政府公文寫作手冊

政府公文寫作手冊

總論

法定語文事務署 ㆒九九七年

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前　言

規 關 文 或 至 寫 參

《㆗華㆟民共和國香港特別行政區基本法》第九 定 ： “香 港 特 別 行 政 區 的 行 政 機 關 、 立 法 機 關 和 司 法 ， 除 使 用 ㆗ 文 外 ， 還 可 使 用 英 文 ， 英 文 也 是 正 式 。” 公務㆟員與外界溝通時㆗英並用，還是只用㆗ 英文，要視乎實際需要和受文對象的慣用語文而定 於政府內部的溝通，已逐漸多用㆗文，直接用㆗文 公函和草擬文件的公務員越來越多，他們希望有更 考資料。

條 機 語 文 。 撰 多

本署為了配合公務員的需要，免得他們各師各法， 所以整理了公文規格，把各類常用公文的格式體例和常 用辭彙加以規範，又廣舉示例，匯集參考資料，作為公 文寫作的依據。

都 部 本 公 定

盡 傳 ， 務 內

《政 量簡 閱的 部分 時， 容。

府 化 指 為 務

公 與 引 說 請

文 劃 。 明 查

寫 ㆒ 手 不 核

作 ， 冊 同 相

手 配 所 情 關

冊 合 載 況 的

》 最 示 而 政

臚 新 例 特 府

列 發 ， 別 規

的 展 部 撰 例

格 ， 分 寫 ，

式 取 以 或 根

、 代 真 改 據

用 先 實 寫 實

語 前 的 ； 際

和 發 公 讀 情

準 表 文 者 況

則 或 作 處 來

， 內 藍 理 確

多 予 今 修 府 謬

個 意 正 訂 機 誤

《政府公文寫作手冊》 月完成。在政府內部試 見，也得到㆒些大學老 式印行的《政府公文寫 外，也改寫了部分內容 關首長職銜，以切合實 之處，敬請不吝指正。

試 用 師 作 ， 際

行 以 斧 手 修 需

本 來 正 冊 訂 要

各 ， ， 》 了 。

分 不 本 除 ㆒ 手

冊 但 署 了 些 冊

分 得 謹 參 機 內

別 到 此 照 構 文

在 公 致 部 名 如

過 務 謝 分 稱 有

去 員 。 意 和 不

十 給 現 見 政 足

法定語文事務署 ㆒九九七年七月

目　錄 頁數 1

緒言 政府公文類別 撰寫政府公文通則

2-3 4-11

文體

4

書寫方式

4

繁體字和簡體字

5

標點符號

5

數字

5-6

優先次序

6

機密程度

6

送遞方式

7

編號

7

公文用紙

8

職銜

8

標題

8

段落

8

下款

9

簽署和蓋章方式

9-10

附件

10

副本

10

日期時間

11

公文印發

11

公文轉送

11

政府機關名稱

11

專有名詞

12

統一辭彙

12-13

統一規格

13

附錄

15-30 附錄一：數字的處理

15-20

附錄二：香港特別行政區主要政府機 關名稱和首長職銜

21-27

附錄三：《政府部門常用英漢辭彙》 書目

29-30

1

政府公文寫作手冊：總論

總論

緒言 1 政 府 公 文 ， 泛 指 政 府 機 關 日 常 使 用 的 各 類 公 務 文 書。公文和一般的文牘不同，格式較為規範化，但會配 合實際需要而更改。 2 常用政府公文都有一些共通點。第一，政府公文必 須由政府機關的負責人發布。發文人分兩類，首類是機 關首長，次類是獲首長授權的代行人。每份公文都要清 楚寫出誰是發文人或代行人。 3 文 務 受 來

人 員 法 ，

象 民 市 公

。 或 民 務

受 公 、 往

4 供 策 公 酌

第三，每份公文都有特定用途，或洽商公務， 資料，或徵詢意見，或回應市民投訴，或傳達政 ，或記錄工作進展。不少公文有法定效力，也是 務 的 指 引 。 因 此 ， 政 府 人 員 撰 寫 公 文 ， 必 須 字 ，力求內容準確，條理分明。

或 府 執 斟

提 決 行 句

第二，政府發出的公 的類別很多，有各政 、某類別的市民或公 例影響的人士等。此 也會發出公函文件。

文 府 務 外

， 機 員 ，

都 關 、 香

有 的 團 港

明 首 體 與

確 長 組 內

的 、 織 地

受 個 、 和

文 別 廣 海

對 市 大 外

5 《政府公文寫作手冊》有多個分冊，臚列各類常用 公文的體例、應用範圍、常用辭彙和公文示例等，給公 務員參考。

2

政府公文寫作手冊：總論

政府公文類別 6 政府公文是政府內部或政府與市民之間傳達訊息的 媒 介 ， 作 用 很 大 ， 內 容 包 羅 萬 有 ， 涵 蓋 政 府 各 工 作 範 疇。 7

政府通用的公文可按性質分為以下幾類： 中文名稱

英文名稱

y

公函

Official Correspondence

y

政府憲報公告

Government Gazette Notices

y

便箋

Memoranda

y

通告類文書

Circulars, Circular Memoranda and Notices

y

會議文書

Minutes of Meeting and Related Documents

y

錄事和檔案紀要

File Minutes and File Notes

8 公務員為了應付不同場合的需要，也要撰寫或代上 司草擬下述幾類應用文： 中文名稱

英文名稱

y

柬帖

Invitation Letters

y

牌匾銘文

Inscriptions on Commemorative Stones and Plaques

y

演講辭

Speeches

y

題辭

Apothegms

y

獻辭

Messages

政府公文寫作手冊：總論

3

9 公務員撰寫的公文，較重要的還有政府內部傳閱或 送交行政立法機關以至其他諮詢機構的報告書和文件， 包括以下幾類： 中文名稱

英文名稱

y

行政會議備忘錄

ExCo Memoranda

y

討論文件

Discussion Papers

y

進度報告

Progress Reports

y

報告書

Reports

y

資料文件

Information Papers

y

諮詢文件

Consultation Papers

y

臨時立法會參考資料摘要

LegCo Briefs

這幾類報告書和文件的中英文本的格式相若，所以不包 括在這套手冊範圍內。 10 內部 工作 上。

工 作 表 現 評 核 報 告 ( Performance Appraisal Forms) 屬 於 另 類 文 件 。 現 時 頂 薪 點 在 總 薪 級 表 第 25 點 或 以 下 人 員 的 表現評核報告，可以用中文擬寫在預先印備的表格 格式無須贅述。

4

政府公文寫作手冊：總論

撰寫政府公文通則 11 撰寫不同類的公文，要留意不同的格式體例，但有 多項通則，適用於各類文件，現逐一簡述如下：

文體 12 條理 解公 用的

公文是處理公務的依據，因此內容必須準確，除了 分明外，還要流暢達意，文字淺白，方便受文人了 文傳達的訊息，所以撰寫公文，宜採用大多數人慣 白話，而不是文言。

13 簡意 獎狀 發文 示例

雖說採用白話，卻不是完全摒棄文言 賅，行文時為求簡潔得體，也會酌情 、題辭和酬酢書函，或回覆文言來信 人或受文人的需要，使用淺白文言。 說明在適當情況下可納入文言用語。

用 使 等 這

語 用 ， 套

。 。 都 手

文 如 可 冊

言 撰 因 會

言 寫 應 借

14 無論用白話或文言撰寫公文，都要避免使用冗長、 不通順或不合中文語法的句子，慎防出現西化的結構、 空洞的套語、生僻難懂的詞句、口語或方言。

書寫方式 15 多年前，中文公文全部自右而左，直行書寫， 年 已 逐 漸 由 橫 式 公 文 取 代 。 不 論 是 書 函 、 通 告 或 書，多自左而右，橫式書寫。採用橫式的好處是方 插英文字、編號和阿拉伯數字。但部分獎狀、題辭 示、請柬、酬酢書函、刊登在報章的公函等，仍然 直式。

但 報 便 、 沿

近 告 加 告 用

5

政府公文寫作手冊：總論

繁體字和簡體字 16 香港特別行政區政府發布的各類公文，全部採用繁 體字。為了方便運作或基於特別理由，才會例外處理， 改用簡體字。 17 公務人員處理簡體字文件時，如有需要，可查閱一 般字典隨附的繁簡字對照表。此外，現今科技發達，有 多 種 把 繁 體 字 化 為 簡 體 字 的 中 文 文 書 處 理 軟 件 可 以 應 用。要發布簡體字的文件，大可借助電腦科技。

標點符號 18 氣以 確表 此，

標點符號是書面語的組成部分，用來表示停頓、語 及詞語的性質和作用。正確使用標點符號，有助準 達文意，反之，可能會使語意模糊，有礙溝通。因 撰寫公文時，應注意正確使用標點符號。

19 有關標點符號的用法，可參考由國家語言文字 委 員 會 提 出 的 《 中 華 人 民 共 和 國 國 家 標 準 標 點 符 法》。這套標準對漢語書面語中常見的標點符號用 明確規定和詳細說明。此外，不少有關語文、應用 寫作技巧的書籍，都附有標點符號用法說明，供讀 考。

工 號 法 文 者

作 用 有 和 參

20 公 文 內 引 述 數 目 ， 用 中 國 數 字 還 是 阿 拉 伯 數 字 寫，要視乎實際情況而定。但同一份文件所用的準則 盡可能貫徹始終。簡單地說，演講辭、獻辭或公函的 文 、 成 語 、 慣 用 語 等 固 定 詞 組 、 語 句 中 作 修 辭 用 的 字 、 表 示 序 數 、 概 數 、 “十 ”和 “十 ” 以 下 的 數 目 ， 都 應 採用中國數字。直式書寫的公文引述數目，適宜全部 中國數字表達。各類文件或報告書內如大量引用複雜 數 目 (包 括 整 數 、 分 數 、 小 數 、 百 分 比 、 萬 位 或 以 上 的

書 須 內 數 該 用 的 數

數字

6

政府公文寫作手冊：總論

目 等 )， 則 採 用 阿 拉 伯 數 字 較 為 恰 當 。 詳 情 請 參 閱 附 錄 一。

優先次序 21 政府機關的公務紛繁，為確保經辦人員能按公文的 緩急先後及時處理，發文人必須在緊急的文件上清楚註 明： 適用於中文文件

適用於英文文件

y

特急件

Very Urgent

y

急件

Urgent

一般公文無須加註。 機密程度 22 每份公文的機密程度不同，須清楚劃分，並按需要 加註如下： 適用於中文文件

適用於英文文件

y

絕對機密

Top Secret

y

高度機密

Secret

y

機密

Confidential

y

暫時保密

Temporary Confidential

y

限閱文件

Restricted

y

親收件

Personal

一般公文無須加註。

政府公文寫作手冊：總論

7

送遞方式 23 一般公文多由收發人員處理。如要加速傳遞，或確 保安全送達，發文人須用特別的方式送遞給受文人，並 在公文上註明，例如： 適用於中文文件

適用於英文文件

y

記錄派遞

Recorded Delivery

y

掛號函件

Registered Mail

y

專遞文件

By Hand

y

專遞急件

Urgent by Hand

y

傳真文件

By Fax

y

傳真急件

Urgent by Fax

用普通方式送遞的公文無須加註。

編號 24 一般公文都按內容分類和編號，方便登記、歸檔、 跟進和翻查。中英對照的公文，中英文本採用相同的編 號，例如： y

法 定 語 文 事 務 署 通 告 第 1/97 號

y

檔 號 ： (3) in OLA/01/I

y

第 2331 號 公 告

每個檔案都同時收存中英對照、只用中文或英文撰寫的 文件，因此，只用中文撰寫的公文，同樣用代表檔案的 英文字母和阿拉伯數字編號。

8

政府公文寫作手冊：總論

公文用紙 25 和有 公函 錄事 可用

政府印務局 箋頭的信紙 必須寫在印 頁上。如公 普通白紙。

按 。 有 文

照 撰 所 的

各 寫 屬 篇

機 公 機 幅

關 文 關 超

的 ， 地 過

要 應 址 一

求 採 的 頁

， 用 信 ，

印 適 箋 除

製 當 ， 第

各 的 錄 一

式 紙 事 頁

公 張 寫 外

文 ， 在 ，

用 例 檔 其

紙 如 案 餘

26 政府內部公文，如公函、便箋、錄事等，都註 文人和受文人的職銜，再按需要寫上姓名。至於通 通 函 、 布 告 和 公 告 的 下 款 ， 會 議 記 錄 提 及 的 政 府 等，則須職銜與姓名同行並列。為求清晰起見，應 職銜全稱，而不用職銜的英文簡略語。如發文人職 長，可以分兩行書寫。

明 告 人 寫 銜

發 、 員 出 太

職銜

27 職 銜 如 附 有 數 字 ， 例 如 “總 中 文 主 任 (翻 譯 ) 3”， 數 字 部分可用阿拉伯數字或中國數字書寫；假如數字屬兩位 或以上，則宜用阿拉伯數字。

標題 28 的主 央加 也可

不管撰寫哪一類公文，如果要促使受文人注意文件 旨，以及方便處理和歸檔，都可以在正文之上的中 上標題，把內容扼要說明。標題可用粗體字排印， 加劃線以資識別。

段落 29 述； 並由 辭一

撰寫內容複雜的公文時，為求條理分明，宜分段 如內容簡單，可一段完成。正文每段起頭虛兩格， 第二段起用阿拉伯數字加上段序標號。公函和演講 般不標明段序。

9

政府公文寫作手冊：總論

下款 30 用中文撰擬公函、便箋和通告類文書等，下款必 具 列 發 文 人 的 職 銜 ， 並 須 由 發 文 人 或 代 行 人 簽 署 或 章，以示行事有據。公文的下款，不論是由發文人、 行人簽署或蓋章，都具有同等效力。下款先以正楷具 職銜和姓名，方才簽署或蓋章。重要的公文，多由機 首 長 發 布 ； 其 他 公 文 ， 可 由 首 長 授 權 屬 下 人 員 代 為 理 。 在 這 種 情 況 下 ， 獲 授 權 人 員 以 “代 行 ”方 式 處 理 務。代行人姓名須加括號，並與發文人職銜分行並列 代行人的職銜通常無須寫出。

須 蓋 代 列 關 處 公 ；

簽署和蓋章方式 31 由發文人直接簽發的公文，可按情況，採用以下一 種簽署或蓋章方式： y 如發文人在文本上蓋章， 而圖章的文字清晰可辨， 無須另外具列姓名； y 如發文㆟在文本㆖簽署， 而簽名清晰可辨，無須另 外具列姓名； y 如發文人在文本上蓋章， 而圖章的文字不易辨認， 必須具列清晰可辨的姓 名； y 如 發 文 ㆟ 在 文 本 ㆖ 簽 署，而簽名不易辨認， 必須具列清晰可辨的姓 名。

△△局局長

蓋 章

△△局局長 簽 名

△△局局長陳弘志

蓋 章

△△局局長陳弘志 簽 名

10

政府公文寫作手冊：總論

32 只有由發文人親自簽發的公文，才須具列發文人的 職銜和姓名。由代行人簽發的公文，下款只須具列機關 負 責 人 的 職 銜 ， 而 無 須 加 上 姓 名 。 由 代 行 人 簽 發 的 公 文，下款可按以下方法處理： y 如代行人在文本上蓋章， 而圖章的文字清晰可辨 ，無須另外具列姓名；

(

y 如代行人在文本上簽署 ，而簽名清晰可辨，無 須另外具列姓名；

△△△署署長 ( 　簽　名　 代 行 )

y 如代行人在文本上簽署， 而簽名不易辨認，必須 具列清晰可辨的姓名；

△△△署署長 (林 士 明 簽 　名 　　代行)

y 如代行人在文本上蓋章 ，而圖章的文字不易辨 認，必須具列清晰可辨 的姓名。

△△△署署長 蓋　 　 代 行 ) 　 章

△△△署署長 蓋　 章

(林 士 明

代行)

附件 33 公文如夾附其他文件，文內必須清楚說明；一般習 慣是在文末署名之後，日期之前把附件逐一列出。

副本 34 處理公事，除把公文正本致送機關負 外，很多時候也要按實際需要知會其他相 種情況下，便會發出副本，並在公文日期 受副本的機關和人員。如要把副本分送多 上 註 明 “ 副 本 收 受 人 名 單 見 另 頁 ” ，然 後 用 出副本收受人所屬機關、姓名或職銜等。

責 關 之 人 另

人 人 前 ， 一

或 員 ， 可 頁

經 。 註 在 逐

辦 在 明 公 一

人 這 收 文 列

11

政府公文寫作手冊：總論

日期時間 35 國數 之內 政區 寫日

發布公文的日期，以及公 字或阿拉伯數字寫出；但 ，標明日期的方法宜前後 政府憲報的公告另有規定 期，詳情請參閱附錄一。

文 須 一 ，

內 注 致 一

提 意 。 律

述 的 刊 要

的 是 登 用

日 ， 在 阿

期 同 香 拉

， 一 港 伯

可 份 特 數

用 文 別 字

中 件 行 書

公文印發 36 公文的繕寫、打字、排印，必須整潔清楚，並經校 對 無 誤 。 為 使 公 文 整 齊 美 觀 ， 應 該 盡 量 避 免 “單 字 成 行 ， 單行成頁” 的情況。 37 絕對機密或高度機密文件全部限量印發，並且具列 所有受文人。

公文轉送 38 辦人 無關 當的

受文機關收到公文後，應立即按內容和性質分發經 從速處理。如認為來文與所屬單位主理的公務範圍 ，收件人可撰寫公函或便箋，連同來文一併轉送適 機關或單位跟進。

政府機關名稱 39 須正 的名 要政 方便

公文須 確無誤 稱和首 府機關 參考。

經 。 長 的

常 由 的 最

引 一 職 新

述 九 銜 名

政 九 都 稱

府 七 已 和

機 年 更 首

關 七 改 長

名 月 。 的

稱 一 現 最

。 日 把 新

所 起 香 職

引 ， 港 銜

述 多 特 列

的 個 別 於

名 政 行 附

稱 府 政 錄

， 機 區 二

必 關 主 ，

12

政府公文寫作手冊：總論

專有名詞 40 公文須經常引述人名、地名和機構名稱。所引述的 專有名詞，必須正確無誤。除致電有關機構查詢外，還 可以翻查適當的參考書，例如： 專有名詞 香港法例的簡稱和引稱

參考書 《英漢法律詞彙》 律政署（一九九六年）出版

香港法定組織名稱

《香港政府各公務委員會及其他名表》 香港政府出版

香港政府人員中英文姓名

《香港政府職員名冊》 香港政府出版

香港街道和地方名稱

《香港街與地方》 地政總署出版

香港樓宇名稱

《樓宇名稱》 差餉物業估價署出版

41 一些外文的專有名詞，如尚未譯為中文，引述時宜 原文照錄，再用音譯法或意譯法以中文表達，並用括號 標 明 為 “暫 譯 ”。

統一辭彙 42 為了統一政府各個主要工作範疇涉及的常用辭彙 法定語文事務署出版了一系列不同專題的《政府部門 用 英 漢 辭 彙 》 (以 下 簡 稱 《 辭 彙 》 )， 並 經 常 出 版 修 本 ， 加 入 最 新 資 料 。 最 新 出 版 的 《 辭 彙 》 不 但 英 漢 照，還加入中文詞條的漢語拼音。各輯《辭彙》在新 處屬下的政府刊物銷售處發售，公務員可直接到銷售

， 常 訂 對 聞 處

13

政府公文寫作手冊：總論

購 買 ， 部 門 則 可 用 PR53 號 表 格 向 該 銷 售 處 訂 購 。 現 已 出版的《辭彙》有十八輯，書目見本分冊附錄三。 43 函， 務局 最少

法定語文事務署每次出版新《辭彙》，都會發出通 知會各部門在指定時間內，將印刷訂單遞交政府印 ，說明所需數量，但每張訂單要求印製的《辭彙》 為十本。

44 法定 用辭 閱詞

現時《辭彙》全以書冊形式出版，到一九九八年， 語文事務署會推出電子版英漢漢英對照政府部門常 彙，分發給各政府機關，屆時公務員可利用電腦查 條，方便快捷。

45 部門 須注 證， 九九 司日

由於文字的應用不斷 常用辭彙也會因應情 意出版日期，還要視 確保用辭準確。此外 六年律政署出版的《 後編製的較新版本。

隨 況 乎 ， 英

而 需 如 漢

社 更 要 遇 法

會 改 ， 到 律

的 ， 向 法 詞

發 翻 有 律 彙

展 查 關 用 》

而 《 部 語 第

演 辭 門 ， 二

變 彙 或 可 版

， 》 機 查 或

政 的 構 閱 律

府 人 求 一 政

統一規格 46 以上所列撰寫公文的通則，經過長期使用和改進而 成，公務員撰寫公文時請盡可能依循。 47 例後 複雜 望參

《政府公文寫作手冊》每分冊闡述某一類公文的體 ，都列舉有代表性的示例。但由於政府公文的性質 ，而且類別紛繁，所舉示例實難包羅各款樣式，希 考這套手冊的公務員能量情斟酌，舉一反三。

14

政府公文寫作手冊：總論

政府公文寫作手冊：總論

15

附錄一 數字的處理

數 常 例 不 2.

字 都 和 同

政府公文提到 書寫。為求形 依照下文第 2 香港特別行政 ，詳見下文第

數字的部分，可用中國數字或阿拉 式貫徹一致，一般公文內的數字， 至 4 段所列的原則處理。至於香港 區政府憲報處理數字的方法，則略 7 段。

下列情形應使用中國數字： y

成語、慣用語等固定詞組和具修辭效用的 數字，例如：一日千里、三言兩語、一目 十行、萬人空巷、百年不見的盛會。

y

兩個數字並列使用，表示概數，例如：二 三米、三五天、十三四噸、四十五六歲、 十之八九。

y

數目後有“多”、“幾”或“餘”字，表 示 約 數 ， 例 如 ： 六 十 幾 年 、 六 百 多 萬 人 口、三百餘天。

y

世 如 十 日

紀 、 年 代 、 年 月 日 、 星 期 和 時 間 ， 例 ：公元前七世紀、公元前二零二年、二 世紀七十年代、一九九五年十二月十一 、星期五、五時二十分。

y

“ 年 一 伯

十 ” 和 “ 十 ” 以 下 的 數 字 ， 例 如 ： 十 、 兩 個 部 門 、 一 小 時 。 (按 ： 如 出 現 在 組具有統計作用的數字中，則可用阿拉 數字。)

y

直式公文。

伯 通 法 有

16

政府公文寫作手冊：總論

3. 用阿拉伯數字表示數量，包括正負整數、分數、小 數、百分比等，例如： 578 -1 2 3 1 18 4.5 倍 48.3% 用阿拉伯數字表示數量時，萬位或以上的整數，可用漢 字“萬”、“億”作單位；超過三位的數字，採用國際 通行的三位分節法，節與節之間留空半格，例如： 英文本

中文本

100

100

5 000

5 000

5 397 500

5 397 500

60 000

6萬

240 000

24 萬

2 million

200 萬

320 million

3.2 億

表 示 款 額 的 阿 拉 伯 數 字 ， 須 在 分 節 的 地 方 加 逗 號 ， 例 如： $32 million

3,200 萬 元

$40 million

4,000 萬 元

$3,488 million

34.88 億 元

另外，用阿拉伯數字書寫的每個多位數，應寫在同一行 上，不宜分拆兩行書寫。

政府公文寫作手冊：總論

17

4. 地址部分的門牌號數，一律以阿拉伯數字書寫。樓 層方面，由於香港各樓宇的樓層編排方法各有不同，有 用西式排序，也有用中式排序，因此要按情況而決定用 阿拉伯數字或中國數字書寫，例如： 樓 層 用 中 式 編 排 —— 香 港 中 區 皇 后 大 道 中 21 號 太 平 大

五樓

樓 層 用 西 式 編 排 —— 九 龍 太 子 道 327 號 文 安 苑 5 樓 如果無法查明有關樓宇樓層是採用哪種寫法，則宜採用 阿拉伯數字。 5. 政府公文中英文本的章次和段序一般都採用同一辦 法標號，舉例如下： 中文本

英文本 Chapter 2 2.1

2.2

....................................

第 2 章 2.1

.........................................

(a) ...................... (i) .............. (ii) ............. (iii) ............

(a)

....................... (i)................. (ii)................ (iii)...............

(b) ......................

(b)

.......................

(c) ...................... (i) .............. (ii) ............. (iii) ............

(c)

....................... (i)................. (ii)................ (iii)...............

....................................

2.2

.........................................

(a) ......................

(a)

.......................

(b) ......................

(b)

.......................

(c) ......................

(c)

.......................

18

政府公文寫作手冊：總論

6. 引述其他文件和書籍的內容時，涉及數字部分應照 錄原文，例如： 許 慎 ： 《 說 文 解 字 》四 部 叢 刊 本 卷 六 上 ， 第 十 二 頁。 許 慎 ： 《 說 文 解 字 》 。 中 華 書 局 ， 1943 年 影 印 陳 昌 治 本 ， 第 126 頁 。 7. 香港法例和政府憲報對數字的處理另有一套原則， 詳情如下： 香港法例 y

法例的章次用阿拉伯數字書寫，置於簡稱或引稱之 後，而簡稱和引稱都以書名號標明，例如： 《 法 律 援 助 條 例 》 (第 91 章 ) 《 法 律 援 助 ( 費 用 計 算 ) 規 例 》(第 9 1 章 ， 附 屬 法 例 )

y

法例條款段節的段序標號，中英文本相同。以下例 子 ， 摘 錄 自 香 港 第 一 條 雙 語 立 法 的 條 例 —— 《 證 券 及 期 貨 事 務 監 察 委 員 會 條 例 》 (第 24 章 )： 英文本

中文本

39.(1) Subject to section 38, the Commission may by notice in writing —

39.(1) 在 第 38 條 的 規 限 下 ， 監 察 委 員 會 可 藉 書 面 通 知 ——

(a) prohibit a registered person to whom section 38 applies from —

( a ) 禁 止 第 38 條 對 他 適 用 的 註 冊 人 ——

(i)

..................

(i)

.................

(ii)

..................

(ii)

.................

(iii)

..................

(iii)

.................

政府公文寫作手冊：總論

(b) require such a registered person to carry on business in, and only in, a manner so specified. y

y

19

(b) 要 求 該 註 冊 人 祇 以 通 知書所指明的方式進 行業務。

條例、規例、規則等內文提及條款段節時，則寫作 “ 第 ∆條 ” 、 “ 第 (∆)款 ” 、 “ (∆)段 ” 、 “ (∆)節 ” ， 例如： 英文本

中文本

section 30

第 30 條

section 31(1)

第 31(1)條

section 32B

第 32B 條

section 33B(1)

第 33B(1)條

section 34B(1)(b)

第 34B(1)(b)條

subsection(3)

第(3)款

subsection(3)(a)

第(3)(a)款

paragraph(a)

(a)段

sub-paragraph(i)

(i)節

部、附表、表格等的標號，中英文本相同，例如： 英文本

中文本

Part II A

第 II A 部

Schedule 4

附表 4

Form 3

表格 3

Appendix A

附錄 A

20

y

政府公文寫作手冊：總論

按 香 港 法 例 中 文 真 確 本 的 表 達 方 式 ， 凡 提 及 年 月 日，不論是屬於法例簡稱或引稱的一部分或法例的 內文，一律用阿拉伯數字書寫，例如： 法 例 簡 稱 —— 《 1965 年 法 例 編 正 版 條 例 》 法 例 引 稱 —— 《 1992 年 廢 物 處 置 條 例 (適 用 範 圍 )公 告 》 法 例 內 文 —— “本 條 例 自 1997 年 7 月 1 日 起 實 施 。 ”

香港特別行政區政府憲報 政府憲報提及的數字，多用阿拉伯數字書寫： y

編號一律用阿拉伯數字書寫，例如：第 2 號法律副 刊 、 1997 年 第 3 期 憲 報 、 第 238 號 公 告 。

y

年 月 日 和 時 刻 都 一 律 用 阿 拉 伯 數 字 表 示 ， 例 如 1997 年 11 月 9 日 、 上 午 10 時 ； 但 星 期 則 仍 用 中 書 寫 ， 例 如 ： 星 期 二 。 (按 ： 列 表 內 的 日 期 可 省 “ 年 ”、“ 月 ”、“ 日 ”等 字 ， 例 如 “ 1 9 9 7 年 7 月 日 ” 可 寫 作 “18.7.1997” 。 )

： 文 略 18

引述香港法例的部分，則按上文“香港法例”之下所列 原則處理。

21

政府公文寫作手冊：總論

附錄二 香港特別行政區 主要政府機關名稱和首長職銜 　 府 七 的 區 是

　 機 日 人 政 按

下表用中英對照方式，臚列香港特別行政區主 關名稱和首長職銜，並已加入一九九七年六月 政 府 憲 報 第 362 號 法 律 公 告 所 載 資 料 。 旁 註 “ * 員為由中華人民共和國國務院任命的香港特別 府 主 要 官 員 。 (註 ： 政 府 總 部 轄 下 局 和 部 門 的 排 中文筆劃從少到多排列。)

政務司司長辦公室 *政務司司長 財政司司長辦公室 *財政司司長 律政司 *律政司司長 1

香港特別行政區政府總部 （簡稱 政府總部） 工商局 *工商局局長 工務局 *工務局局長 文康廣播局 *文康廣播局局長

公務員事務局 *公務員事務局局長

要 二 ” 行 序

政 十 號 政 ，

Chief Secretary for Administration’s Office Chief Secretary for Administration Financial Secretary’s Office Financial Secretary Department of Justice Secretary for Justice

Government Secretariat, Government of the Hong Kong Special Administrative Region Trade and Industry Bureau Secretary for Trade and Industry Works Bureau Secretary for Works Broadcasting, Culture and Sport Bureau Secretary for Broadcasting, Culture and Sport Civil Service Bureau Secretary for the Civil Service

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政府公文寫作手冊：總論

民政事務局 *民政事務局局長 房屋局 *房屋局局長 政制事務局 *政制事務局局長 保安局 *保安局局長 財經事務局 *財經事務局局長 庫務局 *庫務局局長 規劃環境地政局 *規劃環境地政局局長

教育統籌局 *教育統籌局局長 運輸局 *運輸局局長 經濟局 *經濟局局長 生福利局 *

生福利局局長

Home Affairs Bureau Secretary for Home Affairs Housing Bureau Secretary for Housing Constitutional Affairs Bureau Secretary for Constitutional Affairs Security Bureau Secretary for Security Financial Services Bureau Secretary for Financial Services Finance Bureau Secretary for the Treasury Planning, Environment and Lands Bureau Secretary for Planning, Environment and Lands Education and Manpower Bureau Secretary for Education and Manpower Transport Bureau Secretary for Transport Economic Services Bureau Secretary for Economic Services Health and Welfare Bureau Secretary for Health and Welfare

政府公文寫作手冊：總論

23

入境事務處 *入境事務處處長

Immigration Department

工業署 工業署署長

Industry Department

土木工程署 土木工程署署長

Civil Engineering Department

土地註冊處 土地註冊處處長

Land Registry

公司註冊處 公司註冊處處長

Companies Registry

公務員培訓處 公務員培訓處處長

Civil Service Training and Development Institute

水務署 水務署署長

Water Supplies Department

申訴專員公署 申訴專員

Office of the Ombudsman

市政總署 市政總署署長

Urban Services Department

民政事務總署 民政事務總署署長

Home Affairs Department

民航處 民航處處長

Civil Aviation Department

民眾安全服務處 民眾安全服務處總參事

Civil Aid Service

司法機構 司法機構政務長

Judiciary

Director of Immigration

Director-General of Industry

Director of Civil Engineering

Land Registrar

Registrar of Companies

Director, Civil Service Training and Development Institute

Director of Water Supplies

The Ombudsman

Director of Urban Services

Director of Home Affairs

Director of Civil Aviation

Chief Staff Officer, Civil Aid Service

Judiciary Administrator

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政府公文寫作手冊：總論

地政總署 地政總署署長

Lands Department

社會福利署 社會福利署署長

Social Welfare Department

拓展署 拓展署署長

Territory Development Department

知識產權署 知識產權署署長

Intellectual Property Department

法定語文事務署 法定語文專員

Official Languages Agency

法律援助署 法律援助署署長

Legal Aid Department

房屋署 房屋署署長

Housing Department

建築署 建築署署長

Architectural Services Department

政府化驗所 政府化驗師

Government Laboratory

政府印務局 政府印務局局長

Printing Department

政府車輛管理處 政府車輛管理處處長

Government Land Transport Agency

政府物料供應處 政府物料供應處處長

Government Supplies Department

政府飛行服務隊 政府飛行服務隊總監

Government Flying Service

Director of Lands

Director of Social Welfare

Director of Territory Development

Director of Intellectual Property

Commissioner for Official Languages

Director of Legal Aid

Director of Housing

Director of Architectural Services

Government Chemist

Government Printer

Government Land Transport Administrator

Director of Government Supplies

Controller, Government Flying Service

政府公文寫作手冊：總論

政府產業署 政府產業署署長

Government Property Agency

政府統計處 政府統計處處長

Census and Statistics Department

政府新聞處 政府新聞處處長

Information Services Department

香港天文台 香港天文台台長

Hong Kong Observatory

香港海關 *海關關長

Customs and Excise Department

香港電台 廣播處長

Radio Television Hong Kong

香港警務處 *警務處處長

Hong Kong Police Force

差餉物業估價署 差餉物業估價署署長

Rating and Valuation Department

屋宇署 屋宇署署長

Buildings Department

破產管理署 破產管理署署長

Official Receiver’s Office

郵政署 郵政署署長

Post Office

庫務署 庫務署署長

Treasury

消防處 消防處處長

Fire Services Department

Government Property Administrator

Commissioner for Census and Statistics

Director of Information Services

Director of the Hong Kong Observatory

Commissioner of Customs and Excise

Director of Broadcasting

Commissioner of Police

Commissioner of Rating and Valuation

Director of Buildings

Official Receiver

Postmaster General

Director of Accounting Services

Director of Fire Services

25

26

政府公文寫作手冊：總論

海事處 海事處處長

Marine Department

規劃署 規劃署署長

Planning Department

教育署 教育署署長

Education Department

區域市政總署 區域市政總署署長

Regional Services Department

渠務署 渠務署署長

Drainage Services Department

稅務局 稅務局局長

Inland Revenue Department

貿易署 貿易署署長

Trade Department

勞工處 勞工處處長

Labour Department

運輸署 運輸署署長

Transport Department

電訊管理局 電訊管理局總監

Office of the Telecommunications Authority

路政署 路政署署長

Highways Department

廉政公署 *廉政專員

Independent Commission Against Corruption

新機場工程統籌署 新機場工程統籌署署長

New Airport Projects Co-ordination Office

Director of Marine

Director of Planning

Director of Education

Director of Regional Services

Director of Drainage Services

Commissioner of Inland Revenue

Director-General of Trade

Commissioner for Labour

Commissioner for Transport

Director-General of Telecommunications

Director of Highways

Commissioner, Independent Commission Against Corruption

Director, New Airport Projects Co-ordination Office

政府公文寫作手冊：總論

27

資訊科技署 資訊科技署署長

Information Technology Services Department

管理參議署 管理參議署署長

Management Services Agency

漁農處 漁農處處長

Agriculture and Fisheries Department

影視及娛樂事務管理處 影視及娛樂事務管理處 處長

Television and Entertainment Licensing Authority

審計署 *審計署署長

Audit Commission

選舉事務處 總選舉事務主任

Registration and Electoral Office

機電工程署 機電工程署署長

Electrical and Mechanical Services Department

生署 生署署長

Director of Information Technology Services

Director of Management Services

Director of Agriculture and Fisheries

Commissioner for Television and Entertainment Licensing

Director of Audit

Chief Electoral Officer

Director of Electrical and Mechanical Services Department of Health Director of Health

學生資助辦事處 學生資助辦事處監督

Student Financial Assistance Agency

環境保護署 環境保護署署長

Environmental Protection Department

醫院事務署 醫院事務署行政總監

Hospital Services Department

醫療輔助隊 醫療輔助隊總參事

Auxiliary Medical Service

懲教署 懲教署署長

Correctional Services Department

Controller, Student Financial Assistance Agency

Director of Environmental Protection

Administrator, Hospital Services Department

Chief Staff Officer, Auxiliary Medical Service

Commissioner of Correctional Services

28

政府公文寫作手冊：總論

政府公文寫作手冊：總論

29

附錄三 《政府部門常用英漢辭彙》書目 A List of English-Chinese Glossaries of Terms Commonly Used in Government Departments 輯數

書目

出版年份

第一輯 Volume 1

教育 (第三版) Education (Third Edition)

1993

第二輯 Volume 2

房屋與地政 (第四版) Housing and Land (Fourth Edition)

1995

第三輯 Volume 3

財經 (第三版) * Finance (Third Edition)

1990

第四輯 Volume 4

公務員事務 (第三版) Civil Service (Third Edition)

1995

第五輯 Volume 5

交通 (第二版) Transport (Second Edition)

1992

第六輯 Volume 6

勞工 (第二版) Labour (Second Edition)

1996

第七輯 Volume 7

入境事務 (第二版) Immigration (Second Edition)

1995

第八輯 Volume 8

社會福利 (第二版) Social Welfare (Second Edition)

1994

第九輯 Volume 9

醫療 生 Medical and Health

1989

第十輯 公安 Volume 10 Public Order

1989

第十一輯 環境保護 (第二版) Volume 11 Environmental Protection (Second Edition)

1993

第十二輯 工業貿易 Volume 12 Trade and Industry

1990

30

政府公文寫作手冊：總論

第十三輯 憲制與選舉事務 (第三版) Volume 13 Constitutional and Electoral Affairs (Third Edition)

1994

第十四輯 文康體育 Volume 14 Culture, Recreation and Sport

1990

第十五輯 公眾 生 Volume 15 Public Health

1991

第十六輯 氣象 (第二版) Volume 16 Meteorology (Second Edition)

1994

第十七輯 漁農 Volume 17 Agriculture and Fisheries

1995

第十八輯 資訊科技 Volume 18 Information Technology

1997

註： * 《財經》第四版快將出版。