Auditoría Administrativa Administrativa
Trabajo abajo final final
Auditoría Administrativa Administrativa
Hevia M. Son!i "eral#a (aren D. Se)*lveda +li!jani !jani 1!na +li3!di#4 "re5 C46ve5 3orge 7. +li- Valde5 Valde5 !adal!)e 7. 79os#a l5.
$8%&' %%&/ %'&' %08/ %8$8 $/$
Materia: 7!di#or:a
7dminis#ra#iva Mtro. ;
CD. Obregón, Sonora.
CONTENIDO Datos generales de la empresa
Auditoría Administrativa Administrativa
Planeación Organi%ación Integración Dirección Control Inorme Concl$sión Ane&os
Objetivo Realiz Realizar ar una verific verificaci ación, ón, evalua evaluació ción n y promov promover er el cumpli cumplimie miento nto y apego apego al correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo y lo que incide en ellos. ellos. Ademá Ademáss de proporc proporciona ionarr un anális análisis, is, recomend recomendaci acione ones, s, e inform informaci ación ón
Auditoría Administrativa
%ebido a todos los problemas administrativos que s& !an presentado con el avance del tiempo !an surgido nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. 'na de estas dimensiones es la auditora administrativa, la cual es un e"amen detallado del proceso administrativo, es decir, es una nueva !erramienta de control y evaluación para e"aminar integralmente una empresa con el propósito de descubrir áreas de oportunidades para mejorar su administración. (a auditora administrativa es importante, ya que determina que es lo que s& esta !aciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos) as mismo proporciona a los directivos un panorama sobre la forma de cómo esta siendo administrada por los diferentes niveles, se#alando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados e"igen una mayor o pronta atención. (os procedimientos de la auditora administrativa respaldan t&cnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.
Auditoría Administrativa
Auditoría Administrativa
Auditoría Administrativa
planes alternos en cada uno de los departamentos, y es en lo $nico donde se presenta la diferencia. Encontrándose con un puntaje similar en el resto de los puntos que incluye la planeación.
Auditoría Administrativa
ideal de +. Esto !abla bien de la empresa dentro de la etapa de organización, ya que no es muc!a la diferencia entre lo ideal y lo real.
Auditoría Administrativa
de selección no se aplican los mismos procesos de de selección para todos los empleados en todos los niveles de organización, ni se aplican e"ámenes m&dicos a los candidatos.
Auditoría Administrativa
e"celentes estmulos para incitar a la realización de trabajo de calidad bajo un liderazgo bien definido.
Auditoría Administrativa
siendo el margen de diferencia de 21 pero no fue muc!a la diferencia en puntos ya que fueron dos preguntas que arrojaron negatividad, pero cada pregunta es justificada por el gerente en preguntas anteriores o en las mismas. 3 para nuestro criterio la empresa si lleva un e"celente control por que aplican cada paso que se realiza en el proceso.
Auditoría Administrativa
Inorme Es importante para toda empresa el darse cuenta de las áreas de oportunidad a
Auditoría Administrativa
•
•
•
Estrategias o (as estrategias no están por escrito. 4olticas 5o se conocen en su totalidad. o 4rocedimientos o 6onocimiento parcial de los procedimientos.
Ca$sas •
•
•
Estrategias (a tradición de cómo se !an !ec!o las actividades, eventos, entre o otras, !a permitido que no est&n por escrito, es decir, se !acen porque as se !an venido realizando. o (os imprevistos que se presentan o la toma de decisiones inmediatas requiere de soluciones que no están estipuladas. 4olticas o (a generalidad de &stas !a contribuido a que no se den a conocer de manera formal a las coordinaciones y departamentos. 4rocedimientos o El n$mero de actividades son diversas y variadas, por lo que el
Auditoría Administrativa
o
4or medio de la formación de comisiones entre el personal de la empresa, se formulen, actualicen y se den a conocer los diversos procedimientos, sobre todo de aquellos se realizan periódicamente.
O*!ANI+ACIN )alla%gos •
•
•
7rganigrama o (as lneas de autoridad no están bien definidas. %escripción de puestos 5o se proporciona al momento de ingresar a la empresa. o /nstructivos especiales o 5o e"isten para todas las actividades que se desarrollan.
Ca$sas •
•
7rganigrama El organigrama se encuentra en revisión. o 0ólo está como material de consulta, es decir, se da a conocer o solamente cuando se requiere. %escripción de puestos El empleado no recibe una capacitación en cuanto a las funcion
Auditoría Administrativa
forma que se le informe lo especfico del puesto al que fue contratado. •
/nstructivos especiales 6ada coordinación o departamento nombrará comisiones 8formada o por maestros9 para la organización de los diversos eventos o actividades que se realizan a lo largo del ciclo escolar, con la finalidad de establecer por escrito el procedimiento de cómo se llevó a cabo el evento que se les asignó, desde el dise#o, el desarrollo y la evaluación de &ste.
INTE!*ACIN )alla%gos •
•
0elección o El proceso se lleva a cabo parcialmente. /nducción 5o e"iste previa inducción al momento de ingresar a la empresa. o 0e desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la o empresa.
Ca$sas
Auditoría Administrativa
o
•
%eterminar por escrito a trav&s de diversos formatos adecuados a los pasos del proceso de selección, previendo cualquier situación de contratación) aplicado por el consejo directivo.
/nducción o Elaborar un sistema de inducción general !acia la institución, as como uno especfico a cada coordinación o departamento. En el cual se contemplen tambi&n las condiciones de la empresa.
DI*ECCIN )alla%gos •
•
•
6omunicación Es deficiente la intercomunicación entre las coordinaciones y o departamentos. :otivación o 0on pocos los estmulos proporcionados, y cuando se otorgan, se dan sólo en ciertos departamentos o coordinaciones. (a variedad de estmulos necesita diversificarse. o El empleado no conoce cuáles son los estmulos o motivaciones que o !a recibido, está recibiendo o podra recibir. (iderazgo 0e dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los
Auditoría Administrativa
o
(o relevante para el ciclo escolar se planea con meses de anticipación, por lo que la fle"ibilidad para aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas tomadas a nivel distrital.
*ecomendaciones •
•
•
6omunicación o (a información debe de ser por escrito, en formatos previamente dise#ados y !acerse llegar a todas las coordinaciones y departamentos, bajo previa autorización del director general de la institución. :otivación Elaborar un plan de estmulos y motivaciones, especificando los o tipos, para los empleados de la institución, el cual debe darse a conocer al inicio de cada ciclo escolar. o Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los empleados. (iderazgo o Establecer en coordinaciones y departamentos espacios de diálogo cada bimestre para la e"posición de ideas que beneficien a la empresa. 0erá responsabilidad del coordinador o jefe de departamentos presentar las propuestas al consejo directivo y una
Auditoría Administrativa
•
•
•
*ecomendaciones •
•
Auditoría Administrativa
Auditoría Administrativa
El trabajo realizado permitió determinar las áreas de oportunidad en cada una de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que !acen que la empresa, aunque se dirija !acia la mejora continua, e"istan elementos que la dificulten o la obstaculicen. El contacto que se tuvo con la empresa fue a trav&s de visitas continuas para fomentar el diálogo y la confianza entre el personal de &sta y el equipo investigador. 4or medio de la comunicación con ellos, se verificó la información proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener más elementos de comparación entre uno y otro empleado y as presentar datos lo más acercados a la realidad posible. El contenido que se desarrolla en este informe se encuentra respaldado con una investigación a trav&s de los cuestionarios, como se mencionó anteriormente, de planeación, organización, dirección, integración y control que fueron aplicados a la empresa, con los cuales se evaluó el proceso administrativo de la misma, as mismo se dio a conocer los resultados de porcentaje que obtuvo representados en unas gráficas en las cuales se puede observar la diferencia que tiene entre lo real y óptimo.
Auditoría Administrativa
Auditoría Administrativa
Auditoría Administrativa
0ubtotal 7bjetivos III. Estrategias 42+ 42 42? 42@ 42 421 42B 4 42 4 4+ 4 0ubtotal Estrategias I-. Pol/ticas 4? 4@ 4 41 4B 0ubtotal 4olticas -. Procedimientos 4+ 4+2 4+ 4++ 4+
2
2
2 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 21
2 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 2
2 2 2 2 2 @
2 2 2 2 2 @
? ? ?
? ? ?
? ? ? ? -alores
Auditoría Administrativa
0ubtotal 4rogramas C//. 4resupuestos 4? 4?2 4? 4?+ 4? 4?? 4?@ 4? 0ubtotal 4resupuestos C///. Reglas 4?1 4?B 4@ 4@2 4@ 4@+ 0ubtotal Reglas *otal 4laneación
BB B+ B+ B+ B+ B+ B+ B+ ?
BB B+ B+ B+ B+ B+ B+ B+ ?
2 22@ 22@ 22@ 22@ 22@
2 22@ 22@ 22@ 22@ 22@ 12@
#I#TEMA DE E-A',ACIN
Auditoría Administrativa
4@ 4 41 4B 41 412 41 41+ 41 41? 0ubtotal %escripción de puestos III. Instr$ctivos especiales 41@ 41 411 41B 4B 4B2 4B 4B+ 4B 4B? 0ubtotal /nstructivos especiales *otal 7rganización
2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2 2 2@
2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2 2 21
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? B
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? +
#I#TEMA DE E-A',ACIN
Auditoría Administrativa
42B 422 4222 422 422+ 422 422? 422@ 422 4221 422B 42 422 42 42+ 42 42? 42@ 0ubtotal 0elección III. Contratación 42 421 42B 0ubtotal 6ontratación I-. Ind$cción 42+ 42+2
Proceso Administrativo
@ @ @ @ @ @ @ @ ? ? ? ? ? ? B@
@ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ @ ? ? ? ? ? ? 2
@ 1
@ 1
? ? ? ? -alores Real >ptimo
Auditoría Administrativa
Proceso Administrativo
#I#TEMA DE
DI*ECCIN I. Com$nicación 42+ 42+? 42+@ 42+ 42+1 42+B 42 422 42 42+ 0ubtotal 6omunicación II. Motivación P011 P012 P013 P014 P015 P016 P027 #$btotal Motivación III. 'idera%go 42?2
-alores Real >ptimo 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2 2
2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2+ 2 2
22
22
E-A',ACIN
Auditoría Administrativa
#I#TEMA DE E-A',ACIN -alores
Auditoría Administrativa
0ubtotal 0upervisión III. Medición del desempe9o 421 42B 421 4212 421 421+ 421 421? 421@ 421 0ubtotal :edición del desempe#o *otal 6ontrol
+1
?
2 2 2 2 2 2 2 2 2 21 121
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 +
Auditoría Administrativa
Información general de la
Auditoría Administrativa
•
Tel<ono (s": @ 2 B 2 y @ 2 B 2?
•
Nombre del responsable del área: (ic. Roberto 6oronado allardo
•
Correo electrónico del responsable: institutolasalleacF!otmail.com
•
Página =eb: GGG.ils-obregon.edu.m"
•
Departamento (s" a a$ditar: 6oordinaciones de 4reescolar, 4rimaria, 0ecundaria, 4reparatoria, /ngl&s y %epartamentos de ;iblioteca, %ifusión cultural, /nformática y 4astoral.
Motivos por los >$e se reali%a la a$ditor/a administrativa: 4ara evaluar el proceso administrativo a nivel de coordinaciones y departamentos de la institución.
Antecedentes 'a #alle en Obregón
Auditoría Administrativa
fundación. 6ompletan la primera comunidad los Lermanos /gnacio 5avarro 6astellanos y enaro Celasco Armesto. - 0e inicia el curso escolar el de septiembre con @ alumnos en 4rimaria y ? en los dos a#os de 0ecundaria. - 'n nuevo reto educativo se presenta= la apertura de la 4reparatoria. 6on sólo alumnos inscritos se inicia el curso escolar 2B@?- 2B@@ en lo que !oy son las aulas de 0ecundaria. En sus inicios era $nicamente para varones, pero posteriormente en 2B+ la 4reparatoria del /nstituto se abrió a una clientela mi"ta lo que dio impulso al crecimiento. - El espritu y carisma del /nstituto de los Lermanos de las Escuelas 6ristianas, legado del 0anto fundador, es el servicio educativo a los pobres y la promoción de la justicia. 4or ello en septiembre de 2B1? se abre la 4reparatoria 5octurna como una institución (asallista cuyo propósito es beneficiar a las comunidades marginadas. - El B de agosto de 2BB2 inicia sus labores la 'niversidad (a 0alle 5oroeste, cerrándose as un ciclo completo de formación. - 0e decidió e"tender el servicio educativo a las mujeres para el curso B?-B@,
Auditoría Administrativa
Mueremos ayudar, a formar personas, posibilitando a los alumnos la adquisición de un acervo cultural que les !aga vivir plenamente los valores !umanos, sociales y cristianos que nos animan a alcanzar el ideal de un !ombre y una mujer vitalmente desafiantes. Esta comunidad educativa tiene cuatro propósitos al educar. Mue la persona= N Aprenda a 0er. N Aprenda a 0aber. N Aprenda a 6onvivir. N Aprenda a *rascender (a espiritualidad (asallista nos anima a renovarnos en espritu de b$squeda continua de la voluntad de %ios y a agudizar nuestra sensibilidad espiritual para captar los matices con los que %ios quiere que el creyente viva en las diferentes etapas de la !istoria.
Auditoría Administrativa
Auditoría Administrativa
Auditoría Administrativa
!*A8ICA DE !ANTT
IN#TIT,TO 'A #A''E ACTI-IDADE# Preparación para a$ditar 4lan de Auditora Administrativa %atos generales de la empresa Registro de la empresa 6/%E5 6arta 6onvenio Aplicación de c$estionarios de a$ditoria Aplicación de cuestionario de 4laneación Aplicación de cuestionario de 7rganización Aplicación del cuestionario de /ntegración Aplicación del cuestionario de %irección Aplicación del cuestionario de 6ontrol
TIEMPO
8E?*E*O @
1
2 3 4 5 6 07 00 0@ 0 01 02 03 04 05 06 @7 @0 @@ @ @1 @2 @3 @4 @5 @6
Estimado Real Estimado Real Estimado Real Estimado Real
*E#PON#A?'E# Oaren 0ep$lveda Horge <&li" Levia 0onqui 3ujany (una
MA*+O TIEMPO Estimado Real Estimado Real Estimado Real Estimado Real Estimado Real
0
@
1 2 3 4 5
6 07 00 0@ 0 01 02 03 04 05 06 @7 @0 @@ @ @1 @2 @3 @4 @5
*E#PON#A?'E# Oaren 0ep$lveda Horge <&li" Hudit! 4&rez Alberto Acosta Levia 0onqui
Auditoría Administrativa
MA*+O Preparación del inorme %eterminación de !ec!os Recomendaciones
Inorme 8inal /nforme
TIEMPO Estimado Real Estimado Real
TIEMPO Estimado Real Estimado Real
@6 7 0 0 @ 1 2
A?*I' 3
4
5
6 07 00 0@ 0 01 02 03 04 05 06 @7 @0 @@ @ @1 @2
*E#PON#A?'E# Horge <&li" Oaren 0ep$lveda
A?*I' @6 7 0 0 @ 1 2
MABO 3
4
5
6 07 00 0@ 0 01 02 03 04 05 06 @7 @0 @@ @ @1 @2
*E#PON#A?'E# Levia 0onqui 3ujany (una
