نعلم �أن من طبيعة القرود �سرعة القفز والتنقل من مكان لآخر ،ورمبا تكون هذه �أي�ض ًا طبيعة م�شكالت العمل اليومية التي �سرعان ما تقفز من على �أكتاف املوظفني �إىل املدراء ،مبا ي�ؤدي �إىل �إهدار الوقت و�شغل املدير عن �أولويات العمل والإجناز املطلوب منه ومن �إدارته ؛ ولذا جاءت ا�ستعارة القرود فـي املذكرة املرفقة ا�ستعارة ذكية للإ�شارة �إىل م�شكالت العمل والتي تعر�ض املذكرة لقواعد حلها عن طريق التفوي�ض الف ّعال . و�أت�صور �أن جميع املديرين متفقون على �ضرورة تقليل حجم �شغل وقتهم مب�شكالت العمل اليومية ،لذلك �أن�صحهم بقراءة ما تعر�ضه هذه املذكرة من حلول عن طريق خم�سة مبادرات مع خم�سة قواعد يف العناية “ بالقرود “ و�إطعامها . ولقد �ساهمت هذه املذكرة ـ التي وجدتها و�أنا �أبحث فـي �إدارة الوقت -فـي جناح تعاملي مع م�شاكل العمل وفـي التفوي�ض الـجيد مبا يقلل من هدر الوقت وي�ؤدي �إىل مزيد من الإجناز ؛ ولذا �أحببت �أن تعم الفائدة بن�شرها . �أ�س�أل اهلل عز وجل �أن ينتفع بها القارئ الكرمي ويجد فيها مبتغاه . و�أحب �أن �أ�شكر �شركة CMIالتي قامت برتجمتها ،علم ًا ب�أن الن�سخة الأ�صلية متاحة ملـن يرغب فـي االطالع عليها على هذا الرابط ..
3
تـرجـمـة
�إدارة الوقت مل��اذا يفتقر امل��دراء دائما �إىل الوقت فيما يفتقر موظفوهم دائ��م��ا �إىل ال��ع��م��ل؟ ف��ـ��ي ه��ذا املقال �ســوف ن�ستك�شــف معنى �إدارة ال��وق��ـ��ـ��ت ن��ظ��را لأن��ه��ا تتعــلق بالتفـاعــل بني املدراء، ور�ؤ�سائـهـم ،وبيــنهــم وبيــن �أقرانـهم وبينهم وبني املوظفني ال��ت��اب��ع�ين ل��ه��م ،وي��ج��ب علينا التعامل م��ع ث�لاث��ة �أن����واع من الوقت �أنواع الوقت: ال��وق��ت ال��ذي ي��ح��دده الرئي�س – هو الوقت امل�ستخدم لإجن��از تلك الن�شاطات التي يحددها الرئي�س وال���ت���ي ال ي�����س��ت��ط��ي��ع امل���دي���ر �أن يتجاهلها بدون �أن يتعر�ض لعقوبة مبا�شرة و�سريعة. الوقت الذي يحدده النظام – وهو ال��وق��ت امل�ستخدم لتلبية طلبات الأق��ران بامل�شاركة الفعالة؛ حيث �إن جتاهل تلك الطلبات �سوف ي�سفر �أي�ضا عن عقوبات رغم �إنها لن تكون ب�شكل مبا�شر �أو �سريع. الوقت ال��ذي حت��دده لنف�سك -هو الوقت امل�ستخدم لإجن��از الأ�شياء ال��ت��ي يقرتحها امل��دي��ر بنف�سه �أو
التي وافق على فعلها .ولكن هناك جانب من ذلك الوقت �سوف يحتله املوظفون وهو ما يطلق عليه الوقت الذي يحدده املوظفون. اجلزء املتبقي �سوف يكون اجلانب اخلا�ص باملدير وهو ما يطلق عليه « الوقت احلر» ،وال يت�سبب �إهدار الوقت ذاتي التحديد يف التعر�ض للعقوبات نظرا لأن كال من املدير �أو النظام ال ي�ستطيعان عقاب املدير على عدم فعله ملا ال يعرفان �أنه كان يعتزم فعله. ولتلبية تلك املطالب ،يحتاج املدراء لل�سيطرة على الوقت وحمتوى ما يفعلونه ،نظرا لأن الوقت الذي يفر�ضه ر�ؤ�سائهم �أو النظام ميكن �أن ي�سفر عن عقوبات ،ومن ثم ال ي�ستطيع امل��دراء التمل�ص من تلك املطالب ،وبالتايل ،ي�صبح الوقت ذاتي التحديد هو �أكرب خماوفهم. ي��ج��ب ع��ل��ى امل�����دراء ال��ع��م��ل على زي����ادة العن�صر احل���ر يف وقتهم ذات���ي ال��ت��ح��دي��د م��ن خ�ل�ال احل��د من العنا�صر املتعلقة باملوظفني �أو ا�ستبعادها ،وم��ن ثم يتمكنون من ا�ستخدام الوقت امل�ضاف يف املزيد من ال�سيطرة على �أن�شطتهم التي يفر�ضها ال��ر�ؤ���س��اء �أو الأنظمة؛
حيث يق�ضي معظم املدراء يف العادة وقتا �أطول مما يدركون يف التعامل مع م�شكالت املوظفني التابعني لهم، و�سوف ن�ستخدم ا�ستعارة «القرود» لفح�ص كيف ما يحدث للوقت الذي يفر�ضه امل��وظ��ف��ون وم��ا ي�ستطيع القادة �أن يفعلوه حيال ذلك.
الكاتبان ول��ي��ام �أون��ك��ن االب���ن :ك��ان رئي�سا مل�ؤ�س�سة وليام �أونكن حتى وفاته يف عام .1988ويرت�أ�س ابنه ،وليام �أونكن الثالث ال�شركة حاليا. دونالد �إل وا�س :كان رئي�سا ل�شركة وليام �أون��ك��ن بتك�سا�س عندما مت ن�شر املقال للمرة الأوىل ،وهو الآن يرت�أ�س منطقة داال���س فورت ورث باللجنة التنفيذية وهي منظمة دولية لر�ؤ�ساء ال�شركات والر�ؤ�ساء اللتنفيذيني.
يبدو �أن �أعباء املوظفني ينتهي بها الأمر دائما على �أكتاف املدير� ،إليك كيف تتخل�ص منها
4
تـرجـمـة
�أين القرد؟ �أين القرد؟ دع��ن��ا نتخيل �أن امل��دي��ر ك��ان ي�سري يف ال����رواق و�أن���ه الح��ظ �أن ج��ون��ز� ،أح��د موظفيه ،ي�سري باجتاهه .وعندما التقي االث���ن���ان ،ح��ي��ى ج��ون��ز امل��دي��ر ق��ائ�لا: «�صباح اخلري .باملنا�سبة ،لدينا م�شكلة. فقد »....و�أثناء حديث جونز ،الحظ املدير اخلا�صيتان امل�شرتكتان يف كافة امل�شكالت التي يوليها �إل��ي��ه موظفوه. فتحديد ًا ،يعلم املدير (�أ) ما يكفي لكي يتدخل (ب) وما ال يكفي التخاذ القرار املبا�شر الذي يفرت�ض �أن يتخذه. يف النهاية ،يقول املدير�« :سعيد ب�أنك جل�أت �إيل� ،أنا يف عجلة الآن ،دعني �أفكر فـي الأمر و�سوف �أعلمك بالنتيجة» .ثم يفرتق هو وجونز. دع��ون��ا نحلل م��ا ح���دث ل��ل��ت��و ،ق��ب��ل �أن يلتقي االثنان ،على كتف من كان يجل�س القرد؟ على كتف املوظف ،بعدما افرتقا، �أين ذهب القرد؟ �إىل كتف املدير ،ويبد�أ الوقت الذي يفر�ضه املوظف يف اللحظة التي ينتقل فيها القرد بفعالية من كتف املوظف �إىل كتف مديره وال ينتهي الأمر حتى يعود ال��ق��رد �إىل مالكه الأ�صلي للعناية ب��ه وت��غ��ذي��ت��ه ،بقبوله حمل القرد اتخذ املدير طوعا و�ضع من يعمل لدى املوظف؛ حيث �إنه �سمح جلونز ب�أن يجعله موظفا لديه م��ن خ�لال قيامه ب�شيئني عادة ما يفعلهما املوظف ملديره- فقد قبل املدير ب�أن يقوم مبهمة ملوظفه، كما �أن��ه وع��ده بتقدمي تقرير بتطور الأو�ضاع. ولكي يت�أكد املوظف من �أن املدير لن ين�سى ما اتفقا عليه� ،سوف يد�س ر�أ�سه داخ���ل مكتب امل��دي��ر وي�����س���أل بابتهاج،
«كيف ت�سري الأم����ور؟» (وه��و م��ا يطلق عليه �إ�شراف). �أو دعنا نتخيل �أنه يف نهاية اجتماعه مع (جون�سون)؛ موظف �آخر؛ تكون �آخر الكلمات يف ذلك االجتماع هي« :ح�سنا، �أر�سل يل مذكرة بذلك». دعنا نحلل ذلك ،فالقرد الآن على كتف املوظف نظرا لأنه هو من �سيتخذ اخلطوة التالية ولكنه م�ستعد للقفز ،الآن، راق��ب ذل��ك ال��ق��رد ،يكتب (جون�سون) املذكرة املطلوبة منه وير�سلها .وبعد ذل��ك بوقت ق�صري ،يلتقطها املدير من بريده ويقر�أها ،من الذي عليه اتخاذ اخلطوة التالية؟ املدير ،و�إذا مل يتخذ تلك اخل��ط��وة ب�سرعة��� ،س��وف يح�صل على مذكرة متابعة من موظفه�( ،شكل �آخر من �أ�شكال الإ�شراف) ،وكلما ت�أخر امل��دي��ر ،كلما ازداد امل��وظ��ف �إحباطا (�سوف يهدر وقته دون طائل) وكلما ازداد �شعور املدير بالذنب (�سوف تتزايد �أعباء الوقت املطلوب لإجناز املهام التي يفر�ضها املوظفون عليه). �أو لنفرت�ض �أن��ه يف اجتماع مع موظفة ثالثة�( ،سميث) ،وافق املدير على تقدمي كل الدعم ال�ضروري القرتاح العالقات العامة الذي طلب من (�سميث) للتو �أن تقوم ب��ه ،وانتهى االجتماع بالكلمات التالية« :فقط �أخربيني كيف ميكنني �أن �أ�ساعدك». دعونا الآن نحاول حتليل ذل��ك .فمرة �أخرى ،كان القرد يف البداية على كتف املوظفة ،ولكن �إىل متى؟ فقد �أدرك��ت (���س��م��ي��ث) �أن��ه��ا ال ت�ستطيع «�إع��ل�ام» املدير بالتطورات حتى يوافق �أوال على مقرتحها .وم��ن خ�لال اخل�ب�رة ،ت��درك
(�سميث)�أي�ضا �أن اقرتاحها �سيظل على مكتب امل��دي��ر لأ�سابيع قبل �أن ينظر فيه ،فمن الذي لديه القرد بالفعل؟ من ال��ذي �سوف ي�شرف ويتابع من؟ �سيبد�أ �إهدار الوقت جمددا و�سن�صل �إىل طريق م�سدود. هناك موظف رابع( ،ريد) ،مت نقله من مكان �آخر تابع لل�شركة حتى ي�ستطيع البدء و�إدارة امل�شروع اجلديد لل�شركة، وقد قال له املدير �أنهم يجب �أن يجتمعا يف وقت قريب لكي يحددوا جمموعة من الأه��داف للوظيفة اجلديدة ،م�ضيفا: «�سوف �أ�ضع م�سودة مبدئية للمناق�شة معك». دعونا نحلل ذلك� ،أي�ضا ،املوظف لديه الوظيفة اجلديدة (من خالل التعيني الر�سمي) ،وامل�سئولية الكاملة (عرب التفوي�ض الر�سمي) ،ولكن امل��دي��ر هو م��ن �سيقوم باخلطوة التالية .وحتى ينجزها� ،سوف يحمل القرد و�سيكون املوظف بدون �شيء يفعله. ملاذا يحدث كل ذلك؟ لأنه يف كل حالة ي��ف�تر���ض ك��ل م��ن امل��دي��ر وامل��وظ��ف من البداية� ،سواء ب�شكل وا�ضح �أم ال ،ب�أن الق�ضية التي يناق�شانها ه��ي م�شكلة م�شرتكة؛ حيث يبد�أ القرد يف كل حالة من تلك احل��االت مهمته وهو يقف على كتفيهما م��ع��ا ،وك��ل م��ا عليه فعله هو حت��ري��ك ال��ق��دم اخل��اط��ئ��ة وب�سرعة! ثم يختفي املوظف برباعة ،وبالتايل، يح�صل املدير على قرد �آخر ،وبالطبع، ميكن ت��دري��ب ال��ق��رود على �أال تقفز بالقدم اخل��اط��ئ��ة ،ولكنه م��ن الأ�سهل منعهم من القفز على الأكتاف يف املقام الأول.
5
تـرجـمـة
6
تـرجـمـة
من يعمل لدى من؟ من يعمل لدى من؟ دع��ن��ا نفرت�ض �أن ه����ؤالء املوظفني الأرب���ع���ة يتمتعون بتفكري عميق ويقدرون وقت مديرهم و�أنهم يبذلون ق�صارى جهدهم لكي ال يقفز �أك�ثر م��ن ث�لاث��ة ق���رود م��ن على �أكتافهم �إىل كتف املدير يف ي��وم واح��د ،ففي �أ�سبوع العمل الذي يتكون من خم�سة �أيام ،يتلقى املدير 60قردا �صارخا – وهو �أكرث مما ي�ستطيع فرد واحد �أن يتعامل معه ،وبالتايل ،ف�إنه يق�ضي الوقت الذي يفر�ضه املوظفون عليه يف حماولة لرتتيب «�أولوياته». يف م�ساء يوم اجلمعة ،كان املدير يف مكتبه ،مغلقا بابه للح�صول على قدر م��ن اخل�صو�صية ي�سمح ل��ه بدرا�سة الو�ضع ،فيما ينتظر املوظفون التابعون له باخلارج للح�صول على �آخر فر�صة قبل العطلة الأ�سبوعية لتذكريه ب�أن عليه �أن «يتخذ القرارات» ،وتخيل ما يقولونه لبع�ضهم البع�ض حول املدير وه��م ينتظرون« :ي��ا ل��ه م��ن معرقل للعمل ،ال ي�ستطيع اتخاذ قرار ،كيف يرتقي �أح��ده��م يف من�صبه يف تلك ال�شركة �إىل ذلك املن�صب الإداري دون �أن يكون قادرا على �أن يتخذ قرارا؟». الأ���س��و�أ م��ن ذل���ك� ،أن ال�سبب يف �أن امل��دي��ر مل ي�ستطع �أن يتخذ �أي من تلك «القرارات» هو �أن وقته م�شغول متاما بتلبية املتطلبات التي يفر�ضها
الرئي�س �أو النظام ،ولكي يتمكن من �إدارة تلك املهام ،ف�إنه يحتاج �إىل وقت حر وهو ما يفتقر �إليه عندما يكون م�شغوال بالتعامل م��ع ال��ق��رود .لأن املدير مقيد يف دائرة حمكمة ،ووقته مهدر( ،تعبري خمفف) .يت�صل املدير ب�سكرتريته على الهاتف ويطلب منها �أن تخرب موظفيه �أنه لن يكون قادرا على مقابلتهم حتى �صباح االثنني .يف ال�سابعة م�ساء ،يقود �سيارته عائد ًا للمنزل وهو يعتزم �أن يعود �إىل العمل يف الغد لإجن��از مهامه خالل العطلة الأ�سبوعية .يدخل مكتبه ن�شط ًا يف �صبيحة ال��ي��وم ال��ت��ايل لكي ي��رى يف ملعب الغولف الذي تطل عليه نافذة مكتبه �أربعة ،هل خمنت من هم؟ هذا هو الأمر بالفعل ،فهو يدرك متاما الآن من يعمل ل�صالح من .والأهم من ذلك� ،أنه يرى الآن �أنه �إذا ما �أجنز بالفعل خ�لال العطلة الأ�سبوعية م��ا ج��اء لكي ينجزه ،ف���إن معنويات موظفيه �سوف ترتفع ب�شدة حتى �أنهم �سوف يزيدون من عدد القرود التي �سوف يدعونها تقفز من �أكتافهم �إىل كتفه ،وباخت�صار ،ف�إنه يدرك الآن ،بو�ضوح� ،أنه كلما �سمح ب�أن يعلق يف تلك الدائرة كلما ازدادت فر�صة تخلفه عن الوفاء مبهامه.
وق��ت لإجن���ازه منذ ���س��ن��وات :عطلة نهاية الأ�سبوع مع �أ�سرته (وهو �أحد الأ�شكال املتعددة للوقت احلر). فـي م�ساء يوم الأحد ،ا�ستمتع بع�شر �ساعات من النوع املمتع العميق نظر ًا لأن لديه خطط وا�ضحة ب�ش�أن يوم االثنني ،فهو �سوف يتخل�ص من الوقت ال���ذي ح���دده م��وظ��ف��وه .يف املقابل، �سوف يح�صل على ق��در م�ساوي من ال��وق��ت احل���ر ،ال���ذي ���س��وف يق�ضي جانبا منه مع موظفيه لكي يحر�ص على �أن يتعلموا الفن الإداري ال�صعب واملجزي يف الوقت ذاته والذي يطلق عليه «رعاية القرود وتغذيتها». كما �سيكون ل��دى املدير م�ساحة من ال��وق��ت احل��ر للهيمنة على الوقت وامل��ح��ت��وى لي�س ف��ق��ط فيما يتعلق ب��ال��وق��ت ال���ذي ي��ف��ر���ض��ه ال��ر�ؤ���س��اء ولكن �أي�ضا فيما يتعلق بالوقت الذي يفر�ضه النظام .رمبا ي�ستغرق الأمر �شهورا ولكن باملقارنة مبا كانت عليه الأو�ضاع� ،سوف تكون النتائج هائلة، فهدفه النهائي هو �أن يتمكن من �إدارة وقته.
ي�ترك عندئذ املكتب ب�سرعةك�أنه �شخ�ص يهرب من وباء ،ما هي خطته؟ �أن يعلق يف �شيء �آخ��ر مل يكن لديه
7
تـرجـمـة
التخل�ص من القرود التخل�ص من القرود ع��اد املدير �إىل املكتب �صباح يوم االثنني مت�أخر ًا مبا يكفي لأن يجد موظفوه الأربعة يقفون خارج مكتبه يف انتظار مقابلته ملناق�شة الأم��ور املتعلقة ب��ق��روده��م .ع��ن��دئ��ذ ي��ب��د�أ يف ا�ستدعائهم واح���د ًا تلو الآخ��ر، والغر�ض من كل ح��وار هو �أن ي�أخذ ق���رد ًا وي�ضعه على املكتب بينهما ويفكران معا يف كيف ميكن �أن ت�صبح اخل��ط��وة ال��ت��ال��ي��ة خ��ط��وة امل��وظ��ف. بالن�سبة لقرود معينة� ،سوف يحتاج ذلك بع�ض اجلهد ،ورمبا تكون اخلطوة التالية للموظفني م��راوغ��ة للغاية حتى �أن املدير رمبا يقرر – على الأقل م�ؤقت ًا – �أن ي�ترك القرد ينام على كتف �صاحبه الليلة و�أن يطلب منه العودة به يف ميعاد حم��دد يف اليوم التايل للعمل على الهدف امل�شرتك وهو �أن يتخذ املوظف اخلطوة التالية، (حيث ميكن �أن تنام القرود بهدوء يف الليل على �أكتاف املوظف مثلما تنام على �أكتاف مديره). ويف ظل مغادرة كل من املوظفني ملكتبه،
ي�سعد املدير مب�شهد القرود وهي تغادر مكتبه على �أكتاف املوظفني ،وطوال الأرب��ع وع�شرين �ساعة القادمة ،لن ينتظر املوظف املدير ،بل �سوف ينتظر املدير موظفه .والحقا ،وك�أنه يريد تذكري نف�سه ب���أن��ه ال يوجد قانون مينع م�شاركته يف ممار�سة بناءة يف تلك الأث��ن��اء ،مير املدير على مكتب موظفه ،وي��دخ��ل ر�أ���س��ه م��ن ال��ب��اب، وي�س�أل مبرح« :كيف ت�سري الأم��ور؟» (�إن الوقت امل�ستهلك يف فعل ذلك هو وق��ت حر بالن�سبة للمدير كما �أنه وقت فر�ضه الرئي�س على موظفه).
ت��خ��رج امل�شكلة م��ن امل��ك��ت��ب بنف�س الطريقة التي دخلت بها ،على كتفك، وميكنك �أن تطلب م�ساعدتي فـي �أي وقت حمدد و�سوف نحدد مع ًا ما هي الـخطوة التالية.؟ بقبوله حمل ال��ق��رد ،يحتل املدير طوعا موقع العامل لدى موظفه.
وعندما يلتقي املوظف (والقرد على عاتقه) واملدير يف امليعاد املحدد يف اليوم التايل ،يو�ضح املدير القواعد الأ�سا�سية بكلمات على ذلك النحو: «خ�ل�ال م�ساعدتي ل���ك ،ل��ن ت�صبح �أبد ًا �أو فـي �أي وقت تلك امل�شكلة هي م�شكلتي» ،حيث �إن��ه ف��ور �أن ت�صبح م�شكلتك هي م�شكلتي لن تكون لديك م�شكلة .وب��ال��ت��ايل ف�لا ميكنني �أن �أ�ساعد �شخ�صا لي�ست لديه م�شكلة. «ع��ن��دم��ا ينتهي ذل��ك ال��ل��ق��اءـ �سوف
8
تـرجـمـة
9
تـرجـمـة
توفري الوقت للغوريال توفري الوقت للغوريال
العمل على تطوير مهارات موظفيك وهو ما ي�ستهلك يف العادة وقتا �أطول من �أن حتل امل�شكالت بنف�سك.
عندما كتب بيل �أون��ك��ن تلك املقالة يف ع��ام ،1974ك��ان امل����دراء ي��رزح��ون حتت وط���أة العديد من القيود ،وكانوا يتوقون ب�شدة لأي و�سيلة متكنهم من حترير جانب من وقتهم ،ولكن «القيادة والتحكم» كانت هي احلقيقة الفعلية، فكان املدراء ي�شعرون ب�أنهم غري م�سموح لهم ب��ـ «مت��ك�ين» موظفيهم م��ن اتخاذ ال��ق��رارات ،وذل��ك خطر للغاية ،وهو ما جعل ر�سالة �أون��ك��ن – �أع��د القرد �إىل مالكه احلقيقي -تت�ضمن تغريا منوذجي ًا مهما للغاية ،وبالفعل يدين العديد من امل��دراء اليوم بالف�ضل الكامل له ،ولكن القول ب�أن الكثري قد تغري منذ تو�صيات �أونكن الراديكالية �أمر مبالغ فيه بع�ض ال�شيء ،فـالقيادة والتحكم» كفل�سفة �إداري��ة مل تنتهي وما زال «التمكني» هو ال��ه��دف احل���ايل ملعظم املنظمات التي حت��اول �أن تنمو يف الأ���س��واق العاملية ���ش��دي��دة التناف�سية ،وم����ازال مفهوم «ال��ق��ي��ادة والتحكم» ممار�سة م�ألوفة متاما؛ حيث اكت�شف املفكرون الإداريون والتنفيذيون خ�لال العقد املا�ضي �أن الر�ؤ�ساء ال ي�ستطيعوا �أن يعيدوا القرود �إىل املوظفني ثم ي�ستمروا بب�ساطة يف �أعمالهم� ،إن متكني املوظفني عمل �صعب ومعقد.
وعلى نف�س القدر من الأهمية ،ميكن �أن يزدهر التمكني فقط عندما ت�شارك املنظمة ب�أ�سرها فيه – عندما تدعمها الأن��ظ��م��ة ال��ر���س��م��ي��ة وال��ث��ق��اف��ة غري الر�سمية حيث يحتاج املدراء �أن يكافئوا على توفري النقا�شات وتطوير املوظفني، وب���خ�ل�اف ذل���ك ف�����إن درج����ة التمكني احلقيقي يف منظمة ما �سوف تتنوع وفقا للمعتقدات ومم��ار���س��ات امل���دراء ب�شكل فردي. ولكن رمبا يكون الدر�س الأك�ثر �أهمية ح��ول التمكني ه��و �أن ذل��ك التفوي�ض الفعال – النوع ال��ذي ن�صح به �أونكن- يعتمد على ع�لاق��ة الثقة ب�ين املدير وموظفيه ،رمبا كانت ر�سالة �أونكن �سابقة لع�صرها ولكن ما اقرتحه م��ازال حال ديكتاتوريا �إىل حد ما ،فهو �أخرب املدراء �أ�سا�سا ب�أن «يتخلوا عن امل�شكلة!» واليوم، �أ�صبحنا ندرك �أن ذلك املنطق يف ذاته �سلطويا ،ولكي تفو�ض بفعالية ،يجب �أن ين�شئ املدراء التنفيذيون حوارا م�ستمرا مع موظفيهم ،فهم بحاجة �إىل ت�أ�سي�س �شراكة .ويف النهاية� ،إذا كان املوظفون خائفني م��ن الإخ��ف��اق �أم���ام ر�ؤ�سائهم، ف�إنهم �سوف ي�ستمرون يف العودة طلبا للم�ساعدة بدال من اتخاذ مبادرات.
ال�سبب :عندما تعيد امل�شكالت �إىل املوظفني لكي يحلوها ب�أنف�سهم ،فيجب �أن ت��ت���أك��د �أن كالهما ل��دي��ه الرغبة واملقدرة على فعل ذلك .وكما يعرف كل تنفيذي ،ال ت�سري الأم��ور هكذا دائما، حيث يعني التمكني دائ��م��ا �أن��ه عليك
كما مل تعالج مقال �أونكن �أي�ضا منحى التفوي�ض ال��ذي �أث���ار اهتمامي كثريا خ�ل�ال ال��ع��ق��دي��ن امل��ا���ض��ي�ين – وه���و �أن العديد من املدراء يتحم�سون فعليا لأن يحملوا ق��رود موظفيهم ،ويقر معظم املدراء الذين التقيت بهم ب�أن موظفيهم
نقل املبادرة املوظفون مبادرات جتعلهم يبدون �أقل قوة �أو �أكرث عر�ضة للخطر. �إذن ك��ي��ف ي��ط��ور امل����دراء �إح�سا�سهم الداخلي بالأمان؛ عقلية «التخلي» التي ميكنها �أن ت�سمح لهم بالتحكم وال�سعي وراء تطوير وتنمية املحيطني بهم؟ ومن خالل عملي مع العديد من املنظمات ميكنني �أن �أ�شري �إىل �أن امل��دراء الذين ي��ن��دجم��ون يف ن��ظ��ام قيم معتمد على م��ب��ادئ را�سخة م��ن امل��رج��ح �أن يتبنوا �أ�سلوبا �إداريا يعتمد على التمكني. و�أخ���ذ ًا يف االعتبار الوقت ال��ذي كتب فيه �أونكن ذلك املقال ،ف�إنه ال عجب �أن ر�سالة �أونكن القت رواج ًا لدى املدراء. ولكن ذلك مت تعزيزه عرب قدرة �أونكن املذهلة على �سرد الق�ص�ص املعربة. ك��ن��ت ق���د ت��ع��رف��ت ع��ل��ى �أون����ك����ن يف ال�سبعينيات وان��ب��ه��رت مت��ام��ا بقدرته على �صياغة �أف��ك��اره بطريقة درامية وبتفا�صيل جذابة ،وعلى غرار كوميديا دي��ل�برت ،ميتلك �أون��ك��ن �أ�سلوبا �ساخرا قادر على الو�صول �إىل جوهر �إحباطات املدراء وجعلهم يرغبون يف التحكم مرة �أخرى يف وقتهم ،ومل يكن القرد جمرد ا�ستعارة بالن�سبة لأونكن – فقد كان رم��زه الـخا�ص ،فقد ر�أيته ع��دة مرات وهو ي�سري فـي املطار حامال قردا حم�شوا على كتفه.
ول�ست منده�ش ًا ب�أن مقالته هي �أحد �أف�ضل الكتب مبيعا يف مقاالت «جملة هارفارد لإدارة الأعمال» ،وبالرغم من كل ما نعرفه حول التمكني ،ف�إن ر�سالته التي تت�سم باحليوية �أكرث �أهمية وواقعية الآن مما كانت عليه
قبل 25عاما ،وبالفعل ،كانت �أعمال �أون��ك��ن ه��ي الأ���س��ا���س ال��ذي اعتمدت عليه �شخ�صيا يف �إنتاج �أعمايل حول �إدارة ال��وق��ت وال����ذي ���س��اع��دت من خالله النا�س على ت�صنيف �أن�شطتهم وفق ًا للإحلاح والأهمية. وقد �سمعت التنفيذيني مرات ومرات يقولون �إن الن�صف �أو �أكرث من وقتهم يتم ق�ضائه يف التعامل مع �أمور عاجلة ولكنها لي�ست مهمة .فهم عالقون يف دائ��رة ال نهائية من التعامل مع قرود الآخرين �إال �أنهم م�ترددون يف م�ساعدة موظفيهم على �أن يتخذوا املبادرة ب�أنف�سهم .وكنتيجة لذلك، ف�إنهم م�شغولون دائما ولي�س لديهم الوقت الذي يحتاجون �إليه للتعامل م��ع ال��غ��وري�لات احلقيقية املتعلقة مب�ؤ�س�ستهم ،فما زال��ت مقال �أونكن دع��وة قوية لإي��ق��اظ امل���دراء الذين يحتاجون للتفوي�ض الفعال.
احلر .و�سوف يرجع �إىل الوقت الذي يفر�ضه املوظفون. كما �أن املدير �أو موظفيه ال ي�ستطعيون �أن يقوموا بنف�س املبادرات يف الوقت نف�سه .حيث �إن االفتتاحية�« :أيها املدير ،لدينا م�شكلة» ت�شري �إىل تلك االزدواجية ومتثل كما ذكر من قبل قرد ًا وهو يعتلي ظهرين وهو ما يعد �أمرا �سيئ ًا يبد�أ القرد عمله به ،ومن ثم دعونا ن�أخذ عدة دقائق لفح�ص م��ا ن��ط��ل��ق ع��ل��ي��ه «ت�����ش��ري��ح امل��ب��ادرة الإدارية». هناك خم�س درج���ات م��ن امل��ب��ادرات ال��ت��ي ي�ستطيع امل��دي��ر ممار�ستها يف العالقة مع الرئي�س والنظام: -1انتظر حتى �أخ�ب�رك (�أ�ضعف املبادرات) -2ا�س�أل عما يجب فعله، -3اق�ترح ث��م نفذ م��ا �سنقرر ب�ش�أن اقرتاحاتك -4ت�صرف ولكن �أخربنا على الفور -5ت�صرف و�أع��ل��م��ن��ا فـي التقرير الروتيني (�أعلى املبادرات). بالطبع يجب �أن يكون املدير حمرتفا مبا يكفي لكي ال يتورط يف النوعني � 2 ،1سواء يف العالقة مع الرئي�س �أو النظام ،فاملدير ال��ذي ي�ستخدم امل��ب��ادرة الأوىل لي�س لديه �سيطرة على الوقت �أو املحتوى الذي يفر�ضه الرئي�س �أو ال��وق��ت ال���ذي يفر�ضه النظام وم��ن ث��م يخ�سر �أي ح��ق يف
11
تـرجـمـة
العناية بالقرود و�إطعامهم ال�شكوى حول ما طلب �أن يتم تنفيذه �أو وقت تنفيذه ،املدير الذي ي�ستخدم املبادرة 2لديه �سيطرة على الوقت ول��ك��ن��ه لي�ست ل��دي��ه ���س��ي��ط��رة على املحتوى ،امل��ب��ادرات ،3و 4و 5ت�سمح للمدير بال�سيطرة على االثنني يف ظل القدر الهائل من التحكم الذي يح�صل عليه عرب امل�ستوى .5 يف العالقة باملوظفني ،ف���إن وظيفة املدير مزدوجة� ،أوال ،تو�ضيح كيفية اال�ستعانة باملبادرة 2 ،1ومن ثم ف�إنه ال يعطي املوظفني الفر�صة �إال لأن ي�صبحوا «طاقم عمل ناجح» .وثاني ًا، �أن يدركوا �أن��ه يف مقابل كل م�شكلة يرتك من �أجلها مكتبه هناك م�ستوى متفق عليه من املبادرات املرتبطة بها بالإ�ضافة �إىل الوقت واملكان املقررين لالجتماع املقبل بني املدير واملوظف، ويجب �أن يتم و�ضع ذلك امليعاد على �أجندة املدير.
العناية بالقرود و�إطعامهم للمزيد من التو�ضيح ال�ستعارة القرود وعملية التفوي�ض والتحكم ،يجب �أن منر �سريعا على جدول مواعيد املدير وال��ذي يقت�ضي خم�س قواعد قوية و�سريعة حتكم «العناية بالقرود وتغذيتها»( .لأن انتهاك تلك القواعد �سوف يكلفنا املزيد من الوقت احلر). القاعدة الأوىل: يجب �أن يتم �إطعام القرود �أو قتلها، و�إال �سوف يت�ضورون جوعا و�سوف
يهدر املدير وقته القيم يف معاجلة تداعيات عودتها �إليه مرة �أخرى. القاعدة الثانية: يجب �أن يتم �إب��ق��اء ع��دد ال��ق��رود �أق��ل من العدد الأق�صى ال��ذي ميكن لوقت املدير �أن يحتمله ،ف�سوف يجد امل��وظ��ف��ون ال��وق��ت ل��ك��ي يعملوا مبا يوازي عدد القرود التى ميكن للمدير �إطعامها ،ولكن لي�س �أك�ثر من ذلك، فيجب �أال ي�ستغرق الأمر �أكرث من 5 �إىل 15دقيقة لإطعام القرد جيد ًا. القاعدة الثالثة: يجب �أن يتم �إط��ع��ام ال��ق��رود وفقا للمواعيد امل��ح��ددة فقط ،ف�لا يجب �أن ي��ط��ارد امل��دي��ر ال��ق��رود اجلائعة ويطعمها ب�شكل �آين. القاعدة الرابعة: يجب �أن يتم تغذية ال��ق��رود وجها لوجه �أو من خالل التليفون ولكن لي�س ع�بر ال�بري��د( ،ت��ذك��ر �أن��ه م��ن خالل الربيد �سوف تقع اخلطوة التالية على عاتق املدير) ،ورمبا ي�ضيف التوثيق عبئ ًا �إىل عملية التغذية ولكنه ال ميكنه �أن يحل حملها.
يظل غام�ضا �أو غري حمدد ،و�إال �سوف يت�ضور القرد جوع ًا �أو يقفز على كتف املدير. «ال�سيطرة على الوقت وحمتوى ما تفعل» ه��و ن�صيحة مالئمة لإدارة الوقت لأن املهمة الأوىل للمدير هي زي����ادة وق��ت��ه احل���ر م��ن خ�ل�ال احل��د من الوقت ال��ذي يفر�ضه املوظفون، والثانية هي �أن ي�ستخدم املدير قدرا من وقته الـحر فـي �أن يحر�ص على �أن يقوم كل موظف بتقدمي مبادرات وتنفيذها ،والثالثة �أن ي�ستخدم ح�صة �أخرى من الوقت احلر املتزايد لكي يتمكن من الهيمنة على الوقت وحمتوى كل من الوقت الذي يفر�ضه ال��رئ��ي�����س وال���وق���ت ال����ذي يفر�ضه ال��ن��ظ��ام ،وك��ل تلك اخل��ط��وات �سوف تزيد من ق��درات املدير وتعزز قيمة ك��ل �ساعة يتم ق�ضا�ؤها فـي �إدارة الوقت لكي تت�ضاعف قيمته دون �أية حدود.
القاعدة اخلام�سة: يجب �أن ي��ك��ون ه��ن��اك وق��ت حمدد لتغذية ال��ق��رد ودرج���ة حم��ددة من املبادرة ،وميكن مراجعة ذلك يف �أي وقت من الأوق��ات باالتفاق امل�شرتك ولكن ال يجب ال�سماح �أبد ًا لذلك ب�أن