Analisis Sistem Informasi
3
Teknik Penemuan Fakta dan Penemuan Persyaratan
Requirements Discovery (Penemuan Persyaratan)
Proses dan teknik yang digunakan analisis sistem untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memahami persyaratan sistem.
Menemukan dan analisis masalah
Menemukan persyaratan
Mendokumentasikan Mendokumentasikan dan menganalisis persyaratan
Manajemen Persyaratan
Menemukan Dan Analisis Masalah.
Alat populer yang digunakan tim pengembang untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan masalah adalah diagram Ishikawa
Diagram Ishikawa sebuah alat grafis yang digunakan untuk mengindentifikasi, mengeksplorasi dan menggambarkan suatu masalah, sebab dan akibat dari masalah itu. Sering disebut diagram sebab-akibat atau atau diagram tulang ikan (fishbone ikan (fishbone diagram) karena menyerupai tulang ikan
Fact-finding Fact-finding (Penemuan Fakta) adalah sebuah teknik yang digunakan pada semua siklus pengembangan, tapi sangat penting dalam fase analisis persyaratan
Fact-finding Fact-finding (Penemuan Fakta), proses resmi yang y ang menggunakan penelitian, pertemuan, wawancara, kuisioner, sampling, dan teknik lain untuk mengumpulkan informasi mengenai masalah, persyaratan, dan referensi sistem. Disebut juga pengumpulan informasi atau pengumpulan data.
Etika Penemuan Fakta
Teknik Penemuan Fakta 1) Sampling terhadap dokumentasi, form, dan database yang ada 2) Meneliti dan mengunjungi situs 3) Observasi lingkungan kerja 4) Kuisioner 5) Wawancara 6) Prototyping 7) Joint requirements planning
Mendokumentasikan Mendokumentasikan dan Menganalisis Persyaratan
Mendokumentasikan Mendokumentasikan Draf Persyaratan
Menganalisis Persyaratan
Merumuskan Persyaratan
Manajemen Persyaratan
Requirements management (Manajemen persyaratan) meliputi kebijakan, prosedur, dan proses yang mengatur bagaimana perubahan terhadap suatu persyaratan dikendalikan.
halaman 1
Analisis Sistem Informasi
3
Manajemen Persyaratan menetapkan bagaimana sebuah perubahan yang dibutuhkan harus dilakukan, bagaimana perubahan dianalisis dalam hal impaknya terhadap lingkup, jadwal, dan dan biaya, bagaimana bagaimana perubahan diterima atu atu ditolak, dan dan bagaimana perubahan perubahan diimplementasikan diimplementasikan jika disetujui.
Teknik Penemuan Fakta
Cukup banyak metode yang dilakukan untuk penemuan data. Berikut ini d iantaranya yang akan dibahas yaitu dapat menggunakan teknik sampling, meneliti dan mengunjungi situs, observasi, kuesioner, wawancara, prototyping, serta Joint Requirenments Planning. Sampling Dokumentasi, Laporan, dan File
Mengumpulkan fakta dari dokumentasi yang ada.
Mengumpulkan sampel dokumen, form, dan record yang representatif (Sampling).
Contoh dokumen dan file yang sudah ada a da dapat menyajikan banyak fakta dan detail dengan sedikit atau tanpa komunikasi personal langsung. Analis harus mengumpulkan dokumen historis, manual operasi bisnis beserta formnya, dan dokumen sistem informasi.
Meneliti dan Mengunjungi Situs
Penelitian adalah teknik yang sering digunakan berdasarkan studi terhadap aplikasi lain yang serupa. Sekarang penelitian menjadi lebih mudah dengan adanya I nternet dan World Wide Web (WWW). Kunjungi situs (Site Visits) merupakan bentuk pene litian khusus. Observasi Lingkungan Kerja
Observation (Observasi) teknik penemuan fakta dimana analis sitem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktivitas untuk mempelajari sistem. Ciri-ciri teknik observasi
Data yang dikumpulkan memiliki tingkat keandalan yang tinggi (ada validitas)
Melihat langsung kehidupan (fakta)
Dapat menggambarkan lingkungan fisik
Dapat mengukur tingkat pekerjaan (volume/frekwensi)
Orang yang diamati terganggu/tidak nyaman
Tidak seluruh pekerjaan dapat diamati (tidak mewakili tingkat kesulitan tertentu)
Mengganggu aktifitas kehidupan
Orang yang diamati cenderung berlaku baik
Yang harus dilakukan untuk teknik observas
Buat rencana : apa? dimana? kapan? siapa? bagaimana?
Minta ijin kepada yang berwenang
Selalu rendah hati
Melakukan pencatatan hasil pengamatan
Kaji ulang hasil pengamatan
Berusaha tidak mengganggu aktifitas
Pilih aktifitas yang dianggap penting halaman 2
Analisis Sistem Informasi
3
Jangan membuat asumsi
Kuisioner
Questionnaire Questionnaire (Kuisioner) dokumen bertujuan khusus yang mengizinkan analis untuk mengumpulkan informasi dan pendapat dari responden. Ciri-ciri teknik kuisioner
Cocok untuk sumber data banyak dan tersebar
Responden tidak terganggu
Hasilnya biasanya lebih objektif
Responden merasa dibatasi
Tidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasinya
Daftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit dibuat
Petunjuk teknik kuisioner
Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan dikumpulkan
Tentukan pertanyaan yang cocok
Pertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harus jelas/sederhana
Coba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada kesulitan segera perbaiki
Tipe teknik kuisioner
free format questionere
check-off questionare
yes/no questionere
choice questionare
opinion questionare
Wawancara
Interview (Wawancara) teknik penelusuran fakta dimana analisi sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face-to-face. Ciri-ciri teknik wawancara
Memungkinkan jawaban bebas dan terbuka
Dapat mengembangkan pertanyaan sesuai situasi
Dapat menilai kebenaran dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai
Dapat menanyakan kegiatan khusus
Membutuhkan waktu lama
Tergantung pada kepandaian pewawancara (human relation)
Tidak selalu tepat untuk kondisi tempat tertentu
Sanggat mengganggu kerja orang yang diwawancarai
Sifat pertanyaan teknik wawancara
Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas ; jaga penampilan
Jangan memasukan pendapat pribadi
Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit
Hindari pertanyaan yang menakutkan/ mengkhawatirkan
Hindari pertanyaan yang mengkritik
halaman 3
Analisis Sistem Informasi
3
Jangan menggunakan kata ‘anda’, ‘kamu’ dsb, dan carilah kata yang cocok bila yang
diinginkan adalah pernyataan group Persiapan untuk teknik wawancara
Atur pertemuan dengan orang yang akan diwawancari
Atur waktu yang tepat
Buat jadual
Buat panduan wawancara
Hal-hal yang menjadi perhatian untuk melakukan wawancara
Mengenalkan diri
Menjelaskan tujuan wawancara
Menjelaskan peran dari orang ang diwawancarai
Menghilangkan kesan menginterogasi
Harus mendengarkan dengan teliti dan jangan banyak bicara
Jaga suasana wawancara tetap santai, tapi terarah dan menyenangkan
Jangan memotong pembicaraan
Mintalah pendapat/ide-ide tambahan
Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak mendasar
Jangan memakai istilah yang sulit dimengerti
Pada akhir wawancara, bacakan rangkuman dari hasil wawancara dan minta orang yang diwawancara untuk membetulkan bila ada kesalahan
Ucapkan terima kasih dan intalah kesediaan kes ediaan kembali untuk dihubungi/untuk diadakan wawancara kembali bila perlu
Prototyping Penemuan
Discovery Prototyping tindakan membuat representatif skala kecil atau model kerja dari persyaratan pengguna untuk menemukan atau menguji persyaratan tersebut. Joint Requirements Planning Planning (JRP)
Joint Requirements Planning (JRP) proses yang dilakukan dengan mengadakan pertemuan kelompok terstruktur dengan tujuan menganalisis masalah dan me ndefinisikan persyaratan.
Strategi Penemuan Fakta
Pelajari dokumen-dokumen yang ada, form, laporan, dan file. Analis dapat mempe lajari banyak hal tanpa kontak dengan orang.
Jika penting, observasi sistem saat sistem bekerja
Dengan semua fakta yang telah terkumpul, buat dan sebarkan kuisioner untuk memperjelas hal-hal yang belum dipahami dengan baik.
Lakukan wawancara (atau sesi kerja kelompok). Kareana kebanyakan fakta yang berhubungan telah dikumpulkan dengan metode low-user-contact, maka wawancara dapat digunakan untuk menguji dan memperjelas isu-isu dan masalah yang paling sulit (sebagai alternatif, gunakan teknik teknik JRP untuk mengganti men gganti atau melengkapi wawancara).
halaman 4
Analisis Sistem Informasi
3
(Opsional). (Opsional). Buatlah prototipe p rototipe penemuan untuk semua persyaratan fungsional yang tidak dipahami atau untuk persyaratan yang perlu divalidasi.
Tindak lanjut. Gunakan teknik penemuan fakta yang tepat untuk menguji fakta (biasanya wawancara atau observasi).
Fakta Yang Harus Didapatkan
Fakta Organisasi :
Bidang usaha dan sejarah singkat organisasi
Objektifitas Objektifitas organisasi / tujuan organisasi secara umum
Struktur organisasi lengkap atau parsial (cabang/unit/bagian (cabang/unit/bagian tertentu )
Job deskripsi deskripsi / wewenang dan tanggungjawab (lengkap / parsial)
Fakta Kegiatan :
Aktifitas kerja / kegiatan
Orang atau pelaku di setiap kegiatan
Alat / perangkat kerja (fisik)
Formulir-formulir atau dokumen yg digunakan dalam setiap aktifitas
Aturan/norma/prosedur Aturan/norma/prosedur kerja (baku atau tidak) yang diberlakukan pada setiap aktifitas
Pihak-pihak lain yang terlibat dalam setiap aktifitas (lingkungan luar)
Fakta Proses & Data (detail) :
Proses (proses detail, periode, struktur proses, beban, performansi, detail pelaku dsb)
Data (data detail, cakupan, periode, volume, v olume, aliran data, sumber, arsip/penyimpanan, dsb)
Fakta kebutuhan informasi bagi manajemen :
Mengetahui laporan-laporan apa saja yang dibutuhkan oleh pihak manajemen berkaitan dengan sistem yang diangkat
Mengetahui detail kualitas informasi ( cakupan data, perolehan informasi (proses pd, kecepatan, akurasi), akurasi), media / perangkat yg digunakan, format, target / fungsi, dsb )
Fakta harapan user /pengguna :
Mengetahui harapan pihak manajemen manajemen / user / pihak terkait terhadap sistem yang ada
Mengetahui kemungkinan perubahan kebijakan manajemen khususnya menyangkut performansi sistem Detail Fakta Prosedur
Prosedur Kerja
Nama dan deskripsi/fungsi prosedur
Hukum atau norma yang berlaku untuk setiap prosedur dan deskripsi/penjelasannya
Proses-proses yang ada pada prosedur dan keterkaitan antar proses
Pelaku yang menjalankan prosedur ( deskripsi dan jabatannya )
Permasalahan yang muncul dalam penerapan prosedur (kesulitan pelaku, ketidakjelasan / ketidak-baku-an prosedur, penyebab lamanya layanan, dsb)
halaman 5
Analisis Sistem Informasi
3
Formulir / Dokumen
Nama dan deskripsi/fungsi formulir
Item data setiap formulir
Tingkat keterbacaan formulir
Kemudahan pengisian formulir
Kemudahan dokumentasi dan pengambilan kembali
Periode dan volume/frekuensi formulir
Identifikasi formulir
Permasalahan yang muncul berkaitan dengan formulir (kesulitan pemakai menggunakan, kesulitan dokumentasi, ketidak-lengkapan / ketidak-baku-an, dsb)
Personil
Nama dan deskripsi personil
Job Deskripsi
Jabatan & rangkapan kerja
Kinerja Personil (Performansi kerja, beban kerja personil, intelegensia/pendidika intelegensia/pendidikan) n)
Permasalahan yang muncul dari personil atau penilaian sementara atas keberadaan yang bersangkutan. ( kinerjanya, keluhan personil, menyangkut beban, dsb)
halaman 6
