.1هقذهح .1.1ذعريف علن الرىثيق تختلؾ تعرٌفات علم التوثٌق باختالؾ المجاالت المطلوبة ،ولعل أهم وأفضل هذه التعرٌفات هو" :التوثٌق هو علم السٌطرة على المعلومات". ذلك أن هذا التعرٌؾ ٌنطبق على نظم التوثٌق التقلٌدٌة .كما ٌستوعب االتجاهات الحدٌثة لهذا العلم ،فالمعلومات ٌمكن أن تتضمن جمٌع األشكال بدءاً من الوثٌقة والكتاب وانتهاء بالصورة والتسجٌالت الصوتٌة والفٌدٌوٌة والنصوص اإللكترونٌة .كما أن مفهوم السٌطرة ٌتضمن العملٌات الفنٌة التقلٌدٌة كالتجمٌع واالختزان والفهرسة والتصنٌؾ والتكشٌؾ ،كما ٌتضمن االتجاهات الحدٌثة كمحركات البحث والمكانز والفهرسة اآللٌٌن.
.1.1لوحح ذاريخيح تعود بداٌات التوثٌق Documentationإلى العصور القدٌمة ،أي إن بداٌات التوثٌق سبقت التدوٌن الكتابً ،ذلك أن التوثٌق بمفهومه الواسع :أي حفظ األحداث التارٌخٌة والمعلومات العلمٌة ونقلها إلى األشخاص الذٌن ٌمكنهم االستفادة منهاٌ ،نطبق أٌضا ً على التناقل الشفاهً للمعلومات والمعـارؾ والمهارات ،فؤسهم الشعر الجاهلً فً توثٌق تارٌخ العرب قبل اإلسـالم ،وكانت مالحـم هومٌروس الشاعر اإلؼرٌقً «وثقت» فترة تارٌخٌة كانت ؼائرة فً عمق الذاكرة اإلؼرٌقٌة ،وإن التناقل الشفاهً لملحمتً األودٌـسة واإللٌاذة كان من أول أشكال التوثٌق الشفاهً وذلك قبل تدوٌنهما بقرون عدٌدة .وفً إطار التوثٌق فً تارٌخ العالم القدٌم ٌمكن تحدٌد المحطات الرئٌسٌة اآلتٌة : ـ وصلت الحضارتان السورٌة والمصرٌة إلى مستوى عال من الكتابة التصوٌرٌة ،التً اسـتوعبت تدوٌن الشـعر والطب والمعتقدات الدٌنٌة والعلوم. ـ اكتشؾ المصرٌون من نحو 1100قبل المٌالد ورق البردي ،وبذلك أصبح من الممكن تبادل الوثائق ،ونقل المعلومات المدونـة من مكان إلى آخر. ـ اكتشؾ السومرٌون نحو 3100قبل المٌالد وسـٌطا ً آخر وهو الكتابة على ألواح فخارٌة (الرقم) وسـجلوا علٌها بالكتابة المسمارٌة تارٌخهم وعلومهم ومبادالتهم التجارٌة ،وذلك بعد أن طوروا كتابتهم التصوٌرٌة القدٌمة إلى كتابة مسمارٌة. ـ ظهرت أولى المكتبات المنظمة والمصنفة فً العالم فً مصر وبالد ما بٌن النهرٌن فً األلؾ الثانٌة قبل المٌالد. ـ فً القرن الثامن قبل المٌالد ظهرت فً سـورٌة أول أبجدٌة فتحت الطرٌق أمام االنتشار الواسع للكتابة فً العالم القدٌمّ ، وأثرت على األبجدٌة الٌونانٌة والتً انطلقت منها فٌما بعد األبجدٌة الالتٌنٌة. ـ فً الفترة (3111 -3110م) أخرجت مطبعة ٌوحنا ؼوتنبرغ أول كتاب مطبوع ٌتكون من 11سطراً من اإلنجٌل ،مما منح البشرٌة إمكانٌة النشر الواسع للنصوص المكتوبة. ـ فً القرن التاسع عشر ظهر نظام تصنٌؾ دٌوي ، Melvil Deweyوهو أشهر وأهم نظم تصنٌؾ المكتبات حتى الٌوم .
Page 2
أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة دبً 31-31فبراٌر 1033 عرؾ التارٌخ اإلنسانً كوارث كبٌرة أدت على فترات إلى دمار أجزاء هامة من التراث الوثائقً العالمً ،وفً بالدنا مثالً نعرؾ أن حرٌق مكتبة اإلسكندرٌة بمصر القدٌمة دمر المخزون التراثً الهائل لذلك العصر حتى بدت الوثائق بعد الحرٌق وكؤنها قصاصات ورق ٌتعذر تمٌٌزها ،وقد رمى المؽول بالكتب والوثائق التارٌخٌة فً عاصمة اإلمبراطورٌة العربٌة اإلسالمٌة بؽداد فً النهر حتى اسودت مٌاه دجلة لعدة أٌام .وتعاقبت الدول واألسر الحاكمة فً مشرق الوطن العربً ومؽربه ،فكان مصٌر وثائق الدول القدٌمة التً انقضى عهدها ٌإول ؼالبا ً إلى اإلبادة التامة ،ولم ٌنج منها إال القلٌل وأمام هذا الخطر المستمر الذي أحاط بوثائق الدولة ،كان حفظ الوثائق الرسمٌة لألجٌال القادمة أحد الهموم األساسٌة لرجال الدولة على مدى العصور ،وقد نظرت سلطات الشعوب القدٌمة إلى الوثائق الرسمٌة على أنها أحد المظاهر الهامة لهٌبة الدولة وسٌادتها وقوتها وسٌطرتها ،وحاولت من خالل هذه الوثائق تسجٌل الوقائع التً تراها هامة فً تارٌخ دولتها ،والتً تثبت مدى النفوذ الذي حققه حكامها ،وفً الحضارات القدٌمة فً بالد الرافدٌن وسورٌة ومصر ،سجل رجال الدولة أهم الوقائع التارٌخٌة والشرائع والقوانٌن والمعامالت والحسابات واآلداب واألساطٌر ،وحفظوها بطرٌقة ٌسرت وصولها إلى أٌدٌنا فً العصر الحدٌث. وإننا عندما ننظر إلى تارٌخ بالدنا القدٌم نجد أن رجال األرشٌؾ كانوا ٌحتلون أفضل المواقع فً اإلدارة الحكومٌة ،وكذلك نجد أن الدول المتقدمة فً عصرنا تتعامل باحترام كبٌر مع العمل األرشٌفً وتعطٌه معناه الدٌنامٌكً المتكامل ،على عكس ما هو متعارؾ فً البلدان العربٌة الٌوم من نظرة دونٌة إلى العمل األرشٌفً ،حٌث تتعامل معظم المإسسات الرسمٌة والخاصة مع األرشٌؾ على أنه عمل ثانوي، وحٌث ٌعتقد الجمهور ؼٌر المتخصص أن عمل األرشٌؾ ٌبدأ عندما تنتهً الحاجة إلى الوثائق الرسمٌة ،ومن المإسؾ أن بعض المسإولٌن فً بعض المإسسات العربٌة ٌتبنون هذه النظرة ،وال ٌتوانون عن التؤكٌد بؤن نقل أحد الموظفٌن فً مإسستهم للعمل فً مٌدان األرشٌؾ هو بمثابة عقوبة له ،وإن استمرار هذا الفصل بٌن العمل األرشٌفً وبٌن العمل الحكومً الٌومًٌ ،إدي إلى إضعاؾ عالقة العاملٌن فً األرشٌؾ بالمإسسات الحكومٌة ،وٌإدي فً النهاٌة إلى هذا اإلهمال وهذه النظرة الدونٌة ،والمشكلة األخطر التً تنتج عن هذا الوضع هو عدم احترام المإسسات الرسمٌة النصوص القانونٌة التً تلزمها بتسلٌم الوثائق عند انتهاء الحاجة إلٌها ،بعد مدة محددة قانونٌاً ،إلى مركز الوثائق أو دار األرشٌؾ.
.1.1نظن الرىثيق الرقليذيح فً القرن التاسع عشر بدأت مالمح ظاهرة انفجار المعلومات باإلعالن عن نفسها ،مما دفع بالموثقٌن إلى استكشاؾ أسالٌب جدٌدة تساعدهم فً مواجهة هذه الظاهرة .وكان التحذٌر الذي ورد على لسان جوزٌؾ هنري ،وهو أحد أهم العاملٌن فً مجـال المكتبات فً الوالٌات المتحـدة وبرٌطانٌة ،أسهم فً إنشاء 180مكتبة فً هذٌن البلدٌن ،وعبر عن قلقه تجاه مستقبل التوثٌق عام 3813قائالً :
"لقد أثبتت التقدٌرات أن مقدار ما ٌنشر سنوٌا ً من مصادر المعلوماتٌ ،بلػ نحو عشرٌن ألفا ً من المجلدات ،بما فٌها النشرات ،وتعد كلها إضافة إلى رصٌد المعرفة البشرٌة ،وما لم ترتب هذه الكمٌات الضخمة بطرٌقة مالئمة فسوؾ ٌضل الباحثون سبٌلهم بٌن أكداس اإلنتاج الفكري ،كما أن تل المعلومات سوؾ ٌتداعى تحت وطؤة وزنه". وٌمكن القول أن علم التوثٌق الحدٌث انطلق فً القرن التاسع عشر ،مع والدة نظام دٌوي للتصنٌؾ ،وشهد انطالق معظم األسالٌب المستخدمة فٌما بعد فً مجال التوثٌق ووضع أسسها العلمٌة وفٌما ٌلً أهم األدوات المستخدمة فً نظم التوثٌق التقلٌدٌة : ـ الكشافات :هً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً استرجاع المعلومات ،وتعنـى الكشافات بتنظٌم المقاالت والدراسـات والبحوث داخل الدورٌات أو الصحؾ أو الكتب ،وٌكون تنظٌم الكشافات إما موضوعٌا ً أو ألفبائٌا ً أو زمنٌا ً أو رقمٌا ً. ـ المستخلصات :هً ملخصات دقٌقة تبنى بصورة علمٌة وفقا ً لقواعد االستخالص التً تتوخى تضمٌن الملخص كل العناصر الموجودة فً المادة األصلٌة ،وتصاغ بؤسلوب مشـابه للوثٌقة األصلٌة مع وصؾ ببلٌوؼرافً ٌسهل استرجاع الوثٌقة األصلٌة.وتتنوع المستخلصات وفقا ً للهدؾ من إنشائها فهنالك المستخلصات الوصفٌة والمستخلصات اإلعـالمٌة والمستخلصات الموجـزة (التلؽرافٌة). Page 3
ـ األدلـة :تفٌد فً الوصول إلى المعلومات الجارٌة والمتجددة وتعرؾ بؤنواعها وأماكن وجودها ،وهنالك أنواع عدٌدة من األدلة أهمها : أدلة األفراد :تعرؾ بالخبراء المتخصصٌن فً مجال معٌن .أدلـة الهٌئات والجمعٌات والمنظمات الدولٌـة :تعرِّ ؾ بهـذه الجهات وأعمالها وأقسامها ومهامها وأنظمتها وخدماتها.أدلة الدورٌات :تع ِّرؾ بالدورٌات وتخصصها وأماكن صدورها.أدلة المإتمرات وحلقات البحث :تعرِّ ؾ بالندوات وؼاٌاتها وأنواعها وأعمالها وتوصٌاتها والبحوث الصادرة عنها.أدلة المواد السمعٌة والبصرٌة :تعرِّ ؾ باألشـرطة الصوتٌة والفٌدٌوٌة واألفالم والصور والشرائح الثابتة واألقراص اللٌزرٌة.ـ نظم التصنٌؾ :هً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً تنظٌم المكتبات ودور األرشـٌؾ ،وٌؽلب على نظم تصنٌؾ المكتبات ونظم تصنٌؾ مراكز المعلومات الصحفٌـة الطابع الموضوعً ،واالنتقال من رأس الموضـوع العام إلى رإوس الموضوعات الفرعٌة ،فً حٌن تعتمد دور األرشـٌؾ على تصنٌؾ الوثائق الورادة إلٌها وفقا ً للجهة التً أصدرتها. ـ نظم الفهرسة :وهً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً تنظٌم مـواد المكتبات ودور األرشٌؾ ،وتدل هذه النظم على طرٌقـة وصؾ أوعٌة المعلومات وفقا ً لقواعد علمٌة موضوعة سلفا ً على أن تؽطً وصؾ وعاء المعلومات من جمٌع الجوانب الممكنة. ـ المكانز :هً النظم التً تتضمن كلمات البحث الرئٌسة (الكلمات المفتاحٌة) والتً تستخـدم فً تخزٌـن المعلومات ومن ثم استرجاعها، وؼنً عن البٌان أن المكانز هً لؽة مقٌدة ،أي أن الواصفات المستخدمة فً اإلدخال ٌجب أن تكون هـً ذاتها المستخدمة فً االسترجاع.
.1.1نظن الرىثيق الحذيثح لعل أول من أشار إلى ضرورة فتح آفاق جدٌدة أمام نظم استرجاع المعلومات ،بشكل ٌتجاوز نظم التوثٌق التقلٌدٌة هو فانٌفار بوش الذي كتب مقاالً عام 3911قال فٌهٌ« :رجع عجزنا عن الوصول إلى الوثٌقة ،إلى حد بعٌد إلى االفتعال وعدم الدقة فً نظم التكشٌؾ ،فحٌنما توضع بٌانات من أي نوع فً مكان االختزان فإنها ترتب هجائٌا ً أو رقمٌاً ،وٌتم الوصول إلى المعلومات (إذا تحقق) بتتبعها من فرع إلى آخر...والعقل البشـري ال ٌعمل بهذه الطرٌقة ،وإنما ٌعمل بتداعً المعانً أو ترابط األفكار ،فهو عندما ٌحصل على إحـدى المواد ٌنتقـل فً التو واللحظة إلى األخرى التً اقترحها تداعً المعانً» .وبذلك ٌكون فانٌفار بوش أول من دعا إلى تجاوز نظم التوثٌق التقلٌدٌة، وكان ال بد أن تنتظر قبل تحقٌقها ما ٌقارب نصؾ قرن من الزمن ،مع تطوٌـر تقنٌات البحث واالسترجاع واعتماد محركات البحث والمكانز اآللٌة والشبكات العصبونٌة ،ومع ظهور النص الفائق (الممنهل )Hypertext - والٌوم تعتمد المكتبات الكبرى فً العالم على نظم استرجاع متطورة ،وقامت مكتبة الكونؽرس والمكتبة البرٌطانٌة بتحوٌل مالٌٌن الكتب من شكلها الورقً إلى الشكل الرقمً ،إذ صار باإلمكان الٌوم إجراء بحث متطوِّ ر لٌس فقط فً عناوٌن الكتب وموضوعاتها وكلماتها المفتاحٌة ،بل من خالل البحث عن أي كلمة وردت فً الكتاب. وفٌما ٌؤتً أهم األدوات المستخدمة فً نظم التوثٌق اإللكترونٌة الحدٌثة : ـ محرك البحث :وهو برنامج ذكً ٌبحث عن الكلمات ومرادفاتها فً نصوص الكتب أو الوثائق المخزنـة رقمٌاً ،أو إذا لم تكـن النصوص مخزنة بشكلها الكامل فإنه ٌستطٌع البحث فً نصوص الملخصات .كما تتمٌز بعض هذه المحركات بذكائها وبإمكانٌـة التعلم،أي أنها ٌمكن أن تطور أسالٌب بحثها ذاتٌا ً من خالل تقوٌم نتائج البحث ومدى مطابقتها وتلبٌتها لحاجات المستفٌد فً كل مرة.
ـ المكنز اآللً :وهو نظام ذكً ٌعتمد على استخراج الواصفات من النصوص المخزنة وإقامة عالقات ترابط فٌما بٌنها من العام إلى الخاص وعالقات ترادؾ .وٌقوم بتطوٌر وتعدٌل هذه العالقات بشكل آلً ،من خالل تقوٌم نتائج البحث ومدى مطابقتها وتلبٌتها لحاجات المستفٌد. ـ النصوص الفائقة (الممنهلة) :تقوم النصوص الفائقة باإلحالة فوراً من نص ٌعالج موضـوعا ً محـدداً إلى نصوص أخرى متعلقة بكلمة وردت فً النص ،مما ٌش ِّكل أساسا ً متطوراً للمعلومات المتكاملة ،باالنتقال من فكرة إلى أخرى وفقا ً لتداعً المعانً .ولكن هذا االنتقال ال ٌعتمد على تداعً المعانً لدى القارىء ،وإنما لدى المإلـؾ الذي ٌتوقع أٌن ٌكمن تداعً المعانً فً النص فٌحٌل فً هذه المواقع أو الكلمات على نصوص أخرى مترابطة مع النص األصلً .
.1.1نظن األرشفح الضىئيح مع تعاظم حجم الوثائق الحكومٌة المخزنة فً دور األرشٌؾ ،صار من العسٌر الوصـول إلى هذه الوثائق دون استخـدام الوسائل اإللكترونٌة .ومن الطبٌعً أن الخطوة األولى فً هذا المجال هً إنشاء قواعد معطٌات لتوصٌؾ هذه الوثائق وتسهٌل الوصول إلٌها ،أما الخطوة الثانٌة فهً ربط هذه القاعدة مع مكنز للواصفات التً تح ِّدد بدقة الموضوعات المتعلِّقة بهذه الوثائق .إال أن الشكل األحدث لحفظ الوثائق الورقٌة ٌتمثل دون شك فً إنشاء نظام األرشفة الضوئٌة ،الذي ٌضمن عدم المساس بالوثٌقة األصلٌة ،فهو ٌحٌل المستفٌد على صورة الوثٌقة المخزنة فً الحاسوب بسهولة وسرعة. تربط النظم األحدث لألرشفة الضوئٌة صورة الوثٌقة بنظام التعرؾ على األحرؾ ضوئٌا ً ، OCRومن ثم ٌستطٌع المستفٌد أن ٌشاهد صورة الوثٌقة بشكلها األصلً مع األختام والتواقٌع ،وفً الوقت نفسه ٌستطٌع أن ٌستفٌد من البحث فً النص الكامل للوثٌقة بعد قراءتها آلٌا ً باستخدام نظامOCR.
.1.1نظام األرشيف الرقوي شهد العقد األخٌر من القرن العشرٌن تطورات كبٌرة فً مجال تطبٌقات تقنٌات المعلومات واالتصاالت فً مجال اإلدارة ،وبذلك أمكن تقنٌا ً معالجة المعلومات المطلوبة ونقلها فً جمٌع أقسام المإسسات الرسمٌة المتباعدة جؽرافٌاً ،تماما ً كما لو أن موظفً المإسسة ٌعملون فً مبنى واحد ،وهكذا ظهر اهتمام األرشٌفٌٌن بحفظ واسترجاع هذه الوثائق الرسمٌة اإللكترونٌة التً تجري ضمن بٌئة إلكترونٌة بحتة، وفً جزء هام من هذه الحاالت دون استخدام الورق .إال أن نجاح نظام األرشٌؾ الرقمً ٌتطلب عدة شروط أهمها: ـ ال بد أن تتوفر فً النظام المنشود حماٌة قوٌة تتحكم بؤي تعدٌل ٌطرأ على الوثٌقة األصلٌة ،وذلك من خالل إجراءات تحـدد صالحٌات إنشاء الوثٌقة بدقـة .وتحتفظ بنسـخ عن الوثٌقـة األصلٌة مع معلومات عن تارٌخ إنشائها والجهة التً أنشؤتها ،كما تحتفظ بنسخ عن أي تعدٌالت أو إضافات تطرأ علٌها مع تارٌخ التعدٌل والجهة التً قامت به. ـ البد من حفظ جمٌع المعلومات المتعلقة بالسٌاق ،مثل عالقة الوثٌقة بالوثائق األخرى ،والجهة التً أنشؤت الوثٌقة ،والفعالٌة التً أنشئت فٌها الوثٌقة. ـ ال بد من حفظ جمٌع المعلومات المتعلقة ببنٌة الوثٌقة كالتنسٌق وتسجٌل استخدام المصطلحات والشكل والوسط والحقول والجداول والهوامش والفصول واألجزاء والصور واألشكال المتضمنة فً الوثٌقة. ـ البد من حفظ المعطٌات الوصفٌة Meta Dataحول الوثٌقة ،وهً المعطٌات التً تبٌن كٌفٌة تسجٌل الوثٌقة ونوعها وموضوعها، وتوضح خلفٌة الوثٌقة واألجزاء والسالسل ،كما تتضمن معلومات عن محتوى الوثٌقة. Page 5
ـ ال بد من الحفاظ على الوثٌقة نفسها بصورة مالئمة لالستخدام عبر التطور التقنً المتسارع ،وهذا ٌتطلب نسخ الوثٌقـة من النظام القدٌم إلى النظام األحدث مع تؤكٌد الحفاظ على معلومات السٌاق والبنٌـة والمعطٌات الوصفٌة دون تؽٌٌر ،بما فً ذلك شكل الوثٌقة وتنسٌقها الداخلً.
.1.1النظن الوركاهلح الونذهدح تتجه نظم التوثٌق الحدٌثة حالٌا ً إلى نظم متكاملة تتٌح للمستفٌد الذي ٌستفسر عن موضوع محدد ،مثالً :إعالن الحرب العالمٌة الثانٌة ،أن ٌقرأ هذا الخبر من الصحؾ ،ثم ٌستمع إلى التسجٌل الصوتً للخبر من اإلذاعة ،ثم ٌمكن أن ٌشاهد أفالما ً وثائقٌة تسجٌلٌة ألحداث بداٌة الحرب .كل ذلك إلى جانب الوثائق الرسمٌة الصادرة عن الحكومات التً دخلت الحرب فً بداٌتها ،ونظم التوثٌق هذه دخلت طور العمل فعلٌا ً منذ عدة سنوات .وال بد من التؤكٌد أن هذه النظم صارت متاحة على شبكة المعلومات الدولٌة (اإلنترنت) ،وتعتمد هذه النظم على محركات بحث عن الكلمة المفتاحٌة ومرادفاتها ،كما تقبل فً الوقت نفسه أسئلة باللؽة الطبٌعٌة. وبالمقابل ٌعتمد مفهوم العمل األرشٌفً فً البلدان المتقدمة على رعاٌة الوثائق من لحظة إنشائها فً اإلدارات وسائر الجهات الحكومٌة والعامة ،ومتابعة هذه الوثائق حتى ٌتقرر مصٌرها النهائً سواء بالحفظ الدائم أم باإلتالؾ .ومن المعروؾ أن عمر الوثٌقة ٌنقسم إلى ثالثة مراحل: ـ المرحلة األولى :وتنطبق على الوثائق الجارٌة ،أي المستخدمة بتواتر كبٌر ،وٌسمى األرشٌؾ الجاري. ـ المرحلة الثانٌة :وتبدأ عندما تؽلق الملفات وتنتهً معالجة القضاٌا المتعلقة بها فٌصبح استخدام الوثائق عرضٌا ً وٌسمى األرشٌؾ الوسٌط. ـ المرحلة الثالثة :وتبدأ عندما تنتهً فترة الحفظ الوسٌط ،وعندها تزول كل حقوق المإسسة المعنٌة بالتصرؾ بوثائقها ،وتإول هذه الوثائق إلى مراكز األرشٌؾ ،وٌتقرر حفظها بصورة دائمة أو إتالفها بعد انتهاء حاجة اإلدارة إلٌها .وٌسمى األرشٌؾ النهائً. وتلتزم مراكز األرشٌؾ فً البلدان المتقدمة باإلشراؾ على الوثائق فً مراحلها الثالث :النشٌطة والوسٌطة و األرشٌفٌة النهائٌة ،فً حٌن أن واقع عمل مراكز األرشٌؾ العربٌة ٌنحصر فعلٌا ً بالمرحلة الثالثة فقط ،وهً فً بعض األحٌان ال تملك السٌطرة الفعلٌة على هذه المرحلة ،إذ أن بعض المإسسات ال تلتزم بتسلٌم وثائقها المنتهٌة إلى مراكز األرشٌؾ. وٌتوجب على المراكز العربٌة لألرشٌؾ ،أن تسعى إلى تطبٌق مفهوم ألرشٌؾ المتكامل بمراحله الثالث ،وبذلك ٌمكن أن ٌرتبط عمل األرشٌؾ بشكل دٌنامٌكً بالعمل الٌومً لإلدارة الحكومٌة ،وٌساهم فً تطوٌر العمل اإلداري الحكومً ،وتلبٌة رؼبة المسإولٌن فً استرجاع المعلومات بسرعة ودون إهمال أي عنصر منها ،وذلك باالعتماد على الوثائق الرسمٌة الجارٌة والمنظمة بصورة جٌدة. وإن هذا المفهوم المتكامل لألرشٌؾ ٌدعم مكانته فً الدولة والمجتمع ،وخاصة لدى صناع القرار الذٌن سٌلمسون المردود الفوري للنشاط األرشٌفً فً اإلدارة الحكومٌة التً ٌشرفون علٌها. والبد أن نشٌر إلى أن المستفٌدٌن والباحثٌن وصانعً القرار ،على حد سواءٌ ،حتاجون إلى نتائج ملموسة تفٌدهم فً عملهم وفً أبحاثهم ودراساتهم ،وما لم تتوفر هذه النتائج الملموسة لن تتؽٌر النظرة إلى رجل األرشٌؾ ،ولن تتؽٌر صورته كموظؾ متخصص بالتعامل مع الوثائق القدٌمة التً انتهت حاجة الحكومة إلٌها ،والتً ال ٌستطٌع الباحثون والمستفٌدون االطالع علٌها بفعل قوانٌن الحفاظ على سرٌة المعلومات الحكومٌة. ومن المهم جداً تؽٌٌر هذه النظرة إلى عمل رجل األرشٌؾ ،فهو المإتمن على تارٌخ الوطن وذاكرته ،وال ٌمكنه فعالً الحفاظ على هذه األمانة ما لم تمنحه الدولة والمجتمع المكانة المعنوٌة والسلطة القانونٌة الفعلٌة لتؤدٌة مهمته على الوجه األكمل ،وذلك ال ٌمكن تحقٌقه إال Page 6
باعتماد المفهوم الدٌنامٌكً المتكامل لألرشٌؾ الذي ٌمنح عمل رجل األرشٌؾ أهمٌة استثنائٌة من خالل مشاركته فً تنظٌم العمل الحكومً الٌومً ،ومن خالل المشاركة فً دعم اتخاذ القرار بما ٌوفره من معلومات مستقاة من الوثائق ،ومن خالل المشاركة فً تهٌئة الشروط المالئمة من أجل تنفٌذ القرار وتتبعه ومراقبة التنفٌذ وصوالً إلى التقٌٌم والمراجعة واتخاذ اإلجراءات الالزمة لتدارك أي تقصٌر أو سوء تطبٌق حصل بعد اتخاذ القرار. ولن تإدي محاولة النهوض باألرشٌؾ إلى الحفاظ على تراثنا فقط ،بل ستإدي أٌضا ً إلى تكرٌس مفهوم دولة المإسسات وإلى إعالء هٌبة الدولة ،وإلى شد الجٌل الجدٌد إلى المثل الوطنٌة والقومٌة وتعزٌز انتمائه الوطنً. وٌواجه األرشٌؾ العربً تحدٌات أساسٌة على مشارؾ األلفٌة الثالثة ،أهمها تحدي إثبات موقعه المتمٌز فً الدولة والمجتمع وترسٌخ وتطبٌق مفهوم األرشٌؾ المتكامل بمراحله الثالث ،إال أن التحدي األهم ٌبقى دون شك استٌعاب التطورات التكنولوجٌة الجدٌدة فً العالم وخاصة فً مجال تكنولوجٌا المعلومات واالتصاالت ،واختٌار المناسب من هذه التكنولوجٌا لظروؾ عمل المراكز األرشٌفٌة العربٌة.
.1ذطثيقاخ األرشفح اإللكررونيح .1.1لوارا ذحراج الوؤسساخ إلى األرشفح االلكررونيح تزداد المستندات الورقٌة فى عددها زٌادة هائلة نتٌجة لزٌادة النشاط فً المإسسات الحكومٌة والخاصة ،كما أن زٌادة عمر المإسسة ٌنتج عنه أعداداً أكثر من تلك المستندات نتٌجة للزٌادة المطردة فً إنتاج واستخدام المستندات ،ومع استخدام النظم الٌدوٌة التقلٌدٌة فً حفظ واسترجاع وتداول تلك المستندات وما بها من معلومات ،أدى هذا إلى ظهور العدٌد من المشاكل التً تقؾ حائالً أمام تنظٌم أماكن الحفظ وتطبٌق النظم العلمٌة إلدارة الملفات والمستندات واستخراج كافة المعلومات التً ٌمكن أن ٌتطلبها نظام العمل فً المإسسة ،ومن هذه المشاكل ما ٌلً: المكان :ٌحتاج حفظ الملفات الورقٌة إلى مكان كبٌر وحٌز ضخم لوضع معدات الحفظ المناسبة للملفات ،وؼالبا ما ٌكون هذا المكان ؼٌر متوافر فً معظم المإسسات مما ٌإدى إلى تكدس هذه الملفات ،وبالتالً صعوبة حفظها ،وأٌضا استرجاعها وتداولها ،وحتى فً حالة توفر المكان الكبٌر فانه قد ٌكون ؼٌر مناسبا ً لحفظ تلك الملفات مثل اختٌار البدرومات وما بها من الرطوبة العالٌة. الوقت :فالنظام الٌدوي بطًء حٌث ٌحتاج الحصول على مستند إلى فترة زمنٌة طوٌلة للبحث عنه والحصول علٌه ،وخاصة فً حالة تكدس المستندات والملفات وعدم توافر المكان المناسب ،مع عدم توافر نظام حفظ واسترجاع جٌد من عملٌات التصنٌؾ والفهرسة والتكشٌؾ. العاملون :نتٌجة لصعوبة الحصول على الملفات والمستندات ،واحتماالت فقدانها وتلفها ،فإن ذلك ال ٌساعد اإلدارة والعاملون على القٌام باألنشطة المختلفة من تسٌٌر إجراءات العمل الٌومٌة من تخطٌط ورقابة واتخاذ قرارات ،وبالتالً ٌعود على المإسسة بالخسارة فً الوقت والمجهود . النقل والتداول :نظراً لعدم توافر معدات نقل الملفات والمستندات بما ٌتناسب مع شكلها وحالتها المادٌة وما تحتوٌه من بٌانات هامة ،وحٌث ٌصعب نقل الملفات والمستندات وتداولها من مكان حفظها إلى أماكن عملها إال عن طرٌق أشخاص ال ٌقدرون أهمٌة تلك الملفات والمستندات وكٌفٌة التعامل معها ،مما ٌإثر بالتالً على حركة سٌر العمل ،بل وعلى الملفات والمستندات نفسها ،وما ٌمكن أن تتعرض له من تلؾ أو ضٌاع أو تداخل فٌما بٌنها .
.1.1سلثياخ األرشفح الرقليذيح داخل الوؤسساخ: ان الهدؾ من أنظمة المعلومات بالمإسسات والوزارات والشركات لم ٌكن فقط القٌام بعملٌات الرصد والجمع والمعالجة والتخزٌن ،وإنما ٌكمن الهدؾ النهائً منها هو عملٌات االسترجاع والتداول إلى تقدٌم إجابات فورٌة ودقٌقة فً ضوء الوثائق والبٌانات المخزنة فً قاعدة البٌانات ،وذلك إلى جانب مٌكنة اإلجراءات لتوفٌر الوقت والجهد وضمان السرٌة عند التداول حٌث ٌتم تحدٌد المسارات التً ٌتم من خاللها إنجاز اإلجراءات داخل كل إدارة وقسم فً المإسسة من خالل ما ٌسمى باألرشٌؾ اإللكترونً الذي ٌتناول إدارة البٌانات والمستندات والوثائق داخل المإسسة منذ إنشاءها أو استقبالها حتى االنتهاء منها متفادٌا بذلك العدٌد من مشاكل األرشٌؾ التقلٌدي. Page 8
ومن خالل الدراسات المٌدانٌة واالستبٌانات داخل بعض المإسسات سواء الحكومٌة أواألهلٌة والتً لدٌها الرؼبة األكٌدة فً تؽٌٌر الوضع الحالً لمستقبل إدارة الوثائق بها ،وأسفرت عن مجموعة من الصعوبات والمشكالت والسلبٌات داخل فً نظم األرشفة التقلٌدٌة ومنها: .3 .1 .1 .1 .1 .1 .1 .8 .9 .30 .33
التداول الٌدوي للمستندات الذي ٌإدى إلى تلؾ الملفات والمستندات والى فقدانها فً كثٌر من األحٌان. البطء فً فعالٌة العمل الجماعً بٌن العاملٌن وبعضهم البعض وصعوبة تحدٌد المسإولٌات فٌما بٌنهم بشكل قاطع. االعتماد الكلى على قدرات األفراد فً عملٌات التخزٌن واالسترجاع مما ٌجعلها مقصورة على أفراد ومعتمدة على الخبرات الشخصٌة. تقسٌم المستندات الخاصة بٌن أكثر من إدارة معنٌة مثال على ذلك ٌتم تقسٌم المنافسات إلى جزء مالً وجزء فنً مما ٌجعل استرجاع موضوع متكامل األطراؾ ال ٌتم بالدقة المطلوبة. عدم وجود طرٌقة عملٌة لتصمٌم تقارٌر وإحصائٌات عن الوثائق وتصنٌفاتها. كثرة نسخ الوثٌقة الواحدة فً أكثر من مكان لٌمكن تداولها بٌن األشخاص المعنٌٌن بالموضوع واالضطرار إلى تصوٌرها عدة مرات أو إرسالها بالفاكس مما ٌعرض الوثٌقة الحتمالٌة اإلطالع علٌها من قبل أشخاص ؼٌر أصحاب الصالحٌة. ضٌاع المستندات بسبب تداولها ٌدوٌا ً أو عدم رجوعها إلى مكانها األصلً مما ٌإدى إلى فقدانها. مشاكل التخزٌن الناتجة عن تراكم المستندات من تلؾ ،تؽٌٌر لونها ،األتربة ،التآكل ...،الخ. عدم وجود نظم أمان وسرٌة محكمة على المستندات. مشاكل استرجاع المستندات والمعلومات والتً تإدى إلى ضٌاع للوقت والمجهود مما ٌإثر فً اتخاذ القرارات فً الوقت المناسب. عدم الوصول إلى كل أطراؾ الموضوع والبٌانات والمستندات الخاصة به فً الوقت المناسب التخاذ إجراء أو قرار فٌه.
.1.1األنظوح الرقويح تتسارع وتٌرة انتشار النظم الرقمٌة فً جمٌع مجاالت العمل والحٌاة االجتماعٌة والثقافٌة ،وقد بدأت مراكز الوثائق واألرشٌؾ والمكتبات الوطنٌة ،باستخدام النظم الرقمٌة على نطاق واسع. لقد انطلقت عملٌة ضخمة فً جمٌع أنحاء العالم تتمثل بإنشاء نسخ رقمٌة طبق األصل عن الكتب والصور والتسجٌالت التً تحفظ التراث الثقافً للبشرٌة .وتتٌح النظم الرقمٌة اطالع الباحثٌن على هذا التراث الثقافً من مكاتبهم ودون االضطرار إلى االنتقال إلى المكتبات ودور األرشٌؾ ،وعندما تكتمل هذه العملٌة ستبدو خدمات اإلنترنت الحالٌة باهتة وستظهر وكؤنها مجرد أعمال هواة مبتدئٌن ونستعرض فٌما ٌلً بعضا ً من هذه التجارب وفوائدها وفقا ً لرأي المختصٌن:
.1.1.1ذدارب رائذج ٌستطٌع الٌوم رواد المكتبة الوطنٌة الفرنسٌة استخدام النظم الرقمٌة فً مبنى المكتبة الوطنٌة الجدٌد فً مجمع أبراج تولبٌاك فً بارٌس وستكون المكتبة الوطنٌة جاهزة الستقبال 11ملٌون كتاب على رفوؾ ٌبلػ مجموع أطوالها 191كٌلو متراً ،وتضع المكتبة تحت تصرؾ روادها مئات محطات العمل الحاسوبٌة التً تسمح بالوصول إلى 330.000مجلد ،تستوعب معظم التارٌخ والثقافة الفرنسٌٌن. أما فً لندن فتستخدم المكتبة البرٌطانٌة األرشفة الضوئٌة لحفظ المخطوطات القدٌمة التً تعود إلى القرون الوسطى. وفً الوالٌات المتحدة قامت جامعة هارفارد بتحوٌل 80.000معلقة من مقتنٌاتها المسماة جوداٌكا Judaicaبمعدل 3000معلقة كل ٌوم، وقد قامت مكتبة الكونؽرس األمرٌكٌة بتحوٌل خمسة مالٌٌن كتاب إلى الشكل الرقمً مع بداٌة عام .1000 Page 9
.1.1.1هزايا النظن الرقويح في األرشيف ٌرى المختصون عدة فوائد فً استخدام النظم الرقمٌة فً مجال األرشٌؾ ،نوجزها فٌما ٌلً:
المساعدة فً الحفاظ على الوثائق النادرة والسرٌعة العطب من دون حجب الوصول إلٌها من الراؼبٌن فً دراستها ،فعلى سبٌل المثال تحتفظ المكتبة البرٌطانٌة فً لندن بالنسخة الوحٌدة لمخطوطة بٌوولؾ Beowulfالتً تعود إلى القرون الوسطى، ولم ٌكن مسموحا ً برإٌتها إال لقلة من الباحثٌن المختصٌن حتى قام كٌرنان من جامعة كنتكً األمرٌكٌة بتصوٌرها ،وكذلك قامت مكتبة داٌت الوطنٌة فً طوكٌو بإنشاء 3111نسخة رقمٌة لمطبوعات خشبٌة وملفوفات فنٌة تراثٌة لكً ٌستطٌع الباحثون تفحصها دون المساس بالنسخ األصلٌة.
إظهار تفاصٌل ال ٌمكن رإٌتها مباشرة على الوثٌقة ،فمثالً إذا عدنا إلى مثال مخطوطة بٌوولؾ نرى أن السٌد كٌرنان من جامعة كنتكً قام بتصوٌر هذه المخطوطة بوساطة الماسح مستخدما ً ثالثة مصادر مختلفة للضوء ،مبٌنا ً بذلك تفاصٌل ال ترى بالعٌن المجردة ،وقد نشرت هذه الصور على اإلنترنت وهً ثالث صور ،األولى مؤخوذة بعملٌة مسح الوثائق بالضوء العادي ،والثانٌة باإلنارة الخلفٌة والثالثة بالضوء فوق البنفسجً ،وتكشؾ هذه الصور الثالث تفاصٌل ال تظهر على المخطوطة عندما ننظر إلٌها بالعٌن المجردة ،حٌث ٌستطٌع الباحثون تفحص المخطوطة على اإلنترنت بٌنما تبقى المخطوطة محفوظة بؤمان فً المكتبة البرٌطانٌة فً لندن.
سهولة االسترجاع وفقا ً لموضوع لوثٌقة :تصنؾ الوثائق ورقٌا ً وفقا ً للجهة التً وردت منها ووفقا ً للتسلسل الزمنً لظهورها، وبالتالً ٌصعب استرجاع جمٌع الوثائق التً تتعلق بموضوع معٌن ،أما النسخ الرقمٌة فٌمكن أن ترتب وفقا ً لألسس المتبعة فً األرشٌؾ الورقً ،ولكن استرجاعها ٌمكن أن ٌكون وفقا ً للموضوع أو للمنطقة الجؽرافٌة أو للشخصٌة أو للتسلسل الزمنً أو للجهة التً صدرت عنها الوثٌقة ،وبالتالً تتوافر إمكانات لسهولة االسترجاع ال تتوفر فً طرق التصنٌؾ الٌدوٌة.
سرعة االسترجاع وسهولة االستخدام :عندما تحول الوثائق إلى الشكل الرقمً ٌمكن للمرء استرجاعها بثوان بدالً من عدة دقائق ،وكذلك ٌمكن لعدد من األشخاص قراءة الوثٌقة نفسها أو رإٌة الصورة نفسها فً الوقت نفسه ،كما أن القائمٌن على حفظ الوثائق سٌسترٌحون من عملٌة جلب وإعادة الوثائق ،وسٌتفرؼون لعملٌة تصنٌؾ الوثائق وفهرستها بدقة تسمح باسترجاعها بسهولة ،ومن ناحٌة أخرى سٌسمح وجود النسخ الرقمٌة للوثائق للباحثٌن ،باالطالع علٌها عبر اإلنترنت دون أن ٌكونوا مضطرٌن للحضور شخصٌا ً إلى مقر دار الوثائق.
التوفٌر فً مكان التخزٌن :ال تشؽل النسخ اإللكترونٌة سوى حٌزاً بسٌطا ً ،حٌث تستطٌع ملٌمترات بسٌطة من قرص التخزٌن أن تحفظ أمتاراً من الرفوؾ ،فإذا علمنا أن معظم دور الوثائق تعانً من مشاكل مكان التخزٌن ،نجد فً التحول إلى النظم الرقمٌة حالً مناسبا ً لمشكلة ضٌق مكان التخزٌن ولخفض كلفة التخزٌن ،حٌث ٌمكن حفظ الوثائق الورقٌة فً مكان بعٌد وتتاح النسخ اإللكترونٌة للباحثٌن ،ذلك أن تكلفة توسٌع أبنٌة مراكز الوثائق والمكتبات العامة فً ازدٌاد مستمر ،فقد أنفقت جامعة كالٌفورنٌا فً بركلً 11ملٌون دوالر على بناء طابق تحت أرض مكتبتها لوضع 3.1ملٌون كتاب أي بتكلفة قدرها 10 دوالراً للكتاب الواحد ،وكان ٌمكن تخزٌن هذه الكتب فً مكان بعٌد ،واستبدال الكتب بنسخها اإللكترونٌة حٌث انخفضت تكلفة التخزٌن إلى دوالر لكل 30000عشرة آالؾ صفحة وتتابع هذه الكلفة انخفاضها مما ٌجعل اإلفادة من هذه المزٌة أعلى فً المستقبل.
الخٌارات التقنٌة :عندما تقرر أٌة مإسسة استخدام النظم الرقمٌة فال بد لها من دراسة الخٌارات التقنٌة ومزاٌا وعٌوب كل منها ،والبد لها من الموازنة بٌن ثالثة أمور :الحفاظ على الوثائق ـ التكلفة ـ سهولة االستخدام .أما الخٌارات التقنٌة المتاحة فهً : المسح وتحوٌل الصفحة إلى صورة أو المسح مع استخدام نظام التعرؾ على األحرؾ ، CORأو إدخال الوثٌقة من جدٌد عن Page 10
طرٌق لوحة المفاتٌح ،أو إدخال الوثٌقة وفق معٌار النصوص الفائقة HTMLونورد فٌما ٌلً جدوال للمقارنة بٌن المٌزات والتكلفة لكل طرٌقة:
التقانة المستخدمة المسح وتحوٌل الوثٌقة إلى صورة
تكلفة التحويل للصفحة - $ 0.30 – 0.011رخٌصة
المسح واستخدام OCRوتصحٌح األخطاء ٌدوٌا ً
- $0.1مكلفة اكثر
إدخال الوثٌقة من جدٌد عن طرٌق لوحة المفاتٌح
- $3.83مكلفة جداً
إدخال الوثٌقة وفق معٌار النصوص الفائقة HTML
-2.5$مكلفة للؽاٌة
ميزات عملية التحويل الى الشكل الرقمي .3صورة ولٌست حروؾ .1سرٌعة .1تحتاج الى سعة تخزٌن كبٌرة .3حروؾ قابلة للتحرٌر .1متوسطة السرعة .1ال تحتاج إلى سعة تخزٌن كبٌرة .3حروؾ قابلة للتحرٌر .1متوسطة السرعة .1بطٌئة .1ال تحتاج إلى سعة تخزٌن كبٌرة .3حروؾ قابلة للتحرٌر. .1بطٌئة جداً. .1ال تحتاج إلى سعة تخزٌن كبٌرة.
ومن الواضح إن الطرٌقة األولى هً األنسب بالنسبة لمراكز الوثاثق ،فهً تحافظ على شكل الوثائق كما هو فً شكلها الورقً مع األختام واألرقام ،والمالحظات المكتوبة على هوامش الوثٌقة ،وهً الطرٌقة األرخص دون شك بالمقارنة مع الطرق الثالث األخرى .ؼٌر أن عملٌة المسح ٌجب أن تترافق مع فهرسة دقٌقة للوثٌقة وتحدٌد واصفات وكلمات مفتاحٌة بهدؾ استرجاعها بصورة مالئمة موضوعٌاً ،ذلك أن اإلجراءات الداخلة فً عملٌة األرشفة هً كالتالً: .3 .1 .1 .1 .1 .1
الحصول على الوثٌقة بشكلها القابل لألرشفة ثم مسحها إلكترونٌا. فهرسة الوثٌقة Indexing . ً ً ضؽط المعلومات (حفظ الصورة بحٌث ال تؤخذ حٌزا كبٌرا من القرص ). الخزن فً قاعدة معطٌات أو فً ملفات على حوامل مؽنطٌسٌة او ضوئٌة ضمان إمكانٌة االسترجاع اآللً للوثٌقة. التوزٌع عبر الشبكات الحاسوبٌة المختلفة.
.1.1.1الىسائظ تعتمد النظم الرقمٌة على تحوٌل النص أو الصورة أو الصوت إلى شكل رقمً ،وٌتؤلؾ الشكل الرقمً من خانات ثنائٌة ٌ bitمكن لها أن تؤخذ إحدى قٌمتٌن إما واحد 3أو صفر 0أما الحرؾ الحاسوبً أو الباٌت Byteفهو ٌتؤلؾ من ثمانً خانات ثنائٌة وبالتالً ٌستطٌع ترمٌز 111 = 18حالة ،وهو ٌستطٌع ترمٌز حروؾ اللؽة المستخدمة ،أما نقل الصورة إلى الشكل الرقمً فٌعتمد على ترمٌز كل نقطة فً الصورة بعدد ٌعبر عن درجة السواد ،وأخٌراً تحتاج الصورة الملونة إلى ثالثة أضعاؾ سعة الصورة السوداء والبٌضاء ألنها ترّمز األلوان األساسٌة الثالثة كل على حدة .ونورد فٌما ٌلً أنواع حامل المعلومات الرقمً:
وسائط مؽناطٌسٌة : .3األقراص المؽناطٌسٌة اللٌنة Flopy disk .1األقراص المؽناطٌسٌة الصلبة Hard disk .1األشرطة المؽناطٌسٌة الرقمٌة Streamers وسائط ضوئٌة : وهً التً ٌستخدم فٌها اللٌزر األحمر ومإخراً األزرق واألخضر ومن أنواعها: .3القرص المتراص (Compact Disk – Read Only Memory) CD-ROM : وهو قرص بقطر 31سم مصنوع من مادة بالستٌكٌة مطلٌة بسطح ؼشاء رقٌق من األلمنٌوم،وقد ظهرت مإخراً عدة طبقات وٌمكن رفع سعته حتى 10ؼٌؽا باٌت وله عدة أنواع (المعطٌات ـ أفالم الفٌدٌو ـ الصور الفوتوؼرافٌة ـ التفاعلٌة) . .1قرص Worm disk : Write once - Read many وهذا النوع هو األنسب لألرشٌؾ ألنه عندما تدخل صورة الوثٌقة ال ٌمكن تؽٌٌرها وإعادة الكتابة فوقها ،وٌكون حجمها (31-1.11 بوصة) لسعات تتراوح بٌن ( 100مٌؽاباٌت و 1000مٌؽا باٌت). .1القرص المؽناطٌسً الضوئً: وهً أقراص قابلة للكتابة والقارئة مالٌٌن المرات وٌكون حجمها عادة 1.1بوصة بسعة 318مٌؽا باٌت ،وبحجم 1.11بوصة وسعة 100مٌؽا باٌت للوجه الواحد. .1األشرطة الضوئٌة: وهً الوسط األضخم سعة وتعتبر من التقانات الواعدة وتستطٌع أن تخزن الصور بكل سهولة ،إذ أن طولها ٌصل إلى 380متراً ،وسعتها تعادل 3تٌراباٌت أو 3000.000مٌؽا باٌت ،وهذه السعة ٌمكنها تخزٌن نحو ملٌار صفحة نصٌة أو 10ملٌون صورة وثٌقة مإلفة من صفحة واحدة ،وٌمكن استخدامها فً أنظمة األرشٌؾ. .1أبراج األقراص الضوئٌة: وهً نظم تحفظ فٌها عدة أقراص ضوئٌة وإذا كانت سعة هذه األقراص كبٌرة فٌمكن أن ٌصل حجم تخزٌن البرج إلى 100-300 تٌراباٌت أي ما ٌتسع لتخزٌن 8-1ملٌار صفحة على شكل صورة ،ولكن سلبٌة هذه األبراج أن زمن االنتقال من قرص إلى قرص ،كبٌر نسبٌا ً وٌتراوح بٌن 8ثوان و 10ثانٌة.
.1.1.1الردهيزاخ تختلؾ تجهٌزات نظام األرشفة باختالؾ حجم الوثائق والؽرض المطلوب من نظام األرشفة ،وٌمكن إٌجاز مواصفات هذه التجهٌزات فٌما ٌلً:
نظام استثمار أرشٌؾ محدود جاهز مبنً حول حاسوب وحٌدٌ ،مكن أن ٌتؤلؾ من حاسوب شخصً مزود بقارئ CD-ROMمع مجموعة من األقراص اللٌزرٌة التً تحتوي صور األرشٌؾ الجاهز ،وتكون تكلفة مثل هذا النظام عدة آالؾ دوالرات فقط. نظام إدخال واسترجاع مزود بوسائل إدخال الوثائق النصٌة (الماسحات الضوئٌة) ووسائل استرجاعها (محطات عمل حاسوبٌة) وهذه الوسائل والمحٌطٌات مربوطة على شبكة محلٌة بحٌث ٌتضمن النظام عدة محطات إدخال وعدة محطات استعراض. .3 .1 .1 .1 .1 .1 .1
محطات إدخال :تستخدم إلدخال الماسحات الضوئٌة ،وٌمكنها أن تعمل فً الوقت نفسه كمحطات استرجاع. مسحات Scanersوٌمكن أن تكون ملونة أو ؼٌر ملونة وبؤحجام مختلفة A4و A3أو أكبر. طابعة لٌزرٌة (أبٌض وأسود) أو ملونة. محطات استعراض :حواسٌب شخصٌة تستخدم الستعراض الوثائق المدخلة ،وٌمكنها أن تطبع المناسب منها. مخدم إلدارة الوثائق تخزن فٌه الوثائق وٌتضمن نظاما ً إلدارة الشبكة ونظاما ً إلدارة الوثائق واسترجاعها. برج أقراص ضوئٌةٌ :كون مرتبطا ً مع مخدم إدارة الوثائق وٌتضمن األقراص الضوئٌة المحتوٌة على صور الوثائق. وتبلػ كلفة مثل هذا النظام من بضعة آالؾ الدوالرات إلى أكثر من ملٌون دوالر.
.1.1.1الثرهدياخ تستخدم األرشفة الضوئٌة عدة برمجٌات لتحقٌق الؽرض من نظام األرشفة وهً: .3 .1 .1 .1 .1
برمجٌات إدارة الشبكة واالتصاالت. برمجٌات مسح الوثائق. نظام استرجاع الوثائق. برمجٌات أتمتة العمل. ً برمجٌات تعرؾ الحروؾ ضوئٌا ٌ OCRمكن بواسطتها تحوٌل صورة الكلمات المدخلة عبر الماسح إلى رموز الحروؾ المشكلة لهذه الكلمات ،أي أن الحاسوب ٌمكن أن ٌتعامل مع النص كما لو أنه مدخل بلوحة المفاتٌح ،وبالتالً ٌمكنه أن ٌبحث عن كلمة محددة أو جملة معٌنة ،بٌنما ال ٌستطٌع الحاسب أن ٌبحث عن كلمة معٌنة ضمن صورة الوثٌقة.
وٌمكن للنظام أن ٌستخدم هذه البرمجٌات كلها أو أن ٌستخدم بعضا ً منها وٌستبعد البعض اآلخر ،وفقا ً الحتٌاجات العمل.
.1.1.1اسرخذام األرشفح الضىئيح كنظام للعول من أهم مهام مراكز الوثائق الحفاظ على الوثائق فً مراحلها النشطة والوسٌطة والنهائٌة ،وبالطبع المقصود هنا الوثائق الورقٌة ،ولكن كثٌر من المإسسات تستخدم الٌوم نظما ً رقمٌة متكاملة تتضمن األرشفة الضوئٌة ،فمثالً تعمل المصارؾ بؤنظمة رقمٌة حٌث تتضمن إمكانٌة أرشفة الوثائق والصكوك والشٌكات الورقٌة التً تدخل إلى النظام بعد مسحها بالماسحات الضوئٌة وٌجري التحقق من التوقٌع الموجود على الشٌك عبر مقارنته مع توقٌع الزبون المخزن فً النظام ،ثم ٌجري العمل باستخدام نظم تدفق العمل Work flowالذي ٌنظم سٌر العمل من موظؾ إلى آخر ،كما تستخدم مإسسات أخرى رسمٌة مثل الوزارات هذه األنظمة الرقمٌة ،فنحن نعرؾ مثالً أن وزارات هامة مثل وزارات الدفاع والخارجٌة فً البلدان المتقدمة تستخدم األنظمة الرقمٌة ،وال تطبع ورقٌا ً إال جزءاً من الوثائق المتداولة إلكترونٌاً ،مما ٌجعل أصول الوثائق الرسمٌة متوفرة بؤكملها بالشكل الرقمً ،بٌنما ال تشكل الوثائق الورقٌة سوى جزءاً من مجموع الوثائق.
إن هذا الواقع الجدٌد ٌجعل من مهمة األرشٌؾ الوطنً فً كل بلد مهمة معقدة فهو مسإول عن الوثائق الورقٌة القدٌمة ،ولكنه مضطر للتعامل مع الوثائق فً المرحلة النشطة والوسٌطة إلكترونٌاً ،وبالتالً سٌقوم بالحفاظ علٌها عندما تصل إلى المرحلة النهائٌة بشكلها اإللكترونً ،ؼٌر أن الحفاظ على الوثائق بشكلها اإللكترونً لٌس عملٌة سهلة فالوثائق لكً تظهر على الحاسب تستخدم أنظمة متعددة: نظام تشؽٌل الحاسب ،نظام إدارة الشبكة ،نظام معالجة الكلمات ،وهذه األنظمة متطورة باستمرار فإذا افترضنا أن إحدى اإلدارات حفظت وثائقها على حاسب معٌن ٌعمل وفق نظام تشؽٌل محدد ثم أرادت استرجاعها بعد خمسٌن سنة فإنها ستواجه مشكلة إعادة إحٌاء البٌئة الحاسوبٌة التً ولدت هذه الوثائق ،فمع التبدل السرٌع لنظم التشؽٌل والمعالجة تصبح الوثٌقة بحاجة إلى نقل معطٌاتها من النظام القدٌم إلى النظام األحدث باستمرار للحفاظ علٌها بشكل قابل لالسترجاع والتخزٌن فً الوسائط الحدٌثة المتطورة باستمرار ،تماما ً كما كان ٌفعل النساخ فً العصور القدٌمة للحفاظ على الكتب من عوامل الزمن. ففً أرشٌؾ المستقبل ،إذا توانت إحدى المإسسات عن نقل وثائقها ؼٌر المتداولة إلى النظم األحدث فإنها ستجد نفسها بعد خمسٌن سنة أو أقل من ذلك،مضطرة للبحث عن حجر رشٌد جدٌد لفك رموز هذه الوثائق المنسٌة ،وبالتالً ستكون هذه المإسسات مضطرة دائما ً إلى تحدٌث مخزونها وذلك بما ٌشابه عمل النساخ فً العصور القدٌمة.وإحدى المشكالت الهامة التً ٌواجهها األرشٌؾ الرقمً هو أن الوثٌقة الورقٌة ٌمكن االطالع علٌها ومشاهدتها دون أي وسٌط ،بٌنما نحتاج دائما ً إلى جهاز لالطالع على الوثٌقة اإللكترونٌة ،وقد حاولت الشركات المنتجة للتجهٌزات المساهمة فً حل هذه المشكلة من خالل اختراع جهاز مخصص للقراءة ،وقد تم اختراع جهاز قراءة إلكترونً بحجم كتاب الجٌب الصؽٌر وٌتراوح وزنه بٌن 180ؼرام و 3كٌلو ؼرام وٌستطٌع تخزٌن بٌن 1000إلى 300.000صفحة حاوٌة صوراً وهذا ما ٌعادل أربعٌن كتاب جٌب وبعد تخزٌن الوثائق تتم القراءة باستخدام مفتاحٌن لقلب الصفحة إلى األمام وإلى الخلؾ أو التؤشٌر إلى أٌقونات ظاهرة على الشاشة وذلك تبعا ً لنوع الجهاز وٌتراوح سعر هذه الكتب اإللكترونٌة بٌن 100و 100 دوالر،والمشكلة األكبر هنا أن بعض معاٌٌر التنضٌد ال ٌمكن تحوٌلها إلى ؼٌرها دون فقدان بعض المعلومات ،على األقل التنسٌق األصلً وشكل الهوامش فً الوثٌقة ،ولذلك ٌسعى المختصون الٌوم إلى توحٌد معاٌٌر التنضٌد بٌن األنظمة المختلفة للتؽلب على هذه المشكلة ،كما تشٌر بعض الدراسات إلى أن عمر الوثٌقة الرقمٌة ال ٌتجاوز 10عاما ً وفً الحقٌقة ال ٌوجد ما ٌإكد مثل هذه التوقعات وعلى العكس ٌمكن لألقراص أن تعمر أكثر من ذلك بكثٌر. ولعل العمل فً أرشٌؾ المستقبل إلكترونٌا ً سٌسهل عمل مراكز الوثائق التً ستستطٌع بسهولة أن تتابع الوثائق الرسمٌة فً جمٌع مراحلها ،طالما أنها على اتصال مستمر بجمٌع المإسسات المعنٌة بها.
.1.1.1أرشيف اإلنررند تتجه كثٌر من المإسسات فً عصرنا إلى التوسع فً استخدام اإلنترنت ونشر معلوماتها األساسٌة علٌها ،ؼٌر أن بعض المإسسات بدأت أٌضا ً باستخدام اإلنترنت كوسٌط للتخاطب مع الموظفٌن ومع فروع المإسسة ومع الزبائن والمصارؾ والشركاء والموزعٌن والمزودٌن والمعلنٌن ،مما ٌجعل معظم نشاط المإسسة الفعلً موجوداً بالفعل على اإلنترنت ،وقد ساعدت البرمجٌات المكتبٌة الحدٌثة على تحوٌل عمل الموظؾ فً المكتب إلى جزء من مخزون اإلنترنت ،وال ٌقتصر ذلك على الشركات الخاصة ،فطرٌقة العمل هذه بدأت تدخل المإسسات الرسمٌة من أوسع األبواب ،وال ٌستثنً من ذلك بعض أهم الوزارات وأكثرها خوفا ً على أسرارها مثل وزارة الدفاع األمرٌكٌة. ولقد انتقلت حملة االنتخابات الرئاسٌة األمرٌكٌة ألول مرة من الصحافة واإلذاعة إلى التلفزٌون عام ،3910وشهدت انتخابات عام 3991 استثماراً جٌداً لشبكة اإلنترنت ،إال أن عام 1001سٌشهد نقالً حٌا ً بالصوت والصورة لحملة االنتخابات الرئاسٌة األمرٌكٌة ،ولقد ضاعت بعض أجزاء هامة من حملة عام 3991على اإلنترنت دون أن ٌسجلها أحد. والٌوم نشاهد أول محاولة جادة إلنشاء أرشٌؾ لإلنترنت من خالل عمل مجموعة صؽٌرة من المختصٌن فً جامعة كالٌفورنٌا ،حٌث عملوا مع بداٌة عام 3998على تتبع الوثائق الموجودة على اإلنترنت وأنشؤوا نسخ عنها على حاسب جامعة كالٌفورنٌا ،واستطاعوا Page 14
تجمٌع أكثر من 1تٌراباٌت ( 1ترٌلٌون حرؾ) من الملفات النصٌة أو الصوتٌة أو من الصور المنشورة على اإلنترنت ،وللمقارنة فإن مكتبة الكونؽرس ال تحتوي أكثر من 10ترٌلٌون حرؾ. وإن استخدام اإلنترنت فً البلدان العربٌة سٌشهد تطورات مماثلة فً بعض المإسسات العربٌة خالل خمس سنوات أو عشر سنوات ،إال أن هذا التوجه مهما كان بعٌداً فإنه سٌصل فً النهاٌة ،ذلك أن بعض الدول العربٌة بدأت منذ الٌوم بتطبٌق مفهوم ( الحكومة اإللكترونٌة ) كما فً ‘عمان ودبً والكوٌت ،وعلى دور األرشٌؾ العربٌة أن تحضر من اآلن لمواجهة احتماالت المستقبل ،وعلٌها أن تبنً أبحاثا ً جدٌدة تحدد فٌها معاٌٌر األرشٌؾ فً األلفٌة الثالثة ومعاٌٌر السرٌة وطرق إتاحة الوثٌقة وحقوق استرجاعها ،وإذا لم نفعل ذلك من اآلن نكون كمن ٌجلس مفكراً فوق سكة الحدٌد مطمئنا ً إلى أن القطار ما ٌزال بعٌداً.
.1ترناهح األرشفح االلكررونيح ""InfoDoc قامت مإسسة قرٌة المعلومات على تصمٌم برنامج األرشٌؾ اإللكترونً "" InfoDoc3.1فى إصداره الجدٌد لتسهٌل إجراءات العمل اإلداري المرتبطة بالمستندات والوثائق التً تتعامل معها المإسسات على اختالؾ أشكالها الورقٌة من سجالت وأوراق ومواد سمعٌة وبصرٌة من اسطوانات وشرائط فٌدٌو وأقراص مدمجة لتعطى إمكانٌة تصوٌر ونسخ وفهرسة المستندات والوثائق واالسطوانات بشكل شامل وفى ذات الوقت توفر للمستخدم طرق كثٌرة السترجاع تلك الوثائق. وعملت مإسسة قرٌة المعلومات على تطوٌر برنامج األرشفة االلكترونٌة والذي استؽرق إعداده سنوات عدٌدة من قبل مصممٌن وفنٌٌن على درجة عالٌة من الكفاءة والخبرة فً مجال البرمجٌات والتصمٌم االلكترونً والشبكات حتى خرج برنامج " "InfoDocفً إصداره الجدٌد معتمداً على تقنٌات حدٌثة ومتطلبات فرضتها طبٌعة المإسسات اإلدارٌة فً الوقت الحاضر لٌعطى حال متكامال للمإسسات التً تعانى من النظم التقلٌدٌة فً التخزٌن والحفظ والفهرسة للوثائق والملفات. وقد نال برنامج األرشفة االلكترونٌة " "InfoDocأفضل برنامج إلدارة نظم الوثائق خالل عام 1009على مستوى الشرق األوسط بشهادة الشركات العالمٌة ،من حٌث الجودة وسرعة األداء والسرٌة القصوى للملفات والٌة عملها وللتحكم باستخدام الموظفٌن كال حسب صالحٌاته حتى داخل الوثٌقة. وٌتٌح برنامج األرشفة االلكترونٌة " "InfoDocأرشفة الوثائق واالحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونٌة ٌسمح باستؽالل األماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقٌة واستخدامها ألمور حٌوٌة أخرى ولزٌادة فاعلٌة أنظمة األرشفة اإللكترونٌة إمكانٌة تطبٌقها على مستوى الشبكة الداخلٌة فً اإلدارة وإمكانٌة توسٌعها فً المستقبل دون أي عائق بحٌث ٌمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصالحٌات الممنوحة له من قبل مدٌر النظام داخل المإسسة أو الشركة أو الوزارة.
.1.1ها هى ترناهح األرشفح االلكررونيح""InfoDoc ٌتضمن برنامج األرشٌؾ اإللكترونً " "InfoDocمجموعة من البرامج المدمجة التً تساعد المستخدم فً االستفادة القصوى من البرنامج فً الحصول على صور المستندات عن طرٌق الماسح الضوئً "" Scannerأو من ملفات معدة مسبقا ً عن طرٌق الحاسب اآللً " ،"Computer Filesلربط هذه المستندات بقاعدة البٌانات ""Data Baseالتً ٌتم تكوٌنها لسهولة ترتٌب وتصنٌؾ المستندات وحفظها بالحاسب ،وإٌجاد الوسٌلة المناسبة السترجاع أي مستند من هذه المستندات ،وٌقوم البرنامج بعرض هذه المستندات على شاشة الحاسب اآللً ومعالجتها بعدة طرق مثل التكبٌر والتصؽٌر " ،"Zoomingولؾ وتدوٌر المستندات بدرجات مختلفة ، ""Rotatingثم طباعة المستند للحصول على نسخة طبق األصل منه ،وٌتم تداولها وما تحتوٌه من بٌانات ومعلومات من خالل إجراءات العمل داخل الهٌكل التنظٌمً للمإسسة إما فً شكلها اإللكترونً من خالل شبكة الحاسب اآللً للمإسسة أو إرسالها إلى جهات خارجٌة عن طرٌق اإلنترنت.
.1.1طريقح العول لثرناهح األرشفح االلكررونيح ""InfoDocتالوؤسساخ: والبرامج المدمجة توفر جمٌع اإلجراءات التً تتم داخل المإسسة بد ًء من استالم الوارد إلى المإسسة وإجراءات تسجٌله والعملٌات التً تتم علٌه من فهرسة وتصنٌؾ وتوجٌه فً المسارات المختلفة تبعا ً لتخصص كل إدارة وقسم وذلك من خالل الدورة المستندٌة بالمإسسة التً ٌوفرها برنامج األرشٌؾ اإللكترونً وتحدٌد مسار كل ملؾ بما ٌحتوٌه من مستندات وصفحات هذا المسار عن طرٌق مخطط معٌن ”ٌ“ Planحتوى على عدد من الخطوات أو المراحل ” “nodesكل خطوة ٌتم تحدٌد نوعها واألعمال التً ٌجب القٌام بها واألشخاص القائمٌن علٌها ،كما ٌمكن تٌسٌر أكثر من مخطط فً نفس الوقت.
باإلضافة إلى أن قسم الوارد ٌقوم بحفظ صور المستندات الواردة إلٌه عن طرٌق الماسح الضوئً فً الملؾ الخاص بها حتى تكون متاحة للمستخدم حسب الصالحٌة المخصصة له ،وفى نفس الوقت تحفظ أصول المستندات الواردة فً قسم حفظ المستندات تبعا لخطة تصنٌؾ المستندات الخاصة بالمإسسة ،وبذلك ٌتم التعامل مع صور المستندات فً شكلها االلكترونً من خالل الدورة المستندٌة التً تحدد أن تسٌر فٌها إلكترونٌا ً " "Work flowحٌث ٌظهر لكل مستخدم عند تسجٌل اسمه ” “Log inالملفات المطلوب أن ٌقوم بؤي عملٌة علٌها واإلجراء المطلوب أن ٌقوم به والرسائل المرتبطة بهذه الخطوة ،كما ٌمكنه أٌضا مشاهدة المخطط األصلً الذي ٌتحكم فً تسٌٌر الملفات، وٌمكن للقائم على البرنامج بالمإسسة “ “ Administratorأن ٌشاهد كل العملٌات الجارٌة وٌمكنه التحكم فٌها .
.1.1سريح وأهن الولفاخ تالثرناهح ٌتضمن برنامج األرشٌؾ اإللكترونً " "InfoDocإمكانٌة تقسٌم مستوى سرٌة التعامل واإلطالع على المستندات إلى أكثر من مستوى للسرٌة مثل " سرى – سرى جداً – سرى للؽاٌة ،وهكذا" ،وذلك ٌمكن تطبٌقه على مستوى المستند ،والملؾ ،والحافظة ،والرؾ، والدوالب ،حٌث ٌمكن تحدٌد صالحٌة كل مستخدم من حٌث الوظٌفة مثل اإلطالع واإلضافة والتعدٌل واإللؽاء ،كما ٌمكن تحدٌد أي عدد من اإلدارات واألقسام وتحدٌد تبعٌة الملفات ألي عدد من هذه اإلدارات واألقسام ،فمثال ٌمكن تحدٌد أن ملؾ معٌن ٌتبع قسمً الحسابات والمالٌة ،وفً هذه الحالة المستخدمٌن التابعٌن ألحد هذٌن القسمٌن حسب صالحٌتهم هم الوحٌدٌن القادرٌن على التعامل مع الملؾ. كما أنه قد ٌكون للمستخدم إمكانٌات معٌنة تختلؾ من قسم آلخر فمثال ٌمكن إعطاء مستخدم القدرة على إضافة ملفات فً قسم معٌن ولكنه ٌستطٌع فقط اإلطالع على ملفات قسم آخر وكل ذلك من خالل الصالحٌات التً ٌمكن إعطائها لكل مستخدم داخل النظام فً األقسام المختلفة.
.1.1سواخ ترناهح األرشفح االلكررونيح""InfoDoc وفً نقاط مختصرة نبرز أهم السمات الرئٌسٌة لنظام األرشفة االلكترونٌة لمإسسة قرٌة المعلومات للتجارة عن ؼٌره من النظم اإلدارٌة ما ٌلً: .31 .31 .31 .31 .31 .31 .38 .39 .10 .13 .11 .11 .11 .11 .11
القضاء على مشكالت الحفظ وتوفٌر المساحات المكانٌة بنسبة قد تصل إلى %90تقرٌبا ً. التقاط Capturingنسخة الكترونٌة للوثائق الورقٌة المعٌارٌة ذات المقاسات العالمٌة ابتداء) ( A0 - A5 تخزٌن الصور والوثائقStorage . بحث واسترجاع Search / retrievalسرٌع جداً لما تم حفظه من صور للوثائق. عرض الوثائق المحفوظة فً مستودع النظامDocument View . تنظٌم الوثائق وربطها بنظام الفهرسة آلٌا ً حسب حقول خاصة. تعدد وسائل اإلدخال واإلخراج حسب رؼبة المستفٌد. الحصول على جمٌع أنواع التقارٌر واإلحصائٌات بطرق مبسطة جداً. توفٌر الحٌز المكانً. سهولة نقل الرسائل والوثائق االلكترونٌة. التقلٌل من المراجعة للدوائر الحكومٌة. عدم التضارب والتكرار فً إصدار األوامر أو القرارات. توحٌد المعاٌٌر فً التعامل مع الوثائق ،الربط بٌن المعلومات فً أكثر من قاعدة معلومات سواء داخل المإسسة األم أو خارجها. حفظ الوثائق بشكل نهائً بؤقل كلفة. تقلٌل مخاطر فقد أو ضٌاع الوثائق. Page 17
ارتفاع مستوى األمن والسرٌة للوثائق وسهولة التحكم بالصالحٌات. تقلٌل األعمال الورقٌة كمرحلة أولٌة فً اتجاه الحكومة االلكترونٌة. السهولة فً إدارة الوثائق. السرعة فً تقدٌم الخدمة للمستفٌدٌن. تقلٌل االعتماد على األصول وبالتالً حماٌتها واالستعانة بالنسخ الرقمٌة من خالل شاشات الحاسب. إمكانٌة التوسع راسٌا أو أفقٌا أو كلٌهما معا فً حجم نظام األرشفة وإمكانٌة زٌادة عدد المستخدمٌن وكمٌات الملفات والوثائق المخزنة مستقبال. ضمان سرعة اتخاذ القرار لوجود إمكانٌة اإلطالع السرٌع على الوثائق. سرعة إمكانات التداول واالسترجاع والبث ونقل الوثائق والمعلومات إلى الؽٌر فً أماكن متعددة لحظٌا ً. إلؽاء الفاصل الزمنً والجؽرافً بٌن فئات المستفٌدٌن لتلبٌة حاجاتهم الفورٌة من المعلومات والوثائق. إجراء االتصاالت مع الؽٌر فً نفس الوقت دون مشكالت فً بث الوثائق والمعلومات. تحقٌق التكامل والتنسٌق فً عملٌات تداول الوثائق والمعلومات داخل المإسسة أو خارجها. إتاحة فرصة التعامل للعاملٌن مع األنظمة الفنٌة للوثائق والمعلومات على المستوى الدولً من خالل تعاملهم مع منظمات أخرى محلٌة ودولٌة. تقدٌم خدمات البث اإلنتقائى للمعلومات والوثائق فور تحدٌث البٌانات والوئائق. تؤكٌد مصداقٌة وصالحٌة األنظمة الفنٌة للوثائق والمعلومات عند التعامل مع الؽٌر بثقة عالٌة. الدقة والسرعة والتامٌن والحفاظ على الملفات والمعلومات ضد كافة أنواع المخاطر بوجود نسخ بدٌلة فً أماكن متعددة. توفٌر الوقت والجهد وترشٌد اإلنفاق المالً بما ٌعمل على تحسٌن االستؽالل األمثل للموارد االقتصادٌة المتاحة.
.1.1هزايا ترناهح األرشفح االلكررونيح""InfoDoc كانت حتمٌة مإسسة قرٌة المعلومات للتجارة إلى االتجاه نحو استخدام ما توفره التكنولوجٌا الحدٌثة وتقنٌات المعلومات من إمكانٌات متمثلة فً برنامج األرشٌؾ اإللكترونً" ، "InfoDocحٌث ٌتم تمثٌل الدورة المستندٌة داخل كل إدارة وقسم بشكل أكثر مرونة على قدر اإلمكان ،وإعداد قواعد البٌانات التً تشتمل على جمٌع البٌانات التً ٌتم تداولها داخل المإسسة ،والتً ٌتم تشؽٌلها من خالل تطبٌقات الحاسب اآللً التً تحاكى جمٌع إجراءات العمل الروتٌنً الٌومٌة ،وٌتمٌز برنامج األرشٌؾ اإللكترونً " "InfoDocبؤنه ٌعمل على:- .3 .1 .1 .1 .1 .1 .1 .8 .9 .30
الواجهات الخاصة بالبرنامج باللؽة العربٌة واللؽة االنجلٌزٌة. ٌدعم قاعدة بٌاناتOracel or SQL Server . تبادل رسائل البرٌد اإللكترونً الداخلً للمتعاملٌن مع البرنامج دون الحاجة ألي خادم برٌد الكترونً خارجً. إمكانٌة إرسال إعالن برٌدي أو تعمٌم لمجموعة كاملة من المستخدمٌن فً نفس الوقت. إمكانٌة الوصول إلى البرنامج من أي مكان فً العالم من خالل االنترنت وبؤمان كبٌر. تعرٌؾ كلمة سر لكل مستخدم. امكانٌة الربط مع مجموعة برامج MS Officeولجلب الوثائق المخزنة فً البرنامج من خاللها أو التخزٌن مباشرة من واجهة MS Officeفً البرنامج. الطباعةPrint . ربط أجزاء المإسسة مهما تباعدت. مراقبة الوثائق وتحوٌالتها ومتابعة تطورها داخل المإسسةWorkflow .
االسترجاع السهل والسرٌع للوثٌقة بالبرنامج من خالل تعدد نقاط الوصول ،أو مداخل البحث للوثائق المحفوظة الكترونٌا ً( بالرقم، بالموضوع ،اسم المرسل أو المرسل إلٌه ،كلمات مفتاحٌه للوثٌقة ،التارٌخ .. ،الخ) إمكانٌة االسترجاع المتعدد للوثٌقة الواحدة فً الوقت نفسه ،بمعنى العمل بمبدأ المشاركة فً اإلطالع على الوثٌقة فً نفس الوقت ومن أماكن مختلفة. إٌجاد وعاء بدٌل واحتٌاطً للمستندات والوثائق األصلٌة. توفٌر التكالٌؾ العالٌة جراء الخزن واالسترجاع التقلٌدي. تقلٌل حجم المخزون األصلً ومكانٌة إتالؾ الوثائق ؼٌر الضرورٌة. إدارة الدورة المستندٌة منذ بداٌتها حتى االنتهاء من جمٌع اإلجراءات بها وإمكانٌة متابعة جمٌع اإلجراءات على الشبكة ،وطباعة التقارٌر فى جمٌع مراحل الدورة المستندٌة. سرعة الوصول إلى المحتوى الموضوعً للملفات والمعلومات مباشرة نتٌجة ألنظمة التصنٌؾ والفهرسة المستخدمة. إمكانٌة الحصول على تقارٌر وإحصائٌات وجداول مقارنة بسهولة وٌسر من خالل قواعد البٌانات التً تحتوى على البٌانات وكل ما ٌتعلق بالوثائق والمستندات الخاصة بالمإسسة.
.1الوقياس الذولي لىصف هؤسساخ األرشيف لقد أصدر المجلس الدولً لألرشٌؾ عن طرٌق فرٌق عمل لجنة المقاٌٌس و أفضل الممارسات ،مواصؾ قٌاسٌة جدٌدة مكملة للمقٌاس الدولً للوصؾ األرشٌفً )Committee of Best Practices and Standards (CBPS و هو تحت عنوان "المقٌاس الدولً لوصؾ مإسسات األرشٌؾ" و هو متوفر على الموقع الرسمً للمجلس الدولً لألرشٌؾ على الرابط التالً:http://www.ica.org/en/node/38884 قائمة المحتوٌات لهذه المواصفة ،مترجمة إلى اللؽة العربٌة حٌث أن ترجمة المواصفة كاملة لم تصدر بعد. .3 .1 .1 .1 .1
المقدمة المواصفات و التوجٌهات ذات الصلة قائمة المصطلحات و التعارٌؾ هٌكل المواصفة و طرٌقة استخدامها عناصر الوصؾ .1.3حقل التعرٌؾ .1.3.3المعرؾ .1.3.1أشكال األسماء المسموح بها .1.3.1أشكال األسماء الموازٌة .1.3.1أسماء أخرى .1.3.1أنواع مإسسات الحفظ .1.1حقل االتصال .1.1.3الموقع و العناوٌن .1.1.1الهاتؾ ،الفاكس و العنوان اإللكترونً .1.1.1أسماء األشخاص لالتصال .1.1حقل الوصؾ .1.1.3تارٌخ مإسسة الحفظ .1.1.1السٌاق الجؽرافً و الثقافً .1.1.1النصوص المراجع .1.1.1الهٌكل اإلداري .1.1.1إدارة الوثائق الجارٌة و الوسٌطة و سٌاسة التجمٌع .1.1.1البناٌات .1.1.1األرصدة و السالسل األخرى .1.1.8أدوات البحث ،األدلة و المنشورات .1.1الدخول إلى المإسسة .1.1.3ساعات الدخول .1.1.1شروط الدخول و االستخدام .1.1.1قابلٌة اإلطالع .1.1الخدمات .1.1.3خدمات المساعدة فً البحث .1.1.1خدمات النسخ Page 20
.1خانة هن إشكاليح األرشفح اإللكررونيح إن لألرشفة اإللكترونٌة مزاٌا و إٌجابٌات كثٌرة من حٌث السهولة و السرعة و استرجاع المساحات المكتبٌة وترشٌد استخدام قاعات الحفظ كما أنها تساعد فً نشر الوثائق إلكترونٌا و تقاسمها على الشبكات المعلوماتٌة و ؼٌر ذلك من اإلٌجابٌات مما أدى بجل المإسسات و اإلدارات إلى التهافت على اقتنائها ظنا منهم أنها الحل السحري الذي سٌحل مشاكل األرشفة نهائٌا و لكن ماذا كانت النتٌجة ؟ الكثٌر من المشارٌع كانت فاشلة ولم تإدي إلى النتائج المرجوة بل كانت النتائج عكسٌة حٌث كان هناك عزوؾ عن األنظمة اإللكترونً...و البعض منها أخذ وقتا طوٌال و القى صعوبات ناهٌك عن الكلفة الباهضة و ضرورة استمرار توفر الموازنات إلخ ...و هً إشكالٌة عولجت كثٌرا فً عدة مقاالت و مإتمرات قد ٌطول النقاش فٌها وقد تلخص فً النقاط التالٌة: .3 .1 .1 .1 .1 .1
القٌمة القانونٌة للوثٌقة اإللكترونٌة التقادم السرٌع لألوعٌة و األجهزة و البرامج التؽٌٌر الجذري فً أسالٌب العمل لدى المستخدمٌن تكامل األنظمة اإللكترونٌة هشاشة األوعٌة اإللكترونٌة حاجز األجهزة اإللكترونٌة بالنسبة للمستخدم
وما أردت التنبٌه إلٌه هو أن األرشفة اإللكترونٌة فً مجال األرشٌؾ تختلؾ عن ما ٌقال عنها أرشفة إلكترونٌة فً مجال المكتبات حٌث أن األرشفة فً مجال الوثائق تحتاج من األساس إلى نظام أرشٌفً ٌدوي دقٌق تكون بالنسبة إلٌه مكملة و لٌست معوضة. حٌث أن العوامل الرئٌسٌة لنجاح مشارٌع األرشفة اإللكترونٌة هً إٌجاد أدوات عمل مثل نظام التصنٌؾ و خطة الملفات و توحٌد عناصر المٌتاداتا وشمولٌتها و ؼٌر ذلك؛ و هذه األدوات تتكامل فً ظل نظام شامل من شؤنه أن ٌعمل على ضبط الكمٌات الهائلة من األرشٌؾ الورقً و تحضٌره لٌكون قابال لالستٌعاب ضمن أنظمة األرشفة اإللكترونٌة. بناءا على ذلك ،ال ٌمكن اعتبار عامل التراكم مشكلة تإدي إلى حتمٌة إتالؾ القدٌم و تعوٌضه بالحدٌث ألن األرشٌؾ ٌتمٌز عن المكتبات بمٌزة فرٌدة و هً أن الوثٌقة تزٌد قٌمتها بالتقادم فال ٌمكن إتالفها أو االستؽناء عنها إذا تقررأنها ذات قٌمة من جراء عملٌة التقٌٌم األرشٌفً. فعلم األرشٌؾ ٌقرر أنه لٌس من الضروري حفظ جمٌع الوثائق المنتجة بل هناك مراحل تمر بها هذه األخٌرة تتناقص من خاللها الكمٌات حسب القٌمة اإلدارٌة المتناقصة للوثائق و فً األخٌر ال ٌبقى على العموم إال 30بالمائة من اإلنتاج األصلً فبالتالً ال ٌشكل عامل الكمٌة و التراكم مشكال إذا قامت المصالح و المإسسات األرشٌفٌة بدورها بشكل متواصل فً تقٌٌم األرشٌؾ و فرزه و اإلتالؾ المدروس و العقالنً للنسخ المتكررة و المسودات ؼٌر الضرورٌة باحترام القوانٌن و التشرٌعات التً تنظم مجال األرشٌؾ و بالتالً ٌمكن تركٌز الجهد على الكمٌات المتبقٌة بالشكل الذي ٌضمن حسن تنظٌمها و حماٌتها و إتاحتها فً الشكل الورقً إن اقتضى األمر ذلك أو باستخدام أنظمة األرشفة اإللكترونٌة لتسرٌع عملٌات البحث و االسترجاع و تفادي تداول األصول الثمٌنة و بالتالً المحافظة علٌها أكثر و هكذا ٌمكن القول أن لألرشفة اإللكترونٌة دور مكمل لألرشفة الٌدوٌة و ال ٌستؽنى عن هذه و ال عن تلك فً الوقت الحالً و الواقع على الصعٌد الدولً و فً الدول المتقدمة ٌبٌن بوضوح كٌؾ أن المإسسات هتاك مازالت تعتمد على األرشفة الورقٌة و إن اعتمدت األرشفة اإللكترونٌة.
