εξόδων Κατά την επιλογή συναλλασσόμενου σε εγγραφή εσόδων εξόδων, αυτομάτως ενημερώνεται το πεδίο επιλογής «ΚΕΠΥΟ» που βρίσκεται στο επάνω τμήμα της οθόνης. Το πεδίο αυτό ενημερώνεται από το αντίστοιχο πεδίο της καρτέλας του συναλλασσόμενου.

Βέβαια, μπορούμε να το αποεπιλέξουμε σε περίπτωση που η συγκεκριμένη εγγραφή δεν αφορά κίνηση η οποία πρέπει να ενημερώσει τη συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων. Το πεδίο «ΚΕΠΥΟ» στην καρτέλα του συναλλασσόμενου είναι βοηθητικό και εξυπηρετεί στη γρήγορη και ασφαλή καταχώρηση. Η τελική ενημέρωση θα γίνει από την οθόνη της εγγραφής, εφόσον η καθαρή αξία της συναλλαγής είναι πάνω από το όριο των 300,00 €.

Σε κάθε εγγραφή που είναι επιλεγμένο το πεδίο «ΚΕΠΥΟ», το σύνολο της καθαρής αξίας μεταφέρεται αυτόματα στο κάτω τμήμα της οθόνης, στο πεδίο «Αξία ΚΕΠΥΟ». Από το πεδίο αυτό θα ενημερωθεί η συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων και, ο χρήστης, έχει τη δυνατότητα να τη διαμορφώσει όπως επιθυμεί, εάν το σύνολο της καθαρής αξίας της κίνησης δεν συμφωνεί με το ποσό που πρέπει να ενημερώσει τη συγκεντρωτική κατάσταση. ΠΡΟΣΟΧΗ:Για τις εγγραφές των οποίων η καθαρή αξία δεν υπερβαίνει το όριο των 300,00 €, δεν χρειάζεται να αποεπιλέξουμε το πεδίο «ΚΕΠΥΟ». Η εφαρμογή περνάει αυτόματα σε ένα δεύτερο στάδιο ελέγχου και φιλτράρει τα αποτελέσματα, ενημερώνοντας τη συγκεντρωτική μόνο με τις κινήσεις που ξεπερνούν το όριο των 300,00 €. 21.2.2. Διαχείριση Άρθρων Γενικής Λογιστικής Κατά την επιλογή είδους κίνησης σε άρθρο γενικής λογιστικής, αυτομάτως ενημερώνεται το πεδίο «ΚΕΠΥΟ» το οποίο βρίσκεται στο επάνω τμήμα της οθόνης.

- 232 -

Σε κάθε άρθρο που το πεδίο «ΚΕΠΥΟ» έχει τιμή «Αγορών» ή «Πωλήσεων», το σύνολο της καθαρής αξίας μεταφέρεται αυτόματα στο κάτω τμήμα της οθόνης, στο πεδίο «Αξία ΚΕΠΥΟ». Από το πεδίο αυτό θα ενημερωθεί η συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων και, ο χρήστης, έχει τη δυνατότητα να τη διαμορφώσει όπως επιθυμεί, εάν το σύνολο της καθαρής αξίας της κίνησης δεν συμφωνεί με το ποσό που πρέπει να ενημερώσει τη συγκεντρωτική κατάσταση. ΠΡΟΣΟΧΗ:Για τα άρθρα των οποίων η καθαρή αξία δεν υπερβαίνει το όριο των 300,00 €, δεν χρειάζεται να εισάγουμε «Όχι» στην τιμή του πεδίου «ΚΕΠΥΟ». Η εφαρμογή περνάει αυτόματα σε ένα δεύτερο στάδιο ελέγχου και φιλτράρει τα αποτελέσματα, ενημερώνοντας τη συγκεντρωτική μόνο με τις κινήσεις που ξεπερνούν το όριο των 300,00 €. 21.3. Απευθείας Καταχωρήσεις Από τη διαδρομή «Αρχεία / Εγγραφές Συγκεντρωτικών Καταστάσεων Τιμολογίων», έχουμε τη δυνατότητα, πέρα από τις κινήσεις της χρήσης που θα ενημερώσουν τη συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων, να εισάγουμε και επιπλέον δεδομένα συγκεντρωτικά.

Στο επάνω τμήμα της οθόνης, επιλέγουμε τη χρήση στης οποίας τη συγκεντρωτική κατάσταση θα προστεθούν τα δεδομένα που θα εισάγουμε. Αυτόματα το πρόγραμμα προτείνει την προηγούμενη χρήση, κάτι το οποίο μπορούμε να αλλάξουμε, ορίζοντας τη χρήση που επιθυμούμε, την τρέχουσα ή προγενέστερες. Επιπλέον, επιλέγουμε το αρχείο το οποίο επιθυμούμε να συμπληρώσουμε, μεταξύ των επιλογών «Πελατών» ή «Προμηθευτών». Στην αναλυτική γραμμή επιλογής των συναλλασσομένων, μπορούμε με το βοηθητικό πλήκτρο F2 να μεταβούμε στο αρχείο συναλλασσομένων και να επιλέξουμε αυτόν που επιθυμούμε, ή, να πληκτρολογήσουμε εμείς τα δεδομένα του (ΑΦΜ και Επωνυμία). Στη συνέχεια, πληκτρολογούμε το πλήθος των αποδεικτικών που επιθυμούμε να συμπεριληφθούν στη συγκεντρωτική, καθώς και, το σύνολο της καθαρής τους αξίας. Μια επιπλέον δυνατότητα που μας δίνεται από την παραπάνω οθόνη, είναι η εισαγωγή του αρχείου IL01, καθώς και του αντίστοιχου πιστωτικού, εάν υπάρχει, από κάποια άλλη εφαρμογή της αγοράς, για τη συγκεκριμένη χρήση που έχει επιλεγεί. Συγκεκριμένα, από την

- 233 -

επιλογή «Από αρχείο» στο κάτω τμήμα της οθόνης, μεταφερόμαστε στα αρχεία του υπολογιστή μας, για να εντοπίσουμε και να επιλέξουμε το αρχείο IL01 της περιόδου που εξάγαμε από κάποια άλλη εφαρμογή και, επιθυμούμε, τα δεδομένα του να συμπεριληφθούν στη συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων που θα εξάγουμε από την εφαρμογή Extra λογιστική διαχείριση της Epsilon Net.

Επιλέγοντας «open ή άνοιγμα», γεμίζει ο πίνακας με τα δεδομένα του αρχείου.

21.4. Οδηγίες Εξαγωγής του αρχείου Συγκεντρωτικής Κατάστασης Τιμολογίων Η παραμετροποίηση και η διαδικασία που απαιτείται για την εξαγωγή του αρχείου της Συγκεντρωτικής Κατάστασης Τιμολογίων, αναλύεται παρακάτω.

- 234 -

Από την επιλογή «Εκτυπώσεις / Συγκεντρωτικές Καταστάσεις / Τιμολογίων», εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας δημιουργίας, προβολής και εκτύπωσης του αρχείου της συγκεντρωτικής κατάστασης τιμολογίων πελατών – προμηθευτών.

Στον πίνακα αυτό, επιλέγουμε, αρχικά τη χρήση και ¨Κεντρικό με υποκαταστήματα¨ ώστε να εμφανιστεί ο κωδικός Ε στο αρχείο υποβολής. Η δεύτερη επιλογή αφορά την εμφάνιση των πελατών με χρεωστικά, πιστωτικά ή και τα δύο υπόλοιπα. Εξ ορισμού είναι επιλεγμένη η εμφάνιση όλων των υπολοίπων. Σε περίπτωση που επιλέξουμε μόνο τα χρεωστικά, τότε θα εμφανισθούν στην κατάσταση μόνο οι συναλλασσόμενοι οι οποίοι έχουν ποσό μεγαλύτερο του 0. Σε αντίθετη περίπτωση, στην περίπτωση δηλαδή που επιλέξουμε μόνο πιστωτικά, τότε θα εμφανισθούν στην κατάσταση μόνο οι συναλλασσόμενοι οι οποίοι έχουν ποσό μικρότερο του 0. Τα στοιχεία των Συναλλασσομένων ταξινομούνται αλφαβητικά, πρώτα αυτοί με Λατινικούς χαρακτήρες και μετά αυτοί με τους Ελληνικούς. Η επιλογή Πελάτες – Προμηθευτές αφορά μόνο την εκτύπωση και όχι την εξαγωγή του αρχείου το οποίο είναι κοινό για τους πελάτες και τους προμηθευτές. Η επόμενη επιλογή αφορά την πηγή από την οποία θα αντληθούν τα στοιχεία για την εμφάνιση των καταστάσεων. Υπάρχουν τρεις επιλογές. Η πρώτη αφορά τις εγγραφές εσόδων – εξόδων, η δεύτερη τα άρθρα της γενικής λογιστικής και η τρίτη αφορά τις άμεσες καταχωρήσεις που πιθανά να καταχωρήσαμε μέσα από την επιλογή «Εγγραφές Συγκεντρωτικών» στο μενού «Αρχείο». Στη συνέχεια, εμφανίζεται το πεδίο «ΑΦΜ Δημοσίου» το οποίο αναφέρεται στους Συναλλασσομένους του Δημοσίου και αφορά μόνο χρήσεις πριν από το 2006 και, τέλος το «Όριο Υποβολής», όπου μπορεί ο χρήστης να καταχωρήσει το ποσό που επιθυμεί με δεκαδικά ψηφία. Το πεδίο αυτό εμφανίζεται συμπληρωμένο με το ποσό των 300,00 €.

- 235 -

Στη συνέχεια, επιλέγουμε «Εκτύπωση» σε περίπτωση που θέλουμε να δούμε την κατάσταση στην οθόνη και να την εκτυπώσουμε στην συνέχεια, ή, επιλέγουμε «Αρχείο» σε περίπτωση που θέλουμε να εξάγουμε τα δεδομένα σε αρχείο και να τυπώσουμε τις συνοδευτικές καταστάσεις. Σε περίπτωση που ζητήσουμε την εκτύπωση σε αρχείο των δεδομένων, τότε θα πρέπει να ορίσουμε το φάκελο μέσα στον οποίο θα γίνει η αποθήκευση του αρχείου.

Επιλέγοντας ΟΚ εμφανίζεται το ακόλουθο μήνυμα το οποίο μας ρωτάει εάν θα αποθηκευτεί το αρχείο σε συμπιεσμένη μορφή, ώστε να το υποβάλλουμε ηλεκτρονικά.

Το όνομα του αρχείου είναι το IL01 ή IL01.pis εάν υπάρχουν και πιστωτικά υπόλοιπα και είναι αυτό που θα αντιγραφεί σε δισκέτα για να σταλεί στην ΔΟΥ ή θα υποβληθεί αυτόματα από την εφαρμογή στο Taxis net. Αν επιλέξουμε «Ναι» εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα για να δηλώσουμε εάν επιθυμούμε ή όχι την εκτύπωση των συνοδευτικών καταστάσεων.

Επιλέγοντας «Ναι» εμφανίζεται στην οθόνη η προεπισκόπηση της εκτύπωσης.

- 236 -

Τέλος, να σημειώσουμε, ότι σε περίπτωση που ο χρήστης κάνει εκτύπωση ή εξαγωγή του αρχείου και υπάρχουν κινήσεις (πελατών ή προμηθευτών) σε συναλλασσόμενους οι οποίοι έχουν το ίδιο ΑΦΜ, τότε εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα το οποίο και εμφανίζει ποιοι είναι οι συναλλασσόμενοι αυτοί. Στο σημείο αυτό μπορούμε να τους μεταβάλλουμε, κάνοντας διπλό κλικ επάνω τους ώστε να ανοίξει το παράθυρο της μεταβολής συναλλασσομένου και να δηλώσουμε τις όποιες αλλαγές. Αν δεν πραγματοποιήσουμε καμία αλλαγή, τα δεδομένα των συναλλασσόμενων αυτών (αριθμός παραστατικών και αξία) θα εμφανιστούν στην κατάσταση σε μία εγγραφή με τα στοιχεία του πρώτου (με βάση τον κωδικό καταχώρισης στο πρόγραμμα) από αυτούς τους συναλλασσομένους.

- 237 -

21.5. Αυτόματη Υποβολή μέσω Internet Η παραμετροποίηση και η διαδικασία που απαιτείται για την αυτόματη υποβολή της Συγκεντρωτικής Κατάστασης Τιμολογίων μέσω Internet, αναλύεται παρακάτω. 21.5.1. Ορισμός Κωδικών Υποβολής μέσω Internet Από τη διαδρομή στο μενού «Παράμετροι / Κωδικοί Υποβολής μέσω Internet», θα ανοίξει ο πίνακας όπου θα ορίσουμε τους κωδικούς υποβολής μέσω Internet για κάθε υποχρέωση της επιχείρησης.

- 238 -

Από το σημείο αυτό θα ορίσουμε το Όνομα Χρήστη, καθώς και τον κωδικό υποβολής που αφορά τη συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων

Η διαδικασία αυτή θα γίνει μόνο την πρώτη φορά που θα δημιουργήσουμε την εταιρία του υπόχρεου στην εφαρμογή extra Λογιστική Διαχείριση (Έσοδα – Έξοδα ή Γενική Λογιστική). 21.5.2. Αυτόματη Υποβολή Συγκεντρωτικής μέσω Internet Έπειτα από τη δημιουργία του αρχείου υποβολής μέσα από την εφαρμογή και, αποθήκευσής του σε οποιοδήποτε σημείο του υπολογιστή, θα προχωρήσουμε στην αυτόματη υποβολή του από το μενού «Internet / Υποβολή / Συγκεντρωτικών Καταστάσεων», όπως φαίνεται στα επόμενα βήματα της διαδικασίας.

Για τα επόμενα δευτερόλεπτα, θα εμφανιστεί μπροστά στην οθόνη μας ο πίνακας ορισμού των κωδικών υποβολής του υπόχρεου, ο οποίος και θα συμπληρωθεί αυτόματα με τους κωδικούς που έχουμε συμπληρώσει στις παραμέτρους του προγράμματος

- 239 -

Έπειτα, θα επιλέξουμε «ΥΠΟΒΟΛΗ ΝΕΑΣ ΔΗΛΩΣΗΣ»

και θα μεταφερθούμε στην οθόνη όπου πρέπει να επιλέξουμε το είδος του αρχείου που θα υποβάλουμε, ανάμεσα στις επιλογές «ΠΕΛΑΤΩΝ – ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ» και «ΠΙΣΤΩΤΙΚΩΝ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ»,

- 240 -

καθώς και, να επιλέξουμε το αρχείο που εξάγαμε, από το σημείο του υπολογιστή μας στο οποίο το είχαμε αποθηκεύσει

Σημείωση: Το αρχείο Συγκεντρωτικής Κατάστασης Τιμολογίων που εξάγεται από την εφαρμογή Extra Λογιστική Διαχείριση της Epsilon Net, είναι σε μορφή .zip έχοντας σαν ονομασία τον Α.Φ.Μ. του υπόχρεου και, δεν χρειάζεται κάποια περαιτέρω επεξεργασία για την υποβολή του.

- 241 -

Μετά την επιλογή του αρχείου και, εφόσον εμφανιστεί η διαδρομή στην οποία είναι αποθηκευμένο, στο αντίστοιχο πλαίσιο, επιλέγουμε «ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΡΧΕΙΟΥ»

Στην αμέσως επόμενη οθόνη, εμφανίζεται η ενημέρωση της επιτυχούς (ή όχι) υποβολής και μας δίνεται η δυνατότητα να παραλάβετε απόδειξη υποβολής του αρχείου από το αντίστοιχο πλαίσιο

- 242 -

την οποία και μπορούμε να εκτυπώσουμε από την επιλογή αριστερά επάνω από την απόδειξη υποβολής του αρχείου.

Ολοκληρώνοντας τη διαδικασία, μπορούμε, επιλέγοντας το «x» επάνω δεξιά του παραθύρου, να κλείσουμε το συγκεκριμένο παράθυρο, να επιστρέψουμε στην αρχική οθόνη της εφαρμογή και, να συνεχίσουμε τις καταχωρήσεις των τρεχουσών εργασιών της επιχείρησης

- 243 -

22. Εκτύπωση Γενικού Ημερολογίου Επιλέγοντας από το Βασικό Μενού «Εκτυπώσεις / Γενική Λογιστική / Γενικό Ημερολόγιο», εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας μέσα από τον οποίο ορίζουμε τις παραμέτρους εκτύπωσης του Γενικού Ημερολογίου.

- 244 -

Το πρώτο κριτήριο καθορισμού των αποτελεσμάτων της εκτύπωσης, είναι το χρονικό διάστημα του οποίου τα άρθρα επιθυμούμε να εμφανίσουμε. Αυτό πραγματοποιείται από τα πεδία «Από Ημερομηνία» και «Έως Ημερομηνία». Το δεύτερο κριτήριο καθορισμού των αποτελεσμάτων της εκτύπωσης είναι οι κωδικοί των λογαριασμών, όπου εάν στα πεδία «Από – Έως» «Κωδικοί Λογαριασμών» δεν βάλουμε τιμές, θα εμφανιστούν όλα τα άρθρα με όλους τους λογαριασμούς που κινήθηκαν. Εάν, όμως, ορίσουμε λογαριασμούς τότε μόνο το εύρος των λογαριασμών που συμπεριλαμβάνονται στις τιμές του «Από, Έως» και συμμετέχουν σε άρθρα στο καθοριζόμενο χρονικό διάστημα θα εμφανιστούν στην εκτύπωση. Εναλλακτικά, υπάρχει το πεδίο «Μάσκα», όπου μπορούμε να ορίσουμε τμήματα λογαριασμού σε όποια θέση επιθυμούμε, αντικαθιστώντας τη δίεση, οι οποίοι θα συμπίπτουν με τους λογαριασμούς που θα εκτυπωθούν. Για παράδειγμα, εάν αντικαταστήσουμε τις δύο πρώτες διέσεις με «54» και τις τελευταίες δύο με 77 (54-##-##-##77), τότε θα εμφανιστούν στην εκτύπωση όλοι οι λογαριασμοί που κινήθηκαν στην περίοδο, αρχίζουν από 54 και τελειώνουν σε 77, δηλαδή είναι λογαριασμοί Φ.Π.Α. με 19% (54-00-20-0077, 54-0024-0077, 54-00-70-0077 κλπ). Στον πίνακα «Είδος», εμφανίζονται όλα τα είδη των κινήσεων που είναι διαθέσιμα στο σύστημα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά τη δημιουργία άρθρου. Η επιλογή όλων, όπως έρχονται προεπιλεγμένα, σημαίνει ότι στο επόμενο βήμα θα πάρουμε την εκτύπωση του γενικού ημερολογίου. Ταυτόχρονα, μπορούμε να απεικονίσουμε εκτύπωση επιμέρους ημερολογίου, εάν αποεπιλέξουμε όλα τα υπόλοιπα είδη κινήσεων και αφήσουμε ενεργά (3) μόνο αυτά που θα μας δώσουν το επιθυμητό ημερολόγιο. Για παράδειγμα, εάν επιθυμούμε να εκτυπώσουμε ημερολόγιο πωλήσεων, αποεπιλέγουμε όλα τα υπόλοιπα είδη και αφήνουμε ενεργά μόνο των πωλήσεων:

Στην ομάδα «Κωδικοί Εγγραφών» και, συγκεκριμένα στα πεδία «Από», «Έως», δηλώνουμε τον μικρότερο και τον μεγαλύτερο αριθμό ενημέρωσης του κάθε άρθρου, ώστε οι κωδικοί των εγγραφών που βρίσκονται μεταξύ των δύο αυτών να συμπεριληφθούν στην εκτύπωση. Ο αριθμός αυτός, είναι ο εσωτερικός κωδικός του κάθε άρθρου και απεικονίζεται στην πρώτη στήλη διαχείρισης των άρθρων:

Με το πεδίο «Εκτυπωτής Ακίδων», ορίζουμε το είδος του εκτυπωτή στον οποίο επιθυμούμε να εκτυπώσουμε το Γενικό Ημερολόγιο. Προεπιλεγμένη τιμή είναι η εκτύπωση να γίνει σε Laser εκτυπωτή, γι’ αυτό και το συγκεκριμένο πεδίο είναι αποεπιλεγμένο. Εάν το επιλέξουμε, ορίζουμε ότι η εκτύπωση θα γίνει σε εκτυπωτή Dot Matrix. Ακόμη, μπορούμε να ορίσουμε εάν θα περιληφθούν όλα τα άρθρα, μόνο τα προσωρινά ή, μόνο τα οριστικά. Στα μέσα της φόρμας, εμφανίζονται δύο επιλογές ταξινόμησης, «Άρθρων» και «Κινήσεων». Επιλέγουμε αντιστοίχως, τους τρόπους με τους οποίους επιθυμούμε να ταξινομηθούν τα άρθρα και οι κινούμενοι σε κάθε άρθρο λογαριασμοί, μέσα από τις λίστες με τις διαθέσιμες επιλογές που απεικονίζονται παρακάτω.

- 245 -

Με την επιλογή Σχόλια Παρατηρήσεις, έχουμε την δυνατότητα να εμφανίσουμε και να εκτυπώσουμε τα άρθρα, τα οποία έχουν καταχωρημένα σχόλια με βάση την κατηγορία του καταχωρημένου σχολίου που θα επιλέξουμε. Τέλος στο πεδίο «Τίτλος Εκτύπωσης» έχουμε την δυνατότητα να εισάγουμε τον τίτλο της εκτύπωσης που επιθυμούμε. Με το πλήκτρο «Εκτύπωση» εμφανίζεται μία προεπισκόπηση της εκτύπωσης.

Από το επάνω τμήμα της οθόνης, δίνεται η δυνατότητα, όπως και στα υπόλοιπα έντυπα και εκτυπώσεις, να εκτυπώσουμε από το εικονίδιο του εκτυπωτή, αλλά και νμα αποθηκεύσουμε την εκτύπωση σε κάποιο άλλης μορφής αρχείο, όπως pdf, excel, rpt (word) και text. 9 Εάν επιλέξουμε στην συνέχεια το πλήκτρο Έξοδος κλείνει η εκτύπωση του Ημερολογίου, αλλά παραμένει ενεργοποιημένος στην οθόνη, ο πίνακας «Γενικό Ημερολόγιο» όπου μπορούμε να τον συμπληρώσουμε με νέα δεδομένα για μια νέα εκτύπωση. 9

- 246 -

23. Εκτύπωση Ισοζυγίου Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών Επιλέγοντας από το Βασικό μενού «Εκτυπώσεις Æ Γενική Λογιστική Æ Ισοζύγιο Γενικού και Αναλυτικού καθολικού», εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας.

Με αυτή την επιλογή μπορούμε να εκτυπώσουμε το Ισοζύγιο Γενικού – Αναλυτικών Καθολικών. Αρχικά το πρόγραμμα μας εμφανίζει και εδώ τον πίνακα ρυθμίσεων της εκτύπωσης. 9 Όπως στις περισσότερες εκτυπώσεις, πρώτα ορίζουμε το επιθυμητό χρονικό διάστημα. Αλλάζουμε την ημερομηνία πατώντας το βελάκι στην άκρη του πεδίου «Από Περίοδο» ή «Έως Περίοδο» και επιλέγουμε το χρονικό διάστημα που επιθυμούμε. 9 Κατόπιν επιλέγουμε τον βαθμό της ανάλυσης των λογαριασμών που θα συμμετάσχουν στο ισοζύγιο. Στα πεδία «Κωδικοί Λογαριασμών» μπορούμε να επιλέξουμε τους λογαριασμούς που θα περιληφθούν στο Ισοζύγιο. 9 Στα πεδία «Από», «Έως», δηλώνουμε τον μικρότερο και τον μεγαλύτερο κωδικό λογαριασμού, ώστε οι κωδικοί των λογαριασμών που βρίσκονται μεταξύ των δύο αυτών, να συμπεριληφθούν στην εκτύπωση. 9 Στο πεδίο «Μάσκα» μπορούμε να ορίσουμε στην θέση που επιθυμούμε ένα ή περισσότερους αριθμούς που θα πρέπει να συμπίπτουν με τους λογαριασμούς που θα εκτυπωθούν. Για παράδειγμα, την δεύτερη δίεση την αντικαθιστούμε με «9» (#9-##-######) ώστε να έχουμε όλους τους λογαριασμούς που αρχίζουν από 19, 29, 39, 49, 59, 69, 79 και 89).

- 247 -

9 Στη συνέχεια στο πεδίο «Κωδικοί κίνησης» μπορούμε να επιλέξουμε τα είδη κίνησης των άρθρων γενικής λογιστικής που μας ενδιαφέρουν να φαίνονται στην τελική εκτύπωση. Στο πεδίο Άρθρα μπορούμε να επιλέξουμε αν θα περιληφθούν όλα τα άρθρα, τα προσωρινά ή τα οριστικά. 9 Τέλος επιλέγουμε αν θα εμφανιστούν οι λογαριασμοί μόνο της ζητούμενης ανάλυσης, οι λογαριασμοί χωρίς μηδενικά υπόλοιπα ή μόνο οι κινήσεις των λογαριασμών που κινήθηκαν στην περίοδο, αν θα αποκρύψουμε λογαριασμούς πελατών και προμηθευτών που κινούνται και αν θα εκτυπωθούν και τα στοιχεία της εταιρίας. Στο «Άνω Περιθώριο» ορίζουμε το περιθώριο που θα έχει η σελίδα σε γραμμές. Όπως επίσης και εάν θέλουμε στην εκτύπωση να εμφανίζονται οι κινήσεις απογραφής σε ξεχωριστή στήλη τσεκάρουμε την επιλογή «Εκτύπωση κινήσεων απογραφής σε ξεχωριστές στήλες». 9 Αν γνωρίζουμε τη σελίδα που θα εκτυπώσουμε, τότε πληκτρολογούμε τον αριθμό της στον «Αριθμό Σελίδας Βιβλίου». Με την επιλογή Τελικό ( Τροποποιητικό) Ισοζύγιο θα πρέπει να επιλέξουμε μόνο τους κωδικούς κίνησης των οποίων οι εγγραφές επιθυμούμε να εμφανιστούν ως κινήσεις περιόδου, ενώ οι εγγραφές των υπολοίπων κωδικών κίνησης (που δεν θα επιλέξουμε) θα εμφανιστούν ως κινήσεις εκ μεταφοράς. 9 Στην επιλογή «Εκτύπωση» έχουμε τη δυνατότητα να εκτυπώσουμε είτε σε εκτυπωτή «Ακίδων» είτε σε εκτυπωτή «Γραφικών». 9 Επιπλέον δίνεται η δυνατότητα στην εκτύπωση του Ισοζυγίου γενικού και αναλυτικού καθολικού, σε εκτυπωτή γραφικών να εμφανίζεται Διαχωριστική Γραμμή ανάμεσα στους λογαριασμούς επιλέγοντας την αντίστοιχη επιλογή στις παραμέτρους της εκτύπωσης.

9 Τέλος στην εκτύπωση σε εκτυπωτή γραφικών δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να , επιλέξει «Αναδίπλωση της περιγραφής του Λογαριασμού» στην περίπτωση όπου δεν επαρκή το μήκος του πεδίου για την εκτύπωση όλης της περιγραφής του λογαριασμού. Στην περίπτωση αυτή πραγματοποιείται αναδίπλωση της περιγραφής και εκτυπώνονται όλοι οι χαρακτήρες της περιγραφής του Λογαριασμού. 9 Η εμφάνιση των αποτελεσμάτων μπορεί να πραγματοποιηθεί και στην οθόνη. Επιλέγοντας «Υπολογισμός» εμφανίζεται στην οθόνη ο πίνακας προεπισκόπησης πριν την εκτύπωση της κατάστασης «Ισοζύγιο Γενικού – Αναλυτικών Καθολικών».

9

Μέσα στον πίνακα αυτό μπορούμε να κάνουμε κλικ πάνω σ’ ένα λογαριασμό που μας ενδιαφέρει και αυτόματα να εμφανιστεί ο παρακάτω πίνακας.

- 248 -

Η ίδια διαδικασία ακολουθείται αν επιλέξουμε το πλήκτρο «Καρτέλα». Μέσα από αυτόν τον πίνακα μπορούμε να αναζητήσουμε την καρτέλα κίνησης του λογαριασμού επιλέγοντας είτε όλα τα άρθρα, είτε τα προσωρινά, είτε τα οριστικά. 9 Εάν επιλέξουμε μια κίνηση από την καρτέλα του λογαριασμού ενεργοποιούνται οι επιλογές «Προβολή», «Μεταβολή» και «Εκτύπωση» όπου έχουμε τη δυνατότητα να προβάλουμε ή να μεταβάλουμε ή να εκτυπώσουμε τη συγκεκριμένη εγγραφή. 9 Εάν μεταβάλουμε τη συγκεκριμένη εγγραφή που έχουμε επιλέξει κι επανέρθουμε στον πίνακα προεπισκόπησης τότε παρατηρούμε πως η μεταβολή που μόλις έγινε στο συγκεκριμένο άρθρο επηρεάζει και μεταβάλει και τα αποτελέσματα του συγκεκριμένου πίνακα προεπισκόπησης. 9 Με το πλήκτρο «Εκτύπωση» εμφανίζονται τα αποτελέσματα των επιλογών μας είτε στον εκτυπωτή είτε στην οθόνη ως προεπισκόπηση της εκτύπωσης.

Επίσης υπάρχει η δυνατότητα μέσα από την εφαρμογή, να αποθηκεύσουμε σε κάποια περιοχή του δίσκου, ή στην επιφάνεια εργασίας το αρχείο της εκτύπωσης στη μορφή που επιθυμούμε π.χ. txt, xls, qrp κι έτσι να εκτυπώσουμε σε διαφορετική μορφή από αυτή του προγράμματος. όπου στην συνέχεια Αυτό πραγματοποιείται εάν κάνουμε κλικ στο εικονίδιο εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο για να επιλέξουμε τη μορφή αρχείου που επιθυμούμε να εκτυπωθεί το Ισοζύγιο Γενικού και Αναλυτικού Καθολικού.

- 249 -

24. Οδηγίες Αυτόματου Κλεισίματος Ισολογισμού Βήματα ολοκλήρωσης υπολογισμού των εγγραφών κλεισίματος και σύνταξης των οικονομικών καταστάσεων: 24.1. Συγχρονισμός του λογιστικού σχεδίου με το λογιστικό σχέδιο της πρότυπης εταιρίας «Epsilon Net Γενική Λογιστική» Πριν οποιαδήποτε εργασία παραμετροποίησης και εκτέλεσης της διαδικασίας αυτόματης δημιουργίας των εγγραφών κλεισίματος και την σύνταξη του ισολογισμού και των λοιπών οικονομικών καταστάσεων, απαραίτητο είναι να συγχρονίσουμε το λογιστικό σχέδιο και τον πίνακα ειδικών λογαριασμών της εταιρίας μας, με τα αντίστοιχα της πρότυπης εταιρίας «99996 - Epsilon Net Γενική Λογιστική». Συγκεκριμένα, είναι απαραίτητο γίνουν οι εξής ενέργειες: 1) Συγχρονισμός λογιστικού σχεδίου: Από το μενού «Συντήρηση», στην επιλογή «Λογαριασμοί» επιλέγουμε την υποεπιλογή «Αντιγραφή πεδίων». Στην φόρμα που ανοίγει, στο πεδίο «Αρχείο» επιλέγουμε «Λογαριασμοί», στο πεδίο εταιρία επιλέγουμε την εταιρία «99996 - Epsilon Net Γενική Λογιστική», στο πεδίο «Πεδία» δεν τσεκάρουμε τίποτα, ενώ τέλος τσεκάρουμε μόνο την επιλογή «Δημιουργία λογαριασμών αν δεν υπάρχουν» και να επιλέγουμε «ΟΚ». 2) Συγχρονισμός πίνακα ειδικών λογαριασμών: Από το μενού «Συντήρηση», στην επιλογή «Λογαριασμοί» επιλέγουμε την υποεπιλογή «Αντιγραφή πεδίων». Στην φόρμα που ανοίγει, στο πεδίο «Αρχείο» επιλέγουμε «Ειδικοί Λογαριασμοί», στο πεδίο εταιρία επιλέγουμε την εταιρία «99996 - Epsilon Net Γενική Λογιστική», στο πεδίο «Πεδία» δεν τσεκάρουμε τίποτα, ενώ τέλος τσεκάρουμε μόνο την επιλογή «Δημιουργία λογαριασμών αν δεν υπάρχουν» και να επιλέγουμε «ΟΚ». 24.2. Αντιγραφή Παραμέτρων Ισολογισμού Στη συνέχεια, έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε τις παραμέτρους που απαιτούνται για την εκτέλεση των βημάτων κλεισίματος ισολογισμού, από την πρότυπη εταιρία «99996 - Epsilon Net Γενική Λογιστική». Αυτό θα γίνει με τον εξής τρόπο:

- 250 -

Από το μενού «Συντήρηση» πηγαίνουμε στην επιλογή «Αντιγραφή Παραμέτρων Ισολογισμού». Στην παρακάτω φόρμα επιλέγουμε τις παραμέτρους τις οποίες επιθυμούμε να αντιγράψουμε, καθώς και την χρήση από την οποία θέλουμε να αντιγράψουμε δεδομένα.

24.3. Επεξεργασία Παραμέτρων Ισολογισμού ΠΡΟΣΟΧΗ! Η επιστημονική ομάδα της Epsilon Net έχει ήδη δημιουργήσει την κατάλληλη παραμετροποίηση σε όλες τις απαραίτητες παραμέτρους. Αν για

- 251 -

οποιοδήποτε λόγο χρειαστεί να προσαρμόσετε κάτι στις δικές σας ανάγκες, τότε και μόνο τότε θα πρέπει να μεταβάλλεται τα ήδη προτεινόμενα δεδομένα. Το πρώτο βήμα για την διαδικασία της δημιουργίας των εγγραφών κλεισίματος και την σύνταξη του ισολογισμού και των λοιπών οικονομικών καταστάσεων, είναι η δημιουργία των απαραίτητων παραμέτρων. Αυτό θα γίνει από το μενού «Παράμετροι» και την σχετική επιλογή «Ισολογισμός», η οποία θα εμφανιστεί μόνο εφόσον έχει ενεργοποιηθεί στην εφαρμογή μας το νέο module «εγγραφές κλεισίματος – σύνταξη ισολογισμού». Στην επιλογή αυτή συναντάμε τις παρακάτω επιλογές: ƒ Πίνακας Λοιπών Εσόδων ƒ Πίνακας Αποθεμάτων Λήξης ƒ Πίνακας Λογαριασμών διάθεσης ƒ Στήλες Φύλλου Μερισμού ƒ Ομάδες Λογαριασμών Φύλλου Μερισμού ƒ Φύλλο Μερισμού

24.3.1. Πίνακας Λοιπών Εσόδων ΠΡΟΣΟΧΗ! Η επιστημονική ομάδα της Epsilon Net έχει ήδη δημιουργήσει την κατάλληλη παραμετροποίηση στον εν λόγω πίνακα. Αν για οποιοδήποτε λόγο χρειαστεί να προσαρμόσετε κάτι στις δικές σας ανάγκες, τότε και μόνο τότε θα πρέπει να μεταβάλλεται τα ήδη προτεινόμενα δεδομένα. Στον «Πίνακα Λοιπών Εσόδων» συνδέουμε τους λογαριασμούς λοιπών εσόδων, 74, 75, 76, με τους αντίστοιχους λογαριασμούς 80-03. Την σύνδεση αυτήν θα χρησιμοποιήσουμε αργότερα, κατά την δημιουργία του άρθρου της μεταφοράς των λογαριασμών εσόδων μη προσδιοριστικών των αποτελεσμάτων στον λογαριασμό μικτών αποτελεσμάτων. Η παραμετροποίηση του πίνακα αυτού αφορά κάθε χρήση ξεχωριστά, επομένως πρέπει να δημιουργούμε τον πίνακα αυτόν για κάθε χρήση στην οποία επιθυμούμε να εργαστούμε.

- 252 -

Οι επιλογές που έχουμε στον «Πίνακα Λοιπών Εσόδων» είναι: ƒ «Εισαγωγή», με την οποία μπορούμε να εισάγουμε μία σύνδεση λογαριασμού ή λογαριασμών λοιπών εσόδων με έναν λογαριασμό εσόδου μη προσδιοριστικού των αποτελεσμάτων. Αυτό θα γίνει στην παρακάτω φόρμα, στην οποία αρχικά θα ορίσουμε την περιγραφή της κατηγορίας λοιπών εσόδων. Έπειτα θα καταχωρήσουμε τον κινούμενο λογαριασμό 80-03 (εσόδων μη προσδιοριστικού των αποτελεσμάτων) που αντιστοιχεί στην κατηγορία αυτήν. Τέλος θα ορίσουμε, με την μορφή μάσκας λογαριασμών, τον συγκεκριμένο λογαριασμό ή την ομάδα λογαριασμών της ομάδας 7, που αποτελούν την συγκεκριμένη κατηγορία λοιπών εσόδων.

ƒ ƒ ƒ

«Μεταβολή» μιας ήδη καταχωρημένης σύνδεσης. «Διαγραφή» μιας ήδη καταχωρημένης σύνδεσης. «Αντιγραφή από έτος», με την οποία έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε τα δεδομένα του «Πίνακα Λοιπών Εσόδων» στην χρήση που δουλεύουμε, από κάποια προηγούμενη χρήση, πάντα από την ίδια εταιρία.

24.3.2. Πίνακας Αποθεμάτων Λήξης ΠΡΟΣΟΧΗ! Η επιστημονική ομάδα της Epsilon Net έχει ήδη δημιουργήσει την κατάλληλη παραμετροποίηση στον εν λόγω πίνακα. Αν για οποιοδήποτε λόγο χρειαστεί να προσαρμόσετε κάτι στις δικές σας ανάγκες, τότε και μόνο τότε θα πρέπει να μεταβάλλεται τα ήδη προτεινόμενα δεδομένα. Στον Πίνακα Αποθεμάτων Λήξης ορίζουμε τους σχετικούς με την κάθε κατηγορία αποθεμάτων, λογαριασμούς αποθεμάτων λήξης. Την παραμετροποίηση αυτήν θα χρησιμοποιήσουμε αργότερα, κατά την δημιουργία του άρθρου της μεταφοράς των λογαριασμών αποθεμάτων λήξης στον λογαριασμό Γενικής Εκμετάλλευσης. Η

- 253 -

παραμετροποίηση του πίνακα αυτού αφορά κάθε χρήση ξεχωριστά, επομένως πρέπει να δημιουργούμε τον πίνακα αυτόν για κάθε χρήση στην οποία επιθυμούμε να εργαστούμε.

Οι επιλογές που έχουμε στον «Πίνακα Αποθεμάτων Λήξης» είναι: ƒ «Εισαγωγή», με την οποία μπορούμε να εισάγουμε μία αντιστοίχιση κινουμένου λογαριασμού αποθεμάτων λήξης με κατηγορία αποθεμάτων. Αυτό θα γίνει στην παρακάτω φόρμα, στην οποία αρχικά θα ορίσουμε την περιγραφή της κατηγορίας αποθεμάτων και έπειτα θα καταχωρήσουμε τον κινούμενο λογαριασμό αποθεμάτων λήξης.

ƒ ƒ ƒ

«Μεταβολή» μιας ήδη καταχωρημένης αντιστοίχισης. «Διαγραφή» μιας ήδη καταχωρημένης αντιστοίχισης. «Αντιγραφή από έτος», με την οποία έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε τα δεδομένα του «Πίνακα Αποθεμάτων Λήξης» στην χρήση που δουλεύουμε, από κάποια προηγούμενη χρήση, πάντα από την ίδια εταιρία.

24.3.3. Πίνακας Λογαριασμών Διάθεσης – Διανομής Κερδών ΠΡΟΣΟΧΗ! Η επιστημονική ομάδα της Epsilon Net έχει ήδη δημιουργήσει την κατάλληλη παραμετροποίηση στον εν λόγω πίνακα. Αν για οποιοδήποτε λόγο χρειαστεί να προσαρμόσετε κάτι στις δικές σας ανάγκες, τότε και μόνο τότε θα πρέπει να μεταβάλλεται τα ήδη προτεινόμενα δεδομένα.

- 254 -

Στον Πίνακα Λογαριασμών Διάθεσης- Διανομής Κερδών, ορίζουμε τα πεδία και τους λογαριασμούς που απαρτίζουν τον Πίνακα Διανομής Κερδών, καθώς και τον κινούμενο λογαριασμό που αντιστοιχεί στο κάθε πεδίο. Την παραμετροποίηση αυτήν θα χρησιμοποιήσουμε αργότερα, κατά την δημιουργία των άρθρου της διανομής κερδών. Η παραμετροποίηση του πίνακα αυτού αφορά κάθε χρήση ξεχωριστά, επομένως πρέπει να δημιουργούμε τον πίνακα αυτόν για κάθε χρήση στην οποία επιθυμούμε να εργαστούμε.

Οι επιλογές που έχουμε στον «Πίνακα Λογαριασμών Διάθεσης- Διανομής Κερδών» είναι: ƒ

«Εισαγωγή», με την οποία μπορούμε να εισάγουμε ένα πεδίο του Πίνακα Διανομής Κερδών και τον αντίστοιχο του κινούμενο λογαριασμό.

ƒ ƒ ƒ

«Μεταβολή» ενός ήδη καταχωρημένου πεδίο. «Διαγραφή» ενός ήδη καταχωρημένου πεδίο. «Αντιγραφή από έτος», με την οποία έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε τα δεδομένα του «Πίνακα Λογαριασμών Διάθεσης- Διανομής Κερδών» στην χρήση που δουλεύουμε, από κάποια προηγούμενη χρήση, πάντα από την ίδια εταιρία.

24.3.4. Στήλες Φύλλου Μερισμού ΠΡΟΣΟΧΗ! Η επιστημονική ομάδα της Epsilon Net έχει ήδη δημιουργήσει την κατάλληλη παραμετροποίηση στον εν λόγω πίνακα. Αν για οποιοδήποτε λόγο χρειαστεί να προσαρμόσετε κάτι στις δικές σας ανάγκες, τότε και μόνο τότε θα πρέπει να μεταβάλλεται τα ήδη προτεινόμενα δεδομένα. Καταχωρούμε τις στήλες που απαρτίζουν το Φύλλο Μερισμού με τον αντίστοιχο για κάθε κατηγορία δαπανών, κινούμενο λογαριασμό. Η παραμετροποίηση του πίνακα αυτού αφορά κάθε χρήση ξεχωριστά, επομένως πρέπει να δημιουργούμε τον πίνακα αυτόν για κάθε χρήση στην οποία επιθυμούμε να εργαστούμε.

- 255 -

Οι επιλογές που έχουμε στις «Στήλες Φύλλου Μερισμού» είναι: ƒ «Εισαγωγή», με την οποία μπορούμε να εισάγουμε μία στήλη και τον αντίστοιχο της κινούμενο λογαριασμό 80-02.

ƒ ƒ ƒ

«Μεταβολή» μιας ήδη καταχωρημένης στήλης. «Διαγραφή» μιας ήδη καταχωρημένης στήλης. «Αντιγραφή από έτος», με την οποία έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε τα δεδομένα του πίνακα «Στήλες Φύλλου Μερισμού» στην χρήση που δουλεύουμε, από κάποια προηγούμενη χρήση, πάντα από την ίδια εταιρία.

24.3.5. Ομάδες Λογαριασμών Φύλλου Μερισμού ΠΡΟΣΟΧΗ! Η επιστημονική ομάδα της Epsilon Net έχει ήδη δημιουργήσει την κατάλληλη παραμετροποίηση στον εν λόγω πίνακα. Αν για οποιοδήποτε λόγο χρειαστεί να προσαρμόσετε κάτι στις δικές σας ανάγκες, τότε και μόνο τότε θα πρέπει να μεταβάλλεται τα ήδη προτεινόμενα δεδομένα. Καταχωρούμε τους πρωτοβάθμιους λογαριασμούς απαρτίζουν το Φύλλο Μερισμού.

- 256 -

Οι επιλογές που έχουμε στις «Ομάδες Λογαριασμών Φύλλου Μερισμού» είναι: ƒ «Εισαγωγή», με την οποία μπορούμε να εισάγουμε έναν πρωτοβάθμιο λογαριασμό. ƒ «Μεταβολή» ενός πρωτοβάθμιου λογαριασμού. ƒ «Διαγραφή» ενός πρωτοβάθμιου λογαριασμού. 24.3.6. Φύλλο Μερισμού ΠΡΟΣΟΧΗ! Στον συγκεκριμένο πίνακα θα πρέπει οπωσδήποτε να καταχωρήσει ο χρήστης τα ποσοστά επιμερισμού για κάθε εταιρία ξεχωριστά, ανάλογα με τα πραγματικά δεδομένα της κάθε εταιρίας. Εδώ ορίζουμε τα ποσοστά επιμερισμού που αφορούν στα κόστη του Φύλλου Μερισμού. Αυτό πραγματοποιείται είτε με το να δώσουμε ποσοστά σε ένα πρωτοβάθμιο λογαριασμό ώστε να ενημερωθούν όλοι οι κατωτεροβαθμιοι, είτε δίνοντας ποσοστό κατευθείαν σε κάποιον κατωτεροβάθμιο λογαριασμό. Η παραμετροποίηση του πίνακα αυτού αφορά κάθε χρήση ξεχωριστά, επομένως πρέπει να δημιουργούμε τον πίνακα αυτόν για κάθε χρήση στην οποία επιθυμούμε να εργαστούμε.

Οι επιλογές που έχουμε στο «Φύλλο Μερισμού» είναι: ƒ «Αποθήκευση», με την οποία μπορούμε αποθηκεύσουμε τα ποσοστά τα οποία έχουμε ορίσει. ƒ «Μηδενισμός», με την οποία μπορούμε να σβήσουμε μαζικά όλα τα ποσοστά που έχουμε καταχωρίσει. ƒ «Άκυρο» για να κλείσουμε τον πίνακα χωρίς αποθήκευση.

- 257 -

ƒ

«Αντιγραφή από έτος», με την οποία έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε τα δεδομένα του πίνακα «Φύλλο Μερισμού» στην χρήση που δουλεύουμε, από κάποια προηγούμενη χρήση, πάντα από την ίδια εταιρία.

24.4. Επεξεργασία Βημάτων Κλεισίματος Ισολογισμού & Διάθεσης Κερδών 24.4.1. Βήματα Κλεισίματος Ισολογισμού Από το μενού «Αρχείο», βλέπουμε την νέα επιλογή «Διαχείριση Βημάτων Κλεισίματος Ισολογισμού».

Εδώ ορίζουμε τα πρότυπα βήματα, με τα οποία θα δημιουργηθούν αυτόματα τα άρθρα Κλεισίματος Ισολογισμού. Η παραμετροποίηση του πίνακα αυτού αφορά κάθε χρήση ξεχωριστά, επομένως πρέπει να δημιουργούμε τον πίνακα αυτόν για κάθε χρήση στην οποία επιθυμούμε να εργαστούμε. ΠΡΟΣΟΧΗ! Η επιστημονική ομάδα της Epsilon Net έχει ήδη δημιουργήσει την κατάλληλη παραμετροποίηση στον εν λόγω πίνακα. Αν για οποιοδήποτε λόγο χρειαστεί να προσαρμόσετε κάτι στις δικές σας ανάγκες, τότε και μόνο τότε θα πρέπει να μεταβάλλεται τα ήδη προτεινόμενα δεδομένα.

- 258 -

Οι επιλογές που έχουμε στη «Διαχείριση Βημάτων Κλεισίματος Ισολογισμού»είναι: ƒ «Εισαγωγή», με την οποία μπορούμε δημιουργήσουμε ένα νέο βήμα. Στην φόρμα εισαγωγής αρχικά ορίζουμε την σειρά εμφάνισης και εκτέλεσης του βήματος καθώς και την περιγραφή του. Έπειτα ορίζουμε το αν στο βήμα θα αντλούνται δεδομένα από τις εγγραφές ή από το φύλλο μερισμού ή από τον πίνακα λοιπών εσόδων ή από τον πίνακα αποθεμάτων λήξης. Τέλος θα ορίσουμε την παράμετρο λογιστικής με την οποία θα δημιουργηθούν τα παραγόμενα από το βήμα άρθρα, καθώς και το παραστατικό και την αιτιολογία των παραπάνω άρθρων.

Στο ΤΑΒ «Λογαριασμοί» θα ορίσουμε τους λογαριασμούς τους οποίους θα κινήσουμε στα άρθρα που θα δημιουργηθούν με το βήμα, καταχωρώντας στα πεδία «Από» και «Έως» ή δίνοντας μάσκα λογαριασμού. Επίσης καταχωρούμε τους κινούμενους λογαριασμούς με τους οποίους θα ισοσκελιστεί το άρθρο.

- 259 -

Στο ΤΑΒ «ειδικοί παράμετροι εκτυπώσεων λοιπών οικονομικών καταστάσεων» θα ορίσουμε την σύνδεση των λογαριασμών του παραγόμενου από το συγκεκριμένο βήμα άρθρου, με τις εκτυπώσεις των λοιπών οικονομικών καταστάσεων. Συγκεκριμένα συνδέουμε την κίνηση ενός λογαριασμού στο συγκεκριμένο άρθρο με ένα ή περισσότερα πεδία των σχετικών εκτυπώσεων.

ƒ ƒ ƒ ƒ

«Μεταβολή», με την οποία μπορούμε να μεταβάλουμε ένα ήδη καταχωρημένο βήμα. «Διαγραφή» με την οποία μπορούμε να διαγράψουμε ένα ήδη καταχωρημένο βήμα. «Αντιγραφή», με την οποία μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα νέο βήμα, αντιγράφοντας και μεταβάλλοντας κατάλληλα ένα ήδη καταχωρημένο βήμα. «Αντιγραφή από έτος», με την οποία έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε τα Βήματα Κλεισίματος Ισολογισμού στην χρήση που δουλεύουμε, από κάποια προηγούμενη χρήση.

ƒ

- 260 -

24.4.2. Βήματα Διάθεσης Κερδών Από το μενού «Αρχείο», βλέπουμε την νέα επιλογή «Διαχείριση Βημάτων Διάθεσης Κερδών». Εδώ ορίζουμε τα πρότυπα βήματα, με τα οποία θα δημιουργηθούν αυτόματα τα άρθρα διάθεσης και διανομής κερδών. Η παραμετροποίηση του πίνακα είναι παρόμοια με του πίνακα «Διαχείριση Βημάτων Κλεισίματος Ισολογισμού» και αφορά κάθε χρήση ξεχωριστά, επομένως πρέπει να δημιουργούμε τον πίνακα αυτόν για κάθε χρήση στην οποία επιθυμούμε να εργαστούμε.

- 261 -

ΠΡΟΣΟΧΗ! Η επιστημονική ομάδα της Epsilon Net έχει ήδη δημιουργήσει την κατάλληλη παραμετροποίηση στον εν λόγω πίνακα. Αν για οποιοδήποτε λόγο χρειαστεί να προσαρμόσετε κάτι στις δικές σας ανάγκες, τότε και μόνο τότε θα πρέπει να μεταβάλλεται τα ήδη προτεινόμενα δεδομένα. 24.4.3. Εκτέλεση Βημάτων Κλεισίματος Ισολογισμού

Κλεισίματος

Ισολογισμού

&

Δημιουργίας

Από το μενού «Αρχεία», βλέπουμε την νέα επιλογή «Κλείσιμο Ισολογισμού».

Στην φόρμα που ανοίγει με την επιλογή αυτή, υπάρχουν τα εξής ΤΑΒ: ƒ Φύλλο Μερισμού ƒ Πίνακας Λοιπών Εσόδων ƒ Πίνακας Αποθεμάτων Λήξης ƒ Εκτέλεση Βημάτων Ισολογισμού

- 262 -

Άρθρων

1. Στο ΤΑΒ Φύλλο Μερισμού εμφανίζεται το φύλλο μερισμού, όπως αυτό έχει παραμετροποιηθεί προηγούμενα από εμάς. Αρχικά πρέπει να ορίσουμε την ημερομηνία την οποία θα αφορά η επεξεργασία του φύλλου μερισμού, που επιθυμούμε να πραγματοποιήσουμε. Επίσης έχουμε την δυνατότητα να κάνουμε αναζήτηση μεταξύ των λογαριασμών που περιλαμβάνονται, ή να τους εμφανίσουμε με διάφορα κριτήρια, για ευκολία στην επεξεργασία. Οι επιλογές που έχουμε στο ΤΑΒ αυτό είναι οι εξής: ƒ «Ανάκτηση», με την οποία αντλούμε τα υπόλοιπα, μέχρι την ημερομηνία που ορίσαμε προηγούμενα, των λογαριασμών που περιλαμβάνονται στο φύλλο μερισμού. Αυτά τα ποσά επιμερίζονται αυτόματα με βάση τα ποσοστά επιμερισμού της κάθε κατηγορίας δαπανών, όμως έχουμε την δυνατότητα να μεταβάλουμε τα επιμεριζόμενα ποσά σύμφωνα με τις ανάγκες μας, αρκεί το σύνολο των επιμέρους ποσών να είναι πάντα ίδιο με το υπόλοιπο του κάθε λογαριασμού. ƒ «Αποθήκευση», με την οποία μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας του φύλλου μερισμού, το αποθηκεύουμε. ƒ «Ακύρωση», με την οποία μηδενίζονται όλα τα ποσά που υπάρχουν στο φύλλο μερισμού, για να ξεκινήσει από την αρχή η επεξεργασία του. ƒ «Επαναφορά προεπιλογών», με την οποία επανέρχονται τα αρχικά ποσοστά επιμερισμού. ƒ «Εκτύπωση», με την οποία μπορούμε να εκτυπώσουμε το φύλλο μερισμού. ƒ «Αντιγραφή από έτος», με την οποία έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε το φύλλο μερισμού στην χρήση που δουλεύουμε, από κάποια προηγούμενη χρήση. 2. Στο ΤΑΒ Πίνακας Λοιπών Εσόδων αρχικά ορίζουμε την ημερομηνία επεξεργασίας.

- 263 -

Οι επιλογές που έχουμε στο ΤΑΒ αυτό είναι οι εξής: ƒ «Ανάκτηση υπολοίπων», ώστε να αντληθούν τα υπόλοιπα, μέχρι την ημερομηνία που ορίσαμε προηγούμενα, των λογαριασμών λοιπών εσόδων, και να συνδεθούν τα ποσά αυτά με τους στους αντίστοιχους λογαριασμούς που έχουμε ορίσει. Τα ποσά αυτά μπορούμε να μεταβάλουμε, ώστε να διαμορφώσουμε συμφώνα με τις ανάγκες μας τον πίνακα λοιπών εσόδων. ƒ «Μηδενισμό υπολοίπων», ώστε να διαγράψουμε όλα τα ποσά που υπάρχουν στον πίνακα λοιπών εσόδων, για να ξεκινήσει από την αρχή η επεξεργασία του. 3. Στο ΤΑΒ Πίνακας Αποθεμάτων Λήξης καταχωρούμε τα ποσά που αφορούν την κάθε κατηγορία αποθεμάτων λήξης.

4. Στο ΤΑΒ Εκτέλεση Βημάτων Ισολογισμού θα εκτελεστεί η διαδικασία της δημιουργίας των άρθρων κλεισίματος ισολογισμού. Εδώ αρχικά θα ορίσουμε την ημερομηνία στην οποία

- 264 -

επιθυμούμε να γίνει η διαδικασία αυτή. Στο πάνω μέρος του ΤΑΒ εμφανίζονται τα βήματα κλεισίματος ισολογισμού που είχαμε ορίσει προηγούμενα στην επιλογή «Διαχείριση Βημάτων Κλεισίματος Ισολογισμού».

Οι επιλογές που έχουμε εδώ είναι οι εξής: ƒ «Εκτέλεση», με την οποία προχωρούμε στην δημιουργία ενός άρθρου κλεισίματος ισολογισμού, με βάση το επιλεγμένο βήμα. Η εκτέλεση μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο με την σειρά των βημάτων, δηλαδή δεν μπορούμε να εκτελέσουμε κάποιο από αυτά αν δεν έχει εκτελεστεί κάποιο από τα προηγούμενα. Μετά την εκτέλεση, στο κάτω μέρος του ΤΑΒ εμφανίζεται το παραγόμενο άρθρο, το οποίο μπορώ να επιλέξω με διπλό κλικ, να το εμφανίσω στην οθόνη για να το μελετήσω και εφόσον επιθυμώ να το μεταβάλω και να το αποθηκεύσω ξανά. ƒ «Μαζική Εκτέλεση», με την οποία προχωρούμε μαζικά στην δημιουργία άρθρων κλεισίματος ισολογισμού. Έτσι αφού επιλέξουμε κάποιο βήμα, επιλέγοντας μαζική εκτέλεση δημιουργούμε με την σειρά τα άρθρα πού αντιστοιχούν στα βήματα από το πρώτο μέχρι και το επιλεγμένο. ƒ «Διαγραφή» με την οποία μπορούμε αφού επιλέξουμε κάποιο βήμα, να διαγράψουμε το αντίστοιχο άρθρο. Φυσικά η διαγραφή των άρθρων πρέπει να γίνει με την σειρά, από το τελευταίο προς το πρώτο. ƒ «Μαζική Διαγραφή», με την οποία προχωρούμε μαζικά στην διαγραφή άρθρων κλεισίματος ισολογισμού. Έτσι αφού επιλέξουμε κάποιο βήμα, επιλέγοντας μαζική διαγραφή, διαγράφουμε με την σειρά τα άρθρα πού αντιστοιχούν στα βήματα από το τελευταίο μέχρι και το επιλεγμένο. 24.4.4. Εκτέλεση Βημάτων Διανομής Κερδών & Δημιουργίας Άρθρων Διάθεσης Αποτελεσμάτων Από το μενού «Αρχεία», βλέπουμε την νέα επιλογή «Διάθεση Αποτελεσμάτων».

- 265 -

Στην φόρμα που ανοίγει με την επιλογή αυτή εμφανίζεται ο πίνακας των λογαριασμών διάθεσης – διανομής κερδών, όπως τον είχαμε παραμετροποιήσει προηγούμενα. Εδώ πρέπει να καταχωρήσουμε τα ποσά που αφορούν τους αντίστοιχους λογαριασμούς, ώστε να προχωρήσουμε αυτόματα στην δημιουργία των άρθρων Διάθεσης Αποτελεσμάτων. Αρχικά πρέπει να ορίσουμε την ημερομηνία την οποία θα αφορά η επεξεργασία του πίνακα λογαριασμών διάθεσης – διανομής κερδών και η εκτέλεση των βημάτων Διανομής Κερδών, που επιθυμούμε να πραγματοποιήσουμε.

- 266 -

Οι επιλογές που έχουμε εδώ είναι οι εξής: ƒ «Αποθήκευση», με την οποία αφού καταχωρήσουμε τα ποσά που επιθυμούμε, αποθηκεύουμε τον πίνακα. ƒ «Ακύρωση», με την οποία μηδενίζονται τα ποσά που καταχωρήσαμε προηγούμενα και τα οποία δεν έχουν ακόμα αποθηκευτεί, για να ξεκινήσει από την αρχή η επεξεργασία του. ƒ «Μηδενισμός τιμών», με την οποία μηδενίζονται όλα τα ποσά που καταχωρήσαμε προηγούμενα, ακόμα και τα αποθηκευμένα, για να ξεκινήσει από την αρχή η επεξεργασία του. ƒ «Εκτέλεση βημάτων», με την οποία δημιουργούνται αυτόματα τα άρθρα Διάθεσης Αποτελεσμάτων, με βάση τα βήματα Διανομής Κερδών. Τα άρθρα αυτά μπορούμε να δούμε και να μεταβάλουμε από την Διαχείριση άρθρων. 24.5. Εκτυπώσεις Ισολογισμού & Λοιπών Οικονομικών Καταστάσεων Όλες οι παρακάτω εκτυπώσεις είναι διαθέσιμες τόσο σε εκτυπωτή ακίδων, όσο και σε εκτυπωτή γραφικών.

- 267 -

24.5.1. Ισολογισμός Από το μενού Εκτυπώσεις, βλέπουμε την επιλογή «Ισολογισμός». Στην οθόνη που εμφανίζεται, υπάρχουν τρεις καρτέλες, Επιλογές, Ενεργητικό και Παθητικό. Στην πρώτη καρτέλα «Επιλογές» ορίζουμε το χρονικό διάστημα, για το οποίο θα υπολογίσουμε τα αποτελέσματα του Ισολογισμού προς εκτύπωση αλλά και προς επεξεργασία. Αυτόματα έρχεται προτεινόμενο το ημερολογιακό διάστημα της τρέχουσας χρήσης. Παρακάτω ορίζουμε το είδος του εκτυπωτή στον οποίο θα εκτυπώσουμε την κατάσταση του Ισολογισμού. Προεπιλεγμένη τιμή είναι η εκτύπωση του Ισολογισμού να γίνει σε εκτυπωτή ακίδων, όμως είναι διαθέσιμη και η επιλογή του εκτυπωτή γραφικών, εάν το επιθυμούμε. Επίσης, προτεινόμενη επιλογή έρχεται την συντασσόμενη κατάσταση να τη δούμε πρώτα στην οθόνη και έπειτα να την εκτυπώσουμε. Με την αποεπιλογή του πεδίου, η εκτύπωση μπορεί να γίνει απευθείας στο χαρτί. Τέλος, μπορούμε να ορίσουμε τον τίτλο που επιθυμούμε να εμφανιστεί στην εκτύπωση.

- 268 -

Επιλέγοντας «Ανάκτηση δεδομένων», θα εμφανιστούν τα ανάλογα ποσά στα πεδία των δύο επόμενων καρτελών, «Ενεργητικό» και «Παθητικό».

- 269 -

Τα ποσά που θα αντληθούν με την ανάκτηση, μπορούμε να τα μεταβάλουμε όπως επιθυμούμε, και δίνοντας «Υπολογισμό» να καταλήξουμε στο τελικό αποτέλεσμα με βάση τις επεμβάσεις μας αυτές. Με την επιλογή εκτύπωση βλέπουμε τον ισολογισμό στην οθόνη ή τον εκτυπώνουμε σε χαρτί, ανάλογα με το τι έχουμε επιλέξει προηγούμενα. Με την επιλογή «Αποθήκευση» αποθηκεύουμε τα ποσά της τρέχουσας (κλειόμενης) χρήσης, ώστε να μας εμφανιστούν αυτά στον ισολογισμό της επόμενης χρήσης, σαν ποσά προηγούμενης χρήσης. Τέλος με την επιλογή «Μηδενισμός τιμών» μπορούμε να διαγράψουμε όλα τα ποσά από τον ισολογισμό μας και να προχωρήσουμε σε νέα επεξεργασία. 24.5.2. Κατάσταση Λογαριασμού Αποτελεσμάτων Χρήσης Από το μενού Εκτυπώσεις, βλέπουμε την επιλογή «Κατάσταση Λογαριασμού Αποτελεσμάτων Χρήσης». Στην οθόνη που εμφανίζεται, υπάρχουν δύο καρτέλες, Επιλογές και Κατάσταση. Στην πρώτη καρτέλα «Επιλογές» ορίζουμε το χρονικό διάστημα, για το οποίο θα υπολογίσουμε την κατάσταση των αποτελεσμάτων χρήσης προς εκτύπωση αλλά και προς επεξεργασία. Αυτόματα έρχεται προτεινόμενο το ημερολογιακό διάστημα της τρέχουσας χρήσης. Παρακάτω ορίζουμε το είδος του εκτυπωτή στον οποίο θα εκτυπώσουμε την κατάσταση των αποτελεσμάτων χρήσης. Προεπιλεγμένη τιμή είναι η εκτύπωση να γίνει σε εκτυπωτή ακίδων, όμως είναι διαθέσιμη και η επιλογή του εκτυπωτή γραφικών, εάν το επιθυμούμε. Επίσης, προτεινόμενη επιλογή έρχεται την συντασσόμενη κατάσταση να τη δούμε πρώτα στην οθόνη και έπειτα να την εκτυπώσουμε. Με την αποεπιλογή του πεδίου, η εκτύπωση μπορεί να γίνει απευθείας στο χαρτί. Τέλος, μπορούμε να ορίσουμε τον τίτλο που επιθυμούμε να εμφανιστεί στην εκτύπωση.

- 270 -

Επιλέγοντας «Ανάκτηση δεδομένων», θα εμφανιστούν τα ανάλογα ποσά στα πεδία της επόμενης καρτέλας «Κατάσταση».

Τα ποσά που θα αντληθούν με την ανάκτηση, μπορούμε να τα μεταβάλουμε όπως επιθυμούμε, και δίνοντας «Υπολογισμό» να καταλήξούμε στο τελικό αποτέλεσμα με βάση τις επεμβάσεις μας αυτές. Με την επιλογή «Εκτύπωση» βλέπουμε την εκτύπωση στην οθόνη ή την

- 271 -

περνούμε σε χαρτί, ανάλογα με το τι έχουμε επιλέξει προηγούμενα. Με την επιλογή «Αποθήκευση» αποθηκεύουμε τα ποσά της τρέχουσας (κλειόμενης) χρήσης, ώστε να μας εμφανιστούν αυτά στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων χρήσης της επόμενης χρήσης, σαν ποσά προηγούμενης χρήσης. Τέλος με την επιλογή «Μηδενισμός τιμών» μπορούμε να διαγράψουμε όλα τα ποσά από την κατάσταση μας και να προχωρήσουμε σε νέα επεξεργασία. 24.5.3. Πίνακας Διάθεσης Αποτελεσμάτων Από το μενού Εκτυπώσεις, βλέπουμε την επιλογή «Πίνακας Διάθεσης Αποτελεσμάτων». Στην οθόνη που εμφανίζεται, υπάρχουν δύο καρτέλες, Επιλογές και Πίνακας. Στην πρώτη καρτέλα «Επιλογές» ορίζουμε το χρονικό διάστημα, για το οποίο θα υπολογίσουμε τον πίνακα διάθεσης αποτελεσμάτων, προς εκτύπωση αλλά και προς επεξεργασία. Αυτόματα έρχεται προτεινόμενο το ημερολογιακό διάστημα της τρέχουσας χρήσης. Παρακάτω ορίζουμε το είδος του εκτυπωτή στον οποίο θα εκτυπώσουμε τον πίνακα διάθεσης αποτελεσμάτων. Προεπιλεγμένη τιμή είναι η εκτύπωση να γίνει σε εκτυπωτή ακίδων, όμως είναι διαθέσιμη και η επιλογή του εκτυπωτή γραφικών, εάν το επιθυμούμε. Επίσης, προτεινόμενη επιλογή έρχεται, τον πίνακα διάθεσης αποτελεσμάτων να τον δούμε πρώτα στην οθόνη και έπειτα να τον εκτυπώσουμε. Με την αποεπιλογή του πεδίου, η εκτύπωση μπορεί να γίνει απευθείας στο χαρτί. Τέλος, μπορούμε να ορίσουμε τον τίτλο που επιθυμούμε να εμφανιστεί στην εκτύπωση.

Επιλέγοντας «Ανάκτηση δεδομένων», θα εμφανιστούν τα ανάλογα ποσά στα πεδία της επόμενης καρτέλας «Πίνακας».

- 272 -

Τα ποσά που θα αντληθούν με την ανάκτηση, μπορούμε να τα μεταβάλουμε όπως επιθυμούμε, και δίνοντας «Υπολογισμό» να καταλήξούμε στο τελικό αποτέλεσμα με βάση τις επεμβάσεις μας αυτές. Με την επιλογή «Εκτύπωση» βλέπουμε την εκτύπωση στην οθόνη ή την περνούμε σε χαρτί, ανάλογα με το τι έχουμε επιλέξει προηγούμενα. Με την επιλογή «Αποθήκευση» αποθηκεύουμε τα ποσά της τρέχουσας (κλειόμενης) χρήσης, ώστε να μας εμφανιστούν αυτά στην εκτύπωση Πίνακα Διάθεσης Αποτελεσμάτων της επόμενης χρήσης, σαν ποσά προηγούμενης χρήσης. Τέλος με την επιλογή «Μηδενισμός τιμών» μπορούμε να διαγράψουμε όλα τα ποσά από την εκτύπωση μας και να προχωρήσουμε σε νέα επεξεργασία. 24.5.4. Κατάσταση Γενικής Εκμετάλλευσης Από το μενού Εκτυπώσεις, βλέπουμε την επιλογή «Κατάσταση Γενικής Εκμετάλλευσης». Στην οθόνη που εμφανίζεται, υπάρχουν τρεις καρτέλες, Επιλογές Χρέωση και Πίστωση. Στην πρώτη καρτέλα «Επιλογές» ορίζουμε το χρονικό διάστημα, για το οποίο θα υπολογίσουμε την Κατάσταση Γενικής Εκμετάλλευσης, προς εκτύπωση αλλά και προς επεξεργασία. Αυτόματα έρχεται προτεινόμενο το ημερολογιακό διάστημα της τρέχουσας χρήσης. Παρακάτω ορίζουμε το είδος του εκτυπωτή στον οποίο θα εκτυπώσουμε την Κατάσταση Γενικής Εκμετάλλευσης. Προεπιλεγμένη τιμή είναι η εκτύπωση να γίνει σε εκτυπωτή ακίδων, όμως είναι διαθέσιμη και η επιλογή του εκτυπωτή γραφικών, εάν το επιθυμούμε. Επίσης, προτεινόμενη επιλογή έρχεται, την Κατάσταση Γενικής Εκμετάλλευσης να τη δούμε πρώτα στην οθόνη και έπειτα να την εκτυπώσουμε. Με την αποεπιλογή του πεδίου, η εκτύπωση μπορεί να γίνει απευθείας στο χαρτί. Τέλος, μπορούμε να ορίσουμε τον τίτλο που επιθυμούμε να εμφανιστεί στην εκτύπωση.

- 273 -

Επιλέγοντας «Ανάκτηση δεδομένων», θα εμφανιστούν τα ανάλογα ποσά στα πεδία των δύο επόμενων ΤΑΒ «Χρέωση» και «Πίστωση».

- 274 -

Τα ποσά που θα αντληθούν με την ανάκτηση, μπορούμε να τα μεταβάλουμε όπως επιθυμούμε, και δίνοντας «Υπολογισμό» να καταλήξούμε στο τελικό αποτέλεσμα με βάση τις επεμβάσεις μας αυτές. Με την επιλογή «Εκτύπωση» βλέπουμε την εκτύπωση στην οθόνη ή την περνούμε σε χαρτί, ανάλογα με το τι έχουμε επιλέξει προηγούμενα. Με την επιλογή «Αποθήκευση» αποθηκεύουμε τα ποσά της τρέχουσας (κλειόμενης) χρήσης, ώστε να μας εμφανιστούν αυτά στην εκτύπωση Κατάστασης Γενικής Εκμετάλλευσης της επόμενης χρήσης, σαν ποσά προηγούμενης χρήσης. Τέλος με την επιλογή «Μηδενισμός τιμών» μπορούμε να διαγράψουμε όλα τα ποσά από την εκτύπωση μας και να προχωρήσουμε σε νέα επεξεργασία. 24.5.5. Οικονομικές Καταστάσεις για Δημοσίευση Από το μενού Εκτυπώσεις, βλέπουμε την νέα επιλογή «Οικονομικές Καταστάσεις για Δημοσίευση». Με την επιλογή αυτή, εμφανίζεται αυτόματα το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα, το οποίο μας ενημερώνει ότι για την άντληση των σωστών δεδομένων θα πρέπει να έχει προηγηθεί αποθήκευση όλων των παραπάνω εκτυπώσεων.

Επιλέγοντας «Ναι», συνεχίζουμε στην επόμενη οθόνη, όπου ορίζουμε ημερομηνία και τόπο εκτύπωσης της κατάστασης, στοιχεία και ιδιότητα υπογράφοντος, καθώς και τυχόν παρατηρήσεις.

- 275 -

Στη συνέχεια, επιλέγουμε «Εξαγωγή Αρχείου», όπου επιλέγουμε σε ποιο σημείο του υπολογιστή μας θα αποθηκεύσουμε το αρχείο excel με τα στοιχεία της οικονομικής κατάστασης.

Με την επιλογή «Save» ξεκινάει η διαδικασία της εξαγωγής

- 276 -

Μετά την ολοκλήρωση της εξαγωγής, εμφανίζεται μήνυμα ενημέρωσης με τον τόπο στον οποίο βρίσκεται αποθηκευμένο το αρχείο και, παράλληλη ερώτηση, εάν επιθυμούμε άνοιγμά του. Επιλέγουμε «Ναι» και το αρχείο excel με τις οικονομικές καταστάσεις εμφανίζεται στην οθόνη μας.

25. Κλείσιμο Λογαριασμών Η συγκεκριμένη επιλογή αναφέρεται μόνο στο πρόγραμμα Γενικής Λογιστικής. Με την συγκεκριμένη επιλογή πραγματοποιείται το κλείσιμο των λογαριασμών, για τις εταιρίες που δεν έχουν αγοράσει το Module «Κλείσιμο Ισολογισμού. Από το μενού «Αρχεία / Κλείσιμο Λογαριασμών», εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη καταχώρησης:

Ο πίνακας αυτός χωρίζεται σε δύο επίπεδα. Στο δεξί τμήμα της οθόνης εμφανίζεται ο Πρακτικός Οδηγός Κλεισίματος Λογαριασμών, που αποτελείται από 13 βήματα τα οποία μας καθοδηγούν στα άρθρα που πρέπει να δημιουργήσουμε για να ολοκληρώσουμε το κλείσιμο των λογαριασμών. Επιπλέον, ο οδηγός αυτός, σε συνδυασμό με τα πεδία στο αριστερό τμήμα της οθόνης, χρησιμεύει στην αυτόματη δημιουργία των άρθρων αυτών. Η διαδικασία πραγματοποιείται ως εξής: Επιλέγουμε στο δεξί τμήμα της οθόνης το Βήμα 1 και, στο αριστερό, δίνουμε τις παραμέτρους δημιουργίας του αντίστοιχου άρθρου. Το βήμα 1 μας καθοδηγεί ότι πρέπει να

- 277 -

μεταφέρουμε όλα τα υπόλοιπα των αποθεμάτων έναρξης, καθώς και των αγορών χρήσης στο λογαριασμό γενικής εκμετάλλευσης 80-00-00-0000. Έτσι, στο αριστερό τμήμα της οθόνης, ορίζουμε ότι το είδος κίνησης που θα χρησιμοποιηθεί είναι το «16 – Κλεισίματος ΟΧΙ Ισοζύγιο». Στα Γενικά Στοιχεία ορίζουμε το παραστατικό και την ημερομηνία που θα έχει το άρθρο. Στην ομάδα «Μεταφορά Λογαριασμού» επιλέγουμε τους λογαριασμούς της 2ης ομάδας που θα μεταφέρουν τα υπόλοιπά τους στο λογαριασμό γενικής εκμετάλλευσης. Για να συμπεριλάβουμε όλη τη 2η ομάδα, επιλέγουμε στο πεδίο «Από» το λογαριασμό 20, ενώ στο πεδίο «Έως» το λογαριασμό 29. Έπειτα επιλέγουμε ΟΚ.

Αμέσως μετά την επιλογή «Οκ», εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης ότι το πρόγραμμα θα δημιουργήσει αυτόματα εγγραφές στην εταιρία. Το αποδεχόμαστε επιλέγοντας «Ναι»

Έπειτα, εμφανίζεται το μήνυμα που επιβεβαιώνει ότι οι εγγραφές δημιουργήθηκαν με επιτυχία

ΠΡΟΣΟΧΗ: Στην περίπτωση όπου σας εμφανίσει το μήνυμα «Σφάλμα στις παραμέτρους», πιθανότατα οφείλεται στο γεγονός ότι δεν υπάρχει στο Λογιστικό σας

- 278 -

Σχέδιο ο Λογαριασμός 80-00-00-0000 με την ανάλογη παραμετροποίηση. Ο συγκεκριμένος λογαριασμός θα πρέπει να έχει χαρακτηριστεί ως «Άλλο» και θα πρέπει απαραίτητα να έχει ορισθεί ότι ο τεταρτοβάθμιος 80-00-00-0000, κινείται. Το αποτέλεσμα του πρώτου βήματος, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, μπορούμε να το δούμε στη διαχείριση των άρθρων, από το μενού «Αρχεία / Άρθρα». Εδώ, επίσης, μπορούμε να επέμβουμε στα άρθρα και να τα επεξεργαστούμε επιπλέον, εάν το επιθυμούμε.

Με την επιλογή «Διαγραφή», στην οθόνη κλεισίματος λογαριασμών, έχουμε την δυνατότητα να διαγράψουμε μαζικά τις προσωρινές κινήσεις κλεισίματος κάθε βήματος. Επιλέγοντας, λοιπόν, «Διαγραφή» εμφανίζεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα της Διαγραφής.

Αφού επιλέξουμε «Ναι» εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα για επιβεβαίωση.

Επιλέγοντας τέλος «Ναι» η διαδικασία διαγραφής ολοκληρώνεται

- 279 -

Αντίστοιχα, προχωράμε και στα επόμενα βήματα, μέχρι και το Βήμα 4. Από το Βήμα 5 μέχρι το Βήμα 13, δεν πραγματοποιούνται αυτόματα τα άρθρα, παρά μόνο μας καθοδηγούν στη διαμόρφωσή τους.

26. Υπολογισμός και αυτόματη υποβολή Εκκαθαριστικής 26.1. Υπολογισμός Εκκαθαριστικής Δήλωσης ΦΠΑ Επιλέγοντας «Εκκαθαριστική» μας δίνεται η δυνατότητα να υπολογίσουμε την Εκκαθαριστική Φ.Π.Α. πληκτρολογώντας την ημερομηνία που θέλουμε. Επιλέγοντας την συγκεκριμένη επιλογή εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας.

Με το εικονίδιο «Ανάκτηση Δεδομένων» μεταφέρονται τα σταθερά στοιχεία της εταιρίας καθώς επίσης και τα ποσά από τους λογαριασμούς που κινήθηκαν σε όλη την διάρκεια της χρήσης. Στην συνέχεια επιλέγοντας «Υπολογισμός», εμφανίζονται στους ανάλογους πίνακες τα αποτελέσματα της Εκκαθαριστικής Δήλωσης Φ.Π.Α.. Σε περίπτωση που θέλουμε να μεταβάλλουμε το περιεχόμενο κάποιου πεδίου, κάνουμε κλικ στο αντίστοιχο πεδίο και εισάγουμε τον αριθμό. Έχουμε την δυνατότητα στο σημείο αυτό να ορίσουμε εκτύπωση σε Σελίδα Α4, Προεκτυπωμένο Έντυπο και σε Συνεχές Μηχανογραφημένο Έντυπο ανάλογα την περίπτωση, επιλέγοντας τις αντίστοιχες επιλογές. Επιλέγοντας «Εκτύπωση» εμφανίζεται το παρακάτω έντυπο της Εκκαθαριστικής Δήλωσης Φ.Π.Α.

- 280 -

Για να φύγουμε από το παράθυρο αυτό, επιλέγουμε «Έξοδος», ενώ ταυτόχρονα, στο επάνω τμήμα της οθόνης, δίνεται η δυνατότητα, όπως και στα υπόλοιπα έντυπα και εκτυπώσεις, να εκτυπώσουμε από το εικονίδιο του εκτυπωτή, αλλά και να αποθηκεύσουμε την εκτύπωση σε κάποιο άλλης μορφής αρχείο, όπως pdf, excel, rpt (word) και text. Επιλέγοντας το πεδίο «Αποθήκευση» εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα όπου κάνουμε κλικ στην επιλογή «Ναι» και το έντυπό μας έχει αποθηκευτεί στη «Διαχείριση Εντύπων».

Με την επιλογή τέλος «Μηδενισμός Πεδίων» , έχουμε την δυνατότητα να μηδενίσουμε όλα τα πεδία που έχουν υπολογιστεί και προχωρήσουμε σε έναν νέο υπολογισμό.

Με την επιλογή «Οδηγίες» συμπλήρωση του εντύπου.

εμφανίζονται ορισμένες βασικές οδηγίες για την

έχουμε την δυνατότητα Tέλος με την επιλογή «Tax System» μεταφοράς των δεδομένων του εντύπου στο έντυπο του Tax System Ειδικό Σημείωμα Περαίωσης Φ.Π.Α. Απαραίτητη προϋπόθεση για την συγκεκριμένη ενέργεια, αποτελεί ο ορισμός του υποκαταλόγου που είναι εγκατεστημένο το Tax System, μέσα από την εφαρμογή της Λογιστικής Διαχείρισης. Η συγκεκριμένη διαδικασία πραγματοποιείται επιλέγοντας από το Βασικό μενού ΠαράμετροιÆ Εφαρμογών Epsilon NetÆTax System, στον πίνακα που εμφανίζεται επιλέγουμε την διαδρομή που βρίσκεται ο υποκατάλογος Tax System SQL και αποθηκεύουμε, επιλέγοντας την αντίστοιχη επιλογή στο κάτω μέρος του πίνακα.

- 281 -

Επίσης θα πρέπει απαραίτητα θα να έχουν μεταφερθεί, όλα τα στοιχεία των εταιρειών και να εμφανίζονται ως υπόχρεοι στο πρόγραμμα Tax System με το ίδιο Α.Φ.Μ. και να έχει δημιουργηθεί στον συγκεκριμένο υπόχρεο το έντυπο «Ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α.». Τέλος αφού έχουν πραγματοποιηθεί όλα τα παραπάνω επιλέγοντας Tax System εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα, όπου μας ενημερώνει ότι το πρόγραμμα θα ενημερώσει ένα προυπάρχον έντυπο «Ειδικό σημείωμα Περαίωσης Φ.Π.Α.» μέσα στην εφαρμογή Tax System, στην εταιρία που θα βρει με το ίδιο Α.Φ.Μ.

Επιλέγοντας «Ναι» ενημερώνεται αυτόματα το έντυπο του Tax System «Ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α.» με τα στοιχεία της Εκκαθαριστικής. 26.2. Διαδικασία μεταφοράς δεδομένων στο Tax System για την αυτόματη δημιουργία Ειδικού Σημειώματος Περαίωσης ΦΠΑ Αφού έχει πραγματοποιηθεί η διαδικασία μεταφοράς υπόχρεων από τη Λογιστική Διαχείριση στην εφαρμογή Tax System καθώς και η Σύνδεση της εφαρμογής Extra Λογιστική Διαχείριση με την εφαρμογή Extra Τax System, έχουμε πλέον την δυνατότητα να μεταφέρουμε

- 282 -

από την Λογιστική διαχείριση τα στοιχεία της εκκαθαριστικής δήλωσης στο ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. που έχουμε ήδη ανοίξει στον υπόχρεο στην εφαρμογή Tax System, είτε συγκεκριμένα μέσα από την φόρμα που πραγματοποιείται η επεξεργασία και ο υπολογισμός της εκκαθαριστικής δήλωσης Φ.Π.Α., είτε από αποθηκευμένη στην διαχείριση εντύπων εκκαθαριστική δήλωσης ΦΠΑ. 26.2.1. Μεταφορά Δεδομένων Εκκαθαριστικής στο Ειδικό Σημείωμα Περαίωσης Φ.Π.Α., μέσα από το έντυπο της Εκκαθαριστικής ¾

Απαραίτητη προϋπόθεση για την μεταφορά των δεδομένων της εκκαθαριστικής δήλωσης στο ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. αποτελεί να έχει πρώτα πραγματοποιηθεί η δημιουργία του εντύπου «ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α.» μέσα στην εφαρμογή Tax System στον συγκεκριμένο υπόχρεο, έτσι ώστε όταν επιλέξει ο χρήστης την αυτόματη μεταφορά των δεδομένων στο Τax System, να συμπληρωθεί αυτόματα η στήλη 1 και η στήλη 5 του ειδικού σημειώματος περαίωσης σύμφωνα με τα στοιχεία της εκκαθαριστικής δήλωσης.

Συγκεκριμένα η διαδικασία μεταφοράς των δεδομένων εκκαθαριστικής στο Ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. πραγματοποιείται μέσα από το έντυπο της εκκαθαριστικής και συγκεκριμένα μέσα από την φόρμα που πραγματοποιείται ο υπολογισμός και η αποθήκευση της εκκαθαριστικής δήλωσης Φ.Π.Α. Επιλέγοντας λοιπόν από το βασικό μενού ΕκτυπώσειςÆ Έντυπα Æ Φ.Π.Α. ÆΕκκαθαριστική, εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας

Στο σημείο αυτό αφού έχει πραγματοποιηθεί η ανάκτηση και ο υπολογισμών των δεδομένων επιλέγοντας την επιλογή Τax System εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα

- 283 -

όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. έτσί ώστε να πραγματοποιηθεί η μεταφορά των δεδομένων στο ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. στην εφαρμογή Tax System. Επιλέγοντας στην συνέχεια Ο.Κ. εμφανίζεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα που ενημερώνει τον χρήστη για την ενημέρωση του ειδικού σημειώματος περαίωσης στην εφαρμογή Τax System.

Επιλέγοντας «Ναι» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στον οποίο έχει την δυνατότητα ο χρήστης να επιλέξει το ειδικό σημείωμα περαίωσης της χρήσης που επιθυμεί να ενημερωθεί με τα στοιχεία της εκκαθαριστικής δήλωσης.

Επιλέγοντας τέλος το Ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. που επιθυμεί ο χρήστης ολοκληρώνεται η μεταφορά των δεδομένων και η ενημέρωση του αντίστοιχου ειδικού σημειώματος περαίωσης Φ.Π.Α. με τα στοιχεία της εκκαθαριστικής.

- 284 -

26.2.2. Μεταφορά Δεδομένων Εκκαθαριστικής στο Ειδικό Σημείωμα Περαίωσης Φ.Π.Α., μέσα από τη Διαχείριση Εντύπων Απαραίτητη προϋπόθεση για την μεταφορά των δεδομένων της εκκαθαριστικής δήλωσης στο ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. αποτελεί να έχει πρώτα πραγματοποιηθεί η δημιουργία του εντύπου «ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α.» μέσα στην εφαρμογή Tax System στον συγκεκριμένο υπόχρεο, έτσι ώστε όταν επιλέξει ο χρήστης την αυτόματη μεταφορά των δεδομένων στο Τax System, να συμπληρωθεί αυτόματα η στήλη 1 και η στήλη 5 του ειδικού σημειώματος περαίωσης σύμφωνα με τα στοιχεία της εκκαθαριστικής δήλωσης. Η διαδικασία μεταφοράς των δεδομένων εκκαθαριστικής στο Ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. μέσα από την διαχείριση εντύπων πραγματοποιείται επιλέγοντας από το Βασικό μενού Αρχείο Διαχείριση Εντύπων όπου και εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στον οποίο εμφανίζονται όλα τα έντυπα που έχουν υπολογισθεί και αποθηκευτεί στην εφαρμογή.

Στο σημείο αυτό επιλέγοντας το έντυπο της εκκαθαριστικής και στην συνέχεια την επιλογή Τax System εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα

όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. έτσι ώστε να πραγματοποιηθεί η μεταφορά των δεδομένων στο ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. στην εφαρμογή Tax System. Επιλέγοντας στην συνέχεια Ο.Κ. εμφανίζεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα που ενημερώνει τον χρήστη για την ενημέρωση του ειδικού σημειώματος περαίωσης στην εφαρμογή Τax System.

- 285 -

Επιλέγοντας «Ναι» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στον οποίο έχει την δυνατότητα ο χρήστης να επιλέξει το ειδικό σημείωμα περαίωσης της χρήσης που επιθυμεί να ενημερωθεί με τα στοιχεία της εκκαθαριστικής δήλωσης που έχει επιλέξει στην διαχείριση εντύπων.

Επιλέγοντας τέλος το Ειδικό σημείωμα περαίωσης Φ.Π.Α. που επιθυμεί ο χρήστης ολοκληρώνεται η μεταφορά των δεδομένων και η ενημέρωση του αντίστοιχου ειδικού σημειώματος περαίωσης Φ.Π.Α. με τα στοιχεία της εκκαθαριστικής.

- 286 -

27. Έντυπο Ε3 Από το μενού «Εκτυπώσεις / Έντυπα / Ε3», εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας.

Η φόρμα επεξεργασίας του εντύπου Ε3 περιλαμβάνει: α). Την βασική καρτέλα «Επιλογές», με το χρονικό διάστημα για το οποίο θέλουμε να κάνουμε υπολογισμό και διάφορα στοιχεία επιμερισμού. β). Τις καρτέλες, ανά Πίνακα του εντύπου γ). Τις επιλογές επεξεργασίας στο κάτω μέρος του παραθύρου. Αναλυτικότερα: Μετά το άνοιγμα της φόρμα επεξεργασίας θα πρέπει να επιλέγουμε το χρονικό διάστημα για το οποίο θέλουμε να κάνουμε τον υπολογισμό. Το σύστημα προτείνει ημερομηνίες από 1/1 έως 31/12 του έτους μέσα στο οποίο εργαζόμαστε. Στην συνέχεια θα πρέπει να γίνει η ανάκτηση των σταθερών στοιχείων και των στοιχείων από τις καταχωρήσεις. Το πρώτο επιτυγχάνεται με την επιλογή «Εισαγωγή από Σταθερά Στοιχεία»

ενώ το δεύτερο από την επιλογή «Εισαγωγή

από Λογαριασμούς» . Έχουμε την δυνατότητα να καθορίσουμε τον τρόπο με τον οποίο θα επιμεριστούν τα διάφορα στοιχεία που θα έρθουν από τις καταχωρήσεις που έχουμε κάνει. Αυτό επιτυγχάνετε με τις επιλογές που έχουμε στα πέντε παράθυρα, στην αρχική φόρμα «Επιλογές». Μέσα από την πρώτη επιλογή «Επιμερισμός Δαπανών» έχουμε την δυνατότητα να επιμερίσουμε με διάφορους τρόπους το ποσά που αντλούνται και καταλήγουν στον υπό πίνακα δ του πίνακα ΣΤ. Μπορούμε λοιπόν να επιλέξουμε έναν από τους παρακάτω τρόπους: Επιμερισμό των ποσών «Βάσει Κωδικών». Με την επιλογή αυτή, ουσιαστικά στέλνουμε τα ποσά στα διάφορα πεδία του υπό πίνακα δ’ ανάλογα με τους κωδικούς για το έντυπο Ε3, που υπάρχουν στους λογαριασμούς.

- 287 -

Επιμερισμό των ποσών «Βάσει εσόδων». Με την επιλογή αυτή, επιμερίζουμε τα ποσά που έρχονται από τους λογαριασμούς, ανάλογα με την αναλογία των εσόδων, όπως αυτά κατανέμονται στον υπό πίνακα γ’ του πίνακα ΣΤ. Επιμερισμό των ποσών «Βάσει Ποσοστών». Με την τρίτη επιλογή έχουμε την δυνατότητα να επιμερίσουμε τα ποσά που έρχονται από τους λογαριασμούς, με ποσοστά, όπως εμείς επιθυμούμε. Τέλος με τις τρεις τελευταίες επιλογές μπορούμε να στείλουμε όλες τις δαπάνες σε μία από τις κατηγορίες (Εμπορία Μεταποίηση, Παροχή Υπηρεσιών, Ελεύθεροι Επαγγελματίες), ανεξάρτητα από τους κωδικούς Ε3 που χρησιμοποιούμε στους λογαριασμούς. Με τον ίδιο τρόπο επιμερίζουμε τα ποσά που έρχονται από τους λογαριασμούς και αφορούν «τα λοιπά έσοδα» των υπό πινάκων γ’ ε’ και ζ’, τα «αναλώσιμα» του υπό πίνακα η’ και τα ποσά των κωδικών 279, 276, 519, 274, 277 και 280 των υπό πινάκων ε’ και ζ’ και των «Ανταλλακτικών Παγίων». Ο επιμερισμός των λοιπών εσόδων αφορά τους κωδικούς 273, 282 και 278 των υπό πινάκων γ’, ε’ και ζ’. Επιμερίζουμε δηλαδή τα ποσά που έρχονται από τους λογαριασμούς και ενημερώνουν τα πεδία 273, 282 και 278. Ο επιμερισμός των «Αναλωσίμων» αφορά τα ποσά που ενημερώνουν τους κωδικού 239 και 240, του υπό πίνακα α’. Ο επιμερισμός της παροχής αφορά τους κωδικούς 279, 276, 519, 274, 277 και 280 των υπό πινάκων ε’ και ζ’. Και τέλος ο επιμερισμός των Ανταλλακτικών Παγίων αφορά τα ποσά που ενημερώνουν τους κωδικούς 243 και 244 του υπό πίνακα α’. Μετά από κάθε επιλογή για επιμερισμό των δεδομένων απαιτείται να γίνει «Υπολογισμός» για την ενημέρωση των αντίστοιχων πεδίων του εντύπου. Μετά την ανάκτηση των ποσών από τους λογαριασμούς έχουμε την δυνατότητα να παρέμβουμε και να μεταβάλουμε ή και να προσθέσουμε οποιοδήποτε ποσό στα πεδία του εντύπου. Η εισαγωγή ή η μεταβολή των ποσών αφορά πεδία τα οποία δεν είναι σύνολα. Για την ενημέρωση των υπολογιζόμενων πεδίων (συνόλων) απαιτείται μετά την ολοκλήρωση των αλλαγών να επιλέξουμε «Υπολογισμός» των στοιχείων

.

Με την επιλογή «Εκτύπωση» προβάλλεται το αντίστοιχο συμπληρωμένο έντυπο καταρχήν στην οθόνη μας και στη συνέχεια και στον εκτυπωτή μας.

έχουμε την δυνατότητα να Με την επιλογή «Αποθήκευση» αποθηκεύσουμε το έντυπο Ε3, έτσι ώστε στην συνέχεια επιλέγοντας από το Βασικό μενού ΑρχείοÆΔιαχείριση εντύπων, να εμφανίζεται με τα υπόλοιπα έντυπα που έχουν αποθηκευτεί. , έχουμε την δυνατότητα να Με την επιλογή «Μηδενισμός Πεδίων» μηδενίσουμε όλες τις φόρμες του Ε3 από τα διάφορα στοιχεία που περιέχουν και να ξεκινήσουμε τη διαδικασία απo την αρχή.

εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στον οποίο Με την επιλογή «Οδηγίες» αναφέρονται βασικές οδηγίες για την συμπλήρωση του εντύπου.

- 288 -

Tέλος με την επιλογή «Tax System», έχουμε την δυνατότητα μεταφοράς του εντύπου στο πρόγραμμα Tax System. Απαραίτητη προϋπόθεση για την συγκεκριμένη ενέργεια αποτελεί ο ορισμός του υποκαταλόγου που είναι εγκατεστημένο το Tax System μέσα από την εφαρμογή της Λογιστικής Διαχείρισης. Η συγκεκριμένη διαδικασία πραγματοποιείται επιλέγοντας από το Βασικό μενού ΠαράμετροιÆ Εφαρμογών Epsilon NetÆTax System, στον πίνακα που εμφανίζεται επιλέγουμε την διαδρομή που βρίσκεται ο υποκατάλογος Tax System SQL και αποθηκεύουμε, επιλέγοντας την αντίστοιχη επιλογή στο κάτω μέρος του πίνακα.

- 289 -

Επίσης θα πρέπει απαραίτητα θα να έχουν μεταφερθεί όλα τα στοιχεία των εταιρειών και να εμφανίζονται ως υπόχρεοι στο πρόγραμμα Tax System με το ίδιο Α.Φ.Μ. Τέλος αφού έχουν πραγματοποιηθεί όλα τα παραπάνω επιλέγοντας Tax System εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα όπου μας ενημερώνει ότι το πρόγραμμα θα δημιουργήσει ένα νέο έντυπο Ε3 μέσα στην εφαρμογή Tax System.

Επιλέγοντας «Ναι» δημιουργείται αυτόματα το Ε3 που έχουμε δημιουργήσει στην εφαρμογή Tax System. Απαραίτητη προϋπόθεση για την δημιουργία της εκτύπωσης είναι να υπάρχουν εγκαταστημένα τα Crystal report.

28. Μεταφορά Υπολοίπων προηγούμενης χρήσης Η συγκεκριμένη επιλογή αναφέρεται μόνο στο πρόγραμμα της Γενικής Λογιστικής και βρίσκεται στη διαδρομή «Αρχεία / Μεταφορά Υπολοίπων Προηγούμενης Χρήσης». Με την συγκεκριμένη επιλογή, υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας της εγγραφής Ισολογισμού ανοίγματος της χρήσης, με βάση τα υπόλοιπα των λογαριασμών στο τελικώς διαμορφωμένο ισοζύγιο της προηγούμενης χρήσης.

- 290 -

Συγκεκριμένα, επιλέγοντας από το Βασικό Μενού «Αρχεία / Μεταφορά Υπολοίπων προηγούμενης χρήσης» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας, στον οποίο πρέπει να ορίσουμε το είδος της κίνησης. Επιπλέον έχουμε την δυνατότητα από αυτό το σημείο να εισάγουμε νέο είδος κίνησης, επιλέγοντας «Νέα Εγγραφή»

Επιπλέον, έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε συγκεκριμένους λογαριασμούς των οποίων τα υπόλοιπα θα μεταφέρουμε από την προηγούμενη χρήση, δίνοντας τους αντίστοιχους λογαριασμούς στα πεδία «Από» και «Έως» Κωδικό. Η χρησιμότητα του κριτηρίου αυτού, έγκειται στη μεταφορά υπολοίπων επιμέρους λογαριασμών, όπως, για παράδειγμα, μεταφορά υπολοίπου του λογαριασμού ταμείου, σε χρόνο προγενέστερο από τη μεταφορά υπολοίπων όλων των υπόλοιπων λογαριασμών. Αφού έχουμε ορίσει το «είδος» επιλέγοντας «Ο.Κ.», εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα, όπου μας αναφέρει ότι υπάρχουν στην προηγούμενη χρήση λογαριασμοί αποτελεσμάτων με υπόλοιπο.

Επιλέγοντας «Ναι» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας, όπου συνεχίζουμε την διαδικασία για την ολοκλήρωση της Μεταφοράς των Υπολοίπων.

- 291 -

Στον παραπάνω πίνακα εμφανίζονται οι Λογαριασμοί αποτελεσμάτων στους οποίους υπάρχουν υπόλοιπα στην προηγούμενη χρήση. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να ορίσουμε τους Λογαριασμούς στους οποίους επιθυμούμε να μεταφερθούν τα υπόλοιπα στην τρέχουσα χρήση. Αφού ορίσουμε τους Λογαριασμούς επιλέγοντας Ο.Κ., πραγματοποιείται και εμφανίζεται η εγγραφή Ανοίγματος, όπου έχουμε την δυνατότητα να την επεξεργασθούμε.

Επιλέγοντας Ο.Κ. ολοκληρώνεται η διαδικασία της μεταφοράς των υπολοίπων της προηγούμενης χρήσης.

29. Εισαγωγή και εκτύπωση απογραφής ειδών 29.1. Εισαγωγή Απογραφής Από τη διαδρομή «Αρχεία / Απογραφή», γίνεται η εισαγωγή της απογραφής των αποθεμάτων της επιχείρησης

Στον πίνακα που εμφανίζεται, μπορούμε απευθείας να συμπληρώσουμε όλα τα στοιχεία της Απογραφής.

- 292 -

Πληκτρολογούμε, λοιπόν, για κάθε είδος χωριστά τον Κωδικό του, την Περιγραφή, τη Μονάδα Μέτρησης, την Κατηγ. ΦΠΑ% στην οποία ανήκει, την Ποσότητα και την Αξία και τον Αποθηκευτικό Χώρο. Όταν καταχωρούμε στοιχεία στα πεδία Κατηγορία, Μονάδα Μέτρησης. και Κατηγορία ΦΠΑ% βλέπουμε ότι εμφανίζεται ένα βελάκι, όπου εάν κάνουμε κλικ πάνω σ’ αυτό με το ποντίκι ή πληκτρολογήσουμε ALT + κάτω βελάκι από το πληκτρολόγιο, τότε ανοίγει ένας πίνακας με λίστα επιλογής των καταχωρήσεων που έχουμε κάνει για το πεδίο Κατηγορία ή το πεδίο Μονάδα Μέτρησης ή το πεδίο Κατηγορία ΦΠΑ%. Στη συγκεκριμένη λίστα παρατηρούμε ότι έχει μια διαχωριστική γραμμή όπου όταν κάνουμε μια νέα καταχώρηση είδους στην απογραφή, πάνω από τη γραμμή βλέπουμε τις τελευταίες καταχωρήσεις και κάτω από τη γραμμή όλες τις καταχωρήσεις που έχουμε κάνει στον πίνακα.

Εάν θέλουμε να προσθέσουμε νέα καταχώρηση είδους στον πίνακα της Απογραφής τότε επιλέγουμε την «Εισαγωγή» ή πληκτρολογούμε «F3». Ενώ στην περίπτωση που θέλουμε να μεταβάλλουμε μια καταχώρηση επιλέγουμε «Μεταβολή» ή πληκτρολογούμε «F5» και φυσικά για να διαγράψουμε μια σειρά επιλέγουμε την εντολή «Διαγραφή» ή πληκτρολογούμε «F10». Μπορούμε επιπλέον να επιλέξουμε την εντολή «Αντιγραφή από έτος» στην περίπτωση που θέλουμε να αντιγράψουμε τα δεδομένα της απογραφής από προηγούμενο έτος όπου και εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο.

Εδώ πληκτρολογούμε το έτος από το οποίο θέλουμε να αντιγράψουμε, τους κωδικούς και την περιγραφή των ειδών και κάνουμε μόνο τις απαιτούμενες μεταβολές, για να δημιουργήσουμε τη νέα Απογραφή. Επιπλέον επιλέγοντας «Αντιγραφή γραμμής», έχουμε την δυνατότητα να αντιγράψουμε τα δεδομένα της προηγούμενης γραμμής όπου έχουμε καταχωρήσει. Επίσης έχουμε τη δυνατότητα να εκτυπώσουμε την Απογραφή κάνοντας κλικ στο κουμπί «Εκτύπωση» ή εάν επιλέξουμε την εντολή «Εκτύπωση» μέσα από την επιλογή «Επεξεργασία». Στον πίνακα λοιπόν «Στοιχεία Απογραφής 2007» υπάρχει αριστερά και πάνω η επιλογή «Επεξεργασία» όπου κι από αυτό το σημείο μπορούμε να ενεργοποιήσουμε τις εντολές «Εισαγωγή», «Μεταβολή», «Αντιγραφή», «Διαγραφή» και «Εκτύπωση».

- 293 -

29.2. Εκτύπωση Απογραφής Από τη διαδρομή «Εκτυπώσεις / Απογραφή» εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο.

Συμπληρώνουμε το πεδίο «Κωδικός», «Από… Έως» εάν θέλουμε συγκεκριμένα είδη να εκτυπωθούν. Μπορούμε να εκτυπώσουμε κατά «Κατηγορία», «ΦΠΑ», «Κατηγορία – ΦΠΑ», «Κωδικό» και «Αποθηκευτικό Χώρο» Όταν συμπληρώσουμε μόνο το πεδίο «Κωδικός» τότε η εκτύπωση που εμφανίζεται στην οθόνη είναι η ακόλουθη.

Στην περίπτωση όμως που τσεκάρουμε την επιλογή «Εκτύπωση Αξίας Μονάδας & Συνόλου» τότε η εκτύπωση που εμφανίζεται στην οθόνη είναι η ακόλουθη, με την προϋπόθεση ότι έχουμε καταχωρήσει σ’ όλα τα είδη μας τιμή μονάδος.

- 294 -

30. Επιλογές διαμόρφωσης εγγραφών Εσόδων – Εξόδων & Άρθρων Γενικής Λογιστικής Επιλέγοντας από το Βασικό μενού «Συντήρηση» Æ «Επιλογές Διαμόρφωσης» έχει προστεθεί το Tab «Εγγραφές - Άρθρα», όπου δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να δημιουργήσει την παραμετροποίηση που επιθυμεί, για την ευκολότερη εισαγωγή των νέων έγγραφών εσόδων εξόδων και άρθρων γενικής λογιστικής σύμφωνα με τις ανάγκες του.

•

Βήμα 1

Αρχικά έχει την δυνατότητα να ορίσει ο χρήστης την συμπεριφορά των πεδίων Παραστατικό και Ημερομηνία (σε εγγραφές και άρθρα χωρίς την χρήση προτύπου και χωρίς την επιλογή επαναλήψιμης εισαγωγής) στην περίπτωση που πραγματοποιούνται διαδοχικές καταχωρήσεις παραστατικών. Η συγκεκριμένη δυνατότητα πραγματοποιείται από την ομάδα «Γενικά», όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.

Στο σημείο αυτό υπάρχει η δυνατότητα ορισμού της τιμής του πεδίου «παραστατικό», σε περίπτωση διαδοχικών εγγραφών / άρθρων. Το πεδίο αυτό μπορεί να λάβει τις εξής τιμές.

- 295 -

• • •

•

•

Ίδια Τιμή με την προηγούμενη εγγραφή: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να εμφανίζεται το ίδιο παραστατικό στις διαδοχικές εγγραφές του. Τιμή προηγούμενης εγγραφής +1: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης κατά την δημιουργία διαδοχικών εγγραφών, η τιμή του πεδίου παραστατικό να αυξάνεται αυτόματα κατά ένα, σε κάθε νέα εγγραφή. Κενή : Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να μην μεταφέρεται καμία τιμή στην περίπτωση διαδοχικών εγγραφών / άρθρων και το πεδίο του παραστατικού να είναι κενό, έτσι ώστε να εισάγει ο χρήστης την τιμή που επιθυμεί.

Στην συνέχεια υπάρχει η δυνατότητα ορισμού της τιμής του πεδίου «Ημερομηνία», σε περίπτωση διαδοχικών εγγραφών / άρθρων. Το πεδίο αυτό μπορεί να λάβει τις εξής τιμές. • Ίδια Τιμή με την προηγούμενη εγγραφή: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να εμφανίζεται η ίδια ημερομηνία στις διαδοχικές εγγραφές του. • Τιμή προηγούμενης εγγραφής +1: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης αυτόματη αύξουσα αρίθμηση κατά μία μονάδα, στην τιμή της ημερομηνίας που έχει ήδη εισαγάγει στην αρχική του εγγραφή. Κενή : Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να μην μεταφέρεται καμία τιμή στην περίπτωση διαδοχικών εγγραφών / άρθρων και το πεδίο της ημερομηνίας να είναι κενό, έτσι ώστε να εισάγει ο χρήστης την ημερομηνία που επιθυμεί.

Βήμα 2 Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα ορισμού αυτόματης εκτέλεσης της επιλογής F8 (ΦΠΑ) στην φόρμα του άρθρου γενικής λογιστικής, καθώς και ορισμός του τρόπου εμφάνισης των κινήσεων των λογαριασμών ΦΠΑ στο επεξεργαζόμενο άρθρο.

Συγκεκριμένα ενεργοποιώντας την επιλογή «Αυτόματη εκτέλεση F8 (Φ.Π.Α.) κατά την αλλαγή γραμμής στο grid λογαριασμών» πραγματοποιείται αυτόματα η εισαγωγή του λογαριασμού Φ.Π.Α. που είναι συνδεδεμένος στο λογαριασμό που έχει χρησιμοποιηθεί κατά την εισαγωγή του νέου άρθρου γενικής λογιστικής και δεν απαιτείται να επιλέξει ο χρήστης το ή F8, ώστε να ενημερωθεί το νέο άρθρο με τον λογαριασμό Φ.Π.Α. που κουμπί είναι συνδεδεμένος στον λογαριασμό που χρησιμοποιήθηκε. Επιπλέον στο σημείο αυτό έχει την δυνατότητα ο χρήστης να ορίσει την συμπεριφορά του λογαριασμού Φ.Π.Α. που είναι συνδεδεμένος στην περίπτωση που χρησιμοποιηθούν δύο ή περισσότεροι λογαριασμοί κατά την καταχώριση του άρθρου, στους οποίους αντιστοιχεί ο ίδιος λογαρισμός Φ.Π.Α.

- 296 -

Ειδικότερα ενεργοποιώντας την επιλογή «Νέα Γραμμή στο grid» του Tab «Ενημέρωση κίνησης Λογ.Φ.Π.Α.» ορίζεται ότι στην περίπτωση που χρησιμοποιηθούν δύο οι περισσότεροι λογαριασμοί στους οποίους είναι συνδεδεμένος ο ίδιος λογαριασμός Φ.Π.Α. θα εμφανίζεται ο ίδιος στην ουσία λογαριασμός Φ.Π.Α. σε νέα γραμμή του grid, τόσες φορές όσοι είναι και οι λογαριασμοί που χρησιμοποιήθηκαν με τα αντίστοιχα ποσά. Εάν όμως επιθυμεί ο χρήστης, στην περίπτωση που χρησιμοποιεί δύο ή περισσότερους λογαριασμού στους οποίους είναι συνδεδεμένος ο ίδιος λογαριασμός Φ.Π.Α να μην δημιουργείται νέα γραμμή στο grid για κάθε λογαριασμό Φ.Π.Α και να πραγματοποιείται πρόσθεση του ποσού της κίνησης στην υπάρχουσα γραμμή, θα πρέπει να ενεργοποιήσει την επιλογή «πρόσθεση του ποσού της κίνησης στην υπάρχουσα γραμμή στο grid» έτσι ώστε να εμφανίζονται όλοι οι λογαριασμοί στους οποίους είναι συνδεδεμένος ο ίδιος λογαριασμός Φ.Π.Α. και μία φορά ο λογαριασμός Φ.Π.Α. με το αντίστοιχο ποσό. •

Βήμα 3

Τέλος ενσωματώθηκε η δυνατότητα καθορισμού των πεδίων στα οποία θα σταματά ο κέρσορας κατά την μετακίνηση στην φόρμα εγγραφής και άρθρου, καθώς και ορισμού της σειράς μετακίνησης μεταξύ των πεδίων αυτών.

Συγκεκριμένο όπως φαίνεται στην παραπάνω φόρμα έχει την δυνατότητα ο χρήστης να ορίσει τα πεδία από τα οποία επιθυμεί να περνάει ο κέρσορας κατά την καταχώρηση νέας εγγραφής ή άρθρου, ενεργοποιώντας τo αντίστοιχο check box στην περιγραφή του κάθε πεδίου. Εάν δηλαδή ο χρήστης δεν επιθυμεί να περνάει ο κέρσορας από το πεδίο «παραστατικό» θα πρέπει στον παραπάνω πίνακα να απενεργοποιήσει το check box του συγκεκριμένου πεδίου. Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα ορισμού από τον χρήστη της σειράς με την οποία επιθυμεί να μεταφέρεται ο κέρσορας, από το ένα στο άλλο πεδίο κατά την καταχώριση της νέας εγγραφής εσόδου εξόδου ή άρθρου γενικής λογιστικής. Η συγκεκριμένη ενέργεια πραγματοποιείται με την βοήθεια του άνω και κάτω κόκκινου βέλους, στο δεξί μέρος του πίνακα που περιλαμβάνονται τα πεδία της εγγραφής και του άρθρου. Εάν για παράδειγμα επιθυμεί ο χρήστης να ορίσει ως πρώτο πεδίο από το οποίο θα περνάει ο κέρσορας, το πεδίο «παραστατικό», θα πρέπει να κάνει κλικ επάνω στο πεδίο παραστατικό, έτσι ώστε να ενεργοποιηθεί και στην συνέχεια επιλέγοντας κλικ στο άνω κόκκινο βελάκι, να μετακινήσει το συγκεκριμένο πεδίο στην πρώτη σειρά του πίνακα. Κατά τον ίδιο τρόπο με την μετακίνηση των πεδίων και την τοποθέτηση τους στην αντίστοιχη σειρά του πίνακα των εγγραφών ή των άρθρων, στην ουσία ορίζει ο χρήστης την σειρά από την οποία θα μετακινείται ο κέρσορας κατά την εισαγωγής της νέας εγγραφής ή άρθρου γενικής λογιστικής.

- 297 -